Domov › Služby › Programy pro automatizaci kanceláří. Automatizace kancelářských činností. Komponenty obecného integrovaného kancelářského automatizačního systému

Programy pro automatizaci kanceláří. Automatizace kancelářských činností. Komponenty obecného integrovaného kancelářského automatizačního systému

Odeslat svou dobrou práci do znalostní báze je jednoduché. Použijte níže uvedený formulář

Studenti, postgraduální studenti, mladí vědci, kteří využívají znalostní základnu ve svém studiu a práci, vám budou velmi vděční.

Úvod

1. Elektronická kancelář

Závěr

Glosář

Aplikace

Úvod

V posledních desetiletích byla automatizace kanceláří jednou z hlavních hnacích sil rozvoje globálního informačního průmyslu. Snad každý ze světových gigantů – vývojářů hardwaru a softwaru – přispěl k rozvoji této části trhu informačních technologií. To vše nám umožňuje mluvit o relevanci tématu této práce.

Řada nabízených řešení pro automatizaci kanceláří zahrnuje kancelářské balíky, nástroje pro organizaci týmové práce a výměnu informací, řešení pro automatizaci řízení společnosti a mnoho dalšího. Díky těmto řešením samotná kancelář a organizace práce jejích zaměstnanců Nedávno změnil k nepoznání.

Cílem práce bylo analyzovat automatizaci kancelářských činností a zvážit hlavní softwarové produkty a řešení používaná pro tuto automatizaci.

Předmětem studia je software pro automatizaci kanceláří.

Při zakládání nové společnosti jakékoliv velikosti již její organizátoři nestojí před otázkou nutnosti automatizace činnosti jejích kanceláří či divizí - vyvstává pouze problém s výběrem prostředků pro tuto automatizaci mezi rozmanitostí produktů na trhu.

1. Elektronická kancelář

1.1 Informační technologie pro automatizaci kanceláří

Zpočátku se automatizace začala rozvíjet ve výrobě a poté se rozšířila do kanceláře, zpočátku zaměřená pouze na automatizaci složité a pečlivé sekretářské práce. S rozvojem komunikačních prostředků se automatizace kancelářských technologií stala předmětem zájmu specialistů a manažerů, kteří v ní viděli příležitost ke zvýšení produktivity své práce. Automatizace kanceláří v podstatě nenahrazuje tu stávající tradiční systém komunikace se zaměstnanci (se svými schůzkami, telefonní hovory a objednávky), ale pouze jej doplňuje. Oba tyto systémy zajistí racionální automatizaci manažerské práce a poskytnou manažerům ty nejkvalitnější informace, pokud jsou používány společně.

Zveřejněno na http://www.allbest.ru/

Rýže. 1 kancelářská automatizační technika

Automatizovaná kancelář je atraktivní pro manažery na všech úrovních řízení ve společnosti nejen proto, že udržuje zaměstnance ve spojení uvnitř společnosti, ale také proto, že jim poskytuje nové prostředky komunikace s vnějším světem. Pojďme definovat informační technologie pro automatizaci kanceláří:

Informační technologie pro automatizaci kanceláří - organizace a podpora komunikační procesy jak v rámci organizace, tak s vnějším prostředím počítačové sítě a další moderní prostředky přenos a práce s informacemi.

Kancelář automatizované technologie používají manažeři, specialisté, sekretářky a kancelářští pracovníci. Mohou zvýšit produktivitu sekretářek a kancelářských pracovníků a umožní jim mnohem snáze se vyrovnat s narůstajícím objemem práce. To je však druhotná výhoda ve srovnání s možností využívat automatizaci kanceláře jako nástroj pro řešení problémů. Zlepšená rozhodnutí manažerů v důsledku jejich zlepšené komunikace umožňují ekonomický růst společnosti.

V současné době je známo velké množství programů pro počítače a nepočítačových technických prostředků, které poskytují kancelářskou automatizační techniku: textový procesor, tabulkový procesor, e-mail, elektronický kalendář, počítačové a telekonference, videotext, ukládání obrázků a také specializované programyřídící činnosti: údržba dokumentů, sledování realizace zakázek atd. Hojně se využívají i nepočítačové prostředky: audio a video konference, fax, kopírka a další kancelářská technika.

Existují následující typy informačních technologií:

Informační technologie pro zpracování dat

Manažerské informační technologie

· Automatizace kanceláře

Informační technologie pro podporu rozhodování

Informační technologie expertních systémů

A každý z nich má svůj vlastní typ zabezpečení.

1.2 Vývoj automatizace kanceláří: od tradiční kancelářské k výrobní a elektronické

Věří se, že kancelářské zařízení automatizace může patřit do jedné ze dvou nepřekrývajících se skupin:

· automatizace rutinní práce s dokumenty běžnými pro většinu kanceláří (automatizace kanceláří). Patří mezi ně: editace (typování, kontrola, navrhování) a tisk dokumentů, sledování jejich průchodu (směrování, sledování), sledování realizace zakázek atd.;

· metodické a softwarové nástroje pro podporu rozhodování, které jsou specifické pro konkrétní odvětví nebo problém, na rozdíl od nástrojů předchozí skupiny.

Použití pro automatizaci počítačová technologie v kancelářích začala v 60. letech a prošla třemi Další kroky vývoj: klasická kancelář, výrobní kancelář, elektronická kancelář.

Tradiční kancelář je poměrně malý zavedený tým lidí, kteří se osobně znají a mají poměrně širokou škálu povinností. Takovou kancelář lze charakterizovat třemi důležité vlastnosti: relativně malé množství práce, neustálé vyhodnocování situace, iniciativa a rychlá vnitropodniková komunikace.

Tradiční kancelář je odolná vůči změnám (s relativně malé objemy práce) a podle řady ukazatelů je na přechod na elektronizaci dobře připraven. Typická skladba pracovních operací v klasické kanceláři je následující: příprava materiálů, psaní na stroji, diktování, komunikace, slaďování dokumentů, cestování, práce s poštou, údržba kartoték, čekání, výběr a třídění dokumentů, vyhledávání informací, úklid sbírek informací , kopírování, provádění výpočtů, plánování, telefonování, čtení, práce na terminálu.

Ve výrobní kanceláři jsou velké objemy stejného druhu práce, její přísná formalizace, přidělování, specializované funkce, podrobné rozdělení práce, centralizace pomocných prací a její organizace na bázi výrobní linky. Podle toho také využívá výpočetní techniku. V tomto případě je podstatou automatizace vytváření a údržba velkých informačních fondů homogenních dat, jejich systematizace, akumulace, ukládání, vzorkování atd.

Elektronická kancelář ztělesňuje koncept komplexního využití výpočetní techniky a komunikací v kancelářské činnosti při zachování a posílení výhod tradičních a průmyslových kanceláří. Předpokládá se, že elektronická kancelář umožní v rámci firmy prakticky nepodávat dokumenty na papíře a obnoví tradiční formu koncentrace činnosti kolem specialisty či manažera. Hlavní funkce a nástroje elektronická kancelář následující:

obecné zpracování dokumentů, jejich ověřování a provádění; místní úložiště dokumentů; poskytování komplexního přístupu k dokumentům bez jejich duplikování na papír; vzdálená a společná práce zaměstnanců na dokumentu; podpora způsobů komunikace bez opuštění pracoviště; E-mailem; osobní zpracování data; příprava dokumentů, reprodukce a tisk dokumentů; integrace elektronické a verbální komunikace; Výměna informací mezi databázemi; zadávání dat nebo formulářů a udržování osobních databází; vytváření zpráv o řízení zdrojů dat; kontrola provedení; řízení osobní čas; kontrola automatické korespondence; podpora technického a odborného vzdělávání zaměstnanců; přenos dat; zajištění rozmanitosti ve vizuální prezentaci materiálu; zajištění stylistické kvality dokumentů; modelování rozhodnutí a simulace jejich přijímání; informační podpora pro rozhodování; práce s automatizovanými učebními nástroji; Konzultační služby; vytváření adaptabilních automatizovaných pracovních míst; výměna místních a personalizovaných informací; video textové služby; výměna a integrace software; přenos dokumentů z jednoho média na druhé; tisk dokumentů; telefonní a televizní setkání; skupinový kontakt přes svorky.

Informace a výpočetní výkon v elektronické kanceláři je také personalizován při zachování elektronické komunikace jak v rámci kanceláře, tak s centralizovanými databázemi a vzdálenými odděleními. Předpokládá se, že společný vývoj a integrace výpočetní a komunikační techniky umožní zaměstnancům neomezený přístup k jakékoli nezbytné informace A výpočetní výkon bez ohledu na místo jejich plavby.

Elektronická kancelář, díky emailu a osobní počítač, zvyšuje schopnost poskytovat přímou interakci mezi lidmi, stejně jako tradiční kancelář, aniž by bylo nutné, aby byli fyzicky soustředěni v jedné místnosti. Koncept elektronické kanceláře výrazně zvyšuje efektivitu práce lidí věnujících se kreativní práci, která vyžaduje intenzivní zpracování velkých objemů komplexních informací.

V moderní podmínky na druhy činností vykonávaných v kanceláři, které potenciálně podléhají automatizaci a vyžadují informační podpora, je nutné především zahrnout:

· obsluha vstupních informačních toků různého typu, správa kanceláře;

· aktuální tok dokumentů a organizace kancelářské práce;

· plánování a kontrola výrobních úkolů atd.;

· strategické a taktické plánování hlavních činností;

· rozhodování různé úrovně;

· technická podpora podnikové procesy jako procesy specifického druhu (dlouhodobé, variantní, distribuované atd.).

Vzhledem k rozmanitosti úřadů je nevhodné považovat jejich informační systémy za objekty, které tvoří jednu konstruktivně definovanou třídu systémů. Protože společný majetek takový úřad informační systémy(OIS) je podpora pro tok dokumentů (a to v obecný případ, pouze část každého OIS), pak jde o něj a o další prostředky podpory rutinních operací s dokumenty, o kterých můžeme mluvit jako o samostatné třídě funkcí charakteristických pro kancelář (a to platí i pro odpovídající automatizační nástroje) .

Povaha a účel činnosti organizace jsou ovlivněny jejím informačním systémem a typem vytvářeného a zpracovávaného informačního produktu. Pokud je úkolem organizace vytvořit informační produkt vydaný ve formě dokumentů, pak pro něj nejdůležitější prvekčinnost je ukládání informací souvisejících se specifiky činnosti a nezbytných pro rozhodování managementu. Mezi takové informační organizace patří například notářské kanceláře, cestovní kanceláře a tiskové agentury. Pro zásobovací a prodejní kanceláře je důležité znát prodejní trhy, výrobce produktů a ceny produktů. Základní informační potřeby úřadů lze uspokojit pomocí standardního hardwaru a softwaru, včetně softwaru pro zpracování textových, tabulkových a grafických informací, PC a nástrojů pro rychlou reprodukci dokumentace a nástrojů elektronické komunikace.

1.3 Hlavní součásti elektronické kanceláře

Databáze. V automatizované kanceláři představuje databáze data o výrobním systému firmy stejně jako v technologii zpracování dat na provozní úrovni. Informace mohou do databáze proudit také z prostředí firmy. Specialisté musí být schopni provádět technologické operace pro práci v databázovém prostředí.

Textový procesor. Jedná se o typ aplikačního softwaru, který je určen pro vytváření a zpracování textu. Umožňuje provádět operace se slovy, jako je přidávat nebo mazat, přesouvat věty a odstavce, nastavovat formát, pracovat s textovými prvky, režimy atd. Když je dokument připraven, specialista jej zkopíruje do externí paměti a poté jej vytiskne a v případě potřeby přenese po síti do jiných počítačů. Takže manažer má efektivní vzhled psaná komunikace. Manažer může neustále vyhodnocovat situaci ve společnosti pravidelným přijímáním dopisů a zpráv připravených pomocí textového procesoru.

E-mailem. E-mail založený na použití sítě počítačů a umožňuje uživateli přijímat, ukládat a odesílat zprávy jejich síťovým partnerům. Mluvíme o jednosměrné komunikaci. Poskytnout obousměrná komunikace je nutné opakovaně odesílat a přijímat zprávy e-mailem nebo využít jiné způsoby komunikace.

Zpráva, která je často odesílána, je dostupná všem uživatelům E-mailem, měl by být vyvěšen na vývěsce počítače, v případě potřeby lze uvést, že se jedná o soukromou korespondenci. Můžete také odeslat zprávu se zprávou o jejím přijetí příjemcem.

Když se společnost rozhodne založit si e-mailový účet, má dvě možnosti. První je nákup vlastního hardwaru a softwaru a vytvoření vlastního lokální síť počítače, které provádějí e-mailové funkce. Druhým je nákup e-mailové služby, kterou zase poskytují specializované komunikační organizace za určitý pravidelný poplatek.

Zvuková pošta. Tato pošta vám umožňuje odesílat hlasové zprávy. Je to podobné jako e-mail, s tím rozdílem, že zprávu napíšete na klávesnici počítače a odešlete ji prostřednictvím telefonu. Podobně přijímáte odeslané zprávy po telefonu. Systém obsahuje speciální zařízení pro převod zvukových signálů na digitální kód a zpět, stejně jako počítač pro ukládání zvukových zpráv v digitální podobě. Zvuková pošta je také implementována online.

Pošta pro přenos zvukových zpráv se úspěšně používá pro skupinovou komunikaci. K tomu musí odesílatel zprávy dodatečně uvést seznam těch osob, kterým tato zpráva bude poslán. Systém bude pravidelně volat všem zadaným lidem, aby jim poslal zprávu.

Hlavní výhoda zvukové pošty ve srovnání s e-mailem. je to, že je to pohodlnější - při jeho používání nemusíte zadávat data z klávesnice.

Stolní procesor. Funkce moderních softwarových prostředí tabulkových procesorů umožňují provádět četné operace s daty, která jsou prezentována v tabulkové formě. Mezi společné znaky těchto operací lze identifikovat nejpočetnější a nejpoužívanější skupiny technologických operací:

· zadávání dat jak z klávesnice, tak z databází;

· zpracování dat (třídění, automatické generování součtů, kopírování a přenos dat, různé skupiny výpočtových operací, agregace dat atd.);

· výstupní informace v tištěné podobě, ve formě importovaných souborů do jiných systémů, přímo do databáze;

· kvalitní provedení tabulkových formulářů pro prezentaci dat;

· mnohostranná a kvalitní prezentace dat ve formě tabulek a grafů;

· provádění inženýrských, finančních, statistických výpočtů;

Provádění matematické modelování a další operace.

Elektronický kalendář. Poskytuje možnost využívat počítač zařazený v síti k ukládání a manipulaci s pracovním rozvrhem manažerů a ostatních zaměstnanců organizace. Manažer například nastaví datum a čas události, zobrazí výsledný plán a v případě potřeby provede úpravy pomocí klávesnice. Hardware a software elektronický kalendář plně kompatibilní s e-mailovými komponentami. Kalendářní software je často nedílná součást e-mailový software.

Systém také umožňuje získat přístup ke kalendářům jiných manažerů a může automaticky koordinovat časy schůzek s jejich vlastními plány.

Používání elektronického kalendáře je efektivní zejména pro manažery vyšší úrovněřízení, jehož harmonogram je plánován dlouho dopředu.

Počítačové konference a telekonference. Počítačové konference využívají počítačové sítě k výměně informací mezi skupinou lidí zabývajících se konkrétním problémem. Osoby s přístupem k této technologii jsou omezený okruh. Počet účastníků počítačové konference může být mnohonásobně vyšší než u audio a video konferencí.

Telekonference zahrnuje tři typy konferencí: audio, video a počítač.

Videotext. Zde se počítač používá k získání zobrazení textových a grafických dat na obrazovce monitoru. Osoby s rozhodovací pravomocí mají tři možnosti, jak přijímat informace ve formě videotextu:

· vytvářet video textové soubory na vlastní počítače;

· uzavřít smlouvu se společností této specializace o získání přístupu k videotextovým souborům jí vyvinutým. Takové soubory, vyvinuté speciálně pro prodej, mohou být uloženy na serverech provádějící společnosti podobné služby, nebo dodané zákazníkovi na magnetických či optických discích;

· uzavřít smlouvy s jinými společnostmi o získání přístupu k jejich videotextovým souborům.

Výměna katalogů a ceníků jejich produktů mezi firmami formou videotextu je nyní velká popularita. Firmy specializující se na prodej videotextu si začínají konkurovat tištěné materiály, jako jsou noviny a časopisy. V mnoha zemích si tak nyní můžete objednat noviny, časopis nebo burzovní informace ve formě videotextu.

Ukládání obrázků. V každé organizaci je to nutné dlouho držet velký počet dokumenty. Pro pohodlí přišli s myšlenkou neukládat samotný dokument, ale jeho obrázek (obrázek) a ukládat jej v digitální podobě.

Obrazové úložiště je perspektivní kancelářská technologie a provádí se pomocí speciálního zařízení - optického rozpoznávače vzorů, který umožňuje převést obraz dokumentu nebo filmu do digitální podoby a následně jej uložit do externí paměť počítač. Obrázek uložený v digitálním formátu lze v něm kdykoli zobrazit v reálné podobě na obrazovku nebo tiskárnu. K ukládání obrázků se používají optické disky nebo jiná média s velkou kapacitou.

Audio konference. Používají audio komunikaci k udržování komunikace mezi geograficky vzdálenými zaměstnanci nebo odděleními společnosti. Nejjednodušším technickým prostředkem pro audiokonference je telefonická komunikace, vybavená přídavnými zařízeními, která umožňují účast více než dvou účastníků konverzace. Audiokonference nevyžaduje počítač, ale zahrnuje pouze použití obousměrné zvukové komunikace mezi jejími účastníky.

Audiokonference jsou velmi prospěšným prostředkem komunikace. Je to levné a pohodlné. Efektivita audiokonferencí se zvyšuje, pokud jsou splněny následující podmínky:

· osoba pořádající audiokonferenci musí nejprve zajistit, aby měl každý možnost se jí zúčastnit zainteresovaných stran;

· počet účastníků konference by neměl být vyšší než šest osob, aby se diskuse udržela v rámci projednávaného problému;

· program konference musí být jejím účastníkům sdělen předem, např. faxem;

· před dialogem se každý účastník musí představit;

· musí být zajištěn záznam konference a její následné uložení;

· záznam konference musí být vytištěn a zaslán všem účastníkům.

Video konference. Jsou určeny pro stejné účely jako audiokonference, ale používají video zařízení. Nevyžadují také počítač. Během videokonference mohou účastníci na různých místech po celém světě vidět sebe a ostatní účastníky na televizní obrazovce nebo monitoru. Zvuk je přenášen současně s obrazem videa.

Přestože videokonference snižuje náklady na cestování a dopravu, většina firem je využívá z jiného důvodu. Tyto firmy v nich vidí příležitost podílet se na řešení problému maximální částka manažerů a dalších zaměstnanců umístěných na velká vzdálenost z hlavní kanceláře.

Nejoblíbenější tři konfigurace pro vytváření videokonferencí jsou:

· jednosměrná video a audio komunikace. Zde jdou obrazové a zvukové signály pouze jedním směrem, například od projektového manažera k účinkujícím;

· jednosměrná video a obousměrná audio komunikace. Obousměrný zvuk umožňuje účastníkům konference přijímajícím video vyměňovat si zvukové informace s účastníkem, který video přenáší;

· obousměrná video a audio komunikace. Jedná se o nejdražší konfiguraci využívající obousměrnou video a audio komunikaci mezi všemi účastníky konference, obvykle mající stejný status.

Faxová komunikace. Toto spojení je založeno na použití faxu, který čte dokument na jednom konci komunikační kanál a reprodukovat jeho obraz na jiném.

Faxová služba je rychlá a snadný způsob distribuce dokumentů členům skupiny zabývající se konkrétním problémem bez ohledu na jejich geografickou polohu.

2. Elektronická správa dokumentů

2.1 Účel systémů elektronické správy dokumentů

Elektronická správa dokumentů je tedy v obecném případě organizace pohybu dokumentů mezi podnikovými odděleními, skupinami uživatelů nebo uživateli. Protože nejčastěji zůstávají na serveru, pohyb dokumentů neznamená jejich fyzický pohyb, ale převod práv k jejich použití s upozorněním na určité uživatele a kontrolou nad jejich prováděním. Hlavní účel systémů elektronická správa dokumentů toto je organizace skladování elektronické dokumenty, stejně jako jejich vyhledávání podle atributů i obsahu. Elektronické systémy správy dokumentů také umožňují autorizovaný přístup k dokumentům, zaznamenávají v nich provedené změny a kontrolují všechny jejich verze a podverze.

Automatizace toku dokumentů umožňuje využívat informace z databáze, což snižuje množství ručního zadávání informací, což zkracuje pracovní dobu a snižuje počet chyb. Kromě formulářů dokumentů jsou v databázi systému správy dokumentů uloženy údaje (částky, čísla smluv, data smluv, adresy atd.), které mohou být potřebné i v mnoha dokumentech (smlouvy, objednávky, potvrzení o provedení práce atd.). . Tyto informace se zadávají jednorázově a umožňují generovat dokumenty požadované administrativními strukturami.

Podle časopisu ASAP se na světě ročně vyprodukuje přibližně 6 miliard dokumentů; průměrný zaměstnanec stráví asi 150 hodin ročně hledáním ztracených informací. Proto je potřeba poskytnout potřebné informace ve formě připravené ke „spotřebě“ a následně je nabídnout.

Moderní trh aplikačního softwaru nabízí řadu automatizovaných systémů pro správu dokumentů. Mezi ně patří DocsVision 3.6 od DocsVision, ESCOM.DOC©, systém J.D. Edwards OneWorld, vyvinutý společností Robertson and Blums Corporation a dalšími.

Nejprve si definujme, o jakém typu softwaru mluvíme. Nejúplnější definici Document Management Systems (EDMS - Electronic Document Management Systems) uvádí analytická společnost IDC:

"Systémy pro správu dokumentů (DMS) zajišťují proces vytváření, správy přístupu a distribuce velkých objemů dokumentů v počítačových sítích a také poskytují kontrolu nad tokem dokumentů v organizaci. Často jsou tyto dokumenty uloženy ve speciálních úložištích nebo v souboru hierarchie systému Typy souborů, které systémy DMS obvykle podporují, zahrnují textové dokumenty, obrázky, tabulky, audio, video data a Webové dokumenty. Obecné rysy Systémy CDS jsou vytváření dokumentů, řízení přístupu, transformace a zabezpečení."

Zpočátku byly DMS vertikální aplikace, které byly navrženy pro použití malými skupinami specialistů pracujících v krátké vzdálenosti od sebe s dokumenty složité struktury. V zámoří se aplikace pro vertikální správu dokumentů používaly hlavně ve farmaceutickém výzkumu, pojišťovnictví, strojírenství a průmyslové výrobě.

V moderních distribuovaných podnicích systém distribuce dokumentů, požadavky na jejich dostupnost a potřeba spolupráce s nimi rostou exponenciálně. Každý den vznikají vysoce hodnotné materiály, které jsou zveřejňovány na globálních sítích a distribuovány mezi různé skupiny lidí. V éře webu již formalizované dokumenty přístupné pouze specialistům nemohou uchovávat podnikové znalosti. S tím by měly pomoci systémy pro správu dokumentů.

Automatizace kanceláře (pomocí systému pro správu dat) je tedy potřebná, aby byla zajištěna mobilita pro řízení podniku a práci samotného podniku.

Dnes podniky skutečně vyžadují distribuovaná architektura správa dokumentů, tzn. takový, který splňuje následující požadavky:

· Škálovatelnost - je žádoucí, aby systém správy dokumentů mohl podporovat více uživatelů a systém byl schopen zvýšit svůj výkon a to bylo určeno pouze výkonem odpovídajícího hardwaru. Tento požadavek mohou splnit databázové servery vyráběné společnostmi jako Sybase, Oracle, Informix atd., které existují na téměř všech možných softwarových a hardwarových platformách a poskytují tak nejširší rozsah výkonu.

· Distribuce - hlavní problémy při práci s dokumenty vznikají v geograficky distribuovaných organizacích, proto architektura systémů správy dokumentů musí podporovat interakci distribuovaných míst. A přidělená místa lze kombinovat komunikačními kanály různé rychlosti a kvality. Také architektura systému musí podporovat interakci s vzdálení uživatelé. Distribuovaná a rozšiřitelná správa dokumentů dramaticky zvyšuje produktivitu zaměstnanců a zvyšuje celkovou konkurenceschopnost organizace.

· Modularita - je docela možné, že zákazník nebude vyžadovat implementaci všech komponent systému toku dokumentů najednou a někdy je počet úloh řešených zákazníkem menší než počet všech úloh toku dokumentů. Z toho vyvozujeme, že systém správy dokumentů by se měl skládat ze samostatných vzájemně integrovaných modulů.

· Otevřenost - systém toku dokumentů by neměl a nemůže existovat odděleně s jinými systémy, někdy je například nutné integrovat systém s aplikací účetní program. Pak by měl mít systém správy dokumentů otevřená rozhraní nutné v některých případech pro modifikaci a integraci s jinými systémy.

· Efektivita - zajištění racionálního vztahu mezi náklady na vytvoření systému a cílovými efekty, včetně konečných výsledků automatizace dokumentů; schopnost zavést širokou škálu dalších technologií pro zvýšení úrovně návratnosti prostředků vynaložených na systém.

Na trhu fondů elektronické ovládání dokumentů, podmínečně zvýrazníme pět kategorií soudu. Ale jak ukazuje praxe, žádná klasifikace není ideální. V důsledku toho některé produkty spadají do více kategorií současně a mají vlastnosti, které jsou společné pro produkty v různých kategoriích.

Typicky navrženo pro konkrétní vertikální a horizontální aplikace, někdy cílené pro použití v konkrétním odvětví. Tato řešení poskytují kompletní životní cyklus práce s dokumenty, jako je práce s obrázky, technologie pro správu záznamů a pracovních postupů, správa obsahu (viz níže) atd.

Systémy pro správu obrázků

Na trhu nástrojů pro správu elektronických dokumentů můžeme zhruba rozlišit pět kategorií technologií. Je třeba poznamenat, že žádná klasifikace není zjevně ideální. V důsledku toho některé produkty spadají do více kategorií současně a mají vlastnosti jedinečné pro produkty v různých kategoriích.

· Systémy řízení orientované na obchodní procesy: Documentum, FileNet (Panagon a Watermark), Hummingbird (PC DOCS).

Typicky navržený pro specifické vertikální a horizontální aplikace, někdy cílený pro použití v konkrétním odvětví. Tato řešení obvykle poskytují celý životní cyklus dokumentů, včetně zobrazovacích technologií, správy záznamů a pracovních toků, správy obsahu (viz níže) a dalších.

· Firemní soudní systémy: Lotus (Domino.Doc), doplňky k Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context).

Poskytují podnikovou infrastrukturu pro vytváření, spolupráci na a publikování dokumentů, která je obvykle dostupná všem uživatelům v organizaci. Základní schopnosti těchto systémů jsou podobné systémům orientovaným na obchodní procesy. Jejich charakteristickým rysem je však způsob jejich použití a distribuce. Podobně jako nástroje, jako jsou textové procesory a tabulkové procesory, jsou podnikové DMS standardní „výchozí aplikací“ pro vytváření a publikování dokumentů v organizaci. Tyto nástroje obvykle nejsou určeny pro použití pouze v určitém odvětví nebo pro úzce definovaný úkol. Jsou nabízeny a implementovány jako obecné podnikové technologie, dostupné téměř jakékoli kategorii uživatelů.

· Redakční systémy (z anglického content - content, essence): Adobe, Excalibur.

Poskytují proces pro sledování vytváření, přístupu, kontroly a doručení informací až na úroveň částí dokumentu a objektů pro jejich následné opětovné použití a kompilace. Potenciálně dostupnost informací nikoli ve formě dokumentů, ale v menších objektech usnadňuje výměnu informací mezi aplikacemi.

· Systémy pro správu obrázků

Převádějí informace z papíru do digitálního formátu, obvykle TIFF (Tagged Image File Format), po kterém lze dokument použít v práci v elektronické podobě.

· Systémy řízení pracovního toku: Lotus (Domino/Notes a Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.

Tyto systémy jsou určeny především k zajištění pohybu určitých předmětů předem dané trasy(tzv. „tvrdé směrování“). V každé fázi se objekt může změnit, proto se mu říká obecně řečeno"práce" Systémy tohoto typu se nazývají workflow systémy - „work flow“ (bohužel pro tento termín v ruštině neexistuje přesný ekvivalent). Dokumenty mohou být spojeny s úlohami, ale dokumenty nejsou základním objektem těchto systémů. Pomocí takových systémů je možné organizovat určité práce, u kterých jsou všechny etapy předem známy a lze je předepsat.

2.2 Subsystémy pro automatizaci dokumentů

elektronický dokument úřadu pro automatizaci informací

Systém automatizace toku dokumentů se skládá z několika podsystémů. Každý z těchto subsystémů má sadu funkcí, které jsou pro něj specifické. Navíc každý subsystém úzce spolupracuje s ostatními subsystémy. V praxi lze softwarové produkty v naší klasifikaci podmíněně zařadit do jedné či druhé skupiny. Systémy zpravidla implementují pouze část funkcí popsaných níže, zatímco produkt jedné třídy může obsahovat část funkcí systémů jiné třídy. Vybudování systémů pro automatizaci dokumentů ze stávajících produktů na trhu proto vyžaduje nejen dobré pochopení konečného úkolu, ale také vynikající znalost softwarového trhu.

Lze rozlišit následující subsystémy automatizace dokumentů:

· Archivy dokumentů;

· Systémy vkládání dokumentů a systémy zpracování obrazu dokumentů;

· Systémy řízení nákladů na ukládání dokumentů;

· Systémy směrování dokumentů;

· Systémy pro komplexní automatizaci podnikových procesů.

Systém správy dokumentů je založen na úložném subsystému. V nejjednodušším případě by to mohla být databáze evidence dokumentů v systémech automatizace kanceláří. Klientská pracovní stanice poskytuje možnost zadávat informace o dokumentech do systému, vyhledávat dokumenty podle jejich atributů a upravovat informace ( současná pozice, stav provádění atd.) a správa dat.

Pokud systém správy dokumentů ukládá dokumenty nebo jejich obrázky, je vyžadováno speciální úložné prostředí. K tomu lze v nejjednodušším případě použít souborový systém. Ve více těžký případ to může být specializovaný systém budování archivu dokumentů. Databáze musí obsahovat informace o přístupových právech k dokumentům, zámcích apod. V tomto případě je možné mít systémy pro optimalizaci nákladů na ukládání dokumentů a systém pro podporu fulltextové indexace.

Klientské aplikace by proto měly obsahovat takové další funkce, jako je přístup k dokumentům v archivu, podpora blokování a změny atributů dokumentu a také možnost fulltextového vyhledávání.

Pro zadávání dokumentů do systému lze využít systém rozpoznávání textových a tištěných formulářů.

Pokud má systém směrovací nástroje, databáze se ukládá Dodatečné informace o trasách pohybu dokladů, aktuálním stavu tras apod. Modul routování přímo doručuje doklady na uživatelská pracoviště a zadává informace o změnách stavu dokladů do databáze. Klientská pracovní stanice směrovacího systému nemusí přímo komunikovat s databází a archivem dokumentů, ale spíše přistupovat k dokumentům prostřednictvím směrovacího prostředí, kterým může být e-mail.

Závěr

V současné době přítomnost úspěšně fungujícího systému automatizace kanceláří a toku dokumentů ukazuje na blaho instituce a jejího řízení. To znamená naprostou ovladatelnost podřízených vedení aparátu, jejich kompetence, svornost, kázeň a zájem o co nejúspěšnější provedení zadané práce.

Automatizovaný systém umožňuje rychlou a efektivní výměnu informací mezi všemi oblastmi výrobního procesu, což umožňuje zkrátit čas potřebný na přípravu konkrétní úkoly, vyloučit možné vzhledy chyby při přípravě reportovací dokumentace.

Implementace automatizovaný systém poskytne pohodlí v práci, racionální organizaci výroby a snížení psychického stresu. Fyziologický stres se také sníží, protože S implementací vhodného softwaru se výrazně zkrátí čas strávený stejnou prací. To bude mít pozitivní vliv na výkon zaměstnance, protože povede ke snížení množství zpracovávaných informací a zaměstnanci budou mít také více času na analýzu a rozhodování managementu.

Výpočetní technika za dobu své existence prošla dlouhou vývojovou cestou nejen v oblasti softwarových produktů či systémové architektury, ale také v oblasti integrace výpočetní techniky a podnikových procesů. Počítačové technologie, které byly původně vytvořeny za účelem automatizace rutinních procesů, se staly rozhodujícím faktorem při určování samotných obchodních procesů. V dnešní době je velmi obtížné si představit moderní kancelář nejen bez počítače, ale také bez speciálních programů, které umožňují automatizovat veškerou práci s dokumentací. Dá se říci, že dnes základní funkcionalita těchto softwarových produktů od všech nejznámějších výrobců splňuje základní požadavky ruské kancelářské práce a zajišťuje provádění všech základních kancelářských pracovních operací. Při výběru konkrétního softwarového produktu je proto hlavní pozornost věnována detailům, vlastnostem fungování a nastavení toho či onoho softwaru.

Glosář

		Definice
	Textový procesor	jeden z typů aplikačního softwaru, který je určen pro tvorbu a zpracování textu.
	E-mailem	Komponenta elektronické kanceláře, která uživatelům umožňuje vyměňovat si elektronické zprávy po síti
	Informační technologie pro automatizaci kanceláří	organizace a podpora komunikačních procesů jak uvnitř organizace, tak s vnějším prostředím na bázi počítačových sítí a dalších moderních prostředků přenosu a práce s informacemi.
	Zvuková pošta	mail umožňující uživatelům posílat hlasové zprávy.
	optický rozpoznávač vzorů	Zařízení, které umožňuje převést obraz dokumentu nebo filmu do digitální podoby a následně jej uložit do externí paměti počítače.
	Audio konference	Komunikační prostředek, který používá zvukovou komunikaci k udržování komunikace mezi geograficky vzdálenými osobami.
	Faksimile	komunikace založená na použití faxu, který čte dokument na jednom konci komunikačního kanálu a reprodukuje jeho obraz na druhém konci.
	Efektivita toku dokumentů	zajištění racionálního vztahu mezi náklady na vytvoření systému a cílovými efekty, včetně konečných výsledků automatizace dokumentů
	Firemní soudy	Poskytují podnikovou infrastrukturu pro vytváření, spolupráci na a publikování dokumentů, která je obvykle dostupná všem uživatelům v organizaci.
	Systémy pro správu obsahu	Systémy, které poskytují proces pro sledování vytváření, přístupu, řízení a doručování informací až na úroveň částí dokumentu a objektů pro jejich následné opětovné použití a kompilaci.

Seznam použitých zdrojů

1. Pakhchanyan A. Přehled systémů elektronické správy dokumentů. / A. Pakhchanyan. Petrohrad; "Petr", 2003. - 74 s. - ISBN 5-85647-057-

2. Simonovič S.V. Počítačová věda: Základní kurz. / S.V. Simonovič. Petrohrad; "Petr", 2002. - 24 s. - ISBN 5-300-02821-5.

3. Morozevich A.N. Základy ekonomické informatiky. Tutorial. / A.N. Morozevich, N.N. Govjadinová, B.A. Žehlička. Ml.; "BSEU", 2006. - 237 s. - ISBN 5-30567-453-5

4. Nazarov S.V. Balíčky kancelářského softwaru. Učebnice Výhoda. / S.V. Nazarov. Moskva.; "Nakladatelství AST", 2003. - 112 s. - ISBN 5-34634554-4

Publikováno na Allbest.ru

Podobné dokumenty

Účel programů pro automatizaci kanceláří. Výhody ERP systémů, kritéria pro jejich výběr. Charakteristika řady programů: "BEST-5" - podnikový manažerský informační systém, popis 1C: Enterprise 8.1, Microsoft Dynamics AX, Galaxy Business Suite.

práce v kurzu, přidáno 19.12.2011

Teoretický základ informační technologie, jejich význam ve všech sférách života moderní muž a společnost. Studie informačního systému pro automatizaci služby personálního řízení v podniku. Samostatné automatizační programy.

abstrakt, přidáno 01.12.2012

Analýza stávajících informačních systémů pro automatizaci činnosti podniků veřejného stravování. Modelování základních podnikových procesů prováděných v automatizovaném informačním systému. Etapy vývoje informačního systému.

práce, přidáno 14.11.2017

Analýza provozních funkcí a technických možností programu 1C: Enterprise, který je navržen tak, aby řešil širokou škálu úkolů pro automatizaci účetních a kancelářských činností. Charakteristika hlavních administračních nástrojů a konfigurace systému.

práce v kurzu, přidáno 28.05.2010

Využití informačních technologií k automatizaci pracoviště velitele vzdělávací instituce. Software a hardware. Softwarová architektura. Popis uživatelská rozhraní. Analýza domény.

práce v kurzu, přidáno 6.6.2015

Vytvoření webové stránky na internetu pro informování studentů a učitelů o probíhajících konferencích. Vývoj modelu „jak to bude“ zohledňující implementaci automatizačního systému. Popis scénářů základních funkcí a fyzikální model Databáze.

práce v kurzu, přidáno 19.12.2015

Pojem a proces zpracování informací. Technologie přípravy textové dokumenty a systém správy dokumentů. Metody a prostředky informační bezpečnosti. Odborník a referenční a právní systémy a automatizace pracovních a kancelářských činností.

cheat sheet, přidáno 29.07.2010

Moderní systém automatizace restaurací jako jeden z hlavních nástrojů pro rozvoj restauračního podnikání. Vliv automatizovaného systému na zefektivnění řízení restaurace. Rozbor zahraničních a domácí systémy automatizace.

práce v kurzu, přidáno 23.02.2010

Pojem informačních technologií, etapy jejich vývoje, komponenty a hlavní typy. Vlastnosti informačních technologií pro zpracování dat a expertní systémy. Metodika využívání informačních technologií. Výhody výpočetní techniky.

práce v kurzu, přidáno 16.09.2011

Recenze vlády a mezinárodní standardy a metodik pro tvorbu a provoz informačních systémů. Charakteristika současných metod podnikové automatizace. Projekt automatizace pro expediční službu společnosti Rome LLC, vytvořený pomocí MS Project.

Charakteristika a účel. Kancelářské úkoly zahrnují následující: kancelářská práce, správa, řízení správy, vytváření sestav, vyhledávání, zadávání a aktualizace informací, plánování, výměna informací mezi kancelářskými odděleními, mezi podnikovými kancelářemi a mezi podniky. Typické postupy prováděné ve výše uvedených úkolech:

 zpracování příchozích a odchozích informací (čtení dopisů a odpovídání na ně, psaní zpráv, oběžníků a další dokumentace, která může zahrnovat i výkresy a schémata);

 sběr a následná analýza dat (reporting určitá obdobíčas pro různá oddělení podle různých výběrových kritérií);

 ukládání přijatých informací (rychlý přístup k informacím a vyhledávání potřebných údajů).

To vyžaduje splnění následujících podmínek: práce mezi účinkujícími musí být koordinována; tok dokumentů je optimalizován, kdykoli je to možné; poskytla příležitost pro interakci mezi divizemi v rámci podniku a podniky v rámci sdružení.

Automatizovaná kancelář je atraktivní pro manažery na všech úrovních řízení ve firmě nejen proto, že podporuje vnitropodnikovou komunikaci mezi zaměstnanci, ale také proto, že jim poskytuje nové prostředky komunikace s vnějším prostředím.

Automatizované kancelářské informační technologie– jedná se o organizaci a podporu komunikačních procesů jak uvnitř organizace, tak s vnějším prostředím na bázi počítačových sítí a dalších moderních prostředků přenosu a práce s informacemi.

Technologie pro automatizaci kanceláří využívají manažeři, specialisté, sekretářky a administrativní pracovníci a jsou atraktivní zejména pro skupinové řešení problémů. Mohou zvýšit produktivitu sekretářek a kancelářských pracovníků a umožnit jim vyrovnat se s rostoucím objemem práce. Tato výhoda je však druhotná vzhledem k možnosti využívat automatizaci kanceláře jako nástroj pro řešení problémů. Zlepšení rozhodnutí manažerů v důsledku jejich zlepšené komunikace může zajistit ekonomický růst společnosti.

Hlavní komponenty automatizovaná kancelář jsou uvedeny na obr. 6.3. V současné době existuje několik desítek softwarových produktů pro počítače a nepočítačový hardware, které poskytují kancelářskou automatizační technologii: textový procesor, tabulkový procesor, e-mail, elektronický kalendář, zvuková pošta, počítač a telekonference, video text, ukládání obrázků a také specializované manažerské programy: správa dokumentů, sledování plnění zakázek atd.

Automatizace kancelářských činností probíhá na bázi hardwarového a softwarového komplexu zvaného elektronická kancelář.

Elektronická kancelář– softwarový a hardwarový komplex určený pro zpracování dokumentů a automatizaci práce uživatelů v řídicích systémech.

Rýže. 6.3. Automatizace kanceláře

Elektronická kancelář zahrnuje následující hardware: jeden nebo více počítačů, případně integrovaných do sítě; tiskařská zařízení; prostředky pro kopírování dokumentů; modem (pokud je počítač připojen ke globální síti nebo geograficky vzdálenému počítači). Kromě toho může hardware obsahovat skenery automatický vstup textové a grafické informace přímo z primárních dokumentů; streamery určené k vytváření archivů na minikazetách na magnetické pásce; promítací zařízení pro prezentace.

Hlavní softwarové produkty zahrnuté v kanceláři jsou:

 textový editor;

 tabulkový procesor;

 systém správy databází.

Kancelářský software může také zahrnovat:

 program analýzy a plánování;

 prezentační program;

 grafický editor;

 program údržby faxmodemu;

 překladatelské programy.

Produkty kancelářského softwaru se používají samostatně i jako součást integrovaných balíčků.

Integrovaný balík (IP) pro kancelář obsahuje softwarové produkty, které se vzájemně ovlivňují. Balíček je založen na textovém editoru, tabulkovém procesoru a DBMS. Kromě nich může IP zahrnovat další kancelářské produkty uvedené výše. Hlavním rozlišovacím znakem programů, které tvoří IP, je společné rozhraní uživatel, což vám umožní používat stejné (nebo podobné) techniky pro práci s různé aplikace balík. Interakce programu probíhá na úrovni dokumentu. To znamená, že dokument vytvořený v jedné aplikaci lze vložit do jiné aplikace a v případě potřeby upravit. Shodnost rozhraní snižuje náklady na školení uživatelů. Cena balíčku tří a více aplikací podporovaných stejným výrobcem je navíc výrazně nižší než celková cena (pokud je zakoupena samostatně).

Na trhu kancelářských produktů v současnosti dominují tři sady: Borland Office pro Windows od společnosti Novell, SmartSuite od společnosti Lotus Development a Microsoft Office společnost Microsoft.

Široce se používají i nepočítačové prostředky: audio a video konference, fax, kopírka a další kancelářské vybavení.

Povinnou součástí každé technologie je databáze. V automatizované kanceláři se v databázi soustřeďují data o výrobním systému společnosti stejně jako v technologii zpracování dat na operativní úrovni řízení. Informace v databázi mohou pocházet i z externího prostředí firmy. Specialisté musí ovládat základní technologické operace pro práci v databázovém prostředí.

Databáze například shromažďuje informace o denní prodej, které předávají obchodní zástupci společnosti na hlavní počítač, případně informace o týdenních dodávkách surovin. Informace o směnných kurzech nebo kotacích cenných papírů, včetně akcií této společnosti, které jsou denně upravovány v příslušném databázovém poli, lze denně dostávat e-mailem z burzy.

Informace z databáze jsou vstupem do počítačových aplikací (programů), jako jsou textové procesory, tabulkové procesory, e-mail, počítačové konference atd. Jakákoli automatizovaná kancelářská počítačová aplikace zajišťuje pracovníkům komunikaci mezi sebou as ostatními společnostmi.

Informace získané z databází lze také použít v nepočítačových technických prostředcích pro přenos, replikaci a ukládání.

Kromě toho k pořádání kancelářských aktivit využívají e-mail, telekonference a počítačové konference, videotextové technologie, technologie ukládání obrázků, audio a video konference a faxovou komunikaci.

Elektronická pošta (E-mail), založená na síťovém využití počítačů, umožňuje uživateli přijímat, ukládat a odesílat zprávy svým síťovým partnerům. Zde probíhá pouze jednosměrná komunikace. Pro zajištění oboustranné komunikace budete muset opakovaně odesílat a přijímat zprávy prostřednictvím e-mailu nebo použít jiný způsob komunikace.

E-mail může uživateli poskytnout různé zkušenosti v závislosti na použitém softwaru. Aby byla odeslaná zpráva dostupná všem uživatelům e-mailu, měla by být v případě potřeby umístěna na vývěsku počítače, můžete označit, že se jedná o soukromou korespondenci. Zásilku můžete odeslat i s oznámením o jejím přijetí adresátem.

Když se firma rozhodne zavést e-mail, má dvě možnosti. První je nákup vlastního hardwaru a softwaru a vytvoření vlastní lokální sítě počítačů, která implementuje funkci e-mailu. Druhá možnost souvisí s nákupem e-mailové služby, kterou poskytují specializované komunikační organizace za pravidelný poplatek.

Zvuková pošta. Toto je pošta pro odesílání zpráv hlasem. Je to podobné jako e-mail, až na to, že místo psaní zprávy na klávesnici počítače ji odešlete prostřednictvím telefonu. Odeslané zprávy také přijímáte po telefonu. Součástí systému je speciální zařízení pro převod zvukových signálů na digitální kód a zpět a také počítač pro ukládání zvukových zpráv v digitální podobě. Zvuková pošta je také implementována online.

Zvukovou poštu lze úspěšně použít pro řešení skupinových problémů. K tomu musí odesílatel zprávy dodatečně uvést seznam osob, kterým je zpráva určena. Systém bude pravidelně volat všechny určené zaměstnance, aby jim poslal zprávu.

Hlavní výhodou zvukové pošty ve srovnání s e-mailem je, že je jednodušší: při jejím používání nemusíte zadávat data z klávesnice.

Elektronický kalendář. Poskytuje další možnost využití síťové verze počítače k ukládání a manipulaci s pracovním rozvrhem manažerů a dalších zaměstnanců organizace. Manažer (nebo jeho sekretářka) nastavuje datum a čas schůzky nebo jiné události, zobrazuje výsledný plán a provádí změny pomocí klávesnice. Hardware a software elektronického kalendáře je plně konzistentní s podobnými součástmi e-mailu. Kromě toho je kalendářový software často nedílnou součástí e-mailového softwaru.

Systém navíc umožňuje přístup ke kalendářům ostatních manažerů. Dokáže automaticky koordinovat časy schůzek s jejich vlastními plány.

Využití elektronického kalendáře se ukazuje jako efektivní zejména pro manažery na vyšších manažerských úrovních, jejichž pracovní dny jsou naplánovány dlouho dopředu.

Počítačové konference a telekonference. Počítačové konference využívají počítačové sítě k výměně informací mezi členy skupiny řešící konkrétní problém. Okruh lidí s přístupem k této technologii je přirozeně omezený. Počet účastníků počítačové konference může být mnohonásobně vyšší než u audio a video konferencí.

V literatuře se často můžete setkat s termínem telekonference. Telekonference zahrnuje tři typy konferencí: audio, video a počítač.

Videotext. Je založen na využití počítače k zobrazení textových a grafických dat na obrazovce monitoru. Osoby s rozhodovací pravomocí mají tři možnosti, jak získat informace ve formě videotextu:

1) vytvářet video textové soubory na svých vlastních počítačích;

2) uzavřít smlouvu se specializovanou společností o získání přístupu k videotextovým souborům, které vyvinula. Tyto soubory, konkrétně určené k prodeji, mohou být uloženy na serverech společnosti poskytující takové služby nebo doručeny klientovi na magnetických nebo optických discích;

3) uzavřít smlouvy s jinými společnostmi o získání přístupu k jejich videotextovým souborům.

Výměna katalogů a cenovek (ceníků) jejich produktů mezi firmami formou videotextu je nyní stále oblíbenější. Pokud jde o společnosti specializující se na prodej videotextu, jejich služby začínají konkurovat tištěným produktům, jako jsou noviny a časopisy. V mnoha zemích je tak nyní možné objednat si noviny nebo časopis ve formě videotextu, nemluvě o aktuálních zprávách burzovních informací.

Ukládání obrázků. Každá společnost potřebuje dlouhodobě uchovávat velké množství dokumentů. Jejich počet může být tak velký, že jejich ukládání i ve formě souborů způsobuje vážné problémy. Proto vznikl nápad neukládat dokument samotný, ale jeho obraz (obraz), a uchovávat jej v digitální podobě.

Obrazové úložiště (imaging) je perspektivní kancelářská technologie a je založeno na použití speciálního zařízení - optického rozpoznávače vzorů, který umožňuje převést obraz dokumentu nebo filmu do digitální podoby pro další uložení do externí paměti počítače. počítač. Obrázek uložený v digitálním formátu lze kdykoli zobrazit v reálné podobě na obrazovce nebo tiskárně. Pro ukládání obrázků se používají optické disky s obrovskou kapacitou. Na pětipalcový optický disk lze tedy zaznamenat zhruba 200 tisíc stran.

Audiokonference využívá zvukovou komunikaci k udržování komunikace mezi geograficky vzdálenými zaměstnanci nebo odděleními společnosti. Nejjednodušším technickým prostředkem realizace audiokonferencí je telefonická komunikace, vybavená přídavnými zařízeními, která umožňují účast více než dvou účastníků konverzace. Vytváření zvukových konferencí nevyžaduje počítač, ale zahrnuje pouze použití obousměrné zvukové komunikace mezi jeho účastníky.

Díky audiokonferencím je rozhodování jednodušší, levnější a pohodlnější.

Videokonference jsou určeny ke stejným účelům jako audiokonference, ale využívají video zařízení. Nevyžadují také počítač. Během videokonference její účastníci vzdálený přítel od sebe ve značné vzdálenosti vidí sebe i ostatní účastníky na televizní obrazovce. Zvuk je přenášen současně s televizním obrazem.

Přestože videokonference mohou snížit náklady na dopravu a cestování, většina firem je používá z jiných důvodů. Tyto firmy je vnímají jako příležitost zapojit do řešení problémů maximální počet manažerů a dalších zaměstnanců geograficky vzdálených od centrály.

Faxová komunikace. Tato komunikace je založena na použití faxu, který může číst dokument na jednom konci komunikačního kanálu a reprodukovat jeho obraz na druhém konci.

Faksimile přispívá k rozhodování prostřednictvím rychlého a snadné zasílání poštou dokumenty členům skupiny řešící konkrétní problém bez ohledu na jejich geografickou polohu.

Kancelářské technologie zahrnují: kancelářskou práci, správu, řízení managementu, reporting, vyhledávání, zadávání a aktualizace informací, plánování, výměnu informací mezi kancelářskými odděleními, mezi podnikovými kancelářemi a mezi podniky. Typické postupy prováděné ve výše uvedených úkolech:

Zpracování příchozích a odchozích informací (čtení dopisů a odpovídání na ně, psaní zpráv, oběžníků a další dokumentace, která může zahrnovat i výkresy a schémata);

Sběr a následná analýza dat (vykazování za určité časové období pro různá oddělení podle různých výběrových kritérií)

Ukládání přijatých informací (rychlý přístup k informacím a vyhledávání potřebných dat).

To vyžaduje splnění následujících podmínek: práce mezi účinkujícími musí být koordinována; tok dokumentů je co nejvíce optimalizován; poskytla příležitost pro interakci mezi divizemi v rámci podniku a podniky v rámci sdružení.

Automatizovaná kancelář je atraktivní pro manažery na všech úrovních řízení ve firmě nejen proto interkom pracovníků organizace, ale také proto, že jim poskytuje nové prostředky komunikace s vnějším prostředím.

Informační technologie automatizované kanceláře je organizace a podpora komunikačních procesů jak uvnitř organizace, tak s vnějším prostředím na bázi počítačových sítí a dalších moderních prostředků přenosu a práce s informacemi.

V současné době existuje několik desítek softwarových produktů pro počítače a nepočítačový hardware, které poskytují kancelářskou automatizační technologii: textový procesor, tabulkový procesor, e-mail, elektronický kalendář, zvuková pošta, počítač a telekonference, video text, ukládání obrázků a také specializované manažerské programy: správa dokumentů, sledování plnění zakázek atd.

Hlavní součásti automatizované kanceláře jsou znázorněny na Obr. 7.1. Automatizace kancelářských činností probíhá na bázi hardwarového a softwarového komplexu zvaného elektronická kancelář.

Elektronická kancelář je softwarový a hardwarový komplex určený pro zpracování dokumentů a automatizaci práce uživatelů v systémech řízení.

Elektronická kancelář zahrnuje následující hardware: jeden nebo více počítačů, případně připojených k síti; tiskařská zařízení; prostředky pro kopírování dokumentů; modem (pokud jsou počítače připojeny k síti nebo geograficky vzdálenému počítači). Kromě toho může hardware obsahovat skenery používané k automatickému zadávání textových a grafických informací přímo ze zdrojových dokumentů; promítací zařízení pro prezentace.

Obr.7.1. automatizace kanceláře

Hlavní softwarové produkty zahrnuté v kanceláři jsou:

Textový editor;

Tabulkový procesor;

Systém pro správu databází.

Kancelářský software může také zahrnovat:

Program analýzy a plánování

Prezentační program;

Grafický editor;

Program údržby faxmodemu

Překladatelské programy.

Produkty kancelářského softwaru se používají samostatně i jako součást integrovaných balíčků.

Integrovaný balík (IP) pro kancelář obsahuje softwarové produkty, které se vzájemně ovlivňují. Balíček je založen na textovém editoru, tabulkovém procesoru a DBMS. Kromě nich může IP zahrnovat další kancelářské produkty uvedené výše. Hlavním rozlišovacím znakem programů, které tvoří IP, je společné uživatelské rozhraní, které umožňuje používat stejné (nebo podobné) techniky pro práci s různými aplikacemi balíčku. Interakce programu probíhá na úrovni dokumentu. To znamená, že dokument vytvořený v jedné aplikaci lze vložit do jiné aplikace a v případě potřeby upravit. Shodnost rozhraní snižuje náklady na školení uživatelů. Cena sady tří a více aplikací podporovaných stejným výrobcem je navíc výrazně nižší než celková cena (pokud si je koupíte samostatně).

V současné době na trhu kancelářských produktů dominují tři sady: Borland Office pro Windows od Novellu, SmartSuite od Lotus Development a Microsoft Office od Microsoftu.

Informace získané z databází lze také použít v nepočítačových technických prostředcích pro přenos, replikaci a ukládání.

Výhody použití DBMS v elektronické kanceláři:

1. Bezpapírový proces generování informací (pouze konečný výsledek na papíře)

2. Interaktivní, dialogový režim pro řešení problémů;

3. Možnost kolektivní spolupráce při přípravě řešení;

4. Možnost flexibilní restrukturalizace a způsob poskytování informací.

V obou lze využít informace získané z databází

počítačové a nepočítačové kancelářské technologie a technické prostředky - pro přenos, replikaci, ukládání.

Textový editor – umožňuje rychle vytvořit textový dokument jakékoli složitosti a dovést jej k dokonalosti pomocí úprav, formátování a pravopisu. Hotový dokument je uložen v externí paměti (nebo ve velkokapacitních paměťových zařízeních CD, DVD, FLESH) a později je možné jej vytisknout (tiskárna) nebo přenést po počítačové síti. Manažer tedy má účinnými prostředky psaná komunikace. Kanceláře zpravidla používají balík Microsoft Office. Jedná se o sadu softwarových produktů, jejichž všechny součásti tvoří jediné softwarové prostředí. Prvky rozhraní programů obsažených v balíčku jsou sjednoceny. Součástí balení je ovládací centrum - Microsoft Office Manager. Umožňuje vám běhat jednotlivé programy a dostat se z nich, nebo dostat podrobné pokyny a rychlou pomoc. Balíček MS Office obsahuje následující nástroje pro automatizaci kanceláře: textový editor MS WORD; Tabulkový procesor MS EXCEL; Prezentační program MS PowerPoint; DBMS MS PŘÍSTUP.

Tabulkové procesory jsou základní součástí informační kultury každého zaměstnance a automatizované kancelářské technologie. Funkce prostředí tabulky umožňují získat data v tabulkách pomocí složitých výpočtů; provádět transformace výpočtových tabulek do tabulek a grafů, provádět analýzy, matematické modelování, optimalizaci a prognózování tabulkových dat. Zpracování dat umožňuje provádět třídění, automatické generování součtů, kopírování a přenos dat, různé typy výpočtových operací, agregaci dat atd. Zadávání dat může být buď z klávesnice nebo z databází. Výstup informací může být v tištěné podobě, ve formě importovaných souborů do jiných systémů nebo přímo do databáze.

Jakékoli moderní tabulkové prostředí má prostředky pro přenos dat po síti.

Počítačová grafika je soubor metod a nástrojů pro automatizaci procesů přípravy, zadávání, převodu, ukládání a zobrazování grafických informací pomocí počítače a grafických zařízení.

Prezentační programy - slouží k prezentaci (předvedení) projektu, dodávají mu atraktivní vzhled s prvky reklamy. Prezentace může obsahovat: kresby, fotografie, Word dokumenty, dělníci Excelové listy, tabulky, grafy a další objekty.

Multimediální systémy jsou interaktivní počítačové systémy, poskytující práci s mnoha informační prostředí, video, animovaná počítačová grafika, text, zvuk. Hardwarové součásti multimédií jsou akustický adaptér, mikrofon a reproduktory.

Široce se používají i nepočítačové prostředky: audio a video konference, fax, kopírka a další kancelářské vybavení.

Kromě toho se pro pořádání kancelářských aktivit využívá e-mail, telekonference a počítačové konference, videotextová technologie, technologie ukládání obrázků, audio a video konference a fax.

Elektronická pošta (E mail), založená na síťovém využití počítačů, umožňuje uživateli přijímat, ukládat a odesílat zprávy svým síťovým partnerům. E-mail může uživateli poskytovat funkce v závislosti na použitém softwaru. Aby byla odeslaná zpráva dostupná všem uživatelům e-mailu, měla by být v případě potřeby umístěna na vývěsku počítače, můžete označit, že se jedná o soukromou korespondenci. Můžete také odesílat položky s oznámením o jejich přijetí adresátem.

Když se společnost rozhodne implementovat e-mail, má dvě možnosti. První je nákup vlastního hardwaru a softwaru a vytvoření vlastní lokální sítě počítačů, která implementuje funkci e-mailu. Druhý způsob je spojen s nákupem e-mailové služby, kterou poskytují specializované komunikační organizace za pravidelný poplatek.

Hardwarovou součástí e-mailu je modem – zařízení pro výměnu informací mezi počítači pomocí komunikačních kanálů ( telefonní linky, vyhrazené kanály).

Zvuková pošta je pošta pro odesílání zpráv hlasem. Je to podobné jako e-mail, až na to, že místo psaní zprávy na klávesnici počítače ji odešlete prostřednictvím telefonu. Odeslané zprávy také přijímáte po telefonu. Součástí systému je speciální zařízení pro převod zvukových signálů na digitální kód a zpět a také počítač pro ukládání zvukových zpráv v digitální podobě. Zvuková pošta je také implementována online. Hlavní výhodou zvukové pošty oproti e-mailu je její jednodušší – při jejím používání není potřeba zadávat data z klávesnice.

Elektronický kalendář - poskytuje další možnost využití počítačové sítě k ukládání a manipulaci s rozvrhem práce vedoucích a ostatních zaměstnanců organizace. Manažer nastaví datum a čas schůzky nebo jiné události, zkontroluje výsledný plán a provede změny. Hardware a software elektronického kalendáře je plně konzistentní s podobnými součástmi e-mailu. Kromě toho je kalendářový software často nedílnou součástí e-mailového softwaru. Systém navíc umožňuje přístup ke kalendářům jiných manažerů. Dokáže automaticky koordinovat časy schůzek s jejich vlastními plány. Využití elektronického kalendáře se ukazuje jako efektivní zejména pro manažery na vyšších manažerských úrovních, jejichž pracovní dny jsou naplánovány dlouho dopředu.

V literatuře se často můžete setkat s termínem telekonference. Telekonference zahrnuje tři typy konferencí: audio, video a počítač.

Audiokonference – využívá zvukovou komunikaci k podpoře komunikace mezi geograficky vzdálenými zaměstnanci nebo odděleními společnosti. Nejjednodušším technickým prostředkem realizace audiokonference je telefonická komunikace. Telefonní zařízení vybavené dalšími prostředky, které umožňují účast více než dvou účastníků konverzace. Vytvoření audio konference nevyžaduje počítač, ale zahrnuje pouze použití obousměrné zvukové komunikace mezi jejími účastníky. Používání audio konference usnadňuje rozhodování, je to levné a pohodlné.

Telekonference jsou založeny na využití výpočetní techniky, která uživatelům umožňuje i přes vzájemnou prostorovou i časovou odlehlost podílet se na společných aktivitách, jako je organizace a řízení složitých projektů. Pro komunikaci mezi účastníky jsou uživatelům k dispozici terminály připojené k počítači, televizní kamery a komunikační síť. Fungování systému je řízeno koordinátorem, mezi jehož funkce patří organizování práce účastníků jednání, zajišťování jejich přítomnosti na jednání a předávání informací ostatním účastníkům jednání.

Videokonference – využívá počítačové sítě k výměně informací mezi členy skupiny a řešení konkrétního problému.

Jsou určeny pro stejné účely jako audiokonference, ale používají video zařízení. Během videokonference mohou účastníci, kteří se nacházejí ve značné vzdálenosti od sebe, vidět na obrazovce sebe i ostatní účastníky. Spolu s obrazem videa bude přenášen také zvuk. Videokonference umožňuje snížit náklady na dopravu a cestování, navíc je to příležitost zapojit do řešení problémů maximální počet manažerů a dalších zaměstnanců geograficky vzdálených od centrály.

Hardwarové komponenty jsou TV tuner, webová kamera, video projektor a multimediální zařízení.

1) vytvářet video textové soubory na svých vlastních počítačích;

2) uzavřít smlouvu se specializovanou společností o získání přístupu k videotextovým souborům, které vyvinula. Takové soubory, které jsou konkrétně určeny k prodeji, mohou být uloženy na serverech společnosti poskytující takové služby nebo doručeny klientovi na magnetických nebo optických discích;

3) uzavřít smlouvy s jinými společnostmi o získání přístupu k jejich videotextovým souborům.

Ukládání obrázků. Každá společnost potřebuje dlouhodobě uchovávat velké množství dokumentů. jejich počet může být tak velký, že jejich ukládání i ve formě souborů způsobuje vážné problémy. Proto vznikl nápad uložit samotný dokument a jeho obraz (obraz) a uložit jej v digitální podobě.

Faxová komunikace je komunikace založená na použití faxu schopného číst dokument na jednom konci komunikačního kanálu a reprodukovat jeho obraz na druhém konci.

Fax přispívá k rozhodování rychlou a snadnou distribucí dokumentů členům týmu, kteří řeší konkrétní problém, bez ohledu na jejich geografickou polohu.

Elektronická správa kanceláře – určená k organizaci a podpoře toku dokumentů v organizaci. Správa elektronických záznamů využívá jedinou databázi organizace. Usnadňuje a zefektivňuje práci běžné organizace. Jeho hlavní funkce jsou:

Automatizace procesů toku dokumentů (skener, tiskárna, plotr, kopírka)

Systém pro sledování plnění příkazů a pokynů;

Účetnictví, analýza a kontrola strukturálních jednotek;

Léčba provozní informace v rámci organizace;

Rychlá výměna informací mezi strukturálními divizemi;

Zlepšení kvality přípravy a rozhodování;

Monitorování výrobního procesu založené na přípravě automatizovaných reportů různých forem;

Automatizace pracovního procesu pomáhá snížit tzv. „lidský faktor“ na minimum. Systém umožňuje efektivně využívat pracovní doba, řešit obchodní problémy pomocí video a audio prostředků; využít on-line systém.

Historicky automatizace začala ve výrobě a poté se rozšířila do kanceláří. Nejprve bylo jejím cílem pouze automatizovat rutinní sekretářskou práci. S rozvojem komunikačních nástrojů se automatizace kancelářských technologií stala předmětem zájmu specialistů a manažerů, kteří v ní viděli příležitost ke zvýšení produktivity své práce.

Automatizace kanceláří nemá nahradit stávající tradiční personální komunikační systém (s jeho schůzkami, telefonáty a objednávkami), ale doplnit jej. Automatizace kanceláří organizuje racionální manažerskou práci a poskytuje manažerům včasné provozní informace.

Automatizovaná kancelář je atraktivní pro manažery na všech úrovních řízení ve firmě nejen proto, že podporuje vnitropodnikovou komunikaci mezi zaměstnanci, ale také proto, že jim poskytuje moderní prostředky komunikace s vnějším prostředím.

Informační technologie automatizované kanceláře je organizace a podpora komunikačních procesů jak uvnitř organizace, tak s vnějším prostředím. Provádí se na bázi počítačových sítí a moderního hardwaru a softwaru pro přenos a zpracování informací.

Kancelářské automatizované technologie jsou široce využívány manažery, specialisty, asistenty a sekretářkami, jsou atraktivní zejména pro skupinové řešení problémů. Tyto nástroje umožňují zvýšit produktivitu práce v systému řízení kanceláře a umožňují zvládat rostoucí objem práce. Automatizace kanceláře je nástroj pro efektivní řešení problémy. Zlepšení rozhodnutí manažerů v důsledku jejich zlepšené komunikace může zajistit ekonomický růst společnosti a její ziskovost.

Historicky automatizace začala ve výrobě a poté se rozšířila do kanceláře, zpočátku zaměřená pouze na automatizaci rutinní sekretářské práce. S rozvojem komunikační techniky se automatizace kancelářských technologií stala předmětem zájmu specialistů a manažerů, kteří v ní viděli příležitost ke zvýšení produktivity své práce.

Automatizace kanceláří nemá nahradit stávající tradiční systém personální komunikace (s jeho jednáními, telefonáty a objednávkami), ale pouze jej doplnit. Společné využívání těchto systémů zajišťuje racionální automatizaci manažerské práce a nejlepší poskytování informací manažerům.

Automatizované kancelářské informační technologie - organizace a podpora komunikačních procesů jak uvnitř organizace, tak s vnějším prostředím na bázi počítačových sítí další moderní prostředky přenosu a práce s informacemi

Technologie pro automatizaci kanceláří využívají manažeři, specialisté, sekretářky a administrativní pracovníci a jsou atraktivní zejména pro skupinové řešení problémů. Mohou zvýšit produktivitu sekretářek a kancelářských pracovníků a umožnit jim vyrovnat se s rostoucím objemem práce. Tato výhoda je však druhotná vzhledem k možnosti využívat automatizaci kanceláře jako nástroj pro řešení problémů. Zlepšení a zrychlení rozhodování manažerů v důsledku jejich zlepšené komunikace může zajistit ekonomický růst společnosti.

Automatizaci kanceláře doplňují nepočítačové nástroje: audio a video konference, fax, kopírka a další kancelářské vybavení.

Hlavní komponenty

Databáze je nezbytnou součástí každé informační technologie. V automatizované kanceláři se v databázi soustřeďují data o výrobním systému společnosti stejně jako v technologii zpracování dat na provozní úrovni. Informace v databázi mohou pocházet i z externího prostředí firmy. Specialisté musí ovládat základní technologické operace pro práci v databázovém prostředí.

Příklad. Databáze shromažďuje informace o denních tržbách přenášených obchodními zástupci společnosti do hlavního počítače nebo informace o týdenních dodávkách surovin. Informace o směnných kurzech nebo kotacích cenných papírů, včetně akcií této společnosti, které jsou denně upravovány v příslušném databázovém poli, lze denně dostávat e-mailem z burzy.

Textový procesor je typ aplikačního softwaru určený pro tvorbu a zpracování textových dokumentů. Manažer tak má k dispozici efektivní formu písemné komunikace. Pravidelný příjem dopisů a zpráv připravených pomocí textového procesoru umožňuje manažerovi neustále vyhodnocovat situaci ve společnosti.

E-mailem(E-mail), na základě síťového využití počítačů, umožňuje uživateli přijímat, ukládat a odesílat zprávy svým síťovým partnerům. Zde probíhá pouze jednosměrná komunikace. Toto omezení podle mnoha výzkumníků není příliš důležité, protože v padesáti případech ze sta jsou oficiální telefonické rozhovory zaměřeny pouze na získání informací. Pro zajištění oboustranné komunikace budete muset opakovaně odesílat a přijímat zprávy prostřednictvím e-mailu nebo použít jiný způsob komunikace.

Zvuková pošta je pošta pro odesílání zpráv hlasem. Je to podobné jako e-mail, až na to, že místo psaní zprávy na klávesnici počítače ji odešlete prostřednictvím telefonu. Odeslané zprávy také přijímáte po telefonu. Součástí systému je speciální zařízení pro převod zvukových signálů na digitální kód a zpět a také počítač pro ukládání zvukových zpráv v digitální podobě. Zvuková pošta Taky implementované v síti. Systém bude pravidelně volat všechny určené zaměstnance, aby jim poslal zprávu.

Stolní procesor stejně jako textový procesor je základní složkou informační kultury každého zaměstnance a automatizované kancelářské technologie. Bez znalosti základní technologie práce v něm není možné plně využívat osobní počítač při svých činnostech. Funkce moderních softwarových prostředí tabulkových procesorů vám umožňují provádět četné operace s daty prezentovanými v tabulkové formě. Kombinace těchto operací společné rysy, můžeme rozlišit nejpočetnější a nejpoužívanější skupiny technologických operací:

zadávání dat jak z klávesnice, tak z databází;

zpracování dat (třídění, automatické generování součtů, kopírování a přenos dat, různé skupiny výpočtových operací, agregace dat atd.);

výstupní informace v tištěné podobě, ve formě importovaných souborů do jiných systémů, přímo do databáze;

kvalitní provedení tabulkových formulářů pro prezentaci dat;

mnohostranná a kvalitní prezentace dat ve formě tabulek a grafů;

provádění inženýrských, finančních, statistických výpočtů;

provádění matematického modelování a řady dalších pomocných operací.

Jakékoli moderní prostředí stolní procesor má prostředky pro odesílání dat po síti.

Elektronický kalendář poskytuje další možnost využít síťovou verzi počítače k ukládání a manipulaci s rozvrhem práce manažerů a dalších zaměstnanců organizace. Manažer (nebo jeho sekretářka) nastavuje datum a čas schůzky nebo jiné události, zobrazuje výsledný plán a provádí změny pomocí klávesnice. Hardware a software elektronického kalendáře je plně konzistentní s podobnými součástmi e-mailu. Kromě toho je kalendářový software často nedílnou součástí e-mailového softwaru.

Systém navíc umožňuje přístup ke kalendářům ostatních manažerů. Dokáže automaticky koordinovat časy schůzek s jejich vlastními plány.

Využití elektronického kalendáře se ukazuje jako efektivní zejména pro manažery na vyšších manažerských úrovních, jejichž pracovní dny jsou naplánovány dlouho dopředu.

Počítačové konference využívat počítačové sítě k výměně informací mezi členy skupiny řešící konkrétní problém. Okruh lidí s přístupem k této technologii je přirozeně omezený. Počet účastníků počítačové konference může být mnohonásobně vyšší než u audio a video konferencí.

Telekonference zahrnuje tři typy konferencí: audio, video a počítač. Videotext je založen na použití počítače k získání zobrazení textových a grafických dat na obrazovce monitoru.

Ukládání obrázků. Každá společnost potřebuje dlouhodobě uchovávat velké množství dokumentů. Jejich počet může být tak velký, že jejich ukládání i ve formě souborů způsobuje vážné problémy. Proto vznikl nápad neukládat dokument samotný, ale jeho obraz (obraz), a uchovávat jej v digitální podobě. Ukládání obrázků (imaging) je perspektivní kancelářská technologie a je založena na použití speciálního zařízení

optický rozpoznávač vzorů, který umožňuje převést obraz dokumentu nebo filmu do digitální podoby pro další uložení do externí paměti počítače. Obrázek uložený v digitálním formátu lze kdykoli zobrazit v reálné podobě na obrazovce nebo tiskárně. K ukládání obrázků se používají optické disky

Myšlenka ukládání obrázků není nová a již dříve byla implementována pomocí mikrofilmů. Vznik této technologie usnadnil vznik nového technického řešení – optického disku v kombinaci s digitální záznam Snímky.

Audio konference používat zvukovou komunikaci k udržování komunikace mezi geograficky vzdálenými zaměstnanci nebo odděleními společnosti. Nejjednodušším technickým prostředkem realizace audiokonferencí je telefonická komunikace, vybavená přídavnými zařízeními, která umožňují účast více než dvou účastníků konverzace. Vytváření zvukových konferencí nevyžaduje počítač, ale zahrnuje pouze použití obousměrné zvukové komunikace mezi jeho účastníky. Díky audiokonferencím je rozhodování jednodušší, levnější a pohodlnější.

Video konference jsou určeny pro stejné účely jako audiokonference, ale využívající video zařízení. Nevyžadují také počítač. Během videokonference mohou účastníci, kteří se nacházejí ve značné vzdálenosti od sebe, vidět sebe a ostatní účastníky na televizní obrazovce. Zvuk je přenášen současně s televizním obrazem.

Faksimile je založen na použití faxu schopného číst dokument na jednom konci komunikačního kanálu a reprodukovat jeho obraz na druhém konci. Faksimile k tomu přispívá PROTI rozhodování díky rychlé a snadné distribuci dokumentů členům týmu řešícím konkrétní problém bez ohledu na jejich geografickou polohu.

Nejoblíbenější sada kancelářského softwaruautomatizace je Microsoft Office. Produkty Microsoft Office jsou vzájemně úzce integrovány, sdílejí více než 50 % softwarového kódu. To je základ pro stejný typ práce se všemi aplikacemi.

údaje shromážděné na základě hodnocení operací prováděných společností;

regulační dokumenty(plány, normy, rozpočty atd.), které určují plánovaný stav objektu řízení.

Otázka 9. Automatizace kanceláře

1. Charakteristika a účel automatizace kanceláří.

2. Základní komponenty kancelářské automatizace.

Automatizované kancelářské informační technologie – organizace a podpora komunikačních procesůjak v rámci organizace, tak s vnějším prostředímzaložené na počítačových sítích a dalších moderních prostředcích přenosu a práce s informacemi.

Automatizace kanceláře navrženy tak, aby doplňovaly stávající tradiční personální komunikační systém (s jejími schůzkami, telefonáty a objednávkami). S nimi sdílení oba tyto systémy zajistí

racionální automatizace manažerské práce a lepší poskytování informací manažerům.Automatizovaná kancelář:

podporuje vnitřnípersonální komunikace;

poskytuje nové prostředky komunikace s vnějším prostředím.

Zejména technologie pro automatizaci kanceláří atraktivní pro

skupinové řešení problémů. Mohou zvýšit produktivitu sekretářek a administrativních pracovníků a umožnit jim vyrovnat se s narůstajícím pracovním zatížením, ale výhoda je druhotná ve srovnání s možností využít automatizaci kanceláře jako nástroj pro řešení problémů.

V současné době je známo několik desítek softwarových produktů pro počítače a nepočítačová technická zařízení, poskytování kancelářské automatizační techniky:

textový procesor;

stolní procesor;

E-mailem;

elektronický kalendář;

audiomail;

Počítačové a telekonference;

video text;

ukládání obrázků;

specializované programy pro řídící činnosti (udržování dokumentů, sledování plnění zakázek atd.).Široce používané jsou i nepočítačové prostředky:

audio a video konference;

faxová komunikace;

kopírka a další kancelářské vybavení.

Povinnou součástí každé technologie je databáze. V automatizované kanceláři se soustředí údaje o výrobním systému společnosti, i v technologii zpracování dat na provozní úrovni. Informace v databázi mohou pocházet i z externího prostředí firmy.

Informace z databáze vstupují do počítačových aplikací (programů), jako je textový procesor, tabulkový procesor, e-mail, počítačové konference atd.

Textový procesor je typ aplikačního softwaru určený pro tvorbu a zpracování textových dokumentů. To umožňuje

přidávat nebo odebírat slova, přesouvat věty a odstavce, nastavovat formát, manipulovat s textovými prvky a režimy atd. Pravidelný příjem dopisů a zpráv připravených pomocí textového procesoru umožňuje manažerovi neustále vyhodnocovat situaci ve společnosti.

E-mailem(E-mail), na základě síťového využití počítačů, umožňuje uživateli přijímat, ukládat a odesílat zprávy partnerům v síti. E-mail může uživateli poskytnout různé zkušenosti v závislosti na použitém softwaru. Aby byla zpráva dostupná všem uživatelům e-mailu, měla by být zveřejněna na vývěsce počítače. Když se společnost rozhodne implementovat e-mail, má dvě možnosti::

kupte si vlastní hardware a software a vytvořte si vlastní lokální síť počítačů, která implementuje funkci e-mailu;

kupte si hotovou službu pro používání e-mailu, kterou pravidelně poskytují specializované komunikační organizace

zaplacený poplatek.

Zvuková pošta. Toto je pošta pro odesílání zpráv hlasem. Je to jako e-mail, ale zpráva místo psaní na klávesnici přenášeny přes telefon. Zvuková pošta je také implementována online. Zvukovou poštu lze úspěšně použít pro řešení skupinových problémů. Hlavní výhodou audiomailu oproti e-mailu je, že ano jednodušší - při jeho používání není potřeba zadávat data z klávesnice.

stolní procesor, stejně jako textový procesor je základní součástí informační kultury každého zaměstnance a automatizované kancelářské technologie. Bez znalosti základů provozní techniky je nemožné ji plně využít. Osobní počítač ve své činnosti. Funkce moderních softwarových prostředí tabulkových procesorů

umožňují provádět četné operace s daty prezentovanými v tabulkové formě. Kombinací těchto operací podle společných charakteristik můžeme rozlišit

nejpočetnější a nejpoužívanější skupiny technologických operací:

zadávání dat jak z klávesnice, tak z databází;

zpracování dat(třídění, automatické generování součtů, kopírování a přenos dat, různé skupiny výpočtových operací, agregace dat atd.);

výstup informací v tištěné podobě, ve formě importovaných souborů do jiných systémů, přímo do databáze;

kvalitní návrh tabulkových formulářů prezentace dat;

všestranný a vysoce kvalitní prezentace dat ve formě tabulek a grafů;

provádění inženýrských, finančních, statistických výpočtů;

provádění matematického modelování a řady dalších pomocných operací.

Jakékoli moderní tabulkové prostředí má prostředky pro odesílání dat po síti.

Elektronický kalendář poskytuje další možnost využití síťové verze počítače pro ukládání a manipulaci s rozvrhem práce vedoucích a ostatních zaměstnanců organizace. Hardware a software elektronického kalendáře jsou plně konzistentní s podobnými součástmi e-mailu, navíc je kalendářový software často nedílnou součástí e-mailového softwaru.

Počítačové konference používat počítačové sítě k výměně informací mezi členy skupiny, řešení konkrétního problému.

Okruh lidí, kteří mají přístup k této technologii, je omezený. Počet účastníků počítačové konference může být mnohonásobně větší než počet účastníků audio a video konferencí.

Telekonferencezahrnuje tři typy konferencí:

Zvuk;

video;

počítač

Video text je založen na použití počítače k získání

zobrazování textových a grafických dat na obrazovce monitoru. Pro osoby s rozhodovací pravomocí existujítři možnosti získávání informací ve formě videotextu:

vytvářet textové video soubory na svých vlastních počítačích;

uzavřít smlouvu se specializovanou společností o získání přístupu k videotextovým souborům, které vyvinula;

uzavírat smlouvy s jinými společnostmi o získání přístupu k jejich videotextovým souborům.

Populární je výměna katalogů a ceníků jejich produktů mezi společnostmi v video textový formulář.

Ukládání obrázků. Každá společnost potřebuje dlouhodobě uchovávat velké množství dokumentů. Jejich ukládání i ve formě souborů způsobuje vážné problémy. Proto ten nápad vznikl neukládat samotný dokument, ale jeho obrázek (obrázek), a uloženy v digitální podobě.

Ukládání obrázků (obrázky)– slibný kancelářské techniky, který je založen na použití speciálního zařízení – optického rozpoznávače vzorů, který umožňuje převést obraz dokumentu nebo filmu do digitální podoby pro další ukládání do externí paměti počítače. Pro ukládání obrázků se používají optické disky s obrovskou kapacitou.

Vznik této technologie usnadnil vznik nového technického řešení – optického disku v kombinaci s digitálním záznamem obrazu.

Otázka 10. Audio a video konference v automatizaci kanceláře

1. Audio konference.

2. Video konference.

3. Faxová komunikace.

Audio konferencepoužívat audio komunikaci udržovat komunikaci

mezi geograficky vzdálené zaměstnanci a oddělení společnosti. Telefonní komunikace, vybavený zařízeními, které umožňují účast na konverzaci s více než dvěma účastníky, – nejjednodušší technické prostředky realizace audiokonference. Vytvoření takových konferencí nepotřebuje počítač, zahrnuje využití obousměrné zvukové komunikace mezi jejími účastníky.

Díky audiokonferencím je rozhodování jednodušší, levnější a pohodlnější. Efektivita audiokonferencí se zvyšuje, pokud jsou splněny následující podmínky::

zaměstnanec pořádající audiokonferenci musí nejprve zajistit, aby se jí mohly zúčastnit zainteresované strany;

počet účastníků by neměl být příliš velký, aby se diskuse udržela v rámci projednávaného problému;

program konference musí být účastníkům sdělen předem, např. faxem;

Před vystoupením se musí každý účastník představit;

musí být organizován záznam konference a její uložení;

Záznam konference je nutné vytisknout a zaslat všem účastníkům.

Oblíbené v kategorii: