E-mail v malé kanceláři. E-mailem

Kapitola 7 E-mail 7.1. Outlook Express. Windows Mail. Windows Live Mail. Možnosti programu E-mail je dnes jednou z nejpopulárnějších internetových služeb. Miliony lidí si píší e-maily, které jsou téměř okamžitě doručeny příjemci

9.2. Email 9.2.1. Co potřebujete vědět o e-mailu E-mail je podobný běžné poště. Napíšete dopis, vložíte ho do obálky, zalepíte, obálku podepíšete, nalepíte na ni známku a obálku vhodíte do nejbližší poštovní schránky

E-mail Seznámení s aplikací Outlook Express Donedávna byly hlavními prostředky komunikace mezi lidmi na dálku pouze pošta a telefon. Chcete-li poslat dopis poštou, museli jste si koupit obálku, napsat dopis, vložit jej do obálky a odnést na poštu nebo vložit

E-mail Příjem e-mailu Někdy se uživatel dostane do situace, kdy by chtěl identifikovat skutečného autora přijaté zprávy. Například jste dostali zprávu od manželky, ve které píše, že odchází za někým jiným. Můžete si buď vydechnout úlevou,

KANCELÁŘSKÝ EMAIL V předchozích částech jsme se podívali na různé technologie pro práci se soukromým e-mailem a nyní se podívejme, jak by to vše mělo být organizováno v kancelářském měřítku Hlavní postuláty jsou zde následující...1. Je velmi žádoucí, abyste

Studenti se musí naučit vytvářet dokumenty pomocí MS Office, vytvářet jednoduchá informační a technologická schémata pro uživatelský tok dokumentů pomocí MS Office. Téměř všechny podniky, zejména státní podniky, mají generální oddělení. Jejich název se různí - může to být všeobecné oddělení řízení kanceláří, všeobecné oddělení, obchodní management atd., ale co je nejdůležitější, podstata tohoto rozdělení zůstává ve všech podnicích bez ohledu na název stejná a spočívá v organizaci tok dokumentů v daném podniku (objednávky, příkazy, pokyny, dopisy atd.). Systém toku dokumentů lze vytvořit, pokud existují vhodné automatizované informační technologie pro tok dokumentů, dostupné v dostatečném množství na softwarovém trhu. V případě, že podnik nemá automatizovaný systém informačních technologií pro kancelářskou práci, lze systém toku dokumentů vytvořit pomocí MS Office.

Schéma zpracování došlého dokumentu a vytvoření odchozího dokumentu ukazuje tři hlavní oblasti využití technologií při výrobě a odesílání odchozí korespondence: počítačové technologie pro tvorbu odchozího dokumentu; technologie pro skenování a zpracování dokumentů; e-mailové technologie pro zasílání odchozí korespondence příjemcům. Existují tři různé modely kanceláří: informace , komunikace a systém. Studenti by také měli znát obecné pojmy elektronické kanceláře a měli by se naučit vytvářet odchozí dokumenty pomocí MS Office (zejména používat standardní šablony pro tvorbu odchozích dokumentů a vytvářet šablony nové). Korespondenci pomocí e-mailu můžete organizovat, pokud máte připojení z počítače k ​​internetu a máte příslušný software, například Microsoft Outlook Express. Je však možné vyměňovat si elektronické zprávy s klienty (předplatiteli) prostřednictvím bezplatných e-mailových schránek www.mail.ru.

V laboratorních cvičeních je rozpracována problematika vedení obchodní korespondence v podniku využívajícím ICT. Zvláštní pozornost je věnována možnostem textového editoru MS Word a tabulkového procesoru MS Excel k posílení dovedností při provádění automatizované kancelářské práce podniku a řešení aplikovaných problémů při vývoji kontrolních akcí. Toto téma popisuje, jak vytvářet a navrhovat prezentace pomocí aplikace Microsoft PowerPoint. Pozornost byste měli věnovat používání grafických objektů a animací a používání prezentačních šablon.

Samostatná práce studentů spočívá ve výběru materiálu pro prezentace.

Přednáška 6. Abstrakt, literatura. Laboratorní práce 4.

Materiál ke studiu: "Metody správy dokumentů v organizaci." P Téměř všechny podniky, zejména státní podniky, mají generální oddělení. Jejich názvy mohou být různé: obecné oddělení řízení kanceláře, obecné oddělení, obchodní vedení. Podstata zůstává stejná: organizace toku dokumentů – příkazy, instrukce, instrukce, dopisy. Podívejme se na hlavní typy dokumentů, jejich atributy, toky dokumentů, které se používají v činnosti oddělení. Základním principem toku dokumentů je, že specialisté nemají místní archivy dokumentů. Jakýkoli příchozí dokument, který není zahrnut v obecném archivu dokumentů, je potenciálním klientem pro neprovedení. Organizace má odpovídající službu, a to kancelář, která je zodpovědná za průchod dokumentů. Nejčastěji dochází ke ztrátě dokumentů, které nejsou v kanceláři evidovány.

Organizace by měla mít pouze jeden kanál pro příjem příchozích dokumentů. I když je příjem dokumentů postaven podle distribuovaného schématu, je to provedeno pouze za účelem zvýšení rychlosti zpracování dokumentů. Všechna oddělení okamžitě poskytují informace úřadu (nejlépe on-line). Můžeme se domnívat, že taková místa evidence dokumentů jsou odděleními úřadu. Systém toku dokumentů by neměl končit u odpovědných vykonavatelů, tzn. systém automatizace toku dokumentů organizace by se neměl omezovat pouze na kancelář, ale měl by pokračovat v systémech správy dokumentů divizí organizace.

Materiál ke studiu: "Druhy dokumentů, klasifikace dokumentů a jejich vztahy."V Všechny dokumenty jsou rozděleny na příchozí, odchozí a interní . Došlé dokumenty jsou dokumenty, které do podniku dorazily od externích partnerů. Většina příchozích dokumentů musí generovat odpovídající odchozí dokumenty a v předem stanoveném časovém rámci. Lhůty jsou stanoveny buď předpisy předepisujícími konkrétní dobu odezvy na odpovídající příchozí dokument, nebo termínem uvedeným přímo v došlém dokumentu. Většina odchozích dokumentů je reakcí organizace na odpovídající příchozí dokumenty. Některé výstupní dokumenty jsou zpracovány na základě interních dokumentů podniku. Malý počet odchozích dokumentů může vyžadovat příchozí dokumenty. Například požadavky na organizace třetích stran jako: „Podejte prosím informace o problému... v období před...“. Interní dokumenty slouží k organizaci práce podniku. Kancelářem neprocházejí všechny interní dokumenty, ale pouze korespondence od největších strukturních útvarů podniku a zakázky vedení podniku. Úřadem také procházejí interní dokumenty, které generují odchozí dokumenty. V souladu s pravidly kancelářské práce, abyste mohli odeslat dokument externí organizaci, musíte nejprve odeslat interní dokument na úřad, kde bude převeden na odchozí dokument a odeslán na adresu.

Dokumenty každého z těchto typů mohou být značně odlišné. Mohou to být dopisy, objednávky, kruhové pokyny atd. Typem dokumentu se v podniku obvykle rozumí tato oddělení, a to ještě podrobnější (například pokud dopisy, tak čemu se věnují - stížnosti, podněty, přání atd.) Především všechny dokumenty procházející přes obecné oddělení mají jedinečné registrační číslo (je možné použít vlastní algoritmy pro vytváření čísel pro každý typ dokumentu). Jakýkoli papír, který nemá registrační číslo, je pouze papír, nikoli dokument. To, co z něj dělá dokument, je přítomnost registračního čísla na něm. Atributy dokumentů jsou velmi různorodé, ale můžeme identifikovat společnou část atributů, které se nacházejí téměř ve všech organizacích. Hlavní atributy kancelářského dokumentu jsou:

1. Evidenční číslo dokumentu. Toto číslo jasně umožňuje odkazovat na dokument procházející úřadem. Struktura evidenčního čísla může být odlišná pro odchozí, příchozí a interní dokumenty. Struktura evidenčního čísla je stanovena v každé organizaci samostatně.

2. Zdroj dokumentu (protistrana). Označuje, odkud dokument pochází. U příchozích dokumentů se jedná o organizaci třetí strany, u interních a odchozích dokumentů se jedná buď o oddělení, nebo o konkrétní osobu z vedení podniku.

3. Odpovědný vykonavatel dokumentu. Označuje zaměstnance podniku, který je pověřen vypracováním tohoto dokumentu nebo který tento dokument vypracoval (pro odchozí i interní). Vykonavatel dokumentu je vždy jeden a pouze jeden. Někdy existují dva vykonavatelé dokumentu (u dlouhodobých dokumentů, když se mění personál podniku).

4. Kód dokumentu podle nomenklatury záležitostí podniku. Tento atribut vztahuje dokument k jednomu nebo druhému okruhu typických problémů, které podnik řeší ve svých výrobních činnostech. Číselník záležitostí je formální seznam záležitostí podniku, který se předem schvaluje na určitou dobu (obvykle rok). Dříve byla tato nomenklatura v moderních podmínkách značně statická, nomenklatura případů je vysoce dynamický dokument, který lze aktualizovat 1-4x ročně.

Příchozí dokumenty mohou obsahovat atributy specifické pro daný typ dokumentu:

Termín kontroly. Atribut je převzat buď přímo ze vstupního dokumentu, nebo z typu vstupního dokumentu, který určuje dobu odezvy na určité vstupní dokumenty.

Ovládající osoba. Obvykle je to jedna z prvních osob podniku, která jmenuje konkrétního vykonavatele dokumentu a předkládá usnesení „ Zpráva o provedení". Tento atribut není umístěn na všech příchozích dokumentech, ale pouze na těch nejdůležitějších a odpovědných. Neprázdný argument vyžaduje po dokončení zpracování dokumentu odeslat zprávu o průchodu dokumentu příslušnému subjektu.

Interní dokumenty , Kromě standardních mohou mít následující atributy:

Seznam podnikových divizí pro referenci. Uzávěrka seznámení nebo provedení. Seznam účinkujících dokument.

Odchozí dokumenty mají následující další atributy:

Základ dokumentu. Tento atribut je vždy přítomen, protože odchozí doklad je vždy generován buď na základě příchozího nebo interního. Distribuční seznam.Termín odpovědi. Tento atribut je vzácný a nenachází se ve všech organizacích. V určitých organizacích mohou mít tyto atributy různé názvy nebo mohou být přidány s dalšími atributy, často ve velkém počtu. Ale výše uvedené atributy jsou přítomny ve všech kancelářích podniků.

Materiál ke studiu: "Role informačních technologií v procesu toku dokumentů." S Systém toku dokumentů lze vytvořit, pokud existují vhodné automatizované informační technologie pro tok dokumentů, dostupné v dostatečném množství na softwarovém trhu. Pokud však podnik nemá kancelářskou práci AIT, lze systém toku dokumentů vytvořit pomocí MS Office. Při zpracování příchozích dokumentů a vytváření odchozích dokumentů lze zaznamenat tři hlavní oblasti použití informačních technologií: - počítačové technologie pro tvorbu odchozího dokumentu; - technologie pro skenování a zpracování dokumentů; - e-mailové technologie pro zasílání odchozí korespondence příjemcům.

Uvažujme obecné pojmy elektronické kanceláře jako komplexní technické struktury a dále roli výpočetní techniky při vytváření odchozího dokumentu pomocí MS Office. V elektronické kanceláři se mění pracoviště specialisty. Interaktivní televize (nebo televizní počítač) vám umožňuje vybrat si programy a informace, které potřebujete, ze streamů na stovkách vysílacích a kabelových kanálů. Na obrazovkách digitálních zařízení můžete reprodukovat složité kresby a modely výrobků nebo barevná umělecká díla, fotografie nebo videonáčrty divoké zvěře. Stereo zvuková zařízení umožňují simulovat jakékoli zvukové efekty. „Multimediální“ audio/video počítač kombinuje grafiku, video obrázky a text. Mobilní telefon a osobní digitální asistent – ​​elektronický diář (kalendář) – se stávají prostředkem komunikace a řízení informačních toků odkudkoli na světě. Elektronická podoba dat mění povahu lidské činnosti ve všech oblastech života: dynamická práce v elektronické kanceláři s informacemi se zásadně liší od monotónní a pomalé práce s papírovými dokumenty, umožňuje projevit, rozvíjet a využívat kreativní složku práce. Rozvoj schopností informatizace vytváří materiální základ pro nové transformace průmyslové vztahy, definující ekonomický přechod od tradičních výrobních metod k humánním a ekologicky šetrným Automatizovaný A automatická (bezpilotní) výroba. Jedna z definic termínu „kancelář“, uvedená ve Webster's American English Dictionary, je formulována následovně: „místo, kde se provádí služba nebo obchod. Kancelář je pracovištěm lidí, kterým je svěřena důvěra a moc.“

Tradičně jsou hlavními funkcemi kanceláře správa dokumentů a kancelářská práce. Podle Charlese Wilsona, bývalého prezidenta General Motors, „v naší moderní době neprobíhá ani jedna akce ve výrobě a distribuci hotových výrobků, aniž by se nepohnul nějaký kus papíru“. Ale „pohyb kousků papíru“ je dán tokem informací zaznamenaných na papíře a nezbytných při přípravě informací pro rozhodování managementu, stejně jako dopadem těchto rozhodnutí na výrobní procesy. V důsledku „pohybujících se papírků“ se nastavuje trasa a operace všech technologických operací, tzn. jsou organizovány výrobní procesy a jsou stanoveny zásady následných rozhodnutí. Přitom samotná rozhodnutí a technologie jejich generování zůstávají „v zákulisí“: hlavní kreativní zpracování malých toků informací provádějí lidé a objevují se ve formě „kousků papíru“. Efektivity řízení, která určuje celkovou výkonnost podniku, je dosahováno mnoha způsoby, včetně rozhodnutí o kvalitě a efektivní zpětné vazby během jejich implementace. Jak známo, základ kvalitní řešení je kvalitní informace. Proto je hlavní podmínkou zvýšení efektivity řízení automatizace pracovišť zaměstnanci úřadu, aby jim lépe poskytovali informace. Teoreticky existují tři kancelářské modely: informace , komunikace a systém. Informační proces zahrnuje čtyři typy činností: generování informací, jejich ukládání, distribuce a vnímání. Generování a interpretace informací obsahuje kreativní, slabě algoritmizovanou a formalizovanou funkci a je prováděna za účasti člověka, jeho mysli, a proto nemůže být zcela automatická.

Pokud vezmeme v úvahu kancelář jako komunikační systém analýza pak ukazuje, že značnou část času kancelářských specialistů věnují různým typům komunikace, jejichž účel není omezen na vypracování jakéhokoli informačního dokumentu nebo rozhodování. Tato výměna informací slouží spíše k odůvodnění diskutovaného rozhodnutí nebo jednání s cílem nalézt nejoptimálnější řešení. V rámci tohoto přístupu lze navrhnout model kanceláře jako komplexní systém sociálních komunikací, skládající se z mnoha komunikačních procesů. Komunikace se skládá ze dvou hlavních složek: zdroj zprávy a příjemce zprávy jsou propojeni přímým a zpětným vlivem. Tento model zdůrazňuje, že hlavní složkou kanceláře je člověk. Podstatou komunikačních procesů je vztah mezi lidmi při zpracování informačních dokumentů. Samotná kancelář je komplexní hierarchií uvažovaných informačních a komunikačních procesů. Komunikace mezi lidmi se dělí na slovní, vyjádřeno slovy (mluvenými i psanými) a neverbální(gesta, mimika, intonace) nevyjádřené slovy. Jakákoli zpráva není jen přenosem informací, ale komplexním společenským aktem obousměrné a mnohostranné komunikace. Přitom mluvčí, tzn. předávání sdělení ústně zvyšuje jeho emocionální a sociální dopad intonací, postojem, gesty a okolním prostředím. Na druhou stranu tyto a další neverbální znaky posluchačů (vnímajících) umožňují zdroji informace zavést zpětnou vazbu během přenosu sdělení za účelem úpravy jeho obsahu nebo formy. Téměř polovina vnitropodnikové komunikace je neverbální povahy, což znamená, že dotyčná komunikace nemusí být automatická. Vzhledem k tomu, že text plně nevyjadřuje přenášené sdělení, vyloučení osoby z osobní neformální komunikace zkresluje význam textu a nevyhnutelně vede ke zvýšení objemu verbálních sdělení (pokud je nutné zvýšit informační obsah sdělení). text). Pokud je automatizace zavedena bez toho, aby se to myslelo, mění to typ sociálního chování lidí v kanceláři. Proto jsou velmi důležité zejména vizualizační prostředky pro přenos zpráv (například videotelefony, videotelefony, televize).

Komunikační procesy se tak do technologií přenášejí jen částečně, protože automatizace radikálně mění samotný komunikační proces a ovlivňuje všechny strany a prvky komunikace prostřednictvím změny emocionálních, psychologických a sociálních vztahů lidí v kanceláři. Jak víte, kancelářská práce zahrnuje velké množství standardních formulářů, certifikátů, formulářů atd. Každá oblast administrativní činnosti má navíc své vlastní standardní formy. MS Word poskytuje možnost vytvářet potřebné formuláře. Tyto formuláře lze vyplnit buď na obrazovce, nebo vytisknout. V tomto případě můžete použít šablonu formuláře a následně na jejím základě vytvořit požadovaný doklad v určitém množství. Dojde-li ke změně formulářů výkazů nebo certifikátů, můžete vždy zadávat změny, abyste neukládali zastaralý formulář v tištěné podobě. Kromě toho je také nepraktické ukládat vyplněné formuláře. Pohodlnější a chytřejší je ukládat data z formulářů do tabulek nebo databází a samotný formulář jako šablonu. Ať už potřebujete zobrazit konkrétní vyplněný formulář nebo odeslat klientovi vytištěný formulář, můžete oba dokumenty snadno spojit do jednoho pomocí fúzí. Formulář je speciální typ zabezpečeného dokumentu, který obsahuje pole, do kterých mohou uživatelé zadávat informace. Každý dokument, který obsahuje pole formuláře, je formulář. Pole formuláře je místo na obrazovce určené k vyplnění. Existují tři možnosti pro vyplnění: - jako text (textová pole); - ve formě zaškrtávacího políčka, které lze zaškrtnout nebo odškrtnout; - ve formě seznamu, ze kterého můžete vybrat požadovanou odpověď.

Příkladem takového formuláře je dotazník, který může obsahovat všechny tři typy polí. Například pole určené pro pasové údaje je textové pole, vojenská povinnost je zaškrtávací pole, vzdělání je rozbalovací seznam, ze kterého můžete vybrat požadovanou odpověď. Chcete-li vytvořit formuláře, můžete jako základ formuláře použít tabulku. Tabulky poskytují strukturu, protože buňky tabulky jsou dobrým základem pro záhlaví a pole formulářů. Pokud odstraníte mřížku tabulky a uzavřete skupinu buněk do rámečku a zbytek ponecháte bez rámečku, bude se tento formulář lišit od tabulkového. Můžete tak vytvářet své vlastní obchodní dokumenty: faktury, seznamy objednávek, výkazy výkazů. Můžete například vytvořit formulář, vytisknout jej a reprodukovat. Do těchto předtištěných formulářů pak přidejte pouze informace obsažené v polích formuláře - budou správně umístěny. V kancelářské práci se musíte vypořádat se spoustou podobných papírů, říkejme jim sériové. Takové dokumenty mají stejný obsah, ale jsou adresovány různým úřadům nebo sepisují pro různé klienty, tzn. se liší ve vstupních datech. K tomu můžete použít formuláře. Ale je pohodlnější uložit šablonu formuláře a data odděleně. Výhodnější je ukládat data do tabulek nebo databází. Šablonu dokumentu a data uložená v externím zdroji lze spojit do jednoho dokumentu pomocí funkce MERGEN. K tomuto sloučení v MS Word dochází pomocí kódů polí. Dialogová okna použitá k instalaci sloučení obsahují pokyny pro další akce. Proces slučování lze rozdělit do tří fází: - vytvoření hlavního (neměnného) dokumentu; - vytvoření zdroje dat pomocí MS Word; - sloučení, tzn. sloučení dvou předchozích dokumentů.

Studijní materiál: "E-mail v kanceláři." E Pokud na jednom počítači pracují alespoň dva lidé, mají již chuť používat tento počítač ke vzájemné výměně informací. Na velkých strojích, které současně využívají desítky nebo stovky lidí, jsou k tomu k dispozici speciální programy, které uživatelům umožňují posílat si zprávy a administrátor je informovat o novinkách v systému. Jakmile bylo možné připojit několik strojů do sítě, uživatelé skočili po příležitosti využívat zdroje vzdálených strojů a rozšířit svůj sociální okruh. Začaly se vytvářet programy určené k výměně zpráv mezi uživateli umístěnými na různých strojích. Vzhledem k rozmanitosti počítačů, operačních systémů, způsobů připojení strojů do sítě a cílům, které lidé sledují, je těchto programů poměrně hodně a ne vždy jsou vzájemně kompatibilní.

Nejuniverzálnější prostředek počítačové komunikace - E-mailem. Umožňuje přeposílat zprávy z téměř jakéhokoli počítače na jakýkoli jiný. E-mail je v mnoha ohledech podobný běžné poště. S jeho pomocí je zadaným doručen dopis nebo text, vybavený standardní hlavičkou (obálkou). adresa, který identifikuje umístění stroje a jméno příjemce a je umístěn v souboru s názvem poštovní schránkou adresát. Přitom mezi poštovními programy na různých strojích panuje dohoda o tom, jak napsat adresu, aby jí každý rozuměl. E-mail se ukázal být v mnoha ohledech pohodlnější a spolehlivější než běžná pošta. . Spolehlivost e-mailu do značné míry závisí na tom, jaké e-mailové programy se používají, jak daleko jsou od sebe odesílatel a příjemce e-mailu a zejména na tom, zda jsou ve stejné síti nebo v různých.

Programy určené pro posílání dopisů od jedné osoby druhé obvykle také podporují takovou možnost jako seznamy pošty. Pokud chce skupina lidí se společnými zájmy vést diskuzi na nějaké téma po dlouhou dobu, vytvoří si seznam, přiřadí mu jméno a poté se všechny zprávy odeslané na toto jméno rozesílají všem členům skupiny. Skupina musí mít administrátora, kterého můžete kontaktovat, pokud chcete být zařazeni do skupiny, vyloučeni z ní nebo pokud se vaše adresa změnila. Pokud se skupina velmi rozroste, bude mít administrátor více práce a každý člen skupiny musí udržovat celý seznam. Ve velkém měřítku je to velmi nepraktické: chcete-li během diskuse odkazovat na dříve přijaté zprávy , celý archiv si musíte uložit sami a může zabírat hodně místa. Aby se předešlo těmto nepříjemnostem, při komunikaci s velmi velkými skupinami lidí se používá systém nezávislý na e-mailu - počítačová konference. Největší počítačová konference – USENET – sdružuje stovky tisíc strojů po celém světě. Její zařízení připomíná nástěnku. Neexistuje žádný seznam účastníků konference. Přijímat a odesílat zprávy může kdokoli, jehož počítač je připojen k jakémukoli jinému počítači, který přijímá konferenční zprávy. Všechny zprávy jsou rozděleny na skupiny podle tématu a chcete-li přijímat skupinové zprávy, musíte být v této skupině předplatit, to znamená, že zahrňte název této skupiny do seznamu na vašem počítači. Síťový software, který spouští konferenci USENET, vybírá zprávy ze všech nabízených zpráv, které se týkají skupin na vašem seznamu. Odesláním zprávy označíte, do které skupiny patří a vaši zprávu obdrží každý, kdo je do této skupiny přihlášen. Počítačová konference může být užitečná pro ty, kteří se chtějí dozvědět o nových produktech, knihách nebo filmech. Jeho prostřednictvím je velmi vhodné šířit informace o zjištěných chybách v programech a způsobech jejich opravy. Je prostě nenahraditelná pro ty, kteří si rádi povídají na své oblíbené téma s podobně smýšlejícími lidmi ve všech koutech Země a samozřejmě pro vědecké diskuse. Pomocí konference můžete ve firmě prodiskutovat zajímavé téma, které by stálo spoustu peněz a nepředvídatelné množství času a úsilí sejít se na jednom místě k osobnímu rozhovoru. Seznam existujících skupin zabere několik stránek. Najdete v ní skupiny pro odborníky na starověkou řeckou kulturu a pro fanoušky rockové hudby, pro diskuzi o sexuálních otázkách a pro výměnu kulinářských receptů, pro diskusi o právech žen a skupiny zajímající se o různé počítačové hry. Programy obsluhující konferenci jsou docela chytré: pošlou jednu kopii zprávy do stroje bez ohledu na to, kolik uživatelů na tomto stroji si ji přečte; poskytují také možnost přístupu ke starým zprávám. Používání e-mailu a počítačových konferencí může způsobit problémy, pokud nevěnujete pozornost návrhu fyzických sítí, na kterých fungují. Rozmanitost počítačových sítí se historicky vyvíjela. Samozřejmě by bylo lepší, kdyby všechny stroje na Zemi byly navzájem propojeny stejně, přenášely si data ve stejné, jednou provždy zavedené formě a pomocí stejných programů. Ale takhle to nefunguje. Začalo to tím, že jednotlivé země, společnosti vyrábějící počítače, univerzity, velké organizace, výrobci softwaru a armáda začali vytvářet své vlastní sítě. A teprve potom bylo možné tyto specializované sítě vzájemně propojit a dospět k nějakým dohodám o standardech. Ale nemůže existovat standard pro všechny příležitosti: dnes sítě přenášejí texty a obrázky, zítra budou přenášet pohyblivé obrázky a zvuk. Stejně jako každý dům ve městě má adresu, každý počítač v síti má adresu Název, prostřednictvím kterého jej lze kontaktovat. Stroje, které nejsou propojeny kabelem, si mohou vyměňovat zprávy s ostatními po telefonních linkách přes modem. K tomu musí stroj, který má zprávu pro jiného, ​​zavolat, vyjednat přenos dat a odeslat zprávu. To je pomalejší a méně spolehlivé než přímý kabel, ale pokud je stroj umístěn daleko od ostatních a data nejsou přenášena příliš často, je přímé připojení nepohodlné a příliš drahé. Různé sítě se liší způsobem, jakým jsou stroje vzájemně propojeny, rychlostí přenosu zpráv, systémem, podle kterého jsou stroje pojmenovány, a konvencemi o tom, v jaké formě by zpráva měla být.

Nazývají se dohody o podobě zpráv a pravidlech pro jejich předávání protokoly. Abyste mohli odeslat zprávu ze stroje připojeného k jedné síti do stroje v jiné síti, musíte najít zprostředkující stroj připojený k oběma, přes který bude zpráva procházet. Tento stroj se nazývá most mezi těmito sítěmi. Mezi dvěma sítěmi může být více mostů. Most přijme zprávu ze sítě A, přepíše ji do podoby akceptované sítí B a odešle ji přes síť B do stroje, pro který je určena. Jak je uvedeno výše, e-mail na vašem počítači obsluhuje několik programů, jejichž systém se nazývá pošta. Poštovní zprávy (dopisy) přijaté na vaši adresu jsou odesílány do souboru s názvem vaše poštovní schránka, ze kterého si je můžete pomocí speciálního programu kdykoli vyjmout a přečíst. Při odesílání zprávy zadáváte text zprávy a některé servisní informace (obdoba nápisu na poštovní obálce), včetně adresy příjemce, načež poštovní služba na vašem stroji kontaktuje poštovní službu stroje příjemce, přenese zprávu, a ta skončí v poštovní schránce příjemce.

Odešleme e-mailovou zprávu ze stroje s operačním systémem Unix pomocí poštovního poštovního programu: poštališka@ kiae. suPředmět: setkání Přijďte zítra, popovídáme si. (konec přenosu) &q Zavoláte poštovní program a určíte adresu, na kterou má být dopis odeslán. Mail vydá pozvánku Předmět: a vy zadáte předmět zprávy „schůzka“ a několik řádků textu dopisu; Tečka na začátku posledního řádku označuje konec písmene. Mail hlásí, že dopis byl odeslán, a vyzve vás k zadání následujícího příkazu. Příkazem q ukončíte relaci pošty. Nyní bude váš dopis předán poštovní službě, která jej odešle na zadanou adresu a vloží do poštovní schránky příjemce (liška). Uživatel si bude moci váš dopis kdykoli přečíst pomocí poštovního programu a odeslat na něj odpověď: pošta(1 nová zpráva). &RZ: [e-mail chráněný] Že:[e-mail chráněný] Předmět: setkání Přijďte zítra, popovídáme si. &GPředmět: Re: sraz v šest hodin. Poté, co příjemce vašeho dopisu zavolal poštovní program a dozvěděl se z něj, že ve schránce je nová zpráva, požádal o její vytištění příkazem p (tisk) a poté sestavil a zaslal vám odpověď s g (odpověď) příkaz. Poštovní služby na různých počítačích prezentují zprávy v různých formátech, z nichž některé jsou nekompatibilní. Většina systémů na celém světě však rozumí formátu zprávy pojmenovanému podle dokumentu, ve kterém je popsána – RFC822. Tento standard byl původně vyvinut pro Internet, ale nyní byl přijat mnoha dalšími sítěmi. Proto si zde tento formát popíšeme – to je obálka, ve které se dopis dostane téměř kamkoli na světě. Zpráva se skládá z textu, který chcete odeslat příjemci a hlavičky, která je přidána na začátek zprávy, oddělena od textu prázdným řádkem a obsahuje několik řádků nezbytných informací o této zprávě: datum odjezd, adresa, zpáteční adresa, předmět zprávy a další. Existuje několik dalších typů řádků záhlaví. Ne všechny jsou nutné musí být. Některé řádky jsou přidány automaticky poštovními službami (Přijato:, Datum:), jiné určuje autor dopisu (Komu:, Předmět:). Úplný formát e-mailové zprávy je popsán v příručce k vašemu poštovnímu systému, kterou si ještě budete muset přečíst. Pojďme se podrobně zabývat tím, jak uvést adresu ve zprávě, aby jí poštovní služby rozuměly a doručily dopis na místo určení.

Zvažte adresu z našeho [e-mail chráněný] Skládá se z adresy stroje a jména příjemce, které jsou odděleny znakem „@“. Vlevo od @ je jméno adresáta, přesněji název souboru - poštovní schránky na jeho stroji, ze kterého sbírá dopisy. Uživatel obvykle pojmenuje svou poštovní schránku stejným jménem, ​​pod kterým je registrován v systému. Nejčastěji se jedná o křestní jméno (například Pavel), příjmení (Korotaev) nebo iniciály (avg, jako v našem případě). Část napravo od @ se nazývá doména a popisuje umístění této poštovní schránky (stroj nebo organizace). Obecně platí, že část adresy nalevo od @ je název poštovní schránky osoby, která by měla zprávu obdržet. Nejčastěji se jedná pouze o název souboru. Z toho vyplývá, že pravá strana adresy (domény) podrobně popisuje, kde se nachází stroj (nebo více strojů umístěných na jednom místě a připojených do lokální sítě), na kterém je tato schránka uložena. Existují stroje, které nemají adresu ve formátu RFC822. to znamená, že stroj není součástí žádné sítě, která tomuto formátu adresy rozumí. Pokud najdete další zprostředkující stroj připojený k takové síti, který by jej mohl zavolat na telefon a odeslat zprávu, problém s odesláním dopisu bude vyřešen. Ale protože cílový stroj nemá formální adresu, musí zprostředkující stroj explicitně uvádět cestu, po které se má zpráva přenést. Počítače používají protokol UUCp k přenosu e-mailových zpráv po telefonních linkách. Cesta zprávy z vašeho počítače uživateli na jiném počítači pro UUCp je popsána v následujícím formuláři: stroj1!stroj2!cílový_stroj!název_cíle. Taková adresa znamená, že váš stroj by měl odeslat zprávu do stroje 1, ten do stroje 2, odtud by měla být zpráva přenesena do stroje příjemce a umístěna do schránky se zadaným jménem. Pro adresování zprávy na stroj, který nemá standardní adresu, najdeme mezilehlý stroj, který má adresu a uvedeme jeho adresu na pravé straně (doména); Cestu ze zprostředkujícího stroje do poštovní schránky příjemce napíšeme na levé straně ve formátu UUcp, například: [e-mail chráněný] Pravá strana této adresy označuje vzdělávací instituce ve Spojených státech. Doménou nejvyšší úrovně je edu, mezi nimi University of Waterloo (první subdoména) a v ní stroj maytag (druhá subdoména). Na levé straně je napsána cesta od stroje maytag přes stroj watcsc k automatu na růže a do poštovní schránky uživatele ocplumb, kam má být dopis umístěn. Tato metoda adresování by se měla používat pouze jako poslední možnost, protože je složitá a málo spolehlivá (ne každý stroj takové adrese správně rozumí). Můžete narazit na adresu, která vypadá takto: Carl% nuceng. decentní@ borovice. cca. ufl. edu Takto složitou adresu musíte napsat, když most mezi vaší sítí a sítí adresáta dopisu neví, jak adresy převést. V tomto případě je adresa mostu ve vaší síti uvedena na pravé straně a adresa poštovní schránky, kterou potřebujete v síti příjemce, je uvedena vlevo. Protože opakování znaku @ ve druhé adrese může způsobit zmatek, použije se místo něj znak %. Explicitně tedy uvádíte, přes který most má zpráva projít z vaší sítě do sítě příjemce. V našem příkladu je na pravé straně adresa mostu - borového stroje na Floridské univerzitě - přes který by zpráva měla jít do sítě DECNET (síť strojů DEC), a na levé straně je adresa poštovní schránky uživatele carl na stroji nuceng v síti DECNET. Korespondenci můžete organizovat pomocí e-mailu, pokud máte připojení k internetu a software, jako je Microsoft Outlook Express. Je však možné vyměňovat si elektronické zprávy s klienty prostřednictvím bezplatných e-mailových schránek www.mail.ru. Podívejme se na obě možnosti výměny e-mailových zpráv.

Aplikace Outlook Express je založena na internetových standardech a je navržena pro práci s e-maily a novinkami. Chcete-li číst e-maily z aplikace Outlook Express, systém zpráv, který používáte, musí podporovat SMTP a POP3 nebo GMAP. Pokud nevíte, zda váš e-mailový systém podporuje výše uvedené protokoly, obraťte se na správce nebo poskytovatele internetových služeb. Zeptejte se, zda váš systém podporuje e-mailové klienty POP3 nebo IMAP. Outlook Express lze použít ke čtení diskusních skupin nebo diskusních skupin, jako je Usenet. Práce s diskusními skupinami se provádí prostřednictvím diskusních serverů NNTP. Chcete-li zjistit název diskusního serveru, který můžete použít, kontaktujte svého správce nebo poskytovatele internetových služeb. Pomocí aplikace Outlook Express můžete získat informace o produktech společnosti Microsoft z diskusního serveru msnews.microsoft.com. Aplikace Outlook Express obsahuje pátou verzi programu Adresář systému Windows. Tento program poskytuje rozsáhlé možnosti správy kontaktních informací, včetně vytváření skupin kontaktů a složek pro třídění zpráv a ukládání e-mailových adres. Adresář systému Windows poskytuje přístup k internetovým adresářům, které používají protokol LDAP (Lightweight Directory Access Protocol). Internetové adresáře usnadňují nalezení běžných adres a e-mailových adres. Program adresáře je již nakonfigurován pro přístup k několika oblíbeným adresářům. Poté, co aplikace Outlook Express stáhne zprávy nebo po klepnutí na tlačítko Doručit poštu na panelu nástrojů, lze zprávy číst buď v podokně zobrazení, nebo v samostatném okně.

1. Klepněte na ikonu Doručená pošta na panelu aplikace Outlook nebo v seznamu složek.

2. Chcete-li zobrazit zprávu v oblasti zobrazení, klikněte na ni v seznamu zpráv. Chcete-li zprávu zobrazit v samostatném okně, poklepejte na ni v seznamu zpráv.

spolveterináři

Chcete-li zobrazit všechny podrobnosti o zprávě (datum odeslání atd.), vyberte nabídku Soubor a vyberte Vlastnosti.

Chcete-li uložit zprávu na disk, vyberte Uložit jako, vyberte umístění a formát uložení (e-mail, prostý text, hypertext).

E-mailem umožňuje odesílat nejen textové zprávy, ale také libovolné dokumenty, binární soubory, zvukové a obrazové fragmenty. To umožňuje rychlou výměnu dopisů a různých obchodních dokumentů. Pokud použijete e-mail uvedený v Okna pak už jen stačí sestavit dopis a případně k tomuto dopisu přidat dotyčný dokument a podepsat.

Po obdržení dopisu se korespondent bude moci seznámit s názorem svého kolegy, provést vlastní úpravy, připomínky nebo návrhy a v případě potřeby předat dopis dalším specialistům ke konzultaci. V tuto chvíli může odesílatel dopisu dělat jinou práci, a tím se produktivita práce prudce zvyšuje. Po nějaké době obdrží odesílatel odpověď, která může obsahovat víza, recenze a názory všech, kteří se diskuse zúčastnili. Pokud jej navíc nainstalujete do počítače Microsoft Forms Designer pak jsou možnosti pošty téměř neomezené˸ můžete organizovat směrování dokumentů se schválením, rozesílat upomínky, varování, standardní zprávy atd.

Po přihlášení do e-mailu si uživatel okamžitě všimne řady zpráv označených jako „Telefon“. Po otevření takové zprávy se na displeji zobrazí standardní formulář obsahující řadu standardních polí a zaškrtávacích políček, jako je „Kdo volal“, „Požádal o zavolání zpět“, „Zavolá zpět později“ atd. telefonní číslo volajícího je zaznamenáno v samostatných polích. Tento formulář se snadno vyplňuje i čte, a pokud je k počítači uživatele připojen modem nebo elektronická sekretářka, pak pro zpětné volání stačí stisknout jedno tlačítko na formuláři.

Microsoft Schedule+ Scheduler pomůže zorganizovat obchodní jednání s několika zaměstnanci. Pokud k tomu používáte telefon nebo pouze e-mail, může trvat déle než jednu hodinu, než se dohodnete na čase vhodném pro všechny. Použití vestavěného skupinového plánování Plán obsažen v Okna vám to umožní během několika minut. V tomto případě si stačí prohlédnout plány svých kolegů, položit je jeden na druhý a vybrat čas vhodný pro všechny, poté označit ᴇᴦο ve všech plánech a upozornit na začátek schůzky e-mailem .

Vestavěný Okna nástroj pro vzdálený přístup Služba vzdáleného přístupu umožňuje vzdálenému počítači připojit se k síti přes modem, vytáčené nebo pronajaté linky. Navíc je postup připojení pro uživatele zcela transparentní, stačí zadat své jméno a heslo. Po připojení má uživatel vzdáleného počítače pocit, že je přímo připojen ke kancelářské síti. Tedy nástroj pro vzdálený přístup Služba vzdáleného přístupu umožňuje zaměstnancům, kteří často jezdí na služební cesty, nenechat se „vytrhnout ze života“ a být neustále aktuální, mít přístup k potřebným informacím a také něco důležitého nahlásit. Toto připojení se neprovádí prostřednictvím běžného síťového kabelu, ale prostřednictvím kanálu vzdáleného přístupu, například prostřednictvím telefonní linky. V tomto případě jsou všechny síťové zdroje dostupné vzdálenému uživateli. Je schopen, byť tisíce kilometrů od kanceláře, vytisknout jakýkoli dokument na kancelářské tiskárně. Obzvláště působivé je vzdálené ovládání systémů klient-server, kdy uživatel klientské části může přijímat informace z databázového serveru. Program pro údržbu faxového modemu Microsoft At Work PC vám umožní obejít se bez sekretářky při odesílání faxových zpráv. Proces vytváření a odesílání zprávy je podobný procesu vytváření a odesílání e-mailu. Rozdíl je v tom, že název faxmodemu nainstalovaného v systému je vybrán v adresáři jako jméno příjemce.