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Programas para ofimática. Automatización de actividades de oficina. Componentes de un sistema ofimático integrado general.

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Introducción

1. Sede electrónica

Conclusión

Glosario

Aplicaciones

Introducción

Durante las últimas décadas, la automatización de oficinas ha sido uno de los principales impulsores del desarrollo de la industria mundial de la información. Quizás cada uno de los gigantes mundiales, desarrolladores de hardware y software, haya contribuido al desarrollo de esta parte del mercado de la tecnología de la información. Todo esto nos permite hablar de la relevancia del tema de este trabajo.

La gama de soluciones ofimáticas ofrecidas incluye suites ofimáticas, herramientas para organizar el trabajo en equipo y el intercambio de información, soluciones para automatizar la gestión empresarial y mucho más. Gracias a estas soluciones, la propia oficina y la organización del trabajo de sus empleados últimamente cambiado más allá del reconocimiento.

El objetivo del trabajo fue analizar la automatización de las actividades de oficina y considerar los principales productos y soluciones de software utilizados para esta automatización.

El objeto de estudio es el software utilizado para la ofimática.

Al crear una nueva empresa de cualquier tamaño, sus organizadores ya no se enfrentan a la cuestión de la necesidad de automatizar las actividades de sus oficinas o divisiones; sólo surge el problema de elegir los medios para esta automatización entre la variedad de productos disponibles en el mercado.

1. Sede electrónica

1.1 Tecnología de la información ofimática

Inicialmente, la automatización comenzó a desarrollarse en la producción y luego se extendió a la oficina, inicialmente con el único objetivo de automatizar el complejo y minucioso trabajo de secretaría. A medida que se desarrollaron los medios de comunicación, la automatización de las tecnologías de oficina se volvió de interés para los especialistas y gerentes, que vieron en ella una oportunidad de aumentar la productividad de su trabajo. La ofimática no reemplaza esencialmente a la existente sistema tradicional comunicaciones del personal (con sus reuniones, llamadas telefonicas y pedidos), pero sólo lo complementa. Ambos sistemas garantizarán la automatización racional del trabajo de gestión y proporcionarán a los gerentes información de la más alta calidad si se utilizan juntos.

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Arroz. 1 tecnología de automatización de oficinas

Una oficina automatizada resulta atractiva para los directivos de todos los niveles de gestión de una empresa, no sólo porque mantiene al personal conectado dentro de la empresa, sino también porque les proporciona nuevos medios de comunicación con el mundo exterior. Definamos tecnología de la información para la ofimática:

Tecnología de la información para la automatización de oficinas: organización y soporte. procesos de comunicación tanto dentro de la organización como con el entorno externo basado redes informáticas y otros medios modernos transmisión y trabajo con información.

Oficina tecnologías automatizadas utilizado por gerentes, especialistas, secretarias y trabajadores de oficina. Pueden aumentar la productividad de secretarias y oficinistas y permitirles hacer frente a un volumen de trabajo cada vez mayor mucho más fácilmente. Sin embargo, este es un beneficio secundario en comparación con la capacidad de utilizar la ofimática como herramienta de resolución de problemas. Las mejores decisiones tomadas por los gerentes como resultado de su mejor comunicación permiten el crecimiento económico de la empresa.

Actualmente, se conocen una gran cantidad de programas para ordenadores y medios técnicos no informáticos que proporcionan tecnología ofimática: procesador de textos, procesador de hojas de cálculo, correo electrónico, calendario electrónico, informática y teleconferencias, videotexto, almacenamiento de imágenes, así como programas especializados actividades de gestión: mantenimiento de documentos, seguimiento de la ejecución de órdenes, etc. También se utilizan ampliamente medios no informáticos: audio y videoconferencias, fax, fotocopiadora y otros equipos de oficina.

Existen los siguientes tipos de tecnologías de la información:

Tecnología de la información para el procesamiento de datos.

tecnología de la información de gestión

· Ofimática

Tecnología de la información para el apoyo a las decisiones.

Tecnología de la información de sistemas expertos.

Y cada uno de ellos tiene su propio tipo de seguridad.

1.2 Desarrollo de la ofimática: de la oficina tradicional a la producción y la electrónica

Se cree que instalaciones de oficina La automatización puede pertenecer a uno de dos grupos que no se superponen:

· automatización del trabajo rutinario con documentos comunes a la mayoría de oficinas (ofimática). Estos incluyen: edición (mecanografía, verificación, diseño) e impresión de documentos, seguimiento de su paso (enrutamiento, seguimiento), seguimiento de la ejecución de órdenes, etc.;

· herramientas metodológicas y software de apoyo a la decisión específicas de una industria o problema particular, a diferencia de las herramientas del grupo anterior.

Uso para automatización tecnología informática en oficinas comenzó en los años 60 y ha pasado tres próximos pasos desarrollo: oficina tradicional, oficina de producción, oficina electrónica.

Una oficina tradicional es un equipo bastante pequeño de personas que se conocen personalmente y tienen una gama bastante amplia de responsabilidades. Una oficina de este tipo se puede caracterizar por tres características importantes: cantidad de trabajo relativamente pequeña, evaluación constante de la situación, iniciativa y comunicación rápida dentro de la oficina.

La oficina tradicional se resiste al cambio (con relativamente pequeños volúmenes trabajo) y, según una serie de indicadores, está bien preparado para la transición a la electrónica. La composición típica de las operaciones laborales en una oficina tradicional es la siguiente: preparar materiales, mecanografiar, dictar, comunicar, conciliar documentos, viajar, trabajar con el correo, mantener archivadores, esperar, seleccionar y clasificar documentos, buscar información, limpiar colecciones de información. , copiar, realizar cálculos, planificar, hablar por teléfono, leer, trabajar en una terminal.

En una oficina de producción existen grandes volúmenes del mismo tipo de trabajo, su estricta formalización, asignación, funciones especializadas, distribución detallada del trabajo, centralización del trabajo auxiliar y su organización en línea de producción. En consecuencia, también utiliza tecnología informática. En este caso, la esencia de la automatización es la formación y mantenimiento de grandes fondos de información de datos homogéneos, su sistematización, acumulación, almacenamiento, muestreo, etc.

La oficina electrónica encarna el concepto de uso integral de la tecnología informática y las comunicaciones en las actividades de oficina manteniendo y potenciando las ventajas de las oficinas tradicionales e industriales. Se supone que la sede electrónica permitirá prácticamente no presentar documentos en papel dentro de la empresa y restablecerá la forma tradicional de concentración de la actividad en torno a un especialista o directivo. Funciones y herramientas principales sede electrónica la siguiente:

tramitación general de documentos, su verificación y ejecución; almacenamiento de documentos locales; proporcionar acceso de extremo a extremo a los documentos sin duplicarlos en papel; trabajo remoto y conjunto de empleados en un documento; apoyo a formas de comunicarse sin salir del lugar de trabajo; correo electrónico; procesamiento personal datos; preparación de documentos, reproducción e impresión de documentos; integrar comunicación electrónica y verbal; intercambio de información entre bases de datos; ingresar datos o formularios y mantener bases de datos personales; generar informes sobre procesamiento de datos; control de ejecución; control tiempo personal; control de correspondencia automática; apoyo a la formación técnica y profesional de los empleados; transferencia de datos; asegurar la diversidad en la presentación visual del material; asegurar la calidad estilística de los documentos; modelado de decisiones y simulación de su adopción; apoyo informativo para la toma de decisiones; trabajar con herramientas de aprendizaje automatizadas; servicio de consulta; creación de puestos de trabajo automatizados adaptables; intercambio de información local y personalizada; servicio de textos de vídeo; intercambio e integración software; transferir documentos de un medio a otro; impresión de documentos; reuniones telefónicas y televisivas; Contacto de grupo a través de terminales.

La información y la potencia informática de la sede electrónica también se personalizan preservando comunicaciones electrónicas tanto dentro de la oficina como con bases de datos centralizadas y departamentos remotos. Se supone que el desarrollo conjunto y la integración de la tecnología informática y de comunicaciones dará a los empleados acceso ilimitado a cualquier información necesaria Y potencia informática cualquiera que sea su lugar de navegación.

Sede electrónica, gracias al correo electrónico y ordenador personal, aumenta la capacidad de proporcionar interacción directa entre las personas, como en una oficina tradicional, sin necesidad de que estén físicamente concentradas en una habitación. El concepto de oficina electrónica aumenta significativamente la eficiencia laboral de las personas que realizan trabajos creativos que requieren un procesamiento intensivo de grandes volúmenes de información compleja.

EN condiciones modernas a tipos de actividades realizadas en la oficina que están potencialmente sujetas a automatización y requieren soporte de información, es necesario incluir en primer lugar:

· mantenimiento de flujos de información de entrada de diversos tipos, gestión de oficinas;

· flujo de documentos real y organización del trabajo de oficina;

· planificación y control de tareas de producción, etc.;

· planificación estratégica y táctica de actividades centrales;

· Toma de decisiones diferentes niveles;

· apoyo técnico procesos de negocio como procesos de un tipo específico (a largo plazo, variantes, distribuidos, etc.).

Dada la diversidad de oficinas, no es apropiado considerar sus sistemas de información como objetos que constituyen una clase de sistemas definida constructivamente. Porque propiedad común tal oficina sistemas de información(OIS) es soporte para el flujo de documentos (y esto, en caso general, solo una parte de cada OIS), entonces se trata de él y de otros medios para respaldar las operaciones de rutina con documentos, de los que podemos hablar como una clase independiente de funciones características de una oficina (y esto también se aplica a las herramientas de automatización correspondientes) .

La naturaleza y el propósito de las actividades de una organización están influenciados por su sistema de información y el tipo de producto de información producido y procesado. Si la tarea de la organización es producir un producto de información, emitido en forma de documentos, entonces para ello el elemento más importante La actividad es el almacenamiento de información relacionada con las características específicas de la actividad y necesaria para la toma de decisiones de gestión. Entre estas organizaciones de información se incluyen, por ejemplo, notarías, agencias de viajes y agencias de noticias. Para las oficinas de suministros y ventas, es importante conocer los mercados de ventas, los fabricantes de productos y los precios de los productos. Las necesidades de información básica de las oficinas pueden satisfacerse con la ayuda de hardware y software estándar, incluido software para el procesamiento de información textual, tabular y gráfica, computadoras personales y herramientas para la reproducción rápida de documentación y herramientas de comunicación electrónica.

1.3 Principales componentes de la sede electrónica

Base de datos. En una oficina automatizada, la base de datos representa datos sobre el sistema de producción de la empresa del mismo modo que en el nivel operativo de tecnología de procesamiento de datos. La información también puede fluir hacia la base de datos desde el entorno de la empresa. Los especialistas deben poder realizar operaciones tecnológicas para trabajar en un entorno de base de datos.

Procesador de textos. Este es un tipo de software de aplicación diseñado para crear y procesar texto. Te permite realizar operaciones con palabras, como agregarlas o eliminarlas, mover oraciones y párrafos, configurar el formato, trabajar con elementos de texto, modos, etc. Cuando el documento está listo, el especialista lo copia en una memoria externa, luego lo imprime y, si es necesario, lo transfiere a otras computadoras a través de la red. Entonces el gerente tiene mirada eficiente comunicación escrita. El gerente puede evaluar constantemente la situación de la empresa recibiendo periódicamente cartas e informes elaborados mediante un procesador de textos.

Correo electrónico. Correo electrónico basado en uso de la red computadoras y permite al usuario recibir, almacenar y enviar mensajes a sus socios de red. Estamos hablando de comunicación unidireccional. Para asegurar comunicación bidireccional es necesario enviar y recibir mensajes repetidamente por correo electrónico o utilizar otros métodos de comunicación.

Un mensaje que se envía con frecuencia está disponible para todos los usuarios. correo electrónico, debe publicarse en un tablón de anuncios de computadora; si es necesario, se puede señalar que se trata de correspondencia privada. También puede enviar un mensaje con un informe de su recepción por parte del destinatario.

Cuando una empresa decide configurar una cuenta de correo electrónico, tiene dos opciones. La primera es comprar tu propio hardware y software y crear el tuyo propio. red local Computadoras que realizan funciones de correo electrónico. El segundo es la compra de un servicio de correo electrónico, que a su vez es proporcionado por organizaciones de comunicación especializadas por una determinada tarifa periódica.

Correo de audio. Este correo le permite enviar mensajes de voz. Es similar al correo electrónico, excepto que escribe el mensaje en el teclado de su computadora y lo envía a través de su teléfono. Del mismo modo, recibe mensajes enviados por teléfono. El sistema incluye un dispositivo especial para convertir señales de audio en código digital y viceversa, así como una computadora para almacenar mensajes de audio en formulario digital. El correo de audio también se implementa en línea.

El correo para transmitir mensajes de audio se utiliza con éxito para la comunicación grupal. Para ello, el remitente del mensaje deberá indicar adicionalmente una lista de aquellas personas a las que este mensaje será enviado. El sistema llamará periódicamente a todas las personas especificadas para enviarles un mensaje.

La principal ventaja del correo de audio en comparación con el correo electrónico. La razón es que es más conveniente: al usarlo, no es necesario ingresar datos desde el teclado.

Procesador de mesa. Las funciones de los entornos de software de procesador tabular modernos le permiten realizar numerosas operaciones con datos presentados en forma tabular. Entre las características comunes de estas operaciones, se pueden identificar los grupos de operaciones tecnológicas más numerosos y utilizados:

· entrada de datos tanto desde el teclado como desde bases de datos;

· procesamiento de datos (clasificación, generación automática de totales, copia y transferencia de datos, varios grupos de operaciones de cálculo, agregación de datos, etc.);

· enviar información en forma impresa, en forma de archivos importados a otros sistemas, directamente a la base de datos;

· diseño de alta calidad de formularios tabulares para presentar datos;

· presentación de datos multifacética y de alta calidad en forma de cuadros y gráficos;

· realización de cálculos técnicos, financieros y estadísticos;

llevando a cabo modelado matemático y otras operaciones.

Calendario electrónico. Brinda la oportunidad de utilizar una computadora incluida en la red para almacenar y manipular el horario de trabajo de los gerentes y otros empleados de la organización. Por ejemplo, un gerente establece la fecha y hora de un evento, ve el cronograma resultante y, si es necesario, realiza ajustes usando el teclado. Hardware y software calendario electrónico Totalmente compatible con componentes de correo electrónico. El software de calendario es a menudo parte integrante software de correo electrónico.

El sistema también permite acceder a los calendarios de otros directivos y coordinar automáticamente los horarios de las reuniones con sus propios horarios.

El uso de un calendario electrónico es especialmente eficaz para los directivos niveles más altos gestión, cuyo calendario se planifica con mucha antelación.

Conferencias informáticas y teleconferencias. Las conferencias informáticas utilizan redes informáticas para intercambiar información entre un grupo de personas que abordan un tema específico. Las personas con acceso a esta tecnología son círculo limitado. El número de participantes en una conferencia por computadora puede ser muchas veces mayor que en las conferencias de audio y video.

La teleconferencia incluye tres tipos de conferencias: audio, video y computadora.

Videotexto. Aquí la computadora se utiliza para obtener la visualización de texto y datos gráficos en la pantalla del monitor. Los tomadores de decisiones tienen tres opciones para recibir información en forma de texto de video:

· crear archivos de texto de vídeo en propias computadoras;

· celebrar un acuerdo con una empresa de esta especialización para obtener acceso a archivos de texto de vídeo desarrollados por ella. Dichos ficheros, desarrollados específicamente para su venta, podrán ser almacenados en los servidores de la empresa que realiza servicios similares, o suministrado al cliente en discos magnéticos u ópticos;

· celebrar acuerdos con otras empresas para obtener acceso a sus archivos de texto de vídeo.

Ya está disponible el intercambio de catálogos y listas de precios de sus productos entre empresas en forma de vídeo texto. gran popularidad. Las empresas especializadas en la venta de vídeo texto empiezan a competir materiales impresos, como periódicos y revistas. Así, en muchos países ahora es posible solicitar un periódico, una revista o información sobre el mercado de valores en forma de texto en vídeo.

Almacenamiento de imágenes. En cualquier organización es necesario mucho tiempo mantener gran número documentos. Por conveniencia, se les ocurrió la idea de almacenar no el documento en sí, sino su imagen (imagen) y almacenarlo en formato digital.

El almacenamiento de imágenes es una tecnología de oficina prometedora y se lleva a cabo mediante un dispositivo especial: un reconocedor de patrones ópticos, que permite convertir la imagen de un documento o película a formato digital y luego almacenarla en memoria externa computadora. Una imagen guardada en formato digital se puede visualizar en cualquier momento en su en forma real a la pantalla o a la impresora. Para almacenar imágenes se utilizan discos ópticos u otros medios de gran capacidad.

Audioconferencias. Utilizan comunicaciones de audio para mantener las comunicaciones entre empleados o departamentos de la empresa geográficamente remotos. El medio técnico más sencillo para las audioconferencias es la comunicación telefónica, equipada con dispositivos adicionales que permiten que más de dos participantes participen en una conversación. La audioconferencia no requiere una computadora, solo implica el uso de comunicación de audio bidireccional entre sus participantes.

La audioconferencia es un medio de comunicación muy beneficioso. Es barato y conveniente. La eficacia de las audioconferencias aumenta cuando se cumplen las siguientes condiciones:

· la persona que organiza la audioconferencia debe asegurarse primero de que todos tengan la oportunidad de participar en ella partes interesadas;

· el número de participantes en la conferencia no debe ser superior a seis personas para mantener la discusión dentro del marco del problema en discusión;

· el programa de la conferencia debe comunicarse a sus participantes con antelación, por ejemplo mediante fax;

· antes del diálogo, cada participante debe presentarse;

· debe organizarse la grabación de la conferencia y su posterior almacenamiento;

· la grabación de la conferencia debe imprimirse y enviarse a todos los participantes.

Videoconferencia. Están destinados a los mismos fines que las audioconferencias, pero utilizando equipos de vídeo. Tampoco requieren una computadora. Durante una videoconferencia, los participantes ubicados en diferentes lugares del mundo pueden verse a sí mismos y a otros participantes en una pantalla de televisión o monitor. El audio se transmite simultáneamente con la imagen de vídeo.

Aunque la videoconferencia reduce los costos de viaje y transporte, la mayoría de las empresas la utilizan por otra razón. Estas empresas ven en ellas una oportunidad de participar en la solución del problema. cantidad máxima gerentes y otros empleados ubicados en larga distancia desde la oficina principal.

Las tres configuraciones más populares para crear videoconferencias son:

· comunicación unidireccional de vídeo y audio. Aquí, las señales de vídeo y audio van sólo en una dirección, por ejemplo, del director del proyecto a los artistas;

· comunicación de vídeo unidireccional y audio bidireccional. El audio bidireccional permite a los participantes de la conferencia que reciben video intercambiar información de audio con el participante que transmite el video;

· Comunicación bidireccional de vídeo y audio. Es la configuración más cara que utiliza comunicación bidireccional de vídeo y audio entre todos los participantes de la conferencia, normalmente del mismo estado.

Comunicación por fax. Esta conexión se basa en el uso de una máquina de fax leyendo un documento en un extremo canal de comunicacion y reproducir su imagen en otro.

El servicio de fax es rápido y la manera fácil distribuir documentos a miembros de un grupo que abordan un tema específico, independientemente de su ubicación geográfica.

2. Gestión de documentos electrónicos

2.1 Finalidad de los sistemas de gestión de documentos electrónicos

Entonces, la gestión de documentos electrónicos en el caso general es la organización del movimiento de documentos entre departamentos empresariales, grupos de usuarios o usuarios. Porque la mayoría de las veces permanecen en el servidor; el movimiento de documentos no significa su movimiento físico, sino la transferencia de derechos para usarlos con notificación a ciertos usuarios y control sobre su ejecución. El objetivo principal de los sistemas. gestión de documentos electrónicos esta es la organización de almacenamiento documentos electronicos, así como su búsqueda tanto por atributos como por contenido. Los sistemas de gestión de documentos electrónicos también brindan acceso autorizado a los documentos, registran los cambios realizados en ellos y controlan todas sus versiones y subversiones.

La automatización del flujo de documentos permite utilizar información de la base de datos, reduciendo la cantidad de entrada manual de información, lo que reduce el tiempo de trabajo y reduce la cantidad de errores. Además de los formularios de documentos, la base de datos del sistema de gestión de documentos almacena datos (montos, números de contrato, fechas de contrato, direcciones, etc.), que también pueden ser necesarios en muchos documentos (contratos, pedidos, certificados de finalización de obra, etc.). . Esta información se ingresa una vez y permite generar los documentos requeridos por las estructuras administrativas.

Según la revista ASAP, en el mundo se producen aproximadamente 6 mil millones de documentos anualmente; el empleado promedio pasa alrededor de 150 horas al año buscando información perdida. Por lo tanto, existe la necesidad de proporcionar la información necesaria en un formato listo para su “consumo” y luego ofrecerla.

El mercado moderno de software de aplicaciones ofrece una serie de sistemas automatizados de gestión de documentos. Entre ellos se encuentran DocsVision 3.6 de DocsVision, ESCOM.DOC©, J.D. system. Edwards OneWorld, desarrollado por Robertson and Blums Corporation y otros.

En primer lugar, definamos de qué tipo de software estamos hablando. La definición más completa de Sistemas de Gestión Documental (EDMS - Electronic Document Management Systems) la da la empresa analítica IDC:

"Los sistemas de gestión de documentos (DMS) proporcionan el proceso de creación, gestión del acceso y distribución de grandes volúmenes de documentos en redes informáticas, y también proporcionan control sobre el flujo de documentos en una organización. A menudo, estos documentos se almacenan en repositorios especiales o en un archivo. Jerarquía del sistema Los tipos de archivos que, normalmente admitidos por los sistemas DMS, incluyen documentos de texto, imágenes, hojas de cálculo, datos de audio y vídeo. documentos web. Características generales Los sistemas CDS son creación de documentos, control de acceso, transformación y seguridad."

Inicialmente, los DMS eran aplicaciones verticales diseñadas para ser utilizadas por pequeños grupos de especialistas que trabajaban a poca distancia entre sí con documentos de estructura compleja. En el extranjero, las aplicaciones de gestión de documentos verticales se utilizaban principalmente en la investigación farmacéutica, los seguros, la ingeniería y la producción industrial.

En las empresas distribuidas modernas, el sistema de distribución de documentos, los requisitos para su disponibilidad y la necesidad. colaboración con ellos crecen exponencialmente. Todos los días se crean materiales de gran valor, se publican en redes globales y se distribuyen entre diversos grupos de personas. En la era de la Web, los documentos formalizados a los que sólo pueden acceder los especialistas ya no pueden almacenar conocimiento corporativo. Los sistemas de gestión de documentos deberían ayudar con esto.

Por tanto, la automatización de oficinas (con la ayuda de un sistema de gestión de datos) es necesaria para garantizar la movilidad de la gestión de la empresa y del trabajo de la propia empresa.

Hoy en día, las empresas requieren verdaderamente arquitectura distribuida gestión de documentos, es decir aquel que satisfaga los siguientes requisitos:

· Escalabilidad: es deseable que el sistema de gestión de documentos pueda soportar más usuarios, y el sistema era capaz de aumentar su potencia y esto estaba determinado únicamente por la potencia del hardware correspondiente. Este requisito puede satisfacerse mediante servidores de bases de datos producidos por empresas como Sybase, Oracle, Informix, etc., que existen en casi todas las plataformas de software y hardware posibles, proporcionando así la más amplia gama de rendimiento.

· Distribución: los principales problemas al trabajar con documentos surgen en organizaciones distribuidas geográficamente, por lo que la arquitectura de los sistemas de gestión de documentos debe soportar la interacción de ubicaciones distribuidas. A asientos asignados Se pueden combinar mediante canales de comunicación de diferente velocidad y calidad. Además, la arquitectura del sistema debe soportar la interacción con usuarios remotos. La gestión de documentos distribuida y extensible aumenta drásticamente la productividad de los empleados y mejora la competitividad general de la organización.

· Modularidad: es muy posible que el cliente no requiera la implementación de todos los componentes del sistema de flujo de documentos a la vez y, a veces, el número de tareas resueltas por el cliente es menor que el número de todas las tareas de flujo de documentos. De esto concluimos que el sistema de gestión documental debe constar de módulos separados integrados entre sí.

· Apertura: el sistema de flujo de documentos no debe ni puede existir por separado con otros sistemas; por ejemplo, a veces es necesario integrar el sistema con una aplicación. programa de contabilidad. Entonces el sistema de gestión documental debería tener interfaces abiertas necesario en algunos casos para su modificación e integración con otros sistemas.

· Eficiencia: garantizar una relación racional entre los costos de creación del sistema y los efectos previstos, incluidos los resultados finales de la automatización de documentos; la capacidad de introducir una amplia gama de tecnologías adicionales para aumentar el nivel de rendimiento de los fondos gastados en el sistema.

En el mercado de fondos control electrónico documentos, condicionalmente, destacaremos cinco categorías del tribunal. Pero, como muestra la práctica, ninguna clasificación es ideal. Como resultado, algunos productos se clasifican en varias categorías al mismo tiempo y tienen características que son comunes a productos de diferentes categorías.

Generalmente diseñado para verticales y aplicaciones horizontales, a veces destinados a su uso en una industria específica. Estas soluciones proporcionan completa ciclo vital trabajar con documentos, como trabajar con imágenes, tecnologías para gestionar registros y flujos de trabajo, gestión de contenidos (ver más abajo), etc.

Sistemas de gestión de imágenes.

En el mercado de herramientas de gestión de documentos electrónicos, podemos distinguir a grandes rasgos cinco categorías de tecnologías. Cabe señalar que ninguna clasificación es aparentemente ideal. Como resultado, algunos productos se clasifican en varias categorías al mismo tiempo y tienen características exclusivas de productos de diferentes categorías.

· Sistemas de gestión orientados a procesos de negocio: Documentum, FileNet (Panagon y Watermark), Hummingbird (PC DOCS).

Normalmente están diseñados para aplicaciones verticales y horizontales específicas, a veces destinados a su uso en una industria específica. Estas soluciones generalmente brindan el ciclo de vida completo del documento, incluidas tecnologías de imágenes, gestión de registros y flujo de trabajo, gestión de contenido (ver más abajo) y más.

· Sistemas judiciales corporativos: Lotus (Domino.Doc), complementos de Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context).

Proporcionan una infraestructura empresarial para crear, colaborar y publicar documentos, normalmente disponibles para todos los usuarios de la organización. Las capacidades básicas de estos sistemas son similares a las de los sistemas orientados a procesos de negocio. Sin embargo, su característica distintiva es la forma en que se utilizan y distribuyen. Al igual que herramientas como procesadores de texto y hojas de cálculo, los DMS corporativos son la “aplicación predeterminada” estándar para crear y publicar documentos en una organización. Por lo general, estas herramientas no están diseñadas para usarse únicamente en una industria específica o para una tarea estrictamente definida. Se ofrecen e implementan como tecnologías corporativas generales, accesibles para casi cualquier categoría de usuarios.

· Sistemas de gestión de contenidos (del inglés content - contenido, esencia): Adobe, Excalibur.

Proporcionar un proceso para rastrear la creación, acceso, control y entrega de información hasta el nivel de secciones y objetos del documento para su posterior reutilizar y compilación. Potencialmente, la disponibilidad de información no en forma de documentos, sino en objetos más pequeños, facilita el intercambio de información entre aplicaciones.

· Sistemas de gestión de imágenes

Convierten información del papel a un formato digital, generalmente TIFF (formato de archivo de imagen etiquetado), después de lo cual el documento se puede utilizar en formato electrónico.

· Sistemas de gestión de flujos de trabajo: Lotus (Domino/Notes y Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.

Estos sistemas están diseñados principalmente para asegurar el movimiento de determinados objetos con antelación. rutas dadas(el llamado “enrutamiento duro”). En cada etapa, el objeto puede cambiar, por eso se llama en términos generales"trabajar" Los sistemas de este tipo se denominan sistemas de flujo de trabajo: "flujo de trabajo" (desafortunadamente, no existe un equivalente exacto para este término en ruso). Los documentos pueden estar asociados a puestos de trabajo, pero los documentos no son el objeto básico de estos sistemas. Con la ayuda de estos sistemas, es posible organizar ciertos trabajos, para los cuales todas las etapas se conocen de antemano y se pueden prescribir.

2.2 Subsistemas de automatización documental

documento electrónico de oficina de automatización de información

El sistema de automatización del flujo de documentos consta de varios subsistemas. Cada uno de estos subsistemas tiene un conjunto de funciones específicas. Además, cada subsistema interactúa estrechamente con otros subsistemas. En la práctica, los productos de software se pueden clasificar condicionalmente en un grupo particular en nuestra clasificación. Como regla general, los sistemas implementan solo parte de las funciones que se describen a continuación, mientras que un producto de una clase puede incluir parte de las funciones de sistemas de otra clase. Por lo tanto, construir sistemas de automatización de documentos a partir de productos existentes en el mercado requiere no sólo una buena comprensión de la tarea final, sino también un excelente conocimiento del mercado de software.

Se pueden distinguir los siguientes subsistemas de automatización documental:

· Archivos de documentos;

· Sistemas de entrada de documentos y sistemas de procesamiento de imágenes de documentos;

· Sistemas de gestión de costes de almacenamiento de documentos;

· Sistemas de enrutamiento de documentos;

· Sistemas para la automatización compleja de procesos de negocio.

El sistema de gestión documental se basa en un subsistema de almacenamiento. En el caso más sencillo, podría tratarse de una base de datos de contabilidad de documentos en sistemas ofimáticos. La estación de trabajo del cliente brinda la capacidad de ingresar información sobre documentos en el sistema, buscar documentos por sus atributos y modificar información ( ubicación actual, estado de ejecución, etc.) y gestión de datos.

Si el sistema de gestión de documentos almacena documentos o sus imágenes, se requiere un entorno de almacenamiento especial. En el caso más sencillo, se puede utilizar para ello un sistema de archivos. en más caso dificil podría ser sistema especializado construcción de un archivo documental. La base de datos debe contener información sobre derechos de acceso a documentos, candados, etc. En este caso, es posible contar con sistemas para optimizar el costo de almacenamiento de documentos y un sistema para soportar la indexación de texto completo.

En consecuencia, las aplicaciones cliente deben incluir funciones adicionales como acceso a documentos en el archivo, soporte para bloquear y cambiar atributos de documentos, así como la capacidad de realizar búsquedas de texto completo.

Para ingresar documentos al sistema, se puede utilizar un sistema de reconocimiento de texto y formularios impresos.

Si el sistema tiene herramientas de enrutamiento, la base de datos almacena información adicional sobre rutas de movimiento de documentos, el estado actual de las rutas, etc. El módulo de enrutamiento entrega documentos directamente a las estaciones de trabajo de los usuarios e ingresa información sobre los cambios en el estado de los documentos en la base de datos. Es posible que la estación de trabajo cliente del sistema de enrutamiento no interactúe directamente con la base de datos y el archivo de documentos, sino que acceda a los documentos a través de un entorno de enrutamiento, que puede ser el correo electrónico.

Conclusión

Actualmente, la presencia de un sistema de flujo de documentos y ofimática que funcione con éxito indica el bienestar de la institución y su gestión. Esto significa el control total de los subordinados a la dirección del aparato, su competencia, solidaridad, disciplina e interés en la ejecución más exitosa del trabajo asignado.

El sistema automatizado permite intercambiar información de forma rápida y eficaz entre todas las áreas del proceso productivo, permitiendo reducir el tiempo necesario para la preparación. tareas específicas, excluir posibles apariciones errores en la preparación de la documentación de informes.

Implementación sistema automatizado proporcionará comodidad en el trabajo, organización racional de la producción y reducción del estrés psicológico. El estrés fisiológico también disminuirá, porque con la implementación de un software adecuado, el tiempo dedicado a un mismo trabajo se reducirá significativamente. Esto tendrá un efecto positivo en el desempeño del empleado, porque conducirá a una reducción en la cantidad de información procesada y el personal también tendrá tiempo adicional para analizar y tomar decisiones de gestión.

Durante su existencia, la tecnología informática ha recorrido un largo camino de desarrollo no solo en el campo de los productos de software o la arquitectura de sistemas, sino también en el campo de la integración de la tecnología informática y los procesos comerciales. Inicialmente creadas para automatizar procesos rutinarios, las tecnologías informáticas se han convertido en un factor decisivo a la hora de determinar los propios procesos empresariales. Hoy en día es muy difícil imaginar una oficina moderna no solo sin una computadora, sino también sin programas especiales que permitan automatizar todo el trabajo con la documentación. Podemos decir que hoy en día la funcionalidad básica de estos productos de software de todos los fabricantes más conocidos cumple con los requisitos básicos del trabajo de oficina ruso y garantiza la implementación de todas las operaciones básicas del trabajo de oficina. Por lo tanto, al elegir un producto de software en particular, se presta especial atención a los detalles, las características de funcionamiento y la configuración de tal o cual software.

Glosario

		Definición
	Procesador de textos	uno de los tipos de software de aplicación diseñado para crear y procesar texto.
	Correo electrónico	Componente de sede electrónica que permite a los usuarios intercambiar mensajes electrónicos a través de la red.
	Tecnología de la información para la automatización de oficinas.	organización y soporte de procesos de comunicación tanto dentro de la organización como con el entorno externo basados en redes informáticas y otros medios modernos para transmitir y trabajar con información.
	correo de audio	mail que permite a los usuarios enviar mensajes de voz.
	reconocedor de patrones ópticos	Un dispositivo que le permite convertir una imagen de un documento o película a formato digital y luego almacenarla en la memoria externa de una computadora.
	Audioconferencia	Un medio de comunicación que utiliza comunicación de audio para mantener comunicaciones entre personas geográficamente remotas.
	Facsímil	comunicación basada en el uso de una máquina de fax que lee un documento en un extremo del canal de comunicación y reproduce su imagen en el otro.
	Eficiencia del flujo de documentos	Asegurar una relación racional entre los costos de creación del sistema y los efectos objetivo, incluidos los resultados finales de la automatización de documentos.
	Tribunales corporativos	Proporcionan una infraestructura empresarial para crear, colaborar y publicar documentos, normalmente disponibles para todos los usuarios de la organización.
	Sistemas de gestión de contenidos	Sistemas que proporcionan un proceso para rastrear la creación, acceso, control y entrega de información hasta el nivel de secciones y objetos del documento para su posterior reutilización y compilación.

Lista de fuentes utilizadas

1. Pakhchanyan A. Revisión de los sistemas de gestión de documentos electrónicos. / A. Pakhchanyan. San Petersburgo; "Pedro", 2003. - 74 p. -ISBN 5-85647-057-

2. Simónovich S.V. Informática: curso basico. / S.V. Simónovich. San Petersburgo; "Pedro", 2002. - 24 p. - ISBN 5-300-02821-5.

3. Morozevich A.N. Fundamentos de la informática económica. Guía de estudio. / UN. Morozevich, N.N. Goviadinova, B.A. Hierro. ml.; "BSEU", 2006. - 237 p. -ISBN 5-30567-453-5

4. Nazarov S.V. Paquetes de software de oficina. Libro de texto Beneficio. / S.V. Nazarov. Moscú.; "Editorial AST", 2003. - 112 p. -ISBN 5-34634554-4

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Análisis de las características operativas y capacidades técnicas del programa 1C: Enterprise, diseñado para resolver una amplia gama de tareas de automatización de actividades contables y de oficina. Características de las principales herramientas de administración y configuración del sistema.

trabajo del curso, añadido el 28/05/2010

Uso de tecnología de la información para automatizar el lugar de trabajo del comandante. institución educativa. Software y hardware. Arquitectura de software. Descripción interfaces de usuario. Análisis de dominio.

trabajo del curso, añadido el 06/06/2015

Creación de un sitio web en Internet para informar a estudiantes y profesores sobre los congresos en curso. Desarrollo de un modelo de “cómo será” teniendo en cuenta la implementación de un sistema de automatización. Descripción de escenarios de funciones elementales y modelo fisico bases de datos.

trabajo del curso, añadido el 19/12/2015

El concepto y proceso de procesamiento de la información. Tecnología de preparación documentos de texto y un sistema de gestión documental. Métodos y medios de seguridad de la información. Experto y sistemas legales y de referencia y automatización del lugar de trabajo y de las actividades de oficina.

hoja de trucos, agregada el 29/07/2010

Un moderno sistema de automatización de restaurantes como una de las principales herramientas para el desarrollo del negocio de restauración. El impacto de un sistema automatizado en la mejora de la eficiencia de la gestión de restaurantes. Análisis de extranjeros y sistemas domésticos automatización.

trabajo del curso, añadido el 23/02/2010

El concepto de tecnologías de la información, etapas de su desarrollo, componentes y principales tipos. Características de las tecnologías de la información para el procesamiento de datos y sistemas expertos. Metodología de uso de las tecnologías de la información. Ventajas de la tecnología informática.

trabajo del curso, añadido el 16/09/2011

Revisión del gobierno y estándares internacionales y metodologías para la creación y operación de sistemas de información. Características de los métodos actuales de automatización empresarial. Proyecto de automatización para el servicio de despacho de Rome LLC, creado usando MS Project.

Características y finalidad. Las tareas de oficina incluyen las siguientes: trabajo de oficina, gestión, control de gestión, creación de informes, búsqueda, entrada y actualización de información, programación, intercambio de información entre departamentos de oficina, entre oficinas empresariales y entre empresas. Procedimientos típicos realizados en las tareas enumeradas anteriormente:

 procesar información entrante y saliente (leer y responder cartas, redactar informes, circulares y otra documentación, que también puede incluir dibujos y diagramas);

 recopilación y posterior análisis de datos (informes ciertos periodos tiempo para diferentes departamentos de acuerdo con diferentes criterios de selección);

 almacenamiento de la información recibida (acceso rápido a la información y búsqueda de los datos necesarios).

Esto requiere que se cumplan las siguientes condiciones: el trabajo entre los artistas debe estar coordinado; el flujo de documentos se optimiza tanto como sea posible; brindó la oportunidad de interacción entre las divisiones dentro de la empresa y las empresas dentro de la asociación.

Una oficina automatizada resulta atractiva para los directivos de todos los niveles de gestión de una empresa no sólo porque apoya la comunicación dentro de la empresa entre el personal, sino también porque les proporciona nuevos medios de comunicación con el entorno externo.

Tecnología de la información de oficina automatizada.– es la organización y soporte de los procesos de comunicación tanto dentro de la organización como con el entorno externo basados en redes informáticas y otros medios modernos para transmitir y trabajar con información.

Las tecnologías de automatización de oficinas son utilizadas por gerentes, especialistas, secretarias y trabajadores administrativos, y son especialmente atractivas para la resolución de problemas en grupo. Pueden aumentar la productividad de secretarias y oficinistas y permitirles hacer frente a un volumen de trabajo cada vez mayor. Sin embargo, este beneficio es secundario frente a la capacidad de utilizar la ofimática como herramienta de resolución de problemas. Mejorar las decisiones que toman los directivos como resultado de su mejor comunicación puede asegurar el crecimiento económico de la empresa.

Componentes principales oficina automatizada se presentan en la Fig. 6.3. Actualmente, existen varias docenas de productos de software para computadoras y hardware no informático que brindan tecnología de automatización de oficinas: procesador de textos, procesador de hojas de cálculo, correo electrónico, calendario electrónico, correo de audio, computadora y teleconferencias, texto de video, almacenamiento de imágenes, así como programas de gestión especializados: mantenimiento de documentos, seguimiento de la ejecución de órdenes, etc.

La automatización de las actividades de oficina se realiza sobre la base de un complejo de hardware y software denominado oficina electrónica.

Sede electrónica– un complejo de hardware y software diseñado para procesar documentos y automatizar el trabajo de los usuarios en los sistemas de control.

Arroz. 6.3. Ofimática

La sede electrónica incluye el siguiente hardware: uno o más ordenadores, posiblemente integrados en una red; dispositivos de impresión; medios para copiar documentos; módem (si la computadora está conectada a una red global o una computadora geográficamente remota). Además, el hardware puede incluir escáneres utilizados para entrada automática información textual y gráfica directamente de documentos primarios; serpentinas diseñadas para crear archivos en minicasetes en cinta magnética; Equipos de proyección para presentaciones.

Los principales productos de software incluidos en la oficina son:

 editor de texto;

 hoja de cálculo;

 Sistema de gestión de bases de datos.

El software de Office también puede incluir:

 programa de análisis y programación;

 programa de presentación;

 editor gráfico;

 programa de mantenimiento del módem fax;

 programas de traducción.

Los productos de software de Office se utilizan tanto de forma independiente como como parte de paquetes integrados.

El paquete integrado (IP) para la oficina incluye productos de software que interactúan entre sí. El paquete se basa en un editor de texto, una hoja de cálculo y un DBMS. Además de ellos, el IP puede incluir otros productos de oficina enumerados anteriormente. La principal característica distintiva de los programas que componen el IP es interfaz común usuario, permitiéndole utilizar las mismas (o similares) técnicas para trabajar con varias aplicaciones paquete. La interacción del programa se produce a nivel de documento. Esto significa que un documento creado en una aplicación se puede insertar en otra aplicación y modificar si es necesario. La similitud de la interfaz reduce el costo de capacitar a los usuarios. Además, el precio de un paquete de tres o más aplicaciones compatibles con el mismo fabricante es significativamente más bajo que el precio total (si se compra por separado).

Actualmente, tres suites dominan el mercado de productos de oficina: Borland Office para Windows de Novell, SmartSuite de Lotus Development y oficina de microsoft Empresa Microsoft.

También se utilizan ampliamente medios no informáticos: conferencias de audio y video, fax, fotocopiadoras y otros equipos de oficina.

Un componente obligatorio de cualquier tecnología es una base de datos. En una oficina automatizada, la base de datos concentra datos sobre el sistema de producción de la empresa, del mismo modo que en la tecnología de procesamiento de datos en el nivel operativo de gestión. La información de la base de datos también puede provenir del entorno externo de la empresa. Los especialistas deben dominar las operaciones tecnológicas básicas para trabajar en un entorno de bases de datos.

Por ejemplo, la base de datos recopila información sobre ventas diarias transmitido por los agentes de ventas de la empresa a computadora principal, o información sobre entregas semanales de materias primas. La información sobre los tipos de cambio o cotizaciones de valores, incluidas las acciones de esta empresa, que se ajustan diariamente en la base de datos correspondiente, se puede recibir diariamente por correo electrónico desde la bolsa.

La información de la base de datos se introduce en aplicaciones (programas) informáticas, como procesadores de texto, procesadores de hojas de cálculo, correo electrónico, conferencias informáticas, etc. Cualquier aplicación informática de oficina automatizada proporciona a los trabajadores comunicación entre sí y con otras empresas.

La información obtenida de bases de datos también puede utilizarse en medios técnicos no informáticos para su transmisión, replicación y almacenamiento.

Además, para organizar las actividades de oficina, utilizan el correo electrónico, teleconferencias y conferencias por computadora, tecnología de videotexto, tecnologías de almacenamiento de imágenes, conferencias de audio y video y comunicaciones por fax.

El correo electrónico (E-mail), basado en el uso de la red de computadoras, permite al usuario recibir, almacenar y enviar mensajes a sus socios de red. Aquí sólo se produce comunicación unidireccional. Para garantizar una comunicación bidireccional, deberá enviar y recibir mensajes repetidamente por correo electrónico o utilizar otro método de comunicación.

El correo electrónico puede proporcionar diferentes experiencias al usuario según el software utilizado. Para que el mensaje enviado esté disponible para todos los usuarios de correo electrónico, debe colocarse en un tablón de anuncios de computadora, si lo desea, puede indicar que se trata de correspondencia privada; También podrá enviar el envío con notificación de su recepción por parte del destinatario.

Cuando una empresa decide implementar el correo electrónico tiene dos opciones. La primera es comprar tu propio hardware y software y crear tu propia red local de computadoras que implemente la función de correo electrónico. La segunda opción está relacionada con la compra de un servicio de correo electrónico, que es proporcionado por organizaciones de comunicación especializadas por una tarifa periódica.

correo de audio. Este es un correo para enviar mensajes por voz. Es similar al correo electrónico, excepto que en lugar de escribir un mensaje en el teclado de una computadora, lo envía a través de su teléfono. También recibe mensajes enviados por teléfono. El sistema incluye un dispositivo especial para convertir señales de audio en código digital y viceversa, así como una computadora para almacenar mensajes de audio en formato digital. El correo de audio también se implementa en línea.

El correo de audio se puede utilizar con éxito para la resolución de problemas en grupo. Para ello, el remitente del mensaje deberá indicar adicionalmente la lista de personas a las que está destinado el mensaje. El sistema llamará periódicamente a todos los empleados especificados para enviarles un mensaje.

La principal ventaja del correo de audio en comparación con el correo electrónico es que es más sencillo: al utilizarlo, no es necesario introducir datos desde el teclado.

Calendario electrónico. Proporciona otra oportunidad de utilizar una versión de red de una computadora para almacenar y manipular el horario de trabajo de los gerentes y otros empleados de la organización. El gerente (o su secretaria) establece la fecha y hora de una reunión u otro evento, ve el cronograma resultante y realiza cambios usando el teclado. El hardware y software del calendario electrónico es totalmente compatible con componentes similares del correo electrónico. Además, el software de calendario suele ser una parte integral del software de correo electrónico.

El sistema además permite acceder a los calendarios de otros gestores. Puede coordinar automáticamente los horarios de las reuniones con sus propios horarios.

El uso de un calendario electrónico resulta especialmente eficaz para los directivos de altos niveles directivos, cuyas jornadas laborales están programadas con mucha antelación.

Conferencias informáticas y teleconferencias. Las conferencias informáticas utilizan redes informáticas para intercambiar información entre miembros de un grupo que resuelven un problema específico. Naturalmente, el círculo de personas con acceso a esta tecnología es limitado. El número de participantes en una conferencia por computadora puede ser muchas veces mayor que en las conferencias de audio y video.

En la literatura se puede encontrar a menudo el término teleconferencia. La teleconferencia incluye tres tipos de conferencias: audio, video y computadora.

Videotexto. Se basa en el uso de una computadora para mostrar texto y datos gráficos en la pantalla de un monitor. Hay tres opciones para que los tomadores de decisiones obtengan información en forma de texto en video:

1) cree archivos de texto de vídeo en sus propias computadoras;

2) celebrar un acuerdo con una empresa especializada para obtener acceso a archivos de texto de vídeo desarrollados por ella. Dichos archivos, específicamente destinados a la venta, podrán almacenarse en los servidores de la empresa que presta dichos servicios, o entregarse al cliente en discos magnéticos u ópticos;

3) celebrar acuerdos con otras empresas para obtener acceso a sus archivos de texto de vídeo.

El intercambio de catálogos y etiquetas de precios (listas de precios) de sus productos entre empresas en forma de texto en vídeo se está volviendo cada vez más popular. En cuanto a las empresas especializadas en la venta de vídeo texto, sus servicios empiezan a competir con productos impresos como periódicos y revistas. Así, en muchos países ahora es posible encargar un periódico o una revista en forma de texto en vídeo, sin mencionar los informes actuales de información bursátil.

Almacenamiento de imágenes. Cualquier empresa necesita almacenar una gran cantidad de documentos durante mucho tiempo. Su número puede ser tan grande que almacenarlos incluso en forma de archivos causa serios problemas. Por tanto, surgió la idea de almacenar no el documento en sí, sino su imagen (imagen), y almacenarlo en formato digital.

El almacenamiento de imágenes (imaging) es una tecnología de oficina prometedora y se basa en el uso de un dispositivo especial: un reconocedor de patrones ópticos, que permite convertir una imagen de un documento o película a formato digital para su posterior almacenamiento en la memoria externa de un computadora. Una imagen guardada en formato digital se puede mostrar en su forma real en una pantalla o impresora en cualquier momento. Para almacenar imágenes se utilizan discos ópticos de enormes capacidades. Así, en un disco óptico de cinco pulgadas se pueden grabar unas 200.000 páginas.

Las audioconferencias utilizan la comunicación de audio para mantener las comunicaciones entre empleados o departamentos geográficamente remotos de una empresa. El medio técnico más sencillo para implementar una audioconferencia es la comunicación telefónica, equipada con dispositivos adicionales que permiten que más de dos participantes participen en una conversación. La creación de audioconferencias no requiere una computadora, solo implica el uso de comunicación de audio bidireccional entre sus participantes.

El uso de audioconferencias facilita la toma de decisiones, es económico y cómodo.

La videoconferencia tiene los mismos fines que la audioconferencia, pero utilizando equipos de vídeo. Tampoco requieren una computadora. Durante la videoconferencia, sus participantes amigo lejano unos de otros a una distancia considerable, pueden verse a sí mismos y a otros participantes en la pantalla del televisor. El sonido se transmite simultáneamente con la imagen de televisión.

Aunque la videoconferencia puede reducir los costos de transporte y viajes, la mayoría de las empresas la utilizan por otras razones. Estas empresas los ven como una oportunidad para involucrar al máximo número de gerentes y otros empleados geográficamente alejados de la oficina principal en la resolución de problemas.

Comunicación por fax. Esta comunicación se basa en el uso de una máquina de fax que puede leer un documento en un extremo del canal de comunicación y reproducir su imagen en el otro.

El facsímil contribuye a la toma de decisiones mediante una comunicación rápida y envío fácil documentos a miembros de un grupo que resuelven un problema específico, independientemente de su ubicación geográfica.

Las tecnologías de oficina incluyen: trabajo de oficina, gestión, control de gestión, generación de informes, búsqueda, entrada y actualización de información, programación, intercambio de información entre departamentos de oficina, entre oficinas empresariales y entre empresas. Procedimientos típicos realizados en las tareas enumeradas anteriormente:

Procesar información entrante y saliente (leer y responder cartas, redactar informes, circulares y otra documentación, que también puede incluir dibujos y diagramas);

Recopilación y posterior análisis de datos (informes durante ciertos períodos de tiempo para varios departamentos de acuerdo con varios criterios de selección)

Almacenamiento de la información recibida (acceso rápido a la información y búsqueda de los datos necesarios).

Una oficina automatizada resulta atractiva para los directivos de todos los niveles de gestión de una empresa no sólo porque intercomunicador personal de la organización, sino también porque les proporciona nuevos medios de comunicación con el entorno externo.

La tecnología de la información de una oficina automatizada es la organización y soporte de los procesos de comunicación tanto dentro de la organización como con el entorno externo basados en redes informáticas y otros medios modernos para transmitir y trabajar con información.

Las tecnologías de automatización de oficinas son utilizadas por gerentes, especialistas, secretarias y trabajadores administrativos, y son especialmente atractivas para la resolución de problemas en grupo. Pueden aumentar la productividad de secretarias y oficinistas y permitirles hacer frente a un volumen de trabajo cada vez mayor. Sin embargo, este beneficio es secundario frente a la capacidad de utilizar la ofimática como herramienta de resolución de problemas. Mejorar las decisiones tomadas por los gerentes como resultado de su mejor comunicación puede asegurar el crecimiento económico de la organización.

Actualmente, existen varias docenas de productos de software para computadoras y hardware no informático que brindan tecnología de automatización de oficinas: procesador de textos, procesador de hojas de cálculo, correo electrónico, calendario electrónico, correo de audio, computadora y teleconferencias, texto de video, almacenamiento de imágenes, así como programas de gestión especializados: mantenimiento de documentos, seguimiento de la ejecución de órdenes, etc.

Los principales componentes de una oficina automatizada se muestran en la Fig. 7.1. La automatización de las actividades de oficina se realiza sobre la base de un complejo de hardware y software denominado oficina electrónica.

La sede electrónica es un complejo de software y hardware diseñado para procesar documentos y automatizar el trabajo de los usuarios en los sistemas de gestión.

La sede electrónica incluye el siguiente hardware: uno o más ordenadores, posiblemente conectados a una red; dispositivos de impresión; medios para copiar documentos; módem (si las computadoras están conectadas a una red o una PC geográficamente remota). Además, el hardware puede incluir escáneres utilizados para ingresar automáticamente texto e información gráfica directamente desde los documentos fuente; Equipos de proyección para presentaciones.

Fig.7.1. ofimática

Los principales productos de software incluidos en la oficina son:

editor de texto;

Hoja de cálculo;

Sistema de gestión de bases de datos.

El software de Office también puede incluir:

Programa de análisis y programación.

Programa de presentación;

Editor gráfico;

Programa de mantenimiento del módem fax

Programas de traducción.

Los productos de software de Office se utilizan tanto de forma independiente como como parte de paquetes integrados.

El paquete integrado (IP) para la oficina incluye productos de software que interactúan entre sí. El paquete se basa en un editor de texto, una hoja de cálculo y un DBMS. Además de ellos, el IP puede incluir otros productos de oficina enumerados anteriormente. La principal característica distintiva de los programas que componen IP es una interfaz de usuario común, que le permite utilizar las mismas (o similares) técnicas para trabajar con varias aplicaciones del paquete. La interacción del programa se produce a nivel de documento. Esto significa que un documento creado en una aplicación se puede insertar en otra aplicación y modificar si es necesario. La similitud de la interfaz reduce el costo de capacitar a los usuarios. Además, el precio de un conjunto de tres o más aplicaciones soportadas por el mismo fabricante es significativamente menor que el precio total (si las compras por separado).

Actualmente, el mercado de productos de oficina está dominado por tres suites: Borland Office para Windows de Novell, SmartSuite de Lotus Development y Microsoft Office de Microsoft.

La información de la base de datos se ingresa en aplicaciones (programas) informáticas, como procesadores de texto, procesadores de hojas de cálculo, correo electrónico, conferencias informáticas, etc. Cualquier aplicación informática de oficina automatizada proporciona a los trabajadores comunicación entre sí y con otras empresas.

La información obtenida de bases de datos también puede utilizarse en medios técnicos no informáticos para su transmisión, replicación y almacenamiento.

Ventajas que aporta el uso de un SGBD en una sede electrónica:

1. Proceso de generación de información sin papel (solo resultado final en papel)

2. Modo de diálogo interactivo para resolver problemas;

3. Posibilidad de cooperación colectiva en la preparación de una solución;

4. Posibilidad de reestructuración flexible y método de suministro de información.

La información obtenida de las bases de datos se puede utilizar tanto en

Tecnologías y medios técnicos de oficina informáticos y no informáticos: para transmisión, replicación y almacenamiento.

Editor de texto: le permite crear rápidamente un documento de texto de cualquier complejidad y perfeccionarlo mediante edición, formato y ortografía. El documento terminado se almacena en una memoria externa (o en dispositivos de almacenamiento de gran capacidad CD, DVD, FLESH) y luego se puede imprimir (impresora) o transmitir a través de una red informática. Así, el gerente tiene medios efectivos comunicación escrita. Como regla general, las oficinas utilizan el paquete Microsoft Office. Se trata de un conjunto de productos de software, cuyos componentes crean un único entorno de software. Los elementos de la interfaz de los programas incluidos en el paquete están unificados. El paquete incluye un centro de control: Microsoft Office Manager. Te permite correr programas individuales y salir de ellos, o conseguir instrucciones detalladas y pronta asistencia. El paquete MS Office incluye las siguientes herramientas de ofimática: editor de texto MS WORD; Procesador de hojas de cálculo MS EXCEL; Programa de presentación MS PowerPoint; ACCESO MSDBMS.

Las hojas de cálculo son un componente básico de la cultura de la información y la tecnología de oficina automatizada de cualquier empleado. Funciones ambientales hojas de cálculo permitirle obtener datos en tablas mediante cálculos complejos; realizar transformaciones de tablas de cálculo en cuadros y gráficos, realizar análisis, modelado matemático, optimización y previsión de datos de tablas. El procesamiento de datos le permite realizar clasificación, generación automática de totales, copiar y transferir datos, varios tipos de operaciones de cálculo, agregación de datos, etc. La entrada de datos puede realizarse desde el teclado o desde bases de datos. La salida de información puede realizarse en forma impresa, en forma de archivos importados a otros sistemas o directamente a la base de datos.

Cualquier entorno de hoja de cálculo moderno tiene un medio para transmitir datos a través de una red.

Los gráficos por computadora son un conjunto de métodos y herramientas para automatizar los procesos de preparación, ingreso, conversión, almacenamiento y visualización de información gráfica utilizando una computadora y dispositivos gráficos.

Programas de presentación: se utilizan para presentar (demostrar) un proyecto, dándole una apariencia atractiva con elementos publicitarios. La presentación puede contener: dibujos, fotografías, documentos de palabra, trabajadores hojas de excel, cuadros, gráficos y otros objetos.

Los sistemas multimedia son interactivos. sistemas informáticos, proporcionando trabajo con muchos entornos de información, vídeo, infografía animada, texto, sonido. Los componentes de hardware de multimedia son un adaptador acústico, un micrófono y parlantes.

También se utilizan ampliamente medios no informáticos: conferencias de audio y video, fax, fotocopiadoras y otros equipos de oficina.

Además, para organizar las actividades de oficina se utilizan el correo electrónico, las teleconferencias y conferencias por computadora, la tecnología de videotexto, las tecnologías de almacenamiento de imágenes, las conferencias de audio y video y el fax.

El correo electrónico (E mail), basado en el uso de la red de computadoras, permite al usuario recibir, almacenar y enviar mensajes a sus socios de red. El correo electrónico puede proporcionar funciones al usuario según el software utilizado. Para que un mensaje enviado esté disponible para todos los usuarios de correo electrónico, debe colocarse en un tablero de anuncios de la computadora, si lo desea, puede indicar que se trata de correspondencia privada; También podrá enviar envíos con notificación de su recepción por parte del destinatario.

Cuando una empresa decide implementar el correo electrónico, tiene dos opciones. La primera es comprar tu propio hardware y software y crear tu propia red local de computadoras que implemente la función de correo electrónico. La segunda forma está asociada a la compra de un servicio de correo electrónico proporcionado por organizaciones de comunicación especializadas por una tarifa periódica.

El componente de hardware del correo electrónico es un módem, un dispositivo para intercambiar información entre computadoras utilizando canales de comunicación ( lineas telefonicas, canales dedicados).

El correo de audio es un correo para enviar mensajes por voz. Es similar al correo electrónico, excepto que en lugar de escribir un mensaje en el teclado de una computadora, lo envía a través de su teléfono. También recibe mensajes enviados por teléfono. El sistema incluye un dispositivo especial para convertir señales de audio en código digital y viceversa, así como una computadora para almacenar mensajes de audio en formato digital. El correo de audio también se implementa en línea. La principal ventaja del correo de audio en comparación con el correo electrónico es que es más simple: cuando lo usa, no es necesario ingresar datos desde el teclado.

Calendario electrónico: brinda otra oportunidad de utilizar una red informática para almacenar y manipular el horario de trabajo de los gerentes y otros empleados de la organización. El gerente fija la fecha y hora para una reunión u otro evento, revisa el cronograma resultante y realiza cambios. El hardware y software del calendario electrónico es totalmente compatible con componentes similares del correo electrónico. Además, el software de calendario suele ser una parte integral del software de correo electrónico. El sistema además le permite acceder a los calendarios de otros administradores. Puede coordinar automáticamente los horarios de las reuniones con sus propios horarios. El uso de un calendario electrónico resulta especialmente eficaz para los directivos de altos niveles directivos, cuyas jornadas laborales están programadas con mucha antelación.

En la literatura se puede encontrar a menudo el término teleconferencia. La teleconferencia incluye tres tipos de conferencias: audio, video y computadora.

Audioconferencia: utiliza la comunicación de audio para respaldar las comunicaciones entre empleados o departamentos de la empresa geográficamente remotos. El medio técnico más sencillo para implementar una audioconferencia es la comunicación telefónica. Dispositivo telefónico equipado con medios adicionales que permiten que más de dos participantes participen en una conversación. Crear una audioconferencia no requiere una computadora, solo implica el uso de comunicación de audio bidireccional entre sus participantes. Uso audioconferencias Facilita la toma de decisiones, es barato y conveniente.

Las teleconferencias se basan en el uso de tecnología informática, que permite a los usuarios, a pesar de su lejanía mutua tanto en el espacio como en el tiempo, participar en actividades conjuntas, como la organización y gestión de proyectos complejos. Para la comunicación entre los participantes, los usuarios cuentan con terminales conectados a una computadora, cámaras de televisión y una red de comunicación. El funcionamiento del sistema está regulado por un coordinador, cuyas funciones incluyen organizar el trabajo de los participantes de la reunión, asegurar su presencia en la reunión y transmitir información a otros participantes de la reunión.

Videoconferencia: utiliza redes informáticas para intercambiar información entre los miembros del grupo y resolver un problema específico.

Están destinados a los mismos fines que las audioconferencias, pero utilizando equipos de vídeo. Durante una videoconferencia, los participantes situados a una distancia considerable entre sí pueden verse a sí mismos y a los demás participantes en la pantalla. Junto con la imagen de vídeo, también se transmitirá audio. La videoconferencia permite reducir los costos de transporte y viajes, además, es una oportunidad para involucrar al máximo número de gerentes y otros empleados geográficamente alejados de la oficina central en la resolución de problemas.

Los componentes de hardware son un sintonizador de TV, una cámara web, un proyector de vídeo y dispositivos multimedia.

1) cree archivos de texto de vídeo en sus propias computadoras;

3) celebrar acuerdos con otras empresas para obtener acceso a sus archivos de texto de vídeo.

Almacenamiento de imágenes. Cualquier empresa necesita almacenar una gran cantidad de documentos durante mucho tiempo. su número puede ser tan grande que almacenarlos incluso en forma de archivos causa serios problemas. Por lo tanto, surgió la idea de almacenar el documento en sí y su imagen (imagen) y almacenarlo en formato digital.

El almacenamiento de imágenes (imaging) es una tecnología de oficina prometedora y se basa en el uso de un dispositivo especial: un reconocedor de patrones ópticos, que permite convertir la imagen de un documento o película a formato digital para su posterior almacenamiento en la memoria externa del computadora. Una imagen guardada en formato digital se puede mostrar en su forma real en una pantalla o impresora en cualquier momento. Para almacenar imágenes se utilizan discos ópticos de enormes capacidades. Así, en un disco óptico de cinco pulgadas se pueden grabar unas 200.000 páginas.

La comunicación facsímil es una comunicación basada en el uso de una máquina de fax capaz de leer un documento en un extremo del canal de comunicación y reproducir su imagen en el otro.

El fax contribuye a la toma de decisiones al distribuir rápida y fácilmente documentos a los miembros del equipo que resuelven un problema específico, independientemente de su ubicación geográfica.

Gestión de oficina electrónica: diseñada para organizar y respaldar el flujo de documentos en una organización. La gestión de registros electrónicos utiliza una única base de datos de la organización. Facilita y agiliza el trabajo de una organización convencional. Sus principales funciones son:

Automatización de procesos de flujo de documentos (escáner, impresora, trazador, fotocopiadora)

Sistema de seguimiento de la ejecución de órdenes e instrucciones;

Contabilidad, análisis y control de unidades estructurales;

Tratamiento información operativa dentro de la organización;

Intercambio rápido de información entre divisiones estructurales;

Mejorar la calidad de la preparación y la toma de decisiones;

Seguimiento del proceso de producción basado en la elaboración de informes automatizados de diversas formas;

La automatización del proceso de trabajo ayuda a reducir al mínimo el llamado “factor humano”. El sistema le permite utilizar eficazmente horas de trabajo, resolver problemas comerciales utilizando medios de video y audio; utilizar el sistema en línea.

Históricamente, la automatización comenzó en la fabricación y luego se extendió a la oficina. Al principio, su objetivo era únicamente automatizar el trabajo secretarial rutinario. Con el desarrollo de la tecnología de las comunicaciones, la automatización de las tecnologías de oficina pasó a interesar a los especialistas y directivos, que vieron en ella la oportunidad de aumentar la productividad de su trabajo.

La ofimática no pretende sustituir el sistema tradicional de comunicación del personal existente (con sus reuniones, llamadas telefónicas y pedidos), sino complementarlo. La automatización de oficinas organiza el trabajo de gestión racional y proporciona a los gerentes información operativa oportuna.

Una oficina automatizada resulta atractiva para los directivos de todos los niveles de gestión de una empresa no sólo porque apoya la comunicación dentro de la empresa entre el personal, sino también porque les proporciona medios modernos de comunicación con el entorno externo.

La tecnología de la información de una oficina automatizada es la organización y soporte de los procesos de comunicación tanto dentro de la organización como con el entorno externo. Se lleva a cabo sobre la base de redes informáticas y hardware y software modernos para transmitir y procesar información.

Las tecnologías ofimáticas son ampliamente utilizadas por directivos, especialistas, asistentes y secretarias y resultan especialmente atractivas para la resolución de problemas en grupo; Estas herramientas le permiten aumentar la productividad laboral en el sistema de gestión de la oficina y permiten hacer frente a un volumen de trabajo cada vez mayor. La ofimática es una herramienta para solución efectiva problemas. Mejorar las decisiones que toman los directivos como resultado de su mejor comunicación puede asegurar el crecimiento económico de la empresa y su rentabilidad.

Históricamente, la automatización comenzó en la fabricación y luego se extendió a la oficina, inicialmente con el único objetivo de automatizar el trabajo secretarial de rutina. Con el desarrollo de la tecnología de las comunicaciones, la automatización de las tecnologías de oficina pasó a interesar a los especialistas y directivos, que vieron en ella una oportunidad de aumentar la productividad de su trabajo.

La ofimática no pretende sustituir el sistema tradicional de comunicación del personal existente (con sus reuniones, llamadas telefónicas y pedidos), sino sólo complementarlo. El uso conjunto de estos sistemas garantiza una automatización racional del trabajo de gestión y el mejor suministro de información a los directivos.

Tecnología de la información de oficina automatizada. - Organización y soporte de procesos de comunicación tanto dentro de la organización como con el entorno externo basados en redes informáticas. Otros medios modernos para transmitir y trabajar con información.

Las tecnologías de automatización de oficinas son utilizadas por gerentes, especialistas, secretarias y trabajadores administrativos, y son especialmente atractivas para la resolución de problemas en grupo. Pueden aumentar la productividad de secretarias y oficinistas y permitirles hacer frente a un volumen de trabajo cada vez mayor. Sin embargo, este beneficio es secundario frente a la capacidad de utilizar la ofimática como herramienta de resolución de problemas. Mejorar y acelerar las decisiones tomadas por los directivos como resultado de su mejor comunicación puede asegurar el crecimiento económico de la empresa.

La ofimática se complementa con herramientas no informáticas: audio y videoconferencia, fax, fotocopiadora y otros equipos de oficina.

Componentes principales

Una base de datos es un componente esencial de cualquier tecnología de la información. En una oficina automatizada, la base de datos concentra datos sobre el sistema de producción de la empresa, del mismo modo que en la tecnología de procesamiento de datos a nivel operativo. La información de la base de datos también puede provenir del entorno externo de la empresa. Los especialistas deben dominar las operaciones tecnológicas básicas para trabajar en un entorno de bases de datos.

Ejemplo. La base de datos recopila información sobre las ventas diarias transmitidas por los agentes de ventas de la empresa a la computadora principal, o información sobre las entregas semanales de materias primas. La información sobre los tipos de cambio o cotizaciones de valores, incluidas las acciones de esta empresa, que se ajustan diariamente en la base de datos correspondiente, se puede recibir diariamente por correo electrónico desde la bolsa.

Procesador de textos es un tipo de software de aplicación diseñado para crear y procesar documentos de texto. De este modo, el directivo tiene a su disposición una forma eficaz de comunicación escrita. La recepción periódica de cartas e informes elaborados mediante un procesador de textos permite al director evaluar constantemente la situación de la empresa.

Correo electrónico(Correo electrónico), basado en el uso de la red de computadoras, permite al usuario recibir, almacenar y enviar mensajes a sus socios de red. Aquí sólo se produce comunicación unidireccional. Esta limitación, según muchos investigadores, no es demasiado importante, ya que en cincuenta casos de cada cien, las conversaciones telefónicas oficiales tienen como único objetivo obtener información. Para garantizar una comunicación bidireccional, deberá enviar y recibir mensajes repetidamente por correo electrónico o utilizar otro método de comunicación.

El correo de audio es un correo para enviar mensajes por voz. Es similar al correo electrónico, excepto que en lugar de escribir un mensaje en el teclado de una computadora, lo envía a través de su teléfono. También recibe mensajes enviados por teléfono. El sistema incluye un dispositivo especial para convertir señales de audio en código digital y viceversa, así como una computadora para almacenar mensajes de audio en formato digital. correo de audio También implementado en la red. El sistema llamará periódicamente a todos los empleados especificados para enviarles un mensaje.

Procesador de mesa Al igual que un procesador de textos, es un componente básico de la cultura de la información de cualquier empleado y de la tecnología de oficina automatizada. Sin el conocimiento de la tecnología básica para trabajar en él, es imposible utilizar completamente una computadora personal en sus actividades. Las funciones de los entornos de software de procesador de hojas de cálculo modernos le permiten realizar numerosas operaciones con datos presentados en forma de tabla. Combinando estas operaciones características comunes, podemos distinguir los grupos de operaciones tecnológicas más numerosos y utilizados:

entrada de datos tanto desde el teclado como desde bases de datos;

procesamiento de datos (clasificación, generación automática de totales, copia y transferencia de datos, varios grupos de operaciones de cálculo, agregación de datos, etc.);

enviar información en forma impresa, en forma de archivos importados a otros sistemas, directamente a la base de datos;

diseño de alta calidad de formularios tabulares para presentar datos;

presentación de datos multifacética y de alta calidad en forma de cuadros y gráficos;

realizar cálculos de ingeniería, financieros y estadísticos;

Realización de modelos matemáticos y una serie de otras operaciones auxiliares.

Cualquier ambiente moderno procesador de mesa tiene medios para enviar datos a través de la red.

calendario electrónico Proporciona otra oportunidad de utilizar una versión de red de una computadora para almacenar y manipular el horario de trabajo de los gerentes y otros empleados de la organización. El gerente (o su secretaria) establece la fecha y hora de una reunión u otro evento, ve el cronograma resultante y realiza cambios usando el teclado. El hardware y software del calendario electrónico es totalmente compatible con componentes similares del correo electrónico. Además, el software de calendario suele ser una parte integral del software de correo electrónico.

El sistema además permite acceder a los calendarios de otros gestores. Puede coordinar automáticamente los horarios de las reuniones con sus propios horarios.

El uso de un calendario electrónico resulta especialmente eficaz para los directivos de altos niveles directivos, cuyas jornadas laborales están programadas con mucha antelación.

Conferencias informáticas Utilizar redes informáticas para intercambiar información entre miembros de un grupo resolviendo un problema específico. Naturalmente, el círculo de personas con acceso a esta tecnología es limitado. El número de participantes en una conferencia por computadora puede ser muchas veces mayor que en las conferencias de audio y video.

Teleconferencia Incluye tres tipos de conferencias: audio, vídeo y ordenador. El vídeo texto se basa en el uso de una computadora para mostrar texto y datos gráficos en la pantalla de un monitor.

Almacenamiento de imágenes. Cualquier empresa necesita almacenar una gran cantidad de documentos durante mucho tiempo. Su número puede ser tan grande que almacenarlos incluso en forma de archivos causa serios problemas. Por tanto, surgió la idea de almacenar no el documento en sí, sino su imagen (imagen), y almacenarlo en formato digital. El almacenamiento de imágenes es una tecnología de oficina prometedora y se basa en el uso de un dispositivo especial.

un reconocedor de patrones ópticos que le permite convertir una imagen de un documento o película a formato digital para su posterior almacenamiento en la memoria externa de una computadora. Una imagen guardada en formato digital se puede mostrar en su forma real en una pantalla o impresora en cualquier momento. Los discos ópticos se utilizan para almacenar imágenes.

La idea de almacenar imágenes no es nueva y ya se ha implementado anteriormente mediante microfilmes. La creación de esta tecnología se vio facilitada por la aparición de una nueva solución técnica: un disco óptico en combinación con grabación digital imágenes.

audioconferencias Utilice la comunicación de audio para mantener las comunicaciones entre empleados o departamentos de la empresa geográficamente remotos. El medio técnico más sencillo para implementar una audioconferencia es la comunicación telefónica, equipada con dispositivos adicionales que permiten que más de dos participantes participen en una conversación. La creación de audioconferencias no requiere una computadora, solo implica el uso de comunicación de audio bidireccional entre sus participantes. El uso de audioconferencias facilita la toma de decisiones, es económico y cómodo.

Videoconferencia están destinados a los mismos fines que las audioconferencias, pero utilizando equipos de vídeo. Tampoco requieren una computadora. Durante una videoconferencia, los participantes que se encuentran a una distancia considerable entre sí pueden verse a sí mismos y a los demás participantes en la pantalla del televisor. El sonido se transmite simultáneamente con la imagen de televisión.

Facsímil Se basa en el uso de una máquina de fax capaz de leer un documento en un extremo de un canal de comunicación y reproducir su imagen en el otro. El facsímil aporta su contribución V tomar decisiones distribuyendo documentos rápida y fácilmente a los miembros del equipo que resuelven un problema específico, independientemente de su ubicación geográfica.

El conjunto de software de oficina más popular.automatización es Microsoft Office. Los productos de Microsoft Office están estrechamente integrados entre sí; comparten más del 50% del código de software. Esta es la base para el mismo tipo de trabajo con todas las aplicaciones.

datos acumulados a partir de la evaluación de las operaciones realizadas por la empresa;

documentos reglamentarios(planes, normas, presupuestos, etc.) que determinan el estado previsto del objeto de gestión.

Pregunta 9. Ofimática

1. Características y finalidad de la ofimática.

2. Componentes básicos de la ofimática.

Tecnología de la información de oficina automatizada – organización y soporte de procesos de comunicacióntanto dentro de la organización como con el entorno externobasado en redes informáticas y otros medios modernos para transmitir y trabajar con información.

Ofimática Diseñado para complementar el sistema tradicional de comunicación de personal existente. (con sus reuniones, llamadas telefónicas y pedidos). Con ellos intercambio Ambos sistemas proporcionarán

automatización racional del trabajo gerencial y mejor suministro de información a los directivos.Oficina automatizada:

soporta internacomunicaciones de personal;

Proporciona nuevos medios de comunicación con el entorno exterior.

Especialmente las tecnologías de automatización de oficinas. atractivo para

resolución de problemas en grupo. Pueden aumentar la productividad de las secretarias y los trabajadores administrativos y permitirles hacer frente a cargas de trabajo cada vez mayores, pero el beneficio es secundario frente a la capacidad de utilizar la automatización de oficinas como herramienta de resolución de problemas.

Actualmente se conocen varias decenas productos de software para ordenadores y equipos técnicos no informáticos, proporcionando tecnología de automatización de oficinas:

procesador de textos;

procesador de mesa;

correo electrónico;

calendario electrónico;

correo de audio;

informática y teleconferencias;

texto de vídeo;

almacenamiento de imágenes;

programas especializados para actividades de gestión (mantenimiento de documentos, seguimiento de la ejecución de órdenes, etc.).Los medios no informáticos también son muy utilizados:

conferencias de audio y vídeo;

comunicación por fax;

fotocopiadora y otros equipos de oficina.

Un componente obligatorio de cualquier tecnología es una base de datos. En una oficina automatizada, se concentra datos sobre el sistema de producción de la empresa, así como en tecnología de procesamiento de datos a nivel operativo. La información de la base de datos también puede provenir del entorno externo de la empresa.

La información de la base de datos ingresa a la entrada de aplicaciones (programas) de computadora, como un procesador de textos, un procesador de hojas de cálculo, correo electrónico, conferencias por computadora, etc.

Procesador de textos es un tipo de software de aplicación diseñado para crear y procesar documentos de texto. permite

agregar o eliminar palabras, mover oraciones y párrafos, establecer formato, manipular elementos y modos de texto etc. La recepción periódica de cartas e informes elaborados mediante un procesador de textos permite al gerente evaluar constantemente la situación en la empresa.

Correo electrónico(Correo electrónico), basado en el uso de la red de las computadoras, permite al usuario recibir, almacenar y enviar mensajes a sus socios de red. El correo electrónico puede proporcionar diferentes experiencias al usuario según el software utilizado. Para que el mensaje que envíe esté disponible para todos los usuarios de correo electrónico, debe publicarse en un tablón de anuncios de la computadora. Cuando una empresa decide implementar el correo electrónico tiene dos opciones::

compre su propio hardware y software y cree su propia red local de computadoras que implemente la función de correo electrónico;

comprar un servicio listo para usar para usar el correo electrónico, que es proporcionado periódicamente por organizaciones de comunicación especializadas

la tarifa pagada.

Correo de audio. Este es un correo para enviar mensajes por voz. Es como el correo electrónico, pero mensaje en lugar de escribir en el teclado transmitido vía telefónica. El correo de audio también se implementa en línea. El correo de audio se puede utilizar con éxito para la resolución de problemas en grupo. La principal ventaja del audiomail sobre el correo electrónico es que más simple - al usarlo, no es necesario ingresar datos desde el teclado.

procesador de mesa, Al igual que el procesador de textos, es un componente básico de la cultura de la información de cualquier empleado y de la tecnología de oficina automatizada. Sin conocer los conceptos básicos de la tecnología operativa, es imposible utilizarla por completo. ordenador personal en sus actividades. Funciones de los entornos de software de procesador de mesa modernos

le permiten realizar numerosas operaciones con datos presentados en forma de tabla. Combinando estas operaciones según características comunes, podemos distinguir

los grupos de operaciones tecnológicas más numerosos y utilizados:

entrada de datos tanto desde el teclado como desde bases de datos;

proceso de datos(clasificación, generación automática de totales, copia y transferencia de datos, varios grupos de operaciones de cálculo, agregación de datos, etc.);

salida de información en forma impresa, en forma de archivos importados a otros sistemas, directamente a la base de datos;

calidad diseño de formas tabulares presentación de datos;

versátil y de alta calidad presentación de datos en forma de cuadros y gráficos;

realizar cálculos de ingeniería, financieros y estadísticos;

realización de modelos matemáticos y una serie de otras operaciones auxiliares.

Cualquier entorno de hoja de cálculo moderno tiene un medio para enviar datos a través de la red.

calendario electrónico proporciona otra oportunidad de utilizar la versión de red de la computadora para almacenar y manipular el horario de trabajo de los gerentes y otros empleados de la organización. El hardware y el software de un calendario electrónico son totalmente compatibles con componentes similares del correo electrónico; además, el software de calendario suele ser una parte integral del software de correo electrónico;

Conferencias informáticas utilizar redes informáticas para intercambiar información entre los miembros del grupo, resolver un problema específico.

El círculo de personas que tienen acceso a esta tecnología es limitado. El número de participantes en una conferencia por computadora puede ser muchas veces mayor que el número de participantes en conferencias de audio y video.

TeleconferenciaIncluye tres tipos de conferencias.:

audio;

video;

computadora

El vídeo texto se basa en el uso de un ordenador para obtener

mostrar texto y datos gráficos en la pantalla del monitor. Para los tomadores de decisiones haytres posibilidades para obtener información en forma de texto de vídeo:

cree archivos de texto de video en sus propias computadoras;

celebrar un acuerdo con una empresa especializada para obtener acceso a archivos de texto de vídeo desarrollados por ella;

celebrar acuerdos con otras empresas para obtener acceso a sus archivos de texto de vídeo.

El intercambio de catálogos y listas de precios es popular de sus productos entre empresas de formato de texto de vídeo.

Almacenamiento de imágenes. Cualquier empresa necesita almacenar una gran cantidad de documentos durante mucho tiempo. Almacenarlos incluso en forma de archivos causa graves problemas. Por eso surgió la idea no almacene el documento en sí, sino su imagen (imagen), y almacenado en formato digital.

Almacenamiento de imágenes (imágenes)– prometedor tecnología de oficina, que se basa en el uso de un dispositivo especial: un reconocedor de patrones ópticos, que permite convertir una imagen de un documento o película en formato digital para almacenamiento adicional en la memoria externa de la computadora. Para almacenar imágenes se utilizan discos ópticos de enormes capacidades.

La creación de esta tecnología se vio facilitada por la aparición de una nueva solución técnica: un disco óptico en combinación con la grabación de imágenes digitales.

Pregunta 10. Audio y videoconferencias en ofimática

1. Audioconferencias.

2. Videoconferencia.

3. Comunicación por fax.

audioconferenciasutilizar comunicación de audio para mantener las comunicaciones

entre geográficamente remoto empleados y departamentos de la empresa. Conexión telefónica, equipado con dispositivos que permiten participación en una conversación con más de dos participantes, – el mas simple medios tecnicos Implementación de audioconferencia. Creación de tales conferencias. no requiere una computadora, Implica el uso de comunicación de audio bidireccional entre sus participantes.

El uso de audioconferencias facilita la toma de decisiones, es económico y cómodo. La eficacia de las audioconferencias aumenta cuando se cumplen las siguientes condiciones::

el empleado que organiza la audioconferencia debe asegurarse previamente de que las partes interesadas puedan participar en la misma;

el número de participantes no debe ser demasiado grande para mantener la discusión dentro del marco del problema en discusión;

el programa de la conferencia debe comunicarse a los participantes con antelación, por ejemplo, mediante fax;

Antes de hablar, cada participante deberá presentarse;

se debe organizar la grabación de la conferencia y su almacenamiento;

La grabación de la conferencia debe imprimirse y enviarse a todos los participantes.

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