Automatización integral de actividades de oficina. Tecnología de automatización de oficinas.

Durante las últimas décadas, la automatización de oficinas ha sido uno de los principales impulsores del desarrollo de la industria mundial de la información. Quizás cada uno de los gigantes mundiales, desarrolladores de hardware y software, haya contribuido al desarrollo de esta parte del mercado de la tecnología de la información.

La gama de soluciones ofimáticas ofrecidas incluye suites ofimáticas, herramientas para organizar el trabajo en equipo y el intercambio de información, soluciones para automatizar la gestión empresarial y mucho más. Gracias a estas decisiones, la propia oficina y la organización del trabajo de sus empleados han cambiado recientemente hasta quedar irreconocibles.

Al crear una nueva empresa de cualquier tamaño, sus organizadores ya no se enfrentan a la cuestión de la necesidad de automatizar las actividades de sus oficinas o divisiones; sólo surge el problema de elegir los medios para esta automatización entre la variedad de productos disponibles en el mercado.

Este artículo analiza una de las opciones para elegir herramientas para automatizar las actividades de oficina de una empresa de cualquier tamaño. En principio, la automatización de las actividades de una oficina o división de una empresa está estrechamente relacionada con la automatización de toda la empresa, por lo que en este artículo también se presentarán en una conexión inextricable.

Tareas de ofimática

Las tareas que se resuelven al automatizar las actividades de una empresa dependen en gran medida de la naturaleza de su negocio, infraestructura, estructura administrativa y muchos otros factores. Pero independientemente de las particularidades de cada empresa, existen una serie de requisitos generales para los sistemas de automatización de oficinas. Por tanto, para determinar estos requisitos es necesario comprender qué tienen en común las tareas de automatización de las actividades de las oficinas de distintas empresas.

Garantizar actividades conjuntas

En primer lugar, una oficina es un grupo de personas, por lo que pasan a primer plano los medios para organizar la interacción dentro de la empresa. La composición específica de estos fondos, su contenido y contenido dependen en gran medida de las características específicas de las actividades de la empresa. Por ejemplo, una organización comercial necesita un sistema para automatizar las actividades comerciales (comercio); una empresa dedicada a la realización de diversos trabajos de proyectos: desarrolló herramientas de gestión de proyectos y tareas. Casi todas las empresas se enfrentan al problema de la ofimática.

Así, a la hora de organizar los procesos internos de negocio corporativo dentro de una empresa (y por tanto de sus oficinas), surge la necesidad de automatizar diversos tipos de actividades de sus empleados. Los más comunes son los siguientes.

Flujo de documentos

En principio, todo el flujo documental se reduce a asignar un número a un documento (registro del documento en la oficina) y su ejecución, posiblemente acompañada de control. El flujo de documentos cubre todas las divisiones estructurales de la empresa, desde la oficina hasta la dirección, y es una parte importante del sistema de gestión de la empresa.

Si el registro de un documento es bastante uniforme para todas las empresas, entonces los procesos de ejecución y control de su aprobación son difíciles de formalizar y dependen en gran medida de la estructura administrativa de la organización. En base a esto, el sistema de gestión documental debe contener medios desarrollados de adaptación a la estructura administrativa de la empresa y al procedimiento de trabajo con los documentos adoptados en la misma.

El sistema de automatización documental debe soportar la distribución y aprobación de documentos, lo cual es un reflejo de los procesos reales de trabajo con papeles en cualquier organización. Además, al automatizar el flujo de documentos, se debe garantizar otra operación típica cuando se trabaja con papeles: el control del paso de los documentos. Además, este sistema debe proporcionar: entrada al sistema de documentos de diversas fuentes: documentación en papel, mensajes de correo electrónico, faxes, archivos de diversos programas de aplicación.

Automatización de actividades comerciales (trade)

A diferencia del flujo de documentos, todos los procesos de producción asociados con el comercio se formalizan de manera mucho más sencilla. Aunque, como muestra la práctica de desarrollar, vender e implementar paquetes de automatización comercial, cada empresa tiene sus propios matices, esto no impide la difusión generalizada de dichos sistemas.

En general, un sistema de automatización empresarial debería realizar las siguientes funciones:

• Garantizar el control total sobre la recepción y venta de mercancías. El comercio implica la compra o producción de bienes, su almacenamiento y venta. Todo este proceso va acompañado de diversos documentos: facturas, facturas, facturas, que son necesarias para la elaboración de informes contables. En consecuencia, el sistema de comercio debe automatizar todas las operaciones relacionadas con el movimiento de mercancías y proporcionar los documentos contables correspondientes.
• La interacción con un sistema de automatización contable es necesaria para la automatización más completa de las actividades financieras de la empresa. Idealmente, un programa de contabilidad debería ser una parte integral de un sistema de automatización del comercio. De hecho, dada la variedad de programas de contabilidad que las empresas han utilizado durante mucho tiempo, un sistema de automatización comercial debería, como mínimo, garantizar que la información necesaria se almacene en los formatos de estos programas.
• Restringir el acceso a la información en un sistema de automatización empresarial no es sólo una medida para garantizar el secreto, sino que también sirve para distribuir más claramente las funciones entre los empleados.
• La máxima automatización de las operaciones sirve para aumentar la eficiencia de los empleados y permite evitar muchos errores que pueden provocar pérdidas económicas.
• Es necesaria una actualización periódica y soporte del sistema por parte del fabricante para garantizar el funcionamiento sostenible de la empresa comercial. De hecho, un sistema de automatización del comercio debe cumplir con todos los requisitos de contabilidad financiera aceptados en el país y todas las realidades del mercado. Un ejemplo sorprendente de esto es la situación a principios de 1997, cuando se introdujo el requisito de emisión obligatoria de facturas. Después de esto, muchos sistemas y paquetes de automatización comercial locales, que carecían de soporte de desarrollador, simplemente resultaron inútiles. Otro acontecimiento que influyó en el destino de estos sistemas fue la denominación del rublo.

Protección de datos

El componente más valioso de cualquier sistema de información, la razón por la que existe, son los datos almacenados en él. Incluso con la solución más confiable, siempre existe el riesgo de perder información vital para la empresa.

Proteger los datos corporativos es una tarea compleja, cuyas partes son:

• Evitar el acceso no autorizado a los datos. Separar el acceso a la información, por un lado, es necesario para garantizar su secreto y protegerlo de la destrucción deliberada y, por otro lado, sirve para delimitar más claramente las responsabilidades entre los empleados.
• Protección antivirus. No se debe subestimar el peligro de que los virus entren en el entorno de la información. En el contexto del rápido desarrollo de las redes locales y globales y de las tecnologías relacionadas con Internet, un virus que ingresa a la red puede traer pérdidas catastróficas a una empresa.
• Copia de seguridad de datos. No importa cuán confiable sea el entorno de información de una empresa, siempre existe la posibilidad de pérdida de datos. En este caso, un sistema de respaldo desarrollado ayudará a reducir las pérdidas asociadas. Como muestra la práctica de implementar sistemas de información, es raro que un administrador de TI no instale un sistema de respaldo, pero al mismo tiempo, no siempre se utilizan las tecnologías modernas ofrecidas para estos sistemas.

Solución

Consideremos una de las soluciones para automatizar las actividades de una empresa y sus oficinas, teniendo en cuenta los requisitos expuestos anteriormente. La solución propuesta se basa en muchos años de experiencia en la implementación de sistemas similares y, en opinión del autor, es equilibrada en términos de precio y características de consumo.

El núcleo de la solución propuesta es el servidor de colaboración Lotus Domino/Notes de IBM; Veámoslo con más detalle.

La base del servidor Lotus Notes es una base de datos incorporada con una estructura no relacional que, a diferencia de los sistemas de administración de bases de datos relacionales (servidores SQL), le permite construir de manera más simple y eficiente sistemas de almacenamiento de documentos para su uso colectivo. . Cabe señalar que, a pesar de la estructura no relacional de las bases de datos del servidor Lotus Notes, también se puede acceder a ellas mediante el controlador ODBC.

Otras características del sistema Lotus Notes son:

• tecnología cliente-servidor con soporte para una amplia gama de plataformas de servidor y cliente, en particular: Windows 2000, Windows NT, Macintosh, AS/400, Windows 95/98/3.x, OS/2, varios clones de UNIX. Todas las aplicaciones desarrolladas sobre la base del sistema Lotus Notes, incluidas las que se analizarán a continuación, se ejecutan en todas las plataformas compatibles con él sin ninguna modificación;
• soporte para bases de datos remotas, asegurando la sincronización entre ellas. Esto le permite organizar una red corporativa global, donde cada oficina trabajará con el servidor central Lotus de forma remota o mantendrá una copia actualizada de las bases de datos corporativas en su servidor local;
• servidor de Internet y sistema de correo electrónico integrados;
• interactuar con otras fuentes de datos a través de ODBC;
• Herramientas avanzadas de desarrollo de aplicaciones visuales e interfaz con sistemas de desarrollo de aplicaciones populares.

Por tanto, Lotus no es sólo una herramienta de almacenamiento de datos, sino también un servidor de Internet y también proporciona funcionalidad de correo electrónico. Como sistema de colaboración integrado, el servidor Lotus Notes le permite organizar:

• sistema conjunto de procesamiento de documentos dentro de una empresa, departamento, grupo de trabajo;
• interacción entre empresas u oficinas remotas;
• intercambio de información dentro de una empresa de cualquier tamaño;
• procesamiento colectivo de datos de diversas fuentes: servidores relacionales, recursos de Internet, aplicaciones de oficina.

El sistema Lotus Notes se configura fácilmente para todos los protocolos de red populares y contiene herramientas avanzadas para organizar el acceso remoto y la interacción a través de redes globales.

El paquete Lotus Notes contiene herramientas avanzadas de seguridad de la información, que se analizarán a continuación.

Todas estas y muchas otras ventajas hacen del sistema Lotus Notes la herramienta más popular para crear sistemas de colaboración corporativa. Así, durante 1999 se vendieron casi 22 millones de licencias Notes en todo el mundo, lo que superó en un 62% la misma cifra de 1998. A finales de 1999, había alrededor de 56 millones de usuarios de Lotus Notes en todo el mundo.

En realidad, sólo la compra e implementación de un sistema Lotus Notes permite resolver los siguientes problemas:

• implementación de correo electrónico;
• creación de un servidor de Internet;
• Apoyo en la planificación de eventos individuales y grupales.

Pero el uso del servidor Lotus no se limita a esto. Como se mencionó anteriormente, el servidor Lotus Notes está destinado principalmente a organizar el trabajo colectivo en documentos, lo cual está determinado por la arquitectura de sus bases de datos y las herramientas integradas desarrolladas para crear aplicaciones para procesarlos. Por supuesto, una empresa propietaria de un sistema Lotus puede desarrollar de forma independiente aplicaciones que se adapten a sus necesidades, pero ya existen aplicaciones listas para usar en el mercado. Se llama la atención de los lectores sobre dos de ellos, destinados a organizar el flujo de documentos y automatizar las actividades comerciales (comercio).

Las capacidades de las modernas herramientas de automatización y comunicación de software y hardware permiten crear sistemas altamente eficientes de servicios de información y comunicación para una amplia clase de usuarios, cuyas actividades están directamente relacionadas con el registro, almacenamiento y control de la ejecución de documentos (leyes , decretos, resoluciones, órdenes, protocolos, cartas).

Moderno sistema de oficina- un conjunto de tecnologías de la información centradas en el uso conjunto y coordinado de métodos "electrónicos" para recopilar, procesar, almacenar y transmitir información, incluida la información de gestión, que puede presentarse en forma de textos, imágenes, gráficos, tablas, audio y información del vídeo.

Funciones principales de un sistema de oficina moderno:

Integración de tecnologías de gestión de oficinas en un único proceso:

Transición al uso de tecnología sin papel;

Automatización de operaciones rutinarias de procesamiento de información;

Archivo de información;

Creación y soporte de aplicaciones;

Garantizar la seguridad, integridad y confiabilidad de la información;

Establecer niveles de acceso y proteger contra el acceso no autorizado a la información;

Asegurar una búsqueda eficaz de información basada en diversos criterios;

Creación de un sistema flexible para dividir y distribuir información;

Organización del trabajo colectivo de usuarios en redes y entornos informáticos y de información locales y globales;

Comunicación y transmisión de información rápida y confiable a través de canales de comunicación a usuarios remotos;

Proporcionar una interfaz de usuario amigable y unificada con todos los componentes del sistema.

Las tecnologías automatizadas del trabajo de oficina ocupan un lugar importante en la automatización de oficinas e implementan las siguientes tareas funcionales:

Ingresar documentos con el fin de su posterior procesamiento y ejecución;

Registro y contabilidad de documentos entrantes, salientes e internos;

Distribución de documentos entre los albaceas y, de ser necesario, fijación de plazos de acuerdo con los estándares establecidos por la dirección;

Supervisar la ejecución de los documentos con la emisión de recordatorios a los artistas intérpretes o ejecutantes dentro de los plazos establecidos por la dirección;

Formación y emisión de certificados a la dirección sobre el estado de ejecución de los documentos por sus tipos, ejecutores y otros parámetros;

Mantener colecciones de documentos operativas y de archivo (transferencia oportuna de datos de una matriz a otra, realización de cambios y adiciones);

Búsqueda de documentos por solicitud;

Búsqueda de información de archivo por solicitud;

Elaboración de diversos documentos finales y resumidos;

Intercambio de documentos (externos e internos).

Subsistemas funcionales básicos de los sistemas de información de oficina.

La entrada de documentos se realiza mediante procesadores de texto que son suficientemente potentes; algunos de ellos cuentan con conversores de formatos especiales para trabajar con información preparada en otro entorno. Los procesadores de texto le permiten ingresar y editar documentos de estructura compleja; garantizar la total correspondencia de la imagen del documento en la pantalla con su copia en papel; Realizar control ortográfico, gramatical y estilístico del texto. Algunos sistemas de oficina, además de la entrada manual, proporcionan entrada óptica de textos impresos o escritos a mano mediante software de reconocimiento de caracteres (OCR). Se están desarrollando tecnologías de entrada acústica y reconocimiento de texto.

El registro y la contabilidad de documentos se pueden implementar utilizando DBMS. Para ello, es necesario determinar la lista y el formato de presentación de la información que caracteriza el documento (tipo de documento, fecha de recepción, número de entrada/salida, nombre, nombre del remitente/destinatario, resumen). Para realizar más búsquedas, debe definir criterios y palabras de búsqueda.

La distribución de documentos entre los ejecutores y el control de acceso se realiza mediante sistemas de correo electrónico o medios que aseguren el trabajo colectivo (sistemas operativos, incluida la red o DBMS con acceso colectivo). El administrador del sistema mantiene listas de artistas unidos en grupos de trabajo, indicando sus direcciones en la red local, números de teléfono para comunicaciones por módem y números de buzón en el servidor de correo. A cada intérprete (grupo) se le asignan uno o más documentos, combinados en "carpetas". A cada representante (grupo) se le asigna una fecha límite para presentar o preparar un documento, que se ingresa junto con el nombre del artista en la base de datos para el registro y contabilidad de documentos. El administrador del sistema asigna niveles de acceso a la información (partes de la misma) a cada ejecutante y/o grupo de trabajo.

Los documentos restringidos pueden cifrarse cuando se ingresan y se transfieren al ejecutor autorizado junto con el cifrado. De acuerdo con la información ingresada por el administrador del sistema, cada usuario autorizado enruta, reenvía y accede a la información. Algunos sistemas de oficina utilizan tecnología de "publicación en la web" para permitir a los usuarios autorizados ver y anotar (pero no editar) un documento (tomar "notas al margen").

El control de ejecución y búsqueda de documentos se realiza sobre la base de la información ingresada durante el proceso de registro y registro de documentos en la base de datos. Utilizando las herramientas DBMS integradas, es posible crear una serie de consultas fijas que permiten cambios en los criterios de búsqueda, o utilizar un generador de consultas que permite al usuario diseñar la estructura de la consulta.

El archivo de información, el mantenimiento de fondos y la búsqueda de documentos se llevan a cabo utilizando DBMS locales para conjuntos de información de volumen limitado o utilizando potentes bases de datos distribuidas. En el segundo caso, la información se almacena en discos magnéticos u ópticos de archivo.

La generación y emisión de datos estadísticos se realiza sobre la base de la información ingresada en el proceso de registro, contabilidad y ejecución de documentos en un SGBD u hojas de cálculo. Utilizando herramientas DBMS integradas o macros de hojas de cálculo, se crean consultas para buscar información y procesarla estadísticamente; salida de los datos estadísticos recibidos a la pantalla o terminal en formatos de documentos de salida prediseñados utilizando DBMS u hojas de cálculo.

La preparación y ejecución de documentos se realiza mediante procesadores de texto, hojas de cálculo, paquetes gráficos y sistemas de autoedición. Todos los componentes enumerados, en un grado u otro, permiten el uso de elementos de información preparados en un módulo en otros componentes. Por ejemplo, un gráfico construido en un paquete de gráficos utilizando datos obtenidos de una hoja de cálculo se incluye en un texto preparado por un procesador de textos.

El intercambio de documentos con usuarios externos (remotos) se realiza mediante módulos de correo electrónico incluidos en las herramientas de colaboración. Los sistemas de correo, además de enviar documentos dentro del sistema, permiten enviar información a usuarios de otros sistemas de correo electrónico.

Software de sistemas de información de oficina.

Inicialmente, como herramientas de software para el soporte automatizado del trabajo de oficina se utilizaron editores de texto, hojas de cálculo, DBMS, varios lenguajes de consulta de usuarios, herramientas de procesamiento de información gráfica y herramientas para organizar el trabajo de los usuarios.

Con la llegada de los paquetes de sistemas de oficina (OS) integrados, cuando todas estas herramientas se combinaron en un solo todo y su trabajo se realizó bajo una interfaz estándar, cada trabajador pudo tener acceso a todos los recursos de dichos sistemas, que comenzaron para ser utilizado como apoyo al trabajo de oficina.

El uso de sistemas de software de oficina en el campo de la automatización de oficinas ofrece a los usuarios una serie de ventajas, las más importantes de las cuales son la interfaz común de las aplicaciones incluidas, un alto grado de integración de programas, un precio bajo y menos estricto (debido a la uso de módulos comunes) requisitos para los recursos del sistema. Como regla general, estos complejos incluyen un conjunto básico estándar de aplicaciones (procesador de textos, hoja de cálculo y DBMS), a veces ampliadas con programas de presentación y sistemas de correo electrónico, que están unidos por un único entorno que facilita el trabajo colectivo de los usuarios.

Requisitos para la composición y arquitectura del sistema:

El sistema debe basarse en una arquitectura cliente-servidor que proporcione una relación costo/rendimiento óptima;

La parte del servidor del sistema debe funcionar bajo UNIX o Windows 2000/NT;

La parte cliente del sistema generalmente se implementa bajo Windows 98/2000/XP, lo que proporciona una interfaz de usuario conveniente con la posibilidad de modificarla a medida que aparecen versiones más avanzadas de este sistema;

El sistema debe proporcionar una interfaz con los sistemas de correo electrónico más populares (MS Mail, cc:Mail);

El sistema debe incluir herramientas de hardware y software para procesar y almacenar documentos en diversos soportes (herramientas para escanear documentos en papel, discos ópticos, cintas magnéticas). La implementación de estos mecanismos es imposible sin mantener instalaciones de almacenamiento especiales (archivos) para registrar y mantener documentos intermedios y aprobados.

en la mesa 1.5 proporciona información básica sobre las herramientas de software más comunes para implementar sistemas de información de oficina. Estos productos de software se pueden utilizar para implementar sistemas de gestión de documentos electrónicos para diversos fines en empresas de cualquier perfil.

Tabla 1.5

Características comparativas de los principales sistemas de oficina.

Parece más apropiado utilizarlos en condiciones de un flujo masivo de diferentes tipos de documentos en diversos soportes con un gran número de usuarios que trabajan simultáneamente, incluso para procesar y archivar documentación técnica con una gran proporción de material gráfico (dibujos, bocetos, dibujos). ).

Cabe señalar que el software Microsoft Office es un conjunto de componentes instrumentales que lógicamente no tienen relación entre sí, desde el punto de vista de la automatización de la gestión de documentos electrónicos. La mayoría de las veces incluye un procesador de textos, un sistema de hojas de cálculo, un sistema de gestión de bases de datos, sistemas de correo electrónico y, a veces, herramientas de presentación.

El software para grupos de trabajo Lotus Notes representa el siguiente paso en la evolución de los sistemas de oficina. Estos productos solucionan los problemas de interacción y trabajo simultáneo de muchos usuarios, comunicación entre ellos. Se basan en herramientas para generar documentos, enrutarlos entre varios usuarios e implementar algunas etapas del ciclo tecnológico del procesamiento de documentos (firma de documentos, seguimiento de la ejecución, etc.). La arquitectura de la mayoría de los productos de esta clase incluye una base de datos para almacenar documentos y varias descripciones asociadas a ellos.

La solución óptima para organizar el procesamiento electrónico y el almacenamiento de grandes cantidades de documentos de diversos tipos en diversos medios es el uso de sistemas integrados que brinden las siguientes condiciones:

Cumplimiento de los tipos de documentos y la tecnología propuesta para su procesamiento con los requisitos y estándares establecidos en la organización;

Escalabilidad e intensidad del sistema para cambiar los requisitos de los usuarios en el futuro;

El sistema se basa en las soluciones de software más avanzadas y probadas.

Organización del trabajo de oficina.

La organización del trabajo de oficina en las grandes empresas y sociedades comerciales, por regla general, recae en servicios especiales (dirección comercial, oficina, secretaría, departamento general). Las responsabilidades de estos departamentos incluyen recibir y registrar documentos, mover documentos entre departamentos, registrar resoluciones, monitorear la ejecución de documentos (resoluciones) y distribuir documentos a socios externos, es decir, organizar flujos de documentos y gestionar estos flujos.

Consideremos la organización tradicional del trabajo de oficina (Fig. 1.8). Un documento recibido del exterior ("incoming") debe registrarse primero (I). Se le asigna un número de registro único, que se ingresa en el diario y archivador junto con la información sobre el documento. Después de esto, el documento comienza a moverse por la organización.

Arroz. 1.8. Organización de oficina tradicional

El oficinista presenta el documento a la dirección, que impone una resolución (II) que define qué (lista de obras), quién (ejecutor responsable) y en qué plazo debe realizarse. A continuación, el documento se envía a través de la oficina al ejecutor responsable (generalmente el jefe del departamento), quien, a su vez, puede distribuir el trabajo sobre el documento entre los ejecutores y establecer los plazos para su finalización (III).

Las resoluciones son acumuladas y detalladas por los gerentes de varios niveles hasta que el documento llega a los ejecutores inmediatos. Los ejecutores, a medida que implementan las resoluciones del documento, lo devuelven junto con el informe (IV) a los gerentes, los autores de las resoluciones, quienes evalúan el resultado de la implementación (V, VI) y toman una decisión sobre el futuro. del documento. Una vez finalizado el trabajo en el documento, se cancela y se ingresa en el archivo de acuerdo con las reglas adoptadas por la empresa. La formación de casos se lleva a cabo de acuerdo con la nomenclatura compilada de casos de la empresa, que es una lista de sus títulos (nombres).

Como regla general, el trabajo en un documento finaliza con la formación de una respuesta al autor del documento. La respuesta (un documento creado en la empresa) también se registra en la oficina como documento “saliente” (VI).

Cualquier documento creado en la empresa se registra para otorgarle estatus oficial. Los documentos destinados a ser enviados a socios externos se registran como “salientes” y los destinados a trabajos internos se registran como “internos”.

El registro de documentos puede considerarse como la etapa inicial de seguimiento de su ejecución. La capacidad de verificar la ejecución debe integrarse en el sistema de gestión de la oficina. Las funciones de registro y control se pueden vincular y realizar utilizando los mismos registros. Después de las instrucciones del gerente de presentar un documento para control, el secretario-referente toma nota de esto en el diario correspondiente o en la tarjeta de control y auditoría. A partir de dichas tarjetas se forma un fichero de documentos de control. El plazo y el ejecutor responsable se anotan en el diario o tarjeta de control y auditoría. El subsecretario se fija plazos intermedios, realiza controles preliminares durante estos plazos y recibe información de los albaceas sobre el progreso y resultados de la ejecución de los documentos. Con base en los resultados de las inspecciones, se realiza un análisis de la ejecución de los documentos y, en caso de un retraso significativo, se elabora un informe al responsable de la empresa para que tome medidas (o amplíe los plazos de ejecución). El documento se considera ejecutado y el gerente lo retira del control después de que el contratista haya realizado un trabajo específico (preparación de una respuesta, redacción de un contrato, celebración de una reunión de negocios). Los resultados de la ejecución se registran brevemente en un diario o tarjeta de control y auditoría (“una marca en la ejecución del documento y su envío a archivo”). En varias organizaciones se combinan el control de la ejecución de documentos como parte integral del trabajo de oficina y el control de la ejecución como función de gestión.

La tecnología tradicional de gestión de oficinas presupone la presencia de diarios de registro y archivadores de documentos de control, cuyo acceso solo está disponible para los empleados involucrados en el registro y el control de la ejecución. Esta tecnología tiene limitaciones fundamentales:

La información sobre los documentos y el progreso de su ejecución se distribuye por todo el sistema de archivos de la empresa y sus divisiones estructurales. Obtener información sobre las actividades de una empresa requiere buscar y procesar datos de fuentes heterogéneas y descentralizadas; Los archivos de documentos generalmente están separados de los ejecutores. A menudo, los archivadores contienen información lenta y incompleta sobre el estado de los documentos;

Además de la reproducción y movimiento de una gran cantidad de documentos en papel, se mantienen numerosos diarios auxiliares y archivadores, en gran medida duplicados entre sí. Los problemas enumerados se agravan aún más en un sistema de gestión distribuido territorialmente, cuando es necesario coordinar las actividades de estructuras organizativamente independientes y alejadas entre sí.

Las empresas enfrentan desafíos directamente relacionados con grandes volúmenes de flujo de documentos:

Reducir el tiempo necesario para la tramitación de la documentación, llevarla a los ejecutores, coordinación con los responsables de los distintos niveles;

Monitorear la integridad de todo el flujo de documentos no solo en la etapa de registro de la documentación entrante y saliente, sino también en el proceso de "circulación" de documentos entre empleados de varios departamentos;

Creación de esquemas estándar para la aprobación de documentos dentro de la organización y esquemas de objetivos destinados a resolver una tarea actual específica: desarrollar un proyecto, firmar un acuerdo complejo;

Control de plazos para la aprobación de documentos para cada etapa de un esquema determinado.

En tal situación, es imposible prescindir de un sistema adecuadamente diseñado para registrar documentos y monitorear la ejecución de decisiones. Naturalmente, en cada organización existe un sistema de contabilidad de documentos de una forma u otra, pero para aumentar significativamente su eficiencia, es necesario crear un sistema de información que le permita desarrollar, registrar documentos y rastrear el movimiento de documentos dentro de la organización. , controlar plazos, archivar documentos y buscarlos en el archivo. En este caso, este sistema deberá:

Tenga en cuenta el posible aumento del número de documentos procesados ​​y el creciente volumen del archivo, es decir ser escalable;

Ser lo suficientemente productivo como para garantizar un trabajo rápido y simultáneo de una gran cantidad de usuarios, así como una búsqueda rápida de documentos de acuerdo con parámetros especificados durante todo el almacenamiento de documentos;

Garantizar el nivel de confidencialidad requerido por la organización (ya que el sistema de contabilidad de documentos es inherentemente una sección transversal de la estructura jerárquica de la organización).

Al implementar el proyecto para construir un sistema de registro de documentos y seguimiento de la ejecución de decisiones, se tuvieron en cuenta principalmente las siguientes características:

Un gran volumen de documentos que circulan dentro de la organización;

Presentación de documentos tanto en formato electrónico como en papel;

Una variedad de formatos de documentos presentados en formato electrónico;

La presencia de una gran cantidad de esquemas especiales para la transmisión de documentos dentro de la organización;

Disponibilidad de unidades geográficamente remotas.

Complejo de oficinas LotusNotas

Lotus Notes: un complejo de oficinas desarrollado por Lotus Development, admite los siguientes tipos de datos: texto, numérico, fecha/hora, campos clave; Campos RTF para almacenar texto, tablas, gráficos, datos de audio y vídeo u objetos OLE.

La integración de programas informáticos se realiza a través de: Portapapeles; exportar/importar archivos; Mecanismo OLE, drivers Datalens para acceso a bases de datos externas INFORMIX, ORACLE, SQL SERVER, etc. Lotus Notes utiliza el esquema de cifrado RSA Public Key/PrivateKey para proteger la información, proporcionando el nivel más alto de seguridad disponible para las aplicaciones cliente-servidor. Las firmas electrónicas se utilizan para confirmar la autenticidad de los documentos. Para proteger información particularmente importante, se proporcionan funciones adicionales, que incluyen:

Almacenamiento de versiones intermedias de documentos;

Almacenar una lista de usuarios que editaron el documento;

Cifrado de todos los datos transmitidos a través de la red;

Cifrado de datos almacenados, correo;

Sistema de contraseñas de acceso.

La búsqueda de información se realiza mediante campos clave. Es posible mantener archivos de documentos internos y externos. El software viene con una serie de plantillas, como Discusión, Servicio al cliente, Almacenamiento de documentos, etc. Todas ellas tienen aplicaciones prácticas y pueden adaptarse fácilmente a necesidades específicas. La base de datos puede contener documentos de Notes multiformato. Además, las bases de datos contienen macros que automatizan el trabajo, formularios utilizados para ingresar información en documentos complejos e informes visibles de documentos de bases de datos.

El paquete Lotus Notes consta de tres elementos principales:

Herramientas de enrutamiento y procesamiento;

Medios de protección/control;

Arquitectura de base de datos de productos.

Lotus Notes tiene herramientas avanzadas para crear interfaces. También existen herramientas de búsqueda de texto que le permiten crear una lista de documentos que coinciden con un criterio de búsqueda determinado.

Lotus Notes admite tanto el trabajo en grupo como las comunicaciones entre dos usuarios cualesquiera. Esto permite que varios usuarios accedan simultáneamente a varias bases de datos. El control de acceso se realiza en varios niveles: base de datos, formulario o vista, documento o parte de un documento. Por otro lado, el acceso también se puede controlar a nivel de grupos y usuarios individuales. Para colaborar con un equipo grande en la base de datos, puede alojarla en un servidor y establecer diferentes niveles de acceso para usuarios o grupos individuales. Lotus Notes tiene siete niveles de acceso.

1. Administrador: capaz de realizar todas las operaciones de la base de datos, incluida la lectura, escritura y edición de documentos y formularios.

2. Diseñador: tiene los mismos poderes que el Administrador, pero no puede controlar el nivel de acceso ni los parámetros de replicación.

3. Editor: está autorizado a leer, escribir y editar todos los documentos de la base de datos, pero no puede modificar formularios e informes.

4. Autor: puede crear nuevos documentos y editarlos, así como leer (pero no editar) otros documentos.

5. Lector: tiene derecho a leer únicamente.

6. Depositante: ingresa documentos nuevos, pero no puede editar los existentes.

7. Sin acceso: el usuario no puede abrir bases de datos ni guardar documentos.

Además, Lotus Notes incluye un sistema de mensajería: Notes Mail, que le permite enviar correspondencia a otros usuarios o grupos. Contiene todos los componentes necesarios para ello: una base de datos distribuida (de documentos), un entorno de desarrollo de aplicaciones integrado y herramientas de paso de mensajes. Lotus Notes incluye componentes de software de colaboración integrados: un entorno de implementación y desarrollo de aplicaciones, almacenamiento de objetos, replicación bidireccional, seguridad y mensajería, soporte multiplataforma y escalabilidad.

Los usuarios pueden acceder a la red a través de interfaces gráficas de Windows, Macintosh, OS/2 o Unix. Notes es compatible con redes como AppleTalk, PATHWORKS, Novell NetWare, TCP/IP.

Base de datos de lotoNotas

Una base de datos es una colección de información sobre áreas temáticas específicas que puede contener documentos de varios tipos, incluidos comentarios, informes, propuestas comerciales, resúmenes financieros, información de contacto, hojas de cálculo, imágenes o información de video y audio. Aunque la base de datos de Lotus Notes no es relacional, puede crear relaciones entre registros.

Estos son algunos de los tipos de bases de datos que se encuentran con mayor frecuencia en las aplicaciones:

La biblioteca de documentos contiene datos (informes, memorandos, correspondencia de clientes, formularios y solicitudes diversas) en una forma que corresponde a alguna representación externa, y que siempre puede visualizarse en pantalla o imprimirse en papel;

Las conferencias son bases de datos que brindan a los empleados la oportunidad de participar en discusiones escritas sobre temas actuales. Una vez creada la base de datos, los usuarios autorizados pueden agregarle sus propios documentos. La persona que inició la teleconferencia se convierte automáticamente en su líder, recibe todos los derechos de acceso y también determina los niveles de acceso para otros usuarios. El acceso remoto a las conferencias se realiza a través de canales telefónicos (mediante módem) o redes regionales.

Los servicios de información le permiten recibir información actualizada sobre determinados temas (por ejemplo, un servicio de noticias sobre fabricación brinda la oportunidad de conocer los últimos avances en fabricación en la industria o las filiales ubicadas en el extranjero).

Se utilizan los mismos comandos y métodos para acceder a todas las bases de datos, independientemente del tipo de datos que contengan. Lotus Notes almacena bases de datos en archivos separados con la extensión .nsf. El archivo de base de datos nsf contiene la siguiente información:

Formularios;

Los documentos reales almacenados en la base de datos;

Información sobre el acceso de los usuarios a la base de datos;

Documentación de referencia de bases de datos.

Un documento es la unidad básica de almacenamiento en una base de datos de Lotus Notes. Muchas bases de datos contienen solo un tipo de documento con un formato determinado (cada documento consta de uno o más campos en los que el sistema almacena datos), pero en general las bases de datos pueden contener documentos de varios tipos. Los documentos se dividen en tres categorías:

Documento principal;

Respuesta al documento;

Responder para responder.

El tipo de documento se determina al crearlo (creando su formulario) en el menú “Atributos del formulario”.

Una plantilla de documento (formulario) corresponde a cada tipo de documento y es una combinación de texto estático (texto que no cambia dentro de un formulario) y campos (áreas donde los usuarios ingresan datos).

Hay dos tipos de campos: generales y ordinarios. Los campos comunes se diferencian en que los datos ingresados ​​se reflejarán en todos los documentos adjuntos al documento principal y que utilicen este campo en su formulario. Además, según el método de cumplimentación de Lotus Notes, se distinguen los siguientes tipos de campos: editables, calculados, calculados para salida, calculados durante la compilación. Los campos están en cursiva y los campos comunes, en negrita.

Tipo de documento- presentación de un documento al buscar, visualizar, imprimir, en el que aparecen los valores de los campos del documento o expresiones calculadas en base a ellos. La vista también contiene descripciones de las relaciones entre documentos, criterios para seleccionar documentos que se mostrarán en la pantalla o se incluirán en un informe. Por lo general, la cantidad de tipos excede la cantidad de formularios, lo que se asocia con la necesidad de recibir documentos con diferente orden y un conjunto de campos de visualización. La vista es similar a un informe en un DBMS relacional, donde cada documento, cuando se imprime o se muestra en la pantalla, corresponde a una o varias líneas (cuando se muestra en la pantalla, a veces se proporciona desplazamiento horizontal), y cada columna del informe Generalmente corresponde a uno o más campos del documento (registro) o una expresión de los campos registros y variables del sistema.

Funciones y comandos de LotusNotas

Los comandos y funciones son un conjunto de herramientas diseñadas para diseñar interfaces y navegar en la base de datos, que se llevan a cabo componiendo fórmulas y asignándolas a elementos visuales de la pantalla (botones, etc.). Las funciones comienzan con el símbolo "@". Las funciones y expresiones están separadas entre sí por un punto y coma. Muchos comandos corresponden a elementos del menú principal. Para usarlos en fórmulas, use la función @Command([Nombre del comando]). Algunas de las funciones y comandos de Lotus Notes son:

- @Adjust(fecha-hora; año; mes; día; hora; minuto; segundo) ajusta el valor de fecha-hora especificado, cambiando cada argumento posterior en una cantidad incremental. El valor de corrección puede ser positivo o negativo;

- @Contains(cadena/subcadena) determina si la subcadena es parte de una cadena. Devuelve 1 (verdadero) si la subcadena está contenida en la cadena; en caso contrario devuelve 0 (falso);

- @DocNumber devuelve una cadena correspondiente al número de registro en forma de documento o categoría;

- @If(condición 1; acción 1; condición 2; acción 2; ...; condición 99; acción 99; de lo contrario_acción) evalúa las condiciones. Si es verdadero, entonces se realiza la acción especificada inmediatamente después de la condición. Si es falso, se verifica la siguiente condición, etc. Si ninguna de las condiciones es verdadera, se realiza la "else_action";

- @Prompt([estilo]; "Título"; "texto"; "predeterminado"; "selección") abre un cuadro de diálogo en el que la información ingresada sirve como argumento. Se utiliza para solicitar información al usuario y ramificar la acción dependiendo de la información ingresada por el usuario;

- @Command() - pasa al siguiente documento principal en la vista actual; la base de datos debe abrirse en el nivel de vista o el documento se puede abrir en modo lectura o edición;

- @Command() - transición al documento anterior en el formulario actual;

- @Command() - transición al documento principal anterior en la vista actual.

Aplicaciones de lotoNotasy su desarrollo

Aplicaciones- Se trata de sistemas de trabajo colectivo que se desarrollan para coordinar las actividades de las personas que implementan conjuntamente un proceso empresarial específico. Estos procesos pueden implicar comunicaciones intensivas (por ejemplo, entre clientes y proveedores).

Los componentes básicos de las aplicaciones de Notes son formularios, vistas y macros. El lenguaje de macros de Notes permite a los desarrolladores controlar la ejecución de las aplicaciones de Notes y los procesos de programa que se ejecutan en el servidor. Estas características son las mismas en todas las plataformas en las que se ejecuta Notes. Además, la arquitectura cliente/servidor se implementa automáticamente y el desarrollador sólo necesita indicar al servidor la necesidad de crear una aplicación distribuida.

La Ayuda de Notes es un libro de referencia contextual al que se puede acceder presionando la tecla F1:

El índice de materias contiene una lista de todos los documentos de la base de datos de referencia;

Mensajes enumera todos los mensajes de Notes;

Funciones tiene una lista de todas las funciones de Notes. Úselo para aprender la sintaxis y ver ejemplos de uso de las funciones de Notes. Las funciones de Notes le permiten automatizar ciertas tareas y hacer que el uso del producto sea más flexible.

Enviar su buen trabajo a la base de conocimientos es fácil. Utilice el siguiente formulario

Los estudiantes, estudiantes de posgrado y jóvenes científicos que utilicen la base de conocimientos en sus estudios y trabajos le estarán muy agradecidos.

Introducción

1. Sede electrónica

Conclusión

Glosario

Aplicaciones

Introducción

Durante las últimas décadas, la automatización de oficinas ha sido uno de los principales impulsores del desarrollo de la industria mundial de la información. Quizás cada uno de los gigantes mundiales, desarrolladores de hardware y software, haya contribuido al desarrollo de esta parte del mercado de la tecnología de la información. Todo esto nos permite hablar de la relevancia del tema de este trabajo.

La gama de soluciones ofimáticas ofrecidas incluye suites ofimáticas, herramientas para organizar el trabajo en equipo y el intercambio de información, soluciones para automatizar la gestión empresarial y mucho más. Gracias a estas decisiones, la propia oficina y la organización del trabajo de sus empleados han cambiado recientemente hasta quedar irreconocibles.

El objetivo del trabajo fue analizar la automatización de las actividades de oficina y considerar los principales productos y soluciones de software utilizados para esta automatización.

El objeto de estudio es el software utilizado para la ofimática.

Al crear una nueva empresa de cualquier tamaño, sus organizadores ya no se enfrentan a la cuestión de la necesidad de automatizar las actividades de sus oficinas o divisiones; sólo surge el problema de elegir los medios para esta automatización entre la variedad de productos disponibles en el mercado.

1. Sede electrónica

1.1 Tecnología de la información ofimática

Inicialmente, la automatización comenzó a desarrollarse en la producción y luego se extendió a la oficina, inicialmente con el único objetivo de automatizar el complejo y minucioso trabajo de secretaría. A medida que se desarrollaron los medios de comunicación, la automatización de las tecnologías de oficina se volvió de interés para los especialistas y gerentes, que vieron en ella una oportunidad de aumentar la productividad de su trabajo. De hecho, la ofimática no reemplaza el sistema tradicional de comunicación del personal existente (con sus reuniones, llamadas telefónicas y pedidos), sino que sólo lo complementa. Ambos sistemas garantizarán la automatización racional del trabajo de gestión y proporcionarán a los gerentes información de la más alta calidad si se utilizan juntos.

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Arroz. 1 tecnología de automatización de oficinas

Una oficina automatizada resulta atractiva para los directivos de todos los niveles de gestión de una empresa, no sólo porque mantiene al personal conectado dentro de la empresa, sino también porque les proporciona nuevos medios de comunicación con el mundo exterior. Definamos tecnología de la información para la ofimática:

La tecnología de la información ofimática es la organización y soporte de los procesos de comunicación tanto dentro de la organización como con el entorno externo basados ​​​​en redes informáticas y otros medios modernos para transmitir y trabajar con información.

Las tecnologías de automatización de oficinas son utilizadas por gerentes, especialistas, secretarias y trabajadores de oficina. Pueden aumentar la productividad de secretarias y oficinistas y permitirles hacer frente a un volumen de trabajo cada vez mayor mucho más fácilmente. Sin embargo, este es un beneficio secundario en comparación con la capacidad de utilizar la ofimática como herramienta de resolución de problemas. Las mejores decisiones tomadas por los gerentes como resultado de su mejor comunicación permiten el crecimiento económico de la empresa.

Actualmente, se conoce una gran cantidad de programas para computadoras y hardware no informático que brindan tecnología ofimática: procesador de textos, procesador de hojas de cálculo, correo electrónico, calendario electrónico, computadora y teleconferencias, texto de video, almacenamiento de imágenes, así como programas especializados. para actividades de gestión: gestión documental, control de la ejecución de órdenes, etc. También se utilizan ampliamente medios no informáticos: audio y videoconferencia, fax, fotocopiadora y otros equipos de oficina.

Existen los siguientes tipos de tecnologías de la información:

Tecnología de la información para el procesamiento de datos.

tecnología de la información de gestión

· Ofimática

Tecnología de la información para el apoyo a las decisiones.

Tecnología de la información de sistemas expertos.

Y cada uno de ellos tiene su propio tipo de seguridad.

1.2 Desarrollo de la ofimática: de la oficina tradicional a la producción y la electrónica

Se cree que las herramientas de ofimática pueden pertenecer a uno de dos grupos no superpuestos:

· automatización del trabajo rutinario con documentos comunes a la mayoría de oficinas (ofimática). Estos incluyen: edición (mecanografía, verificación, diseño) e impresión de documentos, seguimiento de su paso (enrutamiento, seguimiento), seguimiento de la ejecución de órdenes, etc.;

· herramientas metodológicas y software de apoyo a la toma de decisiones específicas de una industria o problema concreto, a diferencia de las herramientas del grupo anterior.

El uso de la tecnología informática en las oficinas para la automatización se inició en los años 60 y pasó por las siguientes tres etapas de desarrollo: oficina tradicional, oficina de producción y oficina electrónica.

Una oficina tradicional es un equipo establecido bastante pequeño de personas que se conocen personalmente y tienen una gama bastante amplia de responsabilidades. Una oficina de este tipo se puede caracterizar por tres características importantes: una cantidad de trabajo relativamente pequeña, una evaluación constante de la situación, iniciativa y una rápida comunicación dentro de la oficina.

La oficina tradicional se resiste al cambio (con volúmenes de trabajo relativamente pequeños) y, según varios indicadores, está bien preparada para la transición a una oficina electrónica. La composición típica de las operaciones laborales en una oficina tradicional es la siguiente: preparar materiales, mecanografiar, dictar, comunicar, conciliar documentos, viajar, trabajar con el correo, mantener archivadores, esperar, seleccionar y clasificar documentos, buscar información, limpiar colecciones de información. , copiar, realizar cálculos, planificar, hablar por teléfono, leer, trabajar en una terminal.

En una oficina de producción existen grandes volúmenes del mismo tipo de trabajo, su estricta formalización, asignación, funciones especializadas, distribución detallada del trabajo, centralización del trabajo auxiliar y su organización en línea de producción. En consecuencia, también utiliza tecnología informática. En este caso, la esencia de la automatización es la formación y mantenimiento de grandes fondos de información de datos homogéneos, su sistematización, acumulación, almacenamiento, muestreo, etc.

La oficina electrónica encarna el concepto de uso integral de la tecnología informática y de las comunicaciones en las actividades de oficina manteniendo y potenciando las ventajas de las oficinas tradicionales e industriales. Se supone que la sede electrónica permitirá prácticamente no presentar documentos en papel dentro de la empresa y restablecerá la forma tradicional de concentración de la actividad en torno a un especialista o directivo. Las principales funciones y herramientas de la sede electrónica son las siguientes:

tramitación general de documentos, su verificación y ejecución; almacenamiento de documentos locales; proporcionar acceso de extremo a extremo a los documentos sin duplicarlos en papel; trabajo remoto y conjunto de empleados sobre un documento; apoyo a formas de comunicarse sin salir del lugar de trabajo; correo electrónico; procesamiento de datos personales; preparación de documentos, reproducción e impresión de documentos; integrar comunicación electrónica y verbal; intercambio de información entre bases de datos; ingresar datos o formularios y mantener bases de datos personales; generar informes sobre procesamiento de datos; control de ejecución; gestión personal del tiempo; control de correspondencia automática; apoyo a la formación técnica y profesional de los empleados; transferencia de datos; asegurar variedad en la presentación visual del material; asegurar la calidad estilística de los documentos; modelado de decisiones y simulación de su adopción; apoyo informativo para la toma de decisiones; trabajar con herramientas de aprendizaje automatizadas; servicio de consulta; creación de puestos de trabajo automatizados adaptables; intercambio de información local y personalizada; servicio de textos de vídeo; intercambio e integración de software; transferir documentos de un medio a otro; impresión de documentos; reuniones telefónicas y televisivas; Contacto de grupo a través de terminales.

También se personaliza la información y la potencia informática de la sede electrónica manteniendo la comunicación electrónica tanto dentro de la oficina como con bases de datos centralizadas y departamentos remotos. Se supone que el desarrollo conjunto y la integración de la tecnología informática y de comunicaciones dará a los empleados acceso ilimitado a cualquier información y potencia informática necesarias, independientemente de su ubicación.

La oficina electrónica, gracias al correo electrónico y a los ordenadores personales, aumenta la posibilidad de proporcionar una interacción directa entre las personas, al igual que una oficina tradicional, sin requerir su concentración física dentro de una habitación. El concepto de oficina electrónica aumenta significativamente la eficiencia laboral de las personas que realizan trabajos creativos que requieren un procesamiento intensivo de grandes volúmenes de información compleja.

En las condiciones modernas, los tipos de actividades que se llevan a cabo en la oficina, potencialmente sujetas a automatización y que requieren soporte de información, deben incluir en primer lugar:

· mantenimiento de flujos de información de entrada de diversos tipos, gestión de oficinas;

· flujo de documentos real y organización del trabajo de oficina;

· planificación y control de tareas de producción, etc.;

· planificación estratégica y táctica de actividades centrales;

· toma de decisiones a diferentes niveles;

· soporte técnico de procesos de negocio como procesos de un tipo específico (a largo plazo, variante, distribuido, etc.).

Dada la diversidad de oficinas, no es apropiado considerar sus sistemas de información como objetos que constituyen una clase de sistemas definida constructivamente. Dado que la propiedad común de dichos sistemas de información de oficina (OIS) es el soporte para el flujo de documentos (y esto, en el caso general, es solo una parte de cada OIS), es precisamente este y otros medios para respaldar las operaciones rutinarias con documentos los que pueden Se puede hablar de una clase independiente de funciones propias de la oficina (y esto también es válido para las correspondientes herramientas de automatización).

La naturaleza y el propósito de las actividades de una organización están influenciados por su sistema de información y el tipo de producto de información producido y procesado. Si la tarea de una organización es producir un producto de información, emitido en forma de documentos, entonces el elemento más importante de su actividad es el almacenamiento de información relacionada con las características específicas de la actividad y necesaria para la toma de decisiones de gestión. Entre estas organizaciones de información se incluyen, por ejemplo, notarías, agencias de viajes y agencias de noticias. Para las oficinas de suministros y ventas, es importante conocer los mercados de ventas, los fabricantes de productos y los precios de los productos. Las necesidades de información básica de las oficinas pueden satisfacerse con la ayuda de hardware y software estándar, incluido software para el procesamiento de información textual, tabular y gráfica, computadoras personales y herramientas para la reproducción rápida de documentación y herramientas de comunicación electrónica.

1.3 Principales componentes de la sede electrónica

Base de datos. En una oficina automatizada, la base de datos representa datos sobre el sistema de producción de la empresa del mismo modo que en el nivel operativo de tecnología de procesamiento de datos. La información también puede fluir hacia la base de datos desde el entorno de la empresa. Los especialistas deben poder realizar operaciones tecnológicas para trabajar en un entorno de base de datos.

Procesador de textos. Este es un tipo de software de aplicación diseñado para crear y procesar texto. Te permite realizar operaciones con palabras, como agregarlas o eliminarlas, mover oraciones y párrafos, configurar el formato, trabajar con elementos de texto, modos, etc. Cuando el documento está listo, el especialista lo copia en una memoria externa, luego lo imprime y, si es necesario, lo transfiere a otras computadoras a través de la red. De esta forma, el directivo dispone de una forma eficaz de comunicación escrita. El gerente puede evaluar constantemente la situación de la empresa recibiendo periódicamente cartas e informes elaborados mediante un procesador de textos.

Correo electrónico. El correo electrónico se basa en el uso de computadoras en la red y permite al usuario recibir, almacenar y enviar mensajes a sus socios de red. Estamos hablando de comunicación unidireccional. Para garantizar la comunicación bidireccional, es necesario enviar y recibir mensajes repetidamente por correo electrónico o utilizar otros métodos de comunicación.

Un mensaje que se envía con frecuencia está disponible para todos los usuarios de correo electrónico; debe colocarse en un tablón de anuncios de computadora; si es necesario, se puede observar que se trata de correspondencia privada. También puede enviar un mensaje con un informe de su recepción por parte del destinatario.

Cuando una empresa decide configurar una cuenta de correo electrónico, tiene dos opciones. La primera es comprar su propio hardware y software y crear su propia red local de computadoras que realice la función de correo electrónico. El segundo es la compra de un servicio de correo electrónico, que a su vez es proporcionado por organizaciones de comunicación especializadas por una determinada tarifa periódica.

Correo de audio. Este correo le permite enviar mensajes de voz. Es similar al correo electrónico, excepto que escribe el mensaje en el teclado de su computadora y lo envía a través de su teléfono. Del mismo modo, recibe mensajes enviados por teléfono. El sistema incluye un dispositivo especial para convertir señales de audio en código digital y viceversa, así como una computadora para almacenar mensajes de audio en formato digital. El correo de audio también se implementa en línea.

El correo para transmitir mensajes de audio se utiliza con éxito para la comunicación grupal. Para ello, el remitente del mensaje deberá indicar adicionalmente una lista de aquellas personas a quienes se enviará el mensaje. El sistema llamará periódicamente a todas las personas especificadas para enviarles un mensaje.

La principal ventaja del correo de audio en comparación con el correo electrónico. La razón es que es más conveniente: al usarlo, no es necesario ingresar datos desde el teclado.

Procesador de mesa. Las funciones de los entornos de software de procesador tabular modernos le permiten realizar numerosas operaciones con datos presentados en forma tabular. Entre las características comunes de estas operaciones, se pueden identificar los grupos de operaciones tecnológicas más numerosos y utilizados:

· entrada de datos tanto desde el teclado como desde bases de datos;

· procesamiento de datos (clasificación, generación automática de totales, copia y transferencia de datos, varios grupos de operaciones de cálculo, agregación de datos, etc.);

· enviar información en forma impresa, en forma de archivos importados a otros sistemas, directamente a la base de datos;

· diseño de alta calidad de formularios tabulares para presentar datos;

· presentación de datos multifacética y de alta calidad en forma de cuadros y gráficos;

· realización de cálculos técnicos, financieros y estadísticos;

Realización de modelos matemáticos y otras operaciones.

Calendario electrónico. Brinda la oportunidad de utilizar una computadora incluida en la red para almacenar y manipular el horario de trabajo de los gerentes y otros empleados de la organización. Por ejemplo, un gerente establece la fecha y hora de un evento, ve el cronograma resultante y, si es necesario, realiza ajustes usando el teclado. El hardware y software del calendario electrónico corresponde completamente a los componentes del correo electrónico. El software de calendario suele incluirse como parte del software de correo electrónico.

El sistema también permite acceder a los calendarios de otros directivos y coordinar automáticamente los horarios de las reuniones con sus propios horarios.

El uso de un calendario electrónico es especialmente eficaz para los directivos de niveles directivos superiores cuya agenda se planifica con mucha antelación.

Conferencias informáticas y teleconferencias. Las conferencias informáticas utilizan redes informáticas para intercambiar información entre un grupo de personas que abordan un tema específico. Las personas que tienen acceso a esta tecnología constituyen un círculo limitado. El número de participantes en una conferencia por computadora puede ser muchas veces mayor que en las conferencias de audio y video.

La teleconferencia incluye tres tipos de conferencias: audio, video y computadora.

Videotexto. Aquí la computadora se utiliza para obtener la visualización de texto y datos gráficos en la pantalla del monitor. Los tomadores de decisiones tienen tres opciones para recibir información en forma de texto de video:

· crear archivos de texto de vídeo en sus propias computadoras;

· celebrar un acuerdo con una empresa de esta especialización para obtener acceso a archivos de texto de vídeo desarrollados por ella. Dichos archivos, desarrollados específicamente para su venta, podrán almacenarse en los servidores de la empresa que presta dichos servicios, o entregarse al cliente en discos magnéticos u ópticos;

· celebrar acuerdos con otras empresas para obtener acceso a sus archivos de texto de vídeo.

Actualmente es muy popular el intercambio de catálogos y listas de precios de sus productos entre empresas en forma de vídeo texto. Las empresas especializadas en la venta de textos en vídeo están empezando a competir con productos impresos como periódicos y revistas. Así, en muchos países ahora es posible solicitar un periódico, una revista o información sobre el mercado de valores en forma de texto en vídeo.

Almacenamiento de imágenes. Cualquier organización necesita almacenar una gran cantidad de documentos durante mucho tiempo. Por conveniencia, se les ocurrió la idea de almacenar no el documento en sí, sino su imagen (imagen) y almacenarlo en formato digital.

El almacenamiento de imágenes es una tecnología de oficina prometedora y se lleva a cabo mediante un dispositivo especial: un reconocedor de patrones ópticos, que permite convertir la imagen de un documento o película a formato digital y luego almacenarla en la memoria externa de la computadora. Una imagen guardada en formato digital se puede mostrar en su forma real en una pantalla o impresora en cualquier momento. Para almacenar imágenes se utilizan discos ópticos u otros medios de gran capacidad.

Audioconferencias. Utilizan comunicaciones de audio para mantener las comunicaciones entre empleados o departamentos de la empresa geográficamente remotos. El medio técnico más sencillo para las audioconferencias es la comunicación telefónica, equipada con dispositivos adicionales que permiten que más de dos participantes participen en una conversación. La audioconferencia no requiere una computadora, solo implica el uso de comunicación de audio bidireccional entre sus participantes.

La audioconferencia es un medio de comunicación muy beneficioso. Es barato y conveniente. La eficacia de las audioconferencias aumenta cuando se cumplen las siguientes condiciones:

· la persona que organiza la audioconferencia debe asegurarse en primer lugar de que todas las partes interesadas tengan la oportunidad de participar en ella;

· el número de participantes en la conferencia no debe ser superior a seis personas para mantener la discusión dentro del marco del problema que se está discutiendo;

· el programa de la conferencia debe comunicarse a sus participantes con antelación, por ejemplo mediante fax;

· antes del diálogo, cada participante debe presentarse;

· debe organizarse la grabación de la conferencia y su posterior almacenamiento;

· la grabación de la conferencia debe imprimirse y enviarse a todos los participantes.

Videoconferencia. Están destinados a los mismos fines que las audioconferencias, pero utilizando equipos de vídeo. Tampoco requieren una computadora. Durante una videoconferencia, sus participantes ubicados en diferentes lugares del mundo pueden verse a sí mismos y a otros participantes en una pantalla de televisión o monitor. El audio se transmite simultáneamente con la imagen de vídeo.

Aunque la videoconferencia reduce los costos de viaje y transporte, la mayoría de las empresas la utilizan por otra razón. Estas empresas los ven como una oportunidad para involucrar a la mayor cantidad posible de gerentes y otros trabajadores, ubicados a gran distancia de la oficina principal, en la resolución del problema.

Las tres configuraciones más populares para crear videoconferencias son:

· comunicación unidireccional de vídeo y audio. Aquí, las señales de vídeo y audio van sólo en una dirección, por ejemplo, del director del proyecto a los artistas;

· comunicación de vídeo unidireccional y audio bidireccional. El audio bidireccional permite a los participantes de la conferencia que reciben video intercambiar información de audio con el participante que transmite el video;

· Comunicación bidireccional de vídeo y audio. Es la configuración más cara que utiliza comunicación bidireccional de vídeo y audio entre todos los participantes de la conferencia, que normalmente tienen el mismo estado.

Comunicación por fax. Esta comunicación se basa en el uso de una máquina de fax, que lee un documento en un extremo del canal de comunicación y reproduce su imagen en el otro.

El fax es una forma rápida y sencilla de enviar documentos a miembros de un grupo que abordan un tema específico, independientemente de su ubicación geográfica.

2. Gestión de documentos electrónicos

2.1 Finalidad de los sistemas de gestión de documentos electrónicos

Entonces, la gestión de documentos electrónicos en el caso general es la organización del movimiento de documentos entre departamentos empresariales, grupos de usuarios o usuarios. Porque la mayoría de las veces permanecen en el servidor; el movimiento de documentos no significa su movimiento físico, sino la transferencia de derechos para usarlos con notificación a ciertos usuarios y control sobre su ejecución. El objetivo principal de los sistemas de gestión de documentos electrónicos es organizar el almacenamiento de documentos electrónicos, así como su búsqueda tanto por atributos como por contenido. Los sistemas de gestión de documentos electrónicos también brindan acceso autorizado a los documentos, registran los cambios realizados en ellos y controlan todas sus versiones y subversiones.

La automatización del flujo de documentos permite utilizar información de la base de datos, reduciendo la cantidad de entrada manual de información, lo que reduce el tiempo de trabajo y reduce la cantidad de errores. Además de los formularios de documentos, la base de datos del sistema de gestión de documentos almacena datos (montos, números de contrato, fechas de contrato, direcciones, etc.), que también pueden ser necesarios en muchos documentos (contratos, pedidos, certificados de finalización de obra, etc.). . Esta información se ingresa una vez y permite generar los documentos requeridos por las estructuras administrativas.

Según la revista ASAP, en el mundo se producen aproximadamente 6 mil millones de documentos anualmente; el empleado promedio dedica alrededor de 150 horas al año a buscar información perdida. Por lo tanto, existe la necesidad de proporcionar la información necesaria en un formato listo para su “consumo” y luego ofrecerla.

El mercado moderno de software de aplicaciones ofrece una serie de sistemas automatizados de gestión de documentos. Entre ellos se encuentran DocsVision 3.6 de DocsVision, ESCOM.DOC©, J.D. system. Edwards OneWorld, desarrollado por Robertson and Blums Corporation y otros.

En primer lugar, definamos de qué tipo de software estamos hablando. La definición más completa de Sistemas de Gestión Documental (EDMS - Electronic Document Management Systems) la da la empresa analítica IDC:

"Los sistemas de gestión de documentos (DMS) proporcionan el proceso de creación, gestión del acceso y distribución de grandes volúmenes de documentos en redes informáticas, y también proporcionan control sobre el flujo de documentos en una organización. A menudo, estos documentos se almacenan en repositorios especiales o en un archivo. Jerarquía del sistema. Los tipos de archivos que, normalmente, son compatibles con los sistemas DS incluyen documentos de texto, imágenes, hojas de cálculo, audio, vídeo y documentos web. Las capacidades comunes de los sistemas DS incluyen la creación de documentos, el control de acceso, la transformación y la seguridad.

Inicialmente, los DMS eran aplicaciones verticales diseñadas para ser utilizadas por pequeños grupos de especialistas que trabajaban a poca distancia entre sí con documentos de estructura compleja. En el extranjero, las aplicaciones de gestión de documentos verticales se utilizaban principalmente en la investigación farmacéutica, los seguros, la ingeniería y la producción industrial.

En las empresas distribuidas de hoy, la distribución de documentos, los requisitos de accesibilidad y la colaboración de documentos están creciendo exponencialmente. Todos los días se crean materiales de gran valor, se publican en redes globales y se distribuyen entre diversos grupos de personas. En la era de la Web, los documentos formalizados a los que sólo pueden acceder los especialistas ya no pueden almacenar conocimiento corporativo. Los sistemas de gestión de documentos deberían ayudar con esto.

Por tanto, la automatización de oficinas (con la ayuda de un sistema de gestión de datos) es necesaria para garantizar la movilidad de la gestión de la empresa y del trabajo de la propia empresa.

Hoy en día, las empresas necesitan una arquitectura de gestión de documentos verdaderamente distribuida, es decir uno que cumpla con los siguientes requisitos:

· Escalabilidad: es deseable que el sistema de gestión de documentos pueda soportar tantos usuarios como sea posible, y que el sistema sea capaz de aumentar su potencia y esto está determinado únicamente por la potencia del hardware correspondiente. Este requisito puede satisfacerse mediante servidores de bases de datos producidos por empresas como Sybase, Oracle, Informix, etc., que existen en casi todas las plataformas de software y hardware posibles, proporcionando así la más amplia gama de rendimiento.

· Distribución: los principales problemas al trabajar con documentos surgen en organizaciones distribuidas geográficamente, por lo que la arquitectura de los sistemas de gestión de documentos debe soportar la interacción de lugares distribuidos. Y las ubicaciones distribuidas pueden estar unidas por canales de comunicación de diferente velocidad y calidad. Además, la arquitectura del sistema debe admitir la interacción con usuarios remotos. La gestión de documentos distribuida y extensible aumenta drásticamente la productividad de los empleados y mejora la competitividad general de la organización.

· Modularidad: es muy posible que el cliente no requiera la implementación de todos los componentes del sistema de flujo de documentos a la vez y, a veces, el número de tareas resueltas por el cliente es menor que el número de todas las tareas de flujo de documentos. De esto concluimos que el sistema de gestión documental debe constar de módulos separados integrados entre sí.

· Apertura: el sistema de flujo de documentos no debe ni puede existir por separado con otros sistemas; por ejemplo, a veces es necesario integrar el sistema con un programa de aplicación de contabilidad; Entonces el sistema de gestión documental debe tener interfaces abiertas, que en algunos casos requieren modificación e integración con otros sistemas.

· Eficiencia: garantizar una relación racional entre los costos de creación del sistema y los efectos previstos, incluidos los resultados finales de la automatización de documentos; la capacidad de introducir una amplia gama de tecnologías adicionales para aumentar el nivel de rendimiento de los fondos gastados en el sistema.

En el mercado de herramientas de gestión de documentos electrónicos, podemos distinguir a grandes rasgos cinco categorías de sistemas judiciales. Pero, como muestra la práctica, ninguna clasificación es ideal. Como resultado, algunos productos se clasifican en varias categorías al mismo tiempo y tienen características que son comunes a productos de diferentes categorías.

Normalmente están diseñados para aplicaciones verticales y horizontales específicas, a veces destinados a su uso en una industria específica. Estas soluciones brindan el ciclo de vida completo de los documentos, como imágenes, registros y tecnologías de flujo de trabajo, gestión de contenido (ver más abajo) y más.

Sistemas de gestión de imágenes.

En el mercado de herramientas de gestión de documentos electrónicos, podemos distinguir a grandes rasgos cinco categorías de tecnologías. Cabe señalar que ninguna clasificación es aparentemente ideal. Como resultado, algunos productos se clasifican en varias categorías al mismo tiempo y tienen características exclusivas de productos de diferentes categorías.

· Sistemas de gestión orientados a procesos de negocio: Documentum, FileNet (Panagon y Watermark), Hummingbird (PC DOCS).

Normalmente están diseñados para aplicaciones verticales y horizontales específicas, a veces destinados a su uso en una industria específica. Estas soluciones generalmente brindan el ciclo de vida completo del documento, incluidas tecnologías de imágenes, gestión de registros y flujo de trabajo, gestión de contenido (ver más abajo) y más.

· Sistemas judiciales corporativos: Lotus (Domino.Doc), complementos de Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context).

Proporcionan una infraestructura empresarial para crear, colaborar y publicar documentos, normalmente disponibles para todos los usuarios de la organización. Las capacidades básicas de estos sistemas son similares a las de los sistemas orientados a procesos de negocio. Sin embargo, su característica distintiva es la forma en que se utilizan y distribuyen. Al igual que herramientas como procesadores de texto y hojas de cálculo, los DMS corporativos son la "aplicación predeterminada" estándar para crear y publicar documentos en una organización. Por lo general, estas herramientas no están diseñadas para usarse únicamente en una industria específica o para una tarea estrictamente definida. Se ofrecen e implementan como tecnologías corporativas generales, accesibles para casi cualquier categoría de usuarios.

· Sistemas de gestión de contenidos (del inglés content - contenido, esencia): Adobe, Excalibur.

Proporcionar un proceso para rastrear la creación, acceso, control y entrega de información hasta el nivel de secciones y objetos del documento para su posterior reutilización y compilación. Potencialmente, la disponibilidad de información no en forma de documentos, sino en objetos más pequeños, facilita el proceso de intercambio de información entre aplicaciones.

· Sistemas de gestión de imágenes

Convierten información del papel a un formato digital, generalmente TIFF (formato de archivo de imagen etiquetado), después de lo cual el documento se puede utilizar en el trabajo en formato electrónico.

· Sistemas de gestión de flujos de trabajo: Lotus (Domino/Notes y Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.

Estos sistemas están diseñados principalmente para garantizar el movimiento de determinados objetos a lo largo de rutas predeterminadas (el llamado “enrutamiento duro”). En cada etapa, el objeto puede cambiar, por eso se le llama la palabra general "trabajo". Los sistemas de este tipo se denominan sistemas de flujo de trabajo: "flujo de trabajo" (desafortunadamente, no existe un equivalente exacto para este término en ruso). Los documentos pueden estar asociados a puestos de trabajo, pero los documentos no son el objeto básico de estos sistemas. Con la ayuda de estos sistemas, es posible organizar ciertos trabajos, para los cuales todas las etapas se conocen de antemano y se pueden prescribir.

2.2 Subsistemas de automatización documental

documento electrónico de oficina de automatización de información

El sistema de automatización del flujo de documentos consta de varios subsistemas. Cada uno de estos subsistemas tiene un conjunto de funciones específicas. Además, cada subsistema interactúa estrechamente con otros subsistemas. En la práctica, los productos de software se pueden clasificar condicionalmente en un grupo particular en nuestra clasificación. Como regla general, los sistemas implementan solo parte de las funciones que se describen a continuación, mientras que un producto de una clase puede incluir parte de las funciones de sistemas de otra clase. Por lo tanto, construir sistemas de automatización de documentos a partir de productos existentes en el mercado requiere no sólo una buena comprensión de la tarea final, sino también un excelente conocimiento del mercado de software.

Se pueden distinguir los siguientes subsistemas de automatización documental:

· Archivos de documentos;

· Sistemas de entrada de documentos y sistemas de procesamiento de imágenes de documentos;

· Sistemas de gestión de costes de almacenamiento de documentos;

· Sistemas de enrutamiento de documentos;

· Sistemas para la automatización compleja de procesos de negocio.

El sistema de gestión documental se basa en un subsistema de almacenamiento. En el caso más sencillo, podría tratarse de una base de datos de contabilidad de documentos en sistemas ofimáticos. La estación de trabajo del cliente brinda la capacidad de ingresar información sobre documentos en el sistema, buscar documentos por sus atributos, modificar información (ubicación actual, estado de ejecución, etc.) y administrar datos.

Si el sistema de gestión de documentos almacena documentos o sus imágenes, se requiere un entorno de almacenamiento especial. En el caso más sencillo, se puede utilizar para ello un sistema de archivos. En un caso más complejo, podría tratarse de un sistema especializado para crear un archivo de documentos. La base de datos debe contener información sobre derechos de acceso a documentos, candados, etc. En este caso, es posible contar con sistemas para optimizar el costo de almacenamiento de documentos y un sistema para soportar la indexación de texto completo.

En consecuencia, las aplicaciones cliente deben incluir funciones adicionales como acceso a documentos en el archivo, soporte para bloquear y cambiar atributos de documentos, así como la capacidad de realizar búsquedas de texto completo.

Para ingresar documentos al sistema, se puede utilizar un sistema de reconocimiento de texto y formularios impresos.

Si el sistema tiene herramientas de enrutamiento, la base de datos almacena información adicional sobre las rutas de documentos, el estado actual de las rutas, etc. El módulo de enrutamiento entrega documentos directamente a las estaciones de trabajo de los usuarios e ingresa información sobre los cambios en el estado de los documentos en la base de datos. Es posible que la estación de trabajo cliente del sistema de enrutamiento no interactúe directamente con la base de datos y el archivo de documentos, sino que acceda a los documentos a través de un entorno de enrutamiento, que puede ser el correo electrónico.

Conclusión

Actualmente, la presencia de un sistema de flujo de documentos y ofimática que funcione con éxito indica el bienestar de la institución y su gestión. Esto significa el control total de los subordinados a la dirección del aparato, su competencia, solidaridad, disciplina e interés en la ejecución más exitosa del trabajo asignado.

Un sistema automatizado permite intercambiar información de forma rápida y eficaz entre todas las áreas del proceso productivo, reducir el tiempo necesario para preparar tareas específicas y eliminar posibles errores en la preparación de la documentación de informes.

La introducción de un sistema automatizado garantizará la facilidad de uso, la organización racional de la producción y la reducción del estrés psicológico. El estrés fisiológico también disminuirá, porque con la implementación de un software adecuado, el tiempo dedicado a un mismo trabajo se reducirá significativamente. Esto tendrá un efecto positivo en el desempeño del empleado, porque conducirá a una reducción en la cantidad de información procesada y el personal también tendrá tiempo adicional para analizar y tomar decisiones de gestión.

Durante su existencia, la tecnología informática ha recorrido un largo camino de desarrollo no solo en el campo de los productos de software o la arquitectura de sistemas, sino también en el campo de la integración de la tecnología informática y los procesos comerciales. Inicialmente creadas para automatizar procesos rutinarios, las tecnologías informáticas se han convertido en un factor decisivo a la hora de determinar los propios procesos empresariales. Hoy en día es muy difícil imaginar una oficina moderna no solo sin una computadora, sino también sin programas especiales que permitan automatizar todo el trabajo con la documentación. Podemos decir que hoy en día la funcionalidad básica de estos productos de software de todos los fabricantes más conocidos cumple con los requisitos básicos del trabajo de oficina ruso y garantiza la implementación de todas las operaciones básicas del trabajo de oficina. Por lo tanto, al elegir un producto de software en particular, se presta especial atención a los detalles, las características de funcionamiento y la configuración de tal o cual software.

Glosario

		Definición
	Procesador de textos	uno de los tipos de software de aplicación diseñado para crear y procesar texto.
	Correo electrónico	Componente de sede electrónica que permite a los usuarios intercambiar mensajes electrónicos a través de la red.
	Tecnología de la información para la automatización de oficinas.	organización y soporte de procesos de comunicación tanto dentro de la organización como con el entorno externo basados ​​​​en redes informáticas y otros medios modernos para transmitir y trabajar con información.
	Correo de audio	correo que permite a los usuarios enviar mensajes de voz.
	reconocedor de patrones ópticos	Un dispositivo que le permite convertir una imagen de un documento o película a formato digital y luego almacenarla en la memoria externa de una computadora.
	Audioconferencia	Un medio de comunicación que utiliza comunicación de audio para mantener comunicaciones entre personas geográficamente remotas.
	Facsímil	comunicación basada en el uso de una máquina de fax que lee un documento en un extremo del canal de comunicación y reproduce su imagen en el otro.
	Eficiencia del flujo de documentos	Asegurar una relación racional entre los costos de creación del sistema y los efectos objetivo, incluidos los resultados finales de la automatización de documentos.
	Tribunales corporativos	Proporcionan una infraestructura empresarial para crear, colaborar y publicar documentos, normalmente disponibles para todos los usuarios de la organización.
	Sistemas de gestión de contenidos	Sistemas que proporcionan un proceso para rastrear la creación, acceso, control y entrega de información hasta el nivel de secciones y objetos del documento para su posterior reutilización y compilación.

Lista de fuentes utilizadas

1. Pakhchanyan A. Revisión de los sistemas de gestión de documentos electrónicos. / A. Pakhchanyan. San Petersburgo; "Pedro", 2003. - 74 p. -ISBN 5-85647-057-

2. Simónovich S.V. Informática: Curso básico. / S.V. Simónovich. San Petersburgo; "Pedro", 2002. - 24 p. - ISBN 5-300-02821-5.

3. Morozevich A.N. Fundamentos de la informática económica. Guía de estudio. / UN. Morozevich, N.N. Goviadinova, B.A. Hierro. ml.; "BSEU", 2006. - 237 p. -ISBN 5-30567-453-5

4. Nazarov S.V. Paquetes de software de oficina. Libro de texto Beneficio. / S.V. Nazarov. Moscú.; "Editorial AST", 2003. - 112 p. -ISBN 5-34634554-4

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Los circuitos integrados de automatización de oficinas conectan a los trabajadores de la información en todas las regiones y les ayudan a comunicarse con clientes y otras organizaciones. Sus actividades abarcan principalmente la gestión documental, comunicaciones, programación, etc. Estos sistemas realizan las siguientes funciones:

procesamiento de textos en ordenadores que utilizan diversos procesadores de textos;

producción de productos impresos de alta calidad;

archivo de documentos;

calendarios y cuadernos electrónicos para mantener información comercial;

correo electrónico y audiocorreo;

vídeo y teleconferencias.

Sistemas de información para el procesamiento del conocimiento., incluidos los sistemas expertos, incorporan el conocimiento necesario para ingenieros, abogados y científicos a la hora de desarrollar o crear un nuevo producto. Su trabajo es crear nueva información y nuevos conocimientos. Por ejemplo, las estaciones de trabajo especializadas existentes para ingeniería y diseño científico permiten un alto nivel de desarrollo técnico.

Sistemas de información para mandos intermedios.

Los sistemas de información a nivel gerencial son utilizados por los mandos intermedios para monitoreo (seguimiento continuo), control, toma de decisiones y administración. Las principales funciones de estos sistemas de información:

comparación de indicadores actuales con los pasados;

elaborar informes periódicos durante un tiempo determinado, en lugar de publicar informes sobre acontecimientos de actualidad, como ocurre en el nivel operativo;

proporcionar acceso a información de archivo, etc.

Algunos sistemas de información permiten tomar decisiones no triviales. En el caso de que los requisitos de soporte informativo no estén estrictamente definidos, pueden responder a la pregunta: "¿qué pasará si...?"

En este nivel se pueden distinguir dos tipos de sistemas de información: los de gestión (para la gestión) y los de apoyo a las decisiones.

La gestión es Tienen muy poca capacidad analítica. Atiende a directivos que necesitan información diaria y semanal sobre la situación. Su objetivo principal es realizar un seguimiento de las operaciones diarias de la empresa y generar periódicamente informes estándar resumidos estrictamente estructurados. La información proviene del sistema de información a nivel operativo.

Características de los sistemas de información de gestión:

utilizado para apoyar la toma de decisiones de tareas estructuradas y semiestructuradas a nivel de control de operaciones;

enfocado al control, presentación de informes y toma de decisiones sobre la situación operativa;

confiar en los datos existentes y sus flujos dentro de la organización;

tienen poca capacidad analítica y una estructura inflexible.

Sistemas de apoyo a la decisión Cumplen tareas semiestructuradas, cuyos resultados son difíciles de predecir de antemano. Tienen un aparato analítico más potente con varios modelos. La información se obtiene de los sistemas de información operativos y de gestión. Estos sistemas son utilizados por todo aquel que necesita tomar una decisión: directivos, especialistas, analistas, etc. Por ejemplo, sus recomendaciones pueden resultar útiles a la hora de tomar una decisión de compra o arrendamiento de equipos, etc.

Características de los sistemas de apoyo a las decisiones;

proporcionar soluciones a problemas cuyo desarrollo es difícil de predecir;

equipado con sofisticadas herramientas de modelado y análisis;

permitirle cambiar fácilmente la formulación de los problemas que se resuelven y los datos de entrada;

son flexibles y se adaptan fácilmente a las condiciones cambiantes varias veces al día;

disponer de una tecnología lo más orientada al usuario posible.

Sistemas de información estratégica

El desarrollo y el éxito de cualquier organización (empresa) está determinado en gran medida por la estrategia que adopte. La estrategia se entiende como un conjunto de métodos y medios para resolver problemas prometedores a largo plazo.

En este contexto también se pueden percibir los conceptos de “método estratégico”, “medios estratégicos”, “sistema estratégico”, etc. Actualmente, en relación con la transición a las relaciones de mercado, se ha prestado mucha atención a la cuestión de la estrategia de desarrollo y el comportamiento de las empresas, lo que ha contribuido a un cambio fundamental en las opiniones sobre los sistemas de información. Comenzaron a ser considerados sistemas de importancia estratégica que influyen en los cambios en la elección de los objetivos de la empresa, sus tareas, métodos, productos, servicios, permitiéndole adelantarse a la competencia, así como establecer una interacción más estrecha con consumidores y proveedores. Ha surgido un nuevo tipo de sistemas de información: el estratégico.

Sistema de Información Estratégica- un sistema de información informática que brinda apoyo a las decisiones para la implementación de los objetivos estratégicos de desarrollo a largo plazo de la organización.

Se conocen situaciones en las que la nueva calidad de los sistemas de información obligó a cambiar no sólo la estructura, sino también el perfil de las empresas, contribuyendo a su prosperidad. Sin embargo, en este caso, puede surgir una situación psicológica indeseable asociada a la automatización de determinadas funciones y tipos de trabajo, ya que esto puede poner a algunos de los empleados y trabajadores en riesgo de despido.

Arroz. 3.7. Factores externos que afectan las actividades de la empresa.

Consideremos la calidad de un sistema de información como un medio estratégico de actividad de cualquier organización usando el ejemplo de una empresa que produce productos similares a los que ya están disponibles en el mercado de consumo. En estas condiciones, es necesario resistir la competencia con otras empresas. ¿Qué puede aportar el uso de un sistema de información en esta situación?

Para responder a esta pregunta, es necesario comprender la relación entre la empresa y su entorno externo. En arroz. 3.7 muestra el impacto de factores externos en la empresa:

competidores que siguen sus propias políticas en el mercado;

compradores con diferentes capacidades para adquirir bienes y servicios;

proveedores que siguen su propia política de precios.

Una empresa puede conseguir una ventaja competitiva teniendo en cuenta estos factores y siguiendo las siguientes estrategias:

creación de nuevos productos y servicios que se comparen favorablemente con otros similares;

encontrar mercados donde los bienes y servicios de la empresa tengan una serie de características distintivas en comparación con sus análogos ya disponibles allí;

creación de conexiones que asignan compradores y proveedores a una determinada empresa y hacen que no sea rentable recurrir a otra;

Reducción de costes del producto sin comprometer la calidad.

Los sistemas de información de nivel estratégico ayudan a los altos directivos a resolver problemas no estructurados como los descritos anteriormente y a llevar a cabo una planificación a largo plazo. La tarea principal es comparar los cambios que ocurren en el entorno externo con el potencial existente de la empresa. Están diseñados para crear un entorno común para el soporte de decisiones en materia de telecomunicaciones informáticas en situaciones inesperadas. Utilizando los programas más avanzados, estos sistemas pueden proporcionar información de muchas fuentes en cualquier momento. Algunos sistemas estratégicos tienen capacidades analíticas limitadas.

En este nivel organizacional, los sistemas de información juegan un papel de apoyo y se utilizan como un medio para proporcionar rápidamente al gerente la información necesaria para la toma de decisiones.

En la actualidad, aún no se ha desarrollado un concepto general para la construcción de sistemas de información estratégicos debido a la versatilidad de su uso no solo en términos de objetivos, sino también en términos de funciones. Hay dos puntos de vista: uno se basa en la opinión de que primero es necesario formular sus objetivos y estrategias para lograrlos, y solo luego adaptar el sistema de información a la estrategia existente; la segunda es que la organización utiliza información estratégica para formular metas y planificación estratégica. Aparentemente, un enfoque racional para el desarrollo de sistemas de información estratégicos sería una metodología para sintetizar estos dos puntos de vista.

Sistemas de información en la empresa.

En cualquier empresa es deseable contar con varios sistemas de información locales para diferentes propósitos que interactúen entre sí y apoyen decisiones de gestión en todos los niveles. En arroz. 3.8 Se muestra una de esas opciones. Entre los sistemas de información locales se organizan conexiones de diversa naturaleza y finalidades. Algunos sistemas de información locales pueden estar asociados con una gran cantidad de sistemas que operan en la empresa y tienen acceso al entorno externo, mientras que otros están asociados solo con uno o varios relacionados. El enfoque moderno para organizar las comunicaciones se basa en el uso de redes informáticas locales dentro de la empresa con acceso a un SI similar de otra empresa o división de una corporación. Al mismo tiempo, utilizan los recursos de las redes regionales y globales.

A partir de la integración de sistemas de información para diversos fines mediante redes informáticas, se crean sistemas de información corporativos en la empresa. Estos sistemas de información brindan al usuario la oportunidad de trabajar tanto con una base de datos de toda la empresa como con bases de datos locales.

Consideremos el papel de la propiedad intelectual corporativa en una empresa con respecto a la formación del costo de los productos manufacturados.

Los sistemas de información de una empresa, que respaldan todas las etapas de la producción de productos, pueden proporcionar información con diversos grados de detalle para el análisis, como resultado de qué etapas se identifican en las que hay un aumento excesivo en el costo de los productos. En este caso, se puede elegir una estrategia para reducir el costo de producción. Los resultados de las medidas adoptadas, a su vez, quedarán reflejados en el sistema de información. Una vez más, la información obtenida se puede utilizar para el análisis. Y así sucesivamente hasta conseguir el objetivo.

Ejemplo 3.15. Una empresa puede reducir drásticamente los costos asociados con el almacenamiento de materias primas y productos semiacabados acordando con los proveedores las entregas diarias. La información sobre las entregas realizadas será tenida en cuenta por el sistema de información, del cual se obtendrá información para la toma de decisiones al nivel directivo correspondiente.

Un sistema de información puede tener el mayor efecto si la empresa se ve como una cadena de acciones que dan como resultado la formación gradual del valor de los productos o servicios producidos. Luego, con la ayuda de los sistemas de información de diversos fines funcionales incluidos en esta cadena, es posible incidir en la estrategia de toma de decisiones de gestión encaminadas a incrementar los ingresos de la empresa.

Arroz. 3.8. Ejemplos de sistemas de información que soportan las actividades de una empresa.

OTRAS CLASIFICACIONES DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Clasificación por grado de automatización.

Dependiendo del grado de automatización de los procesos de información en el sistema de gestión de la empresa, los sistemas de información se definen como manuales, automáticos, automatizados ( arroz. 3.9).

Manual Los sistemas de información se caracterizan por la ausencia de medios técnicos modernos para el procesamiento de la información y la realización de todas las operaciones por parte de humanos. Por ejemplo, de las actividades de un directivo en una empresa donde no hay ordenadores, podemos decir que trabaja con un SI manual.

Automático SI realiza todas las operaciones de procesamiento de información sin intervención humana.

Automatizado Y C implican la participación tanto de medios humanos como técnicos en el proceso de procesamiento de la información, asignando el papel principal al ordenador. En la interpretación moderna, el término "sistema de información" incluye necesariamente el concepto de sistema automatizado.

Los sistemas de información automatizados, dado su uso generalizado en la organización de procesos de gestión, tienen diversas modificaciones y pueden clasificarse, por ejemplo, según la naturaleza del uso de la información y el ámbito de aplicación.

Ejemplo 3.16. El papel del contador en el sistema de información de nómina es establecer los datos iniciales. El sistema de información los procesa según un algoritmo previamente conocido y produce la información resultante en forma de declaración impresa en una impresora.

Arroz. 3.9. Clasificación de sistemas de información según diversos criterios.

Clasificación por la naturaleza del uso de la información.

Recuperación de información Los sistemas (ver Fig. 3.9) ingresan, sistematizan, almacenan y emiten información a solicitud del usuario sin transformaciones complejas de datos. Por ejemplo, un sistema de recuperación de información en una biblioteca, en taquillas de billetes de tren y de avión.

Información decisiva Los sistemas llevan a cabo todas las operaciones de procesamiento de información de acuerdo con un algoritmo específico. Entre ellos, se pueden clasificar según el grado de influencia de la información resultante generada en el proceso de toma de decisiones y distinguir dos clases: gerentes y asesores.

Los administradores de SI producen información sobre la base de la cual una persona toma una decisión. Estos sistemas se caracterizan por el tipo de tareas de carácter computacional y el procesamiento de grandes volúmenes de datos. Un ejemplo sería un sistema para la planificación operativa de la producción y un sistema de contabilidad.

Los sistemas de información de asesoramiento producen información que una persona tiene en cuenta y no se convierte inmediatamente en una serie de acciones específicas. Estos sistemas tienen un mayor grado de inteligencia, ya que se caracterizan por procesar conocimiento más que datos.

Ejemplo 3.17. Existen sistemas de información médica para diagnosticar a un paciente y determinar el procedimiento de tratamiento previsto. Al trabajar con un sistema de este tipo, el médico puede tener en cuenta la información recibida, pero ofrecer una solución diferente a la recomendada.

Clasificación por área de aplicación

Sistemas de información gestión organizacional(ver Fig. 3.9) están diseñados para automatizar las funciones del personal de gestión. Considerando la más amplia aplicación y diversidad de esta clase de sistemas, a menudo cualquier sistema de información se entiende precisamente con esta interpretación. Esta clase incluye los sistemas de información para la gestión tanto de empresas industriales como de instalaciones no industriales: hoteles, bancos, empresas comerciales, etc.

Las principales funciones de dichos sistemas son: control y regulación operativa, contabilidad y análisis operativos, planificación operativa y a largo plazo, contabilidad, gestión de ventas y suministros y otras tareas económicas y organizativas.

Circuito integrado de control de procesos(TP) sirven para automatizar las funciones del personal de producción. Se utilizan ampliamente en organizaciones para respaldar el proceso tecnológico en las industrias de ingeniería metalúrgica y mecánica.

CI de diseño asistido por ordenador(CAD) están diseñados para automatizar las funciones de los ingenieros de diseño, diseñadores, arquitectos, diseñadores al crear nuevos equipos o tecnología. Las funciones principales de dichos sistemas son: cálculos de ingeniería, creación de documentación gráfica (dibujos, diagramas, planos), creación de documentación de diseño, modelado de objetos diseñados.

Integrado (corporativo) I S Se utilizan para automatizar todas las funciones de la empresa y cubrir todo el ciclo de trabajo desde el diseño hasta la venta del producto. Crear tales sistemas es muy difícil, ya que requiere un enfoque sistemático desde el punto de vista del objetivo principal, por ejemplo, obtener ganancias, conquistar el mercado de ventas, etc. Este enfoque puede conducir a cambios significativos en la estructura misma de la empresa, que no todos los gerentes pueden decidir hacer.

Históricamente, la automatización comenzó en la fabricación y luego se extendió a la oficina, inicialmente con el único objetivo de automatizar el trabajo secretarial de rutina. Con el desarrollo de las tecnologías de la comunicación, la automatización de las tecnologías de oficina se volvió de interés para especialistas y gerentes, quienes vieron en ella una oportunidad para aumentar la productividad de su trabajo.

La ofimática no pretende sustituir el sistema tradicional de comunicación del personal existente (con sus reuniones, llamadas telefónicas y pedidos), sino sólo complementarlo. El uso conjunto de estos sistemas garantiza una automatización racional del trabajo de gestión y el mejor suministro de información a los directivos.

Una oficina automatizada resulta atractiva para los directivos de todos los niveles de gestión de una empresa no sólo porque apoya la comunicación dentro de la empresa entre el personal, sino también porque les proporciona nuevos medios de comunicación con el entorno externo.

Tecnología de la información de oficina automatizada. - Organización y soporte de procesos de comunicación tanto dentro de la organización como con el entorno externo basados ​​en redes informáticas. Otros medios modernos para transmitir y trabajar con información.

Las tecnologías de automatización de oficinas son utilizadas por gerentes, especialistas, secretarias y trabajadores administrativos, y son especialmente atractivas para la resolución de problemas en grupo. Pueden aumentar la productividad de secretarias y oficinistas y permitirles hacer frente a un volumen de trabajo cada vez mayor. Sin embargo, este beneficio es secundario frente a la capacidad de utilizar la ofimática como herramienta de resolución de problemas. Mejorar y acelerar las decisiones tomadas por los directivos como resultado de su mejor comunicación puede asegurar el crecimiento económico de la empresa.

Actualmente, existen varias docenas de productos de software para computadoras y hardware no informático que brindan tecnología de automatización de oficinas: procesador de textos, procesador de hojas de cálculo, correo electrónico, calendario electrónico, correo de audio, computadora y teleconferencias, texto de video, almacenamiento de imágenes, así como programas de gestión especializados: mantenimiento de documentos, seguimiento de la ejecución de órdenes, etc.

La ofimática se complementa con herramientas no informáticas: audio y videoconferencia, fax, fotocopiadora y otros equipos de oficina.

Componentes principales

Una base de datos es un componente esencial de cualquier tecnología de la información. En una oficina automatizada, la base de datos concentra datos sobre el sistema de producción de la empresa, del mismo modo que en la tecnología de procesamiento de datos a nivel operativo. La información de la base de datos también puede provenir del entorno externo de la empresa. Los especialistas deben dominar las operaciones tecnológicas básicas para trabajar en un entorno de bases de datos.

Ejemplo. La base de datos recopila información sobre las ventas diarias transmitidas por los agentes de ventas de la empresa a la computadora principal, o información sobre las entregas semanales de materias primas. La información sobre los tipos de cambio o cotizaciones de valores, incluidas las acciones de esta empresa, que se ajustan diariamente en la base de datos correspondiente, se puede recibir diariamente por correo electrónico desde la bolsa.

La información de la base de datos se ingresa en aplicaciones (programas) informáticas, como procesadores de texto, procesadores de hojas de cálculo, correo electrónico, conferencias informáticas, etc. Cualquier aplicación informática de oficina automatizada proporciona a los trabajadores comunicación entre sí y con otras empresas.

Procesador de textos es un tipo de software de aplicación diseñado para crear y procesar documentos de texto. De este modo, el directivo tiene a su disposición una forma eficaz de comunicación escrita. La recepción periódica de cartas e informes elaborados mediante un procesador de textos permite al director evaluar constantemente la situación de la empresa.

Correo electrónico(Correo electrónico), basado en el uso de la red de computadoras, permite al usuario recibir, almacenar y enviar mensajes a sus socios de red. Aquí sólo se produce comunicación unidireccional. Esta limitación, según muchos investigadores, no es demasiado importante, ya que en cincuenta casos de cada cien, las conversaciones telefónicas oficiales tienen como único objetivo obtener información. Para garantizar una comunicación bidireccional, deberá enviar y recibir mensajes repetidamente por correo electrónico o utilizar otro método de comunicación.

El correo electrónico puede proporcionar diferentes experiencias al usuario según el software utilizado. Para que el mensaje enviado esté disponible para todos los usuarios de correo electrónico, debe colocarse en un tablón de anuncios de computadora, si lo desea, puede indicar que se trata de correspondencia privada; También podrá enviar el envío con notificación de su recepción por parte del destinatario.

El correo de audio es un correo para enviar mensajes por voz. Es similar al correo electrónico, excepto que en lugar de escribir un mensaje en el teclado de una computadora, lo envía a través de su teléfono. También recibe mensajes enviados por teléfono. El sistema incluye un dispositivo especial para convertir señales de audio en código digital y viceversa, así como una computadora para almacenar mensajes de audio en formato digital. Correo de audio También implementado en la red. El sistema llamará periódicamente a todos los empleados especificados para enviarles un mensaje.

Procesador de mesa Al igual que un procesador de textos, es un componente básico de la cultura de la información de cualquier empleado y de la tecnología de oficina automatizada. Sin el conocimiento de la tecnología básica para trabajar en él, es imposible utilizar completamente una computadora personal en sus actividades. Las funciones de los entornos de software de procesador de hojas de cálculo modernos le permiten realizar numerosas operaciones con datos presentados en forma de tabla. Combinando estas operaciones según características comunes, podemos identificar los grupos de operaciones tecnológicas más numerosos y utilizados:

• § entrada de datos tanto desde el teclado como desde bases de datos;
• § procesamiento de datos (clasificación, generación automática de totales, copia y transferencia de datos, varios grupos de operaciones de cálculo, agregación de datos, etc.);
• § enviar información en forma impresa, en forma de archivos importados a otros sistemas, directamente a la base de datos;
• § diseño de alta calidad de formularios tabulares para presentar datos;
• § presentación de datos multifacética y de alta calidad en forma de cuadros y gráficos;
• § realizar cálculos de ingeniería, financieros y estadísticos;
• § realizar modelos matemáticos y una serie de otras operaciones auxiliares.

Cualquier entorno de hoja de cálculo moderno tiene un medio para enviar datos a través de la red.

calendario electrónico Proporciona otra oportunidad de utilizar una versión de red de una computadora para almacenar y manipular el horario de trabajo de los gerentes y otros empleados de la organización. El gerente (o su secretaria) establece la fecha y hora de una reunión u otro evento, ve el cronograma resultante y realiza cambios usando el teclado. El hardware y software del calendario electrónico es totalmente compatible con componentes similares del correo electrónico. Además, el software de calendario suele ser una parte integral del software de correo electrónico.

El sistema además permite acceder a los calendarios de otros gestores. Puede coordinar automáticamente los horarios de las reuniones con sus propios horarios.

El uso de un calendario electrónico resulta especialmente eficaz para los directivos de altos niveles directivos, cuyas jornadas laborales están programadas con mucha antelación.

Conferencias informáticas Utilizar redes informáticas para intercambiar información entre miembros de un grupo resolviendo un problema específico. Naturalmente, el círculo de personas con acceso a esta tecnología es limitado. El número de participantes en una conferencia por computadora puede ser muchas veces mayor que en las conferencias de audio y video.

Teleconferencia Incluye tres tipos de conferencias: audio, vídeo y ordenador. El vídeo texto se basa en el uso de una computadora para obtener una visualización de texto y datos gráficos en la pantalla de un monitor.

El intercambio de catálogos y etiquetas de precios (listas de precios) de sus productos entre empresas en forma de texto en vídeo se está volviendo cada vez más popular. En cuanto a las empresas especializadas en la venta de vídeo texto, sus servicios empiezan a competir con productos impresos como periódicos y revistas. Así, en muchos países ahora es posible encargar un periódico o una revista en forma de texto en vídeo, sin mencionar los informes actuales de información bursátil.

Almacenamiento de imágenes. Cualquier empresa necesita almacenar una gran cantidad de documentos durante mucho tiempo. Su número puede ser tan grande que almacenarlos incluso en forma de archivos causa serios problemas. Por tanto, surgió la idea de almacenar no el documento en sí, sino su imagen (imagen), y almacenarlo en formato digital. El almacenamiento de imágenes es una tecnología de oficina prometedora y se basa en el uso de un dispositivo especial.

un reconocedor de patrones ópticos que le permite convertir una imagen de un documento o película a formato digital para su posterior almacenamiento en la memoria externa de una computadora. Una imagen guardada en formato digital se puede mostrar en su forma real en una pantalla o impresora en cualquier momento. Los discos ópticos se utilizan para almacenar imágenes.

La idea de almacenar imágenes no es nueva y ya se ha implementado anteriormente a base de microfilmes. La creación de esta tecnología se vio facilitada por la aparición de una nueva solución técnica: un disco óptico en combinación con la grabación de imágenes digitales.

audioconferencias Utilice la comunicación de audio para mantener las comunicaciones entre empleados o departamentos de la empresa geográficamente remotos. El medio técnico más sencillo para implementar una audioconferencia es la comunicación telefónica, equipada con dispositivos adicionales que permiten que más de dos participantes participen en una conversación. La creación de audioconferencias no requiere una computadora, solo implica el uso de comunicación de audio bidireccional entre sus participantes. El uso de audioconferencias facilita la toma de decisiones, es económico y cómodo.

Videoconferencia están destinados a los mismos fines que las audioconferencias, pero utilizando equipos de vídeo. Tampoco requieren una computadora. Durante una videoconferencia, los participantes que se encuentran a una distancia considerable entre sí pueden verse a sí mismos y a los demás participantes en la pantalla del televisor. El sonido se transmite simultáneamente con la imagen de televisión.

Aunque la videoconferencia puede reducir los costos de transporte y viajes, la mayoría de las empresas la utilizan por otras razones. Estas empresas los ven como una oportunidad para involucrar al máximo número de gerentes y otros empleados geográficamente alejados de la oficina principal en la resolución de problemas.

Facsímil Se basa en el uso de una máquina de fax capaz de leer un documento en un extremo de un canal de comunicación y reproducir su imagen en el otro. El facsímil aporta su contribución V tomar decisiones distribuyendo documentos rápida y fácilmente a los miembros del equipo que resuelven un problema específico, independientemente de su ubicación geográfica.

El paquete de software de automatización de oficinas más popular es Microsoft Office. Los productos de Microsoft Office están estrechamente integrados entre sí; comparten más del 50% del código de software. Esta es la base para el mismo tipo de trabajo con todas las aplicaciones.