Jaký je rozdíl mezi ios a android. IOS nebo Android: srovnání, rozdíly a výhody. Spolehlivost a ochrana operačního systému

Dva produkt společnosti Microsoft Office – Access a Excel – se uživateli často zdají téměř totožné. Tato myšlenka se skládá z tabulková metoda organizace dat. Access i Excel pracují s tabulkami, jsou schopny zpracovávat a analyzovat data a provádět složité výpočty. Aby bylo možné vyřešit zadané úkoly s minimálním časem a prací, stojí za to určit, který program je pro to vhodnější.

Koncepce Microsoft Excel A Microsoft Access

Microsoft Excel– program pro práci s datovými tabulkami vytvořenými o společností Microsoft a jsou součástí paktu programy společnosti Microsoft Kancelář.

Microsoft Access – vztahový systém součástí je správa databáze balíček Microsoft Kancelář.

Srovnání aplikací Microsoft Excel a Microsoft Access

Jak vidíme z definic, klíčový rozdíl mezi Accessem a Excelem je v předmětu akce: Excel pracuje s tabulky, Access – s databázemi v pohled na stůl. Navenek to vypadá velmi podobně. V Excelu jsou data uložena v buňkách, které tvoří sloupce a řádky, organizované do listů. V Accessu jsou data uložena v tabulkách, které dohromady tvoří databázi. Posloupnost dat v jednom řádku se v Accessu nazývá záznam.

Excel plní úkol organizovat data v rámci jedné tabulky, Access plní složité dotazy data s odkazem na sadu tabulek. Excelová tabulka je tedy nerelační sbírka dat a Access je relační, ve které je každý konkrétní objekt v jiných tabulkách jsou spojení. V Excelu má každá buňka tabulky jedinečný identifikátor tvořený číslem řádku a písmenem sloupce, v Accessu je záznam vybaven jedinečným identifikačním klíčem.

Access je vhodné použít, pokud je datové pole velmi velké a vztahy mezi nimi jsou složité. V tomto případě zajistí interakci tabulek v rámci relační databáze rychlé ovládání. Excel je vhodný pro úlohy výpočtů a statistických porovnávání malého množství dat. Pokud jsou data převážně číselná, pak je pohodlnější pracovat s Excelem, ale pokud je jich hodně textové hodnoty– Přístup.

Pokud se s databází očekává víceuživatelská práce a jsou vyžadovány neustálé a vícenásobné úpravy, nebude mít Access při řešení takových problémů žádné problémy. Excel je určen pro jednoho uživatele a má relativně statický obsah.

Rozdíl od Microsoftu Excel z Microsoft Access

1. Excel pracuje s datovými tabulkami, Access pracuje s tabulkovými databázemi.

2. Provádějte složitější dotazy v Accessu.

3. Excel je nerelační sbírka dat, Access je relační.

4. Jedinečný identifikátor Excel závisí na názvech sloupců a řádků v Accessu, klíč identity je autonomní.

5. Access je navržen pro práci s velkým množstvím dat.

6. Excel pracuje především s číselnými údaji.

7. V Accessu je k dispozici práce pro více uživatelů.

Microsoft Objects Přístup

Aplikace Microsoft Access volá cokoli, co může mít název (ve smyslu Access) objekty. V databázi Access jsou hlavními objekty tabulky, dotazy, formuláře, sestavy, makra a moduly. V jiných DBMS se zpravidla termínem databáze obvykle rozumí pouze soubory, ve kterých jsou data uložena. V aplikaci Microsoft Access databáze zahrnuje všechny objekty spojené s uloženými daty, včetně těch, které jsou definovány pro automatizaci práce s nimi. Níže je uveden seznam hlavních objektů databáze Accessu.

1. Tabulka. Objekt, který je definován a používán k ukládání dat. Každá tabulka obsahuje informace o objektu určitý typ, například o klientech. Tabulka obsahuje pole (sloupce), v nichž jsou uloženy různé typy dat, jako je příjmení nebo adresa klienta, a záznamy (nazývané také řádky). Záznam obsahuje veškeré informace o určitém předmětu (osobě, vzorku produktu atd.). Pro každou tabulku můžete definovat primární klíč (jedno nebo více polí, která obsahují hodnoty jedinečné pro každý záznam) a jeden nebo více indexů, které pomáhají urychlit přístup k datům. Tento objekt v databázi je hlavní.

2. Žádost. Objekt, který umožňuje uživateli získat požadovaná data z jedné nebo více tabulek. Pro vytvoření poptávky můžete použít formulář QBE (Query by Sample) popř SQL příkazy(strukturovaný dotazovací jazyk). Můžete vytvářet dotazy pro výběr, aktualizaci, odstranění nebo přidání dat. Dotazy můžete také použít k vytvoření nových tabulek pomocí dat z jedné nebo více existujících tabulek.

3. Formulář. Objekt primárně určený pro zadávání dat, jejich zobrazování na obrazovce nebo ovládání chodu aplikace. Formuláře se používají k implementaci požadavků uživatelů na prezentaci dat z dotazů nebo tabulek. Formuláře lze také vytisknout. Pomocí formuláře můžete spustit makro nebo proceduru VBA v reakci na nějakou událost, jako je změna hodnoty určitých dat.

4. Zpráva. Objekt používaný k vytvoření dokumentu, který lze později vytisknout nebo zahrnout do dokumentu v jiné aplikaci.

5. Makro. Objekt, který představuje strukturovaný popis jedné nebo více akcí, které by měl Access provést v reakci na konkrétní událost. Můžete například definovat makro, které v reakci na výběr prvku v hlavním formuláři otevře jiný formulář. Pomocí jiného makra můžete zkontrolovat hodnotu určitého pole, když se změní jeho obsah. Můžete zahrnout do makra dodatečné podmínky provádět nebo neprovádět určité akce v něm uvedené. Z jednoho makra můžete také spustit další makro nebo proceduru VBA.

6. Modul. Objekt obsahující programy napsané v jazyce Visual Basic pro aplikace. Moduly mohou být samostatné objekty obsahující funkce, které lze volat odkudkoli v aplikaci, ale také je lze přímo „svázat“ s jednotlivými formuláři či sestavami a reagovat tak na určité změny, které v nich nastanou.

7. Přístup ke stránkám. Stránky – slouží k poskytování přístupu k datům obsaženým v databázi vzdáleně od spotřebitele (například přes internet).

Koncepční vztahy objektů Accessu jsou znázorněny na obrázku. 2.

Rýže. 2 Vztahy mezi základními objekty v aplikaci Microsoft Access

Databázová pole a záznamy

V databázi je vše prezentováno ve formě tabulek, takže pole je sloupec a záznam je řádek. Pole je nejjednodušší databázový objekt určený k ukládání hodnot parametrů skutečného objektu nebo procesu. Obor lze charakterizovat následující parametry: název, formát dat, typ provedení.

Databázový záznam je řádek tabulky obsahující sadu hodnot vlastností umístěných v databázových polích.

Pokud používáte produkty řady Office, používáte Excel nebo Access ke správě tabulkových dat? Doprovodný článek Používání Accessu nebo Excelu ke správě dat pojednává o výhodách jednotlivých produktů a jejich obsahu v tabulce. Proč si ale vybrat mezi jedním nebo druhým? Pokud uložíte data v Accessu a připojíte se k nim z Excelu, získáte výhody obou typů. Níže je deset důvodů proč aplikace Excel a přístup k nim funguje velmi pohodlně.

Důvod 1: Přístup je pro všechny druhy uživatelů

Přestože Excel není databáze, je hojně využíván pro ukládání dat a často se používá k řešení jednoduché problémy s databázemi. Excel je však plochá databáze, nikoli vztahová základna data. Když jednoduché tabulky je třeba rozvinout do více tabulek souvisejících dat, je Microsoft Access první volbou pro zaměstnance, kteří potřebují rychle vytvořit databázovou aplikaci. Access měl vždy skvělý „datový panel“ pro shromažďování a konsolidaci různorodých dat v celém podniku, většina který je v excelových sešitech. Jakmile jsou vaše data v Accessu, můžete přidávat a spojovat další tabulky, vytvářet dotazy (nebo pohledy na data), strukturovat data a definovat datové typy, abyste zajistili integritu dat, obecný přístup přistupovat k datům a aktualizovat je mezi více uživateli a vytvářet výkonné sestavy a formuláře.

Na rozdíl od jednoduché rozložení tabulkový procesor v Excelu je Access organizován různými způsoby pomocí několika vzájemně souvisejících objektů, které se mohou na první pohled jevit. Ale na to nemusíte být odborník pomocí Accessu. Access je navržen pro všechny druhy uživatelů a můžete udělat jen tolik.

Změna simultánního přístupu k vrstvě.

1. Access můžete používat třemi způsoby: jako individuální uživatel, jako zkušený uživatel nebo jako vývojář.

2. Tabulky, dotazy, formuláře a sestavy na sebe navazují a tvoří základ databázové aplikace.

3. Uživatelé s náhodnými schopnostmi mají průvodce, tvůrce vlastností, vlastní prvky Rozhraní Office Plynulé funkce podobné Excelu, které vám umožní rychle začít.

4. Pokročilí uživatelé mají k dispozici makra, panel vlastností, výrazy a nástroje pro návrh databází pro hluboké vrtání a další.

5. Vývojáři mohou pracovat s moduly a vytvářet kód VBA řešení na míru pro databáze a nasazení runtime aplikací.

Důvod 2: Kopírování listu aplikace Excel do tabulky aplikace Access

Chcete-li začít, zkopírujte data z Excelu do Accessu. Můžete vytvořit tabulku aplikace Access a zobrazit ji v zobrazení datového listu, které je podobné listu aplikace Excel. V zobrazení tabulky můžete provést standardní úkoly k vytváření tabulek, jako je definování datového typu, názvu pole nebo nového pole. Pokud například zadáte datum do prázdného pole, Access nastaví typ dat pro toto pole na Datum/čas. Když zadáte text, například název, Access na pole použije typ Data Text. Pokud chcete pole přesunout, jednoduše na něj klikněte a přetáhněte.

Když zkopírujete data z Excelu a vložíte je do Accessu, nemusíte ani nejprve vytvořit tabulku nebo otevřít tabulku v zobrazení datového listu. Access vás automaticky vyzve, abyste zjistili, zda máte záhlaví a vytvořili Access tabulku. Bylo by to jednodušší.

Více informací viz Otevření prázdné tabulky.

Důvod 3: sdílení data propojením s excelovým listem z Accessu

Jedna z nejjednodušších metod dědění Výhody Excelu a Access propojuje list aplikace Excel s tabulkou aplikace Access. Odkaz Access použijte, když plánujete ukládat data v Excelu, ale také pravidelně používejte některé funkce Accessu, jako jsou sestavy a dotazy. Propojování dat z Accessu spíše než z Excelu.

Access podporuje dva základní způsoby vytváření databázových tabulek. Uživatelé mohou vytvářet své vlastní tabulky pro ukládání dat v databázi Accessu a také vytvářet vztahy s existujícími daty mimo databázi Accessu. Data v propojených tabulkách se zobrazují a pracují mnoha způsoby, stejně jako v nativních tabulkách. Průvodce propojenou tabulkou vám pomůže sledovat, najít a aktualizovat list aplikace Excel nebo jiný zdroj dat při přesouvání a odpojování.

Po propojení s excelovým listem nebo pojmenovanou oblastí Access vytvoří nový stůl spojené s Excel data. Pokud chcete přidat, změnit nebo odstranit data, proveďte změny v Excelu a obnovte (nebo znovu odešlete dotaz) data v Accessové tabulce. Obsah tabulky však nelze v Accessu změnit. Když v Accessu používáte data propojená s Excelem, můžete vytvářet sestavy, dotazy a formuláře jen pro čtení.

Další informace najdete v tématu Import nebo propojení dat v sešitu aplikace Excel.

Důvod 4: Přesouvání dat importem dat z Excelu do Accessu

Pokud se rozhodnete přerušit datovou šňůru, můžete data přesunout do Excelu tak, že je importujete do Accessu. Vezměte prosím na vědomí, že v aplikaci " Importovat jsou dvě slova různé významy pro Excel a Access. V Excelu můžete při importu (nebo připojení) vytvořit trvalé připojení k datům, která lze aktualizovat. V Accessu se při importu data přenesou do Accessu jednou, ale bez trvalé připojení k datům. Při importu dat Access uloží data do nové nebo existující tabulky, aniž by měnil data v Excelu. V Accessu můžete importovat libovolné nebo všechny listy v excelovém sešitu v jedné operaci.

Průvodce importem vás provede kroky importu a pomůže vám učinit důležitá rozhodnutí o změně datových typů a přidání záhlaví. Pokud při importu dat narazíte na chyby, Access vás upozorní a uloží chyby do tabulky, abyste je mohli rychle najít a opravit. Například sloupec, který jste počítali, mohl používat alfanumerické znaky poštovní směrovací čísla, nebo do terénu primární klíč Bylo zjištěno duplicitní ID. Můžete provést změny Excelový sešit a znovu importujte data nebo proveďte změny v nové Accessové tabulce. Po dokončení operace můžete uložit akce, které jste použili, a dokonce je vytvořit Úkol aplikace Outlook aby vám připomněl, když pravidelně provádíte operaci importu.

Jakmile jsou vaše data importována, stanou se součástí Accessu a můžete je přidávat, upravovat a odstraňovat pomocí tabulek a formulářů. Po importu dat se můžete rozhodnout, zda chcete data z Excelu odstranit. Obecně se doporučuje používat pro aktualizaci dat pouze jedno umístění.

Poznámka: Import dat z Excelu do Accessu neimportuje vzorce, ale pouze výsledky těchto vzorců.

Důvod 5: Připojení k Přístupová data z Excelu

Data Accessu můžete také znovu připojit k Excelu. Chcete-li to provést, vytvořte připojení v aplikaci Excel, často uložené v souboru připojení k Kancelářské údaje(ODC) v databázi Accessu a načíst všechna data z tabulky nebo dotazu. Po připojení k vašim datům můžete také automaticky aktualizovat (nebo obnovovat) sešity Excelu ze zdrojové databáze při každé aktualizaci databáze.

Další informace naleznete v následujících článcích:

Důvod 6: Používání sestav aplikace Access s daty aplikace Excel

Jakmile budou vaše data dostupná v Accessu, můžete využít řadu nástrojů pro vytváření sestav Marvelous. Chcete vytvořit přehled pomocí několika kliknutí? Použijte Průvodce sestavou. Chcete navrhovat a měnit rozvržení sestavy v reálném čase pomocí dynamických dat, přesouvat bloky dat, přidávat a odebírat pole a vidět změny ihned při jejich vytváření? Použijte režim rozvržení. Chcete pracovat s přehledem a vyhledávat, filtrovat a třídit dynamická data? Použijte zobrazení přehledu. Chcete přidat tlačítka, čísla stránek, obrázky, hypertextové odkazy a profesionálně vypadající styly? Ve skupině ovládací prvky A Rozložení na kartě konstruktér Použijte mnoho průvodců a kolekcí ovládacích prvků na pásu karet. S pomocí Accessu Můžete snadno vytvářet jednoduché sestavy, skupinové sestavy, souhrnné sestavy, poštovní štítky, grafické sestavy a podsestavy.

Po vytvoření přehledu použijte Access k distribuci přehledu e-mailem. Můžete například odeslat zprávu pomocí zprávy e-mail nebo to uložit do různé formáty, jako je snímek aplikace Access nebo soubor PDF, který chcete přidat na stránku nebo web SharePoint.

Další informace naleznete v následujících článcích:

Důvod 7: použití Přístupové formuláře s daty Excelu

Jakmile jsou vaše data v Accessu, můžete k vytváření a přizpůsobení formulářů použít mnoho nástrojů. Chcete vytvořit formulář pro více kliknutí? Použijte Průvodce formulářem. Chcete navrhovat a měnit rozvržení formuláře v reálném čase pomocí dynamických dat, přesouvat bloky dat, přidávat a odebírat pole a vidět změny ihned při jejich vytváření? Použijte režim rozvržení. Chcete přidat tlačítka, seznamy, pole se seznamem, skupiny voleb, obrázky, vstupní masky, grafy, hypertextové odkazy a profesionálně vypadající styly? Ve skupině ovládací prvky A Rozložení na kartě konstruktér Použijte mnoho průvodců a kolekcí ovládacích prvků na pásu karet. S Access můžete snadno vytvářet jednoduché tvary, formuláře s kartami, spojité formuláře, vyskakovací formuláře, modální dialogová okna a podřízené formy.

V Accessu můžete snadno vytvořit rozdělený formulář, který zobrazuje synchronizované zobrazení tabulky a formuláře, abyste je mohli získat nejlepší výsledky. Jakmile vytvoříte rolovací formulář, můžete pomocí něj snadno vyhledávat, filtrovat a dokonce vyhledávat data mimo formulář standardní tlačítka navigační a vyhledávací pole ve spodní části formuláře.

Další informace naleznete v následujících článcích:

Důvod 8: Filtrování, řazení a dotazování v Accessu jsou podobné Excelu

V závislosti na tom, který produkt používáte, můžete data filtrovat, abyste mohli pracovat s podmnožinou dat, a třídit je tak, abyste je uspořádali tak, jak chcete. V aplikaci Access Uživatelé Excelu můžete filtrovat a třídit data v zobrazení tabulky, aniž byste se museli znovu učit něco úplně nového uživatelské rozhraní. Ikony, nabídky příkazů, příkazy, podmínky a dialogová okna jsou velmi podobné, ať už pracujete s textem, čísly, daty nebo mezerami. Můžete dokonce uložit filtry a třídit je spolu s zobrazením tabulky.

V Accessu můžete vytvořit dotaz a ani nevíte, co SQL znamená. Čtyři průvodci dotazem, kteří vám umožní vytvořit jednoduché dotazy, vyhledávat duplikáty, zjišťovat neshodné záznamy a vytvářet křížové dotazy. Nemusíte ani vytvářet dotazy; jednoduše filtrujte data a seřaďte je tak, jak chcete, aby byla uložena s tabulkou.

Další informace naleznete v následujících článcích:

Důvod 9: Sloučení nebo vytvoření samolepek

Teď, když se vaše rodina rozrostla, váš seznam blahopřání ukázalo se, že je jich více a je třeba hodně sledovat velký počet narozeniny a výročí. Žádný problém. Jako zdroj dat pro hromadnou korespondenci můžete použít tabulku nebo dotaz Accessu a vytvořit hromadné korespondence pomocí Průvodce hromadnou korespondencí aplikace Word pro dopisy, karty, e-maily a obálky. Pokud potřebujete pouze vytvořit poštovní štítky, použijte Průvodce štítky v aplikaci Access k vytvoření a tisku štítků z vygenerované sestavy. Můžete také automaticky přidat čárový kód odpovídající každé adrese zákazníka.

Další informace naleznete v následujících článcích:

Důvod 10: Excel sloučení a přístup pomocí technologií SharePoint

Access a Excel poskytují příkazy pro připojení k datům v seznamech SharePointu. Excel poskytuje pouze pro čtení (jednosměrný) přístup k propojeným seznamům SharePoint; zatímco Access vám umožňuje číst a zapisovat (obousměrně) data související seznamy SharePoint. Seznamy Access a SharePoint skvěle spolupracují. Datové typy Access a SharePoint, jako je formátovaný text, pouze připojování (pro podporu sledování historie změn v poli MEMO), přílohy, čítače, vyhledávání a pole s více hodnotami – aby byly nekonzistentní, pokud existují.

Jakmile propojíte data seznamu SharePoint s databází Accessu, můžete je dokonce přeložit do offline režimu PROTI místní základna Získejte přístup k datům, pracujte s daty místně a poté se znovu připojte k webu SharePoint a odešlete změny. Jakékoli konfliktní změny dat provedené jinými uživateli budou zpracovány Průvodcem řešením konfliktů. Formuláře a sestavy vytvořené v Accessu jsou založeny na stejných datech, ale jsou propojeny se seznamy SharePointu.

Excel poskytuje další body integrace se serverem SharePoint Server.

1. Data listu aplikace Excel můžete importovat jednorázově do seznamu SharePointu nebo můžete tato data exportovat do seznamu SharePointu a vytvořit tak trvalé, jednosměrné datové připojení.

2. Trvalé jednosměrné datové připojení lze použít k obnovení dat v listu aplikace Excel ze seznamu SharePoint.

3. Publikování sešitů aplikace Excel do služeb Excel Services a zobrazování a manipulace s daty pomocí webové části aplikace Excel Webový přístup na stránce webových částí.

4. Import dat do sešitu aplikace Excel ze serverů a databází OLAP SQL Server a Access a ploché soubory.

Access poskytuje následující integrační body se serverem SharePoint.

1. Můžete importovat nebo exportovat data jednorázově mezi zobrazeními aplikace Access a Seznam služby SharePoint.

2. Propojte data mezi tabulkami aplikace Access a seznamem SharePoint vytvořením trvalého obousměrného připojení. (Aktualizovaná data seznamu lze zobrazit v Accessové tabulce; aktualizovaná data Accessové tabulky lze zobrazit v seznamu.)

3. Podporováno offline aktualizace dat v Accessu s následnou synchronizací aktualizací a řešením konfliktů.

4. Data seznamu lze zobrazit a upravit v tabulkách, formulářích a sestavách aplikace Access.

Další informace naleznete v následujících článcích:

Další kroky: Získejte přístup k zkušený uživatel

Můžete tvořit komplexní aplikace databáze pro stolní systémy aniž byste napsali jeden řádek kódu VBA. Každý Přístupový objekt má na stránce vlastností k dispozici širokou škálu vlastností a událostí, které vám pomohou přizpůsobit vaše řešení. Každý objekt má podrobné konstruktory, které ukazují všechny funkce, které máte k dispozici. Další šablony databáze jsou k dispozici v Office Online. Šablony polí a tabulek umožňují rychle vytvářet a přizpůsobovat nové tabulky. Vytvořit nová základna data lze vytvářet od začátku pomocí vestavěných nástrojů pro návrh databází.

Přístupová makra používají deklarativní rámec, který nevyžaduje žádný kód VBA, takže nemusíte být vývojář. Každé makro provádí úlohu, jako je otevření formuláře, spuštění dotazu, vyhledávání záznamů nebo zobrazení zprávy. Makra lze vložit do jakékoli sestavy, formuláře nebo ovládacího prvku. Většina maker má argumenty a k jejich provedení můžete přidat podmíněnou logiku. Můžete dokonce definovat proměnné a provádět kontrolu chyb, opět bez psaní kódu VBA.

Vytvořte prototyp a spusťte jej v IT oddělení. Vytvořte řešení pro svůj tým, když to KMR potřebuje, a implementujte ho do Shoestringu s pomocí zaměstnanců, kteří nejsou OSVČ. Sledujte prodané vstupenky pro společnosti, sledujte data vypršení platnosti na výrobních materiálech nebo si vytiskněte akceptační štítky pro podrobnosti. Sledujte úkoly, problémy a konečné výsledky v týmových projektech. Vytvořte databázi prodejního kanálu pro sledování potenciálních zákazníků v rámci malého týmu prodejních profesionálů.

Na první pohled Přístup k DBMS velmi podobný svým účelem a schopnostmi tabulkovému procesoru Microsoft Excel. Jsou mezi nimi však zásadní rozdíly.

• Při práci s excelovou tabulkou můžete do buňky tabulky zadat libovolné informace, v důsledku čehož můžete na list umístit tabulku, text a kresbu. V případě potřeby lze do jednoho sloupce tabulky zadat různé údaje - čísla, text, data. Tabulka v databázi Accessu se liší od tabulky Motivy Excelu, že v něm, jak je uvedeno výše, je pro každé pole záznamu definován datový typ, tedy nelze vkládat data do různých řádků v jednom sloupci tabulky. různé typy.
• Access umožňuje nejen zadávat údaje do tabulek, ale také kontrolovat správnost zadávaných údajů. K tomu je potřeba nastavit ověřovací pravidla přímo na úrovni tabulky. Bez ohledu na to, jak jsou data zadána – přímo do tabulky, přes obrazovkový formulář nebo na stránce pro přístup k datům, vám Access neumožní uložit do záznamu data, která nesplňují zadaná pravidla.
• Excelové tabulky jsou vhodné pro práci, pokud obsahují omezený počet řádků. Databázové tabulky mohou obsahovat obrovské množství záznamů a zároveň je DBMS poskytuje pohodlnými způsoby extrahování potřebných informací z této sady.
• Pokud ukládáte všechna data nezbytná pro práci v Word dokumenty a tabulky, jak se informace hromadí, můžete být jednoduše zmateni velké množství soubory. Access vám umožňuje uložit všechna data do jednoho souboru a přistupovat k těmto datům stránku po stránce, to znamená bez překročení limitů paměťových prostředků vašeho počítače.
• Access vám umožňuje vytvářet vztahy mezi tabulkami, což vám umožňuje sdílet data různé tabulky. V tomto případě budou pro uživatele prezentovány jako jedna tabulka. Implementace takové funkce v systémech pro správu tabulek je obtížná a někdy prostě nemožná.
• Navazování vztahů mezi samostatné tabulky, Access vám umožňuje vyhnout se zbytečné duplikaci dat, šetřit paměť počítače a zvýšit rychlost a přesnost zpracování informací. K tomu jsou tabulky obsahující duplicitní data rozděleny do několika souvisejících tabulek.
• Excel umožňuje více uživatelům pracovat na stejném dokumentu, ale tyto možnosti jsou velmi omezené. Přístup může podporovat souběžná práce s databází 50 uživatelů, přičemž všichni uživatelé mají zaručenou práci s aktuálními daty.
• Access má vyvinutý systém ochrany před neoprávněným přístupem, který každému uživateli nebo skupině uživatelů umožňuje vidět a měnit pouze ty objekty, ke kterým má přidělena práva správcem systému, můžete například zakázat používání některých příkazů nabídky , otevírání určitých formulářů, změna dat v tabulkách nebo formulářích. Tabulky také umožňují chránit data heslem nebo povolit data pouze pro zobrazení, ale tyto nástroje jsou mnohem jednodušší.

Access DBMS se tedy používá v případech, kdy aplikační úloha vyžaduje ukládání a zpracování heterogenních informací o velkém počtu objektů a předpokládá možnost víceuživatelského režimu. Příkladem může být úloha vedení skladové evidence. Elektronický Excelové tabulky jsou pohodlným prostředkem pro ukládání omezeného množství tabulkových dat široké možnosti provádění výpočtů a analýzy dat. Dokumenty Excel Určeno zpravidla pro individuální použití.

Komentář

Možnosti Excelu se samozřejmě neomezují pouze na tabulky, Excel je například velmi vhodný pro analýzu dat uložených na databázovém serveru (zejména, Microsoft SQL Server), ale v tomto případě Excel není datovým skladem, ale poskytuje pouze zpracování dat.

Na první pohled jednoduchý uživatel Access DBMS se svými schopnostmi a účelem podobá elektronickému programu Microsoft tabulky Vynikat. Ve skutečnosti však mezi těmito aplikacemi existují značné rozdíly.

Například: při práci s tabulkou Excel můžete do buňky tabulky zadat libovolné informace, to znamená, že na list můžete umístit tabulku, obrázek a text. Do jednoho sloupce lze zadat různé údaje. Tabulka v aplikaci Access se liší od tabulky aplikace Excel v tom, že má pro každé pole v záznamu definován datový typ, proto nelze do jednoho sloupce tabulky zadávat data různých typů. Access umožňuje zadávat data do tabulek a kontrolovat správnost zadávaných dat nastavením ověřovacích pravidel přímo na úrovni tabulky.

Bez ohledu na to, jak jsou data zadána (přímo do tabulky, přes obrazovkový formulář, na datové stránce), Access tedy neuloží do záznamu data, která nesplňují zadaná pravidla. Excelové tabulky jsou vhodné pro práci, když obsahují malý počet řádků. Naproti tomu databázové tabulky mohou obsahovat velké množství záznamů, což poskytuje pohodlné způsoby získávání z této sady potřebné informace. Pokud ukládáte potřebná data do dokumentů a tabulek aplikace Word, pak se s rostoucím objemem informací můžete ve značném počtu souborů zmást.

Access zase umožňuje ukládat všechna data do jednoho souboru a přistupovat k datům stránku po stránce. Lze také poznamenat, že v Accessu je možné vytvářet spojení mezi tabulkami, což vám umožňuje používat data z různých tabulek, zatímco pro uživatele budou prezentována v jedné tabulce, naopak je obtížné implementovat něco podobného pomocí tabulky.

Vytvořením propojení mezi samostatnými tabulkami se Access vyhýbá zbytečné duplikaci dat, šetří paměť počítače a zvyšuje přesnost a rychlost zpracování informací. K provedení takových akcí jsou tabulky, které obsahují opakovaná data, rozděleny do několika tabulek. Excel umožňuje více lidem pracovat s jedním dokumentem, ale tyto možnosti jsou velmi omezené a Access zase může podporovat současnou práci s databází padesáti uživatelů a je zaručeno, že všichni uživatelé budou pracovat s aktuálními daty.

Access má vyvinutý systém ochrany před nechtěným, neoprávněným přístupem, který každému uživateli nebo skupině umožňuje vidět a měnit pouze ty objekty, ke kterým má administrátorem udělena práva, například můžete zakázat používání určitých příkazů z nabídky , změny v datových tabulkách nebo formulářích, otevírání určitých formulářů Kartygin S.A. Access 2000. Uživatelská příručka s příklady. M.: Laboratoř základní znalosti, 2000. 136 s. Tabulky vám mohou umožnit chránit data heslem nebo umožnit prohlížení dat, ale tyto nástroje jsou stále mnohem jednodušší.

Access DBMS se používá, když úloha aplikace vyžaduje zpracování a ukládání různých informací o velkém počtu objektů a umožňuje režim pro více uživatelů. Příkladem může být úkol vést záznamy o skladu. Excelové tabulky mohou být pohodlným prostředkem pro ukládání omezeného množství tabulkových dat s dostatečnými možnostmi pro provádění výpočtů a analýzy dat. Dokumenty aplikace Excel jsou obvykle určeny pro individuální použití.

Na první pohled je Access DBMS svým účelem a možnostmi velmi podobný tabulkovému procesoru Microsoft Excel. Mezi nimi jsou však zásadní rozdíly:

• Při práci s excelovou tabulkou můžete do buňky tabulky zadat libovolné informace, takže na list můžete umístit tabulku, text a kresbu. V případě potřeby lze do jednoho sloupce tabulky zadat různé údaje - čísla, text, data. Tabulka v databázi Accessu se liší od tabulky v Excelu tím, že, jak je uvedeno výše, je pro každé pole v záznamu definován datový typ, tj. není možné v jednom sloupci tabulky v různé linie zadejte různé typy dat.
• Access umožňuje nejen zadávat údaje do tabulek, ale také kontrolovat správnost zadávaných údajů. Chcete-li to provést, můžete nastavit ověřovací pravidla přímo na úrovni tabulky. Bez ohledu na to, jak jsou data zadána – přímo do tabulky, do formuláře nebo na datovou stránku, pak Access neumožní uložit data do záznamu, který nesplňuje zadaná pravidla.
• S tabulkami Excelu je vhodné pracovat, pokud obsahují omezený počet řádků, databázové tabulky mohou obsahovat velké množství záznamů a zároveň DBMS poskytuje pohodlné způsoby, jak z této sady extrahovat potřebné informace.
• Pokud ukládáte všechna data potřebná pro práci v dokumentech a tabulkách aplikace Word, můžete se s hromaděním informací jednoduše zmást ve velkém počtu souborů Access vám umožní uložit všechna data do jednoho souboru a přístup k těmto datům je přenášen ven stránku po stránce, tj. jsou překročeny limity paměťových prostředků počítače.
• Access umožňuje vytvářet vztahy mezi tabulkami, což umožňuje sdílet data z různých tabulek. V tomto případě budou pro uživatele prezentovány jako jedna tabulka. Implementace takové funkce v systémech pro správu tabulek je obtížná a někdy prostě nemožná.
• Navázáním vztahů mezi jednotlivými tabulkami vám Access umožňuje vyhnout se zbytečné duplikaci dat, šetřit paměť počítače a zvýšit rychlost a přesnost zpracování informací. To je důvod, proč jsou tabulky obsahující duplicitní data rozděleny do několika souvisejících tabulek.
• Excel umožňuje více uživatelům pracovat s jedním dokumentem, ale tyto možnosti jsou velmi omezené; Access může podporovat 50 uživatelů pracujících současně s databází, přičemž všichni uživatelé budou zaručeně pracovat s aktuálními daty.
• Access má vyvinutý systém ochrany před neoprávněným přístupem, který každému uživateli nebo kategorii umožňuje vidět a měnit pouze ty objekty, ke kterým mu byla administrátorem systému udělena práva, např. můžete zakázat používání některých příkazů menu, otevírání určité formuláře, změna údajů v tabulkách nebo formulářích. Tabulky také umožňují chránit data heslem nebo povolit data pouze pro zobrazení, ale tyto nástroje jsou mnohem jednodušší.

Můžeme tedy říci, že Access DBMS se používá v případech, kdy aplikační úloha vyžaduje ukládání a zpracování heterogenních informací o velkém počtu objektů a předpokládá možnost víceuživatelského provozního režimu. Příkladem může být úkol udržovat skladové účetnictví. Tabulky Excel jsou pohodlným prostředkem pro ukládání omezeného množství tabulkových dat s rozsáhlými možnostmi pro provádění výpočtů a analýzu dat. Dokumenty Excel jsou obecně určeny pro individuální použití.

Schopnosti Excelu se samozřejmě neomezují pouze na tabulkové procesory, Excel lze například velmi úspěšně použít k analýze dat uložených na databázovém serveru (zejména Microsoft SQL Server), ale v tomto případě Excel není datovým skladem. ale poskytuje pouze zpracování dat.