Domov › Služby › Formuláře databáze MS Access. Stručný popis Microsoft Access

Formuláře databáze MS Access. Stručný popis Microsoft Access

Tento článek obsahuje stručné informace o databázích: co to jsou, jak mohou být užitečné a jaké jsou funkce jejich jednotlivých prvků. Zde použitá terminologie je specifická pro Microsoft Access, ale popsané pojmy jsou použitelné pro jakoukoli databázi.

V tomto článku:

Co je databáze?

Databáze jsou nástrojem pro shromažďování a strukturování informací. Databáze může ukládat data o lidech, produktech, objednávkách a mnoho dalšího. Mnoho databází začíná jako malý seznam v textovém editoru nebo tabulkovém procesoru. S narůstajícím objemem dat se v seznamu postupně objevují nekonzistence a nadbytečné informace. Informace zobrazené jako seznam se stanou nejasnými. Způsoby, kterými lze vyhledávat a zobrazovat podmnožiny dat, jsou navíc omezené. Jakmile se tyto problémy začnou objevovat, doporučujeme přesunout všechny informace do databáze vytvořené v systému správy databází (DBMS), jako je Access.

Počítačová databáze je úložiště objektů. V jedné databázi může být více než jedna tabulka. Například systém sledování zásob, který používá tři tabulky, nejsou tři databáze, ale jedna. V databázi Accessu (pokud nebyla specificky nakonfigurována pro práci s daty nebo kódem z jiného zdroje) jsou všechny tabulky uloženy v jediném souboru spolu s dalšími objekty, jako jsou formuláře, sestavy, makra a moduly. Databázové soubory vytvořené ve formátu Access 2007 (který se také používá v Accessu 2016, Accessu 2013 a Accessu 2010) používají příponu .accdb a databázové soubory vytvořené v dřívějších verzích Accessu používají příponu .mdb. S Access 2016, Access 2013, Access 2010 a Access 2007 můžete vytvářet soubory ve formátech dřívějších verzí aplikace (například Access 2000 a Access 2002-2003).

Pomocí Accessu můžete:

přidat do databáze nové informace, například novou skladovou položku;

změnit informace již v databázi, například přesunout článek;

vymazat informace, například pokud byla věc prodána nebo zlikvidována;

organizovat a zobrazovat data různými způsoby;

Sdílejte data s ostatními pomocí přehledů, e-mailu, intranetu nebo internetu.

Access Database Elements

Níže jsou uvedeny stručné popisy prvků standardní databáze Accessu.

Tabulky

Databázová tabulka je podobná tabulce – obě obsahují informace v řádcích a sloupcích. Proto je import tabulky do databázové tabulky obvykle docela snadný. Hlavním rozdílem je struktura dat.

Aby byla databáze co nejflexibilnější a neobjevovaly se v ní zbytečné informace, musí být data strukturována ve formě tabulek. Pokud se například bavíme o tabulce s informacemi o zaměstnancích firmy, není potřeba zadávat údaje o stejném zaměstnanci vícekrát. Data o produktech by měla být uložena v samostatné tabulce, stejně jako data o pobočkách společnosti. Tento proces se nazývá normalizace.

Řádky v tabulce se nazývají záznamy. Záznam obsahuje bloky informací. Každý záznam se skládá alespoň z jednoho pole. Pole odpovídají sloupcům v tabulce. Například v tabulce nazvané „Zaměstnanci“ obsahuje každý záznam informace o jednom zaměstnanci a každé pole obsahuje jinou kategorii informací, jako je jméno, příjmení, adresa atd. Pole jsou přiřazena konkrétním typům dat, jako jsou textová, číselná nebo jiná data.

Záznamy a pole lze popsat i jinak. Představte si starý katalog lístků do knihovny. Každá karta ve skříni odpovídá záznam v databázi. Bloky informací na kartě (autor, název knihy atd.) odpovídají pole v databázi.

Další informace o tabulkách naleznete v článku Principy tabulek.

formuláře

Formuláře slouží k vytvoření uživatelského rozhraní pro zadávání a úpravu dat. Formuláře často obsahují příkazová tlačítka a další ovládací prvky určené k provádění různých funkcí. Pokud jednoduše upravíte existující informace v tabulkách aplikace Access, můžete vytvořit databázi bez použití formulářů. Většina uživatelů však dává přednost použití formulářů k zobrazení, zadávání a úpravě informací v tabulkách.

Pomocí příkazových tlačítek zadejte data, která se zobrazí ve formuláři, otevřete další formuláře a sestavy a provádějte řadu dalších úkolů. Existuje například „Customer Form“, ve kterém pracujete s daty zákazníků. A může mít tlačítko, které po kliknutí otevře objednávkový formulář, pomocí kterého zadáte informace o objednávce konkrétního zákazníka.

Formuláře také poskytují možnost řídit, jak uživatelé interagují s databázovými informacemi. Můžete například vytvořit formulář, který zobrazuje pouze určitá pole a umožňuje provádět pouze omezený počet operací. To zajišťuje bezpečnost a správné zadávání dat.

Další informace o formulářích najdete v článku Formuláře.

Zprávy

Sestavy se používají k formátování, shrnutí a zobrazení dat. Zpráva obvykle odpoví na konkrétní otázku, například „Kolik zisku nám naši klienti letos přinesli?“ nebo "V jakých městech žijí naši klienti?" Zprávy lze formátovat tak, aby se informace zobrazovaly v nejčitelnější formě.

Zpráva může být vygenerována kdykoli a bude vždy zobrazovat aktuální databázové informace. Zprávy jsou obvykle naformátovány tak, aby je bylo možné vytisknout, ale lze je také prohlížet na obrazovce, exportovat do jiných programů nebo přikládat k e-mailovým zprávám.

Žádosti

Dotazy mohou v databázi provádět mnoho funkcí. Jednou z jejich hlavních funkcí je vyhledávání informací v tabulkách. Potřebné informace jsou obvykle obsaženy v několika tabulkách, ale pokud používáte dotazy, lze je zobrazit v jedné. Dotazy navíc umožňují filtrovat data (k tomu nastavíte kritéria vyhledávání), takže se zobrazí pouze záznamy, které potřebujete.

Používají se také tzv. „aktualizovatelné“ dotazy, které umožňují editovat data nalezená v hlavních tabulkách. Při práci s aktualizovatelným dotazem nezapomeňte, že změny se provádějí v hlavních tabulkách, nikoli pouze v tabulce dotazů.

Existují dva hlavní typy dotazů: výběrové a změněné dotazy. Výběrový dotaz pouze najde data a poskytne k nim přístup. Výsledky takového dotazu lze zobrazit na obrazovce, vytisknout nebo zkopírovat do schránky a použít jako zdroj záznamů pro formulář nebo sestavu.

Pomocí požadavku na změnu, jak název napovídá, můžete s nalezenými daty provádět určité operace: vytvářet tabulky, přidávat informace do existujících tabulek a aktualizovat nebo mazat data.

Další informace o dotazech naleznete v článku Úvod do dotazů.

Makra

Makra v Accessu jsou jakýmsi zjednodušeným programovacím jazykem, který můžete použít k větší funkčnosti databáze. Pokud například přidáte makro do příkazového tlačítka na formuláři, spustí se při každém klepnutí na tlačítko. Makra se skládají z příkazů, které provádějí konkrétní úkoly: otevírání sestav, spouštění dotazů, zavírání databáze atd. Pomocí maker můžete automatizovat většinu operací, které v databázi provádíte ručně, a ušetřit tak značný čas.

Další informace o makrech najdete v tématu Principy programování v Accessu.

Moduly

Stejně jako makra jsou moduly objekty, které lze použít ke zvýšení funkčnosti databáze. Ale zatímco makra v Accessu se skládají výběrem ze seznamu makro příkazů, moduly se vytvářejí ve Visual Basic for Applications (VBA). Moduly jsou soubory popisů, instrukcí a postupů. Existují moduly tříd a standardní moduly. Moduly tříd jsou spojeny s konkrétními formuláři nebo sestavami a obvykle zahrnují procedury, které fungují pouze na těchto formulářích nebo sestavách. Standardní moduly obsahují obecné procedury, které nejsou spojeny s žádným objektem. Standardní moduly jsou na rozdíl od modulů tříd uvedeny v seznamu Moduly v navigační oblasti.

Aby mohl činit informovaná a efektivní rozhodnutí ve výrobních činnostech, v ekonomickém řízení a v politice, musí být moderní specialista schopen používat počítače a komunikaci k přijímání, shromažďování, ukládání a zpracování dat a prezentovat výsledek ve formě vizuálních dokumentů. Informační technologie se v moderní společnosti velmi rychle rozvíjejí, pronikají do všech sfér lidské činnosti.

V různých oblastech ekonomiky je často nutné pracovat s daty z různých zdrojů, z nichž každý je spojen s určitým typem činnosti. Koordinace všech těchto dat vyžaduje specifické znalosti a organizační schopnosti.

Produkt Microsoft Corporation Access kombinuje informace z různých zdrojů do jedné relační databáze. Formuláře, dotazy a sestavy, které vytváří, vám umožňují rychle a efektivně aktualizovat data, získávat odpovědi na otázky, vyhledávat potřebná data, analyzovat data a tisknout sestavy, grafy a poštovní štítky.

Cílem této práce je teoreticky zvážit návrh a vytvoření v praxi databáze v produktu Microsoft Corporation pro správu databází „Microsoft Access“.

Access je sada nástrojů pro koncové uživatele pro správu databází. Zahrnuje návrháře tabulek, formulářů, dotazů a sestav. Tento systém lze také považovat za prostředí pro vývoj aplikací. Pomocí maker nebo modulů k automatizaci úloh můžete vytvářet aplikace zaměřené na uživatele, které jsou stejně výkonné jako aplikace napsané přímo v programovacích jazycích. Budou obsahovat tlačítka, nabídky a dialogová okna. Programováním ve VBA můžete vytvářet programy stejně výkonné jako Access sám.

Vytvářejte aplikace bez kódování pomocí maker aplikace Access. Uživatelé tabulek a databází by měli znát mnoho klíčových konceptů používaných v Accessu. Než začnete pracovat s jakýmkoli softwarovým produktem, je důležité porozumět jeho schopnostem a typům problémů, které má řešit. Microsoft Access (dále jen Access) je mnohostranný produkt, jehož použití je omezeno pouze fantazií uživatele.

Access plně implementuje správu relačních databází. Systém udržuje primární a cizí klíče a vynucuje integritu dat na úrovni jádra (což zabraňuje nekonzistentním operacím aktualizace nebo odstranění). Tabulky v Accessu jsou navíc vybaveny nástroji pro ověřování dat, které zabraňují nesprávnému zadání bez ohledu na to, jak jsou zadány, a každé pole tabulky má svůj vlastní formát a standardní popisy, což značně zjednodušuje zadávání dat. Access podporuje všechny požadované typy polí, včetně textových, číselných, počítadel, měny, data/času, MEMO, logických polí, hypertextových odkazů a polí objektů OLE. Pokud speciální zpracování nevede k žádným hodnotám v polích, systém poskytuje plnou podporu pro prázdné hodnoty.

Základní pojmy o databázích MS Access

1.1 Stručná charakteristika čs Přístup

Microsoft Access je desktopový DBMS (systém správy databáze) relačního typu. Výhodou Accessu je, že má velmi jednoduché grafické rozhraní, které umožňuje nejen vytvářet vlastní databázi, ale také vyvíjet aplikace pomocí vestavěných nástrojů.

Na rozdíl od jiných desktopových DBMS ukládá Access všechna data do jednoho souboru, i když je distribuuje do různých tabulek, jak se sluší na relační DBMS. Tato data zahrnují nejen informace v tabulkách, ale také další databázové objekty, které budou popsány níže.

Pro provádění téměř všech základních operací nabízí Access velké množství průvodců, kteří za uživatele odvedou hlavní práci při práci s daty a vývoji aplikací, pomohou vyhnout se rutinním úkonům a usnadní práci nezkušenému uživateli v programování.

Vlastnosti MS Access, které se liší od představy „ideálního“ relačního DBMS.

Vytvoření víceuživatelské databáze Accessu a získání současného přístupu několika uživatelů ke společné databázi je možné v lokální síti peer-to-peer nebo v síti se souborovým serverem. Síť poskytuje hardwarovou a softwarovou podporu pro výměnu dat mezi počítači. Access sleduje vymezení přístupu různých uživatelů k databázi a zajišťuje ochranu dat. Při současné práci. Vzhledem k tomu, že Access není serverový klient DBMS, jeho schopnost poskytovat práci více uživatelům je poněkud omezená. Pro přístup k datům přes síť z několika pracovních stanic se obvykle na souborový server nahraje soubor databáze Accessu (s příponou *.mdb). V tomto případě je zpracování dat prováděno především na klientovi - kde aplikace běží, a to z důvodu principů organizace souborových DBMS. Tento faktor omezuje použití Accessu pro podporu práce mnoha uživatelů (více než 15-20) a s velkým množstvím dat v tabulkách, protože zatížení sítě se mnohonásobně zvyšuje.

Z hlediska zachování integrity dat je Access vhodný pouze pro databázové modely s nízkou až střední složitostí. Postrádá nástroje jako triggery a uložené procedury, což nutí vývojáře svěřit údržbu obchodní logiky databáze klientskému programu.

Pokud jde o zabezpečení informací a řízení přístupu, Access nemá spolehlivé standardní nástroje. Mezi standardní metody ochrany patří ochrana pomocí hesla databáze a ochrana pomocí hesla uživatele. Odstranění takové ochrany není pro odborníka obtížné.

I přes známé nevýhody má však MSAccess oproti systémům podobné třídy mnoho výhod.

Především si můžeme všimnout jeho rozšířenosti, která je dána tím, že Access je produktem společnosti Microsoft, jejíž software a operační systémy používá většina uživatelů osobních počítačů. MSAccess je plně kompatibilní s operačním systémem Windows, je výrobcem neustále aktualizován a podporuje mnoho jazyků.

Celkově MSAccess poskytuje mnoho funkcí za relativně nízkou cenu. Je také nutné poznamenat zaměření na uživatele s různým profesním zázemím, což se odráží v přítomnosti velkého množství pomocných nástrojů (Masters, jak již bylo uvedeno), rozvinutého systému nápovědy a přehledného rozhraní. Tyto nástroje usnadňují navrhování, vytváření databáze a získávání dat z ní.

MSAccess poskytuje neprogramujícímu uživateli celou řadu interaktivních nástrojů, které mu umožňují vytvářet aplikace bez nutnosti vyvíjet dotazy v SQL nebo programovat makra či moduly ve VBA.

Access má rozsáhlé možnosti pro import/export dat do různých formátů, od excelových tabulek a textových souborů až po téměř jakýkoli serverový DBMS prostřednictvím mechanismu ODBC.

Další důležitou výhodou MSAccess jsou pokročilé vestavěné nástroje pro vývoj aplikací. Většina aplikací distribuovaných uživatelům obsahuje určité množství kódu VBA (Visual Basic for Applications). Vzhledem k tomu, že VBA je jediným nástrojem pro provádění mnoha standardních úloh v Accessu (práce s proměnnými, sestavování SQL příkazů za běhu programu, řešení chyb, používání Windows API atd.), je jeho znalost a znalost nutná k vytvoření dalších resp. méně složité aplikace Objektový model MSAccess.

Jedním z programovacích nástrojů v Accessu je jazyk maker. Programy vytvořené v tomto jazyce se nazývají makra a umožňují snadné propojení jednotlivých akcí realizovaných pomocí formulářů, dotazů a sestav. Makra jsou řízena událostmi, které jsou způsobeny akcemi uživatele při interakci s daty prostřednictvím formulářů nebo systémovými událostmi.

Ukázalo se, že Access, který má všechny funkce DBMS, poskytuje také další možnosti. Nejde jen o flexibilní a snadno použitelný DBMS, ale také o systém pro vývoj databázových aplikací.

1.2 Databáze a systémy správy databází

Databáze je organizovaná struktura určená k ukládání informací. Moderní databáze ukládají nejen data, ale také informace.

Toto tvrzení lze snadno vysvětlit, vezmeme-li v úvahu například knihovní databázi. Obsahuje všechny potřebné informace o autorech, knihách, čtenářích atd. Do této databáze mohou mít přístup jak pracovníci knihovny, tak čtenáři, kteří potřebují najít jakoukoli publikaci. Ale mezi nimi se snad nenajde člověk, který má přístup k celé databázi a zároveň je schopen v ní svépomocí provádět libovolné změny. Databáze kromě dat obsahuje metody a nástroje, které umožňují každému zaměstnanci pracovat pouze s daty, která jsou v jeho kompetenci. V důsledku interakce dat obsažených v databázi s metodami, které mají konkrétní zaměstnanci k dispozici, dochází ke generování informací, které konzumují a na základě kterých ve vlastní kompetenci zadávají a upravují data.

Podívejme se jako příklad na fungování DBMS pomocí MS Access, který je součástí profesionálního balíku MS Office.

Na začátku práce s Accessem je vytvořena nová databáze, která databázovému souboru přiřadí původní název a příponu .mdb.

Každá databáze má databázové okno. Toto okno obsahuje panel Objekty s tlačítky Tabulky, dotazy, formuláře, sestavy, stránky, makra A Moduly Základní okno obsahuje také vlastní panel nástrojů.

Dalším krokem je vytvoření tabulek pro ukládání dat. Kromě tabulek zahrnují hlavní objekty v Accessu dotazy, sestavy, formuláře, makra a moduly. Ale musíme si uvědomit, že tabulka je základem databáze a všechny ostatní objekty závisí na datech tabulky.

Objekty databáze Basic Access lze vytvářet v Mistr a v režimu Konstruktér.

Tabulky

Tabulky– jedná se o hlavní objekty každé databáze, které ukládají veškerá data v databázi a také strukturu databáze (pole, jejich typy a vlastnosti). Všechny ostatní objekty (formuláře, sestavy, dotazy) závisí na datech tabulky.

Vytváření tabulek pomocí průvodce se provádí výběrem standardní tabulky („Zaměstnanci“, „Zakázky“ atd.) a požadovaných polí ze standardní tabulky nebo několika standardních tabulek. Názvy vybraných polí lze upravit. Po zadání názvu tabulky se vybere klíčové pole, které umožňuje vztahy mezi tabulkami v databázi.

Při vytváření tabulky v Konstruktér zobrazí se prázdná struktura tabulky, do které musíte zadat názvy polí, určit datové typy v polích a nastavit velikosti polí. V dolní části formuláře struktury tabulky se nastavují vlastnosti polí tabulky, které umožňují měnit způsoby ukládání a zobrazování dat.

Pole databázových tabulek určují nejen strukturu databáze, ale také určují skupinové vlastnosti dat zapsaných do buněk patřících do každého z polí. Níže jsou uvedeny hlavní vlastnosti polí databázových tabulek využívajících jako příklad Microsoft Access DBMS.

Charakteristika databázových polí:

· název pole určuje, jak se má přistupovat k datům tohoto pole při automatických operacích s databází (standardně se názvy polí používají jako záhlaví sloupců tabulky);

· typ pole určuje typ dat, která mohou být v tomto poli obsažena;

· velikost pole určuje maximální délku (ve znacích) dat, která lze do tohoto pole umístit;

· Formát pole určuje, jak jsou data formátována v buňkách patřících do pole;

· vstupní maska definuje formu, ve které se data zadávají do pole (nástroj pro automatizaci zadávání dat);

· podpis definuje záhlaví sloupce tabulky pro dané pole (pokud není zadán podpis, pak se jako záhlaví sloupce použije vlastnost Název pole);

· výchozí hodnota – hodnota, která se zadává do buněk pole automaticky (nástroj pro automatizaci zadávání dat);

· hodnotová podmínka – omezení sloužící ke kontrole správnosti zadávání dat (nástroj pro automatizaci zadávání, který se používá zpravidla pro data číselného typu, peněžního typu nebo data);

· chybová zpráva – textová zpráva, která se automaticky zobrazí při pokusu o zadání chybných údajů do pole (kontrola chyb se provádí automaticky, pokud je vlastnost nastavena Podmínka na hodnotě);

· povinné pole – vlastnost, která určuje, zda musí být toto pole při vyplňování databáze vyplněno;

· prázdné řetězce – vlastnost, která umožňuje zadání dat prázdných řetězců (z vlastnosti Povinné pole se liší tím, že se nevztahuje na všechny datové typy, ale pouze na některé, například text);

· indexované pole – pokud má pole tuto vlastnost, pak se výrazně zrychlí veškeré operace související s vyhledáváním nebo řazením záznamů podle hodnoty uložené v tomto poli. U indexovaných polí se navíc můžete ujistit, že hodnoty v záznamech budou oproti tomuto poli kontrolovány na duplikáty, což vám umožňuje automaticky eliminovat duplicitu dat.

Panel nástrojů umožňuje provádět řadu operací s daty tabulky, jako je ukládání, tisk, řazení, filtrování, vyhledávání. Před tiskem tabulky musíte nastavit nastavení stránky a zobrazit její náhled.

Žádosti

Tyto objekty se používají k extrahování dat z tabulek a jejich prezentaci uživateli ve vhodné formě. Pomocí dotazů jsou prováděny operace jako výběr dat, jejich třídění a filtrování, ale také transformace dat podle daného algoritmu, vytváření nových tabulek, automatické plnění tabulek daty importovanými z jiných zdrojů, provádění výpočtů a mnoho dalšího. Pro různé akce jsou vytvářeny různé typy požadavků.

Dotaz-výběr je určen k výběru dat uložených v tabulkách a tato data nemění.

Žádost-změna slouží ke změně nebo přesunutí dat. Tento typ zahrnuje: požadavek na přidání záznamů, požadavek na odstranění záznamů, požadavek na vytvoření tabulky a požadavek na aktualizaci.

Dotaz s parametrem umožňuje definovat jednu nebo více podmínek výběru během provádění dotazu.

Řada dotazů se vytváří pomocí průvodců. Je možné vytvořit následující typy dotazů:

jednoduchá žádost, který umožňuje vybrat pole z více tabulek nebo dotazů;

křížová žádost vypočítává součet, průměr, počet prvků a hodnot dalších statistických funkcí, seskupuje data a zobrazuje je v kompaktní formě;

duplicitní záznamy vyhledávat identické záznamy podle libovolného pole v tabulce;

záznamy bez podřízených najít všechny záznamy, které nemají odpovídající záznamy v jiné (související) tabulce.

Po výběru Návrhář Při vytváření dotazu Access se doporučuje použít formulář dotazu podobný příkladu QBE.

Pro vytvoření podmínek výběru je užitečné použít Tvůrce výrazů, který se spouští z kontextového menu spojeného s linkou Pole nebo Podmínka výběru na formuláři žádosti QBE. Obzvláště pohodlné použití Tvůrce výrazů při zřetězení textu – kombinování textových hodnot z několika polí ve formuláři nebo sestavě.

Při skládání výrazů se používá několik jednoduchých pravidel. Za prvé, výraz je vždy logického typu, tzn. jeho hodnota musí být Ano nebo Ne. Formulář dotazu vynechává část výrazu s názvem pole, protože je uvedena ve stejném sloupci. Za druhé, existují určité požadavky na syntaxi výrazu: názvy polí jsou uzavřeny v hranatých závorkách a kontakty znaků jsou uzavřeny v uvozovkách. Název databázového objektu (tabulky, formuláře nebo dotazu) je od názvu pole oddělen vykřičníkem.

Okno tvůrce má čtyři oblasti s vlastními posuvníky. Horní oblast obsahuje výraz, který má být vytvořen. Spodní tři slouží k výběru položek. Vyplňují se podle hierarchického principu. Levý panel obsahuje seznam všech zdrojů dat pro dotaz. Prostřední seznam slouží k zobrazení prvků obsažených ve vybraném objektu z levého seznamu. Na obrázku je v levém seznamu zobrazen název dotazu (Dotaz 1) a názvy tabulek a dalších databázových objektů a ve střední části názvy polí obsažených v tomto dotazu nebo tabulce ( Příjmení jméno). Pravý seznam slouží k výběru objektů. Tlačítka se symboly matematických operací vám umožňují rychle zadat odpovídající symboly do výrazu.

Kromě tradičních matematických operací existuje několik dalších speciálních operátorů.

BETWEEN AND nahrazuje znaménka „větší než nebo rovno“ a „menší než nebo rovno“. Například podmínka BETWEEN 1981 AND 1984 je ekvivalentní podmínce > =1981 AND<=1984.
Znak "^" označuje umocnění.
Znak "&" se používá k přidání znakových dat. Pro připojení můžete také použít známější znak „+“. Například následující tři výrazy jsou ekvivalentní: „Petrov“, „Petr“ & „ov“, „Petr“ + „ov“.
Operátor LIKE se používá k vytváření masek při definování řetězců s neznámými znaky a vyžaduje další speciální znaky:

? – znamená jakýkoli jednotlivý znak;

* - označuje libovolnou posloupnost znaků;

# - označuje libovolné číslo;

– označuje znak z konkrétní sady v hranatých závorkách, například [a - d] označuje jedno ze čtyř písmen: a, b, d. Vykřičník převrací význam výrazu v hranatých závorkách: [!1 - 5] – vylučuje čísla 1 až 5.

Také logické operátory lze použít ke konstrukci podmínek výběru: AND, EQV, OR.

formuláře

formuláře- Toto jsou nástroje pro zadávání dat. Účelem formulářů je poskytnout uživateli prostředek k vyplnění pouze těch polí, která vyplnit potřebuje. Současně můžete na formulář umístit speciální ovládací prvky (počítadla, rozevírací seznamy, přepínače, zaškrtávací políčka atd.) pro automatizaci zadávání.

Výhody formulářů se projeví zvláště zřetelně při zadávání dat z vyplněných formulářů. Formulář je v tomto případě zhotoven grafickými prostředky tak, aby opakoval design formuláře - výrazně to zjednodušuje práci sazeče, snižuje jeho únavu a zabraňuje vzniku tiskových chyb. Formuláře mohou obsahovat grafy a tabulky a mají speciální pole s funkcemi. V Accessu existuje několik režimů vytváření formulářů: Autoform, Form Wizard, Form Builder.

Nejjednodušší způsob, jak vytvořit formulář, je Autoform.

Formulář umožňuje zadávat, prohlížet, upravovat a tisknout data.

Zprávy

Sestavy se svými vlastnostmi a strukturou v mnohém podobají formulářům, jsou však určeny pouze pro výstup dat a pro výstup nikoli na obrazovku, ale na tiskové zařízení (tiskárnu). V tomto ohledu se sestavy liší tím, že přijímají speciální opatření pro seskupení výstupních dat a pro zobrazení speciálních designových prvků charakteristických pro tištěné dokumenty (záhlaví a zápatí, čísla stránek, servisní informace o době vytvoření sestavy). Sestavy mohou obsahovat data z více tabulek nebo dotazů.

Můžete vytvářet následující typy přehledů:

· jednoduchý tisk z režimu tabulky nebo formuláře, který se používá jako návrh zprávy;

· podrobná zpráva – dobře připravená zpráva ve vizuální, pohodlné formě, včetně řady doplňkových prvků;

· speciální sestavu, která vám umožní připravit například poštovní štítky a formuláře dopisů.

Makra a moduly

Tyto kategorie objektů jsou určeny jak pro automatizaci opakujících se operací při práci s DBMS, tak pro vytváření nových funkcí pomocí programování. V Access DBMS se makra skládají ze sekvence interních DBMS příkazů a jsou jedním z prostředků automatizace práce s databází.

Moduly jsou vytvářeny pomocí externího programovacího jazyka, v tomto případě Visual Basic for Applications. Jedná se o jeden z prostředků, kterými může vývojář databází poskytnout nestandardní funkční možnosti, uspokojit specifické požadavky zákazníků, zvýšit výkon řídicího systému a také jeho úroveň zabezpečení.

Vztah mezi tabulkami a integritou dat

R Podívejme se, jak se navazování vztahů mezi tabulkami realizuje v praxi.

MS Access automaticky naváže spojení mezi stejnojmennými poli ve dvou tabulkách. Například je vytvořeno spojení mezi tabulkami „Studenti“ a „Achievement“ pomocí pole „Student No“. lístek." To znamená, že při vytváření dotazu na tuto dvojici tabulek bude Access moci kombinovat záznamy (řádky) tabulek, ve kterých jsou hodnoty pole „Student No. zápas lístků.

Access navíc umožňuje ručně navázat spojení mezi tabulkami pomocí polí s různými názvy, ale je lepší tuto funkci nepoužívat, protože mate analytiky i uživatele.

V obecném případě je povolena komunikace přes dvě, tři nebo více polí stejného jména, ale pro jednoduchost prezentace tento případ neuvažujeme.

Pokud je tedy vytvořen vztah mezi dvěma tabulkami (automaticky nebo ručně), lze data z obou tabulek sloučit. Někdy to stačí, ale při vytváření seriózních databází se budeme muset postarat o další prostředky kontroly souvisejících dat zadávaných do různých tabulek. Například při údržbě tabulky „Pokrok“ nemůžete do této tabulky náhodně zadat údaje o neexistujících studentech, nemůžete z tabulky „Studenti“ vymazat záznamy o studentech, o kterých jsou uložena data o výkonu.

Mechanismus, který zajišťuje konzistenci dat mezi dvěma souvisejícími tabulkami, se nazývá údržba integrity dat. Aby byla zajištěna integrita dat, musí být při vytváření vztahu mezi dvěma tabulkami povolen přepínač. Pokud uživatel povolil mechanismus podpory integrity, musí současně uvést typ vztahu: „jeden k jednomu“ nebo „jeden k mnoha“.

Integrita dat znamená následující:

· do přidruženého pole podřízené tabulky můžete zadat pouze ty hodnoty, které jsou dostupné v přidruženém poli hlavní tabulky (například v tabulce „Úspěchy“ nemůžete zadat záznam s ID studenta, který je není v tabulce „Studenti“);

Z hlavní tabulky nelze odstranit záznam, jehož hodnota v přidruženém poli odpovídá alespoň jedné hodnotě stejného pole v podřízené tabulce (například z tabulky „Studenti“ nelze odstranit „Číslo tiketu studenta“, který má dosud nebyly vymazány z tabulky „Akademický výkon“)).

Pokud se pokusíte porušit tato omezení, MS Access zobrazí chybovou zprávu.

Povolením mechanismu integrity můžete (ale nemusíte) určit, že při změně dat systém spustí následující procesy:

kaskádová aktualizace souvisejících oborů;
kaskádová aktualizace souvisejících záznamů.

Kaskádová aktualizace znamená, že změna souvisejícího pole v hlavní tabulce (například kód zákazníka) se automaticky projeví v souvisejících záznamech podřízené tabulky.

Podívejme se na navazování spojení mezi tabulkami na konkrétním příkladu – naší College databáze.

Vyberte tým Edit/Data Schema. Na obrazovce se objeví dialogové okno se seznamem všech tabulek v otevřené databázi.

Do tohoto seznamu můžete zahrnout dotazy (nebo vytvořit pouze seznam dotazů).

Úkolem uživatele je označit systému ty tabulky, mezi kterými navazuje spojení. Musíte vybrat tabulku „Učitelé“ a kliknout na tlačítko Přidat, pak proveďte totéž s tabulkami „Pokrok“ a „Studenti“. zmáčknout tlačítko Zavřít.

Na obrazovce se objeví okno Datové schéma.

Toto okno obsahuje všechny databázové tabulky, mezi kterými jsou navazována (nebo již byla navázána) spojení. Chcete-li vytvořit vztah mezi dvěma tabulkami, můžete pomocí metody „Drag-and-Drop“ přesunout název pole s primárním klíčem hlavní tabulky do pole se stejným názvem v podřízené tabulce.

Nejprve musíte vytvořit spojení mezi tabulkami „Studenti“ a „Achievement“. Při stisknutém levém tlačítku myši přesuňte žáka č. lístek od stolu „Studenti“ studentovi č. tiket v tabulce „Pokrok“ a uvolněte levé tlačítko myši. Na obrazovce se objeví dialogové okno Connections. V tomto okně zaškrtněte políčko Zajistit integritu dat. To umožní mechanismus pro zachování integrity dat v tabulkách „Studenti“ a „Achievement“.

Po aktivaci zaškrtávacího políčka Zajistit integritu dat se stanou platnými přepínače Relation a dvě zaškrtávací políčka kaskádových operací. Ve skupině „Vztah“ musíte vybrat jeden z typů vztahu: „jeden k jednomu“ nebo „jeden k mnoha“.

Navíc můžete (pokud si přejete) zaškrtnout jednu (nebo obě) kaskádové úpravy – aktualizovat nebo smazat – checkbox. Klepněte na tlačítko Vytvořit. Na obrazovce se znovu objeví okno Datový diagram s grafickým znázorněním navázaného spojení.

Servisní operace

1) Kontrola pravopisu. O poskytují automatickou opravu vstupních chyb. Používá se slovník. Systém se zapne a když je detekováno slovo, které není ve slovníku, zobrazí se dialogové okno Pravopis. Toto slovo můžete přeskočit, přidat do slovníku, nahradit.

2) Automatické opravy. Automaticky opravuje chyby a překlepy přímo během procesu zadávání dat do databáze. Seznam automatických oprav je „obecný“ pro MS Office 2003. Existuje mnoho nastavení, jak provést náhradu.

3) Řešení konfliktů v síti LAN. Na vzdálených pracovních stanicích mohou uživatelé pracovat s kopiemi databáze a následně je synchronizovat (spustit - Menu\Nástroje\ Replikace\Řešení konfliktů).

4) Nástroje pro analýzu databáze. Umožňují optimalizovat konstrukci databáze, dokumentovat její stav, eliminovat duplicitní data v tabulkách a zlepšit výkon.

6)Prostředky ochrany databáze. Umožňují vám zabránit úmyslným nebo náhodným operacím (prohlížení, změna, mazání informací) osobami, které nemají příslušná přístupová práva (to je důležité zejména v síti LAN). Způsoby ochrany– to znamená nastavení hesla pro otevření databáze, vstup do pracovní skupiny, omezení přístupu, změna vlastnických práv, šifrování databáze.

7) Replikace poskytuje uživatelům, kteří pracují na různých počítačích, pohodlný způsob výměny změn provedených v jedné databázi. Replikace má široké praktické využití. Pro vytváření a synchronizaci replik poskytuje MS Access 2003 příkazy replikace.

Termíny a definice

Databáze– soubor dat organizovaný podle určitých pravidel, poskytující obecné principy popisu, ukládání a manipulace, nezávisle na aplikačních programech. Je informačním modelem dané oblasti. K databázím se přistupuje pomocí systému správy databází (DBMS).

Databáze- systém ukládání dat, který poskytuje rychlý přístup k informacím o obsahu uložených dat.

Databáze- mnoho logicky kompatibilních datových souborů.

Databáze– automatizovaný informační systém pro centralizované ukládání a hromadné využívání dat. Skládá se z jedné nebo více databází, adresáře databází, DBMS a také knihoven dotazů a aplikačních programů.

Databáze- sada několika databází s programy pro jejich správu a kompatibilním hardwarem.

Znalostní základna– model určený k reprezentaci znalostí nashromážděných osobou v určité oblasti v počítači. Je hlavní složkou inteligentních a expertních systémů.

Transakce– krátký cyklus interakce mezi objekty, včetně požadavku – provedení úlohy – odezvy. Obvykle se provádí v dialogovém režimu.

Transakce- vstupní zpráva, která přenáší databázi z jednoho konzistentního stavu do druhého (požadavek na změnu databáze). V potvrzené transakci jsou všechny operace dokončeny.

Relační DBMS jsou druhou generací DBMS, založené na použití relačního datového modelu navrženého Z. F. Coddem v roce 1970. V relačním modelu jsou všechna data logicky strukturována v rámci vztahů (tabulek). Každý vztah má jméno a skládá se z pojmenovaných atributů (sloupců) dat. Každá n-tice (řádek) dat obsahuje jednu hodnotu pro každý atribut. Velká výhoda relačního modelu spočívá právě v této jednoduchosti logické struktury.

Komerční systémy založené na relačním datovém modelu se začaly objevovat koncem 70. a začátkem 80. let. V současné době existuje několik stovek typů různých relačních DBMS, a to jak pro sálové počítače, tak pro osobní počítače, ačkoli mnoho z nich plně neodpovídá přesné definici relačního datového modelu. Příklady relačních DBMS pro osobní počítače jsou DBMS Access a FoxPro od Microsoftu, Paradox od Corel Corporation, InterBase a BDE od Borlandu a R: Base od R: Base Technologies.

S ohledem na požadavky, možnosti a zdroje soukromého podniku „Nal“ bylo rozhodnuto zvolit jako cílový DBMS Microsoft Access 2000 DBMS.

MS Access je především systém pro správu databází (DBMS). Stejně jako ostatní produkty v této kategorii je určen pro ukládání a načítání dat, pohodlnou prezentaci informací a automatizaci často se opakujících operací (jako je účetnictví, účetnictví, plánování atd.).

Obrázek 6.1 ukazuje původní marketingový koncept Microsoftu pro Access. Tato jednoduchá grafika ilustruje možnosti práce s MS Access na všech úrovních. Objekty jsou uvedeny na spodní úrovni hierarchie a umožňují vám snadno vytvářet tabulky, dotazy, formuláře a sestavy. Výrazy (funkce) lze použít k provedení jednoduché manipulace s daty k ověření správnosti zadání dat, k podpoře obchodních pravidel nebo k zobrazení čísla se symbolem měny. Makra umožňují automatizaci bez nutnosti programování, ale je třeba vzít v úvahu, že kód VBA (Visual Basic for Applications) umožňuje uživateli programovat složitější procesy. A konečně pomocí Windows API (Application Programming Interface), které přistupuje k funkcím nebo knihovnám DLL (Dynamic Link Libraries) napsaným v jiných jazycích, jako je C, Java nebo Visual Basic, může programátor napsat rozhraní pro další programy a zdroje dat.

Uveďme si hlavní výhody MS Access:

1)Typy dat. MS Access poskytuje všechny základní datové typy, z nichž některé, například čísla, mají několik variant.
2)Indexy. Pole lze indexovat, což výrazně snižuje čas strávený hledáním potřebných informací.
3) Omezení. Omezení zadávaných údajů lze nastavit jak na úrovni tabulky (zadáním vstupního ovládacího výrazu do řádku vlastností Value Condition), tak na úrovni formuláře (v okně vlastností pole formuláře v režimu Návrhář formulářů).

Reprezentace. Pohled je možné vytvořit, otevřít a upravit stejným způsobem jako u dotazů MS Access. Pomocí pohledů můžete najít informace uložené v tabulkách, souvisejících tabulkách nebo dokonce v jiných pohledech.

Uložené procedury a spouštěče. Vytváření uložených procedur je podobné psaní procedury v jazyce Visual Basic, ale místo psaní kódu jazyka Visual Basic použijete příkazy SQL. Aktivační událost je speciální typ uložené procedury. Který se provede, když uživatel změní data v tabulce. Spouštěče jsou mocným nástrojem pro zachování integrity dat v celé databázi.

Primární klíče. Systém udržuje primární a cizí klíče a vynucuje integritu dat na úrovni jádra, což zabraňuje nekompatibilním operacím aktualizace nebo odstranění.

Uživatelé a role. V MS Access DBMS jsou uživatelé označeni jako členové určité skupiny. Existují dvě výchozí skupiny: správci a uživatelé, ale lze definovat další skupiny. Skupinám a uživatelům jsou udělena přístupová práva, která jim umožňují regulovat seznam operací povolených pro ně s každým databázovým objektem.

8)Žádosti. Jedna z nejvýkonnějších funkcí MS Access je také nejdůležitější. Můžete vytvářet dotazy na jakákoli data v tabulkách, definovat pořadí řazení, vytvářet vypočítané výrazy a zadávat kritéria pro výběr požadovaných záznamů. Výsledky dotazu můžete zobrazit jako tabulku, formulář nebo sestavu. Chcete-li vytvořit vztahy mezi tabulkami, můžete použít Tvůrce dotazů.
9) SQL.Široká škála možností použití jazyka SQL pro manipulaci s daty a vytváření složitých dotazů (spojovací dotazy, serverové dotazy, kontrolní dotazy).

Uživatelsky definované funkce. Uživatel má obrovské možnosti vytvářet vlastní procedury a funkce pomocí programovacích konstrukcí VBA.

Podpora transakcí. Systém MS Access podporuje zpracování transakcí s garancí jejich integrity. Navíc je zajištěno zabezpečení na uživatelské úrovni, které umožňuje řídit přístup k datům pro jednotlivé uživatele i celé skupiny.

Referenční systém. Systém nápovědy společnosti Microsoft je jedním z nejlepších v oboru. MS Access poskytuje kontextovou nápovědu, ke které se dostanete pouhým kliknutím a na obrazovce se okamžitě objeví referenční informace o problému, který vás zajímá. Kromě toho můžete kdykoli využít služeb Asistenta nebo si přečíst nápovědu.

Importujte, exportujte a propojujte externí soubory. MS Access umožňuje importovat a exportovat soubory v mnoha známých formátech, včetně dBASE, FoxPro, Excel, SQL Server, Oracle, Btrieve, mnoha textových formátů ASCII (včetně formátů s pevnou délkou řádku nebo zadaným oddělovačem) a také HTML data. V důsledku exportu tabulky MS Access se vytvoří soubor v zadaném formátu. Propojení znamená, že můžete používat externí data bez vytváření tabulek MS Access. Velmi výkonnou funkcí je propojení tabulek MS Access s jejich externími tabulkami a jejich následné sdílení; to platí pro tabulky MS Access, dBase, FoxPro, SQL Server.

WYSIWING formuláře a zprávy. Okna formuláře a návrháře sestav mají stejné rozhraní a poskytují uživateli mnoho možností. Formulář nebo sestava jsou navrženy podle principu WYSIWYG (What You See Is What You Get). Přidáním dalšího ovládacího prvku uživatel vidí, jak se mění vytvořený formulář nebo sestava.

15) Síťová podpora. Microsoft Access DBMS lze použít jako samostatný systém na jednom osobním počítači nebo jako víceuživatelský systém v síti. Implementace klient/server. Microsoft Access 2003 dokáže vytvořit soubor .adp (Access project File), který může lokálně ukládat formuláře, sestavy, makra a moduly VBA a může se připojit ke vzdálené databázi SQL Server pomocí technologie OLE DB pro zobrazení a provoz s tabulkami, pohledy, vztahy. a uložené procedury. Taková implementace může také používat databázový stroj MSDE.

To jsou jen některé z možností MS Access, které z tohoto systému dělají jeden z nejlepších DBMS na současném trhu. Zbývá dodat, že se jedná o jeden z nejběžnějších DBMS, protože je součástí standardního balíku Microsoft Office.

Výkonný arzenál nástrojů Microsoft Access umožňuje úspěšně vyřešit problém automatizace účtování prodeje v soukromém podniku „Slast“.

Stručný popis Microsoft Access

Vytvoření víceuživatelské databáze Accessu a získání současného přístupu několika uživatelů ke společné databázi je možné v lokální síti peer-to-peer nebo v síti se souborovým serverem. Síť poskytuje hardwarovou a softwarovou podporu pro výměnu dat mezi počítači. Access sleduje vymezení přístupu různých uživatelů k databázi a zajišťuje ochranu dat. Při současné práci. Vzhledem k tomu, že Access není serverový klient DBMS, jeho schopnost poskytovat práci více uživatelům je poněkud omezená. Pro přístup k datům přes síť z několika pracovních stanic se obvykle na souborový server nahraje soubor databáze Accessu (s příponou *.mdb). V tomto případě je zpracování dat prováděno především na klientovi - kde aplikace běží, a to z důvodu principů organizace souborových DBMS. Tento faktor omezuje použití Accessu pro podporu práce mnoha uživatelů (více než 15–20) a s velkým množstvím dat v tabulkách, protože zatížení sítě se mnohonásobně zvyšuje.

I přes známé nevýhody má však MS Access oproti systémům podobné třídy mnoho výhod.

Především si můžeme všimnout jeho rozšířenosti, která je dána tím, že Access je produktem společnosti Microsoft, jejíž software a operační systémy používá většina uživatelů osobních počítačů. MS Access je plně kompatibilní s operačním systémem Windows, je výrobcem neustále aktualizován a podporuje mnoho jazyků.

Celkově MS Access poskytuje velké množství funkcí za relativně nízkou cenu. Je také nutné poznamenat zaměření na uživatele s různým profesním zázemím, což se odráží v přítomnosti velkého množství pomocných nástrojů (Masters, jak již bylo uvedeno), rozvinutého systému nápovědy a přehledného rozhraní. Tyto nástroje usnadňují navrhování, vytváření databáze a získávání dat z ní.

MS Access poskytuje neprogramujícímu uživateli řadu interaktivních nástrojů, které mu umožňují vytvářet aplikace, aniž by se musel uchylovat k vytváření dotazů v SQL nebo programování maker či modulů ve VBA.

Access má rozsáhlé možnosti pro import/export dat do různých formátů, od excelových tabulek a textových souborů až po téměř jakýkoli serverový DBMS prostřednictvím mechanismu ODBC.

Další důležitou výhodou MS Access jsou pokročilé vestavěné nástroje pro vývoj aplikací. Většina aplikací distribuovaných uživatelům obsahuje určité množství kódu VBA (Visual Basic for Applications). Vzhledem k tomu, že VBA je jediným nástrojem pro provádění mnoha standardních úloh v Accessu (práce s proměnnými, vytváření SQL příkazů za běhu programu, řešení chyb, používání Windows API atd.), k vytváření více či méně složitých aplikací potřebujete znalosti a znalost objektových modelů MS Access.

Oblíbené v kategorii: