Formuláře databáze MS Access. Obecné pojmy o přístupu k databázi
MS Access je relační klient-server software od společnosti Microsoft. Relační znamená, že je založen na tabulkách. Pojďme se na tento systém podívat blíže.
Co je to relační databáze?
Podívejme se na výhody a nevýhody tohoto DBMS.
Výhody Microsorf Access DBMS
- Jednoduché a intuitivní rozhraní. S tímto DBMS můžete začít pracovat bez jakýchkoli speciálních dovedností. Kromě toho začátečníkům pomohou četné referenční příručky, online a offline kurzy.
- MS Access DBMS je dobře známý a velmi oblíbený na stolních počítačích. To znamená, že se vždy můžete obrátit s žádostí o radu na známého, který tento DBMS používá, a také spolupracovat s jednou databází po síti.
- Téměř neomezené možnosti z tabulek lze přenést do Excelu, Wordu, exportovat do XML, publikovat do PDF kliknutím jediného tlačítka myši, nemluvě o tom, že vybrané objekty lze snadno přenést do jiné databáze.
- Nízká cena. Pokud si MS Access pořídíte jako součást plného balíku Microsoft Office, pak bude oproti jiným placeným DBMS cena velmi lákavá.
- Široký výběr návrhářů pro vytváření formulářů, sestav a dotazů, pomocí kterých můžete filtrovat data a zobrazovat je v pohodlné formě.
- Široká škála možností importu dat: pokud máte tabulková data vytvořená pomocí textového procesoru MS Word nebo tabulkového procesoru MS Excel, můžete je snadno přenést do databáze pomocí průvodce. Import lze navíc provádět z jednoduchého textového dokumentu, z XML dokumentu i z databázových souborů vytvořených v jiných DBMS (např. dBASE, PARADOX).
- Schopnost vytvořit heslo ve vlastní databázi.
- Vestavěný jazyk VBA na vysoké úrovni.
- Schopnost zaznamenávat makra.
- SQL editor.
Pro programátory je zde ještě jedna významná výhoda: jádro Access JET 4 je zabudováno do operačních systémů Microsoft počínaje Windows 98. To znamená, že vyvinutou aplikaci, která využívá databázi vytvořenou v Accessu, lze snadno přenést na jakýkoli počítač se systémem Windows. Bude fungovat bez nutnosti instalace samotného DBMS. Jako poslední možnost budete muset nainstalovat pouze RUNTIME - verzi, kterou lze stáhnout zcela zdarma z webu společnosti Microsoft.
Jak vidíte, výhody MS Access DBMS jsou zřejmé. Všechny výhody ale mohou být kompenzovány poměrně výraznými nevýhodami. Pojďme se na ně podívat.
Nevýhody Microsoft Access DBMS
- MS Access je souborový server DBMS. To znamená, že veškeré zpracování dat probíhá přímo na počítači klienta, tedy uživateli. Serverová část pouze načítá data a přenáší je na vyžádání. To vede k velkým datovým tokům putujícím po lokální síti a při velkém počtu uživatelů pracujících s databází může dojít k přetížení sítě. Klasická architektura souborového serveru má vždy za následek špatný výkon, když je zde velký počet uživatelů. V MS Access 2010 je tento problém částečně vyřešen.
- Nedostatek spolehlivých opatření na ochranu údajů. V zásadě se používá pouze heslo databáze a heslo uživatele. Pro zkušeného specialistu není obtížné takovou ochranu odstranit.
- Režim pro více uživatelů je možný pouze v síti peer-to-peer nebo v síti se souborovým serverem.
- Pro vývoj nestandardního rozhraní je nutné zapojit programátory.
- Editor je primitivní a jeho použití je nepohodlné.
- Tento DBMS není zdarma.
- MS Access je určen pro operační systémy Windows. Chcete-li se pokusit použít data vytvořená v tomto DBMS v jiných operačních systémech (například LINUX), budete muset hodně makat. Je jednodušší přenést data do jiného DBMS.
Poté, co jsme se podívali na klady a zápory MS Access na příkladu verze 2007, dáme krátké pokyny o možnostech tohoto DBMS.
Vytváření tabulek
Není nic jednoduššího než vytvořit novou tabulku pomocí MS Access 2007:
- Po otevření databáze přejděte na kartu „Vytvoření“.
- Klikněte na ikonu „Tabulka“, je to první vlevo.
- Máme vizuální znázornění tabulky se standardním názvem „Tabulka 1“ a automaticky se zvyšujícím polem „Kód“.
- Údaje můžete začít zadávat do druhého sloupce. Po zadání řádku musíte stisknout klávesu Enter. Sloupec se automaticky přejmenuje na „Pole 1“, pole „Kód“ bude mít hodnotu jedna a bude k dispozici zadávání dat do dalšího řádku.
- Chcete-li sloupec přejmenovat, stačí na něj dvakrát kliknout. Názvy sloupců je vhodné uvádět bez mezer!
- Tvůrce tabulek v Accessu 2007 je velmi chytrý. Jakmile zadáte hodnotu jako „Datum“ do prvního řádku nové tabulky, v dalším řádku stejného sloupce budete automaticky vyzváni k použití kalendáře.
- Pro dokončení tvorby tabulky je potřeba ji uložit kliknutím na příslušnou ikonu nebo kombinaci kláves CTRL+S.
Mnoho uživatelů považuje za pohodlnější přepnout do režimu „Design“ pro vizuálnější práci s poli tabulky, protože v tomto režimu můžete nastavit typy polí a omezení hodnot. Do tohoto režimu se můžete kdykoliv při práci s tabulkou přepnout, stačí kliknout na příslušné tlačítko na panelu.
Vytváření dotazů
Podívejme se, jak vytvářet dotazy v MS Access. Vytvořme jednoduchý dotaz v návrhovém režimu ve verzi 2007:
- Na panelu Nabídka vyberte tlačítko Tvůrce dotazů na kartě Vytvořit.
- Okamžitě se před vámi objeví okno pro výběr stolu. Klepněte na každou tabulku, ze které chcete vybrat data. Je třeba mít na paměti, že výběr můžete provést pouze v případě, že lze pomocí nějakého pole logicky propojit několik tabulek.
- Pokud máte vybráno několik tabulek, musíte mezi nimi vytvořit spojení nakreslením čáry myší z jednoho pole jedné tabulky do propojeného pole jiné tabulky.
- Nyní dvakrát klikněte na pole z každé tabulky, která chcete ve výsledku vidět.
- Na panelu nabídek na kartě Návrh klikněte na velký vykřičník. Výsledek vašeho vzorku se zobrazí ve formě tabulky.
Toto je nejobecnější vzorec pro vytváření dotazů. Pro složitější dotazy si přečtěte nápovědu k programu nebo použijte speciální návody.
Někdy i začínající uživatel chce prezentovat svá data v zajímavějším formátu, než je jednoduchá tabulka. Pak mu přijde na pomoc nástroj MS Access „Formuláře“.
Průvodce formulářem
Na příkladu aplikace Access 2007 se podívejme, jak používat Průvodce formulářem:
Chcete-li vytvořit složitější formuláře, musíte použít příslušného návrháře.
Po prostudování těchto pokynů můžeme dojít k závěru, že MS Access nabízí dobré možnosti za nízkou cenu. Přehledné rozhraní, široká dostupnost, vestavěné pomocné konstruktory a průvodci – to vše usnadňuje návrh a práci s databází.
DBMS MS Access (Microsoft Access)- jeden z nejoblíbenějších systémů pro IBM PC a kompatibilní počítače. MS Access zahrnuta Microsoft Office pro profesionální práci a efektivně se používá ve spojení s jeho dalšími aplikacemi k podnikání na moderní úrovni. Nové verze Přístup kladou zvýšené nároky na počítačový systém, zejména na rychlost mikroprocesoru, kapacitu úložných systémů, operační systém a síťový software.
MS Access je DBMS vztahový typ. To znamená, že v databázi jsou informace organizovány ve formě vzájemně propojených tabulek. Jako každý jiný DBMS, MS Access určené pro tvorbu databází a jejich správu. Jeho hlavní funkce jsou: přidávání záznamů do databáze, mazání záznamů z databáze, aktualizace hodnot polí v záznamech, vyhledávání záznamů v databázi, které splňují zadané podmínky. K provádění těchto operací se používá dotazovací mechanismus. Výsledkem spouštění dotazů je buď sada záznamů z tabulky vybrané podle určitých kritérií, nebo změny v tabulkách. Dotazy do databáze jsou tvořeny v jazyce SQL.
V MS Access Byly implementovány funkce správy dat: ochrana dat před neoprávněným přístupem, podpora víceuživatelského režimu práce s daty, zajištění integrity dat.
Na rozdíl od jiných desktopových DBMS Přístup ukládá všechna data do jednoho souboru při distribuci dat do různých tabulek.
Stůl – toto je hlavní databázový objekt, úložiště informací. Databáze může mít několik tabulek odrážejících informace z různých zdrojů. Aby bylo možné spolupracovat s daty z více tabulek, jsou mezi tabulkami vytvořeny vztahy.
Mezi další objekty, které lze v databázi vytvořit, patří dotazy, formuláře, sestavy, makra a moduly.
Žádost umožňuje analyzovat data pomocí skupinových operací, výpočtů a výběru dat, která splňují určité podmínky.
Formulář poskytuje prezentaci dat na obrazovce ve formě vhodné pro uživatele. Formuláře umožňují zadávat, prohlížet, měnit data, jsou prostředkem k vyhledávání dat a jsou rozmanité.
Zpráva slouží k zobrazení dat při tisku.
Makro jsou sada jednoho nebo více makro příkazů, které provádějí specifické operace, jako je otevírání formulářů nebo tisk sestav. Makra mohou být užitečná pro automatizaci často prováděných úkolů. Když například uživatel klepne na tlačítko, můžete spustit makro, které vytiskne sestavu.
Modul je sada popisů a procedur ve Visual Basicu pro aplikace shromážděné do jedné programové jednotky.
DBMS MS Access plně kompatibilní s takovými součástmi balení Microsoft Office, Jak MS Excel, MS Word, MS Outlook. Interakce MS Access s MS Outlookem umožňuje vytvářet a odesílat e-mailové zprávy s formuláři pro zadávání dat.
MS Access umí pracovat s různými formáty souborů z jiných systémů, které podporují standard přístupu k otevřeným datům ODBC ( Otevřete Připojení k databázi) –Oracle, Microsoft SQL Server, Sybase SQL Server. Standard ODBC definuje jazyk a sadu protokolů pro výměnu mezi uživatelskou aplikací a samotnými daty uloženými na serveru atd. slouží jako prostředek komunikace mezi stolním osobním počítačem (klientem) a serverem.
Používáním Office Access zprávu můžete uložit ve formátu PDF(Přenosný formát dokumentu) nebo XPS(formát Specifikace papíru XML). To vám umožní vytisknout nebo publikovat soubor a také jej odeslat e-mailem. Soubory můžete publikovat do knihoven nebo přesunout aplikaci Windows SharePoint Services, což členům skupiny umožňuje snadnou vzájemnou interakci prostřednictvím prohlížeče.
V MS Access Existují funkce a technologie, které zvyšují výkon systému: technologie Rushmore;rychlé třídění (QuickSort); Nejčastěji spouštěný dotazovací nástroj ( Nejhodnotnější dotazy).
MS Access poskytuje výkonnou sadu nástrojů pro vývojáře. Všestranné vývojové prostředí s vestavěným debuggerem poskytuje pokročilé možnosti programování Microsoft Visual Basic.
MS Access disponuje velkým množstvím nástrojů pro efektivní provádění téměř jakékoliv práce s databází. Patří mezi ně mistři a stavitelé.
Účelem průvodců je pomoci i špatně vyškolenému uživateli vytvořit vlastní databázi, zpracovat data pomocí formulářů, dotazů a sestav, analyzovat databázové tabulky atd. Průvodci poskytují uživateli interaktivní rozhraní krok za krokem k provedení konkrétního úkolu.
Mnoho mistrů lze kombinovat do skupin:
Vytvoření nové databáze a nových databázových objektů – tabulky, formuláře, dotazy, podsestavy a formuláře, seznamy a combo boxy ve formulářích, datové stránky, nová databáze MS SQL Server, se kterou je spojen nový projekt MS Access.
Propojování objektů v rámci databáze a s dokumenty jiných aplikací – pole podformulářů a sestav, HTML tabulka nebo seznam z internetu nebo intranetu s tabulkou MS Access, složky Exchange nebo Outlook s databázovou tabulkou MS Access, tabulková data s tabulkou Microsoft Access, umístění kontingenční tabulky MS Excel do MS Přístupový formulář. atd. Propojení zajišťuje implementaci funkcí Import a Export databázových objektů.
Vytváření ovládacích prvků - tlačítka a skupiny přepínačů ve formuláři, tlačítka na datové stránce.
Podpora režimu pro více uživatelů – rozdělení databáze na data a rozhraní tak, že několik uživatelů má na svých počítačích kopie rozhraní spojeného s daty na serveru; vytvoření nebo změna částečné repliky replikované databáze, řešení konfliktů mezi replikovanými databázemi během synchronizace.
Analýza, servis a transformace – analýza účinnosti databáze a vydání seznamu doporučení pro její zlepšení generování MSAccess reportu s charakteristikou struktury databázových objektů; zobrazení informací o modemu po stisknutí tlačítka „Automatické vytáčení“ ve formulářovém režimu; převod databáze MSAccess na databázi MS SQL Server; Převod maker do programů Visual Basic.
Stavitelé slouží jako pomocný nástroj pro usnadnění práce uživatelů. Tyto zahrnují:
Query Builder – vytvoří správnou syntaxi pro dotaz;
Field Builder – vytváří pole v tabulce;
Tvůrce připojovacích řetězců ODBC – vytváří správnou syntaxi pro komunikaci s objekty ODBC;
Tvůrce inteligentních značek – Zobrazuje seznam dostupných inteligentních značek a jejich akcí. Pomocí inteligentních značek můžete ušetřit čas při provádění akcí v Ms Access, pro které jsou obvykle určeny jiné programy. Například pomocí inteligentní značky uživatelského jména je název přidán do složky „Kontakty“ aplikace MS Outlook.
Color Builder – nabízí paletu pro vytváření vlastních barev.
Expression Builder – pomáhá uživateli interaktivně vytvořit požadovaný vzorec.
Výraz je posloupnost prvků jednoznačně specifikovaných uživatelem, skládající se z identifikátorů, operátorů (+, -, *, ^ atd.), funkcí a konstant. Výrazy lze použít na různých místech v databázi: v tabulkách, dotazech, formulářích, sestavách a makrech. V MS Access výrazy se používají, když potřebujete udělat následující:
Vypočítejte hodnoty, které nejsou explicitně obsaženy v datech. Můžete vypočítat hodnoty pro pole tabulky, dotazy a ovládací prvky ve formuláři nebo sestavě.
Nastavte výchozí hodnotu pro pole tabulky nebo ovládací prvek ve formuláři nebo sestavě. Hodnoty, které zadáte, se objeví, když otevřete tabulku, formulář nebo sestavu.
Nastavte podmínku hodnoty. Hodnotové podmínky řídí hodnoty, které lze zadat do pole nebo ovládacího prvku.
Nastavte podmínku výběru v požadavku.
MS Access má služby Graphical System Relationships Builder a Graphical query services. Tyto nástroje umožňují databázi nejen vytvořit, ale také ji vizuálně navrhnout.
LEKCE 1
Předmět. Koncepce databází a systémů pro správu databází (DBMS). Charakteristika MS Access DBMS. Datové typy a vlastnosti polí.
databáze (DB) je systemizované úložiště informací v určité tematické oblasti, ke kterému mohou přistupovat různí uživatelé za účelem řešení jejich problémů. Předmětná oblast je část reálného systému, která je pro tuto studii zajímavá.
Hlavním účelem databází je rychlé vyhledávání informací, které obsahují.
Existují databáze faktické A dokumentární. Věcné databáze obsahují krátké informace o objektech, prezentované v přesně definovaném formátu (např. Autor, název, rok vydání). Dokumentární databáze obsahují informace různého typu: textové, zvukové, grafické, multimediální. Například moderní hudební databáze může obsahovat texty a poznámky písní, fotografie autorů, zvukové nahrávky a videoklipy.
Samotná databáze obsahuje pouze informace a nemůže obsluhovat požadavky uživatelů na vyhledávání a zpracování informací. Databáze je udržována systémem správy databáze.
Systém pro správu databází (DBMS)– jedná se o software, který umožňuje vytvářet databázi, aktualizovat informace v ní uložené a poskytovat k ní pohodlný přístup pro prohlížení a vyhledávání.
Požadavky na DBMS:
Schopnost manipulovat s daty;
Schopnost vyhledávat a generovat dotazy;
Zajištění integrity (konzistence) dat;
Zajištění ochrany a utajení.
Hlavní vlastnosti DBMS:
Aktualizace, doplňování a rozšiřování databáze;
Vysoká spolehlivost ukládání informací;
Výstup úplných a spolehlivých informací k žádostem;
Prostředky ochrany informací v databázi.
Existují takové DBMS jako Microsoft Access, FoxPro, Paradox, Oracle, Sybase, dBase. Nejoblíbenější DBMS je Access, což je jednoduchý, ale výkonný nástroj pro zpracování a ukládání dat.
Hlavní objekty MS ACCESS DBMS
| Objekt | Popis |
| Tabulky | Obsahuje data ve formě dvourozměrné tabulky. Tabulky jsou základem databáze; závisí na nich všechny ostatní objekty. |
| Žádosti | Jsou vytvořeny pro vyhledávání a výběr dat z tabulky, která splňuje určité podmínky. Dotazy také umožňují aktualizovat nebo mazat více záznamů najednou a provádět vestavěné nebo speciální výpočty. |
| formuláře | Používá se k prohlížení, zadávání nebo změně dat v tabulkách. Formulář také umožňuje vybrat data z jedné nebo více tabulek a zobrazit je pomocí standardního nebo vlastního rozložení. |
| Zprávy | Zobrazení a tisk dat z tabulky nebo dotazu specifickým způsobem. Údaje v sestavě se neupravují. |
| Stránky | Jedná se o speciální typ webových stránek navržených pro práci s databází prostřednictvím lokální nebo globální sítě. |
| Makra | Speciální příkazy pro automatizaci práce s databází. |
| Moduly | VBA programy pro provádění složitějších operací, které makra neumí. |
DB záznam– jedná se o řádek tabulky, konkrétní implementaci (význam) oborového konceptu.
DB pole je sloupec v datové tabulce, vlastnost (atribut) daného konceptu předmětné oblasti.
Pole klíče DB– pole, které jednoznačně definuje (identifikuje) záznam. Například personální číslo zaměstnance, kód produktu, číslo vozu.
Pro každé pole je specifikováno datový typ , který v něm může být:
text– může obsahovat řetězec znaků dlouhý až 255 znaků;
pole MEMO– textové pole používané pro zadávání velkých textů skládajících se z několika řádků (až 65 535 znaků);
číselné– číslo libovolného typu (celé číslo, reálné atd.). Vlastnost – velikost (byte, celé číslo, dlouhé celé číslo, plovoucí desetinná čárka, počet desetinných míst);
čas schůzky– obsahuje datum a čas v rozsahu od 100 do 9999;
peněžní - platí pro měnové hodnoty. Zabraňuje zaokrouhlování při provádění výpočtů. Může mít až 15 číslic v celočíselné části a až 4 ve zlomkové části;
počítadlo – poskytuje automatické vkládání sekvenčních (zvýšení o 1) nebo náhodných čísel při přidávání záznamu. Je zaručeno, že hodnoty počítadla se nebudou opakovat;
logické - obsahuje pouze jednu ze dvou hodnot: „Ano/Ne“, „True/False“, „On/Off“;
Pole objektu OLE – obsahuje obrázky, zvukové soubory, tabulky Excel, dokument Word atd. Chcete-li zobrazit objekt OLE ve formuláři nebo sestavě, musíte použít rámeček připojeného objektu;
mistr suplování - tento režim není nezávislým typem. Jeho výběrem se spustí průvodce, který vám umožní vytvořit seznam nebo přiřadit tabulku či dotaz, ze kterého můžete vybírat hodnoty pro pole. Datový typ je nastaven na základě hodnot vybraných během průvodce.
Všechny typy polí (kromě čítače) mají následující vlastnosti :
velikost pole– nastavuje maximální počet znaků pro zadání do tohoto pole. U textového pole se jedná o maximální počet znaků (až 255). Při výběru velikosti musíte počítat s tím, že do pole o 20 znacích nebude možné zadat text o délce 30 znaků. Na druhou stranu příliš velké nastavení délky může vést ke zbytečnému zvětšení velikosti databázového souboru, pokud jsou hodnoty uložené v poli výrazně menší než jeho zadaná délka. U číselných polí se velikost vybírá ze seznamu možných typů číselných dat;
nové hodnoty - definuje, jak se změní hodnota čítače při přidání nových záznamů;
formát pole – určuje, jak se má zobrazit obsah pole, například u typu Datum/Čas můžete zvolit zobrazení data jako 30. června 1999 nebo 30. 6. 99;
počet desetinných míst určuje počet číslic za desetinnou čárkou pro zlomková čísla. Tato hodnota ovlivňuje pouze způsob zobrazení číselných hodnot, nikoli způsob jejich uložení v paměti. ;
vstupní maska - umožňuje zadat vstupní šablonu, která poskytuje určitou záruku správnosti zadávání dat, používá se pro pole typu Datum/Čas a text. Vstupní maska zobrazuje zástupné znaky, ukazuje, kolik znaků je třeba zadat, a obsahuje oddělovací znaky (pomlčku, závorky). Například pro datum může vstupní maska vypadat takto: --.--.--. Tato maska je zakódována pomocí znakové sady 99/99/00. Zástupný symbol 9 znamená, že je povoleno zadávat pouze čísla a jeho zadání není povinné. Zástupný symbol 0 vyžaduje povinné zadání čísla. Když vyberete vlastnost Vstupní maska, zobrazí se vpravo tlačítko, které spustí průvodce, který vám pomůže vytvořit masku. Například kód studenta se skládá z dvoumístného čísla oddělení, třímístného čísla studenta a posledních 2 číslic roku přijetí: 00-000-"01";0; #.„01“ - hodnota v uvozovkách se do pole přidá automaticky; 0 – znaky masky se uloží do tabulky spolu se zadanými znaky (jinak 1); # – označuje, který znak se má objevit místo zadaných znaků. Při zadávání dat se uživateli zobrazí následující maska: –# ––01;
podpis používá se jako záhlaví sloupce v zobrazení datového listu;
výchozí hodnota umožňuje automaticky zadat hodnotu do pole;
podmínkou hodnoty– definuje oblast nebo rozsah hodnoty údajů zadávaných do pole;
chybové hlášení– umožňuje určit text zprávy zobrazené na obrazovce, pokud zadaná data porušují podmínku hodnoty;
Povinné pole– má dva významy Ano a Ne. Pokud nastavíte hodnotu na Ano, Access bude vyžadovat zadání hodnoty do tohoto pole.;
prázdné řádky– určuje, zda lze do tohoto pole zadávat prázdné řádky;
indexované pole– určuje, zda se pro toto pole bude či nebude provádět indexace. Indexování spočívá ve vytvoření seznamu čísel záznamů seřazených podle hodnot polí. Mít index urychluje operace vyhledávání a řazení, ale vyžaduje další místo na disku.
Jedním z nejjednodušších a nejdostupnějších DBMS je Microsoft Access. Podívejme se na typické prvky databáze využívající tento DBMS jako příklad. Mnoho důležitých prvků používaných v pokročilejších databázích bude vynecháno (zejména administrace, networking, bezpečnost atd.), ale přesto daná data stačí k seznámení se s činností běžného uživatele DBMS.
Obecná charakteristika MS Access DBMS
Systém pro správu databází Microsoft Access je součástí Microsoft Office a běží v prostředí Windows.
Všechny verze Accessu používají k ukládání dat a práci s nimi relační datový model. Hlavní prvky Accessu jsou: databázové tabulky, dotazy, formuláře, sestavy, moduly a makra.
Když otevřete nebo vytvoříte databázi Microsoft Access, otevře se okno databáze se sadou karet, z nichž každá obsahuje jeden ze šesti uvedených objektů.
Databázové tabulky jsou vytvářeny uživatelem pro ukládání dat souvisejících s doménovými objekty. Tabulky představují hlavní objekt ukládání dat Například jedna tabulka může obsahovat údaje o produktech, další - o výrobcích, třetí - o dodavatelích tohoto zboží atd. Tyto jednotlivé tabulky jsou propojeny. Kombinace všech tabulek a jejich vzájemné vztahy tvoří „základ“ databáze.
Dotazy jsou vytvářeny uživatelem k načtení požadovaných dat z jedné nebo více souvisejících tabulek.
Formuláře jsou určeny pro zadávání, prohlížení a editaci vzájemně souvisejících dat v databázi v pohodlné formě.
Sestavy jsou určeny ke generování výstupního dokumentu. Tento dokument je zpravidla vytištěn.
Makra jsou malé programy vytvořené uživatelem pomocí vestavěných nástrojů v Accessu, které umožňují rychle provádět standardní sady akcí.
Moduly jsou složitější programy než makra, vytvořené v programovacím jazyce Visual BASIC. Obvykle se používají jako samostatné aplikace určené pro:
Automatizujte mnoho standardních úloh správy databází;
Vývoj aplikací na zakázku např. pro účetnictví, daňové výkaznictví atd.;
Zpracování dat umístěných na jiných počítačích;
Implementace funkcí, které nejsou dostupné ve standardním prostředí Access.
Databázové tabulky
Tabulky jsou určeny pro zadávání, ukládání a editaci dat . Tabulky v Accessu jsou však více než jen úložiště datových záznamů. Kromě samotných dat obsahují Accessové tabulky:
Informace o vzhledu tabulky (font pro zobrazení textových dat, šířka sloupce, barva a pozadí atd.);
Informace o vlastnostech tabulky jako celku (vztahy mezi poli tabulky, klíčová pole atd.);
Informace o vlastnostech pole.
Strukturou tabulky se rozumí její složení (počet, pořadí, druhy a vlastnosti polí).
Pole jako databázové objekty, ke kterým se přistupuje při práci a na kterých lze provádět různé operace, mají určité vlastnosti. Vlastnosti pole zahrnují:
název , který musí být v rámci databáze jedinečný;
Typ data. V závislosti na hodnotě vlastnosti pole „datový typ“ Microsoft Access přiděluje různá místa pro ukládání informací, interpretuje tato data odlišně a umožňuje různé operace s daty různých typů;
Velikost pole - maximální počet znaků, které se do něj vejdou. U číselných polí a některých dalších datových polí je velikost (délka) pole určena jejich typem.
Režimy práce s databází Accessu
Z organizačního hlediska existují při práci s jakoukoli databází dva různé režimy: návrhový a provozní. .
První režim je pro vývojář(designér) databáze, který má právo v ní vytvářet nové objekty (například nové tabulky), nastavovat jejich strukturu, definovat a měnit vlastnosti polí a navazovat spojení. Takový specialista jako vývojář databáze k ní má plný přístup. Jedna databáze může mít jednoho, dva nebo několik vývojářů.
Druhý režim je pro uživatele. Uživatel databáze je člověk, který plní databázi informacemi, zpracovává data pomocí dotazů a dostává výsledky práce s databází ve formě výsledných tabulek a sestav Jedna databáze může mít miliony uživatelů a samozřejmě přístup do struktury databáze je pro ně uzavřena.
Je důležité si uvědomit, že při současné práci s databází nedochází k monopolizaci databáze. Uživatel pracující s databází blokuje pouze záznam, se kterým aktuálně pracuje. Jakmile záznam dokončí, zpřístupní se dalším uživatelům.
Databázová technologie
Databázové objekty, jmenovitě: tabulky, dotazy, formuláře a sestavy, lze vytvářet různými způsoby: automaticky, ručně, pomocí průvodce.
Tyto metody se od sebe liší úrovní „automatizace“ a samozřejmě první metodou je automatizace nejvyšší úrovně, které je dosaženo buď „Importem tabulek“ nebo „Propojením s tabulkami“.
Tabulky lze importovat buď z jiné databáze Access DBMS, nebo z databáze vytvořené v jiném systému. V závislosti na okolnostech může importovaná tabulka obsahovat strukturu: pole, jejich názvy, vlastnosti a možná i obsah databáze. Pokud bylo něco importováno nesprávně, lze potřebné změny (například vlastnosti) provést ručně.
Databázi můžete vytvořit ručně pomocí režimů „Tabulky“ a „Návrh“.
Univerzálnější „ruční“ způsob poskytuje režim „Design“. . V tomto režimu můžete nezávisle nastavit názvy polí, vybrat jejich typ a konfigurovat vlastnosti.
Zkušení vývojáři často používají „poloautomatickou“ metodu, která zahrnuje práci s „Průvodcem tabulkou“. Průvodce tabulkou urychluje vytváření databáze. Klade otázky a podle obdržených odpovědí automaticky vytváří strukturu tabulky. Tento režim mohou používat i začínající uživatelé, pokud si osvojili terminologii DBMS.
Dotazy jsou speciální objekty určené k získávání dat z databázových tabulek a také k provádění výpočtů a dalších operací se základními tabulkami včetně jejich transformace. V důsledku dotazu se vytvoří výsledná tabulka.
Důležitou podmínkou pro implementaci dotazů je navázání spojení mezi tabulkami, přesněji řečeno poli různých tabulek. Pomocí takových spojení jsou implementovány dotazy, které řeší několik databázových tabulek najednou.
Existuje několik typů dotazů: výběrové dotazy, vzorové dotazy, parametrické dotazy, dotazy na počítaná pole, dotazy na změny, souhrnné dotazy.
Pro vytváření dotazů do databází existuje speciální dotazovací jazyk SQL (Structured Qvery Langauge - strukturovaný dotazovací jazyk). V Accessu se to nemusíte nijak zvlášť učit, protože existuje Průvodce dotazem . Vytváření složitých dotazů však vyžaduje znalost SQL.
Formuláře jsou objekty, pomocí kterých se do databáze zadávají nová data a existující data se nacházejí, prohlížejí a upravují. Formuláře jsou některé speciální elektronické formuláře, které mají jasně označená pole tvořící záznam databáze.
Data lze do tabulky zadávat bez použití jakýchkoli formulářů. Existuje však několik poměrně pádných důvodů, které činí formuláře nepostradatelným prostředkem pro vkládání dat do databáze, jmenovitě:
Zadávání dat při používání formulářů lze svěřit nekvalifikovanému specialistovi bez obav, že poruší cokoli v databázových tabulkách;
Různí uživatelé mají různá přístupová práva k informacím uloženým v tabulce. Pro eliminaci základní „interakce“ mezi těmito uživateli je každý z nich vybaven vlastními (jinými) formuláři, i když data z těchto formulářů mohou vstupovat i do jedné tabulky;
Zadávání dat do tabulky pomocí formuláře je jednoduché, a proto snižuje počet vstupních chyb. Pomocí ovládacích prvků formuláře můžete navíc nastavit automatické prvotní ověření zadaných údajů;
Formulář dokáže přesně kopírovat tvar papírového dokumentu, ze kterého jsou data zadávána do databáze, což snižuje únavu uživatele a snižuje počet chyb při zadávání;
Konečně můžete zobrazit data z více tabulek v jednom formuláři.
Zprávy jsou formuláře obrácené. S jejich pomocí se data z databáze tisknou v „regulované“, jasně definované, uživatelsky přívětivé podobě. Kromě atraktivního vzhledu vám sestavy umožňují kombinovat data z několika tabulek a také organizovat záznamy tabulek na základě dat z jiných tabulek.
Sestavy umožňují získat výsledky dotazů ve vizuální podobě ve formě výtisku na tiskárně. Účelem získání zprávy je tedy získání papírového dokumentu.
Aby mohl činit informovaná a efektivní rozhodnutí ve výrobních činnostech, v ekonomickém řízení a v politice, musí být moderní specialista schopen používat počítače a komunikaci k přijímání, shromažďování, ukládání a zpracování dat a prezentovat výsledek ve formě vizuálních dokumentů. Informační technologie se v moderní společnosti velmi rychle rozvíjejí, pronikají do všech sfér lidské činnosti.
V různých oblastech ekonomiky je často nutné pracovat s daty z různých zdrojů, z nichž každý je spojen s určitým typem činnosti. Koordinace všech těchto dat vyžaduje specifické znalosti a organizační schopnosti.
Produkt Microsoft Corporation Access kombinuje informace z různých zdrojů do jedné relační databáze. Formuláře, dotazy a sestavy, které vytváří, vám umožňují rychle a efektivně aktualizovat data, získávat odpovědi na otázky, vyhledávat potřebná data, analyzovat data a tisknout sestavy, grafy a poštovní štítky.
Cílem této práce je teoreticky zvážit návrh a vytvoření v praxi databáze v produktu Microsoft Corporation pro správu databází „Microsoft Access“.
Access je sada nástrojů pro koncové uživatele pro správu databází. Zahrnuje návrháře tabulek, formulářů, dotazů a sestav. Tento systém lze také považovat za prostředí pro vývoj aplikací. Pomocí maker nebo modulů k automatizaci úloh můžete vytvářet aplikace zaměřené na uživatele, které jsou stejně výkonné jako aplikace napsané přímo v programovacích jazycích. Budou obsahovat tlačítka, nabídky a dialogová okna. Programováním ve VBA můžete vytvářet programy stejně výkonné jako Access sám.
Vytvářejte aplikace bez kódování pomocí maker aplikace Access. Uživatelé tabulek a databází by měli znát mnoho klíčových konceptů používaných v Accessu. Než začnete pracovat s jakýmkoli softwarovým produktem, je důležité porozumět jeho schopnostem a typům problémů, které má řešit. Microsoft Access (dále jen Access) je mnohostranný produkt, jehož použití je omezeno pouze fantazií uživatele.
Access plně implementuje správu relačních databází. Systém udržuje primární a cizí klíče a vynucuje integritu dat na úrovni jádra (což zabraňuje nekonzistentním operacím aktualizace nebo odstranění). Tabulky v Accessu jsou navíc vybaveny nástroji pro ověřování dat, které zabraňují nesprávnému zadání bez ohledu na to, jak jsou zadány, a každé pole tabulky má svůj vlastní formát a standardní popisy, což značně zjednodušuje zadávání dat. Access podporuje všechny požadované typy polí, včetně textových, číselných, počítadel, měny, data/času, MEMO, logických polí, hypertextových odkazů a polí objektů OLE. Pokud speciální zpracování nevede k žádným hodnotám v polích, systém poskytuje plnou podporu pro prázdné hodnoty.
Základní pojmy o databázích MS Access
1.1 Stručná charakteristika čs Přístup
Microsoft Access je desktopový DBMS (systém správy databáze) relačního typu. Výhodou Accessu je, že má velmi jednoduché grafické rozhraní, které umožňuje nejen vytvářet vlastní databázi, ale také vyvíjet aplikace pomocí vestavěných nástrojů.
Na rozdíl od jiných desktopových DBMS ukládá Access všechna data do jednoho souboru, i když je distribuuje do různých tabulek, jak se sluší na relační DBMS. Tato data zahrnují nejen informace v tabulkách, ale i další databázové objekty, které budou popsány níže.
Pro provádění téměř všech základních operací nabízí Access velké množství průvodců, kteří za uživatele odvedou hlavní práci při práci s daty a vývoji aplikací, pomohou vyhnout se rutinním úkonům a usnadní práci nezkušenému uživateli v programování.
Vlastnosti MS Access, které se liší od představy „ideálního“ relačního DBMS.
Vytvoření víceuživatelské databáze Accessu a získání současného přístupu několika uživatelů ke společné databázi je možné v lokální síti peer-to-peer nebo v síti se souborovým serverem. Síť poskytuje hardwarovou a softwarovou podporu pro výměnu dat mezi počítači. Access sleduje vymezení přístupu různých uživatelů k databázi a zajišťuje ochranu dat. Při současné práci. Vzhledem k tomu, že Access není serverový klient DBMS, jeho schopnost poskytovat práci více uživatelům je poněkud omezená. Pro přístup k datům přes síť z několika pracovních stanic se obvykle na souborový server nahraje soubor databáze Accessu (s příponou *.mdb). V tomto případě je zpracování dat prováděno především na klientovi - kde aplikace běží, a to z důvodu principů organizace souborových DBMS. Tento faktor omezuje použití Accessu pro podporu práce mnoha uživatelů (více než 15-20) a s velkým množstvím dat v tabulkách, protože zatížení sítě se mnohonásobně zvyšuje.
Z hlediska zachování integrity dat je Access vhodný pouze pro databázové modely s nízkou až střední složitostí. Postrádá nástroje jako triggery a uložené procedury, což nutí vývojáře svěřit údržbu obchodní logiky databáze klientskému programu.
Pokud jde o zabezpečení informací a řízení přístupu, Access nemá spolehlivé standardní nástroje. Mezi standardní metody ochrany patří ochrana pomocí hesla databáze a ochrana pomocí hesla uživatele. Odstranění takové ochrany není pro odborníka obtížné.
I přes známé nevýhody má však MSAccess oproti systémům podobné třídy mnoho výhod.
Především si můžeme všimnout jeho rozšířenosti, která je dána tím, že Access je produktem společnosti Microsoft, jejíž software a operační systémy používá většina uživatelů osobních počítačů. MSAccess je plně kompatibilní s operačním systémem Windows, je výrobcem neustále aktualizován a podporuje mnoho jazyků.
Celkově MSAccess poskytuje mnoho funkcí za relativně nízkou cenu. Je také nutné poznamenat zaměření na uživatele s různým profesním zázemím, což se odráží v přítomnosti velkého množství pomocných nástrojů (Masters, jak již bylo uvedeno), rozvinutého systému nápovědy a přehledného rozhraní. Tyto nástroje usnadňují navrhování, vytváření databáze a načítání dat z ní.
MSAccess poskytuje neprogramujícímu uživateli celou řadu interaktivních nástrojů, které mu umožňují vytvářet aplikace bez nutnosti vyvíjet dotazy v SQL nebo programovat makra či moduly ve VBA.
Access má rozsáhlé možnosti pro import/export dat do různých formátů, od excelových tabulek a textových souborů až po téměř jakýkoli serverový DBMS prostřednictvím mechanismu ODBC.
Další důležitou výhodou MSAccess jsou pokročilé vestavěné nástroje pro vývoj aplikací. Většina aplikací distribuovaných uživatelům obsahuje určité množství kódu VBA (Visual Basic for Applications). Vzhledem k tomu, že VBA je jediným nástrojem pro provádění mnoha standardních úloh v Accessu (práce s proměnnými, sestavování SQL příkazů za běhu programu, řešení chyb, používání Windows API atd.), je jeho znalost a znalost nutná k vytvoření dalších resp. méně složité aplikace Objektový model MSAccess.
Jedním z programovacích nástrojů v Accessu je jazyk maker. Programy vytvořené v tomto jazyce se nazývají makra a umožňují snadné propojení jednotlivých akcí realizovaných pomocí formulářů, dotazů a sestav. Makra jsou řízena událostmi, které jsou způsobeny akcemi uživatele při interakci s daty prostřednictvím formulářů nebo systémovými událostmi.
Ukázalo se, že Access, který má všechny funkce DBMS, poskytuje také další možnosti. Nejde jen o flexibilní a snadno použitelný DBMS, ale také o systém pro vývoj databázových aplikací.
1.2 Databáze a systémy správy databází
Databáze je organizovaná struktura určená k ukládání informací. Moderní databáze ukládají nejen data, ale také informace.
Toto tvrzení lze snadno vysvětlit, vezmeme-li v úvahu například knihovní databázi. Obsahuje všechny potřebné informace o autorech, knihách, čtenářích atd. Do této databáze mohou mít přístup jak pracovníci knihovny, tak čtenáři, kteří potřebují najít jakoukoli publikaci. Ale mezi nimi se snad nenajde člověk, který má přístup k celé databázi a zároveň je schopen v ní svépomocí provádět libovolné změny. Databáze kromě dat obsahuje metody a nástroje, které umožňují každému zaměstnanci pracovat pouze s daty, která jsou v jeho kompetenci. V důsledku interakce dat obsažených v databázi s metodami, které mají konkrétní zaměstnanci k dispozici, dochází ke generování informací, které konzumují a na základě kterých ve vlastní kompetenci zadávají a upravují data.
