Excel en contabilidad de almacén de bienes y materiales. Contabilidad de almacenes en Excel. Un programa sencillo para automatizar la contabilidad de almacén. Contabilidad de bienes en MS Excel: desventajas

La contabilidad de inventarios en Excel es gran solución para cualquier compañía comercial o una organización de producción para la cual es importante mantener registros de la cantidad de materiales utilizados, materias primas utilizadas y productos terminados.

¿A quién pueden ayudar las hojas de cálculo?

Las grandes empresas compran para estos fines soluciones listas para usar V formato electrónico. Sin embargo, son bastante caros y algunos programas complejos requieren que un empleado calificado con salario alto. Esto no es posible para las nuevas empresas o las pequeñas empresas. Afortunadamente, existe una salida y puedes utilizar hojas de cálculo de Excel. Esta herramienta electrónica, que ocupa el segundo lugar en popularidad después de la oficina programa de palabras, tiene una funcionalidad suficiente para resolver problemas de contabilidad de almacén.

Algunas reglas importantes

Aquellos que estén interesados ​​​​en la cuestión de cómo mantener los registros del almacén deberían considerar seriamente la cuestión de crear los suyos propios desde el principio. programa de computadora. En este caso, se deben seguir las siguientes reglas desde el principio:

• Todos los directorios deben crearse inicialmente de la forma más precisa y exhaustiva posible. En particular, no puedes limitarte a indicar simplemente los nombres de los productos, sino que también debes indicar artículos, códigos, fechas de caducidad (para determinados tipos), etc.
• Los saldos iniciales generalmente se ingresan en tablas en términos monetarios.
• Debe seguir la cronología e ingresar datos sobre la recepción de determinadas mercancías en el almacén antes del envío al comprador.
• Antes de completar tablas de Excel, es necesario realizar un inventario.
• Debes prever qué información adicional puede ser necesaria e introducirla también, para que en el futuro no tengas que aclarar los datos de cada producto.

Antes de comenzar a diseñar una hoja de cálculo para proporcionar funcionamiento normal su almacén, debe tener en cuenta sus particularidades. Recomendaciones generales en este caso lo siguiente:

• Es necesario elaborar directorios: “Compradores”, “Proveedores” y “Puntos de registro de mercancías” (las pequeñas empresas no los requieren).
• Si la lista de productos es relativamente constante, se recomienda crear su nomenclatura en forma de base de datos en una hoja separada de la tabla. En el futuro se deberán cumplimentar gastos, ingresos e informes con referencias al mismo. La hoja de la tabla de Excel con el título “Nomenclatura” debe contener el nombre del producto, códigos de producto, grupos de productos, unidades de medida, etc.
• El informe se genera utilizando la herramienta Tabla dinámica.
• Los recibos al almacén deben registrarse en la hoja “Recibo”.
• Es necesario crear hojas de "Consumo" y "Restante" para realizar un seguimiento del estado actual.

Creamos directorios

Para desarrollar un programa para mantener registros de inventario en Excel, cree un archivo con cualquier nombre. Por ejemplo, podría sonar como "Almacén". Luego completamos los directorios. Deberían verse así:

Para evitar que los títulos se escapen, es necesario corregirlos. Para hacer esto, en la pestaña "Ver" en Excel, debe hacer clic en el botón "Congelar áreas".

La tabla "Compradores" tiene exactamente el mismo aspecto.

El software gratuito puede proporcionar un servicio conveniente y parcialmente automatizado si crea en él un directorio auxiliar de puntos de liberación de mercancías. Es cierto que solo será necesario si la empresa tiene varios puntos de venta(almacenes). En cuanto a las organizaciones que tienen un tema en particular, no tiene sentido crear un directorio de este tipo para ellas.

Nuestro propio programa “Almacén”: creación de una hoja de “Recibo”

En primer lugar, necesitamos crear una tabla para el artículo. Sus títulos deberían verse como "Nombre del producto", "Variedad", "Unidad de medida", "Características", "Comentario".

• Seleccione el rango de esta tabla.
• En el campo "Nombre" ubicado directamente encima de la celda llamada "A", ingrese la palabra "Tabla1".
• Haz lo mismo con el rango correspondiente en la hoja “Proveedores”. En este caso indicar “Tabla2”.
• El registro de las transacciones entrantes y salientes se realiza en dos hojas separadas. Le ayudarán a mantener registros de inventario en Excel.

Para “Parroquia”, la tabla debería verse como la figura siguiente.

Automatización de la contabilidad

La contabilidad de inventario en Excel puede resultar más cómoda si el usuario puede elegir entre lista lista proveedor, nombre del producto y punto de registro.

En este caso:

• la unidad de medida y el código del proveedor deben mostrarse en la tabla automáticamente, sin la participación del operador;
• el número de factura, la fecha, el precio y la cantidad se ingresan manualmente;
• el programa Almacén (Excel) calcula el coste automáticamente, gracias a fórmulas matemáticas.

Para hacer esto, debe formatear todos los directorios en forma de tabla y crear una lista desplegable para la columna "Nombre". Para hacer esto:

• seleccione la columna (excepto el encabezado);
• busque la pestaña "Datos";
• haga clic en el icono "Verificación de datos";
• en el campo “Tipo de datos” busque “Lista”;
• en el campo “Fuente” indicamos la función “=INDIRECTA("item!$A$4:$A$8")".
• marque la casilla junto a "Ignorar" celdas vacias" y "Lista de valores aceptables".

Si todo se hace correctamente, al completar la primera columna, simplemente puede seleccionar de la lista. A su vez, en la columna “Unidad. cambiar." aparecerá el valor correspondiente.

El autocompletado para las columnas "Código" y "Proveedor", así como una lista desplegable, se crean de la misma manera.

Para completar la columna "Costo", utilice la fórmula de multiplicación. Debería verse así "= precio * cantidad".

También debe crear una lista desplegable llamada "Puntos de contabilidad", que indicará dónde se enviaron los productos recibidos. Esto se hace exactamente de la misma forma que en casos anteriores.

"Hoja de facturación"

Ahora que casi has creado herramienta útil, permitiendo a su empresa mantener registros de inventario en Excel de forma gratuita, solo queda enseñarle a nuestro programa a mostrar el informe correctamente.

Para ello comenzamos a trabajar con la tabla correspondiente y ponemos ceros al inicio del período de tiempo, ya que solo vamos a llevar registros del almacén. Si se realizó antes, entonces los saldos deben mostrarse en esta columna. En este caso, las unidades de medida y los nombres de los productos deben tomarse de la nomenclatura.

Para facilitar la contabilidad del almacén, el programa gratuito debe completar las columnas “Envíos” y “Recibos” utilizando la función SUMIFS.

Calculamos la mercancía restante en el almacén mediante operadores matemáticos.

Así llegamos al programa “Almacén”. Con el tiempo, usted mismo podrá realizar ajustes para que la contabilidad de bienes (sus productos) sea lo más conveniente posible.

Acuerdo de confidencialidad

y tratamiento de datos personales

1.Disposiciones generales

1.1 Este acuerdo sobre confidencialidad y procesamiento de datos personales (en adelante, el Acuerdo) fue aceptado libremente y por voluntad propia, y se aplica a toda la información que Insales Rus LLC y/o sus afiliados, incluidas todas las personas incluidas en el. El mismo grupo con LLC "Insails Rus" (incluido LLC "EKAM Service") puede obtener información sobre el Usuario mientras utiliza cualquiera de los sitios, servicios, servicios, programas informáticos, productos o servicios de LLC "Insails Rus" (en adelante, denominado los Servicios) y durante la ejecución de Insales Rus LLC cualquier acuerdo y contrato con el Usuario. El consentimiento del Usuario al Acuerdo, expresado por él en el marco de las relaciones con una de las personas enumeradas, se aplica a todas las demás personas enumeradas.

1.2.El uso de los Servicios significa que el Usuario acepta este Acuerdo y los términos y condiciones especificados en el mismo; en caso de desacuerdo con estos términos, el Usuario deberá abstenerse de utilizar los Servicios.

"Inventas"- Sociedad de responsabilidad limitada "Insails Rus", OGRN 1117746506514, INN 7714843760, KPP 771401001, registrada en la dirección: 125319, Moscú, calle Akademika Ilyushina, 4, edificio 1, oficina 11 (en adelante, "Insails"), en por un lado, y

"Usuario" -

o individual tener capacidad jurídica y ser reconocido como participante en relaciones jurídicas civiles de conformidad con la legislación de la Federación de Rusia;

o entidad legal, registrado de conformidad con la legislación del estado del cual dicha persona es residente;

o un empresario individual registrado de conformidad con las leyes del estado en el que dicha persona es residente;

que ha aceptado los términos de este Acuerdo.

1.4 Para los efectos de este Acuerdo, las Partes han determinado que la información confidencial es información de cualquier naturaleza (productiva, técnica, económica, organizativa y otras), incluidos los resultados de la actividad intelectual, así como información sobre los métodos de implementación. actividad profesional(incluidos, entre otros: información sobre productos, obras y servicios; información sobre tecnologías y trabajos de investigación; información sobre sistemas tecnicos y equipos, incluidos elementos software; previsiones comerciales e información sobre compras propuestas; requisitos y especificaciones de socios específicos y socios potenciales; información relacionada con propiedad intelectual, así como planes y tecnologías relacionados con todo lo anterior), comunicados por una parte a la otra por escrito y/o formulario electrónico, claramente designada por la Parte como su información confidencial.

1.5. El propósito de este Acuerdo es proteger la información confidencial que las Partes intercambiarán durante las negociaciones, la celebración de contratos y el cumplimiento de obligaciones, así como cualquier otra interacción (incluyendo, entre otros, consultar, solicitar y proporcionar información, y realizar otras actividades). instrucciones).

2. Responsabilidades de las Partes

2.1.Las partes se comprometen a mantener todos información confidencial recibida por una Parte de la otra Parte durante la interacción de las Partes, no divulgar, divulgar, hacer pública o de otro modo proporcionar dicha información a ningún tercero sin el permiso previo por escrito de la otra Parte, excepto en los casos especificados en la legislación vigente. , cuando el suministro de dicha información sea responsabilidad de las Partes.

2.2.Cada una de las Partes hará todo lo posible medidas necesarias proteger la información confidencial utilizando al menos las mismas medidas que la Parte utiliza para proteger su propia información confidencial. El acceso a información confidencial se proporciona únicamente a aquellos empleados de cada Parte que la necesiten razonablemente para desempeñar sus funciones oficiales en virtud de este Acuerdo.

2.3 La obligación de mantener en secreto la información confidencial es válida dentro del período de vigencia de este Acuerdo, el acuerdo de licencia para programas de computadora de fecha 1 de diciembre de 2016, el acuerdo de adhesión a acuerdo de licencia para programas informáticos, acuerdos de agencia y otros acuerdos y durante cinco años después de la terminación de su validez, a menos que las Partes acuerden lo contrario por separado.

(a) si la información proporcionada se ha vuelto públicamente disponible sin una violación de las obligaciones de una de las Partes;

(b) si la información proporcionada llegó a ser conocida por una Parte como resultado de su propia investigación, observaciones sistemáticas u otras actividades realizadas sin el uso de información confidencial recibida de la otra Parte;

(c) si la información proporcionada se recibe lícitamente de un tercero sin obligación de mantenerla en secreto hasta que sea proporcionada por una de las Partes;

(d) si la información se proporciona a solicitud escrita de una agencia gubernamental, otra agencia gubernamental o un organismo de gobierno local para desempeñar sus funciones y su divulgación a estos organismos es obligatoria para la Parte. En este caso, la Parte deberá notificar inmediatamente a la otra Parte la solicitud recibida;

(e) si la información se proporciona a un tercero con el consentimiento de la Parte sobre la cual se transfiere la información.

2.5.Insales no verifica la exactitud de la información proporcionada por el Usuario y no tiene la capacidad de evaluar su capacidad jurídica.

2.6 La información que el Usuario proporciona a Insales al registrarse en los Servicios no son datos personales, tal como se define en la Ley Federal de la Federación de Rusia No. 152-FZ del 27 de julio de 2006. "Acerca de los datos personales".

2.7.Insales tiene derecho a realizar cambios en este Acuerdo. Cuando se realizan cambios en la edición actual, se indica la fecha. última actualización. La nueva versión del Acuerdo entra en vigor desde el momento de su publicación, a menos que la nueva versión del Acuerdo disponga lo contrario.

2.8 Al aceptar este Acuerdo, el Usuario comprende y acepta que Insales puede enviarle mensajes e información personalizados (incluidos, entre otros) para mejorar la calidad de los Servicios, desarrollar nuevos productos, crear y enviar ofertas personales. el Usuario, para informar al Usuario sobre cambios en Planes tarifarios y actualizaciones, para su envío al Usuario materiales de marketing en materia de los Servicios, para proteger los Servicios y los Usuarios y para otros fines.

El usuario tiene derecho a negarse a recibir la información anterior notificándolo por escrito a la dirección de correo electrónico Insales -.

2.9 Al aceptar este Acuerdo, el Usuario comprende y acepta que los Servicios se venden para garantizar la funcionalidad de los Servicios en su conjunto o de sus funciones individuales en particular, se pueden utilizar cookies, contadores y otras tecnologías y el Usuario no tiene ningún reclamo contra Insales a este respecto.

2.10 El usuario entiende que el equipo y el software utilizado por él para visitar sitios en Internet pueden tener la función de prohibir las operaciones con cookies (para cualquier sitio o para ciertos sitios), así como eliminar las recibidas previamente. galletas.

Insales tiene el derecho de determinar que la prestación Servicio específico sólo es posible con la condición de que la aceptación y recepción de cookies sea autorizada por el Usuario.

2.11. El usuario es responsable de forma independiente de la seguridad de los medios que ha elegido para acceder a su cuenta, y también garantiza de forma independiente su confidencialidad. El Usuario es el único responsable de todas las acciones (así como de sus consecuencias) dentro o utilizando los Servicios bajo cuenta el Usuario, incluidos los casos de transferencia voluntaria por parte del Usuario de datos para acceder a su cuenta a terceros bajo cualquier condición (incluso bajo contratos o acuerdos). En este caso, todas las acciones dentro o utilizando los Servicios bajo la cuenta del Usuario se consideran realizadas por el propio Usuario, excepto en los casos en que el Usuario notificó a Insales sobre acceso no autorizado a los Servicios utilizando la cuenta del Usuario y/o sobre cualquier violación (sospecha de violación) de la confidencialidad de sus medios de acceso a la cuenta.

2.12 El Usuario está obligado a notificar inmediatamente a Insales de cualquier caso de acceso no autorizado (no autorizado por el Usuario) a los Servicios utilizando la cuenta del Usuario y/o de cualquier violación (sospecha de violación) de la confidencialidad de sus medios de acceso. la cuenta. Por motivos de seguridad, el Usuario está obligado a cerrar de forma independiente y segura el trabajo en su cuenta al final de cada sesión de trabajo con los Servicios. Insales no es responsable de posible perdida o daños a los datos, así como otras consecuencias de cualquier naturaleza que puedan ocurrir por la violación por parte del Usuario de lo establecido en esta parte del Acuerdo.

3. Responsabilidad de las Partes

3.1 La Parte que haya violado las obligaciones estipuladas en el Acuerdo con respecto a la protección de la información confidencial transferida en virtud del Acuerdo está obligada a compensar, a solicitud de la Parte perjudicada, por el daño real causado por dicha violación de los términos del Acuerdo. de acuerdo con legislación vigente Federación Rusa.

3.2. La compensación por daños no pone fin a las obligaciones de la Parte infractora de cumplir adecuadamente con sus obligaciones en virtud del Acuerdo.

4.Otras disposiciones

4.1 Todas las notificaciones, solicitudes, demandas y otra correspondencia en virtud de este Acuerdo, incluidas aquellas que incluyan información confidencial, deben enviarse a escrito y ser entregado personalmente o a través de mensajería, o enviado por correo electrónico a las direcciones especificadas en el contrato de licencia de programas de computadora de fecha 1 de diciembre de 2016, el contrato de adhesión al contrato de licencia de programas de computadora y en este Acuerdo u otras direcciones que posteriormente puedan ser especificadas por escrito por la Parte.

4.2. Si una o más disposiciones (condiciones) de este Acuerdo son o dejan de ser válidas, esto no puede servir como motivo para la rescisión de las otras disposiciones (condiciones).

4.3. Este Acuerdo y la relación entre el Usuario e Insales que surja en relación con la aplicación del Acuerdo están sujetos a la ley de la Federación de Rusia.

4.3 El Usuario tiene derecho a enviar todas las sugerencias o preguntas relacionadas con este Acuerdo al Servicio de Atención al Usuario de Insales o por. dirección postal: 107078, Moscú, calle. Novoryazanskaya, 18, edificio 11-12 aC “Stendhal” LLC “Insales Rus”.

Fecha de publicación: 01/12/2016

Nombre completo en ruso:

Sociedad de responsabilidad limitada "Insales Rus"

Nombre abreviado en ruso:

LLC "Insales Rus"

Nombre en inglés:

Sociedad de responsabilidad limitada InSales Rus (InSales Rus LLC)

Dirección legal:

125319, Moscú, calle. Akademika Ilyushina, 4, edificio 1, oficina 11

Dirección postal:

107078, Moscú, calle. Novoryazanskaya, 18, edificio 11-12, BC “Stendhal”

POSADA: 7714843760 Punto de control: 771401001

Datos bancarios:

hoy hay gran selección herramientas especializadas para la contabilidad de almacenes: desde simples programas gratis hasta costosos sistemas WMS con todas las funciones. A pesar de esto, muchos empresarios etapa inicial Seleccione tablas de Excel para la contabilidad de inventario. Al principio parece accesible y solución conveniente, pero con el creciente número de pedidos en una organización, el uso de Excel para la contabilidad del almacén plantea muchos problemas. Cuanto más espacio de almacén, más artículos de producto, mayor será la probabilidad de que aparezcan. ¿Qué dificultades encuentran los usuarios al trabajar con Excel?

• Errores al ingresar datos. Debido a un único error de entrada, es necesario volver a verificar todos los datos de la tabla.
• Inconveniencia colaboración. A menudo surge una situación en la que, al editar datos de un usuario, otro los sobrescribe. Por tanto, la contabilidad en Excel puede no ser correcta.
• Realizar muchas operaciones manualmente. Excel no se creó como una solución para la contabilidad de almacenes; el programa combina muchos; funciones básicas y, por lo tanto, a menudo tendrá que dedicar tiempo a trabajos manuales monótonos.
• Dificultad para verificar la exactitud de los datos. En usando excel Se dedica mucho esfuerzo a comprobar la exactitud de los datos introducidos y a incorporar la información en aspecto adecuado. Si tienes un almacén grande, mejor que excel descargar para realizar otras tareas y mantener registros de almacén utilizando programas más avanzados.

Es posible que estos problemas no ocurran con mucha frecuencia, pero aún así requieren mucho tiempo de trabajo. Programa de almacén en Excel La corrección de errores tipográficos, la verificación prolongada de la exactitud de los datos de los saldos y el trabajo manual forzado cuando se trabaja con Excel son las principales razones por las que los empresarios acaban recurriendo a soluciones especializadas para mantener registros de almacén. Incluso especialistas experimentados que saben cómo mantener registros de inventario en Excel todavía optan por otros programas basados ​​​​en base de datos excel o soluciones fundamentalmente nuevas.

¿Cómo mantener registros de inventario en Excel?

Independientemente de si elige hojas de cálculo de Excel, el servicio MyWarehouse u otra solución comercial especializada, debe seguir algunos principios básicos. Si descargas el programa y no lo utilizas reglas especiales, con el tiempo, el trabajo teniendo en cuenta se volverá mucho más complicado:

1. Diseño correcto de libros de referencia. Se crea un directorio de productos sin marcar. problemas garantizados teniendo en cuenta las molestias en el trabajo del vendedor y las dificultades para la elaboración de informes. Al ingresar datos, complete tanto como sea posible. más información en varias celdas (por ejemplo, códigos, artículos, precios, IVA). Si la contabilidad de los bienes vendidos en un almacén se realiza mediante el servicio MyWarehouse, todos los datos necesarios sobre los bienes se insertan automáticamente en los documentos, lo que ahorra mucho tiempo al procesar los pedidos.
2. Establecimiento de saldos iniciales en términos cuantitativos y totales. Los datos correctos al inicio del trabajo proporcionarán informes adecuados durante el proceso de trabajo, y aquellos que preparan las ventas con “ borrón y cuenta nueva“No deberías contar con esto.
3. Mantener la cronología en la preparación de documentos. La llegada de la mercancía al almacén procedente del proveedor debe registrarse estrictamente antes de su envío al comprador. De lo contrario, el costo aumentará y no podrá calcular con precisión cuánto ganó. En MyWarehouse, puede especificar una fecha arbitraria para cada compra y venta de bienes.
4. Almacenamiento estructurado de información adicional. Al mantener registros de almacén, es importante recopilar información adicional sobre ventas (por ejemplo, método de entrega y pago, fecha de envío, nombre del cliente, nombre del gerente) en campos separados. Todos estos datos serán útiles en el futuro para elaborar hojas de ruta para mensajeros, calcular salarios de gerentes y analizar estadísticas. En MySklad puede crear fácilmente y sin programación la cantidad requerida de campos libres para usar en directorios y documentos.

Los usuarios del servicio de Internet MoySklad tienen acceso a soporte gratuito por teléfono y correo electrónico. El personal de soporte no solo ayuda a trabajar con el programa, sino que también comparte consejos sobre una contabilidad óptima del almacén y la configuración de procesos comerciales básicos. Descargar versión gratuita, prueba nuestras nuevas soluciones.

La contabilidad de mercancías requiere el uso de un software moderno y confiable que sea capaz de proporcionar en su totalidad todas las operaciones necesarias para mantener estadísticas sobre la llegada y salida de mercancías al almacén.

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En particular, MS Excel tiene un conjunto de funciones para hacer más completa la contabilidad de productos. Aprenda a realizar un seguimiento de los artículos de la tienda en Excel. Consideremos las principales ventajas y desventajas de este programa como herramienta para contabilizar mercancías.

Características de la contabilidad de bienes en Excel.

La contabilidad de mercancías en Excel se lleva a cabo en tablas especiales que le permiten resaltar una serie de grupos separados bienes en función de su finalidad, consumo y algunas otras características. En particular, gracias a esto producto de software Puede realizar una variedad de funciones analíticas y operaciones secuenciales, incluido el uso de fórmulas.

Al mismo tiempo, es importante poder trabajar en Excel para poder utilizar plenamente todas las funciones necesarias para contabilizar la venta de bienes y servicios, estructurar y analizar datos para resolver diversos problemas comerciales.

Control del movimiento de mercancías en el almacén.

El programa Excel permite controlar el movimiento de mercancías en el almacén, su entrada y salida, mediante el uso de tablas especiales.

En particular, puede crear una tabla en el programa con varias columnas, según las necesidades del usuario en cuanto a los recursos necesarios y las opciones que proporciona el programa. En la tabla es posible visualizar datos sobre las operaciones realizadas, incluso indicando el saldo en el almacén, según grupo específico mercancías, y en todo el almacén en su conjunto.

Para cada grupo de mercancías se indica un proveedor para que, si es necesario, se pueda saber rápidamente de dónde procede un determinado producto o equipo en el almacén. Además, todo el trabajo se realiza de forma secuencial, teniendo en cuenta posibles ajustes. Paralelamente al marcado de tablas, también es necesario tener en cuenta la inclusión y creación de documentos, notas a pie de página y apéndices adicionales, para los cuales se debe asignar espacio libre.

Como regla general, la contabilidad detallada de los productos disponibles en un almacén se debe a la necesidad de monitorear el movimiento del inventario durante el comercio y, en particular, al requisito de informes estrictos, por lo que la contabilidad debe ser realizada por un especialista calificado que domine el idioma. MS Excel.

Trucos útiles a la hora de mantener registros de inventario en Excel

Lo primero que podemos recomendar para trabajar en el programa es utilizar todos los elementos de formato de celda en las tablas. Por ejemplo, cuando es necesario colocar el encabezado de la tabla en dos líneas, es importante asegurarse primero de ajustar las palabras en la propia celda. Esta técnica proporcionará claridad y excelente apariencia mesas.

El programa también te permite insertar fuentes especiales. Su uso es apropiado cuando es necesario destacar una serie de productos o categorías en función de determinados parámetros y valores.

En general lo más grupos importantes Los elementos deben seleccionarse mediante operaciones apropiadas en una celda o fila. También puede formatear columnas en las que se pueden ubicar varios grupos de productos, que se supone que deben procesarse mediante el uso de tablas.

Una solución moderna para una contabilidad sencilla: programa en línea Class365

Desafortunadamente, Excel también tiene una serie de deficiencias que a veces afectan radicalmente el trabajo con la mercancía en el almacén. Estos se pueden incluir con confianza: también conjunto complejo operaciones que requieren ciertas habilidades y calificaciones laborales, así como un gasto excesivo de tiempo, a veces simplemente insoportable bajo presión de tiempo.

Además, imagine lo catastrófica que sería la pérdida de datos durante error aleatorio, que al trabajar con programa excel ocurren con bastante frecuencia. En este sentido, es necesario elegir un lugar digno y, lo más importante, libre. programa especializado para mantener todos los registros necesarios.

El programa en línea para contabilizar mercancías en un almacén, Class365, le permite automatizar la contabilidad comercial y de almacén, trabajar con tiendas en línea, base de clientes y al mismo tiempo no perder tiempo en la implementación y capacitación del personal. La interfaz sencilla y bien pensada del programa te permite dominarlo en no más de 15 minutos.

• Contabilidad de almacenes: aceptación, baja, revalorización, etc.
• Emisión automática de contabilidad y documentación adjunta.
• Trabajando con cantidad ilimitada almacenes
• Control del periodo de almacenamiento
• Planificación de inventario teniendo en cuenta las tasas de ventas.
• Informes para cualquier periodo y área de trabajo en 1 clic

No es difícil adivinar que la contabilidad en tablas de excel se convierte en cosa del pasado y es reemplazado por un más conveniente y programa funcional - sistema automatizado gestión empresarial Class365. La solución en línea gratuita le permite trabajar en cualquier lugar ubicación conveniente, sin estar atado a una computadora de trabajo. Usar soluciones modernas para tu negocio y obtén resultados sorprendentes!

Muchas empresas utilizan Excel para realizar un seguimiento de los gastos de un departamento o de toda la empresa. Actualmente tiempo de excel Se puede utilizar en todas las PC con el sistema operativo instalado. sistema windows. Por este motivo, puede realizar un seguimiento de sus propios gastos si este programa instalado en la PC de su hogar. existe gran número Plantillas de contabilidad de gastos de Microsoft y otros sitios, las últimas Versiones de Excel incluya la plantilla incorporada como ajuste preestablecido. También puedes crear tu propia tabla dinámica en Excel para realizar un seguimiento de los gastos. En ambos casos, siga las instrucciones a continuación.

Pasos

Trabajar con una plantilla de Excel

Seleccione una plantilla preestablecida. Últimas versiones Los programas incluyen una plantilla para el mantenimiento de registros. gastos personales, así como plantillas para realizar un seguimiento de los gastos comerciales. Puede acceder a estas plantillas y realizar un seguimiento de sus gastos usándolas.

• En Excel 2003, elija Nuevo en el menú Archivo. En la barra de tareas de En mi computadora, seleccione " Nuevo libro" para ver las plantillas en un nuevo cuadro de diálogo.
• En Excel 2007, en el menú Archivo, seleccione Nuevo. Entonces aparecerá el cuadro de diálogo Nuevo libro. Seleccione "Plantillas instaladas" en el menú "Plantillas" en el menú de la izquierda. Seleccione "Presupuesto mensual personal" de " Plantillas instaladas" en el menú central y haga clic en "Crear".
• En Excel 2010, en el menú Archivo, seleccione Nuevo. Seleccione Plantillas de muestra en la parte superior del panel Plantillas disponibles, luego seleccione Presupuesto mensual personal de todas las plantillas de muestra y haga clic en Crear.

1. Seleccione una plantilla en línea. Si las plantillas preestablecidas no son adecuadas para realizar un seguimiento de sus gastos, puede elegir una plantilla en línea. Puedes descargarlo desde cualquier sitio web o conectándote vía Excel a oficina de microsoft En línea.

   • Para Excel 2003, puede seleccionar una plantilla adecuada de la biblioteca en línea de Microsoft Office en https://templates.office.com/ru-ru. (También allí podrás encontrar plantillas diseñadas para más versiones posteriores Sobresalir).
   • En Excel 2007, seleccione la pestaña Presupuestos en la sección Internet del cuadro de diálogo Nuevo libro. Para conectarse a la biblioteca de plantillas en línea para Office, debe tener Internet activado.
   • En Excel 2010, seleccione Presupuestos en la sección Office.com en el panel Plantillas disponibles. Para conectarse, debe tener Internet encendido.

2. Ingresar información necesaria en los campos correspondientes. La información depende de la plantilla de tabla dinámica específica que utilizó.

   Puede utilizar el nombre sugerido para la tabla dinámica o cambiar el nombre. Bastará con indicar su nombre y el año en curso en el nombre del archivo.

   Creando tu propia tabla de gastos dinámica

   1. Abra Excel.

      Introduzca los encabezados de las columnas. Nombres y orden sugeridos: Fecha, Categoría de gastos, Nota, Gastos, Ingresos y Saldo. Complete las celdas A2 a G2 con estos títulos. Es posible que deba ampliar las columnas para acomodar el título o el valor.

      • Una vez que tenga listos los encabezados de columna y tabla dinámica, puede usar la función Congelar panel para mostrar permanentemente los encabezados mientras se desplaza hacia abajo por los valores. La función Inmovilizar panel se encuentra en el menú Ver en Excel 2003 y versiones anteriores y en el menú Ver, pestaña Ventana en Excel 2007 y 2010.

   2. Ingrese información sobre el primer tipo de gasto en la celda de la tercera fila.

      Ingrese la fórmula del saldo en la celda G3. Como es la primera vez que ingresa un saldo, se definirá como la diferencia entre gastos e ingresos. La forma de escribir esto depende de si desea mostrar los gastos o los fondos disponibles.

      • Si quieres hoja de cálculo muestra principalmente gastos, la fórmula del saldo debe ser =E3-F3, donde E3 muestra gastos y F3 ingresos. Con esta configuración, la fórmula mostrará los gastos como un número positivo, lo que hará que el monto de los gastos sea más fácil de entender.
      • Si desea que la tabla muestre principalmente los fondos disponibles para usted, la fórmula del saldo debe ser =F3-E3. Con esta configuración, la tabla mostrará un saldo positivo si sus ingresos son mayores que sus gastos, y saldo negativo en la situación contraria.

   3. Ingrese información sobre el segundo tipo de gasto en la celda de la cuarta fila.

      Ingrese la fórmula del saldo en la celda G4. El segundo valor y los siguientes seguirán mostrando un saldo, por lo que deberás sumar la diferencia entre gastos e ingresos al valor del saldo de la entrada anterior.

      • Si primero analiza los gastos, la fórmula del balance sería =G3+(E4-F4), donde G3 es la celda que muestra el saldo anterior, E4 muestra los gastos y F4 muestra los ingresos.
      • Si mantiene una hoja de cálculo para mostrar el efectivo, la fórmula del saldo será =G3+(F4-E4).
      • Los corchetes alrededor de las celdas que muestran la diferencia entre gastos e ingresos son opcionales. Se utilizan únicamente para aclarar la fórmula.
      • Si desea que el saldo permanezca en blanco hasta que se ingrese una entrada, puede usar un valor IF en la fórmula de modo que si no se ha ingresado una fecha, la celda no mostrará un valor. La fórmula para dicha entrada será =IF(A4="","",G3+(E4-F4)), si la tabla es necesaria para mantener los gastos, y =IF(A4="","", G3+( F4-E4) ), si la tabla es necesaria para mostrar efectivo (no es necesario utilizar corchetes alrededor de la celda que muestra gastos e ingresos, pero sí es necesario utilizar corchetes exteriores).

   4. Copie el saldo de la fórmula a otras celdas en la columna G (columna de saldo). Hacer clic clic derecho mouse en la celda G3, seleccione Copiar. Luego seleccione las celdas siguientes en la columna. Haga clic derecho en las celdas seleccionadas y seleccione Pegar para insertar la fórmula en las celdas seleccionadas (en Excel 2010, seleccione Pegar o Pegar fórmula en el menú). La fórmula actualizará automáticamente las celdas para mostrar los gastos, los ingresos y la fecha (si se usa) de la serie actual y el saldo de la serie anterior a la serie actual.

   5. Guarde la tabla dinámica. Asígnele un nombre significativo, por ejemplo, "Contabilidad de gastos.xls" o "Presupuesto personal.xls". Al igual que con el nombre de las plantillas, puede incluir su nombre y año en el nombre del archivo (tenga en cuenta que las comillas solo se usan para mostrar un ejemplo, no debe usarlas en el nombre. Tampoco es necesario especificar la extensión del archivo). , Excel lo hará por sí mismo).

      • Excel 2003 y versiones anteriores guardan tablas dinámicas en el formato ".xls" anterior, mientras que Excel 2007 y 2010 guardan tablas en el formato ".xlsx" más nuevo basado en XML, pero puede leer y guardar tablas dinámicas en el formato ".xlsx" antiguo. xls" también. Si tiene varias PC y desea almacenar la tabla en cada una de ellas, use más formato antiguo si alguna de sus PC tiene Excel 2003 o más versión antigua, o nuevo formato, si al menos Excel 2007 está instalado en todas las computadoras.
   • Utilice Autocompletar en las categorías de gastos e ingresos para asegurarse de que la información que ingresa coincida.
   • Para distinguir las facturas pagadas de los gastos recién planificados, ponga la fuente en negrita y resalte el texto o las celdas.
   • Para evitar cambios accidentales en una fórmula o encabezado de columna, las celdas pueden ser a prueba de manipulaciones. Seleccione las celdas que quizás necesite cambiar más adelante (fecha, categoría, gastos, ingresos, nota) y desbloquéelas. Luego puede bloquear el resto de la tabla para evitar cambios.