Microsoft excel ventajas y desventajas del trabajo. Formato de áreas de fondo. Cambiar el alcance de una vista de gráfico

¿Sigues haciendo presupuestos en Excel?

Para últimos años Ha habido cambios significativos en el entorno empresarial. Si hace 5-7 años sólo se implementaban empresas avanzadas gestión presupuestaria, entonces a estas alturas los elementos del presupuesto se han vuelto parte integrante gestión de muchas empresas rusas. Cabe señalar un fenómeno interesante: los primeros sistemas de presupuestación en la plataforma MS Excel se utilizan activamente y actualmente no presentan cambios significativos.

Hay muchas razones para utilizar MS Excel para automatizar la elaboración de presupuestos en una empresa. MS Excel: multifuncional y remedio accesible procesamiento de información con el que los empleados del servicio económico y financiero están familiarizados. Este programa le permite ingresar fórmulas y utilizar funciones, construir relaciones y pronósticos, y presentar gráfica y visualmente los datos obtenidos. Nuevas actualizaciones y versiones. suite de oficina También abre oportunidades adicionales para mejorar el sistema.

MS Excel presenta amplia gama herramientas para analizar datos estadísticos y predecir eventos futuros. Las funciones estadísticas integradas (SumIf, Trend, Prediction, Growth y muchas otras) simplifican el engorroso mecanismo de cálculo, realizan análisis y obtienen valores de pronóstico. Por ejemplo, es posible planificar volúmenes de ventas basándose en datos históricos mediante análisis de regresión.

Modelar la situación y evaluar los resultados obtenidos se puede realizar utilizando herramienta eficaz– Administrador de guiones. Su uso, en el marco de la creación de un pequeño presupuesto, le permite crear varios escenarios para un modelo "qué pasaría si", distribuir la tarea de modelado entre varios participantes y combinar los resultados en un informe común.

Para trabajar con listas y matrices de información, existen funciones especiales en una biblioteca de funciones que le ayudan a extraer de hoja de cálculo datos con el fin de su posterior transformación en fórmulas. Un ejemplo sería la creación de una lista de precios unificada para productos y su uso posterior para calcular el presupuesto de ventas en términos monetarios. Los más utilizados son BUSCARV, Seleccionar, Ver.

Las ventajas de las hojas de cálculo incluyen la capacidad de importar información: obtener datos externos de otras fuentes mediante el asistente de conexión o el asistente de consultas, lo que facilita enormemente la entrada de datos en la etapa de creación. modelo de presupuesto y realizar un análisis plan-fáctico.

Sin duda, MS Excel - poderosa herramienta, pero en realidad no se aprovecha todo su potencial para automatizar los sistemas presupuestarios y en la práctica se crean modelos de planificación simplificados para los que es apropiado el uso de MS Excel. Utilice eficazmente MS Excel para presupuestar en términos de planificación, control y análisis de flujos de efectivo. Sin embargo, para las medianas y grandes empresas manufactureras cuyas actividades implican un complejo sistema multiparamétrico, esto no es suficiente. Peculiaridades proceso de producción Puede que no siempre determine un sistema lineal de interdependencia de muchos factores que forman indicadores financieros y económicos.

Olga Kulakova
Director de Ciencia y Desarrollo de CJSC "KIS"
Candidato de Economía, Profesor Asociado de la Universidad Técnica Estatal del Volga

EN programa excel Existen muchas fórmulas y técnicas útiles que pueden acelerar la preparación de informes NIIF y también simplificar la transformación de los informes rusos en informes internacionales.

La transformación de la información se basa en la reclasificación de las partidas de información de acuerdo con estándares rusos y aplicar ajustes especiales. Nadezhda Gorina, jefa del departamento de informes consolidados NIIF de OJSC NPK Uralvagonzavod, habla sobre cómo hacerlo en la práctica.

Excel también tiene funciones específicas, por ejemplo, “Buscar una solución” y “Seleccionar un parámetro” que son más adecuadas para análisis y modelado. dirección principal usando excel al transformar los informes, esto significa crear sistemas de tablas interconectadas con fórmulas que permitan generar modificaciones, reclasificaciones y notas de transformación y consolidación con cálculos de coeficientes complejos en modo automático.

Usando funciones y fórmulas integradas en Excel, puede crear tablas de cálculo diferentes tipos, algoritmos de cálculo, informes, bases de datos, mantener registros. Se recopilaron varias tablas por tema y propósito en un solo libro de trabajo. Al mismo tiempo, la primera página pasó a ser la principal. Los números necesarios de cálculos en otras hojas del libro de trabajo o de otros libros de trabajo se ingresaron haciendo referencia a ciertas celdas.

Los datos contables básicos de Rusia se descargaron del sistema de contabilidad 1C. Al mismo tiempo, registros de activos fijos, activos intangibles y materiales. estándares internacionales se guardaron en otros libros de trabajo (tablas). Allí también se realizaban cálculos de depreciación y revaluación de cada elemento del activo fijo. Era posible configurar cualquier detalle necesario y mostrar otra información.

Luego, el archivo de transformación se completó automáticamente con referencia a las cifras del cálculo final. Cuando la transformación de las empresas individuales estuvo lista, el expediente de consolidación empresarial se completó automáticamente mediante enlaces y fórmulas interconectadas.

Realizamos ajustes de consolidación para el Grupo en un informe separado. archivo de cálculo — libro de trabajo. Pero este fichero estaba directamente vinculado a ficheros de transformación de cada empresa del Grupo con hojas de cálculo para los ajustes necesarios, cálculos de facturación intragrupo y otros registros necesarios.

Todo información importante o se podría destacar lo que habría que prestar atención a la dirección, los colegas y los auditores. diferentes colores, realice los hipervínculos necesarios e inserte comentarios del servicio financiero. Al mismo tiempo, tanto los creadores de las tablas como la dirección y los auditores de la empresa podían editar los comentarios. Así, los cálculos, la transformación y la consolidación se realizaron únicamente utilizando Excel.

Ventajas y Desventajas de Excel para las NIIF

JSC "Universidad Médica de Astana"

Departamento: Matemáticas, informática con curso en biofísica médica.

hojas de cálculo de excel,

ventajas y desventajas

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Revisado por:_________________ _______

Calificación "___"

Astaná 2012

1. Introducción
2. Historia de la creación
3. Principales ventajas y desventajas de las hojas de cálculo Excel
4. Conclusión

5. Lista de literatura usada.

Introducción.

lo mas de una manera sencilla procesar datos numéricos en una computadora es estándar programa de windows Calculadora.

Pero, lamentablemente, las capacidades de la calculadora son limitadas.

Es difícil procesar grandes cantidades de datos numéricos con él.

En tales casos, se utilizan hojas de cálculo.

Una hoja de cálculo es un programa informático que permite realizar cálculos con datos presentados en forma de matrices bidimensionales que imitan tablas de papel.

Algunos programas organizan los datos en "hojas", ofreciendo así una tercera dimensión.

Las hojas de cálculo (ET) son herramienta útil para automatizar cálculos. Muchos cálculos, especialmente en el ámbito de la contabilidad, se realizan en forma tabular: balances, hojas de nómina, estimaciones de costes, etc.

Además, es conveniente resolver una serie de problemas matemáticos utilizando métodos numéricos en forma de tabla.

Uso fórmulas matemáticas en ET le permite representar la relación entre varios parámetros de algún sistema real.

Las soluciones a muchos problemas informáticos que antes sólo podían lograrse mediante la programación ahora son posibles a través de modelado matemático en una hoja de cálculo.

Historia de la creación.

En 1982 año Microsoft lanzó la primera electrónica procesador de mesa Multiplan, que era muy popular en sistemas CP/M, pero en sistemas MS-DOS era inferior a Lotus 1-2-3.

La primera versión de Excel fue para Mac y se lanzó en 1985, y la primera versión para Windows se lanzó en noviembre de 1987. Lotus tardó en lanzar Lotus 1-2-3 para Windows, y Excel comenzó a vender más que Lotus 1-2-3 en 1988, lo que finalmente ayudó a Microsoft a alcanzar su posición como desarrollador de software líder.

Microsoft reforzó su ventaja con el lanzamiento de cada uno nueva versión, que ocurría aproximadamente cada dos años. Versión actual para la plataforma Windows - Excel 12, también conocido como oficina de microsoft Excel 2007. Versión actual para plataformas Mac OSX- Excel 2008.

Al principio de su vida, Excel fue objeto de una demanda por marca registrada de otra empresa que ya vendía un paquete de software llamado "Excel".

Como resultado de la disputa, se requirió que Microsoft utilizara el nombre "Microsoft Excel" en todos sus comunicados de prensa oficiales y documentos legales. Sin embargo, con el tiempo, esta práctica fue olvidada y Microsoft finalmente eliminó el problema adquiriendo marca otro programa.

Microsoft también decidió utilizar las letras XL como nombre abreviado del programa: el icono del programa de Windows consta de una imagen estilizada de estas dos letras y la extensión de archivo predeterminada en Excel es .xls.

En comparación con los primeros procesadores de hojas de cálculo, Excel introduce muchas características nuevas en la interfaz de usuario, pero la esencia sigue siendo la misma: como en su programa principal, VisiCalc, las celdas están organizadas en filas y columnas y pueden contener datos o fórmulas con referencias relativas o absolutas a otras. células.

Excel fue el primer procesador de hojas de cálculo que permitió al usuario cambiar la apariencia de la tabla (fuentes, símbolos y apariencia de las celdas). También fue el primero en introducir un método para el recálculo inteligente de celdas, donde solo se actualizan aquellas celdas que dependen de las celdas modificadas (anteriormente, los procesadores de hojas de cálculo recalculaban constantemente todas las celdas o esperaban los comandos del usuario).

Integrado por primera vez en Microsoft Office en 1993, Microsoft Word Y PowerPoint de Microsoft tengo uno nuevo GUI para cumplir con Excel, el principal impulsor de las actualizaciones de PC en ese momento.

Desde 1993, Excel ha incluido Visual Básico para Aplicaciones (VBA), un lenguaje de programación basado en Visual Basic que permite automatizar tareas de Excel.

VBA es poderosa adición a la aplicación, que en versiones posteriores pasó a incluir un entorno de desarrollo totalmente integrado. Puede crear código VBA que siga las acciones del usuario, lo que le permitirá automatizar tareas simples.

VBA le permite crear formularios para comunicarse con el usuario.

El lenguaje admite el uso (pero no la creación) de archivos DLL desde ActiveX; más versiones posteriores Le permitirá utilizar los conceptos básicos de la programación orientada a objetos.

La funcionalidad VBA ha convertido a Excel en un objetivo para los virus de macro. Este era un problema grave hasta que los productos antivirus empezaron a detectarlos. Microsoft tomó tardíamente medidas para mitigar el riesgo al agregar la capacidad de deshabilitar las macros por completo y habilitarlas al abrir un documento.

* 1988 - Excel 2.0 para Windows

* 1990-Excel 3.0

* 1992-Excel 4.0

* 1993 - Excel 5.0 (Office 4.2 y 4.3, también tiene una versión de 32 bits sólo para Windows NT)

* 1995 - Excel 7 para Windows 95 (incluido en paquete de microsoft Oficina 95)

* 1997 - Excel 97 (incluido en Microsoft Office 97)

* 1999 - Excel 2000 (9) - Microsoft Office 2000

* 2001 - Excel 2002 (10) - Microsoft Office XP

* 2003 - Excel 2003 (11) - Microsoft Office 2003

* 2007 - Excel 2007 (12) - Microsoft Office 2007

Versiones para Macintosh

* 1985-Excel 1.0

* 1988-Excel 1.5

* 1989-Excel 2.2

* 1990-Excel 3.0

* 1992-Excel 4.0

* 1993-Excel 5.0

* 1998 - Excel 8.0 (Oficina "98)

* 2000 - Excel 9.0 (Oficina 2001)

* 2001 - Excel 10.0 (Office v. X)

* 2004 - Excel 11.0 (Oficina 2004)

* 2008 - Excel 12.0 (Oficina 2008)

Ventajas.

• La implementación de algoritmos en un procesador de mesa no requiere conocimientos especiales de programación. La mayoría de los cálculos dificultad media se puede presentar en forma de un determinado conjunto de fórmulas matemáticas bastante simples en celdas, realizadas paso a paso.
• Un programa en un procesador de hojas de cálculo opera con los conceptos de espacio y relaciones, tal como se crea especificando la relación de las celdas ubicadas en el espacio de la hoja. Este enfoque utiliza las ideas intuitivas de una persona sobre el espacio y la conexión de los fenómenos. La programación convencional requiere escribir una secuencia de líneas de texto que requieren una lectura cuidadosa para comprender cómo funciona el programa.
• A diferencia de la programación convencional, que requiere una secuencia estricta de comandos para que el programa funcione, los procesadores de tablas "perdonan" errores y estructuras incompletas. Algunas partes del programa en una hoja de cálculo pueden estar funcionando, mientras que otras pueden no estar terminadas aún, lo que simplifica enormemente el desarrollo y la depuración de programas, lo cual es especialmente importante en la etapa de creación de un algoritmo.
• El cálculo del resultado en un procesador de hojas de cálculo se puede dividir en el número requerido de pasos, cada uno de los cuales se puede definir mediante una fórmula en su propia celda. Las celdas, a su vez, están siempre abiertas y accesibles para el usuario, lo que le permite controlar los resultados de las acciones intermedias y, si es necesario, cambiar el contenido de las celdas, cambiando de manera flexible el algoritmo.
• Las celdas de la tabla pueden contener no solo fórmulas, sino también texto simple, lo que le permitirá describir y comentar la lógica del programa colocando comentarios de texto en la hoja.
• Todo el proceso de cálculo se lleva a cabo en forma de tablas, por lo que todos los resultados y datos intermedios se presentan de alguna manera en forma de tabla, lo que en sí mismo es valioso si, como resultado del cálculo, es necesario formar una tabla. . Por lo tanto no se requieren datos procesamiento adicional al “publicar” los resultados.
• Los procesadores de hojas de cálculo modernos permiten el uso de herramientas de diseño, como, por ejemplo, colores y fuentes, que hacen que el programa sea más fácil de entender y conllevan una carga semántica adicional. Es posible incrustar diversos contenidos auxiliares en hojas de cálculo: imágenes, gráficos de funciones, etc.

Más brevemente, todo esto se puede describir mediante un principio básico:

Todo lo que opera el usuario está contenido en un único espacio de tabla: datos intermedios y de salida, implementaciones de algoritmos para trabajar con estos datos, comentarios y documentación, herramientas. diseño grafico datos.

Defectos.

• Fórmulas expresadas en términos de direcciones de celda, cuando grandes cantidades representar gran problema, ya que las direcciones de las celdas en sí mismas no tienen ningún significado. Este hecho hace que sea mucho más difícil entender fórmulas fuera de contexto y también dificulta comprobar la corrección del programa.
• Implementar una estructura compleja dentro de una hoja de cálculo requiere una enorme atención al detalle, ya que en algún momento el autor del programa se vuelve incapaz de recordar el significado de las muchas direcciones que se encuentran en cientos de fórmulas. Para combatir esta deficiencia, se anima al usuario a utilizar celdas con nombre y referencias de celdas con nombre en las fórmulas. Y también varios medios para rastrear conexiones entre células.
• Los programas en los procesadores de mesa dependen en gran medida de su tamaño y están estrictamente vinculados a la red. Al agregar o eliminar filas o columnas, a menudo es necesario realizar muchos cambios en varias partes tablas separando celdas para dejar espacio para nuevas celdas o cambiando las referencias a rangos de datos. EN mesas grandes Estas operaciones pueden consumir una cantidad significativa de tiempo del desarrollador. Agregar y eliminar dimensiones es tan difícil e inconveniente que al desarrollar un programa de hoja de cálculo, el autor se ve obligado a seleccionar las dimensiones requeridas con anticipación y planificar con mucha anticipación, lo que contradice la idea de utilizar un procesador de hojas de cálculo como herramienta. rápido desarrollo y modelado.
• El ritmo de desarrollo de programas de hojas de cálculo se reduce significativamente debido a que el desarrollador tiene que trabajar a nivel de celda. Esto significa que incluso los cambios más simples en un programa requieren editar múltiples celdas que contienen copias de las mismas fórmulas. Todos estos cambios se realizan manualmente, lo que aumenta significativamente el riesgo de errores.
• Un usuario que tiene acceso a una tabla puede realizar cambios en ella, accidental o intencionalmente, que pueden interrumpir el funcionamiento del programa.
• La falta de control de parches aumenta el riesgo de errores resultantes de la incapacidad de rastrear, probar y aislar los cambios. Es difícil saber qué cambios se realizaron en el programa, quién y cuándo.
• Desarrollo conjunto Las aplicaciones se complican por el hecho de que los programas de hojas de cálculo están fuertemente ligados a las direcciones de las celdas y, por lo tanto, a la posición de las celdas en la página. Realizar cambios en el tamaño de las tablas por parte de uno de los desarrolladores de forma independiente crea grandes dificultades al intentar combinar los resultados del trabajo del equipo.
• Las celdas sólo pueden almacenar un valor a la vez. Aunque las fórmulas en las celdas pueden acceder a muchas otras celdas, solo pueden tener una valor de salida, escrito en la celda. Esto significa que al repetir cálculos monótonos en muchas celdas, la misma fórmula (hasta la dirección de la celda de datos de entrada) debe multiplicarse por separado para cada una de las celdas de entrada. Cambiar una fórmula para trabajar con datos requiere cambiar todas las celdas de todos los datos de origen, lo que, junto con las desventajas descritas anteriormente, conduce inevitablemente a errores.
• En las fórmulas, una referencia a otra celda ocurre tantas veces como el valor de esta celda sea necesario para calcular la fórmula. Si necesita cambiar el enlace, debe cambiar todas las apariciones de la dirección de la celda en la fórmula. Esto también puede causar errores.

De todo ello destacar lo siguiente:

El usuario se ve obligado a redactar un programa que funcione con objetos de bajo nivel: celdas adjuntas a la cuadrícula. Los procesadores de mesa carecen de más capacidades de abstracción alto nivel que las celdas y las fórmulas.

CONCLUSIÓN

Naturalmente, en el marco de este trabajo no hay esperanzas de cubrir completamente las capacidades de un programa tan multifacético como el procesador de hojas de cálculo Excel. Para saberlo es necesario trabajar en ello. Usando este programa.

Microsoft Excel es uno de los programas de cálculo de hojas de cálculo más populares.

La principal característica de su uso es la realización de cálculos, tanto en el negocio como en el hogar. Si en nuestro trabajo utilizamos a menudo varios tipos de tablas, listas, formularios, al completarlos los cálculos se realizan mediante fórmulas, entonces este programa es para nosotros.

Con su ayuda, puede analizar los datos numéricos obtenidos utilizando convenientes herramientas integradas y también presentar los resultados en forma gráfica.

En los cálculos, puede utilizar más de 400 funciones matemáticas, estadísticas, financieras y otras funciones especializadas, vincular varias tablas entre sí, seleccionar formatos arbitrarios de presentación de datos, crear estructuras jerárquicas, etc.

Exce1 se puede utilizar tanto para resolver problemas contables sencillos como para elaborar diversos formularios, gráficos comerciales e incluso el balance completo de la empresa.

Por ejemplo, en una empresa, utilizando Exce1, puede facilitar la solución de tareas como el procesamiento de pedidos y la planificación de la producción, cálculos de impuestos y nóminas, contabilidad de costos y personal, administración de ventas y propiedades, y muchas otras.

Sin embargo, el alcance del programa no se limita únicamente al ámbito de la vida empresarial. Gracias a potentes funciones matemáticas y de ingeniería, Excel1 puede resolver muchos problemas también en el campo de las ciencias naturales y la ingeniería.

Lista de literatura usada.

1. Kolesnikov, E. A. Evolución de las tablas electrónicas MOSCÚ-IZDAT, 2005

2. Sitio web www.wikipedia.com

3.Hojas de cálculo de Excel, Tutorial, Almatý, Atamura, 2002

Breve descripción

La forma más sencilla de procesar datos numéricos en una computadora es programa estándar Calculadora de Windows.
Pero, lamentablemente, las capacidades de la calculadora son limitadas.

Es difícil procesar grandes cantidades de datos numéricos con él.
En tales casos, se utilizan hojas de cálculo.

El artículo analiza las principales ventajas y desventajas de las fórmulas matriciales.

Veamos las ventajas y desventajas.

Beneficios de usar fórmulas matriciales:

• Fórmulas de matriz compacto. A menudo sucede que para obtener resultados es necesario realizar una serie de cálculos intermedios que ocupan espacio en la hoja. Solicitud Fórmulas de matriz puede reducir significativamente el número de celdas utilizadas por las fórmulas.
• Combinar cálculos no le permite eliminar por error uno o más elementos de una matriz (en este caso, aparece la ventana "No puede eliminar parte de una matriz")

• Para algunos cálculos puedes escribir uno. fórmula matricial y difundirlo a toda la gama células. Esto aumenta la visibilidad (ver artículo).
• Intensidad de recursos fórmulas de matriz disciplina al desarrollador. Fórmulas de matriz son una especie de indicador de deficiencias en el diseño de los cálculos en la hoja. Si Fórmulas de matriz Si se usa demasiado en la hoja, comienzan los problemas con la velocidad de los cálculos. Como regla general, esto se manifiesta claramente en tablas con más de 1000 filas (y, en consecuencia, con el mismo número fórmulas de matriz). Hay varias salidas: rediseñar los cálculos en la hoja (eliminar fórmulas innecesarias, simplificar tablas, agregar columnas con cálculos intermedios); uso; utilizar funciones para trabajar con la base de datos (BDSUMM(), BCOUNT(), etc.); transferir tablas a Access.

Desventajas de usar fórmulas matriciales:

• Complejo fórmulas de matriz puede ralentizar significativamente los cálculos en una hoja de trabajo, así como guardar, abrir y cerrar un libro. Debe evitar el uso de referencias de columnas o filas completas en fórmulas de matriz. Puede encontrar más información sobre cómo optimizar la velocidad de los cálculos, incluidas las fórmulas matriciales, en el artículo Mejora del rendimiento en Excel 2007 o.
• Puede ser más difícil de entender para los principiantes. fórmulas de matriz que las fórmulas convencionales (este es el precio de la compacidad);
• Fórmulas de matriz más difícil de crear, porque Además de resolver el problema en sí, es necesario que la fórmula esté correctamente diseñada y no ralentice el cálculo de la hoja de cálculo. A veces hay que dejar de consumir fórmulas de matriz a favor del uso de columnas adicionales para cálculos intermedios para acelerar los cálculos.

Los conocimientos básicos sobre fórmulas matriciales se pueden encontrar en el artículo.