Mapeo de datos. Vocabulario: mapeo. Preparando plantillas de carga de datos

Es muy importante responder correctamente a un correo electrónico de pedido potencial. No importa con quién trabajes (diseñador, maquetador, programador), siempre puedes mejorar la plantilla de respuesta para que la conversión sea máxima.

Veamos el ejemplo del trabajo de un diseñador autónomo. Regularmente (a veces con más frecuencia, a veces con menos frecuencia) recibe solicitudes de una estimación del costo del desarrollo del diseño o preguntas sobre su carga de trabajo actual y su capacidad para asumir el proyecto. Estas cartas se pueden responder de diferentes maneras y, en igualdad de condiciones, la respuesta será significativamente diferente.

En los meses en que mi carga de trabajo Casi al 100%. Realmente no me preocupaban estas preguntas; respondí que estaba ocupado y que no podría aceptar nuevos pedidos durante el próximo mes. Pero cuando terminó el trabajo en varios proyectos de varios años, tuve que esforzarme un poco para llenar los vacíos en las horas de trabajo.

Y entonces, ¿cuáles son los principios básicos que he entendido por mí mismo?

1. Si se le pide que muestre un portafolio, lo mejor es preguntar qué plano se realizará el sitio y preparar para el cliente una selección especial de obras de un tipo adecuado de complejidad y temas relacionados. Incluso si tiene un hermoso portafolio creado por separado, proporcione un enlace al mismo y, a continuación, enumere los trabajos que sean similares en espíritu y tema.

Por ejemplo, si quieren encargarle un diseño de portal con un catálogo de salones de belleza y peluqueros privados, entonces si tiene en su arsenal diseños de salones de belleza y sitios tipo portal, muéstrelos primero. Si lo comparan con otro diseñador, preferirán uno que ya haya trabajado en proyectos similares y de él tenga aproximadamente claro qué nivel se puede esperar.

A un cliente así no se le deben mostrar primero los sitios web de los concesionarios de automóviles, incluso si está muy orgulloso de ellos. Puede proporcionar un enlace separado a su cartera para todos los proyectos o escribir que también ha creado dichos sitios sobre otros temas.

2. Responda de forma rápida y precisa (sin perder de vista todas las preguntas del cliente). Prepare usted mismo una lista de todos los proyectos agrupados por tema y tipo (sitio de tarjetas de presentación, portal, tienda en línea, sitio promocional, etc.). Esto le permitirá formar rápidamente una muestra de respuesta, y la velocidad con la que da su opinión deja claro que lo más probable es que no incumpla los plazos.

Yo mismo me di cuenta de que cuando recurro, por ejemplo, a los diseñadores de diseño, en igualdad de condiciones, prefiero pagar entre un 30 y un 50% más por el diseño, pero a una persona que responde a las preguntas muy rápidamente (siempre hago todas las solicitudes por correo electrónico). correo) y con precisión puede darle una idea de la hora.

Por ejemplo, en horas de trabajo Has recibido la solicitud “¡Hola! Necesitamos un diseño para un portal de construcción. ¿Puedes asumirlo? Si es así, cuáles son las condiciones, el precio y me gustaría ver ejemplos de trabajo”.

Sería fantástico si en una hora le respondes a la persona con ejemplos de trabajos relacionados con el tipo de portal y la construcción (incluso si se trata de tarjetas de visita), y también le indicas los plazos aproximados y los rangos de precios. en especifico en este caso no hay suficientes datos iniciales (al menos alguna especificación técnica inteligible) para evaluación precisa términos, pero es necesario especificar un mínimo. Responda que “puedo responder exactamente los términos y el costo después de leer las especificaciones técnicas. El costo aproximado de desarrollar la página principal para un sitio tipo portal es de ###$, internos, dependiendo de la complejidad y cantidad. La pauta de tiempo es de 4 a 7 días para la opción principal, las internas, dependiendo de la complejidad”.

Manténgase conectado incluso fuera de casa. Haga una respuesta modelo cuando esté fuera de casa y responda con al menos una respuesta estándar “¡Hola! Gracias por tu carta. No estoy en la computadora de mi trabajo en este momento, puedo responder dentro de las 24 horas” o cualquier otra opción. Es importante responder rápido y dejar claro que existes y que eres adecuado y rápido.

3. Indique que la información de tiempo está actualizada. momento actual y ya está listo para llevar el proyecto a trabajar. Si el pedido tarda un poco, el tiempo puede variar dependiendo de la carga.

A menudo ha habido casos en los que dije que el tiempo de desarrollo era de hasta una semana. Recibí una respuesta que decía: "Démonos prisa". Bueno, parece que estoy libre, así que 4 días serán suficientes. Como resultado, los requisitos técnicos y el pago por adelantado se eliminan después de 3 semanas, pero ya tengo una carga de trabajo completamente diferente y físicamente no puedo crear un diseño claro en 4 días y prestarle la debida atención.

Se trata de una carta oficial en la que se indica el acercamiento o vencimiento de determinadas tareas, obligaciones o eventos.

El recordatorio debe ser ciertamente amigable y discreto: en ningún caso se debe culpar al destinatario, ya que el motivo del retraso en el pago o del impago, por ejemplo, puede ser la muy difícil situación financiera en la que se encuentra.

El contenido de la carta recordatoria depende principalmente de si es la primera, segunda o tercera vez que le recuerda a su pareja que debe cumplir con sus obligaciones o no cumplir con el plazo para pagar las facturas de Tosho. Si el cliente no responde a sus recordatorios, entonces, por supuesto, se verá obligado a informarle de su intención de acudir a los tribunales y rescindir el contrato. Sin embargo, incluso en este caso, el estilo de escritura debe ser cortés y comedido.

Por ejemplo:

. ¡Estimado!

. Permítanme aprovechar esta oportunidad para recordárselo. Usted, ¿cuál es la fecha de vencimiento para pagar las facturas? Su pedido no.(fecha) vencida

. Lo haremos. gracias si tu(fecha). Enviarás la traducción. Su deuda en el monto

Disculpas por tener que molestarte. usted sobre esto

. Seguimos con respeto

. ¡Estimado señor!

. Caminando. Para conocerte ampliamos el plazo de pago hasta(fecha) / ejecutamos al mismo tiempo. Tus nuevos pedidos. Si no paga el saldo antes del (fecha) y no envía un cheque que muestre el pago, nos veremos obligados a suspender temporalmente todas las ejecuciones. Sus locutores adjuntos están ovlen.

. Estamos esperando. Tu respuesta

. Con sincero respeto

. ¡Estimados señores!

. Perdón por molestarte de nuevo. Usted, pero lamentablemente no hemos recibido ninguna respuesta a nuestros recordatorios anteriores, lo sentimos. Su empresa trató nuestras solicitudes con tanta negligencia, aunque nosotros, por nuestra parte, siempre cumplimos estrictamente los términos del contrato y cumplimos todos sus pedidos con alta calidad.

. A pesar de los repetidos recordatorios y medidas tomadas,. Su deuda no sólo sigue pendiente, sino que continúa creciendo, por lo que creemos necesario informarle. Usted sobre su intención de rescindir el contrato.

. Es una pena, pero no vemos otra salida a esta lamentable situación.

. ¡Estimados señores!

. Lo siento, por favor, pero tenemos que recordárselo nuevamente. Cuéntanos sobre la gran deuda con nuestra empresa, que sigue creciendo. Siempre tratamos de entender. Estás en dificultades económicas, pero esta vez la deuda supera todas las anteriores y el plazo de pago ya pasó.

. Esperamos. Usted comprende que ya no podemos descuidar los intereses de la empresa y, por lo tanto, nos vemos obligados a presentar una demanda.

. Es una pena que nuestra cooperación no haya tenido éxito.

Volumen de negocios típico

Primera mención

1 lo permitiré. recordarte sobre

2. Aprovechando esta oportunidad, permítanme recordarles esto. estas endeudado

3. Por favor. convertirte atención especial sobre qué y. Tienes una deuda por el monto

4. Nos gustaría recordárselo. a ti sobre

5. Te lo recordamos. A usted que ha vencido el plazo para la presentación de informes (fecha)

6. Consideramos necesario recordarlo. Usted que según el contrato la comisión debe pagarse antes del (fecha)

7. Nos vemos obligados a recordártelo. Usted que vence el plazo para el pago de las facturas por la impresión solicitada. Impresión de productos pasados ​​por usted (fecha)

8. P. Por cierto, te lo recordamos. Tú ese envío. Aún te has quedado sin mercancía del almacén (fecha)

9. Sería oportuno recordar que

10. Creemos que este impago es sólo una omisión, y así lo esperamos. Lo eliminarás dentro

11. A. Pudiste navegar rápidamente por la situación, te la enviamos. Recibirás copias de las facturas que ya han vencido

12. Nuestro departamento de contabilidad informó eso. No has pagado varias facturas a tiempo

13. Esperamos que este impago sea solo un error molesto que se corrija en un futuro próximo.

14. Lamento (nos ofende) tener que molestarte. usted sobre esto

Repetir recordatorios

1. Es muy inconveniente para nosotros tener que recordárselo nuevamente. a ti sobre

2. Lamentablemente, tenemos que recordártelo nuevamente. A ti que aún no has recibido. Pagaste facturas

3 lamentamos mucho tener que recordarle nuevamente la presencia de varias facturas aún impagas

4. Retraso. Su pago es contrario a nuestros acuerdos anteriores sobre los términos de intercambio. Nos reservamos el derecho de continuar

5. Su falta de voluntad para cumplir estrictamente con los plazos de pago es una violación de los términos del contrato.

6. Es una lástima, pero tenemos que informarte. Usted sobre los cambios en el sistema de pago de pedidos, que son causados ​​por el hecho de que. No pagaste a tiempo los anteriores

7. Nunca nos molestaríamos. Tú con esos recordatorios, si. Cumpliste tus obligaciones de pago a tiempo

8. Te lo recordamos. ¿Qué a ti? Usted aceptó el pago dentro del plazo determinado por nosotros. La morosidad nos obliga a cobrar mensualmente. Su cuenta% del monto pendiente

9. Lo sentimos, pero ya tenemos que recordártelo una vez. Tú que la deuda es muy grande (significativa)

10 consideramos su deber (nosotros lo consideramos necesario) recordarlo nuevamente. A usted sobre una deuda que venció el (fecha)

11 en todo últimas semanas. Le hemos enviado tres recordatorios oficiales sobre la importante deuda de nuestra empresa. Lamentablemente no recibimos de. no hay respuesta tuya

12. Nos resulta desagradable volver a comunicarnos con usted. Sin embargo, en este sentido, todos nuestros recordatorios sobre la necesidad de enviar la mercancía a nuestra empresa siguen sin respuesta.

13. Continuamos de nuevo. Tienes un plazo para pagar la factura

14. Pague la deuda en unos días.

15. Llevamos meses esperando que se paguen nuestras facturas. Transfiera el monto correspondiente a nuestra cuenta bancaria antes del final de esta semana.

16. Nuestra cooperación ha sido bastante fructífera y su continuación sólo será posible si la deuda se paga antes del (fecha)

17 Ya le hemos escrito varias veces (repetidamente) pidiéndole que explique por qué. No pagarás las facturas, pero lamentablemente no has recibido respuesta

18. Ya llevas meses de retraso en la presentación de tu informe anual, por lo que nos vemos obligados

19. Su actitud desdeñosa hacia nuestras solicitudes perjudica nuestra cooperación, que alguna vez fue fructífera.

Recordatorio y advertencia final sobre las siguientes acciones legales

Si los delicados recordatorios y exigencias no producen los resultados deseados, se verá obligado a acudir a los tribunales o rescindir el contrato. Debes informar al destinatario sobre esto, pero hacer todo lo posible para que el tono y el estilo de la carta finalmente lo convenzan de que esto es extremadamente desagradable para ti, pero la única salida posible a la situación 34:

1. Su retraso en el pago de sus facturas es un incumplimiento grave de contrato y nos vemos obligados a remitir este asunto a nuestro departamento legal.

2. Porque. No ha respondido a nuestros repetidos recordatorios, hemos remitido el asunto a nuestro abogado.

3 Lamentamos mucho informarles que debido a una gran deuda. Su préstamo está cerrado temporalmente

4. Lamentablemente, impagos a largo plazo. Sus cuentas nos obligaron a remitir este asunto a un abogado.

5. Por el hecho de que. Usted, a pesar de nuestra petición urgente de saldar la deuda, todavía no ha enviado un cheque que acredite el pago, nos vemos obligados a suspender todas las ejecuciones. Tus pedidos

63 ante la situación se ven obligados a tomar medidas drásticas

7. Tu deuda ha superado todas las anteriores y aún vence (fecha). Ya no podemos descuidar los intereses de la empresa y nos vemos obligados a presentar una demanda.

8. Considerando la situación actual, nos vemos obligados a anunciar nuestra intención de rescindir el contrato. tienes un contrato

9. Retraso. Su pago de facturas nos obligó a acudir a los tribunales. Estábamos molestos. Su actitud descuidada hacia nuestras solicitudes.

10. No podemos esperar más para el pago. Estás obligado a pedir nuestras facturas al final de la semana. departamento legal organizar el pago de la deuda

11. Debido a retrasos sistemáticos y prolongados en la entrega de la mercancía, nos vemos obligados a rescindir el contrato. tienes un contrato

12. Te lo advertimos. Usted sobre su intención de rescindir el contrato

13. Todas nuestras solicitudes de reembolso. Sus deudas fueron en vano, por lo que nos vemos obligados a presentar una demanda. Créanme, estamos muy molestos, pero ahora no vemos otra salida a esta situación.

14. Es una pena que nuestra cooperación no haya tenido éxito.

La correspondencia comercial es uno de los componentes más importantes de la organización del proceso de diseño. Los documentos básicos en los que se basa el director de proyecto en su trabajo son el contrato, el cronograma de trabajo, la asignación de diseño y los datos iniciales. Sin embargo, el proceso de desarrollo del proyecto es tan complejo que no es posible reflejar de antemano todos sus matices en la tarea en la etapa de celebración del contrato. En este sentido, durante el diseño es necesario aclarar información, coordinar soluciones técnicas, confirmar los datos más importantes, etc.

La práctica demuestra que cualquier conversación con el cliente relacionada con el objeto de diseño debe ir acompañada de una carta oficial, con fecha, número y firma. Moderno tecnologías de la comunicación hacer sus propios ajustes al proceso de correspondencia: enviar hoy carta de papel Por correo es más bien una excepción. Sin embargo, cuanto más nos adhiramos a los cánones del trabajo de oficina, cuyo resultado es una carpeta sólida con la correspondencia recopilada en orden cronológico, mejor.

Una carta oficial debe tener fecha y número. También indique siempre el asunto de la carta.

Los principales motivos y motivos para escribir una carta al cliente.

Los GUI y directores de proyectos experimentados dicen: cuanto más papel, más limpio estará el culo. No suena bonito, pero refleja correctamente la esencia de la relación con el cliente. Cualquier decisión técnica tomada sin la participación del cliente o acordada con él sólo verbalmente puede resultar en un problema en el futuro.

En primer lugar, el representante del cliente puede olvidarse de la conversación oral (o fingir que la olvidó) y, en segundo lugar, la persona de contacto del cliente con la que se celebraron acuerdos puede cambiar. Por lo tanto, todas las discusiones sobre decisiones de diseño, en obligatorio debe estar documentado. Las cartas deben tener fecha, número y firma, y ​​deben ser recibidas oficialmente en la oficina del Cliente (posiblemente por correo electrónico, pero dirección oficial organización del cliente).

Los principales motivos por los que debes escribir una carta al cliente son los siguientes:

• los dibujos preliminares, bocetos y soluciones técnicas enviados al cliente para su aprobación deben ir acompañados de una carta de presentación que indique claramente cuándo, a quién y por qué se envía la documentación;
• si el cliente no proporciona ningún dato inicial o no existe aprobación oficial solución técnica– se le debe notificar por escrito y cuanto más a menudo, mejor. Cuando los plazos del proyecto comiencen a "arder", una pila de cartas de este tipo no permitirá que el diseñador dure;
• en ausencia de pagos planificados por parte del cliente, un anticipo o pagos intermedios, es necesario informarle inmediatamente por escrito, advertirle de un posible retraso en el período general de diseño (si, de acuerdo con los términos del contrato , el inicio de las obras está ligado a un anticipo);
• si por alguna razón el proyecto no puede proporcionar la solución que el cliente solicitó (por ejemplo, debido a una violación de las normas), es necesario notificarlo por escrito, con una justificación competente;
• la imposibilidad de invertir dentro de los plazos especificados en el contrato deberá justificarse debidamente en una carta que acompañe al acuerdo adicional de aplazamiento de los plazos;
• Como regla general, aparece trabajo adicional durante el proceso de diseño. Pueden ser nuevas condiciones o deseos del cliente, que requieran ajustes menores o alteraciones significativas de la documentación; puede haber nuevos trabajos cuya necesidad no pudo determinarse en la etapa de celebración del contrato; puede haber otros casos. El cliente deberá ser notificado de ello por escrito, recibiendo de él la confirmación de la necesidad de realizar trabajo adicional y su disposición a celebrar un acuerdo adicional;
• si se encuentra algún error en el proyecto, es necesario, además de corregirlo, justificar correcta y claramente en una carta los motivos por los que se realizó;
• el cliente podrá requerir el uso de ciertas marcas de equipos en el proyecto y materiales de construcción. A menudo, el cliente decide utilizar análogos más baratos en comparación con los proporcionados por el diseñador. ACERCA DE posibles consecuencias dicha sustitución deberá ser comunicada razonablemente al cliente.

La carta se redacta en papel membretado, de acuerdo con las normas básicas del trabajo de oficina: empresa cliente, cargo, apellido e iniciales de la persona autorizada para realizar correspondencia comercial. Este - documento oficial(que, entre otras cosas, puede ser considerado por el tribunal), por lo tanto, debe tener fecha, número y estar certificado por la firma de una persona autorizada (director, ingeniero jefe, ingeniero jefe de proyectos, etc.) Una carta redactada en papel con membrete de la empresa, además húmedo no requiere impresión. La carta debe indicar el asunto: "Sobre el progreso del diseño", "Sobre el pago", etc.

La carta debe comenzar con tratamiento estándar, por ejemplo - "¡Estimado Igor Petrovich!" Es importante dirigirse al cliente por su nombre y patronímico. Si está preparando una respuesta a una carta y no tiene los datos de la persona con la que se comunica, debe averiguarlo (llame a la recepción o al ejecutor directo de la carta).

La carta indica el nombre de la organización y la persona a quien está dirigida. Dirígete al destinatario por su nombre y patronímico.

Al final de la carta, bajo la firma, se debe indicar el contratista y sus datos de contacto. Por ejemplo, si el material de una carta firmada por el ingeniero jefe o el ingeniero jefe fue preparado por un ingeniero de diseño, el representante del cliente debería poder contactarlo directamente para aclarar los detalles técnicos.

Debajo de la firma deberá indicar los contactos del contratista para poder aclarar detalles técnicos.

No se deben insertar imágenes ni tablas en el cuerpo de la carta: dichos materiales tienen el formato de archivos adjuntos con su propio número y nombre. Al final de la carta hay una lista de todas las solicitudes indicando su número de serie, título, número de páginas y número de ejemplares.

Las herramientas modernas de revisión ortográfica (incluidas las integradas en MS Word) le permiten preparar documentos absolutamente alfabetizados. No se aceptan errores de ortografía, puntuación y estilo en la correspondencia comercial.

Algunos puntos a los que el diseñador debe prestar atención para escribir correctamente una carta al cliente

Incluso Yamamoto Tsunetomo en el siglo XVII, en su colección de códigos de conducta samuráis, decía que una carta debía escribirse de tal manera que el destinatario quisiera colgarla en la pared, como una obra de arte. Aunque el texto sea mayoritariamente técnico, lleno de números y datos, será leído por una persona viva.

A nadie, y especialmente al cliente, le gustará que la carta comience con las palabras “Le informamos…”, “Una vez más le avisamos…”, incluso si el objetivo de la carta es informar o recordar. Si es posible, estas frases deberían suavizarse y trasladarse al segundo o tercer párrafo.

Un ejemplo de disposición de bloques semánticos.

Dependiendo de su contenido, puedes comenzar una carta con las siguientes frases introductorias:

• Gracias por la invitación a cooperar...
• Por la presente le mostramos nuestro respeto...
• Continuando la conversación telefónica...
• Según lo acordado, les informo...
• Gracias por su oportuna respuesta a nuestra carta No....

El cuerpo principal de la carta, que contiene preguntas, descripciones de problemas y su visión de su solución, debe presentarse de forma clara y concisa, sin información innecesaria. Es recomendable que toda la carta quepa en una sola página (no siempre es así).

Al final de la carta, es necesario resumir y describir claramente lo que espera del cliente, prestar atención a la urgencia y prioridad de determinadas tareas.

La última frase antes de la firma también debe ser una señal de respeto: “con respeto...”, “con esperanza de comprensión mutua”, “con esperanza de una mayor cooperación...”, etc.

Termina tu carta con respeto.

EN últimamente el correo electrónico lo toma todo lugar más grande en correspondencia comercial. Sus ventajas son obvias: eficiencia, accesibilidad y facilidad de uso. Cabe recordar que correspondencia por correo electrónico tiene sus propios matices.

Recibir cartas

1. Revisa tu correo electrónico al menos 2 veces al día: por la mañana y por la tarde. De lo contrario, puedes paralizar el trabajo de otras personas y retrasar la resolución de problemas;
2. Si recibió una carta, significa que alguien la envió y lo hizo por algún motivo. Por tanto, es necesario leer las cartas recibidas. Por supuesto, aquí no se considera el spam;
3. Si es gerente, su jornada laboral debería comenzar lanzando un cliente de correo electrónico que no se descargue en todo el día y revise automáticamente el correo. Configure la entrega/recepción automática de correo al menos cada 10 (o mejor 2 o 3) minutos;
4. si está muy ocupado y recibió una carta, evalúe de quién es, el tema y hojeela; esto le ayudará a comprender rápidamente si la carta requiere una respuesta urgente o si puede esperar un poco;
5. el más simple y manera efectiva mueva las cosas y no acumule montones de correo; responda las cartas de inmediato. Por lo tanto, si no está enfrascado en una conversación u otra actividad que no tolere interrupciones, responda la carta de inmediato.

Campos “Para”, “Cc”, “Cco”

Debes comprender, recordar y utilizar correctamente los campos “Para”, “Copiar” y “ Cco" De esto dependen tus acciones al recibir la carta o las acciones del destinatario.

1. "A quien". Si envía una pregunta, espera una respuesta del destinatario especificado en el campo "Para". Si eres el destinatario, debes responder. Es decir, la carta y la información o preguntas que contiene se dirigen directamente al destinatario indicado en este campo.
2. "Copiar". Los destinatarios en este campo reciben una carta de información o son "invitados como testigos". El destinatario de las copias no debe caso general contestar la carta. Además, cuando existe tal necesidad, se considera de buena educación comenzar con la frase "Perdón por interferir".
3. "Copia ciega" El hecho de que la carta fue enviada a la persona especificada en el campo "CCO" no será conocido por el destinatario principal ni por quienes se encuentran en las copias. Este campo también se utiliza para correo masivo para que tu libreta de direcciones Todos los destinatarios no lo sabían.

Al responder, no se olvide del botón "Responder a todos": esto guardará copias de los destinatarios de la carta inicial y su respuesta no pasará por alto. Siempre puedes eliminar destinatarios no deseados o agregar otros.

Si la carta recibida contiene más de dos destinatarios en el campo "Para", esto significa que ambos corresponsales o cualquiera de ellos deben responder. Decide quién debe responder. Sin embargo, tenga cuidado al enviar cartas que contengan más de dos destinatarios en el campo "Para": si envía una carta a todos, corre el riesgo de no recibir respuesta de nadie.

Campo de asunto

No debes dejar este campo vacío. Las personas con las que se comunica pueden recibir cientos de correos electrónicos al día y utilizar este campo para evaluación rápida La importancia del contenido de la carta.

La línea de asunto debe reflejar brevemente el tema de la carta. Títulos como "Pregunta", "¡Hola!" o los títulos vacíos revelan que usted es un principiante o que carece de habilidades básicas en correspondencia comercial.

"La importancia de escribir"

Si la carta contiene información sobre cambios urgentes, el texto de cualquier contrato u otra información a la que se debe prestar atención primero, utilice la importancia "alta", esto resaltará la carta en la bandeja de entrada.

• ¡No uses la importancia "alta" en vano!
• Una carta personal a un corresponsal comercial o una carta con una imagen o enlace divertido y no comercial debe marcarse con importancia “baja”.

Escribir una respuesta

1. Comience con un saludo, es educado.
2. Habla el mismo idioma con la persona. Esto no sólo afecta al idioma ruso/inglés, sino también a la forma del texto. Una respuesta informal a una carta formal es una falta de respeto hacia el encuestado y una demostración de la propia baja cultura.
3. No utilice transliteración, excepto cuando envíe cartas con dispositivos móviles. Si su cliente de correo electrónico no admite el idioma ruso o daña las codificaciones, adjunte el texto de la respuesta en el archivo adjunto.
4. Una carta comercial debe ser precisa, específica y concisa.
   • Exactitud– indique los detalles exactos a los que se refiere (por ejemplo, fecha de la reunión, punto de la agenda de la reunión, fecha y asunto de otro correo electrónico o nombre del archivo).
   • Especificidad– debe quedar claro en la carta exactamente QUÉ EXACTAMENTE se requiere del destinatario.
   • Concisión. El que piensa con claridad habla con claridad y su destinatario lo ve. Por lo tanto, no es necesario afirmar tres paginas algo que podría escribirse en tres frases. Un texto comercial lacónico no es sequedad, sino ahorro de tiempo y precisión de pensamiento.
5. Si la carta contiene varias preguntas, temas o tareas, estructurarlos y separarlos. Un “chorro de jabón” continuo es difícil de leer y, de hecho, puedes perderte la pregunta principal de la carta.
6. Responda las solicitudes formuladas en la carta con la mayor precisión posible. La respuesta a una solicitud o tarea es "¡Hagámoslo!" incompleto “Lo haremos en tal fecha”, “en tantos días”, “después de tal o cual evento” es una respuesta más definitiva y precisa.
7. ¡El texto no debe contener errores! Los errores tipográficos no son terribles, pero si escribes mal las palabras en cada letra, se nota muy rápidamente y deja una huella negativa en tu imagen como socio comercial.
8. ¡Nunca envíes una carta sin leer lo que escribiste! Lea su respuesta y asegúrese de que sea concisa, precisa, clara, específica y que no contenga errores gramaticales. Comprueba que estén indicados todos los destinatarios necesarios y que estén colocados correctamente en los campos “Para” y “Cc”. Compruebe si hay errores gramaticales.
9. Cite el texto de la carta original.
10. Al citar en su totalidad (si su respuesta es la carta completa), escriba el texto de la respuesta al PRINCIPIO de la carta, ¡no al final!
11. Si tus respuestas son punto por punto, separa la cita. lineas vacias arriba y abajo.

Adjuntos

1. No adjunte archivos en formatos EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR (muchos clientes de correo electrónico o los servidores bloquean estrictamente dichos archivos adjuntos y el destinatario nunca los leerá. Empaquételos en un archivo (zip, rar) como si estuviera en un shell e insértelos en este formulario.
2. Se considera normal enviar archivos adjuntos de hasta 2-3 megas sin previo aviso. Si desea enviar un archivo adjunto de mayor tamaño, consulte con el corresponsal si dicho archivo pasará por su servidor o si cabe en su buzón de correo.
3. Absténgase de invertir en contenidos dudosos: en primer lugar, es posible que su corresponsal no comparta sus gustos y, en segundo lugar, puede causar problemas a una persona que trabaja en una organización donde se utiliza la censura postal.

firma electrónica

1. Su presencia es útil (ahí está tu Información del contacto) y esta es una buena forma que demuestra su profesionalismo.
2. La firma no debe exceder de 5 a 6 líneas. Debe incluir, como mínimo, su nombre y apellido. Además, es recomendable indicar su número de teléfono, dirección de correo electrónico, nombre y dirección física empresa, así como la dirección de su sitio web.
3. Tienes dos opciones firma electrónica: para cartas de iniciativa (propias) con pleno apoyo

Una carta comercial debe tener una estructura clara, cuyas ventajas son:

• ahorrando tiempo a usted y al destinatario;
• garantizar que la carta sea leída por el destinatario y comprensión correcta su esencia;
• recibir una respuesta clara e inteligible.

Estructura de una carta comercial

Apelar

Se encuentra en el encabezado de la carta y contiene el cargo y el nombre completo del destinatario. Para la correspondencia comercial oficial, la dirección estándar es "Estimado", que se escribe con letras mayúsculas y en el centro de la hoja. Y luego hay muchas opciones dependiendo de lo que escriban y a quién. Así, en Rusia es costumbre dirigirse a las personas por su nombre y patronímico, en empresas con cultura corporativa occidental, simplemente por su nombre. Si conoce personalmente a su socio, puede dirigirse a él así: "Estimado Andrei Petrovich", si no lo conoce, "Estimado señor Smirnov". Por cierto, cuando se dirige a una persona, la palabra "Sr." no puede abreviarse como "Sr." Y bajo ninguna circunstancia escriba "Estimado señor A.P. Smirnov". O "Andrey Petrovich" o "Smirnov".

Si no escribe a la realeza, a representantes de denominaciones religiosas, presidentes y miembros del parlamento. varios paises, considérate afortunado. Para ellos existen fórmulas de conversión oficiales y especiales para cada rango. Antes de enviar dicha carta, verifique cuidadosamente si el mensaje seleccionado corresponde al estado del destinatario. Es mucho más fácil recordar cómo escribirle al personal militar: "Estimado camarada coronel", incluso si este coronel es una mujer. Pero la dirección "Damas y caballeros" es laica y es mejor utilizarla, por ejemplo, para una invitación a la inauguración de un salón. ropa de moda. Si invita a alguien a una presentación de negocios, por ejemplo sobre nuevas plataformas de perforación, entonces, según la práctica establecida, se utiliza para todos la dirección común "Estimados señores". En este caso, no importa que en esta organización también trabajen mujeres.

Ejemplo:

Director General
LLC "Concordia"
Dobrovolsky P.I.

¡Querido Pavel Ilich!
o
¡Estimado señor Dobrovolsky!

Preámbulo

Conforma el primer párrafo de la carta, en el que se expone su propósito, el motivo que le impulsó a escribirla. Después de leer el preámbulo, el destinatario debe comprender la esencia de la carta. Ejemplo: Le escribo para expresarle mi descontento con la calidad de las materias primas para la producción de muebles que nos suministra su empresa, y cuento con sus acciones. destinado a mejorar rápidamente la situación y compensar las pérdidas que nos han causado.

Ejemplo: A lo largo de mes pasado, a partir del 2 de junio de este año, entre el 10% y el 15% de cada lote de sus materias primas son defectuosos. Estos hechos fueron debidamente documentados por los especialistas de nuestra empresa. Se adjuntan copias de los documentos a esta carta. Las pérdidas de nuestra empresa por la recepción de materias primas defectuosas ascienden a aproximadamente 1 millón de rublos. Llevamos cinco años cooperando con Concord LLC y hasta ahora no hemos tenido motivos para quejarnos. En esta situación, insistimos en una compensación total por nuestras pérdidas. Si es necesario, estamos dispuestos a realizar un examen conjunto de las materias primas rechazadas.

Conclusión

Necesario para un breve resumen de todo lo escrito y una conclusión lógica a la carta.

Ejemplo: Estoy seguro de que comprenderá esta situación y en un futuro próximo nuestra cooperación volverá a la normalidad.

Firma

La carta termina con la firma (cargo + nombre completo) del destinatario, precedida por la forma cortés estándar "Con respeto". También son posibles las siguientes opciones: "Atentamente", "Con esperanza de una cooperación productiva", "Con gratitud por su cooperación", etc. Al firmar una carta, es importante tener en cuenta el rango del destinatario y el destinatario. La carta dirigida al Director General también deberá estar firmada por gerente general o al menos su suplente. En este caso, la firma debe corresponder a su decodificación: la situación en la que el subdirector pone una barra al lado del apellido del director y firma con su propio nombre es inaceptable.

Ejemplo: Atentamente, Director General de la fábrica de muebles Zarya A.D. Kiselev

PD

La posdata (P.S.), una posdata al final de una carta después de la firma, rara vez se utiliza en la correspondencia comercial. Sirve para informar al destinatario sobre un hecho importante ocurrido después de la redacción de la carta, o para transmitirle información indirectamente relacionada con el tema de la carta.

Ejemplo 1: PD ¡Les informo que el porcentaje de defectos en un lote de materias primas recibido hace 3 horas ha aumentado al 17%!

Ejemplo 2: PD El jefe de nuestro departamento de recepción de materias primas se reunirá mañana a las 14:00 con sus especialistas en su empresa.

Aplicaciones

Los anexos son una adición opcional al texto principal de la carta y, por lo tanto, están redactados en hojas separadas– cada solicitud en su propia hoja. No hay reglas para escribirlos.

Frases estándar correspondencia comercial

Avisos

• Les informamos que el retraso en el envío... se produjo debido a...
• Nos gustaría informarle que la dirección de la planta ha tomado una decisión...
• Le informamos que su oferta ha sido aceptada.
• Les informamos que nosotros...
• Nos gustaría informarles que...
• Te informamos que lamentablemente no podemos...

Modelos de expresiones que explican motivos (Las frases más comunes al comienzo de una carta comercial estándar)

Siguiendo el protocolo...
• Para fortalecer la protección de la propiedad...
• En respuesta a su solicitud...
• Para confirmar nuestra conversación telefónica...
• Para confirmar nuestro acuerdo...
• Con el fin de brindar asistencia técnica...
• Debido a la difícil situación...
• En conexión con el trabajo conjunto…
• Según la carta del cliente...

Si el autor es una persona jurídica, entonces las acciones se transfieren:

1. Tercera persona del singular, por ejemplo:
   • A la planta de Zarya no le importa...
   • La empresa conjunta ruso-inglesa Soyuz K ofrece...
   • La cooperativa Naiv garantiza...
2. De la tercera persona del plural, por ejemplo: La dirección y el comité sindical de la planta de Zarya piden encarecidamente...
3. Primera persona del plural:
   • Por favor...
   • Confirmamos...
   • Informamos...

Si el autor es una persona física, entonces las acciones se transfieren:

1. Primera persona del singular, por ejemplo:
   • Para tu información…
   • Por favor...
   • Te estoy informando...
2. Primera persona del plural, por ejemplo:
   • Aprobamos...
   • Hemos recibido su telegrama...
   • Felicidades...
   • Apoyamos...

Pedido

• Por favor verifique el avance del trabajo...
• Por favor toma acción...
• Por favor proporcione datos de rendimiento...

Envío de documentos o bienes materiales

• Enviamos planos de montaje de la máquina...
• Te enviamos los documentos que te interesan por correo certificado...
• Te enviamos el contrato firmado por nosotros...

Confirmación

• Agradecemos acusar recibo de su pedido y procedemos a su ejecución...
• Confirmamos recepción de especificaciones para...
• La planta de Zaryá confirma las condiciones de suministro de equipos...

Oferta

• Podemos ofrecerle...
• Te invitamos a comprar…
• Podemos recomendarte...

Invitación

• Te invitamos a participar en la discusión del proyecto...
• Por favor participe en la discusión del problema...
• Invitamos a un representante de su empresa a visitar…

Denegación y rechazo de propuesta (proyecto)

• El borrador de la lista de títulos que envió para proyectos de construcción por valor... no puede ser aprobado por nosotros por las siguientes razones.
• Su propuesta (proyecto) ha sido rechazada por los siguientes motivos...

Recordatorio

• Les recordamos que según el plan de trabajo conjunto deben...
• Te recordamos que de acuerdo con... Debes...
• Te recordamos que tu pago pendiente asciende a...
• Les recordamos que el plazo para el envío del manuscrito vence...

Garantías

• Garantizamos el pago.
• Garantizamos plazos.
• Garantizamos la calidad de los productos.

Interpretación de la propia posición.

• Nuestros llamamientos sobre esta cuestión no dieron resultados positivos.
• No tenemos ninguna objeción al diseño.
• No podemos entregarle la mercancía... debido a las siguientes razones:...

Interpretación de las acciones de la otra parte.

• Tal retraso puede llevar...
• Es completamente inexplicable por qué su fábrica retrasa el envío de moldes...
• Las promesas que hiciste no se cumplen.

Palabras finales

• Esperamos que nuestra petición sea atendida.
• Esperamos una mayor cooperación.
• Con deseos de éxito.
• Le rogamos amablemente que no demore su respuesta.
• Perdónanos por la demora en la respuesta (por un error).

Estándares éticos para la correspondencia comercial

La correspondencia comercial, como cualquier otra forma de interacción humana, se basa en un conjunto de reglas y normas éticas, la principal de las cuales es "CORRECCIÓN Y RESPETO POR SU PAREJA". Incluso si el propósito de la carta es expresar una queja, su texto no debe contener palabras groseras o expresiones incorrectas que puedan ofender a su contraparte. Al cuidar de mantener la dignidad de su destinatario, preserva la suya propia.

• Comience el mensaje con una declaración de rechazo. En primer lugar, debes indicar tu motivación. decisión tomada y dejar claro que, en determinadas circunstancias, la cuestión puede volver a examinarse;
• imponer al destinatario el resultado esperado de la pregunta, por ejemplo: "Por favor, estudie y resuelva el problema positivamente" o "Por favor, apruebe esta candidatura".
• anime al destinatario a apresurarse al tomar una decisión con las palabras "urgentemente", "inmediatamente", "más urgentemente" términos cortos" Es mejor utilizar las fórmulas de etiqueta “Le pido que responda antes de tal o cual fecha”, “Le insto a que me informe inmediatamente de su decisión”
• insinúa al destinatario sobre su imaginaria falta de atención, incompetencia, introduciendo en el texto de la carta una frase como “Propongo estudiar detenidamente…”.

Para el destinatario de cartas comerciales requisitos obligatorios, desde el punto de vista de las normas éticas, son:

• rechazo del formulario de respuesta, en el que se devuelve al autor una carta de solicitud o una carta de oferta con la información de respuesta colocada en ellas;
• respuesta rápida y clara a la organización de envío. La demora o la falta de respuesta pueden considerarse falta de cooperación.

Seguir los estándares éticos de la correspondencia comercial enumerados anteriormente no requerirá que usted realice ninguna hazaña y con el tiempo se volverá fácil y habitual. Además, te dará reputación de persona discreta e incluso te enseñará cómo convertir a tus oponentes en aliados.

Reglas generales para escribir cartas comerciales.

Además de la estructura, otro componente importante de una carta comercial competente es su cuidado diseño.

carta informativa

carta informativa- Se trata de una carta oficial que informa al destinatario de información oficial.

La extensión del boletín varía desde un párrafo hasta varias páginas.

Como regla general, las cartas informativas están firmadas por el director de la organización y, en el caso de envíos masivos (por ejemplo, a todos los clientes de la empresa), es posible que no contengan ninguna firma manual. Las cartas informativas suelen ser estándar. naturaleza.

carta de peticion– una carta oficial enviada para obtener cualquier información o documento oficial.

En general, las cartas de consulta se redactan de la misma manera que las cartas rogatorias. Las cartas de solicitud suelen estar firmadas por el director de la organización o un funcionario oficialmente autorizado.

El texto de la carta de solicitud debe contener una justificación de la necesidad de proporcionar materiales o información y la declaración real de la solicitud.

Una carta de solicitud requiere una carta de respuesta.

carta de respuesta

Una carta de respuesta es una carta de servicio que se escribe como respuesta a una carta de consulta o una carta de solicitud.

La respuesta puede ser negativa (carta de rechazo) o positiva.

El texto de la carta de respuesta debe utilizar el mismo lenguaje y vocabulario que el autor utilizó en la carta de iniciativa, siempre que la carta de solicitud esté escrita correctamente en términos de lenguaje.

No debe incluir en el texto de la carta de respuesta un enlace a la carta recibida (“A su carta de fecha _______#__…”).

La información sobre la carta de iniciativa está incluida en la redacción. número de registro carta de respuesta Es aconsejable comenzar una carta de negativa con una justificación del rechazo: “En relación con...”, dado que una respuesta negativa debe estar justificada, no se puede simplemente rechazar una solicitud sin explicación.

carta de confirmación

Una carta de confirmación es una carta oficial en la que el destinatario confirma acuerdos alcanzados previamente, intenciones, recepción de información, documentos u otros materiales, etc.

La fórmula lingüística clave de este tipo de carta es: "Confirmamos (recepción de documentos, acuerdo preliminar, consentimiento para...)".

Al confirmar un acuerdo preliminar, el texto de la carta debe describir brevemente su esencia.

Si se confirma la recepción de los documentos, deberá nombrarlos, etc. Una carta de confirmación puede terminar con una solicitud, deseo o propuesta.

carta de queja

Una carta de queja es una carta comercial de iniciativa, cuyo propósito es expresar una queja o descontento al destinatario.

En conclusión, se deben expresar deseos o propuestas específicas para corregir la situación.

carta de garantia

Las cartas de garantía tienen como objetivo proporcionar al destinatario garantías escritas con el fin de confirmar ciertas promesas o condiciones, intenciones o acciones del autor (organización de envío), que de una forma u otra afectan los intereses del destinatario.

Las cartas de garantía están dirigidas a una organización o un individuo. La palabra "garantía" no podrá mencionarse en absoluto en el texto de la carta, sin embargo, la carta seguirá siendo un documento que contiene una garantía.

Se puede garantizar el pago del trabajo realizado, el momento de su finalización, la calidad del trabajo, la calidad del producto, el momento de su entrega, el pago de los productos recibidos, etc. Estos aspectos pueden formar el contenido del contrato. carta completa o incluirse en el texto de la carta como su componente.

Las cartas de garantía son de naturaleza enfáticamente legal y corresponden en estatus a documentos de naturaleza contractual. La mayoría de las veces, se emiten cartas de garantía para confirmar el pago.

En este caso, es obligatorio indicar el número de contrato y factura según la cual se debe realizar el pago.

Las cartas de garantía se distinguen por la claridad, precisión y falta de ambigüedad en su redacción, ya que estamos hablando de sobre proporcionar al destinatario garantías en nombre y en nombre de una organización o funcionario. Debe indicar el tipo de operación a realizar.

Dichas cartas pueden comenzar con una declaración de la esencia de las garantías brindadas al destinatario, por ejemplo: “Con esta carta garantizo…”.

En otros casos, una carta de garantía puede contener una exposición de los motivos de la intención del autor de declarar su disposición a ofrecer al destinatario determinadas garantías. En este caso, la declaración correspondiente se formula en la oración final, por ejemplo: “Garantizamos el pago” o “Oportuno y pago completo Te lo garantizo."

Una característica especial de este tipo de carta es la presencia, junto con la firma del autor (por ejemplo, el director de una organización), de la firma de un funcionario directamente responsable de cuestiones financieras o de otro tipo. Si se envía una carta de garantía como obligación de pago por una compra, servicio prestado, etc., entonces deberá indicar datos bancarios organización pagadora.

EN frase clave La carta de garantía podrá incluir las siguientes palabras y expresiones:

• Garantizamos...
• Te garantizamos que...
• La empresa colaboradora garantiza...
• Por favor envíe a nuestra dirección contra reembolso (tipo de garantía)…
• Garantizamos el pago...
• Por la presente garantizamos...

Reanudar

Un currículum es un tipo de carta comercial cuyo objetivo es brindar la presentación más completa y ventajosa de un especialista ante un empleador.

Al redactar un currículum, se deben seguir estrictamente una serie de reglas:

1. Preséntate
2. Educación
3. Experiencia
4. ¿Necesito indicar el nivel salarial deseado?
5. ¿Es necesario indicar información adicional sobre ti?
6. ¿Necesitas datos personales?
7. Adapte su currículum a los requisitos del empleador.
8. Actitud hacia los viajes de negocios.
9. Disponibilidad de recomendaciones
10. Carta de presentación

No existe ni puede haber un currículum único para todas las ocasiones que pueda enviarse a todas las empresas sin cambios.

Cada vez debes pensar primero en qué cualidades se valorarán en nuevo trabajo y modificar el currículum en consecuencia. La información presentada en el currículum debe ser confiable. No dejes espacios en blanco en tu currículum.

Y lo más importante: el currículum debe ser breve: no más de una página y media. Su capacidad para formular claramente y presentar brevemente es un indicador de un alto nivel de cultura general.

Tener una foto en tu currículum es bienvenido.

1. Confirmación del hecho y condiciones de trabajo en la organización, breve información sobre los cargos ocupados y las funciones desempeñadas (para una carta de recomendación de un particular en en este punto se indica durante qué período de tiempo y en qué calidad el autor de la carta conoce a la persona recomendada). La lista de responsabilidades debe indicar las calificaciones de la persona recomendada. Si la persona recomendada ocupó varios puestos, entonces los datos sobre los puestos ocupados y desempeñados responsabilidades laborales se indican para cada intervalo de tiempo. Ejemplo: Sidorov Vladimir Aleksandrovich trabajó en la empresa Vector del 12 de marzo de 1998 al 16 de marzo de 2002, incluido del 12 de marzo de 1998 al 16 de marzo de 2002, como director del departamento de comercio y compras, del 17 de marzo al 25 de noviembre de 2002, como un alto directivo del mismo departamento. Sus responsabilidades como gerente consistían en organizar el suministro de componentes y, como gerente superior, en organizar la interacción entre las empresas proveedoras de componentes y la producción.
2. Breve descripción de las características profesionales, empresariales y cualidades personales recomendado y los éxitos que obtuvo durante su labor en la organización. Estos deberían ser abandonados. palabras comunes, como confiable, competente, concienzudo, etc., pero céntrese en hechos específicos que caracterizan a la persona recomendada en cuanto a sus cualidades profesionales, capacidad para afrontar determinadas tareas. Aquí puede centrarse en categorías como nivel de conocimientos y trabajo duro. desempeño de responsabilidades básicas, capacidad para hacer frente a tareas no estándar, ingenio, iniciativa, capacidad de aprendizaje, capacidad de adaptarse a diferentes situaciones, estabilidad emocional, cualidades de liderazgo Aquí puede dar una comparación aproximada del trabajo de la persona recomendada con el trabajo de sus colegas, indicar los logros, proyectos más significativos desarrollados e implementados por él personalmente. Ejemplo: Dominó el software de forma independiente, llevó a cabo negociaciones comerciales de forma independiente y exitosa, supervisó eficazmente a sus subordinados, etc.
3. Razones para cambiar de trabajo (dejar la organización, mudarse a otro lugar). Esto podría ser un cambio en el perfil de la organización, cierre de una división, cambios de personal en la organización, cambio de lugar de residencia, etc.
4. Conclusiones. Una evaluación breve y específica de la competencia, las cualidades comerciales, el potencial creativo y las oportunidades profesionales de la persona recomendada. Recomendaciones para ocupar un puesto o puestos específicos (en algunos casos, es recomendable indicar aquí en qué medida recomienda a una persona para el puesto deseado: incondicionalmente, fuertemente, con algunas reservas, no recomendar). Ejemplo: Sidorov Vladimir Aleksandrovich domina la tecnología... (tiene una amplia experiencia trabajando con servidores software...o ...puede trabajar independientemente con clientes corporativos... etc.). Creo que el señor Sidorov puede desempeñar eficazmente las funciones de jefe de departamento, trabajando como jefe de departamento, jefe adjunto del departamento de informática de una empresa de nivel medio.
5. Datos de contacto de la persona que firma la carta. Este punto es especialmente relevante para las cartas de recomendación escritas por particulares, ya que es muy posible que un nuevo empleador, después de leer la carta de recomendación, quiera aclarar algunos detalles.

presione soltar

El comunicado de prensa es mensaje informativo para fondos medios de comunicación, cuya tarea es atraer la atención sobre un determinado evento (actual o próximo) para maximizar la cobertura. de este evento en los medios.

Los comunicados de prensa los redactan y envían los servicios de prensa de empresas y organizaciones y tienen ciertas reglas de redacción:

• en el encabezado del documento deberá indicarse la palabra “Comunicado de prensa” y deberá indicarse la fecha de su distribución;
• el título del comunicado de prensa debe reflejar su tema y el mensaje del mensaje informativo lo más claramente posible;
• la esencia del título del comunicado de prensa se puede revelar con más detalle en el subtítulo (sin embargo, su presencia no es necesaria);
• El primer párrafo del comunicado de prensa debe contener la siguiente información: qué, dónde y cuándo pasó (sucederá);
• El volumen del comunicado de prensa no debe exceder una página y media de texto mecanografiado. En este caso, es recomendable limitarse a una página, incluyendo la firma y pies de página del membrete de la organización;
• el comunicado de prensa puede incluir citas de creadores de noticias: oradores responsables de la organización;
• el comunicado de prensa está redactado con membrete de la organización;
• La firma del comunicado de prensa debe indicar el nombre completo de la persona de contacto que puede brindar información adicional sobre el tema del comunicado de prensa, y su información de contacto: teléfono (preferiblemente móvil), correo electrónico, número ICQ.

carta de felicitacion

El formato "Felicitaciones" pertenece a la categoría de correspondencia comercial personal.

Se redacta en un formulario de felicitación o postal y a la hora de redactarlo puede y debe prevalecer. creatividad. Esto se aplica tanto al texto de la carta como a su diseño.

Las felicitaciones pueden ser personales (feliz cumpleaños) o masivas (por ejemplo, Feliz Año Nuevo).

En el primer caso, la dirección al destinatario debe ser personal: nombre y patronímico; en el segundo caso, puede ser general, por ejemplo: “¡Queridos amigos!”

En ambos casos, el remitente deberá firmar personalmente las felicitaciones (se utiliza un facsímil cuando se envían felicitaciones masivas).

Felicitaciones personales

Felicitaciones masivas

carta de invitacion

El formato “Invitación” pertenece a la categoría de correspondencia comercial personal.

Se emite en papel con membrete oficial o en una postal y tiene como objetivo notificar al destinatario sobre un determinado evento especial al que está invitado a asistir.

La invitación debe contener información sobre el lugar y hora del evento, así como su nombre.

La invitación debe indicar el código de vestimenta aceptable (por ejemplo, negro y corbata), así como el número de personas a quienes se aplica la invitación.

Como regla general, una invitación es de carácter personal, pero durante eventos públicos puede ser impersonal.

invitación personal

invitación masiva

carta de agradecimiento

El formato "Gracias" pertenece a la categoría de correspondencia comercial personal y tiene como objetivo expresar agradecimiento al destinatario.

Como regla general, el agradecimiento se emite en papel con membrete oficial de la organización, pero también se puede emitir en forma de postal.

El texto de la carta de agradecimiento está escrito en un estilo lacónico, amigable y oficial con referencia al evento que impulsó al remitente a expresar su agradecimiento al destinatario. Si se desea, también se pueden enumerar otros méritos del destinatario. El agradecimiento se certifica con la firma personal del remitente y, en algunos casos, con el sello de la organización.

Ejemplo: Mensaje del Primer Ministro de Gran Bretaña al Presidente del Consejo de Comisarios del Pueblo de la URSS (25 de abril de 1942) “Le estoy muy agradecido por su mensaje del 23 de abril. Por supuesto, acogeremos con agrado la visita del Sr. Molotov, con quien estoy seguro de que podremos realizar un trabajo muy útil. Me alegra mucho que le sea posible permitir esta visita, que estoy seguro será muy valiosa”.

Carta de condolencia

El formato “Pésame” pertenece a la categoría de correspondencia comercial personal y tiene como objetivo expresar empatía y apoyo al destinatario respecto de algún otro hecho triste o pérdida.

Al escribir un mensaje de condolencia, es muy importante elegir las palabras sinceras adecuadas que realmente puedan apoyar al destinatario en su dolor.

Al mismo tiempo, es importante expresar sus sentimientos y experiencias respecto a lo sucedido.

Las condolencias se emiten en un estilo discreto y correcto en papel con membrete oficial o en una postal especial y certificadas con la firma personal del remitente.

carta comercial- un documento utilizado para la comunicación, transmisión de información a distancia entre dos corresponsales, que pueden ser tanto personas jurídicas como personas físicas.

Debido a la naturaleza de sus actividades, un gerente o especialista en gestión necesita escribir muchas cartas comerciales.

Las cartas comerciales incluyen características, currículums, cartas de recomendación, cartas de recordatorio y agradecimiento, cartas de invitación a una entrevista o presentación, cartas de rechazo, declaraciones de reclamación, quejas, etc.

Cómo escribir una carta comercial correctamente

• El papel de carta comercial debe ser buena calidad, absolutamente limpio, prolijamente recortado;
• Es aconsejable que el formulario de carta comercial lleve el logo de la organización, su nombre completo, dirección postal y telegráfica, teléfono, fax, dirección de correo electrónico y datos bancarios;
• las cartas comerciales oficiales están impresas en el anverso de la hoja, sin marcas; todas las páginas excepto la primera están numeradas con números arábigos;
• el ancho del margen en el lado izquierdo de la hoja debe ser de al menos 2 cm, el párrafo comienza con una línea roja con un retroceso de cinco intervalos desde el borde izquierdo de la línea; el texto se imprime a intervalos de uno y medio a dos; Es aconsejable evitar el ajuste de palabras;
• en la derecha esquina superior en el caso de una carta comercial, la fecha se indica bajo la dirección de la organización de envío, preferiblemente en su totalidad (por ejemplo, 2 de enero de 2007);
• el nombre de la organización o el apellido y dirección de la persona a quien se envía la carta comercial está escrito en el lado izquierdo de la hoja;
• debajo, desde el borde de la línea o en el centro de la hoja, se escribe una dirección cortés; por ejemplo, "Estimado Ivan Ivanovich"; Se requiere una coma después de la dirección, pero se usa a menudo. signo de admiración comenzar la siguiente frase con una línea roja y una letra mayúscula;
• la carta comercial termina con palabras de agradecimiento por la cooperación y expresando esperanzas de que continúe;
• la firma se coloca en lado derecho hoja, después de la frase final de cortesía, por ejemplo, “Con respeto...”, se imprime el apellido del firmante bajo su firma manuscrita;
• las resoluciones sobre todo tipo de correspondencia entrante deberán tomarse a lápiz o en hojas de papel separadas; una carta comercial se dobla con el texto adentro, y las cartas comerciales más importantes no se doblan, por lo que se envían en sobres grandes y gruesos;
• una solicitud de telégrafo debe recibir respuesta dentro de los 3 días, una carta comercial - 10; Si la solicitud requiere una consideración detallada, dentro de los 3 días debe informar que se ha tenido en cuenta la carta comercial y dar una respuesta final dentro de los 30 días.

• Precisión y claridad en la presentación de pensamientos: palabras cortas, frases cortas, párrafos cortos.
• máxima accesibilidad del texto para su comprensión, el uso de frases simples que expresen de manera precisa e inequívoca la esencia
• alfabetismo
• exactitud

Según la Asociación de Marketing Directo del Reino Unido, cada £1 gastada en marketing por correo electrónico en 2015 generó £38 a cambio. Quiere lograr los mismos resultados, pero no lo sabe. ¿Cómo escribir una carta a un cliente?Entonces usa lo mejormuestras cartas a clientes, que hemos recopilado para usted en esta revisión.

Cómo escribir correctamente una carta a un cliente

Piensas en tus clientes todo el tiempo, pero no es mutuo. Para captar su atención y adelantarse a sus competidores, debe recordárselo periódicamente. Correos electrónicos hacer un excelente trabajo con esta tarea. Según los autores del blog de Pipedrive, existen varios trucos que pueden funcionar a tu favor:

1. Paciencia y más paciencia. Lleve a su comprador potencial hacia un acuerdo gradualmente enviándolo periódicamente.
2. Acordar estrategia en el envío de cartas a los clientes con el departamento de marketing, para no ser demasiado intrusivo y no saturar el buzón del cliente con información repetida.
3. Utilice un sistema CRM. ella simplificará lado técnico la comunicación con los clientes acelerará el trabajo con el correo.

El sistema CRM es programa conveniente, que ayuda a mantener registros de clientes y transacciones, registra todas las llamadas y también ayuda a organizar convenientemente la correspondencia con el cliente. Por ejemplo, el programa se integra con servicio postal(puedes conectar un número ilimitado buzones de correo) y le permite guardar el historial de correspondencia directamente en la tarjeta de la contraparte. si te escribiera nuevo cliente, luego podrá crear una tarjeta de oferta directamente a partir de una carta entrante.

Y ahora lo más interesante: para enviar una carta a un cliente desde CRM, ni siquiera es necesario escribir texto. Con el diseñador de documentos, puede crear un conjunto de cartas para todas las ocasiones y enviarlas a los clientes con dos clics. SalesapCRM insertará el nombre del cliente y otros datos en el correo electrónico. ¿Quieres saber más? Luego presione .

Cartas a clientes: ejemplos y muestras listas para usar.

Hemos elaborado una seleccióncartas comerciales a clientes,que puedes tomar como muestra. Todo lo que tienes que hacer es agregarles detalles.

1. ¿Estás escribiendo a un cliente potencial por primera vez? Envía este breve mensaje:

Asunto de la carta: Quizás seas nuestro nuevo cliente

Hola, [Nombre].

Nosotros [breve información sobre la empresa].

Si esto le interesa, estoy dispuesto a discutir la posibilidad de cooperación. Háganos saber a qué hora le convendría llamar.

[Firma]

2. Cuéntele a su cliente potencial sobre su exitosa experiencia de cooperación con sus competidores:

Asunto de la carta: Manténgase al día con sus competidores

Hola, [Nombre].

Trabajamos exitosamente con [competidor de X e Y] V [esfera de actividad] ya [tanto tiempo] y juntos logramos buenos resultados. Familiarícese con información detallada puedes leer sobre ellos aquí [enlace al caso/revisión].

Estaremos encantados de que te unas a nosotros.

[Firma]

3. Si recibió contactos de clientes potenciales en un evento comercial, envíaloscarta de ofertasemejantemuestra:

Asunto de la carta: Más sobre nuestra empresa

Hola, [Nombre].

Espero que a ti también te haya gustado [evento], y me gustaría agradecerle por su interés en [nombre de empresa].

adjunto mas información detallada sobre nuestra empresa. Estaré encantado de responder todas sus preguntas por teléfono.

[Firma]

Cartas recordatorias

4. Algún tiempo después del envío cartas a clientes que ofrecen servicios o información adicional recuerda:

Asunto de la carta:¿Hay algo que quieras discutir?

Hola, [Nombre].

Espero que hayas tenido la oportunidad de leer mi carta anterior y familiarizarte más con [información adicional].

¿Tiene alguna pregunta o idea sobre mi propuesta? Estaré encantado de hablar sobre ellos por teléfono o en persona. ¿Cuándo tendrás tiempo para esto?

[Firma]

5. Si puedes demostrar la efectividad de tu propuesta con números, compártelos en cartas a clientes de la empresa. Los hechos convencen mejor.

Asunto de la carta: Algunos datos que quizás no conozcas [nombre de empresa]

Hola, [Nombre].

Hace poco te envié una carta sobre [nombre de empresa], y creo que podríamos ser útiles [tu empresa].

Nuestros clientes están viendo un crecimiento [especificar indicadores] cuando se usa [nombre del producto y servicio]. También ofrecemos [contar sobre promociones] Y [mencione otras grandes ofertas].

Si desea conocer más detalles, háganoslo saber y concertaremos las negociaciones por teléfono o en persona.

Estoy esperando su respuesta.

[Firma]

6. Ofrezca a los clientes un período de prueba o muestras gratis. Los compradores están más dispuestos a llegar a un acuerdo si prueban el producto primero.

Asunto de la carta: Regalo para tu empresa

Hola, [Nombre].

Hace unos días les envié información sobre [nombre del producto] y ahora propongo probarlo en acción.

He creado/adjunto algunos inicios de sesión de invitados/muestras gratuitas/vales que se pueden usar para acceder/recibir [producto o servicio]. Compártelos con tus colegas. Sería interesante escuchar su opinión.

Estaré encantado de discutir todo con más detalle por teléfono o en persona. Estoy seguro de que realmente podemos serle útiles en [esfera de actividad].

[Firma]

7. Si no está seguro de mantener correspondencia con un empleado autorizado para negociar, pídale que le ayude a comunicarse con quien toma las decisiones:

Asunto de la carta: Espero que puedas dirigirme a la persona adecuada.

Hola, [Nombre].

Hace unos días te envié una carta sobre [empresa o producto] y ahora dudo que haya venido a la dirección correcta.

¿Eres tú quien toma decisiones sobre el tema que me interesa? Si no, ¿podría ayudarme a contactar a la persona adecuada en su empresa?

Estoy esperando tu respuesta.

8. Utilice este texto de la carta al cliente si, después de reunirse con él, desea consultar sobre sus planes futuros:

Asunto de la carta: Tus planes

Hola, [Nombre].

Gracias por tu tiempo. Ahora me gustaría saber cómo ve usted una mayor discusión sobre nuestro tema.

Si todavía está interesado, infórmenos de sus planes.

Estoy esperando tu respuesta.

[Firma]

9. Después de reunirse con el cliente, recuérdele próximas etapas negociaciones:

Asunto de la carta: Plan de acción para el futuro próximo

Hola, [Nombre].

Gracias por tomarse el tiempo. La reunión de hoy fue muy productiva. Permítanme recordarles brevemente lo que haremos a continuación:

[Fecha]: te enviaré [contrato/juego completo de documentos].

[Fecha]: Me transmitirás tus comentarios y deseos.

[Fecha]: Haremos todos los cambios finales y firmaremos el acuerdo.

Si necesita discutir algo antes de esta fecha, hágamelo saber.

10. Componersemejantecarta al cliente, si durante la reunión quisiera recibir información adicional:

Asunto de la carta: Información sobre su solicitud

Hola, [Nombre].

Nos alegró reunirnos personalmente con representantes de su organización. Prometí enviarte información adicional sobre [pregunta]- están en el archivo adjunto.

Listo para responder cualquier pregunta. No dudes en llamarme al [número] en cualquier momento o escribirme a esta dirección.

[Firma]

Si el cliente no contacta

11. Si el cliente no responde a llamada telefónica, utilice lo siguientemuestra de escritura de cartas:

Asunto de la carta: No pude contactar contigo

Hola, [Nombre].

quería hablar contigo [pregunta], pero probablemente estés ocupado. Por favor llámame de nuevo al [número] o avíseme cuando le resulte conveniente para poder llamar.

[Firma]

12. ¿No te comunicaste con el cliente y le dejaste un mensaje de voz? Complétalo con la siguiente letra:

Asunto de la carta: No te comuniqué

Hola, [Nombre].

Te llamé recientemente para discutir [pregunta].

[Firma]

13. Si un cliente persiste en no responder en todos los canales, es posible que tenga mucho entre manos. Utilice esta plantilla; incluso una persona muy ocupada puede encontrar un par de segundos para responder:

Asunto de la carta: Se requiere respuesta corta

Hola, [Nombre].

Lamentablemente no puedo comunicarme con usted de ninguna manera. Supongo que está muy ocupado o ya no está interesado en nuestros servicios.

Por favor indique la respuesta apropiada en su respuesta:

1. ¡Por favor déjame en paz!
2. Demasiado ocupado, escríbeme nuevamente dentro de un mes, por favor.
3. Yo mismo me pondré en contacto contigo.

[Firma]

14. Si desea recordarse discretamente sobre usted mismo, comparta con el cliente información que le será útil:

Asunto de la carta: Información útil para tu negocio

15. Si el cliente se retrasa en el pago, recuérdele lo siguiente:

Asunto de la carta: Retraso en el pago

Hola, [Nombre].

[Fecha] Te envié una factura por correo electrónico. Aún no se ha recibido el pago, así que pregunte si su departamento de finanzas ha recibido nuestra factura. Si es necesario lo reenviaré. Espero que usted me pague dentro de una semana.

Gracias por tu ayuda.

[Firma]

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