Jak dát právní moc elektronické korespondenci. Práce s poli „Komu“ („Komu“), „Kopie“ („Kopie“), „Skrytá kopie“ („Skrytá kopie“)
Pokud se všichni příjemci nepotřebují navzájem vidět, nezapomeňte příjemce e-mailu uvést jako BCC.
BCC neboli slepá kopie- tomu se v ruštině říká skrytá kopie. Příjemce díky němu nevidí všechny ostatní adresy, kam dopis dorazí. Tato funkce se nachází ve všech e-mailových službách, od Outlooku po Gmail, a pokud o její existenci stále nevíte, pak je dost možné, že vás vaši kolegové a klienti nemají rádi.
Za prvé, Bcc je nevyslovená etiketa v e-mailové korespondenci. Stejně jako byste neměli, stejně tak byste neměli nikomu ukazovat poštovní adresy jiných lidí. A i když jste klikli na své oblíbené tlačítko „Odpovědět všem“, vaše zpráva se nedostane k příjemcům v BCC.
Ne každý to ví, ale BCC nejen chrání e-mailové adresy před zvědavýma očima, ale funguje také jako druh antiviru, který zabraňuje pronikání spamu do vašeho počítače. Je to proto, že skryté e-mailové adresy jsou pro viry cestující e-mailem nepřístupné. A přestože e-mailová adresa na internetu není tak osobní a důležitá jako ta domácí, neměli byste ji nechávat ve veřejné doméně – jinak se spamu s největší pravděpodobností nevyhnete.
Craig Child
novinář
„Skrytá kopie je místo, kam umístíte kontakty, které nechcete, aby ostatní viděli. Obvykle se používá pro e-maily a spam, ale toto pole je také vhodné pro zachování slušnosti a nezobrazování e-mailových adres cizincům. Myslím, že je chybou předpokládat, že lidem vyhovuje, když ostatní vidí jejich adresy. Pokud se například jedná o pozvání na večírek: ne všichni se navzájem znají, takže je často nevhodné, aby lidé viděli své kontaktní údaje.“
Překvapivě mnoho lidí, když potřebuje poslat e-mail několika lidem najednou, jednoduše vypíše adresy do pole „Komu“, což je normální, když je tento e-mail adresován vašim kolegům nebo přátelům, ale když posíláte dopisy skupině klientů tak všem ukazujete adresy ostatních příjemců, čímž v podstatě odhalujete svou adresní základnu.
Vše, co vaši klienti musí udělat, je přeposlat tento dopis vaší konkurenci a vaše kontakty okamžitě uniknou.
Je to zvláštní, ale mnoho lidí, kteří nejsou hloupí, je překvapeno, když zjistí, že pokud potřebujete poslat dopis mnoha příjemcům, aby o sobě navzájem nevěděli, existuje pro to pole „Skrytá kopie“.
Například pro mail.ru to bude vypadat takto:
A tak ještě jednou krátce:uvedl adresy v „kom“ - každý vidí, komu jste dopisy poslali, uvedeno ve „slepé kopii“ - každý si myslí, že dopis je pouze pro něj.
A každý příjemce obdrží dopis, kde v poli „komu“ bude jen jeho adresu . U jiných programů, pokud nemůžete najít, kde chcete BCC, požádejte někoho, aby vám to ukázal. Další drobnost, musíte zadat jednu adresu do pole „to“ většina programů nebo poštovních serverů vám nedovolí odeslat dopis bez tohoto parametru.
A tak pokud jde o rozesílání nabídek, novinek skupině vašich klientů – zde je praxe používání skryté kopie jasná, musíte skrýt svou adresní základnu. Zajímavý bod ohledně zasílání dopisu svým kolegům, zde se doporučuje jednat podle situace, například poslat dopis s žádostí o zaslání podnětů (například pro zlepšení služeb zákazníkům) a pokud každý kolega vidí, že jiný lidé dostali stejný dopis, pak s největší pravděpodobností nebudou reagovat - budou se spoléhat na ostatní, což znamená, že musíte použít skrytou kopii. Pokud je tato objednávka provedena, pak například uvedení šéfa vašeho kolegy prostě udělá zázraky a vaše objednávka bude provedena.
Samostatný problém s dodavateli. Na jedné straně uvedení všech příjemců v kopii by mělo dodavateli ukázat, že máte na výběr, a měl by vám nabídnout dobré ceny. Na druhou stranu, manažer, který váš dopis obdržel, když vidí, že byl zaslán nejen jemu, bude s vaší žádostí nejspíš nakládat „v pohodě“. Osobně si myslím, že v případě dodavatelů je potřeba použít skrytou kopii, minimálně pro ochranu obchodního tajemství, ale spíše pro dobrý vztah s manažerem dodavatele.
Můžete si přečíst nedávný případ chyby specialisty, kdy všichni příjemci viděli jiné příjemce: Smekám všem v tomto chatu, byli tam opravdu ctihodní lidé – ředitelé, ale přesto mnozí dostali jako odpověď spam.
No, jako vždy, diskuze v komentářích vítána.
Pokud aktivně využíváte e-mail při komunikaci s klienty a kolegy, jen zřídka se stane, že den uběhne bez kopií. Jsou nedílnou součástí pracovní korespondence. Mnoho klientů, kteří přecházeli do Omnidesku ze staré dobré pošty, se proto často ptalo na podporu kopie a skrytá kopie. Než se tato funkce objevila, obdrželi jsme 47 (!) žádostí o její přidání. Číslo je působivé, protože v nejlepším případě 5-7 % těch, kteří chtějí psát o svých potřebách a otázkách.
Než se dostaneme do podrobností o naší implementaci kopií, pojďme pochopit, co to je.
Typy příjemců e-mailů
Na: (komu) - hlavní adresát dopisu.Kopie: (uhlíková kopie) - sekundární příjemci dopisu, kterým je zaslána kopie. Vidí a vědí o své přítomnosti.
Bcc: (slepá kopie) - skrytí příjemci e-mailů, jejichž adresy se ostatním příjemcům nezobrazují.
Příklady použití kopií
A. Uživatel požádal o pomoc a požádal o zaslání odpovědí na pracovní i osobní e-mail. V kopii (Cc) uvedete jeho osobní adresu, aby mohl odpovědět z jakékoli adresy a v každé z nich viděl celou korespondenci.b. Klient si zaplatil poradenství/podporu/vývoj a vy pravidelně komunikujete s jeho zaměstnanci. Přidáte jej do kopie (Cc), aby obdržel všechny vaše odpovědi, mohl kdykoli zasahovat do korespondence a hodnotit kvalitu vámi poskytovaných služeb.
PROTI. Manažer chce sledovat podporu komunikace s VIP klienty. V požadavcích od těchto klientů je manažer přidán do skryté kopie (Bcc), aby vždy obdržel vaše odpovědi (s historií korespondence).
Krása je v tom, že klient o „dohledu“ neví a manažer vám může osobně odpovědět a třeba udělat poznámku :)
G. Klient vás kontaktuje, aby projednal získání slevy a platební metody. Okamžitě do kopie (Cc) přidá svého účetního, aby mohl sledovat průběh komunikace a ve správný čas převzít štafetu.
Jak jsme implementovali podporu kopírování?
Výše uvedené příklady popisují pouze některé ze scénářů, které nám klienti „prodali“, argumentujíc nutností podporovat kopie ve službě. Implementovali jsme všechny standardní body, ale nezapomněli jsme přidat pár užitečných funkcí. Podívejme se na vše v pořádku.Základní funkčnost
1) Napravo od názvu pole „Příjemce“ jsme umístili dva odkazy pro přidání kopií – „CC“ a „Bcc“.
2) Když kliknete na „Cc“, objeví se pole „Copy“ a odkaz „Cc“ zmizí.
3) Když kliknete na "Skrytá kopie", objeví se pole "Bcc" a odkaz "Bcc" zmizí.
5) Když zaměstnanec přidá adresu do normální kopie (Cc), jeho odpověď je odeslána na primární adresu v poli Příjemce a na adresu v poli Kopie. V tomto případě oba uživatelé vidí, že dopis byl doručen na dvě adresy. Každý z nich může odpovídat jak zaměstnanci, tak zaměstnanci + dalšímu uživateli.
6) Když zaměstnanec přidá adresu do skryté kopie (skrytá kopie), jeho odpověď je odeslána na primární adresu v poli „Příjemce“ a na adresu v poli „Skrytá kopie“. V tomto případě hlavní uživatel vidí, že dopis byl zaslán pouze jemu, takže jeho odpověď může být zaslána pouze zaměstnanci.
V tomto případě uživatel ze slepé kopie vidí, kdo byl hlavním adresátem a může dopis odeslat jak zaměstnanci, tak zaměstnanci + hlavnímu příjemci.
7) Podpora kopírování funguje i v opačném směru. Pokud uživatel odešle požadavek (nebo novou odpověď na probíhající konverzaci) a přidá další adresu do kopie, automaticky tuto adresu zadáme do pole „Kopie“, takže když zaměstnanec odpoví, bude dopis odeslán na obě adresy.
Užitečné tipy
8) Všechny změny v polích „Příjemce“, „Kopie“ a „Skrytá kopie“ se zaznamenávají do historie aktivit.
9) Pro každý požadavek si pamatujeme všechny adresy, které byly uvedeny v polích „Příjemce“, „Kopie“ a „Skrytá kopie“. Po odstranění adresy z pole ji tedy lze snadno vrátit. Stačí kliknout do požadovaného pole a my vám nabídneme výběr adresy z rozevíracího seznamu.
10) Když uživatel BCC odpoví zaměstnanci a primárnímu uživateli, jejich e-mail je přidán k požadavku jako běžná odpověď. Pokud odpovídá pouze zaměstnanci, pak jeho dopis přidáno k žádosti jako poznámka, který není viditelný pro hlavního uživatele (při prohlížení korespondence týkající se požadavku ve vašem účtu).
11) Do pravidel pro příchozí požadavky jsme přidali podmínku „Kopie (Kopie) odvolání“, abyste mohli sledovat přítomnost konkrétní adresy (nebo domény) v kopii a automaticky provádět potřebné akce.
12) Ve všech typech pravidel se objevily dvě nové akce - "Přidat do kopie" A "Přidat do BCC" v případě, že potřebujete přidat adresy do kopií, když požadavek splňuje podmínky pravidla.
Pravděpodobně jste si toho již všimlipo obdržení dopisů od některých autorův sekci „to“ je seznam několika desítek e-mailů různých lidí. Navíc jste ani vy, ani tito lidé nedali souhlas k tomu, aby byly tyto e-maily „odhaleny“. Přirozeně se někteří příjemci z tohoto mailing listu odhlásí (všichni jsme unaveni tokem spamu do našich e-mailů). Jedno je ale jisté – všichni příjemci budou s autorem newsletteru jednat jako s neprofesionální osobou. A je nepravděpodobné, že budou souhlasit s přijetím jeho nabídky.
Jak to udělat, abyste neposlali dopis každému adresátovi zvlášť a zároveň „nezářil před všemi ostatními“?
Téměř každá e-mailová služba vám to umožňuje.
Zvažme tuto příležitost na příkladu nejoblíbenější e-mailové adresy pro obchodní korespondenci: gmail.com
Obvykle se k odeslání dopisu používá okno Napsat. Kliknutím na něj se vám zobrazí nové okno „Nová zpráva“, do kterého vložíte vše potřebné k vytvoření a odeslání samotného dopisu.
E-maily našich příjemců obvykle vkládáme do okna „Příjemci“.
Copy znamená „přesná kopie“. Toto pole se používá, když chcete jednoduše poslat e-mail někomu, kdo není primárním příjemcem. Tímto způsobem můžete udržet osobu ve smyčce a zároveň jí dát vědět, že nemusí odpovídat na e-mail. Ale všichni příjemci tohoto dopisu vidí navzájem své adresy (a dokonce i jména).
BCC znamená „přesná skrytá kopie“. Funguje stejně jako Kopie, ale toto pole skrývá všechny adresy příjemců.
Použití tohoto pole je tedy jedním z nejlepších způsobů, jak poslat e-mail velkému počtu lidí a zachovat důvěrnost. To znamená, že svůj vztah s nimi nezničíte. Pomocí této funkce můžete vložit až 30 e-mailů. To znamená, že jedním kliknutím na tlačítko můžete poslat tento dopis 30 příjemcům najednou, aniž byste museli zobrazovat jejich e-maily.
A v případě potřeby můžete do těla dopisu vložit obrázek ( 4 ) nebo připojte soubor ( 5 ).
Právě tento mail poskytuje maximální počet možností úprav.
Podobně můžete poslat dopis několika příjemcům současně prostřednictvím pošty yandex.ru.
Klikněte na „Write“ a poté v okně „To“ ( 1 ) vložte e-mail prvního příjemce a poté vyberte funkci „Kopírovat“ ( 2 ) nebo "Skrytá kopie" ( 3 ). V závislosti na tom, zda chcete, aby všichni příjemci vašeho dopisu viděli všechny e-maily, nebo si zachovali právo na důvěrnost adres, vyberte jednu z funkcí. Chcete-li přidat každý další e-mail do seznamu, musíte kliknout na tlačítko s obrázkem muže se znaménkem plus před ním ( 4 ). Poté můžete vybrat své pravidelné příjemce z rozevíracího seznamu nebo zadat jejich e-maily ručně.
Obrázky lze stáhnout z disku Yandex a soubory lze připojit jako obvykle.
Klikněte na tlačítko „Write“, objeví se okno, ve kterém po kliknutí myší na okno „To“ ( 1 ), zobrazí se rozevírací seznam se seznamem vašich pravidelných příjemců ( 2 ). Z tohoto seznamu si můžete vybrat, co potřebujete. Nebo jen vložte požadovaný email cíl ručně.
Instrukce
Pokud k odesílání e-mailů používáte aplikaci nainstalovanou ve vašem operačním systému (například Microsoft Outlook nebo The Bat!), spusťte ji a vytvořte zprávu, kterou chcete odeslat více příjemcům.
V poli Komu uveďte e-mailové adresy všech příjemců. Napište je na jeden řádek oddělený čárkou a mezerou. Místo čárky můžete použít středník (;). Pokud jsou všechny potřebné adresy v adresáři vašeho e-mailového klienta, můžete je místo ručního zadávání použít. V závislosti na programu, který používáte, lze tuto akci organizovat různými způsoby – například v aplikaci The Bat klikněte na ikonu na pravé straně pole „Komu“ a poté v okně, které se otevře, přetáhněte vše potřebné adresy z levého pole doprava. Další možností je zaškrtnout políčka u požadovaných řádků seznamu a poté kliknout na tlačítko se šipkou vpravo.
Stejným způsobem můžete použít pole Kopie a Skrytá kopie. Hlavním rozdílem mezi umístěním seznamu příjemců do polí „Komu“ a „Kopie“ je pořadí řazení a snadné vyhledávání zpráv, které již byly odeslány. Budete-li později potřebovat najít text této zprávy, je snazší jej vyhledat podle hlavního příjemce v poli „Komu“ než podle celého seznamu, který je lepší umístit do pole „Kopie“. Řádek "Skrytá kopie" se liší od řádku "CC" tím, že seznam v něm umístěný nebude viditelný pro žádné příjemce.
Klikněte na tlačítko odeslat u připravené zprávy s vyplněným seznamem příjemců a aplikace začne zprávu odesílat.
Pokud používáte e-mailovou službu hostovanou na internetovém serveru (například Gmail.com nebo Mail.ru), je nutné vyplnit pole popsaná ve druhém a třetím kroku v prohlížeči a jejich názvy a účely jsou obvykle stejné s těmi, které se používají v poštovním klientovi. Pokud je vaše e-mailová služba bezplatná, pak má s největší pravděpodobností limit na počet příjemců – například Mail.ru by neměl překročit 15. Před odesláním zpráv se podívejte na odpovídající omezení vaší služby.
Zdroje:
- Jak poslat 1000 e-mailů
Může se stát, že budete muset poslat několik zprávy najednou. Obvykle se tak distribuují vtipy, hlášky a další informace. K tomu existují speciální služby a programy. Za okamžik vám pošlou zprávy.
budete potřebovat
- - počítač;
- - Internet;
- - program ePochta Mailer 4.2
- - navíc program ePochta Subscription Manager
Instrukce
Registrovat se můžete například na webu Pístposter.com. Tato služba je stabilní. Zde máte možnost vytvářet si vlastní blogy. Přejděte do sekce "Projekty". Zadejte text, který chcete distribuovat. Najdete zde také možnost Akce, pod kterou je několik ikon. Vyberte obrázek listu. Zobrazí se okno Odeslat zprávu. Určete, kam a komu budou vaše zprávy zaslány, a klikněte na tlačítko „Odeslat“.
Na sociální síti Vkontakte můžete také posílat několik zpráv současně zprávy. Chcete-li to provést, přejděte do části „Moje zprávy“ a klikněte na tlačítko „Napsat zprávu“. Zadejte požadovaný text a v poli „Příjemce“ vyberte ty, kterým chcete dopisy poslat.
ePochta Mailer 4.25 – pro odeslání zprávy. Umožňuje hromadné rozesílání adresátům. Stáhněte a nainstalujte jej na . Najdete ho na webu soft.softodrom.ru. Importujte do něj požadované e-maily a jména vašich příjemců. Přidejte text k odeslání. Poté klikněte na tlačítko „Start“. Během několika sekund budou doručeny všechny zprávy.
