Creación de informes en Microsoft Access. Creación de informes en MS Access. Lecciones completas – Hipermercado del Conocimiento

Informe(informe) es un objeto de base de datos que se utiliza para mostrar información estructurada en la pantalla, impresión o archivo. Los informes le permiten extraer la información necesaria de tablas o consultas de bases de datos y presentarla en una forma fácil de entender. El informe contiene un encabezado, área de datos, encabezado, pie de página, nota y está paginado.

En Microsoft Acceso 2007 Para crear informes Puede utilizar varios medios (Fig. 9.1):

Asistente de informes

Diseñador de informes

Herramienta de informes

Informe en blanco

Es recomendable realizar informes utilizando el Asistente u otras herramientas especificadas y modificarlos, es decir. Puede realizar los cambios necesarios en el modo diseño o diseño. Microsoft Access 2007 proporciona dos modos para realizar cambios y adiciones a los informes: modo de diseño y modo de diseño.

Modo de diseño- este es un modo más visual para editar y formatear (cambiar) informes que el modo de diseño. En los casos en los que sea imposible realizar cambios en el informe en el modo Diseño, es recomendable utilizar el modo Diseño.

Asistente de informes. Para crear un informe utilizando el Asistente de informes, debe realizar los siguientes pasos:

En la ventana de la base de datos de Access, haga clic en la pestaña Creación y luego haga clic en el botón Asistente de informes en grupo Informes. Aparece el cuadro de diálogo Crear informes.

En el campo Tablas e informes, haga clic en la flecha y seleccione la tabla Estudiantes como fuente de datos.

Haga clic en el botón Aceptar (Fig. 9.2).

Arroz. 9.2.

Transferiremos todos los “Campos disponibles” a “Campos seleccionados” seleccionándolos y haciendo clic en el botón >>.

En el siguiente paso (¿Agregar niveles de agrupación?), haga clic en Siguiente.

En el paso "Seleccionar orden de clasificación para registros". Seleccione "Apellido" de la lista desplegable para ordenar en orden ascendente.

En el paso "Seleccione un tipo de diseño para el informe". Seleccione: Diseño - bloque, orientación - vertical. Haga clic en el botón Siguiente.

En el paso "Seleccione el estilo deseado". Elegimos - Agraciado.

El siguiente paso es "Establecer el nombre del informe". Ingrese el nombre: Estudiantes de master_reports. Próximos pasos: Ver informe; Cambie el diseño del informe. Seleccione Ver y haga clic en el botón Finalizar. El informe se abre en modo Vista previa, lo que le permite ver cómo se verá el informe cuando se imprima.

Arroz. 9.3.

Cambie al modo Diseño y edite y formatee el informe. Para cambiar del modo de vista previa al modo de diseño, debe hacer clic derecho en el nombre del informe en el área de navegación y seleccionar el modo de diseño en el menú contextual. El informe aparecerá en la pantalla en modo Diseño.

En MS Access 2007, el informe está dividido en secciones. Las secciones del informe solo se pueden ver en la vista Diseño. Objeto de cada sección:

1. Título del informe . Impreso una vez al comienzo del informe. El encabezado incluye información que normalmente se encuentra en la portada: el título del informe y la fecha. El título del informe se imprime antes del encabezado.

2. Encabezado de página . Impreso en la parte superior de cada página. Se utiliza un encabezado cuando desea que el título del informe se repita en cada página.

3. encabezado de grupo . Colocado antes de cada nuevo grupo de registros. Se utiliza para imprimir el nombre del grupo. Por ejemplo, si el informe está agrupado por edificios, puede especificar su dirección en los encabezados del grupo.

4. Área de datos . Esta sección se imprime para cada fila de datos de la fuente del registro. Alberga los controles que conforman el contenido principal del informe.

5. Nota de grupo . Impreso al final de cada grupo de entradas. Se puede utilizar una nota de grupo para imprimir información resumida de un grupo.

6. pie de página . Impreso al final de cada página. Se utiliza para numerar páginas y para imprimir información página por página.

7. Nota de informe . Impreso una vez al final del informe. Puede utilizar una nota de informe para imprimir totales y otra información resumida de todo el informe.

Arroz. 9.4.

Edición:

1) eliminar los campos Código de estudiante en el encabezado y el área de datos;

2) eliminar los campos GroupCode en el encabezado y el área de datos;

3) En lugar del campo Código de grupo, mueva el campo "Nombre" de la lista "Grupos de estudiantes";

4) Mueva todos los campos del encabezado y del área de datos hacia la izquierda.

5) Cambie la inscripción en el título de la página, ingrese NTU “KhPI” y presione Enter.

6) Mueva el título. En el pie de página, seleccione el campo =Ahora() y arrástrelo al encabezado bajo el nombre Estudiantes. La fecha aparecerá debajo del título.

Formato:

1) Seleccione el título Estudiantes de NTU “KhPI”

2) Cambie el tipo de letra, el estilo de fuente y el color, así como el color de relleno del fondo. El informe en modo diseño tomará la forma que se muestra en la Figura 9.5.

Arroz. 9.5.

3) Vaya al modo Vista previa. Para cambiar al modo de vista previa, debe hacer clic derecho en el nombre del informe en el área de navegación y seleccionar el modo "Vista previa" en el menú contextual (Figura 9.6).

Arroz. 9.6.

Herramienta de informes. Para crear rápidamente un informe, es decir cree con un clic usando la herramienta Informe. En este caso, el informe se genera en función de una tabla o consulta existente. El informe creado mostrará todos los registros de la tabla o consulta en base a la cual se crea el informe. Pero el informe creado se puede modificar en modo diseño o diseño.

Para crear un informe, debe hacer lo siguiente: En el área de navegación, debe seleccionar una tabla (por ejemplo, Estudiantes) en función de la cual desea crear un informe. Luego vaya a la pestaña Crear y haga clic en el ícono Informe. En la pantalla se mostrará un informe simple basado en la tabla de estudiantes actual.

Herramienta de informe en blanco. La herramienta Informe en blanco le permite crear informes desde cero en el modo de diseño. Para hacer esto, haga clic en Informe en blanco en el grupo Informes en la pestaña Crear. En la ventana de edición de Access 2007, aparecerá Informe1 con un área de datos vacía y el área "Lista de campos" de las tablas existentes se mostrará en el lado derecho de la ventana. Al hacer clic en el signo "+" de una tabla (por ejemplo, Estudiantes) se abrirá una lista de campos obligatorios.

Arrastre los campos obligatorios de esta lista al informe haciendo clic y manteniendo presionado el botón izquierdo del mouse. Usando las herramientas del grupo "Controles" en la pestaña Formato, puede modificar el informe agregando un título, números de página, fecha y hora. Si es necesario, se puede modificar en modo diseño. Guarde el informe.

Crear elementos de formulario o informe

Tanto en formularios como en informes, además de la información principal, se puede visualizar información adicional. Una ventana de formulario puede contener los siguientes elementos: etiquetas, campos, cuadros de lista, listas, botones de opción, botones de opción, casillas de verificación y botones. Además, el formulario (informe) se puede complementar con ilustraciones (dibujo o diagrama), texto y líneas de varios tipos. Para crear formularios (informes), también puede utilizar la capacidad de cambiar el estilo, estilo y alineación de los datos que se muestran en los campos, así como el color de los caracteres, el fondo y el borde.

Los elementos de ventana se crean en modo Diseño (Fig. 9.7).

Cada ícono en este panel está diseñado para crear un elemento de un tipo específico. El propósito de cada ícono está claramente determinado por sus nombres.

Hay tres tipos principales de controles: adjunto, gratis, calculado .

Controles adjuntos – elementos asociados a un campo de tabla. Cuando ingresa un valor en el control adjunto, el campo de la tabla en el registro actual se actualiza automáticamente. La mayoría de los controles, incluidos los objetos OLE, se pueden adjuntar a un campo. Lo más común es que los controles adjuntos contengan datos de tipo texto, pero también fechas, números, datos booleanos (Sí/No), imágenes y campos MEMO.

guarde el valor ingresado sin actualizar los campos de la tabla. Se pueden utilizar para mostrar: texto; valores que se deben pasar a las macros; líneas y rectángulos. Además, se pueden utilizar para almacenar objetos OLE (como imágenes) que no se encuentran en la tabla, sino en el formulario mismo.

controles libres También llamadas variables o variables de memoria.

Controles calculados creado a partir de expresiones, como funciones o fórmulas. Como no están adjuntos a los campos de la tabla, no actualizan el contenido de los campos de la tabla. Este control le permite realizar los cálculos necesarios utilizando los datos del campo de la tabla, seguidos de su visualización en el formulario.

Seleccionar objetos le permite cambiar el puntero del cursor a la herramienta de selección de objetos.

El Asistente de control le permite habilitar o deshabilitar el Asistente de control.

Un título está diseñado para mostrar texto que no cambia, como títulos, subtítulos o explicaciones. La inscripción hace referencia a controles gratuitos en los que no se pueden introducir datos.

Un campo le permite crear un área para mostrar, ingresar o cambiar datos. Puede utilizar cualquier tipo de datos en el campo: texto, números, fecha/hora, valores lógicos y MEMO. Los campos pueden ser adjuntos o libres. Pueden utilizar campos de tablas o consultas, así como expresiones calculadas, por lo que estos controles se denominan campos enlazados. Cuando crea un campo vinculado, se crea simultáneamente otro elemento de control: una etiqueta adjunta.

Un grupo de opciones le permite crear un área de tamaño personalizado para albergar un conjunto de casillas de verificación, botones de opción o botones de opción que representan un conjunto de valores alternativos.

Un interruptor le permite crear un botón asociado con un campo booleano. Un elemento puede estar en dos estados: VERDADERO – se presiona el botón, FALSO – se suelta el botón.

Un botón de opción está diseñado para crear un botón (llamado botón de opción). Sus funciones son similares a las de un interruptor. El elemento está en dos estados: VERDADERO - un círculo con un punto, FALSO - un círculo vacío. Puede asociar comandos a un botón, por ejemplo, aquellos que realizan filtrado.

Checkbox está diseñado para crear una casilla de verificación asociada con un campo booleano. Funciona de manera similar a los botones de opción, pero a diferencia de ellos, permite selecciones múltiples. Un elemento puede estar en dos estados: VERDADERO - un cuadrado con una marca, FALSO - un cuadrado vacío.

Un cuadro combinado le permite crear un control compuesto que combina un campo y una lista desplegable de valores. Para ingresar un valor, puede ingresar un valor en un campo o seleccionar un valor de una lista.

Lista le permite crear una lista desplazable para seleccionar un valor. Le permite mostrar una lista de valores en un formulario o informe. También puede mostrar encabezados de columnas en listas.

Botón le permite crear un botón que se utiliza para ejecutar un conjunto de macros de Access o procedimientos de VBA.

Una imagen le permite crear un marco en el que se muestra una imagen permanente en un formulario o informe. Dado que una imagen no es un objeto OLE, una vez que se coloca en un formulario o informe, no se puede modificar desde Microsoft Access.

Un marco de objeto libre le permite crear un marco para mostrar objetos OLE en un formulario o informe, normalmente un conjunto de ilustraciones. El marco no está asociado a ningún campo de las tablas de la base de datos.

Marco de objeto adjunto para mostrar en forma y. informar objetos OLE, como un conjunto de ilustraciones. Uno de los campos de la tabla está asociado con el marco adjunto. Cuando navega a un registro en un formulario o informe, se muestran diferentes objetos:

El salto de página le permite crear un control que le indica a la impresora que comience una nueva página en un formulario impreso o una nueva página en un informe. Este control no aparece en un formulario o consulta en la vista Formulario.

Un conjunto de pestañas le permite insertar un control de pestaña para crear formularios anidados. Las páginas de control de pestañas pueden contener otros controles.

Insertar pestaña se utiliza para agregar una pestaña a un conjunto de pestañas.

¡El subformulario/informe es para adiciones! formulario principal o informe principal de un subformulario o subinforme, respectivamente. El subformulario o subinforme que agregue debe existir.

Línea le permite crear una línea recta que puede mover y cambiar de tamaño. El color y el grosor de la línea se pueden cambiar usando los botones de la barra de herramientas de la barra de formato o la ventana de propiedades. Se utiliza para separar elementos de un formulario o informe.

Rectángulo le permite crear un rectángulo que puede mover y cambiar de tamaño. Se utiliza para resaltar elementos del formulario.

Un archivo adjunto se utiliza para asociar con un campo de tabla del tipo Archivo adjunto.

Utilice el asistente para crear botones, listas, subformularios, cuadros combinados y grupos de botones de opción.

Elija cambiar la vista del puntero a un puntero de selección, que le permite seleccionar y mover fragmentos de texto escrito a mano y otros objetos en el documento.

Un gráfico muestra datos de MS Access en un formulario o informe como un gráfico.

Un botón para insertar una imagen en un formulario o informe para usar como logotipo.

Botón para insertar un título para un formulario o informe en la sección Título.

Botón para insertar números de página en el documento.

El botón coloca la fecha u hora actual en el documento actual.

Para crear un elemento de control: texto, campo, línea, rectángulo (marco), botón, etc.:

1. Haga clic en el icono correspondiente.

2. Utilice el cursor del mouse (una cruz con una imagen reducida del elemento que se está creando) para indicar la ubicación del elemento que se está creando.

Cuando suelta el botón del mouse, Access muestra un asistente para crear algunos elementos (como un cuadro combinado o un botón). Entonces, después de crear un botón, aparece un asistente que le pide que seleccione el tipo de acción que se asociará con este botón (transiciones entre registros, trabajar con un formulario u otros tipos, por ejemplo, trabajar con solicitudes en la sección "Varios". artículo).

Informe(informe) es un objeto de base de datos que se utiliza para mostrar información estructurada en la pantalla, impresión o archivo. Los informes le permiten extraer la información necesaria de tablas o consultas de bases de datos y presentarla en una forma fácil de entender. El Informe contiene un encabezado, un área de datos, un encabezado, un pie de página, una nota y está paginado.

En Microsoft Acceso 2007 Para crear informes Puede utilizar varios medios (Fig.1):

• Asistente de informes
• Diseñador de informes
• Herramienta de informes
• Informe en blanco

Es recomendable realizar informes utilizando el Asistente u otras herramientas especificadas y modificarlos, es decir. Puede realizar los cambios necesarios en el modo diseño o diseño. Microsoft Access 2007 proporciona dos modos para realizar cambios y adiciones a los informes: modo de diseño y modo de diseño.

El modo Diseño es un modo más visual para editar y formatear (cambiar) informes que el modo Diseño. En los casos en los que sea imposible realizar cambios en el informe en el modo Diseño, es recomendable utilizar el modo Diseño.

Asistente de informes. Para crear un informe utilizando el Asistente de informes, debe realizar los siguientes pasos:

• En la ventana de la base de datos de Access, haga clic en la pestaña Crear y luego haga clic en el botón Asistente de informes en el grupo Informes. Aparece el cuadro de diálogo Crear informes.
• En el campo Tablas e informes, haga clic en la flecha y seleccione la tabla Estudiantes como fuente de datos.
• Haga clic en el botón Aceptar (Fig. 1).

Arroz. 2.

• Transferiremos todos los “Campos disponibles” a “Campos seleccionados” seleccionándolos y haciendo clic en el botón >>.
• En el siguiente paso (¿Agregar niveles de agrupación?), haga clic en Siguiente.
• En el paso "Seleccionar orden de clasificación para registros". Seleccione "Apellido" de la lista desplegable para ordenar en orden ascendente.
• En el paso "Seleccione un tipo de diseño para el informe". Seleccione: Diseño - bloque, orientación - vertical. Haga clic en el botón Siguiente.
• En el paso "Seleccione el estilo deseado". Elegimos - Agraciado.
• El siguiente paso es "Establecer el nombre del informe". Ingrese el nombre: Estudiantes de master_reports. Próximos pasos: Ver informe; Cambie el diseño del informe. Seleccione Ver y haga clic en el botón Finalizar. El informe se abre en modo Vista previa, lo que le permite ver cómo se verá el informe cuando se imprima.

Arroz. 3.

• Cambie al modo Diseño y edite y formatee el informe. Para cambiar del modo de vista previa al modo de diseño, debe hacer clic derecho en el nombre del informe en el área de navegación y seleccionar el modo de diseño en el menú contextual. El informe aparecerá en la pantalla en modo Diseño.

Arroz. 4.

Edición:
1) eliminar los campos Código de estudiante en el encabezado y el área de datos;
2) eliminar los campos GroupCode en el encabezado y el área de datos;
3) En lugar del campo Código de grupo, mueva el campo "Nombre" de la lista "Grupos de estudiantes";
4) Mueva todos los campos del encabezado y del área de datos hacia la izquierda.
5) Cambie la inscripción en el título de la página, ingrese NTU “KhPI” y presione Enter.
6) Mueva el título. En el pie de página, seleccione el campo =Ahora() y arrástrelo al encabezado bajo el nombre Estudiantes. La fecha aparecerá debajo del título.

Formato:
1) Seleccione el título Estudiantes de NTU “KhPI”
2) Cambie el tipo de letra, el estilo de fuente y el color, así como el color de relleno del fondo. El informe en modo diseño tomará la forma que se muestra en la Figura 5.

Arroz. 5.

3) Vaya al modo Vista previa. Para cambiar al modo de vista previa, debe hacer clic derecho en el nombre del informe en el área de navegación y seleccionar el modo "Vista previa" en el menú contextual (Figura 6).

Arroz. 6.

Herramienta de informes. Para crear rápidamente un informe, es decir cree con un clic usando la herramienta Informe. En este caso, el informe se genera en función de una tabla o consulta existente. El informe creado mostrará todos los registros de la tabla o consulta en base a la cual se crea el informe. Pero el informe creado se puede modificar en modo diseño o diseño.

Para crear un informe, debe hacer lo siguiente: En el área de navegación, debe seleccionar una tabla (por ejemplo, Estudiantes) en función de la cual desea crear un informe. Luego vaya a la pestaña Crear y haga clic en el ícono Informe. En la pantalla se mostrará un informe simple basado en la tabla de estudiantes actual.

Herramienta de informe en blanco. La herramienta Informe en blanco le permite crear informes desde cero en el modo de diseño. Para hacer esto, haga clic en Informe en blanco en el grupo Informes en la pestaña Crear. En la ventana de edición de Access 2007, aparecerá Informe1 con un área de datos vacía y el área "Lista de campos" de las tablas existentes se mostrará en el lado derecho de la ventana. Al hacer clic en el signo "+" de una tabla (por ejemplo, Estudiantes) se abrirá una lista de campos obligatorios.

Arrastre los campos obligatorios de esta lista al informe haciendo clic y manteniendo presionado el botón izquierdo del mouse. Usando las herramientas del grupo "Controles" en la pestaña Formato, puede modificar el informe agregando un título, números de página, fecha y hora. Si es necesario, se puede modificar en modo diseño. Guarde el informe.

SRSP 9-10: "SGBD Acceso MS" .

Responda las preguntas en sus cuadernos sobre SRSP:

(Las respuestas deben estar completas con explicaciones; puede pegar imágenes desde el DBMS de MS Access copiando con el botón PrtScrn)

1. ¿Qué son las Bases de Datos y DBMS? (Para una respuesta oral: muestre la base de datos ya preparada creada en el DBMS de MS Access y explique cómo está organizada la base de datos en ella).

2. ¿Cómo se organiza una base de datos relacional? (Para una respuesta oral: muestre las tablas creadas en la base de datos terminada en el DBMS de MS Access y explique cómo están organizadas).

3. Explique la etapa inicial de la creación de un archivo de base de datos en MS Access DBMS. ¿Qué es una extensión de archivo y con qué extensión se guarda un archivo de base de datos en el DBMS de MS Access?

4. ¿Cuál es el objeto principal de una base de datos relacional?

5. ¿Qué campos tiene una tabla de base de datos en MS Access DBMS?

6. ¿Qué es una clave en las tablas DBMS de MS Access? ¿Qué claves existen en la base de datos?

7. ¿Cómo se organizan las conexiones lógicas en las tablas DBMS de MS Access?

8. ¿Qué es una consulta DBMS de MS Access y qué se utiliza para crearla?

9. ¿Qué es un formulario DBMS de MS Access y cómo se crean los formularios en el DBMS de MS Access?

10. ¿Qué es un informe y en qué se diferencia de otros objetos DBMS de MS Access? ¿Cómo se crean los formularios en MS Access DBMS?

Al anotar: para SRSP 9 Se tendrá en cuenta la respuesta escrita en el cuaderno; para SRSP 10 una respuesta oral detallada a una de las preguntas, mostrando y explicando un ejemplo en la base de datos que creó durante el trabajo de laboratorio. (Una pregunta oral corresponde a su número en la lista del diario del profesor de informática.

Enviar su buen trabajo en la base de conocimientos es sencillo. Utilice el siguiente formulario

Los estudiantes, estudiantes de posgrado y jóvenes científicos que utilicen la base de conocimientos en sus estudios y trabajos le estarán muy agradecidos.

Publicado en http://www.allbest.ru/

INSTITUTO DE GESTIÓN DE MINSK

Departamento de Matemáticas e Informática

TRABAJO DEL CURSO

En la disciplina "Tecnologías de la información informática"

en el tema " InformesVmicrosoftAcceso"

Completado por el estudiante gr.30508zt

Sokolovskaya Yu.V.

Ensayo

El trabajo del curso contiene _____ páginas, 31 dibujos, 1 apéndice.

· Una sola columna informes.

· Cinta informes

· varias columnas informes

· Informes Con agrupamiento datos

· Postal pegatinas

· Resumen informes

Los informes se dividen en secciones, que se denominan franjas o secciones en la mayoría de los paquetes de software de informes.

Junto con los informes de una sola tabla, Access le permite crear informes más complejos que proporcionan resultados de datos de varias tablas de bases de datos interrelacionadas. Los informes de tablas múltiples pueden contener una parte principal y una parte incluida, es decir informe subordinado.

Para facilitar el trabajo del usuario, Access cuenta con un asistente especial que, si no hay suficiente tiempo, permite crear rápidamente informes bastante atractivos. El Asistente de informes proporciona un diseño básico para el informe, que luego puede modificar para adaptarlo a sus necesidades. El Asistente de informes simplifica el proceso de organización de campos al hacer una serie de preguntas sobre el tipo de informe que está creando y luego generar automáticamente el diseño del informe.

Una consulta es una forma poderosa y conveniente de recuperar datos relacionados. Por lo tanto, se puede utilizar para preparar datos para un informe complejo.

Puede agrupar y ordenar datos, seleccionar un tipo de datos, seleccionar un orden de clasificación, calcular totales, ver el contenido del informe e imprimir.

Contenido

• Introducción
• 1.1 Concepto de informe
• 2. Informes en MS ACCESS
• 2.3 Modificación del informe
• 3.2 Informe subordinado
• 3.3 Desarrollar un informe basado en una subtabla usando el asistente de informes
• 4. Tarea práctica
• Conclusión
• Literatura
• Solicitud

Introducción

Los informes son el mejor medio para presentar la información de la base de datos en un documento impreso. Las herramientas de desarrollo de informes de Access están diseñadas para diseñar un diseño de informe que se puede utilizar para mostrar datos en forma de un documento de salida impreso. Estas herramientas le permiten crear un informe con una estructura compleja que proporciona la salida de datos interrelacionados de muchas tablas, su agrupación y cálculos de datos. En este caso, se pueden cumplir los requisitos más altos para la ejecución de documentos.

Comparados con otros métodos de impresión de datos, los informes tienen dos ventajas fundamentales:

· Proporcionan amplias capacidades para agrupar y calcular subtotales y totales generales para grandes conjuntos de datos.

· Los informes se pueden utilizar para producir facturas, órdenes de compra, etiquetas postales, materiales de presentación y otros documentos bellamente diseñados que pueda necesitar para administrar un negocio exitoso.

En el informe, cada grupo de datos y sus resultados se pueden presentar por separado. Contamos con las siguientes capacidades:

· Para proporcionar una presentación jerárquica de los datos, puedes configurar hasta 10 niveles de agrupación.

· Puedes establecer títulos y notas separados para cada grupo.

· Puedes realizar cálculos complejos no sólo dentro de un grupo o conjunto de filas, sino también en varios grupos al mismo tiempo.

· Además del encabezado y pie de página, puedes configurar el título y la aplicación para todo el informe.

Al igual que en un formulario, puedes insertar imágenes o diagramas en cualquier sección del informe. También puede incrustar subinformes o subformularios en un informe.

Los informes de acceso se dividen en seis categorías (diseños):

b Una sola columna informes. Enumeran los valores de cada campo de cada registro de tabla o consulta en una columna larga. Las etiquetas indican el nombre de la tabla o campo de consulta y a la derecha de las etiquetas están los valores. Estos informes rara vez se utilizan: imprimirlos requiere mucho papel.

b Cinta informes. Estos informes proporcionan una columna titulada para cada campo de una tabla o consulta y colocan los valores de cada registro en una fila separada.

b varias columnas informes. Se crean a partir de informes de una sola columna. Para ello, se utiliza la opción de diseño "serpiente" de "periódico", que se proporciona en las aplicaciones de autoedición y editores de texto.

b Informes Con agrupamiento datos. El tipo de informes más popular. Estos informes le permiten calcular totales para grupos de registros y presentar información en un formato fácil de usar.

b Postal pegatinas. Un tipo especial de informe de varias columnas creado para imprimir nombres y direcciones en grupos.

b Resumen informes. Estos informes contienen subinformes. En este caso, cada subinforme se crea en función de fuentes de datos independientes, por ejemplo, tablas o consultas.

Los primeros cinco informes utilizan una tabla o consulta como fuente de datos, similar a los formularios. Los informes de este tipo se denominan anexo A fuente datos.

Antes de comenzar a diseñar un informe, el usuario debe diseñar su formato, es decir determinar la composición y contenido de las secciones del informe, la ubicación en el mismo de los valores derivados de los campos de las tablas (consultas) de la base de datos y los detalles calculados, campos por los cuales es necesario agrupar los datos. Para cada nivel de agrupación, se definen títulos y notas, y se calculan los totales. Además, se elaboran los encabezados y firmas de los detalles del informe y se determina el orden en que se muestran los datos en el informe.

El informe se puede crear mediante un asistente o en modo de diseño de informe. En muchos casos es conveniente utilizar el Asistente de informes. El informe creado por el asistente se puede modificar en modo diseño.

Si es necesario mostrar los resultados de la resolución de un problema en un informe, se puede utilizar una consulta de varias tablas como base para el informe. La solicitud puede ser responsable de los tipos más complejos de muestreo y preprocesamiento de datos. Las diversas capacidades del diseñador de informes facilitan la estructura y el formato de los datos recibidos en una solicitud.

1. Características de la base de datos MS ACCESS

1.1 Concepto de informe

El producto final de la mayoría de las aplicaciones sin datos es un informe. Access combina datos de tablas, consultas y formularios para crear un informe que puede imprimir para su uso posterior. Una de las principales ventajas de Access es la velocidad y facilidad para crear informes completamente formateados y listos para usar. Aparentemente, se puede argumentar que ningún otro sistema proporciona herramientas de generación de informes tan flexibles y convenientes como Access.

Con la difusión del correo electrónico, el acceso a Internet e Intranet se está convirtiendo en un medio cada vez más popular para crear e imprimir informes. Access proporciona los siguientes métodos para distribuir informes electrónicos:

1. Fotos informes (Informe instantáneas) son archivos independientes que se pueden enviar como adjunto a un mensaje de correo electrónico utilizando Outlook, Outlook Express y cualquier otro programa de correo electrónico de Windows.

2. Estático Web-informes son una combinación de un archivo XSL (lenguaje de hoja de estilo extensible) y un archivo XML (lenguaje de marcado extensible) que representa el documento que se transfiere.

3. Dinámica Web-informes similar a los informes web estáticos XSL/XML, sin embargo, proporcionan al usuario datos actuales que se informan cuando el navegador del usuario abre una página web.

Los informes son el mejor medio para presentar la información de la base de datos en un documento impreso.

sección de acceso al constructor de informes

En general, los informes son similares a los formularios, pero normalmente están diseñados para enviar información desde una base de datos a una impresora. Por lo tanto, en los informes, los datos están formateados para que sea conveniente colocarlos en páginas separadas. Los informes admiten una amplia variedad de métodos de formato y le permiten agrupar datos, dividiéndolos en bloques sólidos lógicos.

Algunos informes tienen una sola página, como una confirmación de pedido, una factura, un gráfico o un cuadro. Los informes de Access de varias páginas (catálogos, libros mayores y estados financieros) son más comunes que las opciones de informes de una sola página. La mayoría de los informes de varias páginas son similares a los formularios de cinta, optimizados para su impresión.

La mayoría de los métodos para crear formularios de Access también se aplican a los informes.

Diferencias fundamentales entre informes y formularios:

· Los informes son sólo para imprimir y no para mostrar datos en pantalla.

· A diferencia de los formularios, los datos en los que se basa el informe no se pueden modificar mediante controles agregados desde la Caja de herramientas.

· Los informes no se pueden ver en la vista de tabla.

· En informes de varias columnas, el número y el ancho de las columnas, y el espacio entre ellas, se establecen en el cuadro de diálogo Configurar página, pero no mediante controles o configuraciones de propiedades en el modo Diseño.

Por otro lado, las características de los informes y formularios de Access tienen mucho en común:

· Maestros informes. Se pueden utilizar para crear tres tipos principales de informes: de columnas, de agrupación, de resumen y de etiquetas postales.

· Secciones informe. Estos incluyen el encabezado, la nota y el pie de página.

· Secciones grupos informe. En general, son similares a la sección de datos del formulario.

· Elementos gestión. Los agrega a los informes desde la Caja de herramientas de Access y luego los mueve y cambia su tamaño usando controladores.

· Subordinados informes. Dichos informes se incluyen en los informes de la misma manera que los controles de subformulario/informe se incluyen en los formularios principales.

2. Informes en MS ACCESS

2.1 Creación automática de informes basados ​​en una tabla o consulta

Access 2002 ofrece varias formas de crear informes. El más sencillo de ellos es utilizar herramientas de generación automática de informes. Un informe creado automáticamente en función de una tabla o consulta se denomina informe automático. Access le permite crear informes automáticamente en dos formatos: columna y cinta.

Para crear un informe automático:

1. En el panel de objetos de la ventana. Basedatos haga clic en el acceso directo Informes y presione el botón Crear. Un cuadro de diálogo aparecerá Nuevoinforme presentado en la Fig. 1.

Arroz.1. Ventana de diálogo Nuevoinforme

2. En la lista del cuadro de diálogo. Nuevoinforme seleccione uno de los elementos: Informe automático: Vcolumna o Informe automático: lentohNueva York.

H. En un cuadro combinado Nuevoinforme, ubicado en la parte inferior del cuadro de diálogo, contiene los nombres de todas las tablas y consultas de bases de datos que se pueden utilizar como fuente de datos para el informe. Debe hacer clic izquierdo en el botón de flecha para abrir la lista y luego resaltar el elemento deseado en la lista.

4. Presione el botón DE ACUERDO.

Como resultado, Access creará automáticamente un informe basado en la fuente de datos seleccionada, utilizando un formato de cinta o columna. El formato de cinta organiza los campos de los registros de salida en una línea. El formato de columna organiza los campos de los registros de salida en una columna. Un AutoInforme creado utilizando cualquiera de estos formatos incluirá todos los campos y registros presentes en la fuente de datos seleccionada.

Para que el informe creado se pueda utilizar en el futuro, es necesario guardarlo. Para hacer esto, seleccione el comando Archivo, Ahorrar. en el campo Nombreinforme cuadro de diálogo que aparece Preservación Ingrese el nombre deseado y haga clic en Aceptar.

2.2 Crear un informe usando el Asistente de informes

Para facilitar el trabajo del usuario, Access cuenta con un asistente especial que, si no hay suficiente tiempo, permite crear rápidamente informes bastante atractivos.

Se crea un informe con agrupación de datos en base a las tablas de Productos y Proveedores de la base de datos de formación Borei. Al igual que el Asistente para formularios, el Asistente para informes le permite crear informes que contienen datos de varias tablas sin crear primero una consulta. Este informe muestra la gama de productos alimenticios agrupados por categoría.

Para crear un informe de inventario de productos, debe modificar el informe principal creado mediante el asistente. Las etapas del Asistente de informes son similares a las que realiza el usuario de forma independiente. Por lo tanto, para familiarizarse con las herramientas de generación de informes, resulta útil estudiar el asistente.

Para crear un informe sobre el inventario disponible de bienes, debe completar los siguientes pasos.

1. Haga clic en el botón Informes en el lado izquierdo de la ventana de la base de datos y luego haga clic en el botón Crear. Access muestra el cuadro de diálogo Nuevo informe. Este cuadro de diálogo le permite seleccionar uno de los tres asistentes de informes, dos estilos de informes automáticos y el modo de diseño.

2. Al igual que los formularios, los informes requieren una fuente de datos: una tabla o consulta. Debe seleccionar la tabla Productos en la lista desplegable en la parte inferior del cuadro de diálogo Nuevo informe (Fig. 2) y la opción Asistente de informes en la lista superior. Haga clic en el botón Aceptar. Se abre el primer cuadro de diálogo Asistente de informes.

Figura 2. Seleccione una tabla o consulta como origen de datos del informe y luego seleccione Asistente de informes en el cuadro de diálogo Nuevo informe.

3. Los campos que seleccione aquí son líneas de informe. El informe que se genera debe mostrar el nombre del artículo y del proveedor para que los usuarios no necesiten verificar códigos y nombres en otro informe. Por lo tanto, desde la tabla Productos, el informe debe incluir los campos Código de tipo, Código de producto, Código de proveedor y En almacén. Seleccione estos campos exactamente en este orden en la lista Campos disponibles y transfiéralos a la lista Campos seleccionados haciendo clic en el botón >. Cuando agrega un nombre de campo a la lista Campos seleccionados, Access lo elimina de la lista Campos disponibles. También puede mover un campo haciendo doble clic en su nombre en la lista Campos disponibles, que luego mostrará el nombre en la lista Campos seleccionados. Los campos se encuentran en la lista Campos seleccionados de la columna; en el informe se mostrarán en el mismo orden, pero de izquierda a derecha.

4. Para demostrar cómo funciona el asistente con informes vinculados a varias tablas, debe incluir el campo Nombre de la tabla Proveedores en el informe. Para hacer esto, abra la lista Tablas y Consultas y seleccione Tabla: Proveedores.

5. La columna Nombre debe ubicarse en el informe después de la columna Código de proveedor. Por lo tanto, debe seleccionar el campo Código de proveedor en la lista Campos seleccionados. Luego haga clic en el campo Título en la lista de Campos disponibles, luego haga clic en el botón >. Luego Access moverá el campo Nombre de la lista Campos disponibles a la lista Campos seleccionados y lo insertará entre los campos Código de proveedor y En almacén (Fig. 3). Haga clic en Siguiente para ir al segundo cuadro de diálogo Asistente de informes.

Fig. 3. Seleccionar campos para un informe en el primer cuadro de diálogo del Asistente de informes

6. El asistente le solicita que seleccione el tipo de presentación de datos en el informe. Debes prestar atención al botón Mostrar información adicional. Haga clic en él para mostrar la primera ventana de una serie de cuadros de diálogo de ayuda del Asistente de informes. Si hace clic en el botón Mostrar ejemplos, Access muestra ventanas adicionales con sugerencias. Las ventanas utilizan ejemplos de las tablas Ventas, Clientes y Pedidos para mostrar los diferentes métodos de agrupación que el Asistente de informes puede aplicar automáticamente a un informe. Para volver al cuadro de diálogo del asistente que se muestra en la Figura 4, haga clic en el botón Cerrar.

Fig.4. En el segundo cuadro de diálogo del asistente, seleccione una tabla como tabla base

7. Para este informe, debe seleccionar su propia opción de agrupación. Por lo tanto, debes aceptar la opción Productos predeterminados. Luego haga clic en el botón Siguiente para ir al siguiente cuadro de diálogo.

8. El asistente le solicita que establezca niveles de agrupación en el informe. Seleccione el campo Código de tipo en la lista y haga clic en el botón > para configurar la agrupación por tipo de producto. El cuadro de diálogo se muestra en la Fig. 5.

Fig.5. En el tercer cuadro de diálogo del asistente, especifique el campo por el cual se agrupará el informe.

9. Haga clic en el botón Grupo. El Asistente de informes muestra el cuadro de diálogo Intervalos de agrupación. Al cambiar el intervalo de agrupación, puede influir en cómo los grupos de Access informan los datos. Los campos numéricos, como el código de tipo, se pueden agrupar por decenas, cincuenta, centenas, etc. tipos en el grupo. Los campos de texto se pueden agrupar por primera letra, primeras tres letras, etc. El asistente verifica el tipo de datos del campo y sugiere intervalos de agrupación apropiados.

10. Este informe no requiere un intervalo de agrupación especial. Por lo tanto, acepte la opción normal ya especificada en la lista Intervalos de agrupación y haga clic en el botón Aceptar para volver al asistente de informes. Debes hacer clic en el botón Siguiente para ir al cuarto cuadro de diálogo del asistente.

11. Los registros de un grupo se pueden ordenar por cuatro campos cualesquiera en orden ascendente o descendente (ver Fig. 6). El campo Código de tipo no está en la lista de campos que se pueden ordenar. Los registros se agrupan según este campo y, por lo tanto, se ordenan automáticamente según la clave principal de la tabla. Seleccione el campo Código de producto de la primera lista desplegable.

Fig.6. En el cuarto cuadro de diálogo del asistente, seleccione el campo por el cual se ordenan los registros dentro del grupo.

12. Haga clic en el botón Resultados. Aparece el cuadro de diálogo Resumen. Si desea calcular los totales de una columna del informe, seleccione la opción adecuada en este cuadro de diálogo. Muestra todos los campos del informe numérico que no son del tipo Contador. Para calcular la suma, media aritmética y seleccionar los valores de campo mínimo y máximo, marque la opción correspondiente. Dependiendo de las casillas de verificación seleccionadas, el asistente agregará los campos apropiados al final del informe.

13. Los interruptores Mostrar le permiten especificar si el informe debe mostrar solo campos totales o datos de peso con campos totales agregados al final de cada grupo y al final de todo el informe. En este ejemplo, para el campo InStock, seleccione las casillas de verificación Suma y Promedio. En el grupo Mostrar opciones, seleccione la opción Datos y totales. Marque la opción Calcular porcentajes: los totales de cada grupo se mostrarán como un porcentaje del total. Haga clic en Aceptar para volver al cuadro de diálogo Asistente de informes y haga clic en Siguiente.

14. El asistente le ofrece elegir uno de los seis diseños de informes. Puede obtener una vista previa del diseño seleccionado en el área de vista previa en el lado izquierdo de la ventana. Para este informe, seleccione la opción de paso, como se muestra en la Figura 7.

Fig.7. El diseño escalonado se utiliza con mayor frecuencia para un informe con varias columnas.

15. De forma predeterminada, la casilla de verificación Configurar el ancho del margen para que quepa en una página está seleccionada en la ventana. En general, esta opción no debe modificarse para ahorrar papel y mejorar la legibilidad del informe. En el grupo de opciones Orientación, seleccione la orientación del informe al imprimir. Seleccione la opción vertical y haga clic en el botón Siguiente.

Debe seleccionar uno de los estilos de informe predefinidos. En la parte izquierda de la ventana puede ver el estilo seleccionado (Fig. 8). Seleccione el estilo Comprimido y haga clic en el botón Siguiente para ir al último cuadro de diálogo del asistente.

Fig.8. Seleccione uno de los seis estilos de informe predefinidos

Introduzca el nombre del informe: otchLista de productos por tipo. El informe se guardará con este nombre (Fig. 9). Seleccione la opción Ver informe y haga clic en el botón Finalizar para completar la creación del informe. El Asistente de informes creará el informe y lo mostrará en modo de vista previa.

Fig.9. Asigna un nombre bajo el cual se guardará el informe.

El informe generado por el Asistente de informes tiene muchos defectos de diseño que se pueden corregir. Puede utilizar las barras de desplazamiento para colocar el informe como se muestra en la figura. Cuando haya terminado de ver el informe, ciérrelo.

Tras realizar unos sencillos cambios obtenemos un informe completo con la información necesaria para analizar los inventarios actuales de la empresa Borey. Los cambios deberían corregir defectos obvios en el informe generado por el asistente, como el ancho excesivo de la columna TypeCode, la duplicación de información en las columnas Proveedor y Nombre, nombres truncados en la columna Nombre y truncamiento del encabezado En stock.

2.3 Modificación del informe

Suma Y supresión secciones informe

Cuando crea un informe a partir de una plantilla en blanco o cuando modifica un informe creado por el Asistente de informes, puede agregar una nueva sección al informe.

· Para agregar secciones de encabezado y nota al pie del informe, seleccione el comando "Ver, encabezado/nota del informe"

· Para agregar encabezados y pies de página, debe seleccionar el comando "Ver, encabezado y pies de página".

· Para agregar un encabezado de grupo o una nota, debe hacer clic en el botón del panel de control Ordenar y agrupar y establecer las propiedades Encabezado de grupo y Nota de grupo en Sí.

Si agrupa datos en más de un nivel (grupo, subgrupo, subsubgrupo), puede agregar un título de grupo y una nota para cada nivel de agrupación. Esta operación agrega un par de secciones adicionales al informe para cada nivel de agrupación.

Puede eliminar secciones del informe utilizando los mismos métodos que se utilizaron para crear secciones. Para eliminar particiones innecesarias:

· Para eliminar una sección de área de datos o un encabezado único, una sección de notas separada, un encabezado o un pie de página, debe eliminar todos los controles de la sección y luego mover el borde inferior de la sección para que la altura de la sección sea cero. En realidad, estas operaciones no eliminan la sección, pero las secciones con altura cero no se imprimen y no afectan el diseño del informe.

· Para eliminar el título del informe y la nota al mismo tiempo, seleccione Ver, Título del informe/Nota. Si hay un control en el encabezado del informe o en la sección de comentarios, aparece un mensaje del sistema advirtiéndole que perderá los controles en las secciones que elimine.

· Para eliminar el encabezado y el pie de página al mismo tiempo, seleccione Ver, Encabezado y Pie de página. Si al menos una de las secciones contiene controles, aparecerá una notificación al respecto en la pantalla. Para eliminar el título o la nota de un grupo, haga clic en el botón Ordenar y agrupar en la barra de herramientas. Establezca la propiedad Título de grupo o Nota de grupo en Ninguno.

Uso brecha paginas Y sello encabezados y pies de pagina

Las propiedades Fin de página y No romper de las secciones de encabezado de grupo, área de datos y notas de grupo le permiten controlar si se fuerzan los saltos de página. Para establecer los valores de estas propiedades, haga doble clic en el borde de la sección del grupo. El cuadro de diálogo de propiedades de esta sección aparecerá en la pantalla. Establecer la propiedad Fin de página fuerza la inserción de un salto de página antes de imprimir la sección. Si establece la propiedad No romper en Sí y no hay suficiente espacio en la página actual para imprimir la sección completa, se agrega un salto de página y la sección completa se imprime en la página siguiente.

Para configurar los encabezados y pies de página que se imprimirán en la primera y la última página, seleccione el comando "Editar, Seleccionar informe" y luego haga clic en el botón "Propiedades" en la barra de herramientas. Luego puede seleccionar opciones de impresión para las propiedades Encabezado y Pie de página en la pestaña Diseño.

2.4 Guardar e imprimir un informe

Puede guardar el informe en cualquier momento ejecutando el comando Archivo/Guardar o Archivo/Guardar Cómo en la ventana del diseñador de informes o haciendo clic en el botón Guardar en la barra de herramientas. Si el informe se guarda por primera vez o cada vez mediante comando AhorrarCómo o Exportar, debe especificar un nombre de informe.

Recuerde que Access guarda sólo el diseño del informe, no los datos ni el informe en sí. Si se creó una consulta para generar un informe, debe guardarse por separado. El conjunto de resultados de una consulta se puede recuperar en cualquier momento abriendo un informe, que ejecutará automáticamente la consulta.

Botón Sello La barra de herramientas del modo de vista previa le permite imprimir este informe. Con el comando Archivo/Configurar página, puede seleccionar la impresora, configurar el tamaño del papel, el tamaño del margen, el interlineado, la orientación (vertical, horizontal), etc. Comando de archivo. / Imprimir le permite seleccionar páginas individuales del informe para imprimir, imprimir un número específico de copias o enviar el informe a un archivo que debe imprimirse en otro momento.

3. Practique y desarrolle informes complejos.

3.1 Crear un informe usando el diseñador de informes

Constructor informes Sirve para editar un informe creado en el Asistente de informes.

La creación y cambio del diseño del informe se realiza en la ventana del diseñador de informes. Los informes se dividen en secciones, que se denominan franjas o secciones en la mayoría de los paquetes de software de informes. Cuando crea un informe en modo de diseño, la ventana inicialmente muestra secciones vacías del informe, como se muestra en la Figura 1.

Arroz.1. Secciones de informe en la vista de diseño de informe

La presencia de estas secciones, así como su eliminación o inclusión, están determinadas por los comandos del menú. Vista | Encabezados y pies de pagina Y Vista | Título/Nota informe . Para los mismos fines, puede utilizar los botones correspondientes en la barra de herramientas del diseñador de informes.

Al crear un informe, es necesario completar sus secciones con elementos de acuerdo con el proyecto de informe desarrollado por el usuario. El título contiene el texto del encabezado del diseño del informe. Todo lo que está en el encabezado del informe se imprime solo una vez: al comienzo de cada informe. El encabezado sirve como encabezados de columna y datos de agrupación/resumen. El pie de página contiene el número de página y los controles calculados. Al determinar el contenido de estas secciones, se debe partir de los requisitos para el diseño de páginas individuales del informe. El área de datos contiene los campos de las tablas o consultas de la base de datos, y cada registro se procesa e imprime. La nota del informe se imprime una vez al final del informe después de todas las entradas de datos y notas de grupo.

Si es necesario agrupar registros por campo, se pueden agregar secciones a la ventana del diseñador de informes. Título grupos Y Nota grupos . El encabezado del grupo, por regla general, contiene los campos mediante los cuales se realiza la agrupación. Se utiliza para especificar registros de un área de datos que pertenecen a un grupo específico. Las expresiones se pueden colocar en una nota grupal para resumir el grupo. Se permiten hasta 10 niveles de agrupación de registros mostrados.

Durante el proceso de diseño, las secciones del informe se completan con elementos de acuerdo con el diseño planificado del informe mediante comandos de menú o botones en la barra de herramientas y la barra de herramientas del diseñador de informes.

Los campos con valores no repetidos se colocan en Regiones datos , al que se le puede dar la apariencia de una parte tabular del informe. Es recomendable colocar en el encabezado del grupo campos con valores repetidos según los cuales se agrupan los registros.

Los elementos de las secciones del informe, además de los campos de las tablas o consultas en las que se basa el informe, también son textos de leyenda, botones de control, objetos incrustados, líneas, rectángulos, etc. Para cada elemento hay botones correspondientes en el panel de elementos.

Para cada elemento, así como para la sección y el informe en su conjunto, se pueden especificar propiedades. La tecnología para colocar elementos y definir sus propiedades es casi similar a la utilizada en el diseñador de formularios.

Botón Opciones paneles herramientas le permite agregar o eliminar botones borrando o marcando casillas de verificación en la lista de botones que se abre, o abriendo la ventana de configuración del panel.

Creación informe Para uno mesas

Consideremos la tecnología para crear un informe de una sola tabla usando el ejemplo de obtener listas de estudiantes por grupo.

Deje que se determinen los siguientes requisitos para el informe como resultado del diseño del diseño del informe para la lista de estudiantes:

· El informe debe mostrar listas de estudiantes de cada grupo de forma secuencial, con sus propios títulos. Las entradas de la lista de grupos deben mostrarse en orden ascendente según el número de estudiante en el grupo.

· Al generar un informe, es necesario calcular el puntaje promedio para aprobar de cada grupo y mostrarlo en el informe.

· El título del informe debe aparecer en cada página del informe.

Seleccione un objeto en la ventana de la base de datos. Informes . Hay diferentes formas de empezar a diseñar un informe. Puede cambiar inmediatamente al modo de diseño seleccionando la línea en la ventana de la base de datos Creación informe V modo diseñador . En este caso, se abre inmediatamente un informe no asociado con la fuente (ver Fig. 1).

Puedes empezar a diseñar pulsando el botón Crear . En el cuadro de diálogo de apertura (Fig.2) Nuevo informe , que te permite seleccionar diferentes modos, en este caso debes seleccionar la opción Constructor . Si en esta ventana selecciona una tabla (consulta) como fuente de datos del informe, simultáneamente con la apertura de un nuevo informe en modo de diseño, se abrirá una ventana adicional con una lista de campos de origen.

Arroz.2. Ventana para seleccionar una opción para crear un informe, tabla fuente

Elijamos la tabla de estudiantes como fuente para el ejemplo que estamos considerando. Aparecerá una ventana con una lista de campos de origen de informes disponibles (Fig. 2).

La ventana del diseñador que se abre muestra el diseño del informe que se está creando, que contiene las secciones que se muestran en la Fig. 1. si seccion Título informe falta, habilítelo usando el comando de menú Vista | Título/Nota informe o el botón correspondiente en la barra de herramientas del diseñador de informes. Para facilitar su uso, puede agregar un botón al panel del diseñador. Título/Nota informe , cuando se utiliza, se añaden las secciones correspondientes.

Agrupamiento Y clasificación datos informe

Para cumplir con los requisitos de agrupación y clasificación de los datos mostrados en el informe, puede utilizar el botón Clasificación Y agrupamiento en la barra de herramientas del diseñador. A continuación, configure los parámetros necesarios en el cuadro de diálogo de apertura. Clasificación Y agrupamiento . Para el ejemplo considerado, en esta ventana es necesario configurar la agrupación de registros por el campo ng y la clasificación por el campo not (Fig. 3).

Arroz.3. Ventana para definir grupos de registros por campo NG

En la ventana Clasificación Y agrupamiento en columna Campo/Expresión Debe registrar el nombre del campo para agrupar o seleccionar el campo de la lista desplegable de campos de origen. En la zona Propiedades grupos en lineas Título grupos Y Nota grupos debe seleccionar Sí.

Dado que la lista general de estudiantes, de acuerdo con el borrador del informe, debe dividirse en grupos, seleccionaremos el campo ng del ejemplo que estamos considerando para agrupar.

Después de definir la agrupación, aparecen secciones adicionales en la ventana del diseñador de informes (Fig. 4) Título grupos "NG" , Nota grupos "NG" .

Para configurar la clasificación en la siguiente línea del cuadro de diálogo, simplemente escriba (seleccione) el nombre del campo correspondiente. En la zona Propiedades grupos este campo en lineas Título grupos "NG Y Nota grupos "NG" De forma predeterminada, los valores están establecidos en No, lo que establece la clasificación solo por este campo.

En el ejemplo considerado, para mostrar una lista ordenada de estudiantes en cada grupo, configuraremos la clasificación por el campo de número de estudiante. Para hacer esto, en el cuadro de diálogo, seleccione el campo ns en la segunda línea.

Arroz.4. Ventana del diseñador de informes al desarrollar un informe para mostrar datos de una tabla ESTUDIANTE

Alojamiento datos V secciones informe

El procedimiento para colocar campos de tablas incluye dos etapas.

1. Colocación del campo de agrupación.

El valor del campo de agrupación debe presentarse una vez en el área del encabezado del grupo.

En el informe de ejemplo, el campo no debe colocarse en la sección Título grupos "NG . Si la lista de campos de origen no está abierta, haga clic en el botón en la barra de herramientas del diseñador de informes. Lista campos . Usando el mouse, arrastre un campo que no esté en la lista de campos a la sección Título grupos . Corrijamos la firma del campo cambiándola a una lista de estudiantes del grupo (Fig. 4).

Configuremos la fuente deseada para los elementos. Para configurar el tamaño del marco para que se ajuste al texto de la firma, ejecute el comando Formato | Tamaño | Por tamaño datos o haga clic en el botón correspondiente en la barra de herramientas.

2. Formación de la parte tabular del informe.

De acuerdo con el diseño del diseño, es necesario colocar los campos para la parte tabular de modo que sus nombres estén ubicados en el área de datos y las etiquetas de los campos para formar el encabezado de la columna estén en el área. Título grupos . Luego, después de generar el informe, las filas de la sección tabular se colocarán en el área de datos y los nombres de las columnas se colocarán en el área del encabezado. Sin embargo, tenga en cuenta que después de arrastrar campos desde la lista de fuentes al área de datos, se colocarán allí junto con las etiquetas. Para mover etiquetas a un área Título grupos se pueden cortar y pegar, actualizando el área del título. Tenga en cuenta que las firmas también se pueden recrear usando el botón de la barra de herramientas Inscripción .

En el ejemplo del informe generado, colocaremos secuencialmente los campos ns, nombre completo, datar, ppoint en el área de datos. El campo se coloca junto con una firma, que el sistema toma de las propiedades del campo de la tabla de estudiantes. Las etiquetas de campo deben moverse al área Título grupos cortando y pegando. Si no coinciden con los nombres de las columnas en el proyecto de diseño, es necesario ajustarlos.

Para crear un campo calculado con un valor total para un grupo de registros, colóquelo en la sección Nota grupos "NG . Para habilitar los detalles de liquidación, utilice el botón Campo en el panel de elementos, que le permitirá crear un elemento Gratis .

A continuación, debe abrir las propiedades del elemento que se está creando y en la pestaña Datos entrar en la fila Datos la expresión necesaria para realizar una operación grupal (suma, cálculo de la media aritmética, etc.). Si es necesario, seleccione de la lista desplegable Número decimal señales la precisión de cálculo requerida. en la pestaña Disposición en la lista desplegable Formato campos Se selecciona el formato requerido.

En el ejemplo del informe generado, para generar los detalles del cálculo Puntaje de aprobación promedio del grupo, haga clic en el botón Campo y colocar el elemento Gratis a la sección Nota grupos "NG" .

Abra la ventana de propiedades del elemento. Gratis . Escribámoslo en la pestaña. Datos alinear Datos función =Avg ([ppoint]) para calcular el promedio aritmético de los valores del campo ppoint en función de los registros de los estudiantes de un grupo. Para escribir una función, puede usar el generador de expresiones llamándola en la ventana de propiedades del campo (Fig.5) usando el botón ubicado a la derecha de la línea. Datos .

Arroz.5. Ventana Propiedades del campo de cálculo

En la ventana del constructor (Fig.6) para crear la función, abra la carpeta Funciones , seleccione una carpeta en ella Incorporado funciones . Luego, en el panel central, seleccione el valor de la lista. Estadístico . En el panel derecho, seleccione la función Avg deseada.

Arroz.6. Ventana del generador de expresiones

En la ventana de propiedades del campo en la pestaña Disposición en línea Número decimal señales anota el valor 2. En la lista desplegable Formato campos elige un valor Fijado .

Editemos la etiqueta del campo calculado. Para hacer esto, seleccione la firma y llame a la ventana de propiedades. En la ventana de propiedades en la pestaña Disposición en línea Firma Anotemos la nota media aprobatoria del grupo. Se pueden realizar acciones como cambiar una etiqueta o ingresar una expresión en un campo sin acceder a las propiedades del elemento directamente dentro del marco del elemento.

Para agregar al informe actual fechas puedes usar la función incorporada now() de la categoría Fecha y hora . Primero en la zona Título informe mediante botón Campo Se crea un elemento libre. En su ventana de propiedades en la pestaña Datos en línea Datos necesitas escribir el valor =ahora(). La función now() se puede seleccionar en el constructor seleccionando la categoría de las funciones integradas Fecha y hora . en la pestaña Disposición en la lista desplegable Formato campos se selecciona el valor Largo formato fechas . La etiqueta de este campo se puede eliminar.

Para agregar un número de página, se crea un campo como elemento libre en el área del pie de página. En su ventana de propiedades en la pestaña Datos alinear Datos se escribe la expresión =. La firma de este campo se puede editar escribiendo en sus propiedades en la pestaña Disposición en línea Firma - página

La opción considerada de agregar la fecha actual y los números de página se muestra en el ejemplo del informe que se muestra en la Fig. 6.

Hay otras formas de formar los campos de fecha y número de página. Puede agregar un campo de fecha y hora actuales a su informe ejecutando el comando en modo de diseño Insertar | fecha Y tiempo ( Insertar| Fecha y Tiempo). Instalación en cuadro de diálogo fecha Y tiempo casillas de verificación Formato fechas y/o Formato tiempo le permite insertar la fecha actual y/o la hora actual y seleccionar la opción de formato deseada (Fig. 7). Si no hay una sección de encabezado, el campo de fecha y hora actuales se incluye en la sección de datos.

Como resultado, se creará un campo en el informe, en cuya ventana de propiedades en la pestaña Datos en línea Datos se escribirá la expresión =Fecha(). Si el informe tiene una sección de encabezado, el campo se agrega a esa sección.

Añadir al informe campo numeración paginas Puedes usar el comando en modo diseño. Insertar | Números paginas . En el cuadro de diálogo Números paginas Se seleccionan parámetros que determinan el formato, la ubicación y la alineación de los números de página (Fig. 8). Para imprimir el número de página en la primera página, seleccione la casilla de verificación Mostrar número en primero página .

Arroz.7. Ventana para seleccionar formato de fecha y/o hora.

Arroz.8. Ventana para seleccionar parámetros de número de página.

La visualización de los números de página se puede especificar formando la expresión apropiada en la ventana de propiedades del campo en la pestaña Datos en línea Datos . Esta expresión se puede obtener en el constructor abriendo la carpeta allí Son comunes expresiones y más - categoría Número paginas . En este caso, el constructor ofrece la expresión = " Página " & [ Página ]. Si seleccionas una categoría Página norte de METRO , el constructor sugiere una expresión = " Página " & [ Página ] & " de " & [ paginas ].

Terminación registro informe

Para la inscripción definitiva deberás ingresar en el apartado Título informe título del informe. Para hacer esto, use el botón de la barra de herramientas. Inscripción . A continuación, utilice los botones del panel de formato para configurar la fuente de inscripción deseada. Para mostrar el nombre del informe en páginas posteriores, también se ingresa en la sección Superior título consecutivo . Para ello, puedes copiar el título de la sección Título informe , insertar en la sección Superior título consecutivo y seleccione la fuente deseada. Luego sigue en la ventana de propiedades del informe en la pestaña Disposición en la lista desplegable Superior título consecutivo selecciona valor Sin encabezamiento . Se puede abrir la ventana de propiedades del informe cuando el cursor se coloca en el cuadrado donde se cruzan las reglas.

En el ejemplo del informe generado (ver Fig. 4), las listas de títulos de los estudiantes se ingresan y editan en el área de título y pie de página del informe. De acuerdo con el proyecto del informe, las líneas se crean cuando se usa el botón de la barra de herramientas Línea .

Vista Y sello informe Vista informe

El cambio del modo de diseñador de informes al modo de vista previa se realiza mediante el botón Vista en el panel del diseñador. Para ver un informe creado previamente, seleccione la pestaña en la ventana de la base de datos Informes el informe deseado y haga clic en el botón Vista . La apariencia del informe cuando se ve es similar a su apariencia cuando se imprime.

El modo de vista previa tiene su propia barra de herramientas.

Para ver las páginas del informe requeridas, puede utilizar el estándar campo números paginas en la esquina inferior izquierda de la ventana del informe.

Sello informe

Botón Sello La barra de herramientas del modo de vista previa le permite imprimir este informe. Usando el comando Archivo | Opciones paginas puede seleccionar la impresora, configurar el tamaño del papel, el tamaño del margen, el interlineado, la orientación (vertical, horizontal), etc. Equipo Archivo | Sello le permite seleccionar páginas individuales del informe para imprimir, imprimir un número específico de copias o enviar el informe a un archivo que debe imprimirse en otro momento.

3.2 Informe subordinado

Junto con los informes de una sola tabla, Access le permite crear informes más complejos que proporcionan resultados de datos de varias tablas de bases de datos interrelacionadas. Para mostrar datos relacionados en un informe de varias tablas, se utilizan automáticamente las relaciones establecidas en el esquema de datos de la base de datos.

Los informes de tablas múltiples pueden contener una parte principal y una parte incluida, es decir informe subordinado. Para cada una de estas partes, se selecciona su propia tabla o varias tablas como fuente de datos. Los informes de varias tablas también pueden incluir campos de diferentes tablas sin tener subinformes.

Desarrollo informe en base dos interconectado mesas

Consideremos la posibilidad de crear un informe para dos tablas que tienen relaciones de uno a varios. En esta relación, una tabla es la tabla maestra y la otra es la tabla esclava. La construcción de dicho informe tiene sus propias características, dependiendo de la elección de la tabla principal o subordinada como base del informe.

Informe Con básico parte en base de datos principal mesas

A continuación se detallan las acciones del usuario necesarias para crear un informe basado en dos tablas, cuando se selecciona la tabla principal como base del informe. Ilustraremos el proceso de desarrollo utilizando el ejemplo de dos tablas: departamento y docente de la base de datos del Proceso educativo.

Supongamos que es necesario preparar un informe que contenga información sobre departamentos e incluya listas de profesores por departamento.

Creemos un proyecto de diseño de informe. De acuerdo con el diseño del diseño, se supone que el informe debe mostrar datos de cada departamento, incluido el nombre, código y número de teléfono, así como el nombre y la fotografía del jefe. Estos datos están contenidos en la tabla de departamentos. En la parte tabular de cada departamento, es necesario mostrar fila por línea los datos sobre los profesores del departamento, que están contenidos en la tabla de profesores.

El diseño del diseño da motivos para seleccionar la tabla del departamento como tabla principal del informe y la tabla del profesor como fuente de datos para subordinar informe con una lista de profesores.

Creación básico partes informe V modo diseñador

Seleccione un objeto en la ventana de la base de datos. Informes y presione el botón Crear . En la ventana Nuevo informe elijamos una opción Constructor para construir un informe en modo diseño (ver Fig. 2), así como una tabla que será la fuente de datos para la parte principal del informe.

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Conferencia 15. Creación de informes utilizando MS Access.

Los informes son un formato para mostrar información en forma de documento en papel. En comparación con los formularios, que también se pueden imprimir, los informes tienen dos diferencias fundamentales:

§ brindar amplias oportunidades para agrupar y calcular subtotales y totales generales para grandes conjuntos de datos;

§ Los informes se pueden utilizar para producir materiales, etiquetas y otros documentos estéticamente agradables.

Los informes se utilizan principalmente para ver el "panorama general", por lo que a menudo se basan en consultas de resumen de varias tablas.

La ventana del informe y sus herramientas.

Todas las herramientas utilizadas para crear un informe son equivalentes a las herramientas de creación de formularios correspondientes: Diseñador, Asistente de informes, Informe automático: columna, Informe automático: franja, Asistente para gráficos, Etiquetas postales. Entre todas las herramientas anteriores, sólo el asistente de creación de etiquetas de correo es nuevo. Este asistente le permite seleccionar campos con nombres y direcciones, formatearlos para usarlos como etiquetas de correo, tiene una especialización estricta y, por lo tanto, no se trata en este curso de conferencias.

La estructura del informe en modo diseño corresponde casi por completo a la estructura del formulario y está dividido en secciones que tienen el mismo propósito, pero algunas características propias:

§ El "encabezado" y el "pie de página" le permiten mostrar información general para todas las páginas del informe, ya que están impresas en la parte superior e inferior de cada página, respectivamente, por ejemplo, el título del documento, la numeración de páginas, la fecha y la hora. , etc. Puede mostrar estas secciones usando el comando de menú Ver: encabezado y pie de página.

§ El “Título del informe” y la “Nota del informe” se imprimen solo una vez al principio y al final del informe, respectivamente. El título incluye información que normalmente se encuentra en la portada, como el logotipo de la empresa o el título del informe. Si en estas secciones se coloca un control calculado que utiliza la función estadística Suma, la suma se calcula para todo el informe. Puede habilitar estas secciones con el comando Ver: título/nota del informe.

§ "Área de datos" La sección se imprime una vez para cada fila de datos de la fuente de registro. Alberga los controles que conforman el contenido principal del informe.

§ El encabezado de grupo y la nota de grupo se utilizan para implementar la agrupación en informes. Se muestra antes y después de cada nuevo grupo de registros, respectivamente. Se utiliza para imprimir el nombre del grupo y calcular funciones estadísticas. Por ejemplo, si el informe está agrupado por productos, puede especificar sus nombres en los encabezados del grupo. Si coloca un control calculado que utiliza la función de agregación Suma en estas secciones, la suma se calculará para el grupo actual.

La regla y la cuadrícula le ayudan a planificar el diseño de los datos en la página. Puedes cambiar el tamaño de cualquier departamento arrastrando su borde.

El panel de elementos es casi completamente similar al panel de elementos del formulario y no requiere comentarios. La visualización de la barra de herramientas, similar a los formularios, se controla mediante el comando Ver - Caja de herramientas, o mediante el botón Panel de elementos en la barra de herramientas.

Para colocar campos de tabla o consulta en un informe, es conveniente utilizar la ventana "Lista de campos", que se puede habilitar con el comando Ver - Lista de campos.

En la ventana de propiedades puede configurar las propiedades del informe en sí, sus secciones y controles. El conjunto de propiedades que se presentan en él depende del objeto. Para acceder a la ventana de propiedades del componente, selecciónelo y haga clic en el botón Propiedades barra de herramientas o ejecutar un comando de menú Ver propiedades. La ventana de propiedades se describe en la lección anterior.

Cálculos en informes.

Como valor de la propiedad "Datos" de casi cualquier objeto que le permita mostrar datos, puede establecer expresiones de cualquier complejidad utilizando operadores aritméticos. Además, en los cálculos puede utilizar cualquier función integrada, así como las funciones definidas por el desarrollador en el módulo. Vba . Si es necesario, puede utilizar el generador de expresiones. Indicar EM Acceda cuando necesite utilizar una expresión, la entrada de la expresión debe comenzar con un signo igual (=).

= [Beca]*0.5

Solo puede hacer referencia a campos de datos ubicados en un formulario determinado o en formularios abiertos separados. En el segundo caso, es necesario prever la apertura forzada de formularios que contienen los datos requeridos, por ejemplo, mediante macros.

Agrupación en informes

Los informes, a diferencia de los formularios, le permiten agruparlos. Para incluir agrupaciones en un informe, utilice la ventana "Clasificación y agrupación", a la que se puede acceder mediante el comando de menú Clasificación y agrupación de vistas(Figura 15.1).

Figura 15.1 - Ventana de clasificación y agrupación.

En la ventana Ordenar y agrupar, puede definir hasta 10 campos o expresiones que se utilizarán en el informe para agrupar datos. El primer elemento de la lista define el grupo principal y los subgrupos posteriores dentro de los grupos.

La primera fila de la columna Campo/Expresión expande la lista de campos en la tabla o consulta subyacente. Si comienza a escribir con un signo (=), puede ingresar una expresión en esta columna que contenga un vínculo a cualquier campo de la tabla o consulta subyacente.

Para cada campo o expresión, puede definir un rango de agrupación, es decir Los datos se pueden agrupar no sólo por valores individuales, sino también por rangos de valores. El tipo y tamaño del rango dependen del tipo de datos del campo o expresión.

Al agrupar por campo de texto, puede iniciar un nuevo grupo cuando cambien el primero o más caracteres iniciales en los valores del campo. Por ejemplo, para crear un grupo para cada letra del alfabeto, es necesario definir la creación de un nuevo grupo cuando se cambia la primera letra del valor del campo; así, se obtendrá un grupo de registros en los que los valores del campo Comienza con las letras A, B, C, etc.

Para configurar la agrupación por primeros caracteres, establezca el valor de la propiedad "Agrupación" - Según los primeros signos y el valor de la propiedad Intervalo determina el número de caracteres iniciales con los que se deben formar los grupos.

Para números, puede establecer la propiedad Agrupación en Intervalo. En este caso, la propiedad Intervalo define los rangos de agrupación. Si la propiedad "Intervalo" está configurada en 10, entonces los grupos se formarán en intervalos iguales a 10, por ejemplo: de –20 a –11, de –10 a –1, de 0 a 9, de 10 a 19, de 20 al 29 y etc.

Para los campos de fecha/hora, puede establecer los valores de propiedad de Agrupación: Por año, Por trimestre, Por mes, Por semana, Por día, Por hora, Por minuto. Luego la propiedad “Intervalo” indicará la cantidad de años, trimestres, meses, etc. en el intervalo.

Calcular subtotales y totales acumulados.

Otra tarea que normalmente hay que resolver al compilar informes es la obtención de totales para grupos de datos. Para obtener subtotales para grupos, puede colocar controles gratuitos adicionales en estas secciones que usan una expresión creada usando las funciones totales: Suma, Mín, Máx, Promedio, Conteo, Primero, Último, StDev y Var.

Una expresión en una sección de grupo que utiliza una función de resumen no debe hacer referencia a un control colocado en el área de datos, es decir, No podrá crear un campo calculado en la región de datos y hacer referencia a él en una expresión que utilice la función de resumen. Pero es posible repetir la expresión calculada en el campo resultante. Por ejemplo, si un campo calculado en una región de datos denominada Precio contiene la expresión [Precio unitario]*[Cantidad], luego en la sección de notas grupales debes usar la expresión Suma([Precio unitario]*[Cantidad]), pero no Suma([Precio]).

Al utilizar la sección de notas de un informe, puede obtener totales de todos los registros para cualquier campo o expresión. En una nota de informe, como en las notas de grupo, se permite cualquier función de resumen.

Además de calcular totales en secciones de grupo, puede crear totales acumulados en el área de datos. La propiedad Suma acumulativa de cualquier campo numérico ubicado en la región de datos le permite calcular totales que se restablecen a cero al comienzo de cada grupo o se acumulan a lo largo del informe. Al colocar un campo en el área de datos, se establece para él la propiedad "Datos": el valor del campo para el cual se calcula la suma, y ​​para la propiedad "Importe acumulado", el valor para un grupo.

Preguntas de control

1. ¿Cuál es el objetivo principal de los informes?

2. ¿Qué métodos de creación de informes conoces?

3. ¿Cuáles son las similitudes y diferencias entre las secciones principales de formularios e informes?

4. ¿Cómo se crean los campos calculados?

5. ¿Cómo se realiza la agrupación en los informes?

6. ¿Cómo se calculan los totales generales?

7. ¿Cómo calcular los totales acumulados?

8. Nombre el mecanismo para configurar informes.

Tareas para el trabajo independiente.

Ejercicio 1 . Crear un informe de “Lectores de Biblioteca” usando el asistente, según la siguiente descripción:

1. En la ventana "Bases de datos", vaya a la categoría "Informes".

2. Abra la ventana del Asistente de informes con el comando "Crear un informe usando el asistente". Se abrirá el cuadro de diálogo "Crear informes" (Figura 15.2).

3. En la lista desplegable Tablas y consultas, seleccione la tabla Lectores.

4. De la lista "Campos disponibles" a la lista "Campos seleccionados", mueva todos los campos de la tabla. Clic en el botón Más.

5. En esta etapa, se le solicita que seleccione un nivel de agrupación, pero la agrupación no está planificada, por lo que simplemente presionamos el botón Más.

6. Establezca el orden de clasificación según el campo "Nombre", luego haga clic en el botón Más.

7. Seleccione el tipo de informe - tabular para continuar presione el botón Más.

8. Seleccione el estilo de texto del informe – comprimido. Presionemos el botón Más.

9. Especifique el nombre del informe. Lectores de biblioteca y presione el botón Listo. El resultado de la creación del informe se muestra en la Figura 15.3.

Figura 15.2 – Cuadro de diálogo “Crear informes”

Figura 15.3 – Fragmento del informe “Lectores de Biblioteca”

Tarea 2. Edite el informe Lectores de biblioteca en la vista Diseño.

Tarea 3 . Cree su propio informe para la base de datos de la “Biblioteca” de IS que le permita mostrar tarjetas de la biblioteca que se parecen mucho a las reales.

Tarea 4. Crea un informe que proporcione información sobre la cantidad de libros que tiene cada lector.

Un informe es el mejor medio para presentar información de una base de datos en forma de documento impreso. En comparación con otros métodos de impresión de datos, ofrece amplias oportunidades para agrupar datos y calcular subtotales y totales generales:

definición de presentación jerárquica de datos hasta diez niveles de agrupación;

generar encabezados y notas para cada grupo de datos y para todo el informe;

uso de datos de varios grupos en los cálculos.

Puede insertar imágenes y diagramas en cualquier sección del informe e incrustar subinformes y subformularios. Esto le permite diseñar bellamente facturas, órdenes de compra, etiquetas postales, materiales de presentación y otros documentos.

Para comenzar a desarrollar un informe, se activa la pestaña en la ventana de la base de datos. Informe y se presiona el boton Crear Nuevo reporte

36 formas de crear informes en ms Access 2007.

Para comenzar a desarrollar un informe, se activa la pestaña en la ventana de la base de datos. Informe y se presiona el boton Crear. Se abre un cuadro de diálogo Nuevo reporte. Ofrece las siguientes opciones de trabajo:

Constructor Crea un informe tú mismo

Asistente de informes Inicia el asistente de diseño de informes principal, que le permite seleccionar campos para el informe, establecer formatos, condiciones de agrupación y funciones de resumen.

Informe automático: a columna Cree un informe que muestre cada registro de la consulta o tabla subyacente como una lista simple que contiene nombres y valores de campos. Usar este asistente es similar a seleccionar Informe automático en el menú desplegable del botón Nuevo un objeto en la barra de herramientas

Informe automático: cinta Generar un informe en el que los registros de la consulta o tabla subyacente se muestren en una fila. Si las tablas de la consulta base están relacionadas por la relación " uno a muchos", luego el maestro crea un grupo para los datos provenientes de la relación " uno', pero no calcula ningún total. Al crear un informe, se utiliza el último estilo que se seleccionó en el Asistente de informes o se aplicó mediante el comando Auto formato en el diseñador de informes

Etiquetas postales Cree un informe formateado para imprimir etiquetas postales

37 Diseñador de informes en ms Access 2007

Para realizar cambios en la estructura del informe, utilice el modo de diseño. Para acceder a él, seleccione la pestaña Informes, se especifica el objeto y se presiona el botón Constructor. Este modo, como se mencionó anteriormente, también se utiliza para la generación de informes independientes.

Crear un informe en la vista Diseño es muy similar a diseñar un formulario. Muchas de las técnicas que se utilizan a la hora de trabajar con formularios también se utilizan en este caso. Sin embargo, también existen algunas características específicas. Por ejemplo, la ventana de diálogo del modo de diseñador de informes contiene áreas adicionales (ver Fig. 10). A continuación se muestra una breve descripción de todos los apartados incluidos en el mismo.

Título del informe. Aparece solo en la primera página del informe al principio, antes del encabezado.

Encabezado de página. Normalmente contiene encabezados de columna si el informe se presenta en forma de tabla.

encabezado de grupo. Aparece al comienzo de un nuevo grupo.

Área de datos. Contiene la parte principal de los datos del informe. Los elementos de esta área se repiten para cada registro seleccionado de la tabla.

Nota de grupo. Ubicado al final de un grupo de registros. Se utiliza para especificar el número de registros o la suma de los campos del grupo.

pie de página. Se utiliza con mayor frecuencia para la numeración de páginas. Ubicado en cada página del informe.

Nota de informe. Aparece solo una vez al final del informe y puede contener, por ejemplo, información resumida sobre todo el informe.

Cuando crea un informe utilizando el diseñador, su formulario tiene tres áreas de forma predeterminada: Encabezado, Área de datos, Pie de página. Para instalar o eliminar todas las demás áreas, utilice los comandos de menú correspondientes Vista: Encabezados y pies de pagina, Título/Nota informe.