Usando la función de filtro en Google Sheets

Algoritmos

• Tutorial

Este artículo hablará sobre varias funciones muy útiles de Google Sheets que Excel no tiene (ORDENAR, unir matrices, FILTRO, IMPORTRANGE, IMAGEN, GOOGLETRANSLATE, DETECTLANGUAGE)

Hay muchas cartas, pero hay análisis de casos interesantes, todos los ejemplos, por cierto, se pueden ver más de cerca en el documento de Google goo.gl/cOQAd9 (archivo-> crear una copia para copiar el archivo a su Google Conducir y poder editar).

Tabla de contenido:

Si el resultado de la fórmula ocupa más de una celda

Primero, sobre una característica importante de mostrar resultados de fórmulas en Google Sheets. Si su fórmula devuelve más de una celda, entonces se mostrará toda la matriz a la vez y ocupará tantas celdas y columnas como sea necesario (en Excel, esto requeriría ingresar una fórmula matricial en todas estas celdas). Veamos cómo funciona esto en el siguiente ejemplo.

CLASIFICAR

Le ayudará a ordenar un rango de datos por una o más columnas y mostrar inmediatamente el resultado.

Sintaxis de la función:

=ORDENAR(datos a ordenar; columna_a_ordenar; ascendente; [columna_a_ordenar_2, ascendente_2; ...])

Un ejemplo en la captura de pantalla a continuación, ingresamos la fórmula solo en la celda D2 y ordenamos los datos por la primera columna (en lugar de VERDADERO/FALSO, puede ingresar VERDADERO/FALSO).

(en adelante, ejemplos de configuración de la tabla regional rusa, la configuración de registro se puede cambiar en el menú archivo → configuración de la tabla)

¿Cómo agregar encabezados de tabla a SORT?

Usando llaves (), creamos una matriz de dos elementos, el encabezado de la tabla A1:B1 y la función ORDENAR, separando los elementos entre sí mediante un punto y coma.

¿Cómo combinar varios rangos de datos y ordenar (y más)?

Veamos cómo podemos combinar rangos para usarlos en funciones. Esto se aplica no solo a ORDENAR, esta técnica se puede utilizar en cualquier función donde sea posible, por ejemplo en BUSCARV o BÚSQUEDA.

Quienes leyeron el ejemplo anterior ya adivinaron qué hacer: abrir la llave y recoger los arrays a combinar, separándolos entre sí con punto y coma y cerrar la llave.

Puede combinar matrices y no usarlas en una fórmula, sino simplemente mostrarlas en una hoja, por ejemplo, recopilando datos de varias hojas de su libro de trabajo. Para la fusión vertical, solo necesita mantener la misma cantidad de columnas en todos los fragmentos (tenemos dos columnas en todas partes).

Y en la captura de pantalla a continuación hay un ejemplo de una unión horizontal, utiliza una barra invertida en lugar de un punto y coma y el número de filas en los fragmentos debe coincidir; de lo contrario, la fórmula devolverá un error en lugar del rango combinado.

(Los puntos y comas y las barras invertidas son separadores de elementos de matriz en la configuración regional rusa, si los ejemplos no funcionan para usted, a través del archivo de configuración de la tabla, asegúrese de que estos sean los que tiene)

Bueno, ahora volvamos a la matriz horizontal e insertémosla en la función ORDENAR. Ordenaremos los datos por la primera columna, en orden descendente.

Una unión se puede utilizar en cualquier función, lo principal es mantener el mismo número de columnas para una unión vertical o filas para una unión horizontal.

Todos los ejemplos discutidos se pueden examinar más de cerca.
Documento de Google.

FILTRAR

Con FILTER podemos filtrar datos por una o más condiciones y mostrar el resultado en una hoja de trabajo o usar el resultado en otra función como rango de datos.

Sintaxis de la función:

FILTRO(rango; condición_1; [condición_2; ...])

una condición

Por ejemplo, tenemos una tabla con las ventas de nuestros empleados, mostremos los datos de un empleado de ella.

Ingresemos la siguiente fórmula en la celda E3:

=FILTRO(A3:C7;B3:B7=“Natalia Chistyakova”)

Tenga en cuenta que la sintaxis es ligeramente diferente de las fórmulas habituales, como SUMMESLIN, donde el rango de la condición y la condición misma se separarían mediante un punto y coma.

Una fórmula ingresada en una celda nos devuelve una matriz de 9 celdas con datos, pero después de los ejemplos con la función ORDENAR, esto ya no nos sorprende.

Además del signo igual (=), también puedes utilizar >, >=,<>(no igual)<, <=. Для текстовых условий подходят только = и <>, y para números o fechas puedes usar todos estos signos.

Dos condiciones y trabajar con una fecha.

Compliquemos la fórmula y agreguemos una condición más, según la fecha de ventas, dejando todas las ventas a partir del 01/02/17.

Así es como se verá la fórmula si ingresa los argumentos de la condición directamente en ella, preste atención a la conversión de la entrada de texto de fecha usando DATEVALUE:

=FILTRO(A3:C7;B3:B7=“Natalia Chistyakova”,A3:A7>=FECHAVALOR(“01.02.17”))

O así, si te refieres a celdas con argumentos:

=FILTRO(A3:C7;B3:B7=I6;A3:A7>=J6)

Gráfico interactivo usando FILTER y SPARKLINE

¿Sabes de qué otra manera puedes utilizar la función FILTRO? En lugar de enviar el resultado de la función a una hoja de trabajo, podemos usarlo como datos para otra función, como un minigráfico. Sparkline es una función que construye un gráfico en una celda basándose en nuestros datos. Sparkline tiene muchas configuraciones, como el tipo de gráfico, el color de los elementos, pero ahora no nos detendremos en ellos y usaremos la función sin configuraciones adicionales. . Pasemos a un ejemplo.

Lista desplegable. Nuestro horario cambiará dependiendo del empleado seleccionado en la lista desplegable hacemos la lista así:

• seleccione la celda E2;
• menú Datos → Verificación de datos;
• reglas: Valor del rango y en el rango seleccione la columna con empleados de los datos de origen, no se preocupe que los nombres se repitan, solo quedarán valores únicos en la lista desplegable;

La celda con la lista desplegable se convertirá en una condición para la fórmula FILTRO, escribámosla.

E insertaremos esta fórmula en la función SPARKLINE, que, en base a los datos recibidos, dibujará un gráfico en la celda.

= minigráfico (FILTRO (C3: C7, B3: B7 = E2))

Así es como se ve en dinámica:

Pero qué elegante puede verse SPARKLINE con configuraciones adicionales; en el trabajo real, el diagrama muestra los resultados de la actividad de un día, las columnas verdes son valores positivos, las columnas rosadas son negativos.

IMPORTANCIA

Para transferir datos de un archivo a otro, Google Sheets utiliza la función IMPORTRANGE.

¿En qué casos puede resultar útil?

• Necesita datos actualizados del expediente de sus colegas.
• Quiere procesar datos de un archivo al que tiene acceso "Sólo vista".
• Quiere recopilar tablas de varios documentos en un solo lugar para poder procesarlos o verlos.

Esta fórmula le permite obtener una copia de un rango de otro Google Sheets. En este caso, el formateo no se transfiere, solo datos (le diremos qué hacer con el formateo a continuación).

La sintaxis de la fórmula es la siguiente:

IMPORTRANGE(clave de hoja de cálculo; cadena de rango)
IMPORTRANGO(clave; rango)

spreadsheet_key (clave): secuencia de caracteres del atributo "key=" (clave) en el enlace a la tabla (después de "hojas de cálculo/.../").

Ejemplo de fórmula con clave:

=IMPORTRANGO("abcd123abcd123"; "hoja1!A1:C10")

En lugar de una clave de tabla, puede utilizar un enlace de documento completo:

Su archivo mostrará el rango A1:CM500 de la Hoja1 del archivo ubicado en el enlace correspondiente.

Si el número de columnas o filas en el archivo fuente puede cambiar, ingrese un rango abierto en el segundo argumento de la función (consulte también la subsección “Rangos de la forma A2:A”), por ejemplo:

Hoja1!A1:CM (si se agregarán filas)
Hoja1!A1:1000 (si se agregarán columnas)

! Tenga en cuenta que si está cargando un rango abierto (por ejemplo, A1:D), no podrá insertar manualmente ningún dato en las columnas A:D en el archivo donde se encuentra la fórmula IMPORTRANGE (es decir, el ubicación final donde se cargan los datos). Están, por así decirlo, "reservados" para todo el rango abierto; después de todo, su tamaño se desconoce de antemano.

Importar formato desde una tabla fuente

Como ya hemos señalado, IMPORTRANGE sólo carga los datos, pero no el formato de la tabla fuente. ¿Cómo lidiar con esto? Prepare el terreno con anticipación copiando el formato de la hoja de trabajo original. Para hacer esto, vaya a la hoja original y cópiela en su libro de trabajo:

Después de presionar el botón Copiar a... seleccione el libro de trabajo al que importará los datos. Por lo general, la tabla requerida está en la pestaña. Reciente(si realmente has trabajado con ella recientemente).

Después de copiar la hoja, seleccione todos los datos (haciendo clic en la esquina superior izquierda):

Y haga clic Borrar. Todos los datos desaparecerán, pero el formato permanecerá. Ahora puede ingresar a la función IMPORTRANGE y obtener una coincidencia completa de la hoja fuente, tanto en términos de datos como de formato:

IMPORTRANGE como argumento para otra función

IMPORTRANGE puede ser un argumento para otra función si el rango que está importando se ajusta a esa función.

Consideremos un ejemplo sencillo: el valor medio de las ventas de un rango situado en otro documento.

Este es el documento original. Sumemos los datos y necesitamos el promedio de ventas en 2016 (es decir, desde la celda D2 hasta abajo).

Primero importamos este rango:

Y luego usamos esto como argumento para la función PROMEDIO:


Obtenemos el resultado, que se actualizará cuando se agreguen nuevas filas en el archivo fuente en la columna D.

IMAGEN: agregar imágenes a las celdas

La función IMAGEN le permite agregar imágenes a las celdas de Google Sheets.

La función tiene la siguiente sintaxis:

IMAGEN(URL, , , )

La URL es el único argumento obligatorio. Este es un enlace a la imagen. El enlace se puede especificar directamente en la fórmula, usando comillas:

=IMAGEN(“http://shagabutdinov.ru/wp-content/uploads/2015/12/Run-or-Die.jpg”)

La última opción es más conveniente en la mayoría de los casos. Entonces, si tienes una lista de libros y enlaces a portadas, una fórmula es suficiente para mostrarlos todos:

El argumento modo puede tomar cuatro valores (si se omite, el valor predeterminado será el primero):

1. la imagen se estira al tamaño de la celda manteniendo la relación de aspecto;
2. la imagen se estira sin mantener la relación de aspecto, llenándose completamente
3. la imagen se inserta con el tamaño original;
4. usted especifica las dimensiones de la imagen en los argumentos tercero y cuarto de y . , respectivamente, son necesarios sólo cuando el modo de argumento = 4. Se especifican en píxeles.

Veamos cómo se ven las imágenes en la práctica con cuatro valores diferentes del argumento modo:

El cuarto modo puede resultar conveniente si necesita seleccionar el tamaño exacto de la imagen en píxeles cambiando los parámetros de alto y ancho. La imagen se actualizará inmediatamente.
Tenga en cuenta que en todos los modos excepto en el segundo, puede haber áreas sin rellenar en la celda y se pueden rellenar con color:

GOOGLETRANSLATE y DETECTLANGUAGE: traducir texto en celdas

Google Sheets tiene una interesante función GOOGLETRANSLATE que permite traducir texto directamente en celdas:

La sintaxis de la función es la siguiente:

GOOGLETRANSLATE (texto,,)

El texto es el texto que necesita ser traducido. Puedes poner el texto entre comillas y escribirlo directamente en la fórmula, pero es más conveniente hacer referencia a la celda en la que está escrito el texto.
– el idioma desde el que traducimos;
– el idioma al que traducimos.

El segundo y tercer argumento se especifican mediante un código de dos dígitos: es, fr, en, ru. También se pueden especificar en la propia función, pero se pueden tomar de una celda e incluso se puede determinar automáticamente el idioma del texto fuente.

Pero ¿y si queremos traducir a diferentes idiomas? Y al mismo tiempo, ¿no queremos especificar el idioma de origen manualmente cada vez?
fórmulas

hojas de google

Agregar etiquetas

¡Hola amigos! La mayoría de las veces, Google Sheets está lleno de una gran cantidad de datos y, como resultado, es muy difícil encontrar las filas o columnas necesarias, por ejemplo, con valores similares. Pero los desarrolladores lo previeron y, al igual que en Excel, agregaron todas las funciones necesarias que ayudarán a resolver este problema.

En este artículo veremos esto. Averigüemos cómo ordenar las filas en orden ascendente o descendente, y si necesita dejar visibles solo ciertos datos, entonces es mejor usar un filtro. También hablaremos de ello y le diremos en qué se diferencia un filtro normal del modo de filtrado en Google Sheets.

¿Cómo se hace la clasificación?

La clasificación debe usarse cuando necesite organizar datos en una tabla. Por ejemplo, ordene los números del valor más alto al más bajo o, según la primera letra, coloque las palabras en las celdas alfabéticamente.

Seleccione el rango deseado, abra la pestaña "Datos" y seleccione "Ordenar rango".

Si ha seleccionado datos de la tabla junto con el encabezado, marque la casilla de verificación "Datos con línea de encabezado". A continuación, seleccione por qué columna desea ordenar. Por ejemplo, ordenaré la tabla por Costo; esta es la columna B, lo que significa que la selecciono. Luego marca con un marcador cómo se debe hacer todo en orden ascendente o descendente.

Aquí hay una opción para "Agregar otra columna". Esto es necesario si desea ordenar primero por precio y luego, por ejemplo, por disponibilidad en stock. Haga clic en el botón “Agregar...”, pero seleccione ordenar por columna C.

Cuando haya terminado, haga clic en "Ordenar".

Después de esto obtendrás el resultado deseado. En el ejemplo, clasifiqué las verduras por precio.

Para que todo vuelva a estar como estaba, haga clic en la flecha "Deshacer acciones" en la parte superior o en la combinación de teclas "Ctrl+Z".

Para que la tabla cambie correctamente, necesito seleccionar todas las columnas y, por ejemplo, no solo B, si quiero ordenar por Costo. Porque si selecciona solo B, luego de ordenar los datos en las columnas A y C no le corresponderán, ya que los números aparecerán en orden ascendente y los datos en las celdas A y C permanecerán en su lugar.

Cómo hacer un filtro

El filtrado de datos se puede utilizar cuando se ingresan muchos datos, pero por el momento solo es necesario dejar algunos. Por ejemplo, para mostrar aquellos productos cuyo coste no supere los 130.

Seleccione los bloques en la columna deseada junto con el encabezado de la tabla, abra la pestaña "Datos" y haga clic en "Crear filtro".

Aparecerá un botón con rayas en la celda del encabezado; es necesario para configurar el filtro. Haga clic en él para abrir una ventana para configurar los parámetros. Primero veamos la opción "Filtrar por condición".

Si ha creado una tabla grande y sería más conveniente que su encabezado permanezca siempre visible, puede hacerlo.

En el primer campo, seleccione la condición adecuada: mostrar solo celdas vacías cuyo texto comience o termine con..., un número menor o igual al especificado, etc.

En el segundo campo debe ingresar datos para la condición seleccionada. Por ejemplo, veamos cuántas verduras tenemos cuyo precio es mayor o igual a 150. Luego haz clic en “Aceptar” y verás el resultado.

También puedes ordenar las filas que quedan después de aplicar el filtro. En la ventana para configurar los parámetros del filtro en la parte superior hay dos elementos necesarios.

Si selecciona la opción "Filtrar por valor", desmarque las casillas junto a los elementos que desea ocultar y haga clic en "Aceptar".

El botón "Seleccionar todo" le permitirá marcar todo y el botón "Borrar", por el contrario, eliminará las marcas de verificación delante de todos los elementos.

Filtrar por color

Si su tabla tiene celdas con datos pintados en un color determinado y está interesado en cómo filtrar por color en Google Sheets, primero debe determinar su código para cada color y ya puede aplicarle un filtro.

No existe una fórmula incorporada que funcione para nosotros, por lo que debemos agregar una función personalizada. Abra la pestaña "Herramientas" y seleccione "Editor de secuencias de comandos" de la lista.

La siguiente ventana se abrirá en una nueva pestaña del navegador para crear un nuevo proyecto. Elimine todo el código escrito: selecciónelo y presione "Eliminar".

Ingrese un nombre para el proyecto y haga clic en "Aceptar". Después de esto, puedes cerrar la pestaña.

Lo más conveniente es mostrar el código de color en la columna al lado de las celdas sombreadas. Por tanto, situamos el cursor en D2 y escribimos la siguiente fórmula:

GetCellBackgroundCode(CELL(“dirección”,C2),$E$1)

Aquí C2 es la dirección de la celda llena de color, y se necesita E1 para actualizar los datos (puede especificar cualquier otra dirección, pero no elimine el signo de dólar), escriba cualquier número.

Seleccione D2 y arrastre la fórmula hacia abajo tirando de la esquina inferior derecha. “Cargando” significa que el cálculo está en curso.

Cuando finalice el conteo, las celdas mostrarán un código de color que coincide con el fondo del bloque adyacente.

Ahora puedes aplicarles un filtro. Seleccione todo el rango.

Abra la pestaña Datos. Si ya tiene un filtro en la tabla, debe desactivarlo para que aparezca el botón "Crear...", que necesitamos.

Para eliminar el filtro en Google Sheets, debe hacer clic en el botón "Desactivar..." en la pestaña mencionada.

Cuando aparezca un botón en el encabezado, haga clic en él. En la ventana de parámetros, seleccione "Por valor" y deje las casillas de verificación solo frente a aquellos códigos que corresponden a los colores deseados. Para aplicar, haga clic en "Aceptar".

Ahora solo nos quedan aquellas filas de la tabla cuyas celdas están llenas de verde.

Para mantener la columna de código fuera del camino, puede agruparla. Y cuando lo necesites, sólo tendrás que expandirlo haciendo clic en el signo “+”.

Ahora te diré por qué se necesita la celda E1. Será necesario para contar. Por ejemplo, has rellenado los colores, has escrito la fórmula y determinado los códigos. Si necesita reemplazar algunos colores, el código no se calculará automáticamente. Para hacer esto, elimine el número de E1 y presione “Entrar”. Ahora se volverá a calcular la fórmula. Cuando vuelvas a cambiar el color de relleno, escribe algo en E1, por ejemplo. 123, y los códigos volverán a cambiar. Y debes hacer esto constantemente, al igual que cambias el fondo de los bloques.

Creando un modo de filtro

Hemos analizado cómo crear un filtro, pero puede que no sea adecuado para todos. El filtro es bueno para usar si necesita:

1. Para que los datos queden filtrados.
2. Otros usuarios que tienen acceso a la tabla también vieron el resultado del filtrado.

Si solo necesita usarlo para trabajar y después de terminar es necesario apagar todo, entonces es mejor usar el modo de filtrado. Sus ventajas respecto a un filtro convencional son las siguientes:

1. Puedes crear varios modos.
2. Dale un nombre a cada uno de ellos.
3. Capacidad para que diferentes usuarios vean la tabla en diferentes modos.
4. Puede crear un vínculo a una tabla filtrada y enviarlo a un usuario, y luego seleccionar un modo de filtrado diferente y enviar el vínculo a otra persona.
5. Posibilidad de crear modos duplicados y cambiar ligeramente los parámetros en ellos.
6. Si no tiene derechos para editar la tabla, pero necesita filtrar los datos, se creará un modo temporal.

Entonces, filtre los datos en la tabla según sea necesario y abra "Datos" - "Filtros" - "Guardar como...".

Los campos de la izquierda y de arriba se volverán grises, lo que significa que estamos en modo de filtrado. Démosle a la tabla de esta forma un "Nombre" específico. También se indicará el “Rango” al que se aplica el filtro.

A la derecha hay un botón con forma de engranaje: "Opciones". “Crear una copia” – duplicación del modo. Esto es útil si desea cambiar ligeramente el filtro actual, pero también necesita dejar el anterior. “Eliminar” – eliminar el modo. Para salir de este modo y volver a la tabla normal, simplemente haga clic en la cruz de la derecha.

De esta manera puede crear tantos modos de filtrado como necesite, aplicando el filtro a datos de tabla específicos. Para ver cualquiera de los valores filtrados, abra la pestaña "Datos" y seleccione el nombre deseado de la lista guardada.

Ordenar datos en una tabla no es difícil. Será necesario descubrir el filtro, especialmente si necesita filtrar por color de celda o crear varios modos de filtrado. Pero dedique 20 minutos a esto y trabajar con Google Sheet será mucho más conveniente si solo quedan los valores necesarios.

Los datos se están apoderando del mundo. Y a menudo tenemos tantos que es bastante difícil descubrir qué significan y dar una valoración.

Las hojas de cálculo son una de las mejores formas de analizar la estructura de los datos y comenzar a utilizarlos. Pero a menudo los conjuntos de datos son demasiado grandes para poder utilizarlos fácilmente. Para hacer esto, necesitamos herramientas que ayuden a encontrar los datos necesarios y reducir su volumen.

En este tutorial, aprenderá cómo utilizar un filtro de Hojas de cálculo de Google para limitar los datos que está viendo. Y luego, aprenderá los secretos del uso de la función de clasificación de Google Sheets para ayudarlo a organizar sus datos de la manera que desee.

A continuación, en el vídeo tutorial, les voy a contar sobre las funciones de clasificación y filtrado de datos en Google Sheets. Verá opciones para filtrar y ordenar datos en Hojas de cálculo.

Mire este tutorial ilustrado para aprender técnicas para utilizar las funciones de clasificación y filtrado de Google Sheets.

Ponlo en practica

A medida que avanza en esta lección, cree ejemplos utilizando los datos de ejemplo. He preparado un conjunto de datos simples que puedes usar para practicar cómo ordenar y filtrar datos en Google Sheets.

Súbelos a Google Sheets y úsalos para trabajar con las técnicas que describo en este tutorial.

1. Ordenar en Google Sheets

Clasificación Los datos en tablas funcionan con el orden en que aparecerán los datos en sus tablas.

A la hora de clasificar tengo en cuenta dos factores:

1. ¿Según qué columna se ordenarán los datos? Por ejemplo, es posible que desee ordenar las ventas según el volumen total de ventas.
2. ¿Cómo se ordenarán los datos? Por ejemplo, los datos se pueden ordenar desde valores grandes hasta valores pequeños.

Una de las cosas importantes acerca de la clasificación es que clasificarás toda la mesa. Normalmente, cada fila de datos puede considerarse un registro o elemento de datos. Cada fila de datos contiene un elemento de datos y cada columna contiene diferentes atributos o formas de describir los datos.

Por ejemplo, cada fila de su tabla podría representar un registro de compras realizadas por los clientes en su tienda en línea. Si bien cada columna (atributo) contendrá información clave sobre esta compra, como la hora de la compra, la dirección del comprador y el volumen de compra.

En este ejemplo de este tutorial, cada fila es un registro de los empleados que se contratan y cada columna contiene atributos que describen al candidato.

Cuando ordena datos, es muy importante que los datos permanezcan agrupados. Si solo ordena la columna que contiene el número de ventas, terminará con un desastre de datos. Una venta de $100 ahora puede coincidir con el comprador equivocado.

Por eso es tan importante ordenar sus datos correctamente. Veamos algunos ejemplos a continuación.

Cómo ordenar datos en Google Sheets

Una de las formas básicas de ordenar en Google Sheets es ordenar los datos alfabéticamente de la A a la Z (o A-Z). Los datos suelen ser más fáciles de leer después de esto y luego es más fácil encontrar las filas que pueda necesitar.

Antes de comenzar a clasificar, mi primer paso es resaltar toda la mesa. Esto minimiza la posibilidad de que accidentalmente ordene la columna incorrecta o seleccione solo una parte de los datos.

Una vez que haya seleccionado el conjunto de datos, vaya al menú Datos > Ordenar rango, como se muestra en la siguiente imagen.

Una vez seleccionados los datos, accede a Datos > Ordenar rango para ordenar sus datos utilizando las herramientas de Google Sheets.

Si bien hay opciones integradas para ordenar con A-Z o Z-A, es mucho más fácil usar la herramienta integrada en Tablas para ordenar. En la siguiente captura de pantalla puede ver un ejemplo típico del uso de la clasificación. Simplemente puede seleccionar la columna a la que desea aplicar la clasificación.

Además, asegúrese de ordenar en la dirección correcta. Para datos de texto, puede ordenar alfabéticamente (A-Z) o invertir alfabéticamente (Z-A).

Seleccione la columna por la que desea ordenar los datos y el orden de clasificación, alfabético o alfabético inverso.

Una vez que haga esto, verá que sus datos están ordenados y sanos y salvos. Puede notar que en la imagen a continuación, ordenamos los datos según el nombre de la empresa para la que trabaja el candidato.

Ahora que hemos ordenado la columna Empresa, observará que los nombres de las empresas aparecen en orden alfabético.

Es un buen hábito revisar los datos que ha ordenado. En el peor de los casos, sólo ordenarás uno columna, mientras que otras permanecerán sin cambios. En la captura de pantalla anterior, según los números de identificación mixtos, que ya no están en orden ascendente (1,2, 3, 4...), podemos concluir que todas las columnas se ordenaron simultáneamente, de manera relacionada.

2. Ordenar Google Sheets usando dos reglas.

¿Qué pasa si quieres ordenar por dos categorías? Por ejemplo, ¿qué sucede si desea ordenar los datos de los empleados por su interés (o más bien por su atractivo para el empleador) y el nombre de la empresa? Intentemos hacer eso.

Con los datos resaltados, ve al menú Datos > Ordenar rango. Ahora haga clic en el botón Agregar otro rango para ordenar para agregar un segundo criterio para ordenar los datos. Ahora puedes ordenar según múltiples reglas.

En este menú el orden es importante. Tenga en cuenta que existe una primera regla, "Ordenar por" y luego la segunda regla "luego por". En el siguiente ejemplo, configuro el menú para ordenar los intereses alfabéticamente y luego ordenar las empresas alfabéticamente.

Hacer clic en Agregar otra columna para ordenar, lo que le permitirá establecer varias reglas para ordenar sus datos.

Utilice esta clasificación de varios niveles para definir cómo se verán sus datos. Puede agregar tantas reglas como necesite para presentar los datos en el orden requerido.

3. Utilice filtros en Google Sheets

Si la clasificación afecta el orden en que se presentan los datos en una tabla, filtración afecta qué datos se mostrarán en la tabla. Aprendamos a utilizar el filtrado en Google Sheets para reducir la cantidad de datos mostrados.

Para agregar filtros, resalte sus datos. Entonces ve a Datos > Crear filtro en el menú Tablas.

Ahora que ha habilitado el filtrado, verá un pequeño icono en la esquina superior derecha del título de la columna. Haga clic en este icono y verá una lista de valores disponibles en esta columna, en un menú desplegable, como en la captura de pantalla siguiente.

Haga clic en el icono en el título de la columna para seleccionar cómo desea limitar el conjunto de datos.

En este menú emergente, cambie a los criterios que desea que cumplan sus datos. Cuando presionas DE ACUERDO, habrá menos datos en su tabla y solo se mostrarán aquellos que cumplan con las reglas de su filtro de Hojas de cálculo de Google.

Al igual que con la clasificación, puedes establecer varios niveles de filtrado. En el siguiente ejemplo, agregué un filtro al " nivel salarial" (Grado salarial).

Este es un gran ejemplo de lo útil que es el filtrado cuando se trabaja con datos. Combinando el filtrado por "interés" con un filtro por "nivel salarial", recibí una lista de dos candidatos de 100 posibles.

Es importante recordar que el filtrado no elimina datos. Simplemente permanecen detrás de escena, listos para reaparecer cuando cambie las condiciones de filtrado.

Encontrar datos faltantes

Hay algo que debe tener en cuenta cuando trabaja con el filtrado de datos: debe tener cuidado y ser consciente de los datos que deja detrás de escena. No puedo decirles exactamente cuántas veces trabajé con hojas de cálculo y no me di cuenta de que faltaban datos porque se eliminaron del filtrado en Google Sheets.

Siempre estoy atento a dos cosas si los datos no tienen sentido:

1. Icono de filtro en la parte superior de la columna
2. Números de línea en hojas de la izquierda.

Observe en esta captura de pantalla que los números de fila (en el extremo izquierdo) ya no son secuenciales y que también hay un icono de filtro encima de la columna F.

Estos dos factores nos permiten estar seguros de que no te ha faltado ningún dato en tu tabla.

Resumamos y sigamos aprendiendo.

El filtrado y la clasificación son herramientas críticas para la reducción y selección de datos. Mire las otras lecciones a continuación para obtener más información sobre el uso de tablas para ver y analizar datos.

Acaba de aprender a utilizar el filtrado y la clasificación de datos en Google Sheets. ¿Cómo se trabaja con grandes cantidades de datos? ¿Utiliza clasificación y filtrado para simplificar sus datos o utiliza otras herramientas analíticas?