Microsoft accede a la versión en línea. Acceso: ¿qué es? Crear una base de datos en Microsoft Access

Hoy en día, cualquier usuario de sistemas informáticos basados ​​en Windows sabe que la suite ofimática estándar de Microsoft incluye un editor exclusivo llamado Access. Ahora veremos qué es este programa y cómo trabajar con él. Este artículo, por supuesto, solo cubrirá las cuestiones básicas del trabajo con el programa. Una descripción completa de todas las características de esta aplicación ocupará más de una página.

Acceso: ¿qué es?

¿Qué es Microsoft Access? Access es un programa con todas las funciones que está diseñado para funcionar con cualquier tipo de base de datos. El programa se basa en un modelo de intercambio dinámico de datos con publicaciones en línea y otras aplicaciones. Este programa prevé el uso de herramientas para automatizar el procesamiento de cualquier tipo de información presentada de forma estructurada. Entre otras cosas, Access también es un paquete de software que brinda soporte para controles ActiveX. Esto amplía significativamente las capacidades del programa en el sentido de que puede utilizar no sólo texto y componentes tabulares, sino también objetos de Internet y multimedia. Las conexiones establecidas en la aplicación entre bases de datos (DB) permiten rastrear con precisión los cambios en cualquiera de ellas y ajustar parámetros automáticamente en otras.

Acceso: principales áreas de uso de la aplicación

No es de extrañar que en la mayoría de los casos se utilice Microsoft Access para automatizar completamente los procesos de análisis de datos en los negocios, la contabilidad, etc. El programa, gracias a su estructura universal, puede eliminar la aparición de la llamada redundancia de datos, cuando es necesario cambiar algún parámetro no ingresando uno nuevo, sino ajustando el anterior, y de tal manera que este cambio se refleja en todas las bases de datos relacionadas. Una empresa puede utilizar Access para mantener registros de proveedores, clientes y los eventos en los que participan. Digamos que los datos bancarios del proveedor cambian. Entonces bastará con cambiarlos en la base de datos, y el ajuste automático afectará al resto de bases de datos. En este caso, los datos serán reemplazados, en lugar de ingresar información nueva junto con la existente. Este cambio sólo afectará a los eventos relacionados. En cierto sentido, el usuario recibe una automatización completa. Lo mismo se aplica a la contabilidad de almacén. Supongamos que un determinado grupo de bienes se vende a través de la división correspondiente de la empresa. Luego, los artículos del producto se darán de baja automáticamente en la base de datos de mercancías disponibles en el almacén. Vale la pena señalar que estos son sólo los ejemplos más simples. En realidad, la aplicación tiene funciones más avanzadas.

Microsoft Access: estructura

Si hablamos de facilidad de uso, esta se puede conseguir gracias a la presencia de elementos básicos que juegan un papel importante en el análisis y procesamiento de datos. Los elementos principales incluyen los siguientes:

1. Una tabla es un elemento que almacena información básica en un formato específico (texto, numérico, gráfico);
2. Una consulta es un medio para acceder a elementos relacionados, otras bases de datos o programas de terceros;
3. Un formulario es la presentación de datos o información de manera fácil de usar;
4. El informe es el resultado de los resultados procesados;
5. Una macro es un elemento ejecutable que permite, cuando ocurre un evento, realizar determinadas acciones, generar un informe, crear una solicitud;
6. Módulo – es una herramienta en lenguaje Visual Basic que le permite ampliar significativamente las capacidades del programa basándose en el uso de numerosas funciones y la creación de procedimientos;

Microsoft Access: comunicación con bases de datos externas y otros programas

Como ya debería quedar claro, Microsoft Access le permite no sólo utilizar sus propios datos ingresados ​​por el usuario, sino también vincularlos. Las capacidades del programa son tales que se puede importar información desde varias aplicaciones, por ejemplo, Paradox, FoxPro, Excel, Word, etc. Para simplificar los procedimientos, los datos no se pueden importar, sino vincular, no sólo con estos programas, sino también con fuentes en Internet o entorno de red. El proceso de vinculación en sí se realiza mediante consultas similares a cómo funcionan las bases de datos SQL. Por cierto, el programa Access también los admite.

¿Cómo crear bases de datos basadas en plantillas?

En Microsoft Access, el elemento principal es la tabla. Este componente es muy similar en apariencia a las tablas de Excel, pero tiene capacidades más avanzadas. Y el principio de trabajar con estos elementos tiene sus propias características distintivas. Sin embargo, crear su propia base de datos al inicio es bastante sencillo. Después de que aparece la ventana de bienvenida, el usuario puede elegir entre plantillas, a partir de las cuales se creará la futura estructura de la base de datos en forma de tabla. Esta vista también se llama Backstage. Aquí puede encontrar espacios en blanco integrados que necesitará para realizar tareas específicas. Si ninguno de los espacios en blanco presentados cumple con los requisitos del usuario, lo cual es poco probable, puede buscar en el recurso oficial de Microsoft. Una vez seleccionada la plantilla que desea, deberá guardarla como un archivo, especificando un nombre y una ubicación. Luego, la aplicación generará automáticamente la estructura de tabla requerida.

¿Cómo crear una base de datos desde cero?

Hay una serie de limitaciones a considerar en este asunto. Por ejemplo, las bases de datos de escritorio no admiten la publicación en línea. Las bases de datos web no son consistentes con algunas de las características anteriores. Una vez creada la tabla inicial se puede proceder a ingresar información. Vale la pena prestar especial atención al hecho de que los datos solo se pueden ingresar en filas y columnas adyacentes. Tampoco debes agregar celdas vacías entre ellas, como se hace en Excel. La condición más importante es que cada columna contenga solo un tipo de datos. Por lo tanto, si el formato está diseñado de forma nativa para usar fecha y hora, no se reconocerá la información ingresada en la columna con cálculos basados ​​en exponentes. Si es posible, conviene planificar la mesa desde esta perspectiva. Para facilitar las cosas, puede utilizar un modo de diseño especial.

Funciones de importación y vinculación de datos con otras fuentes.

Si hablamos de importar datos, entonces el programa Microsoft Access tiene posibilidades casi ilimitadas. La condición principal es que los datos importados deben dividirse en tipos tabulares, como se hace en Word o Excel. Si la importación se realiza, por ejemplo, en la versión de texto del programa Bloc de notas, puede utilizar la tecla "Tab" para crear dicha estructura. También es posible utilizar listas de Share Point y enlaces de datos para simplificar el trabajo. Para ello, se utiliza un comando especial en la pestaña de datos externos, que se encuentra en el grupo de vinculación e importación. Aquí también se ofrecen soluciones listas para usar (Word, Excel, etc.). Si selecciona, todo lo que tiene que hacer es indicar la ubicación del archivo requerido, la ubicación de almacenamiento en la base de datos actual y luego confirmar su elección.

Epílogo

Así es como se ve una aplicación de Access. Por el momento, este programa es muy popular entre una amplia gama de usuarios, ya que sus desarrolladores intentaron combinar las capacidades de otros programas de este tipo. Esto nos permitió hacer que esta aplicación fuera muy flexible a la hora de automatizar la mayoría de las funciones y personalización necesarias. Sólo podemos agregar que Microsoft Access es un poderoso producto de software para el procesamiento de datos. Access facilita la creación y administración de bases de datos. Este producto de software es adecuado tanto para proyectos pequeños como para grandes empresas. Access es un excelente asistente para almacenar diversos tipos de información.

Cualquier usuario de sistemas informáticos basados ​​en Windows sabe que el paquete de software estándar de Microsoft Office de cualquier versión incluye un editor de Access exclusivo. Ahora se discutirá qué tipo de programa es y cómo trabajar con él. Naturalmente, aquí solo se darán los conceptos básicos iniciales, ya que una descripción de absolutamente todas las capacidades de la aplicación ocupará más de una página.

¿Qué es el acceso?

¿Qué es este programa? Access es un sistema completo para trabajar con cualquier tipo basado en un modelo relacional con la capacidad de intercambiar datos dinámicamente con otras aplicaciones o publicaciones de Internet. Implica el uso de herramientas para automatizar el procesamiento de información de cualquier tipo, la cual se presenta de forma estructurada.

Además, Access también es un paquete que brinda soporte para controles ActiveX, lo que amplía significativamente las capacidades del programa en términos de que puede usar no solo componentes tabulares o de texto, sino también multimedia y objetos en Internet. Las conexiones entre ellos establecidas en la aplicación permiten un seguimiento preciso de los cambios en cualquiera de ellos con ajuste automático de parámetros en otros.

Direcciones principales en el uso de la aplicación.

No es de extrañar que en la mayoría de los casos se utilice para automatizar completamente el análisis de algunos procesos en contabilidad, negocios, etc. Gracias a su estructura universal, el programa puede eliminar la aparición de la llamada redundancia de datos, cuando es necesario cambiar un parámetro sin ingresar uno nuevo, sino corrigiendo el antiguo, y para que su cambio se refleje en todas las bases de datos relacionadas.

Por ejemplo, una empresa utiliza Access para mantener registros de proveedores, clientes y los eventos en los que participan. Los datos bancarios de un proveedor cambian. Basta con cambiarlos y el ajuste automático afectará a todas las demás bases de datos. Los datos serán reemplazados, en lugar de ingresar otros nuevos junto con los existentes. Y este cambio afectará a las mismas actividades relacionadas. Es decir, en cierto sentido, el usuario recibe una automatización completa.

Lo mismo se aplica, por ejemplo, cuando un determinado grupo de bienes se vende a través de la división correspondiente de la empresa, los artículos del producto se dan de baja automáticamente en la base de datos de bienes que están disponibles en el almacén. Pero estos son los ejemplos más simples. De hecho, la aplicación tiene capacidades mucho más amplias.

Estructura de Microsoft Access

En cuanto a la facilidad de uso, se logra gracias a la presencia de elementos básicos que juegan un papel vital en el análisis y procesamiento de los datos de la base de datos. Entre los elementos principales se encuentran los siguientes:

• tabla: elemento que almacena información básica en un formato específico (numérico, texto, gráfico, etc.);
• consulta: un medio para acceder a elementos relacionados, otras bases de datos o programas de terceros;
• formulario: presentación de información o datos en un formato fácil de usar;
• informe - salida de los resultados procesados;
• macro: un elemento ejecutable que le permite realizar ciertas acciones cuando ocurre un evento, crear una solicitud, generar un informe;
• módulo: herramientas en lenguaje Visual Basic que le permiten ampliar significativamente las capacidades del programa mediante la creación de procedimientos y el uso de numerosas funciones.

Comunicación con otros programas y bases de datos externas.

Como ya está claro, Access es un programa que le permite no solo utilizar sus propios datos ingresados ​​por el usuario, sino también conectarlos entre sí. Las capacidades de la aplicación son tales que se puede importar información desde otras aplicaciones (FoxPro, Paradox, Excel, Word, etc.). Para simplificar los procedimientos, los datos no se pueden importar, sino vincular, no sólo con los programas especificados, sino también con fuentes en un entorno de red o en Internet.

El proceso de vinculación en sí se lleva a cabo sobre la base de consultas similares a cómo funcionan las bases de datos SQL (Access también las admite).

Creación basada en plantillas

En Access, la tabla es el elemento principal. En apariencia, este componente es muy similar a las tablas de Excel, pero las capacidades de Access son mucho más amplias y los principios para trabajar con dichos elementos tienen sus propias características distintivas.

Sin embargo, puedes crear tu propia base de datos cuando inicias el programa de forma muy sencilla. Después de que aparece la ventana de bienvenida, el usuario puede elegir entre plantillas, a partir de las cuales se creará la futura estructura de la base de datos en forma de tabla. Esta es la llamada vista Backstage. Aquí puede encontrar plantillas integradas que son útiles para realizar tareas específicas o buscar en el recurso oficial de Microsoft si ninguna de las de la lista satisface las necesidades del usuario (aunque esto es poco probable).

Base de datos desde cero

Si nada le conviene al usuario y quiere crear una base de datos él mismo, al crear un nuevo archivo, debe seleccionar una base de datos vacía en el menú correspondiente. Hay algunas limitaciones a considerar aquí. Por ejemplo, las bases de datos de escritorio no admiten la publicación en línea y las bases de datos web no admiten algunas de las funciones de las anteriores.

Una vez creada la tabla inicial, puede proceder a ingresar datos. Tenga en cuenta que los datos solo se pueden ingresar en columnas y filas adyacentes. Además, no debes agregar celdas vacías entre ellas como lo haces en Excel. Además, el requisito más importante es que cada columna debe contener solo un tipo de datos, lo que significa que si el formato original es fecha y hora, la información basada en exponentes ingresada en la columna no será reconocida. Entonces, si es posible, debes planificar la mesa desde esta perspectiva. Para simplificar el trabajo, también puede utilizar un modo de diseño especial.

Matices de importar y vincular datos con otras fuentes

En cuanto a la importación de datos, las capacidades del programa son prácticamente ilimitadas. La condición principal es que los datos importados deben dividirse en tipos tabulares (como tablas en Excel o Word). Si la importación se realiza, por ejemplo, en una versión de texto desde el Bloc de notas, puede crear una estructura similar utilizando un tabulador (tecla Tab).

Puede utilizar listas de SharePoint y también vincular datos para facilitar su trabajo. Para hacer esto, use un comando especial en la pestaña de datos externos, ubicada en el grupo de importación y vinculación. Aquí se ofrecen soluciones listas para usar (Excel, Word, etc.). Al seleccionar, todo lo que tienes que hacer es indicar la ubicación del archivo deseado, donde se guardará en la base de datos actual, y confirmar tu elección.

Conclusión

Esta es una aplicación de Access. El programa es muy popular entre una amplia gama de usuarios, ya que sus desarrolladores intentaron combinar al máximo las capacidades de otros productos de software de este tipo. Y esto es lo que hizo que esta aplicación fuera muy flexible a la hora de configurar y aplicar automáticamente la mayoría de las funciones. Queda por agregar que Access es una herramienta de procesamiento de datos muy poderosa, aunque aquí solo se discutió la información más básica sobre la aplicación.

Microsoft Access es un software de base de datos que le permite administrar y editar bases de datos fácilmente. Es adecuado literalmente para todo, desde pequeños proyectos hasta grandes empresas, y es muy visual. Esto lo convierte en un excelente asistente para la entrada y almacenamiento de datos, ya que el usuario no tiene que lidiar con tablas y gráficos. Comience a leer para aprender cómo aprovechar al máximo Microsoft Access.

Pasos

Parte 1

Crear una consulta de creación de tabla

Seleccione las tablas de las que desea extraer datos. Haga doble clic en la tabla de la que desea extraer información. Puede utilizar varias tablas a la vez si es necesario.

Seleccione los campos de los que desea extraer datos. Haga doble clic en cada campo para agregar. Se agregará a la cuadrícula de solicitudes.

Establecer los criterios necesarios. Si necesita información específica de los campos, establezca un filtro por criterios. Consulte la sección "Creación de una consulta de criterios" anterior para obtener más información.

Pruebe su consulta para asegurarse de que produzca los resultados que desea. Antes de crear una tabla, ejecute la consulta para asegurarse de que recupere la información que necesita. Ajuste los criterios y campos hasta obtener el resultado que desea.

Guarde su solicitud. Presione Ctrl + S para guardar la consulta para su uso posterior. Aparecerá en la columna de navegación en el lado izquierdo de la pantalla. Si hace clic en esta consulta, puede usarla nuevamente y luego vaya a la pestaña Diseño.

Haga clic en el botón “Crear tabla” en el grupo de selección de tipo de consulta. Aparecerá una ventana pidiéndote un nombre para la nueva tabla. Introduzca un nombre para la tabla y haga clic en Aceptar.

Haga clic en el botón Ejecutar. Según las consultas establecidas se creará una nueva tabla. La tabla aparece en la columna de navegación de la izquierda.

Crear una solicitud de adición

Abra la solicitud creada anteriormente. Puede utilizar una consulta de adición para agregar información a una tabla que ya está creada en otra tabla. Esto es útil cuando necesita agregar más datos a una tabla terminada creada mediante una consulta de creación de tabla.

Haga clic en el botón "Agregar" en la pestaña "Diseño". Se abrirá un cuadro de diálogo. Seleccione la tabla que desea agregar.

Modifique los criterios de su solicitud para que coincidan con la información que está agregando. Por ejemplo, si creaste una tabla con el criterio "2010" en el campo "Año", cambia este valor según la información que agregues, como por ejemplo "2011".

Seleccione dónde exactamente desea agregar la información. Asegúrese de agregar datos en los campos apropiados para cada columna que agregue. Por ejemplo, si realiza los cambios anteriores, debe agregar información al campo Año en cada línea.

Complete la solicitud. Haga clic en el botón Ejecutar en la pestaña Diseño. Se realizará la solicitud y se agregará la información a la tabla. Puede abrir la tabla para asegurarse de que los datos que ingresó sean correctos.

parte 5

Seleccione la tabla para la que desea crear un formulario. Los formularios muestran datos para cada campo y facilitan el cambio entre registros o la creación de otros nuevos. Los formularios son una herramienta necesaria para largos períodos de ingreso de información; La mayoría de los usuarios encuentran los formularios mucho más fáciles de usar que las tablas.

Haga clic en el botón "Formulario" en la pestaña "Crear". Se creará automáticamente un formulario basado en los datos de la tabla. Access crea automáticamente campos con el tamaño deseado, pero siempre puedes cambiarlos o moverlos si lo deseas.

• Si no desea mostrar un campo específico en el formulario, haga clic derecho en el menú contextual y haga clic en Eliminar.
• Si las tablas están vinculadas, aparecerá una descripción encima de cada registro para mostrar los datos combinados. Esto hace que editar estos datos sea mucho más fácil. Por ejemplo, a cada representante de ventas se le puede asignar una base de clientes.

1. Navegue por el nuevo formulario. Los punteros en forma de flecha le permiten pasar de una entrada a otra. Los campos se completarán con sus datos en el momento en que cambie entre ellos. Puede utilizar los botones a lo largo de los bordes para saltar directamente a la primera o última entrada. .

Microsoft Access 2003 es una de las primeras versiones del popular sistema de gestión de bases de datos. Con este programa, puede recopilar información de hojas de cálculo, procesar documentos de texto y los formatos de bases de datos más comunes. La aplicación es capaz de analizar datos y crear páginas web y diversas aplicaciones. Naturalmente, necesitará algunas habilidades para trabajar con Access 2003, pero en comparación con la gestión de programas profesionales, serán mínimas. Y el producto, a diferencia de otros análogos, se distribuye de forma gratuita.

Access 2003 se puede descargar para utilizarlo tanto en el hogar como en la empresa, pero en este último caso el software será más útil. Puede usarlo como DBMS para administración independiente o servidores de archivos. Puede interactuar con otras fuentes utilizando “tablas vinculadas” y “consultas al servidor”.

Microsoft Access 2007

Microsoft Access 2007 es un programa para trabajar con bases de datos que le permite realizar cambios en ellas, organizar informes y proporcionar acceso compartido a documentos. Incluso aquellos usuarios que no tengan conocimientos especiales podrán desarrollar aplicaciones utilizando plantillas gratuitas ya preparadas.

Access 2007 le permite adaptar los proyectos desarrollados a sus necesidades empresariales.

Microsoft Access 2010

Microsoft Access 2010 es una aplicación que le permite combinar información de diferentes fuentes en una base de datos. Esta versión se lanzó bajo el lema "Simplicidad en todo": no es necesario ser un especialista para trabajar con ella. Las bases de datos web agregadas han mejorado significativamente la interacción con la información, simplificando los procesos de seguimiento, generación de informes e intercambio de datos.

La administración de cintas, completamente implementada en Access 2010, proporciona solo las herramientas más necesarias, sin permitir que el usuario se confunda con una variedad de comandos y configuraciones.

Microsoft Access 2013

Microsoft Access 2013 es una de las nuevas versiones del sistema de gestión de bases de datos (DBMS). En la aplicación encontrará las funciones y herramientas necesarias que lo ayudarán a organizar la gestión de datos, mejorar los informes y brindar acceso compartido a la información para una gran cantidad de usuarios.

También puedes descargar el programa para crear una aplicación web. En Access 2013, todo lo que necesitas hacer es seleccionar el tipo de datos que estás rastreando (proyectos, tareas, contactos) y la aplicación crea automáticamente una estructura en la que puedes agregar información. Los comandos básicos y las herramientas de navegación se integrarán en el proyecto, por lo que una vez creado, podrá comenzar a usarlo inmediatamente.

Microsoft Access 2016

Microsoft Access 2016 es mucho más que un simple programa de desarrollo de bases de datos. Este es un sistema completo diseñado para rastrear información, crear informes y compartir información. Ayuda a sacar conclusiones informadas y equilibradas y a elegir las soluciones óptimas para determinados problemas. Incluso los usuarios menos experimentados pueden descargar y utilizar Access 2016, porque incluso sin muchos conocimientos en esta área, puede desarrollar rápidamente la aplicación necesaria convirtiendo plantillas gratuitas listas para usar que se adapten a sus necesidades.

Esta versión del programa ofrece un nuevo tipo de base de datos: una aplicación web se crea en MS Access 2016 y se utiliza a través de un navegador como un servicio de SharePoint. Para crearlo, debe decidir el tipo de datos que será necesario rastrear, después de lo cual el programa generará de forma independiente la estructura necesaria. Tendrá comandos básicos y navegación integrados, para que puedas comenzar de inmediato.

Interfaz actualizada

La interfaz de Access 2010 incluye 3 elementos principales:

1. Área de navegación para trabajar con objetos de bases de datos;

2. Cinta en la que se encuentran las pestañas con los comandos principales;

3. Vista detrás del escenario. Amplía la conocida pestaña "Archivo" con comandos que se aplican a toda la base de datos.

Además, los objetos de la base de datos ahora se pueden organizar en pestañas compactas.

Diseño visual de formularios.

La esencia de la tecnología es que se muestran diferentes subventanas en parte del cuadro de diálogo abierto. Además, puede utilizar una de las seis plantillas preinstaladas o descargar otras nuevas desde Office.com. Cada plantilla es una aplicación lista para usar con un conjunto de tablas, formularios y todo lo que necesita.

Generador de macros mejorado

Por otra parte, cabe destacar el constructor de macros mejorado que, gracias a la automatización, simplifica enormemente el trabajo con bases de datos. Con el constructor de macros, puede reducir el tiempo necesario para realizar operaciones similares, minimizar la cantidad de errores en su trabajo y hacer frente fácilmente a una lógica compleja. Sin duda, todo esto será útil para crear aplicaciones más tolerantes a fallos. También se han agregado macros para trabajar con bases de datos web.

Plantillas

Microsoft Access tiene varias plantillas profesionales integradas con las que puedes crear una base de datos con contactos, eventos, proyectos y activos. La plantilla se puede editar y usted puede editar cualquier cosa: tablas y formularios, consultas, macros, relaciones entre tablas e incluso informes. Además de las preinstaladas, hay otras plantillas disponibles en office.com.