¿Quién envía el fax? Enviar y recibir un fax correctamente
El artículo describe las características del uso de faxes, le ayuda a elegir al comprar y a resolver los problemas que surgen durante el proceso.
¿Qué es un fax? ¿A quién se envía y dónde?
En términos generales, la comunicación por fax o facsímil se inventó hace unos 100 años, a principios del siglo XX. Aunque el principal auge del facsímil se produjo en los años 80 del siglo pasado, el fax sigue siendo un atributo inalterable de cualquier oficina hasta el día de hoy, a pesar del rápido desarrollo de las tecnologías de Internet. Fax es simplemente una abreviatura del latín "fac simile", que significa "hacer lo mismo", "hacer un duplicado".
¿Cómo se puede comparar el trabajo del fax? No profundizaremos en los detalles de la estructura interna, pero por simplicidad compararemos un fax con el funcionamiento de tres dispositivos: un escáner, un módem y una impresora. Cuando se envía un fax, el dispositivo escanea el documento utilizando sensores de luz, convierte la imagen resultante en señales eléctricas y la envía en forma cifrada a través de canales de comunicación de teléfono/fax. En modo módem e impresora, el fax funciona cuando recibe un documento. Los datos recibidos a través de líneas de comunicación se descifran y se imprimen en papel.
Hoy en día, esta tarea es mucho más fácil de realizar utilizando un escáner y un correo electrónico. Este método requiere menos tiempo y el documento recibido en el reverso será mucho más parecido al original. Sin embargo, hay situaciones en las que Internet no está disponible de forma temporal o total, o el destinatario necesita una copia del documento enviado por fax.
Es entonces cuando nos ayudará el viejo fax, con cuyas funciones de funcionamiento y control nos familiarizaremos más.
Primera vez: primer fax
Entonces te encuentras en una situación nada envidiable: en tu primer día de trabajo, tu primera tarea fue enviar/recibir un fax. Nunca antes en tu vida has visto una máquina de fax. Para no caer de bruces y evitar la respuesta “No sé”, describiremos en detalle el proceso de envío de un fax para que la primera vez no termines con errores ridículos o preguntas innecesarias al equipo. .
Aceptamos fax
Recibir un fax es la operación más sencilla disponible. Puede recibir un fax de forma manual o automática.
El modo manual implica el siguiente procedimiento: cogió el teléfono, escuchó en respuesta la frase "Por favor acepte un fax" o una señal característica del fax, respondió "Aceptar/iniciar" o al estilo de Yuri Gagarin - "¡Vamos!", presionó el botón verde “Fax/” Iniciar" y espere la impresión completa del fax. No cuelgue inmediatamente, ya que se debe verificar la legibilidad y distorsiones del documento recibido, confirmar al transmisor que todo salió bien y, en ocasiones, indicar su puesto y apellido.
El modo automático requiere una configuración única del número de pitidos, después de lo cual el dispositivo recibirá faxes automáticamente. En la mayoría de los modelos, esta configuración se puede encontrar en el menú "Fax-Opciones-Número de timbres". Y para cambiar el fax al modo automático hay un botón dedicado en el panel de control. El modo automático es conveniente tanto para máquinas de fax dedicadas como para teléfonos de fax que se dejan desatendidos durante la noche, los fines de semana o días festivos.
enviar un fax
Una tarea un poco más difícil, pero solo porque hay que marcar el número del suscriptor y navegar por la situación.
Entonces, primero, inserte el documento que está enviando en el receptor con el texto hacia abajo hasta que el fax agarre la hoja y la avance un poco hacia adelante. Si el tamaño del papel es diferente al tamaño estándar, mueva las guías del papel hacia los bordes del papel para evitar que el documento se tuerza al enviarlo. Luego, marque el número del suscriptor y espere una respuesta. La respuesta puede ser una señal de fax, si el fax está configurado en modo automático al otro lado de la línea, o puede ser la voz del suscriptor, quien debería estar satisfecho con la frase "Por favor, acepte el fax". Después de que aparezcan los sonidos del fax en el teléfono, puede presionar con seguridad el botón "Fax/Iniciar" y observar el proceso de "absorción" del documento por el fax.
Los modelos más modestos de máquinas de fax le permiten enviar una hoja a la vez, lo que le obliga a "empezar" de nuevo después de cada hoja enviada. Avisa al suscriptor con antelación de que enviarás varias hojas. Los modelos de fax modernos y algunos más antiguos tienen un alimentador de documentos y pueden enviar varias hojas a la vez.
Hacemos una fotocopia.
No se sorprenda, pero no es pecado recurrir a este truco cuando la fotocopiadora de la oficina está averiada y necesita una copia en cualquier momento. Mencionamos anteriormente que un fax es un escáner y una impresora al mismo tiempo. Por lo tanto, muchos modelos tienen un botón "Copiar" independiente, al hacer clic en él se puede hacer una fotocopia del documento deseado, a veces incluso eligiendo la calidad de la copia.
Problemas comunes de fax
Sí, no hay duda de que cualquier equipo que utilicemos presenta fallos de funcionamiento. Todo estaría bien, pero estas fallas aparecen en los momentos más inoportunos: la "ley de Murphy" en acción. Es decir, cuando cada segundo cuenta, la máquina de fax puede funcionar mal y negarse a aceptar o imprimir un documento. Para reaccionar con prontitud y rapidez para corregir la avería, consideraremos las principales averías que se producen en un dispositivo de fax y los métodos para eliminarlas.
El fax no muestra signos de "vida"
El fax funciona desde la red eléctrica. Compruebe si el cable de fax está enchufado al tomacorriente. Si tiene un fax GSM portátil, deberá cargar o reemplazar la batería incorporada.
Hay una línea roja en el papel.
La franja roja es un indicador del final del papel térmico en el rollo. No se apresure a cancelar el fax recibido, ya que tendrá 2-3 hojas A4 más en stock. Además, los modelos de fax modernos tienen memoria incorporada, lo que le permite recibir y guardar varias docenas de páginas sin papel. Después de reemplazar el rollo de papel, la impresión se realizará desde la memoria del dispositivo.
El papel fue masticado.
Si ve una situación así, no se apresure a sacar bruscamente la hoja pegada para que no se rompa. Los rodillos de recogida generalmente sujetan bien la hoja, pero con una fuerza fuerte, lenta y uniforme girarán y liberarán la hoja atascada. También es posible que el rollo de papel en el que se imprime el fax recibido se atasque. En este caso, deberá abrir la cubierta del fax y quitar la parte arrugada.
El fax no captura el documento que se envía.
Esta situación ocurre a menudo. Es posible que se hayan introducido restos de basura, un clip u otro material de oficina en el receptáculo de documentos. Si es posible, retire los objetos extraños con unas pinzas, un imán, una aspiradora de automóvil con un accesorio especial o sacuda con cuidado los residuos girando el fax.
El fax recibido es difícil de ver.
El motivo está en el lado del remitente (el documento que se envía no tiene mucho contraste) o en el suyo (el tóner de impresión se está acabando, el fusor está defectuoso). Pídale al remitente que reenvíe o revise su máquina de fax para detectar problemas y tóner en el cartucho.
El fax no llegó completo.
Se debe repetir el envío del fax; el intento anterior puede haber fracasado debido a un fallo en la línea de comunicación.
El destinatario del fax recibe un fax en blanco.
En este caso, lo más probable es que esté insertando la hoja de papel por el lado equivocado o que la otra persona se haya quedado sin tóner en el fax. Recuerda que el documento que envías debe insertarse con el texto hacia abajo. En el peor de los casos, la unidad de escáner del fax está defectuosa: una ruta directa al centro de servicio.
El destinatario del fax recibe un fax completamente negro.
El problema está de su lado: la lámpara de escaneo o la unidad del escáner están defectuosas y deben repararse en un centro de servicio.
El documento que se envía está atascado (al destinatario le faltan algunas líneas).
Estos problemas son consecuencia del desgaste de los rodillos de brocha. Para solucionar el problema, debe restaurar o reemplazar los rodillos de alimentación en un centro de servicio.
Aparecen rayas blancas en el documento recibido, pero esto no ocurre en el modo de copia.
El problema no es tuyo, sino del transmisor.
El lado izquierdo o derecho del documento recibido no se imprime.
El mecanismo de presión del papel contra la regla térmica está defectuoso. Se requerirá reparación en un centro de servicio.
Es imposible enviar/recibir un fax, aunque el fax haga copias.
Problema con la unidad de interfaz de fax con la línea telefónica. Será necesaria la reparación por parte de un técnico calificado para resolver el problema.
¿Cómo?
Responderemos una serie de preguntas que tendrás que hacer a los empleados o al motor de búsqueda de Google al menos una vez. Le daremos las respuestas ahora para que pueda sentirse libre al enviar faxes en el futuro.
¿Cómo abro la cubierta del fax?
Una de las preguntas más comunes. La respuesta es un pequeño botón, normalmente en el panel lateral derecho de la máquina de fax. Presiónelo hasta el fondo y la tapa se abrirá automáticamente. Para cerrar, baje la tapa hasta que haga clic.
¿Cómo recargar un fax con tóner/tinta?
Si el fax deja de imprimir, o la calidad de los documentos recibidos se ha deteriorado notablemente, significa que se ha quedado sin tinta o que algunos elementos han fallado. Dependiendo del modelo de fax específico, los pasos para resolver el problema varían.
a) La máquina de fax imprime en papel térmico. En este caso, el elemento calefactor que “desarrolla” el texto en papel térmico probablemente esté dañado y no se puede evitar la reparación en un centro de servicio.
b) Fax con impresión láser (normalmente una impresora multifunción con función de fax). El cartucho del dispositivo debe estar lleno de tóner. Puede realizar esta operación usted mismo, pero requerirá mucha habilidad y experiencia trabajando con dicho equipo. Es mejor recargar el cartucho en un centro de servicio.
c) Fax mediante transferencia térmica. El recurso de la cinta térmica, que transfiere la imagen resultante al papel, es de unas 250 hojas de formato A4. Para reanudar la impresión, simplemente compre un nuevo rollo de cinta térmica.
¿Cómo insertar un nuevo rollo de papel térmico?
1. Abra la cubierta del fax. 2. Retire el rollo de cartón vacío del rollo usado. 3. Desempaque el nuevo rollo: retire el film plástico y suelte el borde pegado. 4. Coloque el rollo en el compartimento del papel, desenrollándolo unos 15-20 cm para que el papel sobresalga del compartimento. 5. Cierre la cubierta del fax.
¿Cómo envío por fax un documento muy grande o muy pequeño?
Sucede que necesita enviar literalmente un párrafo de texto o un poco más de una hoja por fax. En el primer caso, corte el párrafo que va a enviar de la hoja o doble la hoja por la mitad; esto le ahorrará papel al destinatario y tiempo de envío. En el caso de un documento grande, para no "comenzar" a enviar un fax dos veces, inmediatamente después de la primera hoja (superpuesta), envíe el fragmento faltante del documento o la segunda hoja completa. Los propios modelos de fax modernos capturan la segunda hoja y las siguientes del documento.
¿Cómo puedo asegurarme de que el destinatario pueda saber de quién proviene el fax?
El primer paso es introducir dichos datos en la memoria del fax. Se verá así: en la parte superior del documento enviado, el destinatario tendrá impreso el nombre de su institución, el número de teléfono y otros datos. Introduzca usted mismo estos datos en la memoria de su fax, siguiendo las instrucciones de funcionamiento de su modelo específico.
¿Por qué hacer esto? En primer lugar, es conveniente para el destinatario: siempre sabrá de quién es el fax, incluso después de mucho tiempo. En segundo lugar, puede transmitir un fax de forma segura si el fax del destinatario funciona automáticamente sin una persona en vivo que le pregunte quién envía tal o cual documento y por qué.
¿Qué modelo de fax es mejor elegir?
Echemos un vistazo más de cerca a lo que se puede encontrar hoy en los estantes de los mercados tecnológicos y las tiendas en línea en la sección "Fax/Telefonía", así como las diferencias fundamentales entre modelos específicos.
Entonces, lo primero que debe decidir al elegir un fax es el tipo de impresión de los faxes recibidos. Este punto es importante y, de hecho, el principal, ya que todas las demás funciones de fax son casi estándar.
Los tipos de impresión incluyen los siguientes: impresión láser, transferencia térmica, impresión en papel térmico. Cada método de impresión tiene sus propias ventajas y desventajas, que describiremos con más detalle.
Impresión en papel térmico. No requiere recarga de tóner; los únicos consumibles son el papel térmico, en el que un mecanismo especial “quema” el texto del fax recibido. La desventaja del papel térmico es su fragilidad. Con el tiempo, el papel se vuelve amarillo y el diseño puede desvanecerse notablemente. No apto para almacenamiento de documentos a largo plazo.
Impresión láser. De hecho, se trata de los mismos documentos impresos en una impresora, cuya vida útil es ilimitada y los únicos enemigos que se pueden identificar son las gotas de líquido que pueden difuminar la impresión. El tipo de impresión más económico. La impresión láser se encuentra principalmente en impresoras multifunción con función de fax.
Transferencia térmica. Utilizando el método de prensa térmica, el fax recibido se transfiere (como papel de calco) al papel. La calidad del documento es comparable a la impresión láser/inyección de tinta, pero el coste es un orden de magnitud mayor. La opción de impresión más cara.
Funciones adicionales de fax
Simplemente no intente encontrar modelos de máquinas de fax con una pantalla de 4" y una cámara de 8 MP. Estos no son teléfonos inteligentes para usted, pero las máquinas de fax también tienen funciones útiles adicionales además de "Llamar" y "Enviar/recibir un fax".
Autorespondedor. Con su ayuda no perderá ni una sola llamada/fax. Al configurar los parámetros del contestador automático, el propio fax responderá a la llamada después de un cierto número de pitidos, grabará el mensaje recibido o, reconociendo una señal especial, recibirá el fax.
Auricular inalámbrico. El llamado radioteléfono en lugar de un teléfono con cable convencional. Su utilidad es obvia: el fax se puede colocar en otra oficina o lejos del área de trabajo para eliminar el ruido que genera.
Fotocopia. La capacidad de copiar un documento con solo presionar un botón es útil en caso de que la fotocopiadora o impresora principal se averíe.
Memoria de faxes recibidos/enviados. Cuando el fax se queda sin papel, con esta función es posible almacenar en la memoria hasta 2 o 3 docenas de hojas del documento entrante. Para enviar un documento a varios suscriptores, el fax escribe todo en la memoria y luego envía el fax de forma masiva.
¿Dónde está la respuesta a la pregunta más importante: “ ¿Qué modelo de fax es mejor comprar?", preguntas? Respondemos.
Para las necesidades de oficina, es más adecuado un gran número de faxes recibidos y enviados, un modelo con impresión láser, un teléfono inalámbrico y todas las funciones adicionales necesarias.
La impresión láser costará menos que otras; las funciones de correo grupal, contestador automático y memoria de fax solo facilitarán el trabajo del empleado responsable del fax.
Para las condiciones del hogar y recibir uno o dos faxes por trimestre, no puedes gastar mucho y coger un modelo básico con impresión en papel térmico o transferencia térmica.
Fabricantes de faxes y modelos más populares
Afortunadamente, no hay mucha competencia entre los fabricantes de dispositivos de fax, lo que facilita mucho la elección del modelo adecuado. El líder indiscutible es Panasonic, cuya gama de productos incluye más de dos docenas de modelos de fax.
Hermano, Philips son fabricantes que, aunque tienen una gama reducida, no dejan que Panasonic se relaje del todo por la falta de competencia. Tienen en su arsenal varios modelos excelentes de máquinas de fax con una buena relación calidad/precio.
Possio es una opción para aquellos que están dispuestos a pagar el precio de 10 faxes normales por un fax que imprime en papel térmico. Sin embargo, hay algo por lo que pagar: la empresa se centra en faxes GSM móviles que puede llevar consigo de viaje. Una excelente opción para un negocio activo sin oficina.
Para que no tenga que buscar durante mucho tiempo, le recomendamos que preste atención al TOP 5 de modelos de fax populares con una excelente relación calidad/precio:
- Panasonic KX-FT988RU, Brother FAX-335, Philips HFC 325: modelos económicos pero bastante funcionales. Entre las funciones disponibles, según modelo: copia, envío/recepción de fax, identificador de llamadas, memoria de faxes recibidos para 15-28 hojas, envío multicast para 20 suscriptores, alimentador automático de documentos.
Todos estos modelos utilizan papel térmico, lo que ahorra dinero en consumibles y hace que la impresión sea muy económica.
- Panasonic KX-FC965RU, Philips PPF 685 Magic 5 Voice Dect: dispositivos en el rango de precio superior con un conjunto ampliado de funciones. Además del teléfono con cable, el kit incluye un teléfono DECT inalámbrico. La función de memoria para 25-50 hojas está disponible no sólo para los documentos recibidos sino también para los enviados; es posible la transmisión por fax retrasada a un grupo de suscriptores.
— Aparte de los 5 modelos de fax populares mencionados anteriormente, consideraremos el fax GSM compacto Possio Greta, que imprime en papel térmico. La diferencia fundamental entre este fax y otros modelos es su absoluta autonomía. Batería incorporada, módulo GSM, peso 1 kg: todo esto le permite tener siempre un fax a mano, ya sea que esté de viaje o lejos de su lugar de trabajo.
Trucos y consejos útiles para trabajar con fax.
Antes de enviar un fax, compruebe que las hojas no estén sujetas con una grapa o clip, lo que podría dañar los mecanismos internos del fax.
Al enviar un documento, la hoja con el texto se coloca boca abajo (con el texto) hacia abajo.
Abastecerse con antelación de una cantidad suficiente de papel térmico, que suele agotarse en el momento más inoportuno.
Verifique cada documento recibido por fax, ya que las líneas faltantes y faltantes no son infrecuentes, y volver a llamar para solicitar reenviar esta o aquella página es una tarea problemática.
Antes de comprar un fax, evalúe correctamente sus capacidades financieras: un modelo económico de fax con impresión por transferencia térmica acabará costando más debido a los consumibles, mientras que un modelo más caro con impresión láser en papel A4, con el tiempo, justificará plenamente su coste y permitir guardar. La mejor opción son los faxes que funcionan con papel térmico.
Recuerde varios servicios gratuitos y de pago para enviar faxes a través de Internet. Si tu máquina de fax se avería, solucionarán tu problema en cuestión de minutos.
Programas para enviar faxes a través de Internet.
Este procedimiento puede parecer extraño, porque es mucho más fácil enviar un documento a través de Internet mediante el correo electrónico. Sin embargo, hay situaciones en las que problemas en la línea telefónica no permiten utilizar el fax. Otra situación: está en un viaje de negocios, no tiene a mano un fax móvil con GPS de Possio, pero tiene un teléfono o una tableta con acceso a Internet. Aquí es cuando varios servicios y programas para enviar faxes a través de Internet le serán de gran utilidad. Conozcamoslos usando el ejemplo de 3 servicios.
Servicios para enviar faxes a través de Internet.
Utilizando el servicio Freepopfax.com, tienes la oportunidad de enviar por fax cualquier mensaje de texto o documento en diferentes formatos (doc, jpg, png, pdf) de forma gratuita. Sólo necesitarás rellenar el país y número de fax del destinatario, indicar tu nombre completo y correo electrónico, y no olvides adjuntar un documento a enviar o un mensaje de texto ya preparado. Una vez entregado el fax al destinatario, se enviará una confirmación a su correo electrónico.
Este servicio se tomó únicamente como ejemplo, es gratuito y permite enviar no más de 2 faxes por día a 40 países. En Internet puede encontrar muchos servicios de pago funcionales y gratuitos limitados similares para enviar y recibir faxes. Por regla general. Los servicios gratuitos no requieren registro, pero limitan la cantidad de documentos disponibles para enviar por día. Los servicios pagos pueden tener un software de cliente especial, un conveniente servicio de soporte y brindarle un número de fax exclusivo para enviar y recibir faxes.
La principal característica distintiva de los servicios de este tipo es que no es necesario disponer de ningún equipo adicional (fax, módem fax) excepto el acceso a Internet.
Servicios para recibir faxes a través de Internet.
Como regla general, estos servicios reciben un fax por usted y envían una copia a su correo electrónico.
Por ejemplo, el servicio "Virtual Fax" de Quickfon le permite recibir un fax mientras habla por un teléfono móvil presionando una simple combinación de teclas. El fax se envía a su correo electrónico en forma de documento en formato pdf, que luego podrá imprimir o consultar su contenido consultando su correo electrónico.
La conveniencia de servicios de este tipo es obvia: se recibirán uno o varios faxes al mismo tiempo y se almacenarán de forma segura, independientemente de su ubicación.
La principal diferencia entre los programas de la serie VentaFax es el uso de un módem fax para enviar un fax. Es decir, al utilizar VentaFax, obtiene el llamado "fax de computadora" muy funcional.
Después de instalar el software, todas las manipulaciones para enviar y recibir un fax se realizan en la computadora, sin máquinas de fax ruidosas ni rollos de papel térmico.
Evaluaremos la funcionalidad de VentaFax usando el ejemplo de la versión comercial del programa:
- Envío de mensajes de voz y fax manualmente o según un cronograma específico a uno o más suscriptores.
- Reciba faxes y mensajes de voz y luego envíelos a varias direcciones de correo electrónico. ¿Qué significa? Si llega un fax mientras se encuentra fuera de su lugar de trabajo, se le enviará una copia a su correo electrónico.
- Convierta los faxes entrantes a formato pdf. Por tanto, todo el trabajo de creación de una base de datos de faxes recibidos se realiza de forma automática.
- Registro (grabación) ilimitado de llamadas telefónicas a su número.
- Identificador de llamadas, contestador automático.
- Reenviar mensajes a otro teléfono de fax.
- Interfaz de programa rusificada e intuitiva.
El programa VentaFax no es la única opción para enviar un fax mediante un módem fax, pero se considera como ejemplo para representar claramente todas las capacidades de este tipo de servicio.
Gracias por leer este artículo, intentamos responder a todas las posibles preguntas que puedan surgir al trabajar con fax. Escríbanos qué problemas ha encontrado con los dispositivos de oficina e intentaremos responderlos.
Por supuesto, cada fax siempre viene con instrucciones. Pero no en todos los casos se almacena. Dado que los principios de funcionamiento de los dispositivos de todas las empresas son los mismos, conociéndolos podrá comprender fácilmente este asunto. Entonces, ¿cómo se envía un fax?
Vale la pena señalar de inmediato que, en la mayoría de los casos, varias personas en una empresa utilizan el fax al mismo tiempo. Para asegurarse de que el destinatario reciba su carta, asegúrese de escribir una carta de presentación. La carta de presentación debe contener la siguiente información:- puesto y nombre completo destinatario;
- breve información sobre el contenido de la carta, así como el número de páginas adjuntas;
- nombre completo y el teléfono de contacto del remitente (en caso de que el receptor quiera enviar un fax de respuesta o contactar para aclarar datos).
Y recuerda que sólo podrás transmitir información secreta o personal si estás seguro de que al otro lado de la línea está la persona a la que va dirigida. Tampoco es raro que la máquina del destinatario esté configurada para recibir mensajes automáticamente. Por tanto, llame al número personal del destinatario y notifíquele la transferencia del documento.
Virtual Fax le ayuda a enviar un fax a través de Internet a cualquier número de fax en cualquier parte del mundo.
Puedes enviar 1 fax por Internet o 1000 faxes, y en ambos casos te llevará el mínimo de tiempo. "Envío de fax" le permite enviar un fax a través de una computadora a cada uno de sus miles de clientes a alta velocidad. En su Cuenta Personal, puede realizar un seguimiento del estado de la distribución de faxes a través de Internet en tiempo real.
Al enviar faxes, sólo faxes enviados exitosamente. La tarifa es por página, independientemente de la duración del envío del fax.
Correo de fax (correo electrónico a fax)
PRIMER MÉTODO DE ENVÍO DE UN FAX POR INTERNET:
utilizando la Cuenta Personal de la Oficina Virtual:
Después de registrar una cuenta, se agregan 5 rublos a la cuenta del suscriptor como bonificación, lo que permite enviar fax por Internet gratis.
El propio sistema llamará al destinatario y, si es necesario, realizará el número requerido de intentos repetidos. Puede monitorear el estado de sus faxes enviados en tiempo real en la sección "Faxes enviados".
SEGUNDO MÉTODO DE TRANSMISIÓN DE UN FAX A TRAVÉS DE INTERNET:
utilizando el programa de fax "FaxManager":
"FaxManager" es un programa gratuito para enviar faxes a través de Internet con la capacidad enviar un fax gratis. El programa dispone de un conversor de archivos de texto a formato gráfico y su propio controlador de impresora. El formato del documento fuente puede ser archivos de texto en formatos RTF, PDF, HTML, TXT, DOC, PPT o archivos gráficos en formatos PNG, JPG, TIF, GIF, BMP, PCX. El archivo que seleccione para enviar se convierte automáticamente al formato TIFF cuando envía un fax desde una computadora a través de Internet.
Lista de formatos compatibles:*.doc, *.rtf, *.txt, *.wri, *.log, *.xml, *.xls, *.xlw, *.xlc, *.ppt, *.pps, *.htm, *. html, *.shtm, *.shtml, *.pdf, *.jpg, *.tif, *.bmp, *.pcx, *.dcx, *.png, *.gif.
El programa FaxManager es simple y fácil de usar. Funciona desde el ordenador del usuario, sin necesidad de abrir un navegador de Internet. Aquí es donde el programa se compara favorablemente con el envío de faxes a través de su cuenta personal de Oficina Virtual, principalmente en su velocidad. Sin embargo, aún es necesario preinscribirse en la Oficina Virtual, si no lo ha hecho antes, para poder tener un bono de 5 rublos en su Cuenta Personal. Esto te permitirá enviar fax por Internet gratis.
Fax bajo demanda
¿Le llaman a menudo sus socios para pedirle la última lista de precios y usted pasa mucho tiempo enviando el mismo fax por enésima vez?
Para resolver este problema, ofrecemos un servicio que permitirá a sus socios recibir la información más reciente por fax exactamente cuando la necesitan. Al mismo tiempo, no le distraerán de asuntos más importantes.
A su empresa se le asigna un número de teléfono fijo directo. este numero no requiere líneas telefónicas físicas, porque se conecta a un equipo especial ubicado en la compañía telefónica. Este número de teléfono no será utilizado por usted para recibir faxes, sino para enviar faxes a petición del cliente.
Dice así: se prepara un nuevo mensaje informativo (lista de precios, por ejemplo) y se envía una vez por fax o correo electrónico al sistema de fax de la compañía telefónica. Cuando su cliente necesite información nueva de usted, deberá marcar el número de fax que especificó y recibir un fax con este mensaje directamente desde el sistema de fax.
El fax es un método de intercambio de información mediante la transmisión de documentos gráficos y de texto a través de una línea telefónica o mediante una red global. Con la llegada del correo electrónico, este método de comunicación ha pasado a un segundo plano, pero, sin embargo, algunas organizaciones todavía lo utilizan. En este artículo veremos formas de enviar faxes desde una computadora a través de Internet.
Para transmitir faxes se utilizaron inicialmente máquinas de fax especiales y, posteriormente, módems y servidores de fax. Estos últimos requerían una conexión telefónica para su funcionamiento. Hoy en día, estos dispositivos están irremediablemente obsoletos y, para transmitir información, es mucho más conveniente recurrir a las oportunidades que nos brinda Internet.
Todos los métodos para enviar faxes que se detallan a continuación se reducen a una cosa: conectarse a un servicio o servicio que brinde servicios de transferencia de datos.
Método 1: software especializado
Hay varios programas similares en Internet. Uno de ellos es VentaFax MiniOffice. El software le permite recibir y enviar faxes, tiene las funciones de contestador automático y reenvío automático. Para su pleno funcionamiento requiere conexión a un servicio de telefonía IP.
Opción 1: Interfaz
Enviar un fax:
Al instalar el programa, se integra un dispositivo virtual en el sistema, que permite enviar documentos editados por fax. La función está disponible en cualquier software que admita la impresión. Pongamos un ejemplo con .
Al trabajar con el programa, todos los envíos se pagan según las tarifas del servicio de telefonía IP.
Método 2: programas para crear y convertir documentos.
Algunos programas que te permiten crear documentos PDF tienen herramientas para enviar faxes. Veamos el proceso usando un ejemplo.
En rigor, esta función no nos permite enviar documentos desde la interfaz del programa, sino que nos redirige a un servicio propiedad de los desarrolladores. Puede enviar hasta cinco páginas que contengan texto o imágenes de forma gratuita. Algunas funciones adicionales están disponibles en los planes pagos: recibir faxes a un número exclusivo, enviar correo a varios suscriptores, etc.
Aquí también hay dos opciones para enviar datos a través de PDF24 Creator: directamente desde la interfaz con redirección al servicio o desde un editor, por ejemplo, el mismo MS Word.
Opción 1: Interfaz
El primer paso es crear una cuenta en el servicio.
Una vez que se haya creado su cuenta, puede comenzar a utilizar los servicios.
- Inicie el programa y seleccione la función adecuada.
- Se abrirá una página del sitio web oficial, donde se le pedirá que seleccione un documento en su computadora. Después de seleccionar, haga clic en "Próximo".
- A continuación, ingrese el número del destinatario y presione nuevamente "Próximo".
- Colocamos el interruptor en posición. "Sí, ya tengo una cuenta" e inicie sesión en su cuenta ingresando su dirección de correo electrónico y contraseña.
- Como utilizamos una cuenta gratuita, no podemos cambiar ningún dato. Simplemente haga clic "Enviar fax".
- A continuación, tendrás que volver a elegir servicios gratuitos.
- Listo, el fax ha “volado” hasta el destinatario. Los detalles se pueden encontrar en la carta enviada al mismo tiempo al correo electrónico especificado durante el registro.
Opción 2: Enviar desde otras aplicaciones
La desventaja de este método es que entre los destinos de envío, además de los países fuera de la CEI, solo están disponibles Rusia y Lituania. Es imposible enviar un fax a Ucrania, Bielorrusia u otros países de la CEI.
Método 3: servicios de Internet
Muchos servicios que existen en Internet y que antes se posicionaban como gratuitos han dejado de serlo. Además, existen restricciones estrictas en cuanto a las direcciones de envío de faxes con respecto a los recursos extranjeros. En la mayoría de los casos se trata de Estados Unidos y Canadá. Aquí hay una pequeña lista:
- gotfreefax.com
- www2.myfax.com
- freepopfax.com
- faxorama.com
Dado que la conveniencia de tales servicios es muy controvertida, miremos hacia el proveedor ruso de dichos servicios. RuFax.ru. Le permite enviar y recibir faxes, así como enviar correos.
El fax se envía de la siguiente manera:
Este servicio permite recibir faxes de forma gratuita y almacenarlos en una oficina virtual, y todos los envíos se pagan según tarifa.
Conclusión
Internet nos brinda muchas oportunidades para intercambiar información diversa y el envío de faxes no es una excepción. Depende de usted decidir si utilizar un software especializado o un servicio, ya que todas las opciones tienen derecho a la vida, diferenciándose ligeramente entre sí. Si utiliza el fax constantemente, es mejor descargar y configurar el programa. En el mismo caso, si necesita enviar varias páginas, tiene sentido utilizar el servicio del sitio.
Muy a menudo, entre los usuarios de equipos de oficina surge la pregunta de cómo recibir un fax. En general, esta tarea se puede clasificar con seguridad como simple, porque No se requieren habilidades especiales para resolverlo. Pero para ello sería bueno entender cómo funciona un fax. No profundizaremos en el diseño de este dispositivo, por lo que simplemente compararemos el funcionamiento de una impresora, módem y escáner con un fax para poner un ejemplo claro.
Cuando se realiza el proceso de envío, este dispositivo escanea una hoja de papel mediante sensores especiales de tipo luminoso. Luego, el dispositivo convierte la imagen resultante en señales eléctricas, que se envían en formato cifrado a través de canales de fax o teléfono. En el modo de dispositivo, como impresora y módem, el dispositivo comienza a funcionar cuando recibe documentos. Posteriormente, los datos se descifran y se imprimen en una hoja de papel.
Por tanto, el principio de funcionamiento de un telefax es bastante sencillo. Por supuesto, hoy en día los documentos necesarios se pueden enviar por correo electrónico, pero hay situaciones en las que el viejo método puede ayudar. Si está interesado en las "instrucciones para enviar por fax", consulte el resto de este artículo.
¿Cómo aceptar?
El problema de cómo recibir un fax se puede solucionar de forma automática o manual. La última opción implica el siguiente procedimiento: levantas el teléfono y escuchas una solicitud para aceptar un documento o una señal característica del dispositivo, luego de lo cual respondes “Acepto” y presionas el botón Inicio/Fax y esperas el documento enviado. para ser impreso completamente. Pero ten en cuenta que no debes colgar inmediatamente, porque... debe comprobar si el documento está cumplimentado correctamente y si la legibilidad del texto en su hoja está distorsionada. Si todo está bien, informe al remitente y solo después cuelgue el teléfono.
En cuanto al modo automático, en este caso será necesario configurar el número de pitidos, tras los cuales el telefax recibirá los documentos por sí solo. Para poner el dispositivo en este modo, suele haber un botón especial en su panel de control. Este modo es conveniente para cualquier modelo de estos dispositivos que los empleados dejen desatendidos durante las vacaciones.
¿Cómo enviar?
Cuando se trata de enviar un documento con información importante vía fax, la tarea es un poco más compleja. Primero, deberá insertar una hoja de papel en un receptor especial; esto generalmente debe hacerse con el texto hacia abajo (según el modelo del dispositivo). Espera hasta que el dispositivo lo agarre y lo mueva un poco hacia adelante. Además, para resolver el problema de cómo insertar papel en la máquina, es posible que sea necesario mover topes especiales; esto es necesario si las dimensiones de la hoja difieren de las estándar.
Sólo con la ayuda de limitadores se puede evitar torcer la hoja al enviarla.
A continuación, marca el número del suscriptor al que vas a enviar el documento y espera una respuesta del otro lado. Si el dispositivo está configurado en el otro extremo de la línea en modo automático, en este caso escuchará una señal especial como respuesta. De lo contrario, escuchará la voz de la persona a quien se envía la información. Al final, debe presionar el botón de inicio y asegurarse de que el dispositivo "absorba" el documento insertado.
¿Cómo puedo cambiar el papel?
En cuanto a resolver el problema de cómo cambiar el papel en un fax, es necesario abrir la tapa del dispositivo presionando un botón especial ubicado en el lateral. La tapa debería abrirse de forma absolutamente automática. En el interior suele haber unas “instrucciones de fax” en forma de dibujos sobre cómo cambiar el papel.
Para cargar papel en el fax, deberá retirar los tubos de plástico o cartón que, a su vez, contenían los consumibles viejos. Abra un rollo nuevo con unas tijeras normales. Luego debes desenrollar unos 15-20 cm de papel y colocarlo en el hueco. Intente cargar el papel del fax con mucho cuidado para que no quede demasiado suelto ni apretado.
Finalmente, cierra la tapa del dispositivo y presiona por ambos lados. Cuando escuche un clic característico durante esta acción, presione el botón que alimenta la máquina para que pueda reconocer el nuevo rollo de papel y prepararse para seguir trabajando. Por tanto, resolver el problema de cómo llenar un fax con papel no es tan difícil. Tenga en cuenta que si completa el fax incorrectamente, no mostrará un mensaje de preparación y deberá realizar las manipulaciones descritas desde el principio.
Algunos errores comunes y cómo solucionarlos
A menudo sucede que el fax no envía documentos. Las razones de este problema pueden ser diferentes. Por ejemplo, una máquina de fax instalada normalmente y correctamente simplemente no puede capturar el documento que planea enviar. La fuente del problema es que han entrado restos de basura o alguna bagatela de oficina, por ejemplo, un clip, en el receptor de documentos.
Puede eliminar objetos extraños utilizando un imán, unas pinzas o girando con cuidado el dispositivo.
Además, la razón por la que su documento no se envía podría deberse a un problema con la línea telefónica. Puede solucionar el problema llamando a especialistas calificados. Cabe señalar que este mismo motivo es el origen del problema de que el usuario no puede aceptar el documento que se le envía.
También sucede que el documento que envías lo imprime el destinatario como una hoja con fondo negro. El problema está de tu lado, porque... La unidad de escaneo/lámpara de escaneo de su dispositivo dejó de funcionar normalmente. Si el fax llega completamente vacío, entonces el origen del problema es que el interlocutor se quedó sin tóner en el dispositivo o envió incorrectamente un documento que no se insertó correctamente en el dispositivo.
En general, dominar el uso de un dispositivo como el fax es muy sencillo. Lo principal es estudiar detenidamente todas las instrucciones y la secuencia de acciones.
