Importar datos de pdf a excel. De PDF a Excel: instrucciones de conversión

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Microsoft Office Excel permite a los usuarios trabajar con hojas de cálculo. Son una cuadrícula de celdas que contienen información. Además de poder completar un libro de Excel, puede realizar varias operaciones matemáticas, crear gráficos visuales e insertar otros elementos. El programa también trabaja con datos de otras fuentes y bases de datos, y el usuario puede guardar el resultado en uno de varios formatos populares.

Consideramos varias opciones para convertir archivos.

Guardar un archivo de Excel en PDF se utiliza con mayor frecuencia en dos casos: cuando es necesario transferir un documento:

• A la imprenta para imprimir;
• Para otro usuario, la información debe proporcionarse en una forma más sencilla y el archivo no debe ser editable.

Además, los documentos en formato PDF se pueden abrir en cualquier computadora, incluso si no tiene instalada una versión de Excel. La conversión de un documento a otro formato se puede realizar de varias formas. Estos incluyen el uso de capacidades de Excel; esta característica apareció por primera vez en la versión 2010.

También hay situaciones opuestas: cuando es necesario convertir un PDF a un archivo de Excel. Por ejemplo, cuando un colega le envía datos de un informe o proyecto reciente, o descarga un archivo cuyo autor quería facilitar la lectura u ocultar fórmulas de Excel. En cualquier caso, si necesitas trabajar con el documento y realizar cambios, tendrás que convertirlo de PDF a XLS.

La estructura de la tabla en Excel es bastante compleja. Las celdas editables contienen no sólo información regular, sino también fórmulas, enlaces externos y elementos gráficos. Este factor complica la circulación de documentos en el programa.

Para aumentar la probabilidad de que otro usuario pueda abrir y leer su documento, puede convertirlo a PDF. Esto también es conveniente cuando necesita ocultar a los forasteros las fórmulas mediante las cuales se calcularon ciertos indicadores en las celdas del libro. Antes de enviar un archivo por correo o compartirlo públicamente, conviértalo a PDF utilizando uno de los siguientes métodos:

1. Usando funciones integradas en Excel;
2. A través del complemento oficial de Microsoft;
3. Utilizar servicios en línea;
4. En el programa descargado.

El documento en formato PDF que recibas utilizando cualquiera de los métodos tendrá una estructura consistente. Se puede abrir en cualquier dispositivo, incluido el móvil, y el lector no puede editarlo. Este archivo no contiene enlaces a recursos de terceros ni fórmulas de cálculo.

Cómo convertir Excel a PDF en el propio editor

Para utilizar este método, no es necesario buscar servicios de terceros, ya sea en línea o descargados. Todo se hace en Excel:

1. Seleccione las celdas de la tabla que desea convertir a PDF o continúe con los siguientes pasos si desea convertir la hoja completa (tenga en cuenta que puede volver a cambiar el documento; no es tan fácil, pero se conservará toda la estructura);
2. Haga clic en "Archivo";
3. Seleccione "Exportar";
4. En Excel 2010, haga clic en "Guardar como"; en versiones más recientes, primero especifique la ubicación y el nombre;
5. Seleccione PDF de la lista de formatos;
6. Para configurar el documento futuro, haga clic en "Opciones"; puede establecer el rango de páginas que se convertirán, seleccionar solo celdas específicas, la hoja activa o el libro completo;
7. Elija un método de optimización: "Estándar" es adecuado para archivos pequeños, mientras que para archivos grandes deberá cambiar los parámetros;
8. Asigne un nombre al archivo y guárdelo; se abrirá inmediatamente de forma predeterminada;
9. Si el documento no se abre, quizás su computadora no admita la lectura de PDF: instale un programa adecuado y verifique si todo se cargó correctamente;
10. Si necesita realizar cambios, hágalo en el documento de Excel de origen y luego conviértalo nuevamente.

Al guardar, puede configurar parámetros adicionales

Cómo convertir Excel a PDF usando el complemento del editor oficial

Este método es adecuado para los casos en los que Excel no permite la conversión, ya que la versión instalada no tiene esa opción. Puede evitar la limitación instalando un complemento (complemento) especial llamado "Guardar como PDF y XPS". Puede descargar la funcionalidad desde el sitio web oficial de Microsoft; es gratis.

Para la traducción en sí necesitas:

1. Después de instalar el complemento, el campo "Crear PDF/XPS" aparecerá en el menú principal de Excel en la sección "Guardar": seleccione el formato PDF y asigne un nombre al documento;
2. Guarde este archivo en el directorio deseado de su computadora.

Para que sea más conveniente trabajar con la función, use las opciones para seleccionar celdas o guardar una página u hoja completa, que se describen en el método anterior.

Dependiendo de la versión de Office, los elementos del menú pueden diferir ligeramente

Cómo convertir Excel a PDF usando servicios en línea

Existe una gran cantidad de conversores en Internet que le permiten convertir XLS a PDF con unos pocos clics. La mayoría lo hace de forma gratuita u ofrece al usuario un modo de demostración. Para convertir normalmente necesitas:

1. Subir el documento al sistema de servicio;
2. Seleccione el formato al que se traducirá el documento, si hay varios disponibles;
3. Iniciar la conversión;
4. Descargue el archivo PDF a su computadora.

Todos los servicios tienen una funcionalidad similar, pero se recomienda elegir los confiables para que los virus no entren en su computadora. Sin embargo, no se recomienda este método si es posible convertir directamente a Excel. Es más difícil y requiere más tiempo, y algunos servicios ofrecen opciones limitadas o le piden que pague por la conversión.

Uno de los muchos ejemplos de herramientas en línea.

Cómo convertir Excel a PDF usando programas descargables de terceros

Al igual que los servicios en línea, estos programas le permiten realizar conversiones sin utilizar la funcionalidad de Excel. Esto es necesario en los casos en que la versión del editor no permite realizar el proceso en él. Los programas funcionan según el principio de una impresora virtual: aceptan su archivo "para imprimir", pero en lugar de emitir un documento en papel, lo guardan en otro directorio. Sin embargo, durante el proceso puedes cambiar el formato, incluso de XLS a PDF.

Uno de los mejores programas de transformación fuera de Excel es Universal Document Converter. Agrega varias funciones en forma de teclas de acceso rápido al menú principal del editor para facilitar el guardado de un archivo en un formato diferente. Al instalar Universal Converter, puede convertir un documento de Excel a PDF con un par de clics:

1. Vaya a la barra de herramientas del Convertidor:
2. Seleccione "Convertir a PDF";
3. Especifique el nombre y la ubicación del archivo, guárdelo.

Este método, como en el caso de los servicios en línea, se recomienda para aquellas versiones de Excel en las que es imposible realizar la conversión utilizando las funciones integradas.

Universal Document Converter está integrado en el programa

Cómo encajar una hoja completa de Excel en una página PDF

Si necesita hacer que una hoja de un libro de Excel ocupe una página en PDF y aún así se muestre correctamente:

1. Abra "Diseño de página" en Excel, haga clic en la flecha que abre opciones adicionales (el icono en la esquina inferior derecha del área "Opciones de página");
2. Active el elemento "No colocar más de" y especifique el número de páginas igual a una;
3. Haga clic en "Aceptar", imprima el archivo en PDF utilizando las funciones de Excel, un complemento adicional o Universal Document Converter.

Ajustar un documento al formato hoja es muy fácil

Cómo convertir de forma masiva archivos de Excel a PDF

Si crea regularmente una gran cantidad de documentos XLS que deben convertirse a PDF, puede hacerlo utilizando la función automática. Hará el trabajo más rápido y no tendrás que realizar todos los pasos manualmente.

Esta función está disponible en Universal Document Converter. Para activarlo es necesario realizar los siguientes ajustes:

1. Al guardar un documento, seleccione un programa de entre las impresoras;
2. Haga clic en "Cambiar configuración";
3. En los parámetros del documento final, especifique el formato PDF;
4. Para iniciar la conversión por lotes, haga clic en "Iniciar";
5. Los documentos actuales y posteriores se guardarán en la forma deseada; esto se puede cancelar en la misma configuración.

También puedes utilizar el programa descargable Folder Mill, que puede manejar una gran cantidad de archivos de varios formatos provenientes de fuentes externas. Fue creado para simplificar el trabajo de los empleados de la empresa que tenían que convertir todo manualmente. Utilice Folder Mill: en la configuración, especifique que los archivos se conviertan a PDF, después de lo cual comenzará la conversión automática.

La aplicación es relevante para una gran cantidad de documentos convertidos.

Cómo proteger el archivo PDF recibido con una contraseña

Es necesaria una protección contra el acceso sin el código adecuado para evitar que terceros lean el archivo. La forma más sencilla de hacerlo es utilizar también Universal Document Converter. Para activar la protección necesitas:

1. Abra el documento requerido en formato XLS en Excel;
2. Haga clic en "Imprimir", seleccione Universal Converter como impresora y seleccione "Propiedades";
3. Configure la función para que el documento de salida esté en PDF; esto se hace en "Formato de archivo";
4. En el área "Estándar PDF", seleccione "Protección con contraseña" e ingrese el código secreto;
5. Si luego necesita agregar páginas a un documento protegido con contraseña, no cambie el código secreto en sí (si el archivo inicialmente no tenía protección, no lo instale en páginas nuevas);
6. Haga clic en "Aceptar" e imprima el documento de Excel como PDF usando el Convertidor.

Cómo convertir PDF a Excel

Las situaciones opuestas cuando necesitas convertir PDF a Excel ocurren si te enviaron un archivo cuyo autor no tuvo en cuenta que desearías editarlo. Además, los documentos PDF suelen ser el único formato disponible al descargar varias tablas de precios de empresas. Están diseñados para garantizar que el archivo esté disponible en cualquier sistema, incluso si Excel no está en el dispositivo.

A diferencia de la conversión inicial de una tabla de Excel a un documento PDF, el procedimiento inverso es más complejo. Sin embargo, también se puede hacer en el editor; para ello deberá utilizar una de dos opciones:

1. La función "Texto por columnas" en Microsoft Office Excel (también se requiere Acrobat Reader);
2. Convertidor en línea;
3. Programa de conversión descargable.

Cómo convertir PDF a Excel usando la opción Texto por columnas

El popular visor de Adobe ofrece esta oportunidad.

Este método no requiere descargar programas especiales ni utilizar servicios en línea; Acrobat Reader, que está disponible en casi todas las computadoras, es suficiente. Para convertir necesitas:

1. Abra PDF en Acrobat Reader;
2. Guarde como texto sin formato usando "Archivo" - "Guardar en otros" - "Texto" (o "Archivo" - "Guardar como" - "Tipo de archivo" - "Archivo de texto");
3. Especifique el nombre y guarde el directorio, haga clic en "Guardar";
4. A continuación, abra un documento de texto y transfiera los archivos a un nuevo archivo de Excel; péguelo en la celda A1;
5. Utilice la función de distribución automática - "Datos" - "Trabajar con datos" - "Texto por columnas";
6. Se abrirá la ventana "Asistente de texto", donde en la sección "Formato de datos de origen" debe seleccionar "Delimitado" y luego "Siguiente";
7. Establezca un espacio como carácter separador, elimine las marcas restantes;
8. Especifique cualquier columna en la "Muestra de análisis de datos", seleccione "Texto" en el "Formato de datos de columna";
9. Repita los pasos anteriores para cada columna de las muestras;
10. Haga clic en "Finalizar" para completar el procedimiento; los datos del PDF se organizarán en Excel en columnas.

La secuencia de operaciones consta de varias etapas.

Cómo convertir PDF a Excel usando servicios en línea

Existen muchos programas en Internet para convertir XLS a PDF. A diferencia de la acción inversa, con esta conversión suele ser más fácil utilizar el servicio. Normalmente el procedimiento es el siguiente:

1. Cargue el PDF al sistema de conversión (para obtener los mejores resultados, utilice archivos que conserven la estructura de la tabla);
2. Seleccione el formato requerido y comience a convertir;
3. Cuando se complete el proceso, descargue el documento resultante.

Muchos programas tienen un límite en la cantidad de datos o la cantidad de archivos que ofrecen eliminar después de recibir acceso pago. Algunos servicios requieren que ingrese una dirección de correo electrónico para poder enviarle el archivo. Lo más probable es que tenga que llevar la tabla al formato deseado, ya que los servicios rara vez pueden formatear, especialmente los documentos complejos. Sin embargo, hacen la mayor parte del trabajo y sólo requieren unos pocos clics para iniciar la conversión.

Ejemplo de un servicio de conversión en línea

Cómo convertir PDF a Excel usando un programa descargable

Hay una gran cantidad de convertidores que puede descargar para su uso. Generalmente los más efectivos son los pagados. Vale la pena comprarlos si tienes que trabajar con una gran cantidad de documentos. Normalmente el proceso es algo como esto:

1. Abra el archivo PDF requerido o llame al menú contextual en su ubicación;
2. Seleccione la función de conversión, formato final, nombre y directorio;
3. Realizando la conversión.

En pocas palabras

Los documentos PDF son muy populares porque se pueden abrir en cualquier computadora. La conversión de XLS a PDF es necesaria para facilitar la ejecución en diferentes dispositivos, facilitar la lectura y evitar la edición y visualización de las propiedades de las celdas de la tabla. La conversión inversa es necesaria para trabajar con datos de tablas en la interfaz de Excel.