Formularios de base de datos de acceso MS. Conceptos generales sobre el acceso a bases de datos.

MS Access es un software cliente-servidor relacional de Microsoft. Relacional significa que se basa en tablas. Echemos un vistazo más de cerca a este sistema.

¿Qué es una base de datos relacional?

Consideremos las ventajas y desventajas de este DBMS.

Ventajas del SGBD Microsorf Access

• Interfaz sencilla e intuitiva. Puede empezar a trabajar con este DBMS sin ninguna habilidad especial. Además, numerosas guías de referencia y cursos online y offline ayudan al principiante.
• El DBMS de MS Access es bien conocido y muy popular en las PC de escritorio. Esto significa que siempre puede pedir consejo a un amigo que haya estado utilizando este DBMS durante mucho tiempo y también trabajar en conjunto con una base de datos a través de la red.
• Se pueden transferir posibilidades casi ilimitadas de tablas a Excel, Word, exportar a XML, publicar en PDF con solo hacer clic en un botón del mouse, sin mencionar el hecho de que los objetos seleccionados se pueden transferir fácilmente a otra base de datos.
• Precio bajo. Si compra MS Access como parte del paquete completo de Microsoft Office, en comparación con otros DBMS pagos, el precio será muy tentador.
• Una amplia selección de diseñadores para crear formularios, informes y consultas, con los que puede filtrar datos y mostrarlos de una forma conveniente.
• Amplias posibilidades para importar datos: si tiene datos tabulares creados usando el procesador de textos MS Word o el procesador de hojas de cálculo MS Excel, puede transferirlos fácilmente a su base de datos usando el asistente. La importación, además, se puede realizar desde un documento de texto simple, desde un documento XML, así como desde archivos de bases de datos creados en otros DBMS (como dBASE, PARADOX).
• Posibilidad de crear una contraseña en su propia base de datos.
• Lenguaje VBA incorporado de alto nivel.
• Posibilidad de grabar macros.
• Editor SQL.

Hay otra ventaja importante para los programadores: el kernel Access JET 4 está integrado en los sistemas operativos de Microsoft a partir de Windows 98. Esto significa que la aplicación desarrollada, que utiliza una base de datos creada en Access, se puede transferir fácilmente a cualquier computadora que ejecute Windows. Funcionará sin necesidad de instalar el DBMS. Como último recurso, solo necesitará instalar RUNTIME, una versión que se puede descargar de forma totalmente gratuita desde el sitio web de Microsoft.

Como puede ver, las ventajas del DBMS de MS Access son obvias. Pero todas las ventajas pueden verse compensadas por desventajas bastante importantes. Mirémoslos.

Desventajas del DBMS de Microsoft Access

• MS Access es un servidor de archivos DBMS. Esto significa que todo el procesamiento de datos se produce directamente en la computadora del cliente, el usuario. La parte del servidor solo recupera los datos y los transmite según demanda. Esto genera grandes flujos de datos que viajan a través de la red local y, con una gran cantidad de usuarios trabajando con la base de datos, puede ocurrir una sobrecarga de la red. La arquitectura clásica de servidores de archivos siempre conlleva un bajo rendimiento cuando hay un gran número de usuarios. En MS Access 2010, este problema está parcialmente resuelto.
• Falta de medidas fiables de protección de datos. Básicamente, sólo se utilizan la contraseña de la base de datos y la contraseña del usuario. Para un especialista experimentado, no es difícil eliminar dicha protección.
• El modo multiusuario sólo es posible en una red peer-to-peer o en una red con un servidor de archivos.
• Para desarrollar una interfaz no estándar, es necesario involucrar a programadores.
• El editor es primitivo e incómodo de usar.
• Este DBMS no es gratuito.
• MS Access está diseñado para sistemas operativos Windows. Para intentar utilizar los datos creados en este DBMS en otros sistemas operativos (por ejemplo, LINUX), tendrá que retocar mucho. Es más fácil transferir datos a otro DBMS.

Después de haber analizado los pros y los contras de MS Access, utilizando la versión 2007 como ejemplo, daremos breves instrucciones sobre las capacidades de este DBMS.

Creando tablas

No hay nada más fácil que crear una nueva tabla usando MS Access 2007:

1. Después de abrir la base de datos, vaya a la pestaña "Creación".
2. Haz clic en el ícono “Tabla”, es el primero a la izquierda.
3. Tenemos una representación visual de una tabla con el nombre estándar "Tabla 1" y un campo "Código" de incremento automático.
4. Puede comenzar a ingresar datos en la segunda columna. Después de ingresar la línea, debe presionar la tecla Enter. La columna pasará automáticamente a llamarse "Campo 1", el campo "Código" tomará el valor de uno y la entrada de datos en la siguiente línea estará disponible.
5. Para cambiar el nombre de una columna, simplemente haga doble clic en ella. ¡Es recomendable especificar los nombres de las columnas sin espacios!
6. El creador de tablas de Access 2007 es muy inteligente. Tan pronto como ingrese un valor como "Fecha" en la primera fila de la nueva tabla, en la siguiente fila de la misma columna se le pedirá automáticamente que use el calendario.
7. Para completar la creación de la tabla, debe guardarla haciendo clic en el icono correspondiente o la combinación de teclas CTRL+S.

A muchos usuarios les resulta más conveniente cambiar al modo "Diseño" para realizar un trabajo más visual en los campos de la tabla, porque en este modo pueden establecer tipos de campos y restricciones de valores. Puede cambiar a este modo en cualquier momento mientras trabaja con la mesa; solo necesita hacer clic en el botón correspondiente en el panel.

Creando consultas

Veamos cómo crear consultas en MS Access. Creemos una consulta simple en modo diseño en la versión 2007:

1. En el panel Menú, seleccione el botón Generador de consultas en la pestaña Crear.
2. Inmediatamente aparecerá una ventana de selección de mesa frente a usted. Haga clic en cada tabla de la que desee seleccionar datos. Debe recordarse que sólo se puede elegir si varias tablas se pueden vincular lógicamente entre sí mediante algún campo.
3. Si tiene varias tablas seleccionadas, debe crear una conexión entre ellas dibujando una línea con el mouse desde un campo de una tabla hasta el campo vinculado de otra.
4. Ahora haz doble clic en los campos de cada tabla que quieras ver en el resultado.
5. En la barra de menú, en la pestaña Diseño, haga clic en el signo de exclamación grande. El resultado de su muestra aparecerá en forma de tabla.

Esta es la fórmula más general para crear consultas. Para consultas más complejas, lea la ayuda del programa o utilice tutoriales especiales.

A veces, incluso un usuario novato quiere presentar sus datos en un formato más interesante que una simple tabla. Entonces la herramienta "Formularios" de MS Access vendrá en su ayuda.

Asistente de formularios

Usando Access 2007 como ejemplo, veamos cómo usar el Asistente para formularios:

Para crear formularios más complejos, debe utilizar el diseñador adecuado.

Habiendo revisado estas instrucciones, podemos concluir que MS Access ofrece buenas capacidades a bajo costo. Una interfaz clara, facilidad de uso, asistentes y constructores auxiliares integrados: todo esto facilita el diseño y el trabajo con una base de datos.

SGBD Acceso MS (Acceso Microsoft)- uno de los sistemas más populares para PC IBM y ordenadores compatibles. Acceso MS incluido oficina de microsoft para trabajos profesionales y se utiliza eficazmente junto con sus otras aplicaciones para realizar negocios a un nivel moderno. Nuevas versiones Acceso imponen mayores exigencias al sistema informático, en particular a la velocidad del microprocesador, la capacidad de los sistemas de almacenamiento, el sistema operativo y el software de red.

MS Access es un DBMS relacional tipo. Esto significa que en la base de datos la información está organizada en forma de tablas interconectadas. Como cualquier otro DBMS, Acceso MS diseñado para crear bases de datos y gestionarlas. Sus funciones principales son: agregar registros a la base de datos, eliminar registros de la base de datos, actualizar los valores de los campos en los registros, buscar en la base de datos registros que cumplan con condiciones específicas. Para realizar estas operaciones, se utiliza un mecanismo de consulta. El resultado de ejecutar consultas es un conjunto de registros de la tabla seleccionados según ciertos criterios o cambios en las tablas. Las consultas a la base de datos se forman en lenguaje SQL.

EN Acceso MS Se han implementado funciones de gestión de datos: proteger los datos del acceso no autorizado, admitir el modo multiusuario de trabajar con datos y garantizar la integridad de los datos.

A diferencia de otros DBMS de escritorio Acceso almacena todos los datos en un archivo , mientras distribuye los datos en diferentes tablas.

Mesa – este es el objeto principal de la base de datos, un depósito de información. La base de datos puede tener varias tablas que reflejen información de diferentes fuentes. Para trabajar en colaboración con datos de varias tablas, se establecen relaciones entre tablas.

Otros objetos que se pueden crear en la base de datos incluyen consultas, formularios, informes, macros y módulos.

Pedido le permite analizar datos mediante operaciones grupales, cálculos y selección de datos que cumplan ciertas condiciones.

Forma proporciona presentación de datos en la pantalla en una forma conveniente para el usuario. Los formularios le permiten ingresar, ver, cambiar datos, son un medio para buscar datos y son diversos.

Informe Sirve para mostrar datos al imprimir.

Macro son un conjunto de uno o más comandos macro que realizan operaciones específicas, como abrir formularios o imprimir informes. Las macros pueden resultar útiles para automatizar tareas realizadas con frecuencia. Por ejemplo, cuando un usuario hace clic en un botón, puede ejecutar una macro que imprime un informe.

Módulo es un conjunto de descripciones y procedimientos en Visual Basic para aplicaciones recopiladas en una unidad de programa.

SGBD Acceso MS Totalmente compatible con dichos componentes del paquete. oficina de microsoft, Cómo MS Excel, MS Word, MS Outlook. Interacción MS Access con MS Outlook le permite crear y enviar mensajes de correo electrónico con formularios de entrada de datos.

Acceso MS puede trabajar con diferentes formatos de archivos de otros sistemas que admiten el estándar de acceso a datos abiertos ODBC ( Conectividad de base de datos abierta) –Oracle, Microsoft SQL Server, Sybase SQL Server. El estándar ODBC define un lenguaje y un conjunto de protocolos para el intercambio entre una aplicación de usuario y los propios datos almacenados en el servidor, etc. Se utiliza como medio de comunicación entre una computadora personal de escritorio (cliente) y el servidor.

Mediante el uso Acceso a la oficina puede guardar el informe en el formato PDF(Formato de Documento Portable) o XPS(formato Especificación de papel XML). Esto le permite imprimir o publicar el archivo, así como enviarlo por correo electrónico. Puede publicar sus archivos en bibliotecas o mover la aplicación a Servicios de Windows SharePoint, permitiendo a los miembros del grupo interactuar fácilmente entre sí a través del navegador.

EN Acceso MS Existen funciones y tecnologías que aumentan el rendimiento del sistema: tecnología Rushmore;clasificación rápida (QuickSort); Herramienta de consulta ejecutada con más frecuencia ( Consultas de valor superior).

Acceso MS proporciona un potente conjunto de herramientas para el desarrollador. El entorno de desarrollo versátil con depurador integrado proporciona capacidades de programación avanzadas MicrosoftVisual Basic.

Acceso MS tiene una gran cantidad de herramientas para realizar de manera efectiva casi cualquier trabajo con la base de datos. Estos incluyen Maestros y Constructores.

El propósito de los asistentes es ayudar incluso a un usuario poco capacitado a crear su propia base de datos, procesar datos mediante formularios, consultas e informes, analizar tablas de bases de datos, etc. Los asistentes proporcionan al usuario una interfaz interactiva paso a paso para realizar una tarea específica.

Muchos Másteres se pueden combinar en grupos:

Crear una nueva base de datos y nuevos objetos de base de datos – tablas, formularios, consultas, subinformes y formularios, listas y cuadros combinados en formularios, páginas de acceso a datos, una nueva base de datos MS SQL Server con la que está asociado un nuevo proyecto MS Access.

Vincular objetos dentro de la base de datos y con documentos de otras aplicaciones – campos de subformularios e informes, tabla o lista HTML de Internet o intranet con una tabla de MS Access, carpetas de Exchange o Outlook con una tabla de base de datos de MS Access, datos de hojas de cálculo con una tabla de Microsoft Access, colocación de una tabla dinámica de MS Excel en un MS Formulario de acceso. etc. La vinculación garantiza la implementación de las funciones de importación y exportación de objetos de la base de datos.

Creando controles - Botones y grupos de interruptores en el formulario, botones en la página de acceso a datos.

Soporte de modo multiusuario – dividir la base de datos en datos y una interfaz para que varios usuarios tengan en sus ordenadores copias de la interfaz asociada a los datos en el servidor; crear o cambiar una réplica parcial de una base de datos replicada, resolver conflictos entre bases de datos replicadas durante la sincronización.

Análisis, servicio y transformación – análisis de la eficacia de la base de datos y emisión de una lista de recomendaciones para su mejora; generación de un informe de MSAccess que muestre las características de la estructura de los objetos de la base de datos; mostrar información sobre el módem después de presionar el botón "Marcación automática" en el modo formulario; convertir la base de datos MSAccess en una base de datos MS SQL Server; Conversión de macros a programas de Visual Basic.

Constructores Servir como herramienta auxiliar para facilitar el trabajo de los usuarios. Éstas incluyen:

Generador de consultas: crea la sintaxis correcta para la consulta;

Generador de campos: crea campos en la tabla;

Generador de cadenas de conexión ODBC: crea la sintaxis correcta para comunicarse con objetos ODBC;

Smart Tag Builder: muestra una lista de etiquetas inteligentes disponibles y sus acciones. Al utilizar etiquetas inteligentes, puede ahorrar tiempo al realizar acciones en Ms Access para las que normalmente están diseñados otros programas. Por ejemplo, al utilizar una etiqueta inteligente de nombre de usuario, se agrega un nombre a la carpeta "Contactos" de MS Outlook.

Color Builder: ofrece una paleta para crear colores personalizados.

Generador de expresiones: ayuda al usuario a crear de forma interactiva la fórmula requerida.

Expresión es una secuencia de elementos especificados de forma única por el usuario, que consta de identificadores, operadores (+, -, *, ^, etc.), funciones y constantes. Las expresiones se pueden utilizar en varios lugares de la base de datos: en tablas, consultas, formularios, informes y macros. EN Acceso MS Las expresiones se utilizan cuando necesita hacer lo siguiente:

Calcular valores no contenidos explícitamente en los datos. Puede calcular valores para campos de tabla, consultas y controles en un formulario o informe.

Establezca un valor predeterminado para un campo de tabla o control en un formulario o informe. Los valores que especifica aparecen cuando abre una tabla, formulario o informe.

Establezca una condición sobre el valor. Las condiciones de valor controlan los valores que se pueden ingresar en un campo o control.

Establezca la condición de selección en la solicitud.

MS Access tiene el Generador de relaciones del sistema gráfico y los servicios de consulta gráfica. Estas herramientas le permiten no solo crear una base de datos, sino también diseñarla visualmente.

LECCIÓN 1

Sujeto. El concepto de bases de datos y sistemas de gestión de bases de datos (DBMS). Características del SGBD MS Access. Tipos de datos y propiedades de campo.

Base de datos (BD) Es un repositorio sistematizado de información sobre un área temática específica, al que pueden acceder varios usuarios para resolver sus problemas. Área temática es la parte del sistema real que es de interés para este estudio.

El objetivo principal de las bases de datos es buscar rápidamente la información que contienen.

Hay bases de datos factual Y documental. Las bases de datos fácticas contienen información breve sobre los objetos, presentada en un formato definido con precisión (por ejemplo, autor, título, año de publicación). Las bases de datos documentales contienen información de diversos tipos: textual, sonora, gráfica, multimedia. Por ejemplo, una base de datos de música moderna puede contener letras y notas de canciones, fotografías de autores, grabaciones de sonido y videoclips.

La base de datos en sí contiene solo información y no puede atender las solicitudes de los usuarios para buscar y procesar información. La base de datos es mantenida por un sistema de gestión de bases de datos.

Sistema de gestión de bases de datos (DBMS)– este es un software que le permite crear una base de datos, actualizar la información almacenada en ella y proporcionar un acceso conveniente a ella para verla y buscarla.

Requisitos del SGBD:

Capacidad para manipular datos;

Capacidad para buscar y generar consultas;

Garantizar la integridad de los datos (coherencia);

Garantizar la protección y el secreto.

Características principales del DBMS:

Actualizar, reponer y ampliar la base de datos;

Alta confiabilidad del almacenamiento de información;

Salida de información completa y confiable a las solicitudes;

Medios de protección de la información en la base de datos.

Existen DBMS como Microsoft Access, FoxPro, Paradox, Oracle, Sybase, dBase. El DBMS más popular es Access, que es una herramienta sencilla pero potente para procesar y almacenar datos.

Objetos principales del DBMS MS ACCESS

Un objeto	Descripción
Mesas	Contiene datos en forma de tabla bidimensional. Las tablas son la base de la base de datos; todos los demás objetos dependen de ellas.
Peticiones	Se crean para buscar y seleccionar datos de una tabla que cumpla ciertas condiciones. Las consultas también le permiten actualizar o eliminar varios registros a la vez y realizar cálculos integrados o especiales.
Formularios	Se utiliza para ver, ingresar o cambiar datos en tablas. El formulario también le permite seleccionar datos de una o más tablas y mostrarlos usando un diseño estándar o personalizado.
Informes	Mostrar e imprimir datos de una tabla o consulta de una manera específica. Los datos del informe no se editan.
paginas	Son un tipo especial de páginas web diseñadas para trabajar con una base de datos a través de una red local o global.
macros	Comandos especiales para automatizar el trabajo con la base de datos.
Módulos	Programas VBA para realizar operaciones más complejas que las macros no pueden realizar.

entrada de base de datos– esta es una fila de la tabla, una implementación específica (significado) de un concepto de área temática.

campo de base de datos es una columna en una tabla de datos, una propiedad (atributo) de un concepto dado de un área temática.

campo clave de base de datos– un campo que define (identifica) de forma única un registro. Por ejemplo, número de personal del empleado, código de producto, número de automóvil.

Para cada campo se especifica tipo de datos , que puede estar en él:

texto– puede contener una cadena de caracteres de hasta 255 caracteres de longitud;

campo NOTA– un campo de texto utilizado para introducir textos grandes que consta de varias líneas (hasta 65.535 caracteres);

numérico– un número de cualquier tipo (entero, real, etc.). Propiedad: tamaño (byte, entero, entero largo, punto flotante, número de decimales);

fecha y hora– contiene la fecha y la hora en el rango de 100 a 9999;

monetario – se aplica a los valores de las monedas. Evita el redondeo al realizar cálculos. Puede tener hasta 15 dígitos en la parte entera y hasta 4 en la parte fraccionaria;

encimera - proporciona inserción automática de números secuenciales (aumentando en 1) o aleatorios al agregar un registro. Se garantiza que los valores de los contadores no se repetirán;

lógico – contiene sólo uno de dos valores: “Sí/No”, “Verdadero/Falso”, “Activado/Desactivado”;

Campo de objeto OLE – contiene imágenes, archivos de audio, tablas de Excel, documentos de Word, etc. Para mostrar un objeto OLE en un formulario o informe, debe utilizar un marco de objeto adjunto;

maestro de sustitución - este modo no es un tipo independiente. Al seleccionarlo, se inicia un asistente que le permite crear una lista o asignar una tabla o consulta desde la cual puede seleccionar valores para el campo. El tipo de datos se establece en función de los valores seleccionados durante el asistente.

Todos los tipos de campo (excepto el contador) tienen lo siguiente propiedades :

tamaño del campo– establece el número máximo de caracteres para ingresar en este campo. Para un campo de texto, este es el número máximo de caracteres (hasta 255). A la hora de elegir un tamaño, debes tener en cuenta que en un campo de 20 caracteres no será posible introducir texto de 30 caracteres de longitud. Por otro lado, establecer una longitud demasiado grande puede resultar en un aumento innecesario en el tamaño del archivo de base de datos si los valores almacenados en el campo son significativamente menores que su longitud especificada. Para los campos numéricos, el tamaño se selecciona de una lista de posibles tipos de datos numéricos;

nuevos valores – define cómo cambia el valor del contador cuando se agregan nuevos registros;

formato de campo – determina cómo se debe mostrar el contenido del campo, por ejemplo, para el tipo Fecha/Hora, puede elegir mostrar una fecha como 30 de junio de 1999 o 30/06/99;

número de decimales determina el número de dígitos después del punto decimal para números fraccionarios. Este valor solo afecta cómo se representan los valores numéricos, no cómo se almacenan en la memoria. ;

máscara de entrada - le permite especificar una plantilla de entrada que proporciona alguna garantía de la exactitud de la entrada de datos; se utiliza para campos de fecha/hora y tipos de texto; La máscara de entrada muestra caracteres de marcador de posición, muestra cuántos caracteres deben ingresarse e incluye caracteres de separación (guión, paréntesis). Por ejemplo, para una fecha, la máscara de entrada podría verse así: --.--.--. Esta máscara está codificada con el juego de caracteres 99/99/00. El marcador de posición 9 significa que solo se permite ingresar números y su entrada no es obligatoria; el marcador de posición 0 requiere la entrada obligatoria de un número. Cuando selecciona la propiedad Máscara de entrada, aparece un botón a la derecha que inicia un asistente que le ayuda a crear una máscara. Por ejemplo, un código de estudiante se forma a partir de un número de departamento de dos dígitos, un número de estudiante de tres dígitos y los 2 últimos dígitos del año de admisión: 00-000-“01”;0; #.“01”: el valor entre comillas se agrega al campo automáticamente; 0 – los caracteres de máscara se guardan en la tabla junto con los caracteres ingresados ​​(de lo contrario, 1); # – indica qué carácter debe aparecer en lugar de los caracteres ingresados. Al ingresar datos, el usuario verá la siguiente máscara: –# ––01;

firma utilizado como encabezado de columna en la vista Hoja de datos;

valor por defecto le permite ingresar automáticamente un valor en un campo;

condición sobre el valor– define el área o rango del valor de los datos ingresados ​​en el campo;

mensaje de error– le permite especificar el texto del mensaje que se muestra en la pantalla si los datos ingresados ​​violan la condición del valor;

Campo obligatorio– tiene dos significados Sí y No. Si establece el valor en Sí, Access le pedirá que ingrese un valor en este campo.;

lineas vacias– determina si se pueden introducir líneas vacías en este campo;

campo indexado– determina si se realizará o no la indexación para este campo. La indexación consiste en crear una lista de números de registros ordenados según los valores de los campos. Tener un índice acelera las operaciones de búsqueda y clasificación, pero requiere espacio adicional en el disco.

Uno de los DBMS más simples y accesibles es Microsoft Access. Veamos los elementos típicos de una base de datos usando este DBMS como ejemplo. Se omitirán muchos elementos importantes utilizados en bases de datos más avanzadas (en particular, administración, redes, seguridad, etc.), pero aún así, los datos proporcionados son suficientes para familiarizarse con las actividades del usuario promedio de DBMS.

Características generales del SGBD MS Access

El sistema de gestión de bases de datos Microsoft Access forma parte de Microsoft Office y se ejecuta en el entorno Windows.

Todas las versiones de Access utilizan el modelo de datos relacionales para almacenar y trabajar con datos. Los principales elementos de Access son: tablas de bases de datos, consultas, formularios, informes, módulos y macros.

Cuando abre o crea una base de datos de Microsoft Access, se abre una ventana de base de datos con un conjunto de pestañas, cada una de las cuales contiene uno de los seis objetos enumerados.

El usuario crea las tablas de la base de datos para almacenar datos relacionados con los objetos del dominio. Las tablas representan el principal objeto de almacenamiento de datos. Por ejemplo, una tabla puede contener datos sobre productos, otra sobre fabricantes, una tercera sobre proveedores de estos productos, etc. Estas tablas individuales están vinculadas entre sí. La combinación de todas las tablas y sus relaciones mutuas constituye la “base” de la base de datos.

El usuario crea consultas para recuperar los datos requeridos de una o más tablas relacionadas.

Los formularios están diseñados para ingresar, ver y editar datos interrelacionados en la base de datos de una forma conveniente.

Los informes están destinados a generar un documento de salida. Como regla general, este documento está impreso.

Las macros son pequeños programas creados por el usuario utilizando herramientas integradas en Access que le permiten realizar rápidamente conjuntos de acciones estándar.

Los módulos son programas más complejos que las macros, creados en el lenguaje de programación Visual BASIC. Generalmente se utilizan como aplicaciones independientes diseñadas para:

Automatice muchas tareas estándar de administración de bases de datos;

Desarrollo de aplicaciones personalizadas, por ejemplo, para contabilidad, declaración de impuestos, etc.;

Procesamiento de datos ubicados en otras computadoras;

Implementación de funciones no disponibles en el entorno estándar de Access.

tablas de base de datos

Las tablas están diseñadas para ingresar, almacenar y editar datos. . Sin embargo, las tablas en Access son más que un simple almacén de registros de datos. Además de los datos en sí, las tablas de Access contienen:

Información sobre la apariencia de la tabla (fuente para mostrar datos de texto, ancho de columna, color y fondo, etc.);

Información sobre las propiedades de la tabla en su conjunto (relaciones entre campos de la tabla, campos clave, etc.);

Información sobre las propiedades del campo.

Se entiende por estructura de una tabla su composición (número, orden, tipos y propiedades de los campos).

Los campos como objetos de la base de datos a los que se accede durante el trabajo y sobre los que se pueden realizar diversas operaciones tienen determinadas propiedades. Las propiedades del campo incluyen:

Nombre , el cual debe ser único dentro de la base de datos;

Tipo datos. Dependiendo del valor de la propiedad del campo "tipo de datos", Microsoft Access asigna diferentes lugares para almacenar información, interpreta estos datos de manera diferente y permite diferentes operaciones con datos de diferentes tipos;

Tamaño del campo - el número máximo de caracteres que pueden caber en él. Para campos numéricos y algunos otros campos de datos, el tamaño del campo (longitud) está determinado por su tipo.

Modos de trabajar con una base de datos de Access

Desde el punto de vista organizativo, existen dos modos diferentes a la hora de trabajar con cualquier base de datos: de diseño y operativo. .

El primer modo es para desarrollador(diseñador) de una base de datos, que tiene derecho a crear nuevos objetos en ella (por ejemplo, nuevas tablas), establecer su estructura, definir y cambiar propiedades de campos y establecer conexiones. Un especialista como el desarrollador de la base de datos tiene acceso completo a ella. Una base de datos puede tener uno, dos o varios desarrolladores.

El segundo modo es para usuarios. Un usuario de una base de datos es una persona que llena la base de datos con información, procesa datos mediante consultas y recibe los resultados de trabajar con la base de datos en forma de tablas e informes resultantes. Una base de datos puede tener millones de usuarios y, por supuesto, acceso. a la estructura de la base de datos está cerrada para ellos.

Es importante tener en cuenta que cuando se trabaja con la base de datos simultáneamente, no se produce ninguna monopolización de la base de datos. El usuario que trabaja con la base de datos bloquea sólo el registro con el que está trabajando actualmente. Una vez que completa la grabación, estará disponible para que la utilicen otros usuarios.

Tecnología de base de datos

Los objetos de la base de datos, a saber: tablas, consultas, formularios e informes, se pueden crear de diferentes maneras: automáticamente, manualmente, utilizando el asistente.

Estos métodos se diferencian entre sí en el nivel de "automatización" y, naturalmente, el primer método es el nivel más alto de automatización, que se logra mediante "Importar tablas" o "Vincular a tablas".

Las tablas se pueden importar desde otra base de datos DBMS de Access o desde una base de datos creada en otro sistema. Dependiendo de las circunstancias, la tabla importada puede contener una estructura: campos, sus nombres, propiedades y tal vez el contenido de la base de datos. Si algo se importó incorrectamente, los cambios necesarios (por ejemplo, en las propiedades) se pueden realizar manualmente.

Puede crear manualmente una base de datos utilizando los modos "Tablas" y "Diseño".

El modo "Diseño" proporciona un método "manual" más universal . En este modo, puede establecer nombres de campos de forma independiente, seleccionar su tipo y configurar propiedades.

Los desarrolladores experimentados suelen utilizar el método "semiautomático", que implica trabajar con el "Asistente de tablas". El Asistente para tablas acelera la creación de bases de datos. Hace preguntas y, guiado por las respuestas recibidas, crea automáticamente una estructura de tabla. Este modo también puede ser utilizado por usuarios novatos si dominan la terminología DBMS.

Las consultas son objetos especiales diseñados para recuperar datos de tablas de bases de datos, así como para realizar cálculos y otras operaciones con tablas base, incluida su transformación. Como resultado de la consulta, se forma una tabla resultante.

Una condición importante para implementar consultas es el establecimiento de conexiones entre tablas, o más precisamente, campos de diferentes tablas. Con la ayuda de dichas conexiones, se implementan consultas que abordan varias tablas de bases de datos a la vez.

Hay varios tipos de consultas: consultas de selección, consultas de muestra, consultas de parámetros, consultas de campos calculados, consultas de cambios, consultas de resumen.

Para crear consultas a bases de datos, existe un lenguaje de consulta especial SQL (Structured Qvery Langauge - lenguaje de consulta estructurado). En Access no hay necesidad especial de aprenderlo, ya que existe un Asistente de Consulta . Sin embargo, la creación de consultas complejas requiere conocimientos de SQL.

Los formularios son objetos con la ayuda de los cuales se ingresan nuevos datos en la base de datos y se encuentran, visualizan y editan los datos existentes. Los formularios son algunos formularios electrónicos especiales que tienen campos claramente marcados que conforman un registro de base de datos.

Los datos se pueden ingresar en la tabla sin utilizar ningún formulario. Sin embargo, existen varias razones bastante convincentes que hacen que los formularios sean un medio indispensable para ingresar datos en una base de datos, a saber:

La entrada de datos al utilizar formularios se puede confiar a un especialista no calificado sin temor a que viole algo en las tablas de la base de datos;

Diferentes usuarios tienen diferentes derechos de acceso a la información almacenada en la tabla. Para eliminar la “interacción” básica entre estos usuarios, a cada uno de ellos se le proporcionan sus propios (diferentes) formularios, aunque los datos de estos formularios también pueden ingresar en una tabla;

Ingresar datos en una tabla mediante un formulario es simple y, por lo tanto, reduce la cantidad de errores de entrada. Además, al utilizar los controles del formulario, puede configurar la verificación inicial automática de los datos ingresados;

El formulario puede replicar exactamente la forma del documento en papel desde el cual se ingresan los datos en la base de datos, lo que reduce la fatiga del usuario y reduce la cantidad de errores al ingresar;

Finalmente, puede mostrar datos de varias tablas en un solo formulario.

Los informes son formularios al revés. Con su ayuda, los datos de la base de datos se imprimen en un formato "regulado", claramente definido y fácil de usar. Además de su apariencia atractiva, los informes le permiten combinar datos de varias tablas, así como organizar registros de tablas en función de datos de otras tablas.

Los informes le permiten obtener los resultados de las consultas de forma visual en forma de impresión en una impresora. Así, la finalidad de obtener un informe es obtener un documento en papel.

Para tomar decisiones informadas y eficaces en las actividades productivas, en la gestión económica y en la política, un especialista moderno debe poder utilizar computadoras y comunicaciones para recibir, acumular, almacenar y procesar datos, presentando el resultado en forma de documentos visuales. En la sociedad moderna, las tecnologías de la información se están desarrollando muy rápidamente y penetran en todas las esferas de la actividad humana;

En diferentes áreas de la economía, a menudo es necesario trabajar con datos de diferentes fuentes, cada una de las cuales está asociada con un tipo específico de actividad. Coordinar todos estos datos requiere conocimientos específicos y habilidades organizativas.

El producto Access de Microsoft Corporation combina información de diferentes fuentes en una base de datos relacional. Los formularios, consultas e informes que crea le permiten actualizar datos de manera rápida y eficiente, obtener respuestas a preguntas, buscar datos necesarios, analizar datos e imprimir informes, gráficos y etiquetas postales.

El propósito de este trabajo de curso es considerar el diseño en teoría y la creación en la práctica de una base de datos en el producto de Microsoft Corporation para la gestión de bases de datos “Microsoft Access”.

Access es un conjunto de herramientas de usuario final para administrar bases de datos. Incluye diseñadores de tablas, formularios, consultas e informes. Este sistema también puede considerarse como un entorno de desarrollo de aplicaciones. Al utilizar macros o módulos para automatizar tareas, puede crear aplicaciones centradas en el usuario que sean tan poderosas como las aplicaciones escritas directamente en lenguajes de programación. Incluirán botones, menús y cuadros de diálogo. Al programar en VBA, puede crear programas tan poderosos como el propio Access.

Cree aplicaciones sin codificación utilizando macros de Access. Los usuarios de hojas de cálculo y bases de datos deben estar familiarizados con muchos de los conceptos clave utilizados en Access. Antes de comenzar a trabajar con cualquier producto de software, es importante comprender sus capacidades y los tipos de problemas para los que está diseñado. Microsoft Access (en adelante simplemente Access) es un producto multifacético cuyo uso está limitado únicamente por la imaginación del usuario.

Access implementa completamente la gestión de bases de datos relacionales. El sistema mantiene claves primarias y externas y exige la integridad de los datos a nivel del kernel (lo que evita operaciones de actualización o eliminación inconsistentes). Además, las tablas en Access están equipadas con herramientas de validación de datos que evitan la entrada incorrecta independientemente de cómo se ingrese, y cada campo de la tabla tiene su propio formato y descripciones estándar, lo que simplifica enormemente la entrada de datos. Access admite todos los tipos de campos requeridos, incluidos campos de texto, numéricos, contadores, moneda, fecha/hora, MEMO, booleanos, hipervínculos y objetos OLE. Si el procesamiento especial no da como resultado ningún valor en los campos, el sistema brinda soporte completo para valores vacíos.

Conceptos básicos sobre bases de datos MS Access

1.1 Breves características de la EM Acceso

Microsoft Access es un DBMS (sistema de gestión de bases de datos) de escritorio de tipo relacional. La ventaja de Access es que tiene una interfaz gráfica muy simple que le permite no solo crear su propia base de datos, sino también desarrollar aplicaciones utilizando herramientas integradas.

A diferencia de otros DBMS de escritorio, Access almacena todos los datos en un archivo, aunque los distribuye en diferentes tablas, como corresponde a un DBMS relacional. Estos datos incluyen no solo información en tablas, sino también otros objetos de la base de datos, que se describirán a continuación.

Para realizar casi todas las operaciones básicas, Access ofrece una gran cantidad de asistentes que realizan el trabajo principal para el usuario cuando trabaja con datos y desarrolla aplicaciones, ayudan a evitar acciones rutinarias y facilitan el trabajo de un usuario sin experiencia en programación.

Características de MS Access que difieren de la idea de un DBMS relacional "ideal".

Crear una base de datos de Access multiusuario y obtener acceso simultáneo de varios usuarios a una base de datos común es posible en una red local peer-to-peer o en una red con un servidor de archivos. La red proporciona soporte de hardware y software para el intercambio de datos entre computadoras. Access supervisa la delimitación del acceso de los diferentes usuarios a la base de datos y garantiza la protección de los datos. Cuando se trabaja simultáneamente. Dado que Access no es un cliente DBMS de servidor, su capacidad para proporcionar trabajo multiusuario es algo limitada. Normalmente, para acceder a datos a través de una red desde varias estaciones de trabajo, se carga un archivo de base de datos de Access (con extensión *.mdb) en un servidor de archivos. En este caso, el procesamiento de datos se lleva a cabo principalmente en el cliente, donde se ejecuta la aplicación, debido a los principios de organización de archivos DBMS. Este factor limita el uso de Access para soportar el trabajo de muchos usuarios (más de 15-20) y con una gran cantidad de datos en tablas, ya que la carga de la red aumenta muchas veces.

En términos de mantener la integridad de los datos, Access sólo es adecuado para modelos de bases de datos de complejidad baja a media. Carece de herramientas como disparadores y procedimientos almacenados, lo que obliga a los desarrolladores a confiar el mantenimiento de la lógica empresarial de la base de datos al programa cliente.

Access no cuenta con herramientas estándar confiables en lo que respecta a seguridad de la información y control de acceso. Los métodos de protección estándar incluyen protección mediante una contraseña de base de datos y protección mediante una contraseña de usuario. Quitar dicha protección no es difícil para un especialista.

Sin embargo, a pesar de las conocidas desventajas, MSAccess tiene muchas ventajas en comparación con sistemas de clase similar.

En primer lugar, podemos observar su prevalencia, que se debe a que Access es un producto de Microsoft, cuyo software y sistemas operativos son utilizados por la mayoría de los usuarios de computadoras personales. MSAccess es totalmente compatible con el sistema operativo Windows, el fabricante lo actualiza constantemente y admite muchos idiomas.

En general, MSAccess proporciona muchas funciones a un costo relativamente bajo. También es necesario destacar la atención a usuarios con diferentes trayectorias profesionales, lo que se refleja en la presencia de una gran cantidad de herramientas auxiliares (Masters, como ya se mencionó), un sistema de ayuda desarrollado y una interfaz clara. Estas herramientas facilitan el diseño, la creación de una base de datos y la recuperación de datos de ella.

MSAccess proporciona al usuario no programador una variedad de herramientas interactivas que le permiten crear aplicaciones sin tener que desarrollar consultas en SQL o programar macros o módulos en VBA.

Access tiene amplias capacidades para importar/exportar datos en varios formatos, desde tablas de Excel y archivos de texto hasta casi cualquier DBMS de servidor a través del mecanismo ODBC.

Otra ventaja importante de MSAccess son sus avanzadas herramientas de desarrollo de aplicaciones integradas. La mayoría de las aplicaciones distribuidas a los usuarios contienen cierta cantidad de código VBA (Visual Basic para Aplicaciones). Dado que VBA es la única herramienta para realizar muchas tareas estándar en Access (trabajar con variables, crear comandos SQL mientras se ejecuta el programa, manejo de errores, usar la API de Windows, etc.), se requiere conocimiento y conocimiento para crear más o Aplicaciones menos complejas Modelo de objetos de MSAccess.

Una de las herramientas de programación de Access es el lenguaje de macros. Los programas creados en este lenguaje se denominan macros y le permiten vincular fácilmente acciones individuales implementadas mediante formularios, consultas e informes. Las macros están controladas por eventos causados ​​por acciones del usuario al interactuar con datos a través de formularios o por eventos del sistema.

Resulta que Access, al tener todas las características de un DBMS, también proporciona capacidades adicionales. No es sólo un DBMS flexible y fácil de usar, sino también un sistema para desarrollar aplicaciones de bases de datos.

1.2 Bases de datos y sistemas de gestión de bases de datos

Una base de datos es una estructura organizada diseñada para almacenar información. Las bases de datos modernas almacenan no sólo datos, sino también información.

Esta afirmación es fácil de explicar si, por ejemplo, consideramos una base de datos de una biblioteca. Contiene toda la información necesaria sobre autores, libros, lectores, etc. A esta base de datos pueden tener acceso tanto los trabajadores de la biblioteca como los lectores que necesiten encontrar cualquier publicación. Pero entre ellos apenas hay una persona que tenga acceso a toda la base de datos y al mismo tiempo sea capaz de realizar cambios arbitrarios en ella por sí solo. Además de los datos, la base de datos contiene métodos y herramientas que permiten a cada empleado operar sólo con los datos que son de su competencia. Como resultado de la interacción de los datos contenidos en la base de datos con los métodos disponibles para empleados específicos, se genera información que estos consumen y en base a la cual, dentro de su propia competencia, ingresan y editan datos.