Acceso: ¿qué es? Creación de una base de datos en Microsoft Access. Crear y llenar bases de datos en Microsoft Access

El objetivo principal de este programa es crear y trabajar con bases de datos que puedan vincularse tanto a pequeños proyectos como a grandes empresas. Con su ayuda, podrá administrar datos, editar y almacenar información cómodamente.

La aplicación de la suite Microsoft Office, Access, se utiliza para trabajar con bases de datos.

Naturalmente, antes de comenzar, deberá crear o abrir una base de datos existente.

Abra el programa y vaya al menú principal haciendo clic en el comando "Archivo" y luego seleccione "Crear". Al crear una nueva base de datos, se le presentará la opción de elegir entre una página en blanco que tendrá una tabla o una base de datos web que le permitirá utilizar las herramientas integradas del programa para, por ejemplo, sus publicaciones en Internet.

Además, para que la creación de una nueva base de datos sea lo más sencilla posible, se proporciona al usuario plantillas para elegir que le permiten crear una base de datos centrada en una tarea específica. Esto, por cierto, puede ayudarle a crear rápidamente el formulario de tabla necesario sin tener que configurar todo manualmente.

Llenar la base de datos con información.

Una vez creada la base de datos, debe completarla con información relevante, cuya estructura debe pensarse de antemano, ya que la funcionalidad del programa le permite formatear los datos de varias formas:

1. Hoy en día, el tipo de estructuración de información más conveniente y común es una tabla. En cuanto a sus capacidades y apariencia, las tablas de Access no se diferencian mucho de las de Excel, lo que, a su vez, simplifica enormemente la transferencia de datos de un programa a otro.
2. La segunda forma de ingresar información es a través de formularios; son algo similares a las tablas, sin embargo, brindan una visualización más visual de los datos.
3. Para calcular y visualizar información de tu base de datos, se proporcionan informes que te permitirán analizar y calcular, por ejemplo, tus ingresos o el número de contratistas con los que trabajas. Son muy flexibles y le permiten realizar cualquier cálculo, dependiendo de los datos ingresados.
4. La recepción y clasificación de nuevos datos en el programa se realiza mediante consultas. Con su ayuda, puedes encontrar datos específicos entre varias tablas, así como crear o actualizar datos.

Todas las funciones anteriores se encuentran en la barra de herramientas, en la pestaña "Creación". Allí puede seleccionar qué elemento desea crear y luego, en el "Diseñador" que se abre, personalizarlo usted mismo.

Crear una base de datos e importar información.

Cuando crea una nueva base de datos, lo único que verá es una tabla vacía. Puede completarlo manualmente o completarlo copiando la información necesaria de Internet. Tenga en cuenta que cada dato que ingrese debe colocarse en una columna separada y cada entrada debe tener una línea personal. Por cierto, se puede cambiar el nombre de las columnas para navegar mejor por su contenido.

Si toda la información que necesitas está en otro programa o fuente, el programa te permite configurar la importación de datos.

Todas las configuraciones de importación se encuentran en una pestaña separada en el panel de control llamada "Datos externos". Aquí, en el área "Importar y enlaces", se enumeran los formatos disponibles, incluidos Excel, documentos de Access, archivos de texto y XML, páginas de Internet, carpetas de Outlook, etc. Una vez seleccionado el formato requerido desde el cual se transferirá la información, podrá necesita especificar la ruta a la ubicación del archivo. Si está alojado en un servidor, el programa le pedirá que introduzca la dirección del servidor. A medida que importa, encontrará varias configuraciones diseñadas para transferir correctamente sus datos a Access. Siga las instrucciones del programa.

Claves básicas y relaciones de tablas.

Al crear una tabla, el programa asigna automáticamente a cada registro una clave única. Por defecto, tiene una columna de nombres, que se expande a medida que se ingresan nuevos datos. Esta columna es la clave principal. Además de estas claves primarias, la base de datos también puede contener campos relacionados con información contenida en otra tabla.

Por ejemplo, tiene dos tablas que contienen información relacionada. Por ejemplo, se llaman “Día” y “Plan”. Al seleccionar el campo "Lunes" en la primera tabla, puede vincularlo a cualquier campo en la tabla "Plan" y cuando pasa el cursor sobre uno de estos campos, verá información y celdas relacionadas.

Estas relaciones harán que su base de datos sea más fácil de leer y ciertamente aumentarán su usabilidad y eficiencia.

Para crear una relación, vaya a la pestaña "Herramientas de base de datos" y en el área "Relaciones", seleccione el botón "Esquema de datos". En la ventana que aparece, verá todas las bases de datos en proceso. Tenga en cuenta que las bases de datos deben tener campos especiales designados para claves externas. En nuestro ejemplo, si en la segunda tabla desea mostrar el día de la semana o un número, deje un campo vacío, llamándolo “Día”. También configure el formato del campo, ya que debería ser el mismo para ambas tablas.

Luego, con las dos tablas abiertas, arrastre el campo que desea vincular al campo de clave externa especialmente preparado. Aparecerá la ventana "Editar enlaces", en la que verá campos seleccionados por separado. Para garantizar cambios en los datos tanto en los campos como en las tablas relacionadas, marque la casilla junto a "Asegurar la integridad de los datos".

Creación y tipos de solicitudes.

Una consulta es una acción en un programa que permite a un usuario editar o ingresar información en una base de datos. De hecho, las solicitudes se dividen en 2 tipos:

1. Consultas selectivas, gracias a las cuales el programa recupera determinada información y realiza cálculos sobre ella.
2. Solicitudes de acción que agregan información a la base de datos o la eliminan.

Al seleccionar "Asistente de consultas" en la pestaña "Creación", el programa lo guiará a través del proceso de creación de un tipo específico de solicitud. Sigue las instrucciones.

Las consultas pueden ayudarte enormemente a organizar tus datos y acceder siempre a información específica.

Por ejemplo, puede crear una consulta personalizada basada en ciertos parámetros. Si desea ver información sobre una fecha o día específico de la tabla "Día" durante todo el período de tiempo, puede configurar una consulta similar. Seleccione el elemento "Creador de consultas" y en él la tabla que necesita. De forma predeterminada, la consulta será selectiva; esto queda claro si observa la barra de herramientas con el botón "Selección" resaltado allí. Para que el programa busque exactamente la fecha o el día que necesita, busque la línea "Condición de selección" e ingrese la frase [¿qué día?] allí. Recuerde, la solicitud debe colocarse entre brazos cuadrados y terminar con un signo de interrogación o dos puntos.

Este es sólo un caso de uso para consultas. De hecho, también se pueden utilizar para crear nuevas tablas, seleccionar datos en función de criterios, etc.

Configurar y usar formularios

Gracias al uso de formularios, el usuario puede ver fácilmente la información de cada campo y cambiar entre registros existentes. Al ingresar información durante mucho tiempo, el uso de formularios simplifica el trabajo con datos.

Abra la pestaña "Creación" y busque el elemento "Formulario". Al hacer clic en él, se mostrará un formulario estándar basado en los datos de su tabla. Los campos de información que aparecen están sujetos a todo tipo de cambios, incluyendo alto, ancho, etc. Tenga en cuenta que si hay relaciones en la tabla anterior, las verá y podrá reconfigurarlas en la misma ventana. En la parte inferior del programa verás flechas que te permitirán abrir secuencialmente cada columna de tu tabla o pasar inmediatamente a la primera y a la última. Ahora cada uno de ellos es un registro separado, cuyos campos puede personalizar haciendo clic en el botón "Agregar campos". La información modificada e ingresada de esta manera se mostrará en la tabla y en todas las tablas adjuntas a la misma. Después de configurar el formulario, debe guardarlo presionando la combinación de teclas "Ctrl+S".

Creando un informe

El objetivo principal de los informes es proporcionar al usuario un resumen general de la tabla. Puede crear absolutamente cualquier informe, dependiendo de los datos.

El programa permite elegir el tipo de informe, ofreciendo varios para elegir:

1. Informe: se creará un informe automático utilizando toda la información proporcionada en la tabla; sin embargo, los datos no se agruparán.
2. Un informe en blanco es un formulario sin completar para el cual usted mismo puede seleccionar datos de los campos obligatorios.
3. Asistente de informes: lo guiará a través del proceso de creación de un informe y agrupará y formateará los datos.

En un informe vacío, puede agregar, eliminar o editar campos, completándolos con la información necesaria, crear grupos especiales que le ayudarán a separar ciertos datos del resto y mucho más.

acceso a microsoft, lanzado en 2013 año es un programa incluido en el paquete de Microsoft Office que le permite administrar, cambiar y crear bases de datos independientes. Gracias a su versatilidad y a su interfaz sencilla e intuitiva, incluso un usuario sin experiencia podrá dominar el programa en poco tiempo. Además, en caso de que tengas dudas o problemas técnicos, viene con un completo libro de referencia y un personaje animado incorporado que actúa como asistente rápido.

Microsoft Access 2013 incluye plantillas gratuitas para crear un repositorio de información sencillo. Debido a la máxima automatización, el usuario no necesita conocer el lenguaje VBA para trabajar con este programa.

Descargar gratis:

Versión microsoft Acceso muestra 2013 El año se diferencia de sus versiones anteriores por su apariencia mejorada, así como por la capacidad de editar el menú de cinta. Además, se pueden agregar complementos escritos a Office Store y la distribución del producto puede ser gratuita o por dinero. Además, se ha acelerado la velocidad de importación desde versiones anteriores de MS Access.

Características y especificaciones de Microsoft Access 2013

El programa está diseñado para almacenar, cambiar y mantener la integridad de los datos almacenados en la base de datos, así como para realizar diversas operaciones en grupos individuales de registros. Los componentes principales son:

• creadores de tablas, formularios en pantalla e informes impresos;
• generador de consultas

Este entorno es capaz de generar scripts en VBA, lo que le permite reescribir literalmente su propia base de datos, así como software adicional, si es necesario.

Al crear una base de datos nueva y vacía, debes elegir una de las cuatro opciones de interacción y la estructura según la cual se almacenará la información:

1. Las tablas son la forma principal de almacenar datos. Son casi idénticos a Excel, lo que facilita la importación desde dichos programas.
2. Los formularios le permiten ingresar los datos necesarios directamente en la base de datos; a diferencia de las tablas, los formularios brindan una forma más visual de ingresar la información necesaria.
3. Los informes se utilizan principalmente para la impresión posterior; pueden calcular todos los datos de la base de datos y mostrar un resultado generalizado, por ejemplo, cuánto beneficio se obtuvo.
4. Mediante consultas, puede ingresar, ordenar y cambiar información almacenada en tablas. También se utilizan para buscar registros específicos.

Condiciones para utilizar el programa.

Los derechos de acceso a esta base de datos se dividen en tres niveles: invitado (solo puede ver tablas), autor (puede realizar cambios en los datos del formulario), desarrollador (puede cambiar tablas). El servidor SQL actualizado puede aumentar significativamente el rendimiento. Y el uso de programas como SharePoint permite crear una base de datos estable en un sitio web seleccionado.

Hoy en día, cualquier usuario de sistemas informáticos basados ​​en Windows sabe que la suite ofimática estándar de Microsoft incluye un editor exclusivo llamado Access. Ahora veremos qué es este programa y cómo trabajar con él. Este artículo, por supuesto, solo cubrirá las cuestiones básicas del trabajo con el programa. Una descripción completa de todas las características de esta aplicación ocupará más de una página.

Acceso: ¿qué es?

¿Qué es Microsoft Access? Access es un programa con todas las funciones que está diseñado para funcionar con cualquier tipo de base de datos. El programa se basa en un modelo de intercambio dinámico de datos con publicaciones en línea y otras aplicaciones. Este programa prevé el uso de herramientas para automatizar el procesamiento de cualquier tipo de información presentada de forma estructurada. Entre otras cosas, Access también es un paquete de software que brinda soporte para controles ActiveX. Esto amplía significativamente las capacidades del programa en el sentido de que puede utilizar no sólo texto y componentes tabulares, sino también objetos de Internet y multimedia. Las conexiones establecidas en la aplicación entre bases de datos (DB) permiten rastrear con precisión los cambios en cualquiera de ellas y ajustar parámetros automáticamente en otras.

Acceso: principales áreas de uso de la aplicación

No es de extrañar que en la mayoría de los casos se utilice Microsoft Access para automatizar completamente los procesos de análisis de datos en los negocios, la contabilidad, etc. El programa, gracias a su estructura universal, puede eliminar la aparición de la llamada redundancia de datos, cuando es necesario cambiar algún parámetro no ingresando uno nuevo, sino ajustando el anterior, y de tal manera que este cambio se refleja en todas las bases de datos relacionadas. Una empresa puede utilizar Access para mantener registros de proveedores, clientes y los eventos en los que participan. Digamos que los datos bancarios del proveedor cambian. Entonces bastará con cambiarlos en la base de datos, y el ajuste automático afectará al resto de bases de datos. En este caso, los datos serán reemplazados, en lugar de ingresar información nueva junto con la existente. Este cambio sólo afectará a los eventos relacionados. En cierto sentido, el usuario recibe una automatización completa. Lo mismo se aplica a la contabilidad de almacén. Supongamos que un determinado grupo de bienes se vende a través de la división correspondiente de la empresa. Luego, los artículos del producto se darán de baja automáticamente en la base de datos de mercancías disponibles en el almacén. Vale la pena señalar que estos son sólo los ejemplos más simples. En realidad, la aplicación tiene funciones más avanzadas.

Microsoft Access: estructura

Si hablamos de facilidad de uso, esta se puede conseguir gracias a la presencia de elementos básicos que juegan un papel importante en el análisis y procesamiento de datos. Los elementos principales incluyen los siguientes:

1. Una tabla es un elemento que almacena información básica en un formato específico (texto, numérico, gráfico);
2. Una consulta es un medio para acceder a elementos relacionados, otras bases de datos o programas de terceros;
3. Un formulario es la presentación de datos o información de manera fácil de usar;
4. El informe es el resultado de los resultados procesados;
5. Una macro es un elemento ejecutable que permite, cuando ocurre un evento, realizar determinadas acciones, generar un informe, crear una solicitud;
6. Módulo – es una herramienta en lenguaje Visual Basic que le permite ampliar significativamente las capacidades del programa basándose en el uso de numerosas funciones y la creación de procedimientos;

Microsoft Access: comunicación con bases de datos externas y otros programas

Como ya debería quedar claro, Microsoft Access le permite no sólo utilizar sus propios datos ingresados ​​por el usuario, sino también vincularlos. Las capacidades del programa son tales que se puede importar información desde varias aplicaciones, por ejemplo, Paradox, FoxPro, Excel, Word, etc. Para simplificar los procedimientos, los datos no se pueden importar, sino vincular, no sólo con estos programas, sino también con fuentes en Internet o entorno de red. El proceso de vinculación en sí se realiza mediante consultas similares a cómo funcionan las bases de datos SQL. Por cierto, el programa Access también los admite.

¿Cómo crear bases de datos basadas en plantillas?

En Microsoft Access, el elemento principal es la tabla. Este componente es muy similar en apariencia a las tablas de Excel, pero tiene capacidades más avanzadas. Y el principio de trabajar con estos elementos tiene sus propias características distintivas. Sin embargo, crear su propia base de datos al inicio es bastante sencillo. Después de que aparece la ventana de bienvenida, el usuario puede elegir entre plantillas, a partir de las cuales se creará la futura estructura de la base de datos en forma de tabla. Esta vista también se llama Backstage. Aquí puede encontrar espacios en blanco integrados que necesitará para realizar tareas específicas. Si ninguno de los espacios en blanco presentados cumple con los requisitos del usuario, lo cual es poco probable, puede buscar en el recurso oficial de Microsoft. Una vez seleccionada la plantilla que desea, deberá guardarla como un archivo, especificando un nombre y una ubicación. Luego, la aplicación generará automáticamente la estructura de tabla requerida.

¿Cómo crear una base de datos desde cero?

Hay una serie de limitaciones a considerar en este asunto. Por ejemplo, las bases de datos de escritorio no admiten la publicación en Internet. Las bases web no son consistentes con algunas de las características anteriores. Una vez creada la tabla inicial se puede proceder a ingresar información. Vale la pena prestar especial atención al hecho de que los datos solo se pueden ingresar en filas y columnas adyacentes. Tampoco debes agregar celdas vacías entre ellas, como se hace en Excel. La condición más importante es que cada columna contenga solo un tipo de datos. Por lo tanto, si el formato está diseñado de forma nativa para usar fecha y hora, no se reconocerá la información ingresada en la columna con cálculos basados ​​en exponentes. Si es posible, conviene planificar la mesa desde esta perspectiva. Para facilitar las cosas, puede utilizar un modo de diseño especial.

Funciones de importación y vinculación de datos con otras fuentes.

Si hablamos de importar datos, entonces el programa Microsoft Access tiene posibilidades casi ilimitadas. La condición principal es que los datos importados deben dividirse en tipos tabulares, como se hace en Word o Excel. Si la importación se realiza, por ejemplo, en la versión de texto del programa Bloc de notas, puede utilizar la tecla "Tab" para crear dicha estructura. También es posible utilizar listas de Share Point y enlaces de datos para simplificar el trabajo. Para ello, se utiliza un comando especial en la pestaña de datos externos, que se encuentra en el grupo de vinculación e importación. Aquí también se ofrecen soluciones listas para usar (Word, Excel, etc.). Si selecciona, todo lo que tiene que hacer es indicar la ubicación del archivo requerido, la ubicación de almacenamiento en la base de datos actual y luego confirmar su elección.

Epílogo

Así es como se ve una aplicación de Access. Por el momento, este programa es muy popular entre una amplia gama de usuarios, ya que sus desarrolladores intentaron combinar las capacidades de otros programas de este tipo. Esto nos permitió hacer que esta aplicación fuera muy flexible a la hora de automatizar la mayoría de las funciones y personalización necesarias. Sólo podemos agregar que Microsoft Access es un poderoso producto de software para el procesamiento de datos. Access facilita la creación y administración de bases de datos. Este producto de software es adecuado tanto para proyectos pequeños como para grandes empresas. Access es un excelente asistente para almacenar diversos tipos de información.

Microsoft Access 2003 es una de las primeras versiones del popular sistema de gestión de bases de datos. Con este programa, puede recopilar información de hojas de cálculo, procesar documentos de texto y los formatos de bases de datos más comunes. La aplicación es capaz de analizar datos y crear páginas web y diversas aplicaciones. Naturalmente, necesitará algunas habilidades para trabajar con Access 2003, pero en comparación con la gestión de programas profesionales, serán mínimas. Y el producto, a diferencia de otros análogos, se distribuye de forma gratuita.

Access 2003 se puede descargar para utilizarlo tanto en el hogar como en la empresa, pero en este último caso el software será más útil. Puede usarlo como DBMS para administración independiente o servidores de archivos. Puede interactuar con otras fuentes utilizando “tablas vinculadas” y “consultas al servidor”.

Microsoft Access 2007

Microsoft Access 2007 es un programa para trabajar con bases de datos que le permite realizar cambios en ellas, organizar informes y proporcionar acceso compartido a documentos. Incluso aquellos usuarios que no tengan conocimientos especiales podrán desarrollar aplicaciones utilizando plantillas gratuitas ya preparadas.

Access 2007 le permite adaptar los proyectos desarrollados a sus necesidades empresariales.

Microsoft Access 2010

Microsoft Access 2010 es una aplicación que le permite combinar información de diferentes fuentes en una base de datos. Esta versión se lanzó bajo el lema "Simplicidad en todo": no es necesario ser un especialista para trabajar con ella. Las bases de datos web agregadas han mejorado significativamente la interacción con la información, simplificando los procesos de seguimiento, generación de informes e intercambio de datos.

La administración de cintas, completamente implementada en Access 2010, proporciona solo las herramientas más necesarias, sin permitir que el usuario se confunda con una variedad de comandos y configuraciones.

Microsoft Access 2013

Microsoft Access 2013 es una de las nuevas versiones del sistema de gestión de bases de datos (DBMS). En la aplicación encontrará las funciones y herramientas necesarias que le ayudarán a organizar la gestión de datos, mejorar los informes y proporcionar acceso compartido a la información para una gran cantidad de usuarios.

También puedes descargar el programa para crear una aplicación web. En Access 2013, todo lo que necesitas hacer es seleccionar el tipo de datos que estás rastreando (proyectos, tareas, contactos) y la aplicación crea automáticamente una estructura en la que puedes agregar información. Los comandos básicos y las herramientas de navegación se integrarán en el proyecto, por lo que una vez creado, podrá comenzar a usarlo inmediatamente.

Microsoft Acceso 2016

Microsoft Access 2016 es mucho más que un simple programa de desarrollo de bases de datos. Este es un sistema completo diseñado para rastrear información, crear informes y compartir información. Ayuda a sacar conclusiones informadas y equilibradas y a elegir las soluciones óptimas para determinados problemas. Incluso los usuarios menos experimentados pueden descargar y utilizar Access 2016, porque incluso sin muchos conocimientos en esta área, puede desarrollar rápidamente la aplicación necesaria convirtiendo plantillas gratuitas listas para usar que se adapten a sus necesidades.

Esta versión del programa ofrece un nuevo tipo de base de datos: una aplicación web se crea en MS Access 2016 y se utiliza a través de un navegador como un servicio de SharePoint. Para crearlo, debe decidir el tipo de datos que será necesario rastrear, después de lo cual el programa generará de forma independiente la estructura necesaria. Tendrá comandos básicos y navegación integrados, para que puedas comenzar de inmediato.

En el mundo moderno, necesitamos herramientas que nos permitan almacenar, organizar y procesar grandes cantidades de información con la que es difícil trabajar en Excel o Word. Estos repositorios se utilizan para desarrollar sitios web de información, tiendas en línea y complementos contables. Las principales herramientas que implementan este enfoque son MS SQL y MySQL. El producto de Microsoft Office es una versión simplificada en términos de funcionalidad y es más comprensible para usuarios inexpertos. Echemos un vistazo paso a paso a la creación de una base de datos en Access 2007.

Descripción de MS Access

Microsoft Access 2007 es un sistema de gestión de bases de datos (DBMS) que implementa una interfaz gráfica de usuario completa, el principio de creación de entidades y relaciones entre ellas, así como el lenguaje de consulta estructural SQL. La única desventaja de este DBMS es la imposibilidad de trabajar a escala industrial. No está diseñado para almacenar grandes cantidades de datos. Por lo tanto, MS Access 2007 se utiliza para proyectos pequeños y para fines personales y no comerciales.

Pero antes de mostrar paso a paso cómo crear una base de datos, es necesario familiarizarse con los conceptos básicos de la teoría de bases de datos.

Definiciones de conceptos básicos.

Sin conocimientos básicos sobre los controles y objetos utilizados al crear y configurar una base de datos, es imposible comprender con éxito el principio y las características de la configuración de un área temática. Por eso, ahora intentaré explicar en un lenguaje sencillo la esencia de todos los elementos importantes. Entonces comencemos:

1. Un área temática es un conjunto de tablas creadas en una base de datos que están interconectadas mediante claves primarias y secundarias.
2. Una entidad es una tabla de base de datos separada.
3. Atributo: el título de una columna separada en la tabla.
4. Una tupla es una cadena que toma el valor de todos los atributos.
5. Una clave primaria es un valor único (id) que se asigna a cada tupla.
6. La clave secundaria de la tabla "B" es un valor único de la tabla "A" que se utiliza en la tabla "B".
7. Una consulta SQL es una expresión especial que realiza una acción específica en la base de datos: agregar, editar, eliminar campos, crear selecciones.

Ahora que tenemos una idea general de con qué trabajaremos, podemos comenzar a crear la base de datos.

Creando una base de datos

Para aclarar toda la teoría, crearemos una base de datos de capacitación "Estudiantes-Exámenes", que contendrá 2 tablas: "Estudiantes" y "Exámenes". La clave principal será el campo “Número de registro”, porque este parámetro es único para cada estudiante. Los campos restantes están destinados a obtener información más completa sobre los estudiantes.

Entonces haz lo siguiente:

Eso es todo, ahora solo queda crear, completar y vincular tablas. Continúe con el siguiente punto.

Crear y llenar tablas

Después de crear exitosamente la base de datos, aparecerá una tabla vacía en la pantalla. Para formar su estructura y completarlo, haga lo siguiente:

¡Consejo! Para ajustar el formato de los datos, vaya a la pestaña "Modo de tabla" en la cinta y preste atención al bloque "Formato y tipo de datos". Allí puede personalizar el formato de los datos mostrados.

Crear y editar esquemas de datos

Antes de comenzar a vincular dos entidades, por analogía con el párrafo anterior, debe crear y completar la tabla "Exámenes". Tiene los siguientes atributos: “Número de registro”, “Examen1”, “Examen2”, “Examen3”.

Para ejecutar consultas necesitamos vincular nuestras tablas. En otras palabras, se trata de un tipo de dependencia que se implementa mediante campos clave. Para hacer esto necesitas:

El constructor debería crear automáticamente la relación, según el contexto. Si esto no sucede, entonces:

Ejecutando consultas

¿Qué debemos hacer si necesitamos estudiantes que estudien sólo en Moscú? Sí, solo hay 6 personas en nuestra base de datos, pero ¿y si hay 6000? Sin herramientas adicionales será difícil saberlo.

Es en esta situación que las consultas SQL nos ayudan, ayudándonos a extraer solo la información necesaria.

Tipos de solicitudes

La sintaxis SQL implementa el principio CRUD (abreviado del inglés crear, leer, actualizar, eliminar - "crear, leer, actualizar, eliminar"). Aquellos. con consultas puedes implementar todas estas funciones.

Para muestreo

En este caso entra en juego el principio de “lectura”. Por ejemplo, necesitamos encontrar a todos los estudiantes que estudian en Jarkov. Para hacer esto necesitas:

¿Qué debemos hacer si nos interesan estudiantes de Jarkov que tengan más de 1000 becas? Entonces nuestra consulta se verá así:

SELECCIONE * DE Estudiantes DONDE Dirección = “Kharkov” Y Beca > 1000;

y la tabla resultante se verá así:

Para crear una entidad

Además de agregar una tabla usando el constructor integrado, a veces es posible que necesites realizar esta operación usando una consulta SQL. En la mayoría de los casos, esto es necesario durante el trabajo de laboratorio o de curso como parte de un curso universitario, porque en la vida real no es necesario. A menos, por supuesto, que se dedique al desarrollo de aplicaciones profesionales. Entonces, para crear una solicitud necesita:

1. Vaya a la pestaña "Creación".
2. Haga clic en el botón "Creador de consultas" en el bloque "Otro".
3. En la nueva ventana, haga clic en el botón SQL, luego ingrese el comando en el campo de texto:

CREAR TABLA Profesores
(Código de Maestro INT CLAVE PRIMARIA,
Apellido CHAR(20),
Nombre CHAR(15),
Segundo nombre CHAR (15),
Género CHAR (1),
Fecha de nacimiento FECHA,
main_subject CHAR(200));

donde "CREAR TABLA" significa crear la tabla "Profesores" y "CHAR", "FECHA" e "INT" son los tipos de datos para los valores correspondientes.

¡Atención! Cada solicitud debe tener un “;” al final. Sin él, ejecutar el script generará un error.

Para agregar, eliminar, editar

Aquí todo es mucho más sencillo. Vaya al campo Crear una solicitud nuevamente e ingrese los siguientes comandos:

Creando un formulario

Con una gran cantidad de campos en la tabla, llenar la base de datos se vuelve difícil. Puede omitir accidentalmente un valor, ingresar un valor incorrecto o ingresar un tipo diferente. En esta situación, los formularios vienen al rescate, con la ayuda de los cuales puede completar rápidamente entidades y se minimiza la probabilidad de cometer un error. Esto requerirá los siguientes pasos:

Ya hemos cubierto todas las funciones básicas de MS Access 2007. Queda un último componente importante: la generación de informes.

Generando un informe

Un informe es una función especial de MS Access que le permite formatear y preparar datos de una base de datos para imprimir. Se utiliza principalmente para crear albaranes, informes contables y otra documentación de oficina.

Si nunca ha encontrado una función de este tipo, se recomienda utilizar el "Asistente de informes" integrado. Para hacer esto, haga lo siguiente:

1. Vaya a la pestaña "Creación".
2. Haga clic en el botón "Asistente de informes" en el bloque "Informes".
   
   
3. Seleccione la tabla de interés y los campos que necesita imprimir.
   
   
4. Agregue el nivel de agrupación requerido.
   
   
5. Seleccione el tipo de clasificación para cada campo.