Manejo de inventarios usando MS Excel. La contabilidad de inventarios en una alternativa para sobresalir.
Excel puede ser una excelente herramienta para la contabilidad de almacenes en cualquier organización de fabricación o empresa comercial que mantenga registros de materiales, productos terminados y materias primas utilizadas. Las hojas de cálculo pueden ayudar con esta difícil tarea.
¿Dónde se pueden utilizar las hojas de cálculo? Las grandes organizaciones compran soluciones listas para usar en formato electrónico para estos fines. Sin embargo, estas soluciones son bastante caras. Algunos programas complejos incluso requieren contratar a un empleado calificado con un salario bastante alto para trabajar en el almacén. Las pequeñas empresas de nueva creación no pueden hacer esto. Pero hay una salida: puede utilizar tablas de Excel para mantener registros de inventario. Esta herramienta electrónica ocupa el segundo lugar en popularidad después del programa de oficina Word. La funcionalidad de Microsoft Excel será suficiente para resolver problemas básicos de contabilidad de almacén.
Reglas importantes
Los usuarios interesados en temas relacionados con la contabilidad de almacenes deberían plantearse seriamente la creación de su propio programa informático desde el principio. En este caso, debe cumplir con las siguientes reglas importantes. Inicialmente, todos los libros de referencia deben crearse con el mayor detalle y precisión posible. En particular, no puede limitarse a indicar simplemente los nombres de los productos. También es necesario indicar números de artículo, fechas de caducidad, códigos, etc. Normalmente, los saldos iniciales se ingresan en tablas en términos monetarios. Es necesario mantener la cronología e ingresar información sobre la recepción de determinadas mercancías en el almacén antes de su envío al comprador. Antes de llenar hojas de cálculo de Excel, es imperativo realizar un inventario. Es necesario prever qué información adicional puede ser requerida e ingresarla para que en el futuro no tengas que aclarar la información de cada uno de los productos.
Antes de comenzar a desarrollar hojas de cálculo para respaldar el funcionamiento de su almacén, debe tener en cuenta sus detalles. En este caso, se pueden dar las siguientes recomendaciones generales:
- Se deben compilar los directorios "Proveedores", "Compradores" y "Puntos de contabilidad de bienes". El último punto es opcional para las pequeñas empresas.
- Cuando se utiliza una lista de productos relativamente constante, se recomienda crear la nomenclatura en forma de base de datos en una hoja separada. Los gastos, recibos e informes deberán completarse en el futuro con referencias a los mismos.
- Una hoja de Excel con el título "Nomenclatura" debe contener los siguientes datos: nombre del producto, grupos de productos, códigos de productos, unidades de medida, etc.
- El informe se genera utilizando la herramienta Tabla dinámica.
- La entrada de mercancías al almacén se registra en la hoja “Recepción”.
- Para realizar un seguimiento del estado actual, debe crear hojas de "Saldos" y "Gastos".
Creando directorios
Para desarrollar un programa para mantener la contabilidad de almacenes en Excel, debe crear un archivo con cualquier nombre. Su nombre puede sonar, por ejemplo, “Almacén”. Ahora necesita completar los directorios para que los encabezados no se "crucen", debe corregirlos. Para hacer esto, en la pestaña "Ver" en Excel, debe hacer clic en el botón "Congelar áreas". La tabla "Compradores" se parece a esto. Un programa gratuito puede proporcionar una contabilidad de almacén conveniente y parcialmente automatizada si crea en él un directorio auxiliar de puntos de despacho de mercancías. Sin embargo, sólo será necesario si la empresa dispone de varios puntos de venta o almacenes. En cuanto a las organizaciones que tienen un solo punto de entrega, no tiene sentido crear un directorio de este tipo para ellas.
Programa propio "Almacén": cómo crear una hoja "Recibo"
En primer lugar, deberá crear una tabla para el artículo. Sus títulos deberían verse así: "Nombre del producto", "Variedad", "Unidad de medida", "Características", "Comentario". Después de esto, debe seleccionar el rango de esta tabla. En el campo "Nombre", que se encuentra directamente encima de la celda llamada "A", debe ingresar la palabra "Tabla 1". Haz lo mismo con el rango correspondiente en la hoja “Proveedores”. En este caso es necesario indicar “Tabla 2”. Las transacciones entrantes y salientes se registran en dos hojas separadas. Le permiten mantener registros de inventario en Excel.
Automatización de la contabilidad
Puede hacer que la contabilidad de almacén en Excel sea más conveniente si el usuario selecciona de forma independiente un proveedor de una lista preparada, además de seleccionar el punto contable y el nombre del producto. El código de proveedor y la unidad de medida deben mostrarse automáticamente en la tabla sin la participación del operador. La fecha, el costo, el número de factura y la cantidad se ingresan manualmente. El programa Almacén calculará automáticamente el costo mediante fórmulas matemáticas. Para ello, todos los libros de referencia deben tener el formato de tabla. Para la columna "Nombre", debe crear una lista desplegable. Para hacer esto, debe seleccionar toda la columna excepto el encabezado, buscar la pestaña "Datos" y hacer clic en el icono "Verificación de datos". En el campo "Tipo de datos", debe encontrar la palabra "Lista". En el campo "Fuente" debe especificar la función "=INDIRECTA("item!$A$4:$A$8"). Frente a los elementos "Ignorar celdas vacías" y "Lista de valores aceptables", debe marcar las casillas. Si todo se hace como regla general, al completar la primera columna, simplemente puede seleccionar el nombre del producto de la lista. En la columna “Unidad. cambiar." aparecerá el valor correspondiente. Aproximadamente de la misma manera, se crea el autocompletado para las columnas "Proveedor" y "Código", así como una lista desplegable. Para completar la columna “Costo”, debes usar la fórmula de multiplicación. Debería verse así "=precio * cantidad". También debe crear una lista desplegable llamada "Puntos de contabilidad". Indicará el lugar donde se envió la mercancía recibida. Esto se hace exactamente de la misma forma que en casos anteriores.
"Hoja de facturación"
Ahora que prácticamente ha creado una herramienta conveniente que le permite a su empresa mantener registros de inventario en Excel de forma gratuita, solo queda enseñarle al programa a mostrar el informe correctamente. Para hacer esto, debe comenzar a trabajar con la tabla correspondiente. Establecemos ceros al comienzo del período de tiempo, ya que solo vamos a mantener registros de inventario. Si ya lo hemos realizado anteriormente, entonces los saldos deberían mostrarse en esta columna. Las unidades de medida y los nombres de los productos deberán tomarse de la nomenclatura. Para facilitar la contabilidad del almacén, el programa Excel deberá completar las columnas "Recibos" y "Envíos" utilizando la función SUMIFS. Para contabilizar el saldo de mercancías en el almacén se deben utilizar operadores matemáticos. Con el tiempo, podrá realizar ajustes de forma independiente en el programa Almacén para que la contabilidad de sus productos sea lo más conveniente posible.
La mayoría de las pequeñas y medianas organizaciones comerciales resuelven los problemas de contabilidad de activos materiales (bienes o productos) utilizando la aplicación Microsoft Excel. En este artículo veremos un ejemplo sobre este tema de la práctica real. La automatización completa del libro de Microsoft Excel le permite reducir la cantidad de acciones rutinarias en el trabajo de oficina, así como brindar control sobre posibles errores del usuario.
Consideremos una situación bastante estándar en la que nuestra organización se dedica al comercio: la compra de bienes y su posterior venta. En este caso, es necesario mantener registros precisos de la nomenclatura (cantidad de bienes, recibos y precios de venta). Comencemos nuestro desarrollo con una hoja llamada Nomenclatura(Figura 2.16). Esta hoja cumple la función de registro o directorio de mercancías. Cada línea contiene información sobre un artículo de producto específico (nombre del producto, precio de recepción, precio de venta y cantidad en stock). El objetivo del desarrollo de software es crear hojas de control que le permitirán ajustar la cantidad de mercancías al recibirlas o enviarlas, así como realizar cambios en el precio de las mercancías. En general, el libro de contabilidad automatizado debería proporcionar una interfaz fácil de usar para los gerentes. Esta interfaz estará proporcionada por dos hojas: Admisión Y Envío.
Trabajo directo con la chapa que se muestra en la Fig. 2.16, indeseable. Por supuesto, el administrador puede ingresar datos directamente cuando se reciben o venden los bienes. Por ejemplo, cuando llega un nuevo lote de paredes "Comfort" en una cantidad de 5 piezas a un nuevo precio de 25.770 rublos, simplemente puede ajustar tanto el número de unidades en el almacén como el precio de llegada. Sin embargo, esto no es muy conveniente y es un “trampolín” para posibles errores por parte del usuario. Es más conveniente crear una hoja de control (Fig. 2.17) con elementos que proporcionen una interfaz conveniente. Y la hoja misma Nomenclatura Además, lo ocultaremos (esta función se implementa fácilmente utilizando el servicio de aplicación Microsoft Excel), para que no esté disponible directamente para el usuario. Por supuesto, después de esto podrás introducir protección en la estructura del libro (con una contraseña). Como resultado, los usuarios pueden trabajar con la hoja. Nomenclatura utilizando únicamente la interfaz implementada en otras hojas.
Cuando recibes un producto que ya está en stock, pero a un nuevo precio, debes decidir recalcular el precio de recepción. Para mayor precisión, suponemos que en tal caso se fija el precio de la última entrega como precio de recepción de la mercancía.
Pasemos a un examen detallado de la hoja que se muestra en la Fig. 2.17, que permite al administrador ingresar cómodamente una nueva llegada de un producto existente, así como agregar nuevos artículos de producto.
La mitad izquierda de la hoja de Recibos está destinada a nuevos recibos de mercancías que ya están disponibles en la base de información (en la hoja Nomenclatura). Para ello, se rellena el control “Combo Box” (ubicado en el área de la celda A3) con los nombres de los productos presentes en la hoja. Nomenclatura. Esta acción se realiza al abrir un libro de trabajo (el texto del procedimiento requerido para esto se proporciona en el Listado 2.21). El código del programa supone que el valor de la propiedad Nombre cuadros combinados seleccionados spk.
" Listado 2.21. Procedimiento realizado al abrir un libro Private Sub Workbook_Open() " Borrar la lista Hojas de trabajo("Recibo").Spk.Clear " Contar el número de productos en la base de datos N = 0 Mientras que Hojas de trabajo("Artículo").Células (N + 2, 1).Valor<>"" N = N + 1 Wend " Llenar la lista para i = 1 a N hojas de trabajo("Recibo").Spk.AddItem Worksheets(3).Cells(i + 1, 1).Value Next Worksheets("Recibo") Spk.ListIndex = -1 Fin del subtítulo.
Cuando el usuario selecciona el nombre del producto en el cuadro combinado, luego en la celda C5 de la hoja Admisión el precio se ingresa desde la línea correspondiente de la hoja Nomenclatura libros. Para hacer esto, el procedimiento realizado al hacer clic en el elemento Combo Box debe tener el formato que se muestra en el Listado 2.22. Tampoco hay nada fundamentalmente nuevo en comparación con los ejemplos discutidos anteriormente.
"Listado 2.22. Procedimiento para manejar un clic en un cuadro combinado Private Sub Spk_Click() Range("C5").Value = Worksheets(3).Cells(Spk.ListIndex + 2, 2).Value Range("C6") .Valor = "" Fin Sub
Ahora el usuario debe ingresar el número de unidades de nueva llegada del producto especificado en la celda C6. Para aumentar la seguridad contra acciones accidentales, hemos agregado un campo de contraseña en la hoja. Esta es una ventana de texto normal. Haciendo clic en un botón Contribuir le permitirá actualizar el precio y la cantidad de bienes en la hoja Nomenclatura sólo si la contraseña es correcta. Establezca las siguientes propiedades para la ventana de texto:
- Nombre - Pase;
- ContraseñaChar - *.
Esto garantizará que se muestren "estrellas" al escribir una contraseña (la palabra escrita por el usuario quedará oculta a las miradas indiscretas). Por lo tanto, hemos llegado a escribir un procedimiento para ingresar información sobre una nueva llegada (un aumento en la cantidad de bienes especificados y un posible cambio en el precio) en la tercera hoja. El Listado 2.23 muestra el procedimiento que se ejecuta cuando se hace clic en el botón Contribuir. La combinación utilizada aquí es 357.
"Listado 2.23. Manejo de un clic en el botón Enviar Private Sub CommandButton1_Click() If Pass.Text = "327" Entonces "Actualización del precio del recibo Worksheets("Item").Cells(Spk.ListIndex + 2, 2).Value = Rango(" C5").Valor " Corrección de cantidad Col = Rango("C6").Value Worksheets("Номенклатура").Cells(Spk.ListIndex + 2, 4).Value = _ Worksheets("Номенклатура").Cells(Spk.ListIndex + 2, 4).Value + Col MsgBox "Данные внесены" Pass.Text = "" Else MsgBox "Ошибка пароля! Данные не внесены" End If End Sub!}
Aquí, al ingresar la contraseña 357, el procedimiento agregará la cantidad de bienes ingresada por el usuario a la tercera hoja y ajustará el precio. Después de esto, se muestra un mensaje informativo en pantalla indicando que se han ingresado los datos y luego se borra el campo de contraseña. Si la contraseña es incorrecta no se realizan cambios en la hoja Nomenclatura no se produce.
Pasemos ahora a considerar la parte derecha (a diferencia de la izquierda, se distingue por un tono más oscuro) de la Fig. 2.17. Este fragmento de la hoja debe utilizarse para ingresar un nuevo producto (indicando la cantidad). El listado 2.24 muestra un procedimiento que realiza esta acción funcional en este caso.
" Listado 2.24. Manejo de un clic en el botón Agregar un nuevo producto Private Sub CommandButton_Click() " Contando el número de productos agregados en la hoja Nomenclatura N = 0 While Worksheets("Nomen").Cells(N + 2, 1). Valor<>"" N = N + 1 Wend " Comprobando la contraseña ingresada en el campo de texto derecho Si Pass2.Text = "35791" Entonces Hojas de trabajo ("Nomenclatura"). Celdas (N + 2, 1). Valor = Rango ("G3" Hojas de trabajo de valores ("Nomenclatura"). Celdas (N + 2, 2). Valor = Rango ("G4"). Hojas de trabajo de valores ("Nomenclatura"). Celdas (N + 2, 4). Valor = Rango ("). G5" ).Value MsgBox "Datos ingresados" Pass2.Text = "" Else MsgBox "Error de contraseña! Datos no ingresados" End If End Sub
En el lado derecho de la hoja hay dos controles: un botón y un cuadro de texto para la contraseña. Sería posible dejar un campo de contraseña para las partes izquierda y derecha de la hoja. Sin embargo, la opción aquí propuesta mejora la funcionalidad del desarrollo. Como valor de propiedad Nombre nosotros elegimos Pase2. Formulemos el procedimiento para las acciones del usuario cuando trabaja con el lado derecho de la hoja:
- el nombre del nuevo producto se ingresa en la celda G3;
- la celda G4 indica el precio;
- la celda G5 está reservada para el número de unidades de bienes;
- el usuario ingresa una contraseña y al hacer clic en el botón Agregar un nuevo producto se corrige (si la contraseña es correcta) la información ingresada en la hoja Nomenclatura.
Al inicio del procedimiento CommandButton2_Click se cuenta el número de celdas con información sobre los productos en la hoja (para esto se utiliza el barrido N) Nomenclatura. Después de esto, la información sobre el nuevo producto se registra en la siguiente línea libre de la hoja.
Ahora pasemos a otra hoja: Envío(Fig. 2.18), que se utiliza en la venta de bienes. en una hoja Envío Hay tres controles: un cuadro combinado (Nombre - Spk), un campo de contraseña (Nombre - Pass3) y un botón (Nombre - CommandButton1).
Para completar la lista, es necesario ajustar el procedimiento discutido anteriormente (Listado 2.21). Libro de trabajo_abierto. Ahora debería verse como el Listado 2.25.
"Listado 2.25. Procedimiento realizado al abrir un libro (opción 2) Private Sub Workbook_Open() Worksheets("Receipt").Spk.Clear Worksheets("Shipment").Spk.Clear " Contando elementos existentes N = 0 While Worksheets( " nomen").Celdas(N + 2, 1).Valor<>"" N = N + 1 Wend " Llenar listas para i = 1 a N hojas de trabajo("Recibo").Spk.AddItem Worksheets(3).Cells(i + 1, 1).Value Worksheets("Shipment").Spk .AddItem Worksheets(3).Cells(i + 1, 1).Value Next Worksheets("Receipt").Spk.ListIndex = -1 Worksheets("Shipment").Spk.ListIndex = -1 End Sub
El siguiente es el siguiente procedimiento (Listado 2.26), que se ejecuta al hacer clic en el cuadro combinado. Como resultado, en las celdas correspondientes de la hoja. Envío Se ingresará el número de unidades del producto especificado en el almacén, así como su precio de venta (Fig. 2.19).
"Listado 2.26. Procedimiento ejecutado cuando se hace clic en un cuadro combinado Private Sub Spk_Click() Range("E6").Value = Worksheets("Nomenclature").Cells(Spk.ListIndex + 2, 4).Value Range("E7 " ).Valor = Hojas de trabajo("Nomenclatura").Celdas(Spk.ListIndex + 2, 3).Valor Fin Sub
Ahora el usuario debe indicar (en la celda E6) cuántas unidades se están enviando (para orientación y control, ingresamos la cantidad de mercancía disponible en el almacén mediante el procedimiento anterior). El procedimiento presentado en el Listado 2.27 (que se realiza haciendo clic en el botón Enviar) le permite ajustar el número de unidades de un artículo en stock en la base de datos.
"Listado 2.27. Procedimiento ejecutado cuando se hace clic en el botón Enviar Private Sub CommandButton1_Click() If Pass3.Text = "775" Then ColPrais = Worksheets("Nomenclature").Cells(Spk.ListIndex + 2, 4).Value Col = Range ("E6").Value If Col > ColPrais Then MsgBox "Esta cantidad no está en stock" Salir Sub End If Worksheets("Nomenclature").Cells(Spk.ListIndex + 2, 3).Value = Range("E7" ) .Value ColPrais = ColPrais - Col Worksheets("Nomenclatura").Cells(Spk.ListIndex + 2, 4).Value = ColPrais MsgBox "Se ha ingresado información en la base de datos" Pass.Text = "" Spk_Click Else MsgBox "Contraseña error ¡Fin!" Si Fin Sub
Después de realizar cambios, la información en la pantalla se actualizará: el usuario verá el valor ya ajustado (llamando al procedimiento Spk_Click, que hemos desarrollado previamente). Ahora, para garantizar la funcionalidad previamente acordada, es necesario ocultar la hoja. Nomenclatura. Los usuarios en este caso utilizarán las hojas desarrolladas. Admisión Y Envío.
El programa está diseñado para la contabilidad material de varios tipos de recursos. Es posible implementar la contabilidad en términos de valor. Se admiten múltiples ubicaciones de almacenamiento, consumo de producción y desguace. Los formularios de informes le permiten rastrear el movimiento de recursos y obtener información operativa para cada punto contable.
Introducción
El programa se puede utilizar como un sistema de contabilidad de almacén simple para ubicaciones de almacenamiento de recursos en empresas que utilizan una pequeña gama de bienes, materias primas y suministros. La contabilidad se lleva a cabo en unidades de medida naturales. La contabilidad de costos no se implementa automáticamente, pero es posible ingresar indicadores manualmente en unidades monetarias.
Los datos iniciales para generar informes son tres tipos de tablas:
- Opciones
- Directorios
- Revistas
Además, los propios informes también son tablas de Excel.
La apertura de la interfaz de la hoja de cálculo proporciona la máxima flexibilidad de cálculo. El usuario tiene acceso a todas las funciones de un potente dispositivo informático y a la interfaz de Excel. Las características de la implementación del programa requieren una configuración independiente de registros e informes para tareas específicas del usuario.
Cambios en la versión 2.6
- A partir de la versión 2.6, el antiguo formato de libro XLS ya no es compatible. El archivo del programa se guarda en el formato XLSX/XLSM y funciona en Excel a partir de la versión 2007 ( 2007-2016 ). Programa en formato XLS Disponible solo en la versión 2.0 y solo se puede comprar mediante solicitud especial.
- La apariencia de los libros se ha actualizado de acuerdo con el diseño de las últimas versiones de Microsoft Office.
- Segundo informe resumido sobre los lugares de almacenamiento.
- La vista predeterminada del primer informe se ha convertido para permitirle copiar y pegar saldos al comienzo de un nuevo período.
- Lista desplegable para buscar elementos del directorio por las primeras letras de una palabra. Se activa haciendo doble clic en una celda.
- Resaltando en rojo los elementos de la revista que no se encuentran en los directorios.
Cambios en la versión 2.0
- Los puntos de contabilidad y las contrapartes se dividen en diferentes directorios.
- Se ha levantado la restricción sobre el número de proveedores y compradores.
- Se agregaron grupos de recursos para filtrar informes.
- Los saldos iniciales se completan en un diario separado.
- Se eliminaron los indicadores de costos en las revistas y se agregó un indicador de precio promedio en los directorios.
- Nuevo informe sobre ubicaciones de almacenamiento en forma de tabla dinámica de Excel.
Características y limitaciones
Las hojas de cálculo de Excel tienen limitaciones inherentes en cuanto a la cantidad de información que pueden procesar. El programa no pretende reemplazar grandes sistemas de contabilidad para cientos de miles de artículos. Pero en la mayoría de las PYMES, el volumen y la complejidad de los datos se pueden procesar en Excel.
El archivo principal no contiene una gran cantidad de cálculos; para los informes se utilizan algoritmos especiales, que tampoco tienen conexiones formuladas con los datos de origen. Por lo tanto, grandes volúmenes de datos garantizan un rendimiento normal incluso en el modo de cálculo automático de Excel. Se recomienda cambiar al modo de cálculo manual solo en computadoras obsoletas.
EN modo de cálculo automático de Excel Recomendamos los siguientes parámetros al trabajar en alto rendimiento computadora:
- Número de recursos (nomenclatura): hasta 2000
- Número de puntos de medición: hasta 200
- Número de operaciones (líneas) en cada registro: hasta 10 000
- Tamaño de archivo (xlsx): hasta 10 MB
EN modo de cálculo manual de Excel las limitaciones están relacionadas principalmente únicamente con las capacidades de la computadora. Para el funcionamiento normal de los informes, recomendamos las siguientes restricciones:
- Número de recursos (nomenclatura): hasta 5000
- Número de puntos de medición: hasta 500
- Número de operaciones (líneas) en cada diario: hasta 30 000
- Tamaño de archivo (xlsx): hasta 25 MB
Si se utilizan cálculos adicionales (la completa apertura del programa le permite configurar cualquier cálculo adicional), las limitaciones de rendimiento pueden ser más estrictas.
Para reducir los datos, puede crear un nuevo archivo en cualquier momento y transferir allí directorios y saldos iniciales para todos los puntos contables.
Instalación y lanzamiento
La composición del archivo se describe en la página inicial del programa: "Principal".
Como ya se señaló, el programa consta de tablas de parámetros, directorios, registros e informes. Puede navegar a estos objetos a través de hipervínculos en la página de inicio. También puede utilizar métodos estándar para navegar por hojas y celdas de Excel.
La forma más sencilla de volver a la página de contenido es haciendo clic en un botón especial en el encabezado de cualquier hoja de trabajo del programa.
Las opciones para navegar por las páginas se describen en la hoja de servicios. Programar y en la tercera columna oculta de la hoja "Inicio".
Opciones
El programa contiene varios parámetros generales que controlan las características de rendimiento:
Todos los parámetros se pueden cambiar a discreción del usuario.
Directorios
Los directorios se utilizan para cálculos y facilitan la entrada de datos en revistas (mediante selección de listas). Los datos se ingresan en directorios a medida que la información está disponible.
Compradores y proveedores
Listas de contrapartes contables. Se permite agregar líneas hacia abajo sin restricciones.
Lista de ubicaciones de almacenamiento de recursos que participan en el sistema de contabilidad. Pueden ser celdas de almacén separadas, áreas de almacenamiento, áreas de producción o locales. Se permite agregar líneas hacia abajo sin restricciones.
Grupos y recursos
Dos directorios interconectados para describir recursos de todo tipo almacenados en puntos de contabilidad. Los recursos incluyen: productos terminados, productos semiacabados, materias primas y suministros. La agrupación se utiliza para facilitar el filtrado de informes. Se permite agregar líneas hacia abajo sin restricciones.
Campos de la tabla (todos se pueden cambiar):
Registros de transacciones
Todas las transacciones de almacén necesarias para generar informes se ingresan en tablas especiales, divididas por tipo de transacción.
Datos sobre inventarios al inicio de la contabilidad. La fecha se determina en las Opciones.
Ingresos de proveedores
Los recibos de recursos de los proveedores se ingresan en la tabla. La secuencia por fechas o números de pedido no es importante.
Campos de la tabla:
| Título | Descripción | Accesibilidad de entrada | Obligatorio |
| Fecha | Fecha de operación. |
Sí | Sí (iniciar entrada) |
| Código de pedido del proveedor | Código de transacción arbitrario. | Sí | No |
| Recurso | El nombre del recurso procedente del proveedor. | Lista | Sí |
| Depósito | Lista | Sí | |
| Volumen/cantidad | Sí | Sí | |
| IE | Unidad de medida del recurso. | No | Calculable |
| Comentario | Sí | No |
Fecha
La tabla contiene información sobre el consumo de materias primas y materiales en el proceso de producción. La secuencia por fechas o números de pedido no es importante. Para una organización de ventas, no es necesario completar esta tabla.
Campos de la tabla:
| Título | Descripción | Accesibilidad de entrada | Obligatorio |
| Fecha | Fecha de operación. Asegúrese de comenzar a ingresar nuevos datos desde este campo. |
Sí | Sí (iniciar entrada) |
| Código de orden de producción | Código de transacción arbitrario. | Sí | No |
| Almacén de materias primas y suministros. | Punto contable desde el cual se consume el recurso (cancelado) | Lista | Sí |
| Materias primas | El nombre del recurso consumido en el proceso de producción. | Lista | Sí |
| Volumen/cantidad | La cantidad de recurso en unidades naturales de medida. | Sí | Sí |
| IE | Unidad de medida del recurso. | No | Calculable |
| Monto acumulado. | Monto de la transacción en moneda base. | Sí | Calculable |
| Comentario | Un comentario arbitrario sobre la operación. | Sí | No |
Además de los campos descritos, la tabla contiene varias columnas de servicios especiales.
Para eliminar un registro, simplemente borre el campo Fecha utilizando herramientas estándar de Excel. También es posible eliminar filas enteras.
En la tabla se ingresa información sobre la producción de productos terminados y productos semiacabados. La secuencia por fechas o números de pedido no es importante. Para una organización de ventas, no es necesario completar esta tabla.
Campos de la tabla:
| Título | Descripción | Accesibilidad de entrada | Obligatorio |
| Fecha | Fecha de operación. Asegúrese de comenzar a ingresar nuevos datos desde este campo. |
Sí | Sí (iniciar entrada) |
| Código de orden de producción | Código de transacción arbitrario. | Sí | No |
| Productos | El nombre del recurso generado durante el proceso de producción. | Lista | Sí |
| Depósito | El punto contable al que se recibe el recurso desde la producción. | Lista | Sí |
| Volumen/cantidad | La cantidad de recurso en unidades naturales de medida. | Sí | Sí |
| IE | Unidad de medida del recurso. | No | Calculable |
| Comentario | Un comentario arbitrario sobre la operación. | Sí | No |
Además de los campos descritos, la tabla contiene varias columnas de servicios especiales.
Para eliminar un registro, simplemente borre el campo Fecha utilizando herramientas estándar de Excel. También es posible eliminar filas enteras.
Las transacciones para mover recursos entre almacenes internos se ingresan en la tabla. La secuencia por fechas o números de pedido no es importante. Aquí también se ingresan los saldos iniciales almacenados en almacenes a la fecha de inicio de la contabilidad.
Campos de la tabla:
| Título | Descripción | Accesibilidad de entrada | Obligatorio |
| Fecha | Fecha de operación. Asegúrese de comenzar a ingresar nuevos datos desde este campo. |
Sí | Sí (iniciar entrada) |
| Código de pedido | Código de transacción arbitrario. | Sí | No |
| Almacén de origen | El punto de contabilidad desde el que se mueve el recurso. No se completa al ingresar los saldos iniciales. | Lista | Sí (excepto saldos iniciales) |
| Recurso | El nombre del recurso que se está moviendo. | Lista | Sí |
| Almacén receptor | Punto contable al que llega el recurso. | Lista | Sí |
| Volumen/cantidad | La cantidad de recurso en unidades naturales de medida. | Sí | Sí |
| IE | Unidad de medida del recurso. | No | Calculable |
La contabilidad de inventarios en Excel es una excelente solución para cualquier empresa comercial u organización de fabricación para la que sea importante realizar un seguimiento de la cantidad de materiales, materias primas utilizadas y productos terminados.
¿A quién pueden ayudar las hojas de cálculo?
Las grandes empresas adquieren soluciones listas para usar en formato electrónico para estos fines. Sin embargo, son bastante caros y algunos programas complejos requieren contratar a un empleado calificado con un salario alto para trabajar en el almacén. Esto no es posible para las nuevas empresas o las pequeñas empresas. Afortunadamente, existe una salida y puedes utilizar hojas de cálculo de Excel. Esta herramienta electrónica, que ocupa el segundo lugar en popularidad después del programa de oficina Word, tiene una funcionalidad suficiente para resolver problemas de contabilidad de almacén.
Algunas reglas importantes
Aquellos que estén interesados en la cuestión de cómo llevar registros de inventario deberían considerar seriamente la posibilidad de crear su propio programa informático desde el principio. En este caso, se deben seguir las siguientes reglas desde el principio:
- Todos los directorios deben crearse inicialmente de la forma más precisa y exhaustiva posible. En particular, no puedes limitarte a indicar simplemente los nombres de los productos, sino que también debes indicar artículos, códigos, fechas de caducidad (para determinados tipos), etc.
- Los saldos iniciales generalmente se ingresan en tablas en términos monetarios.
- Debe seguir la cronología e ingresar datos sobre la recepción de determinadas mercancías en el almacén antes del envío al comprador.
- Antes de completar tablas de Excel, es necesario realizar un inventario.
- Debes prever qué información adicional puede ser necesaria e introducirla también, para que en el futuro no tengas que aclarar los datos de cada producto.
Antes de empezar a desarrollar una hoja de cálculo para garantizar el buen funcionamiento de su almacén, debe tener en cuenta sus detalles. Las recomendaciones generales en este caso son las siguientes:
- Es necesario elaborar directorios: “Compradores”, “Proveedores” y “Puntos de registro de mercancías” (las pequeñas empresas no los requieren).
- Si la lista de productos es relativamente constante, se recomienda crear su nomenclatura en forma de base de datos en una hoja separada de la tabla. En el futuro se deberán cumplimentar gastos, ingresos e informes con referencias al mismo. La hoja de la tabla de Excel con el título “Nomenclatura” debe contener el nombre del producto, códigos de producto, grupos de productos, unidades de medida, etc.
- El informe se genera utilizando la herramienta Tabla dinámica.
- Los recibos al almacén deben registrarse en la hoja “Recibo”.
- Es necesario crear hojas de "Consumo" y "Restante" para realizar un seguimiento del estado actual.
Creamos directorios
Para desarrollar un programa para mantener registros de inventario en Excel, cree un archivo con cualquier nombre. Por ejemplo, podría sonar como "Almacén". Luego completamos los directorios. Deberían verse así:
Proveedores | |||||
El menos | Domicilio legal | Comentario | |||
LLC "Moscú" | |||||
LLC "Leto-3" | |||||
JSC "Utro" |
Para evitar que los títulos se escapen, es necesario corregirlos. Para hacer esto, en la pestaña "Ver" en Excel, debe hacer clic en el botón "Congelar áreas".
La tabla "Compradores" tiene exactamente el mismo aspecto.
El software gratuito puede proporcionar un servicio conveniente y parcialmente automatizado si crea en él un directorio auxiliar de puntos de liberación de mercancías. Es cierto que solo será necesario si la empresa tiene varios puntos de venta (almacenes). En cuanto a las organizaciones que tienen un tema en particular, no tiene sentido crear un directorio de este tipo para ellas.
Puntos de medición | |||||
El menos | Comentario | ||||
Tienda 1 | |||||
Nuestro propio programa “Almacén”: creación de una hoja de “Recibo”
En primer lugar, necesitamos crear una tabla para el artículo. Sus títulos deberían verse como "Nombre del producto", "Variedad", "Unidad de medida", "Características", "Comentario".
- Seleccione el rango de esta tabla.
- En el campo "Nombre" ubicado directamente encima de la celda llamada "A", ingrese la palabra "Tabla1".
- Haz lo mismo con el rango correspondiente en la hoja “Proveedores”. En este caso indicar “Tabla2”.
- Las transacciones de ingresos y gastos se registran en dos hojas separadas. Le ayudarán a mantener registros de inventario en Excel.
Para “Parroquia”, la tabla debería verse como la figura siguiente.
Llegada de mercancías | Proveedor | Punto de medición | Unidad mesurado | ||||||
Automatización de la contabilidad
La contabilidad de almacén en Excel puede resultar más cómoda si el usuario puede elegir de una lista ya preparada el proveedor, el nombre del producto y el punto de contabilidad.
En este caso:
- la unidad de medida y el código del proveedor deben mostrarse en la tabla automáticamente, sin la participación del operador;
- el número de factura, la fecha, el precio y la cantidad se ingresan manualmente;
- el programa Almacén (Excel) calcula el coste automáticamente, gracias a fórmulas matemáticas.
Para hacer esto, debe formatear todos los directorios en forma de tabla y crear una lista desplegable para la columna "Nombre". Para hacer esto:
- seleccione la columna (excepto el encabezado);
- busque la pestaña "Datos";
- haga clic en el icono "Verificación de datos";
- en el campo “Tipo de datos” busque “Lista”;
- en el campo “Fuente” indicamos la función “=INDIRECTA("item!$A$4:$A$8")".
- Marque las casillas junto a "Ignorar celdas vacías" y "Lista de valores aceptables".
Si todo se hace correctamente, al completar la primera columna, simplemente puede seleccionar de la lista. A su vez, en la columna “Unidad. cambiar." aparecerá el valor correspondiente.
El autocompletado para las columnas "Código" y "Proveedor", así como una lista desplegable, se crean de la misma manera.
Para completar la columna "Costo", utilice la fórmula de multiplicación. Debería verse así "= precio * cantidad".
También debe crear una lista desplegable llamada "Puntos de contabilidad", que indicará dónde se enviaron los productos recibidos. Esto se hace exactamente de la misma forma que en casos anteriores.
"Hoja de facturación"
Ahora que ya casi ha creado una herramienta conveniente que le permite a su empresa mantener registros de inventario en Excel de forma gratuita, todo lo que queda es enseñarle a nuestro programa a mostrar el informe correctamente.
Para ello comenzamos a trabajar con la tabla correspondiente y ponemos ceros al inicio del período de tiempo, ya que solo vamos a llevar registros del almacén. Si se realizó antes, entonces los saldos deben mostrarse en esta columna. En este caso, las unidades de medida y los nombres de los productos deben tomarse de la nomenclatura.
Para facilitar la contabilidad del almacén, el programa gratuito debe completar las columnas “Envíos” y “Recibos” utilizando la función SUMIFS.
Calculamos la mercancía restante en el almacén mediante operadores matemáticos.
Así llegamos al programa “Almacén”. Con el tiempo, usted mismo podrá realizar ajustes para que la contabilidad de bienes (sus productos) sea lo más conveniente posible.
Acuerdo de confidencialidad
y tratamiento de datos personales
1.Disposiciones generales
1.1 Este acuerdo sobre confidencialidad y procesamiento de datos personales (en adelante, el Acuerdo) fue aceptado libremente y por voluntad propia, y se aplica a toda la información que Insales Rus LLC y/o sus afiliados, incluidas todas las personas incluidas en el. El mismo grupo con LLC "Insails Rus" (incluido LLC "EKAM service") puede obtener información sobre el Usuario mientras utiliza cualquiera de los sitios, servicios, servicios, programas informáticos, productos o servicios de LLC "Insails Rus" (en adelante, denominado los Servicios) y durante la ejecución de Insales Rus LLC cualquier acuerdo y contrato con el Usuario. El consentimiento del Usuario al Acuerdo, expresado por él en el marco de las relaciones con una de las personas enumeradas, se aplica a todas las demás personas enumeradas.
1.2.El uso de los Servicios significa que el Usuario acepta este Acuerdo y los términos y condiciones especificados en el mismo; en caso de desacuerdo con estos términos, el Usuario deberá abstenerse de utilizar los Servicios.
"Inventas"- Sociedad de responsabilidad limitada "Insails Rus", OGRN 1117746506514, INN 7714843760, KPP 771401001, registrada en la dirección: 125319, Moscú, calle Akademika Ilyushina, 4, edificio 1, oficina 11 (en adelante, "Insails"), en por un lado, y
"Usuario" -
o una persona física que tenga capacidad jurídica y esté reconocida como participante en relaciones jurídicas civiles de conformidad con la legislación de la Federación de Rusia;
o una entidad jurídica registrada de conformidad con las leyes del estado del cual dicha persona es residente;
o un empresario individual registrado de conformidad con las leyes del estado en el que dicha persona es residente;
que ha aceptado los términos de este Acuerdo.
1.4 Para los efectos de este Acuerdo, las Partes han determinado que la información confidencial es información de cualquier naturaleza (productiva, técnica, económica, organizativa y otras), incluidos los resultados de la actividad intelectual, así como información sobre los métodos de realización. actividades profesionales (que incluyen, entre otras: información sobre productos, obras y servicios; información sobre sistemas y equipos técnicos, incluidas previsiones comerciales e información sobre compras propuestas; información sobre socios específicos y socios potenciales; relacionados con la propiedad intelectual, así como planes y tecnologías relacionados con todo lo anterior) comunicados por una parte a la otra en forma escrita y/o electrónica, expresamente designados por la Parte como su información confidencial.
1.5. El propósito de este Acuerdo es proteger la información confidencial que las Partes intercambiarán durante las negociaciones, la celebración de contratos y el cumplimiento de obligaciones, así como cualquier otra interacción (incluyendo, entre otros, consultar, solicitar y proporcionar información, y realizar otras actividades). instrucciones).
2. Responsabilidades de las Partes
2.1 Las Partes acuerdan mantener en secreto toda la información confidencial recibida por una Parte de la otra Parte durante la interacción de las Partes, no divulgar, divulgar, hacer pública o proporcionar dicha información a ningún tercero sin el permiso previo por escrito de la Parte. otra Parte, con excepción de los casos previstos en la legislación vigente, cuando el suministro de dicha información sea responsabilidad de las Partes.
2.2.Cada Parte tomará todas las medidas necesarias para proteger la información confidencial utilizando al menos las mismas medidas que la Parte utiliza para proteger su propia información confidencial. El acceso a información confidencial se proporciona únicamente a aquellos empleados de cada Parte que la necesiten razonablemente para desempeñar sus funciones oficiales en virtud de este Acuerdo.
2.3 La obligación de mantener en secreto la información confidencial es válida dentro del período de validez de este Acuerdo, el acuerdo de licencia de programas de computadora con fecha del 1 de diciembre de 2016, el acuerdo de adhesión al acuerdo de licencia de programas de computadora, agencia y otros acuerdos y por cinco años. después de terminadas sus acciones, a menos que las Partes acuerden lo contrario por separado.
(a) si la información proporcionada se ha vuelto públicamente disponible sin una violación de las obligaciones de una de las Partes;
(b) si la información proporcionada llegó a ser conocida por una Parte como resultado de su propia investigación, observaciones sistemáticas u otras actividades realizadas sin el uso de información confidencial recibida de la otra Parte;
(c) si la información proporcionada se recibe lícitamente de un tercero sin obligación de mantenerla en secreto hasta que sea proporcionada por una de las Partes;
(d) si la información se proporciona a solicitud escrita de una agencia gubernamental, otra agencia gubernamental o un organismo de gobierno local para desempeñar sus funciones y su divulgación a estos organismos es obligatoria para la Parte. En este caso, la Parte deberá notificar inmediatamente a la otra Parte la solicitud recibida;
(e) si la información se proporciona a un tercero con el consentimiento de la Parte sobre la cual se transfiere la información.
2.5.Insales no verifica la exactitud de la información proporcionada por el Usuario y no tiene la capacidad de evaluar su capacidad jurídica.
2.6 La información que el Usuario proporciona a Insales al registrarse en los Servicios no son datos personales, tal como se define en la Ley Federal de la Federación de Rusia No. 152-FZ del 27 de julio de 2006. "Acerca de los datos personales".
2.7.Insales tiene derecho a realizar cambios en este Acuerdo. Cuando se realizan cambios en la edición actual, se indica la fecha de la última actualización. La nueva versión del Acuerdo entra en vigor desde el momento de su publicación, a menos que la nueva versión del Acuerdo disponga lo contrario.
2.8 Al aceptar este Acuerdo, el Usuario comprende y acepta que Insales puede enviarle mensajes e información personalizados (incluidos, entre otros) para mejorar la calidad de los Servicios, desarrollar nuevos productos, crear y enviar ofertas personales. el Usuario, para informar al Usuario sobre cambios en los planes Tarifarios y actualizaciones, para enviarle materiales de marketing sobre el tema de los Servicios, para proteger los Servicios y los Usuarios y para otros fines.
El usuario tiene derecho a negarse a recibir la información anterior notificándolo por escrito a la dirección de correo electrónico Insales -.
2.9 Al aceptar este Acuerdo, el Usuario comprende y acepta que los Servicios de Insales pueden utilizar cookies, contadores y otras tecnologías para garantizar la funcionalidad de los Servicios en general o sus funciones individuales en particular, y el Usuario no tiene reclamos contra Insales en conexión. con esto.
2.10 El usuario comprende que el equipo y el software que utiliza para visitar sitios en Internet pueden tener la función de prohibir las operaciones con cookies (para cualquier sitio o para ciertos sitios), así como eliminar las cookies recibidas previamente.
Insales tiene derecho a establecer que la prestación de un determinado Servicio sólo es posible con la condición de que la aceptación y recepción de cookies esté permitida por el Usuario.
2.11. El usuario es responsable de forma independiente de la seguridad de los medios que ha elegido para acceder a su cuenta, y también garantiza de forma independiente su confidencialidad. El Usuario es el único responsable de todas las acciones (así como sus consecuencias) dentro o utilizando los Servicios bajo la cuenta del Usuario, incluidos los casos de transferencia voluntaria por parte del Usuario de datos para acceder a la cuenta del Usuario a terceros bajo cualquier condición (incluso bajo contratos o acuerdos). En este caso, todas las acciones dentro o utilizando los Servicios bajo la cuenta del Usuario se consideran realizadas por el propio Usuario, excepto en los casos en que el Usuario notificó a Insales del acceso no autorizado a los Servicios usando la cuenta del Usuario y/o de cualquier violación. (sospecha de violación) de la confidencialidad de sus medios de acceso a su cuenta.
2.12 El Usuario está obligado a notificar inmediatamente a Insales de cualquier caso de acceso no autorizado (no autorizado por el Usuario) a los Servicios utilizando la cuenta del Usuario y/o de cualquier violación (sospecha de violación) de la confidencialidad de sus medios de acceso. la cuenta. Por motivos de seguridad, el Usuario está obligado a cerrar de forma independiente y segura el trabajo en su cuenta al final de cada sesión de trabajo con los Servicios. Insales no es responsable de posibles pérdidas o daños a los datos, así como de otras consecuencias de cualquier naturaleza que puedan ocurrir debido a la violación por parte del Usuario de lo establecido en esta parte del Acuerdo.
3. Responsabilidad de las Partes
3.1 La Parte que haya violado las obligaciones estipuladas en el Acuerdo con respecto a la protección de la información confidencial transferida en virtud del Acuerdo está obligada, a solicitud de la Parte perjudicada, a compensar el daño real causado por dicha violación de los términos del Acuerdo. de acuerdo con la legislación vigente de la Federación de Rusia.
3.2. La compensación por daños no pone fin a las obligaciones de la Parte infractora de cumplir adecuadamente con sus obligaciones en virtud del Acuerdo.
4.Otras disposiciones
4.1 Todas las notificaciones, solicitudes, demandas y otra correspondencia en virtud de este Acuerdo, incluidas aquellas que incluyan información confidencial, deben realizarse por escrito y entregarse personalmente o por mensajería, o enviarse por correo electrónico a las direcciones especificadas en el acuerdo de licencia para programas de computadora con fecha 12/. 01/2016, el acuerdo de adhesión al acuerdo de licencia para programas de computadora y en este Acuerdo u otras direcciones que posteriormente puedan ser especificadas por escrito por la Parte.
4.2. Si una o más disposiciones (condiciones) de este Acuerdo son o dejan de ser válidas, esto no puede servir como motivo para la rescisión de las otras disposiciones (condiciones).
4.3. Este Acuerdo y la relación entre el Usuario e Insales que surja en relación con la aplicación del Acuerdo están sujetos a la ley de la Federación de Rusia.
4.3 El Usuario tiene derecho a enviar todas las sugerencias o preguntas relacionadas con este Acuerdo al Servicio de Atención al Usuario de Insales o a la dirección postal: 107078, Moscú, st. Novoryazanskaya, 18, edificio 11-12 aC “Stendhal” LLC “Insales Rus”.
Fecha de publicación: 01/12/2016
Nombre completo en ruso:
Sociedad de responsabilidad limitada "Insales Rus"
Nombre abreviado en ruso:
LLC "Insales Rus"
Nombre en inglés:
Sociedad de responsabilidad limitada InSales Rus (InSales Rus LLC)
Dirección legal:
125319, Moscú, calle. Akademika Ilyushina, 4, edificio 1, oficina 11
Dirección postal:
107078, Moscú, calle. Novoryazanskaya, 18, edificio 11-12, BC “Stendhal”
POSADA: 7714843760 Punto de control: 771401001
Datos bancarios:
