Convierta un documento de excel a pdf en línea. Cómo convertir un documento de Excel a PDF y viceversa: formas en las que lo necesita

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Microsoft Office Excel permite a los usuarios trabajar con hojas de cálculo. Son una cuadrícula de celdas que contienen información. Además de poder completar un libro de Excel, puede realizar varias operaciones matemáticas, crear gráficos visuales e insertar otros elementos. El programa también trabaja con datos de otras fuentes y bases de datos, y el usuario puede guardar el resultado en uno de varios formatos populares.

Consideramos varias opciones para convertir archivos.

Guardar un archivo de Excel en PDF se utiliza con mayor frecuencia en dos casos: cuando es necesario transferir un documento:

• A la imprenta para imprimir;
• Para otro usuario, la información debe proporcionarse en un formato más sencillo y el archivo no debe ser editable.

Además, los documentos en formato PDF se pueden abrir en cualquier computadora, incluso si no tiene instalada una versión de Excel. La conversión de un documento a otro formato se puede realizar de varias formas. Estos incluyen el uso de capacidades de Excel; esta característica apareció por primera vez en la versión 2010.

También hay situaciones opuestas: cuando es necesario convertir un PDF a un archivo de Excel. Por ejemplo, cuando un colega le envía datos de un informe o proyecto reciente, o descarga un archivo cuyo autor quería facilitar la lectura u ocultar fórmulas de Excel. En cualquier caso, si necesitas trabajar con el documento y realizar cambios, tendrás que convertirlo de PDF a XLS.

La estructura de la tabla en Excel es bastante compleja. Las celdas editables contienen no sólo información regular, sino también fórmulas, enlaces externos y elementos gráficos. Este factor complica la circulación de documentos en el programa.

Para aumentar la probabilidad de que otro usuario pueda abrir y leer su documento, puede convertirlo a PDF. Esto también es conveniente cuando necesita ocultar a los forasteros las fórmulas mediante las cuales se calcularon ciertos indicadores en las celdas del libro. Antes de enviar un archivo por correo o compartirlo públicamente, conviértalo a PDF utilizando uno de los siguientes métodos:

1. Usar funciones integradas en Excel;
2. A través del complemento oficial de Microsoft;
3. Utilizar servicios en línea;
4. En el programa descargado.

El documento en formato PDF que recibas utilizando cualquiera de los métodos tendrá una estructura consistente. Se puede abrir en cualquier dispositivo, incluido el móvil, y el lector no puede editarlo. Este archivo no contiene enlaces a recursos de terceros ni fórmulas de cálculo.

Cómo convertir Excel a PDF en el propio editor

Para utilizar este método, no es necesario buscar servicios de terceros, ya sea en línea o descargados. Todo se hace en Excel:

1. Seleccione las celdas de la tabla que desea convertir a PDF o continúe con los siguientes pasos si desea convertir la hoja completa (tenga en cuenta que puede volver a cambiar el documento; no es tan fácil, pero se conservará toda la estructura);
2. Haga clic en "Archivo";
3. Seleccione "Exportar";
4. En Excel 2010, haga clic en "Guardar como"; en versiones más recientes, primero especifique la ubicación y el nombre;
5. Seleccione PDF de la lista de formatos;
6. Para configurar el documento futuro, haga clic en "Opciones"; puede establecer el rango de páginas que se convertirán, seleccionar solo celdas específicas, la hoja activa o el libro completo;
7. Elija un método de optimización: "Estándar" es adecuado para archivos pequeños, mientras que para archivos grandes deberá cambiar los parámetros;
8. Asigne un nombre al archivo y guárdelo; se abrirá inmediatamente de forma predeterminada;
9. Si el documento no se abre, es posible que su computadora no admita la lectura de PDF: instale un programa adecuado y verifique si todo se cargó correctamente;
10. Si necesita realizar cambios, hágalo en el documento de Excel de origen y luego conviértalo nuevamente.

Al guardar, puede configurar parámetros adicionales

Cómo convertir Excel a PDF usando el complemento del editor oficial

Este método es adecuado para los casos en los que Excel no permite la conversión, ya que la versión instalada no tiene esa opción. Puede evitar la limitación instalando un complemento (complemento) especial llamado "Guardar como PDF y XPS". Puede descargar la funcionalidad desde el sitio web oficial de Microsoft; es gratis.

Para la traducción en sí necesitas:

1. Después de instalar el complemento, el campo "Crear PDF/XPS" aparecerá en el menú principal de Excel en la sección "Guardar": seleccione el formato PDF y asigne un nombre al documento;
2. Guarde este archivo en el directorio deseado de su computadora.

Para que sea más conveniente trabajar con la función, use las opciones para seleccionar celdas o guardar una página u hoja completa, que se describen en el método anterior.

Dependiendo de la versión de Office, los elementos del menú pueden diferir ligeramente

Cómo convertir Excel a PDF usando servicios en línea

Existe una gran cantidad de conversores en Internet que le permiten convertir XLS a PDF con unos pocos clics. La mayoría lo hace de forma gratuita u ofrece al usuario un modo de demostración. Para convertir normalmente necesitas:

1. Cargar un documento al sistema de servicio;
2. Seleccione el formato al que se traducirá el documento, si hay varios disponibles;
3. Iniciar la conversión;
4. Descargue el archivo PDF a su computadora.

Todos los servicios tienen una funcionalidad similar, pero se recomienda elegir los confiables para evitar que los virus ingresen a su computadora. Sin embargo, no se recomienda este método si es posible convertir directamente a Excel. Es más difícil y requiere más tiempo, y algunos servicios ofrecen opciones limitadas o le piden que pague por la conversión.

Uno de los muchos ejemplos de herramientas en línea.

Cómo convertir Excel a PDF utilizando programas descargables de terceros

Al igual que los servicios en línea, estos programas le permiten realizar conversiones sin utilizar la funcionalidad de Excel. Esto es necesario en los casos en que la versión del editor no permite realizar el proceso en él. Los programas funcionan según el principio de una impresora virtual: aceptan su archivo "para imprimir", pero en lugar de emitir un documento en papel, lo guardan en otro directorio. Sin embargo, durante el proceso puedes cambiar el formato, incluso de XLS a PDF.

Uno de los mejores programas de transformación fuera de Excel es Universal Document Converter. Agrega varias funciones en forma de teclas de acceso rápido al menú principal del editor para facilitar el guardado de un archivo en un formato diferente. Al instalar Universal Converter, puede convertir un documento de Excel a PDF con un par de clics:

1. Vaya a la barra de herramientas del Convertidor:
2. Seleccione "Convertir a PDF";
3. Especifique el nombre y la ubicación del archivo, guárdelo.

Este método, como en el caso de los servicios en línea, se recomienda para aquellas versiones de Excel en las que es imposible realizar la conversión utilizando las funciones integradas.

Universal Document Converter está integrado en el programa

Cómo encajar una hoja completa de Excel en una página PDF

Si necesita hacer que una hoja de un libro de Excel ocupe una página en PDF y aún así se muestre correctamente:

1. Abra "Diseño de página" en Excel, haga clic en la flecha que abre opciones adicionales (el icono en la esquina inferior derecha del área "Opciones de página");
2. Active el elemento "No colocar más de" y especifique el número de páginas igual a una;
3. Haga clic en "Aceptar", imprima el archivo en PDF utilizando las funciones de Excel, un complemento adicional o Universal Document Converter.

Ajustar un documento al formato hoja es muy fácil

Cómo convertir de forma masiva archivos de Excel a PDF

Si crea regularmente una gran cantidad de documentos XLS que deben convertirse a PDF, puede hacerlo utilizando la función automática. Hará el trabajo más rápido y no tendrás que realizar todos los pasos manualmente.

Esta función está disponible en Universal Document Converter. Para activarlo es necesario realizar los siguientes ajustes:

1. Al guardar un documento, seleccione un programa de entre las impresoras;
2. Haga clic en "Cambiar configuración";
3. En los parámetros del documento final, especifique el formato PDF;
4. Para iniciar la conversión por lotes, haga clic en "Iniciar";
5. Los documentos actuales y posteriores se guardarán en la forma deseada; esto se puede cancelar en la misma configuración.

También puedes utilizar el programa descargable Folder Mill, que puede manejar una gran cantidad de archivos de varios formatos provenientes de fuentes externas. Fue creado para simplificar el trabajo de los empleados de la empresa que tenían que convertir todo manualmente. Utilice Folder Mill: en la configuración, especifique que los archivos se conviertan a PDF, después de lo cual comenzará la conversión automática.

La aplicación es relevante para una gran cantidad de documentos convertidos.

Cómo proteger el archivo PDF recibido con una contraseña

Es necesaria una protección contra el acceso sin el código adecuado para evitar que terceros lean el archivo. La forma más sencilla de hacerlo es utilizar también Universal Document Converter. Para activar la protección necesitas:

1. Abra el documento requerido en formato XLS en Excel;
2. Haga clic en "Imprimir", seleccione Universal Converter como impresora y seleccione "Propiedades";
3. Configure la función para que el documento de salida esté en PDF; esto se hace en "Formato de archivo";
4. En el área "Estándar PDF", seleccione "Protección con contraseña" e ingrese el código secreto;
5. Si luego necesita agregar páginas a un documento protegido con contraseña, no cambie el código secreto en sí (si el archivo inicialmente no tenía protección, no lo instale en páginas nuevas);
6. Haga clic en "Aceptar" e imprima el documento de Excel como PDF usando el Convertidor.

Cómo convertir PDF a Excel

Las situaciones opuestas cuando necesitas convertir PDF a Excel ocurren si te enviaron un archivo cuyo autor no tuvo en cuenta que desearías editarlo. Además, los documentos PDF suelen ser el único formato disponible al descargar varias tablas de precios de empresas. Están diseñados para garantizar que el archivo esté disponible en cualquier sistema, incluso si Excel no está en el dispositivo.

A diferencia de la conversión inicial de una tabla de Excel a un documento PDF, el procedimiento inverso es más complejo. Sin embargo, también se puede hacer en el editor; para ello deberá utilizar una de dos opciones:

1. La función "Texto por columnas" en Microsoft Office Excel (también se requiere Acrobat Reader);
2. Convertidor en línea;
3. Programa de conversión descargable.

Cómo convertir PDF a Excel usando la opción Texto por columnas

El popular visor de Adobe ofrece esta oportunidad.

Este método no requiere descargar programas especiales ni utilizar servicios en línea; Acrobat Reader, que está disponible en casi todas las computadoras, es suficiente. Para convertir necesitas:

1. Abra PDF en Acrobat Reader;
2. Guarde como texto sin formato usando "Archivo" - "Guardar en otros" - "Texto" (o "Archivo" - "Guardar como" - "Tipo de archivo" - "Archivo de texto");
3. Especifique el nombre y guarde el directorio, haga clic en "Guardar";
4. A continuación, abra un documento de texto y transfiera los archivos a un nuevo archivo de Excel; péguelo en la celda A1;
5. Utilice la función de distribución automática - "Datos" - "Trabajar con datos" - "Texto por columnas";
6. Se abrirá la ventana "Asistente de texto", donde en la sección "Formato de datos de origen" debe seleccionar "Delimitado" y luego "Siguiente";
7. Establezca un espacio como carácter separador, elimine las marcas restantes;
8. Especifique cualquier columna en la "Muestra de análisis de datos", seleccione "Texto" en el "Formato de datos de columna";
9. Repita los pasos anteriores para cada columna de las muestras;
10. Haga clic en "Finalizar" para completar el procedimiento; los datos del PDF se organizarán en Excel en columnas.

La secuencia de operaciones consta de varias etapas.

Cómo convertir PDF a Excel usando servicios en línea

Existen muchos programas en Internet para convertir XLS a PDF. A diferencia de la acción inversa, con esta conversión suele ser más fácil utilizar el servicio. Normalmente el procedimiento es el siguiente:

1. Cargue el PDF al sistema de conversión (para obtener los mejores resultados, utilice archivos que conserven la estructura de la tabla);
2. Seleccione el formato requerido y comience a convertir;
3. Cuando se complete el proceso, descargue el documento resultante.

Muchos programas tienen un límite en la cantidad de datos o la cantidad de archivos que ofrecen eliminar después de recibir acceso pago. Algunos servicios requieren que ingrese una dirección de correo electrónico para poder enviarle el archivo. Lo más probable es que tenga que llevar la tabla al formato deseado, ya que los servicios rara vez pueden formatear, especialmente los documentos complejos. Sin embargo, hacen la mayor parte del trabajo y sólo requieren unos pocos clics para iniciar la conversión.

Ejemplo de un servicio de conversión en línea

Cómo convertir PDF a Excel usando un programa descargable

Hay una gran cantidad de convertidores que puede descargar para su uso. Generalmente los más efectivos son los pagados. Vale la pena comprarlos si tienes que trabajar con una gran cantidad de documentos. Normalmente el proceso es algo como esto:

1. Abra el archivo PDF requerido o llame al menú contextual en su ubicación;
2. Seleccione la función de conversión, formato final, nombre y directorio;
3. Realizando la conversión.

Línea de fondo

Los documentos PDF son muy populares porque se pueden abrir en cualquier computadora. La conversión de XLS a PDF es necesaria para facilitar la ejecución en diferentes dispositivos, facilitar la lectura y evitar la edición y visualización de las propiedades de las celdas de la tabla. La conversión inversa es necesaria para trabajar con datos de tablas en la interfaz de Excel.

Es necesario registrar el resultado para excluir la posibilidad de edición. Una opción para lograr el resultado deseado es convertir Excel a formato PDF.

Traducción en el editor

Una de las formas más sencillas de convertir Excel a PDF es guardar el documento en este formato. Para hacer esto, seleccione el menú "Archivo", donde hace clic en el elemento "Guardar como".

En la ventana que se abre, se le pedirá que seleccione la ruta y el nombre con el que se guardará el archivo, así como la extensión donde necesita encontrar el formato PDF. Después de seleccionar los parámetros de optimización y el rango de datos a guardar, solo queda hacer clic en el botón “Guardar”. Como resultado, se creará un archivo en la dirección seleccionada que contiene toda la información marcada.

Usando el complemento

Sin embargo, en algunas versiones anteriores de Excel, el PDF no está incluido en la lista de formatos aceptables. En este caso, deberías utilizar otro método instalando un complemento especial para el programa. Le permitirá convertir Excel a PDF incluso si no existe ningún programa que admita trabajar con este formato. Este complemento se llama Guardar como PDF y XPS. Se puede descargar de forma gratuita desde el sitio web oficial de Microsoft.

Después de instalar el complemento, debes seguir tres sencillos pasos para guardar tu documento en formato PDF. En el menú "Archivo", debe encontrar el elemento "Guardar y enviar" para las versiones 2007 y 2010 del programa, y ​​"Guardar como" para el resto. En el primer caso, en el menú solo tendrás que seleccionar el elemento “Crear documento PDF/XPS”, lo que abrirá una ventana con configuraciones similares a las configuraciones para guardar un documento en el editor. En el segundo caso, en el menú ampliado necesitas buscar PDF o XPS, que abrirá la misma ventana. Al igual que en el editor, el complemento ofrece al usuario guardar el documento completo y dejar solo un rango seleccionado de celdas en la tabla.

Servicios especiales

Si no es posible utilizar los métodos propuestos anteriormente, un convertidor especial le ayudará a convertir Excel a PDF. Actualmente, existen tanto servicios especiales en línea como programas que no requieren conexión a Internet. Ambos utilizan el mismo algoritmo de acciones, produciendo resultados similares.

En el caso de utilizar aplicaciones web, sólo necesitas descargar el documento que estás buscando, tras lo cual al cabo de un tiempo deberás descargar el resultado. En el programa fuera de línea, solo necesita seleccionar el archivo apropiado, especificar los parámetros y la ruta para guardar el documento. Una de las ventajas que tiene el conversor (PDF a Excel) es que también puede traducir sin el uso de programas especiales.

Conversión inversa

Es posible que deba devolver el formato original si necesita continuar trabajando con el archivo. Entonces, si convierte Excel a PDF, todos los datos permanecerán, pero las fórmulas no estarán disponibles para el usuario. Así, si quieres mantener en secreto el proceso de obtención de los resultados, basta con convertir el documento dos veces. Y si el propio editor puede ayudar con la traducción, entonces sólo se puede garantizar que un conversor de PDF a Excel devuelva los datos.

El formato PDF es uno de los formatos de documentos más populares para leer e imprimir. Además, se puede utilizar como fuente de información sin editar. Por tanto, la cuestión de convertir archivos de otros formatos a PDF es relevante. Averigüemos cómo convertir el conocido formato de hoja de cálculo de Excel a PDF.

Si antes, para convertir Excel a PDF, era necesario retocar utilizando programas, servicios y complementos de terceros, desde la versión 2010, el proceso de conversión se puede realizar directamente en Microsoft Excel.

En primer lugar seleccionamos la zona de celdas de la hoja que vamos a convertir. Luego, vaya a la pestaña "Archivo".

Se abre la ventana para guardar archivos. Debe indicar la carpeta de su disco duro o dispositivo de almacenamiento extraíble donde se guardará el archivo. Si lo desea, puede cambiar el nombre del archivo. Luego, abra el parámetro "Tipo de archivo" y seleccione PDF de la enorme lista de formatos.

Después de esto, se abren opciones de optimización adicionales. Al configurar el interruptor en la posición deseada, puede seleccionar una de dos opciones: "Tamaño estándar" o "Mínimo". Además, al marcar la casilla junto a "Abrir archivo después de publicarlo", se asegurará de que inmediatamente después del proceso de conversión, el archivo se inicie automáticamente.

Para establecer otras configuraciones, debe hacer clic en el botón "Opciones".

Después de esto, se abre la ventana de parámetros. En él puede establecer específicamente qué parte del archivo va a convertir, conectar propiedades y etiquetas del documento. Pero, en la mayoría de los casos, no es necesario cambiar esta configuración.

Cuando se hayan completado todas las configuraciones de guardado, haga clic en el botón "Guardar".

El archivo se convierte a formato PDF. En lenguaje profesional, el proceso de conversión a este formato se llama publicación.

Una vez completada la conversión, puedes hacer lo mismo con el archivo terminado que con cualquier otro documento PDF. Si en la configuración de guardado especificó la necesidad de abrir el archivo después de la publicación, se iniciará automáticamente en el visor de PDF, que está instalado de forma predeterminada.

Usando complementos

Pero, desafortunadamente, las versiones de Microsoft Excel anteriores a 2010 no tienen una herramienta de conversión de Excel a PDF incorporada. ¿Qué deben hacer los usuarios que tienen versiones anteriores del programa?

Para hacer esto, puede instalar un complemento de conversión especial en Excel, que actúa como complementos en los navegadores. Muchos programas PDF ofrecen la instalación de sus propios complementos en las aplicaciones de Microsoft Office. Uno de esos programas es Foxit PDF.

Después de instalar este programa, aparece una pestaña llamada "Foxit PDF" en el menú de Microsoft Excel. Para convertir un archivo, debe abrir el documento e ir a esta pestaña.

Se abre una ventana en la que, utilizando el interruptor, debe seleccionar uno de los tres modos de conversión:

1. Libro de trabajo completo (convirtiendo el libro completo);
2. Selección (conversión del rango de celdas seleccionado);
3. Hoja(s) (convierte hojas seleccionadas).

Después de seleccionar el modo de conversión, haga clic en el botón "Convertir a PDF".

Se abre una ventana en la que debe seleccionar el directorio de su disco duro o medio extraíble donde se ubicará el archivo PDF terminado. Después de esto, haga clic en el botón "Guardar".

El documento de Excel se convierte a formato PDF.

Programas de terceros

Ahora averigüemos si hay alguna manera de convertir un archivo de Excel a PDF si Microsoft Office no está instalado en su computadora. En este caso, las aplicaciones de terceros pueden acudir al rescate. La mayoría de ellos funcionan según el principio de una impresora virtual, es decir, envían un archivo de Excel para imprimir no a una impresora física, sino a un documento PDF.

Uno de los programas más convenientes y simples para el proceso de conversión de archivos en esta dirección es la aplicación FoxPDF Excel to PDF Converter. A pesar de que la interfaz de este programa está en inglés, todas las acciones que contiene son muy sencillas e intuitivas. Las instrucciones a continuación ayudarán a que trabajar en la aplicación sea aún más fácil.

Después de instalar FoxPDF Excel to PDF Converter, ejecute este programa. Haga clic en el botón más a la izquierda en la barra de herramientas "Agregar archivos de Excel".

Luego de esto, se abre una ventana donde deberás buscar los archivos de Excel que deseas convertir en tu disco duro o dispositivo de almacenamiento extraíble. A diferencia de los métodos de conversión anteriores, esta opción es buena porque le permite agregar varios archivos al mismo tiempo y así realizar la conversión por lotes. Entonces, seleccione los archivos y haga clic en el botón "Abrir".

Como puede ver, después de esto, los nombres de estos archivos aparecen en la ventana principal del programa FoxPDF Excel to PDF Converter. Tenga en cuenta que hay casillas de verificación junto a los nombres de los archivos preparados para la conversión. Si la casilla de verificación no está marcada, luego de iniciar el procedimiento de conversión, el archivo con la casilla de verificación desmarcada no se convertirá.

De forma predeterminada, los archivos convertidos se guardan en una carpeta especial. Si desea guardarlos en otra ubicación, haga clic en el botón a la derecha del campo con la dirección de guardado y seleccione el directorio deseado.

Cuando se completen todas las configuraciones, puede iniciar el proceso de conversión. Para hacer esto, haga clic en el botón grande con el logo de PDF en la esquina inferior derecha de la ventana del programa.

Después de esto, se realizará la conversión y podrá utilizar los archivos terminados a su discreción.

Conversión mediante servicios en línea

Si no convierte archivos de Excel a PDF con mucha frecuencia y para este procedimiento no desea instalar software adicional en su computadora, puede utilizar los servicios de servicios en línea especializados. Veamos cómo convertir Excel a PDF usando el popular servicio SmallPDF como ejemplo.

Después de ir a la página principal de este sitio, haga clic en el elemento del menú "Excel a PDF".

Una vez que estemos en la sección deseada, simplemente arrastramos el archivo de Excel desde la ventana abierta del Explorador de Windows a la ventana del navegador, al campo correspondiente.

Puedes agregar el archivo de otra manera. Haga clic en el botón "Seleccionar archivo" en el servicio y, en la ventana que se abre, seleccione el archivo o grupo de archivos que desea convertir.

Después de esto, comienza el proceso de conversión. En la mayoría de los casos, no lleva mucho tiempo.

Una vez completada la conversión, todo lo que tiene que hacer es descargar el archivo PDF terminado a su computadora haciendo clic en el botón "Descargar archivo".

En la gran mayoría de servicios online, la conversión se realiza utilizando exactamente el mismo algoritmo:

Como puede ver, hay cuatro opciones para convertir un archivo de Excel a PDF. Cada uno de ellos tiene sus propias ventajas y desventajas. Por ejemplo, utilizando utilidades especializadas, puede convertir archivos por lotes, pero para ello necesita instalar software adicional y, para la conversión en línea, necesita una conexión a Internet. Por tanto, cada usuario decide por sí mismo qué método utilizar, teniendo en cuenta sus capacidades y necesidades.