Cómo hacer filas alfabéticamente en Excel. Lista desplegable relacionada en Excel alfabéticamente
¡Buenas tardes, queridos lectores! Hoy compartiré Cómo ordenar alfabéticamente en Excel. Vale la pena comenzar con este tipo y luego se describirán otras opciones. ¡Adelante!
Para demostrar este método, llevará un cartel con los nombres ficticios de determinadas personas. En primer lugar, conviene designar la columna en la que se realizará la clasificación.
- Luego, en la pestaña llamada “Inicio”, en la sección “Edición”, haga clic en el botón “Ordenar y filtrar”. Y en la lista emergente, seleccione el elemento llamado "Clasificar de la A a la Z".
- Vale la pena señalar que aparece una ventana en la que debe seleccionar: en toda la tabla o dentro de los límites de selección.
- Si necesita hacer esto solo en una de las columnas, debe marcar la casilla "Ordenar dentro de la selección".
¿Fácilmente? ¡Increíble!
Dependiendo del ascenso y descenso
Este método de clasificación se realiza de la misma forma que alfabéticamente. La única diferencia estará en los nombres de las funciones: “Ascendente” y también “Descendente”.
Para múltiples campos de archivos
Si es necesario ordenar simultáneamente en varias columnas y según varios parámetros, una opción llamada "Clasificación personalizada" le resultará útil. Considerémoslo.
Haga clic en la pestaña "Inicio", luego en "Clasificación y filtro", luego en "Clasificación personalizada".
El encabezado de la ventana contiene los siguientes botones:
- Agregar un nivel;
- Eliminar un nivel;
- Copiar un nivel;
- Teclas arriba y abajo.
Hablando exactamente de cómo se llevará a cabo dicha clasificación, vale la pena señalar que Excel revisará la lista desde arriba. El primer nivel es la máxima prioridad. Por ejemplo, seleccionamos "ordenar personas según el nombre de la A a la Z - listo".
Luego, la siguiente condición es ordenar la lista según la edad (creciente). ¿Lo que sucede? Los nombres permanecerán ordenados alfabéticamente, pero las personas homónimas se organizarán en un orden determinado, desde el más joven hasta el más viejo.
Entonces, en primer lugar, las líneas se ordenaron según los nombres. Después de esto, debes prestar atención al nombre Daria. Hay 4 de ellos, pero están ubicados en la misma secuencia que estaban inicialmente en la tabla.
Luego se añadió una condición adicional: ordenar a las personas de menor a mayor. Como resultado, nuestra tabla está ordenada no solo por nombres, sino también por edad y ahora sabes cómo ordenar alfabéticamente en Excel.
Cómo hacer una lista desplegable enExcel alfabéticamente
¿Seleccionar un apellido por letra del alfabeto? Cuando hay muchos apellidos en la lista desplegable, es conveniente hacer un alfabeto en la lista desplegable, y luego, seleccionando la letra deseada, seleccionar el apellido. Para hacer esto necesitas hacer Listas desplegables relacionadas con Excel.
Por ejemplo, en la primera hoja tenemos la tabla principal en la que insertaremos una lista desplegable con los apellidos.
En la segunda hoja del libro de Excel haremos una lista de nombres. Ordenemos esta lista alfabéticamente. La lista es así.
Cómo hacer una lista sin repeticiones para una lista desplegable de una lista grande con apellidos repetidos, consulte el artículo "Crear una lista en Excel sin repeticiones".
Ahora démosle un nombre a esta lista. Cómo asignar un nombre a un rango, lea el artículo “Rango en Excel”. Llamamos al rango "Apellidos".
Para que los límites del rango cambien automáticamente al sumar o restar apellidos, debe hacerlo dinámico. Consulta el artículo “Para que el tamaño de una tabla de Excel cambie automáticamente”.
Ahora necesitamos crear una lista de letras que comiencen con los apellidos de nuestra lista.
Cómo escribir el alfabeto en Excel usando una fórmula.
Primero, en la columna C escribimos el alfabeto habitual. Esto se puede hacer rápidamente con una fórmula. En la celda C escribimos la fórmula.
=CAR(192+FILA(Z1)-1)
192 es el código de la letra A. Copiamos la fórmula en la columna hasta la letra Z. El alfabeto está listo.
Ahora en la columna adyacente debe escribir solo aquellas letras con las que comienzan los apellidos de nuestra lista. Esto nos ayudaráfórmula matricial de excel. En la celda D2 escribimos esta larga fórmula.
=SIERROR(ÍNDICE($C$2:$C$33,PEQUEÑO(SI(CONTAR.SI
(Apellidos;$C$2:$C$33&"*")>0;ROW($C$2:$C$33);"");
FILA(Z1))-FILA($C$1));"")
Esta es una fórmula matricial, p.e. presione no solo “Enter”, sino también la combinación de teclas “Shift” + “Ctrl” + “Enter”. La fórmula estará entre llaves. Arrastramos la fórmula hacia abajo en la columna. Así lo hicimos.
Ahora en la celda D1 estableceremos una lista desplegable para las letras de la columna D. En el cuadro de diálogo “Crear un nombre”, en la línea “Rango” escribimos la siguiente fórmula.
=DESCUENTO(Hoja2!$D$2;;;CONTAR.SI(Hoja2!$D$2:$D$33;"*?"))
Ahora seleccione el rango de celdas con apellidos en la columna A y cree un rango con nombre. Escribamos el nombre del rango como “Apellido”. En el cuadro de diálogo "Crear un nombre", en la línea "Rango", escriba la siguiente fórmula.
= OFFSET(Hoja2!$A$1,COINCIDIR(Alfabeto&"*";Apellidos,0);,CONTAR.SI(Apellidos,Alfabeto&"*"))
Resultó así.
Inserte una lista desplegable en la celda E1 usando la función "Validación de datos". Cómo hacer una lista desplegable en Excel, consulte el artículo "Lista desplegable en Excel".El cuadro de diálogo se completó así.
o 
Estas listas desplegables con letras y apellidos se pueden instalar en otra hoja del libro. Por ejemplo, en un formulario, etc.
EN Excel puede crear una lista desplegable muy rápidamente sin una lista adicional con datos. Para obtener información sobre este método, consulte el artículo “Cómo hacer una lista desplegable en Excel sin lista».
En este artículo, le mostraré cómo ordenar datos en Excel por varias columnas, por encabezados de columna en orden alfabético y por valores en cualquier fila. También aprenderá a ordenar datos de formas no estándar cuando no sea aplicable ordenar alfabéticamente o por valor numérico.
Creo que todo el mundo sabe cómo ordenar por columnas alfabéticamente o de forma ascendente/descendente. Esto se hace con un clic de un botón. ARIZONA(A-Z) y IOWA(Z-A) en la sección Edición Pestaña (Edición) Hogar(Inicio) o en la sección Ordenar y filtrar Pestaña (Ordenar y filtrar) Datos(Datos):
Sin embargo, ordenar en Excel tiene muchos más parámetros y modos de operación personalizables, que no son tan obvios, pero que pueden resultar muy convenientes:
Ordenar por varias columnas
Le mostraré cómo ordenar datos en dos o más columnas en Excel. El funcionamiento de la herramienta se muestra usando Excel 2010 como ejemplo; esta es la versión instalada en mi computadora. Si está trabajando en otra versión de la aplicación, no debería surgir ninguna dificultad, ya que ordenar en Excel 2007 y Excel 2013 funciona casi igual. La única diferencia se puede ver en los colores de los cuadros de diálogo y la forma de los botones. Así que comencemos...
Ordenar datos por varias columnas en Excel no fue nada difícil, ¿verdad? Sin embargo, en el cuadro de diálogo Clasificación(Ordenar) contiene muchas más posibilidades. Más adelante en este artículo, le mostraré cómo ordenar por fila en lugar de columna, y cómo organizar los datos en una hoja de cálculo alfabéticamente por encabezados de columna. También aprenderá a ordenar datos de manera creativa cuando ordenarlos alfabéticamente o por valor numérico no sea práctico.
Ordenar datos en Excel por encabezados de filas y columnas
Creo que el 90% de las veces, la clasificación de datos en Excel se realiza por valor en una o más columnas. Sin embargo, a veces hay conjuntos de datos no tan simples que deben ordenarse por fila (horizontalmente), es decir, reordenar las columnas de izquierda a derecha según los encabezados de las columnas o los valores de una fila en particular.
Aquí hay una lista de cámaras proporcionada por su representante local o descargada de Internet. La lista contiene una variedad de características, especificaciones y precios y se parece a esto:
Necesitamos ordenar esta lista de cámaras según los parámetros que sean más importantes para nosotros. Por ejemplo, primero que nada, ordenemos por nombre de modelo:
Como resultado de la clasificación deberías obtener algo como esto:
En el ejemplo que vimos, ordenar por encabezados de columna no tiene ningún valor práctico serio y se hizo sólo para demostrarle cómo funciona. Del mismo modo podremos ordenar nuestra lista de cámaras por una línea que indique dimensiones, resolución, tipo de sensor o cualquier otro parámetro que consideremos más importante. Hagamos otra clasificación, esta vez por precio.
Nuestra tarea es repetir los pasos 1 a 3 descritos anteriormente y luego, en el paso 4, en lugar de la línea. 1 seleccione una línea 4 , que indica los precios minoristas. Como resultado de la clasificación, la tabla se verá así:
Tenga en cuenta que no solo se ordenan los datos de la fila seleccionada. Se intercambian columnas enteras, pero los datos no se mezclan. En otras palabras, la captura de pantalla anterior es una lista de cámaras clasificadas desde la más barata hasta la más cara.
Espero que ahora quede claro cómo funciona la ordenación por fila en Excel. ¿Pero qué pasa si nuestros datos no deberían estar organizados alfabéticamente o de forma ascendente/descendente?
Ordenar en orden aleatorio (por lista personalizada)
Si necesita organizar sus datos en un orden específico (no alfabéticamente), puede usar las listas personalizadas integradas de Excel o crear las suyas propias. Utilizando listas personalizadas integradas, puede ordenar, por ejemplo, por días de la semana o meses del año. Microsoft Excel ofrece dos tipos de listas preparadas: con nombres abreviados y completos.
Digamos que tenemos una lista de tareas semanales y queremos organizarlas por día de la semana o importancia.
¡Listo! Ahora las tareas del hogar se organizan por día de la semana:
Comentario: Si planea realizar cambios en estos datos, tenga en cuenta que los datos nuevos agregados o los datos existentes modificados no se ordenarán automáticamente. Para repetir la clasificación, haga clic en el botón Repetir(Volver a aplicar) en la sección Ordenar y filtrar Pestaña (Ordenar y filtrar) Datos(Datos).
Como puede ver, ordenar datos en Excel usando una lista personalizada no es una tarea nada difícil. Otro truco que debemos aprender es ordenar datos usando nuestra propia lista personalizada.
Ordene los datos según su propia lista personalizada
Nuestra tabla tiene una columna. Prioridad– indica las prioridades de las tareas. Para usarlo para organizar tus tareas semanales de más importantes a menos importantes, sigue estos pasos.
Repita los pasos 1 y 2 del ejemplo anterior. Cuando se abre el cuadro de diálogo Liza(Listas personalizadas), en la columna del mismo nombre a la izquierda, haga clic en NUEVA LISTA(NUEVA LISTA) y complete el campo con los valores requeridos Elementos de lista(Lista de entradas). Ingrese con cuidado los elementos de su lista exactamente en el orden en que deben ubicarse como resultado de la clasificación.
Hacer clic Agregar(Agregar), y la lista que creó se agregará a las existentes. Siguiente clic DE ACUERDO.
Así luce nuestra lista de tareas del hogar, ordenadas por importancia:
Ordenar datos en Excel es ordenar los datos tabulares en el orden deseado, por ejemplo, ascendente (de menor a mayor) o descendente (de mayor a menor). Se ordenan los valores numéricos y de texto, los valores de fecha y hora y los formatos. La clasificación de datos es posible tanto por columnas como por filas. Las filas y columnas ocultas deben mostrarse antes de ordenar.
Tipos de datos a ordenar y orden de clasificación
Ordenar valores numéricos en Excel
La clasificación ascendente de valores numéricos es una disposición de valores en la que los valores se organizan de menor a mayor (de mínimo a máximo).
En consecuencia, ordenar valores numéricos en orden descendente es ordenar los valores de mayor a menor (de máximo a mínimo).
Ordenar valores de texto en Excel
"Clasificación de la A a la Z": clasificación de datos en orden ascendente;
"Ordenar de Z a A": clasificación de datos en orden descendente.
Para ordenar los valores de texto alfabéticamente, estos valores se comparan entre sí. Como sabe, al guardar texto, una computadora utiliza un esquema en el que cada carácter tiene su propio número único, llamado código de carácter. Son estos códigos los que se comparan para determinar qué valor de texto es mayor y cuál es menor.
Los valores de texto pueden contener caracteres alfabéticos, numéricos y especiales. En este caso, los números se pueden guardar tanto en formato numérico como de texto. Los números almacenados en formato numérico son más pequeños que los números almacenados en formato de texto. Para ordenar correctamente los valores de texto, todos los datos deben guardarse en formato de texto. Además, cuando se insertan datos de texto de otras aplicaciones en celdas, los datos pueden contener espacios al principio. Antes de comenzar a ordenar, debe eliminar los espacios iniciales (u otros caracteres no imprimibles) de los datos que se están ordenando; de lo contrario, la clasificación no se realizará correctamente.
Puede ordenar datos de texto distinguiendo entre mayúsculas y minúsculas. Para hacer esto, debe marcar la casilla "Considerar caso" en las opciones de clasificación.
Normalmente, las letras mayúsculas tienen números más bajos que las letras minúsculas.
Ordenar valores de fecha y hora
"Ordenar de antiguo a nuevo" consiste en ordenar los valores de fecha y hora desde el valor más antiguo hasta el más reciente.
"Ordenar del más nuevo al más antiguo" consiste en ordenar los valores de fecha y hora desde el valor más reciente hasta el más antiguo.
Formatos de clasificación
Microsoft Excel 2007 y versiones posteriores permiten ordenar por formato. Este método de clasificación se utiliza cuando se formatea un rango de celdas utilizando un color de relleno de celda, un color de fuente o un conjunto de iconos. Los colores de relleno y fuente en Excel tienen sus propios códigos, y son estos códigos los que se utilizan al ordenar formatos.
Ordenar por lista personalizada
Los datos tabulares se pueden ordenar mediante listas personalizadas, como una lista de meses, una lista de días de la semana, una lista de divisiones estructurales de una empresa, una lista de números de personal de los empleados, etc. Excel tiene la capacidad de crear sus propias listas de clasificación de datos. Con este orden de clasificación, los datos a ordenar y los valores de la lista deben coincidir.
Opciones de clasificación
Ordenar por columna
En cualquier versión de Excel, la clasificación por columna está configurada de forma predeterminada, es decir, los valores de las celdas de la columna seleccionada se organizan en el orden deseado y las filas del rango se intercambian según la posición de la celda. en la columna ordenada.Para ordenar una tabla por columna, simplemente coloque el marcador de selección en cualquier celda de la tabla y haga clic en uno de los iconos que simbolizan la clasificación de mínimo a máximo, o de máximo a mínimo. La tabla se ordenará según la columna en la que se encuentre el marcador de selección.
Ordenar por cadena
En la configuración del programa, puede cambiar la clasificación por columna a la clasificación por fila. Si se establece la ordenación por fila, los valores de las celdas de la fila seleccionada se organizan en el orden especificado y las columnas se intercambian según las posiciones de las celdas en la fila ordenada.
Clasificación multinivel
Entonces, si ordena por una columna, las filas se intercambian, si los datos se ordenan por una fila, entonces las columnas se intercambian.
Excel le permite ordenar datos no solo por una columna o una fila, sino también creando un número diferente de niveles de clasificación. En Excel 2007, por ejemplo, hay 64 niveles de clasificación que se pueden agregar, eliminar, copiar e intercambiar.
Entre otras cosas, puede tener en cuenta mayúsculas y minúsculas o ignorarlas al ordenar.
Complemento para ordenar datos en Excel
Microsoft Excel proporciona a los usuarios un conjunto bastante grande de herramientas estándar para ordenar valores de varios tipos, pero hay tareas que son inconvenientes o requieren mucho tiempo para resolverse con herramientas estándar, por ejemplo, ordenar cada fila/cada columna en tal una forma en que la clasificación se realiza solo dentro de la fila/columna y no afecta las celdas vecinas.
Cuando se trabaja con datos en Excel, muy a menudo es necesario ordenar una lista de algunos elementos alfabéticamente o de menor a mayor valor. Naturalmente, no es necesario realizar este trabajo de rutina manualmente, porque Excel tiene herramientas para resolver problemas tan comunes.
En este material hablaremos sobre cómo hacer una lista alfabéticamente en el procesador de hojas de cálculo Excel. El material será útil para los usuarios de todas las versiones modernas de este programa, incluidos Excel 2007, 2010, 2013 y 2016.
Método No. 1. Botones en la pestaña "Inicio".
Si necesita ordenar la lista alfabéticamente, la opción más sencilla es utilizar el botón "Ordenar y filtrar", que se encuentra en el bloque "Edición" de la pestaña "Inicio". Para hacer esto, debe seleccionar los datos que desea ordenar, luego hacer clic en el botón "Ordenar y filtrar" y seleccionar uno de los métodos de clasificación. "Ordenar de A a Z" ordenará su lista alfabéticamente, mientras que "Ordenar de Z a A" ordenará su lista en orden inverso. Si no hay datos de texto en la columna, sino solo números, entonces "Ordenar de la A a la Z" ordenará su lista del número más pequeño al más grande, y "Ordenar de la Z a la A" hará lo contrario.
También puede utilizar el mismo botón para habilitar una función llamada "Filtro". En este caso, aparecerá una flecha hacia abajo junto a la celda superior, que puede usar para agregar un filtro y ocultar datos innecesarios. Este filtrado simplifica enormemente el trabajo con varias listas.
Por ejemplo, si tiene una lista de apellidos, puede filtrarla para ocultar aquellos apellidos que no tienen iniciales especificadas. Para hacer esto, primero debe hacer clic en la flecha hacia abajo, que se encuentra al lado de la primera celda.
Luego use el filtro de texto "Contiene".
En la ventana que se abre, ingrese un punto y haga clic en el botón "Aceptar".
Como resultado, los apellidos sin iniciales (o más bien, las celdas que no contienen un carácter de punto) se filtrarán y ocultarán de la lista.
Para volver a mostrar todos los elementos de la lista, debe hacer clic nuevamente en la flecha al lado de la celda superior y seleccionar "Eliminar filtro".
Método número 2. Botones en la pestaña "Datos".
Botones similares también están disponibles en la pestaña "Datos". Hay botones responsables de ordenar las listas "de la A a la Z", "de la Z a la A", así como un botón para configurar "Filtros".
Estos botones funcionan exactamente igual que los de la pestaña "Datos". Seleccione la lista y haga clic en el botón.
