Domov › Nastavení › Vytváření sestav v aplikaci Microsoft Access. Vytváření reportů v MS Access. Kompletní lekce – Znalostní hypermarket

Vytváření sestav v aplikaci Microsoft Access. Vytváření reportů v MS Access. Kompletní lekce – Znalostní hypermarket

Zpráva(report) je databázový objekt, který se používá k zobrazení strukturovaných informací na obrazovce, tisku nebo souboru. Sestavy umožňují extrahovat potřebné informace z tabulek nebo databázových dotazů a prezentovat je ve formě, která je snadno srozumitelná. Sestava obsahuje záhlaví, datovou oblast, záhlaví, zápatí, poznámku a je stránkovaná.

U společnosti Microsoft Přístup 2007 vytvořit zprávy Můžete použít různé prostředky (obr. 9.1):

Průvodce sestavou

Návrhář sestav

Report Tool

Prázdná zpráva

Je vhodné provádět sestavy pomocí Průvodce nebo jinými určenými nástroji a upravovat je, tzn. Potřebné změny můžete provést v režimu rozvržení nebo návrhu. Microsoft Access 2007 poskytuje dva režimy pro provádění změn a přidávání do sestav: režim rozložení a režim návrhu.

Režim rozvržení- toto je vizuálnější režim pro úpravy a formátování (změny) sestav než režim návrhu. V případech, kdy není možné provádět změny v sestavě v režimu rozvržení, je vhodné použít režim Návrh.

Průvodce sestavou. Chcete-li vytvořit sestavu pomocí Průvodce sestavou, musíte provést následující kroky:

V okně databáze Access klikněte na záložku Stvoření a poté klikněte na tlačítko Průvodce sestavou ve skupině Zprávy.

Zobrazí se dialogové okno Vytvořit sestavy.

V poli Tabulky a sestavy klikněte na šipku a jako zdroj dat vyberte tabulku Studenti.

Klikněte na tlačítko OK (obr. 9.2).

Rýže. 9.2.

Všechna „Dostupná pole“ převedeme do „Vybraná pole“ jejich výběrem a kliknutím na tlačítko >>.

V dalším kroku (Přidat úrovně seskupení?) klikněte na Další.

V kroku "Vybrat pořadí řazení záznamů". Chcete-li seřadit ve vzestupném pořadí, vyberte z rozevíracího seznamu "Příjmení".

V kroku "Vyberte typ rozvržení pro sestavu".

Dalším krokem je „Nastavit název sestavy“. Zadejte jméno - Studenti magisterských_reportů. Další kroky: Zobrazit zprávu; Změňte rozvržení sestavy. Vyberte Zobrazit a klikněte na tlačítko Dokončit. Sestava se otevře v režimu Náhled, který vám umožní vidět, jak bude sestava vypadat po vytištění.

Rýže. 9.3.

Přepněte do režimu návrhu a upravte a naformátujte sestavu.

Chcete-li přepnout z režimu náhledu do režimu návrhu, musíte kliknout pravým tlačítkem myši na název sestavy v navigační oblasti a vybrat režim návrhu z místní nabídky. Zpráva se zobrazí na obrazovce v režimu návrhu.

1. V MS Access 2007 je sestava rozdělena do sekcí. Sekce sestavy lze zobrazit pouze v zobrazení Návrh. Účel každé sekce: Název zprávy

2. . Vytištěno jednou na začátku zprávy. Záhlaví obsahuje informace, které se obvykle nacházejí na obálce: název zprávy a datum. Název sestavy je vytištěn před záhlavím. Záhlaví

3. . Vytištěno v horní části každé stránky. Záhlaví se používá, když chcete, aby se název sestavy opakoval na každé stránce. Záhlaví skupiny

4. . Umístěno před každou novou skupinu záznamů. Slouží k tisku názvu skupiny. Pokud je například sestava seskupena podle budov, můžete jejich adresu zadat v záhlavích skupin. Datová oblast

5. . Tato část se vytiskne pro každý řádek dat ze zdroje záznamů. Jsou zde umístěny ovládací prvky, které tvoří hlavní obsah zprávy. Skupinová poznámka

6. . Vytištěno na konci každé skupiny záznamů. Skupinovou poznámku lze použít k tisku souhrnných informací pro skupinu. Zápatí

7. . Vytištěno ve spodní části každé stránky. Používá se pro číslování stránek a pro tisk informací po jednotlivých stránkách. Zpráva Poznámka

. Vytištěno jednou na konci zprávy. Poznámku sestavy můžete použít k vytištění součtů a dalších souhrnných informací pro celou sestavu.

Rýže. 9.4.

Editace:

1) odstraňte pole Kód studenta v oblasti záhlaví a dat;

2) odstraňte pole GroupCode v oblasti záhlaví a dat;

3) Namísto pole Kód skupiny přesuňte pole „Jméno“ ze seznamu „Skupiny studentů“;

4) Přesuňte všechna pole v oblasti záhlaví a dat doleva.

6) Přesuňte titulek. V zápatí vyberte pole =Now() a přetáhněte jej do Záhlaví pod názvem Studenti. Datum se zobrazí pod nadpisem.

Formátování:

1) Vyberte nadpis Studenti NTU „KhPI“

2) Změňte řez písma, styl a barvu písma a také barvu výplně pozadí. Zpráva v režimu návrhu bude mít podobu znázorněnou na obrázku 9.5.

Rýže. 9.5.

3) Přejděte do režimu náhledu. Chcete-li přepnout do režimu náhledu, musíte kliknout pravým tlačítkem myši na název sestavy v navigační oblasti a v kontextové nabídce vybrat režim „Náhled“ (obrázek 9.6).

Rýže. 9.6.

Report Tool. Pro rychlé vytvoření reportu, tzn. vytvořit jedním kliknutím pomocí nástroje Report. V tomto případě je sestava generována na základě existující tabulky nebo dotazu. Vytvořená sestava zobrazí všechny záznamy tabulky nebo dotazu, na základě kterých je sestava vytvořena. Vytvořenou sestavu však lze upravit v režimu rozvržení nebo návrhu.

Chcete-li vytvořit přehled, musíte provést následující: V navigační oblasti je třeba vybrat tabulku (například Studenti), na základě které chcete vytvořit sestavu. Poté přejděte na kartu Vytvořit a klikněte na ikonu Zpráva. Na obrazovce se zobrazí jednoduchá zpráva vycházející z aktuální tabulky Studenti.

Nástroj prázdné zprávy. Nástroj Prázdná zpráva umožňuje vytvářet zprávy od začátku v režimu rozvržení. Chcete-li to provést, klikněte na tlačítko Prázdná sestava ve skupině Sestavy na kartě Vytvořit. V editačním okně Accessu 2007 se Report1 objeví s prázdnou datovou oblastí a na pravé straně okna se zobrazí oblast "Seznam polí" existujících tabulek. Kliknutím na znaménko „+“ u tabulky (například Studenti) se otevře seznam povinných polí.

Kliknutím a podržením levého tlačítka myši přetáhněte požadovaná pole z tohoto seznamu do sestavy. Pomocí nástrojů ze skupiny "Ovládací prvky" na kartě Formát můžete sestavu upravit přidáním názvu, čísel stránek, data a času. V případě potřeby jej lze upravit v režimu návrhu. Uložte zprávu.

Vytvořte prvky formuláře nebo sestavy

Ve formulářích i sestavách můžete kromě hlavních informací zobrazit další informace. Okno formuláře může obsahovat následující prvky: štítky, pole, seznamy, seznamy, přepínače, přepínače, zaškrtávací políčka a tlačítka. Formulář (zprávu) lze navíc doplnit ilustracemi (výkresem nebo diagramem), textem a řádky různého typu. Pro tvorbu formulářů (sestav) lze využít i možnost měnit styl, styl a zarovnání dat, která se v polích zobrazují, a také barvu znaků, pozadí a ohraničení.

Prvky okna se vytvářejí v režimu Návrh (obr. 9.7).

Každá ikona v tomto panelu je navržena tak, aby vytvořila prvek určitého typu. Účel každé ikony je jasně určen jejich názvem.

Existují tři hlavní typy ovládacích prvků: připojený, volný, vypočítaný .

Připojené ovládací prvky – prvky spojené s polem tabulky. Když zadáte hodnotu do připojeného ovládacího prvku, pole tabulky v aktuálním záznamu se automaticky aktualizuje. Většinu ovládacích prvků, včetně objektů OLE, lze připojit k poli. Připojené ovládací prvky nejčastěji obsahují data textového typu, ale také data, čísla, logická data (Ano/Ne), obrázky a pole MEMO.

uložit zadanou hodnotu bez aktualizace polí tabulky. Lze je použít k zobrazení: textu; hodnoty, které by měly být předány makrům; čáry a obdélníky. Navíc je lze použít k ukládání OLE objektů (například obrázků), které se nenacházejí v tabulce, ale ve formuláři samotném.

Ovládání zdarma také nazývané proměnné nebo paměťové proměnné.

Vypočítané kontroly vytvořené z výrazů, jako jsou funkce nebo vzorce. Protože nejsou připojeny k polím tabulky, neaktualizují obsah polí tabulky. Tento ovládací prvek umožňuje provádět potřebné výpočty pomocí dat polí tabulky s následným zobrazením ve formuláři.

Výběr objektů umožňuje změnit ukazatel kurzoru na nástroj pro výběr objektů.

Průvodce ovládáním umožňuje povolit nebo zakázat Průvodce ovládáním.

Titulek je navržen tak, aby zobrazoval text, který se nemění, jako jsou nadpisy, titulky nebo vysvětlení. Nápis odkazuje na volné kontroly, do kterých nelze zadávat údaje.

Pole umožňuje vytvořit oblast pro zobrazení, zadávání nebo změnu dat. V poli můžete použít jakýkoli typ dat: text, čísla, datum/čas, logické hodnoty a MEMO. Pole mohou být připojená nebo volná. Mohou používat pole z tabulek nebo dotazů, stejně jako vypočítané výrazy, takže tyto ovládací prvky se nazývají vázaná pole. Když vytvoříte propojené pole, současně se s ním vytvoří další ovládací prvek - připojený štítek.

Skupina možností vám umožňuje vytvořit oblast vlastní velikosti pro umístění sady zaškrtávacích políček, přepínacích tlačítek nebo přepínacích tlačítek, které představují sadu alternativních hodnot.

Přepínač umožňuje vytvořit tlačítko spojené s booleovským polem. Prvek může být ve dvou stavech: TRUE – tlačítko je stisknuto, FALSE – tlačítko je uvolněno.

Přepínací tlačítko je navrženo tak, aby vytvořilo tlačítko (nazývané přepínací tlačítko). Jeho funkce jsou podobné jako u přepínače. Prvek je ve dvou stavech: TRUE - kruh s tečkou, FALSE - prázdný kruh. K tlačítku můžete přiřadit příkazy, například ty, které provádějí filtrování.

Checkbox je navržen tak, aby vytvořil zaškrtávací políčko spojené s booleovským polem. Funguje podobně jako přepínače, ale na rozdíl od nich umožňuje vícenásobný výběr. Prvek může být ve dvou stavech: TRUE - čtverec s odškrtnutím, FALSE - prázdný čtverec.

Pole se seznamem umožňuje vytvořit složený ovládací prvek, který kombinuje pole a rozevírací seznam hodnot. Chcete-li zadat hodnotu, můžete zadat hodnotu do pole nebo vybrat hodnotu ze seznamu.

Seznam umožňuje vytvořit rolovací seznam pro výběr hodnoty. Umožňuje zobrazit seznam hodnot ve formuláři nebo sestavě. Můžete také zobrazit záhlaví sloupců v seznamech.

Tlačítko umožňuje vytvořit tlačítko, které se používá ke spuštění sady maker aplikace Access nebo procedur VBA.

Obrázek umožňuje vytvořit rámeček, ve kterém se ve formuláři nebo sestavě zobrazí trvalý obrázek. Protože obrázek není objekt OLE, po umístění obrázku do formuláře nebo sestavy jej nelze upravit z aplikace Microsoft Access.

Volný rámeček objektu umožňuje vytvořit rámeček pro zobrazení objektů OLE ve formuláři nebo sestavě, obvykle v sadě ilustrací. Rámec není přidružen k žádnému poli v databázových tabulkách.

Rámeček připojeného objektu k zobrazení ve formuláři a. hlásit objekty OLE, jako je sada ilustrací. Jedno z polí tabulky je spojeno s připojeným rámem. Při přechodu od záznamu k záznamu ve formuláři nebo sestavě se zobrazí různé objekty:

Zalomení stránky umožňuje vytvořit ovládací prvek, který tiskárně sdělí, aby začala novou stránku na tištěném formuláři nebo novou stránku v sestavě. Tento ovládací prvek se ve formulářovém zobrazení nezobrazí ve formuláři nebo dotazu.

Sada tabulátorů umožňuje vložit ovládací prvek tabulátoru k vytvoření vnořených formulářů. Ovládací prvky karty mohou obsahovat další ovládací prvky.

Vložit kartu se používá k přidání karty do sady karet.

Podformulář/přehled je pro doplnění! hlavní formulář nebo hlavní sestava podformuláře nebo dílčí sestavy. Přidaný podformulář nebo podsestava musí existovat.

Čára umožňuje vytvořit přímku, kterou můžete posouvat a měnit její velikost. Barvu a tloušťku čáry můžete změnit pomocí tlačítek na panelu nástrojů Formátovací lišta nebo v okně vlastností. Používá se k oddělení prvků formuláře nebo sestavy.

Obdélník umožňuje vytvořit obdélník, který můžete přesouvat a měnit jeho velikost. Používá se ke zvýraznění prvků formuláře.

Příloha se používá k přidružení k poli tabulky typu Příloha.

Pomocí průvodce vytvořte tlačítka, seznamy, podformuláře, pole se seznamem a skupiny přepínacích tlačítek.

Zvolte, zda chcete změnit pohled ukazatele na ukazatel výběru, který vám umožní vybrat a přesunout části ručně psaného textu a další objekty v dokumentu.

Graf zobrazuje data MS Access ve formuláři nebo sestavě jako graf.

Tlačítko pro vložení obrázku do formuláře nebo sestavy pro použití jako logo.

Tlačítko pro vložení názvu formuláře nebo sestavy do sekce Název.

Tlačítko pro vložení čísel stránek do dokumentu.

Tlačítko umístí aktuální datum nebo čas do aktuálního dokumentu.

Chcete-li vytvořit ovládací prvek: text, pole, čára, obdélník (rámeček), tlačítko atd.:

1. Klikněte na příslušnou ikonu.

2. Pomocí kurzoru myši (kříž se zmenšeným obrázkem vytvářeného prvku) označte umístění vytvářeného prvku.

Když uvolníte tlačítko myši, Access zobrazí průvodce vytvořením některých prvků (jako je pole se seznamem nebo tlačítko). Po vytvoření tlačítka se tedy objeví průvodce, který vás požádá o výběr typu akce, která bude s tímto tlačítkem spojena (přechody mezi záznamy, práce s formulářem nebo jiné typy, například práce s požadavky v sekci „Různé“ položka).

U společnosti Microsoft Přístup 2007 vytvořit zprávy Lze použít různé prostředky (obr. 1):

Průvodce sestavou
Návrhář sestav
Report Tool
Prázdná zpráva

Režim rozvržení je vizuálnější režim pro úpravy a formátování (změny) sestav než režim Návrh. V případech, kdy není možné provádět změny v sestavě v režimu rozvržení, je vhodné použít režim Návrh.

Průvodce sestavou. Chcete-li vytvořit sestavu pomocí Průvodce sestavou, musíte provést následující kroky:

V okně databáze Access klikněte na kartu Vytvořit a poté klikněte na tlačítko Průvodce sestavou ve skupině Sestavy. Zobrazí se dialogové okno Vytvořit sestavy.
V poli Tabulky a sestavy klikněte na šipku a jako zdroj dat vyberte tabulku Studenti.
Klikněte na tlačítko OK (obr. 1).

Rýže. 2.

Všechna „Dostupná pole“ převedeme do „Vybraná pole“ jejich výběrem a kliknutím na tlačítko >>.
V dalším kroku (Přidat úrovně seskupení?) klikněte na Další.
V kroku "Vybrat pořadí řazení záznamů". Chcete-li seřadit ve vzestupném pořadí, vyberte z rozevíracího seznamu "Příjmení".
V kroku "Vyberte typ rozvržení pro sestavu". Vyberte: Rozvržení - blok, orientace - na výšku. Klikněte na tlačítko Další.
V kroku "Vyberte požadovaný styl". Vybíráme - Graceful.
Dalším krokem je „Nastavit název sestavy“. Zadejte jméno - Studenti magisterských_reportů. Další kroky: Zobrazit zprávu; Změňte rozvržení sestavy. Vyberte Zobrazit a klikněte na tlačítko Dokončit. Sestava se otevře v režimu Náhled, který vám umožní vidět, jak bude sestava vypadat po vytištění.

Rýže. 3.

Přepněte do režimu návrhu a upravte a naformátujte sestavu. Chcete-li přepnout z režimu náhledu do režimu návrhu, musíte kliknout pravým tlačítkem myši na název sestavy v navigační oblasti a vybrat režim návrhu z místní nabídky. Zpráva se zobrazí na obrazovce v režimu návrhu.

Rýže. 4.

Rýže. 9.4.
1) odstraňte pole Kód studenta v oblasti záhlaví a dat;
2) odstraňte pole GroupCode v oblasti záhlaví a dat;
3) Namísto pole Kód skupiny přesuňte pole „Jméno“ ze seznamu „Skupiny studentů“;
4) Přesuňte všechna pole v oblasti záhlaví a dat doleva.
5) Změňte nápis v názvu stránky, zadejte NTU „KhPI“ a stiskněte Enter.
6) Přesuňte titulek. V zápatí vyberte pole =Now() a přetáhněte ho do Záhlaví pod názvem Studenti. Datum se zobrazí pod nadpisem.

Formátování:
1) Vyberte nadpis Studenti NTU „KhPI“
2) Změňte řez písma, styl a barvu písma a také barvu výplně pozadí. Zpráva v režimu návrhu bude mít podobu znázorněnou na obrázku 5.

Rýže. 5.

Rýže. 6.

SRSP 9-10: "DBMS MS Access" .

Odpovězte na otázky ve svých sešitech na SRSP:

(Odpovědi musí být kompletní s vysvětlivkami, obrázky z MS Access DBMS můžete vkládat pomocí kopírování pomocí tlačítka PrtScrn)

1. Co jsou databáze a DBMS? (Pro ústní odpověď: ukažte vytvořenou hotovou databázi v MS Access DBMS a vysvětlete, jak je v ní databáze uspořádána.)

2. Jak je organizována relační databáze? (Pro ústní odpověď: ukažte vytvořené tabulky v hotové databázi v MS Access DBMS a vysvětlete, jak jsou uspořádány).

3. Vysvětlete počáteční fázi vytváření databázového souboru v MS Access DBMS? Co je přípona souboru as jakou příponou je databázový soubor uložen v MS Access DBMS?

4. Co je hlavním objektem v relační databázi?

5. Jaká pole má databázová tabulka v MS Access DBMS?

6. Co je klíč v tabulkách MS Access DBMS? Jaké klíče existují v databázi?

7. Jak jsou organizována logická spojení v tabulkách MS Access DBMS?

8. Co je to dotaz MS Access DBMS a co se používá k jeho vytvoření?

9. Co je formulář MS Access DBMS a jak se formuláře vytvářejí v MS Access DBMS?

10. Co je to report a jak se liší od ostatních objektů MS Access DBMS? Jak se vytvářejí formuláře v MS Access DBMS?

Při bodování: pro SRSP 9 Bude zohledněna odpověď zapsaná v sešitě; pro SRSP 10 podrobná ústní odpověď na jednu z otázek, ukázka a vysvětlení příkladu v databázi, kterou jste vytvořili během laboratorní práce. (Otázka k ústnímu zodpovězení odpovídá vašemu číslu v seznamu časopisů učitele informatiky.

Odeslání vaší dobré práce do znalostní báze je snadné. Použijte níže uvedený formulář

Studenti, postgraduální studenti, mladí vědci, kteří využívají znalostní základnu ve svém studiu a práci, vám budou velmi vděční.

Zveřejněno na http://www.allbest.ru/

INSTITUT MANAGEMENTU MINSK

Ústav matematiky a informatiky

KURZOVÁ PRÁCE

V oboru "Počítačové informační technologie"

na téma" ZprávyPROTIMicrosoftPřístup"

Dokončeno studentem gr.30508zt

Sokolovská Yu.V.

Abstraktní

Práce obsahuje _____ stran, 31 kreseb, 1 přílohu.

· Jednosloupcové zprávy.

· Páska zprávy

· Vícesloupcové zprávy

· Zprávy S seskupení data

· Poštovní samolepky

· Shrnutí zprávy

Zprávy jsou rozděleny do sekcí, které se ve většině softwarových balíků pro vytváření sestav nazývají pruhy nebo sekce.

Spolu se sestavami s jednou tabulkou vám Access umožňuje vytvářet složitější sestavy, které poskytují výstup dat z několika vzájemně propojených databázových tabulek. Vícetabulkové sestavy mohou obsahovat hlavní část a zahrnutou část, tzn. podřízená zpráva.

Pro usnadnění práce uživatele má Access speciálního průvodce, který vám v případě nedostatku času umožní rychle vytvořit docela atraktivní sestavy. Průvodce sestavou poskytuje základní rozvržení sestavy, které pak můžete upravit podle svých potřeb. Průvodce sestavou zjednodušuje proces uspořádání polí tím, že položí řadu otázek o typu sestavy, kterou vytváříte, a poté automaticky vygeneruje rozvržení sestavy.

Dotaz je výkonný a pohodlný způsob, jak získat související data. Lze jej tedy použít k přípravě dat pro komplexní zprávu.

Můžete seskupit a seřadit data, vybrat typ dat, vybrat pořadí řazení, vypočítat součty, zobrazit obsah sestavy a tisknout.

Obsah

Zavedení
1.1 Koncepce zprávy
2. Zprávy v MS ACCESS
2.3 Úprava zprávy
3.2 Dílčí zpráva
3.3 Vytvoření sestavy založené na podtabulce pomocí průvodce sestavou
4. Praktický úkol
Závěr
Literatura
Aplikace

Zavedení

Sestavy jsou nejlepším prostředkem k prezentaci databázových informací v tištěném dokumentu. Nástroje pro vývoj sestav Access jsou navrženy tak, aby navrhovaly rozvržení sestav, které lze použít k zobrazení dat ve formě tištěného výstupního dokumentu. Tyto nástroje umožňují vytvořit sestavu se složitou strukturou, která poskytuje výstup vzájemně souvisejících dat z mnoha tabulek, jejich seskupování a výpočty dat. V tomto případě mohou být splněny nejvyšší požadavky na provedení dokumentu.

Ve srovnání s jinými metodami tisku dat mají sestavy dvě zásadní výhody:

· Poskytují rozsáhlé možnosti pro seskupování a výpočet mezisoučtů a celkových součtů pro velké soubory dat.

· Sestavy lze použít k vytvoření krásně navržených faktur, nákupních objednávek, poštovních štítků, prezentačních materiálů a dalších dokumentů, které můžete potřebovat k úspěšnému podnikání.

Ve zprávě lze každou skupinu dat a její výsledky prezentovat samostatně. Máme následující schopnosti:

· Chcete-li poskytnout hierarchickou prezentaci dat, můžete nastavit až 10 úrovní seskupování.

· Pro každou skupinu můžete nastavit samostatné nadpisy a poznámky.

· Můžete provádět složité výpočty nejen v rámci skupiny nebo sady řádků, ale také napříč několika skupinami současně.

· Kromě záhlaví a zápatí můžete celému přehledu nastavit název a aplikaci.

Stejně jako ve formuláři můžete do libovolné části sestavy vložit obrázky nebo diagramy. Do sestavy můžete také vložit podsestavy nebo podformuláře.

Přehledy přístupu jsou rozděleny do šesti kategorií (rozvržení):

b Jednosloupcové zprávy. Uvádějí hodnoty každého pole každého záznamu tabulky nebo dotazu v jednom dlouhém sloupci. Štítky označují název tabulky nebo pole dotazu a napravo od štítků jsou hodnoty. Tyto zprávy se používají zřídka: jejich tisk vyžaduje hodně papíru.

b Páska zprávy. Tyto sestavy poskytují sloupec s názvem pro každé pole v tabulce nebo dotazu a umísťují hodnoty každého záznamu na samostatný řádek.

b Vícesloupcové zprávy. Vytvářejí se z jednosloupcových sestav. K tomuto účelu se používá možnost rozvržení „noviny“ „had“, která je k dispozici v aplikacích DTP a textových editorech.

b Zprávy S seskupení data. Nejoblíbenější typ zpráv. Tyto zprávy umožňují vypočítat součty pro skupiny záznamů a prezentovat informace ve snadno použitelném formátu.

b Poštovní samolepky. Speciální typ vícesloupcové sestavy vytvořené pro tisk jmen a adres ve skupinách.

b Shrnutí zprávy. Tyto sestavy obsahují podsestavy. V tomto případě je každá podsestava vytvořena na základě nezávislých zdrojů dat, například tabulek nebo dotazů.

Prvních pět sestav používá jako zdroj dat tabulku nebo dotaz, podobně jako formuláře. Zprávy tohoto druhu se nazývají připojený Na zdroj data.

Před zahájením návrhu sestavy musí uživatel navrhnout její rozvržení, tzn. určit složení a obsah sekcí zprávy, umístění hodnot odvozených z polí tabulek (dotazů) databáze a vypočítaných podrobností, polí, podle kterých je nutné seskupit data. Pro každou úroveň seskupení jsou definovány nadpisy a poznámky a vypočítávají se součty. Kromě toho se vypracují hlavičky a podpisy detailů sestavy a určí se pořadí, v jakém se data ve zprávě zobrazí.

Sestavu lze vytvořit pomocí průvodce nebo v režimu návrhu sestavy. V mnoha případech je vhodné použít Průvodce sestavou. Sestavu vytvořenou průvodcem lze upravit v režimu návrhu.

Pokud je potřeba zobrazit výsledky řešení problému v sestavě, lze jako základ sestavy použít vícetabulkový dotaz. Požadavek může být zodpovědný za nejsložitější typy vzorkování dat a předběžného zpracování. Různé možnosti návrháře sestav usnadňují strukturování a formátování dat přijatých v požadavku.

1. Charakteristika databáze MS ACCESS

1.1 Koncepce zprávy

Konečným produktem většiny bezdatových aplikací je zpráva. Access kombinuje data z tabulek, dotazů a formulářů a vytváří sestavu, kterou můžete vytisknout pro pozdější použití. Jednou z hlavních výhod Accessu je rychlost a snadnost vytváření plně formátovaných sestav připravených k použití. Zřejmě lze namítnout, že žádný jiný systém neposkytuje tak flexibilní a pohodlné reportovací nástroje jako Access.

S rozšířením e-mailu se internet a intranet stává stále oblíbenějším prostředkem pro vytváření a tisk sestav. Access poskytuje následující metody distribuce bezpapírových sestav:

1. obrázky zprávy (Zpráva snímky) jsou samostatné soubory, které lze odeslat jako přílohu e-mailové zprávy pomocí aplikace Outlook, Outlook Express a jakéhokoli jiného e-mailového programu Windows.

2. Statický Web-hlášení jsou kombinací souboru XSL (Extensible Stylesheet Language) a souboru XML (Extensible Markup Language) představující přenášený dokument.

3. Dynamický Web-hlášení podobně jako statické webové zprávy XSL/XML však poskytují uživateli aktuální data, která jsou hlášena, když prohlížeč uživatele otevře webovou stránku.

Sestavy jsou nejlepším prostředkem k prezentaci databázových informací v tištěném dokumentu.

přístupová sekce konstruktoru sestav

Obecně jsou sestavy podobné formulářům, ale obvykle jsou navrženy pro výstup informací z databáze na tiskárnu. V sestavách jsou proto data formátována tak, aby bylo vhodné je umístit na samostatné stránky. Sestavy podporují širokou škálu metod formátování a umožňují seskupovat data a rozdělovat je do logických pevných bloků.

Některé přehledy jsou dlouhé jednu stránku, například potvrzení objednávky, faktura, graf nebo tabulka. Vícestránkové sestavy Access – katalogy, hlavní knihy a finanční výkazy – jsou běžnější než možnosti jednostránkových sestav. Většina vícestránkových zpráv je podobná formulářům s páskou, optimalizovanými pro tisk.

Většina metod pro vytváření formulářů aplikace Access se používá také pro sestavy.

Základní rozdíly mezi sestavami a formuláři:

· Zprávy jsou pouze pro tisk, nikoli pro zobrazení dat na obrazovce.

· Na rozdíl od formulářů nelze data, na kterých je sestava založena, upravovat ovládacími prvky přidanými z panelu nástrojů.

· Sestavy nelze prohlížet v tabulkovém zobrazení.

· Ve vícesloupcových sestavách se počet a šířka sloupců a mezery mezi nimi nastavují v dialogovém okně Vzhled stránky, nikoli však pomocí ovládacích prvků nebo nastavení vlastností v zobrazení Návrh.

Na druhou stranu mají vlastnosti sestav a formulářů Accessu mnoho společného:

· Mistři zprávy. Lze je použít k vytvoření tří hlavních typů sestav: sloupcové, seskupovací, souhrnné a poštovní štítky.

· Sekce zpráva. Patří mezi ně záhlaví, poznámka a zápatí.

· Sekce skupiny zpráva. Obecně jsou podobné sekci dat formuláře.

· Prvky řízení. Jsou přidány do sestav z Access Toolbox a poté přesunuty a změněny pomocí úchytů.

· Podřízení zprávy. Takové zprávy jsou zahrnuty do sestav stejným způsobem, jako jsou ovládací prvky podformuláře/sestavy součástí hlavních formulářů.

2. Zprávy v MS ACCESS

2.1 Automatické vytváření sestav na základě tabulky nebo dotazu

Access 2002 nabízí několik způsobů vytváření sestav. Nejjednodušší z nich je použití nástrojů pro automatické generování sestav. Sestava automaticky vytvořená na základě tabulky nebo dotazu se nazývá automatická sestava. Access umožňuje automaticky vytvářet sestavy ve dvou formátech: sloupcové a páskové.

Postup vytvoření automatického přehledu:

1. Na panelu objektů okna Bázedata klikněte na zástupce Zprávy a stiskněte tlačítko Vytvořit. Zobrazí se dialogové okno Novýzpráva znázorněno na obr. 1.

Rýže.1. Dialogové okno Novýzpráva

2. V seznamu dialogového okna Novýzpráva vyberte jeden z prvků: Automatické hlášení: PROTIsloupec nebo Automatické hlášení: lentohny.

H. V rozbalovacím seznamu Novýzpráva, který se nachází v dolní části dialogového okna, obsahuje názvy všech tabulek a databázových dotazů, které lze použít jako zdroj dat pro sestavu. Chcete-li otevřít seznam, musíte kliknout levým tlačítkem myši na tlačítko se šipkou a poté v seznamu zvýraznit požadovanou položku.

4. Stiskněte tlačítko OK.

V důsledku toho Access automaticky vytvoří sestavu na základě vybraného zdroje dat pomocí pásu karet nebo formátu sloupců. Formát pásky uspořádá pole výstupních záznamů do řádku. Formát sloupce uspořádá pole výstupních záznamů do sloupce. Automatická sestava vytvořená pomocí kteréhokoli z těchto formátů bude obsahovat všechna pole a záznamy přítomné ve vybraném zdroji dat.

Aby bylo možné vytvořenou sestavu v budoucnu použít, je nutné ji uložit. Chcete-li to provést, vyberte příkaz Soubor, Uložit. V terénu Jménozpráva dialogové okno, které se objeví Ukládání Zadejte požadovaný název a klepněte na OK.

2.2 Vytvoření sestavy pomocí Průvodce sestavou

Pro usnadnění práce uživatele má Access speciálního průvodce, který vám v případě nedostatku času umožní rychle vytvořit docela atraktivní sestavy.

Na základě tabulek Produkty a Dodavatelé školicí databáze Borei se vytvoří sestava se seskupením dat. Stejně jako Průvodce formulářem vám Průvodce sestavou umožňuje vytvářet sestavy obsahující data z více tabulek bez předchozího vytvoření dotazu. Tato sestava zobrazuje sortiment potravinářských produktů seskupených podle kategorií.

Chcete-li vytvořit sestavu inventáře produktů, musíte upravit hlavní sestavu vytvořenou pomocí průvodce. Fáze Průvodce sestavou jsou podobné těm, které uživatel provádí samostatně. Proto, abyste se seznámili s nástroji pro vytváření sestav, je užitečné prostudovat si průvodce.

Chcete-li vytvořit zprávu o dostupných zásobách zboží, musíte provést následující kroky.

1. Klikněte na tlačítko Zprávy na levé straně okna databáze a poté klikněte na tlačítko Vytvořit. Access zobrazí dialogové okno Nová sestava. Toto dialogové okno umožňuje vybrat jednoho ze tří průvodců sestavami, dva styly automatických sestav a režim návrhu.

2. Stejně jako formuláře i sestavy vyžadují zdroj dat – tabulku nebo dotaz. Musíte vybrat tabulku Produkty v rozevíracím seznamu v dolní části dialogového okna Nová zpráva (obr. 2) a možnost Průvodce sestavou v horním seznamu. Klepněte na tlačítko OK. Otevře se první dialogové okno Průvodce sestavou.

Obr.2. Vyberte tabulku nebo dotaz jako zdroj dat sestavy a poté vyberte Průvodce sestavou v dialogovém okně Nová sestava

3. Pole, která zde vyberete, jsou řádky zprávy. Vygenerovaná sestava by měla zobrazovat název položky a dodavatele, aby uživatelé nemuseli kontrolovat kódy a názvy v jiné sestavě. Proto z tabulky Produkty musí sestava obsahovat pole Typový kód, Kód produktu, Kód dodavatele a Na skladě. Vyberte tato pole přesně v tomto pořadí v seznamu Dostupná pole a přeneste je do seznamu Vybraná pole kliknutím na tlačítko >. Když přidáte název pole do seznamu Vybraná pole, Access jej odebere ze seznamu Dostupná pole. Pole můžete také přesunout poklepáním na jeho název v seznamu Dostupná pole, čímž se název zobrazí v seznamu Vybraná pole. Pole se nacházejí v seznamu Vybraná pole ve sloupci; v sestavě se zobrazí ve stejném pořadí, ale zleva doprava.

4. Chcete-li předvést, jak průvodce pracuje se sestavami, které jsou propojeny s více tabulkami, musíte do sestavy zahrnout pole Název z tabulky Dodavatelé. Chcete-li to provést, otevřete seznam Tabulky a dotazy a vyberte Tabulka: Dodavatelé.

5. Sloupec Název by měl být ve zprávě umístěn za sloupcem Kód dodavatele. Proto je třeba vybrat pole Kód dodavatele v seznamu Vybraná pole. Poté klikněte na pole Název v seznamu Dostupná pole a poté klikněte na tlačítko >. Poté Access přesune pole Název ze seznamu Dostupná pole do seznamu Vybraná pole a vloží jej mezi pole Kód dodavatele a Ve skladu (obr. 3). Klepnutím na tlačítko Další přejděte do druhého dialogového okna Průvodce sestavou.

Obr.3. Výběr polí pro sestavu v prvním dialogovém okně Průvodce sestavou

6. Průvodce vás vyzve k výběru typu prezentace dat ve zprávě. Je třeba věnovat pozornost tlačítku Zobrazit další informace. Klepnutím na něj zobrazíte první okno v řadě dialogů nápovědy Průvodce sestavou. Pokud klepnete na tlačítko Zobrazit příklady, Access zobrazí další okna s tipy. Okna používají příklady z tabulek Prodej, Zákazníci a Objednávky k zobrazení různých metod seskupování, které může Průvodce sestavou automaticky použít na sestavu. Chcete-li se vrátit do dialogového okna průvodce znázorněného na obrázku 4, klepněte na tlačítko Zavřít.

Obr.4. V druhém dialogovém okně průvodce vyberte jednu tabulku jako základní tabulku

7. Pro tuto zprávu musíte vybrat vlastní možnost seskupení. Proto musíte přijmout výchozí možnost Produkty. Poté kliknutím na tlačítko Další přejděte do dalšího dialogového okna.

8. Průvodce vás vyzve k nastavení úrovní seskupení ve zprávě. Vyberte pole Typový kód v seznamu a kliknutím na tlačítko > nastavte seskupení podle typu produktu. Dialogové okno je na obr. 5.

Obr.5. Ve třetím dialogovém okně průvodce zadejte pole, podle kterého bude sestava seskupena

9. Klepněte na tlačítko Skupina. Průvodce sestavou zobrazí dialogové okno Intervaly seskupení. Změnou intervalu seskupování můžete ovlivnit, jak skupiny Accessu vykazují data. Číselná pole, jako je typový kód, lze seskupit po 10, 50, 100 atd. typy ve skupině. Textová pole lze seskupit podle prvního písmene, prvních tří písmen atd. Průvodce zkontroluje datový typ pole a navrhne vhodné intervaly seskupování.

10. Tato zpráva nevyžaduje zvláštní interval seskupování. Přijměte proto normální volbu již zadanou v seznamu Intervaly seskupování a kliknutím na tlačítko OK se vraťte do průvodce sestavou. Chcete-li přejít do čtvrtého dialogového okna průvodce, musíte kliknout na tlačítko Další.

11. Záznamy ve skupině lze třídit podle libovolných čtyř polí vzestupně nebo sestupně (viz obr. 6). Pole Typový kód není v seznamu polí, která lze třídit. Záznamy jsou seskupeny podle tohoto pole, a proto jsou seřazeny automaticky podle primárního klíče tabulky. Vyberte pole Kód produktu z prvního rozevíracího seznamu.

Obr.6. Ve čtvrtém dialogovém okně průvodce vyberte pole, podle kterého jsou seřazeny záznamy ve skupině

12. Klepněte na tlačítko Výsledky. Zobrazí se dialogové okno Souhrn. Pokud chcete vypočítat nějaké součty pro sloupec sestavy, vyberte příslušnou možnost v tomto dialogovém okně. Zobrazuje všechna číselná pole sestavy, která nejsou typu Počítadlo. Chcete-li vypočítat součet, aritmetický průměr a vybrat minimální a maximální hodnoty pole, zaškrtněte odpovídající možnost. V závislosti na zaškrtnutých políčkách průvodce přidá příslušná pole na konec sestavy.

13. Přepínače Show umožňují určit, zda má sestava zobrazovat pouze celková pole nebo údaje o hmotnosti s celkovými poli přidanými na konec každé skupiny a na konec celé sestavy. V tomto příkladu pro pole InStock zaškrtněte políčka Součet a Prům. Ve skupině Zobrazit volby vyberte volbu Data a součty. Zaškrtněte volbu Vypočítat procenta - součty každé skupiny se zobrazí jako procenta z celku. Klepnutím na tlačítko OK se vraťte do dialogového okna Průvodce sestavou a klepněte na tlačítko Další.

14. Průvodce vám nabídne výběr jednoho ze šesti rozvržení sestavy. Náhled vybraného rozvržení můžete zobrazit v oblasti náhledu na levé straně okna. Pro tento přehled vyberte možnost krok, jak je znázorněno na obrázku 7.

Obr.7. Stupňovité rozložení se nejčastěji používá pro sestavu s více sloupci.

15. Ve výchozím nastavení je v okně zaškrtnuto políčko Konfigurovat šířku okraje tak, aby se vešla na jednu stránku. Obecně platí, že tato možnost by měla být ponechána beze změny, aby se ušetřil papír a zlepšila se čitelnost zprávy. Ve skupině možností Orientace vyberte orientaci sestavy při tisku. Vyberte možnost na výšku a klikněte na tlačítko Další.

Musíte vybrat jeden z předdefinovaných stylů sestav. V levé části okna si můžete prohlédnout vybraný styl (obr. 8). Vyberte komprimovaný styl a kliknutím na tlačítko Další přejděte do posledního dialogového okna průvodce.

Obr.8. Vyberte jeden ze šesti předdefinovaných stylů sestav

Zadejte název přehledu: otchList Of Products Podle typu. Pod tímto názvem bude sestava uložena (obr. 9). Vyberte možnost Zobrazit sestavu a kliknutím na tlačítko Dokončit vytvoření sestavy dokončete. Průvodce sestavou vytvoří sestavu a zobrazí ji v režimu náhledu

Obr.9. Přiřadí název, pod kterým bude sestava uložena

Sestava vygenerovaná Průvodcem sestavy má mnoho konstrukčních vad, které lze opravit. Pomocí posuvníků můžete sestavu umístit tak, jak je znázorněno na obrázku. Až přehled dokončíte, zavřete jej.

Po provedení několika jednoduchých změn získáme kompletní zprávu s informacemi potřebnými k analýze aktuálních zásob společnosti Borey. Změny by měly opravit zjevné vady v sestavě vygenerované průvodcem, jako je nadměrná šířka sloupce TypeCode, duplicitní informace ve sloupcích Dodavatel a Název, zkrácené názvy ve sloupci Název a zkrácené záhlaví Na skladě.

2.3 Úprava zprávy

Přidání A vymazání sekce zpráva

Když vytváříte sestavu z prázdné šablony nebo když upravujete sestavu vytvořenou pomocí Průvodce sestavou, můžete do sestavy přidat nový oddíl.

· Chcete-li přidat sekce záhlaví sestavy a poznámky pod čarou, vyberte příkaz "Zobrazit, záhlaví sestavy/poznámka".

· Chcete-li přidat záhlaví a zápatí stránky, musíte vybrat příkaz "Zobrazit, záhlaví a zápatí".

· Chcete-li přidat nadpis nebo poznámku skupiny, musíte kliknout na tlačítko Ovládacího panelu Seřadit a seskupit a nastavit vlastnosti Nadpis skupiny a Poznámka ke skupině na Ano.

Pokud seskupujete data do více než jedné úrovně (skupina, podskupina, podskupina), můžete pro každou úroveň seskupení přidat záhlaví a poznámku. Tato operace přidá do sestavy další pár sekcí pro každou úroveň seskupení.

Sekce můžete ze sestavy odstranit pomocí stejných metod, které byly použity k vytvoření sekcí. Chcete-li odstranit nepotřebné oddíly:

· Chcete-li odstranit sekci datové oblasti nebo jedno záhlaví, samostatný oddíl poznámek, záhlaví nebo zápatí, musíte z oddílu odebrat všechny ovládací prvky a poté posunout spodní okraj oddílu tak, aby výška oddílu byla nula. Tyto operace ve skutečnosti neodstraní sekci, ale sekce s nulovou výškou se nevytisknou a neovlivní rozvržení sestavy.

· Chcete-li odstranit název zprávy a poznámku současně, vyberte Zobrazit, Název zprávy/Poznámka. Pokud je v záhlaví sestavy nebo v sekci komentářů ovládací prvek, zobrazí se systémová zpráva s upozorněním, že ztratíte ovládací prvky v oddílech, které odstraníte.

· Chcete-li odstranit záhlaví a zápatí soucasne, vyberte Zobrazit, Záhlaví a Zápatí. Pokud alespoň jedna ze sekcí obsahuje ovládací prvky, zobrazí se na obrazovce upozornění. Chcete-li odstranit název skupiny nebo poznámku, klepněte na tlačítko Seřadit a seskupit na panelu nástrojů. Nastavte vlastnost Záhlaví skupiny nebo Poznámka ke skupině na Žádné.

Používání mezera stránky A pečeť záhlaví a zápatí

Vlastnosti Konec stránky a Nepřerušovat části záhlaví skupiny, datové oblasti a skupinových poznámek umožňují řídit, zda jsou zalomení stránek vynucené. Chcete-li nastavit hodnoty těchto vlastností, poklepejte na okraj sekce skupiny. Na obrazovce se objeví dialogové okno vlastností pro tuto sekci. Nastavení vlastnosti Konec stránky vynutí vložení konce stránky před vytištěním oddílu. Pokud nastavíte vlastnost Nepřerušovat na Ano a na aktuální stránce není dostatek místa pro tisk celého oddílu, přidá se konec stránky a celý oddíl se vytiskne na další stránku.

Chcete-li nastavit tisk záhlaví a zápatí na první a poslední stránku, vyberte příkaz "Upravit, vybrat sestavu" a poté klepněte na tlačítko "Vlastnosti" na panelu nástrojů. Poté můžete vybrat možnosti tisku pro vlastnosti záhlaví a zápatí na kartě Rozvržení.

2.4 Uložení a tisk sestavy

Spuštěním příkazu můžete sestavu kdykoli uložit Soubor/Uložit nebo Soubor/Uložit Jak v okně návrháře sestav nebo kliknutím na tlačítko Uložit na panelu nástrojů. Pokud je sestava uložena poprvé nebo pokaždé příkazem UložitJak nebo Exportovat, musíte zadat název sestavy.

Pamatujte, že Access ukládá pouze návrh sestavy, nikoli data ani samotnou sestavu. Pokud byl dotaz vytvořen za účelem vytvoření sestavy, měl by být uložen samostatně. Sadu výsledků dotazu lze kdykoli získat otevřením sestavy, která automaticky spustí dotaz.

Tlačítko Pečeť Panel nástrojů režimu náhledu umožňuje tisk této zprávy. Pomocí příkazu Soubor / Nastavení stránky můžete vybrat tiskárnu, nastavit velikost papíru, velikost okrajů, řádkování, orientaci (na výšku, na šířku) atd. Příkaz souboru. / Tisk umožňuje vybrat jednotlivé stránky sestavy pro tisk, vytisknout zadaný počet kopií nebo vytisknout sestavu do souboru, který se má vytisknout jindy.

3. Procvičujte a vytvářejte komplexní zprávy

3.1 Vytvoření sestavy pomocí návrháře sestav

Konstruktér zprávy slouží k úpravě sestavy vytvořené v Průvodci sestavou.

Vytváření a změna rozvržení sestavy se provádí v okně návrháře sestav. Zprávy jsou rozděleny do sekcí, které se ve většině softwarových balíků pro vytváření sestav nazývají pruhy nebo sekce. Když vytvoříte sestavu v režimu návrhu, okno nejprve zobrazí prázdné části sestavy, jak je znázorněno na obrázku 1.

Rýže.1. Sekce sestavy v zobrazení návrhu sestavy

Přítomnost těchto sekcí, stejně jako jejich odstranění nebo zahrnutí, jsou určeny příkazy nabídky Pohled | Záhlaví a zápatí A Pohled | Název/Poznámka zpráva . Pro stejné účely můžete použít odpovídající tlačítka na panelu nástrojů návrháře sestav.

Při vytváření sestavy musíte její části vyplnit prvky v souladu s projektem sestavy vytvořeným uživatelem. Titulek obsahuje text ze záhlaví rozvržení sestavy. Vše, co je v záhlaví sestavy, se tiskne pouze jednou – na začátku každé sestavy. Záhlaví slouží jako záhlaví sloupců a seskupení/souhrn dat. Zápatí obsahuje číslo stránky a vypočítané ovládací prvky. Při stanovení obsahu těchto částí byste měli vycházet z požadavků na design jednotlivých stránek zprávy. Datová oblast obsahuje pole databázových tabulek nebo dotazů a každý záznam je zpracován a vytištěn. Poznámka ke zprávě se vytiskne jednou na konci zprávy po všech záznamech dat a skupinových poznámkách.

Pokud je nutné seskupit záznamy podle polí, lze do okna návrháře sestav přidat sekce Záhlaví skupiny A Poznámka skupiny . Záhlaví skupiny zpravidla obsahuje pole, podle kterých se seskupení provádí. Používá se ke specifikaci záznamů z datové oblasti, které patří do určité skupiny. Výrazy mohou být umístěny ve skupinové poznámce pro shrnutí skupiny. Je povoleno až 10 úrovní seskupování zobrazených záznamů.

Během procesu návrhu jsou sekce sestavy naplněny prvky v souladu s plánovaným rozložením sestavy pomocí příkazů nabídky nebo tlačítek na panelu nástrojů a panelu nástrojů návrháře sestav.

Jsou umístěna pole s neopakujícími se hodnotami Regiony data , která může mít podobu tabulkové části zprávy. Do záhlaví skupiny je vhodné umístit pole s opakujícími se hodnotami, podle kterých jsou záznamy seskupeny.

Prvky sekcí sestavy jsou kromě polí tabulek nebo dotazů, na kterých je sestava založena, také texty popisků, ovládací tlačítka, vložené objekty, čáry, obdélníky atd. Pro každý prvek jsou na panelu prvků příslušná tlačítka.

Pro každý prvek, stejně jako pro sekci a sestavu jako celek, lze zadat vlastnosti. Technologie umísťování prvků a definování jejich vlastností je téměř podobná té, která se používá v návrháři formulářů.

Tlačítko Možnosti panely nástroje umožňuje přidávat nebo odebírat tlačítka zrušením nebo zaškrtnutím políček v seznamu tlačítek, který se otevře, nebo otevřením okna nastavení panelu.

Stvoření zpráva Pro jeden tabulky

Podívejme se na technologii tvorby jednotabulkové sestavy na příkladu získávání seznamů studentů podle skupin.

Nechť jsou jako výsledek návrhu rozvržení zprávy pro seznam studentů stanoveny následující požadavky na zprávu:

· Zpráva by měla zobrazovat seznamy studentů pro každou skupinu postupně s jejich vlastními nadpisy. Položky seznamu skupin by měly být zobrazeny ve vzestupném pořadí podle čísla studenta ve skupině.

· Při generování reportu je nutné vypočítat průměrné skóre absolvování pro každou skupinu a zobrazit ho v reportu.

· Název zprávy musí být zobrazen na každé stránce zprávy.

Vyberte objekt v okně databáze Zprávy . Existují různé způsoby, jak začít navrhovat sestavu. Výběrem řádku v okně databáze se můžete okamžitě přepnout do návrhového režimu Stvoření zpráva PROTI režimu návrhář . V tomto případě se okamžitě otevře zpráva, která není přiřazena ke zdroji (viz obr. 1).

Můžete začít navrhovat stisknutím tlačítka Vytvořit . V otevíracím dialogovém okně (obr. 2) Nový zpráva , který umožňuje vybrat různé režimy, v tomto případě je třeba vybrat možnost Konstruktér . Pokud v tomto okně vyberete jako zdroj dat sestavy tabulku (dotaz), pak se současně s otevřením nové sestavy v návrhovém režimu otevře další okno se seznamem zdrojových polí.

Rýže.2. Okno pro výběr možnosti vytvoření sestavy, zdrojové tabulky

Jako zdroj pro uvažovaný příklad zvolíme studentskou tabulku. Zobrazí se okno se seznamem dostupných polí zdroje sestavy (obr. 2).

V okně návrháře, které se otevře, se zobrazí rozvržení vytvářené sestavy, která obsahuje části zobrazené na obr. 1. Pokud oddíl Záhlaví zpráva chybí, povolte jej pomocí příkazu nabídky Pohled | Název/Poznámka zpráva nebo odpovídající tlačítko na panelu nástrojů návrháře sestav. Pro snadné použití můžete na panel návrhářů přidat tlačítko Název/Poznámka zpráva , při použití se přidají odpovídající sekce.

Seskupování A třídění data zpráva

Pro splnění požadavků na seskupení a řazení pro data zobrazená ve zprávě můžete použít tlačítko Řazení A seskupení na panelu nástrojů návrháře. Dále nastavte potřebné parametry v otevíracím dialogovém okně Řazení A seskupení . Pro uvažovaný příklad je v tomto okně nutné nastavit seskupení záznamů podle pole ng a řazení podle pole not (obr. 3).

Rýže.3. Okno pro definování skupin záznamů podle pole NG

V okně Řazení A seskupení ve sloupci Pole/Výraz Musíte zaznamenat název pole, které chcete seskupit, nebo vybrat pole z rozevíracího seznamu zdrojových polí. V oblasti Vlastnosti skupiny v řádcích Záhlaví skupiny A Poznámka skupiny měli byste vybrat Ano.

Vzhledem k tomu, že obecný seznam studentů by měl být v souladu s návrhem zprávy rozdělen do skupin, vybereme pro seskupení pole ng uvažovaného příkladu.

Po definování seskupení se v okně návrháře sestav objeví další sekce (obr. 4) Záhlaví skupiny "NG" , Poznámka skupiny "NG" .

Pro nastavení řazení v dalším řádku dialogového okna stačí napsat (vybrat) název odpovídajícího pole. V oblasti Vlastnosti skupiny toto pole v řádcích Záhlaví skupiny "NG A Poznámka skupiny "NG" Ve výchozím nastavení jsou hodnoty nastaveny na Ne, což nastavuje pouze řazení podle tohoto pole.

V uvažovaném příkladu pro zobrazení seřazeného seznamu studentů v každé skupině nastavíme řazení podle pole čísla studenta. Chcete-li to provést, vyberte v dialogovém okně pole ns na druhém řádku.

Rýže.4. Okno návrháře sestav při vývoji sestavy pro zobrazení dat z jedné tabulky STUDENT

Ubytování data PROTI sekce zpráva

Postup pro umístění polí z tabulek zahrnuje dvě fáze.

1. Umístění pole seskupení.

Hodnota seskupovacího pole musí být uvedena jednou v oblasti záhlaví skupiny.

V ukázkové sestavě by pole nemělo být umístěno v sekci Záhlaví skupiny "NG . Pokud není seznam zdrojových polí otevřený, klikněte na tlačítko na panelu nástrojů návrháře sestav Seznam pole . Pomocí myši přetáhněte do sekce pole, které není ze seznamu polí Záhlaví skupiny . Opravme podpis pole změnou na seznam studentů ve skupině (obr. 4).

Nastavíme požadovaný font pro prvky. Chcete-li nastavit velikost rámečku tak, aby odpovídala textu podpisu, spusťte příkaz Formát | Velikost | Podle velikost data nebo klikněte na odpovídající tlačítko na panelu nástrojů.

2. Tvorba tabulkové části zprávy.

V souladu s návrhem rozložení je nutné pole pro tabulkovou část umístit tak, aby jejich názvy byly umístěny v datové oblasti a popisky polí pro tvoření záhlaví sloupce byly v ploše Záhlaví skupiny . Poté, po vygenerování sestavy, budou řádky tabulkové části umístěny do oblasti dat a názvy sloupců budou umístěny do oblasti záhlaví. Mějte však na paměti, že poté, co přetáhnete pole ze zdrojového seznamu do datové oblasti, budou tam umístěna spolu s popisky. Přesunutí štítků do oblasti Záhlaví skupiny lze je vyjmout a tak, aby byla oblast titulku aktuální, vložit. Všimněte si, že podpisy lze také znovu vytvořit pomocí tlačítka na panelu nástrojů Nápis .

V příkladu vygenerovaného reportu do datové oblasti postupně umístíme pole ns, celé jméno, datar, ppoint. Pole je umístěno spolu s podpisem, který systém přebírá z vlastností pole tabulky studentů. Popisky polí by měly být přesunuty do oblasti Záhlaví skupiny stříháním a lepením. Pokud se neshodují s názvy sloupců v projektu rozložení, je třeba je upravit.

Chcete-li vytvořit výpočtové pole s celkovou hodnotou pro skupinu záznamů, umístěte jej do oddílu Poznámka skupiny "NG . Chcete-li povolit podrobnosti vypořádání, použijte tlačítko Pole v panelu prvků, což vám umožní vytvořit prvek Uvolnit .

Dále je třeba otevřít vlastnosti vytvářeného prvku a na kartě Data vstoupit do řady Data potřebný výraz pro provedení skupinové operace (součet, výpočet aritmetického průměru atd.). V případě potřeby vyberte z rozevíracího seznamu Číslo desetinný znamení požadovanou přesnost výpočtu. Na kartě Rozložení v rozevíracím seznamu Formát pole je vybrán požadovaný formát.

V příkladu vygenerované zprávy, chcete-li vygenerovat podrobnosti výpočtu Průměrné skóre absolvování skupiny, klikněte na tlačítko Pole a umístěte prvek Uvolnit do sekce Poznámka skupiny "NG" .

Otevřete okno vlastností prvku Uvolnit . Napíšeme to na záložku Data na linku Data funkce =Avg ([ppoint]) pro výpočet aritmetického průměru hodnot pole ppoint na základě záznamů studentů v jedné skupině. K zápisu funkce můžete použít tvůrce výrazů, který vyvoláte v okně vlastností pole (obr. 5) pomocí tlačítka umístěného vpravo od řádku Data .

Rýže.5. Okno Vlastnosti pole výpočtu

V okně stavitele (obr. 6) pro vytvoření funkce otevřete složku Funkce , vyberte v něm složku Vestavěný funkcí . Poté v prostředním panelu vyberte hodnotu ze seznamu Statistický . V pravém panelu vyberte požadovanou funkci Avg.

Rýže.6. Okno Tvůrce výrazů

V okně vlastností pole na záložce Rozložení v řadě Číslo desetinný znamení zapište hodnotu 2. V rozevíracím seznamu Formát pole vyberte hodnotu Opraveno .

Upravme popisek počítaného pole. Chcete-li to provést, vyberte podpis a vyvolejte okno vlastností. V okně vlastností na kartě Rozložení v řadě Podpis Zapišme si průměrnou známku skupiny. Akce, jako je změna štítku nebo zadání výrazu do pole, lze provádět bez přístupu k vlastnostem prvku přímo v rámci prvku.

Chcete-li přidat do zprávy proud data můžete použít vestavěnou funkci now() z kategorie Datum/čas . Nejprve v oblasti Záhlaví zpráva přes tlačítko Pole je vytvořen volný prvek. V jeho okně vlastností na záložce Data v řadě Data musíte napsat hodnotu =now(). Funkci now() lze vybrat v builderu výběrem kategorie z vestavěných funkcí Datum/čas . Na kartě Rozložení v rozevíracím seznamu Formát pole je vybrána hodnota Dlouho formát data . Štítek pro toto pole lze odstranit.

Chcete-li přidat číslo stránky, vytvoří se pole jako volný prvek v oblasti zápatí. V jeho okně vlastností na záložce Data na linku Data výraz = se píše. Podpis tohoto pole lze upravit zápisem do jeho vlastností na záložce Rozložení v řadě Podpis - stránka

Uvažovaná možnost doplnění aktuálního data a čísel stránek je znázorněna na příkladu sestavy na obr. 6.

Existují další způsoby, jak vytvořit pole data a čísla stránky. Pole aktuálního data a času můžete do sestavy přidat spuštěním příkazu v režimu návrhu Vložit | Datum A čas ( Insertz| Datum a Čas). Instalace v dialogovém okně Datum A čas zaškrtávací políčka Formát data a/nebo Formát čas umožňuje vložit aktuální datum a/nebo aktuální čas a vybrat požadovanou možnost formátu (obr. 7). Pokud zde není žádná sekce záhlaví, je v datové sekci zahrnuto pole aktuálního data a času.

V důsledku toho se v sestavě vytvoří pole, v jehož okně vlastností na záložce Data v řadě Data bude zapsán výraz =Date(). Pokud má sestava sekci záhlaví, pole se přidá do této sekce.

Přidat do přehledu pole číslování stránky Příkaz můžete použít v režimu návrhu Vložit | Čísla stránky . V dialogovém okně Čísla stránky jsou zvoleny parametry, které určují formát, umístění a zarovnání čísel stránek (obr. 8). Chcete-li vytisknout číslo stránky na první stránku, zaškrtněte políčko Zobrazit číslo na první strana .

Rýže.7. Okno pro výběr formátu data a/nebo času

Rýže.8. Okno pro výběr parametrů čísla stránky

Zobrazení čísel stránek lze určit vytvořením příslušného výrazu v okně vlastností pole na kartě Data v řadě Data . Takový výraz lze získat v builderu otevřením složky tam Generál výrazy a dále - kategorie Číslo stránky . V tomto případě nabízí výraz stavitel = " Strana " & [ Strana ]. Pokud vyberete kategorii Strana N z M , stavitel navrhuje výraz = " Strana " & [ Strana ] & " z " & [ Stránky ].

Dokončení registrace zpráva

Pro konečnou registraci se musíte přihlásit do sekce Záhlaví zpráva název zprávy. Chcete-li to provést, použijte tlačítko na panelu nástrojů Nápis . Dále pomocí tlačítek na panelu formátování nastavte požadované písmo nápisu. Chcete-li zobrazit název sestavy na následujících stránkách, zadává se také do sekce Horní běžecký titul . Chcete-li to provést, můžete zkopírovat název ze sekce Záhlaví zpráva , vložit do sekce Horní běžecký titul a vyberte požadované písmo. Poté následuje v okně vlastností sestavy na záložce Rozložení v rozevíracím seznamu Horní běžecký titul vyberte hodnotu Bez záhlaví . Okno vlastností sestavy lze vyvolat, když je kurzor umístěn na čtverec, kde se protínají pravítka.

V příkladu vygenerované sestavy (viz obr. 4) se titulní seznamy studentů zadávají a upravují v oblasti nadpisu a zápatí sestavy. V souladu s projektem sestavy se při použití tlačítka na panelu nástrojů vytvoří řádky Čára .

Pohled A pečeť zpráva Pohled zpráva

Přepnutí z režimu návrháře sestav do režimu náhledu se provádí tlačítkem Pohled na návrhářském panelu. Chcete-li zobrazit dříve vytvořenou sestavu, vyberte kartu v okně databáze Zprávy požadovaný přehled a klikněte na tlačítko Pohled . Vzhled sestavy při prohlížení je podobný jejímu vzhledu při tisku.

Režim náhledu má vlastní panel nástrojů.

Chcete-li zobrazit požadované stránky sestavy, můžete použít standard pole čísla stránky v levém dolním rohu okna zprávy.

Pečeť zpráva

Tlačítko Pečeť Panel nástrojů režimu náhledu umožňuje tisk této zprávy. Pomocí příkazu Soubor | Možnosti stránky můžete vybrat tiskárnu, nastavit velikost papíru, velikost okrajů, řádkování, orientaci (na výšku, na šířku) atd. Tým Soubor | Pečeť umožňuje vybrat jednotlivé stránky sestavy pro tisk, vytisknout zadaný počet kopií nebo vytisknout sestavu do souboru, který se má vytisknout jindy.

3.2 Dílčí zpráva

Spolu se sestavami s jednou tabulkou vám Access umožňuje vytvářet složitější sestavy, které poskytují výstup dat z několika vzájemně propojených databázových tabulek. K zobrazení souvisejících dat ve vícetabulkové sestavě se automaticky použijí vztahy vytvořené ve schématu databázových dat.

Vícetabulkové sestavy mohou obsahovat hlavní část a zahrnutou část, tzn. podřízená zpráva. Pro každou z těchto částí je jako zdroj dat vybrána vlastní tabulka nebo několik tabulek. Vícetabulkové sestavy mohou také obsahovat pole z různých tabulek, aniž by měly podsestavy.

Rozvoj zpráva na základ dva vzájemně propojeny tabulky

Zvažme vytvoření sestavy pro dvě tabulky, které jsou ve vztahu jedna k více. V tomto vztahu je jedna tabulka hlavní a druhá podřízená. Konstrukce takové zprávy má své vlastní charakteristiky v závislosti na volbě hlavní nebo podřízené tabulky jako základu zprávy.

Zpráva S základní část na databáze hlavní tabulky

Níže jsou uvedeny akce uživatele potřebné k vytvoření sestavy založené na dvou tabulkách, když je jako základ sestavy vybrána hlavní tabulka. Proces vývoje ilustrujeme na příkladu dvou tabulek: katedra a učitel databáze Vzdělávací proces.

Předpokládejme, že je nutné připravit zprávu obsahující informace o katedrách a seznamy učitelů podle katedry.

Pojďme vytvořit projekt rozložení sestavy. V souladu s návrhem dispozičního řešení má zpráva obsahovat údaje za každé oddělení, včetně jména, kódu a telefonu, dále jméno a fotografie vedoucího. Tyto údaje jsou obsaženy v tabulce oddělení. V tabulkové části pro každou katedru je nutné zobrazit řádek po řádku údaje o učitelích katedry, které jsou obsaženy v tabulce učitelů.

Návrh rozvržení umožňuje vybrat tabulku oddělení jako hlavní tabulku zprávy a tabulku učitelů jako zdroj dat pro podřízený zpráva se seznamem učitelů.

Stvoření základní díly zpráva PROTI režimu návrhář

Vyberte objekt v okně databáze Zprávy a stiskněte tlačítko Vytvořit . V okně Nový zpráva vyberte možnost Konstruktér k sestavení sestavy v návrhovém režimu (viz obr. 2), stejně jako tabulky, která bude zdrojem dat pro hlavní část sestavy.

Podobné dokumenty

Koncept sestavy v aplikaci Microsoft Access jako formátovaná reprezentace dat, která jsou zobrazena na obrazovce, vytištěna nebo v souboru. Vytvoření sestavy pomocí průvodce. Designové prvky pro tisk dokumentů: nadpisy, záhlaví, zápatí, čísla stránek.

test, přidáno 26.02.2012

Vytvořte sestavu jako databázový objekt. Struktura sestavy v režimu Návrh, jak ji vytvořit. Rychlostní charakteristiky Access DBMS, použití programu v balíku Microsoft Office. Vývoj databáze "Zaměstnanci restaurace WasabiKo".

test, přidáno 12.6.2010

Tvorba datových modelů, základní tabulky pomocí návrháře tabulek, vztahy mezi tabulkami, formuláře pro vyplňování tabulek, dotazy na výběr dat, sestavy pro tisk a úvodní tlačítkový formulář. Základní objekty Microsoft Access.

test, přidáno 18.03.2012

Vytvořte databázi v aplikaci Microsoft Access pomocí Průvodce šablonou. Vytváření tabulek zadáním dat pomocí průvodce tabulkou nebo tabulky v režimu návrháře tabulek. Vytvářejte dotazy v aplikaci Access pomocí průvodce nebo návrháře dotazů.

abstrakt, přidáno 09.08.2010

Reporty jako Access DBMS objekty, které poskytují možnost vybrat potřebné informace z databáze a uspořádat je do podoby dokumentu určeného k prohlížení a tisku. Vytvořte jednoduchou sestavu (pomocí průvodce) a seskupte data.

abstrakt, přidáno 29.06.2015

Začínáme v aplikaci Microsoft Access. Hlavní body tvorby jednoduché databáze: vytvoření titulní stránky v návrhovém režimu, databáze, postup zadávání dat pro databázi v prezentačním režimu. Vlastnosti návrhu sestavy a nastavení programu.

přednáška, přidáno 2.7.2010

Vytváření tabulek v aplikaci Microsoft Access; identifikovat spojení mezi nimi. Nastavení pole na individuální hodnotu. Vývoj dotazů v návrhovém režimu, formulářů pomocí Průvodce formulářem a sestav. Vytváření formulářů hlavního a podřízeného tlačítka.

práce v kurzu, přidáno 13.02.2013

Zvažování interaktivního systému pro správu relačních databází Microsoft Access. Grafické možnosti programu; vytváření tabulek, dotazů, formulářů, sestav, maker a modulů. Srovnávací charakteristiky databází Clipper a Access.

práce v kurzu, přidáno 22.01.2013

Zpráva je formátovaná reprezentace dat zobrazená na obrazovce, v tisku nebo v souboru. Data z dotazu nebo tabulky v sestavě vytvořené v aplikaci Microsoft Access. Metody tvorby reportu. Expertní a výukové systémy. Změňte měřítko zobrazení sestavy.

abstrakt, přidáno 12.11.2010

Rozhraní a zahájení práce v aplikaci Microsoft Access. Konstrukce relační databáze a vývoj informačního modelu. Navrhněte formulář pomocí Průvodce formulářem a dotazu v režimu návrhu. Tvorba datových tabulek. Vyhledání a nahrazení hodnot v polích.

Přednáška 15. Tvorba reportů pomocí MS Access

Zprávy jsou formátem pro zobrazování informací ve formě papírového dokumentu. Ve srovnání s formuláři, které lze také tisknout, mají sestavy dva zásadní rozdíly:

§ poskytují široké možnosti pro seskupování a výpočet mezisoučtů a celkových součtů pro velké soubory dat;

§ zprávy lze použít k výrobě esteticky příjemných materiálů, štítků a dalších dokumentů.

Sestavy se používají hlavně k zobrazení „velkého obrazu“, takže jsou často založeny na souhrnných dotazech s více tabulkami.

Okno sestavy a jeho nástroje

Všechny nástroje použité k vytvoření sestavy jsou ekvivalentní odpovídajícím nástrojům pro vytváření formulářů: Návrhář, Průvodce sestavou, Automatická sestava: Sloupec, Automatická sestava: Proužek, Průvodce grafem, Poštovní štítky. Mezi všemi výše uvedenými nástroji je nový pouze průvodce vytvořením štítku pošty. Tento průvodce vám umožňuje vybrat pole se jmény a adresami, naformátovat je pro použití jako adresní štítky, má přísnou specializaci, a proto není zahrnut v tomto kurzu přednášek.

Struktura sestavy v režimu návrhu téměř zcela odpovídá struktuře formuláře a je rozdělena do sekcí, které mají stejný účel, ale některé vlastní vlastnosti:

§ „Záhlaví“ a „Zápatí“ umožňují zobrazit obecné informace pro všechny stránky sestavy, protože jsou vytištěny v horní a dolní části každé stránky, například název dokumentu, číslování stránek, datum a čas. atd. Tyto sekce můžete zobrazit pomocí příkazu nabídky Zobrazení - záhlaví a zápatí.

§ „Název zprávy“ a „Poznámka zprávy“ se vytisknou pouze jednou na začátku zprávy a na konci zprávy. Název obsahuje informace, které se obvykle nacházejí na obálce, jako je logo společnosti nebo název zprávy. Pokud je do těchto sekcí umístěn vypočítaný ovládací prvek, který používá statistickou funkci Součet, vypočítá se součet pro celou sestavu. Tyto sekce můžete povolit pomocí příkazu Zobrazit – Název zprávy/poznámka.

§ "Datová oblast" Sekce se vytiskne jednou pro každý řádek dat ze zdroje záznamů. Jsou zde umístěny ovládací prvky, které tvoří hlavní obsah zprávy.

§ Záhlaví skupiny a Poznámka ke skupině se používají k implementaci seskupování v sestavách. Zobrazuje se před a po každé nové skupině záznamů, resp. Používá se k tisku názvu skupiny a výpočtu statistických funkcí. Pokud je například sestava seskupena podle produktů, můžete jejich názvy zadat v záhlavích skupin. Pokud do těchto sekcí umístíte vypočítaný ovládací prvek, který používá funkci agregace součtu, součet se vypočítá pro aktuální skupinu.

Pravítko a mřížka vám pomohou naplánovat rozložení dat na stránce. Velikost libovolného oddělení můžete změnit přetažením jeho okraje.

Panel prvků je téměř úplně podobný panelu prvků formuláře a nevyžaduje komentáře. Zobrazení panelu nástrojů, podobně jako u formulářů, se ovládá příkazem Zobrazit - Toolbox, nebo tlačítkem Panel prvků na panelu nástrojů.

Pro umístění polí tabulky nebo dotazu do sestavy je vhodné použít okno „Seznam polí“, které lze aktivovat příkazem Zobrazit - Seznam polí.

V okně vlastností můžete nastavit vlastnosti samotné sestavy, jejích sekcí a ovládacích prvků. Sada vlastností v něm uvedených závisí na objektu. Chcete-li otevřít okno vlastností součásti, vyberte ji a klepněte na tlačítko Vlastnosti panelu nástrojů nebo spusťte příkaz nabídky Zobrazit - Vlastnosti. Okno vlastností je popsáno v předchozí přednášce.

Výpočty v reportech

Jako hodnotu vlastnosti „Data“ téměř jakéhokoli objektu, který umožňuje zobrazit data, můžete pomocí aritmetických operátorů nastavit výrazy libovolné složitosti. Kromě toho můžete ve výpočtech použít jakékoli vestavěné funkce, stejně jako funkce, které jsou definovány vývojářem v modulu VBA . V případě potřeby můžete použít tvůrce výrazů. Naznačit PANÍ Přístup, když potřebujete použít výraz, vstup výrazu musí začínat rovnítkem (=).

= [Stipendium]*0,5

Můžete odkazovat pouze na datová pole umístěná na daném formuláři nebo na otevřených samostatných formulářích. Ve druhém případě je nutné zajistit vynucené otevírání formulářů obsahujících požadovaná data např. pomocí maker.

Seskupování v přehledech

Na rozdíl od formulářů vám sestavy umožňují seskupování. Chcete-li do sestavy zahrnout seskupení, použijte okno „Řazení a seskupování“, které lze vyvolat příkazem nabídky Zobrazení-Řazení a seskupování(Obrázek 15.1).

Obrázek 15.1 - Okno řazení a seskupování.

V okně Seřadit a seskupit můžete definovat až 10 polí nebo výrazů, které budou použity v sestavě k seskupení dat. První prvek seznamu definuje hlavní skupinu a následné podskupiny v rámci skupin.

První řádek sloupce Pole/Výraz rozšiřuje seznam polí v podkladové tabulce nebo dotazu. Pokud začnete psát se znaménkem (=), můžete do tohoto sloupce zadat výraz, který obsahuje odkaz na libovolné pole v podkladové tabulce nebo dotazu.

Pro každé pole nebo výraz můžete definovat rozsah seskupení, tzn. Data lze seskupovat nejen podle jednotlivých hodnot, ale také podle rozsahů hodnot. Typ a velikost rozsahu závisí na datovém typu pole nebo výrazu.

Při seskupování podle textového pole můžete založit novou skupinu, když se změní první nebo více úvodních znaků v hodnotách pole. Například pro vytvoření jedné skupiny pro každé písmeno abecedy je nutné definovat vytvoření nové skupiny při změně prvního písmene hodnoty pole - tím se získá skupina záznamů, ve kterých budou hodnoty pole začněte písmeny A, B, C atd.

Chcete-li nastavit seskupení podle prvních znaků, nastavte hodnotu vlastnosti „Grouping“ - Podle prvních příznaků a hodnota vlastnosti Interval určuje počet počátečních znaků, kterými musí být skupiny tvořeny.

U čísel můžete nastavit vlastnost Seskupení na Interval. V tomto případě vlastnost Interval definuje rozsahy seskupení. Pokud je vlastnost „Interval“ nastavena na 10, skupiny se budou tvořit v intervalech rovných 10, například: od –20 do –11, od –10 do –1, od 0 do 9, od 10 do 19, od 20 až 29 atd.

Pro pole data/času můžete nastavit hodnoty vlastnosti seskupení: Po roce, po čtvrtletí, po měsíci, po týdnu, po dni, po hodině, po minutě. Poté vlastnost „Interval“ bude udávat počet let, čtvrtletí, měsíců atd. v intervalu.

Vypočítejte mezisoučty a kumulativní součty

Dalším úkolem, který je obvykle nutné řešit při sestavování reportů, je získání součtů pro skupiny dat. Chcete-li získat mezisoučty pro skupiny, můžete do těchto sekcí umístit další volné ovládací prvky, které používají výraz vytvořený pomocí součtových funkcí: Sum, Min, Max, Avg, Count, First, Last, StDev a Var.

Výraz v sekci skupiny, který používá souhrnnou funkci, nesmí odkazovat na ovládací prvek umístěný v oblasti dat, tzn. Nebudete moci vytvořit počítané pole v oblasti dat a odkazovat na něj ve výrazu, který používá souhrnnou funkci. Je ale možné vypočítaný výraz zopakovat ve výsledném poli. Například, pokud počítané pole v datové oblasti s názvem Cena obsahuje výraz [Jednotková cena]*[Množství], pak v sekci skupinových poznámek musíte použít výraz Součet([jednotková cena]*[množství]), a ne Součet ([Cena]).

Pomocí části poznámek sestavy můžete získat celkové součty ze všech záznamů pro libovolné pole nebo výraz. V poznámce ke zprávě, stejně jako ve skupinových poznámkách, jsou povoleny jakékoli souhrnné funkce.

Kromě výpočtu součtů v oddílech skupiny můžete v oblasti dat vytvářet kumulativní součty. Vlastnost Kumulativní součet libovolného číselného pole umístěného v oblasti dat umožňuje vypočítat součty, které jsou vynulovány na začátku každé skupiny nebo akumulovány v rámci sestavy. Když je pole umístěno do datové oblasti, nastaví se pro něj vlastnost „Data“ – hodnota pole, pro které se součet počítá, a pro vlastnost „Kumulativní částka“ – hodnota Pro skupinu.

Bezpečnostní otázky

1. Jaký je hlavní účel zpráv?

2. Jaké znáte metody tvorby reportů?

3. Jaké jsou podobnosti a rozdíly mezi hlavními sekcemi formulářů a sestav?

4. Jak se vytvářejí vypočítaná pole?

5. Jak se seskupování v přehledech provádí?

6. Jak se počítají celkové součty?

7. Jak vypočítat kumulativní součty?

8. Pojmenujte mechanismus pro nastavení přehledů.

Úkoly pro samostatnou práci

Úkol 1 . Vytvoření zprávy „Čtenáři knihoven“ pomocí průvodce podle následujícího popisu:

1. V okně „Databáze“ přejděte do kategorie „Přehledy“.

2. Otevřete okno Průvodce sestavou pomocí příkazu „Vytvořit sestavu pomocí průvodce“. Otevře se dialogové okno „Vytvořit zprávy“ (obrázek 15.2).

3. V rozevíracím seznamu Tabulky a dotazy vyberte tabulku Čtenáři.

4. Ze seznamu "Dostupná pole" do seznamu "Vybraná pole" přesuňte všechna pole tabulky. Klepněte na tlačítko Další.

5. V této fázi jste požádáni o výběr úrovně seskupení, ale seskupování není plánováno, takže pouze stiskneme tlačítko Další.

6. Nastavte pořadí řazení podle pole „Název“ a klikněte na tlačítko Další.

7. Vyberte typ přehledu - tabelární pro pokračování stiskněte tlačítko Další.

8. Vyberte styl textu sestavy - stlačený. Zmáčkneme tlačítko Další.

9. Zadejte název sestavy Čtenáři knihovny a stiskněte tlačítko Připraven. Výsledek vytvoření sestavy je znázorněn na obrázku 15.3

Obrázek 15.2 – Dialogové okno „Vytvořit zprávy“.

Obrázek 15.3 – Fragment sestavy „Čtenáři knihovny“.

Úkol 2. Upravte sestavu Čtenáři knihovny v zobrazení Návrh.

Úkol 3 . Vytvořte si vlastní sestavu pro databázi IS „Knihovna“, která vám umožní zobrazit knihovní karty, které se podobají skutečným.

Úkol 4. Vytvořte sestavu, která poskytuje informace o počtu knih, které má každý čtenář.

Zpráva je nejlepším prostředkem k prezentaci informací z databáze ve formě tištěného dokumentu. Ve srovnání s jinými metodami tisku dat poskytuje dostatek příležitostí pro seskupování dat a výpočet mezisoučtů a celkových součtů:

definice pro hierarchickou prezentaci dat až do deseti úrovní seskupení;

generování nadpisů a poznámek pro každou datovou skupinu a pro celou sestavu;

použití dat z několika skupin ve výpočtech.

Obrázky a diagramy můžete vkládat do libovolné části sestavy a vkládat podsestavy a podformuláře. To vám umožní krásně navrhnout faktury, nákupní objednávky, poštovní štítky, prezentační materiály a další dokumenty.

Chcete-li zahájit vytváření sestavy, aktivuje se záložka v okně databáze Zpráva a tlačítko je stisknuto Vytvořit Nová zpráva

36 způsobů, jak vytvářet sestavy v ms Access 2007.

Chcete-li zahájit vytváření sestavy, aktivuje se záložka v okně databáze Zpráva a tlačítko je stisknuto Vytvořit. Nová zpráva Otevře se dialogové okno

Konstruktér. Nabízí následující pracovní možnosti:

Průvodce sestavou Vytvořte zprávu sami

Spustí hlavního průvodce návrhem sestavy, který vám umožní vybrat pole pro sestavu, nastavit formáty, podmínky seskupování a souhrnné funkce Automatický přehled: do sloupce Automatické hlášení Vytvořte sestavu, která zobrazí každý záznam podkladového dotazu nebo tabulky jako jednoduchý seznam obsahující názvy polí a hodnoty. Použití tohoto průvodce je podobné jako výběr Nový v rozevíracím seznamu tlačítka objekt

na panelu nástrojů Automatické hlášení: páska Generování sestavy, ve které jsou záznamy podkladového dotazu nebo tabulky zobrazeny v jednom řádku. Pokud jsou tabulky základního dotazu propojeny vztahem " jeden k mnoha ", pak master vytvoří skupinu pro data pocházející z relace " jeden “, ale nepočítá žádné součty. Při vytváření sestavy se použije poslední styl, který byl vybrán v Průvodci sestavou nebo použit pomocí příkazu Automatický formát

v návrháři sestav Poštovní štítky

Vytvořte sestavu formátovanou pro tisk poštovních štítků

37 Návrhář sestav v ms Access 2007 Zprávy Chcete-li provést změny ve struktuře sestavy, použijte režim návrhu. Chcete-li se k němu dostat, vyberte kartu Konstruktér, je určen objekt a je stisknuto tlačítko

Tento režim, jak již bylo zmíněno dříve, se také používá pro nezávislé generování zpráv. Zobrazuje se pouze na první stránce sestavy na začátku před záhlavím

Záhlaví.

Pokud je sestava prezentována v tabulkové formě, obvykle obsahuje záhlaví sloupců. Záhlaví skupiny

. Objeví se na začátku nové skupiny.

Datová oblast.

Obsahuje hlavní část dat sestavy. Prvky této oblasti se opakují pro každý záznam vybraný z tabulky.

Skupinová poznámka.

Nachází se na konci skupiny záznamů. Používá se k určení počtu záznamů nebo součtu polí skupiny. Zápatí Pohled: Záhlaví a zápatí, Název/Poznámka zpráva.