Použití funkce filtru v Tabulkách Google

Algoritmy

• Konzultace

Tento článek bude hovořit o několika velmi užitečných funkcích Google Sheets, které Excel nemá (ŘADĚNÍ, spojování polí, FILTR, IMPORTRANGE, IMAGE, GOOGLETRANSLATE, DETECTLANGUAGE)

Je tam spousta dopisů, ale jsou tam analýzy zajímavých případů, všechny příklady si mimochodem můžete blíže prohlédnout na Google Document goo.gl/cOQAd9 (soubor-> vytvořit kopii pro zkopírování souboru do vašeho Google řídit a umět upravovat).

Obsah:

Pokud výsledek vzorce zabírá více než jednu buňku

Nejprve o důležité funkci zobrazování výsledků vzorců v Tabulkách Google. Pokud váš vzorec vrátí více než jednu buňku, zobrazí se celé pole najednou a zabere tolik buněk a sloupců, kolik potřebuje (v Excelu by to vyžadovalo zadání maticového vzorce do všech těchto buněk). Podívejme se, jak to funguje v následujícím příkladu.

TŘÍDĚT

Pomůže vám seřadit rozsah dat podle jednoho nebo více sloupců a okamžitě zobrazit výsledek.

Syntaxe funkce:

=SORT(data k seřazení; sloupec_k_řazení; vzestupně; [sloupec_k_řazení_2, vzestupně_2; ...])

Příklad na obrázku níže, vzorec jsme zadali pouze do buňky D2 a seřadili data podle prvního sloupce (místo PRAVDA/NEPRAVDA můžete zadat PRAVDA/NEPRAVDA).

(dále - příklady nastavení ruské regionální tabulky, nastavení registrace lze změnit v souboru menu → nastavení tabulky)

Jak přidat záhlaví tabulky do SORT?

Pomocí složených závorek () vytvoříme pole dvou prvků, záhlaví tabulky A1:B1 a funkce SORT, přičemž prvky od sebe oddělíme středníkem.

Jak kombinovat několik datových rozsahů a třídit (a další)?

Podívejme se, jak můžeme kombinovat rozsahy pro použití ve funkcích. To platí nejen pro SORT, tuto techniku ​​lze použít v jakýchkoli funkcích, kde je to možné, například ve VLOOKUP nebo SEARCH.

Ti, kteří četli předchozí příklad, již uhodli, co dělat: otevřete složenou závorku a shromážděte pole, která se mají zkombinovat, oddělte je od sebe středníkem a složenou závorku zavřete.

Pole můžete kombinovat a nepoužít je ve vzorci, ale jednoduše je zobrazit na listu, řekněme tak, že shromáždíte data z několika listů vašeho sešitu. Pro vertikální sloučení stačí zachovat stejný počet sloupců ve všech fragmentech (všude máme dva sloupce).

A na obrázku níže je příklad vodorovného sjednocení, používá zpětné lomítko místo středníku a počet řádků ve fragmentech se musí shodovat, jinak vzorec vrátí chybu místo kombinovaného rozsahu.

(středníky a zpětná lomítka jsou oddělovače prvků pole v ruském regionálním nastavení, pokud pro vás příklady nefungují, pak se prostřednictvím souboru nastavení tabulky ujistěte, že to jsou ty, které máte)

No a nyní se vraťme k horizontálnímu poli a vložíme ho do funkce SORT. Údaje seřadíme podle prvního sloupce sestupně.

Spojení lze použít v jakékoli funkci, hlavní je zachovat stejný počet sloupců pro vertikální spojení nebo řádků pro horizontální spojení.

Na všechny probírané příklady se lze podívat blíže
Dokument Google

FILTR

Pomocí FILTER můžeme filtrovat data podle jedné nebo více podmínek a zobrazit výsledek v listu nebo použít výsledek v jiné funkci jako rozsah dat.

Syntaxe funkce:

FILTR(rozsah; podmínka_1; [podmínka_2; ...])

Jedna podmínka

Máme například tabulku s tržbami našich zaměstnanců, zobrazme si z ní data pro jednoho zaměstnance.

Zadáme do buňky E3 následující vzorec:

=FILTR(A3:C7;B3:B7=“Natalia Chistyakova”)

Upozorňujeme, že syntaxe se mírně liší od obvyklých vzorců, jako je SUMMESLIN, kde by se rozsah podmínky a samotná podmínka oddělovaly středníkem.

Vzorec zadaný do jedné buňky nám vrátí pole 9 buněk s daty, ale po příkladech s funkcí SORT se tomu už nedivíme.

Kromě rovnítka (=) můžete použít také >, >=,<>(není stejné)<, <=. Для текстовых условий подходят только = и <>a pro čísla nebo data můžete použít všechny tyto znaky.

Dvě podmínky a práce s datem

Pojďme si vzorec zkomplikovat a přidat k němu ještě jednu podmínku na základě data prodeje, přičemž všechny prodeje počínaje 1. 2. 2017

Takto bude vzorec vypadat, pokud do něj zadáte argumenty podmínky přímo, věnujte pozornost převodu textového vstupu data pomocí DATEVALUE:

=FILTER(A3:C7;B3:B7=“Natalia Chistyakova”,A3:A7>=DATEVALUE(“01.02.17”))

Nebo takto, pokud odkazujete na buňky s argumenty:

=FILTR(A3:C7;B3:B7=I6;A3:A7>=J6)

Interaktivní graf pomocí FILTER a SPARKLINE

Víte, jak jinak můžete využít funkci FILTR? Namísto výstupu funkce do listu jej můžeme použít jako data pro jinou funkci, jako je například křivka. Sparkline je funkce, která na základě našich dat sestaví graf v buňce Sparkline má mnoho nastavení, jako je typ grafu, barva prvků, ale nyní se u nich nebudeme zdržovat a funkci využijeme bez dalšího nastavení. . Přejděme k příkladu.

Rozbalovací seznam. Náš rozvrh se změní v závislosti na vybraném zaměstnanci v rozevíracím seznamu, sestavíme takto:

• vyberte buňku E2;
• menu Data → Kontrola dat;
• pravidla: Hodnota z rozsahu a v rozsahu vyberte sloupec se zaměstnanci ze zdrojových dat, nebojte se, že se názvy opakují, v rozevíracím seznamu zůstanou pouze jedinečné hodnoty;

Buňka s rozevíracím seznamem se stane podmínkou pro vzorec FILTR, pojďme si ho napsat.

A tento vzorec vložíme do funkce SPARKLINE, která na základě přijatých dat vykreslí do buňky graf.

=sparkline(FILTR(C3:C7,B3:B7=E2))

Takhle to vypadá v dynamice:

Jak ale může SPARKLINE vypadat elegantně s dodatečným nastavením, v reálné práci diagram zobrazuje výsledky činnosti za jeden den, zelené sloupce jsou kladné hodnoty, růžové sloupce jsou záporné.

IMPORTRANGE

K přenosu dat z jednoho souboru do druhého používají Tabulky Google funkci IMPORTRANGE.

V jakých případech může být užitečný?

• Potřebujete aktuální data ze složky vašich kolegů.
• Chcete zpracovávat data ze souboru, ke kterému máte přístup "Pouze prohlížet".
• Chcete shromáždit tabulky z několika dokumentů na jednom místě, abyste je mohli zpracovat nebo prohlížet.

Tento vzorec vám umožňuje získat kopii rozsahu z jiných Tabulek Google. Formátování se v tomto případě nepřenáší – pouze data (co dělat s formátováním si řekneme níže).

Syntaxe vzorce je následující:

IMPORTRANGE(klíč tabulky; řetězec rozsahu)
IMPORTRANGE(klíč; rozsah)

klíč_tabulky (klíč) - sekvence znaků atributu „key=“ v odkazu na tabulku (za „tabulky/…/“).

Příklad vzorce s klíčem:

=IMPORTRANGE("abcd123abcd123"; "list1!A1:C10")

Místo klíče tabulky můžete použít odkaz na celý dokument:

Váš soubor zobrazí rozsah A1:CM500 z Listu1 ze souboru umístěného na odpovídajícím odkazu.

Pokud se počet sloupců nebo řádků ve zdrojovém souboru může změnit, zadejte do druhého argumentu funkce otevřený rozsah (viz také podsekce „Rozsahy formuláře A2:A“), například:

List1!A1:CM (pokud budou přidány řádky)
List1!A1:1000 (pokud budou přidány sloupce)

! Mějte na paměti, že pokud načítáte otevřený rozsah (například A1:D), nebudete moci ručně vložit žádná data do sloupců A:D v souboru, kde se nachází vzorec IMPORTRANGE (tj. konečné místo, kde jsou data načtena). Jsou jakoby „rezervovány“ pro celou otevřenou řadu – ostatně její rozměr je předem neznámý.

Importujte formátování ze zdrojové tabulky

Jak jsme již poznamenali, IMPORTRANGE načte pouze data, nikoli však formátování zdrojové tabulky. Jak se s tím vypořádat? Připravte si půdu předem zkopírováním formátování z původního pracovního listu. Chcete-li to provést, přejděte na původní list a zkopírujte jej do sešitu:

Po stisknutí tlačítka Kopírovat do... vyberte sešit, do kterého budete importovat data. Obvykle je požadovaná tabulka na kartě Nedávné(pokud jste s ní v poslední době skutečně pracovali).

Po zkopírování listu vyberte všechna data (kliknutím na levý horní roh):

A klikněte Vymazat. Všechna data zmizí, ale formátování zůstane. Nyní můžete vstoupit do funkce IMPORTRANGE a získat plnou shodu se zdrojovým listem – jak z hlediska dat, tak z hlediska formátu:

IMPORTRANGE jako argument jiné funkce

IMPORTRANGE může být argumentem pro jinou funkci, pokud rozsah, který importujete, odpovídá této roli.

Vezměme si jednoduchý příklad – průměrnou hodnotu prodeje ze sortimentu umístěného v jiném dokumentu.

Toto je původní dokument. Necháme doplnit data a potřebujeme průměr za tržby v roce 2016 (tedy z buňky D2 až dolů).

Nejprve importujeme tento rozsah:

A pak to použijeme jako argument funkce AVERAGE:


Získáme výsledek, který se aktualizuje, když jsou do zdrojového souboru ve sloupci D přidány nové řádky.

IMAGE: přidání obrázků do buněk

Funkce IMAGE umožňuje přidávat obrázky do buněk Tabulky Google.

Funkce má následující syntaxi:

IMAGE(URL, , , )

Adresa URL je jediným povinným argumentem. Toto je odkaz na obrázek. Odkaz lze zadat přímo ve vzorci pomocí uvozovek:

=IMAGE(“http://shagabutdinov.ru/wp-content/uploads/2015/12/Run-or-Die.jpg”)

Poslední možnost je ve většině případů pohodlnější. Pokud tedy máte seznam knih a odkazy na obálky, stačí k zobrazení všech jeden vzorec:

Argument mode může mít čtyři hodnoty (pokud je vynechán, výchozí bude první):

1. obrázek se roztáhne na velikost buňky při zachování poměru stran;
2. obraz je roztažen bez zachování poměru stran, zcela vyplňuje
3. obrázek se vloží s původní velikostí;
4. rozměry obrázku zadáte ve třetím a čtvrtém argumentu a . , respektive, jsou potřeba pouze tehdy, když je argument režim = 4. Jsou specifikovány v pixelech.

Podívejme se, jak vypadají obrázky v praxi se čtyřmi různými hodnotami argumentu mode:

Čtvrtý režim se může hodit, pokud potřebujete vybrat přesnou velikost obrázku v pixelech změnou parametrů výšky a šířky. Obrázek bude okamžitě aktualizován.
Upozorňujeme, že ve všech režimech kromě druhého mohou být v buňce nevyplněné oblasti a mohou být vyplněny barvou:

GOOGLETRANSLATE a DETECTLANGUAGE: překládání textu v buňkách

Tabulky Google mají zajímavou funkci GOOGLETRANSLATE, která umožňuje překládat text přímo v buňkách:

Syntaxe funkce je následující:

GOOGLETRANSLATE (text,, )

text je text, který je třeba přeložit. Text můžete dát do uvozovek a zapsat ho přímo do vzorce, ale pohodlnější je odkazovat na buňku, ve které je text napsán.
– jazyk, ze kterého překládáme;
– jazyk, do kterého překládáme.

Druhý a třetí argument je určen dvoumístným kódem: es, fr, en, ru. Lze je zadat i v samotné funkci, lze je však převzít z buňky a dokonce lze automaticky určit jazyk zdrojového textu.

Ale co když chceme překládat do různých jazyků? A zároveň nechceme pokaždé specifikovat zdrojový jazyk ručně?
vzorce

google listy

Přidejte značky

Ahoj přátelé! Nejčastěji jsou Google Sheets naplněny velkým množstvím dat a v důsledku toho je velmi obtížné najít potřebné řádky nebo sloupce například s podobnými hodnotami. S tím ale vývojáři počítali a stejně jako v Excelu přidali všechny potřebné funkce, které pomohou tento problém vyřešit.

V tomto článku se na to podíváme. Pojďme zjistit, jak seřadit řádky vzestupně nebo sestupně, a pokud potřebujete nechat viditelná pouze určitá data, je lepší použít filtr. Také o tom budeme mluvit a řekneme vám, jak se běžný filtr liší od režimu filtrování v Tabulkách Google.

Jak probíhá třídění?

Třídění by se mělo používat, když potřebujete uspořádat data v tabulce. Například uspořádejte čísla od nejvyšší po nejnižší hodnotu nebo v závislosti na prvním písmenu umístěte slova do buněk abecedně.

Vyberte požadovaný rozsah, otevřete kartu „Data“ a vyberte „Rozsah řazení“.

Pokud jste vybrali data z tabulky spolu se záhlavím, zaškrtněte políčko „Data s řádkem záhlaví“. Dále vyberte sloupec, podle kterého chcete seřadit. Například seřadím tabulku podle ceny – toto je sloupec B, což znamená, že ji vyberu. Poté fixou označte, jak je vše potřeba provést ve vzestupném nebo sestupném pořadí.

Zde je možnost „Přidat další sloupec“. To je nutné, pokud chcete třídit nejprve podle ceny, a poté například podle dostupnosti na skladě. Klikněte na tlačítko „Přidat...“, ale vyberte řazení podle sloupce C.

Až budete hotovi, klikněte na „Seřadit“.

Poté získáte požadovaný výsledek. V příkladu jsem seřadil zeleninu podle ceny.

Chcete-li vše vrátit do původního stavu, klikněte na šipku „Vrátit akce“ nahoře nebo na kombinaci kláves „Ctrl+Z“.

Aby se tabulka správně měnila, musím vybrat všechny sloupce a například nejen B, pokud chci řadit podle Cost. Protože pokud vyberete pouze B, pak po seřazení data ve sloupcích A a C nebudou odpovídat, protože čísla se zobrazí ve vzestupném pořadí a data v buňkách A a C zůstanou na svém místě.

Jak vyrobit filtr

Filtrování dat lze použít, když je zadáno hodně dat, ale v tuto chvíli je potřeba ponechat jen některá. Chcete-li například zobrazit produkty, jejichž cena nepřesahuje 130.

Vyberte bloky v požadovaném sloupci spolu se záhlavím tabulky, otevřete kartu „Data“ a klikněte na „Vytvořit filtr“.

V buňce záhlaví se objeví tlačítko s pruhy - je potřeba nakonfigurovat filtr. Kliknutím na něj otevřete okno pro nastavení parametrů. Nejprve se podívejme na možnost „Filtrovat podle podmínky“.

Pokud jste vytvořili velkou tabulku a bylo by výhodnější, aby její záhlaví zůstalo vždy viditelné, můžete.

V prvním poli vyberte příslušnou podmínku: zobrazit pouze prázdné buňky, jejichž text začíná nebo končí..., číslo menší nebo rovné zadanému atd.

Do druhého pole je potřeba zadat údaje pro vybranou podmínku. Podívejme se například, kolik máme zeleniny, jejíž cena je větší nebo rovna 150. Poté klikněte na „OK“ a podívejte se na výsledek.

Můžete také seřadit řádky, které zbyly po použití filtru. V okně pro nastavení parametrů filtru v horní části jsou dvě nezbytné položky.

Pokud vyberete možnost „Filtrovat podle hodnoty“, zrušte zaškrtnutí políček u položek, které chcete skrýt, a klikněte na „OK“.

Tlačítko „Vybrat vše“ vám umožní vše zaškrtnout a tlačítko „Vymazat“ naopak odstraní zaškrtnutí před všemi položkami.

Filtrujte podle barvy

Pokud má vaše tabulka buňky s daty vybarvenými určitou barvou a zajímá vás, jak filtrovat podle barvy v Tabulkách Google, musíte nejprve určit její kód pro každou barvu a již na ni můžete použít filtr.

Neexistuje žádný vestavěný vzorec, který by pro nás fungoval, takže musíme přidat vlastní funkci. Otevřete kartu „Nástroje“ a ze seznamu vyberte „Editor skriptů“.

Na nové kartě prohlížeče se otevře následující okno pro vytvoření nového projektu. Smažte celý zapsaný kód - vyberte jej a stiskněte „Smazat“.

Zadejte název projektu a klikněte na „OK“. Poté můžete kartu zavřít.

Nejpohodlnější je zobrazit kód barvy ve sloupci vedle stínovaných buněk. Umístíme tedy kurzor do D2 a napíšeme následující vzorec:

GetCellBackgroundCode(CELL(“adresa”,C2),$E$1)

Zde C2 je adresa buňky vyplněné barvou a E1 je potřeba k aktualizaci dat (můžete zadat libovolnou jinou adresu, ale neodstraňujte znak dolaru), napište libovolná čísla.

Vyberte D2 a přetáhněte vzorec dolů tažením za pravý dolní roh. „Načítání“ znamená, že výpočet právě probíhá.

Když je počítání dokončeno, buňky zobrazí barevný kód, který odpovídá pozadí v sousedním bloku.

Nyní na ně můžete použít filtr. Vyberte celý rozsah.

Otevřete kartu Data. Pokud již máte filtr v tabulce, musíte jej deaktivovat, aby se objevilo tlačítko „Vytvořit...“, které potřebujeme.

Chcete-li odstranit filtr v Tabulkách Google, musíte na uvedené kartě kliknout na tlačítko „Zakázat...“.

Když se v záhlaví objeví tlačítko, klikněte na něj. V okně parametrů vyberte „Podle hodnoty“ a ponechte zaškrtávací políčka pouze u těch kódů, které odpovídají požadovaným barvám. Chcete-li použít, klikněte na „OK“.

Nyní nám v tabulce zbývají pouze ty řádky, jejichž buňky jsou vyplněny zelenou barvou.

Chcete-li, aby sloupec kódu nepřekážel, můžete jej seskupit. A když ji budete potřebovat, stačí ji rozbalit kliknutím na znaménko „+“.

Nyní vám řeknu, proč je potřeba buňka E1. Bude to potřeba pro přepočítání. Například jste vyplnili barvy, napsali vzorec a určili kódy. Pokud potřebujete vyměnit některé barvy, kód se nevypočítá automaticky. Chcete-li to provést, odstraňte číslo z E1 a stiskněte „Enter“. Nyní bude vzorec přepočítán. Když znovu změníte barvu výplně, napište něco například do E1. 123 a kódy se znovu změní. A to musíte dělat neustále, stejně jako měníte pozadí bloků.

Vytvoření režimu filtru

Podívali jsme se na to, jak vytvořit filtr, ale nemusí to vyhovovat každému. Filtr je dobré použít, pokud potřebujete:

1. Aby data zůstala filtrovaná.
2. Výsledek filtrování viděli i ostatní uživatelé, kteří mají k tabulce přístup.

Pokud jej potřebujete používat jen k práci a po skončení je potřeba vše vypnout, pak je lepší použít režim filtrování. Jeho výhody oproti konvenčnímu filtru jsou následující:

1. Můžete vytvořit několik režimů.
2. Každému z nich dejte jméno.
3. Možnost pro různé uživatele zobrazit tabulku v různých režimech.
4. Můžete vytvořit odkaz na filtrovanou tabulku a odeslat ji jednomu uživateli a poté vybrat jiný režim filtrování a odeslat odkaz jiné osobě.
5. Možnost vytvářet duplicitní režimy a mírně v nich měnit parametry.
6. Pokud nemáte práva k úpravě tabulky, ale potřebujete data filtrovat, vytvoří se dočasný režim.

Filtrujte tedy data v tabulce podle potřeby a otevřete „Data“ – „Filtry“ – „Uložit jako...“.

Pole vlevo a nahoře zešediví, což znamená, že jsme v režimu filtrování. Dejme tabulce v této podobě konkrétní „Jméno“. Zobrazí se také „Rozsah“, na který je filtr aplikován.

Na pravé straně je tlačítko ve tvaru ozubeného kola - toto je „Možnosti“. „Vytvořit kopii“ – duplikace režimu. Bude se hodit, pokud chcete mírně změnit aktuální filtr, ale potřebujete také nechat starý. „Delete“ – smazání režimu. Chcete-li tento režim opustit a vrátit se do normální tabulky, jednoduše klikněte na křížek vpravo.

Tímto způsobem můžete vytvořit tolik režimů filtrování, kolik potřebujete, a aplikovat filtr na konkrétní data tabulky. Chcete-li zobrazit kteroukoli z filtrovaných hodnot, otevřete kartu „Data“ a vyberte požadovaný název z uloženého seznamu.

Řazení dat v tabulce není obtížné. Filtr bude vyžadovat určité zjišťování, zejména pokud potřebujete filtrovat podle barvy buňky nebo vytvořit několik režimů filtrování. Ale věnujte tomu 20 minut a práce s Tabulkou Google bude mnohem pohodlnější, pokud v ní zůstanou pouze potřebné hodnoty.

Data přebírají svět. A často jich máme tolik, že je docela obtížný úkol přijít na to, co znamenají, a zhodnotit je.

Tabulky jsou jedním z nejlepších způsobů, jak analyzovat strukturu dat a začít je používat. Ale často jsou datové soubory příliš velké na to, aby se daly snadno používat. K tomu potřebujeme nástroje, které pomohou najít potřebná data a sníží jejich objem.

V tomto tutoriálu se naučíte, jak pomocí filtru Tabulek Google omezit data, na která se díváte. A pak se naučíte tajemství používání funkce řazení v Tabulkách Google, která vám pomůže uspořádat data tak, jak chcete.

Níže ve výukovém videu vám řeknu o funkcích třídění a filtrování dat v Tabulkách Google. V Tabulkách uvidíte možnosti filtrování a řazení dat.

Podívejte se na tento ilustrovaný výukový program, ve kterém se naučíte techniky používání funkcí řazení a filtrování Tabulek Google.

Uveďte to do praxe

Při procházení této lekce vytvářejte příklady s použitím vzorových dat. Připravil jsem sadu jednoduchých dat, pomocí kterých si můžete procvičit řazení a filtrování dat v Tabulkách Google.

Nahrajte je do Tabulek Google a použijte je k práci s technikami, které popisuji v tomto návodu.

1. Třídění v Tabulkách Google

Řazení Data v tabulkách pracují s pořadím, ve kterém se data objeví ve vašich tabulkách.

Když se zabývám tříděním, beru v úvahu dva faktory:

1. Na základě kterého sloupce budou data řazena? Můžete například chtít seřadit prodeje podle celkového objemu prodeje.
2. Jak se budou data třídit? Data lze například třídit od velkých hodnot po malé hodnoty.

Jednou z důležitých věcí na třídění je, že budete třídit celý stůl. Typicky lze každý řádek dat považovat za záznam nebo datový prvek. Každý řádek dat obsahuje jeden datový prvek a každý sloupec obsahuje různé atributy nebo způsoby popisu dat.

Každý řádek v tabulce může například představovat záznam o nákupech uskutečněných zákazníky ve vašem internetovém obchodě. Každý sloupec (atribut) bude obsahovat klíčové informace o tomto nákupu, jako je čas nákupu, adresa kupujícího, objem nákupu.

V tomto příkladu pro tento kurz je každý řádek záznamem zaměstnanců, kteří jsou najímáni, a každý sloupec obsahuje atributy, které popisují kandidáta.

Když třídíte data, je velmi důležité, aby data zůstala seskupena. Pokud seřadíte pouze sloupec, který obsahuje počet prodejů, skončíte se změtí dat! Prodej za 100 USD se nyní může shodovat s nesprávným kupujícím.

Proto je tak důležité správně třídit data. Podívejme se na některé příklady níže.

Jak třídit data v Tabulkách Google

Jedním ze základních způsobů řazení v Tabulkách Google je řazení dat podle abecedy od A do Z (nebo A–Z). Poté jsou data obvykle snáze čitelná a je pak snazší najít řádky, které byste mohli potřebovat.

Než začnu dělat nějaké třídění, mým prvním krokem je zvýraznění celý stůl. Tím se minimalizuje šance, že omylem seřadím špatný sloupec, nebo vyberu jen část dat.

Jakmile vyberete soubor dat, přejděte do nabídky Data > Rozsah řazení, jak je znázorněno na obrázku níže.

Jakmile vyberete data, přejděte na Data > Seřadit podle rozsahu k třídění dat pomocí nástrojů Tabulek Google.

I když existují vestavěné možnosti třídění pomocí A-Z nebo Z-A, je mnohem snazší použít k řazení nástroj zabudovaný do tabulek. Na níže uvedeném snímku obrazovky můžete vidět typický příklad použití řazení. Můžete jednoduše vybrat sloupec, na který chcete řazení použít.

Také se ujistěte, že třídíte správným směrem. U textových dat můžete řadit abecedně (A-Z) nebo reverzně abecedně (Z-A).

Vyberte sloupec, podle kterého chcete data seřadit, a pořadí řazení, abecedně nebo obráceně podle abecedy.

Poté, co to uděláte, uvidíte, že jsou vaše data roztříděna a jsou v bezpečí. Můžete si všimnout, že na obrázku níže jsme údaje seřadili podle názvu společnosti, pro kterou kandidát pracuje.

Nyní, když jsme seřadili sloupec Společnost, si všimnete, že názvy společností jsou uvedeny v abecedním pořadí.

Je dobrým zvykem zkontrolovat data, která jste seřadili. V horším případě budete pouze třídit jeden sloupec, zatímco ostatní zůstanou nezměněny. Na výše uvedeném snímku obrazovky můžeme na základě smíšených ID čísel, která již nejsou ve vzestupném pořadí (1,2, 3, 4..), dojít k závěru, že všechny sloupce byly seřazeny současně, souvisejícím způsobem.

2. Řazení Tabulek Google pomocí dvou pravidel.

Co když chcete třídit podle dvou kategorií? Co když například chcete data se zaměstnanci třídit podle jejich zájmu (nebo spíše podle atraktivity pro zaměstnavatele) a názvů firem. Zkusme to udělat.

Se zvýrazněnými údaji přejděte do nabídky Data > Seřadit podle rozsahu. Nyní klikněte na tlačítko Přidejte další rozsah pro řazení přidat druhé kritérium pro třídění dat. Nyní můžete třídit na základě více pravidel.

V tomto menu je důležité pořadí. Všimněte si, že existuje první pravidlo, "seřadit podle" a pak druhé pravidlo "pak do". V níže uvedeném příkladu jsem nastavil v nabídce řazení zájmů podle abecedy a poté abecedně seřadil společnosti.

Klikněte na Přidejte další sloupec pro třídění, což vám umožní nastavit několik pravidel pro třídění vašich dat.

Pomocí tohoto víceúrovňového řazení definujte, jak budou vaše data vypadat. Můžete přidat tolik pravidel, kolik potřebujete k prezentaci dat v požadovaném pořadí.

3. Použijte filtry v Tabulkách Google

Pokud řazení ovlivňuje pořadí, ve kterém jsou data uvedena v tabulce, filtrace ovlivňuje, jaká data se v tabulce zobrazí. Pojďme se naučit, jak pomocí filtrování v Tabulkách Google snížit množství zobrazovaných dat.

Chcete-li přidat filtry, zvýrazněte svá data. Pak přejděte na Data > Vytvořit filtr v nabídce Tabulky.

Nyní, když jste povolili filtrování, uvidíte v pravém horním rohu nadpisu sloupce malou ikonu. Klikněte na tuto ikonu a uvidíte seznam hodnot dostupných v tomto sloupci v rozevírací nabídce, jako na obrázku níže.

Kliknutím na ikonu v názvu sloupce vyberte, jak chcete omezit soubor dat.

Z této vyskakovací nabídky přepněte na kritéria, která mají vaše data splňovat. Když stisknete OK, ve vaší tabulce bude méně dat a zobrazí se pouze ta, která splňují pravidla vašeho filtru Tabulek Google.

Stejně jako u třídění můžete nastavit několik úrovní filtrování. V níže uvedeném příkladu jsem přidal filtr do " Úroveň platu“ (Platová třída).

To je skvělý příklad toho, jak užitečné je filtrování při práci s daty. Kombinací filtrování podle „úroků“ s filtrem podle „úrovně platu“ jsem získal seznam dvou kandidátů ze 100 možných.

Je důležité si uvědomit, že filtrování nevymaže data. Jednoduše zůstávají v zákulisí a jsou připraveni se znovu objevit, když změníte podmínky filtrování.

Hledání chybějících údajů

Při práci s filtrováním dat musíte mít na paměti něco: musíte být opatrní a mít na paměti, jaká data zanecháváte v zákulisí. Nemohu vám přesně říct, kolikrát jsem pracoval s tabulkami a uniklo mi, že data chyběla, protože byla odstraněna z filtrování v Tabulkách Google.

Pokud data nedávají smysl, vždy sleduji dvě věci:

1. Ikona filtru v horní části sloupce
2. Čísla řádků v listech vlevo

Všimněte si na tomto snímku obrazovky, že čísla řádků (zcela vlevo) již nejsou sekvenční a nad sloupcem F je také ikona filtru.

Tyto dva faktory nám umožňují mít jistotu, že jste ve své tabulce nepřehlédli žádná data.

Pojďme si to shrnout a pokračovat v učení.

Filtrování a třídění jsou kritickými nástroji pro redukci a výběr dat. Podívejte se na další lekce níže, kde se dozvíte více o používání tabulek k zobrazení a analýze dat.

Právě jste se naučili používat filtrování a řazení dat v Tabulkách Google. Jak pracujete s velkým množstvím dat? Používáte třídění a filtrování pro zjednodušení dat nebo používáte jiné analytické nástroje?