Automatizovaný e-mail: jak poslat newsletter? Jak automaticky odesílat e-maily v aplikaci Outlook

Když jedete na výlet a nechcete, aby vaši dovolenou rušily e-maily z Outlooku, ale přesto musíte tyto e-maily vyřizovat včas, nyní musíte přeposílat zprávy z doručené pošty ostatním a nechat je, aby vám s tím pomohli co nejrychleji. Tato příručka vám ukáže několik způsobů, jak automaticky přeposílat e-maily v aplikaci Outlook.

Rychle nastavte pravidlo pro automatické přeposílání všech příchozích e-mailů konkrétnímu příjemci v Outlooku

Obecně řečeno, můžeme nastavit pravidlo pro automatické přeposílání e-mailů zadaným příjemcům, jako je váš druhý e-mailový účet, váš Gmail nebo vaši kolegové atd. Ale jak víme, nastavení vlastního pravidla zabere spoustu času Outlook . Nyní představujeme Kutools pro Outlook (automaticky) vpřed který dokáže nastavit pravidlo automatického přesměrování pouze několika kliknutími. Klikněte pro 60denní bezplatnou zkušební verzi bez omezení!

Kutools pro aplikaci Outlook: 100+ nových pokročilých nástrojů pro aplikaci Outlook.
Záložka Kancelář: Povolit úpravy a procházení karet v kanceláři , Stejně jako Chrome, Firefox, IE 8/9/10.
Klasické menu: Vraťte staré nabídky a panely nástrojů zpět pro Office 2007, 2010, 2013, 2016 a 2019.

Automaticky přeposílejte e-mailové zprávy vytvořením pravidla v Outlooku

1 Klikněte prosím Domov >Pravidla > Manažerská pravidla a varování Viz snímek obrazovky:

2 , IN Pravidla a varování dialog pod Pravidla e-mailu, stiskněte Nové pravidlo volba.

3 , Pak Mistr pravidel dialogové okno. Pod Začněte s prázdným pravidlem Vybrat Použít pravidlo pro zprávy, které dostávám, A pak klikněte Další pokračovat.

4 , Výběr jakékoli podmínky vám umožní přeposlat konkrétní e-mail, který splňuje vaše požadavky. Ale odstraňte všechny podmínky, pravidlo se bude vztahovat na každou zprávu, kterou obdržíte. Po deaktivaci všech podmínek klepněte na Další poté se zobrazí okno s výzvou, klepněte na Ano.

5 Nyní v novém dialogovém okně Průvodce pravidly vyberte poslat ji lidem nebo veřejné skupině možnost B krok 1 sekce a klikněte lidé nebo komunitní skupina v Krok 2 kapitola. Viz snímek obrazovky:

6 . Když Adresa pravidla klikněte na požadovanou adresu a poté klikněte Na(můžete také dvakrát kliknout na adresu a vybrat ji). Nebo můžete přímo zadat svou e-mailovou adresu Na pole. Nakonec klikněte OK.

7 Nyní se vrátí do předchozího okna a uvidíte, že předchozí lidé nebo veřejná skupina byla nahrazena vámi zadanou e-mailovou adresou. Klikněte Další pro více informací.

8 Když se zobrazí dialogové okno Výjimky, vyberte jakoukoli výjimku, kterou chcete na toto pravidlo použít, a klepněte na tlačítko Další. Tipy: Většina uživatelů vylučuje výjimky.

9 Nyní se dostanete do posledního dialogového okna Průvodce pravidly, kde zadejte název nového pravidla Krok 1 pole, zkontrolujte parametry v Krok 2 a stiskněte Konec tlačítko. Viz snímek obrazovky:

10 Nyní se vrátíte do dialogového okna Pravidla a upozornění, klikněte na OK zavřít to.

Automaticky přeposílat e-maily pomocí Kutools pro Outlook

Výše uvedená metoda pravidel ukončení podpory je pro mnoho uživatelů aplikace Outlook složitá a časově náročná. Tady s automatem vpředúčelnost Kutools pro aplikaci Outlook, můžete snadno formátovat všechny e-maily přijaté v aplikaci Outlook.

1 Povolte tento nástroj kliknutím Kutools > vpřed > Manažer nákladní dopravy Viz snímek obrazovky:


Pozor: Pokud nemáte pravidlo automatického předávání, můžete do dialogového okna vstoupit kliknutím Povolit automatické přepínání.

2 , Vzhledově Nastavení automatického vpřed dialogovém okně klepněte na Nové položky Tlačítko.

3 . V Automatické přesměrování dialogové okno, (1) zadejte název nového přímého pravidla Název pravidla krabice; (2) klikněte Příjemci a v dialogovém okně, které se otevře, zadejte e-mailovou adresu, která bude odeslána; (3) kontrola Všichni dostávají e-maily volba; (4) A klikněte OK tlačítko. Viz snímek obrazovky výše:

4 Když se vrátí do Nastavení automatického vpřed V dialogovém okně můžete vidět pravidlo, které jste právě vytvořili, zobrazené uvnitř. Klikněte prosím OK pro dokončení nastavení.
Pozor: S Kutools pro aplikaci Outlook Autor Automatické přeposílání utility, můžete nejen automaticky přesměrovat všechny e-maily po obdržení, ale také automaticky přeposílat určité e-maily na základě zvláštních kritérií, jako je např e-mailová adresa, položka atd. v aplikaci Outlook.

V aplikaci Microsoft Outlook můžete určit, že pro všechny zprávy, které odešlete, bude ostatním distribučním seznamům nebo uživatelům odeslána automatická skrytá kopie (Bcc).

Jedním ze scénářů, ve kterém je toto pravidlo užitečné, je situace, kdy všichni členové skupiny odpovídají na příchozí e-mailové zprávy, jako je například Centrum nápovědy. Když jeden člen skupiny odpoví na zprávu, ostatní členové skupiny automaticky obdrží kopii odpovědi, takže všechny odchozí zprávy budou aktuální.

pravidla klienta

Vytvořte pravidlo

Nyní, pokaždé, když odešlete zprávu, ať už se jedná o novou zprávu, přepošlete zprávu nebo odpovíte, lidé nebo skupiny, které jsou uvedeny v pravidle, budou automaticky přidány jako příjemci kopie. Jména osob nebo skupin se nezobrazují v řádku kopie zprávy, kterou tvoříte, ale tato jména se zobrazí všem příjemcům zprávy.

Zakázat pravidlo

V zobrazení Pošta na kartě Domov klikněte na tlačítko pravidla > Správa pravidel a upozornění.

Na záložce v sekci Pravidlo

Klepněte na tlačítko OK.

Pravidla a upozornění.

rada: Další informace o tom, jak rychle zakázat toto pravidlo pro jednotlivé zprávy, naleznete v další části ("").

Pomocí kategorie zakážete automatické kopírování jednotlivých zpráv

Pokud chcete flexibilitu pro vypnutí automatických nových pravidel kopírování na základě jedné zprávy, aniž byste museli procházet dialogové okno pravidla a upozornění, můžete použít funkci kategorií v Outlooku spolu s pravidlem.

rada:

Nejprve musíte vytvořit pravidlo pro automatické odesílání slepé kopie (CC) pro všechny e-mailové zprávy, které odešlete.

Toto specifické pravidlo se nazývá pravidla klienta. Pravidla klienta se spouštějí pouze v počítači, na kterém jsou vytvořena, a spouštějí se pouze v případě, že je spuštěna aplikace Outlook. Pokud byste odeslali e-mail pomocí e-mailového účtu na jiném počítači, pravidlo by se z tohoto počítače nespustilo, takže by bylo vygenerováno na tomto počítači. Stejné pravidlo musí být vytvořeno na každém počítači, který ho plánuje používat.

Vytvořte pravidlo

Nyní pokaždé, když odešlete zprávu, ať už se jedná o novou zprávu, přepošlete zprávu nebo odpověď, lidé nebo distribuční seznamy uvedené v pravidle budou automaticky přidány jako příjemci kopie. Jména osob nebo distribuční seznamy se nezobrazují v řádku kopie zprávy, ale tato jména se zobrazí každému, kdo zprávu obdrží.

Zakázat pravidlo

Chcete-li zabránit automatickému odesílání kopie, musíte pravidlo nejprve deaktivovat.

V Pošta v nabídce Servis klikněte na tlačítko Pravidla a upozornění.

Na kartě Pravidla e-mailu v sekci Pravidlo zrušte zaškrtnutí políčka odpovídající pravidlu, které jste vytvořili.

Klepněte na tlačítko OK.

Nyní můžete odeslat zprávu, aniž byste automaticky posílali kopii jiným lidem nebo seznamům adresátů. Pravidlo bude neaktivní, dokud nebude znovu povoleno v dialogovém okně Pravidla a upozornění.

rada:

Pomocí kategorie zakážete automatické kopírování jednotlivých zpráv

Pokud chcete zakázat nové automatické pravidlo Odeslat CC pro jednotlivé zprávy bez volání dialogového okna Pravidla a upozornění, můžete pravidlo nastavit na kategorii, která je k dispozici v aplikaci Office Outlook 2007.

Upravte pravidlo, které jste vytvořili dříve, aby při přidání zadané kategorie do zprávy pravidlo automaticky neodesílalo kopii.

Kdykoli chcete zakázat pravidlo auto-cc pro zprávu, použijte na ni kategorii.

rada: Klávesovou zkratku můžete použít, pokud jste ji zadali při vytváření kategorie.

Když odešlete zprávu, pravidlo automatického kopírování se nepoužije.

Typy zpráv" je určeno pro zadávání a konfiguraci automaticky odesílaných SMS zpráv. (Toto okno se otevírá přes položky Hlavní nabídky programu "Adresář" - "Typy SMS zpráv.")

Na levé straně tohoto okna je tabulka se seznamem „Running Locations“ (skupin) zpráv. Uživatelé programu nemohou upravovat jeho obsah.

Na pravé straně okna je tabulka se záznamy o typech zpráv, které lze v určitých mezích upravovat. Můžete měnit texty zpráv a podmínky jejich zasílání.

Okno "TYPY ZPRÁV". Kliknutím zvětšíte.

Účel tlačítek v horní části tohoto okna:

- Přepnout znak " Stealth režim" odesílání zpráv. Pokud má zpráva tuto funkci povolenou, pak je odeslána bez zobrazení okna s textem zprávy. Tedy bez účasti operátora.
- Přepnout znak " Neposílejte" vybrané zprávy. Tento příznak má dočasně zakázat určitý typ zprávy. Pokud je povolen, tento typ zprávy nebude odeslán.
-Tlačítka pro uspořádání seznamu typů zpráv.

Aktuálně existují tři „počáteční místa“ pro zprávy:

• Na konci pracovního dne
• Uprostřed dne
• Po připsání bonusu klientovi

Chcete-li povolit automatické odesílání SMS zpráv, musíte zadat čas odeslání zprávy v okně nastavení programu na záložce „Zobrazit“.

Většina běžných uživatelů pracuje s emailem přímo na webu. Funkčnost, kterou poskytuje, je pro vytváření a přijímání dopisů zcela dostačující. Co ale dělat, když potřebujete poslat stejný dopis velkému počtu lidí, potřebujete poslat konkrétní zprávu v konkrétní čas nebo chcete pokračovat v posílání dopisů bez účasti člověka, zatímco se povaluje na pláži na dovolená? V takových případech přicházejí na pomoc všechny druhy automatických poštovních programů a služeb. Liší se funkčností, placenými/zdarma, funkcemi práce a mnoha dalšími faktory, ale společné mají to, že k práci nevyžadují neustálou přítomnost člověka. E-maily lze odesílat nepřetržitě v různých přizpůsobitelných intervalech.

Proč potřebujeme newslettery?

Názor, že hlavním a nejúčinnějším marketingovým nástrojem jsou webové stránky, je daleko od pravdy. Většina kupujících produktu nebo služby ještě není připravena učinit rozhodnutí o nákupu po jediné návštěvě webové stránky. Důvody mohou být různé a v neposlední řadě je to prostá zapomnětlivost. Zákazníci si jednoduše nepamatují, že viděli něco, co upoutalo jejich pozornost. Některým potenciálním kupcům se musí opakovaně připomínat, dokud nakonec nákup neprovedou. A jako taková upomínka slouží automatický dopis zaslaný emailem.

Funkce a služby

Existuje mnoho programů a služeb pro automatické odesílání korespondence, placených i bezplatných. Jejich funkčnost není omezena na odesílání dopisů bez lidského zásahu, jejich možnosti jsou mnohem širší:

1. Před hromadným rozesíláním lze účinnost dopisů otestovat na vybrané skupině uživatelů prostudováním statistik o odesílání a doručování těchto dopisů a aktivitě klientů po jejich obdržení.
2. Služby umožňují pravidelně aktualizovat seznam předplatitelů zpracováním servisních zpráv o chybách doručení. Systémové prostředky tak nejsou plýtvány zbytečnými akcemi odesílání na adresy, které již neexistují.
3. Statistiky kliknutí na odkazy v e-mailech pomohou vyhodnotit efektivitu reklamní kampaně.
4. Vestavěná technologie pro určování polohy předplatitelů vám umožní vybrat dopisy pro zasílání na základě geografie.
5. Databázi pro odesílání dopisů lze doplňovat různými automatickými způsoby, například skenováním stránek v síti.

Lze také nakonfigurovat automatické odpovědi na dopisy. To se bude hodit například při odchodu. Můžete informovat pisatele, že dopis byl přijat, ale nějakou dobu potrvá, než se odpověď vrátí. Pokud se vaše e-mailová adresa změnila, je velmi snadné přijímat poštu odeslanou na vaši starou adresu – stačí nastavit přeposílání. Jak ale informovat všechny, kteří píší, že stará adresa již není aktuální a příště je lepší napsat přímo na jinou? A automatické psaní s tím pomůže.

Takové programy mají obvykle šablony pro typická písmena, které lze snadno upravit tak, aby vyhovovaly vašim potřebám. Díky tomu všemu vám automatický mailing umožňuje propagovat zboží a služby s minimálním časem a penězi vynaloženými na reklamu, zpracování a analýzu korespondence.

Co poslat?

Nejoblíbenější jsou uvítací dopisy (například po registraci na zdroj) a děkovné dopisy (například za dokončenou objednávku nebo dlouhodobou spolupráci s firmou).

Pozdravy jsou nejčtenější e-maily. Lidé jsou zvyklí je nejvíce otevírat při hledání nějaké užitečné nebo zajímavé informace.

Děkovné dopisy mohou obsahovat informace o objednávce, způsobu doručení, různých akcích a slevách pro stálé zákazníky. To vše lidi přitahuje a takové dopisy se zpravidla také čtou nebo se na ně alespoň koukají.

Automatizovaný dopis může navrhnout produkty související s těmi, které si daná osoba zakoupila nebo o ně měla zájem. Dopisy vám umožní poblahopřát například k narozeninám a učinit individuální lukrativní nabídku.

Pro práci se složitými zákaznickými problémy již samozřejmě budete potřebovat specialisty. Jednodušší otázky však lze díky automatickým dopisům řešit nepřetržitě a každý den, když je uživatelé potřebují.

Mezi různými programy a službami je dobře známý program Outlook od společnosti Microsoft, takže na jeho příkladu budou probrány způsoby vytváření pošty, automatické odpovědi a přeposílání určitých dopisů na jiné adresy.

Bulletin

Pro velkou skupinu lidí není potřeba je pokaždé ručně přidávat do mailing listu. Chcete-li to provést, můžete vytvořit seznam adresátů. Na kartě „domů“ v programu musíte vybrat „vytvořit skupinu kontaktů“, poté zadat název této skupiny a přidat do ní členy. Seznam účastníků a název skupiny se v případě potřeby upraví nebo zcela odstraní. Stejný kontakt může být zařazen do libovolně velkého počtu skupin uživatelů, kterým budou dopisy automaticky zasílány. To ušetří spoustu času.

Automatické psaní: jak na to

Někdy je potřeba odeslat automatický dopis v přesně stanovený čas a v nepřítomnosti odesílatele u počítače. Automatické odesílání e-mailů aplikace Outlook vám to také umožňuje. Měli byste napsat běžný dopis, v případě potřeby k němu připojit potřebné soubory, určit adresáta (adresáty) nebo seznam adresátů a poté přejít do části nabídky „možnosti“. Dále v této části vyberte možnost „zpožděné doručení“ a poté vyberte „nedoručovat do“. Poté jsou nakonfigurovány všechny potřebné parametry, včetně data a času odeslání dopisu, přítomnosti nebo nepřítomnosti oznámení o doručení a přečtení atd.

Po zadání všech potřebných údajů byste měli dopis odeslat. Uloží se do složky odeslaných dopisů, ale ve skutečnosti půjde příjemci až v určený den a hodinu. Je důležité, aby v tuto chvíli byl počítač zapnutý, program na něm běžel a bylo připojení k internetu. Pokud tyto podmínky nebyly vytvořeny ve správný čas, dojde k automatickému odesílání dopisů v okamžiku, kdy jsou konečně splněny. To není příliš pohodlné, ale nedá se s tím nic dělat.

Automatické přeposílání e-mailů aplikace Outlook

Dopisy lze přeposílat od prvního adresáta dalším dvěma způsoby – přeposíláním a přesměrováním. Přeposílané dopisy se odlišují přítomností zkratky FW v předmětu a příjemce vidí, z jaké adresy byl dopis původně odeslán a ze které mu byl později přeposlán. Přesměrování není pro příjemce patrné, vidí dopis jako odeslaný prvním odesílatelem.

Řízení spedice

Můžete nakonfigurovat buď přeposílání úplně všech dopisů, nebo vytvořit pravidla upravující, co a kdy se má přeposílat. V tomto případě se přeposlané e-maily ukládají do složky Doručená pošta. Program odeslaný dopis analyzuje, a pokud splňuje podmínky uvedené v pravidlech, provede akci určenou tímto pravidlem. Může se jednat nejen o automatické přeposílání dopisů nebo odpovídání na ně, ale také o jejich přesouvání do konkrétní složky, tedy třídění, mazání atd.

Chcete-li vytvořit pravidla pro zpracování příchozí korespondence, musíte vybrat položku „pravidla“ na hlavní kartě programu. Dále v nabídce „spravovat pravidla a výstrahy“ se přímo konfigurují algoritmy pro zpracování přijatých dopisů.

Přeposílání zakázáno

Některé e-maily nelze přeposlat – k tomu dochází, když odesílatel na odesílanou korespondenci nainstaloval ochranu, která příjemci brání sdílet tyto informace s kýmkoli jiným. Toto omezení může zrušit pouze odesílatel, příjemce to nebude moci žádným způsobem provést.

Také ve firmách si může správce systému nastavit vlastní pravidla, která omezují nebo úplně zakazují zasílání dopisů mimo podnikovou síť a někdy i v ní. To se provádí za účelem ochrany firemních informací.

Automatické odpovědi

Pokud je příjemce nepřítomen z důvodu služební cesty, dovolené, nemoci nebo z jiného důvodu, lze nakonfigurovat automatické odpovědi na dopisy. Pokud je pošta umístěna na firemním účtu, můžete také vytvářet různé odpovědi na dopisy přicházející od ostatních zaměstnanců společnosti a na dopisy přijaté zvenčí.

Chcete-li tuto funkci povolit, vyberte v nabídce programu v části „soubor“ položku „automatické odpovědi“, kde musíte vybrat „odeslat automatické odpovědi“. V této části se píše samotný text dopisů a je také uvedeno období, během kterého budou tyto odpovědi zasílány. Pokud se uživatel objeví online před koncem tohoto období, bude požádán o deaktivaci funkce.

Během doby platnosti automatických odpovědí můžete nastavit pravidla pro zpracování pošty, například pro jejich přeposílání dalším zaměstnancům společnosti, kteří mohou řešit vzniklé problémy atd.

Program poskytuje podrobnou nápovědu a také pomáhá vyhnout se běžným chybám při práci s ním.