Program na výrobu hlavičkových papírů. Programy pro automatické vyplňování formulářů. Typová forma: pro formuláře s moderním designem

Sběr dat nemusí být drahý. Ve skutečnosti by to nemělo stát ani korunu. Existuje mnoho skvělých bezplatných nástrojů, které dokážou stejné věci jako drahé tvůrce formulářů a průzkumů.

Zde jsou některé z nejlepších bezplatných aplikací pro sběr dat ve formě formuláře nebo průzkumu.

6 nejlepších aplikací pro tvorbu bezplatných formulářů.

Tvůrci formulářů jsou některé z nejflexibilnějších aplikací. Lze je použít ke shromažďování dat do tabulek, placení za nákupy ve vašem internetovém obchodě nebo k plánování startupu. S pomocí takových návrhářů je snadné vytvořit kontaktní formulář pro web. Jsou jako digitální Lego: přidejte potřebné prvky, upravte je a váš výtvor je připraven.

1. Formuláře Google: pro integraci s Tabulkami Google.

Pokud již používáte Google Docs, Google Sheets a Gmail, pak byste neměli zapomenout na Google Forms, což je skvělá možnost pro vytváření bezplatných formulářů. Tato aplikace je integrována do Google Apps, velmi snadno se používá a automaticky se synchronizuje s Tabulkami Google. Tyto funkce jsou zcela dostačující pro vytvoření jednoduchého formuláře.

Formuláře Google nabízí více než 10 typů formulářů s pohodlným zadáváním textových dat. Vytvořte tolik formulářů, kolik chcete, přidejte tolik možností odpovědí, kolik se do tabulky vejde – neexistují žádná omezení. Pomocí skriptů Formulářů Google můžete také přidat oznámení, ověření, logiku akcí a další.

Aplikace neumožňuje nahrávat soubory ani přijímat platby. Témata formulářů jsou poměrně jednoduchá, nebude těžké určit, že se jedná o produkt Google. Má však všechny základní funkce a je zcela zdarma.

2. Typová forma: pro formuláře s moderním designem.

Neomezený počet formulářů a odpovědí je poskytován zdarma. Aktualizací aplikace lze získat přístup k dalším funkcím, jako jsou platební pole.

3. Ninja Forms: pro vytváření formulářů pro WordPress.

Někdy jsou aplikace pro vytváření formulářů přetížené zbytečnými možnostmi. Pokud nechcete nahrávat soubory nebo přijímat dlouhé odpovědi a chcete jen rychlé odpovědi od svého publika, pak jsou průzkumy skvělým způsobem, jak tuto funkci zvládnout.

Aplikace pro formuláře a průzkumy jsou velmi podobné, ale ty druhé jsou ideální pro kladení jednoduchých otázek a získávání jednoduchých odpovědí.

Něco tak zdánlivě triviálního jako vyplňování papírových formulářů může způsobit spoustu potíží a rozvinout se ve skutečný problém! Zvláště pokud se na každém kroku objevuje potřeba opakovaně vyplňovat papírové formuláře. Například při vyplňování rodných listů, školních vysvědčení, plných mocí nebo profilů zaměstnanců. I když máte psací stroj a zkušeného písaře, je to dlouhý a obtížný úkol: každý formulář musí být vložen do psacího stroje a musí být vyplněna potřebná pole. Jsou-li takových formulářů stovky nebo tisíce, jsou nevyhnutelné chyby s následným zakrytím korektorem a opravou. Nejnepříjemnější je, že mnoho polí v takových formulářích je úplně stejných (například adresa, podrobnosti a název organizace), ale musí se pokaždé vyplnit. Samozřejmě můžete použít uhlový papír k vyplnění několika formulářů současně, ale i zde nastávají problémy:

• Papír pro formuláře je nejčastěji velmi silný, což vám umožňuje získat ne více než 2 nebo 3 kopie v jednom průchodu psacím strojem.
• Formuláře se mohou od sebe lišit velikostí okrajů: nahoře nebo dole, vlevo nebo vpravo. To vede k tomu, že text na kopiích je posunut vzhledem k vyplněným polím: je ošklivý nebo zcela „nečitelný“.
• Udělá-li písařka chybu, musí ji na všech kopiích opravit.
• Každý formulář bude muset být stále znovu vložen do psacího stroje a pole, která se liší od ostatních, budou muset být vyplněna: například „Příjmení“ a „Jméno“.

A co na počítači?

Proč si vlastně nevystačit s moderními prostředky? Navíc je nyní většina dokumentů generována automaticky pomocí softwaru specifického pro dané odvětví a bez problémů se tiskne. Co když ale nutně potřebujete vyplnit dokument, který existuje pouze na papíře, například nový daňový formulář? Můžete si to samozřejmě „nakreslit“ v Excelu a vytisknout na tiskárně Proces vytváření formuláře zabere spoustu času, ale problém se dá vyřešit, ale diplom, certifikát nebo diplom je potřeba vyplnit out - krásně vytisknout požadovaný text v určitém místě formuláře Jak to udělat pomocí počítače a tiskárny?

Šablonu můžete v zásadě změřit na milimetr, podle toho vytvořit a označit dokument ve Wordu a zadat text na určité místo v tomto dokumentu. Poté několikrát „vystřelit“ a nejprve vytisknout zadané informace prázdný list papíru a jeho kontrola „ve světle“ - zapadne na správné místo v šabloně To je přesně obrázek vyplňování, který byl kdysi pozorován v jedné z poboček respektované Sberbank překvapivé je, že to nebyly jen jakési blahopřání, které není děsivé „podělat“, ale směnky – cenné papíry, které jsou „jako smrt“. komplikované tím, že se bankovky lišily velikostí horních okrajů, takže každý formulář potřeboval samostatné „nafocení“ až poté byl do tiskárny vložen samotný cenný dokument. s vyplňováním formulářů v naší době vysoké výpočetní techniky.

Formulář Pilot Office

Není třeba opakovat tak smutný zážitek, protože existuje alternativa k psacímu stroji. K vyplnění papírových formulářů jakéhokoli druhu budete potřebovat počítač, skener, tiskárnu a program Form Pilot Office (dále jen Form Pilot). Formulář vyplněný v tomto programu lze nejen vytisknout, ale také odeslat faxem nebo e-mailem a v případě potřeby jej před tím exportovat do PDF. Všechno se to dělá takhle. Přímo z Form Pilot se spustí proces skenování papírového formuláře a po jeho dokončení se výsledný obrázek objeví v okně nového dokumentu programu Vestavěné nástroje programu umožňují obrázek narovnat (pokud byl nerovnoměrný vložen do skeneru) a oříznout „černou“, která se objeví Po naskenování se programu zobrazí umístění levého horního rohu a dokument je připraven k vyplnění.

Nejčastěji stačí zadat text. Chcete-li to provést, použijte speciální nástroj, po jeho výběru se kurzor myši podobá plnicímu peru. Stačí kliknout na toto pero na požadované místo ve formuláři a vyplnit textové pole, které se objeví. Zbývá pouze odeslat napsaný text k tisku nastavením přepínače do polohy „Tisk do hotového formuláře“. Papírová forma musí být samozřejmě v tiskárně. Po vytištění bude vypadat úplně stejně jako na obrazovce vašeho monitoru. Můžete také vytisknout na prázdný list - celý dokument s obrázkem formuláře a napsaným textem.

Vyplňování elektronických formulářů

Vyplňování papírových formulářů je bezesporu vrcholem programu Form Pilot. Ale se stejným úspěchem můžete vyplňovat elektronické formuláře v různých formátech: PDF, HTML, DOC, XLS, TXT a další. Chcete-li to provést, stačí otevřít dokument v nativní aplikaci a „vytisknout“ jej na tiskárně Form Pilot Office. Slyšeli jste dobře - tiskárna s tímto názvem se po instalaci Form Pilot objeví v seznamu „skutečných“ zařízení Ve skutečnosti se dokument samozřejmě nevytiskne, ale otevře se pouze ve Form Pilot pro vyplnění. Stejně tak můžete vyplnit libovolný formulář v grafické podobě, stačí k tomu otevřít soubor s jeho obrázkem ve Form Pilot.

Kromě textu můžete do dokumentu vložit již hotový obrázek, nějaký symbol, nebo něco sami nakreslit (program obsahuje standardní kreslící nástroje). Můžete například vyplnit chybějící řádky ve formuláři nebo „podepsat“ dokument tak, že do něj vložíte svůj naskenovaný podpis, razítko nebo pečeť. Často používané grafické a textové objekty lze umístit na „poličku“ a odtud je jednoduše „přetáhnout“ do jiných dokumentů. Použití šablon také umožňuje automatizovat a zjednodušit vytváření nových dokumentů. S jejich pomocí můžete rychle vytvořit nový dokument pomocí zdrojových informací ze šablony. Textová pole s proměnlivým obsahem mohou být v šabloně ponechána prázdná a vyplněna při tisku formulářů.

Několikrát vyplňování formulářů

Řekněme, že potřebujete vyplnit nějaké papírové soubory pro zaměstnance. Výše popsaným způsobem vytvoříte dokument Form Pilot a uložíte jej jako šablonu. Poté tuto šablonu otevřete, vyplníte údaje pro každého zaměstnance a vytisknete si ji data Jak to udělat Každý vyplněný dotazník můžete samozřejmě uložit do samostatného souboru, ale pokud existují stovky nebo tisíce takových dotazníků, pak je čas se v těchto souborech zmást.

Form Pilot eliminuje potíže s vyplňováním stejného formuláře znovu a znovu. Program udržuje vlastní databázi pro každý z vytvořených formulářů. Pokud máte 100 zaměstnanců, můžete pomocí formuláře s dotazníkem provést 100 záznamů do databáze a toto vše uložit do jednoho souboru Form Pilot Dobré je, že při vyplňování databáze nemusíte „. drive in“ stejná pole pro každý záznam - Můžete vytvořit duplicitní záznam na základě jakékoli možnosti vyplňování formuláře. Stačí změnit nebo přidat to, co potřebujete, a vytisknout vyplněné formuláře.

Formuláře navíc není nutné vyplňovat ručně, pokud jsou pro ně údaje k dispozici v „hotových“ databázích. Jednoduše importujte z těchto databází (Access, Excel, DBF a další) do dokumentu Form Pilot a můžete jednoduše tisknout automaticky vyplněné formuláře. A pokud potřebujete data v databázi znovu seřadit, získat o nich nějaké statistiky nebo vytisknout data pro všechna pole na jeden list ve formě tabulky, pak můžete použít funkci exportu dat z Form Pilot databáze do externí databáze.

Kombinace Form Pilot + Form Filler

Pro vyplňování formulářů připravených ve Form Pilot existuje samostatný program - Form Filler Pilot V této "pilotní" obdobě "Adobe Reader" můžete vyplnit pouze ta pole, která byla vytvořena ve Form Pilot potřebujete program s tak extrémně omezenými možnostmi, je to však právě toto vážné omezení Form Filler, které umožňuje programu najít zajímavé aplikace?

Tento program můžete například „distribuovat“ klientům za účelem vyplnění smluv a dalších dokumentů (program je pro ruský trh zdarma). Je notoricky známou skutečností, že při vyplňování formulářů ve formátu DOC mohou klienti dokument nejen nechtěně zkazit, ale i záměrně změnit jeho část. Formulář připravený ve Form Pilot však nelze „zšroubovat“ nebo opravit, ale pouze vyplnit podle potřeby, vytisknout nebo poslat zpět e-mailem.

Vyhledávací modul není nainstalován.

Naděžda Balovjaková

Uživatelé, kteří často musí trávit spoustu času na internetu, například registrací produktů, zasíláním materiálů nebo online nakupováním, tráví spoustu času vyplňováním různých webových formulářů. Přihlašovací jména, hesla, jména, adresy, index a mnoho dalšího...

Nekonečné čekání na dokončení registrace po zadání téměř stejných údajů. Tuto rutinní práci mohou zjednodušit speciální programy určené k automatickému vyplňování formulářů.

Na internetu je spousta programů této třídy, ale skutečných všeobecných odborníků je mezi nimi jen pár, protože většina těchto programů má často příliš úzkou specializaci.

Při surfování na internetu musíte často na webových stránkách vyplňovat různé formuláře, uvádějící stejné údaje – příjmení, jméno, adresu, datum narození a mnoho dalšího. Pomocí speciálních programů můžete tato data uložit do speciální databáze a v případě potřeby je dosadit do formulářů na webových stránkách.

IE Scripter

Web vývojáře: www.iescripter.com
Velikost distribuce: 1,2 MB
Postavení: Shareware

V důsledku instalace přidá IE Scripter své tlačítko na panel nástrojů prohlížeče Internet Explorer. Když na webové stránce narazíte na formulář, musíte zadat data a poté kliknout na toto tlačítko. V okně prohlížeče se zobrazí další panel, pomocí kterého můžete ovládat činnost programu. Údaje zadané do formuláře můžete uložit. Zároveň program umožňuje vybrat, které hodnoty chcete zachovat a které vynechat.

Když narazíte na formulář na jiném webu, abyste mohli použít uložená data, klikněte na tlačítko Načíst a program automaticky vloží všechny hodnoty do požadovaných polí. Je však třeba poznamenat, že program nefunguje vždy správně, zejména u rozbalovacích polí. Kromě toho není možné použít různá data pro jednu stránku otevřenou v Internet Exploreru, například nelze použít data z několika poštovních schránek - program si nepamatuje několik sad hodnot;

Kromě tohoto způsobu vyplňování můžete do databáze IE Scripter uložit standardní sadu hodnot, kterou program použije při vyplňování formulářů na webových stránkách. Tyto parametry je třeba nastavit v okně nastavení programu. Je třeba poznamenat, že soubor standardních parametrů je nedostatečný a ne vždy stačí k vyplnění formulářů. Tato nastavení lze načíst ze sady uložené v nastavení aplikace Internet Explorer. Program navíc nemá možnost upravovat seznam klíčových slov určujících typ pole ve webovém formuláři.

Program má flexibilní nastavení. Nastavení lze uložit do speciálního souboru. Mezi další funkce programu patří nástroj pro generování hesel a prohlížení souborů cookie.

iNetFormFiller

Web vývojáře: www.inetformfiller.com
Velikost distribuce: 2,8 MB
Postavení: Shareware

Po instalaci a povinné registraci programu iNetFormFiller bude jeho ikona umístěna na systémové liště.

Hlavní okno programu obsahuje dotazníky s velmi podrobnými informacemi o uživateli. Zdá se, že vývojáři programu poskytli všechny možné možnosti pro vstupní pole, dokonce i ta, se kterými se při vyplňování webových formulářů setkáte velmi zřídka. Data formuláře se ukládají do profilu, který lze upravit náhodným výběrem polí, která do něj budou zahrnuta, a také vytvořením skupin polí. Dotazník může navíc obsahovat pole naprosto libovolného standardu. V tomto případě mohou být některá pole vzájemně propojena. V tomto případě, když zadáte určité informace do jednoho pole, ostatní s ním spojené mohou být automaticky vyplněny zadanými hodnotami. Při vytváření profilu program podporuje mazání nepotřebných polí. A hotové profily lze uložit jako šablony a použít je později při vytváření dalších profilů.

Po instalaci programu je do prohlížeče Internet Explorer zabudován další panel nástrojů iNEtFormFiller.

Tento program také umí vyplňovat formuláře dvěma způsoby - nahrazením uložených dat do polí na webové stránce nebo uložením dat, která byla zadána do formulářů na webové stránce. Pro vyplnění formuláře stačí kliknout na tlačítko Vyplnit a všechna data se uloží do formuláře.

Všechny stránky vyplněné programem jsou uloženy ve speciální sekci - seznam karet formulářů. Pokud v seznamu vyberete kartu formuláře, zobrazí se vedle ní pole této stránky v okně programu, které lze upravovat offline pouhým zadáním požadovaných hodnot. Karta formuláře je v podstatě stejná webová stránka s formulářem, ale se zachovanou strukturou.

V režimu dávkového zadávání informací vám program umožňuje vyplňovat online formuláře standardními údaji a můžete určit, která data mají být nahrazena z profilu a která ručně.

Další zajímavý nástroj dostupný v iNetFormFiller umožňuje zaznamenávat každou uživatelskou akci provedenou v prohlížeči. V tomto režimu práce si program pamatuje nejen vyplněná pole, ale i každé kliknutí na odkaz nebo tlačítko. Můžete si zapamatovat téměř libovolnou sadu akcí a pak ji jednoduše reprodukovat požadovaný počet opakování a v případě potřeby změnit některé parametry.

Je třeba poznamenat, že program má flexibilní možnosti přizpůsobení. Pro každou stránku program umožňuje nastavit vlastní nastavení včetně různých možností ukládání a vyplnění. Díky funkcím exportu a importu nastavení a uložených profilů lze databázi programu přenést na jiný počítač.

RoboForm

Web vývojáře: www.roboform.com
Velikost distribuce: 1,8 MB
Postavení: Shareware

Funkčnost RoboFormu odlišuje tento program od jeho vrstevníků, což z něj činí jeden z nejlepších ve své kategorii.

Tento program také přidává své vlastní tlačítko na lištu prohlížeče. RoboForm může uložit data, která jste zadali do webových stránek. V tomto případě program ukládá tato data do speciálních záznamů zvaných propustky. Tyto karty lze použít k vyplňování formulářů. A pokud zadáte nějaká data do formulářů na webových stránkách, program bude schopen rozpoznat vaše akce a nabídne vám uložení těchto dat.

Pomocí editoru osob můžete ručně uložit data pro pozdější použití při vyplňování formulářů. Obsah databáze programu, průkazky a také možnost přidávat nové záznamy do databáze programu lze chránit hesly.

Pokud s programem pracuje více uživatelů, může si každý nastavit vlastní parametry pro vyplňování formulářů.

Je třeba poznamenat, že program má rozsáhlé možnosti přizpůsobení. Například RoboForm vám umožňuje zcela přizpůsobit složení kontextového menu Internet Exploreru, můžete také přizpůsobit kombinace kláves, které program používá k vyplňování formulářů.

WebM8

Web vývojáře: www.m8software.com
Velikost distribuce: 1,59 MB
Postavení: Shareware

Program umožňuje pracovat s velkým množstvím různých dat pro vyplňování webových formulářů. Hlavní nepříjemnost práce s programem spočívá v tom, že pro každý formulář je potřeba vytvořit jeho vlastní samostatný seznam hodnot polí. A k vyplnění formuláře byste měli v programu vybrat požadovaný seznam hodnot polí, připravený předem. Proto je při použití WebM8 poměrně obtížné vyplňovat různé webové formuláře na různých webových stránkách. Pokud ale potřebujete vyplnit stejné formuláře, bude pro vás program ideálním řešením.

Práce s dokumenty zabírá uživatelům, zejména kancelářským pracovníkům, spoustu času. Existuje ale mnoho programů, které dokážou manuální práci při práci s dokumenty výrazně optimalizovat automatizací některých procesů. Mnohá ​​z těchto řešení se snadno používají, jsou velmi pohodlná a levná, a proto jsou dostupná širokému spektru uživatelů. Takové programy budou diskutovány v tomto článku.

Organizace dokumentů

Uživatelé, kteří se musí potýkat s velkým množstvím elektronických dokumentů, dobře vědí, že i přes přísný systém katalogů a podadresářů zabere nalezení toho správného dokumentu mnoho času. Jednou z možností řešení tohoto problému je použití speciálního katalogizačního programu, jehož hlavním úkolem je organizovat a třídit data, což v konečném důsledku zajistí rychlé vyhledání potřebných informací. Na trhu existuje obrovské množství takových katalogizátorů a všechny se zaměřují na katalogizaci buď disků, složek a souborů, nebo některých vysoce specializovaných informací (filmy, mince, známky atd.). Pro katalogizaci dokumentů je vhodný jakýkoli univerzální katalogizátor, který umožňuje katalogizovat složky a soubory různých typů. Nejlepší z takových řešení je balíček WhereIsIt (http://www.whereisit-soft.com/), který je však poměrně drahý a jeho možnosti jsou pro mnoho uživatelů zjevně nadbytečné. Většině lidí postačí použití balíčku WinCatalog Standard.

Dalším způsobem je spojení souvisejících dokumentů do komplexních hierarchicky strukturovaných dokumentů uložených uvnitř datových souborů odpovídajících těmto strukturám. V takto strukturovaných dokumentech je mnohem pohodlnější procházet a najít potřebné informace díky možnostem strukturování a pokročilého vyhledávání v dokumentu. Kromě toho vám takové strukturování umožňuje provádět externí vyhledávání a vyhledávat dokumenty na základě fragmentů textu, který je v nich obsažen. Například balík Maple je určen pro vytváření hierarchicky strukturovaných dokumentů.

WinCatalog Standard

Vývojář: WinCatalog.com

Velikost distribuce: 1,62 MB

Práce pod kontrolou: Windows 95/98/2000/Me/NT 4.0/XP

Způsob distribuce: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

Cena: 200 rublů.

WinCatalog Standard je snadno použitelný multifunkční katalogizátor s přehledným ruskojazyčným rozhraním (obr. 1). Balíček umožňuje katalogizovat data z libovolného paměťového média, které lze připojit k počítači: diskety, pevné a síťové disky, běžné CD a audio disky, Zip disky atd. S jeho pomocí můžete třídit a organizovat libovolné složky a soubory bez ohledu na jejich umístění. Data do katalogu můžete zadávat buď ručně (přímo do virtuálních složek) nebo skenováním disků (včetně tam umístěných zip archivů) - v tomto případě je pro snazší orientaci lepší složky a soubory extrahované z disků třídit do virtuálních složek, které díky podpoře drag & drop operace nezaberou mnoho času.

Rýže. 1. Rozhraní WinCatalog Standard

Obecná správa katalogu je snadná a pohodlná. Rozdělení dat do tematických složek výrazně zjednodušuje orientaci a umístění složek a jejich vnořených prvků lze jednoduše měnit pouhým přetažením. Pokročilé vyhledávání (podle názvu, komentáře, velikosti a data úpravy; obr. 2), podpora booleovských operací a možnost výběru konkrétní složky pro vyhledávání a také zohlednění klíčových slov (lze je prozíravě přidávat k jednotlivým prvkům adresáře), umožňuje rychle najít požadovaný dokument a najít duplikáty - odstranit duplicitní prvky z kolekce. Export celého nebo části katalogu dokumentace do souboru CVS umožňuje zpracovávat data v jiné aplikaci (např. MS Excel) a export do souboru HTML je vhodný pro tisk katalogu.

Rýže. 2. Prohledávejte dokumenty ve WinCatalog Standard

Javor 6.25

Vývojář: Crystal Office Systems

Velikost distribuce: Maple – 5,3 MB, Maple Professional – 5,89 MB

Práce pod kontrolou: Windows (všechny verze)

Způsob distribuce: shareware (30denní demo verze: Maple - http://www.crystaloffice.com/maple.exe, Maple Professional - http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

Cena: Maple – 21,95 $, Maple Professional – 30,95 $

Maple je snadno použitelný správce dokumentů, který vám umožňuje kombinovat různé materiály do hierarchických struktur a nakonec získat strukturované dokumenty: obchodní plány, zprávy, analytické poznámky, brožury atd. V takovýchto hierarchických stromech dokumentů jsou rozmanité informace prezentovány jasněji a nalezení jakéhokoli dokumentu je mnohem snazší než u standardní katalogizace. K prohlížení dokumentů vytvořených v Maple potřebujete speciální prohlížeč Maple Reader, který si můžete zdarma stáhnout na adrese: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2,51 MB). Balíček má uživatelsky přívětivé rozhraní (obr. 3) a je tak snadné se naučit, že ani chybějící ruská lokalizace programu nebude pro většinu uživatelů překážkou, a proto lze toto řešení doporučit nejširšímu publiku.

Rýže. 3. Rozhraní programu Maple

Manažer je k dispozici ve dvou verzích: základní Maple a rozšířená Maple Professional. Mezi zásadní rozdíly rozšířené verze patří přítomnost takových doplňkových funkcí, jako je vyhledávání dokumentů, kontrola gramatiky, šifrování souborů a zálohování hierarchických struktur.

Základem každého dokumentu v Maple je hierarchický strom uzlů, jehož úroveň vnoření poduzlů, stejně jako jejich počet, je neomezená. Každý uzel je samostatný dokument obsahující nejen text (zadaný přímo, vložený ze schránky nebo importovaný z dokumentů ve formátech RTF, DOC, WRI a HTML), ale také tabulkový materiál, grafy, odkazy na základní fragmenty výsledného dokumentu nebo soubory , atd. Při přípravě dokumentů je možné využít standardní sadu funkcí pro práci s textem: změna typu a velikosti písma, vytváření seznamů, formátování odstavců, používání stylů atd. Integrace s MS Word umožňuje využít kontrolu pravopisu zabudovanou v MS Word pro kontrolu gramatiky a hledání synonym nejen v angličtině, ale také v ruštině. Vestavěný zálohovací systém poskytuje možnost vytvářet komprimované záložní kopie hierarchických dokumentů (ve formátech ZIP a CAB). Vestavěný průvodce šifrováním vám pomůže zašifrovat citlivé dokumenty pomocí kryptografického algoritmu Blowfish. A vyhledávací modul Finder umožňuje rychle najít potřebné dokumenty podle fragmentu jména, autora, komentářů, obsahu (obr. 4) atd.

Rýže. 4. Prohledávejte dokumenty podle obsahu
v nich text v Maple

Rychlý přístup k dokumentům

Technologie počítačové přípravy dokumentů předpokládá, že vytvořené dokumenty jsou následně opakovaně používány. Například při vývoji nového dokumentu můžete potřebovat jeden nebo dva odstavce ze včerejšího dokumentu, nebo je nový dokument obecně kopií toho starého, ale se změněnými proměnnými informacemi atd.

Bohužel si uživatel nemůže vždy vzpomenout na název důležitého dokumentu vytvořeného předevčírem a někdy nemá nejmenší tušení, kde jej hledat. Dokumentům samozřejmě musíte dát smysluplná jména a uložit je, dodržet přehlednou katalogizaci, ale bohužel se to stane jinak, kvůli spěchu, rušivým hovorům atd. V důsledku toho může hledání požadovaného dokumentu zabrat spoustu drahocenného času - koneckonců není vůbec pravda, že jej budete moci otevřít prostřednictvím seznamu odkazů systému Windows na nejnovější dokumenty dostupné prostřednictvím nabídky Start . Faktem je, že tento seznam:

• omezeno na 15 dokumentů - to znamená, že pravděpodobnost zařazení dokumentů např. před týdnem je prakticky nulová;
• neumožňuje najít dokument, pokud si pamatujete část textu, ale zapomněli jste název souboru;
• nezahrnuje stejnojmenné (ale zároveň odlišné) dokumenty uložené pod stejným názvem, ale v různých složkách, což je důležité například při společné práci na dokumentu s tvorbou více jeho verzí.

Existuje další problém - seznam posledních dokumentů poskytovaných v systému Windows je jedním z kanálů pro únik důvěrných dat, protože jej může použít jakýkoli uživatel (včetně útočníka) ke zjištění povahy počítačové aktivity vlastníka. Proto se doporučuje tento seznam pravidelně čistit, například pomocí utilit pro odstranění „nevyžádaných“ dat z disku. V důsledku toho nastává zdánlivě paradoxní situace: pokud uživatel pravidelně ničí informace o nedávno použitých dokumentech z bezpečnostních důvodů, pak je zbaven rychlého přístupu k nim a jinak riskuje, že se stane obětí útočníků. Existuje však cesta ven - můžete použít specializovanou utilitu ActualDoc, která rozšiřuje možnosti Windows z hlediska práce s nejnovějšími dokumenty.

Pokud byl požadovaný dokument vytvořen již dávno, a proto se nemůže objevit v seznamu naposledy otevřených dokumentů (jak vestavěných ve Windows, tak v seznamu ActualDoc), budete se muset uchýlit k jeho hledání. Zde nastává další problém – uživatel si zpravidla nepamatuje název dokumentu (stejně jako datum jeho vytvoření), ale ví, jaká klíčová slova se v textu vyskytují. To znamená, že musíte hledat dokument podle fragmentů textu v něm obsaženého - bohužel, i když tento úkol lze vyřešit pomocí vestavěných nástrojů Windows nebo například Wordu, je to velmi průměrné. A nejde jen o to, že takové hledání není úplně samozřejmé a provádí se pomalu – někdy se s tím dá žít. Důležitější je, že nebudou nalezeny všechny soubory – při vyhledávání nebudou brány v úvahu morfologické rysy ruského jazyka, takže soubory, ve kterých mají hledaná slova jinou koncovku na malá a velká písmena, zůstanou nenalezeny. Zároveň jsou k dispozici specializované vyhledávací nástroje jako „Snoop“ (http://www.isleuthhound.com/ru/), Superior Search (http://superiorsearch.ru/), „Archivarius 3000“ a Phoenix Search (http ://indexlab.net/), dokáže rychle najít potřebné dokumenty bez ohledu na jejich umístění. Nejatraktivnější ze zmíněných řešení v poměru cena/kvalita se nám jeví balíček Archivarius 3000.

ActualDoc 3.5

Vývojář: Software Flexigen

Velikost distribuce: Standardní – 4,1 MB, Profesionální – 3,6 MB

Práce pod kontrolou: Windows 2000/XP/2003/Vista

Způsob distribuce: Standard – freeware (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), Professional – shareware (14denní demo verze – http://www.flexigensoft.com/files/download/currentdoc .exe)

Cena: Standardní – zdarma, Professional – 19,95 $

ActualDoc je nedávný správce dokumentů, který si pamatuje použité dokumenty a poskytuje k nim rychlý a bezpečný přístup. Program je jednoduchý a intuitivní, má uživatelsky přívětivé rozhraní s podporou ruského jazyka (obr. 5) a nevyžaduje prakticky žádný čas na zvládnutí, zejména proto, že je doplněn obsáhlým systémem nápovědy, a proto se může stát nepostradatelným nástrojem pro profesionály i domácí uživatele.

Rýže. 5. Rozhraní programu ActualDoc

ActualDoc sleduje stahování neomezeného počtu dokumentů během uživatelem zadaného období (standardně 60 dní), podporuje více než 40 formátů souborů (textové a grafické soubory, dokumenty MS Office a HTML dokumenty, soubory PDF atd.) a umožňuje vám rychle stáhnout kteroukoli z nich. Najít požadovaný dokument v prostředí programu není problém. Pokud je svitek dokumentů, které si zapamatovala, relativně malý, můžete dokument vybrat přímo ze seznamu. V opačném případě by bylo rozumnější nejprve omezit seznam možných kandidátů filtrováním (filtrování podle času je možné). Ó interval, podle přípony a kategorie) nebo vyhledávání podle názvu dokumentu (obecně) nebo podle fragmentu textu v něm obsaženého (ne vždy je však vyhledávání v ruském textu úspěšné). Existuje ještě jeden způsob, jak rychle otevřít požadovaný dokument - prostřednictvím vestavěných záložek (stejné jako v Internet Exploreru; obr. 6), které lze přiřadit k jednotlivým často používaným dokumentům a výrazně urychlit přístup k nim, jelikož zde není potřeba hledat. Vybraný dokument je k dispozici ve vestavěném prohlížeči - k prohlížení, vyhledávání a kopírování, i v externí aplikaci - k editaci a lze jej použít pro kompletní zpracování, selektivní kopírování informací z něj nebo pro odeslání dokumentu pomocí e-mailem. Zároveň lze samotný seznam dokumentů skrýt před zvědavýma očima a chránit heslem – v tomto případě se v nabídce nezobrazí naposledy použité soubory Start -> Dokumenty.

Rýže. 6. Otevření dokumentu přes záložku
v ActualDoc

Balíček je k dispozici ve dvou verzích: bezplatná základní Standard a placená Professional. Bezplatná verze vám neumožňuje prohlížet dokumenty ve vestavěných prohlížečích, používat funkci vyhledávání (výsledkem je, že dokumenty můžete vyhledávat pouze vizuálně, prohlížet celý nebo filtrovaný seznam), vytvářet vlastní kategorie a upravovat záložky.

Archivář 3000 (3,82)

Vývojář: Likasoft

Velikost distribuce: 3 MB

Práce pod kontrolou: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

Způsob distribuce: shareware (30denní demo verze - http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

Cena: studentská licence - 195 rublů, osobní licence - 295 rublů, komerční licence - 900 rublů.

« Archivist 3000 je optimální řešení pro rychlé vyhledávání dokumentů v 18 různých jazycích (včetně ruštiny, angličtiny, němčiny a francouzštiny) zaměřené na široké spektrum uživatelů. Program poskytuje okamžitý přístup k dokumentům umístěným na vašem pevném disku, síťových a vyměnitelných jednotkách (CD, DVD, ZIP atd.) a umí pracovat se všemi oblíbenými typy dokumentů (soubory PDF, dokumenty MS Office, textové soubory atd.). ). Umí vyhledávat v archivech (ZIP, RAR atd.), v e-mailových zprávách (Outlook, Outlook Express, The Bat! atd.) a souborech k nim připojených. Kromě toho je podporováno vyhledávání v databázích Lotus Notes a Lotus Domino a v databázích zpráv ICQ, Odigo IM a Miranda IM.

Spolu s běžným vyhledáváním podle klíčového slova nebo sady klíčových slov podporuje program pokročilý režim vyhledávání pomocí logických funkcí a umí vyhledávat dokumenty nejen podle obsahu, ale také podle názvu souboru, data úpravy, velikosti, typu dokumentu, kódování atd. ( Obr. 7). Díky plné podpoře Unicode probíhá vyhledávání správně nejen v dokumentech v jednom jazyce, ale i ve vícejazyčných (například s textem v ruštině a němčině současně). Je možné vzdáleně vyhledávat dokumenty přes internet s následným přístupem k nalezeným dokumentům prostřednictvím libovolného internetového prohlížeče, například Internet Explorer. Výsledky vyhledávání lze prezentovat v režimu výpisu, kdy se zobrazují nejvýznamnější (relevantní) fragmenty vybraných dokumentů se zvýrazněním nalezených slov, a v režimu tabulky, kdy se zobrazují stručné informace o dokumentech (obr. 8), pomocí kterých dají se třídit.

Rýže. 7. Vyhledávání dokumentů v prostředí Archivist 3000

Rýže. 8. Možnosti prezentace výsledků vyhledávání
v "Archivarius 3000"

Vyplňování standardních dokumentů

Příprava standardních dokumentů zabírá značnou část času těm uživatelům, kteří se v rámci svých povinností podílejí na přípravě různé dokumentace v pojišťovnách, bankách, notářských úřadech, společnostech poskytujících různé druhy služeb apod. Takové dokumenty jsou zpravidla vytvářeny v textovém editoru Word na základě původně vyvinutých základních dokumentů, ve kterých jsou některé proměnné informace jednoduše nahrazeny. Na tom není nic složitého, ale u velkých objemů dokumentace jsou chyby nevyhnutelné - můžete například omylem zadat data na nesprávném místě, kde mají být, nebo vymazat několik slov dokumentu atd. Proto je žádoucí, aby pro vstup byla otevřena pouze ta pole, do kterých je třeba zadat data, a veškerý ostatní text byl blokován. Vývojáři poskytli možnost vytvářet takové dokumenty ve Wordu. Stačí vyvinout řadu šablon pro všechny standardní dokumenty používané v organizaci, pro každou šablonu zakázat změnu trvalých dat (příkaz Nástroje -> Nastavit ochranu -> Zakázat jakékoli změny kromě zadávání údajů do polí formuláře) a školit uživatele k vytváření dokumentů pomocí šablon. U standardních dokumentů, kde je relativně málo variabilních informací, budou takové šablony zcela postačovat k výraznému urychlení procesu přípravy dokumentů a snížení rizika chyb.

V praxi se však používá mnoho standardních dokumentů, ve kterých proměnné informace zabírají až polovinu objemu a některá z proměnných údajů se v té či oné podobě vícekrát opakují (obr. 9) – například celé jméno. v různých případech slova pro zadaná data nebo částky atd. V tomto případě použití šablon aplikace Word příliš nepomůže, protože vyplňování dokumentů i pomocí šablon zabere spoustu času, protože všechna proměnná data bude nutné zadávat ručně.

Rýže. 9. Příklad dokumentu s velkým objemem
variabilní informace

Příprava standardních dokumentů má ještě jednu vlastnost - často je nutné připravit ne jeden dokument, ale několik najednou (například pro sepsání bankovní smlouvy o otevření depozitáře jsou potřeba tři nebo čtyři typy smluv. podpis). Stejné informace se tedy musí zadávat do různých dokumentů, což také zabere spoustu času a pravděpodobnost, že uděláte chybu, se odpovídajícím způsobem zvyšuje. Takové dokumenty můžete připravit mnohem rychleji pomocí specializovaných aplikací určených k automatizaci procesu přípravy standardních dokumentů, jako je AutoDoc nebo Blitz Document. Tyto aplikace jsou také založeny na použití šablon, které na rozdíl od běžných šablon Wordu umožňují nejen zadávat údaje do polí k tomu určených (k čemuž uživatel potřebuje vyplnit sadu formulářů s údaji), ale jsou také schopen programově transformovat zadaná data, například umí nahrazovat čísla ve slovech, skloňovat slova a fráze podle gramatických pádů atd. Díky tomu se potřebné dokumenty rychle vyplní a chyb, kterých se lze dopustit, je řádově menší než při jejich přípravě tradičně ve Wordu. Vytváření standardních dokumentů prostřednictvím specializovaných řešení je navíc atraktivní také tím, že všechny vytvořené dokumenty jsou automaticky katalogizovány a dohledat v budoucnu kterýkoli z nich není problém a uživatel nemusí znát složitosti přípravy dokumentů, protože všechny právní nuance jsou již zohledněny v šablonách.

AutoDoc 1.2

Vývojář: EleWise

Velikost distribuce: 6 MB

Práce pod kontrolou: Windows 2000/XP/2003

Způsob distribuce: shareware (funkčně omezená demo verze - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

Cena:"AvtoDoc-Personal" - 1980 rublů, "AvtoDoc-Server" - 2980 rublů, "AvtoDoc-Client" - 1490 rublů.

"AutoDoc" je program, který umožňuje automatizovat a urychlit proces vyplňování standardních dokumentů pomocí šablon vytvořených pomocí MS Word a udržovat archiv dokumentů a záznamů vytvořených pomocí těchto šablon. Proces generování nových dokumentů v něm je extrémně automatizovaný – stačí vybrat požadovaný obchodní scénář z obecného seznamu scénářů (obchodním scénářem se rozumí šablona na míru) a vyplnit vstupní formulář požadovanými údaji (obr. 10). Vytvořený dokument lze zobrazit, uložit, vytisknout nebo otevřít ve Wordu pro další úpravy.

Rýže. 10. Vytvoření dokumentu pomocí skriptu „AutoDoc“.

Počet vestavěných skriptů je malý (obr. 11), ale lze je rozšířit o vlastní skripty, jejichž proces tvorby je podrobně a přehledně představen v nápovědě a je plně řízen průvodcem, a proto je přístupný většina uživatelů. Vývoj nového skriptu zahrnuje provedení pěti kroků: zadání názvu skriptu, vytvoření šablony, definování proměnných, nastavení a testování skriptu a jeho uložení pro další úpravy (obr. 12). Na první pohled může příprava šablony způsobit určité potíže, protože ji musíte vytvořit ručně ve Wordu, což vyžaduje znalost skriptovacího jazyka. V praxi je ale vše mnohem jednodušší - stačí pochopit, že proměnné se zapisují do složených závorek a před ně se vytiskne veškerý další text obvyklým způsobem (obr. 13). Nové šablony lze vytvářet nejen od začátku, ale také na základě existujících šablon nebo hotových dokumentů – v prvním případě stačí změnit nastavení skriptu a otestovat jej se změněným nastavením a ve druhém otevřít hotový dokument, nahraďte měnící se informace proměnnými a zadejte jej program jako šablonu. Proměnné mohou být několika typů, včetně těch, které umožňují:

• zadejte údaje do několika polí najednou: celé jméno, údaje o pasu, údaje o organizaci atd.;
• vybrat proměnnou hodnotu ze sady hodnot;
• provádět různé operace a transformace: vypočítat procento čísla nebo DPH z částky, převést číslo na řetězec, zadat aktuální datum atd.;
• označit slovo nebo frázi v určitém případě atd.

Dokumenty vytvořené podle obchodních scénářů AutoDoc jsou ukládány ve formě přehledně strukturovaných záznamů, a proto můžete požadovaný dokument kdykoli najít filtrováním nebo vyhledáváním, zobrazit jej, vytisknout, regenerovat nebo smazat.

Rýže. 11. Okno „AutoDoc“ se seznamem vestavěných skupin
obchodní scénáře

Rýže. 12. Vývoj nového skriptu v AutoDoc

Rýže. 13. Příklad textu šablony v „AutoDoc“,
ve kterém se objevují čtyři proměnné: „číslo“,
„měsíc“, „organizace“ a „celé jméno“

Program je dodáván ve dvou verzích: jednouživatelské – „AvtoDoc-Personal“ a víceuživatelské (síťové), reprezentované dvěma moduly – „AvtoDoc-Server“ a „AvtoDoc-Client“. Ve verzi pro jednoho uživatele jsou všechny součásti systému umístěny na lokálním počítači a ve verzi pro více uživatelů je databáze skriptů, šablon a záznamů nainstalována na serveru a na počítačích uživatelů je pouze klientská část. nainstalován, což umožňuje použití všech materiálů AutoDoc uložených na serveru.

Bleskový dokument 3.4.1

Vývojář: BlitzSoft

Velikost distribuce: 991 kB

Práce pod kontrolou: Windows NT/2000/XP/2003/Vista

Způsob distribuce: shareware (funkčně omezená demo verze - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

Cena: 500 rublů.

Blitz Document je kompaktní program pro automatické vytváření standardních dokumentů pomocí šablon skriptů. Umožňuje rychle generovat dokumenty na základě vestavěných šablon, jejichž počet je více než 30 (obr. 14), nebo vlastních skriptů, které lze vyvíjet na základě vestavěných šablon nebo prázdných rozvržení. Vytvoření dokumentu pomocí hotového skriptu je extrémně jednoduché – stačí vybrat typ skriptu a postupovat podle pokynů průvodce, který uživatele svědomitě provede všemi fázemi přípravy dokumentu (obr. 15). Hotový dokument lze prohlížet, tisknout, upravovat ve vestavěném textovém editoru (lze opravovat proměnné i konstantní údaje) nebo otevřít pro úpravy ve Wordu.

Rýže. 14. Seznam vestavěných skriptů Blitz Document

Rýže. 15. Vytvoření skriptovaného dokumentu
Bleskový dokument

Vývoj vytvořených šablon je poněkud složitější, ale bude také v možnostech většiny uživatelů. Je pravda, že zvládnutí této funkce bude nějakou dobu trvat, protože referenční informace obsažené v programu jsou bohužel určeny pro dostatečně vyškolené uživatele (jsou velmi skoupé a neobsahují žádné ilustrace ani příklady). Technicky se vytvoření nové šablony skládá ze dvou fází: výběr vestavěné šablony nebo layoutu, na jehož základě bude nová šablona vyvinuta, a sekvenční úprava v ní obsažených konstantních a proměnných dat (obr. 16). Konstantní data se zadávají ve své reálné podobě, nikoli však přímo do textu, ale prostřednictvím dialogových oken. Informace o proměnných se také upravují během dialogu a již se nezadávají přímo, ale jsou nahrazeny proměnnými se zástupnými znaky, navrženými s ohledem na skriptovací jazyk používaný v programu. Skripty dokážou nejen zobrazit text zadaný při generování dokumentu, ale také jej změnit pomocí systému příkazů pro náhradu nebo transformaci dat. Poskytuje se například:

Rýže. 16. Vývoj nové šablony na základě layoutu
v dokumentu Blitz

• Skloňování slov a slovních spojení podle gramatických pádů;
• převod čísel na řetězce;
• převod kalendářních dat na řetězce;
• provádění jakýchkoli výpočtů používaných v právních a obchodních dokumentech;
• změna textu v závislosti na hodnotě zadávaných údajů atp.

Dokumenty vytvořené pomocí Blitz Document se ukládají do strukturovaných deníků – to vám umožňuje rychle procházet dokumentací a téměř okamžitě získat přístup k potřebným materiálům, například za účelem jejich tisku. Dokumenty lze navíc sdružovat do virtuálních souborů, což je výhodné pro rychlý přístup k materiálům souvisejícím s konkrétním předmětem nebo objektem vyskytujícím se v databázi.

OCR text v naskenovaných dokumentech

Uživatelé, kteří často musí převádět papírové dokumenty (stránky knihy, noviny, časopis nebo fax) do elektronického upravitelného formátu, se neobejdou bez systému rozpoznávání znaků nebo systému OCR (Optical Character Recognition), který je navržen tak, aby automaticky zadával text z papírových dokumentů. do počítače. Teoreticky můžete použít program FineReader od ABBYY nebo CuneiForm od Cognitive Technologies – oba jsou spolehlivé v provozu a mají vysokou přesnost rozpoznávání. Balíček FineReader má však zjednodušenou a dostupnou verzi pro domácí uživatele, ABBYY FineReader 8.0 Home Edition, díky čemuž je atraktivnější pro širší publikum.

ABBYY FineReader 8.0

Vývojář: Software ABBYY

Velikost distribuce: 40,5 MB

Práce pod kontrolou: Windows 98/Me/NT 4.0/2000/XP

Způsob distribuce: shareware (neexistuje žádná demo verze FineReader Home Edition, funkčně omezená demo verze FineReader Professional Edition - http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

Cena: FineReader Home Edition - 990 RUR, FineReader Professional Edition - 3750 RUR.

ABBYY FineReader je ideálním řešením pro rozpoznávání dokumentů, ve kterých se rozpoznává nejen text, ale i design, což zajišťuje přesný přenos tabulek, obrázků a rozdělení textu do sloupců (obr. 17). Program se snadno používá, dokáže rozpoznat vícejazyčné (podporováno 179 jazyků) a vícestránkové dokumenty. Je možné rozpoznat celý dokument nebo jeho jednotlivé stránky. Výsledek lze uložit v jednom z běžných formátů: RTF, DOC, XLS, HTML, TXT nebo PDF. Je možné ukládat výsledky rozpoznávání krok za krokem pro odstranění chyb. Byl implementován export výsledků rozpoznávání přímo do aplikací Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect a Adobe Acrobat. Kontrolu výsledku pomůže urychlit vestavěná kontrola pravopisu (pro 36 jazyků) a integrace s Microsoft Word umožňuje volat program přímo z Wordu, aniž byste byli rušeni prací s textem.

Rýže. 17. Výsledek rozpoznávání dokumentů
v ABBYY FineReader Home Edition

Program je prezentován ve dvou verzích: FineReader Home Edition, určená pro začátečníky, a FineReader Professional Edition, zaměřená na profesionály. Profesionální verze umožňuje spravovat parametry rozpoznávání (změnit režim, provádět rozpoznávání se školením) a má bohatší sadu rozpoznávacích funkcí (rozpoznávání souborů PDF, textů zachycených digitálním fotoaparátem atd.). Professional Edition navíc poskytuje více různých formátů ukládání, přidala schopnost rozpoznávat čárové kódy a rychle rozpoznávat snímky obrazovky pomocí utility Screenshot Reader.

Převod dokumentů z formátu PDF

Veškerá technická dokumentace je dnes dodávána ve formátu PDF, ve kterém k prohlížení dokumentů slouží bezplatná utilita Adobe Acrobat Reader. Poměrně často je ale potřeba použít fragmenty PDF souborů při přípravě vlastních dokumentů nebo úpravách materiálů ve formátu PDF (například článek, smlouva, zpráva atd.). V prvním případě budete muset extrahovat fragmenty textu a/nebo obrázků ze souborů PDF (teoreticky to lze provést pomocí vestavěných nástrojů Acrobat Reader, ale s velmi průměrnými výsledky). Ve druhém případě budete muset převést dokumenty PDF do upravitelného formátu (například do formátu Word) při zachování designu původního dokumentu, což není ani v aplikaci Acrobat Reader. V takových případech přijdou na pomoc speciální nástroje, z nichž nejatraktivnější balíčky jsou ABBYY PDF Transformer a PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html). Podíváme se na první z nich - i když je dražší, má ruskojazyčné rozhraní a umožňuje převádět soubory PDF do několika upravitelných formátů a dokáže správně rozpoznat nejen anglický, ale i ruský text.

ABBYY PDF Transformer 2.0

Vývojář: Software ABBYY

Velikost distribuce: 52 MB

Práce pod kontrolou: Windows 2000 (SP2 nebo vyšší)/XP/Server 2003

Způsob distribuce: shareware (15denní demo verze – http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

Cena: 1490 rublů.

ABBYY PDF Transformer je nástroj pro převod dokumentů PDF do formátů dokumentů Microsoft Word (obr. 18), Excel a také soubory HTML a TXT. Balíček má intuitivní rozhraní a je velmi snadno použitelný, takže jej zvládnou i začínající uživatelé.

ABBYY PDF Transformer dokáže převést jakékoli soubory PDF, včetně souborů bez textové vrstvy (takové soubory se nejčastěji získávají z naskenovaných dokumentů a představují obraz textu), a správně zpracuje soubory PDF obsahující libovolnou kombinaci podporovaných jazyků (včetně ruštiny a Angličtina). Obslužný program přesně zachovává design zdrojového dokumentu (obrázky, tabulky, rozložení sloupců, odkazy) a umožňuje spravovat možnosti převodu a ukládání. Můžete například jasně definovat oblasti, které by měl program vnímat jako text nebo jako obrázek (což je důležité u souborů PDF se složitým designem), uložit hotový dokument se stejným designem jako v originále nebo jako sloupec textu (s obrázky nebo bez nich - volitelné) atd. V případě potřeby je možné selektivně převádět jednotlivé stránky nebo i jejich fragmenty. Kromě toho může ABBYY PDF Transformer provádět také zpětnou konverzi, což vám umožní vytvářet soubory PDF z dokumentů Microsoft Word, tabulek Excel, prezentací PowerPoint, diagramů Visio a souborů HTML, stejně jako z téměř jakékoli aplikace, která podporuje tisk dokumentu (toto je implementováno prostřednictvím virtuální tiskárny PDF-XChange pro ABBYY PDF Transformer 2.0).