Přístup – co to je? Vytvoření databáze v aplikaci Microsoft Access. Vytváření a vyplňování databází v Microsoft Access

Hlavním účelem tohoto programu je vytvářet a pracovat s databázemi, které lze propojit jak s malými projekty, tak s velkými podniky. S jeho pomocí budete moci pohodlně spravovat data, upravovat a ukládat informace.

Pro práci s databázemi slouží aplikace sady Microsoft Office - Access

Přirozeně, než začnete, budete muset vytvořit nebo otevřít existující databázi.

Otevřete program a přejděte do hlavní nabídky kliknutím na příkaz „Soubor“ a poté vyberte „Vytvořit“. Při vytváření nové databáze vám bude nabídnuta možnost volby mezi prázdnou stránkou, která bude mít jednu tabulku, nebo webovou databází, která vám umožní používat vestavěné nástroje programu například pro vaše publikace na internetu.

Aby bylo vytváření nové databáze co nejsnazší, má uživatel navíc k dispozici na výběr šablony, které mu umožňují vytvořit databázi zaměřenou na konkrétní úkol. To vám mimochodem může pomoci rychle vytvořit potřebný formulář tabulky, aniž byste vše nastavovali ručně.

Naplnění databáze informacemi

Po vytvoření databáze je třeba ji naplnit relevantními informacemi, jejichž struktura by měla být promyšlena předem, protože funkčnost programu umožňuje formátovat data v několika formách:

1. V dnešní době je nejpohodlnějším a nejběžnějším typem strukturování informací tabulka. Tabulky v Accessu se svými možnostmi a vzhledem příliš neliší od tabulek v Excelu, což zase výrazně zjednodušuje přenos dat z jednoho programu do druhého.
2. Druhý způsob zadávání informací je prostřednictvím formulářů, které jsou poněkud podobné tabulkám, poskytují však vizuálnější zobrazení dat.
3. Pro výpočet a zobrazení informací z vaší databáze jsou poskytovány zprávy, které vám umožní analyzovat a vypočítat například váš příjem nebo počet dodavatelů, se kterými spolupracujete. Jsou velmi flexibilní a umožňují provádět libovolné výpočty v závislosti na zadaných datech.
4. Příjem a třídění nových dat v programu se provádí pomocí dotazů. S jejich pomocí můžete vyhledávat konkrétní data mezi několika tabulkami a také vytvářet nebo aktualizovat data.

Všechny výše uvedené funkce jsou umístěny na panelu nástrojů v záložce „Vytvoření“. Zde si můžete vybrat, který prvek chcete vytvořit, a poté si jej v „Návrháři“, který se otevře, upravit pro sebe.

Vytvoření databáze a import informací

Když vytvoříte novou databázi, jediné, co uvidíte, je prázdná tabulka. Můžete jej vyplnit ručně nebo jej vyplnit zkopírováním potřebných údajů z internetu. Vezměte prosím na vědomí, že každý údaj, který zadáte, musí být umístěn v samostatném sloupci a každý záznam musí mít osobní řádek. Mimochodem, sloupce lze přejmenovat, aby se v jejich obsahu lépe orientovalo.

Pokud jsou všechny potřebné informace v jiném programu nebo zdroji, program umožňuje nakonfigurovat import dat.

Všechna nastavení importu jsou umístěna na samostatné záložce v ovládacím panelu s názvem „Externí data“. Zde v oblasti „Import a odkazy“ jsou uvedeny dostupné formáty, včetně Excelu, dokumentů Accessu, textových a XML souborů, internetových stránek, složek aplikace Outlook atd. Po výběru požadovaného formátu, ze kterého se budou informace přenášet, musíte zadat cestu k umístění souboru. Pokud je hostován na serveru, bude program vyžadovat zadání adresy serveru. Při importu se setkáte s různými nastaveními, která jsou navržena tak, aby správně přenesla vaše data do Accessu. Postupujte podle pokynů programu.

Základní klíče a vztahy mezi tabulkami

Při vytváření tabulky program automaticky přiřadí každému záznamu jedinečný klíč. Ve výchozím nastavení má sloupec názvů, který se při zadávání nových dat rozšiřuje. Tento sloupec je primární klíč. Kromě těchto primárních klíčů může databáze obsahovat také pole související s informacemi obsaženými v jiné tabulce.

Máte například dvě tabulky obsahující související informace. Například se nazývají „Den“ a „Plán“. Výběrem pole „Pondělí“ v první tabulce jej můžete propojit s libovolným polem v tabulce „Plán“, a když najedete na jedno z těchto polí, zobrazí se informace a související buňky.

Takové vztahy usnadní čtení vaší databáze a jistě zvýší její použitelnost a efektivitu.

Chcete-li vytvořit vztah, přejděte na kartu „Nástroje databáze“ a v oblasti „Vztahy“ vyberte tlačítko „Datové schéma“. V okně, které se objeví, uvidíte všechny zpracovávané databáze. Upozorňujeme, že databáze musí mít speciální pole určená pro cizí klíče. V našem příkladu, pokud chcete ve druhé tabulce zobrazit den v týdnu nebo číslo, ponechte prázdné pole a nazvěte jej „Den“. Nakonfigurujte také formát pole, který by měl být stejný pro obě tabulky.

Poté s otevřenými dvěma tabulkami přetáhněte pole, které chcete propojit, do speciálně připraveného pole cizího klíče. Zobrazí se okno „Upravit odkazy“, ve kterém uvidíte samostatně vybraná pole. Chcete-li zajistit změny dat v souvisejících polích i tabulkách, zaškrtněte políčko vedle možnosti „Zajistit integritu dat“.

Tvorba a typy požadavků

Dotaz je akce v programu, která umožňuje uživateli upravovat nebo zadávat informace do databáze. Ve skutečnosti jsou požadavky rozděleny do 2 typů:

1. Selektivní dotazy, díky kterým program získá určité informace a provede na nich výpočty.
2. Požadavky na akci, které přidávají informace do databáze nebo je odebírají.

Výběrem „Průvodce dotazem“ v záložce „Vytvoření“ vás program provede procesem vytvoření konkrétního typu požadavku. Postupujte podle pokynů.

Dotazy vám mohou výrazně pomoci uspořádat vaše data a mít vždy přístup ke konkrétním informacím.

Můžete například vytvořit vlastní dotaz založený na určitých parametrech. Pokud chcete vidět informace o konkrétním datu nebo dni v tabulce „Den“ za celé časové období, můžete nastavit podobný dotaz. Vyberte položku „Tvůrce dotazů“ a v ní požadovanou tabulku. Ve výchozím nastavení bude dotaz selektivní, což je jasné, když se podíváte na panel nástrojů se zvýrazněným tlačítkem „Výběr“. Aby program vyhledal přesně datum nebo den, který potřebujete, najděte řádek „Podmínka výběru“ a zadejte tam frázi [jaký den?]. Pamatujte, že požadavek musí být umístěn ve čtvercových ramenech a končit otazníkem nebo dvojtečkou.

Toto je pouze jeden případ použití pro dotazy. Ve skutečnosti je lze také použít k vytváření nových tabulek, výběru dat na základě kritérií atd.

Nastavení a používání formulářů

Díky použití formulářů může uživatel snadno prohlížet informace pro každé pole a přepínat mezi existujícími záznamy. Při dlouhodobém zadávání informací používání formulářů zjednodušuje práci s daty.

Otevřete záložku „Vytvoření“ a najděte položku „Formulář“, kliknutím na kterou se zobrazí standardní formulář založený na údajích ve vaší tabulce. Informační pole, která se objeví, podléhají nejrůznějším změnám, včetně výšky, šířky atd. Vezměte prosím na vědomí, že pokud existují vztahy ve výše uvedené tabulce, uvidíte je a můžete je překonfigurovat ve stejném okně. Ve spodní části programu uvidíte šipky, které vám umožní postupně otevřít každý sloupec vaší tabulky nebo se okamžitě přesunout na první a poslední. Nyní je každé z nich samostatný záznam, jehož pole můžete upravit kliknutím na tlačítko „Přidat pole“. Takto změněné a zadané informace se zobrazí v tabulce a ve všech tabulkách k ní připojených. Po nastavení formuláře je potřeba jej uložit stisknutím kombinace kláves „Ctrl+S“.

Vytvoření zprávy

Hlavním účelem sestav je poskytnout uživateli celkový souhrn tabulky. V závislosti na datech můžete vytvořit naprosto jakýkoli report.

Program vám umožňuje vybrat typ zprávy a nabízí několik možností:

1. Zpráva – vytvoří se automatická zpráva s využitím všech informací uvedených v tabulce, data však nebudou seskupena.
2. Prázdná sestava je nevyplněný formulář, do kterého si můžete sami vybrat údaje z povinných polí.
3. Průvodce sestavou – provede vás procesem vytváření sestavy a seskupuje a formátuje data.

V prázdném reportu můžete přidávat, mazat nebo upravovat pole, plnit je potřebnými informacemi, vytvářet speciální skupiny, které pomohou oddělit určitá data od ostatních a mnoho dalšího.

Microsoft Access, propuštěn v 2013 year je program zahrnutý v balíku Microsoft Office, který umožňuje spravovat, měnit a vytvářet samostatné databáze. Díky jeho všestrannosti a jednoduchému, intuitivnímu rozhraní zvládne program v krátké době i nezkušený uživatel. V případě dotazů nebo technických problémů je dodáván s kompletní referenční knihou a vestavěnou animovanou postavou, která funguje jako rychlý asistent.

Microsoft Access 2013 obsahuje bezplatné šablony pro vytvoření jednoduchého úložiště informací. Z důvodu maximální automatizace uživatel pro práci s tímto programem nepotřebuje znát jazyk VBA.

Stáhnout zdarma:

Verze Microsoft Přístup ochutnat 2013 ročník se od svých předchozích verzí liší vylepšeným vzhledem a také možností upravovat nabídku pásu karet. Do obchodu Office Store lze také přidat psané doplňky a distribuce produktu může být buď zdarma, nebo za peníze. Navíc byla zrychlena rychlost importu ze starších verzí MS Access.

Funkce a specifikace Microsoft Access 2013

Program je navržen tak, aby ukládal, měnil a udržoval integritu dat uložených v databázi a také prováděl různé operace s jednotlivými skupinami záznamů. Hlavní komponenty jsou:

• stavitelé tabulek, obrazovkových formulářů a tištěných zpráv;
• tvůrce dotazů

Toto prostředí je schopno generovat skripty ve VBA, což umožňuje doslova přepsat vlastní databázi a v případě potřeby i další software.

Při vytváření nové prázdné databáze si musíte vybrat jednu ze čtyř možností interakce a strukturu, podle které se budou informace ukládat:

1. Tabulky jsou hlavním způsobem ukládání dat. Jsou téměř totožné s Excelem, což usnadňuje import z takových programů.
2. Formuláře umožňují zadávat potřebná data přímo do databáze, na rozdíl od tabulek poskytují formuláře vizuálnější způsob zadávání potřebných informací.
3. Reporty slouží především k následnému tisku, dokážou spočítat všechna data v databázi a ukázat zobecněný výsledek, jaký byl například přijatý zisk.
4. Pomocí dotazů můžete zadávat, třídit a měnit informace uložené v tabulkách. Používají se také k vyhledávání konkrétních záznamů.

Podmínky používání programu

Přístupová práva v této databázi jsou rozdělena do tří úrovní: host (může pouze prohlížet tabulky), autor (může provádět změny v datech formulářů), vývojář (může měnit tabulky). Aktualizovaný SQL server může výrazně zvýšit výkon. A použití programů, jako je SharePoint, umožňuje vytvořit stabilní databázi na vybraném webu.

Každý uživatel počítačových systémů založených na Windows dnes ví, že standardní kancelářský balík Microsoftu obsahuje unikátní editor s názvem Access. Nyní se podíváme na to, co tento program je a jak s ním pracovat. Tento článek se samozřejmě bude zabývat pouze základními otázkami práce s programem. Kompletní popis všech funkcí této aplikace zabere více než jednu stránku.

Přístup: co to je?

Co je Microsoft Access? Access je plnohodnotný program, který je navržen pro práci s jakýmkoli typem databáze. Program je založen na modelu dynamické výměny dat s online publikacemi a dalšími aplikacemi. Tento program umožňuje použití nástrojů pro automatizaci zpracování jakéhokoli typu informací prezentovaných ve strukturované podobě. Access je mimo jiné také softwarový balík, který poskytuje podporu pro ovládací prvky ActiveX. To výrazně rozšiřuje možnosti programu v tom smyslu, že může využívat nejen textové a tabulkové komponenty, ale také objekty z internetu a multimédií. Spojení navázaná v aplikaci mezi databázemi (DB) umožňují přesně sledovat změny v kterékoli z nich a automaticky upravovat parametry v ostatních.

Přístup: hlavní oblasti použití aplikace

Není vůbec překvapivé, že ve většině případů se Microsoft Access používá k plné automatizaci procesů analýzy dat v podnikání, účetnictví a tak dále. Program díky své univerzální struktuře dokáže eliminovat projevy tzv. redundance dat, kdy je potřeba změnit některý parametr nikoli zadáním nového, ale úpravou starého, a to tak, aby tato změna se odráží ve všech souvisejících databázích. Podnik může používat Access k vedení záznamů o dodavatelích, klientech a událostech, kterých se účastní. Řekněme, že se změní bankovní údaje dodavatele. Pak je bude stačit změnit v databázi a automatická úprava se projeví na zbývajících databázích. V tomto případě budou data nahrazena namísto vkládání nových informací spolu se stávajícími. Tato změna ovlivní pouze související události. V jistém smyslu dostává uživatel úplnou automatizaci. Totéž platí pro skladové účetnictví. Předpokládejme, že určitá skupina zboží je prodávána prostřednictvím příslušné divize podniku. Poté budou položky produktu automaticky odepsány v databázi zboží dostupného na skladě. Stojí za zmínku, že se jedná pouze o nejjednodušší příklady. Aplikace má ve skutečnosti pokročilejší funkce.

Microsoft Access: struktura

Pokud mluvíme o snadném použití, lze toho dosáhnout díky přítomnosti základních prvků, které hrají důležitou roli při analýze a zpracování dat. Mezi hlavní prvky patří následující:

1. Tabulka je prvek, který ukládá základní informace v určitém formátu (textový, číselný, grafický);
2. Dotaz je prostředek pro přístup k souvisejícím položkám, jiným databázím nebo programům třetích stran;
3. Formulář je prezentace dat nebo informací uživatelsky přívětivým způsobem;
4. Zpráva je výstupem zpracovaných výsledků;
5. Makro je spustitelný prvek, který umožňuje, když dojde k události, provést určité akce, vygenerovat zprávu, vytvořit požadavek;
6. Modul – je jazykový nástroj Visual Basic, který umožňuje výrazně rozšířit možnosti programu na základě využití četných funkcí a vytváření procedur;

Microsoft Access: komunikace s externími databázemi a dalšími programy

Jak by již mělo být jasné, Microsoft Access vám umožňuje nejen používat vlastní data zadaná uživatelem, ale také je propojovat. Možnosti programu jsou takové, že informace lze importovat z různých aplikací, například Paradox, FoxPro, Excel, Word atd. Pro zjednodušení postupů nelze data importovat, ale propojit nejen s těmito programy, ale také se zdroji na internetu nebo v síťovém prostředí. Samotný proces propojení se provádí pomocí dotazů podobných tomu, jak fungují databáze SQL. Ty mimochodem podporuje i program Access.

Jak vytvářet databáze založené na šablonách?

V aplikaci Microsoft Access je hlavním prvkem tabulka. Tato komponenta je vzhledově velmi podobná tabulkám Excel, ale má pokročilejší možnosti. A princip práce s těmito prvky má své vlastní charakteristické rysy. Vytvoření vlastní databáze při spuštění je však poměrně jednoduché. Po zobrazení uvítacího okna dostane uživatel na výběr šablony, na jejichž základě bude vytvořena budoucí struktura databáze ve formě tabulky. Tento pohled se jinak nazývá Backstage. Zde můžete také najít vestavěné šablony, které budete potřebovat k provedení konkrétních úkolů. Pokud žádná z předložených mezer nesplňuje požadavky uživatele, což je nepravděpodobné, můžete hledat na oficiálních zdrojích společnosti Microsoft. Jakmile je šablona, ​​kterou chcete, vybrána, budete ji muset uložit jako soubor s uvedením názvu a umístění. Aplikace pak automaticky vygeneruje požadovanou strukturu tabulky.

Jak vytvořit databázi od začátku?

V této záležitosti je třeba vzít v úvahu řadu omezení. Počítačové databáze například nepodporují publikování online. Webové databáze nejsou konzistentní s některými předchozími funkcemi. Po vytvoření úvodní tabulky můžete přistoupit k zadávání informací. Je třeba věnovat zvláštní pozornost skutečnosti, že data lze zadávat pouze do sousedních řádků a sloupců. Také byste mezi ně neměli přidávat prázdné buňky, jak se to dělá v Excelu. Nejdůležitější podmínkou je, aby každý sloupec obsahoval pouze jeden typ dat. Pokud je tedy formát nativně navržen tak, aby používal datum a čas, informace zadané do sloupce s výpočty na základě exponentů nebudou rozpoznány. Pokud je to možné, měli byste plánovat stůl z této perspektivy. Pro usnadnění práce můžete použít speciální režim návrhu.

Funkce importu a propojení dat s jinými zdroji

Pokud se budeme bavit o importu dat, tak program Microsoft Access má téměř neomezené možnosti. Hlavní podmínkou je, že importovaná data musí být rozdělena do tabulkových typů, jak se to dělá ve Wordu nebo Excelu. Pokud se import provádí například v textové verzi programu Poznámkový blok, můžete k vytvoření takové struktury použít klávesu „Tab“. Pro zjednodušení práce je také možné použít seznamy Share Point a propojování dat. K tomuto účelu slouží speciální příkaz na záložce externí data, která se nachází ve skupině propojení a import. Nabízí se zde i hotová řešení (Word, Excel atd.). Pokud vyberete, stačí pouze uvést umístění požadovaného souboru, umístění úložiště v aktuální databázi a poté svou volbu potvrdit.

Doslov

Takto vypadá aplikace Access. V současné době je tento program velmi populární mezi širokou škálou uživatelů, protože jeho vývojáři se snažili kombinovat možnosti jiných programů tohoto typu. To nám umožnilo učinit tuto aplikaci velmi flexibilní při automatizaci většiny nezbytných funkcí a přizpůsobení. Nezbývá než dodat, že Microsoft Access je výkonný softwarový produkt pro zpracování dat. Access usnadňuje vytváření a správu databází. Tento softwarový produkt je vhodný jak pro malé projekty, tak pro velké podniky. Access je vynikajícím pomocníkem pro ukládání různých typů informací.

Microsoft Access 2003 je jednou z prvních verzí oblíbeného systému pro správu databází. Pomocí tohoto programu můžete sbírat informace z tabulek, zpracovávat textové dokumenty a také nejběžnější databázové formáty. Aplikace je schopna analyzovat data a vytvářet webové stránky a různé aplikace. Přirozeně budete potřebovat určité dovednosti pro práci s Access 2003, ale ve srovnání se správou profesionálních programů budou minimální. A produkt, na rozdíl od svých ostatních analogů, je distribuován zdarma.

Access 2003 lze stáhnout pro domácí i firemní účely, ale v druhém případě bude software užitečnější. Můžete jej použít jako DBMS pro samostatnou správu nebo souborové servery. S jinými zdroji můžete komunikovat pomocí „propojených tabulek“ a „dotazů na server“.

Microsoft Access 2007

Microsoft Access 2007 je program pro práci s databázemi, který umožňuje provádět v nich změny, organizovat výkaznictví a poskytovat sdílený přístup k dokumentům. Dokonce i uživatelé, kteří nemají speciální znalosti, budou moci vyvíjet aplikace pomocí hotových bezplatných šablon.

Access 2007 vám umožňuje přizpůsobit vyvinuté projekty tak, aby vyhovovaly vašim obchodním potřebám.

Microsoft Access 2010

Microsoft Access 2010 je aplikace, která umožňuje kombinovat informace z různých zdrojů v jedné databázi. Tato verze byla vydána pod heslem „Jednoduchost ve všem“ – pro práci s ní nemusíte být specialisté. Přidané webové databáze výrazně zlepšily interakci s informacemi, zjednodušily procesy sledování dat, reportování a sdílení.

Správa pásu karet, plně implementovaná v Accessu 2010, poskytuje pouze ty nejnutnější nástroje, aniž by umožnila uživateli zmást v řadě příkazů a nastavení.

Microsoft Access 2013

Microsoft Access 2013 je jednou z nových verzí systému pro správu databází (DBMS). V aplikaci naleznete potřebné funkce a nástroje, které vám pomohou uspořádat správu dat, zlepšit reporting a poskytnout sdílený přístup k informacím pro velký počet uživatelů.

Můžete si také stáhnout program pro vytvoření webové aplikace. V Accessu 2013 stačí vybrat typ dat, která sledujete (projekty, úkoly, kontakty), a aplikace automaticky vytvoří strukturu, do které můžete přidávat informace. Základní příkazy a navigační nástroje budou zabudovány do projektu, takže jakmile je vytvořen, můžete jej okamžitě začít používat.

Microsoft Access 2016

Microsoft Access 2016 je mnohem víc než jen jednoduchý program pro vývoj databází. Jedná se o celý systém určený ke sledování informací, vytváření zpráv a sdílení informací. Pomáhá činit informované a vyvážené závěry a volit optimální řešení určitých problémů. Access 2016 si mohou stáhnout a používat i méně zkušení uživatelé, protože i bez větších znalostí v této oblasti můžete rychle vyvinout potřebnou aplikaci převodem bezplatných hotových šablon podle vašich potřeb.

Tato verze programu nabízí nový typ databáze: webová aplikace je vytvořena v MS Access 2016 a používána prostřednictvím prohlížeče jako služba SharePoint. Chcete-li jej vytvořit, musíte se rozhodnout o typu dat, která bude třeba sledovat, a poté program nezávisle vygeneruje potřebnou strukturu. Bude mít zabudované základní příkazy a navigaci, takže můžete začít hned.

V moderním světě potřebujeme nástroje, které by nám umožnily ukládat, organizovat a zpracovávat velké množství informací, se kterými je obtížné pracovat v Excelu nebo Wordu. Taková úložiště se používají k vývoji informačních webových stránek, internetových obchodů a účetních doplňků. Hlavními nástroji, které implementují tento přístup, jsou MS SQL a MySQL. Produkt od Microsoft Office je z hlediska funkčnosti zjednodušenou verzí a je srozumitelnější pro nezkušené uživatele. Podívejme se krok za krokem na vytvoření databáze v Accessu 2007.

Popis MS Access

Microsoft Access 2007 je systém pro správu databází (DBMS), který implementuje plnohodnotné grafické uživatelské rozhraní, princip vytváření entit a vztahů mezi nimi a také strukturální dotazovací jazyk SQL. Jedinou nevýhodou tohoto DBMS je nemožnost pracovat v průmyslovém měřítku. Není určen k ukládání velkého množství dat. Proto se MS Access 2007 používá pro malé projekty a pro osobní, nekomerční účely.

Než si však krok za krokem ukážete, jak vytvořit databázi, musíte se seznámit se základními pojmy teorie databází.

Definice základních pojmů

Bez základních znalostí o ovládacích prvcích a objektech používaných při vytváření a konfiguraci databáze není možné úspěšně porozumět principu a vlastnostem nastavení předmětné oblasti. Proto se nyní pokusím jednoduchým jazykem vysvětlit podstatu všech důležitých prvků. Takže začneme:

1. Předmětová oblast je sada vytvořených tabulek v databázi, které jsou vzájemně propojeny pomocí primárního a sekundárního klíče.
2. Entita je samostatná databázová tabulka.
3. Atribut – název samostatného sloupce v tabulce.
4. N-tice je řetězec, který přebírá hodnotu všech atributů.
5. Primární klíč je jedinečná hodnota (id), která je přiřazena každé n-tici.
6. Sekundární klíč tabulky "B" je jedinečná hodnota z tabulky "A", která je použita v tabulce "B".
7. SQL dotaz je speciální výraz, který provádí konkrétní akci v databázi: přidávání, úpravy, mazání polí, vytváření výběrů.

Nyní, když máme obecnou představu o tom, s čím budeme pracovat, můžeme začít vytvářet databázi.

Vytvoření databáze

Pro přehlednost celé teorie vytvoříme tréninkovou databázi “Studenti-Zkoušky”, která bude obsahovat 2 tabulky: “Studenti” a “Zkoušky”. Hlavním klíčem bude pole „Číslo záznamu“, protože tento parametr je pro každého studenta jedinečný. Zbývající obory jsou určeny pro úplnější informace o studentech.

Udělejte tedy následující:

To je vše, teď už zbývá jen vytvořit, vyplnit a propojit tabulky. Pokračujte dalším bodem.

Vytváření a naplňování tabulek

Po úspěšném vytvoření databáze se na obrazovce objeví prázdná tabulka. Chcete-li vytvořit jeho strukturu a vyplnit ji, postupujte takto:

Poraďte! Chcete-li doladit formát dat, přejděte na kartu „Režim tabulky“ na pásu karet a věnujte pozornost bloku „Formátování a typ dat“. Zde si můžete přizpůsobit formát zobrazovaných dat.

Vytváření a úpravy datových schémat

Než začnete propojovat dvě entity, analogicky s předchozím odstavcem musíte vytvořit a vyplnit tabulku „Zkoušky“. Má následující atributy: „Číslo záznamu“, „Zkouška1“, „Zkouška2“, „Zkouška3“.

Abychom mohli provádět dotazy, musíme propojit naše tabulky. Jinými slovy, toto je druh závislosti, která je implementována pomocí klíčových polí. K tomu potřebujete:

Konstruktor by měl automaticky vytvořit vztah v závislosti na kontextu. Pokud se tak nestane, pak:

Provádění dotazů

Co bychom měli dělat, pokud potřebujeme studenty, kteří studují pouze v Moskvě? Ano, v naší databázi je pouze 6 lidí, ale co když jich je 6000? Bez dalších nástrojů to bude těžké zjistit.

Právě v této situaci nám přicházejí na pomoc SQL dotazy, které pomáhají extrahovat pouze nezbytné informace.

Typy žádostí

Syntaxe SQL implementuje princip CRUD (zkráceně z anglického create, read, update, delete - „vytvořit, přečíst, aktualizovat, smazat“). Tito. pomocí dotazů můžete implementovat všechny tyto funkce.

Pro odběr vzorků

V tomto případě vstupuje do hry princip „čtení“. Potřebujeme například najít všechny studenty, kteří studují v Charkově. K tomu potřebujete:

Co bychom měli dělat, pokud máme zájem o studenty z Charkova, kteří mají více než 1000 stipendií? Náš dotaz pak bude vypadat takto:

VYBERTE * FROM Studenti WHERE Adresa = “Charkov” A Stipendium > 1000;

a výsledná tabulka bude vypadat takto:

Chcete-li vytvořit entitu

Kromě přidání tabulky pomocí vestavěného konstruktoru může být někdy nutné provést tuto operaci pomocí dotazu SQL. Ve většině případů je to potřeba při laboratorní práci nebo práci v kurzu v rámci univerzitního kurzu, protože v reálném životě to není potřeba. Pokud se ovšem nezabýváte profesionálním vývojem aplikací. K vytvoření požadavku tedy potřebujete:

1. Přejděte na kartu „Vytvoření“.
2. Klikněte na tlačítko „Tvůrce dotazů“ v bloku „Jiné“.
3. V novém okně klikněte na tlačítko SQL a do textového pole zadejte příkaz:

VYTVOŘIT TABULKU Učitelé
(Kód učitele INT PRIMÁRNÍ KLÍČ,
Příjmení CHAR(20),
Jméno CHAR(15),
Druhé jméno CHAR (15),
Pohlaví CHAR (1),
Datum narození DATE,
hlavní_předmět CHAR(200));

kde "CREATE TABLE" znamená vytvoření tabulky "Teachers" a "CHAR", "DATE" a "INT" jsou datové typy pro odpovídající hodnoty.

Pozor! Každá žádost musí mít na konci „;“. Bez něj bude mít spuštění skriptu za následek chybu.

Chcete-li přidat, odstranit, upravit

Všechno je zde mnohem jednodušší. Přejděte znovu do pole Vytvořit požadavek a zadejte následující příkazy:

Vytvoření formuláře

S velkým množstvím polí v tabulce je naplnění databáze obtížné. Můžete omylem vynechat hodnotu, zadat nesprávnou hodnotu nebo zadat jiný typ. V této situaci přicházejí na pomoc formuláře, s jejichž pomocí můžete rychle vyplnit entity a pravděpodobnost chyby je minimalizována. To bude vyžadovat následující kroky:

Všechny základní funkce MS Access 2007 jsme již probrali. Zbývá poslední důležitá součást – generování reportů.

Generování zprávy

Report je speciální funkce MS Access, která umožňuje formátovat a připravit data z databáze pro tisk. Využívá se především pro tvorbu dodacích listů, účetních sestav a další kancelářské dokumentace.

Pokud jste se s takovou funkcí nikdy nesetkali, doporučujeme použít vestavěného „Průvodce sestavou“. Chcete-li to provést, postupujte takto:

1. Přejděte na kartu "Vytvoření".
2. Klikněte na tlačítko „Průvodce sestavou“ v bloku „Zprávy“.
   
   
3. Vyberte tabulku zájmu a pole, která potřebujete vytisknout.
   
   
4. Přidejte požadovanou úroveň seskupení.
   
   
5. Vyberte typ řazení pro každé pole.