Komprese složek Outlook Express. Jak zakázat kompresi Outlook Express? Pomocí nástroje pro kompresi

Dmitrij Nesterkin

Řešení problémů v aplikaci Outlook Express

Problémy s e-mailem jsou možná jedním z nejčastějších důvodů, proč uživatelé kontaktují služby technické podpory a správce systému. Přes zdánlivou jednoduchost úkolu není vždy možné najít příčinu poruchy a rychle ji odstranit. Podívejme se na nejčastější problémy, které vznikají při práci s e-mailem prostřednictvím klienta Outlook Express.

Tento standardní e-mailový klient operačního systému Windows není flexibilní ani spolehlivý. Nicméně spolu s Internet Explorerem je tento softwarový produkt často vybírán jako podnikový standard z důvodu hospodárnosti a snadné konfigurace.

Na rozdíl od svého „velkého bratra“ - programu Outlook z balíku Microsoft Office, kde se však občas vyskytnou i některé problémy, o kterých si dnes povíme, používá Outlook Express zjednodušený formát databáze pošty (.dbx), což je méně odolný proti poškození. Tato funkce způsobuje mnoho poruch v poštovním klientovi a často ztrátu dat. Na rozdíl od „kancelářské verze“ Outlooku, pro kterou Microsoft poskytuje vestavěné nástroje pro obnovu poštovních databází a archivů – utility scanpst a scanost (obvykle je najdete v C:\Programové soubory\Běžné soubory\systém\msmapi\ 1033, pokud máte nainstalovaný Outlook 2003, nebo C:\Program Files\Microsoft Office\Office12, pokud používáte Outlook 2007), ve verzi Express žádné takové nástroje nejsou.

Ve výchozím nastavení je úložiště zpráv aplikace Outlook Express umístěno v osobním profilu uživatele (v C:\Documents and Settings\<имя пользователя>\Local Settings\Application Data\Identities\(jedinečný identifikátor)\Microsoft\Outlook Express). V případě potřeby lze jeho umístění změnit v nastavení programu na záložce „Údržba“. Databáze pošty je sada souborů s příponou .dbx, z nichž každý odpovídá jedné z uživatelských složek. Názvy těchto souborů přesně opakují názvy složek v okně poštovního klienta. Existují také servisní dbx soubory, ve kterých je uložen log přijatých zpráv a hierarchie podsložek.

Přetečení pošty

Stává se, že program při kontrole pošty zobrazí zprávu s kódem chyby a extrémně vágním vysvětlením „neidentifikované chyby“ bez dalších komentářů a nové dopisy nedorazí. Opačná situace může také nastat, když se e-maily nepřesouvají ze složky Odeslané do složky Odeslané a jsou odesílány znovu a znovu. Ve většině případů to znamená, že jeden nebo více souborů databáze pošty jsou plné. Důvodem je, že program nemůže pracovat se soubory většími než 1,99 GB. Řešením je pravidelné komprimování složek. Pokud to nestačí, měli byste vytvořit strukturu podsložek (například podle měsíce nebo čtvrtletí) a přesunout písmena do příslušných podsložek. Výsledkem je, že místo jednoho velkého souboru obdržíte několik malých. Co ale dělat, když už k potížím došlo? Nejprve byste měli zastavit všechny pokusy o příjem nebo odeslání pošty, dokud nebude problém zcela vyřešen. Předejdete tak možnému poškození souborů databáze pošty a ztrátě všech písmen v problémové složce při příjmu nebo odesílání malých dopisů. Poté byste měli vytvořit strukturu podsložek uvedenou výše a buď přenést všechna písmena ručně (po malých částech a ideálně po jednom), nebo použít funkci importu jiného e-mailového programu (například Microsoft Office Outlook). Upozorňujeme, že ne všechny e-mailové programy umožňují export e-mailů zpět do aplikace Outlook Express. Úplné databázové soubory nejsou správně komprimovány a nelze je obnovit – budou muset být smazány. Po restartování aplikace Outlook Express vytvoří prázdné soubory dbx, které nahradí smazané, a obdržíte prázdné odpovídající složky.

Obnovení struktury složek a e-mailové databáze

Někdy je jeden ze souborů databáze pošty omylem odstraněn nebo poškozen. V tomto případě je obnova možná pouze ze serveru nebo ze zálohy. I zde však existují úskalí. Program s největší pravděpodobností nebude znovu přijímat smazané zprávy ze serveru, protože „ví“, že již byly přijaty. Přimět ji, aby na ně „zapomněla“, je poměrně jednoduché – stačí v uživatelském profilu najít soubor pop3uidl.dbx a smazat jej. Dochází také k poškození souboru Folders.dbx, což vede k narušení struktury podsložek nebo zmizení některých z nich ze seznamu dostupných. Po odstranění nebo přesunutí tohoto souboru a restartování aplikace Outlook Express se všechny podsložky přesunou na nejvyšší úroveň a ztratí svou hierarchii. Po takové operaci se však objeví „ztracené“ podsložky a budou nadále přístupné po ručním obnovení hierarchie.

Spontánní mazání e-mailů ze serveru

Při použití sdílené poštovní schránky jsou dopisy odstraněny ze serveru poté, co je obdrží první uživatel, a to i přes přítomnost zaškrtávacího políčka „nechat kopie dopisů na serveru“. Tento problém byl například pozorován při přijímání e-mailů ze serveru Communigate Pro po změně e-mailové adresy v nastavení účtu Outlook Express. Tento problém můžete vyřešit smazáním a opětovným vytvořením účtu. V takovém případě jej můžete nejprve exportovat do souboru a po jeho odstranění jej importovat zpět.

Ztracené dopisy

Někdy zmizí velké množství e-mailů, obvykle v nepřetržitém časovém období (například od 3. března do 7. dubna). Důvodem takového zmizení dopisů je obvykle selhání při komprimaci poštovní databáze, v důsledku čehož jsou některá písmena označena jako smazaná. V tomto případě lze písmena obnovit pouze pomocí softwaru třetí strany. Samozřejmě, pokud rozumíte struktuře souborů dbx, můžete zkusit obnovit písmena ručně, ale je to velmi pracný a složitý proces. Abyste tomu zabránili, měli byste neustále sledovat množství volného místa na disku a nepřerušovat proces komprese složky.

Útržky dopisů

Firemní uživatelé se také setkávají s mnoha nepříjemnostmi kvůli nesprávnému zpracování dopisů rozdělených na části, pokud odesílatel a příjemce používají různé poštovní programy, například dopis je poškozen aplikací Outlook Express, ale příjemce má Lotus Notes nebo odesílatel má Mozilla Thunderbird a příjemce má Outlook Express. V ideálním případě funkce dělení velkých písmen umožňuje v některých případech obejít maximální limit velikosti písmen, ale velmi často to vytváří zbytečné potíže. V případě nekompatibility vidí příjemce mnoho očíslovaných, nečitelných písmen. Nejjednodušší způsob by bylo požádat odesílatele, aby deaktivoval funkci dělení zpráv a zprávu odeslal znovu. Ale co když je to z nějakého důvodu nemožné? V tomto případě budete muset dopis „sestavit“ ručně. Vytvořte nový textový soubor v programu Poznámkový blok a zkopírujte do něj obsah všech částí dopisu z okna poštovního programu. To musí být provedeno postupně, bez narušení pořadí částí zprávy a bez vytváření mezer. Poté by měl být soubor uložen s příponou .eml a otevřen v aplikaci Outlook Express nebo importován do e-mailového programu třetí strany.

Mizí seznam kontaktů

Pokud jste povolili zobrazování kontaktů z adresáře, ale v určitém okamžiku po přidání dalšího kontaktu program zobrazil zprávu, že neexistují žádné kontakty k zobrazení, zkontrolujte počet kontaktů pomocí standardního nástroje Adresář. Bohužel na rozdíl od této utility nemůže Outlook Express zobrazit více než 999 kontaktů. Chcete-li tedy obnovit tuto funkci, budete muset odstranit jeden nebo více kontaktů.

Tisk e-mailů v nesprávném kódování

I když se řešení zdá zřejmé, nemusí fungovat. Mnoho uživatelů se domnívá, že Outlook Express má svůj vlastní HTML interpret pro vytváření a zpracování e-mailů ve formátu HTML. Ve skutečnosti se pro tento úkol v některých případech používá interpret Internet Explorer, do kterého se po vytištění písmeno přenese beze změny. Pokud je v aplikaci Internet Explorer místo možnosti „Automatický výběr“ vybráno konkrétní výchozí kódování, může k podobnému problému dojít, pokud kódování písmen neodpovídá možnosti nastavené v aplikaci Internet Explorer. Můžete to odstranit povolením možnosti „Automatický výběr“ v nabídce „Zobrazit -> Kódování“ v aplikaci Internet Explorer.

Ve Windows Vista byl Outlook Express nahrazen novým klientem - Windows Mail. Formát poštovní databáze se změnil a nyní jsou všechny dopisy uloženy jednotlivě. V důsledku toho byly některé zde popsané problémy vyřešeny. Neobešlo se to však samozřejmě bez nových problémů.

Doufám, že zde popsané tipy pro odstraňování problémů vám pomohou překonat problémy s e-mailem.

Vzhled rušivé zprávy „Outlook Express může komprimovat zprávy, aby uvolnil místo na disku“ může většinu uživatelů tohoto užitečného programu popudit. Řešení problému, byť s jistými výhradami, spočívá ve využití prostředků samotného systému Windows.

Budete potřebovat

• - Outlook Express 5.0;
• - Outlook Express 6.0

Instrukce

Chcete-li po překročení kvóty uvolnit místo ve schránce, musíte některé zprávy odstranit nebo je přesunout do místního datového souboru. Zprávy lze přenést do lokálního datového souboru buď ručně, nebo automaticky pomocí archivace. Archivace je přesun položek pošty z vaší poštovní schránky na serveru do místního datového souboru ve vašem počítači.

Hlavní výhodou archivace je, že při překročení kvóty není potřeba zprávy mazat – zůstávají plně přístupné v archivních složkách a při nastavení automatické archivace – automatické čištění vaší schránky podle plánu. Za úvahu ale stojí, že soubor s archivovanými daty je uložen lokálně – tzn. přímo v počítači, takže při použití Outlook Web Access nebo Exchange Active Sync (na komunikátorech) pro přístup k poštovní schránce nebudou e-mailová data dostupná. Také při výměně počítače/přihlášení na jiný počítač pod vaším účtem (například na služební cestě na jinou pobočku), abyste získali přístup k vašim archivním složkám, musíte přenést soubor s archivními složkami ze zdrojového počítače .

Obsah návodu:

1. Informace o úložišti poštovního serveru.
2. Informace o místním datovém souboru.

- Nastavení hesla pro vytvořený datový soubor
- Nastavení hesla pro existující datový soubor
II. Nastavení a archivace e-mailů
- ruční archivace pomocí menu „Archiv“.
- nastavení automatické archivace

1) V aplikaci Outlook 2003
2) V aplikaci Outlook 2007
3) V aplikaci Outlook 2010
IV. Jak přenést a připojit místní datový soubor k jinému počítači.
V. Pokud z nějakého důvodu není možné použít archivní/místní soubor.

I. Porozumění datovým souborům aplikace Outlook

1. Informace o úložišti poštovního serveru.

Standardní kvóta serveru pro vaši poštovní schránku je následující:

Když velikost dosáhne 141 MB, zobrazí se upozornění „Vaše schránka je téměř plná“.

Když velikost dosáhne 146 MB, přijímání dopisů je stále možné, odesílání dopisů se stává nedostupným;

Když velikost dosáhne 150 MB, příjem i odesílání dopisů se stanou nedostupnými.

Jak zobrazit aktuální velikost vaší poštovní schránky: Chcete-li to provést v aplikaci Outlook, musíte kliknout pravým tlačítkem myši na „Poštovní schránka-celé jméno“:

Zobrazí se velikosti každé složky ve vaší poštovní schránce (v kilobajtech) a na záložce „Místní data“ - velikosti místní kopie, na druhé záložce „data na serveru“ - respektive poštovní schránka serveru. Pokud se velikost lokální kopie liší o více než 2 MB od dat serveru a důvodem jsou existující písmena v poštovní schránce serveru ve složce „Outbox“, zanechte požadavek na vyčištění této složky.

Úplně stejným způsobem můžete určit velikost místního datového souboru (složky archivu).

V aplikaci Outlook 2010 se informace o velikosti poštovní schránky zobrazují také na kartě Soubor v části Vyčištění poštovní schránky:

2. Podrobnosti o místním datovém souboru:

Formát souboru je .pst.

Maximální velikost souboru pro Outlook 2003/2007 je 20 GB, pro Outlook 2010 – 50 GB. Zároveň pokud propojíte datový soubor vytvořený v outlook 2003-2007 s outlookem 2010, tak limit pro něj zůstane 20 GB, tzn. Limit 50 GB se vztahuje na datové soubory vytvořené přímo v Outlooku 2010.

Výchozí umístění datového souboru:

Windows XP Outlook 2003/2007: C:Documents and SettingsVáš účetMístní nastaveníAplikace DataMicrosoftOutlook (pro zobrazení Místních nastavení je někdy potřeba nastavit zobrazení skrytých souborů v Průzkumníku v nabídce Možnosti složky->Zobrazit, protože tyto složky jsou obvykle skryté)

Windows 7 Outlook 2003/2007: C:UsersYour AccountAppDataLocalMicrosoftOutlook

(možná také budete muset nakonfigurovat zobrazení skrytých souborů)

Windows XP/7 Outlook 2010: Moje dokumenty->Soubory Outlooku

3. Nastavení hesla pro lokální datový soubor

Podle přílohy. 93 adj. 2 čl. 3.4: Osobní (archivní) složky musí být chráněny heslem skládajícím se nejméně ze 6 znaků, obsahujícím číslice nebo speciální znaky, písmena ruské nebo anglické abecedy.

Můžete nastavit heslo pro nově vytvořené i již vytvořené datové soubory.

Nastavení hesla pro vytvořený datový soubor se provádí při jeho vytváření, když se objeví okno:

V důsledku toho bude přístup k datovému souboru bez hesla nemožný; Když otevřete Outlook, objeví se okno jako toto:

Nastavení hesla pro existující datový soubor(stejně jako změna hesla) se provádí následovně: musíte kliknout pravým tlačítkem myši na požadovaný místní datový soubor, vybrat „Vlastnosti“:

Na kartě „obecné“ klikněte na „pokročilé“ a poté na „Změnit heslo“:

Zobrazí se okno pro změnu hesla.

Pole „Staré heslo“: pokud nebylo při vytváření archivních složek/datového souboru nastaveno žádné heslo, ponechte jej prázdné, pokud existuje heslo, zadejte aktuální heslo; poté zadejte nové heslo do polí „nové heslo“ a „potvrzení“ a klikněte na OK.

II. Nastavení a archivace e-mailů.

- ruční archivace pomocí nabídky "Archiv".

V nabídce „Soubor“ vyberte „Archivovat“ (nebo pro Outlook 2010 – Soubor->Nástroje pro čištění->Archivovat):

Objeví se okno:

Bod 1 – můžete buď ručně určit, co a jak budeme archivovat, nebo archivovat podle nastavení automatické archivace. V této možnosti vybíráme archivované složky ručně, tzn. tečka na pozici „Archivovat tuto složku a všechny podsložky“. Níže v okně se seznamem složek vyberte složky, které je třeba archivovat. Chcete-li archivovat obsah všech složek ve schránce, klikněte levým tlačítkem na „Schránka – Celé jméno“.

Bod 2 – „Archivovat položky vytvořené před...“ - zde je potřeba vybrat datum, do kterého budou všechny zprávy přesunuty do archivu. Chcete-li archivovat všechny dopisy kromě dnešního, musíte vybrat dnešní datum, chcete-li archivovat všechny dopisy, bez výjimky musíte vybrat zítřejší datum.

Položka 3 – Zahrnout položky s příznakem „Neautoarchivovat“ - pokud byl u zpráv takový příznak nastaven, pak výběrem této položky dojde k archivaci zpráv označených příznakem.

Položka 4 – archivní soubor – zde je uvedena cesta k souboru s archivními složkami. Můžete buď ponechat vše ve výchozím nastavení (pak, pokud neexistuje žádný soubor, bude vytvořen standardní soubor archive.pst s názvem „Archive folders“ a umístěn ve složce podél cesty uvedené v odstavci I.), nebo ručně vybrat umístění úložiště a název souboru pomocí tlačítka „Zkontrolovat“.

Po výběru požadovaných položek klikněte na OK. Pokud neexistují žádné archivní složky, Outlook je vytvoří:

Skutečnost, že probíhá archivace, lze posoudit podle nápisu „Archivuji“ ve spodním stavovém řádku. Pokud kliknete na tento nápis, můžete archivaci zrušit pomocí příslušné položky nabídky. Struktura složek v archivních složkách bude vytvořena úplně stejně jako v hlavní schránce, tzn. se všemi podsložkami a odpovídajícími písmeny v nich, a to jak v případě, že datový soubor „Archive Folders“ již existoval, tak v případě, že byl vytvořen nový soubor.

Také nesmíte zapomenout nastavit heslo pro nově vytvořený soubor archivní složky (viz odstavec I.3)

- nastavení automatické archivace

Autoarchivace je proces provádění archivace podle plánu se zadanými parametry. Nastavení se konfiguruje v Outlooku v nabídce Nástroje->Možnosti->Upřesnit->Automatická archivace... (nebo pro outlook 2010 v nabídce Soubor>Možnosti>Upřesnit>Nastavení automatické archivace)

V okně možností archivace:

Autoarchive every... days – nastavuje plán archivace. Čím častěji se vaše schránka zaplní, tím častěji budete muset archivovat. Minimální doba – denně (1 den);

Dotázat se před archivací – pokud zaškrtnete toto políčko, před automatickou archivací se Outlook zeptá: „Chcete nyní spustit automatickou archivaci?“;

Smazat položky s vypršenou platností (pouze pošta) – pro položky s datem vypršení platnosti. Je lepší zrušit zaškrtnutí tohoto políčka;

Archivovat nebo smazat staré položky – zaškrtněte toto políčko, jinak bude automatická archivace probíhat bez přesouvání e-mailů;

Nyní určíme, které prvky pošty jsou považovány za staré:

Smazat prvky starší než... dnů/týdnů/měsíců – v této položce vyberte datum prvku, po kterém je prvek považován za starý a bude při příští autoarchivu přesunut do archivních složek. Na snímku obrazovky: všechny dopisy přijaté dříve než před 3 dny budou přesunuty do archivních složek.

Následující 2 body určují, co dělat se starými poštovními zásilkami:

Přesunout staré položky do složky<путь>- přesun písmen do zadaného datového souboru (složky archivu). Můžete také zadat/vytvořit další datový soubor pomocí tlačítka „procházet“.

Trvale smazat staré položky – odstraní položky bez jejich přesunutí do archivních složek.

Automatickou archivaci lze spustit násilně. Chcete-li to provést, vyberte „Archivovat“ z nabídky „Soubor“ (nebo Soubor->Nástroje pro čištění->Archivovat v aplikaci Outlook 2010):

Objeví se okno:

V tomto okně vyberte „Archivovat všechny složky podle nastavení automatické archivace“, poté se spustí archivace, která přesune všechna písmena starší než období zadané v jeho nastavení do archivních složek.

Soubory můžete také přesunout do archivních složek ručně z hlavní poštovní schránky.

III. Výběr místního souboru jako výchozího umístění pro doručování pošty

Tato funkce je užitečná, když téměř neustále pracujete s poštou pouze na jednom počítači a když serverová schránka nemůže poskytnout dostatečný úložný prostor pro dopisy (například každý den obdržíte 100 MB naskenovaných dokumentů, které by navíc měly být uloženy na určitý čas) . Tito. Vaše archivní složky (nebo jakýkoli vytvořený datový soubor s příponou .pst) jsou vybrány jako výchozí umístění pro doručování pošty – tzn. Když je aplikace Outlook spuštěna, všechny příchozí e-maily okamžitě jdou do místního datového souboru umístěného ve vašem počítači (omezeno pouze velikostí pevného disku a limitem na soubor 20 nebo 50 GB).

Při výběru tohoto způsobu ukládání pošty musíte počítat s tím, že pošta je uložena v souboru v počítači, protože... faktory, jako je selhání pevného disku, povedou ke ztrátě archivu pošty.

Toto je nakonfigurováno následovně.

1) Outlook 2003.

V nabídce aplikace Outlook: Nástroje->E-mailové účty->Zobrazit nebo změnit existující účty. Zobrazí se následující okno:

V položce nabídky „Umístit novou poštu do složky:“ vyberte následující nastavení:

Pokud již datový soubor máte, vyberte jej ze seznamu (například složky Archiv), klikněte na „Dokončit“, poté se zobrazí upozornění „Výchozí umístění pro doručování e-mailů se změnilo atd. - klikněte na OK a restartujte aplikaci outlook. Po restartu outlook na nějakou dobu přesune e-maily, které jsou již v poštovní schránce serveru, do lokálních složek.

Pokud nemáte datový soubor nebo chcete vytvořit nový datový soubor, klikněte na tlačítko „Vytvořit datový soubor aplikace Outlook“, zobrazí se okno

Poté klikněte na „Dokončit“, poté se zobrazí varování „Výchozí umístění doručování e-mailů se změnilo atd. - klikněte na OK a restartujte aplikaci outlook. Po restartu outlook na nějakou dobu přesune e-maily, které jsou již v poštovní schránce serveru, do lokálních složek.

2) Outlook 2007.

V nabídce aplikace Outlook: „Nástroje->Nastavení účtu“ přejděte na kartu „Datové soubory“. Otevře se seznam dostupných datových souborů (určitě bude alespoň 1 - s názvem „Poštovní schránka - Celé jméno“ - jedná se o místní kopii poštovní schránky serveru, bude vybrána ve výchozím nastavení):

Pokud již existuje datový soubor v seznamu datových souborů (například archivní složky na snímku obrazovky), můžete jej použít pro nové umístění pro doručování pošty. Chcete-li to provést, vyberte soubor kliknutím levým tlačítkem myši na něj a poté klikněte na tlačítko „Výchozí“, zobrazí se varování:

Vyberte „Ano“, po kterém lze zavřít okno „Nastavení účtu“ a restartovat aplikaci Outlook. Po restartu outlook na nějakou dobu přesune e-maily, které jsou již v poštovní schránce serveru, do lokálních složek.

Pokud v seznamu datových souborů není žádný jiný místní soubor než „Poštovní schránka – celé jméno“ nebo chcete vytvořit jiný datový soubor a označit jej jako výchozí datový soubor, musíte vytvořit datový soubor. Chcete-li to provést, klikněte na tlačítko „Přidat...“. Objeví se okno:

Vyberte „Soubor osobních složek aplikace Outlook (.pst), klikněte na tlačítko OK, další okno vám navrhne, kam soubor uložit a jeho název (ve výchozím nastavení cesta uvedená v odstavci I.2 a název je Osobní složky (1)) - klikněte na OK, zobrazí se následující okno:

V zobrazeném varování vyberte „Ano“, po kterém lze okno „Nastavení účtu“ zavřít a restartovat aplikaci Outlook. Po restartu outlook na nějakou dobu přesune e-maily, které jsou již v poštovní schránce serveru, do lokálních složek.

3) Outlook 2010.

Krok 1. Přejděte na kartu „Soubor“, vyberte „Nastavení účtu“ -> „Nastavení účtu“:

Dále přejděte na kartu „Datové soubory“. Otevře se seznam dostupných datových souborů (alespoň 1 se určitě bude jmenovat „Poštovní schránka – Celé jméno“ nebo vase.e-mailová [email protected] se štítkem „Online“ – jedná se o lokální kopii poštovní schránky serveru v mezipaměti, bude vybrán ve výchozím nastavení):

Krok 2-1. Pokud již v seznamu datových souborů nějaký datový soubor existuje (například na snímku obrazovky - archivní složky - Archiv), můžete jej použít pro nové umístění doručování pošty. Chcete-li to provést, vyberte soubor kliknutím levým tlačítkem myši na něj a poté klikněte na tlačítko „Výchozí“, zobrazí se varování:

Nyní připojíme datový soubor.

Outlook 2003: Musíte zavřít aplikaci Outlook a poté:

Ovládací panely->Pošta->Datové soubory->Přidat->vyberte „Soubor osobních složek Office Outlook (.pst)“, klikněte na OK->najděte soubor, který chcete přidat do počítače, vyberte jej a klikněte na OK (pokud soubor byl chráněn heslem, zobrazí se žádost o heslo, zadejte heslo k souboru) -> v dalším okně klikněte na OK -> zavřete okno pro úpravu datových souborů. Poté se soubor zobrazí v aplikaci Outlook.

V aplikaci outlook 2007/2010 připojte datový soubor bez ukončení aplikace outlook. Chcete-li to provést, musíte jít do nastavení účtu (Nástroje->Nastavení účtu v aplikaci outlook 2007 a Soubor->Nastavení účtu ->Nastavení účtu v aplikaci outlook 2010), přejděte na kartu „datové soubory“ -> „přidat. ”- >v okně, které se otevře, vyberte datový soubor, který chcete otevřít v počítači, pokud byl soubor chráněn heslem, zobrazí se požadavek na heslo -> v dalším okně klikněte na OK, poté zavřete okno nastavení účtu; soubor již bude připojen v aplikaci Outlook.

V. Pokud z nějakého důvodu není možné použít archivní/místní soubor.

V takovém případě můžete podat žádost o zvýšení objemu vaší poštovní schránky. Po kontrole vaší žádosti bude rozhodnuto o zvýšení objemu vaší poštovní schránky na základě analýzy protokolů příchozí pošty za poslední měsíc.

Ve své žádosti musíte uvést důvod, proč potřebujete zvětšit svou poštovní schránku. Například „Časté služební cesty, neexistuje způsob, jak pravidelně čistit e-maily“; „Poštovní schránka tohoto zaměstnance dostává velké množství informací, v důsledku toho se schránka přes víkend zaplní,“ atd.

V takovém případě byste neměli žádat o zvýšení objemu poštovní schránky:

Pokus o využití schránky pro dlouhodobé uchovávání informací. Schránka není určena k dlouhodobému ukládání informací. K tomu můžete použít archivaci nebo export potřebných zpráv;

Za den přichází velké množství dopisů, ale objem dopisů je malý. Pokud každý den obdržíte asi 100 dopisů o velikosti 10 kb, není to důvod ke zvětšení místa;

Z dané poštovní schránky je denně odesláno velké množství dopisů: myšlenkou zvýšení objemu poštovních schránek je nezmeškat příjem důležitých dopisů, protože... Objem došlých dopisů nemůže ovládat majitel schránky. A objem odeslaných dopisů: Odeslané lze okamžitě smazat/přesunout do archivních složek. Totéž platí pro složky „Odstraněné položky“, „Koncepty“ atd.

Než požádáte o navýšení kvóty, znovu se zamyslete nad tím, zda by nebylo vhodné nastavit automatickou archivaci, protože... zvýšení kvóty stále nebude příliš velké a nemusí splňovat požadavky na úložný prostor.

Outlook Express je součástí úvodní instalace operačního systému Windows XP, a proto je mezi uživateli široce používán. Nemusíte za to platit navíc a Outlook Express vám umožní provádět základní e-mailové operace a dokonce udržovat adresář se všemi potřebnými kontaktními informacemi.

Mezi nevýhody e-mailového programu patří špatné zabezpečení úložiště informací a chybějící mechanismus zálohování. Ale poslední problém lze vyřešit ručně. V praxi někdy vyvstává úkol přeinstalovat operační systém se zachováním osobní korespondence uživatele nebo úkol přenést e-mailové zprávy uložené v aplikaci Outlook Express na jiný počítač. Zde budete potřebovat ruční zálohu vaší stávající korespondence a adresáře s kontakty.

Proces migrace e-mailových dat lze rozdělit do několika fází:

Zálohujte e-mailové zprávy.

Záloha adresáře.

Obnovení e-mailových zpráv.

Obnova adresáře.

Zálohování e-mailových zpráv

Nejdůležitější etapa. Soubory, ve kterých jsou uloženy všechny vaše e-maily, musíte ručně zkopírovat na jiný disk. Nejprve byste ale měli zjistit, kde se v aplikaci Outlook Express nacházejí soubory pošty.

Záloha adresáře

Pokud máte velký adresář nebo pokud obsahuje velmi důležité kontaktní informace, měly by být, stejně jako e-mailové zprávy, vyhrazeny, abyste o něco důležitého nepřišli.

Obnovení e-mailových zpráv

Když spustíte nový Outlook Express (po přeinstalaci systému Windows XP nebo na jiném počítači), můžete ihned po nastavení e-mailových účtů obnovit všechny dříve uložené zprávy. Pro tohle:

Ukončete aplikaci Outlook Express.

Ujistěte se, že máte možnost zobrazit skryté soubory.

Přejděte do složky v následující cestě "C:\Documents and Settings\Username\Local Settings\Application Data\Identities\Microsoft\Outlook Express" a zkopírujte existující soubory, ty, které jste si rezervovali dříve v první fázi tohoto článku.

Spusťte aplikaci Outlook Express. Složky Doručená pošta, Pošta k odeslání, Odeslaná pošta atd. budou obsahovat vaše staré e-maily.

Obnova adresáře

Do obnovených e-mailových zpráv můžete také přidat kontakty z adresáře, který jste uložili do souboru CSV v kroku 2.

Čím více zpráv odešlete a přijmete, tím větší bude vaše doručená pošta Outlooku. Otevření a vyhledávání velkých poštovních schránek může trvat déle a mnoho poskytovatelů e-mailu, včetně Office 365, omezuje maximální velikost poštovní schránky. Pokud obdržíte zprávu, že velikost vaší poštovní schránky překračuje limit, může vám pomoci odstranění zpráv a složek, ale pokud data uložíte do datového souboru aplikace Outlook (.pst), velikost datového souboru se nemusí automaticky zmenšit.

Poznámka. Pokud používáte účet POP nebo IMAP, všechny informace o vašem e-mailovém účtu, včetně složek, e-mailových zpráv, kontaktů, kalendáře a informací o úkolech, jsou uloženy v datovém souboru aplikace Outlook (.pst). Pokud používáte účet Office 365, Exchange nebo Outlook.com, bude kopie poštovní schránky uložena v offline datovém souboru aplikace Outlook (OST).

Chcete-li zmenšit velikost datového souboru aplikace Outlook (PST), můžete datový soubor zkomprimovat. Offline datové soubory aplikace Outlook (OST) nelze komprimovat. Další informace najdete v tématu Zmenšení velikosti offline datového souboru (OST).

Hledejte velké zprávy

Všechny zprávy větší než určitá velikost můžete hledat ve vyhledávacím poli Outlooku. Klikněte na vyhledávací pole a zadejte: messages size: >5 MB. Budou nalezeny všechny zprávy větší než 5 MB. Některé nebo všechny tyto zprávy můžete odstranit nebo je přesunout do jiného datového souboru aplikace Outlook (PST). Další informace o přesouvání položek naleznete v tématu Přesouvání nebo kopírování zpráv mezi složkami.

Pokud odstraníte položky z datového souboru aplikace Outlook (PST), soubor se automaticky komprimuje na pozadí, když se počítač nepoužívá a je spuštěna aplikace Outlook. Kompaktní proces můžete také okamžitě spustit ručně. Komprimace datového souboru aplikace Outlook (PST) může trvat několik minut. Nelze komprimovat offline datový soubor aplikace Outlook (OST).

Smažte všechny položky, které si nechcete ponechat, a vyprázdněte „ Smazáno".

Klikněte soubor >Nastavení účtu >Nastavení účtů.

Na kartě datové soubory Možnosti.

Otevřete kartu dodatečně > Možnosti datového souboru aplikace Outlook.

V dialogovém okně Možnosti datového souboru aplikace Outlook klepněte na tlačítko Komprimovat a poté klikněte na tlačítko OK.

Poznámka:

Prostředek čištění poštovní schránky Slouží k zobrazení velikosti schránky a jednotlivých složek. Můžete také archivovat staré položky do souboru Outlook Archive Data File (PST) a vyprázdnit " Smazáno ".

Otevřete kartu Soubor.

Klikněte servis> Čištění vaší poštovní schránky.

Výběr položky Hledejte starší prvky, najít další položky, pohled smazán, Průhledná složka "Odstraněné položky", popř prázdné konflikty

Zmenšení velikosti datového souboru aplikace Outlook (PST)

Pokud odstraníte položky z datového souboru aplikace Outlook (PST), soubor se automaticky komprimuje na pozadí, když nepoužíváte počítač a je spuštěna aplikace Outlook. Příkaz Kompakt můžete také okamžitě spustit ručně. Komprimace datového souboru aplikace Outlook (PST) může trvat několik minut.

Otevřete kartu Soubor.

Klepněte na tlačítko Nastavení účtů a vyberte tým Nastavení účtů.

Na kartě datové soubory vyberte datový soubor, který chcete komprimovat, a klikněte na tlačítko Možnosti.

Klepněte na tlačítko Komprimovat.

Poznámka: Jakmile zkomprimujete datový soubor aplikace Outlook (PST), nemusíte aplikaci Outlook ukončovat.

Správa velikosti poštovní schránky

Nástroj můžete použít čištění poštovní schránky, která vám umožní zobrazit velikost vaší poštovní schránky a jednotlivých složek. Můžete také archivovat staré položky do souboru archivu osobních složek (PST) a vyprázdnit " Smazáno ".

V nabídce Servis vybrat předmět Čištění vaší poštovní schránky.

Vyberte položku Zobrazení velikosti poštovní schránky, Hledejte starší prvky, najít další položky, pohled smazán, Průhledná Složka "Odstraněné položky". Zobrazit velikost konfliktu nebo prázdné konflikty k dokončení požadovaných akcí úkolu.