Jak importovat data do kontaktů aplikace Outlook pomocí aplikace Excel. Přeneste kontakty z Outlooku do Outlooku

Kontakty, jak víte, lze přenášet z jedné poštovní schránky do druhé a také mezi účty Windows. Lze je také importovat a exportovat z e-mailového klienta. To vám umožní později je přenést do jiného počítače nebo dokonce do jiné aplikace (například Excel nebo Poznámkový blok). Dnes si povíme, jak přenést kontakty z Outlooku nebo je importovat do tohoto programu.

Import a export kontaktů z aplikace Outlook 2016, 2013

Ve dvou nejnovějších verzích e-mailového klienta je postup přenosu kontaktů velmi podobný. Nejprve si řekněme, jak funguje import kontaktů v těchto dvou sestaveních aplikace Outlook.

Import kontaktů do aplikace Outlook 2016, 2013

Export kontaktů z aplikace Outlook 2016, 2013

Nyní si povíme, jak funguje postup pro export kontaktů.

Import a export kontaktů z aplikace Outlook 2010, 2007, 2003

Nyní se podívejme, jak funguje import kontaktů ve verzích 2010 a 2007 e-mailového klienta.

Import kontaktů do aplikace Outlook 2010, 2007, 2003

Export kontaktů z aplikace Outlook 2010, 2007, 2003

To je vše pro rutinní přenos dat do az aplikace Outlook. Vše funguje velmi pohodlně díky nástrojům jako je filtrování dat a podpora několika formátů exportovaných a importovaných objektů.

Pokud máte mnoho obchodních nebo osobních kontaktních informací uložených v tabulce, můžete je importovat přímo do Outlooku 2013 nebo Outlooku 2016 pro Windows s malou přípravou. Existují tři hlavní akce.

Uložte sešit aplikace Excel jako soubor CSV.

Importujte kontakty.

Mapujte sloupce aplikace Excel na odpovídající pole v aplikaci Outlook.

Krok 1: Uložte sešit aplikace Excel jako soubor CSV

Aplikace Outlook může importovat pouze soubory s hodnotami oddělenými čárkami (CSV), nikoli sešity s více listy, takže krok 1 vyžaduje, abyste sešit aplikace Excel uložili jako soubor CSV. Níže je uveden postup, jak to provést.

v knize klikněte na list s kontaktními informacemi, které chcete importovat;

vyberte umístění pro uložení souboru;

V okně Typ souboru vybrat CSV (oddělený čárkami) (*.csv) a stiskněte tlačítko Uložit.

Zobrazí se zpráva aplikace Excel: "Ve zvoleném typu souboru lze uložit pouze aktuální list." To je způsobeno omezeními souboru CSV; s původní knihou (soubor XLSX) se nic nestane.

Klepněte na tlačítko OK.

Klikněte Ano aby Excel uložil aktuální list jako soubor CSV. Původní sešit (soubor .xlsx) se zavře.

Zavřete soubor CSV.

S Excelem jste hotovi a nyní můžete začít importovat do Outlooku.

Poznámka: Některá národní prostředí standardně používají různé oddělovače položek seznamu. Například německý jazyk používá jako oddělovač středník. Aplikace Outlook však nepodporuje středníky jako oddělovač polí. Z tohoto důvodu možná budete muset nahradit středníky v souboru CSV čárkami, než přejdete k dalšímu kroku.

Krok 2: Importujte kontakty do aplikace Outlook

Krok 3: Mapujte sloupce v souboru CSV na pole kontaktů aplikace Outlook

Více informací

Chcete-li vytvořit novou složku v aplikaci Outlook, klepněte pravým tlačítkem myši na složku kontaktů a klepněte na Vytvořte složku OK.

Přejděte na kartu Soubor na pásu karet a klikněte OTEVŘENO menu.

Klepněte na kartu Import. Otevře se Průvodce importem a exportem.

Vyberte položku Import z jiného programu nebo souboru a stiskněte tlačítko Další.

Vyberte položku a klikněte na tlačítko Další.

Recenze, přejděte do složky určené v kroku 3 a poklepáním na soubor jej zvýrazněte.

Pokud importujete do nové složky, protože neexistují žádné duplikáty, možnosti na kartě Možnosti nejsou použitelné. Pokud se neimportuje do nové složky, vyberte nejlogičtější výběr. Klepněte na tlačítko Další.

Vyberte složku Kontakty nebo jiný typ složky kontaktů, kterou jste vytvořili, a klepněte Další.

shoda polí a zkontrolujte je.

Pokud importujete do existující složky kontaktů, přejděte ke kroku 3.

Chcete-li vytvořit novou složku v aplikaci Outlook, klepněte na Kontakty, klikněte pravým tlačítkem na složku kontaktů a klikněte na Vytvořte složku, zadejte název nové složky a klikněte OK.

V nabídce Soubor vyberte položku Import a export.

Vyberte Import z jiného programu nebo souboru a klikněte na tlačítko Další.

Vyberte položku Hodnoty oddělené čárkami (Windows) a stiskněte tlačítko Další.

Pokud zobrazený soubor není správný, klepněte na tlačítko Recenze, přejděte do složky, kterou jste si poznamenali v kroku 3, a poklepáním na soubor jej zvýrazněte.

Pokud importujete do nové složky, protože existují shody, nastavení na kartě Možnosti nejsou relevantní. V opačném případě vyberte nejlogičtější výběry. Klepněte na tlačítko Povolit vytváření duplikátů pokud si nejste jisti, klikněte na tlačítko Další.

Klepněte na složku Kontakty nebo jinou složku kontaktů typu, který jste vytvořili pro import, a klepněte Další.

Pokud si nejste jisti, zda správně mapovat názvy sloupců v prvním řádku tabulky na pole aplikace Outlook, klepněte na shoda polí a zkontrolujte je.

Poznámka: Li shoda polí není k dispozici, vybrali jste typ složky kontaktů, do které chcete importovat. Klepněte na tlačítko Zpět a vyberte požadovanou složku. Pokud jste s porovnáním spokojeni, klikněte na tlačítko OK zavřít dialogové okno" Field Matching“ a stiskněte tlačítko Připraveno.

Průvodce importem a exportem aplikace Outlook usnadňuje import kontaktů ze souboru CSV.

V Outlooku 2013 nebo Outlooku 2016 v horní části pásu karet vyberte kartu Soubor.

Pokud na pásu karet není žádný prvek Soubor, nemáte Outlook 2016 nebo Outlook 2013. V tomto případě naleznete pokyny k importu vaší verze Outlooku v článku Jakou verzi Outlooku mám?

Vybrat Otevřít a exportovat > Import a export. Spustí se Průvodce importem a exportem.



Vybrat Import z jiného programu nebo souboru a stiskněte tlačítko Další.



Vyberte možnost Hodnoty oddělené čárkou a stiskněte tlačítko Další.



V dialogovém okně Importujte soubor Vyhledejte soubor kontaktů a poklepejte na něj.



Chcete-li určit, jak Outlook zpracovává duplicitní kontakty, vyberte jednu z následujících možností:

• Při importu nahraďte duplikáty. Pokud je kontakt v aplikaci Outlook a ve vašem souboru, aplikace Outlook odebere kontaktní informace a použije informace v souboru. Tuto hodnotu byste měli vybrat, pokud jsou kontaktní informace v souboru úplnější nebo aktuálnější než v aplikaci Outlook.

  Povolit vytváření duplikátů. Pro kontakty, které jsou přítomny v aplikaci Outlook i v souboru, vytvoří aplikace Outlook duplikáty: jednu s původními daty aplikace Outlook a jednu s daty importovanými ze souboru. Tyto informace můžete později sloučit a duplikáty odstranit. Tato možnost je výchozí.

  Neimportujte duplikáty. Pokud je kontakt v aplikaci Outlook a v souboru, Outlook uchová kontaktní informace a odebere data ze souboru. Tato možnost by měla být vybrána, pokud jsou kontaktní informace v aplikaci Outlook úplnější nebo aktuálnější než to, co je v souboru.

V případě potřeby procházejte seznamem Výběr složky nahoru, vyberte složku Kontakty a stiskněte tlačítko Další. Pokud používáte více e-mailových účtů, vyberte složku Kontakty pod tím, který chcete.



Klepněte na tlačítko Dokončit(Připraveno).



Outlook okamžitě začne importovat vaše kontakty. Když ukazatel průběhu importu zmizí, import je dokončen.

Chcete-li zobrazit seznam kontaktů, v dolní části Outlooku klikněte na ikonu.

Chcete-li importovat kontakty do svého účtu Outlook na webu, použijte soubor s hodnotami oddělenými čárkami (CSV).

rada: Nejlepších výsledků dosáhnete použitím souboru CSV s kódováním UTF-8. Toto kódování je vhodné pro všechny jazyky a abecedy.

Vyberte verzi

Pokyny se mírně liší v závislosti na tom, zda používáte klasickou nebo novou verzi Outlooku na webu. Vyberte svou verzi Outlooku na webu a zobrazte příslušné pokyny.

Poznámka: Pokud organizace umístila logo na panel nástrojů, může se rozhraní lišit od výše uvedeného.

Pokyny pro novou verzi Outlooku na webu

Návod na klasický Outlook na webu

Proč bych se měl zajímat o kódování UTF-8?

Při importu kontaktů obvykle není třeba se ponořit do technických záležitostí ukládání textu do souboru CSV. Pokud však vaše kontaktní informace obsahují znaky, které nejsou v anglické abecedě, jako je řečtina, azbuka, arabština nebo japonština, můžete zaznamenat problémy s importem kontaktů. Při exportu by proto měly být kontakty uloženy do souboru s kódováním UTF-8, pokud je tato možnost dostupná.

Pokud kontakty nelze exportovat v kódování UTF-8, exportovaný soubor CSV lze převést pomocí aplikace Excel nebo aplikací třetích stran. Pokyny se budou lišit v závislosti na aplikaci a její verzi.

Převeďte soubor CSV na UTF-8 pomocí aplikace Microsoft Excel 2016

V Excelu vytvořte nový prázdný dokument (sešit).

V nabídce Data vyberte položku Z textového/CSV souboru. Vyberte exportovaný soubor CSV (možná budete muset vybrat typ souboru, abyste jej viděli Textové soubory (....csv)). Klepněte na tlačítko Importovat.

V dialogovém okně, které se otevře, v poli Kódování souboru zvolte kódování, které zajistí správné zobrazení textu, např. Cyrilice (Windows 1251) a stiskněte tlačítko Stáhnout.

Ujistěte se, že se symboly v Excelu zobrazují správně.

Na kartě Soubor vyberte položku Uložit jako. Zadejte název souboru a vyberte typ souboru CSV UTF-8 (oddělený čárkou) (*.csv).

Někdy uživatel potřebuje změnit, doplnit, přenést seznam kontaktů na správnou osobu nebo jej přenést na další zařízení. Aby to bylo pohodlné, Outlook má všechny potřebné nástroje.

Jak přenést adresy z Outlooku

Jak exportovat kontakty

Metody přenosu dat se liší v závislosti na verzi e-mailového klienta Outlook.

Export kontaktů z Outlooku 2013

1. Chcete-li exportovat data z aplikace Outlook 2013, otevřete program a na kartě „Soubor“ - „Otevřít a exportovat“ vyberte „Importovat a exportovat“.
2. E-mailový klient nabídne možné možnosti. Klikněte na položku „Exportovat do souboru“.

Vyberte složku, do které potřebujete zaznamenat informace.

Pojmenujte objekt, který chcete uložit, a klikněte na tlačítko „Hotovo“.

Nový soubor CSV můžete otestovat v počítači otevřením v aplikaci Excel.

Export kontaktů z aplikace Outlook 2010

1. Otevřete aplikaci Outlook 2010 a přejděte na kartu Soubor.

   Klikněte na Soubor v Ovládacích panelech v horní části okna aplikace Outlook

Otevře se okno Možnosti aplikace Outlook. V levém vodorovném menu klikněte na „Upřesnit“.

Otevře se „Průvodce exportem“, zde vyberte „Hodnoty oddělené čárkami (Windows)“, toto je jiný název pro soubor CSV. Klepněte na tlačítko Další.

2. Vyberte složku, do které budou uloženy kontaktní informace.
3. Počkejte na dokončení procesu přenosu informací.

Při použití obsahu přenesených kontaktů v jiných produktech e-mailových klientů budete potřebovat položku „Datový soubor aplikace Outlook (PST)“.

Export kontaktů z aplikace Outlook 2007

1. Chcete-li přenést kontakty z aplikace Outlook 2007, otevřete program a rozbalte kartu Soubor. V seznamu funkcí klikněte na "Importovat a exportovat".
2. Otevře se „Průvodce importem“, který bude potřeba k vygenerování dokumentu. Zaškrtněte "Export do souboru".
3. V okně, které se otevře, vyberte „Hodnoty oddělené čárkami (Windows). Pokračujte kliknutím na tlačítko „Další“.
4. Určete složku, která bude umístěním uložení. Klikněte na „Další“.
5. Počkejte na dokončení procesu přenosu.

Jak přenést kontakty z Outlooku do Excelu

Bez ohledu na to, jakou verzi aplikace Outlook, jakmile soubor CSV přenesete do počítače, můžete jej otevřít v aplikaci Excel.

Nelekejte se, pokud v dokumentu uvidíte prázdné buňky. Toto jsou pozice, které nebyly obsazeny, když byl kontakt ještě v Outlooku. Ne každý si zapisuje všechny informace: o domácím telefonním čísle, názvu organizace nebo pozici kontaktu.

Po zobrazení přeneseného souboru v Excelu neukládejte změny při zavírání. To může zničit strukturu dokumentu a znemožnit jeho čtení.

Jak importovat kontakty ve všech verzích aplikace Outlook

1. Proces přidání souboru CSV do vaší pošty bude stejný pro všechny verze aplikace Outlook. To se provádí stejným způsobem jako export: „Soubor“ - „Otevřít a exportovat“ - „Importovat a exportovat“. V průvodci vyberte Importovat z jiného programu nebo souboru.
2. 
   
3. Po výběru akce klikněte na Další. Počkejte na dokončení procesu přenosu.

Importujte internetové adresy a poštu do aplikace Outlook ve všech verzích

1. Chcete-li importovat kontakty z aplikace Outlook, přejděte znovu do Průvodce importem a exportem. Vyberte Importovat z jiného programu nebo souboru.
2. V okně, které se otevře, klikněte na „Importovat internetové adresy a poštu“.
3. Vyberte si ze dvou možností importu „Outlook Express 4.x, 5.x, 6.x nebo Windows Mail“.
4. Klikněte na Další a počkejte, než se kontakty importují.

Import z jiného programu nebo souboru v jakékoli verzi aplikace Outlook

1. Po výběru možnosti „Importovat z jiného programu nebo souboru“ máte možnost přidat kontakty z nástroje Lotus Organizer a také informace z Accessu, Excelu nebo jednoduchého textového souboru. Vyberte program, ze kterého chcete přidávat kontakty.
2. Zobrazí se okno s výzvou k výběru parametrů. Pokud chcete vytvářet duplikáty, klikněte na položku „Povolit vytváření duplikátů“.
3. Vyberte složku, do které chcete získat informace.
4. Určete místo, kde budou data uložena.

Video: pokyny pro přenos kontaktů

Kde je adresář umístěn v aplikaci Outlook?

Veškeré informace o adresáři, zprávách, kalendářích a poznámkách jsou uloženy v počítači v archivované podobě. Pokud jej potřebujete najít, zkopírovat nebo přesunout, bude užitečné vědět, ve kterých složkách se požadovaný soubor PST nachází:

• jednotka:/Uživatelé/<имя пользователя>
• jednotka:/Uživatelé/<имя пользователя>/Roaming/Local/Microsoft/Outlook;
• jednotka:/Uživatelé/<имя пользователя>/Documents/Outlook Files;
• jednotka:/Uživatelé/<имя пользователя>/My Documents/Outlook Files;
• jednotka:/Dokumenty a nastavení/<имя пользователя>

Pokud používáte IMAP, Microsoft Exchange nebo outlook.com, místo, kde jsou uloženy vaše e-mailové informace, je prostor serveru. Data jsou zaznamenána ve formátu PAB. V tomto případě je najdete zde:

• jednotka:/Uživatelé/<имя пользователя>/AppData/Local/Microsoft/Outlook;
• drive:/Documents and Settings.

Pokud jste použili účet Microsoft Exchange Server, pak se „Offline Address Book“ nachází na následujících adresách:

• jednotka:/Uživatelé/<имя пользователя>/AppData/Local/Microsoft/Outlook;
• jednotka:/Dokumenty a nastavení/<имя пользователя>/Místní nastavení/Data aplikací/Microsoft/Outlook.

Vytvořte adresář v aplikaci Outlook

Jakmile je adresář vytvořen, můžete do něj přidávat kontakty.

Jak přidat kontakty v aplikaci Outlook

Kontakty ukládají informace o lidech. Můžete zadat pouze e-mailovou adresu nebo vyplnit další informace, jako jsou telefonní čísla, fotografie osoby, poštovní adresa, pracovní adresa.

Po vytvoření systematizované složky kontaktů program na základě prvních několika písmen najde tu, kterou potřebujete, a automaticky vyplní e-mailovou adresu.

Přidejte kontakt z e-mailové zprávy

Nejprve musíte otevřít přijatou zprávu, kliknout pravým tlačítkem na jméno osoby a vybrat „Přidat do kontaktů aplikace Outlook“. Vyplňte požadované informace podle názvů polí a poté uložte.

Přidání kontaktu od začátku

Video: návod na přidání kontaktů

Jak vytvořit seznam adresátů v různých verzích aplikace Outlook

Chcete-li současně odesílat zprávy několika odběratelům najednou, doporučujeme použít nástroj Skupina kontaktů.

Vytvořte distribuční seznam v aplikaci Outlook 2013

Vytvořte distribuční seznam v aplikaci Outlook 2010

V hlavní nabídce pracovního programu vyberte „Vytvořit skupinu kontaktů“. Vyplňte důležité informace a uložte.

Video: Jak vytvořit skupinu kontaktů v aplikaci Outlook 2010

V aplikaci Outlook 2007 postupujte podle cesty "Soubor" - "Nový" - "Distribuční seznam" nebo stiskněte Ctrl+Shift+L. Vyplňte údaje o účastnících a uložte.

Vyberte adresář pomocí „Soubor“ - „Vytvořit“ nebo použijte příkaz Ctrl+Shift+L

Počet lidí, kterým můžete poslat zprávu najednou, závisí na velikosti souborů se jmény. Přibližně je průměrný počet 100 kontaktů.

Odstranění kontaktů v aplikaci Outlook

Aby nedocházelo k duplikování kontaktů, při importu v „Průvodci importem“ nezapomeňte změnit standardní nastavení přenosu „Povolit vytváření duplikátů“ na jinou položku, která nabízí možnost nahrazení stávajících.

Pokud se kontakty již zdvojnásobily, můžete je odstranit v „Seznamu kontaktů“ kliknutím na položku „Telefony“. V poli, které se otevře před vámi, musíte vybrat duplicitní kontakty a poté stisknout DELETE.

Pokud zrušíte zaškrtnutí části „Automaticky kontrolovat duplicitní kontakty“ v možnostech kontaktů, aplikace Outlook nebude sledovat duplicitní vizitky, když vyberete osobu.

Hlavní funkcí Microsoft Outlooku je práce s e-mailem. Navíc může sloužit jako zápisník a správce kontaktů. Po seznámení se s metodami přidávání, mazání kontaktů a vytváření skupin v poštovním klientovi Outlook si uživatel může nakonfigurovat program tak, jak mu vyhovuje, a s jeho pomocí zůstane v kontaktu s přáteli a kolegy.

Nástroje poštovního klienta Outlook umožňují v případě potřeby uložit různá data včetně kontaktů do samostatného souboru. Tato funkce se bude hodit zejména v případě, že se uživatel rozhodne přejít na jinou verzi Outlooku, nebo pokud je potřeba přenést kontakty do jiného emailového programu.

V tomto tutoriálu se podíváme na to, jak můžete importovat kontakty do externího souboru. A uděláme to pomocí MS Outlook 2016 jako příkladu.

Začněme nabídkou "Soubor", kde přejdeme do sekce "Otevřít a exportovat". Zde klikneme na tlačítko „Importovat a exportovat“ a přejdeme k nastavení exportu dat.

Nyní vyberte typ souboru, který chcete vytvořit. Zde jsou nabízeny pouze dva druhy. První je „Comma Separated Values“, tedy soubor CSV. A druhý je „Datový soubor aplikace Outlook“.

První typ souborů lze použít k přenosu dat do jiných aplikací, které mohou pracovat s formáty souborů CSV.

Chcete-li exportovat kontakty do souboru CSV, musíte vybrat „Hodnoty oddělené čárkami“ a kliknout na tlačítko „Další“.

Zde ve stromu složek vyberte „Kontakty“ v části „Datový soubor aplikace Outlook“ a pokračujte k další akci kliknutím na tlačítko „Další“.

Nyní zbývá pouze vybrat složku, do které bude soubor uložen, a pojmenovat ji.

Zde můžete nakonfigurovat odpovídající pole kliknutím na příslušné tlačítko. Nebo klikněte na „Dokončit“ a Outlook vytvoří soubor ve složce určené v předchozím kroku.

Pokud plánujete exportovat kontaktní údaje do jiné verze aplikace Outlook, pak v tomto případě můžete vybrat možnost „Datový soubor aplikace Outlook (.pst)“.

Poté vyberte složku „Kontakty“ ve větvi „Datový soubor aplikace Outlook“ a přejděte k dalšímu kroku.

Zadejte adresář a název souboru. Vybereme také akce s duplikáty a přejdeme k poslednímu kroku.

Nyní musíte vybrat jednu ze tří dostupných akcí pro opakované kontakty a kliknout na tlačítko „Hotovo“.

Export kontaktních údajů je tedy poměrně snadný – v několika krocích. Podobným způsobem můžete exportovat data v pozdějších verzích e-mailového klienta. Proces exportu se však může mírně lišit od zde popsaného.