Co jsou Lotus Domino a Notes a jak fungují? Systémy pro správu dokumentů založené na Lotus Notes - přehled
Katedra informatiky
SEMESTRÁLNÍ TEST
podle disciplíny: "informatika" na téma:
software" LotusNotes"
MOSKVA 2009
Zavedení
Spuštění LotusNotes
Základní prvky rozhraní
Základní příkazy pro práci s databází
Složky a pohledy
Pošta a adresář LotusNotes
Standardní složky LotusNotes
Standardní zobrazení LotusNotes
Vytváření zpráv
Čtení zpráv
Práce se složkami
Zpracování pošty
Bezpečnost
Použití NotesHelp
Seznam použité literatury
Zavedení
Co je LotusNotes?
Všichni nepochybně máte představu o tom, co je dokument. V každodenní praxi se neustále potýkáme s dokumenty nejrozmanitější formy a obsahu.
LotusNotes vám umožňuje organizovat proces vytváření a distribuce dokumentů pohodlnějším způsobem kombinováním dokumentů do databází dokumentů. Poznámky jsou především nástrojem pro vytváření a organizaci dokumentů. Poznámky vám umožňují zpřístupnit dokument vašim kolegům. Můžete vytvářet, upravovat a číst dokumenty. Kancelářské poznámky, objednávky, faktury, plány, objednávky – všechny tyto dokumenty mohou být obsaženy v databázi LotusNotes. Ve skutečnosti je základem LotusNotes jeho unikátní technologie pro vytváření a ukládání dokumentů. Poskytuje ukládání informací v databázích dokumentů a rychlý přístup k nim.
Dokument Notes lze považovat za kontejner, do kterého lze umístit širokou škálu objektů v libovolném množství, například:
· Text, čísla a grafika
· Soubory připravené MSWordem
· Tabulky Lotus 1-2-3 nebo MSExcel
U každého takového dokumentu budou v databázi dokumentů Notes umístěny informace o datech vytvoření a úpravy, zaměstnancích, kteří operaci prováděli, a přístupových právech k celému dokumentu nebo jeho částem.
Zahájit Lotus Notes
Chcete-li spustit Lotus Notes, musíte kliknout na tlačítko Start a poté postupně vyberte Programy - Aplikace Lotus - Lotus Notes
Ihned po spuštění vás Lotus Notes vyzve k zadání uživatelského hesla, které vám poskytl správce systému.
Je třeba věnovat pozornost skutečnosti, že systém se ptá přesně na heslo uživatele, nikoli na jméno s heslem. K tomu dochází, protože prostředí Lotus Notes je po instalaci do počítače nakonfigurováno tak, aby podporovalo práci konkrétního uživatele.
Vezměte prosím na vědomí, že pro ztížení uhodnutí hesla se na řádku pro zadání hesla nezobrazuje jeden znak pro jedno stisknutí klávesy, ale 2-3 v náhodném pořadí.
Po správném zadání hesla se před vámi otevře pracovní plocha.
Zadáním hesla získáte přístup k tzv. ID souboru, který obsahuje údaje potřebné k potvrzení identity uživatele serveru Domino, včetně uživatelského jména. Je nutné, aby každý uživatel sledoval bezpečnost svého ID souboru a pokud možno jej ukládal na disketu, protože Kromě hesla není soubor ID ničím chráněn a útočník může získat přístup k serveru uhodnutím hesla a zachycením souboru ID uživatele. Ve výchozím nastavení jsou soubory ID pro všechny uživatele daného počítače uloženy v adresáři Notes\Data a lze je odtud zkopírovat na disketu.
Základní prvky rozhraní
Po prvním spuštění prostředí Notes na vaší pracovní stanici získáte pohled znázorněný na obrázku. Tato stránka se stala výchozí stránkou od verze 5. Přepnutí do režimu „Workspace“ je znázorněno na obrázku
 |
 |
Podívejme se blíže na vzhled „Workspace“.
| Zkratky umístěné v horní části plochy obsahují názvy listu, z nichž každý může mít záložky. | |
| Chcete-li vytvořit list, musíte použít příkaz nabídky Vytvořit - List a do zobrazeného okna zadat název, který se může například shodovat s vaším jménem. |  |
| Záložka je odkaz na databázi umístěnou na serveru nebo ve vašem počítači. Zobrazí se při prvním otevření databáze a umožňuje vám do ní rychle přejít podle názvu a umístění. |  |
| V horní části okna Lotus Notes je nabídka. Všechny jeho prvky jsou kontextové. Přítomnost některých položek přímo závisí na tom, jaká operace se právě provádí. Příkladem jsou položky menu Soubor , Upravit , Stvoření A Akce. Položky menu Text, tabulka, kresby a některé další se objeví pouze při práci s odpovídajícími datovými typy. | |||
| Rozhraní Lotus Notes kromě standardních nabídek typických pro jakoukoli aplikaci Windows obsahuje některé specifické prvky, jako je lišta záložek a hlavní panel. Lišta záložek organizuje vaše záložky. S jeho pomocí může uživatel systému urychlit přístup k různým funkcím systému. Záložky prostředí Notes se vytvářejí stejným způsobem jako v prohlížeči, ale tyto záložky mohou odkazovat na prvky v prostředí Notes i na Internetu, včetně databází, pohledů, dokumentů, webových stránek a diskusních skupin. | |||
| Hlavní panel funguje podobně jako hlavní panel v operačním systému Windows. Tlačítka úloh usnadňují navigaci z jednoho otevřeného okna do druhého v prostředí Notes. Pokaždé, když otevřete poštu, databázi nebo dokument, automaticky se vytvoří tlačítko úkolu a zobrazí se přímo pod pruhem nabídky Poznámky. Kterákoli z aktivních úloh je dostupná kliknutím. Chcete-li zavřít úlohu, můžete jednoduše kliknout na "x" v pravém horním rohu tlačítka úlohy. Mezi úkoly se můžete pohybovat pomocí kláves Ctrl + Tab. |  |
||
| Lotus Notes poskytuje rychlý přístup k mnoha funkcím a nástrojům. Tento Panel nástrojů. Ve většině případů použijte panely nástrojů mnohem pohodlnější než používání menu. Ikony tlačítek zapnuté panely nástrojů kontextově citlivý, tzn. V daný okamžik jsou k dispozici pouze nezbytné ikony. |  |
||
| Ve výchozím nastavení je panel nástrojů zakázán. Chcete-li jej zobrazit, vyberte z horní nabídky Soubor - Možnosti - Možnosti panelu nástrojů. V dialogovém okně, které se otevře, zaškrtněte políčko "Panel nástrojů". V případě potřeby může uživatel pomocí tohoto okna vytvořit a uložit vlastní sadu ikon, které bude používat namísto standardní sady. |  |
||
| Při práci v Lotus Notes jsou také kdykoli k dispozici kontextové nabídky po kliknutí pravým tlačítkem. Zobrazí se kontextové nabídky pro záložky, ikony, dokumenty, databáze a další a poskytují příkazy, které jsou dostupné pouhým kliknutím. Většina příkazů obsažených v kontextových nabídkách je dostupná také prostřednictvím hlavních nabídek. |  |
||
Řádek je rozdělen do osmi segmentů, které obsahují vyskakovací nabídky a indikátory.
První segment je indikátor výměny dat se serverem Notes. Obrázek blesku znamená, že probíhá výměna informací se serverem. Pokud je připojení k serveru navázáno pomocí modemu, zobrazí se v tomto segmentu příslušná ikona modemu.
Druhý segment označuje typ písma použitého na aktuální pozici kurzoru. Po kliknutí na tento segment se zobrazí vyskakovací nabídka se seznamem dostupných písem.
Třetí segment určuje velikost písma.
Čtvrtý segment umožňuje definovat styl, který bude použit při formátování odstavců.
Tyto dva segmenty mají také vyskakovací nabídky
Kromě hlavní nabídky existují dva typy kontextových nabídek:
· prvky nabídky, které se objevují v hlavní nabídce v závislosti na aktivním prvku databáze: Text, Sekce, Přílohy, Odkaz, Obrázek;
· nabídka, která se zobrazí po kliknutí pravým tlačítkem na některý z objektů. Tímto objektem může být ikona databáze, dokument, výběr textu, plocha pracovního prostoru atd.
Věnovat pozornost! Seznam příkazů v kontextovém menu závisí na objektu, ke kterému se vztahuje, a na tom, jaké operace jsou právě prováděny s prvky databáze
Okno pracovního prostoru obsahuje několik listů pracovního prostoru. Listy obsahují ikony databáze. Pro pohodlí uživatele lze databáze seskupit podle určitých kritérií, například podle témat databáze.
Proč Lotus Notes?
Systémy pro správu dokumentů založené na Lotus Notes se používají po celém světě. V Rusku se tok dokumentů Lotus Notes často vyskytuje v bankách, velkých komerčních strukturách a také ve vládních agenturách. Proč je Lotus Notes vybrán jako platforma pro automatizaci dokumentů? Vidíme pro to několik důvodů:
1. Server Lotus Domino zahrnuje aplikační server a poštovní server, který nevyžaduje integraci systému správy dokumentů Lotus Notes s poštovními službami třetích stran.
2. Lotus Notes má již vyvinutý systém pro rozlišování přístupových práv – nezbývá než jej jednoduše používat. To výrazně snižuje čas a náklady na automatizaci toku dokumentů Lotus Notes.
3. Uživatelé mohou pracovat s aplikacemi vzdáleně, bez připojení k serveru. V tomto případě není potřeba instalovat další software na PC uživatele – stačí nainstalovat a nakonfigurovat klienta Lotus Notes. Po práci offline uživatel spustí replikaci a data se automaticky synchronizují mezi klientem a serverem.
4. Server Lotus Domino obsahuje webový server, který vám umožňuje pracovat s aplikacemi Lotus Notes prostřednictvím webového prohlížeče.
5. Při přizpůsobování aplikací Lotus Notes není nutné aktualizovat klientské stránky. Změny ve fungujících databázích lze provádět za chodu, aniž by došlo k přerušení práce uživatelů.
Automatizace kanceláře
Nabízíme klasický systém správy dokumentů pro automatizaci kanceláří. Tento systém umožňuje pracovat s následujícími typy dokumentů:
- příchozí a odchozí dokumenty;
- Pokyny a objednávky;
- Servisní poznámky;
- Výpisy;
- Protokoly;
- Dopisy.
Systém implementuje mechanismus pro sledování výkonnostní disciplíny. Existují samostatné seznamy dokumentů a usnesení, které vyžadují provedení. Dokumenty označené „Pod kontrolou“ jsou sledovány samostatně.
Na všechny dokumenty se uplatňují pravidla pro rozlišení přístupových práv tak, aby dokumenty viděli pouze uživatelé, kteří se k nim vztahují. Kromě toho byla implementována omezení pro vytváření, úpravy a mazání dokumentů.
Tok personálních dokumentů
Mimo jiné můžeme nabídnout systém pro automatizaci toku osobních dokumentů. Tento systém umožňuje koordinovat následující typy výpisů:
- Otevření pracovního místa;
- Přijetí zaměstnance;
- Konec zkušební doby;
- Změna platu;
- Vzdělávání;
- Přeřazení na jinou pozici nebo na jiné oddělení;
- Propuštění;
- Bonusy a pokuty;
Systém navíc umožňuje automatizovat práci školicího střediska: udržovat kalendář školení, vytvářet skupiny v pohodlném rozhraní a také ukládat profily všech účastníků na jednom místě.
Šetříme váš čas a peníze
Automatizace toku dokumentů výrazně zkracuje dobu potřebnou ke schválení dokumentů ze zřejmých důvodů:
1. Elektronická správa dokumentů umožňuje koordinovat dokumenty paralelně, jako by byl jeden dokument odeslán více manažerům současně.
2. Není potřeba přenášet papírovou verzi dokumentu od jednoho vedoucího ke druhému – ušetříme čas na odesílání dokumentů.
3. Není potřeba tisknout tlusté stohy dokumentů - všechny dokumenty jsou uchovávány elektronicky, tisknou se pouze ty dokumenty, které jsou nezbytné pro dodržení zákona.
Andrej Akopyants
Naše nedostatky jsou pokračováním našich výhod
Lidová moudrost...
Téměř všichni odborníci na informační technologie o nich slyšeli Lotus Notes (LN), ale v praxi se s tím zabývalo poměrně málo. V důsledku toho je o Lotusu katastrofální nedostatek objektivních informací. Všechny dostupné publikace o tomto produktu jsou ve formě reklamních brožur nebo fragmentů technických popisů.
Tam, kde nejsou objektivní informace, jsou nahrazeny mýty. Nyní je v Rusku Lotus propagován hlavně jako systém pro organizaci toku firemních dokumentů, i když to ve skutečnosti není tak úplně pravda. Názory na tento produkt jsou polární – někteří jej prezentují jako všelék na všechny neduhy podnikové automatizace, jiní o něm nechtějí ani slyšet.
Skutečný význam Lotus Notes pro firemní trh je přitom mimořádně velký. Mnoho velkých ruských společností je nyní na pokraji výběru podnikového informačního prostředí a Lotus je jedním z hlavních uchazečů o toto. Proto mi přišlo důležité říct, co LN vlastně jsou, jaké problémy řeší a jaké problémy vytváří.
Tuto myšlenku jsem pěstoval již dlouho, četl popisy a ptal se přátel. Posledním impulsem pro mě bylo seznámení s bývalým šéfem IT velmi velké banky, který hovořil o některých rysech provozu LN, kterým musel čelit.
Trocha historie
Lotus byl průkopníkem v mnoha oblastech softwarového byznysu. Mnoho lidí si to dnes už nepamatuje, ale na samém začátku 90. let byl „Lotus 1-2-3“ synonymem pro tabulkový procesor – prostě neměl důstojné konkurenty... Poštovní program „CC-mail“ zůstal nejlepší firemní poštovní systém až do poloviny 90. let
Na konci 80. let vůbec žádné obdoby LN nevyšly - musely pro ně vymyslet samostatný termín - „GroopWare“ (zajištění kolektivní práce). Jednalo se o první a na dlouhou dobu jediný systém, který skutečně umožňoval rychlé vytvoření jednotného firemního informačního prostoru a podnikového komunikačního systému.
Triumfální pochod LN trval téměř deset let a jeho hlavními uživateli byly velké a střední korporace. Není divu, že IBM, která tradičně obsluhuje Top1000 globálních podniků, projevila zájem o společnost Lotus a nakonec tuto společnost rovnou koupila. Lotus je tedy nyní divizí IBM, která si zachovala určitou nezávislost a ochrannou známku „Lotus“.
Nyní však z celé produktové řady Lotus zbývá na trhu skutečně pouze Lotus Notes - ostatní kancelářské aplikace prakticky zemřely, nemohou obstát v konkurenci s Microsoft Office. A Lotus Notes nejen zůstává, ale je aktivně propagován – alespoň na ruském trhu.
Lotus Notes - co to je?
Jednoduše řečeno, LN je hybridem DBMS a poštovního systému, který má řadu zajímavých funkcí. Existuje také řada příležitostí pro organizaci strukturované komunikace - fóra, kalendáře atd.
Hlavním rysem databáze Lotus je její zaměření na ukládání velkých, špatně strukturovaných dokumentů a kolektivní práci s nimi. Spolupráce znamená možnost několika osob současně upravovat stejný záznam (dokument). V souladu s tím je podporován verzovací systém a schopnost sledovat změny provedené jednotlivými uživateli. Kromě textů mohou záznamy databáze Lotus obsahovat libovolný počet uživatelsky konfigurovatelných podrobností různých typů. Nastavení podrobností je navíc poměrně jednoduché a pro koncové uživatele proveditelné. Dokumenty v databázi se mohou navzájem propojovat (něco jako webové hypertextové odkazy) a kliknutím na odkaz v textu dokumentu můžete otevřít jiný dokument.
LN implementuje propracovaný systém správy uživatelských práv, který umožňuje přidělovat práva jednotlivým uživatelům a jejich skupinám jak k databázím, tak k dokumentům a jejich jednotlivým polím. Podporována je i autentizace dokumentů pomocí elektronického podpisu - tzn. Po vložení do databáze lze vytvořený nebo upravený dokument podepsat podpisem zaměstnance, který s ním pracoval.
E-mailový program a další aplikace (fóra, plánování atd.) jsou postaveny právě na tomto systému ukládání dokumentů. Adresáře, složky s dopisy, kalendáře atd. jsou také záznamy v databázi a platí pro ně všechny běžné mechanismy - verze, podpora skupinové práce atp.
Dalším základním mechanismem, poprvé implementovaným v Lotus Notes, je replikace – tzn. schopnost LN serverů synchronizovat své databáze a posílat si dokumenty ve volném čase ze své hlavní práce. To zajišťuje schopnost pracovat v geograficky distribuovaném prostředí s pomalými komunikačními kanály, kdy každý zaměstnanec pracuje se svým nejbližším serverem (tedy rychle), a řekněme v noci tyto servery synchronizují své databáze.
V prostředí LN je samozřejmě možné vyvíjet specializované aplikace. K tomuto účelu má systém vestavěný programovací jazyk (Lotus script), který poskytuje přístup k systémovému API a umožňuje vytvářet poměrně složité aplikace. Můžete také vyvíjet aplikace pro Lotus v tradičnější Javě a JavaScriptu, které mají také knihovny objektů pro práci s Lotus API.
Druhá strana mince
Lotus je extrémně funkční systém s elegantní architekturou, který skutečně umožňuje vytvořit společné informační prostředí ve velké společnosti s mnoha kancelářemi v různých městech a zemích. A v této funkci neměl téměř deset let prakticky žádné konkurenty. Za tuto dobu si získal zaslouženou oblibu – podle oficiálních údajů jej používá asi 700 společností světového byznysu Top1000.
Ale časy se mění... A to, co bylo včera výhodami, se dnes často stávají nevýhodami, které uživatelům a podpůrným službám způsobují nemalé bolesti hlavy.
Lotus Notes je funkčně uzavřený systém, který uživateli poskytuje veškeré pracovní nástroje, které potřebuje – textový editor, emailový program, plánovací systém atd. A dokud uživatel k těmto účelům používá aplikace Lotus, je vše velmi pohodlné a dobrý.
Ale dnes už značná část uživatelů preferuje používání kancelářských aplikací jiných společností – například Microsoftu, které se dnes staly de facto standardem. Úložiště dokumentů Lotus může ukládat soubory „jiných lidí“, ale jakmile je začneme používat MS Word spolu s Lotusem se okamžitě ukazuje, že polovina všech slastí, které byly při práci s vestavěným editorem LN, je ztracena.
Přidávají se ale problémy – speciální postupy export-import. Nemluvě o tom, že ergonomie aplikací Lotusu nechává mnoho přání – alespoň při přechodu na ně z produktů Microsoftu.
Další funkcí, která ukázala svou nevýhodu, je replikace v kombinaci s obecnými požadavky na zdroje. Vedoucí IT oddělení velké banky, o které jsem se zmínil a která měla na LotusNotes více než 2 000 pracovních stanic, vzpomínal, jak jejich replikace mezi skvělými servery přes vyhrazené optické vlákno trvalo hodiny (což znamená, že lidé nemohli přijímat urgentní dokumenty odeslané na je ke schválení celé hodiny.
A potřeba mnoha serverů vznikla kvůli tomu, že jednotlivé servery nezvládaly zátěž, protože LN je díky své integraci velmi náročný na serverové zdroje. A když skončili s přepsáním aplikace na MS SQL, ukázalo se, že všechny uživatele klidně „tahá“ jeden nepříliš cool server a šířka pásma kanálu (která na replikaci nestačila) je pro běžnou vzdálenou práci uživatelů docela dostačující.
Při velkých objemech databází navíc Lotus Notes trpí vrozenou vadou – jeho systém ukládání dat nepodporuje řadu věcí, které jsou standardní pro moderní DBMS a jsou naprosto nezbytné pro fungování skutečných automatizačních systémů.
- Za prvé, databáze Lotus Notes nepodporuje transakce - tzn. koordinované změny více tabulek prováděné jako jeden celek. Tito. pokud se například aplikaci běžící na klientovi podařilo upravit jeden záznam, ale jiný nikoli a „spadla“ (například zhasla kontrolka), pak v databázi LN upravený záznam zůstane jako takový, zatímco v všechny moderní DBMS V takové situaci se server vrátí zpět do původního stavu. Z tohoto důvodu je udržování integrity velkých databází na LN problematické.
- Za druhé, jak jsme si řekli výše, LN podporuje možnost propojování dokumentů. Zároveň ale nemá kontrolu referenční integrity – můžete snadno smazat dokument, na který někdo odkazuje, a vytvoří se „vislý“ odkaz. Přirozeně neexistují žádné pokročilejší mechanismy kontroly integrity – jako jsou omezení v relačních databázích.
- A konečně za třetí – na rozdíl od moderních relačních DBMS, kde k indexování záznamu dochází při jeho umístění do databáze, je v LN indexování samostatný proces, který probíhá asynchronně.
Obraz provozních „rozkošností“ doplňuje „tlustý“ klient (nejen tlustý, ale velmi tlustý) s velkým provozem klient-server a prostředí pro vývoj aplikací, které vyžaduje vzácné, a tedy drahé programátory.
Specialisté, kteří Lotus notes používají, si také stěžují na pracnost prvotní instalace a konfigurace, a co je mnohem závažnější, na velké množství kritických chyb, mimo jiné v bezpečnostním systému, které vývojářská společnost velmi pomalu opravuje.
Lotus jako systém správy dokumentů
Ale možná je Lotus jako systém pro správu dokumentů tak dobrý, že vše výše uvedené lze ignorovat? V této kapacitě má LN skutečně jednu velkou výhodu – umožňuje rychle vytvořit firemní úložiště dokumentů a poskytnout základní postupy pro práci s ním.
Spolu s tím má ale i velkou nevýhodu – kromě toho Lotus sám nic jiného neumí. Tito. Je možné vytvořit layout pomocí základních nástrojů Lotusu, ale není možné implementovat plnohodnotný systém správy firemních dokumentů splňující požadavky Státních norem. Rčení „Pro automatizaci kancelářské práce si koupíme Lotus Notes“ je stejný nesmysl jako „Pro automatizaci kancelářské práce si koupíme MS SQL“. Je nutné buď vyvinout systém využívající LN jako nástroj, nebo zakoupit specializované řešení.
Výhodou LN jako vývojového prostředí je přítomnost řady vestavěných mechanismů pro práci s dokumenty. O nevýhodách jsme hovořili výše – drahé vývojáře, zastaralá technologie ukládání dat a potíže s integrací s jinými systémy.
Obecně se ukazuje, že s poněkud menší pracností se doba vývoje aplikačního systému založeného na Lotusu neliší od podobného vývoje založeného např. MS SQL A Visual Basic a náklady (s přihlédnutím k licencím a drahým vývojářům) mohou být znatelně vyšší. Nemluvě o tom, že provozní vlastnosti systémů na bázi LN, jako je spolehlivost a efektivita, jsou znatelně horší než u řešení založených na plnohodnotných DBMS.
Na ruském trhu existují specializovaná řešení pro organizaci kancelářské práce na Lotusu. Nejběžnějšími systémy jsou vývoj společnosti Intertrust - "Office Media", systém "Boss-Referent" od IT Co. a systém "Popelka" vyvinutý Moskevským vývojovým institutem a řada dalších systémů.
Ale stojí další peníze pro samotný Lotus Notes, nejsou to hotové produkty, ale spíše „polotovary“. Jejich funkčnost a provozní vlastnosti jsou podle odborníků také horší než systémy implementované na bázi plnohodnotných DBMS a fungující v prostředí Microsft Office, jako jsou Delo od Electronic Office Systems, LanDocs od Lanit, Optima Workflow od Optimy.
Závěr
A přesto, proč se vším výše uvedeným je Lotus Notes mezi IT manažery docela populární a pokračuje v expanzi do velkých ruských společností?
Zdá se, že existují dva hlavní důvody.
- Za prvé, existují oportunistická – image – úvahy – jako „máme všechno jako lídři západního byznysu – proto Lotus Notes stojí za to.“
- Za druhé, LN vytváří iluzi rychlého řešení. S relativně malým úsilím můžete získat viditelný výsledek a vyřešit vrstvu nejjednodušších problémů. A to, že bude velmi těžké toto řešení dále rozvíjet – do té doby buď umře byznys, nebo se změní IT manažer...
Také byste neměli slevovat z aktivní politiky přímého marketingu partnerů IBM.
Jaké jsou vyhlídky tohoto produktu na trhu? Ti, kteří využívají stovky a tisíce pracovních míst LN po mnoho let, se toho s největší pravděpodobností nikdy nevzdají – alespoň do příštího kataklyzmatu na úrovni Y2K. Jednoduše proto, že náklady na přechod na něco jiného budou příliš vysoké – vzniklé problémy se v jeho rámci řeší snáze a levněji...
Ale zdá se mi, že v moderních podmínkách se Lotus Notes již posouvá do těch hlubinných depresí trhu, kde žijí lochnesská monstra, sálové počítače IBM a Cobol. Lotus tam bude žít navždy, ale pro společnosti, které si nyní vybírají řešení, asi nemá moc smysl spoléhat se na Lotus Notes.
V každém případě musíte jasně pochopit, že Lotus Notes není jen jedním ze systémů, které společnost používá. Toto je celý svět, do kterého se musíte zcela ponořit a zároveň se vzdálit od hlavního proudu, kterým je dnes, ať se nám to líbí nebo ne, stále komponentní architektura založená na řešeních Microsoftu.
Internetový obchod
|
IBM Lotus Domino Express / IBM Domino Collaboration and Messaging Express
Vysoce bezpečné, plně vybavené aplikační prostředí pro spolupráci přizpůsobené potřebám středně velkých podniků Software IBM Domino Collaboration and Messaging Express nabízí bezpečné, plně vybavené aplikační prostředí pro e-mail a širokou škálu obchodních aplikací a aplikací pro spolupráci. Jeho konfigurace a cena jsou zaměřeny na potřeby středních podniků a podpora je poskytována na široké škále platforem a operačních systémů. Tři nabídky pro malé a střední podniky do 1 000 uživatelů, které poskytují možnosti e-mailu, plánování a zasílání rychlých zpráv a podporují širokou škálu podnikových aplikací – Lotus Domino Messaging Express, Lotus Domino Collaboration Express a Lotus Domino Server Express. |
|
IBM Notes (dříve: IBM Lotus Notes)
IBM Notes (dříve: IBM Lotus Notes) je desktopový klient pro sociální podnikání. Poskytuje přístup k lidem, obchodním aplikacím a informacím, které potřebujete v rámci podniku a online. Nyní můžete svou práci dělat rychleji a efektivněji. Software IBM Notes vám pomůže dokončit práci rychle tím, že poskytuje jediný přístupový bod pro vytváření informačních zdrojů, zachycování a sdílení znalostí, spolupráci v týmech a rozhodování. Odstraněním tradičních omezení na pracovišti vám software IBM Notes pomůže spojit se s lidmi a najít informace v celém podniku a na internetu. |
Instrukce
Distribuce programu Poznámky6_5_3.exe umístěné na ftp://192.168.14.173. Při stahování je třeba zadat:
přihlášení: doc
heslo: doc
Instalace Lotus Notes na pracovní stanice
Instalace pracovní stanice Lotus Notes (klienta) se skládá ze dvou fází:
Instalace klienta Lotus Notes (program Poznámky6_5_3.exe);
Konfigurace nastavení klienta Lotus Notes.
1. Instalace pracovní staniceLotus Poznámky
Spusťte s právy správce počítače.
1. Instalace klienta Lotus Notes pro Windows spustit program Notes6_5_3.exe.
https://pandia.ru/text/78/305/images/image002_102.jpg" width="504" height="385 src=">
2. Přečtěte si licenční smlouvu.
https://pandia.ru/text/78/305/images/image004_54.jpg" align="left" width="502" height="379 src=">
Nastavte přepínač „Instalovat aplikaci pro“ do požadované polohy.
Je třeba připomenout, že ustanovení „jen pro mě“ platí, pokud na počítači pracuje pouze jeden zaměstnanec, který je zároveň správcem počítače i uživatelem. Pokud na počítači pracují různí uživatelé, musíte vybrat hodnotu „všichni uživatelé tohoto počítače“. Druhou částí instalace aplikace je konfigurace parametrů klienta Lotus Notes v této poloze přepínače bude provedena s právy účtu uživatele, pro kterého bude konfigurace provedena.
4. Určete jednotku a adresář pro soubory programu Notes a pro datový adresář Notes:
https://pandia.ru/text/78/305/images/image006_49.jpg" width="501" height="416">
6. Potvrďte, že jste připraveni k instalaci, a určete, zda chcete nastavit Lotus Notes jako výchozí e-mailový program:
7. Po dokončení instalace klikněte na tlačítko [Dokončit].
2. Nastavení klienta Lotus Notes
Před prvním spuštěním prostředí Notes na pracovní stanici se ujistěte, že víte:
Přesný pravopis názvu hlavního poštovního serveru Domino (docSRV/ISTU, DNS – název *****);
Přesný pravopis uživatelského jména, pod kterým byl zaregistrován na serveru Domino (Příjmení vedoucího oddělení);
Heslo uživatele k jeho účtu (heslo bylo nastaveno při vytváření účtu);
Přesné umístění účtu (během počáteční instalace klienta Lotus Notes - na serveru Domino je vybráno automaticky;
při přeinstalaci - umístění souboru XXXX. id patřící vedoucímu oddělení - na disku PC, na kterém byl klient dříve nainstalován);
Typ síťového připojení a síťový protokol - pro komunikaci se serverem Domino (TCP/IP).
2.1. Kroky nastavení
1. Spusťte Lotus Notes na pracovní stanici s právy uživatele, který bude pracovat s aplikací „Boss - Assistant“:
https://pandia.ru/text/78/305/images/image009_36.jpg" width="582" height="346 src=">
Pomocí přepínače zadejte, zda se chcete připojit k serveru Domino. Zadejte jeho název do pole Domino Server.
3. Nastavte přepínač do polohy „Nastavit připojení k místní síti“.
https://pandia.ru/text/78/305/images/image012_30.jpg" width="664" height="432 src=">
Poznámka: Pokud byl v počítači nainstalován produkt Lotus Notes, soubor ID může být umístěn v počítači v adresáři disk:\Program Files\lotus\notes\data. Pokud soubor ID není v počítači, můžete jej získat od správce zasláním e-mailu na adresu s_A_lázně@doc1.istu.ru
Potvrďte nutnost zkopírovat soubor ID do adresáře v dialogovém okně, které se objeví na obrazovce.
5. Zadejte své heslo.
https://pandia.ru/text/78/305/images/image014_26.jpg" width="409" height="122">
a navrhněte nastavení úvodní stránky:
9. Pokud je připojení k serveru úspěšné, umístí prostředí Notes na pracovní plochu ikony pro tři databáze: Obecný adresář, Osobní adresář(vytvořený na pracovní stanici v datovém adresáři Notes) a Poštovní schránka uživatel.
Chcete-li zobrazit pracovní plochu v okně programu, musíte otevřít její okno.
https://pandia.ru/text/78/305/images/image017_18.jpg" width="678" height="491">
Poté se objeví karta „Pracovní prostor“, která se skládá z několika listů. První z nich bude obsahovat výše uvedené databáze.
Pokud při práci v systému správy dokumentů potřebujete nakonfigurovat práci s jiným serverem, Osobní adresář je nutné vytvořit a vyplnit podpůrný dokument „Připojení“.
Chcete-li to provést, poklepáním otevřete Osobní adresář(databáze jmen. nsf, reprezentovaná na pracovní ploše čtvercem s nápisem: „AK Příjmení - místní počítač“):
V zobrazeném okně klikněte na tlačítko Vytvořit-Připojení a vyplňte údaje na dvou kartách: „Základní“ a (další obrázek) ...
... "Další":
Na vytvořené kartě „Připojení“ na záložce Základní je uveden název serveru docistu1/ISTU, typ připojení (nejčastěji Local Network) a síťový port: TCP/IP.
Na kartě Upřesnit zadejte do pole Adresa koncového serveru IP adresu serveru:
docistu1.istu.ru
3. Spuštění SDOU „Boss-Referent“
Chcete-li spustit systém správy dokumentů „Boss-Referent“, musíte otevřít databázi „Switch“ na pracovní ploše. Chcete-li to provést, klikněte na File-Database – Open:
v poli „Server“ vyberte server docSRV/ISTU, v okně „Databáze“ vyberte Referent\Switch a klikněte na tlačítko „Otevřít“.
Při prvním přístupu k databázi můžete být bezpečnostním systémem vyzváni k vytvoření křížového certifikátu:
pro organizaci /ITC/RU, na kterou je nutné odpovědět tlačítkem „Ano“.
Je také možné upozornit bezpečnostní systém, na který musíte reagovat následovně: v poli Akce vyberte „Důvěřovat autorovi podpisu, aby provedl tuto akci“. V níže zobrazeném okně je autorem podpisu společnost „I. T. Co. Vývojový tým/ITC/RU“.
Poté bude spuštěna databáze Switch. Pokud je však Boss-Referent SDOU již nainstalován na PC, může se objevit následující otázka:
na kterou je třeba odpovědět kladně. Poté se otevře databáze „Switch“:
Je určen pro nastavení Boss-Referent SDOU pro konkrétního uživatele. Nastavení spočívá ve výběru databází potřebných pro provoz, které jsou uvedeny v databázi „Switch“. Chcete-li vybrat požadovanou databázi, vyberte databázi a klikněte na tlačítko „Otevřít“. Pro začátek se doporučuje otevřít databáze „Kancelář“, „Dokumenty“, „Konference“, „Pokyny“, „Poznámky úřadu“, „Schůzky“, „Schválení“, „Adresář“.
Pokyny pro další práci v Boss-Referent SDOU jsou umístěny v databázi konference.
Přehledový průvodce
1. Co je nového v klientské aplikaci Lotus Notes 8.5
Tato část popisuje některé z mnoha nových funkcí klienta Notes 8.5. Další informace o používání těchto funkcí naleznete v Informačním centru IBM Lotus Domino a Notes.
1.1. Obecné vlastnosti
Některé běžné funkce klientské aplikace zahrnují:
1.1.1. Modernizované kontextové menu
Kontextové nabídky pro zobrazení pošty, kontaktů a úkolů byly modernizovány. Kliknutím pravým tlačítkem v kterémkoli z těchto zobrazení zobrazíte stručnější nabídku se seznamem akcí relevantních pro daný kontext (viz obrázek 1). Můžete také kliknout pravým tlačítkem na dokumenty a označit je jako přečtené nebo nepřečtené.
1.1.2. Technologie drag and drop v dokumentech prostředí Notes
Nyní můžete přetahovat text, formátovaný text a titulky (viz Tabulka 1).
Tabulka 1. Scénáře přetažení
| Lze přetáhnout | a místo |
|---|---|
| Formátovaný text Text poznámek z pole formátovaného textu v dokumentu prostředí Notes | do jiné oblasti stejného pole formátovaného textu, jiného pole formátovaného textu stejného dokumentu prostředí Notes nebo jiného dokumentu (v současnosti podporováno pouze v systému Microsoft® Windows®) |
| Název z externí aplikace | v poli jmen v dokumentu Poznámky |
| Část formátovaného textu (buď prostý text nebo neformátovaný text) | do externích aplikací, Symphony editor |
| Název z vestavěného Lotus Sametime® | v poli jmen |
| Pole názvů poznámek | do jiného pole jmen |
| Pole názvů poznámek | v poli formátovaného textu nebo externí aplikaci |
| Textové pole poznámek | v textovém poli Poznámky |
| Příloha | na jiné místo ve stejném dokumentu (dříve jste mohli použít pouze jiný dokument) |
Všimněte si také, že poklepáním levým tlačítkem myši v poli jmen zvýrazníte celý název.
1.1.3. Integrovaná komprese obrazu
Přenos multimediálních informací v e-mailových zprávách se stal všudypřítomným, ale to vedlo k takovému nárůstu velikosti e-mailových souborů, že mohou nastat problémy. Nyní můžete nakonfigurovat nastavení Základní konfigurace klienta Notes tak, aby automaticky komprimovaly bitmapové (.bmp) obrazy vložené do dokumentů, a to výběrem Soubor > Předvolby, Základní konfigurace klienta Notes, Další možnosti a zaškrtnutím políčka Komprimovat obrazy vložené do dokumentů.
Nastavením této možnosti budou bitmapové obrázky vložené do dokumentu Notes komprimovány a převedeny do formátu .gif, čímž se zmenší prostor potřebný k jejich uložení.
1.2. Mail
Nová funkce pošty je popsána níže.
1.2.1. Možnosti zadání adresy napřed obsahují více e-mailových adres
Prostředí Lotus Notes používá k dokončení položek na klávesnici psaní napřed, přičemž zobrazuje jednu nebo více dostupných možností, když napíšete dostatek odpovídajících znaků. Pokud je v položce seznamu kontaktů pro předmět více než jedna poštovní adresa, zobrazí se všechny možnosti adresy také jako podnabídka v seznamu na psaní. To vám umožní poslat e-mailovou zprávu vašemu příteli na jeho pracovní nebo domácí adresu, podle potřeby.
Podnabídku možností adresy v seznamu pro přeposílání lze otevřít kliknutím pravým tlačítkem myši na jméno a výběrem položky Jiné e-mailové adresy ze zobrazené nabídky. Můžete také umístit kurzor myši na jméno v seznamu pro psaní napřed; tím se otevře podnabídka se seznamem možností adresy, které lze vybrat.
Můžete také použít klávesy se šipkami k zobrazení seznamu možností adresy. Jednoduše umístěte kurzor na konec názvu. Stisknutím tlačítka šipka vpravo se můžete pohybovat v seznamu možností názvu. Stisknutím klávesy Šipka doleva se vrátíte do původního seznamu. Všimněte si, že když kurzor není na konci jména, stisknutím „šipky doprava“ jednoduše přesunete kurzor o jeden znak doprava.
Nejčastěji používané adresy se zobrazí v horní části seznamu. Pokaždé, když vyberete možnost adresy, zobrazí se tato adresa také v okně Poslední kontakty ve vašem seznamu kontaktů.
1.2.2. Sloupec složky v okně Všechny dokumenty
Nový sloupec Složka v okně Všechny dokumenty systému e-mailových zpráv (viz obrázek 2) zobrazuje složku, ve které se dokument nachází.
1.3. Kalendář
Nyní můžete přidávat aktivity, soukromé nebo sdílené kalendáře Google, zdroje iCalendar a další vlastní kalendáře nebo kalendáře aplikací (například kalendář Notes TeamRoom) Notes.
1.3.1. Přidejte zdroj iCalendar do svého kalendáře Notes
iCalendar (iCal) je internetový standard, který umožňuje importovat kalendáře vytvořené v různých systémech do jiných produktů, které podporují standard iCal, a poté tyto kalendáře prohlížet a spravovat. Standard iCal také umožňuje odesílat a přijímat pozvánky na schůzky a další úkoly prostřednictvím e-mailu.
Kalendář iCal můžete importovat do prostředí Notes 8.5 pomocí příkazu nabídky Soubor > Importovat nebo přetažením adresy URL nebo souboru do složky Doručená pošta nebo kalendáře prostředí Notes. To lze také provést pomocí příkazu Přidat kalendář v navigátoru; V okně Zobrazit klikněte levým tlačítkem na Přidat kalendář > kanál iCalendar.
Výběrem možnosti „Zobrazit tento kalendář offline nebo na mobilním zařízení“ se schůzky z kalendáře iCal přidají do kalendáře Notes (místo přepsání), takže kalendář lze synchronizovat s mobilními zařízeními nebo používat offline.
Chcete-li zobrazit záznamy iCal kalendáře Notes, zaškrtněte políčko vedle štítku zdroje pod Zobrazit kalendáře. (Všimněte si, že pokud máte více záznamů kanálu iCal, může chvíli trvat, než se objeví ve vašem kalendáři Notes.) Zobrazení položek kanálu iCal můžete přepínat zaškrtnutím nebo zrušením zaškrtnutí políčka kanálu.
1.3.2. Přidejte záznamy kalendáře TeamRoom do kalendáře Notes
Chcete-li do kalendáře Notes přidat položky kalendáře Notes TeamRoom, nejprve vyberte šablonu Mail85. Poté v podokně Zobrazení v navigátoru kalendáře vyberte Moje kalendáře, Přidat kalendář a Kalendář Notes TeamRoom. Chcete-li zobrazit nebo skrýt přidané položky kalendáře, zaškrtněte nebo zrušte zaškrtnutí políčka vedle názvu kalendáře v části Moje kalendáře.
Chcete-li zobrazit záznamy týmového kalendáře v kalendáři Notes, zaškrtněte políčko vedle názvu kalendáře TeamRoom v části Moje kalendáře. (Všimněte si, že pokud je ve skupinovém kalendáři více záznamů, může jejich zobrazení kalendáři Notes nějakou dobu trvat.) Zobrazení skupinového kalendáře (a libovolného kalendáře, který přidáte) můžete přepínat zaškrtnutím nebo zrušením zaškrtnutí políčka kalendář.
Změny, aby fungovaly starší aplikace Notes TeamRoom. Mnoho uživatelů Lotus Notes již pracuje s aplikacemi TeamRoom. Aby tato funkce fungovala s předchozími verzemi aplikací Notes TeamRoom, musí správce nejprve změnit atributy STARTDATE$, DURATION$ a EVENTTYPE$ v šabloně aplikace TeamRoom. Další informace naleznete v online nápovědě.
1.3.3. Přidejte sdílené položky kalendáře Google do svého kalendáře Notes
Web 2.0 přispěl k tomu, že určité skupiny uživatelů si zvykly používat doma stejnou úroveň technologií jako na pracovišti v kanceláři. Je běžnou praxí mít osobní kalendář online, aby bylo možné sledovat a zobrazovat osobní závazky.
Nyní můžete do svého kalendáře Notes přidávat veřejné a soukromé kalendáře Google, což vám pomůže mít přehled o všech vašich pracovních termínech na jednom místě a lépe spravovat svůj pracovní plán.
Chcete-li zobrazit záznamy kalendáře Google ve svém kalendáři Notes, zaškrtněte políčko vedle štítku kalendáře v části Moje kalendáře. (Všimněte si, že pokud máte ve svém Kalendáři Google více záznamů, může jejich zobrazení kalendáři Notes nějakou dobu trvat.) Zobrazení záznamů Kalendáře Google můžete přepínat zaškrtnutím nebo zrušením zaškrtnutí políčka kalendáře.
Stejným způsobem můžete do svých poznámek přidat další vlastní kalendář nebo aktivitu Notes.
1.3.4. Horizontální posuvník pro okna kalendáře
Pokud všechny informace záhlaví položky kalendáře nelze plně zobrazit v oblasti jednoho dne, zobrazí se v této oblasti okna kalendáře vodorovný posuvník. K procházení textu a zobrazení zbývajících informací záhlaví položky kalendáře můžete použít kurzor myši nebo klávesy se šipkami doleva a doprava.
Vodorovný posuvník se zobrazí uživatelům s vysokým kontrastem displeje a bez něj a uživatelům, kteří ve svých motivech používají různé velikosti písma nebo barvy. Vodorovný posuvník je také dostupný prostřednictvím funkce Microsoft Active Accessibility (MSAA) pro uživatele, kteří používají asistenční technologie, jako je čtečka obrazovky.
1.4. Seznam kontaktů
Tato část popisuje nové funkce Kontakty.
1.4.1. Přeposílání kontaktů ve formě vCard
Chcete-li přeposlat jeden nebo více kontaktů v souboru vCard, vyberte požadované kontakty v Kontaktech a klikněte na Předat vCard.
Poradenství. Akce Předat vCard je také dostupná z nabídky pravého tlačítka myši a nabídky Akce.
1.4.2. Import a export souborů seznamu kontaktů
Náš seznam kontaktů pro práci a každodenní život je roztroušený na mnoha aplikacích a místech. Nyní můžete odkudkoli importovat kontaktní informace do seznamu kontaktů Lotus Notes a shromažďovat kontakty tam, kde nejčastěji pracujete. Při importu z jiných zdrojů se však některá data polí nemapují přesně na stejná pole v položkách seznamu kontaktů prostředí Notes.
V tomto případě si můžete před importem zobrazit náhled seznamu kontaktů a změnit zobrazení všech polí tak, aby se informace nacházely tam, kde chcete, aby byla nová položka seznamu kontaktů. Informace, které se nezobrazují v žádném poli položky seznamu kontaktů prostředí Notes, jsou uloženy na kartě Nemapovaná data této položky a můžete si tyto informace prohlédnout.
Chcete-li importovat externí kontakty do seznamu kontaktů Notes, v Kontaktech zvolte Soubor > Importovat kontakty. Pokud potřebujete změnit mapování polí, můžete to udělat předem nebo v seznamu kontaktů po importu.
Chcete-li exportovat kontakty (a filtrovat exportovaná pole), zvolte Soubor > Exportovat > Kontakty v Kontaktech.
1.4.3. Seznam kontaktů Lotus Sametime
Přetažením zpráv můžete přidat názvy do seznamu kontaktů Sametime. A co víc, e-mailové zprávy můžete přetáhnout do jakékoli osobní skupiny ve svém seznamu kontaktů Sametime a přidat všechny členy skupiny do seznamu najednou. Totéž můžete provést s položkami kalendáře a seznamu úkolů, které mají příjemce (například schůzky a skupinové schůzky úkolů), a také položky Kontakty.
1.5. Ochranný systém
1.5.1. Pomozte, pokud jste ztratili heslo
Pokud váš správce nakonfiguroval zásadu pro ukládání kopií vašeho ID v databázi úložiště na serveru, v přihlašovacím okně prostředí Notes se zobrazí tlačítko Zapomenuté heslo. Pokud zapomenete heslo, můžete kliknutím na toto tlačítko zobrazit pokyny od správce, jak získat nové heslo.
1.5.2. Výzvy k odebrání hesla prostředí Notes
Váš administrátor vám může povolit přihlášení k Lotus Notes pomocí přihlašovacích údajů vašeho operačního systému (obecné přihlášení Notes). V tomto případě můžete spustit Lotus Notes bez zadání hesla prostředí Notes; Vše, co musíte udělat, je přihlásit se do systému Microsoft Windows pomocí hesla systému Windows.
Tato funkce je vylepšením oproti funkci Client Single Log-on dostupné v předchozích verzích, protože neexistuje žádná synchronizace mezi hesly Windows a Notes. Váš správce může vyžadovat, abyste tuto funkci používali, nebo vám dá na výběr.
Chcete-li tuto funkci povolit sami, pokud to váš správce povolí, vyberte Soubor > Zabezpečení > Zabezpečení uživatele a zaškrtněte políčko Přihlásit se do prostředí Notes pomocí přihlášení k operačnímu systému.
1.6. Další funkce
Mezi další funkce v Lotus Notes 8.5 patří vylepšení v následujících oblastech.
1.6.1. Aplikace Notes
Šablona osobního deníku má nový název a nový vzhled. Další informace naleznete v dokumentech O této aplikaci a Používání této aplikace, které jsou dostupné z nabídky Nápověda k notebooku.
1.6.2. Akce
Přehledový pohled(přehledový pohled). Nyní zobrazuje seznam nedávných aktualizací aktivit.
Zobrazte položky úkolů v aplikaci Kalendář(prohlížení položek seznamu úkolů v kalendáři). Na navigačním panelu rozbalte položku Moje kalendáře, vyberte Přidat kalendář a poté vyberte Aktivity.
Přidejte k záznamům vlastní pole(přidejte k příspěvkům vlastní pole). Chcete-li k položce přidat pole s textem, datem nebo jménem, vyberte „Při vytváření záznamu přidat vlastní pole“.
Upravit popisky polí(upravit popisky polí). Vyberte popisek přílohy souboru, záložky nebo vlastního pole a změňte jeho název.
Přidejte více polí(přidejte některá pole). Přidá více souborových příloh, záložek nebo vlastních polí k jedné položce.
1.6.3. Integrace Lotus Connections
Lotus Connections je software sociálních sítí pro pracoviště. Když je integrován do Lotus Notes, umožňuje vám vyhledávat aktivity a další funkce připojení podle zadaného názvu, slova nebo fráze. Lotus Connections lze použít k vytváření a sdílení aktivit, blogů, komunit, záložek a vizitek.
Chcete-li provádět vyhledávání v Lotus Connections, musíte mít nainstalované a povolené aktivity na postranním panelu prostředí Notes.
V poli Lotus Connections Search můžete vyhledávat výběrem jedné z možností připojení z rozevíracího seznamu voleb. Když kliknete pravým tlačítkem na e-mailovou zprávu ve složce Doručená pošta Notes, můžete vyhledat informace o odesílateli prostřednictvím Připojení (viz Obrázek 3). Výsledky hledání se zobrazí na nové stránce, která se otevře v okně klienta.
2. Inovace na serveru Lotus Domino 8.5
Následující části pojednávají o nových funkcích serveru Lotus Domino 8.5 a kde se o nich můžete dozvědět více. Byly provedeny četné doplňky a upgrady programu s cílem snížit náklady a implementovat principy Green computing snížením využití paměti, I/O a CPU, usnadněním správy a zlepšením kvality služeb (QoS).
Níže probereme některé z nejdůležitějších funkcí. Kompletní a podrobný popis všech těchto funkcí naleznete v Informačním centru.
2.1. Domino přílohy a objektové služby
Přílohy a objektové služby Domino (Domino Attachment and Object Service (DAOS)) umožňují významné úspory místa na úrovni souborů sdílením dat identifikovaných jako identická napříč databázemi (aplikacemi) na stejném serveru. Přílohy dokumentů jsou první komponenty používané funkcí DAOS v Lotus Domino. Použití DAOS pro přílohy se nazývá „konsolidace příloh“.
U databází využívajících DAOS již Lotus Domino neukládá samostatné úplné kopie každé přílohy dokumentu. Místo toho server ukládá odkaz na každý podsoubor ve společném úložišti a přistupuje ke stejnému souboru z více dokumentů v jedné nebo více databázích serveru.
Dříve, když byla tisícům uživatelů odeslána zpráva obsahující velkou souborovou přílohu, byla pro každého příjemce vytvořena samostatná kopie zprávy, což často vyžadovalo několik gigabajtů místa na disku. Ale s použitím DAOS se požadovaný prostor na disku výrazně zmenšil.
Konsolidace příloh se navíc neomezuje pouze na poštu – funguje ve všech případech, kdy je příloha uložena v jakémkoli dokumentu na jakékoli databázi serveru, která tuto funkci umožňuje.
Jako příklad úspor lze uvést, že pokud skupina 12 lidí na daném poštovním serveru obdrží přílohu o velikosti 5 MB, na disk se zapíše pouze 5 MB, což vede k 92% úsporám na disku.
Správci mohou použít další nastavení na kartě DAOS k určení minimální velikosti příloh, které by měly být sloučeny, a také k určení nadřazeného adresáře na serveru pro úložiště.
Konsolidace investic je pro uživatele a API programy zcela neviditelná. Když příjemce otevře dokument, ikony příloh vypadají stejně, ať už je dokument v databázi serveru s povolenou konsolidací, nebo ne. Uživatelé mohou přílohy mazat, ukládat lokálně, nahrazovat je a provádět s nimi jakékoli podobné úkoly.
Když je příloha odstraněna a nahrazena nebo když jsou vytvořeny nové dokumenty nebo zprávy, které obsahují kopie existujících příloh, server podle potřeby upraví odkazy na přílohy v úložišti pomocí mapování k identifikaci identických příloh na serveru.
Typickým příkladem, kdy můžete okamžitě těžit z této funkce, je použití příkazu „Odpovědět všem s historií“ a odesílání příloh stejnému seznamu příjemců e-mailu.
Konsolidace funguje pro všechny databáze verze ODS 50 a vyšší (viz obrázek 4). Databáze s dřívějšími verzemi ODS nemají nastavení DAOS v Rozšířených vlastnostech, ale můžete je připravit na konsolidaci v klientské aplikaci Správce, aby byly zahrnuty do konsolidace při pozdějším upgradu na ODS 51 (což je nová verze ODS k dispozici v Lotus Domino 8.5).
Zaškrtávací políčko pro povolení DAOS se nachází v záložce „záhlaví“ okna Advanced Options (viz obrázek 5).
Další informace o prvním řešení DAOS nebo jeho aktualizaci naleznete v online nápovědě.
2.2. Komprese dokumentu
Komprese dokumentu se týká komprese nesouhrnných dat (těla) v dokumentech prostředí Notes; Dříve byl tento typ komprese dostupný pouze při návrhu databáze. Nesouhrnná komprese dat nyní výrazně snižuje množství diskového prostoru potřebného pro všechny formátované textové prvky v dokumentech, zvláště když databáze obsahuje dlouhé dokumenty s velkou grafikou.
Celková úspora místa na disku a I/O operací byla poměrně vysoká. Ve skutečnosti se úspora místa na disku při kombinaci komprese dokumentů a funkčnosti DAOS pohybovala od 40 do 60 %!
Podrobné kroky k aktivaci funkce komprese dokumentů naleznete v online nápovědě.
2.2.1. Skutečné výsledky po povolení komprese dokumentu
Po povolení komprese dokumentů na interním vývojovém serveru jsme zjistili, že z toho těžily všechny naše databáze, ale porovnání hodnot mezi jednotlivými databázemi zobrazenými na obrázcích 6 a 7 ukazuje významný rozdíl. Předběžné interní testování ukázalo průměrné snížení celkové velikosti databáze o 20 %.
2.3. Možnosti bezpečnostního systému
Pojďme se podívat na některé nové bezpečnostní funkce v Domino 8.5.
2.3.1. Úložiště ID poznámek
Nyní se můžete vyhnout snížení výkonu kvůli ztrátě ID nebo hesel. Trezor ID prostředí Notes je volitelná databáze na straně serveru, která uchovává zabezpečené kopie ID uživatelů prostředí Notes. Umožňuje správcům a uživatelům spravovat své identity snadněji a pohodlněji než stávající mechanismus obnovy souborů Domino ID založený na kvoru.
Pomocí této funkce můžete pomocí strategie přidružit uživatele k trezoru a obnovit zapomenuté heslo. Kromě toho může nástroj pro obnovu hesla vygenerovat heslo a poslat ho někomu e-mailem. Úložiště identit má také funkci auditu, která sleduje požadavky/přístupy k databázi.
Úplný popis této nové funkce a pokyny k jejímu použití naleznete v tématu Úschovna ID prostředí Notes v Informačním centru a v jeho podtématech.
2.3.2. Společná registrace poznámek
Sdílené přihlášení do prostředí Notes umožňuje uživatelům spouštět prostředí Lotus Notes a používat jejich ID prostředí Notes, aniž by museli zadávat hesla prostředí Notes. Místo toho se musí přihlásit do systému Microsoft Windows pouze pomocí svých hesel systému Windows, ačkoli aspekty systému zabezpečení prostředí Notes jsou stále spravovány prostřednictvím ID prostředí Notes.
Spoluregistrace Notes poskytuje následující výhody:
- Uživatelé si pouze musí pamatovat svá hesla systému Windows.
- Spolupodepisování prostředí Notes funguje také při změně hesel systému Windows.
- Správci používají nastavení zásad k řízení používání této funkce, ať už je vyžadována nebo ne.
Tato funkce zahrnuje následující inovace::
- Nastavení, která správci používají k povolení nebo zakázání společné registrace, byla změněna, aby se zlepšila jejich použitelnost.
- Pokud je uživateli povoleno společné přihlašování a zásada je zakázat, bude uživatel vyzván k zadání hesla systému Windows, než bude moci zadat nové heslo pro své ID prostředí Notes.
Povolením ID pro společnou registraci prostředí Notes se změní tak, že ID bude fungovat pouze na počítačích, které mají tuto funkci povolenou. To je nezbytné, protože je založeno na bezpečnostní infrastruktuře Windows specifické pro daný počítač.
Společná registrace prostředí Notes není podporována pro ID prostředí Notes, která:
- používá se na počítačích, na kterých není spuštěn Microsoft Windows;
- chráněno systémem Smartcards;
- chráněno více hesly;
- používané mobilními (roamingovými) uživateli, jejichž ID prostředí Notes jsou uložena v adresáři Domino;
- používá se s Notes na USB disku;
- používají lidé s požadovanými profily Windows;
- používané v prostředí Citrix.
Další informace o tom, jak povolit, používat a zakázat tuto funkci, najdete v tématu Použití sdíleného přihlášení prostředí Notes k potlačení výzev k zadání hesla
2.4. Snižte I/O disku
Jedním z hlavních výkonnostních cílů Lotus Domino je snížení celkových nákladů na požadovanou infrastrukturu diskového úložiště. Kromě snížení celkového množství místa na disku pomocí funkcí, jako je DAOS a komprese dokumentů, je naším cílem také snížit počet I/O operací za sekundu spolu s množstvím dat čtených a zapisovaných na disk.
Tyto diskové I/O optimalizace snižují počet jedinečných diskových jednotek (vřeten) potřebných k podpoře podobného zatížení serveru Domino. Snížení počtu I/O na disku je výsledkem mnoha vylepšení v Lotus Domino, a to jak ve zpracování, ke kterému dochází v reakci na aktivitu uživatele (jako je odesílání a čtení e-mailů), tak v různých činnostech na pozadí a údržbě, ke kterým na serveru dochází. .
Kromě přirozeného snížení diskových I/O, které je důsledkem DAOS a komprese dokumentů, vylepšení úloh Schedule Manager a Rooms and Resource Manager výrazně zlepšují jejich normální výkon. Navíc tyto úlohy nyní výrazně méně zatěžují server Domino během bootstrapu a přes noc během každodenní údržby.
2.5. Přiřazení dynamické strategie Lotus iNotes
Dynamická zásada je explicitní zásada vytvořená prostřednictvím karty Přiřazení zásad v dokumentu Zásady a přiřazená uživatelům a skupinám uživatelů.
Dynamické přiřazení strategie je nová možnost pro explicitní přiřazení strategie. Ve výchozím nastavení je povolena a umožňuje přiřadit nastavení zásad jednotlivým uživatelům a skupinám uživatelů jednoduše zadáním názvu příslušného uživatele nebo skupiny v dokumentu Zásady.
Tuto strategii lze „nastavit a zapomenout“. Pokud jde o organizační změny, stačí aktualizovat dokument skupiny. Pokud uživatel změní zaměstnání nebo organizaci, nemusíte určovat, které strategie je třeba aktualizovat; aktualizované informace o skupině se použijí při příštím výpočtu zásady pro všechny uživatele v dané skupině.
Dynamické přiřazení zásad lze použít pouze s explicitními zásadami, které přiřazují výchozí nastavení jednotlivým uživatelům nebo skupinám uživatelů. Například pro stanovení šestiměsíčního certifikačního období pro smluvní pracovníky ve všech odděleních je vytvořena explicitní strategie, která je pak přiřazena skupině obsahující všechny smluvní pracovníky nebo každému smluvnímu pracovníkovi jednotlivě.
Pomocí dynamického přiřazení skupinové strategie můžete přiřadit strategie:
- skupiny uživatelů a dynamicky aktualizovat jejich účinná nastavení zásad, když se změní jejich členství ve skupině;
- uživatelé na základě jejich domovského serveru a dynamicky aktualizují svá účinná nastavení zásad, když se jejich domovský server změní;
- uživatelé přidáním jejich jména přímo do strategie, čímž odpadá nutnost upravovat stovky osobních dokumentů;
- na záložce Přiřazení zásad dokumentu Explicitní zásady, během registrace uživatele, úpravou dokumentu Osoba uživatele nebo pomocí pracovní plochy Assign Policy v klientské aplikaci Domino Administrator.
Všimněte si, že dynamicky přiřazené zásady lze použít s existujícími explicitními a organizačními zásadami.
Synopse zásad byla přepracována tak, aby používala všechny dynamické zásady, které jsou součástí určování efektivních zásad uživatele. Program Policy Synopsis se používá stejným způsobem jako v předchozích verzích Domino.
Další informace o používání této funkce najdete v tématu Informační centrum o nových funkcích a souvisejících podtématech.
2.6. Automaticky vyplňující skupiny
Seskupování jednotlivých uživatelů na základě jejich domovského poštovního serveru je mezi správci běžnou praxí. Tato funkce používá předdefinované kritérium k automatickému určení a aktualizaci členství ve skupině. Může být použit pro:
- aplikovat zásady na uživatele a skupiny uživatelů na základě jejich domovských serverů;
- vytvoření skupiny jednotlivých uživatelů na základě jejich domovského poštovního serveru;
- přiřazení strategie této skupině.
Když přiřadíte zásadu skupině, tato zásada se použije na každého člena skupiny domovských serverů. Všechny aktualizace členství ve skupině domovských serverů automaticky ovlivní uživatele, na které byla zásada použita. Tato funkce výrazně snižuje množství práce potřebné k udržení skupiny aktuální.
Chcete-li nastavit automaticky vyplněnou skupinu na domovském serveru, nejprve nastavte automaticky vyplněnou skupinu domovského serveru v dokumentu Skupina a poté zadejte interval aktualizace pro automaticky vyplněnou skupinu v dokumentu Profil adresáře serveru Domino.
2.7. Optimalizace směrování
Optimalizace směrování je řada vylepšení a změn poštovního směrovače Domino navržených a implementovaných pro snížení latence, tzn. zkrátit časový interval mezi odesláním zprávy a jejím doručením. Je navržen tak, aby pomohl snížit I/O a řešil problémy se škálovatelností spojené s velkými nevyřízenými zprávami.
Tato funkce je ve výchozím nastavení povolena. Vylepšení nezahrnují změny uživatelského rozhraní, ale jsou patrná, pokud jde o lepší výkon, nové statistiky zpráv a nové podrobnosti o úloze routeru.
Další informace o tom, včetně použití příkazu Show Tasks k zobrazení aktivity směrovače a nových statistik zasílání zpráv pomocí příkazu Show Stat Mail, najdete v tématu Informační centrum o nových funkcích a souvisejících podtématech.
2.8. GNU zip (gzip) soubory
Webový server Domino může obsluhovat soubory komprimované pomocí gzip (GNU zip). Tato funkce je ve výchozím nastavení povolena, ale musíte přidat komprimované soubory do příslušného adresáře serveru a dodržovat určitá omezení uvedená níže.
Webový server Domino poskytuje soubory komprimované pomocí gzip (GNU zip) za následujících podmínek:
- Soubor Notes.ini neobsahuje následující nastavení: HTTPDisablePreCompressedGzipFiles=1.
- Název komprimovaného souboru je název původního souboru s dodatečnou příponou .gz. Například gzipovaná verze souboru c:\notes\data\domino\html\foo.html je soubor c:\notes\data\domino\html\foo.html.gz (prohlížeč vidí tento soubor jako http ://název serveru/ foo.html).
- Původní soubor se nachází ve stejném adresáři jako soubor gzip. Původní soubor se zobrazí, pokud je novější než soubor gzip nebo pokud je komprese zakázána.
- Prohlížeč nebo jiná klientská aplikace odešle hlavičku požadavku Accept-Encoding: gzip (výchozí pro většinu prohlížečů).
- MIME Content-type souboru odpovídá text/* (všechny podtypy typu text) nebo application/* (všechny podtypy typu aplikace). Server nepodporuje odesílání rozsahu bajtů pro soubor, který má verzi gzip. Server neodesílá "Accept-Ranges: bytes" v hlavičce HTTP a odesílá celý komprimovaný soubor.
2.9. Konfigurátor Domino
Domino Configuration Tuner (DCT) je aplikace, která vyhodnocuje nastavení serveru Domino oproti rostoucímu katalogu osvědčených postupů. Všechny servery ve stejné doméně musí být posuzovány společně. DCT generuje zprávy, které vysvětlují nalezené problémy, navrhují vylepšení a poskytují odkazy na příslušné vysvětlující publikace.
Aplikace DCT je implementována jako šablona DCT.NTF, která je součástí instalačních souborů klienta Domino Administrator.
Aplikace DCT je navržena tak, aby uživatelům poskytovala snadno použitelnou analýzu konfigurace pro zlepšení spolehlivosti konfigurace a výkonu serveru. Jeden server Domino obsahuje tisíce konfiguračních parametrů. DCT poskytuje analýzu osvědčených postupů a detekuje nastavení, která selhávají. Očekává se, že DCT sníží celkové náklady na vlastnictví tím, že pomůže identifikovat existující problémy s konfigurací.
Jak to funguje. První verze DCT se zaměřuje na nastavení v dokumentech serveru, souboru Notes.ini a rozšířených vlastností databáze. Nastavení konfigurace jsou označena, pokud je z předchozí uživatelské zkušenosti známo, že jejich hodnota způsobuje problémy. Výstupem jsou hodnoty mimo rozsah a neočekávané hodnoty, aby se zabránilo nedefinovanému chování. Navrhované úpravy pomáhají správcům dosáhnout známých zlepšení výkonu serveru.
Prohledání mnoha serverů vygenerovalo zprávu zobrazenou na obrázku 8. Jednotlivé položky zprávy lze vybrat v levé dolní části stránky a seřadit je podle serveru, pravidla nebo důležitosti. Pravá strana zobrazuje podrobné informace o vybraném serveru. Všimněte si, že odkazy online nápovědy poskytují komplexní kontextové informace o konfiguračním parametru.
Dostupnost a požadavky. DCT se dodává s Domino 8.5 a bude součástí Domino Administrator. Bude také k dispozici mimo cyklus vydání Domino komukoli zdarma. Další informace o tom, jak získat DCT, najdete na Lotus Notes a Domino Wiki.
DCT je navrženo pro hodnocení serveru Domino 7.0 a následujících serverů. Pro využití výhod DCT není nutné měnit konfiguraci uživatelské domény. Protože DCT je šablona, běží na klientovi Notes, Standard nebo Basic verze 8 nebo vyšší.
Začínáme s DCT. Pomocí aplikace Domino 8.5 Administrator přejděte na kartu Server/Analýza a v levém navigačním podokně vyberte "Domino Configuration Tuner". Místní verze DCT.NSF bude automaticky vytvořena a poté otevřena. Začněte kliknutím na tlačítko Spustit nové skenování.
Tento nový rámec podporuje následující nové funkce:
- Otevírání dokumentů v novém okně. Při čtení zprávy ji můžete „roztrhnout“ do nového okna kliknutím na ikonu na panelu Akce dokumentu.
- Přepínání ikon. Nachází se v horní části levého navigačního panelu. Aplikaci otevřete jednoduše kliknutím na ikonu.
- Postranní panel. Tento panel ve stylu Notes zobrazuje kalendář a systém nápovědy Day-at-a-gance. Chcete-li otevřít nebo zavřít postranní panel, klikněte levým tlačítkem na jeho ikonu.
- Den-na-pohled na první pohled. Kalendář Day-at-a-gance zobrazuje vaše záznamy v postranním panelu.
- Stav stahování. Při otevírání dokumentů se na této kartě zobrazuje ikona stavu, která označuje, že se dokument načítá.
- Zobrazení kalendáře. Aktualizované pohledy obsahující časové úseky. Aktualizován vzhled 1denního, 2denního, 5denního, 1týdenního a 1měsíčního zobrazení.
Protokolování konzoly. Pokud se něco pokazí, ve stavovém řádku se zobrazí chybová zpráva, která informuje uživatele o problému a poskytuje snadný způsob, jak v případě potřeby přejít do zobrazení konzoly. Pokud dojde k jinému typu chyby, může uživatel stisknout klávesu CTRL a kliknout levým tlačítkem na logo Lotus iNotes a otevřít sekundární konzolu. Informace zobrazené na pomocném panelu mohou vývojářům pomoci problém prozkoumat.
3.2. Co je nového ve zjednodušeném režimu
- Uživatelé mohou zobrazit informace o své poštovní kvótě.
- Uživatel může přijmout pozvánku s komentáři nebo odmítnout pozvánku s komentáři ze složky Doručená pošta nebo otevřít pozvánku na schůzku.
- Uživatelé nyní mohou přijímat nebo odmítat pozvánky ve zjednodušeném režimu a mohou také vytvářet schůzky.
3.3. Stručné informace o novém super-lite režimu
Nejnovějším režimem e-mailového klienta Lotus iNotes je ultralite režim. Je navržen pro použití na mobilních zařízeních a je nativně podporován na Apple iPhone nebo iPod touch. Poskytuje omezené možnosti e-mailu a seznamu kontaktů, stejně jako kalendář Day-at-a-Gear.
Jediným klepnutím mohou uživatelé Lotus iNotes zobrazit svou doručenou poštu, seznamy kontaktů nebo kalendáře s rychlým přehledem dne. Stejně jako ostatní režimy Lotus iNotes má super-lite režim aktivní filtr obsahu, který snižuje riziko setkání s nebezpečnými skripty v HTML.
Tento režim je podporován v prohlížeči Apple Safari 3.0 v následujících prostředích:
- Apple iPhone nebo Apple iPod touch.
- Prohlížeč Apple Safari 3.0 v operačních systémech Macintosh (preferováno) nebo Windows.
- Alternativní klient: Prohlížeč Mozilla Firefox na počítačích Macintosh nebo Windows.
Tabulka 2 uvádí funkce podporované v ultralehkém režimu Lotus Domino 8.5.
Tabulka 2. Podporované funkce Lotus iNotes
| pošta (mail) | Vyberte Doručená pošta pro zobrazení doručené pošty Lotus iNotes. Můžete otevírat zprávy a odpovídat na ně. Při adresování zprávy více než jednomu uživateli použijte jako oddělovač jmen středník (;) (například Jan [e-mail chráněný]; Samantha [e-mail chráněný]). Vyberte (klikněte na Macintosh) ikonu aktualizace pro obnovení okna Doručená pošta. |
|---|---|
| Kontakty (seznam kontaktů) | Vyberte Kontakty, chcete-li zobrazit seznam svých kontaktů Lotus iNotes v abecedním pořadí podle jména, spolu s primárním telefonním číslem a e-mailovou adresou. Na iPhonu nebo iPodu touch vyberte telefonní číslo, které chcete vytočit. Vyberte e-mailovou adresu pro vytvoření nové zprávy. |
| Kalendář | Chcete-li zobrazit záznamy denního kalendáře, vyberte Kalendář. Uživatelé prostředí Notes: Pokud jste v nastavení kalendáře prostředí Notes přiřadili barvy různým typům událostí, zobrazí se tyto barvy zde. Vyberte (klikněte na Macintosh) ikonu aktualizace pro obnovení okna kalendáře. |
| Navigace | Pokud vidíte dvojité šipky (<< или >>) na iPhonu nebo iPodu touch je můžete vybrat (kliknutím na Macintoshi) a přejít na další seznam, dokument nebo datum kalendáře. Zde je několik způsobů použití těchto šipek:
|
| Obnovit (aktualizovat) | Můžete obnovit doručenou poštu nebo okno kalendáře. |
3.4. Podpora pro nastavení strategie zasílání e-mailových zpráv
Administrátoři serveru Domino mohou ke konfiguraci pošty pro uživatele Lotus iNotes použít administrativní zásady. Po použití tato nastavení uzamknou odpovídající uživatelská nastavení v Lotus iNotes. (Všimněte si, že všechny existující zásady dříve přiřazené uživatelům Lotus iNotes budou respektovány.)
Informace o vytvoření dokumentu Nastavení zásad pošty a úplné vysvětlení, jak používat zásady a interakce mezi dokumenty Zásady a Nastavení zásad, naleznete v části "Konfigurace uživatele a serveru > Zásady" v nápovědě správce serveru Domino.
Kromě toho jsou nastavení v dokumentu Nastavení pošty klienta Domino Administrator, která jsou podporována v Lotus iNotes, uvedena v tématu Vytváření nastavení zásad pošty pro uživatele Lotus iNotes v Informačním centru.
