Domov › Internet › Prvky programu Outlook. Základní komponenty Microsoft Outlook. Alternativní řešení: Pomocí události Items_ItemAdd složky Odeslaná pošta

Prvky programu Outlook. Základní komponenty Microsoft Outlook. Alternativní řešení: Pomocí události Items_ItemAdd složky Odeslaná pošta

Klíčové vlastnosti aplikace Microsoft Office Outlook

Spuštění aplikace Outlook

Položky a složky aplikace Outlook

Dokončení práce s Outlookem

Kalendář

Změna zobrazení úkolů v Kalendáři

Kontakty

Adresář a kontakty

Zobrazení složky nebo souboru

E-mailem

Jak přijímat a zobrazovat poštu

Jak napsat email

Seznam použité literatury

Klíčové vlastnosti aplikace Microsoft Office Outlook

Aplikace Microsoft Outlook je výkonný nástroj pro organizaci individuální a skupinové práce na počítači. Outlook je program pro správu dat. Outlook lze použít pro správu dokumentů, vytváření skupinových úkolů a přiřazení, správu emailu, plánování úkolů a schůzek, vedení seznamu kontaktních osob a deníku provedených akcí. Některé funkce aplikace Outlook lze používat s jinými aplikacemi Office. Konkrétně můžete přidat úkol, který se má provést v dokumentech Word a Excel, a můžete zaznamenávat podrobnosti o práci vykonané na jakémkoli dokumentu. S Outlookem můžete rychle zjistit, na kterých dokumentech jste pracovali, jak dlouho a kdy. Aplikace Outlook umožňuje vytvářet osobní seznamy adres, ukládat je a spravovat hromadné rozesílání zpráv nebo dokumentů příjemcům. E-maily lze vytvářet v libovolném programu Office, včetně aplikací Word, Excel, Access a PowerPoint. Je vhodnější odesílat tyto zprávy ve formátu HTML, díky kterému jsou čitelné bez ohledu na to, zda je v počítači příjemce nainstalován odpovídající program Office. Chcete-li navíc odeslat soubor vytvořený v jakékoli aplikaci sady Office jako zprávu aplikace Outlook, nemusíte daný program ukončovat. Outlook umožňuje udržovat databáze informačních položek, jako jsou poznámky, adresy a telefonní čísla dopisovatelů, záznamy v diáři atd. Microsoft Outlook je program pro správu informací (IM) a obsahuje funkce z programů společnosti Microsoft, jako je Schedule Mail, Project, Microsoft Exchange a Explorer (Windows Explorer). Aplikace Outlook se skládá z následujících vzájemně propojených součástí, které používají konzistentní způsob prezentace informací: Outlook Today – souhrny událostí; Elektronické adresy a telefonní seznamy (Kontakty); plánovač úloh (Úkoly); počítačový protokol událostí (Deník); E-mailem; notebook (Poznámky).

Spuštění aplikace Outlook

Program lze spustit několika způsoby.1. Klepněte na tlačítko Start az nabídky Programy vyberte položku Microsoft Outlook.2. Poklepejte na zástupce aplikace Microsoft Outlook na ploše.3. Klepněte na tlačítko Microsoft Outlook na panelu Microsoft Office. Otevře se hlavní okno Outlooku s otevřenou složkou Doručená pošta (standardně), kde je uložena zpráva „Vítejte v Microsoft Outlooku“ (obr. 1).

Obr. 1. Hlavní okno aplikace Microsoft Outlook

Hlavní okno aplikace Outlook je velmi podobné oknům jiných aplikací. Skládá se z titulního pruhu, který zobrazuje název otevřené složky, a také standardní tlačítka pro minimalizaci, maximalizaci a zavření oken. Níže je panel nabídek a panel nástrojů. Levé okno je panel se zástupci složek, obsahuje ikony pro rychlý přístup k nim. Panel Outlook ve výchozím nastavení obsahuje tři skupiny zástupců: Zástupci Outlooku, Moji zástupci a Další zástupci. Skupina Zástupci aplikace Outlook obsahuje následující zástupce; Outlook dnes, Doručená pošta, Kalendář, Kontakty, Úkoly, Poznámky, Odstraněné položky. Skupina Zástupci obsahuje následující zástupce: Koncepty, Pošta k odeslání, Odeslaná pošta, Diář, Aktualizace aplikace Outlook. Skupina Jiné zkratky obsahuje zkratky pro práci se strukturou souborů vašeho počítače: Tento počítač, Dokumenty, Oblíbené. Vpravo je panel se seznamem složek a panel zobrazení informací, kde se zobrazuje obsah zvolené složky. Práce s panelem Seznam složek je podobná práci s Průzkumníkem Windows.

Položky a složky aplikace Outlook

Hlavními jednotkami informací v Outlooku jsou prvky různých typů schůzek, zprávy, poznámky, kontakty, úkoly, poznámky v Diáři. Ontlook ukládá informační položky do složek a do jedné složky lze uložit pouze jeden typ položky. Všechny poznámky jsou tedy uloženy ve složce Poznámky, všechny úkoly jsou uloženy ve složce Úkoly atd. Ve skutečnosti Outlook organizuje databázi těchto položek. Složka aplikace Outlook je logické úložiště informací, které není spojeno s fyzickým způsobem ukládání informací na disk. Ačkoli všechny tyto složky mají názvy, nejsou viditelné z Průzkumníka Windows, protože všechny informace aplikace Outlook jsou uloženy v jediném souboru na disku. Při prvním spuštění aplikace Outlook má uživatel přístup k několika typům informačních položek. Aplikace Outlook ukládá tyto položky do následujících složek, které jsou obsaženy ve složce Osobní složky. Outlook Dnes zobrazuje souhrn událostí, které se ten den staly a naplánovaly. Zobrazuje počet nových zpráv, schůzky naplánované na týden a úkoly. Tato stránka je užitečná pro kontrolu aktuálního dne a nadcházejícího týdne. Doručená pošta obsahuje příchozí e-maily a faxy. Kalendář zobrazuje schůzky a připomenutí schůzek a plánuje schůzky a setkání s ostatními uživateli. Můžete nastavit, aby se upozornění zobrazovala u položek kalendáře. Pokud je nastaveno upozornění, pak se v určený čas na obrazovce objeví okno s připomínkou nadcházející události nebo schůzky. Při plánování schůzek můžete zobrazit dostupnost účastníků a vybrat vhodný čas. Outlook také usnadňuje sledování každoročních událostí, jako jsou svátky a narozeniny. Kontakty aplikace Outlook se používají k ukládání jmen, telefonních čísel a adres obchodních partnerů. Seznamy kontaktů lze do aplikace Outlook importovat z jiných programů. Úkoly pracovního dne lze spravovat pomocí pracovních a osobních seznamů úkolů aplikace Outlook. Můžete nastavit důležitost úkolů, povolit připomenutí termínu dokončení a aktualizovat průběh úkolu. Aplikace Outlook sleduje opakující se úkoly. Outlook lze také použít k přidělování úkolů jiným uživatelům a sledování jejich průběhu. Poznámky v Outlooku usnadňují vytváření, sdílení a správu informací, které jsou důležité pro vás a vaše zaměstnance. Složka Deleted Items obsahuje všechny odstraněné položky. Koncepty obsahují koncepty a zprávy, které nejsou připraveny k odeslání. Odeslané – zprávy a faxy, které jsou připraveny k odeslání, ale ještě nebyly odeslány. Složka Odeslaná pošta obsahuje kopie odeslaných e-mailových zpráv. Deník obsahuje denní záznamy o osobních aktivitách. Záznam v Deníku se automaticky vytvoří při odesílání a přijímání e-mailů nebo při práci v jakékoli aplikaci Microsoft Office. Ručně je možné vytvářet libovolné záznamy. Obecný princip práce s Outlookem je tento: po otevření složky je potřeba vybrat požadovanou položku a automaticky se spustí formulář, který ji obsluhuje. Chcete-li rychle najít položku, aniž byste museli procházet seznamy položek aplikace Outlook, můžete použít tlačítko Najít na panelu nástrojů. Tento příkaz umožňuje vyhledávat jakoukoli položku v aplikaci Outlook, včetně zpráv, schůzek, kontaktů a úkolů. Uživatel aplikace Outlook může zadat širokou škálu podmínek hledání pomocí příkazu Rozšířené hledání v nabídce Nástroje. Pomocí tlačítka Uspořádat na panelu nástrojů můžete uspořádat obsah složek, nastavit vlastní pravidla pro zpracování zpráv a dokonce se chránit před nežádoucími příjemci. Pro každou složku existuje sada pohledů - způsobů zobrazení položek na obrazovce. Sada standardních pohledů obsahuje: tabulku, časovou osu, karty atd., ale můžete si vytvořit vlastní s potřebnými parametry pro filtrování, seskupování a řazení prvků a měnit fonty pohledů. Konfigurace parametrů prezentace dat a provozních režimů prvků Outlooku se provádí stisknutím příslušné klávesy v dialogovém okně příkazu Možnosti nabídky Nástroje (obr. 2).

Obr.2. Okno možností

Dokončení práce s Outlookem

Chcete-li aplikaci Outlook správně zavřít, vyberte Soubor, Konec a Ukončit příkaz.

Dnešní výhled

Outlook Today je nejdůležitější informace Outlooku – pošta, kalendář a seznam úkolů, vše na jednom místě. Stránka Outlook Dnes poskytuje přehled aktuálního dne, včetně souhrnu vašich schůzek, seznamu úkolů a počtu nových e-mailů, které jste obdrželi. Chcete-li Outlook spustit ještě dnes, klikněte na jeho ikonu na panelu Outlook nebo jej nastavte jako výchozí zobrazení (obrázek 3).

Obr.3. Okno Outlooku dnes

Chcete-li změnit nastavení tohoto zobrazení, klepněte na pole Nastavení Outlook Today v pravém horním rohu. Otevře se okno nastavení (obr. 4). Nastavení pro dnešní nastavení aplikace Outlook jsou uvedena v tabulce 1.

Obr.4. Nastavte si Outlook ještě dnes

Výběr úkolů, které se mají zobrazit

Styly

Tabulka 1. Přiřazení přizpůsobení nastavení Outlook Today

Po provedení změn v nastavení klikněte na tlačítko Uložit změny v pravém horním rohu.

29.10.2012 Rob Grayville

Mnoho uživatelů Outlooku hledalo způsob, jak přesunout zprávy po odeslání. To obvykle zahrnovalo složité časově synchronizované procesy a chybová volání do rozhraní Windows API prostřednictvím knihoven DLL třetích stran, jako je Outlook Redemption. Po prostudování problému a provedení řady experimentů jsem našel dvě vhodná řešení založená na makrech Visual Basic for Applications (VBA):

* Dva způsoby, jak přesunout poštovní položku do vlastní složky po odeslání.

* Řešení na straně klienta, nezávislé na poskytovateli poštovního serveru.

* Nejlepší způsoby distribuce kódu VBA uživatelům.

Ve výchozím nastavení Microsoft Outlook ukládá kopie odeslaných položek do složky Odeslaná pošta. Standardní přístup však není vždy přijatelný ve společnosti, jejíž zaměstnanci denně posílají stovky e-mailových zpráv. E-maily jsou často organizovány podle tématu nebo oboru podnikání. Tato metoda se liší od řazení podle konverzací, protože každá oblast podnikání může obsahovat více vláken konverzace. Distribuce přijatých zpráv do složek je poměrně jednoduchá; Další věcí jsou odeslané zprávy. Hlavním problémem je, že zatímco můžete přesunout kopii poštovní položky po jejím odeslání, Outlook nemá pravidlo ani možnost přesunout samotnou odeslanou položku.

Omezení přístupu založeného na pravidlech

Zpravidla, pokud chování programu neodpovídá mým představám, snažím se najít softwarové řešení. Než se ale vrhneme na kód VBA, podívejme se na nastavení a pravidla e-mailu v Outlooku. Teprve po vyčerpání jejich možností by se mělo začít hledat složitější řešení. Podívejme se, co můžete dělat pomocí Průvodce pravidly aplikace Outlook. Počínaje prázdným pravidlem můžete určit, zda se má pravidlo použít na příchozí nebo odchozí zprávy, jak ukazuje obrázek 1. Jakmile vyberete kritéria pro výběr zpráv, můžete určit složku, do které chcete tyto zprávy zkopírovat (obrázek 2). .

Všimněte si, že pravidlo vytvoří a přesune kopii zprávy; originál zůstane ve složce Odeslaná pošta. Jediným způsobem, jak problém vyřešit, je zrušit zaškrtnutí políčka Uložit kopie zpráv do složky Odeslaná pošta v části Zpracování zpráv v okně Možnosti e-mailu, jak ukazuje obrázek 3, že aplikace Outlook nemůže ukládat kopii všech odeslaných zpráv a uživatel nebude mít přístup k žádným odeslaným zprávám, na které se toto pravidlo nevztahuje.

Řešení VBA: Použijte Send Events of Mail Element

Frustrovaný pravidly a parametry jsem si vyhrnul rukávy, uvařil si kávu a pustil se do práce.

Stejně jako moji předchůdci, kteří se snažili vyřešit tento matoucí problém, jsem začal událostí MailItem_Send(). Tento přístup se zdá přirozený: pošlete e-mailovou zprávu a poté ji přesunete. Jediným problémem je, že zprávy nejsou přesunuty do složky Odeslaná pošta, dokud se událost Odeslat nedokončí. Jakýkoli pokus o zjištění zprávy ve složce Odeslaná pošta je tedy neplodný.

Kam mám vložit kód?

Jednou z hlavních výzev při navrhování programů řízených událostmi je nalezení místa, kam umístit kód pro zpracování událostí. Při nesprávném výběru se program může stát nestabilním. Může být několik vhodných možností, ale ve většině případů je jedno z míst lepší než ostatní.

Vzpomněl jsem si na událost ItemAdd() cílové složky. Vyskytuje se vždy, když je do kolekce Items přidán jeden nebo více prvků. Ale při dalším zamyšlení jsem si uvědomil, že tato událost trpí stejnými problémy s načasováním jako událost MailItem_Send(). Kromě toho musíte duplikovat kód programu pro všechny cílové složky. Duplikovat původní text není dobré, na tento nápad zapomeňte.

Vypadá to, že událost MailItem_Send() byla nejlepší volbou díky své schopnosti aplikovat pravidlo na všechny odchozí zprávy. Jen je potřeba k problému přistupovat z druhé strany.

Filtrování zpráv podle kritérií

V ideálním světě byste mohli volat makro VBA z pravidla. V důsledku toho pravidlo filtruje poštu a makro zprávu přesune. Outlook 2002 zavedl možnost spustit skript při příchodu příchozích zpráv, ale bohužel to neplatí pro odchozí zprávy. Nenechte se odradit: toto není nejefektivnější způsob spuštění skriptu. Zkoušel jsem to několikrát a zjistil jsem, že je to velmi nespolehlivé. Čas od času dochází k chybám a pravidlo je deaktivováno. Filtrování je lepší organizovat přímo v události oMsg_Send().

Řekněme, že chcete přesunout všechny zprávy adresované více korespondentům na RobGravelleAndCo.com do složky Outlooku s názvem FOSS Export (CR-035), jak ukazuje obrázek 4 Objekt Recipients obsahuje kolekci prvků Recipient, z nichž každý obsahuje vlastnosti a metody spojené s jedním příjemcem. Jednou z vlastností Recipient je objekt AddressEntry, který obsahuje informace o adrese příjemce včetně e-mailové adresy. Příjemce má pro e-mailovou adresu vlastnost nazvanou Adresa. Tato vlastnost se používá ve zdrojovém kódu oMsg_Send s označením B .

Obrazovka 4: Složky aplikace Outlook

Namísto pokusu o ruční odstranění zprávy po jejím odeslání můžete nastavit příznak DeleteAfterSubmit u položky pošty na hodnotu true, aby to provedl Outlook. Nezapomeňte, že nastavením příznaku DeleteAfterSubmit v dialogovém okně Vlastnosti položky MailItem smažete všechny odeslané zprávy! Toto je radikální řešení, i když vyžaduje pouze přesunutí určitých zpráv.

Zprávu z události MailItem_Send() nelze přesunout, protože ještě nebyla zpracována aplikací Outlook. Pokus o to bude mít za následek chybu běhu. Podle společnosti Microsoft je preferovaným způsobem správy této delikátní operace nejprve naklonovat zprávu pomocí funkce Copy() a poté klon přesunout. Tato akce není skutečným přesunem zprávy, ale výsledek je stejný: po přesunutí klonu je původní zpráva smazána díky příznaku DeleteAfterSubmit.

Poté musíte získat odkaz na odpovídající složku. Práce se speciálními složkami vyžaduje trochu více úsilí než použití standardních složek aplikace Outlook. Nemůžete jen zadat název složky pro volání funkce GetFolder (nic takového neexistuje). Místo toho musíte přejít do speciální složky z jedné ze standardních složek. V našem případě je složka FOSS Export (CR-035) paralelní se složkou Doručená pošta v kořenové poštovní schránce. Chcete-li získat odkaz na výchozí složku aplikace Outlook, jednoduše zavolejte funkci Application.Session GetDefaultFolder() s jednou z hodnot výčtu knihovny olDefaultFolders. Například následující kód načte doručenou poštu:

Nastavit olInbox = Application.Session.GetDefaultFolder(olFolderInbox)

Do požadované složky se dostanete pomocí kódu:

Nastavit oBusinessFolder = Application.Session.GetDefaultFolder(olFolderInbox).Parent.Folders(BUSINESS_FOLDER)

BUSINESS_FOLDER - konstanta pro název složky. oBusinessFolder lze předat přímo rutině MailItem.Move() podle potřeby pro objekt MAPIFolder. Podobně můžete získat podsložku pomocí vlastnosti kolekce Folders:

Set ObjFolder = Application.Session.GetDefaultFolder(olFolderInbox).Folders("")

Editor jazyka Visual Basic

Všechny aplikace Microsoft Office jsou dodávány s plnohodnotným vývojovým prostředím s názvem Visual Basic Editor. Poskytuje rozhraní pro přístup k aplikačním objektovým modelům prostřednictvím programového kódu. V důsledku toho může uživatel volat objektové metody, nastavovat objektové metody a reagovat na objektové události. Pro tyto účely se používá kód VBA, speciální podmnožina jazyka Visual Basic.

Pro přístup k editoru jazyka Visual Basic a dalším vývojovým nástrojům je na pásu Office karta Vývojář. Ve výchozím nastavení je však tato karta zakázána, aby se snížila zranitelnost vůči virům a jinému malwaru. Než budete moci použít tuto kartu, musíte provést následující kroky.

1. V aplikaci Outlook vyberte Možnosti aplikace Outlook na kartě Soubor a otevřete dialogové okno Možnosti aplikace Outlook.

2. V dialogovém okně Možnosti aplikace Outlook klepněte na tlačítko Centrum důvěryhodnosti.

3. Klikněte na Nastavení Centra důvěryhodnosti a poté vyberte možnost Nastavení maker vlevo.

4. Vyberte úroveň zabezpečení maker, která vám vyhovuje, mějte na paměti, že toto nastavení ovlivní vaše makra i ostatní makra. Pokud povolíte všechna makra, Outlook zobrazí výzvu při každém spuštění makra. Tímto způsobem se uživatel může rozhodnout, zda makro spustí. Tento režim se nazývá Upozornění pro všechna makra.

5. Restartujte aplikaci Outlook, aby se změny projevily.

Tlačítko Visual Basic, které vidíme na obrázku 5, je na levém okraji karty Vývojář. Obrázek 6 ukazuje editor jazyka Visual Basic.

Událost MailItem Send().

Chcete-li zpřístupnit události objektu v rozevíracím seznamu Declarations v editoru jazyka Visual Basic (obrázek 7), musíte k deklaraci objektu použít klíčové slovo WithEvents.

Následující deklarace objektů vám umožňují přístup k události MailItem Send():

Public WithEvents oInspectors jako Outlook.Inspectors Public WithEvents oMsg As Outlook.MailItem

Kolekce Inspektoři obsahuje objekty Inspektor pro všechny otevřené inspektory (tj. okno, které zobrazuje informace o položce aplikace Outlook). Odkaz na kolekci Inspectors je nastaven v události Application_StartUp():

Private Sub Application_Startup() Set oInspectors = Application.Inspectors

End Sub

Propojení oMsg s aktuálním inspektorem

Nastavením odkazů MailItem v události Inspectors_NewInspector naznačujeme, že se zpracovávají pouze nové zprávy. Otevření dříve přijaté poštovní zprávy nespustí událost Inspectors_NewInspector.

Inspektor předaný rutině má vlastnost CurrentItem, která odkazuje na položku, kterou si uživatel prohlíží. Zaškrtnutím vlastnosti Class tohoto prvku můžete určit, zda se skutečně jedná o prvek pošty. Pro tento účel můžete použít konstantu s názvem olMail. Také je třeba zkontrolovat řetězec jedinečného identifikátoru, který poskytovatel obchodu Messaging API (MAPI) přiřadí při vytváření položky v obchodě. Proto je vlastnost ID položky přiřazena k položce aplikace Outlook až po uložení nebo odeslání položky. Tato kontrola prováděná fragmentem kódu označeným A v , odlišuje nové e-mailové položky od stávajících. Přiřazení prvku pošty tímto způsobem způsobí spuštění jeho událostí, včetně události Odeslat.

oMsg_Send událost v akci

Odeslal jsem část výstupu do oblasti okamžitého testu (zobrazené ve spodním panelu editoru jazyka Visual Basic na obrázku 6), abych proces otestoval. Klikněte na Zobrazit na panelu nabídek a poté klikněte na Okamžité okno, pokud není viditelné. Obrázek 8 ukazuje typické výsledky, když je zpráva adresována pouze testovanému uzlu. Tato zpráva je adresována třem příjemcům: jednomu v poli Komu, jednomu v poli Kopie a jednomu v poli Skrytá kopie. Všichni tři příjemci byli obsaženi v kolekci příjemců poštovní položky. Adresa BCC je RobGravelleAndCo.com, jak je znázorněno na obrázku 9.

Posledním testem byla odpověď na tuto zprávu se vzdáleným příjemcem RobGravelleAndCo.com. Podle očekávání pravidlo neposunulo odeslanou položku, jak ukazuje obrázek 10.

Alternativní řešení: Pomocí události Items_ItemAdd složky Odeslaná pošta

Řešení oMsg_Send je dobrou volbou, pokud se již zpracovávají nové zprávy a potřebujete odkazovat na Inspektor nového prvku. Alternativním řešením je umístit kód do události Items_ItemAdd() složky Odeslaná pošta. Zdrojový kód ThisOutlookSession pro toto řešení je uveden v .

Umístění základní logiky do události Items_ItemAdd() má dvě výhody. Nejprve se zmenší velikost zdrojového textu. Za druhé, je to velmi účinná metoda. Všechny odeslané položky skončí ve složce Odeslaná pošta, pokud nevytvoříte řešení nebo nezrušíte zaškrtnutí políčka Uložit kopie zpráv do Odeslaná pošta v okně Možnosti e-mailu Všimněte si, že obě řešení platí pro jeden účet poštovní schránky, takže pokud chcete zacházet s více poštovními schránkami podobným způsobem, měli byste ke každé události složky SentItems připojit kód zpracování, jak je znázorněno v .

Přístup k události Items_ItemAdd() složky Odeslaná pošta

Událost ItemAdd() je členem objektu kolekce Items, takže k deklaraci objektu typu Items musíte použít klíčové slovo WithEvents v horní části modulu ThisOutlookSession:

Public WithEvents olSentItems As Items

Zde jsou také umístěny informace o obchodní složce. Pokud očekáváte velké množství e-mailů souvisejících s konkrétním oborem podnikání, je užitečné vytvořit globální odkaz na tuto složku, jak je znázorněno na úryvku označeném A v . Stejně jako dříve jsou odkazy na objekty přiřazeny v události Application_StartUp(). Jak je znázorněno na úryvku označeném B, odkaz na složku Business je uveden ve spojení se složkou Odeslaná pošta (tj. na stejné úrovni jako složka Doručená pošta).

Změněn kód pravidla

Nastavení příznaku DeleteAfterSubmit pro vytvoření kopie poštovní položky již není nutné. Musíte však zkontrolovat typ třídy položky, protože parametr položka je obecný objekt. Jiné položky než e-mailové zprávy, například Položka schůzky, lze umístit do složky Odeslaná pošta. Udělal jsem také další krok uložením položky do příslušného objektu MailItem, abych povolil funkci automatického dokončování vývojového prostředí. Pokud přesně znáte vlastnosti, ke kterým chcete získat přístup, můžete tento krok přeskočit.

Událost oSentItems_ItemAdd v akci

Ještě jednou jsem poslal výstup do ověřovací oblasti, abych otestoval řešení Items_AddItem; fungovalo to správně. Obrázek 11 například ukazuje zprávu adresovanou pouze testovanému uzlu. Zpráva na obrazovce 12 je adresována osobě, která není členem domény RobGravelleAndCo.com. Jak se očekávalo, výstup pocházel pouze z poštovních položek.

Přidání dalších typů prvků je snadné; stačí změnit příkaz If v Select Case a zadat cílové typy v seznamu odděleném čárkami, jak je znázorněno v .

Spuštění makra Move Sent MailItems na vyžádání

Nainstalovanou akci makra Move Sent MailItems lze použít na dříve odeslané zprávy. K tomu slouží dialogové okno Makra, které se otevře kliknutím na tlačítko Makra na pásu karet. Jediný problém je, že otevírá pouze přístup k veřejným makrům, na které se naše makro nevztahuje. Přestože můžete vidět událost ItemAdd složky SentItems, zpracuje se pouze poslední odeslaná zpráva. Proto musíte přidat veřejný podprogram pro zpracování každé položky ve složce SentItems, jak je znázorněno na úryvku zdrojového kódu označeného C . Poté můžete otevřít dialogové okno Makra, vybrat novou veřejnou rutinu (pokud již není vybrána) a kliknutím na tlačítko Spustit ji spustit.

Jednoduchost a bezpečnost

V tomto článku jsem tedy mluvil o tom, jak pomocí kódu VBA rozšířit vestavěná pravidla a nastavení v aplikaci Outlook 2010. Konkrétně ukazuje dva způsoby, jak přesunout položky pošty do složky uživatele po odeslání. Tato metoda je mnohem bezpečnější a jednodušší než mnoho řešení, která se spoléhají na složité časově synchronizované procesy, volání rozhraní Windows API náchylná k chybám nebo knihovny DLL třetích stran. Na straně klienta je řešení nezávislé na poskytovateli poštovního serveru a není vázáno na Exchange Server. Navíc je použitelný pro společnost s libovolným počtem uživatelů - od 50 do 5000.

Zbývá jen najít nejlepší způsob distribuce kódu VBA. To lze provést různými způsoby a v některých případech je vyžadována pomoc uživatelů, zatímco v jiných můžete jednat na dálku:

* použijte soubor | Export (File | Export) v prostředí Outlook VBA pro export modulů jako souborů. bas,. cls nebo. frm;

* zkopírujte soubor VbaProject.otm z počítače, na kterém byly makropříkazy připraveny, do počítačů jiných uživatelů, přičemž nahradí stávající soubor VbaProject.otm;

* použijte Průvodce profilem Office (Proflwiz.exe) k distribuci projektu VBA.

Další informace o těchto metodách naleznete v článku "Distribuce kódu VBA aplikace Microsoft Outlook ostatním uživatelům" (http://www.outlookcode.com/article.aspx?id=28).

Pokud máte problémy s hledáním písmen v Outlooku různých verzí: hledání nic nenajde, nedává úplné výsledky, nehledá ve všech souborech pst atd., doporučení z tohoto článku by vám měla pomoci tento problém vyřešit ( doporučení platí pro následující verze aplikace Outlook 2010, 2013 a 2016).

Zkontrolujte stav indexu vyhledávání v aplikaci Outlook

Schopnosti prohledávat prvky aplikace Outlook je dosaženo vytvořením a udržováním rejstříku všech dostupných prvků. Proto je v první řadě nutné zkontrolovat stav tohoto indexu samotného.

Chcete-li to provést, přejděte na kartu Vyhledávání a v sekci Vyhledávací nástroje vybrat prvek Stavy indexování.

Pokud je s indexem vše v pořádku, v zobrazeném okně by se měl zobrazit stav:

Položky zbývají k indexování: 0

Pokud však máte s vyhledáváním problémy, stav bude pravděpodobně jiný:

Zbývá indexovat 23871 položek

Index lze znovu vytvořit při přidávání nové poštovní schránky nebo souboru osobních složek (pst), přenášení dopisů atd. A pokud jste tyto operace provedli relativně nedávno (až před 3–4 hodinami), musíte počkat, až bude indexování dokončeno. Pokud nebyly změny v konfiguraci provedeny po dlouhou dobu a indexování stále probíhá, je zřejmý problém s indexem aplikace Outlook

Zakázat indexování konfiguračních souborů aplikace Outlook službou indexování systému Windows

Chcete-li problém vyřešit, musíte dočasně vyloučit aplikaci Outlook z procházení službou indexování systému Windows. Pro tohle:

V aplikaci Outlook otevřete nabídku Soubor -> Možnosti
Vyberte sekci Vyhledávání -> Možnosti indexování
Klepněte na tlačítko Změna
Zakázat indexování pro položku Microsoft Outlook
Zavřete e-mailového klienta Outlook a pomocí Správce procesů ověřte, že proces outlook.exe není v systému

Ve vlastnostech souborů OST a PST zkontrolujte, zda je povolena jejich indexace (toto by mělo být provedeno i přesto, že jejich indexování je již povoleno v nastavení služby Windows Search). Pro tohle

Povolit indexování v aplikaci Outlook

Nyní musíte povolit indexování prvků Výhled, zakázáno dříve v bodě 2. Zaškrtněte políčko MicrosoftVýhled a uložte změny.

Dejte aplikaci Outlook čas na dokončení úplného indexování (v závislosti na počtu a velikosti poštovních schránek a připojených souborů PST). Pak zkuste hledat.

Znovu sestavení indexu pro Outlook 2013

Pokud vyhledávání stále nefunguje, doporučujeme zkusit úplně resetovat index služby Windows Search. Pro tohle:

V aplikaci Outlook klepněte na Soubor -> Možnosti -> Hledat
Klepněte na tlačítko Možnosti indexování -> dodatečně
Klikněte na tlačítko Obnovit ( Obnovit)
Opětovné sestavení indexu může trvat poměrně dlouho a může dočasně zpomalit výkon vašeho počítače

Rada. V některých případech je užitečné optimalizovat službu Windows Search pomocí následujících pokynů

Zkontrolujte, zda v souborech PST nejsou chyby

V některých případech nemůže služba indexování indexovat soubory osobních složek (PST) kvůli logickým chybám nebo strukturálnímu poškození. Doporučuje se zkontrolovat tyto soubory pomocí nástroje.

support.office.com

Obnovte smazané položky v aplikaci Outlook 2010

E Pokud omylem smažete položku v poštovní schránce aplikace Outlook, můžete ji často rychle a snadno obnovit. První místo, kde hledat odstraněnou položku, jako je e-mailová zpráva, událost kalendáře, kontakt nebo úkol, je složka Odstraněná pošta ve vaší poštovní schránce. Pokud tam není, podívejte se do složky Obnovitelné položky, kterou můžete pomocí nástroje otevřít.

Potřebujete obnovit smazanou poštovní složku v aplikaci Outlook?Můžete obnovit smazanou složku (a všechny zprávy v ní), pokud je stále ve složce Odstraněná pošta -Zde je návod, jak to udělat . Složku, která byla trvale smazána, bohužel nelze obnovit. Pomocí pokynů v tomto článku však můžete obnovit zprávy, které byly ve složce, když byla trvale odstraněna, ze složky Obnovitelné položky.

V obnovit smazané e-maily, kontakty, schůzky a úkoly z kalendáře v aplikaci Outlook

Obnovte položku, která je stále ve složce Odstraněná pošta

Obnovení položky, která již není ve složce Odstraněná pošta

V obnovení položky, která je stále ve složce Odstraněná pošta

Když odstraníte e-mailové zprávy, kontakty, události kalendáře nebo úkoly, přesunou se do složky Odstraněná pošta ve vaší poštovní schránce. Zde byste měli nejprve hledat odstraněný prvek. Pokud tam prvek je, můžete jej obnovit takto:

V Outlooku přejděte do seznamu e-mailových složek a vyberte Smazáno.

Jakmile najdete zprávu, klikněte na ni pravým tlačítkem a vyberte Přesunout > Jiná složka.

Chcete-li přesunout zprávu do doručené pošty, vyberte Doručená pošta a poté klikněte na tlačítko OK .

Chcete-li obnovit jiné typy položek, proveďte jednu z následujících akcí:

Chcete-li obnovit položku kalendáře, klepněte na ni pravým tlačítkem a vyberte Přesunout > Jiná složka > Kalendář.
Chcete-li kontakt obnovit, klikněte na něj pravým tlačítkem a vyberte Přesunout > Jiná složka > Kontakty . Další informace o obnovení kontaktů:Obnovení smazaného kontaktu v aplikaci Outlook .
Chcete-li obnovit úlohu, klepněte na ni pravým tlačítkem a vyberte Přesunout > Jiná složka > Úkoly.

Začátek stránky

S Tipy pro obnovení položek ze složky Odstraněná pošta

Když složku odstraníte, přesune se do složky Odstraněná pošta, kde se zobrazí jako podsložka. Chcete-li obnovit smazanou složku (a všechny položky, které obsahuje), klepněte na ni pravým tlačítkem a vybertePřesunout složkua poté vyberte složku, kam ji chcete přesunout.
Pokud potřebujete obnovit smazaný kontakt v Outlook.com, přečtěte si: tato sekce.
Jsou položky ve složce Odstraněná pošta v aplikaci Outlook automaticky odstraněny? V nastavení Outlooku je nastavení, které, pokud je povoleno, automaticky vymaže složku Odstraněná pošta při ukončení Outlooku. Postup deaktivace:

Otevřete kartu Soubor.
Klepněte na tlačítko Možnosti a vyberte Dodatečně.
V kapitole Spouštění a zastavování aplikace Outlook zrušte zaškrtnutí políčka Při ukončení aplikace Outlook vyprázdněte složku Odstraněná pošta.
Klepněte na tlačítko OK pro uložení změny.

Chcete-li najít položku, kterou chcete obnovit, použijte poleHledání smazaných položek(nebo stiskněte klávesy CTRL+E).

Chcete-li najít jiné typy položek, jako jsou smazané události, kontakty nebo úkoly, seřaďte je podle sloupce Ikona.

Použijte nástroj Rozšířené vyhledávání. Další podrobnosti naleznete v článku.Rychlé vyhledávání zpráv .
Pokud znáte přibližné datum odstranění položky, přidejte sloupec Změněno do zobrazení složky Odstraněná pošta. Chcete-li to provést, postupujte podle níže uvedených kroků.

Na kartě Zobrazit ve skupině Aktuální pohled vybrat Nastavení pohledu.
Klepněte na položku Sloupce.
V rozevíracím seznamuSkupiny sloupců k výběru vybrat předmět Pole data/času.
Vyberte Změněno a stiskněte tlačítko Přidat . V případě potřeby můžete změnit pořadí, ve kterém se sloupce zobrazují.
Po dokončení stiskněte tlačítko OK .

Poté můžete třídit podle sloupců Změněno seskupit položky smazané k určitému datu. Je to dobrý způsob, jak hledat zprávy ze smazané složky, protože všechny budou mít stejné datum změny.

Správce může nastavit zásadu, která po určitém počtu dní odstraní položky ve složce Odstraněná pošta. Stejně jako při ručním odstranění položky se položky smazané zásadou přesunou do složky Obnovitelné položky. Pokud tedy nemůžete najít to, co potřebujete ve složce Deleted Items, podívejte se do složky Recoverable Items. Následující část popisuje, jak to provést.

Začátek stránky

V obnovení položky, která již není ve složce Odstraněná pošta

Pokud nenajdete položku ve složce Odstraněná pošta, vyhledejte ji ve složce Obnovitelné položky. Toto je skrytá složka, do které se položky přesunou, pokud provedete jednu z následujících akcí:

odstranit položku ze složky Odstraněná pošta;
vyprázdněte složku „Odstraněné položky“;
trvale odstranit prvek jeho výběrem a stisknutím kláves SHIFT+DELETE .

Podívejte se na toto video nebo podle následujících kroků obnovte položky ze složky Obnovitelné položky.

Chcete-li obnovit položky ze složky Obnovitelné položky, postupujte takto:

V aplikaci Outlook otevřete kartu Složka a vyberte tým.

Důležité: Pokud příkaz Obnovit smazané položkynení k dispozici nebo chybí, mohou platit následující důvody.

Možná pracujete offline. Návod, jak přepnout do online režimu, najdete v článkuPřepnutí z offline do online režimu .
Možná nepoužíváte účet Exchange. Chcete-li zjistit, zda je to pravda, podívejte se na článekJak zjistit, zda máte účet Exchange v aplikaci Outlook . Pokud nemáte účet Exchange (například pokud používáte Outlook k připojení k účtu IMAP nebo POP), nemůžete obnovit položku, která byla trvale odstraněna nebo odstraněna ze složky Odstraněná pošta. Pokud jste připojeni k účtu IMAP, možná budete moci obnovit položky ze složky Koš. Viz článekObnovení smazaných zpráv v účtu IMAP .

Vyberte položku, kterou chcete obnovit, a klikněte na tlačítko.

Rada: Ze složky Obnovitelné položky můžete obnovit e-mailové zprávy, kontakty, položky kalendáře a úkoly.

Kde jsou umístěny obnovené položky?Když obnovíte položky ze složky Obnovitelné položky, přesunou se do složky Odstraněná pošta. Obnovenou položku tedy můžete najít tam a poté ji přesunout do jiné složky. Když obnovíte události kalendáře, kontakty a úkoly, přesunou se také do složky Odstraněná pošta. Odtud je lze přesunout zpět do kalendáře, kontaktů nebo seznamu úkolů. Chcete-li najít obnovené položky, jednoduše je vyhledejte ve složce Odstraněná pošta.

Začátek stránky

Tipy pro obnovu položek ze složky Obnovitelné položky

Abychom vám usnadnili hledání konkrétního prvku v okněObnovení smazaných položek, můžete kliknout na záhlaví sloupce Předmět , Smazáno nebo Od seřadit položky podle tohoto sloupce.

Upozorňujeme, že ve sloupci Smazáno označuje datum, kdy byl prvek trvale smazán (pomocí kláves SHIFT+DELETE ) nebo odstraněny ze složky Odstraněná pošta.

Seřadit podle sloupce Smazáno k vyhledání zpráv ze složky, která byla trvale odstraněna (pomocí kláves SHIFT+DELETE ), protože všechny budou mít stejné datum.
Všechny položky ve složce Obnovitelné položky, včetně kontaktů, položek kalendáře a úkolů, mají stejnou ikonu obálky.

Pokud máte ve složce Obnovitelné položky mnoho položek, může být obtížné najít to, co potřebujete. Níže uvádíme několik tipů.

Pokud potřebujete najít kontakt, seřaďte jej podle sloupce Předmět a hledat jméno osoby. Můžete také třídit podle sloupců Z a věnujte pozornost prázdným položkám, protože kontakty nemají pole „Od“.
Pokud hledáte schůzku v kalendáři nebo úkol, seřaďte je podle sloupců Z a najít své jméno.

Chcete-li obnovit více položek, klikněte na ně jednu po druhé a zároveň podržte tlačítko CTRL a poté klikněte na tlačítkoObnovit vybrané položky. Můžete také obnovit více po sobě jdoucích položek. Chcete-li to provést, zaškrtněte políčko vedle prvního, stiskněte a podržte klávesu POSUN a poté zaškrtněte políčko vedle poslední položky. Chcete-li obnovit všechny položky, klepněte na Vybrat vše a poté klikněte na tlačítkoObnovit vybrané položky.
Správce může nastavit časový limit, během kterého lze položky ve složce Obnovitelné položky obnovit. Mohl například nastavit zásadu, která odstraní položky ze složky Odstraněná pošta po 30 dnech, nebo zásadu, která umožní obnovit položky ze složky Obnovitelné položky do 14 dnů. I po těchto 14 dnech může správce požadované položky obnovit. Pokud položku ve složce Obnovitelné položky nenajdete, zeptejte se správce, zda ji může obnovit. Správci můžete poskytnout odkaz na článek s podrobnými pokyny:Obnovení položek odstraněných z poštovní schránky uživatele: Nápověda pro správce .

Bohužel, pokud vy a váš správce nemůžete najít položku ve složce Obnovitelné položky, pravděpodobně byla trvale odstraněna z vaší poštovní schránky a nelze ji obnovit.

Hlavními jednotkami informací v Outlooku jsou prvky různých typů schůzek, zpráv, poznámek, kontaktů, úkolů, poznámek v Deník. Ontlook ukládá informační položky do složek a do jedné složky lze uložit pouze jeden typ položky. Všechny poznámky jsou tedy uloženy ve složce Poznámky, všechny úkoly jsou ve složce Úkoly atd. Ve skutečnosti Outlook organizuje databázi těchto položek.

Složka aplikace Outlook je logické úložiště informací, které není spojeno s fyzickým způsobem ukládání informací na disk. Přestože všechny tyto složky mají názvy, nejsou z programu viditelné Průzkumník Windows, protože všechny informace aplikace Outlook jsou uloženy v jediném souboru na disku. Při prvním spuštění aplikace Outlook má uživatel přístup k několika typům informačních položek. Aplikace Outlook ukládá tyto položky do následujících složek, které jsou obsaženy ve složce Osobní složky.

Outlook Dnes zobrazuje souhrn událostí, které se ten den staly a naplánovaly.

Zobrazuje počet nových zpráv, schůzky naplánované na týden a úkoly. Tato stránka je užitečná pro kontrolu aktuálního dne a nadcházejícího týdne.

Doručená pošta obsahuje příchozí e-maily a faxy. V Kalendář Zobrazuje schůzky a připomenutí schůzek a plánuje schůzky a setkání s ostatními uživateli. Můžete nastavit upozornění na položky Kalendář. Pokud je nastaveno upozornění, pak se v určený čas na obrazovce objeví okno s připomínkou nadcházející události nebo schůzky.

Při plánování schůzek můžete zobrazit dostupnost účastníků a vybrat vhodný čas. Outlook také usnadňuje sledování každoročních událostí, jako jsou svátky a narozeniny.

Kontakty Outlook slouží k ukládání jmen, telefonních čísel a adres obchodních partnerů. Seznamy kontaktů lze do aplikace Outlook importovat z jiných programů.

ÚkolyÚkoly pracovního dne lze spravovat pomocí pracovních a osobních seznamů úkolů v Outlooku. Můžete nastavit důležitost úkolů, povolit připomenutí termínu dokončení a aktualizovat průběh úkolu. V

Aplikace Outlook sleduje opakující se úkoly. Outlook lze také použít k přidělování úkolů jiným uživatelům a sledování jejich průběhu.

Poznámky Outlook usnadňuje vytváření, publikování a správu informací, které jsou důležité pro vás a vaše zaměstnance. Ve složce Smazáno jsou nalezeny všechny smazané prvky. Pracovní verze obsahovat koncepty a zprávy, které nejsou připraveny k odeslání. Odchozí- zprávy a faxy, které jsou připraveny k odeslání, ale ještě nebyly odeslány. Složka Odesláno obsahuje kopie odeslaných e-mailových zpráv.

Deník obsahuje denní záznamy osobních aktivit . Zápis do deníku se automaticky vytváří při odesílání a přijímání e-mailů nebo při práci v jakékoli aplikaci Microsoft Office. Ručně je možné vytvářet libovolné záznamy. Obecný princip práce s Outlookem je tento: po otevření složky je potřeba vybrat požadovanou položku a automaticky se spustí formulář, který ji obsluhuje. Chcete-li rychle najít položku, aniž byste museli procházet seznamy položek aplikace Outlook, můžete použít Nalézt na panelu nástrojů. Tento příkaz umožňuje vyhledávat jakoukoli položku v aplikaci Outlook, včetně zpráv, schůzek, kontaktů a úkolů. Uživatel aplikace Outlook může zadat širokou škálu podmínek vyhledávání pomocí příkazu nabídky Rozšířené hledání Servis.

Pomocí tlačítka Uspořádat na panelu nástrojů můžete uspořádat obsah složek, nastavit vlastní pravidla pro zpracování zpráv a dokonce se chránit před nežádoucími příjemci. Pro každou složku existuje sada pohledů - způsobů zobrazení položek na obrazovce. Sada standardních pohledů obsahuje: tabulku, časovou osu, karty atd., ale můžete si vytvořit vlastní s potřebnými parametry pro filtrování, seskupování a řazení prvků a měnit fonty pohledů. Konfigurace parametrů prezentace dat a provozních režimů prvků aplikace Outlook se provádí stisknutím příslušné klávesy v dialogovém okně příkazu Možnosti nabídky

Servis(obr. 2).

Oblíbené v kategorii: