Outlook beállítási szabályok. Szabályok használata az Outlookban. Szabályok letiltása vagy törlése

A szabályok lehetővé teszik az e-mail üzenetek automatikus mozgatását, megjelölését és megválaszolását. Szabályokat is használhat hangok lejátszására, üzenetek mappákba helyezésére, vagy riasztások megjelenítésére az új üzenetekről.

A legegyszerűbb és legáltalánosabb létrehozható szabály lehetővé teszi, hogy egy adott feladótól vagy a tárgysorban bizonyos szavakat tartalmazó elemeket egy másik mappába helyezzen át. Ez a szabály közvetlenül létrehozható a már kapott üzenetekből.

Hozzon létre egy szabályt a Szabályvarázsló segítségével

A szabályvarázsló segítségével háromféle szabályt lehet megvalósítani.

Maradjon szervezett: Az alább felsorolt ​​szabályok segítenek az üzenetek szűrésében, tárolásában és kezelésében.

Tudatosság: Ezek a szabályok értesítenek, ha olyan üzenet érkezik, amely megfelel egy adott feltételkészletnek.

Egyedi szabályok: Ezek sablon nélkül létrehozott szabályok.

A szabályok szinte korlátlanul testreszabhatók. Számos beállítást beállíthat minden egyes létrehozott szabálytípushoz. Ha meg szeretné tudni, hogyan hozhat létre szabályokat a Szabályvarázsló használatával, kövesse az alábbi lépéseket:

Válassza ki Fájl > Szabályok és figyelmeztetések kezelése párbeszédpanel megnyitásához Szabályok és figyelmeztetések.

A lapon E-mail szabályok kattintson Új szabály.

Válasszon egyet a sablonok közül 1. lépés. Üres szabállyal kezdéshez válassza a lehetőséget Szabály alkalmazása a kapott üzenetekre vagy Szabály alkalmazása az általam küldött üzenetekre.

A beállításhoz kattintson bármelyik aláhúzott lehetőségre. Például választáskor Jelölje meg egy adott felhasználótól érkező üzeneteket további műveletekhez az 1. lépésben válassza ki emberek vagy nyilvános csoport a megjelölni kívánt feladók üzeneteinek kiválasztásához, majd nyomja meg a gombot további intézkedésre jegyzet és dátum kiválasztásához a további műveletekhez.

A Szabályvarázsló második oldalán további feltételeket adhat hozzá a szabályhoz. Például kiválaszthat olyan üzeneteket egy adott felhasználótól, amelyek bizonyos szavakat tartalmaznak az üzenet tárgyában vagy törzsében.

A -ban az előző képernyőn beállított feltételek bármelyike ​​meg lesz jelölve. A négyzetek bejelölésével több további feltételt is kiválaszthat.

BAN BEN 2. lépés: Módosítsa a szabályleíró ablakot További.

A Szabályvarázsló harmadik oldalán további műveleteket is kiválaszthat, amelyeket alkalmazni kíván az üzenetre. Például megjelölhet üzeneteket további műveletekhez, valamint a kiemelten fontos üzeneteket.

BAN BEN 1. lépés: Válassza ki a feltétel(ek) mezőt, az első képernyőn konfigurált műveletek bármelyike ​​meg lesz jelölve. A négyzetek bejelölésével több további műveletet is kiválaszthat.

BAN BEN 2. lépés: Módosítsa a szabályleíró ablakot, kattintson az imént hozzáadott aláhúzott további kifejezések bármelyikére. Kattintson További.

A Szabályvarázsló negyedik oldalán bármilyen kivételt hozzáadhat a szabályhoz. Például ellenőrizheti, hogy kizárja a fontosként megjelölteket, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a különösen fontosnak tartott üzenetek ne legyenek megjelölve további műveletekre.

BAN BEN 1. lépés: Válassza ki a feltétel(ek) mezőt, válasszon több további feltételt a négyzetek bejelölésével.

BAN BEN 2. lépés: Módosítsa a szabályleíró ablakot, kattintson az imént hozzáadott aláhúzott további kifejezések bármelyikére. Ezután kattintson További.

A Szabályvarázsló utolsó oldalán adja meg a szabály nevét.

Ha ezt a szabályt azokra az üzenetekre szeretné alkalmazni, amelyek már a Beérkezett üzenetek mappában vannak, jelölje be a mellette lévő négyzetet Futtassa ezt a szabályt azokra az üzenetekre, amelyek már a beérkező levelek között vannak.

Az alapértelmezett be van jelölve Szabály engedélyezése. Törölheti a jelölőnégyzet jelölését, ha nem szeretné, hogy a szabály jelenleg engedélyezve legyen.

Szabály törlése

Ha egy szabályra már nincs szükség, törölheti azt.

Szabályok kézi végrehajtása

Egy vagy több szabályt manuálisan is futtathat.

A lapon Fájl válassza ki Szabályok és figyelmeztetések kezelése majd a lapon E-mail szabályok kattintson a gombra Alkalmazza a szabályokat.

A párbeszédpanelen Alkalmazza a szabályokat a listán Válassza ki a végrehajtandó szabályokat Jelölje be a jelölőnégyzetet minden egyes futtatni kívánt szabály mellett.

Ha másik mappát kell használnia, a szakaszban Futtassa a mappában kattintson a gombra Felülvizsgálat, válasszon ki egy mappát, és kattintson a gombra rendben.

Jelölje be a négyzetet Tartalmazzon almappákat hogy a 3. lépésben megadott mappában található összes mappa szerepeljen.

A listán Vonatkoznak Alapértelmezés szerint az összes üzenet ki van jelölve. Ezt az értéket módosíthatja olvasott vagy olvasatlan üzenetekre.

Kattintson Végrehajtás.

Szerverszabályok és ügyfélszabályok

Az Outlookban kétféle szabály létezik: kiszolgálószabályok és ügyfélszabályok.

Tanács: Ha a szabályok listája mindkét típusú szabályt tartalmazza, először a szerverszabályokat alkalmazza a rendszer, majd az ügyfélszabályokat.

Alkalmazzon szabályokat más Outlook-elemekre

Találkozói meghívók, feladatkérések és dokumentumok

Az értekezlet-összehívások, a feladatkérések és a dokumentumok a szabályok alkalmazásakor üzenetnek számítanak. Ha például olyan szabályt hoz létre, amely bizonyos feltételeknek megfelelő elemeket egy speciális mappába helyez át, akkor a feltételeknek megfelelő összes feladatkérés és értekezlet-kérelem is átkerül. Az ilyen elemeket érintő szabályok létrehozásakor azonban ügyeljen a következő korlátozásokra:

Előfordulhat, hogy az a tétel, amelyet nem helyez át egy levélmappába, nem működik a várt módon. Például, ha egy üzenetet áthelyeznek egy mappába Naptár, új találkozó nem jön létre.

Ha a meghívásra vagy feladatra adott válasz a szabály szerint átkerül a mappába Törölve, a választ nem követi nyomon az eredeti elem.

Ha az értekezlet-összehívás automatikusan átkerül a mappába Törölve, az értekezlet nem kerül a mappába Naptár.

Az elküldött üzenetekre vonatkozó szabályok nem vonatkoznak a megbízásokra vagy az értekezlet-összehívásokra.

Kapcsolatfelvételi csoportok

A névjegycsoportot tartalmazó szabály végrehajtása a létrehozás módjától függhet.

A nyilvános csoportnak küldött üzenetek áthelyezése a mappába.
Ez a szabály csak Exchange Server-fiók használata esetén érhető el. Csak a Contact Group mappába küldött üzenetek kerülnek át a megadott mappába. A névjegycsoporthoz tartozó felhasználók üzenetei nem kerülnek át a megadott mappába.

Rövid megjegyzés az Outlook szabályainak maximális méretére vonatkozó korlátozásokról. Az Outlook Rules egy hatékony eszköz, amellyel rendszerezheti és automatizálhatja a felhasználók munkáját az Outlookban.

A szabályoknak köszönhetően konfigurálható a bejövő és kimenő levelezés mozgatása, továbbítása, törlése, megszervezhető a levelek rendezése, kategorizálása, és még sok minden más... Nem lehet azonban végtelen számú szabályt létrehozni, mert a szabályok maximális mérete korlátozott – és ez nem magát az Outlookot korlátozza, hanem az Exchange levelezőszerverét, amelyen a felhasználó postafiókja található.

Egyes esetekben, amikor szabályokat hoz létre vagy szerkeszt az Outlook programban, megjelenhet egy üzenetablak, amely jelzi, hogy a szabály nem írható a kiszolgálóra:

Egy vagy több szabályt nem sikerült továbbítani az Exchange-kiszolgálóra, ezért le van tiltva. Előfordulhat, hogy egyes beállítások nem támogatottak, vagy nincs elég hely az összes szabály tárolására.

Az Outlook angol verziójában a hiba így néz ki:

Ez azt jelenti, hogy az Exchange levelezőkiszolgálón lévő postafiókjában elfogyott a szabályok tárolására alkalmas hely. A szabályok számára lefoglalt terület nagysága a Microsoft Exchange verziójától függ:

• Csere 2003– 32 KB van lefoglalva a szabályokhoz (átlagosan ez 20–25 szabály tárolására elegendő)
• Csere 2007/ Csere 2010/ Csere 2013 / 2016– 64 KB van lefoglalva a szabályokhoz

Az Exchange 2003-ban a maximális szabályméret korlátja rögzített, és nem módosítható. Az Exchange újabb verzióiban a szabályok tárolására szolgáló memória mennyisége 256 KB-ra növelhető. A szabálykorlát minden felhasználó számára egyedileg van beállítva egy speciális attribútum segítségével RulesQuota.

Az Exchange Management Console következő parancsának futtatásával megtudhatja egy adott felhasználó aktuális Exchange-szabálykvótaméretét:

Get-Mailbox felhasználónév | ft név, RulesQuota

A doboz memóriájának növelése:

Set-Mailbox -identity felhasználónév -RulesQuota 256Kb

jegyzet. A szabályméret-kvóta a következő értékekre állítható be: 64 KB, 128 KB vagy 256 KB.

Ha az összes postafiókra vonatkozó szabálykorlátot egyszerre kell növelnie, a parancs segít:

Get-Mailbox | Set-Mailbox -RulesQuota 128KB

Ha ez a hely nem elegendő a szabályok tárolására, a felhasználónak ajánlatos a következő manipulációkhoz folyamodnia:

• Távolítsa el a szükségtelen szabályokat
• Egyesítési szabályok (például e-mailek áthelyezése ugyanabba a mappába)
• Szabálynevek zsugorítása
• Ha az egyik szabály az e-maileket a személyes mappák.pst fájlba helyezi át, akkor az archívumot egy rövidebb elérési úttal rendelkező könyvtárba kell helyeznie. Például a C:\Documents and Settings\winitpro\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\mymail2013.pst mappából a C:\mail\mymail2013.pst mappába.

A Microsoft Outlookban az információk mappákban tárolódnak, akárcsak az Intézőben lévő dokumentumok. Számos Microsoft Outlook-elemekhez létrehozott mappát és különféle típusú e-mail fiókokat használhat. Az, hogy ezek a mappák hol jelennek meg a mappalistában, az e-mail fiók típusától és az Outlook-adatok tárolási helyétől függ.

• Szabványos mappák - alapértelmezés szerint a Microsoft Outlook a "Mailbox" csoportban jeleníti meg - a mappák listájában található e-mail fiók nevét Átmeneti területek, mappák minden elemtípushoz: Beérkezett üzenetek, Naptár, Névjegyek, Feladatok, Jegyzetek és Napló. A program a következő mappákat is tartalmazza:
  • „Piszkozatok” – a fejlesztés alatt álló, befejezetlen elemek tárolása;
  • „Elküldött” – az elküldött tételek másolatainak tárolása;
  • „Törölve” – az ideiglenesen törölt elemek tárolása azok teljes törléséig vagy visszaállításáig;
  • „Kimenő” – az offline munka során létrehozott elemeket tárolja, amelyeket a következő csatlakozáskor el kell küldeni.

Ha Microsoft Exchange-fiókot használ, az üzenetek a Beérkezett üzenetek mappába kerülnek. Létrehozhat saját mappákat a Microsoft Outlook információk további rendszerezéséhez és rögzítéséhez. Az összes mappa kezeléséhez használja a mappalistát.

• Internetes e-mail fiókokhoz társított mappák:
  • Hotmail Ha Hotmail-fiókokat használ, a navigációs ablakban a mappalistában a fent említett szabványos Outlook-mappa felett egy „Hotmail” ikon látható, alatta pedig a Hotmail-kiszolgálón lévő mappák. Az üzenetek a mappába kerülnek Beérkezett üzenetek a "Hotmail" ikon alatt. Használja ezt és más Hotmail szervermappákat a fogadott, elküldött és törölt üzenetek megtekintéséhez;
  • POP3 – Ha POP3-fiókot használ, a navigációs ablakban lévő mappák listája a Személyes mappák csoport szabványos mappáit jeleníti meg. Az üzenetek a Beérkezett üzenetek mappába kerülnek;
  • IMAP – Ha IMAP-fiókot használ, a navigációs ablakban lévő mappák listája az IMAP_kiszolgáló_neve csoport szabványos mappáit jeleníti meg. Az üzenetek az IMAP-szerver mappáiba kerülnek. Fel kell iratkoznia az IMAP-kiszolgálón lévő Beérkezett üzenetek mappára és az e-mail üzenetekre. Kezdetben az Outlook csak az üzenetfejléceket jeleníti meg; Bizonyos üzenetek számítógépére való letöltéséhez meg kell jelölnie a fejlécet. Ezek az üzenetek az Inbox mappa IMAP_server_name csoportjában jelennek meg Mappalista V Átmeneti területek. Ha töröl egy elemet az IMAP_kiszolgáló_neve csoportból a Beérkezett üzenetek mappában, az üzenet áthúzva jelenik meg, és egy idő után törlődik az IMAP-kiszolgálóról.
• Mappák az elemek archiválásához és rendszerezéséhez – Amikor az Automatikus archiválást futtatja az elemek archiválásához, a Microsoft Outlook automatikusan létrehoz egy Archív mappák mappát. Ez a mappa az archivált Microsoft Outlook elemeket tárolja. Minden további adatfájl, amelyet a felhasználó az elemek rendezésére hoz létre, és a bennük lévő mappákat a rendszer hozzáadja a Személyes mappák csoporthoz a mappák listájában. Átmeneti területek.
• Szokásos és megosztott személyes mappák – A fent tárgyalt szabványos mappák és a kiszolgálón a postafiókban létrehozott mappák személyes mappafájlban (.pst) vagy offline mappák fájljában (.ost) olyan személyes mappák, amelyekhez csak Ön férhet hozzá. Ha azonban a Microsoft Outlook-ot a Microsoft Exchange Serverrel használja, személyes postafiókját nyilvánossá teheti mappaengedélyek beállításával vagy meghatalmazott kijelölésével.
• Nyilvános mappák – A nyilvános mappák a postafiókjukon kívüli különálló helyek, ahol a Microsoft Exchange-felhasználók létrehozhatnak és megtekinthetnek egy adott témához vagy projekthez kapcsolódó Microsoft Outlook-elemeket. Ha az Exchange-kiszolgáló rendszergazdája engedélyezi a nyilvános mappákat, akkor azok a navigációs ablakban a mappalistában a Nyilvános mappák csoportban jelennek meg. Ha rendelkezik a szükséges engedélyekkel, megnyithat egy külön megosztott mappát a tartalom megtekintéséhez és hozzáadásához, vagy létrehozhat saját megosztott mappákat, és engedélyeket adhat más felhasználóknak a használatukra. A nyitott nyilvános mappában lévő tételek ugyanúgy jelennek meg, mint a személyes postafiókokban.
• Keresési mappák – A keresési mappák olyan virtuális mappák, amelyek meghatározott keresési feltételeknek megfelelő e-mail elemeket tartalmaznak. Amikor létrehoz egy keresési mappát, egy sor előre beállított beállítást kap, például "Üzenetek mellékletekkel" vagy "Üzenetek meghatározott személyektől". Saját keresési mappákat is létrehozhat saját keresési feltételek megadásával, amelyeknek a mappába belépő e-mail üzeneteknek meg kell felelniük. Minden keresési mappa egy időben frissített lista az összes mappában található keresési eredményekről.

Mappa létrehozása

1. Válasszon a menüből Fájl csapat Teremt, majd a parancsot Mappa.
2. A Név mezőben adja meg a mappa nevét.
3. A listán Mappa tartalma válassza ki a létrehozandó mappa típusát.
4. A Mappa helye listában válassza ki a mappa helyét.

Mappa másolása

1. A menün Megy Válassz csapatot Mappalista.
2. Mutasson a Fájl menüben a Mappa parancsra, és válassza ki a parancsot Másolja a "mappa nevét".
3. Válassza ki a listából azt a helyet, ahová a mappát másolni szeretné.

Mappa áthelyezése

1. A menün Megy Válassz csapatot Mappalista.
2. A navigációs ablakban lévő mappák listájából válassza ki az áthelyezni kívánt mappát.
3. Válasszon a menüből Fájl csapat Mappa, majd a parancsot Mappa nevének áthelyezése.
4. Kattintson a listában arra a helyre, ahová a mappát át kívánja helyezni, vagy az Új gombra kattintva hozzon létre egy mappát, ahová a kiválasztott mappát áthelyezi.

A keresési mappák nem helyezhetők át, mert virtuális mappák, amelyek meghatározott keresési feltételeknek megfelelő elemeket tartalmaznak.

Mappa átnevezése

1. A mappák listájában kattintson az átnevezni kívánt mappára.
2. Válasszon a menüből Fájl csapat Mappa, majd a parancsot Mappa átnevezése "mappanév".
3. Adjon meg egy új mappanevet.

Mappa törlése

1. A menün Megy Válassz csapatot Mappalista.
2. A navigációs ablakban lévő mappák listájában kattintson a jobb gombbal a törölni kívánt mappára.
3. A helyi menüben válassza ki a parancsot Törölje a mappa nevét.

Ha töröl egy keresési mappát, csak a mappa törlődik, a benne megjelenő elemek nem.

Elem áthelyezése másik mappába

1. Válassza ki az áthelyezni kívánt elemet.
2. Kattintson az Áthelyezés mappába gombra, és kattintson a mappa nevére, ahová át szeretné helyezni az elemet. A lista azon mappák nevéből áll össze, amelyekbe az elemeket már áthelyezték.
3. Ha a kívánt mappa nem szerepel a listában, válassza ki a parancsot Áthelyezés mappábaés kattintson a mappára.

Az összes mappa elrejtése

A mappák listájának megtekintéséhez válassza a menüből a lehetőséget Megy csapat Mappalista. A mappák kibontásához és az almappák megtekintéséhez kattintson a „+” gombra a mappák összecsukásához és az almappák elrejtéséhez, kattintson a „–” gombra. Vegye figyelembe, hogy:

• vidék Kedvenc mappák csak a környéken érhető el Levél. Vidék Kedvenc mappák Nem mozgatható, nem rejthető el, és nem is méretezhető át. Csak a levelezési mappák távolíthatók el vagy adhatók hozzá a Kedvenc mappák mappához. A terület nem jeleníthető meg Kedvenc mappák más területeken, például a területen Mappalista;
• vidék Mappalista nem mozgatható, de mérete változtatható;
• Ha mindig az összes mappát szeretné megjeleníteni, nem csak a levelezési mappákat, cserélje ki a Mappalista gombot egy nagy gombra, és helyezze a Levelezés gomb fölé, vagy távolítsa el a Levél gombot a navigációs ablaktábláról.

Mappaelrendezés másolása

A mappaelrendezés a mappa sajátos jogai, szabályai, űrlapjai, nézetei és leírása.

1. A menün Megy Válassz csapatot Mappalista.
2. A mappák listájából válassza ki a másolni kívánt mappát.
3. A Fájl menüben válassza a Mappa menüpontot, és kattintson a gombra Mappa elrendezésének másolása.
4. Válasszon a listából Másolás szerkezete mappák eredeti mappája.
5. A Másolás csoportban válassza ki a másolni kívánt forrásmappa tulajdonságait.

A mappa méretének meghatározása

Ha egy mappa almappákat tartalmaz, a Microsoft Outlook megjeleníti az összes almappa méretét és teljes méretét. Ha Microsoft Exchange-kiszolgálófiókot használ Gyorsítótárazott Exchange-kiszolgáló módban, láthatja az offline mappák (.ost) fájl méretét (Helyi adatok lap) és a kiszolgálón található postafiókot (Szerveradatok lap). A helyi számítógépen tárolt adatfájlok, például az offline mappák (.ost) fájlok nem olyan hatékonyak, mint a kiszolgálón tárolt adatok, ezért a helyi számítógépen lévő adatfájl mérete nagyobb lesz, mint a kijelölt postafiók mérete. A mappaméret nem számítható ki a keresési mappákhoz, mert ezek olyan virtuális mappák, amelyek bizonyos feltételeknek megfelelő elemek nézeteit tartalmazzák. A navigációs ablakban kattintson a jobb gombbal a méretezni kívánt mappára, és válassza ki Tulajdonságokés kattintson a "Mappa mérete" gombra.

Ha meg szeretné tekinteni a mappák méretét a Keresés mappák kivételével, a navigációs ablakban lévő mappalistában válassza a Mappaméretek.

A Törölt elemek mappa ürítése

• Automatikus mappatisztítás Törölve.
  1. A menün Szolgáltatás Válassz csapatot Lehetőségek, majd a fület Továbbá.
  2. Jelölje be a négyzetet.
  3. Ha szükséges, kapcsolja ki az értesítést, mielőtt a Törölt elemek mappa automatikusan kiürül.
  4. Válasszon a menüből Szolgáltatás csapat Lehetőségekés nyissa meg a lapot Továbbá.
  5. Törölje a jelölőnégyzet jelölését. Az automatikus mappatisztítás letiltása Törölve, törölje a jelölést Kilépéskor ürítse ki a Törölt elemek mappát.
• A Törölt elemek mappa kézi ürítése.
  1. A menün Megy Válassz csapatot Mappalista.
  2. A mappák listájában kattintson a jobb gombbal a Törölt elemek mappára, és válassza ki a parancsot a helyi menüből Ürítse ki a Törölt elemek mappát.

Kapcsolja ki az értesítést, mielőtt a Törölt elemek mappa automatikusan kiürül

1. A menün Szolgáltatás Válassz csapatot Lehetőségek, majd a fület Továbbá.
2. Kattintson a "Speciális beállítások" gombra.
3. Törölje a jelölést Figyelmeztetés megjelenítése az elemek törlése előtt.

Kezdőlap hozzárendelése egy mappához

Kattintson a jobb gombbal arra a mappára, amelyhez hozzá kívánja rendelni a mappa kezdőlapját, és válassza ki a parancsot a helyi menüből Tulajdonságokés nyissa meg a "Kezdőlap" lapot. A Cím mezőbe írja be annak a weboldalnak a címét, amelyet a mappa kezdőlapjaként fog használni, vagy kattintson a Tallózás gombra, és válasszon ki egy oldalt a listából. Egy weboldal megjelenítéséhez, amikor egy mappára kattint, jelölje be a jelölőnégyzetet Alapértelmezés szerint a kezdőlap megjelenítése.

Miután új kezdőlapot rendelt egy mappához, az Alapértelmezések visszaállítása gombra kattintva visszaállíthatja az eredeti beállításokat, például a mappa kezdőlapját, amelyet a rendszergazda alapértelmezett kezdőlapként állított be.

Tehát megvizsgáltuk az e-mailekkel való munka főbb szempontjait: üzenet létrehozása, küldése és fogadása, valamint válaszadás, továbbítás és e-mail paraméterek beállítása. Mindez kétségtelenül lehetővé teszi kommunikációs tevékenységeinek megfelelő szintű megszervezését. Az Outlook alább tárgyalt funkciói azonban nem csak a folyamat megszervezését, hanem optimalizálását is lehetővé teszik, ami a Microsoft Outlookot az e-mail szoftverek vezetőjévé teszi.

Szabályok Mester egy speciális Outlook-eszköz, amely segít feldolgozni az e-maileket. A szabályok meghatározzák azokat a műveleteket, amelyeket bizonyos üzeneteknél automatikusan végre kell hajtani. A létrehozott szabályt a Microsoft Outlook alkalmazza a bejövő vagy kimenő üzenetekre.

Outlook szabályok

Szabályok - az üzenetek feldolgozására és megrendelésére vonatkozó feltételek, műveletek és kivételek összessége. Mindegyik szabály három elemből áll: egy vagy több feltétel, amely leírja azokat az üzeneteket, amelyekre a szabály vonatkozik; egy vagy több művelet, amely meghatározza a feltételeknek megfelelő üzeneteken végrehajtandó műveleteket, és egy vagy több kivétel, amelyek meghatározzák, hogy a szabály mely üzenetekre nem vonatkozhat. Például automatikusan áthelyezheti a vezetőjétől kapott összes üzenetet (feltétel), kivéve azokat, amelyek nagyon fontosak (kivétel) egy külön mappába (művelet).

A 9.7. táblázat a szabványos szabályokat és azok leírásait mutatja be.

9.7. táblázat. Szabványos szabályok és leírásaik

Hozzon létre egy szabályt

Nézzük meg, hogyan működik a Szabályvarázsló a következő példa segítségével. Tegyük fel, hogy Ön Internet előfizető, és minden nap kap üzeneteket az előfizetéses szervertől (esetemben ezek a nap hírei a CityCat-től). A természetes vágy az, hogy a híreket automatikusan áthelyezzük egy speciálisan erre a célra létrehozott mappába. De tegyük fel, hogy a CityCat hírei mellett időjárás-jelentéseket is kap. Sőt, ha az üzenetnek (hírnek) van melléklete, azt nem szeretném ebbe a mappába helyezni.

Így beállíthatja a következő szabályt: „Új üzenetek áthelyezése a mappába CityCat feltéve, hogy a feladó CityCat, és az üzenet tárgya a "hír" szöveget tartalmazza, kivéve, ha az üzenet mellékletet tartalmaz."

9.31. példa. Hozzon létre egy szabályt

> Szolgáltatás > Szabályvarázsló...

Teremt...

Szabály létrehozása sablon alapján

Szabálytípusok Új üzenetek áthelyezése valakitől

A szabály leírása

Név Város Cat

Név:= <Имя папки>

Helyezze el a Beérkezett üzenetek mappába

<Текст>

Új hozzáadása:=<текст>(9.47. ábra)

Szabály neve:= <Имя правила>

Futtassa ezt a szabályt azokon az üzeneteken, amelyek már a Beérkezett üzenetek mappában vannak

A gomb megnyomása után Kész(Befejezés) elindul a mappaelemekre vonatkozó szabály Felhasználói tulajdonságok(Személyes mappák). Most a szabály teljesen készen áll a használatra.

Szabályokkal való munka

Az összes létrehozott szabály szerepel a listában Alkalmazza a szabályokat a következő sorrendben(A szabályok alkalmazása a következő sorrendben) párbeszédpanel Szabályok Mester(Szabályvarázsló). A megfelelő gombok segítségével szabályokat hozhat létre, módosíthat, átnevezhet és törölhet.

Ha szükséges, letilthatja vagy engedélyezheti a szabályvégrehajtási módot. Ehhez törölje vagy jelölje be a mód neve melletti négyzetet.

Ha egynél több szabály van, akkor a gombokkal módosíthatja a végrehajtás sorrendjét Fel(Mozgás lefelé) és Le(Mozgás felfelé). Egyes esetekben sokat számít a szabályok végrehajtásának sorrendje.

Az automatikus mellett a Szabályvarázsló támogatja a létrehozott szabályok kézi végrehajtását is.

9.32. példa. A szabályok „kézi” végrehajtása

Végrehajtás...

Beleértve az almappákat is

Alkalmazás az összes üzenetre

Végrehajtás

A szakasz befejezéseként szeretnék néhány megjegyzést és tippet adni a Szabályvarázslóval való munkavégzéshez.

• Nagyon alaposan gondolja át, hogyan fogja felépíteni üzeneteit. Fontos tisztában lenni azzal, hogy az Outlook hogyan működik a kiválasztott struktúrával. Így például minden névjegyhez létrehozhat azonos típusú mappákat, amelyek almappákat tartalmaznak: Beérkezett üzenetek(Beérkezett üzenetek) – a partnertől kapott üzenetekhez, és Küldött(Elküldött tételek) - a neki küldötteknek.
• Szabály létrehozásakor gondolja végig annak teljes algoritmusát. Ügyeljen arra, hogy a szabály ne legyen átfedésben másokkal, és ne mondjon ellent önmagának, hogy később ne keressen üzenetet ott, ahol nincs. Néha ilyen esetekben a Szabályvarázsló figyelmeztetést ad ki az összeférhetetlenségről.
• Ha egy üzenet nem felel meg egyik szabálynak sem, akkor a mappába kerül Beérkezett üzenetek(Beérkezett üzenetek)
• Ne feledkezzünk meg a strukturálás másik gyakori eszközéről sem - Kategóriák(Kategória). Hozzon létre kategóriaszabályokat a tipikus üzenetekhez.

A szabályok úgy szabályozzák az e-mail üzeneteket, hogy műveleteket hajtanak végre azokon az üzeneteken, amelyek megfelelnek a meghatározott feltételeknek. A létrehozott szabályt a rendszer a Microsoft Outlook programban alkalmazza a " Beérkezett üzenetek", vagy az elküldött üzenetekre. A következő szabályokat beállíthatja úgy, hogy azok automatikusan életbe lépjenek, például:

• továbbítja a főnökének Vaszilij Pupkin összes üzenetét, amely a mappádba érkezik" Beérkezett üzenetek»;
• az „Értékesítés” kategória hozzárendelése minden olyan elküldött üzenethez, amelynek „Tárgy” mezőjében az „értékesítés” szó szerepel;
• Jelölje meg az összes értekezlet-összehívást és értekezlet-frissítést a főnökétől.

Minden szabály két fő kategóriába sorolható: értesítések és szervezetek. Az értesítési szabályok arra szolgálnak, hogy ilyen vagy olyan módon értesítsék a felhasználót, ha egy adott üzenet érkezett. Létrehozhat például egy szabályt, amely automatikusan e-mailt küld a felhasználó mobiltelefonjára, amikor üzenetet kap egy családtagtól. A szervezet szabályai bizonyos műveleteket hajtanak végre az üzeneten. Létrehozhat például egy szabályt, amely bizonyos üzeneteket egy adott mappába helyez át, vagy megjelöli őket egy adott dátumig végrehajtásra.

A szabályok manuálisan is futtathatók. Kézi futtatáskor a szabályok vonatkozhatnak a mappában már lévő egyes üzenetekre Beérkezett üzenetek, és más mappákban lévő üzenetekhez. A szabályok kivételt adhatnak speciális esetekre, például a cselekvésre jelölt vagy a legmagasabb prioritású kategóriába sorolt ​​üzenetekre. Ha egy üzenet megfelel a megadott kivételfeltételek legalább egyikének, a szabály nem vonatkozik rá.

Ha az e-mail fiók Microsoft Exchange kiszolgálón található, a szabályok a kiszolgálón lévő üzenetekre vonatkoznak, még akkor is, ha a felhasználó Outlookja nem fut. Ezeket a szabályokat szerverszabályoknak nevezzük. Be kell őket állítani, hogy futjanak, amikor üzenetek érkeznek a mappába Beérkezett üzenetek a szerveren, és azokat teljes egészében a szerveren kell végrehajtani. Például egy szabály nem alkalmazható a szerveren, ha a művelet egy üzenet nyomtatását foglalja magában. Ha egy szabályt nem lehet alkalmazni a kiszolgálón, akkor a Microsoft Outlook indításakor kerül alkalmazásra.

A „csak kliens” szavak a kiszolgálón nem végrehajtható szabály nevének végére kerülnek. Az ügyfélalkalmazásra vonatkozó szabályok végrehajtása utoljára történik. Ha a szabálylista kiszolgáló- és ügyfélszabályokat is tartalmaz, először a kiszolgálószabályokat alkalmazza a rendszer, majd az ügyfélszabályokat.

A kézbesítési elismervényeket, az olvasási elismervényeket, a szavazásra adott válaszokat és a hiányzási értesítéseket a rendszer normál üzenetként kezeli. Például, ha olyan szabályt hoz létre, amely lehetővé teszi, hogy a Tárgy mezőben a „megbeszélés” szót tartalmazó összes elemet áthelyezze egy adott mappába, akkor az összes megfelelő kézbesítési nyugta, szavazásra adott válasz és hiányzási értesítés is átkerül.

Az értekezletekre szóló meghívókat, megbízásokat és dokumentumokat rendszeres üzenetként kezeljük. Például, ha olyan szabályt hoz létre, amely a Tárgy mezőben a "találkozó" szót tartalmazó elemeket egy adott helyre helyezi át, akkor a feltételnek megfelelő összes hozzárendelés és értekezlet-összehívás is átkerül. A szabályok létrehozásakor azonban tisztában kell lennie az ezekkel az elemtípusokkal kapcsolatos számos korlátozással:

• Ha az áthelyezett tétel rendeltetési helye nem egy levélmappa, előfordulhat, hogy a tervezett művelet meghiúsul. Ha például egy üzenetet áthelyez a Naptár mappába, akkor nem jön létre új találkozó;
• Ha egy meghívásra vagy feladatra adott válasz egy szabály szerint a Törölt elemek mappába kerül, akkor az útvonal nem frissül az eredeti tételben;
• Ha egy értekezlet-összehívás automatikusan átkerül a Törölt elemek mappába, az értekezlet nem fog szerepelni a naptárban.

Az elküldött üzenetekre vonatkozó szabályok nem vonatkoznak a megbízásokra vagy az értekezlet-összehívásokra.

Hozzon létre egy szabályt

Hozzon létre egy szabályt sablonból vagy a semmiből – a navigációs területen válassza ki Levél. A menün Fájl Válassz csapatot Szabályok Mester. Módosítások alkalmazása a mappában: Válassza ki a kívánt Beérkezett üzenetek mappát. Kattintson az Új szabály gombra. Hajtsa végre a következő műveletek egyikét:

• szabály létrehozása egy mappában lévő üzenet alapján - nyissa meg az üzenetet tartalmazó mappát. Kattintson a jobb gombbal arra az üzenetre, amelyből szabályt szeretne létrehozni. Válasszon ki egy csapatot Hozzon létre egy szabályt. A párbeszédpanelen Hozzon létre egy szabályt válassza ki az alkalmazni kívánt feltételeket és műveleteket;
• Ha további feltételeket, műveleteket vagy kivételeket szeretne hozzáadni egy szabályhoz, kattintson a Továbbiak gombra, majd kövesse a Szabályvarázsló további utasításait.

Ha egy szabályt közvetlenül a létrehozása után szeretne alkalmazni, jelölje be a jelölőnégyzetet a Szabályvarázsló utolsó oldalán Hajtsa végre ezt az üzenetszabályt, amelyek már a mappában vannak" Beérkezett üzenetek».

• Hozzon létre egy szabályt a generált üzenet alapján– adja hozzá az üzenet címzettjét és tárgyát. Válasszon ki egy csapatot Hozzon létre egy szabályt. A párbeszédpanelen Hozzon létre egy szabályt
• Hozzon létre üzenetet az üzenetben szereplő név vagy terjesztési lista alapján– Nyissa meg az üzenetet, amelyből szabályt szeretne létrehozni. Kattintson jobb gombbal a névre vagy a terjesztési listára a Feladó, Címzett vagy Másolat mezőben, és válassza a lehetőséget Hozzon létre egy szabályt. A párbeszédpanelen Hozzon létre egy szabályt válassza ki az alkalmazni kívánt feltételeket és műveleteket. Ha további feltételeket, műveleteket vagy kivételeket szeretne hozzáadni egy szabályhoz, kattintson a Speciális gombra, majd kövesse a Szabályvarázsló további utasításait.
• Hozzon létre egy szabályt Egy SharePoint-webhelyről kapott figyelmeztetés alapján – Ha több e-mail fiókja van, a kifejezésekben szereplő „én” és „enyém” szavak az összes fiók e-mail-címére utalnak, nem csak a jelenleg aktív fiók e-mail-címére.

Szabályok kézi végrehajtása

1. A navigációs ablakban válassza a lehetőséget Levél.
2. A menün Fájl Válassz csapatot Szabályok Mester.
3. Ha több e-mail fiók van, a lista Alkalmazza a módosításokat a mappára válassza ki a kívánt mappát" Beérkezett üzenetek».
4. Kattintson a "Szabályok alkalmazása" gombra.
5. A Futtatni kívánt szabályok kiválasztása listában jelölje be a futtatni kívánt szabályok melletti jelölőnégyzeteket.
6. • Szabályok végrehajtása az aktuális mappában – az almappákban lévő szabályok végrehajtásához jelölje be a négyzetet Beleértve az almappákat is. Válasszon a listából Alkalmaz azon üzenetek típusához, amelyekre a szabályt végre kell hajtani, majd kattintson a „Futtatás” gombra;
   • Szabályok végrehajtása egy másik mappában – A szabályok végrehajtási mappájának módosításához kattintson a Tallózás gombra. A szabályok almappákban való futtatásához jelölje be a jelölőnégyzetet Beleértve az almappákat is. Válasszon a listából Alkalmaz azon üzenetek típusához, amelyeknél a szabályt végre kell hajtani, majd kattintson a "Futtatás" gombra.

A szabályok végrehajtása ugyanabban a sorrendben történik, ahogyan a Kiválasztás futtatandó szabályok listában szerepelnek. A végrehajtási sorrend csak a párbeszédpanel szabálylistájában módosítható Szabályok és figyelmeztetések.

Szabályok frissítése egy korábbi verzióból

Ez az eljárás csak akkor lehetséges, ha minden számítógép a Microsoft Office Outlook ugyanazt a verzióját használja. A szabályok frissítése után, ha a Microsoft Outlook korábbi verzióját használja, csak néhány szabály neve jelenik meg a szabályok listájában. Előfordulhat, hogy egyes szabályok leírásai nem jelennek meg.

1. A navigációs ablakban válassza a lehetőséget Levél.
2. A menün Fájl Válassz csapatot Szabályok Mester.
3. Ha több e-mail fiók van, a lista Alkalmazza a módosításokat a mappára válassza ki a kívánt mappát" Beérkezett üzenetek».
4. Kattintson a Beállítások gombra.
5. Kattintson a "Frissítés" gombra.

Ha több mappa van" Beérkezett üzenetek", akkor ezt az eljárást mindegyiknél meg kell ismételnie.

Egy adott személy üzeneteinek automatikus áthelyezése

1. Válasszon egy üzenetet attól a személytől, akinek az üzeneteit automatikusan át szeretné helyezni.
2. A menün Fájl Válassz csapatot Szervez.
3. A második felsorolásjeles listaelemben válassza ki a kívánt beállításokat. Mappa kiválasztásához kattintson a mappalista melletti nyílra.
4. Kattintson a "Létrehozás" gombra.

A párbeszédpanel segítségével összetettebb szabályokat hozhat létre az elemek rendszerezéséhez. Szabályok és figyelmeztetések menü Fájl.

Szabálykészlet importálása vagy exportálása

Az importált szabályok a Szabályvarázsló lista végére kerülnek. A Szabályvarázsló egyszerre csak egy szabálykészletet tud importálni. Az exportált szabályok egy névkiterjesztésű fájlba kerülnek .rwz.

1. A navigációs ablakban válassza a lehetőséget Levél.
2. A menün Fájl Válassz csapatot Szabályok Mester.
3. Ha több e-mail fiók van, a lista Alkalmazza a módosításokat a mappára válassza ki a kívánt mappát" Beérkezett üzenetek».
4. Kattintson a Beállítások gombra.
5. Hajtsa végre a következő műveletek egyikét:
   • Importálási szabályok– kattintson a „Szabályok importálása” gombra. A Fájlnév mezőben adja meg az importálandó szabálykészletet tartalmazó fájl elérési útját és nevét. Olyan fájl importálásához, amely nem a Szabályvarázslóban létrehozott szabályokat tartalmaz, például a Microsoft Outlook korábbi verzióival kompatibilis szabályokat, válassza ki a megfelelő fájltípust a listából. Fájltípus. Kattintson a "Megnyitás" gombra;
   • Exportszabályok– kattintson a „Szabályok exportálása” gombra. A Fájlnév mezőben adja meg annak a fájlnak az elérési útját és nevét, amelybe a szabálykészletet exportálni szeretné. Ha olyan fájlt exportál, amely csak a Microsoft Outlook korábbi verziójával kompatibilis szabályokat tartalmaz, válassza ki a listából Fájltípus"Outlook 2000-vel kompatibilis szabályok", "Outlook 98-cal kompatibilis szabályok" vagy "Outlook 2002/2003-mal kompatibilis szabályok". Kattintson a "Mentés" gombra.