Outlook Express mappatömörítés. Hogyan lehet letiltani az outlook expressz tömörítést? A tömörítési segédprogram használata

Dmitrij Neszterkin

Problémák megoldása az Outlook Express programban

Az e-mailekkel kapcsolatos problémák talán az egyik leggyakoribb ok, amiért a felhasználók felveszik a kapcsolatot a technikai támogatási szolgálatokkal és a rendszergazdákkal. A feladat látszólagos egyszerűsége ellenére nem mindig lehet megtalálni a hiba okát és gyorsan megszüntetni. Tekintsük át a leggyakoribb problémákat, amelyek az Outlook Express kliensen keresztüli e-mailezés során merülnek fel.

Ez a szabványos Windows levelezőprogram nem rugalmas és nem megbízható. Ennek ellenére az Internet Explorer mellett ezt a szoftverterméket gyakran választják vállalati szabványnak a gazdaságosság és a könnyű konfigurálás érdekében.

Ellentétben „nagy testvérével” - a Microsoft Office programcsomag Outlook programjával, ahol azonban néha előfordul néhány olyan probléma is, amelyről ma beszélünk, az Outlook Express egy egyszerűsített levelezőadatbázis-formátumot (.dbx) használ, ami kevésbé. sérülésekkel szemben ellenálló. Ez a szolgáltatás számos meghibásodást és gyakran adatvesztést okoz a levelezőkliensben. Ellentétben az Outlook „irodai verziójával”, amelyhez a Microsoft beépített eszközöket biztosít a levelezési adatbázisok és archívumok visszaállításához - a scanpst és a scanost segédprogramokat (ezeket általában a C:\Program files\Common files\system\msmapi\ mappában találja meg) 1033 mappa, ha az Outlook 2003 telepítve van, vagy C:\Program Files\Microsoft Office\Office12, ha Outlook 2007-et használ), az Express verzióban nincsenek ilyen eszközök.

Alapértelmezés szerint az Outlook Express üzenettároló a felhasználó személyes profiljában található (a C:\Documents and Settings\ mappában<имя пользователя>\Local Settings\Application Data\Identities\(egyedi azonosító)\Microsoft\Outlook Express). Szükség esetén a „Karbantartás” fül programbeállításaiban a helye módosítható. A levelezési adatbázis .dbx kiterjesztésű fájlok halmaza, amelyek mindegyike megfelel valamelyik felhasználói mappának. Ezeknek a fájloknak a neve pontosan megismétli a levelezőkliens ablakában lévő mappák nevét. Vannak olyan szolgáltatási dbx fájlok is, amelyekben a fogadott üzenetek naplója és az almappák hierarchiája van tárolva.

Levél túlcsordulás

Előfordul, hogy a program egy hibakóddal és rendkívül homályos magyarázattal „azonosítatlan hiba” üzenetet jelenít meg további megjegyzések nélkül a levélellenőrzéskor, és nem érkeznek új levelek. Az ellenkező helyzet is előfordulhat, ha az e-mailek nem kerülnek át a Kimenő mappából az Elküldött mappába, és újra és újra elküldésre kerülnek. A legtöbb esetben ez azt jelzi, hogy egy vagy több levéladatbázis-fájl megtelt. Ennek az az oka, hogy a program nem tud dolgozni 1,99 GB-nál nagyobb fájlokkal. A megoldás a mappák rendszeres tömörítése. Ha ez nem elég, akkor létre kell hozni egy almappaszerkezetet (például hónap vagy negyedév szerint), és a betűket át kell helyezni a megfelelő almappákba. Ennek eredményeként egy nagy fájl helyett több kicsi fájlt kap. De mi a teendő, ha már megtörtént a baj? Először is le kell állítania minden e-mail fogadási vagy küldési kísérletet, amíg a probléma teljesen meg nem oldódik. Ez megakadályozza a levelező adatbázis fájlok esetleges károsodását és a probléma mappában lévő összes levél elvesztését kis levelek fogadásakor vagy küldésekor. Ezt követően létre kell hozni a fent említett almappastruktúrát, és vagy manuálisan kell átvinni az összes levelet (kis részletekben, ideális esetben egyenként), vagy más levelezőprogram import funkcióját kell használni (például Microsoft Office Outlook). Felhívjuk figyelmét, hogy nem minden levelezőprogram teszi lehetővé az e-mailek visszaexportálását az Outlook Express programba. A teljes adatbázis-fájlok nincsenek megfelelően tömörítve, és nem állíthatók vissza – törölni kell őket. Újraindítás után az Outlook Express üres dbx-fájlokat hoz létre a törölt fájlok helyére, és a megfelelő üres mappákat kapja meg.

A mappaszerkezet és az e-mail adatbázis visszaállítása

Néha az egyik levéladatbázis-fájl véletlenül törlődik vagy megsérül. Ebben az esetben a helyreállítás csak a szerverről vagy biztonsági másolatból lehetséges. Azonban itt is vannak buktatók. A program valószínűleg nem fogja újra fogadni a törölt üzeneteket a szerverről, mivel „tudja”, hogy azokat már megkapták. Nagyon egyszerű "elfelejteni" őket – csak keresse meg a pop3uidl.dbx fájlt a felhasználói profilban, és törölje azt. A Folders.dbx fájl is megsérül, ami az almappák szerkezetének meghibásodásához, vagy némelyikük eltűnéséhez vezet az elérhető mappák listájáról. A fájl törlése vagy áthelyezése, valamint az Outlook Express újraindítása után az összes almappa a legfelső szintre kerül, és elveszíti hierarchiáját. Az „elveszett” almappák azonban megjelennek egy ilyen művelet után, és továbbra is elérhetők a hierarchia manuális visszaállítása után.

E-mailek spontán törlése a szerverről

Megosztott postafiók használatakor a levelek törlődnek a szerverről, miután az első felhasználó megkapta őket, annak ellenére, hogy a „levélmásolatok maradása a szerveren” jelölőnégyzet jelen van. Ez a probléma például akkor volt megfigyelhető, amikor e-maileket kaptak a Communigate Pro szervertől, miután megváltoztatták az e-mail címet az Outlook Express fiókbeállításaiban. Ezt a problémát a fiók törlésével és újbóli létrehozásával orvosolhatja. Ebben az esetben először fájlba exportálhatod, majd törlés után visszaimportálhatod.

Elveszett levelek

Néha nagyszámú e-mail eltűnik, általában egy folyamatos időtartam alatt (például március 3-tól április 7-ig). A levelek ilyen eltűnésének oka jellemzően a levéladatbázis tömörítésének meghibásodása, aminek következtében a levelek egy része töröltként van megjelölve. Ebben az esetben a leveleket csak harmadik féltől származó szoftverrel lehet visszaállítani. Természetesen, ha ismeri a dbx fájlok szerkezetét, megpróbálhatja kézzel visszaállítani a leveleket, de ez nagyon munkaigényes és összetett folyamat. Ennek elkerülése érdekében folyamatosan figyelnie kell a szabad lemezterületet, és ne szakítsa meg a mappatömörítési folyamatot.

Levelek töredékei

A vállalati felhasználókat is sok kellemetlenség éri a részekre bontott levelek hibás feldolgozása, ha a feladó és a címzett különböző levelezőprogramokat használ, például az Outlook Express feltöri a levelet, de a címzettnél Lotus Notes, vagy a feladónál Mozilla. Thunderbird, és a címzett rendelkezik Outlook Expresszel. Ideális esetben a nagy betűk felosztásának funkciója bizonyos esetekben lehetővé teszi a maximális betűméret-korlát megkerülését, de ez gyakran szükségtelen nehézségeket okoz. Összeférhetetlenség esetén sok számozott, olvashatatlan betűt lát a címzett. A legegyszerűbb módja az lenne, ha megkéri a feladót, hogy kapcsolja ki az üzenetfelosztás funkciót, és küldje el újra az üzenetet. De mi van akkor, ha valamiért ez lehetetlen? Ebben az esetben kézzel kell „összeszerelnie” a levelet. Hozzon létre egy új szöveges fájlt a Jegyzettömbben, és a levelezőprogram ablakából másolja bele a levél összes részének tartalmát. Ezt szekvenciálisan kell megtenni, anélkül, hogy megzavarnánk az üzenet egyes részeinek sorrendjét és szóközök létrehozását. Ezt követően a fájlt el kell menteni .eml kiterjesztéssel, és meg kell nyitni az Outlook Expresszel, vagy importálni kell egy harmadik féltől származó levelezőprogramba.

Eltűnő névjegyzék

Ha engedélyezte a névjegyek megjelenítését a Címjegyzékből, de egy másik névjegy hozzáadása után a program egy üzenetet jelentetett meg, hogy nincsenek megjeleníthető névjegyek, ellenőrizze a névjegyek számát a szabványos Címjegyzék segédprogrammal. Sajnos ezzel a segédprogrammal ellentétben az Outlook Express nem tud 999 névjegynél többet megjeleníteni. Ezért a funkció folytatásához törölnie kell egy vagy több névjegyet.

E-mailek nyomtatása helytelen kódolással

Bár a megoldás kézenfekvőnek tűnik, előfordulhat, hogy nem működik. Sok felhasználó úgy gondolja, hogy az Outlook Express saját HTML-értelmezővel rendelkezik az e-mailek HTML formátumú létrehozásához és feldolgozásához. Valójában ehhez a feladathoz bizonyos esetekben az Internet Explorer értelmezőt használják, amelyre kinyomtatva a levél változatlan formában kerül átvitelre. Ha az Internet Explorerben egy adott alapértelmezett kódolás van kiválasztva az „Auto-select” opció helyett, akkor hasonló probléma léphet fel, ha a betűkódolás nem egyezik az Internet Explorerben beállított beállítással. Kiküszöbölheti az „Automatikus kiválasztás” opció engedélyezésével az Internet Explorer „Nézet -> Kódolás” menüjében.

A Windows Vista rendszerben az Outlook Expresst egy új kliens váltotta fel, a Windows Mail. A levéladatbázis formátuma megváltozott, és mostantól minden levél egyenként kerül tárolásra. Ennek eredményeként az itt leírt problémák egy része megoldódott. Természetesen ez sem ment új problémák nélkül.

Remélem, hogy az itt leírt hibaelhárítási tippek segítenek megoldani az e-mail problémáit.

Az „Outlook Express tömörítheti az üzeneteket, hogy lemezterületet szabadítson fel” tolakodó üzenet megjelenése a legtöbb felhasználót irritálhatja ennek a hasznos programnak. A probléma megoldása, bár bizonyos fenntartásokkal, maga a Windows rendszer erőforrásainak felhasználásában rejlik.

Szükséged lesz

• - Outlook Express 5.0;
• - Outlook Express 6.0

Utasítás

Ha a kvóta túllépése esetén helyet szeretne felszabadítani a postafiókban, törölnie kell néhány üzenetet, vagy át kell helyeznie őket egy helyi adatfájlba. Az üzenetek átvihetők egy helyi adatfájlba manuálisan vagy automatikusan archiválás segítségével. Az archiválás a levelek áthelyezése a kiszolgálón lévő postafiókból a számítógépen lévő helyi adatfájlba.

Az archiválás fő előnye, hogy a kvóta túllépése esetén nincs szükség az üzenetek törlésére - az archív mappákban teljes mértékben elérhetők maradnak, az automatikus archiválás beállításakor pedig a postafiók ütemezett automatikus tisztítása. De érdemes megfontolni, hogy az archivált adatokat tartalmazó fájlt helyben tároljuk – pl. közvetlenül a számítógépen, így az Outlook Web Access vagy az Exchange Active Sync (kommunikátorokon) használatakor a postafiók eléréséhez az e-mail adatok nem lesznek elérhetők. Ezenkívül, amikor számítógépet cserél vagy bejelentkezik egy másik számítógépre a fiókja alatt (például üzleti út során egy másik fiókba), az archív mappáihoz való hozzáféréshez át kell vinnie az archív mappákat tartalmazó fájlt a forrásszámítógépről. .

Az utasítások tartalma:

1. Információk a postafiók-kiszolgáló tárhelyéről.
2. Információ a helyi adatfájlról.

- Jelszó beállítása a létrehozott adatfájlhoz
- Jelszó beállítása egy meglévő adatfájlhoz
II. E-mailek beállítása és archiválása
- kézi archiválás az „Archívum” menü segítségével
- automatikus archiválás beállítása

1) Az Outlook 2003-ban
2) Az Outlook 2007-ben
3) Az Outlook 2010-ben
IV. Helyi adatfájl átvitele és csatlakoztatása egy másik számítógéphez.
V. Ha valamilyen okból nem lehetséges az archív/helyi fájl használata.

I. Az Outlook adatfájlok megértése

1. Információk a postafiók-kiszolgáló tárhelyéről.

A postafiók szabványos szerverkvótája a következő:

Amikor a méret eléri a 141 MB-ot, „A postaládája majdnem megtelt” figyelmeztetést küld.

Amikor a méret eléri a 146 MB-ot, a levelek fogadása továbbra is lehetséges, a levélküldés elérhetetlenné válik;

Amikor a méret eléri a 150 MB-ot, a levelek fogadása és küldése sem elérhető.

A postafiók jelenlegi méretének megtekintése: ehhez az Outlookban kattintson a jobb gombbal a „Mailbox teljes neve” elemre:

Megjelenik a postafiókjában lévő egyes mappák mérete (kilobájtban), a „Helyi adatok” fülön pedig - a helyi másolat méretei, a 2. lapon pedig az „adatok a szerveren” - a szerver postafiókja. Ha a helyi másolat mérete több mint 2 MB-tal eltér a szerver adataitól, és ennek oka a szerver postafiókjában a „Kimenő” mappában található betűk, hagyjon kérést a mappa tisztítására.

Ugyanígy meghatározhatja a helyi adatfájl (Archív mappák) méretét is.

Az Outlook 2010 programban a postafiók méretére vonatkozó információk a Postafiók tisztítása szakasz Fájl lapján is megjelennek:

2. Helyi adatfájl adatai:

A fájl formátuma .pst.

Az Outlook 2003/2007 maximális fájlmérete 20 GB, az Outlook 2010 esetében pedig 50 GB. Ugyanakkor, ha egy outlook 2003-2007-ben készített adatfájlt csatlakoztatunk az outlook 2010-hez, akkor annak korlátja továbbra is 20 GB marad, pl. Az 50 GB-os korlát a közvetlenül az Outlook 2010-ben létrehozott adatfájlokra vonatkozik.

Az adatfájl alapértelmezett helye:

Windows XP Outlook 2003/2007: C:Dokumentumok és beállításokAz Ön fiókjaHelyi beállításokAlkalmazásadatokMicrosoftOutlook (a helyi beállítások megjelenítéséhez néha be kell állítani a rejtett fájlok megjelenítését az Intézőben a Mappabeállítások->Nézet menüben, mivel ezek a mappák általában rejtettek)

Windows 7 Outlook 2003/2007: C:UsersYour AccountAppDataLocalMicrosoftOutlook

(lehet, hogy a rejtett fájlok megjelenítését is be kell állítani)

Windows XP/7 Outlook 2010: Saját dokumentumok->Outlook-fájlok

3. Jelszó beállítása a helyi adatfájlhoz

melléklet szerint. 93 adj. 2 3.4. pont: A személyes (archív) mappákat legalább 6 karakterből álló jelszóval kell védeni, amely számokat vagy speciális karaktereket, orosz vagy angol ábécé betűit tartalmaz.

Az újonnan létrehozott és a már létrehozott adatfájlokhoz is beállíthat jelszót.

Jelszó beállítása a létrehozott adatfájlhoz létrehozása során történik, amikor megjelenik az ablak:

Ennek eredményeként az adatállományhoz való hozzáférés jelszó nélkül lehetetlenné válik; Az Outlook megnyitásakor egy ehhez hasonló ablak jelenik meg:

Jelszó beállítása egy meglévő adatfájlhoz(valamint a jelszó megváltoztatása) a következőképpen történik: jobb gombbal kattintson a kívánt helyi adatfájlra, válassza ki a „Tulajdonságok” lehetőséget:

Az „Általános” lapon kattintson a „Speciális”, majd a „Jelszó módosítása” gombra:

Megjelenik egy jelszómódosító ablak.

„Régi jelszó” mező: ha az archív mappák/adatfájl létrehozásakor nem állított be jelszót, hagyja üresen, ha van jelszó, írja be az aktuális jelszót; majd írjon be egy új jelszót az „új jelszó” és a „megerősítés” mezőbe, majd kattintson az OK gombra.

II. E-mailek beállítása és archiválása.

- kézi archiválás az "Archívum" menü segítségével

A „Fájl” menüben válassza az „Archívum” lehetőséget (vagy Outlook 2010 esetén – Fájl->Tisztítóeszközök->Archívum):

Megjelenik egy ablak:

1. pont – vagy manuálisan megadhatja, hogy mit és hogyan archiváljunk, vagy az automatikus archiválás beállításai szerint archiváljon. Ennél az opciónál manuálisan választjuk ki az archivált mappákat, pl. pont a „Mappa és az összes almappa archiválása” pozícióban. Az alábbiakban a mappák listáját tartalmazó ablakban válassza ki az archiválandó mappákat. A postafiókban lévő összes mappa tartalmának archiválásához kattintson a bal gombbal a „Postaláda – Teljes név” elemre.

2. pont – „Korábban létrehozott archív elemek” – itt kell kiválasztani azt a dátumot, ameddig az összes üzenet átkerül az archívumba. A mai nap kivételével az összes levél archiválásához ki kell választania a mai dátumot az összes levél archiválásához, kivétel nélkül a holnapi dátumot kell kiválasztania.

3. tétel – A „Ne automatikus archiválása” jelzővel ellátott elemek felvétele – ha ilyen jelzőt beállítottak az üzenetekre, akkor ennek az elemnek a kiválasztása archiválja a zászlóval jelölt üzeneteket.

4. tétel – archív fájl – itt az archív mappákat tartalmazó fájl elérési útja látható. Alapértelmezés szerint mindent meghagyhat (ha nincs fájl, akkor egy szabványos archive.pst fájl jön létre „Archív mappák” néven, és az I. bekezdésben megadott elérési út mentén található mappában található), vagy manuálisan kiválaszthatja a tárolóhelyet és a fájlnevet az „Áttekintés” gombbal.

A szükséges elemek kiválasztása után kattintson az OK gombra. Ha nincsenek archív mappák, az Outlook létrehozza őket:

Az archiválás folyamatban lévő tényét az alsó állapotsorban lévő „Archiválás” felirat alapján lehet megítélni. Ha erre a feliratra kattint, az archiválást a megfelelő menüpont segítségével törölheti. Az archív mappákban a mappastruktúra pontosan ugyanúgy jön létre, mint a fő postafiókban, azaz. az összes almappával és a benne lévő megfelelő betűkkel, akkor is, ha az „Archív mappák” adatfájl már létezett, és ha új fájl jött létre.

Ezenkívül ne felejtsen el jelszót beállítani az újonnan létrehozott archív mappafájlhoz (lásd az I.3. bekezdést).

- automatikus archiválás beállítása

Az automatikus archiválás az a folyamat, amely meghatározott paraméterekkel ütemezett archiválást hajt végre. A beállításokat az Outlookban az Eszközök->Opciók->Speciális->Automatikus archiválás... menüben konfigurálhatja (vagy a 2010-es outlook esetében a Fájl>Opciók>Speciális>Automatikus archiválási beállítások menüben)

Az archiválási beállítások ablakban:

Automatikus archiválás minden... napon – beállítja az archiválási ütemezést. Minél gyakrabban telik meg a postafiókja, annál gyakrabban kell archiválnia. Minimális időtartam – naponta (1 nap);

Kérdezzen archiválás előtt – ha bejelöli ezt a jelölőnégyzetet, az Outlook az automatikus archiválás előtt felteszi a kérdést: „El akarja indítani az automatikus archiválást most?”;

Lejárt tételek törlése (csak postai küldemények esetén) – a lejárati dátummal rendelkező tételeknél. Jobb, ha törli a jelölést ebből a négyzetből;

Régi elemek archiválása vagy törlése – jelölje be ezt a négyzetet, ellenkező esetben az automatikus archiválás az e-mailek áthelyezése nélkül történik;

Most meghatározzuk, hogy mely levélelemek tekinthetők réginek:

Törölje a... nap/hét/hónapnál régebbi elemeket – ebben a tételben válassza ki az elem dátumát, amely után az elem réginek minősül, és a következő automatikus archiválás során átkerül az archív mappákba. A képernyőképen: minden 3 napnál korábban érkezett levél archív mappákba kerül.

A következő 2 pont határozza meg, hogy mit kell tenni a régi küldeményekkel:

A régi elemek áthelyezése egy mappába<путь>- levelek áthelyezése a megadott adatállományba (Archív mappák). A „Tallózás” gombbal egy másik adatfájlt is megadhat/létrehozhat.

Régi elemek végleges törlése – törli az elemeket anélkül, hogy áthelyezné őket az archív mappákba.

Az automatikus archiválás erőszakkal elindítható. Ehhez válassza a „Fájl” menü „Archiválás” menüpontját (vagy a Fájl->Tisztítóeszközök->Archiválás a 2010-es outlook-ban):

Megjelenik egy ablak:

Ebben az ablakban válassza az „Összes mappa archiválása az automatikus archiválási beállítások szerint” lehetőséget, majd elindul az archiválás, amely a beállításaiban megadott időszaknál régebbi összes levelet áthelyezi az archív mappákba.

A fő postafiókból manuálisan is áthelyezhet fájlokat archív mappákba.

III. Helyi fájl kiválasztása alapértelmezett levélkézbesítési helyként

Ez a funkció akkor hasznos, ha szinte folyamatosan csak egy számítógépen dolgozik levelekkel, és amikor a szerver postafiókja nem tud elegendő tárhelyet biztosítani a levelek számára (például naponta 100 MB beszkennelt dokumentum érkezik, amelyet ráadásul egy ideig tárolni kell pontos idő) . Azok. Az archív mappák (vagy bármely, .pst kiterjesztésű létrehozott adatfájl) az alapértelmezett levélkézbesítési helyként vannak kiválasztva – pl. Amikor az Outlook fut, minden bejövő e-mail azonnal a számítógépén található helyi adatfájlba kerül (csak a merevlemez mérete és a fájlonkénti 20 vagy 50 GB-os korlát korlátozza).

A levéltárolás ezen módjának kiválasztásakor figyelembe kell venni, hogy a levelek a számítógépen egy fájlban tárolódnak, mert... olyan tényezők, mint például a merevlemez meghibásodása, a levélarchívum elvesztéséhez vezetnek.

Ez a következőképpen van beállítva.

1) Outlook 2003.

Az Outlook menüben: Eszközök->E-mail fiókok-> Meglévő fiókok megtekintése vagy módosítása. A következő ablak jelenik meg:

Az „Új levelek elhelyezése mappában:” menüpontban válassza ki a következő beállításokat:

Ha már rendelkezik adatfájllal, válassza ki azt a listából (például Archív mappák), kattintson a „Befejezés” gombra, amely után megjelenik a „Az alapértelmezett e-mail kézbesítési hely megváltozott stb.” figyelmeztetés. - kattintson az OK gombra, és indítsa újra az Outlookot. Az újraindítás után az outlook a szerver postaládájában lévő e-maileket egy ideig helyi mappákba helyezi át.

Ha nincs adatfájlja, vagy új adatfájlt szeretne létrehozni, kattintson az „Outlook adatfájl létrehozása” gombra, megjelenik egy ablak

Ezután kattintson a „Befejezés” gombra, amely után megjelenik a „Az alapértelmezett e-mail kézbesítési hely megváltozott stb.” figyelmeztetés. - kattintson az OK gombra, és indítsa újra az Outlookot. Az újraindítás után az outlook a szerver postaládájában lévő e-maileket egy ideig helyi mappákba helyezi át.

2) Outlook 2007.

Az Outlook menüben: „Eszközök->Fiókbeállítások” lépjen az „Adatfájlok” fülre. Megnyílik az elérhető adatfájlok listája (legalább 1 biztosan lesz - „Postaláda - Teljes név” néven - ez a szerver postafiók helyi gyorsítótárazott másolata, alapértelmezés szerint ez lesz kiválasztva):

Ha már van adatfájl az adatfájlok listájában (például archív mappák a képernyőképen), akkor azt használhatja az új levélkézbesítési helyre. Ehhez válassza ki a fájlt a bal egérgombbal, majd kattintson az „Alapértelmezett” gombra, és megjelenik egy figyelmeztetés:

Válassza az „Igen” lehetőséget, majd a „Fiókbeállítások” ablak bezárható, és újraindítható az Outlook. Az újraindítás után az outlook a szerver postaládájában lévő e-maileket egy ideig helyi mappákba helyezi át.

Ha az adatfájlok listájában nincs más helyi fájl a „Postaláda – Teljes név” kivételével, vagy másik adatfájlt szeretne létrehozni és azt alapértelmezett adatfájlként megjelölni, akkor létre kell hoznia egy adatfájlt. Ehhez kattintson a „Hozzáadás...” gombra. Megjelenik egy ablak:

Válassza az „Outlook személyes mappák fájlja (.pst) lehetőséget, kattintson az OK gombra, a következő ablakban megjelenik a fájl mentési helye és a neve (alapértelmezés szerint az I.2. bekezdésben megadott elérési út és a név Személyes mappák (1)) - kattintson az OK gombra, ekkor a következő ablak jelenik meg:

A megjelenő figyelmeztetésben válassza az „Igen” lehetőséget, majd a „Fiókbeállítások” ablak bezárható és újraindítható az Outlook. Az újraindítás után az outlook a szerver postaládájában lévő e-maileket egy ideig helyi mappákba helyezi át.

3) Outlook 2010.

1. lépés: Lépjen a „Fájl” fülre, és válassza a „Fiókbeállítások” -> „Fiókbeállítások” lehetőséget:

Ezután lépjen az „Adatfájlok” fülre. Megnyílik az elérhető adatfájlok listája (legalább 1 biztosan „Mailbox – Full Name” vagy [email protected] lesz „Online” címkével – ez a szerver postafiókjának helyi gyorsítótárazott másolata, alapértelmezés szerint ez lesz kiválasztva):

2-1. Ha már van adatfájl az adatfájlok listájában (például a képernyőképen - archív mappák - Archívum), akkor azt használhatja az új levélkézbesítési helyre. Ehhez válassza ki a fájlt a bal egérgombbal, majd kattintson az „Alapértelmezett” gombra, és megjelenik egy figyelmeztetés:

Most csatlakoztatjuk az adatfájlt.

Outlook 2003: Be kell zárnia az Outlook programot, majd:

Vezérlőpult->Levelezés->Adatfájlok->Hozzáadás->Válassza ki az „Office Outlook Personal Folders File (.pst)” elemet, kattintson az OK gombra->keresse meg a hozzáadni kívánt fájlt a számítógépén, jelölje ki, majd kattintson az OK gombra (ha a fájl jelszóval védett, akkor megjelenik kérjen jelszót, adja meg a fájl jelszavát) -> a következő ablakban kattintson az OK gombra -> zárja be az adatfájlok szerkesztési ablakát. Ezt követően a fájl megjelenik az Outlook programban.

Az outlook 2007/2010-ben az adatfájlt az Outlook bezárása nélkül csatlakoztassa. Ehhez menjen a fiókbeállításokhoz (Eszközök->Fiókbeállítások az outlook 2007-ben és Fájl->Fiókbeállítások ->Fiókbeállítások az outlook 2010-ben), lépjen az „Adatfájlok” fülre -> „Add.. ”- >a megnyíló ablakban válassza ki a számítógépen megnyitni kívánt adatfájlt, ha a fájl jelszóval védett, megjelenik egy jelszókérés -> a következő ablakban kattintson az OK gombra, majd zárja be a fiókbeállítások ablakot, a fájl már csatlakoztatva lesz az Outlookban.

V. Ha valamilyen okból nem lehetséges az archív/helyi fájl használata.

Ebben az esetben kérelmet nyújthat be postafiókja hangerejének növelésére. Jelentkezésének elbírálása után az elmúlt hónap bejövő leveleinek elemzése alapján döntés születik a postafiók mennyiségének növeléséről.

Jelentkezésében meg kell adnia az okot, hogy miért kell növelnie postafiókját. Például: „Gyakori üzleti utak, nincs mód az e-mailek rendszeres tisztítására”; „Ennek az alkalmazottnak a postafiókja nagy mennyiségű információt kap, ennek eredményeként a postafiók megtelik a hétvégén” stb.

Ebben az esetben ne kérje a postafiók mennyiségének növelését:

Kísérlet egy postafiók használatára információk hosszú távú tárolására. A postafiók nem alkalmas információk hosszú távú tárolására. Ehhez használhatja a szükséges üzenetek archiválását vagy exportálását;

Naponta sok levél érkezik, de a levelek mennyisége kicsi. Ha naponta körülbelül 100 darab 10 kb-os levelet kap, ez nem ok a hely növelésére;

Naponta nagy mennyiségű levél érkezik egy adott postafiókból: a postafiók térfogatának növelésének az az ötlete, hogy ne maradjon le a fontos levelek fogadásáról, mert... A beérkezett levelek mennyiségét a postafiók tulajdonosa nem tudja szabályozni. Az elküldött levelek mennyisége pedig: az elküldöttek azonnal törölhetők/áthelyezhetők archív mappákba. Ugyanez vonatkozik a „Törölt elemek”, „Piszkozatok” stb. mappákra.

Mielőtt jelentkezne a kvóta növelésére, gondolja át újra, hogy jó megoldás lenne-e az automatikus archiválás beállítása, mert... a kvóta növelése továbbra sem lesz túl nagy, és nem feltétlenül felel meg a tárhelyigénynek.

Az Outlook Express benne van a Windows XP operációs rendszer kezdeti telepítésében, ezért széles körben használják a felhasználók körében. Nem kell külön fizetni érte, az Outlook Express pedig lehetővé teszi az alapvető e-mail műveletek elvégzését, és még egy címjegyzéket is tarthat fenn minden szükséges elérhetőséggel.

Az e-mail program hátrányai közé tartozik az információtárolás gyenge biztonsága és a biztonsági mentési mechanizmus hiánya. De az utolsó probléma kézzel is megoldható. A gyakorlatban néha felmerül az operációs rendszer újratelepítése a felhasználó személyes levelezésének megőrzése mellett, vagy az Outlook Expressben tárolt e-mailek átvitele egy másik számítógépre. Itt kell manuális biztonsági másolatot készítenie meglévő levelezéséről és címjegyzékéről a névjegyekkel.

Az e-mail adatok migrálási folyamata több szakaszra osztható:

Biztonsági e-mail üzenetek.

A címjegyzék biztonsági mentése.

E-mail üzenetek helyreállítása.

Címjegyzék helyreállítása.

E-mail üzenetek biztonsági mentése

A legfontosabb szakasz. Manuálisan kell másolnia az összes e-mailt tároló fájlokat egy másik meghajtóra. De mindenekelőtt meg kell találnia, hogy az Outlook Expressben hol találhatók a levélfájlok.

Címjegyzék biztonsági mentése

Ha nagy címjegyzéke van, vagy nagyon fontos elérhetőségei vannak, akkor az e-mailekhez hasonlóan érdemes ezeket is lefoglalni, hogy ne veszítsen el valami fontosat.

E-mail üzenetek helyreállítása

Amikor elindít egy új Outlook Express programot (a Windows XP újratelepítése után vagy egy másik számítógépen), az e-mail fiókok beállítása után azonnal visszaállíthatja az összes korábban mentett üzenetet. Ezért:

Lépjen ki az Outlook Express-ből.

Győződjön meg arról, hogy lehetősége van a rejtett fájlok megjelenítésére.

Lépjen a következő útvonalon lévő mappába "C:\Documents and Settings\Felhasználónév\Local Settings\Application Data\Identities\Microsoft\Outlook Express"és másolja át a meglévő fájlokat, azokat, amelyeket korábban a cikk első szakaszában foglalt le.

Indítsa el az Outlook Express programot. A Bejövő, Kimenő, Elküldött stb. mappák a régi e-maileket tartalmazzák.

Címjegyzék helyreállítása

A 2. lépésben a CSV-fájlba mentett címjegyzékből is hozzáadhat névjegyeket a helyreállított e-mail üzenetekhez.

Minél több üzenetet küld és fogad, annál nagyobbra nőhet az Outlook beérkező levelei. A nagy postafiókok megnyitása és keresése tovább tarthat, és sok e-mail-szolgáltató, köztük az Office 365, korlátozza a postafiók maximális méretét. Ha olyan üzenetet kap, hogy a postafiók mérete meghaladja a korlátot, az üzenetek és mappák törlése segíthet, de ha az adatokat Outlook-adatfájlba (.pst) menti, előfordulhat, hogy az adatfájl mérete nem csökken automatikusan.

jegyzet. Ha POP- vagy IMAP-fiókot használ, az e-mail fiók összes információja, beleértve a mappákat, az e-mail üzeneteket, a névjegyeket, a naptárat és a feladatadatokat, egy Outlook-adatfájlban (.pst) tárolódik. Ha Office 365-, Exchange- vagy Outlook.com-fiókot használ, a postafiók másolata az Outlook offline adatfájljában (OST) kerül tárolásra.

Az Outlook adatfájl (PST) méretének csökkentése érdekében tömörítheti az adatfájlt. Az Outlook offline adatfájljai (OST) nem tömöríthetők. További információkért lásd: Offline adatfájl (OST) méretének csökkentése.

Keressen nagy üzeneteket

Az Outlook keresőmezőjében minden, egy bizonyos méretnél nagyobb üzenetet kereshet. Kattintson a keresőmezőre, és írja be: üzenetméret: >5 MB. Minden 5 MB-nál nagyobb üzenet megtalálható. Törölheti az üzenetek egy részét vagy mindegyikét, vagy áthelyezheti őket egy másik Outlook-adatfájlba (.pst). Az elemek áthelyezésével kapcsolatos további információkért lásd: Üzenetek áthelyezése vagy másolása mappák között.

Ha egy Outlook-adatfájlból (.pst) töröl elemeket, a fájl automatikusan tömörítésre kerül a háttérben, amikor a számítógép nincs használatban, miközben az Outlook fut. A tömörítési folyamatot manuálisan is azonnal elindíthatja. Az Outlook-adatfájl (.pst) tömörítése több percig is eltarthat. Az Outlook offline adatfájlja (OST) nem tömöríthető.

Törölje azokat az elemeket, amelyeket nem szeretne megtartani, és ürítse ki a " Törölve".

Kattintson fájl >Fiókbeállítások >Fiókok beállítása.

A lapon adat fájlok Lehetőségek.

Nyissa meg a lapot ezen felül > Outlook adatfájl-beállítások.

Az Outlook adatfájl beállításai párbeszédpanelen kattintson a gombra Borogatás, majd kattintson a gombra rendben.

Jegyzet:

Eszközök postaláda tisztítás A postafiók és az egyes mappák méretének megjelenítésére szolgál. A régi elemeket archiválhatja egy Outlook archív adatfájlba (PST), és kiürítheti a " Törölve ".

Nyissa meg a lapot Fájl.

Kattintson szolgáltatás> A postafiók takarítása.

Egy elem kiválasztása Régebbi elemek keresése, további elemeket találni, nézet törölve, egyértelmű"Törölt elemek" mappa, ill üres konfliktusok

Outlook-adatfájl (.pst) méretének csökkentése

Ha egy Outlook-adatfájlból (.pst) töröl elemeket, a fájl automatikusan tömörítésre kerül a háttérben, amikor nem használja a számítógépet, és az Outlook fut. A Compact parancsot manuálisan is azonnal futtathatja. Az Outlook-adatfájl (PST) tömörítése több percig is eltarthat.

Nyissa meg a lapot Fájl.

Kattintson a gombra Fiókok beállításaés válassz egy csapatot Fiókok beállítása.

A lapon adat fájlok válassza ki a tömöríteni kívánt adatfájlt, és kattintson a gombra Lehetőségek.

Kattintson a gombra Borogatás.

Jegyzet: Az Outlook-adatfájl (PST) tömörítése után nem kell kilépnie az Outlookból.

Postafiók méretkezelés

Használhatja az eszközt postaláda tisztítás, amely lehetővé teszi a postafiók és az egyes mappák méretének megtekintését. A régi elemeket archiválhatja a személyes mappák archívumába (PST) is, és kiürítheti a " Törölve ".

A menün Szolgáltatás tárgy kiválasztása A postafiók takarítása.

Válasszon ki egy elemet Postafiók méretének megtekintése, Régebbi elemek keresése, további elemeket találni, nézet törölve, egyértelmű"Törölt elemek" mappa Az ütközés méretének megtekintése vagy üres konfliktusok a szükséges feladatműveletek elvégzéséhez.