Обработка и систематизация полученной информации. Метод систематизации. Об использовании тетрадей на кольцах
РОЛЬ ФОРМИРОВАНИЯ УМЕНИЙ СИСТЕМАТИЗАЦИИ ИНФОРМАЦИИ В КУРСЕ ИНФОРМАТИКИ ОСНОВНОЙ ШКОЛЫ
Беликова Екатерина Ивановна
МБОУ СОШ №4
Россия, г.Мытищи
e-mail: [email protected]
Современное общество находится на информационном этапе развития, что накладывает отпечаток на требования, которые предъявляются к члену общества. В частности важным для успешной социализации человека является умение эффективно работать с потоками разнородных данных и большими массивами информационных ресурсов. Одним из аспектов данного умения выступает умение оптимальным образом систематизировать информацию, исходя из требований решаемой задачи. Анализ показывает, что, с точки зрения психологии мышление человека (восприятие, запоминание, преобразование информации и иные интеллектуальные операции) ориентировано на работу с систематизированной информацией. Например, процесс запоминания проходит более эффективно, если при получении информации человеку удаётся предельно рационально её структурировать. Особенности коммуникативных процессов таковы, что важную роль играет систематизированное представление передаваемой информации. В этом случае интерпретация ее получателем будет более адекватной тому, что хотел передать источник информации (по сравнению с передачей хаотично организованных и плохо структурированных сведений). По сути, систематизация и структурирование информации – психологические механизмы, позволяющие человеку работать с большими потоками информации. Важно научить школьников осознано использовать эти механизмы. Обучение должно быть построено так, чтобы воспринятая обучаемым информация не только стала знанием, но чтобы отдельные элементы знания выстроились в систему, которая является необходимым условием успешного оперирования этими знаниями в практической деятельности при работе с реальными объектами-системами.
Вообще все учебные курсы предоставляют обучаемым тот или иной опыт работы с информацией, знакомят со специфическими методами её поиска, анализа, формализации, систематизации, запоминания, применения и т.п. Но курс информатики стоит особняком в этом ряду, поскольку методы работы с информацией и сами информационные структуры для него не столько методические приёмы и средства, сколько важная составная часть содержания обучения. С одной стороны, цели и задачи самого курса, зафиксированные в Образовательном стандарте, во многом, связаны с формированием умений работать с информацией, что невозможно без владения методами ее организации, структурирования, упорядочивания и тому подобное. С другой стороны, умение грамотно систематизировать информацию является также надпредметным умением, формируемым курсом информатики. В этом, в частности, проявляется интегративная и метапредметная роль информатики.
Курс информатики очень динамичен. Содержание обучения постоянно приходится адаптировать к новым научным идеям и техническим разработкам, которые быстро и прочно входят в повседневную жизнь и профессиональную деятельность людей. Вслед за содержанием приходится корректировать методы, формы и средства обучения. Другая особенность связана с тем, что сегодня напряженность общеобразовательного курса крайне велика. Одним из путей расширения содержания в рамках того же учебного времени, но без резкого увеличения интенсивности обучения, является выявление в разных разделах курса сходных вопросов; определение для них общей теоретической базы; объединение их на этой общей основе в самостоятельные модули. Такой подход позволяет избежать различных толкований одних и тех же объектов в разных разделах, избежать дублирования учебного материала и, главное, обеспечить формирование системного взгляда на изучаемые проблемы. Все это непосредственно относится к изучению в рамках общеобразовательного курса информатики закономерностей, методов, средств систематизации и структурирования информации.
Изучение информатики и информационных технологий во многом связано с вопросами систематизированного представления информации. Эти вопросы изучаются сегодня разрозненно – для каждого типа задач и каждого вида программных сред изучаются те способы систематизации и те структуры данных, которые свойственны конкретному программному средству и/или конкретной информационной технологии. В результате получается, что некоторые частные вопросы нередко дублируются в разных разделах курса, а общие закономерности структурирования данных выпадают из поля внимания.
Как показывает опыт, многие старшеклассники, даже при решении несложных задач, испытывают большие затруднения с анализом условий, если данные представлены бессистемно. Они не всегда могут выделить существенные для данной задачи условия и данные, а также отделить их от второстепенных или вовсе лишних. Они не могут построить адекватную структуру таблицы при знакомстве с реляционными базами данных. При изучении программирования путаются в типах данных и не соотносят их с изученными ранее способами кодирования информации в компьютере. Понятие «структура данных» ассоциируется у учащихся в основном с реляционной, иерархической и сетевой моделями структур данных и никак не согласуется со структурированными типами данных в программировании. «Тип данных» в электронных таблицах никак не связывается с «типом данных» в программировании или в базах данных. Часто не видится различие между «типом данных» и «форматом данных». Этот список можно продолжать и дальше.
Наиболее наглядно это проявляется, когда приступаем к изучению различных сфер применения информационных технологий. Например, при изучении геоинформационных систем и технологий приходилось вначале вновь подробно рассматривать способы двоичного кодирования, форматы представления и хранения данных, различия между атрибутивными и пространственными данными при описании объектов и т.п. Естественно, что при таком подходе времени хватает только на самое общее знакомство с методами и задачами непосредственно ГИС, а, следовательно, у учащихся вновь остается только поверхностное представление о них. На наш взгляд, во многом это следствие того, что проблемы систематизации информации и структурирования данных в курсе информатики системно не рассматриваются.
Способом разрешения этих проблем может быть объединение всех вопросов курса информатики, так или иначе относящихся к систематизации и структурированию информации, в единый модуль. При этом можно руководстводствоваться принципом двойного вхождения Вадима Семеновича Леднева о том, что каждая из базисных содержательных линий должна входить в общую структуру содержания двояко — как отдельный самостоятельный модуль (рассматриваться как объект изучения ), так и в качестве “сквозной” линии по отношению ко всем другим модулям.
В настоящее время различные процедуры систематизации и структурирования применяются при изучении большинства тем информатики. То есть, как сквозная линия курса данные вопросы в содержании курса присутствуют. Но их важность для формирования умения работы с информацией так велика, что целесообразно рассматривать их и как объект изучения. Для этого необходимо выделить самостоятельный модуль, в котором можно целенаправленно изучать общие методы систематизации, базовые структуры данных, связь систематизации с моделированием и кодированием и т.п. В качестве общей методологической базы построения методики обучения систематизации и структурированию информации целесообразно выбрать системный подход, как наиболее соответствующий целям и видам учебной деятельности.
Итак, что в результате целенаправленного изучения основ систематизации информации мы можем добиться:
более глубокого понимания :
- смысла основных для информатики понятий: «информация», «данные», «формат данных», «тип данных», «файловая структура» и т.п.;
- назначения и особенностей существующих способов систематизации информации (упорядочивания, классификации, структурирования, типологизации);
- сходства и различий в употреблении таких часто встречающихся в информатике словосочетаний, как «тип данных», «тип информации», «формат данных», «формат файлов», «тип файлов», «сортировка данных», «упорядочивание данных», «структура данных», «структура документа», «организация информационных ресурсов в сети» и т.п.
более прочных знаний :
- основных способов организации разнородной информации;
- способов организации файловых структур, данных в базах данных, информационных ресурсов сети;
- основных структур данных и способов их представления средствами электронных таблиц, баз данных, программирования, геоинформационных систем;
- основных типов и форматов данных в различных программных средах.
- умений :
- выбирать оптимальную для решения конкретной задачи структуру данных;
- приводить данные к выбранной структуре;
- организовывать поиск нужных сведений и данных в зависимости от способа их организации и формата представления в конкретном программном средстве или конкретной поисковой системе.
В итоге это у обучаемых формируются следующие качества:
- понимание того, что решение любой задачи должно начинаться с анализа имеющихся сведений, с оценки свойств данных, содержащихся в этих сведениях (полноты, полезности, достоверности, актуальности и т.п.);
- опыт выделения существенных для решения задачи данных и существующих между ними связей;
- понимание того, что каждое программное средство рассчитано на определенный набор способов организации, структурирования, представления данных, и это необходимо учитывать при организации процесса решения задачи с помощью компьютерных средств;
- умения осознанно выбирать модель структур данных, адекватных условиям задачи и возможностям программной среды, с одной стороны, и позволяющих применить наиболее эффективный метод решения задачи, с другой (быстрее осуществить поиск информации, точнее провести расчеты, экономнее хранить данные и т.п.);
- опыт поиска недостающих для решения задачи сведений путем обращения к словарям, справочникам, базам данных, ресурсам Сети и т.п.
Приступая к работе с информацией, необходимо определить (поставить) цель этой работы. Цель определяет направления поиска, источники информации и методы ее получения, формы ее представления и способы распространения.
Цель информационной работы всегда состоит в приобретении и (или) распространении сведений, необходимых для осуществления кон кретных действий, изменения поведения людей, принятия решений.
То, для каких действий или решений необходима информация, опре деляет, какие информационные материалы понадобятся, какого характера информация должна быть получена, каким способом и из каких источников. Определение на ранних этапах проекта его основных параметров сэкономит ресурсы, сделает усилия более эффективными.
- Сбор информации
Этот процесс может включать как собственно сбор уже имеющейся, так и создание новой, дополнительной информации.
Для того, чтобы сориентироваться в информации без дополнительных временных затрат, полезно наметить общее направление сбора в соответствии с целью работы. Цель помогает определить основные параметры нужной информации: "широту" требуемой информации, степень детализации и глубину проработки.
Существует множество путей получения информации, среди которых:
- работа с литературным материалом;
- запросы в организации-держатели информации (государственные и общественные образовательные организации);
- привлечение к работе консультантов или экспертов;
- поиск информации в автоматизированных информационных системах;
- поиск в ресурсах компьютерных сетей;
- собственные наблюдения.
Информационный поиск может быть
- адресный (по формальным признакам);
- семантический (по смыслу, содержанию);
- документальный; фактографический и др.
Исходя из представления о желаемой информации, следует опреде лить, какими методами и из каких источников может быть получена такая информация. К источникам педагогической информации можно отнести огромное количество книг, статей, специализированных автоматизирован ных информационных систем, электронных баз данных и т.п., данные образовательных организаций различных типов, информацию различных категорий педагогических работников.
Планируя информационный поиск, важно иметь в виду следующий принцип: тип источника должен быть адекватен характеру требуемой информации. Для некоторых практических применений существенным оказывается "статус" источника информации.
Свойства источника информации:
- Достоверность - подразумевает, что информация, содержащаяся в источнике, должна соответствовать действительности, быть истинной, правильной.
- Полнота - означает, что источник информации должен отражать все существенные стороны проблемы, значимые факты. При этом требования к полноте источника определяются целью его подготовки, и определение "существенные" означает "существенные с точки зрения поставлен ной цели".
- Ссылки и обоснования. Информация либо берется из другого источника, либо создается. Информация может создаваться, с одной стороны, в результате собственных наблюдений или измерений, с другой стороны - путем вычислений или выводов на основе некоторой исходной информации. При этом новая информация, как правило, создается с использованием определенных методик. Сведения о происхождении приводимой информации важны для правильного ее понимания и оценки, эффективной работы с материалом. Наличие таких сведений в источнике информации позволяет оценить его достоверность и, в некоторой мере, степень его полноты.
- Отсутствие неоднозначности, неопределенности.
- Современность источника информации - предполагает оперативность и своевременность получаемых из данного источника не устаревшей информации.
- Избыточность - если используется только один метод, один источник для получения информации, сведения могут оказаться односторонними, неполными или попросту недостоверными. Информацию следует собирать и анализировать с некоторым запасом, с превышением того объема, который непосредственно нужен для описания проблемы. Такой подход предоставит необходимую свободу при дальнейшей работе с информацией, позволит быть готовым к освещению незапланированных частных вопросов, адекватно отреагировать на внезапно возникающие предложения оппонентов или партнеров. Мера такого превышения определяется конкретной ситуацией.
- Разумная достаточность - сбор информации необходимо ограни чивать "в ширину" - с точки зрения круга источников или методов, и "в глубину" - с точки зрения степени детализации, глубины проработки во проса. Успешность информационной работы существенным образом зависит от нахождения правильного баланса между принципами избыточности и разумной достаточности.
Средства автоматизации процессов информационного поиска
Автоматизированный поиск информации является многоступенча тым процессом, связанным с нахождением определенных ресурсов компьютерной сети, абонентской системы, требуемой Базы Данных (БД) либо Базы Знаний (БЗ), нужного информационного файла и т.д., содержащих необходимые сведения.
Для поиска информации в базах данных создаются информационно-поисковые системы (ИПС). Они осуществляют поиск по заявкам пользователей. Нередко этот поиск происходит по индексам и ключевым словам.
По характеру выдаваемой информации ИПС делятся на два типа.
Документальная система по заданию пользователя выдает необхо димые ему документы (книги, статьи, законы, отчеты и т.д.). В задании могут указываться сведения об искомых документах: автор, наименование, время издания, издательство и другие реквизиты.
Более сложной является фактографическая ИПС. Ее задача - поиск в документах интересующих пользователя сведений (фактов). Поиск информации осуществляется на естественном языке. Для этих целей осуще ствляется индексирование документов.
- Обработка и систематизация
Подходы к обработке информации специфичны для конкретных ее типов и видов. Применяемые методы обработки могут предъявлять определенные требования к предыдущему этапу - сбору информации. Например, для применения статистических методов может оказаться необходимым определенное количество исходных данных. Обработка может также выявить ошибки, допущенные при сборе информации.
Техническая обработка
Некоторые типы информации требуют специальных процедур ее обработки (наиболее характерный пример - статистическая обработка количественных данных). Данные, которые возникают в результате обработки, являются исходными для последующей интерпретации.
Научная обработка
Научная обработка информации включает:
- аналитико-синтетическую обработку сообщений (см. "Некоторые подходы к проектированию информационно-педагогических модулей");
- структурирование информации;
- свертывание (оценка социальной значимости информационного материала с одновременным снижением объема, при этом потери информативности должны быть минимальны);
- альтернативное, справочное или рекомендательное аннотирова ние (краткое сжатое изложение того, чему посвящена данная работа, каков основной достигнутый результат, используемые подходы и методы, применение результатов);
- реферирование (краткая передача содержания документа с включением приведенных в документе данных фактографического и фактологического характера по структуре: аналитическое описание, текст (чему посвящен материал, основные результаты в синтетическом виде, наиболее интересные и существенные данные, выводы, аналитическая характеристика автора));
- составление библиографических, реферативных, аналитических обзоров (макро-свертывание множества информационных объектов).
Систематизация информации
Систематизация информации - организация информации в виде, удобном для работы, хранения и последующего обращения к ней. Это может быть компьютерная база данных, систематически организованная подборка первоисточников или просто таблица, содержащая результаты исследования. В результате этого этапа информация должна быть организована таким образом, чтобы обратиться к ней можно было через некоторое, возможно, весьма продолжительное время. Там, где это возможно, систематизация должна начинаться параллельно со сбором информации.
Эффективная систематизация информации особенно важна в случае создания информационных ресурсов открытого доступа, которые будут использоваться широкой аудиторией в разнообразных целях (см. "Новые способы обработки педагогической информации").
- Интерпретация информации
Интерпретация представляет собой заключительную стадию собственно информационного исследования. Задача интерпретации - установить смысл, значение собранной - информации фактов, цифр, документов. Без этого информация не может служить основой для принятия решений, практических действий. Любой отдельный факт - лишь фрагмент общей картины, а осмысленные решения, как правило, могут приниматься на основании картины в целом. Именно на этапе интерпретации ранее собранные фрагменты должны сложиться воедино. Для этого необходимо правильно соотнести собранные сведения и, возможно, понять, какой еще информации не хватает.
Содержанием интерпретации может быть, в частности, сравнение, классификация, обобщение (установление закономерностей на основе собранных фактов, выявление причинно-следственных связей между явлениями). Эта стадия информационной работы наиболее трудно поддается формализации. Именно здесь требуется творческая работа, привлечение знаний и опыта, накопленных в ходе предшествующей работы (см. "Новые способы обработки педагогической информации").
В большинстве случаев в ходе интерпретации требуется сопостав лять разнородную информацию, например, научную, социальную информацию, относящуюся к исследуемой проблеме, нормативные документы.
Процесс интерпретации, являясь центральным, узловым моментом информационной работы, нередко заставляет возвращаться к этапам сбора и обработки информации, чтобы добавить недостающую информацию.
- Представление и распространение информации
Представление информации - подготовка на ее основе конкретных материалов для определенной аудитории и распространения информации.
Одним из важнейших принципов представления и распространения информации является то, что разным категориям специалистов одну и ту же информацию следует сообщать по-разному. Кроме того, для разных категорий могут быть значимы или интересны разные аспекты одной и той же проблемы. Поэтому в большинстве случаев оправдана подготовка нескольких информационных материалов, рассчитанных на различные типы аудитории. Это и составляет содержание этапа представления информации.
Каналы распространения информации
Необходимо определить, каким методом донести до аудитории информацию, какие каналы распространения использовать. Точный выбор этих каналов должен позволить донести информацию до адресата как можно более эффективно, с наименьшими затратами ресурсов. Выбор каналов распространения информации, так же как и форм ее представления, определяется, в первую очередь, тем, с какими целевыми группами необходимо работать.
Характеристики, которые необходимо принимать во внимание при выборе различных каналов распространения информации:
- размер аудитории;
- качественный состав аудитории (профессиональный, социальный, по степени интереса к проблеме и т.д.);
- срок доставки информации;
- ресурсы, необходимые для распространения информации по данному каналу.
Эти характеристики полезно учитывать, определяя приоритетные каналы распространения информации для целевой аудитории. В свою очередь, сам канал распространения информации предъявляет дополнительные требования и к содержанию, и к оформлению материала.
Средства телекоммуникации выступают достойной альтернативой традиционным средствам распространения информации. В этом процессе активно привлекаются такие возможности и сервисы телекоммуникаций, как электронная почта, электронные телеконференции, информационные серверы и т.д.
- Обратная связь
Особенно богатый материал для оценки и комплектования информационных фондов способен дать этап распространения информации - именно на этом этапе материалы встречаются с той аудиторией, для которой они предназначены. Хорошо организованный процесс распространения информации является процессом двусторонней коммуникации с аудиторией, которая позволяет узнать, как аудитория воспринимает материалы, являются ли они убедительными, есть ли в них ответы на вопросы, интересующие ее. Возможно, после этого этапа понадобится корректировка материалы или возврат к предыдущим этапам информационной работы.
Метод систематизации связан с разделением изучаемых явлений (исходя из целей исследования) и избранными критериями на совокупности, характеризуемые определенной общностью и отличительными признаками.
Система — это множество элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом и образующих определенную целостность, единство.
Систему чаще всего рассматривают в качестве инструмента, способа изучения явлений и процессов и в этом случае она смыкается с понятием модели. Ее рассматривают и как комплекс процессов и явлений, а также связей между ними, существующий объективно. Задача этого комплекса состоит в том, чтобы выделить данную систему из окружающей среды, установить ее входы и выходы, подвергнуть анализу ее структуры, выявить механизм функционирования. Нередко метод систематизации рассматривают как определенный прием, связанный с классификацией, типологией, концентрацией и др.
Важной чертой эффективной работы является быстрый доступ к необходимым ресурсам. Если работа требует информационного оснащения, то необходимо предусмотреть легкий, быстрый поиск информации, а также систематизацию новой информации.
Первичным и важнейшим этапом многих бизнес-процессов, происходящих в любой организации, является систематизация информации . Благодаря тщательно проведённой систематизации информации удаётся достичь высоких результатов в процессе оптимизации делопроизводства, а также в экономии средств компании и рабочего времени сотрудников. Без предварительной систематизации информации невозможно представить такие важнейшие бизнес-процессы, как документооборот, делопроизводство, создание материального и электронного архива, создание различных баз данных .
Систематизация информации включает:
Методы поиска и накопления информации;
Классификацию и индексирование информации;
Способы доступа к информации;
Способы представления информации;
Обработку запросов на поиск информации.
Информация может быть организована одним из двух основных способов:
Структурированная информация;
Информация в виде свободного текста;
Под структурированием понимается последовательная систематизация информации. Для этого используются стандартные форматы. Формат - это пустая форма, в которую заносится информация. Информация может быть записана на бумаге или в текстовом редакторе, или в виде входных данных может быть размещена в программе базы данных.
Стандартный формат составлен из разделов информации, называемых полями . Результатом заполненного формата является запись .
База данных - это собрание записей, организованных таким способом, чтобы облегчить поиск определенной записи или ряда взаимосвязанных записей, или определенной информации, содержащейся в этих записях. Еще одна характеристика хорошей базы данных - возможность выдавать ранее зафиксированные данные в различном виде: в отношении содержания (от минимального набора до исчерпывающей информации) и в отношении формы, в которой будут представлены выходные данные.
Под систематизацией информации подразумевается своего рода классификация всех документов организации по различным группам. Каждая компания выбирает для себя наиболее удобный метод систематизации информации, тот или иной тип классификации (или совокупность таких типов). Чаще всего вся документация фирмы распределяется в соответствии с номинальной, предметной, тематической, хронологической, авторской и архивной классификацией. Номинальная систематизация - распределение документов по их типу (счета, договоры, приказы и т.п.); предметная - по принадлежности документа к какому-либо конкретному делу; тематическая - по общей тематике; хронологическая систематизация информации - распределение документов по дате их создания; авторская - по имени автора документа; архивная - по срокам хранения документации.
Систематизация информации предполагает обработку информации с целью приведения ее к определенному виду и интерпретацию информации, позволяющую индивиду определенным образом отреагировать на полученную информацию. Обработка информации располагает ее в определенном порядке, придает ей некие завершенные формы, что наполняет информацию определенным смыслом и значением. Обработка информации создает образы, формы, которые человек может распознать и которые понимаются им определенным образом. При этом происходит процесс сведения комплекса информационных сигналов до упрощенных синтезированных образов и категорий.
Выделяется три общих правила обработки информации, позволяющих свести ее до образов:
Установление соотношения фигуры и фона;
Завершение образов;
Установление сходства и приблизительности.
При установлении соотношения фигуры и фона в общей "картине" информации выделяется то, что является "фигурой", т. е. смыслом картины, ее образом. Соответственно то, что не является фигурой, превращается в фон. Часто фигура выделяется однозначно. Однако бывают ситуации, когда фон может быть воспринят как фигура, а фигура рассматриваться фоном. В этом случае обработанная информация может превратиться в совсем другой образ и обрести совсем другой смысл.
Завершение образов позволяет создать цельный образ по отдельным частям, даже если для этого нет достаточной информации. Часто этот процесс обработки информации может приводить к созданию неверных образов и неверной интерпретации поведения других, а также порождать неверную интерпретацию индивидом воздействий, поступающих в его адрес со стороны организационного окружения.
Установление сходства и приблизительности приводит к тому, что, во-первых, по отдельным элементам и характерным чертам удается выделить из общего объема информации отдельные образы и формы, имеющие некие обобщающие черты. Во-вторых, этот принцип обработки информации проявляется в том, что различные образы и соответственно явления группируются в некие обобщенные группы путем сглаживания либо же игнорирования индивидуальных особенностей каждого явления.
Систематизация информации человеком проводится двумя способами. Первый способ - это логическая обработка информации. Для данного способа характерно систематическое и последовательное на основе логических операций преобразование информации. Это так называемый научный способ обработки информации. Но человек не только логически обрабатывает информацию, доводя ее до состояния, позволяющего осуществлять действия в ответ на полученные воздействия из среды. Человек также обрабатывает информацию, используя чувства, предпочтения, эмоции, убеждения. В этом случае информация обрабатывается по принципам "люблю - не люблю", "нравится - не нравится", "хорошо - плохо", "лучше - хуже", "приемлемо - неприемлемо" и т.п.
Восприятие - очень сложный, многогранный и быстротекущий процесс. Неверно думать, что фазы отбора, обработки и оценки жестко разграничены и следуют одна за другой в четко определенной форме и по однозначной схеме. Поиск решений может быть основан на информации различных типов. Для удобства пользования важно предусмотреть различные варианты подачи информации, или, формы представления информации.
Рассмотрим несколько типичных видов систематизации информации.
Номинальная систематизация представляет собой распределение информации по типу документа - договоры, счета, акты, приказы и т.п.
Предметная систематизация - распределение информации по содержанию документов: например, в одну папку отправляются документы, связанные со строительством объекта №., а в другую - со строительством объекта №2.
Хронологическая систематизация информации группирует документы в соответствии с определенными временными рамками - например, в «данной» папке хранится вся бухгалтерская документация за 2008 год. Довольно востребованным видом систематизации является классификация документов по автору или коллективу авторов. Обязательной к применению в архивах является экспертная систематизация информации, распределяющая документы по срокам их хранения. После проведения процесса систематизации информации, составляется номенклатура дел - перечень наименований документов, своеобразный справочник. Затем все документы индексируются.
Систематизация информации применяется как к материальным (бумажным) документам, так и к электронным. Составление классификации бумажных документов, последующее создание номенклатуры дел и индексирование - трудоёмкие процессы, требующие специальных навыков, выполнение которых стоит предоставить профессионалам. В компьютерных программах - «Электронных архивах» - процесс систематизации информации происходит автоматически, по заданным параметрам, но также требует предельной внимательности и аккуратности.
Систематизация документов осуществляется для того, чтобы предоставить пользователям возможность более легкого поиска нужных документов. В документационных центрах на этой стадии выполняется два основных действия - каталогизация и физическое хранение документов.
Каталогизация, в свою очередь, также состоит из нескольких шагов :
Библиографическое описание;
Описание содержания документа;
Назначение документу указателя местоположения.
1 Диссертация как документ-контейнер сложной структуры
Диссертационная работа, как правило, является документом сложной структуры. Сложная структура основана на механизме обмена данными.
Основные механизмы : - использованиебуфера обмена ; -динамический обмен данными (DDE); -связь и внедрение объектов (OLE).
Буфер обмена – специальная область памяти, которая может быть использована различными приложениями. Обмен данными осуществляется с помощью операций копирования и вставки или вырезания и вставки.
DDE – позволяет связывать вставляемый объект с приложением-источником, в котором он создавался. Установление связи позволяет изменять данные средствами приложения-источника. Достаточно изменить исходную информацию и все использованные её документы будут автоматически обновлены.
Механизм связи и внедрения объектов OLE обеспечивает создание объектно-ориентированного документа-контейнера. Такой документ может содержать объекты разной природы (рисунки, файлы, диаграммы, таблицы). Двойной щелчок мыши по такому объекту позволяет автоматически загрузить программное средство, в котором этот объект формировался, обновить и отредактировать его.
Вставленные в документ-контейнер объекты могут быть созданы как в самостоятельных приложениях, так и во вспомогательных, которые не могут быть запущены сами по себе.
Отличительной особенностью документа-контейнера в текстовом процессоре является при кажущейся сложности удобство использования, например, автоматически обновляемых оглавлений.
Аналогично, при выполнении ссылок на некоторые абзацы из библиографического списка, в тексте ставятся квадратные скобки и внутри них: “Меню →Вставка →Ссылка →Перекрестные ссылки →Выбрать № источника →Вставить ”.
Для того чтобы отсортировать абзацы в библиографическом списке: “Выделить фрагмент →Таблица →Сортировка →По возрастанию ”.
Аналогичные операции выполняются при задании автоматической нумерации формул.
2 Способы систематизации научной информации средствами информационных технологий
В осуществляемом процессе научно-исследовательской деятельности выделяют единицу, имеющую относительно устойчивые “начало и конец ”, а также различную степень оформленности в течение процесса. Такая единица носит название “процедура ”.
Для реализации методов теоретического уровня используются следующие процедуры:
Поиск необходимой информации:
Библиотека;
Электронные каталоги;
Общение с живыми носителями (на семинарах, конференциях, конгрессах);
Общение с помощью электронных средств.
Предварительная обработка информации Осуществляется копирование информации для последующей ее детальной обработки. При этом используются приёмы:
Ксерокопия;
Сканирование с распознаванием;
Фотографирование на цифровую фототехнику;
Копирование с электронных носителей;
Запись материалов на диктофон с последующим воспроизведением необходимой информации на компьютере.
При использовании в работе иностранного текста возможно применение электронного перевода этого текста с помощью компьютерных средств для быстрого его обзора. Тщательно переводятся и изучаются только необходимые фрагменты и материалы рассматриваемого объема информации.
Важной чертой эффективной работы является быстрый доступ к необходимым ресурсам. Если работа требует информационного оснащения, то необходимо предусмотреть легкий, быстрый поиск информации, а также систематизацию новой информации.
Систематизация информации включает:
Методы поиска и накопления информации;
Классификацию и индексирование информации;
Способы доступа к информации;
Способы представления информации;
Обработку запросов на поиск информации.
Информация может быть организована одним из двух основных способов:
Структурированная информация;
Информация в виде свободного текста;
Под систематизацией информации подразумевается своего рода классификация всех документов по различным группам.
Систематизация информации предполагает обработку информации с целью приведения ее к определенному виду и интерпретацию информации, позволяющую индивиду определенным образом отреагировать на полученную информацию. Обработка информации располагает ее в определенном порядке, придает ей некие завершенные формы, что наполняет информацию определенным смыслом и значением. Обработка информации создает образы, формы, которые человек может, распознать и которые понимаются им определенным образом. При этом происходит процесс сведения комплекса информационных сигналов до упрощенных синтезированных образов и категорий.
Систематизация информации человеком проводится двумя способами. Первый способ – это логическая обработка информации. Для данного способа характерно систематическое и последовательное на основе логических операций преобразование информации. Это так называемый научный способ обработки информации. Но человек не только логически обрабатывает информацию, доводя ее до состояния, позволяющего осуществлять действия в ответ на полученные воздействия из среды. Человек также обрабатывает информацию, используя чувства, предпочтения, эмоции, убеждения. В этом случае информация обрабатывается по принципам «люблю – не люблю», «нравится – не нравится», «хорошо – плохо», «лучше – хуже», «приемлемо – неприемлемо» и т.п.
Восприятие – очень сложный, многогранный и быстротекущий процесс. Неверно думать, что фазы отбора, обработки и оценки жестко разграничены и следуют одна за другой в четко определенной форме и по однозначной схеме. Поиск решений может быть основан на информации различных типов. Для удобства пользования важно предусмотреть различные варианты подачи информации, или, формы представления информации.
Рассмотрим несколько типичных видов систематизации информации.
Номинальная систематизация представляет собой распределение информации по типу документа – договоры, счета, акты, приказы и т.п.
Предметная систематизация – распределение информации по содержанию документов: например, в одну папку отправляются документы, связанные со строительством объекта №., а в другую – со строительством объекта №2.
Хронологическая систематизация информации группирует документы в соответствии с определенными временными рамками – например, в «данной» папке хранится вся бухгалтерская документация за 2008 год. Довольно востребованным видом систематизации является классификация документов по автору или коллективу авторов. Обязательной к применению в архивах является экспертная систематизация информации, распределяющая документы по срокам их хранения. После проведения процесса систематизации информации, составляется номенклатура дел – перечень наименований документов, своеобразный справочник. Затем все документы индексируются.
Систематизация информации применяется как к материальным (бумажным) документам, так и к электронным. Составление классификации бумажных документов, последующее создание номенклатуры дел и индексирование – трудоёмкие процессы, требующие специальных навыков, выполнение которых стоит предоставить профессионалам. В компьютерных программах – «Электронных архивах» – процесс систематизации информации происходит автоматически, по заданным параметрам, но также требует предельной внимательности и аккуратности.
Систематизация документов осуществляется для того, чтобы предоставить пользователям возможность более легкого поиска нужных документов. В документационных центрах на этой стадии выполняется два основных действия – каталогизация и физическое хранение документов. Каталогизация, в свою очередь, также состоит из нескольких шагов:
Библиографическое описание;
Описание содержания документа;
Назначение документу указателя местоположения.
Не зря говорят, что лень — двигатель прогресса. Лично меня она подвигает на постоянный поиск каких-то способов упрощения повседневной жизни. Помогает мне в этом внутренний радар, настроенный на восприятие новой информации. Как только я слышу про что-то новенькое в интересной для меня области, стараюсь сразу проверить, не будет ли оно для меня полезным.
Иногда я сознательно ищу решения для упорядочивания информации, поток которой захлестывает ежедневно и ежечасно. И тогда я стараюсь накопать побольше, отобрать лучшие варианты и испробовать их на практике, чтобы остановиться на самом удобном и пользоваться долго.
Самое удивительное, что часто эти программы находятся совсем рядом, просто нужен другой человек, свободное время или конкретная задача, чтобы «открыть Америку» лично для себя. Поскольку мне регулярно приходится открывать глаза своих знакомых на те инструменты организации информации, которые находятся под рукой и даже не стоят денег, сегодня я хочу сказать о трех самых сильных из них (по моему субъективному мнению). Возможно, какая-то из них пригодится и вам тоже.
1. MS OneNote — это поистине программа-невидимка и золотая находка. Живет она в офисном пакете Windows, начиная с MS Office 2003, но большинство моих знакомых о ней ничего не слышали. По сути, это программа-блокнот с несколькими уровнями иерархии, позволяющими создавать записные книжки, разделы, страницы и подстраницы.
Подходит для систематизации и хранения любой информации, которая обычно болтается у вас на рабочем столе и в «Моих документах», в лучшем случае разложенная по папочкам — текст, картинки, целые страницы из интернета прямо со ссылками, аудио и видеофайлы. Например в ней можно хранить:
- информацию по определенной теме для последующего выбора — если вы выбираете пылесос, телефон, автомобиль или курсы по тайм-менеджменту
- информацию о покупках — где и за сколько купили, сроки гарантии
- информацию о документах, особенно, если часто приходится заполнять какие-то данные в электронном виде
- информацию о ваших клиентах, студентах
- рецепты
- планы
- любые списки:
- wish list,
- подарки, которым обрадовались бы ваши друзья,
- книги, которые вы прочли или только хотели бы,
- фильмы, которые вы хотели бы посмотреть и ваши впечатления
- информацию для поездки, списки вещей в дорогу
- ваш дневник, ключевые события, которые хотели бы сохранить в памяти, заметки из путешествий
- конспекты прочитанных книг, записи по учебным курсам, ваши собственные статьи, черновики и наброски
- идеи для рукоделия
- свайп-файлы
- рисунки и пометки
Возможности программы безграничны. Можно выбрать вид «подложки», всевозможно редактировать текст, делать списки с чек-боксами (для отметки галочками), рисованные пометки. Можно использовать теги — ключевые слова, или просто пользоваться поиском.
Есть версии для android, iOs и OSX. Для любителей Apple есть ещё и платная программа Outline: для IOS — полный вариант, для MacOS доступна пока только версия для чтения готовых заметок. Её преимущество в том, что записные книжки можно хранить только на компьютере.
Единственным достойным конкурентом OneNote я считаю Evernote . Вы могли видеть на своем телефоне или планшете зеленого слона — это она. Суть программы та же. Несколько в другом формате представлены записки. Изначально ориентирована на синхронизацию с мобильными устройствами через интернет. У нее есть ограничения по использованию бесплатного аккаунта. Зато эта программа может использоваться и на платформах Apple, и на старых версиях android.
Пользователи Linux могут попробовать Keynote (не путать с программой для презентаций от Apple) — удобная, но, на мой взгляд, не такая дружелюбная для неподготовленного пользователя, как две первые.
2. Вторым по важности удобнячком считаю программы по построению карт памяти — mind maps
. Много лет использую разные программы для графического представления различной информации. В частности:
Для планов статей
для конспектов книг, лекций, подготовки вопросов к экзамену
развернутого планирования достижения целей
планирования мероприятий
поиска решений
Безусловным лидером таких программ, на мой взгляд является Mind Manager — это самая удобная программа, но вместе с тем и самая дорогая. Вариант подешевле — Xmind . У нее есть бесплатная версия — вы сможете делать карты для собственного использования, но не сможете экспортировать в pdf, чтобы показать другу, у которого не установлена эта программа.
Самый доступный вариант Freemind — она бесплатна, интуитивно понятна и подходит для любой платформы.
3. Очень долго я искала удобный для меня планировщик
. Так как я не очень рациональный человек, и с трудом могу действовать четко по намеченному плану, мне нужна была программа гибкого планирования, которая бы не стала кладбищем несбывшихся дел, при этом не будучи слишком примитивной. Не менее важным именно в этом случае было бы иметь синхронизацию с телефоном или планшетом, чтобы в нее можно было заглянуть на ходу или записать что-то новенькое.
Сейчас существует огромное количество планировщиков разной степени сложности. И, возможно, мой выбор окажется неудачным решением для тех, кто предпочитает строить все планы в единой структуре в одном месте, или имеет много задач, привязанных ко времени. Я же предпочитаю ежедневное планирование на бумаге, поэтому программа-планировщик служит для меня в первую очередь в качестве обзора всех задуманных задач (по сути, это для меня электронный вариант системы «Автофокус»).
Итак, моего победителя зовут Wunderlist . Сначала программа показалась мне совсем простой, пока я не обнаружила, что в ней есть подзадачи и место для дополнительной информации. То есть если в теме «Порядок» у меня есть пункт «Отдать даром ненужные вещи», то внутри я могу составить список вещей, а так же список мест, куда я могу обратиться для этого.
В платной версии программы можно даже прикреплять файлы и направлять задания другим людям. Хотя большинству вполне достаточно будет и бесплатной. Несмотря на то, что программа просит зарегистрироваться, можно пользоваться автономной версией программы бесконечно долго, и зарегистрироваться, только когда решите синхронизировать информацию на компьютере и телефоне.
Wunderlist позволяет выделять важные события, ставить дедлайны и напоминания, в том числе для повторяющихся событий.
Программа доступна для Windows, всех платформ Apple, android и в качестве web-приложения.
Вот такая тройка лидеров. А какие программы для упрощения жизни используете вы? Напишите в комментариях, я буду рада узнать что-нибудь новое.
