Главная › Тарифы › Комплексная автоматизация офисной деятельности. Технология автоматизации офиса

Комплексная автоматизация офисной деятельности. Технология автоматизации офиса

На протяжении последних десятилетий автоматизация офисной деятельности является одним из основных стимулов развития мировой информационной индустрии. Пожалуй, каждый из мировых гигантов - разработчиков аппаратного и программного обеспечения внес свою лепту в развитие этой части рынка информационных технологий.

Спектр решений, предлагаемых для автоматизации офисной деятельности, включает офисные пакеты, средства организации коллективной работы и обмена информацией, решения для автоматизации управления компанией и многое другое. Благодаря этим решениям сам офис и организация труда его сотрудников за последнее время изменились до неузнаваемости.

При создании новой компании любого масштаба перед ее организаторами уже не встает вопрос о необходимости автоматизации деятельности ее офисов или подразделений - возникает лишь проблема выбора средств для этой автоматизации среди многообразия продуктов, представленных на рынке.

В этой статье рассматривается один из вариантов выбора средств для автоматизации деятельности офиса компании любого масштаба. В принципе, автоматизация деятельности офиса или подразделения компании тесно связана с автоматизацией всей фирмы, поэтому в предлагаемой статье они также будут представлены в неразрывной связи.

Задачи автоматизации офисной деятельности

Задачи, решаемые при автоматизации деятельности компании, во многом зависят от характера ее бизнеса, инфраструктуры, административного устройства и многих других факторов. Но вне зависимости от специфики каждой отдельной фирмы существует ряд общих требований к системам автоматизации офисной деятельности. Поэтому для того, чтобы определить эти требования, необходимо понять, что общего имеется в задачах автоматизации деятельности офисов различных компаний.

Обеспечение совместной деятельности

Прежде всего офис - это группа людей, поэтому на первый план выдвигаются средства организации внутрикорпоративного взаимодействия. Конкретный состав этих средств, их содержание и наполнение во многом зависят от специфики деятельности компании. Так, например, торговой организации необходима система автоматизации коммерческой деятельности (торговли); компании, занимающейся выполнением различных проектных работ, - развитые средства управления проектами и задачами. Практически перед любой фирмой встает вопрос автоматизации канцелярии.

Таким образом, при организации внутрикорпоративных деловых процессов внутри компании (а значит, и ее офисов) возникает потребность в автоматизации различных видов деятельности ее сотрудников. Наиболее общими из них являются нижеследующие.

Документооборот

В принципе, весь документооборот сводится к присвоению документу номера (регистрации документа в канцелярии) и к его исполнению, возможно, сопровождаемому контролем. Документооборот охватывает все структурные подразделения компании - от канцелярии до руководства - и является важной частью системы управления фирмой.

Если регистрация документа достаточно однотипна для всех компаний, то процессы его исполнения и контроль над его прохождением формализуются трудно и во многом зависят от административного устройства организации. Исходя из этого система документооборота должна содержать развитые средства адаптации к административной структуре компании и порядку работы с документами, принятому в ней.

Система автоматизации документооборота должна поддерживать рассылку и визирование документов, что является отражением реальных процессов работы с бумагами в любой организации. Также при автоматизации документооборота должна быть обеспечена и другая типичная операция при работе с бумагами - контроль над прохождением документов. Кроме того, данная система должна обеспечивать: ввод в систему документов из различных источников: бумажная документация, сообщения электронной почты, факсы, файлы различных прикладных программ.

Автоматизация коммерческой деятельности (торговли)

В отличие от документооборота все производственные процессы, связанные с торговлей, формализуются значительно проще. Хотя, как показывает практика разработки, продажи и внедрения пакетов автоматизации коммерческой деятельности, у каждой компании есть свои нюансы, но это не мешает широкому распространению подобных систем.

В целом система автоматизации коммерческой деятельности должна выполнять следующие функции:

Обеспечение полного контроля поступления и продажи товара. Торговля включает в себя покупку или производство товара, его хранение и продажу. Весь этот процесс сопровождается различными бумагами: накладными, счетами, счетами-фактурами, которые необходимы для бухгалтерской отчетности. Соответственно, система торговли должна автоматизировать все операции по движению товара и предоставлять соответствующие им бухгалтерские документы.
Взаимодействие с системой автоматизации бухгалтерского учета необходимо для наиболее полной автоматизации финансовой деятельности компании. В идеальном случае программа бухгалтерского учета должна являться составной частью системы автоматизации торговли. На самом деле, учитывая разнообразие бухгалтерских программ, давно используемых компаниями, система автоматизации торговли должна, по меньшей мере, обеспечивать сохранение необходимой информации в форматах этих программ.
Разграничение доступа к информации в системе автоматизации коммерческой деятельности не только является мерой для обеспечения секретности, но и служит для более четкого распределения функций между сотрудниками.
Максимальная автоматизация операций служит для повышения эффективности работы сотрудников и позволяет избежать многих ошибок, следствием которых могут стать финансовые потери.
Регулярное обновление и поддержка системы фирмой-производителем необходимы для обеспечения устойчивого функционирования торговой компании. Действительно, система автоматизации торговли должна отвечать всем требованиям финансового учета, принятым в стране, и всем реалиям рынка. Ярким примером тому может служить ситуация в начале 1997 года, когда было введено требование обязательной выписки счетов-фактур. После этого многие доморощенные системы автоматизации торговли и пакеты, лишенные поддержки разработчика, попросту оказались бесполезными. Другим событием, повлиявшим на судьбу подобных систем, стала деноминация рубля.

Защита данных

Самой ценной составляющей любой информационной системы, тем, во имя чего она и существует, являются хранящиеся в ней данные. Даже при самом надежном решении всегда существует риск потери информации, жизненно важной для предприятия.

Защита корпоративных данных является комплексной задачей, частями которой являются:

Предотвращение несанкционированного доступа к данным. Разграничение доступа к информации, с одной стороны, необходимо для обеспечения ее секретности и защиты от умышленного разрушения, а с другой - служит для более четкого разграничения обязанностей между сотрудниками.
Антивирусная защита. Не следует преуменьшать опасность проникновения вирусов в информационную среду. В условиях бурного развития локальных и глобальных сетей и технологий, связанных с Интернетом, один вирус, попавший в сеть, может принести компании катастрофические убытки.
Резервное копирование данных. Какой бы надежной ни была информационная среда компании, всегда существует вероятность потери данных. В этом случае уменьшить связанные с этим потери поможет развитая система резервного копирования. Как показывает практика внедрения информационных систем, редко кто из IT-менеджеров не устанавливает систему резервного копирования, но при этом далеко не всегда используются современные технологии, предлагаемые для этих систем.

Решение

Рассмотрим одно из решений для автоматизации деятельности компании и ее офисов с учетом требований, изложенных выше. Предлагаемое решение базируется на многолетнем опыте внедрения подобных систем и, по мнению автора, является сбалансированным с точки зрения цены и потребительских характеристик.

Ядром предлагаемого решения является сервер коллективной работы Lotus Domino/Notes компании IBM; рассмотрим его более подробно.

Основой сервера Lotus Notes является встроенная база данных, имеющая нереляционную структуру, что, в отличие от систем управления реляционными базами данных (SQL-серверов), позволяет наиболее просто и эффективно строить системы хранения документов с целью их коллективного использования. Следует отметить, что, несмотря на нереляционную структуру баз данных сервера Lotus Notes, к ним можно обращаться и посредством ODBC-драйвера.

Другими чертами системы Lotus Notes являются:

технология «клиент-сервер» с поддержкой широкого спектра серверных и клиентских платформ, в частности: Windows 2000, Windows NT, Macintosh, AS/400, Windows 95/98/3.x, OS/2, различные клоны UNIX. Все приложения, разработанные на основе системы Lotus Notes, в том числе те, о которых далее пойдет речь, выполняются на всех поддерживаемых ею платформах без каких-либо модификаций;
поддержка удаленных баз данных, обеспечение синхронизации между ними. Это позволяет организовать глобальную корпоративную сеть, где каждый офис будет либо работать с центральным сервером Lotus удаленно, либо содержать на своем локальном сервере актуальную копию корпоративных баз данных;
встроенные Интернет-сервер и система электронной почты;
интерфейс с другими источниками данных через ODBC;
развитые визуальные средства разработки приложений и интерфейс с популярными системами разработки приложений.

Таким образом, Lotus является не только средством хранения данных, но и Интернет-сервером, а также обеспечивает функционирование электронной почты. Как интегрированная система коллективной работы сервер Lotus Notes позволяет организовать:

совместную систему обработки документов внутри компании, отдела, рабочей группы;
взаимодействие между удаленными компаниями или офисами;
обмен информацией внутри предприятия любого масштаба;
коллективную обработку данных из различных источников: реляционных серверов, ресурсов Интернета, офисных приложений.

Система Lotus Notes легко настраивается на все популярные сетевые протоколы и содержит развитые средства организации удаленного доступа и взаимодействия по глобальным сетям.

Пакет Lotus Notes содержит развитые средства защиты информации, о которых будет рассказано далее.

Все эти и многие другие достоинства делают систему Lotus Notes самым популярным средством построения корпоративных систем совместной работы. Так, в течение 1999 года во всем мире было продано почти 22 млн. лицензий на Notes, что превысило аналогичный показатель 1998 год на 62%. К концу 1999 года в мире насчитывалось около 56 млн. пользователей Lotus Notes.

Собственно, только приобретение и развертывание системы Lotus Notes позволяет решить следующие задачи:

реализацию электронной почты;
создание Интернет-сервера;
поддержку индивидуального и группового планирования мероприятий.

Но только этим использование сервера Lotus не ограничивается. Как уже говорилось выше, сервер Lotus Notes предназначен в первую очередь для организации коллективной работы над документами, что определяется архитектурой его баз данных и развитыми встроенными средствами создания приложений для их обработки. Безусловно, компания, владеющая системой Lotus, может самостоятельно разработать приложения под свои нужды, но на рынке уже имеются готовые. Два из них, предназначенные для организации документооборота и автоматизации коммерческой деятельности (торговли), предлагаются вниманию читателей.

Возможности современных программно-технических средств автоматизации и связи позволяют создавать высокоэффективные системы информационно-коммуникационного обслуживания широкого класса пользователей, деятельность которых напрямую связана с учетом, хранением и контролем исполнения документов (законов указов, постановлений, распоряжений, протоколов, писем).

Современная офисная система - совокупность информационных технологий, ориентированная на совместное и скоординированное использование «электронных» методов сбора, обработки, хранения и передачи информации, в том числе и управленческой, которая может быть представлена в виде текстов, рисунков, графиков, таблиц, аудио- и видеоинформации.

Основные функции современной офисной системы:

Интеграция технологий делопроизводства в единый процесс:

Переход на использование безбумажной технологии;

Автоматизация рутинных операций по обработке информации;

Архивизация информации;

Создание и поддержка приложений;

Обеспечение сохранности, целостности, достоверности информации;

Установление уровней доступа и защита от несанкционированного доступа к информации;

Обеспечение эффективного поиска информации по различным критериям;

Создание гибкой системы разделения и распределения информации;

Организация коллективной работы пользователей в локальных и глобальных информационно-вычислительных сетях и средах;

Быстрая и надежная связь и передача информации по каналам связи удаленным пользователям;

Обеспечение дружественного единого интерфейса пользователя со всеми компонентами системы.

Технологии автоматизированного делопроизводства занимают основное место в офисной автоматизации и реализуют следующие функциональные задачи:

Ввод документов с целью их последующей обработки и оформления;

Регистрация и учет входящих, исходящих и внутренних документов;

Распределение документов по исполнителям и при необходимости назначение срока исполнения по установленным руководством нормативам;

Контроль исполнения документов с выдачей напоминаний исполнителям в установленные руководством сроки;

Формирование и выдача руководству справок о состоянии исполнения документов по их видам, исполнителям и другим параметрам;

Ведение оперативных и архивных фондов хранения документов (своевременный перевод данных из одного массива в другой, внесение изменений и дополнений);

Поиск документов по запросам;

Поиск архивной информации по запросам;

Составление различных итоговых и сводных документов;

Обмен документами (внешний и внутренний).

Основные функциональные подсистемы офисных информационных систем

Ввод документов обеспечивается достаточными по мощности текстовыми процессорами, некоторые из них имеют специальные конверторы форматов для работы с информацией, подготовленной в другой среде. Текстовые процессоры позволяют вводить и редактировать документы сложной структуры; обеспечивают полное соответствие изображения документа на экране его копии на бумаге; осуществляют орфографический, грамматический и стилистический контроль текста. В некоторых офисных системах, кроме ручного, предусмотрен оптический ввод печатных или рукописных текстов с использованием программных средств распознавания символов (OCR). Развиваются технологии акустического ввода и распознавания текстов.

Регистрация и учет документов могут быть реализованы средствами СУБД. Для этого необходимо определить перечень и формат представления информации, характеризующих документ (вид документа, дата поступления, входящий/исходящий номер, наименование, имя отправителя/получателя, краткое содержание). Для дальнейшего поиска необходимо определить поисковые критерии и слова.

Распределение документов по исполнителям и разграничение доступа осуществляется либо с помощью систем электронной почты либо средствами обеспечения коллективной работы (операционные системы, в т. ч. сетевые или СУБД с коллективным доступом). Администратор системы ведет списки исполнителей, объединенных в рабочие группы, с указанием их адресов в локальной сети, номеров телефонов для модемной связи, номеров почтовых ящиков на почтовом сервере. За каждым исполнителем (группой) закрепляется один или несколько документов, объединенных в «папки». Каждому представителю (группе) назначается срок представления или подготовки документа, который вносится вместе с именем исполнителя в базу данных (БД) по регистрации и учету документов. Администратор системы назначает уровни доступа к информации (ее части) каждому исполнителю и/или рабочей группе.

Документы ограниченного доступа могут подвергаться шифровке при вводе и передаются санкционированному исполнителю вместе с шифром. Согласно информации, введенной администратором системы, осуществляются маршрутизация, пересылка и доступ к информации каждым санкционированным пользователем. В некоторых офисных системах применяется технология «публикации в сети», позволяющая санкционированным пользователям просматривать и аннотировать (но не редактировать) документ (делать «заметки на полях»).

Контроль исполнения и поиск документов осуществляются на основе информации, внесенной в процессе регистрации и учета документов в БД. С использованием встроенных средств СУБД возможно создание некоторого ряда фиксированных запросов, допускающих изменение критериев поиска, либо применение генератора запросов, позволяющего пользователю проектировать структуру запроса.

Архивирование информации, ведение фондов, а также поиск документов осуществляется либо средствами локальных СУБД для массивов информации ограниченного объема, либо с использованием мощных распределенных баз данных. Во втором случае хранение информации осуществляется на архивных магнитных или оптических дисках.

Формирование и выдача статистических данных осуществляются на основе информации, внесенной в процессе регистрации, учета и исполнения документов в СУБД или электронные таблицы. С использованием встроенных средств СУБД или макросов электронных таблиц создаются запросы на поиск информации, ее статистическую обработку; выдачу полученных статистических данных на экран или терминал в форматах выходных документов, предварительно спроектированных средствами СУБД или электронных таблиц.

Подготовка и оформление документов реализуется с использованием текстовых процессоров, электронных таблиц, графических пакетов и настольных издательских систем. Все перечисленные компоненты в той или иной степени позволяют использовать элементы информации, подготовленной в одном модуле, в других компонентах. Например, график, построенный в графическом пакете, с использованием данных, полученных из электронной таблицы, включается в текст, подготовленный текстовым процессором.

Обмен документами с внешними (удаленными) пользователями осуществляется модулями электронной почты, включенными в средства обеспечения коллективной работы. Почтовые системы, кроме рассылки документов внутри системы, дают возможность пересылки информации пользователям других систем электронной почты.

Программные средства офисных информационных систем

Первоначально в качестве программно-инструментальных средств автоматизированной поддержки делопроизводства использовались текстовые редакторы, электронные таблицы, СУБД, различные языки запросов пользователя, средства графической обработки информации, средства для организации работы пользователей.

С появлением интегрированных пакетов офисных систем (ОС), когда все эти средства были объединены в единое целое и их работа была осуществлена под стандартным интерфейсом, каждый из работающих получил возможность иметь доступ ко всем ресурсам таких систем, которые стали использоваться и для поддержки делопроизводства.

Использование программных комплексов офисных систем в сфере автоматизации делопроизводства дает пользователям целый ряд преимуществ, наиболее весомыми из которых являются общность интерфейса входящих в комплект приложений, высокая степень интеграции программ, низкая цена и менее жесткие (за счет использования общих модулей) требования к системным ресурсам. Как правило, такие комплексы включают в себя стандартный базовый набор приложений (текстовый процессор, электронную таблицу и СУБД), иногда расширяемый программами презентации, системами электронной почты, которые объединены единой средой, способствующей коллективной работе пользователей.

Требования к составу и архитектуре системы:

Система должна базироваться на архитектуре «клиент-сервер», обеспечивающей оптимальное соотношение «затраты/производительность»;

Серверная часть системы должна функционировать под управлением ОС UNIX или Windows 2000/NT;

Клиентская часть системы обычно реализуется под управлением Windows 98/2000/XP, что обеспечивает удобный интерфейс пользователя с возможностью его модификации по мере появления более развитых версий этой системы;

Система должна обеспечивать интерфейс с наиболее популярными системами электронной почты (MS Mail, cc:Mail);

Система должна включать технические и программные средства для обработки и хранения документов на различных носителях (средства сканирования бумажных документов, оптические диски, магнитные ленты). Реализация данных механизмов невозможна без ведения специальных хранилищ (архивов) для занесения и поддержания промежуточных и утвержденных документов.

В табл. 1.5 приведены основные сведения по наиболее распространенным программным средствам реализации офисных информационных систем. Эти программные продукты могут быть использованы для реализации систем электронного документооборота различного назначения на предприятиях любого профиля.

Таблица 1.5

Сравнительные характеристики основных офисных систем

Наиболее целесообразным представляется их применение в условиях массового потока разнотипных документов на различных носителях при большом числе одновременно работающих пользователей, в том числе и для обработки и архивирования технической документации с большим удельным весом графического материала (чертежей, эскизов, рисунков).

Необходимо отметить, что программные офисные средства Microsoft Office представляют собой набор логически не связанных между собой, с точки зрения автоматизации электронного документооборота, компонентов инструментального характера. Чаще всего он включает текстовый редактор, систему электронных таблиц, СУБД, системы электронной почты и иногда средства для проведения презентаций.

Программные средства для рабочих групп класса Lotus Notes представляют собой следующий шаг в развитии офисных систем. В этих продуктах решены проблемы взаимодействия и одновременной работы многих пользователей, коммуникации между ними. В их основе присутствуют инструментальные средства для формирования документов, их маршрутизации между несколькими пользователями, реализации некоторых этапов технологического цикла обработки документов (визирования документов, контроля исполнения и т.д.). Архитектура большинства продуктов этого класса включает в свой состав базу данных для хранения документов и различных описаний, связанных с ними.

Оптимальным решением для организации электронной обработки и хранения больших массивов документов различных типов на разнообразных носителях является применение интегрированных систем, позволяющих обеспечить следующие условия:

Соответствие типов документов и предлагаемой технологии их обработки требованиям и стандартам, установленным в организации;

Масштабируемость и интенсивность системы к изменению требований пользователей в перспективе;

Базирование системы на наиболее прогрессивных и проверенных временем решениях в области программного обеспечения.

Организация делопроизводства

Организация делопроизводства на крупных предприятиях и в коммерческих компаниях, как правило, ложится на специальные службы (управление делами, канцелярию, секретариат, общий отдел). В обязанности этих отделов входит прием и регистрация документов, перемещение документов между подразделениями, фиксация резолюций, контроль исполнения документов (резолюций) и рассылка документов внешним партнерам, т. е. организация потоков документов и управление этими потоками.

Рассмотрим традиционную организацию делопроизводства (рис. 1.8). Поступивший извне документ («входящий») сначала должен быть зарегистрирован (I). Ему присваивается уникальный регистрационный номер, который заносится в журнал и картотеку вместе с информацией о документе. После этого документ начинает движение по организации.

Рис. 1.8. Традиционная организация делопроизводства

Работник канцелярии передает документ руководству, которое накладывает резолюцию (II), определяющую, что (перечень работ), кто (ответственный исполнитель) и в какие сроки должен сделать. Далее документ через канцелярию направляется ответственному исполнителю (чаще всего руководителю подразделения), который, в свою очередь, может распределить работу над документом между исполнителями и установить сроки ее выполнения (III).

Резолюции накапливаются и детализируются руководителями различных уровней, пока документ не попадет к непосредственным исполнителям. Исполнители по мере выполнения резолюций по документу возвращают его вместе с отчетом (IV) руководителям - авторам резолюций, которые оценивают результат выполнения (V, VI) и принимают решение о дальнейшей судьбе документа. После завершения работы над документом он списывается в дело и поступает в архив в соответствии с правилами, принятыми на предприятии. Формирование дел осуществляется в соответствии с составленной номенклатурой дел предприятия, представляющей собой список их заголовков (наименований).

Как правило, работа над документом завершается формированием ответа автору документа. Ответ (документ, созданный на предприятии) также регистрируется в канцелярии как «исходящий» документ (VI).

Любой созданный на предприятии документ для придания ему официального статуса проходит регистрацию. Документы, предназначенные для отправки внешним партнерам, регистрируются как «исходящие», а предназначенные для внутренней работы - как «внутренние».

Регистрацию документов можно рассматривать как начальный этап контроля за их исполнением. Возможность проверки исполнения должна быть заложена в системе делопроизводства. Регистрационные и контрольные функции при этом могут быть связаны и осуществляться с помощью одних и тех же журналов. После указания руководителя о постановке документа на контроль секретарь-референт делает отметку об этом в соответствующем журнале или контрольно-ревизионной карточке. Из таких карточек формируется картотека контрольных документов. В журнале или контрольно-ревизионной карточке отмечаются срок исполнения и ответственный исполнитель. Секретарь-референт намечает для себя промежуточные сроки, проводит в эти сроки предварительные проверки и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов. По результатам проверок проводится анализ исполнения документов и в случае существенного отставания делается доклад руководителю предприятия для принятия мер (или для продления сроков исполнения). Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения конкретной работы исполнителем (подготовки ответа, составления контракта, проведения деловой встречи). Результаты исполнения в краткой форме записываются в журнал или контрольно-ревизионную карточку («отметка об исполнении документа и направлении его в дело»). Контроль исполнения документов как составная часть делопроизводства и контроль исполнения как функция управления в ряде организаций совмещены.

Традиционная технология делопроизводства предполагает наличие регистрационных журналов и картотек контрольных документов, доступ к которым имеют только сотрудники, занимающиеся регистрацией и контролем исполнения. Такая технология имеет принципиальные ограничения:

Информация о документах и ходе их исполнения распределена по системе картотек предприятия и его структурных подразделений. Получение информации о деятельности предприятия требует поиска и обработки данных из разнородных и децентрализованных источников; картотеки документов, как правило, отделены от исполнителей. Часто картотеки содержат неполную и неоперативную информацию о состоянии документов;

Кроме размножения и перемещения большого количества бумажных документов, ведутся многочисленные вспомогательные журналы и картотеки, в значительной степени дублирующие друг друга. Перечисленные проблемы еще более усугубляются в территориально распределенной системе управления, когда необходимо координировать деятельность организационно самостоятельных структур, удаленных друг от друга.

Перед предприятиями встают задачи, напрямую связанные с большим объемом потока документов:

Сокращение сроков обработки документации, доведения ее до исполнителей, согласования с руководителями различного уровня;

Контроль за целостностью всего потока документов не только на этапе регистрации входящей и исходящей документации, но и в процессе «хождения» документов между сотрудниками различных подразделений;

Создание стандартных схем прохождения документов внутри организации и целевых схем, направленных на решение определенной текущей задачи - разработки проекта, подписание сложного договора;

Контроль сроков прохождения документов по каждому из этапов заданной схемы.

В такой ситуации невозможно обойтись без правильно построенной системы учета документов и контроля исполнения решений. Естественно, что система учета документов в том или ином виде существует в каждой организации, но чтобы значительно повысить ее эффективность, необходимо создать информационную систему, позволяющую разрабатывать, регистрировать документы, отслеживать движение документов внутри организации, контролировать сроки исполнения, архивировать документы и осуществлять их поиск в архиве. При этом данная система должна:

Учитывать возможный рост числа обрабатываемых документов и возрастающий объем архива, т.е. быть масштабируемой;

Быть достаточно производительной, чтобы обеспечивать быструю одновременную работу большого числа пользователей, а также оперативный поиск документов по заданным параметрам во всем хранилище документов;

Обеспечивать требуемый организацией уровень конфиденциальности (поскольку система учета документов по своей сути представляет собой срез иерархической структуры организации).

При реализации проекта построения системы учета документов и контроля исполнения решений в первую очередь были учтены следующие особенности:

Большой объем циркулирующих внутри организации документов;

Представление документов как в электронном, так и бумажном виде;

Разнообразие форматов документов, представленных в электронном виде;

Наличие большого количества специальных схем прохождения документов внутри организации;

Наличие территориально удаленных подразделений.

Офисный комплекс Lotus Notes

Lotus Notes - офисный комплекс, разработанный фирмой Lotus Development, поддерживает следующие типы данных: текстовые, числовые, дата/время, ключевые поля; RTF-поля для хранения текста, таблиц, графических, аудио- и видеоданных или OLE-объектов.

Интеграция компьютерных программ осуществляется через: Clipboard; экспорт/импорт файлов; механизм OLE, драйверы Datalens для доступа к внешним базам данных INFORMIX, ORACLE, SQL SERVER и т.д. Для защиты информации в Lotus Notes используется схема шифрования RSA Public Key/PrivateKey, обеспечивающая наивысший уровень защиты, доступный приложениям типа «клиент-сервер». Для подтверждения подлинности документов используются электронные подписи. Для защиты особо важной информации предусмотрены дополнительные возможности, среди которых:

Хранение промежуточных версий документов;

Хранение списка пользователей, редактировавших документ;

Шифрование всех данных, передаваемых по сети;

Шифрование хранимых данных, почты;

Система паролей доступа.

Поиск информации осуществляется по ключевым полям. Имеется возможность ведения архивов внутренних и внешних документов. С программным продуктом поставляется ряд шаблонов, таких как Дискуссия, Обслуживание клиентов, Хранилище документов и др. Все они имеют практическое применение и могут быть легко приспособлены к конкретным потребностям. База данных может содержать разноформатные документы системы Notes. Кроме того, базы данных содержат макросы, которые автоматизируют работу, бланки, используемые для ввода информации в сложные документы, а также просматриваемые отчеты из документов базы данных.

В состав пакета Lotus Notes входят три основных элемента:

Средства маршрутизации и обработки;

Средства обеспечения защиты/управления;

Архитектура базы данных продукта.

Lotus Notes обладает развитыми средствами создания интерфейсов. Имеются также средства текстового поиска, позволяющие строить список документов, соответствующих заданному критерию поиска.

Lotus Notes поддерживает как групповую работу, так и коммуникации между двумя любыми пользователями. При этом допускается, чтобы множество пользователей одновременно обращались к нескольким базам данных. Управление доступом осуществляется на нескольких уровнях: базы данных, формуляра или вида, документа или части документа. С другой стороны управлять доступом можно также на уровне групп и отдельных пользователей. Для совместной работы с базой данных в большом коллективе ее можно разместить на сервере и задать для отдельных пользователей или групп различные уровни доступа. В Lotus Notes предусмотрено семь уровней доступа.

1. Manager - способен выполнять все операции с базой данных, включая чтение, запись и редактирование документов и форм.

2. Designer - имеет те же полномочия, что и Manager, но не может управлять уровнем доступа и параметрами тиражирования.

3. Editor - уполномочен на чтение, запись и редактирование всех документов в базе данных, но ему не разрешается модифицировать формы и отчеты.

4. Author - может создавать новые документы и редактировать их, а также читать (но не редактировать) другие документы.

5. Reader - имеет право только на чтение.

6. Depositor - вводит новые документы, но не может редактировать существующие.

7. No Access - пользователю не разрешается открывать базы данных или сохранять документы.

Кроме того, Lotus Notes включает в себя систему обмена сообщениями - электронную почту Notes Mail, позволяющую посылать корреспонденцию другим пользователям или группам. Он содержит все необходимые для этого компоненты: распределенную базу данных (документов), интегрированную среду разработки приложений и средства передачи сообщений. Lotus Notes включает в себя компоненты интегрированного программного обеспечения для коллективной работы: среду для разработки и реализации приложений, хранилище объектов, двустороннее тиражирование, средства зашиты и обмена сообщениями, межплатформную поддержку и масштабируемость.

Пользователи могут обращаться к сети через графические интерфейсы Windows, Macintosh, OS/2 или Unix. Notes совместим с такими сетями, как AppleTalk, PATHWORKS, Novell NetWare, TCP/IP.

База данных Lotus Notes

БД представляет собой совокупность информации по определенным тематическим направлениям, которая может содержать документы различных типов, включая комментарии, отчеты, коммерческие предложения, финансовые сводки, информацию о контактах, электронные таблицы, изображения или видео- и аудиоинформацию. Несмотря на то что база данных Lotus Notes не является реляционной, в ней могут быть установлены связи между записями.

Перечислим некоторые из типов баз данных, которые наиболее часто встречаются в приложениях:

Библиотека документов содержит данные (отчеты, записки, корреспонденции заказчиков, различных форм и запросов) в форме, соответствующей некоторому внешнему представлению, и которые всегда можно отобразить на экране или напечатать на бумаге;

Конференции - базы данных, предоставляющие возможность сотрудникам участвовать в письменном обсуждении текущих вопросов. После создания базы данных уполномоченные пользователи могут добавлять в нее собственные документы. Тот, кто инициировал телеконференцию, автоматически становится ее руководителем, получает все полномочия доступа, а также определяет уровни доступа для других пользователей. Удаленный доступ к конференциям осуществляется по телефонным каналам (через модем) или региональные сети.

Информационные службы позволяют получать свежую информацию по определенным темам (например, служба новостей о производстве представляет возможность узнать о последних событиях на производстве в отрасли или филиалах, расположенных за рубежом).

Одни и те же команды и методы используются для доступа ко всем базам данных, независимо от типа содержащихся в них данных. Lotus Notes хранит базы данных в отдельных файлах с расширением.nsf. Nsf-файл базы данных содержит следующую информацию:

Формуляры;

Собственно документы, хранящиеся в базе данных;

Информацию о доступе пользователей к базе данных;

Справочную документацию по базам данных.

Документ является основной единицей хранения в базе данных Lotus Notes. Многие базы данных содержат только один тип документа с заданным форматом (каждый документ состоит из одного или более полей, в которых система сохраняет данные), однако в общем случае БД могут содержать документы различных типов. Документы делятся на три категории:

Главный документ;

Ответ на документ;

Ответ на ответ.

Тип документа определяется при его создании (создании его формуляра) в меню «Атрибуты формуляра».

Шаблон документа (формуляр) соответствует каждому типу документа и представляет собой комбинацию статического текста (неизменный текст в пределах формуляра) и полей (области, которые предназначены для ввода данных пользователями).

Различаются два вида полей: общие и обыкновенные. Общие поля отличаются тем, что введенные данные будут отражены во всех документах, присоединенных к главному документу и использующие это поле в своем формуляре. Кроме того, по способу заполнения в Lotus Notes выделяются следующие типы полей: редактируемое, вычисляемое, вычисляемое для вывода, вычисляемое при составлении. Поля выделены курсивом, общие поля отмечены полужирным шрифтом.

Вид документа - представление документа при поиске, просмотре, печати, в котором фигурируют значения полей документов или вычисленные на их основании выражения. Вид содержит также описания связей между документами, критерии отбора документов для отображения на экране или включения в отчет. Обычно количество видов превышает количество формуляров, что связано с необходимостью получать выдачи документов с различной упорядоченностью и набором полей отображения. Вид аналогичен отчету в реляционных СУБД, где каждому документу при выдаче на печать или экран соответствует одна или несколько строк (при выдаче на экран иногда предусмотрена горизонтальная прокрутка), а каждая колонка отчета обычно соответствует одному или нескольким полям документа (записи) или выражению от полей записи и системных переменных.

Функции и команды Lotus Notes

Команды и функции представляют собой совокупность инструментальных средств, предназначенных для проектирования интерфейсов и навигации в БД, которые осуществляются путем составления формул и их приписания визуальным элементам экрана (кнопкам и пр.). Функции начинаются с символа «@». Функции и выражения отделяются друг от друга точкой с запятой. Многие команды соответствуют пунктам главного меню. Для их использования в формулах следует пользоваться функцией @Command([Имя команды]). Некоторые из функций и команд Lotus Notes:

- @Аdjust(время-дата; год; месяц; день; час; минута; секунда) корректирует указанную величину «время-дата», изменяя каждый следующий аргумент на величину инкремента. Корректирующая величина может быть положительной либо отрицательной;

- @Contains(строка/подстрока) определяет, является ли подстрока частью строки. Возвращает 1 (true), если подстрока содержится в строке; в противном случае возвращает 0 (false);

- @DocNumber возвращает строку, соответствующую номеру записи в виде документа или категории;

- @If(условие 1; действие 1; условие 2; действие 2; ...; условие 99; действие 99; иначе_ действие) оценивает условия. Если true, то выполняется действие, указанное сразу же после условия. Если же false, то происходит переход к проверке следующего условия и т.д. Если ни одно из условий не истинно, выполняется «иначе_действие»;

- @Prompt([стиль]; "Заголовок"; "текст"; "по_умолчанию"; "выбор") открывает диалоговое окно, в котором введенная информация служит аргументом. Используется для запроса информации у пользователя и ветвления действия в зависимости от введенной пользователем информации;

- @Command() - переход к следующему основному документу в текущем виде; база данных должна быть открыта на уровне вида или документ может быть открыт в режиме чтения или редактирования;

- @Command() - переход к предыдущему документу в текущем виде;

- @Command() - переход к предыдущему основному документу в текущем виде.

Приложения Lotus Notes и их разработка

Приложения - это системы для коллективной работы, которые разрабатываются для координации деятельности людей, совместно реализующих конкретный бизнес-процесс. Данные процессы могут предусматривать интенсивные коммуникации (например, между заказчиками и поставщиками).

Базовыми стандартными блоками приложений Notes являются формуляры, виды и макрокоманды. Макроязык Notes дает возможность разработчикам управлять выполнением приложений Notes и программировать процессы, функционирующие на сервере. Эти средства одинаковы на всех платформах, где работает Notes. Кроме того, архитектура клиент/сервер реализуется автоматически и разработчику достаточно указать серверу на необходимость создания распределенного приложения.

Notes Help - контекстно-зависимый справочник, доступ к которому можно получить по клавише F1:

Предметный указатель содержит перечень всех документов в базе данных справочника;

Сообщения перечисляет все сообщения Notes;

Функции имеют список всех функций Notes. С его помощью можно изучать синтаксис и просматривать примеры использования функций Notes. Функции Notes позволяют автоматизировать определенные операции и применять этот продукт более гибко.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Введение

1. Электронный офис

Заключение

Глоссарий

Приложения

Введение

Целью работы я поставил проанализировать автоматизацию офисной деятельности и рассмотреть основные программные продукты и решения, используемые при данной автоматизации.

Объект исследования является программное обеспечение, используемое для офисной автоматизации.

1. Электронный офис

1.1 Информационная технология автоматизации офиса

Изначально автоматизация начала развиваться на производстве и затем распространилась на офис, ставя вначале целью только автоматизацию сложной и кропотливой секретарской работы. По мере развития средств коммуникации автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда. Автоматизация офиса, по сути не заменяет существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополняет ее. Обе эти системы обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наиболее качественно обеспечат управленцев информацией, если будут использоваться совместно.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 1 технология автоматизации офиса

Автоматизированных офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что поддерживает связь персонала внутри фирмы, но и потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с окружающим миром. Дадим определение информационной технологии автоматизации офиса:

Информационная технология автоматизации офиса - организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и позволяют им гораздо легче справляться с возрастающим объемом работ. Однако это является второстепенным преимуществом по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса, как инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их улучшенной коммуникации даёт возможность экономическому росту фирмы.

В настоящее время известно огромное колличество программ для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

Существуют следующие виды информационных технологий:

· Информационная технология обработки данных

· Информационная технология управления

· Автоматизация офиса

· Информационная технология поддержки принятия решений

· Информационная технология экспертных систем

И каждый из них имеет свой вид обеспечения.

1.2 Развитие офисной автоматизации: от традиционного офиса к производственному и электронному

Считается, что офисные средства автоматизации могут относиться к одной из двух непересекающихся групп:

· автоматизация рутинных работ с документами, обычных для большинства офисов (office automation). К ним относятся: редактирование (набор, проверка, оформление) и печать документов, контроль их прохождения (маршрутизация, мониторинг), контроль исполнения поручений и т.п.;

· методические и программные средства поддержки принятия решений, которые являются специфическими для той или иной отрасли или проблемы в отличие от средств предыдущей группы.

Использование для автоматизации вычислительной техники в офисах началось в 60-х годах и прошло три следующие этапа развития: традиционный офис, производственный офис, электронный офис.

Традиционный офис представляет собой довольно небольшой сложившийся коллектив лично знакомых друг с другом людей с довольно таки широким кругом обязанностей. Такой офис можно характеризовать по трём важным признакам: сравнительно небольшой объем работы, постоянная оценка ситуации, инициатива и быстрая внутриофисная коммуникация.

Традиционный офис устойчив к переменам (при сравнительно небольших объемах работы) и по ряду показателей хорошо подготовлен к переходу в электронный. Типовой состав рабочих операций в традиционном офисе таков: подготовка материалов, печатание, диктовка, общение, выверка документов, поездки, работа с почтой, ведение картотек, ожидание, подборка и сортировка документов, поиск информации, чистка информационных фондов, копирование, выполнение расчетов, планирование, разговор по телефону, чтение, работа за терминалом.

В производственном офисе присутствуют большие объемы однотипной работы, ее строгая формализация, выделение, специализированные функции, подробное распределение труда, централизация вспомогательной работы и ее организация по поточному принципу. Соответственно в нем также применяются средства вычислительной техники. В этом случае суть автоматизации состоит в формировании и поддержании крупных информационных фондов однородных данных, их систематизации, накоплении, хранении, производстве выборок и т. д.

Электронный офис воплощает концепцию-всестороннего использования в офисной деятельности средств вычислительной техники и связи при одновременном сохранении и усилении преимуществ традиционных и производственных офисов. Предполагается, что электронный офис позволит практически не представлять документы на бумаге внутри фирмы и восстановит традиционную форму концентрации деятельности вокруг специалиста или руководителя. Основные функции и средства электронного офиса следующие:

общая обработка документов, их верификация и оформление; локальное хранение документов; обеспечение сквозного доступа к документам без их дублирования на бумаге; дистанционная и совместная работа служащих над документом; поддержка способов общения, не покидая рабочего места; электронная почта; персональная обработка данных; составление документов, воспроизведение и полиграфическое размножение документов; объединение электронной и вербальной коммуникации; обмен информацией между базами данных; ввод данных или форм и ведение персональных баз данных; генерация отчетов по обработке данных;управление ресурсами; контроль исполнения; управление личным временем; контроль автоматической корреспонденции; поддержка технического и профессионального инструктажа служащих; передача данных; обеспечение разнообразия в наглядном представлении материала; обеспечение стилистического качества документов; моделирование решений и имитация их принятия; информационная поддержка принятия решений; работа со средствами автоматизированного обучения; служба консультаций; создание адаптируемых автоматизированных рабочих мест; обмен локальной и персонализированной информацией; служба видеотекста; обмен и интеграция программных средств; перенос документов с одного носителя на другой; полиграфическое оформление документов; телефонные и телевизионные совещания; групповой контакт через терминалы.

Информационно-вычислительные мощности в электронном офисе также персонализируются с сохранением электронной связи как внутри офиса, так и с централизованными базами данных и удаленными подразделениями. При этом предполагается, что совместное развитие и интеграция вычислительной и коммуникационной техники дадут служащим неограниченный доступ к любой нужной информации и вычислительным мощностям независимо от их места их навигации.

Электронный офис, благодаря электронной почте и персональным ЭВМ, увеличивает возможность обеспечения прямого взаимодействия людей, так же, как и традиционый офис, не требуя при этом их физической концентрации в пределах одного помещения. Концепция электронного офиса существенно повышает эффективность работы людей, занимающихся творческим трудом, требующим интенсивной обработки больших объемов сложноорганизованной информации.

В современных условиях к видам деятельности, осуществляемым в офисе, потенциально являющимся предметом автоматизации и требующим информационной поддержки, необходимо в первую очередь отнести:

· обслуживание входных информационных потоков разнообразных видов, офис-менеджмент;

· собственно документооборот и организацию делопроизводства;

· планирование и контроль выполнения производственных заданий и др.;

· стратегическое и тактическое планирование основной деятельности;

· принятие решений разных уровней;

· техническую поддержку бизнес-процессов как процессов специфического рода (длительных, вариантных, распределенных и др.).

Учитывая разнообразие офисов нецелесообразно рассматривать их информационные системы в качестве объектов, составляющих один конструктивно определяемый класс систем. Так как общим свойством таких офисных информационных систем (ОИС) является поддержка документооборота (а это, в общем случае, только часть каждой ОИС), то именно о ней и о других средствах поддержки рутинных операций с документами можно говорить как о самостоятельном классе функций характерных для офиса (и это также справедливо для соответствующих средств автоматизации).

На характер и цель деятельности организации влияет его информационная система, вид производимого и перерабатываемого информационного продукта. Если задачей организации является производство информационного продукта, оформленного в виде документов, то для нее важнейшим элементом деятельности является хранение информации, связанной со спецификой деятельности и необходимой для принятия управленческих решений. К таким информационным организациям относятся, например, нотариальные конторы, туристические фирмы, информационные агентства. Для снабженческо-сбытовых контор важно знать рынки сбыта, изготовителей продукции, цены на продукцию. Основные информационные потребности офисов можно удовлетворить с помощью типовых аппаратно-программных средств, среди которых программные средства текстовой, табличной и графической обработки информации, ПК и средства оперативного размножения документации, электронные коммуникационные средства.

1.3 Основные компоненты электронного офиса

База данных. В автоматизированном офисе база данных представляет собой данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация может также поступать в базу данных из окружающего мира фирмы. Специалисты должны уметь выполнять технологические операции по работе в среде баз данных.

Текстовый процессор. Это один из видов прикладного программного обеспечения, который предназначен для создания и обработки текста. Он позволяет выполнять операции со словами, например добавлять или удалять их, перемещать предложения и абзацы, устанавливать формат, работать с элементами текста,режимами и т.д. При готовом документе, специалист переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и при необходимости передает его на другие компьютеры по сети. Таким образом, менеджер имеет эффективный вид письменной коммуникации. Менеджер постоянно может оценивать ситуацию на фирме с помощью регулярного получения писем и докладов, подготовленных с помощью текстового процессора.

Электронная почта. Электронная почта, основывается на сетевом использовании компьютеров и дает возможность пользователю в получении, хранении и отправке сообщений своим партнерам по сети. Речь идёт о однонаправленной связи. Для обеспечения двухсторонней связи необходимо многократно посылать и принимать сообщения по электронной почте либо использовать другие способы коммуникации.

Сообщение, которое посылается часто стало доступно всем пользователям электронной почты, его следует поместить на компьютерную доску объявлений, при необходимости можно отметить, что это частная корреспонденция. Можно также послать сообщение с отчётом о его получении адресатом.

Когда фирма решает завести электронную почту, у нее имеются две возможности. Первая -- приобрести собственное техническое и программное обеспечение и создать собственную локальную сеть компьютеров, выполняющую функцию электронной почты. Вторая же - это покупка услуги использования электронной почты, которая в свою очередь предоставляется специализированными организациями связи за определённую периодически вносимую плату.

Аудиопочта. Это почта позволяет передовать голосовые сообщения. Она похожа на электронную почту, за исключением того, чтобы вводить сообщение на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Аналогично Вы получаете присланные сообщения по телефону. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети.

Почта для передачи аудиосообщений успешно используется для группового общения. Для этого посылающий сообщение должен дополнительно указать список тех лиц, которым данное сообщение будет отправлено. Система будет периодически обзванивать всех указанных людей для передачи им сообщения.

Главное преимущество аудиопочты, если сравнивать её с электронной. является то, что она удобне -- при ее использовании не нужно вводить данные с клавиатуры.

Табличный процессор. Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными, которые представляются в табличной форме. Среди общих признаков этих операций, можно выделить наиболее многочисленные и применяемые группы технологических операций:

· ввод данных как с клавиатуры, так и из баз данных;

· обработка данных (сортировка, автоматическое формирование итогов, копирование и перенос данных, различные группы операций по вычислениям, агрегирование данных и т.д.);

· вывод информации в печатном виде, в виде импортируемых файлов в другие системы, непосредственно в базу данных;

· качественное оформление табличных форм представления данных;

· многоплановое и качественное оформление данных в виде диаграмм и графиков;

· проведение инженерных, финансовых, статистических расчетов;

Проведение математического моделирования и другие операции.

Электронный календарь. Он предоставляет возможность использовать компьютер, входящий в сеть для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Например, менеджер устанавливает дату и время какого либо мероприятия, просматривает получившееся расписание, и при надобности вносит поправки при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует компонентам электронной почты. Программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.

Система даёт возможность для получения доступа также и к календарям других менеджеров, может автоматически согласовать время встречи с их собственными расписаниями.

Использование электронного календаря особо эффективно для менеджеров высших уровней управления, график которых расписан надолго вперед.

Компьютерные конференции и телеконференции. Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между группой людей, решающей определённый вопрос. Лица, имеющие доступ к этой технологии - это ограниченный круг. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций.

Телеконференция включает в себя три вида конференций: аудио, видео и компьютерную.

Видеотекст. Здесь компьютер используется для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора. Лица, принимающие решение, имеют три возможности получения информации в форме видеотекста:

· создать файлы видеотекста на собственных компьютерах;

· заключить договор с компанией данной специализации на получение доступа к разработанным ею файлам видеотекста. Такие файлы, разработанные специально для продажи, могут храниться на серверах компании, осуществляющей подобные услуги, или поставляться клиенту на магнитных или оптических дисках;

· заключить договоры с другими компаниями на получение доступа к их файлам видео текста.

Обмен каталогами и прайс-листами своей продукции между компаниями в форме видеотекста имеет сеёчас большую популярность. Компании, специализирующиеся на продаже видеотекста, начинают конкурировать печатной продукцией, такой как газеты и журналы. Так, во многих странах сейчас можно заказать газету, журнал или сводки биржевой информации в форме видеотекста.

Хранение изображений. В любой организации необходимо длительное время хранить большое количество документов. Для удобства придумали хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме.

Хранение изображений является перспективной офисной технологией и осуществляется при использовании специального устройства -- оптического распознавателя образов, который позволяет преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид с последующим хранением его во внешней памяти компьютера. Изображение, сохраненное в цифровом формате может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски или другие носители обладающие большими емкостями.

Аудиоконференции. Они используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством для аудиоконференций является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, позволяющими учавствовать в разговоре более чем двум участникам. Для аудиоконференций не требуется компьютер, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками.

Аудиоконференци являются очень выгодным средством связи. Оно дешево и удобно. Эффективность аудиоконференций повышается при выполнении следующих условий:

· человек, организующий аудиоконференцию, должен предварительно обеспечить возможность для участия в ней всех заинтересованных лиц;

· количество участников конференции не должно быть более шести человек, чтобы удержать дискуссию в рамках обсуждаемой проблемы;

· программа конференции должна быть сообщена ее участникам заранее, например, с использованием факсимильной связи;

· перед диалогом, каждый участник должен представляться;

· должны быть организованы запись конференции и ее последующее хранение;

· запись конференции должна быть распечатана и отправлена всем ее участникам.

Видеоконференции. Они предназначены для тех же целей, что и аудиоконференций, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера. Во время видеоконференции ее участники, находящиеся в разных местах планеты, могут видеть на телевизионном экране либо мониторе себя и других участников. Одновременно с видеоизображением передается звуковое сопровождение.

Хотя видеоконференции сокращают транспортные и командировочные расходы, большинство фирм применяет их и по другой причине. Эти фирмы видят в них возможность принять в решении вопроса максимальное количество менеджеров и других работников, находящихся на большом расстоянии от главного офиса.

Наиболее популярны три конфигурации построения видеоконференций:

· односторонняя видео- и аудиосвязь. Здесь видео- и аудиосигналы идут только в одном направлении, например от руководителя проекта к исполнителям;

· односторонняя видео- и двухсторонняя аудиосвязь. Двухсторонняя аудиосвязь позволяет участникам конференции, принимающим видеоизображение, обмениваться аудиоинформацией с передающим видеосигнал участником;

· двухсторонняя видео- и аудиосвязь. Она является наиболее дорогой конфигурацией с использованием двухсторонней видео- и аудиосвязи между всеми участниками конференции, обычно имеющими один и тот же статус.

Факсимильная связь. Эта связь основана на использовании факс-аппарата, читающего документ на одном конце коммуникационного канала и воспродящего его изображение на другом.

Факсимильная связь является быстрым и легким способом рассылки документов участникам группы, решающей определенный вопрос, независимо от их географического положения.

2. Электронный документооборот

2.1 Назначение систем управления электронными документами

Итак, управление электронным документооборотом в общем случае - это организация движения документов между подразделениями предприятия, группами пользователей или пользователями. Т.к. они чаще всего остаются на сервере, под движением документов понимается не их физическое перемещение, а передача прав на их использование с уведомлением определённых пользователей и контроль за их исполнением. Главное назначение систем электронного документооборота это организация хранения электронных документов, а также их поиска как по атрибутам, так и по содержимому. В системах электронного документооборота также реализован санкционированный доступ к документам, фиксируются произведенные в них изменения и контролируются все их версии и подверсии.

Автоматизация документооборота даёт возможность использовать информацию из базы данных, сокращение количества ввода информации вручную, что сокращает время работы и в снижении количества ошибок. Кроме форм документов, в база данных системы управления документооборотом хранит данные (суммы, номера договоров, даты заключения договоров, адреса и т.д.), которые также могут понадобиться во многих документах (договорах, приказах, актах выполненных работ и т.д.). Эта информация вводится один раз и позволяет формировать документы, требуемые в административных структурах.

По данным журнала “ASAP”, за год в мире производится приблизительно 6 млрд. документов; обычный служащий тратит в год около 150 часов на поиск утерянной информации. Поэтому возникает потребность предоставлять необходимую информацию в готовом для “потребления” виде с последующим ее предложением.

Современный рынок прикладных программных средств предлагает ряд автоматизированных систем управления документацией. Среди них DocsVision 3.6 компании DocsVision , ESCOM.DOC© , система J.D. Edwards OneWorld, разработанная компанией Robertson and Blums Corporation и др.

Прежде всего, дадим определение того, о каком типе программного обеспечения пойдёт речь. Наиболее полное определение Систем управления документами (EDMS - Electronic Document Management Systems) даёт аналитическая компания IDC :

"Системы управления документами (СУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы СУД включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео- данные, и документы Web. Общими возможностями систем СУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность."

Изначально, СУД являлись вертикальными приложениями, которые были разработаны для использования малыми группами специалистов, работающих на небольшом расстоянии друг от друга с документами сложной структуры. Заграницей приложения вертикального управления документами в основном использовались в фармацевтических исследованиях, страховании, инженерных разработках, промышленном производстве.

В современных распределенных предприятиях система распространения документов, требования по их доступности и необходимость совместной работы с ними растут экспоненциально. Ежедневно создаются высоко-ценные материалы, размещаются в глобальных сетях, распространяются в различных коллективах среди людей. В эпоху Web формализованные документы, доступные только специалистам, не могут больше хранить корпоративные знания. В этом должны помочь Системы управления документами.

Таким образом, автоматизация делопроизводства (при помощи СУД) нужна для того, чтобы обеспечить мобильность руководству предприятия и работы самого предприятия.

На сегодняшний день предприятия требуют по настоящему распределенной архитектуры управления документами, т.е. такой, которая удовлетворяет следующим требованиям:

· Масштабируемость - желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать можно больше пользователей, и система была способна увеличивать свою мощность и это определялось только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения. Это требование могут обеспечить сервера баз данных, произведённых такими компаниями, как Sybase, Oracle, Informix и др., существующие практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, тем самым обеспечивая самый широкий спектр производительности.

· Распределенность - основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектурой систем документооборота должно поддерживаться взаимодействие распределенных мест. А распределенные места могут быть объединены различными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями. Распределенное, расширяемое управление документами резко повышает продуктивность работы сотрудников, усиляет общую конкурентоспособность организации.

· Модульность - вполне возможно, что заказчик не потребует внедрение сразу всех компонентов системы документооборота, а иногда число задач решаемых заказчиком меньше, чем число всех задач документооборота. Из этого выведем, что система документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.

· Открытость - система документооборота не должна и не может существовать по отдельности с другими системами, например иногда необходимо интегрировать систему с прикладной бухгалтерской программой. Тогда система документооборота должна иметь открытые интерфейсы необходимой в некоторых случаях доработки и интеграции с другими системами.

· Эффективность - обеспечение рационального соотношения между затратами на создание системы и целевыми эффектами, включая конечные результаты автоматизации документооборота; возможность внедрения широкого спектра дополнительных технологий для повышения уровня возврата от средств, затраченных на систему.

На рынке средств электронного управления документами, условно, выделим пять категорий СУД. Но, ни одна классификация,как показывает практика, не является идеальной. В результате некоторые продукты одновременно попадают сразу в несколько категорий и имеют возможности, характерные для продуктов из разных категорий.

Как правило, предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений, иногда ориентированные на использование в определенной индустрии. Эти решения обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, такими как работы с образами, технологии управления записями и потоками работ, управление контентом (см. ниже) и т.д.

Системы управления образами

На рынке средств электронного управления документами, условно, выделим пять категорий технологий. Следует заметить, что ни одна классификация, видимо, не является идеальной. В результате некоторые продукты одновременно попадают в несколько категорий и имеют возможности, характерные для продуктов из разных категорий.

· Системы СУД, ориентированные на бизнес-процессы: Documentum, FileNet (Panagon и Watermark), Hummingbird(PC DOCS).

Как правило, предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений, иногда ориентированные на использование в определенной индустрии. Эти решения, как правило, обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы с образами, управления записями и потоками работ, управление контентом (см. ниже) и т.д.

· Корпоративные СУД: Lotus (Domino.Doc), дополнения к Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context).

Обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации. Основные возможности этих систем аналогичны системам, ориентированным на бизнес-процессы. Однако, их отличительной особенностью является способ использования и распространения. Аналогично таким средствам как текстовые редакторы и электронные таблицы, корпоративные СУД являются стандартным, "приложением по умолчанию" для создания и публикации документов в организации. Как правило, эти средства не ориентированы на использование только в какой-то определенной индустрии или для узко определенной задачи. Они предлагаются и внедряются как общекорпоративные технологии, доступные практически любой категории пользователей.

· Системы управления контентом (от англ. content - содержание, суть): Adobe, Excalibur.

Обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции. Потенциально доступность информации не в виде документов, а в меньших объектов облегчает процесс обмена информацией между приложениями.

· Системы управления образами

Преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF (Tagged Image File Format), после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме.

· Системы управления потоками работ (Workflow management): Lotus (Domino/Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.

Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая «жесткая маршрутизация»). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом «работа» (work). Системы такого типа называют системами workflow -- «поток работ» (к сожалению, для этого термина нет точного эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.

2.2 Подсистемы автоматизации документооборота

информационный автоматизация офисный электронный документ

Система автоматизации документооборота складывается из нескольких подсистем. Каждая из этих подсистемм обладает набором специфических для нее функций. При этом каждая подсистема тесно взаимодействуют между собой с другими подсистемами. На практике программные продукты условно можно отнести к той или иной группе в нашей классификации. Как правило, системы реализуют лишь часть функций, описанных ниже, при этом продукт одного класса может включать в себя часть функций систем другого класса. По этому построение систем автоматизации документооборота из существующих на рынке продуктов требует не только хорошего понимания конечной задачи, но и отличного знания рынка программного обеспечения.

Можно выделить следующие подсистемы автоматизации документооборота:

· Архивы документов;

· Системы ввода документов и системы обработки образов документов;

· Системы управления стоимостью хранения документов;

· Системы маршрутизации документов;

· Системы комплексной автоматизации бизнес-процессов.

В основе системы документооборота лежит подсистема хранения. В простейшем случае это может быть база данных учета документов в системах автоматизации делопроизводства. Клиентское рабочее место осуществляет возможность занесения информации о документах в систему, поиск документов по их атрибутам, модификацию информации (текущее местоположение, статус исполнения и прочее) и управление данными.

В том случае, если система документооборота хранит документы или их образы необходима специальная среда их хранения. В простейшем случае для этого может использоваться файловая система. В более сложном случае это может быть специализированная система построения архива документов. База данных должна содержать информацию о правах доступа к документам, блокировках и пр. В этом случае возможно присутствие систем оптимизации стоимости хранения документов и системы поддержки полнотекстового индексирования.

Клиентские приложения, соответственно, должны включать такие дополнительные функции, как доступ к документам в архиве, поддержка блокировки и изменения атрибутов документов, а также возможность полнотекстового поиска.

Для ввода документов в систему может использоваться система распознавания текстов и печатных форм.

В случае наличия в системе средств маршрутизации база данных хранит дополнительную информацию о маршрутах движения документов, текущем состоянии маршрутов и пр. Модуль маршрутизации осуществляет непосредственную доставку документов на рабочие места пользователей и внесение информации об изменении статуса документов в базу данных. Клиентское рабочее место системы маршрутизации может непосредственно не взаимодействовать с базой данных и архивом документов, а получать доступ к документам посредством среды маршрутизации, в качестве которой может использоваться электронная почта.

Заключение

В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.

Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации.

Внедрение автоматизированной системы обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.

За время своего существования компьютерные технологии прошли длительный путь развития не только в области программных продуктов или архитектуры систем, но и в области интеграции компьютерных технологий и бизнес-процессов. Изначально созданные для автоматизации рутинных процессов компьютерные технологии стали решающим фактором, определяющим сами бизнес-процессы. Сейчас уже очень трудно представить современный офис не только без компьютера, но и без специальных программ, позволяющих автоматизировать всю работу с документацией. Можно сказать, что на сегодняшний день базовая функциональность этих программных продуктов всех наиболее известных производителей соответствует основным требованиям российского делопроизводства и обеспечивает реализацию всех основных делопроизводственных операций. Поэтому при выборе того или иного программного продукта основное внимание обращается на детали, особенности функционирования и настройки того или иного ПО.

Глоссарий

		Определение
	Текстовый процессор	один из видов прикладного программного обеспечения, который предназначен для создания и обработки текста.
	Электронная почта	Компонент электронного офиса, позволяющий пользователям обмениваться электронными сообщениями по сети
	Информационная технология автоматизации офиса	организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.
	Аудиопочта	почта позволяющая пользователям передовать голосовые сообщения.
	оптический распознаватель образов	Устройство позволяющее преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид с последующим хранением его во внешней памяти компьютера.
	Аудиоконференция	Средство коммуникации использующее аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными лицами.
	Факсимильная связь	связь основанная на использовании факс-аппарата, читающего документ на одном конце коммуникационного канала и воспродящего его изображение на другом.
	Эффективность документооборота	обеспечение рационального соотношения между затратами на создание системы и целевыми эффектами, включая конечные результаты автоматизации документооборота
	Корпоративные СУД	Обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации.
	Системы управления контентом	Системы, которые обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции.

Список использованных источников

1. Пахчанян А. Обзор систем электронного документооборота. / А. Пахчанян. Спб.; «Питер», 2003. - 74 с. - ISBN 5-85647-057-

2. Симонович С.В. Информатика: Базовый курс. / С.В. Симонович. СПб.; «Питер», 2002. - 24 с. - ISBN 5-300-02821-5.

3. Морозевич А.Н. Основы экономической информатики. Учебное пособие. / А.Н. Морозевич, Н.Н. Говядинова, Б.А. Железко. Мн.; «БГЭУ», 2006. - 237 с. - ISBN 5-30567-453-5

4. Назаров С.В. Пакеты программ офисного назначения. Учеб. Пособие. / С.В. Назаров. Москва.; «Издательство АСТ», 2003. - 112 с. - ISBN 5-34634554-4

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Назначение программ офисной автоматизации. Преимущества ERP-систем, критерии их выбора. Характеристики ряда программ: "БЭСТ-5" - информационной системы управления предприятием, описание 1С:Предприятие 8.1, Microsoft Dynamics AX, Галактика Business Suite.

курсовая работа , добавлен 19.12.2011

Теоретические основы информационных технологий, их значение во всех сферах жизни современного человека и общества. Изучение информационной системы для автоматизации службы управления персоналом в рамках предприятия. Отдельные программы автоматизации.

реферат , добавлен 12.01.2012

Анализ существующих информационных систем для автоматизации деятельности предприятий общественного питания. Моделирование основных бизнес-процессов, выполняемых в автоматизированной информационной системе. Этапы разработки информационной системы.

дипломная работа , добавлен 14.11.2017

Анализ особенностей работы и технических возможностей программы "1С: Предприятие", предназначенной для решения широкого круга задач по автоматизации учетной и офисной деятельности. Характеристика основных средств администрирования и конфигурации системы.

курсовая работа , добавлен 28.05.2010

Использование информационных технологий с целью автоматизации рабочего места коменданта образовательного учреждения. Программные и аппаратные средства. Архитектура программного обеспечения. Описание пользовательских интерфейсов. Анализ предметной области.

курсовая работа , добавлен 06.06.2015

Создание сайта в сети Интернет для информирования студентов и преподавателей о проходящих конференциях. Разработка модели "как будет" с учетом внедрения системы автоматизации. Описание сценариев элементарных функций и физической модели базы данных.

курсовая работа , добавлен 19.12.2015

Понятие и процесс обработки информации. Технология подготовки текстовых документов и система управления документами. Методы и средства защиты информации. Экспертные и справочно-правовые системы и автоматизация рабочего места и офисной деятельности.

шпаргалка , добавлен 29.07.2010

Современная система автоматизации ресторанов как один из основных инструментов развития ресторанного бизнеса. Влияние автоматизированной системы на повышение эффективности управления ресторана. Анализ зарубежных и отечественных систем автоматизации.

курсовая работа , добавлен 23.02.2010

Понятие информационных технологий, этапы их развития, составляющие и основные виды. Особенности информационных технологий обработки данных и экспертных систем. Методология использования информационной технологии. Преимущества компьютерных технологий.

курсовая работа , добавлен 16.09.2011

Обзор государственных и международных стандартов и методологий создания и эксплуатации информационных систем. Характеристика актуальных способов автоматизации компании. Проект автоматизации диспетчерской службы ООО "Рим", созданный средствами MS Project.

ИС офисной автоматизации связывают воедино работников информационной сферы в разных регионах и помогают поддерживать связь с покупателями, заказчиками и другими организациями. Их деятельность в основном охватывает управление документацией, коммуникации, составление расписаний и т.д. Эти системы выполняют следующие функции:

обработка текстов на компьютерах с помощью различных текстовых процессоров;

производство высококачественной печатной продукции;

архивация документов;

электронные календари и записные книжки для ведения деловой информации;

электронная и аудиопочта;

видео- и телеконференции.

Информационные системы обработки знаний , в том числе и экспертные системы, вбирают в себя знания, необходимые инженерам, юристам, ученым при разработке или создании нового продукта. Их работа заключается в создании новой информации и нового знания. Так, например, существующие специализированные рабочие станции по инженерному и научному проектированию позволяют обеспечить высокий уровень технических разработок.

Информационные системы для менеджеров среднего звена

Информационные системы уровня менеджмента используются работниками среднего управленческого звена для мониторинга (постоянного слежения), контроля, принятия решений и администрирования. Основные функции этих информационных систем:

сравнение текущих показателей с прошлыми;

составление периодических отчетов за определенное время, а не выдача отчетов по текущим событиям, как на оперативном уровне;

обеспечение доступа к архивной информации и т.д.

Некоторые ИС обеспечивают принятие нетривиальных решений. В случае, когда требования к информационному обеспечению определены не строго, они способны отвечать на вопрос: "что будет, если...?"

На этом уровне можно выделить два типа информационных систем: управленческие (для менеджмента) и системы поддержки принятия решений.

Управленческие ИС имеют крайне небольшие аналитические возможности. Они обслуживают управленцев, которые нуждаются в ежедневной, еженедельной информации о состоянии дел. Основное их назначение состоит в отслеживании ежедневных операций в фирме и периодическом формировании строго структурированных сводных типовых отчетов. Информация поступает из информационной системы операционного уровня.

Характеристики управленческих информационных систем:

используются для поддержки принятия решений структурированных и частично структурированных задач на уровне контроля за операциями;

ориентированы на контроль, отчетность и принятие решений по оперативной обстановке;

опираются на существующие данные и их потоки внутри организации;

имеют малые аналитические возможности и негибкую структуру.

Системы поддержки принятия решений обслуживают частично структурированные задачи, результаты которых трудно спрогнозировать заранее. Они имеют более мощный аналитический аппарат с несколькими моделями. Информацию получают из управленческих и операционных информационных систем. Используют эти системы все, кому необходимо принимать решение: менеджеры, специалисты, аналитики и пр. Например, их рекомендации могут пригодиться при принятии решения покупать или взять оборудование в аренду и пр.

Характеристики систем поддержки принятия решений;

обеспечивают решение проблем, развитие которых трудно прогнозировать;

оснащены сложными инструментальными средствами моделирования и анализа;

позволяют легко менять постановки решаемых задач и входные данные;

отличаются гибкостью и легко адаптируются к изменению условий по несколько раз в день;

имеют технологию, максимально ориентированную на пользователя.

Стратегические информационные системы

Развитие и успех любой организации (фирмы) во многом определяются принятой в ней стратегией. Под стратегией понимается набор методов и средств решения перспективных долгосрочных задач.

В этом контексте можно воспринимать и понятия "стратегический метод", "стратегическое средство", "стратегическая система" и г.п. В настоящее время в связи с переходом к рыночным отношениям вопросу стратегии развития и поведения фирмы стали уделять большое внимание, что способствовало коренному изменению во взглядах на информационные системы. Они стали расцениваться как стратегически важные системы, которые влияют на изменение выбора целей фирмы, ее задач, методов, продуктов, услуг, позволяя опередить конкурентов, а также наладить более тесное взаимодействие с потребителями и поставщиками. Появился новый тип информационных систем - стратегический.

Стратегическая информационная система - компьютерная информационная система, обеспечивающая поддержку принятия решений по реализации стратегических перспективных целей развития организации.

Известны ситуации, когда новое качество информационных систем заставляло изменять не только структуру, но и профиль фирм, содействуя их процветанию. Однако при этом возможно возникновение нежелательной психологической обстановки, связанное с автоматизацией некоторых функций и видов работ, так как это может поставить некоторую часть сотрудников и рабочих под угрозу сокращения.

Рис. 3.7. Внешние факторы, воздействующие на деятельность фирмы

Рассмотрим качество информационной системы как стратегического средства деятельности любой организации на примере фирмы, выпускающей продукцию, аналогичную уже имеющейся на потребительском рынке. В этих условиях необходимо выдержать конкуренцию с другими фирмами. Что может принести использование информационной системы в этой ситуации?

Чтобы ответить на этот вопрос, нужно понять взаимосвязь фирмы с ее внешним окружением. На рис. 3.7 показано воздействие на фирму внешних факторов:

конкурентов, проводящих на рынке свою политику;

покупателей, обладающих разными возможностями по приобретению товаров и услуг;

поставщиков, которые проводят свою ценовую политику.

Фирма может обеспечить себе конкурентное преимущество, если будет учитывать эти факторы и придерживаться следующих стратегий:

создание новых товаров и услуг, которые выгодно отличаются от аналогичных;

отыскание рынков, где товары и услуги фирмы обладают рядом отличительных признаков по сравнению с уже имеющимися там аналогами;

создание таких связей, которые закрепляют покупателей и поставщиков за данной фирмой и делают невыгодным обращение к другой;

снижение стоимости продукции без ущерба качества.

Информационные системы стратегического уровня помогают высшему звену управленцев решать неструктурированные задачи, подобные описанным выше, осуществлять долгосрочное планирование. Основная задача - сравнение происходящих во внешнем окружении изменений с существующим потенциалом фирмы. Они призваны создать общую среду компьютерной телекоммуникационной поддержки решений в неожиданно возникающих ситуациях. Используя самые совершенные программы, эти системы способны в любой момент предоставить информацию из многих источников. Для некоторых стратегических систем характерны ограниченные аналитические возможности.

На данном организационном уровне ИС играют вспомогательную роль и используются как средство оперативного предоставления менеджеру необходимой информации для принятия решений.

В настоящее время еще не выработана общая концепция построения стратегических информационных систем вследствие многоплановости их использования не только по целям, но и по функциям. Существуют две точки зрения: одна базируется на мнении, что сначала необходимо сформулировать свои цели и стратегии их достижения, а только затем приспосабливать информационную систему к имеющейся стратегии; вторая - на том, что организация использует стратегическую ИС при формулировании целей и стратегическом планировании. По-видимому, рациональным подходом к разработке стратегических информационных систем будет методология синтеза этих двух точек зрения.

Информационные системы в фирме

В любой фирме желательно иметь несколько локальных ИС разного назначения, которые взаимодействуют между собой и поддерживают управленческие решения на всех уровнях. На рис. 3.8 показан один из таких вариантов. Между локальными ИС организуются связи различного характера и назначения. Одни локальные ИС могут быть связаны с большим количеством работающих в фирме систем и иметь выход во внешнюю среду, другие связаны только с одной или несколькими родственными. Современный подход к организации связи основан на применении локальных внутрифирменных компьютерных сетей с выходом на аналогичную ИС другой фирмы или подразделение корпорации. При этом пользуются ресурсами региональных и глобальных сетей.

На основе интеграции ИС разного назначения с помощью компьютерных сетей в фирме создаются корпоративные ИС. Подобные ИС предоставляют пользователю возможность работать как с общефирменной базой данных, так и с локальными базами данных.

Рассмотрим роль корпоративной ИС в фирме относительно формирования стоимости выпускаемой продукции.

Информационные системы в фирме, поддерживая все стадии выпуска продукции, могут предоставлять информацию разной степени подробности для анализа, в результате которого выявляются этапы, где происходит сверхнормативное увеличение стоимости продукции. В этом случае может быть выбрана стратегия по уменьшению стоимости продукции. Результаты принимаемых мер, в свою очередь, отразятся в информационной системе. Снова можно будет использовать полученную информацию для анализа. И так до тех пор, пока не будет достигнута поставленная цель.

Пример 3.15. Фирма может резко сократить издержки, связанные с хранением сырья и полуфабрикатов, договорившись с поставщиками о ежедневных поставках. Сведения о произведенных поставках будут учтены информационной системой, из которой будет получена информация для принятия решений на соответствующем уровне управления.

Информационная система может иметь наибольший эффект, если фирму рассматривать как цепь действий, в результате которых происходит постепенное формирование стоимости производимых продуктов или услуг. Тогда с помощью информационных систем различного функционального назначения, включенных в эту цепь, можно оказывать влияние на стратегию принятия управленческих решений, направленных на увеличение доходов фирмы.

Рис. 3.8. Примеры информационных систем, поддерживающих деятельность фирмы

ПРОЧИЕ КЛАССИФИКАЦИИ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ

Классификация по степени автоматизации

В зависимости от степени автоматизации информационных процессов в системе управления фирмой информационные системы определяются как ручные, автоматические, автоматизированные (рис. 3.9 ).

Ручные ИС характеризуются отсутствием современных технических средств переработки информации и выполнением всех операций человеком. Например, о деятельности менеджера в фирме, где отсутствуют компьютеры, можно говорить, что он работает с ручной ИС.

Автоматические ИС выполняют все операции по переработке информации без участия человека.

Автоматизированные И С предполагают участие в процессе обработки информации и человека, и технических средств, причем главная роль отводится компьютеру. В современном толковании в термин "информационная система" вкладывается обязательно понятие автоматизируемой системы.

Автоматизированные ИС, учитывая их широкое использование в организации процессов управления, имеют различные модификации и могут быть классифицированы, например, по характеру использования информации и по сфере применения.

Пример 3.16. Роль бухгалтера в информационной системе по расчету заработной платы заключается в задании исходных данных. Информационная система обрабатывает их по заранее известному алгоритму с выдачей результатной информации в виде ведомости, напечатанной на принтере.

Рис. 3.9. Классификация информационных систем по разным признакам

Классификация по характеру использования информации

Информационно-поисковые системы (см. рис. 3.9) производят ввод, систематизацию, хранение, выдачу информации по запросу пользователя без сложных преобразований данных. Например, информационно-поисковая система в библиотеке, в железнодорожных и авиакассах продажи билетов.

Информационно-решающие системы осуществляют все операции переработки информации по определенному алгоритму. Среди них можно провести классификацию по степени воздействия выработанной результатной информации на процесс принятия решений и выделить два класса: управляющие и советующие.

Управляющие ИС вырабатывают информацию, на основании которой человек принимает решение. Для этих систем характерны тип задач расчетного характера и обработка больших объемов данных. Примером могут служить система оперативного планирования выпуска продукции, система бухгалтерского учета.

Советующие ИС вырабатывают информацию, которая принимается человеком к сведению и не превращается немедленно в серию конкретных действий. Эти системы обладают более высокой степенью интеллекта, так как для них характерна обработка знаний, а не данных.

Пример 3.17. Существуют медицинские информационные системы для постановки диагноза больного и определения предполагаемой процедуры лечения. Врач при работе с подобной системой может принять к сведению полученную информацию, но предложить иное по сравнению с рекомендуемым решение.

Классификация по сфере применения

Информационные системы организационного управления (см. рис. 3.9) предназначены для автоматизации функций управленческого персонала. Учитывая наиболее широкое применение и разнообразие этого класса систем, часто любые информационные системы понимают именно в данном толковании. К этому классу относятся информационные системы управления как промышленными фирмами, так и непромышленными объектами: гостиницами, банками, торговыми фирмами и др.

Основными функциями подобных систем являются: оперативный контроль и регулирование, оперативный учет и анализ, перспективное и оперативное планирование, бухгалтерский учет, управление сбытом и снабжением и другие экономические и организационные задачи.

ИС управления технологическими процессами (ТП) служат для автоматизации функций производственного персонала. Они широко используются при организации для поддержания технологического процесса в металлургической и машиностроительной промышленности.

ИС автоматизированного проектирования (САПР) предназначены для автоматизации функций инженеров-проектировщиков, конструкторов, архитекторов, дизайнеров при создании новой техники или технологии. Основными функциями подобных систем являются: инженерные расчеты, создание графической документации (чертежей, схем, планов), создание проектной документации, моделирование проектируемых объектов.

Интегрированные (корпоративные) И С используются для автоматизации всех функций фирмы и охватывают весь цикл работ от проектирования до сбыта продукции. Создание таких систем весьма затруднительно, поскольку требует системного подхода с позиций главной цели, например получения прибыли, завоевания рынка сбыта и т.д. Такой подход может привести к существенным изменениям в самой структуре фирмы, на что может решиться не каждый управляющий.

Исторически автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.

Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее. Совместное использование этих систем обеспечивает рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.

Автоматизированный офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но также потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.

Информационная технология автоматизированного офиса - организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей других современных средств передачи и работы с информацией

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение и ускорение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.

Автоматизацию офиса дополняют некомпьютерные средства: аудио и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

Основные компоненты

База данных является обязательным компонентом любой информационной технологии. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.

Пример. В базе данных собираются сведения о ежедневных продажах, передаваемые торговыми агентами фирмы на главный компьютер, или сведения о еженедельных поставках сырья. Могут ежедневно по электронной почте поступать с биржи сведения о курсе валют или котировках ценных бумаг, в том числе и акций этой фирмы, которые ежедневно корректируются в соответствующем массиве базы данных.

Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких, как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и пр. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами.

Текстовый процессор - это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Таким образом, в распоряжении менеджера имеется эффективный вид письменной коммуникации. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.

Электронная почта (E-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Здесь имеет место только однонаправленная связь. Это ограничение, по мнению многих исследователей, не является слишком важным, поскольку в пятидесяти случаях из ста служебные переговоры по телефону имеют целью лишь получение информации. Для обеспечения двухсторонней связи придется многократно посылать и принимать сообщения по электронной почте или воспользоваться другим способом коммуникации.

Электронная почта может предоставлять пользователю различные возможности в зависимости от используемого программного обеспечения. Чтобы посылаемое сообщение стало доступно всем пользователям электронной почты, его следует поместить на компьютерную доску объявлений, при желании можно указать, что это частная корреспонденция. Вы также можете послать отправление с уведомлением о его получении адресатом.

Аудиопочта - это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети. Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения.

Табличный процессор так же, как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Без знания основ технологии работы в нем невозможно полноценно использовать персональный компьютер в своей деятельности. Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме. Объединяя эти операции по общим признакам, можно выделить наиболее многочисленные и применяемые группы технологических операций:

§ ввод данных как с клавиатуры, так и из баз данных;
§ обработка данных (сортировка, автоматическое формирование итогов, копирование и перенос данных, различные группы операций по вычислениям, агрегирование данных и т.д.);
§ вывод информации в печатном виде, в виде импортируемых файлов в другие системы, непосредственно в базу данных;
§ качественное оформление табличных форм представления данных;
§ многоплановое и качественное оформление данных в виде диаграмм и графиков;
§ проведение инженерных, финансовых, статистических расчетов;
§ проведение математического моделирования и ряд других вспомогательных операций.

Любая современная среда табличного процессора имеет средства пересылки данных по сети.

Электронный календарь предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты. Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.

Система дополнительно дает возможность получить доступ также и к календарям других менеджеров. Она может автоматически согласовать время встречи с их собственными расписаниями.

Использование электронного календаря оказывается особенно эффективным для менеджеров высших уровней управления, рабочие дни которых расписаны надолго вперед.

Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Естественно, круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций.

Телеконференция включает в себя три типа конференций: аудио, видео и компьютерную. Видеотекст основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора.

Обмен каталогами и ценниками (прайс-листами) своей продукции между компаниями в форме видеотекста приобретает сейчас все большую популярность. Что же касается компаний, специализирующихся на продаже видеотекста, то их услуги начинают конкурировать с такой печатной продукцией, как газеты и журналы. Так, во многих странах сейчас можно заказать газету или журнал в форме видеотекста, не говоря уже о текущих сводках биржевой информации.

Хранение изображений . В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их число может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме. Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства

оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски

Идея хранения изображений не нова и реализовывалась раньше на основе микрофильмов. Созданию данной технологии способствовало появление нового технического решения - оптического диска в комбинации с цифровой записью изображения.

Аудиоконференции используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференций является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиоконференций не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками. Использование аудиоконференций облегчает принятие решений, оно дешево и удобно.

Видеоконференции предназначены для тех же целей, что и аудиоконференций, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение.

Хотя видеоконференции позволяют сократить транспортные и командировочные расходы, большинство фирм применяет их не только по этой причине. Эти фирмы видят в них возможность привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров и других работников, территориально удаленных от главного офиса.

Факсимильная связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом. Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.

Наиболее популярным набором программ для офисной автоматизации является Microsoft Office. Продукты Microsoft Office тесно интегрированы между собой, они имеют более 50% общего программного кода. Это является основой однотипной работы со всеми приложениями.