Формы субд ms access. Общие понятия о субд access

MS Access - реляционная клиент-серверная от компании Microsoft. Реляционная означает, что она основана на таблицах. Рассмотрим эту систему подробнее.

Что такое реляционная база данных?

Рассмотрим преимущества и недостатки данной СУБД.

Преимущества СУБД Microsorf Access

• Простой и понятный интерфейс. Приступить к работе с данной СУБД можно, не имея никаких особых навыков. Кроме того, на помощь новичку приходят многочисленные справочные пособия, онлайн- и офлайн-курсы.
• СУБД MS Access общеизвестна и очень популярна в настольных ПК. Это значит, что вы всегда можете обратиться за помощью к знакомому, уже давно использующему данную СУБД, за советом, а также вместе работать с одной базой данных по сети.
• Практически безграничные возможности из таблиц щелчком одной клавиши мыши можно перенести в Excel, Word, экспортировать в XML, опубликовать в PDF, не говоря уже о том, чтобы без проблем перенести выбранные объекты в другую базу данных.
• Невысокая цена. Если покупать MS Access в составе полного пакета Microsoft Office, то, по сравнению с другими платными СУБД, цена окажется очень заманчивой.
• Широкий выбор конструкторов для построения форм, отчетов и запросов, с помощью которых можно отфильтровать данные и вывести их в удобном виде.
• Широкие возможности импорта данных: если у вас есть табличные данные, созданные при помощи текстового процессора MS Word или табличного процессора MS Excel, вы с помощью мастера без труда перенесете их в свою базу. Импорт, кроме того, можно выполнить из простого текстового документа, из документа XML, а также из файлов баз данных, созданных в других СУБД (таких как dBASE, PARADOX).
• Возможность создания пароля на своей базе данных.
• Встроенный язык VBA высокого уровня.
• Возможность записи макросов.
• Редактор SQL.

Для программистов можно выделить еще один значительный плюс: ядро Access JET 4 встроено в операционные системы Microsoft, начиная с Windows-98. Это значит, что разработанное приложение, использующее в работе базу данных, созданную в Access, можно без проблем переносить на любой компьютер с ОС Windows. Оно будет работать, не требуя установки самой СУБД. В крайнем случае потребуется лишь установка RUNTIME - версии, которую можно абсолютно бесплатно скачать с сайта Microsoft.

Как видим, достоинства СУБД MS Access налицо. Но все плюсы могут перекрыться вполне существенными минусами. Рассмотрим их.

Недостатки СУБД Microsoft Access

• MS Access относится к файл-серверным СУБД. Это означает, что вся обработка данных происходит непосредственно на компьютере клиента, пользователя. Серверная часть лишь извлекает данные и передает их по требованию. Это приводит к тому, что по локальной сети курсируют большие потоки данных, и при большом количестве пользователей, работающих с базой данных, может случиться перегрузка сети. Классическая файл-серверная архитектура всегда влечет за собой низкую производительность при большом количестве пользователей. В версии MS Access 2010 этот вопрос частично решен.
• Отсутствие надежных средств защиты данных. По сути, используется только пароль на базе данных и пароль пользователя. Для опытного специалиста не представляет никакой сложности снять такую защиту.
• Многопользовательский режим возможен только в одноранговой сети или в сети с файловым сервером.
• Для разработки нестандартного интерфейса требуется привлекать программистов.
• Редактор примитивен, использовать его неудобно.
• Данная СУБД не бесплатная.
• MS Access заточен под операционные системы Windows. Чтобы попытаться использовать данные, созданные в этой СУБД в других ОС (например, LINUX), придется изрядно повозиться. Проще перенести данные в другую СУБД.

После того, как мы рассмотрели минусы и плюсы MS Access, на примере версии 2007 дадим небольшие инструкции по возможностям данной СУБД.

Создание таблиц

Нет ничего проще, чем создать новую таблицу при помощи MS Access 2007:

1. После открытия базы данных переходим на вкладку «Создание».
2. Щелкаем по иконке «Таблица», она первая слева.
3. Перед нами визуальное представление таблицы со стандартным названием «Таблица 1» и автоинкрементным полем «Код».
4. Можно приступать к вводу данных во второй столбец. После ввода строки необходимо нажать клавишу Enter. Столбец автоматически переименуется в «Поле 1», поле «Код» примет значение единицы, станет доступным ввод данных в следующую строку.
5. Чтобы переименовать столбец, достаточно кликнуть по нему мышью два раза. Желательно задавать имена столбцов без пробелов!
6. Строитель таблиц в Access 2007 очень умный. Стоит вам в первой строке новой таблицы ввести в поле значение типа «Дата», как в следующей строке того же столбца вам автоматически предложат воспользоваться календарем.
7. Для завершения создания таблицы необходимо ее сохранить, нажав на соответствующую иконку или сочетание клавиш CTRL+S.

Многим пользователям удобнее перейти в режим «Конструктор» для более наглядной работы над полями таблицы, ведь в данном режиме можно задавать типы полей, ограничения на значения. В этот режим можно перейти в любой момент работы с таблицей, достаточно лишь нажать на соответствующую кнопку на панели.

Создание запросов

Рассмотрим, как создавать в MS Access запросы. Создадим в версии 2007 простой запрос в режиме конструктора:

1. На панели "Меню" выберите на вкладке «Создание» кнопку «Конструктор запросов».
2. Перед вами сразу появится окошко выбора таблиц. Щелкните по каждой таблице, из которой необходимо выбрать данные. Следует помнить, что выбор вы сможете осуществить, только если несколько таблиц можно логически увязать друг с другом при помощи какого-либо поля.
3. Если у вас выбрано несколько таблиц, необходимо построить между ними связь, протянув мышью линию от одного поля одной таблицы до связываемого поля другой.
4. Теперь двойным щелчком выберите поля из каждой таблицы, которые вы хотите видеть в результате.
5. На панели меню на вкладке «Конструктор» нажмите на большой восклицательный знак. Перед вами в табличной форме предстанет результат вашей выборки.

Это самая общая формула создания запросов. Для более сложных запросов читайте справку к программе или воспользуйтесь специальными пособиями.

Иногда даже начинающему пользователю хочется представить свои данные в более интересном формате, нежели простая таблица. Тогда на помощь ему придет инструмент MS Access - "Формы".

Мастер форм

На примере Access 2007 рассмотрим, как пользоваться мастером форм:

Для создания более сложных форм необходимо воспользоваться соответствующим конструктором.

Рассмотрев эти инструкции, можно сделать вывод, что MS Access - это неплохие возможности за небольшую стоимость. Понятный интерфейс, распространенность, встроенные вспомогательные конструкторы и мастера - все это облегчает проектирование базы данных и работу с ней.

СУБД MS Access (Microsoft Access) – одна из самых популярных систем дляIBM PC и совместимых с ними компьютеров.MS Access входит в комплектMicrosoft Office для профессиональной работы и эффективно используется совместно с другими его приложениями для ведения бизнеса на современном уровне. Новые версииAccess предъявляют повышенные требования к компьютерной системе, в частности, к быстродействию микропроцессора, емкости запоминающих систем, операционной системе, сетевому программному обеспечению.

MS Access относится к СУБД реляционного типа. Это значит, что в БД информация организована в виде взаимосвязанных таблиц. Как и любая другая СУБД,MS Access предназначена для создания БД и управления ими. Основными функциями ее являются: добавление в БД записей, удаление из БД записей, обновление значений полей в записях, поиск в БД записей, удовлетворяющих заданным условиям. Для выполнения этих операций используется механизм запросов. Результатом выполнения запросов является либо отобранное по определенным критериям множество записей из таблицы, либо изменения в таблицах. Запросы к базе формируются на языке SQL.

В MS Access реализованы функции управления данными: защита данных от несанкционированного доступа, поддержка многопользовательского режима работы с данными, обеспечение целостности данных.

В отличие от других настольных СУБД Access хранит все данные в одном файле , при этом распределяет данные по разным таблицам.

Таблица – это основной объект БД, хранилище информации. В базе может быть несколько таблиц, отражающих сведения из разных источников. Для совместной работы с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами.

К другим объектам, которые могут быть созданы в БД, относятся запросы, формы, отчеты, макросы, модули.

Запрос позволяет проанализировать данные с помощью групповых операций, вычислений и отбора данных, удовлетворяющих некоторым условиям.

Форма обеспечивает представление данных на экране в виде, удобном пользователю. Формы позволяют вводить, просматривать, изменять данные, являются средством поиска данных и отличаются многообразием.

Отчет служит для отображения данных при выводе на печать.

Макросом называют набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции, такие как открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет.

Модуль – это набор описаний и процедур на языке Visual Basic для приложений, собранных в одну программную единицу.

СУБД MS Access полностью совместима с такими компонентами пакетаMicrosoft Office , какMS Excel, MS Word, MS Outlook . ВзаимодействиеMS Accessс MS Outlook позволяет создавать и отправлять сообщения электронной почты с формами для ввода данных.

МS Access может работать с разными форматами файлов других систем, поддерживающих стандарт открытого доступа к данным ODBC (Open Database Connectivity ) –Oracle, Microsoft SQL Server, Sybase SQL Server . Стандарт ODBC определяет язык и набор протоколов для обмена между пользовательским приложением и самими данными, хранящимися на сервере, и. используется как средство коммуникации между настольным персональным компьютером (клиентом) и сервером.

С помощью Office Access можно сохранить отчет в форматеPDF (Portable Document Format ) илиXPS (форматXML Paper Specification ). Это позволяет произвести распечатку или публикацию файла, а также переслать его по электронной почте. Можно опубликовать свои файлы в библиотеках или перемещать приложение вWindows SharePoint Services , что дает возможность участникам группы легко взаимодействовать друг с другом посредством обозревателя.

В MS Access существуют функции и технологии, увеличивающие производительность системы: технологияRushmore ;быстрая сортировка (QuickSort); средство наиболее часто выполняемых запросов (Top Value queries) .

MS Access представляет мощный инструментарий для разработчика. Универсальная среда разработчика со встроенным отладчиком обеспечивает возможности программирования на уровнеMicrosoft Visual Basic .

MS Access имеет большое количество инструментальных средств для эффективного выполнения практически любых работ с БД. К ним относятся Мастера и Построители.

Назначение Мастеров – помочь даже мало подготовленному пользователю создать свою БД, обрабатывать данные с помощью форм, запросов и отчетов, проводить анализ таблиц БД и т.д. Мастера предоставляют пользователю интерактивный пошаговый интерфейс для выполнения определенной работы.

Многие Мастера можно объединить в группы:

Создание новой БД и новых объектов БД – таблиц, форм, запросов, подчиненных отчетов и форм, списков и полей со списком в формах, страниц доступа к данным, новой БД MS SQL Server, с которой связывается новый проект MS Access.

Связывание объектов внутри БД и с документами других приложений – полей подчиненных форм и отчетов, таблицы или списка HTML из Интернета или интрасети с таблицей MS Access, папок Exchange или Outlook с таблицей БД MS Access, данных электронных таблиц с таблицей Microsoft Access, помещение сводной таблицы MS Excel в форму MS Access. и др. Связывание обеспечивает реализацию функций Импорта и Экспорта объектов БД.

Создание элементов управления - кнопок и групп переключателей в форме, кнопок на странице доступа к данным.

Поддержка многопользовательского режима – разделение БД на данные и интерфейс с тем, чтобы несколько пользователей имели на своих компьютерах копии интерфейса, связанного с данными на сервере; создание или изменение частичной реплики реплицированной БД, разрешение конфликтов между реплицированными БД во время синхронизации.

Анализ, сервис и преобразование – анализ эффективности БД и выдача списка рекомендаций по ее совершенствованию;генерация отчета MSAccess, отображающего характеристики структуры объектов БД; выдача сведений о модеме после нажатия кнопки «Автонабор» в режиме формы; преобразование БД MSAccess в БД MS SQL Server; преобразование макросов в программы Visual Basic.

Построители служат вспомогательным средством, облегчающим работу пользователей. К ним относятся:

Построитель запросов – создает правильный синтаксис для запроса;

Построитель полей – создает поля в таблице;

Построитель строк подключения ODBC – создает правильный синтаксис для связи с объектами ODBC;

Построитель смарт-тегов – отображает список доступных смарт-тегов и их действий. С помощью смарт-тегов можно сэкономить время при выполнении тех действий в приложении Ms Access, для которых обычно предназначены другие программы. Например, с помощью смарт-тега имени пользователя происходит добавление имени в папку MS Outlook «Контакты».

Построитель цветов – предлагает палитру для создания настраиваемых цветов.

Построитель выражений – помогает пользователю составить в интерактивном режиме необходимую формулу.

Выражение представляет собой однозначно заданную пользователем последовательность элементов, состоящую из идентификаторов, операторов (+, -, *, ^ и др.), функций и констант. Выражения могут быть использованы в различных местах базы данных: в таблицах, запросах, формах, отчетах и макросах. В MS Access выражения используются, когда необходимо выполнить следующие действия:

Вычислить значения, не содержащиеся в данных в явном виде. Можно вычислить значения для полей таблицы, запросов и элементов управления в форме или отчете.

Задать значение по умолчанию для поля таблицы или элемента управления в форме или отчете. Заданные значения отображаются при открытии таблицы, формы или отчета.

Задать условие на значение. Условия на значение контролируют значения, которые могут быть введены в поле или элемент управления.

Задать условие отбора в запросе.

В MS Access имеются службы Графического конструктора связей (Graphical System Relationships Builder – графический построитель схемы данных) и Графического запроса (Graphical query). Эти средства позволяют не только создать БД, но и наглядно сконструировать ее.

УРОК №1

Тема. Понятие о базах данных и системы управления базами данных (СУБД). Характеристика СУБД MS Access. Типы данных и свойства полей.

База данных (БД) – это систематизированное хранилище информации определённой предметной области, к которому могут иметь доступ различные пользователи для решения своих задач. Предметной областью называется часть реальной системы, представляющая интерес для данного исследования.

Основным назначением БД является быстрый поиск содержащейся в них информации.

Базы данных бывают фактографические и документальные . Фактографические БД содержат короткие сведения об объектах, поданные в точно определенном формате (например, Автор, название, год издания). В документальных БД содержится информация разного типа: текстовая, звуковая, графическая, мультимедийная. Например, БД современной музыки может содержать тексты и ноты песен, фотографии авторов, звуковые записи, видеоклипы.

Сама по себе БД содержит только информацию и не может обслуживать запросы пользователя на поиск и обработку информации. Обслуживание базы данных осуществляет система управления базой данных.

Система управления базой данных (СУБД) – это программное обеспечение, позволяющее создавать БД, обновлять хранимую в ней информацию и обеспечивающее удобный доступ к ней с целью просмотра и поиска.

Требования к СУБД:

Возможность манипулирования данными;

Возможность поиска и формирование запросов;

Обеспечение целостности (согласованности) данных;

Обеспечение защиты и секретность.

Основные возможности СУБД:

Обновление, пополнение и расширение БД;

Высокая надежность хранения информации;

Вывод полной и достоверной информации на запросы;

Средства защиты информации в БД.

Существуют такие СУБД как Microsoft Access, FoxPro, Paradox, Oracle, Sybase, dBase. Наиболее популярной СУБД является Access, представляющая собой простое, но мощное средство обработки и хранения данных.

Основные объекты СУБД MS ACCESS

Объект	Описание
Таблицы	Содержат данные в виде двумерной таблицы. Таблицы – основа БД, от них зависят все другие объекты.
Запросы	Создаются для поиска и отбора данных из таблицы, удовлетворяющих определенным условиям. Запросы позволяют также обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные или специальные вычисления.
Формы	Применяются для просмотра, ввода или изменения данных в таблицах. Форма также позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет.
Отчеты	Отображают определенным образом и печатают данные из таблицы или запроса. В отчете данные не редактируются.
Страницы	Представляют собой специальный тип Web-страниц, предназначены для работы с БД через локальную или глобальную сеть.
Макросы	Специальные команды для автоматизации работы с БД.
Модули	Программы на языке VBA для выполнения более сложных операций, которые не могут выполнить макросы.

Запись БД – это строка таблицы, конкретная реализация (значение) понятия предметной области.

Поле БД – это столбец в таблице данных, свойство (атрибут) данного понятия предметной области.

Ключевое поле БД – поле, которое однозначно определяет (идентифицирует) запись. Например, табельный номер сотрудника, код изделия, номер автомобиля.

Для каждого поля задается тип данных , которые могут находиться в нем:

текстовый – может содержать строку символов длиной до 255 символов;

поле МЕМО – текстовое поле, используемое для ввода больших текстов, состоящих из нескольких строк (до 65 535 символов);

числовой – число любого типа (целое, вещественное и т.д.). Свойство – размер (байт, целое, длинное целое, с плавающей точкой, число десятичных знаков);

дата/время – содержит дату и время в диапазоне от 100 до 9999 года;

денежный – применяется для значений валют. Предотвращает округления при проведении вычислений. Может иметь до 15 цифр в целой части и до 4 в дробной;

счетчик – обеспечивает автоматическую вставку последовательных (увеличивающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи. Гарантируется, что значения счетчика не будут повторяться;

логический – содержит только одно из двух значений: «Да/Нет», «Истина/Ложь», «Вкл/Выкл»;

поле объекта OLE – содержит рисунки, звуковые файлы, таблицы Excel, документ Word и т.д. Для отображения объекта OLE на форме или в отчёте необходимо использовать присоединённую рамку объекта;

мастер подстановок – этот режим не является самостоятельным типом. Его выбор запускает мастер, который позволяет создать список или назначить таблицу или запрос, из которого можно будет выбирать значения для поля. Тип данных устанавливается по значениям, выбранным в процессе работы мастера.

Все типы полей (кроме счетчика) имеют следующие свойства :

размер поля – задает максимальное число символов для ввода в данное поле. Для текстового поля это максимальное число символов (до 255). При выборе размера надо учитывать, что в поле размером 20 символов нельзя будет ввести текст длиной 30 символов. С другой стороны, установка слишком большой длины может привести к бесполезному увеличению размера файла базы данных, если значения, хранимые в поле будут существенно меньше его установленной длины. Для числовых полей размер выбирается из списка возможных числовых типов данных;

новые значения – определяет способ изменения значения счетчика при добавлении новых записей;

формат поля – определяет, как должно отображаться содержимое поля, например, для типа Дата/Время можно выбрать представление даты вида 30 июня 1999 г. или 6/30/99;

число десятичных знаков определяет количество цифр после десятичной точки для дробных чисел. Это значение влияет только на вид представления числовых величин, а не их способ хранения в памяти;

маска ввода – позволяет задать шаблон для ввода, который дает некоторую гарантию правильности ввода данных, она применяется для полей типа Дата/Время и текстовых. Маска ввода выводит на экран символы – местозаменители, показывает, сколько символов нужно ввести, включает разделительные символы (дефис, скобки). Например, для даты маска ввода может выглядеть так: --.--.--. Данная маска кодируется набором символов 99/99/00. Заполнитель 9 означает, что разрешается вводить только цифры, причём её ввод не является обязательным, заполнитель 0 требует обязательного ввода цифры. При выборе свойства Маска ввода справа появляется кнопка, по которой запускается мастер, помогающий создать маску. Например, шифр студента образован из двузначного номера факультета, трехзначного номера студента и последних 2 цифр года поступления: 00-000-«01»;0; #. «01» - значение, стоящее в кавычках добавляется в поле автоматически; 0 – символы маски сохраняются в таблице вместе с введенными символами (иначе 1); # – указывает какой знак должен стоять на месте вводимых символов. При вводе данных пользователь увидит следующую маску: –# ––01;

подпись используется в качестве заголовка столбца в режиме таблицы;

значение по умолчанию позволяет автоматически вводить в поле какое–либо значение;

условие на значение – определяет область или диапазон значение данных вводимых в поле;

сообщение об ошибке – позволяет указать текст сообщения, выводимого на экран, если введенные данные нарушают условие на значение;

обязательное поле – имеет два значения Да и Нет. Если установить значение Да, Ассеss потребует обязательного ввода какого-либо значения в данное поле.;

пустые строки – определяет, допускается ли ввод в данное поле пустых строк;

индексированное поле – определяет, будет или нет проводиться индексация по данному полю. Индексация состоит в создании списка номеров записей, упорядоченных в соответствии со значениями поля. Наличие индекса ускоряет операции поиска и сортировки, но требует дополнительного места на диске.

Одной из наиболее простых и доступных СУБД является Microsoft Access. Рассмотрим типичные элементы базы данных на примере этой СУБД. При этом многие важные элементы, используемые в более развитых базах данных, окажутся опущенными (в частности, администрирование, работа в сети, безопасность и т.д.), но тем не менее, приведенных данных достаточно для того, чтобы познакомиться с деятельностью обычного пользователя СУБД.

Общая характеристика СУБД MS Access

Система управления базами данных Microsoft Access входит в состав Microsoft Office и работает в среде Windows.

Access всех версий для хранения и работы с данными использует реляционную модель данных. Основными элементами Access являются: таблицы баз данных, запросы, формы, отчеты, модули и макросы.

При открытии или создании базы данных Microsoft Access открывается окно базы данных с набором закладок, каждая из которых содержит один из шести объектов, указанных в списке.

Таблицы баз данных создаются пользователем для хранения данных, относящихся к объектам предметной области. Таблицыпредставляют собойосновной объект хранения данных.Например, одна таблица может содержать данные о товарах, другая - о производителях, третья – о поставщиках этих товаров и т.д. Эти отдельные таблицы связываются воедино. Комбинация всех таблиц и их взаимных связей составляет«фундамент» базы данных.

Запросы создаются пользователем для выборки необходимых данных из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц.

Формы предназначены для введения, просмотра и редактирования взаимосвязанных данных в базе в удобном виде.

Отчеты предназначены для формирования выходного документа. Как правило, этот документ выводится на печать.

Макросы – это небольшие программы, созданные пользователем с использованием встроенных в Access средств, и позволяющие быстро выполнять стандартные наборы действий.

Модули – это более сложные чем макросы программы, созданные на языке программирования Visual BASIC. Обычно они используются как самостоятельные приложения, предназначенные для:

Автоматизации многих стандартных задач управления базами данных;

Разработки пользовательских приложений, например, для бухгалтерского учета, налоговой отчетности и т.д.;

Обработки данных, расположенных на других компьютерах;

Реализации функций, не доступных стандартной среде Access.

Таблицы базы данных

Таблицы предназначены для ввода, хранения и редактирования данных. Однако, таблицы в Access больше, чем просто хранилище записей данных. Помимо собственно данных, таблицы Access содержат:

Информацию о внешнем виде таблицы (шрифте для отображения текстовых данных, ширине столбцов, цвете и фоне и др.);

Информацию о свойствах таблицы как целого (связях между полями таблиц, ключевых полях и т.д.);

Информацию о свойствах полей.

Под структурой таблицы понимают ее состав (количество, порядок следования, типы и свойства полей).

Поля как объекты базы данных, к которым в процессе работы происходит обращение и над которыми могут выполняться различные операции, обладают определенными свойствами. К свойствам полей относят:

Имя, которое в пределах базы должно быть уникальным;

Тип данных. В зависимости от значения свойства поля «тип данных» Microsoft Access выделяет для хранения информации различное место, по-разному эти данные интерпретирует, допускает над данными различных типов разные операции;

Размер поля - максимальное число символов, которое может в нем поместиться. Для числовых полей и полей некоторых других данных размер поля (длина) определяется их типом.

Режимы работы с базой данных Access

С организационной точки зрения в работе с любой базой данных выделяют два различных режима: проектировочный и эксплуатационный.

Первый режим предназначен для разработчика (проектировщика) базы данных, который имеет право создавать в ней новые объекты (например, новые таблицы), задавать их структуру, определять и менять свойства полей, устанавливать связи. Такой специалист как разработчик базы имеет к ней полный доступ. У одной базы может быть один, два или несколько разработчиков.

Второй режим предназначен для пользователей. Пользователь базы - это лицо, которое наполняет базу информацией, обрабатывает данные с помощью запросов, получает результаты работы с базой в виде результирующих таблиц и отчетов.У одной базы могут быть миллионы пользователей, и, конечно, доступ к структуре базы данных для них закрыт.

Важно отметить, что при одновременной работе с базой данных никакой монополизации базы не происходит. Пользователь, работающий с базой, блокирует только ту запись, с которой он в данный момент работает. Как только он завершает работу с записью, она становится доступной для использования другими пользователями.

Технология создания баз данных

Объекты базы, а именно: таблицы, запросы, формы и отчеты, - можно создавать разными способами: автоматически, вручную, с помощью Мастера.

Эти способы отличаются друг от друга уровнем «автоматизации», и, естественно, первый способ - это автоматизация высшего уровня, которая достигается либо «Импортом таблиц», либо «Связью с таблицами».

Импорт таблицможет осуществляться как из другой базы СУБД Access, так и из базы, созданной в другой системе. В зависимости от обстоятельств из импортируемой таблицы может поступить структура: поля, их названия, свойства, а может быть и содержимое базы. Если что-либо импортировалось не так, как надо, то необходимые изменения (например, в свойства) могут быть внесены вручную.

Вручнуюможно создавать базу данных, используя режимы «Таблицы» и «Конструктор».

Более универсальный «ручной» метод предоставляет режим «Конструктор». В этом режиме можно самостоятельно задать имена полей, выбрать их тип, настроить свойства.

Опытные разработчики чаще пользуются «полуавтоматическим» способом, предполагающим работу с «Мастером таблиц». Мастер таблицускоряет создание базы данных. Он задает вопросы и, руководствуясь полученными ответами, создает автоматически структуру таблицы. Этот режим могут использовать и начинающие пользователи, если они овладели терминологией СУБД.

Запросы - специальные объекты, предназначенные для выборки данных из таблиц базы, а также для выполнения вычислений и других операций с базовыми таблицами, включая их преобразование. В результате запроса образуется результирующая таблица.

Важным условием реализации запросов, является установление связей между таблицами, точнее, полями различных таблиц. С помощью таких связей и реализуются запросы, обращенные сразу к нескольким таблицам базы данных.

Существует несколько типов запросов: запросы на выборку, запросы по образцу, запросы с параметром, запросы с вычисляемым полем, запросы на изменения, итоговые запросы.

Для создания запросов к базам данных существует специальный язык запросов SQL (Strutured Qvery Langauge - структурированный язык запросов). В Access нет особой необходимости его изучать, поскольку существует Мастер создания запросов. Тем не менее, для создания сложных запросов необходимо знание SQL.

Формы - это объекты, с помощью которых в базу вносят новые данные, отыскивают, просматривают и редактируют имеющиеся. Формы представляют собой некоторые специальные электронные бланки, в которых имеются четко выделенные поля, составляющие запись базы данных.

Данные в таблицу можно вносить и без помощи каких-либо форм. Однако есть несколько достаточно веских причин, которые делают формы незаменимым средством ввода данных в базу, а именно:

Ввод данных при использовании форм можно поручить неквалифицированному специалисту, не опасаясь, что он нарушит что-либо в таблицах базы данных;

Разные пользователи имеют разные права доступа к информации, хранящейся в таблице. Для исключения элементарного «взаимодействия» между этими пользователями, каждому из них предоставляют свои (разные) формы, хотя данные из этих форм могут поступать и в одну таблицу;

Ввод данных в таблицу с помощью формы прост и потому позволяет сократить число ошибок при вводе. К тому же с помощью элементов управления форм можно настроить на автоматическую первичную проверку вводимых данных;

Форма может точно повторять форму бумажного документа, с которого вводят данные в базу, что позволяет снизить утомляемость пользователя и сократить число ошибок при вводе;

Наконец, в одной форме можно отображать данные из нескольких таблиц.

Отчеты - это формы «наоборот». С их помощью данные из базы выводятся на печать в «регламентированном», четко определенном, удобном для пользователя виде. Кроме привлекательного вида отчеты позволяют комбинировать данные из нескольких таблиц, а также упорядочивать записи таблицы на основании данных других таблиц.

Отчеты позволяют получить результаты запросов в наглядной форме в виде распечатки на принтере. Таким образом, целью получения отчета является получение бумажного документа.

Для принятия обоснованных и эффективных решений в производственной деятельности, в управлении экономикой и в политике современный специалист должен уметь с помощью компьютеров и средств связи получать, накапливать, хранить и обрабатывать данные, представляя результат в виде наглядных документов. В современном обществе информационные технологии развиваются очень стремительно, они проникают во все сферы человеческой деятельности.

В разных областях экономики зачастую приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки.

Продукт корпорации Microsoft - Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые в нем формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты, диаграммы и почтовые наклейки .

Целью данной курсовой работы является рассмотрение проектирования в теории и создания на практике базы данных в продукте корпорации Microsoft для управления базами данных «Microsoft Access».

Система Access - это набор инструментов конечного пользователя для управления базами данных. В ее состав входят конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Эту систему можно рассматривать и как среду разработки приложений. Используя макросы или модули для автоматизации решения задач, можно создавать ориентированные на пользователя приложения такими же мощными, как и приложения, написанные непосредственно на языках программирования. При этом они будут включать кнопки, меню и диалоговые окна. Программируя на языке VBA, можно создавать такие мощные программы, как сама система Access.

Создание приложений без программирования с использованием макросов Access. Пользователи электронных таблиц и баз данных должны быть знакомы со многими ключевыми понятиями, используемыми в Access. Прежде чем приступить к работе с каким-либо программным продуктом, важно понять его возможности и типы задач, для решения которых он предназначен. Microsoft Access (далее - просто Access) - это многогранный продукт, использование которого ограничено только воображением пользователя.

В Access в полной мере реализовано управление реляционными базами данных. Система поддерживает первичные и внешние ключи и обеспечивает целостность данных на уровне ядра (что предотвращает несовместимые операции обновления или удаления данных). Кроме того, таблицы в Access снабжены средствами проверки допустимости данных, предотвращающими некорректный ввод вне зависимости от того, как он осуществляется, а каждое поле таблицы имеет свой формат и стандартные описания, что существенно облегчает ввод данных. Access поддерживает все необходимые типы полей, в том числе текстовый, числовой, счетчик, денежный, дата/время, MEMO, логический, гиперссылка и поля объектов OLE. Если в процессе специальной обработки в полях не оказывается никаких значений, система обеспечивает полную поддержку пустых значений.

Основные понятия о базах данных MS Access

1.1 Краткая характеристика MS Access

Microsoft Access является настольной СУБД (система управления базами данных) реляционного типа. Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать приложения, используя встроенные средства.

В отличие от других настольных СУБД, Access хранит все данные в одном файле, хотя и распределяет их по разным таблицам, как и положено реляционной СУБД. К этим данным относится не только информация в таблицах, но и другие объекты базы данных, которые будут описаны ниже.

Для выполнения почти всех основных операций Access предлагает большое количество Мастеров (Wizards), которые делают основную работу за пользователя при работе с данными и разработке приложений, помогают избежать рутинных действий и облегчают работу неискушенному в программировании пользователю.

Особенности MS Access, отличающиеся от представления об «идеальной» реляционной СУБД.

Создание многопользовательской БД Access и получение одновременного доступа нескольких пользователей к общей базе данных возможно в локальной одноранговой сети или в сети с файловым сервером. Сеть обеспечивает аппаратную и программную поддержку обмена данными между компьютерами. Access следит за разграничением доступа разных пользователей к БД и обеспечивает защиту данных. При одновременной работе. Так как Access не является клиент серверной СУБД, возможности его по обеспечению многопользовательской работы несколько ограничены. Обычно для доступа к данным по сети с нескольких рабочих станций, файл БД Access (с расширением *.mdb) выкладывается на файловый сервер. При этом обработка данных ведется в основном на клиенте – там, где запущено приложение, в силу принципов организации файловых СУБД. Этот фактор ограничивает использование Access для обеспечения работы множества пользователей (более 15-20) и при большом количестве данных в таблицах, так как многократно возрастает нагрузка не сеть.

В плане поддержки целостности данных Access отвечает только моделям БД небольшой и средней сложности. В нем отсутствуют такие средства как триггеры и хранимые процедуры, что заставляет разработчиков возлагать поддержание бизнес логики БД на клиентскую программу.

В отношении защиты информации и разграничения доступа Access не имеет надежных стандартных средств. В стандартные способы защиты входит защита с использованием пароля БД и защита с использованием пароля пользователя. Снятие такой защиты не представляет сложности для специалиста .

Однако, при известных недостатках MSAccess обладает большим количеством преимуществ по сравнению с системами подобного класса.

В первую очередь можно отметить распространенность, которая обусловлена тем, что Access является продуктом компании Microsoft, программное обеспечение и операционные системы которой использует большая часть пользователей персональных компьютеров. MSAccess полностью совместим с операционной системой Windows, постоянно обновляется производителем, поддерживает множество языков.

В целом MSAccess предоставляет большое количество возможностей за сравнительно небольшую стоимость. Также необходимо отметить ориентированность на пользователя с разной профессиональной подготовкой, что выражается в наличии большого количества вспомогательных средств (Мастеров, как уже отмечалось), развитую систему справки и понятный интерфейс. Эти средства облегчают проектирование, создание БД и выборку данных из нее.

MSAccess предоставляет в распоряжение непрограммирующему пользователю разнообразные диалоговые средства, которые позволяют ему создавать приложения не прибегая к разработке запросов на языке SQL или к программированию макросов или модулей на языке VBA.

Access обладает широкими возможностями по импорту/экспорту данных в различные форматы, от таблиц Excel и текстовых файлов, до практически любой серверной СУБД через механизм ODBC.

Еще одно немаловажное преимущество MSAccess заключается в развитых встроенных средствах разработки приложений. Большинство приложений, распространяемых среди пользователей, содержит тот или иной объем кода VBA (Visual Basic for Applications). Поскольку VBA является единственным средством для выполнения многих стандартных задач в Access (работа с переменными, построение команд SQL во время работы программы, обработка ошибок, использование Windows API и т. д.), для создания более-менее сложных приложений необходимо его знание и знание объектной модели MSAccess.

Одним из средств программирования в Access является язык макрокоманд. Программы, созданные на этом языке, называются макросами и позволяют легко связывать отдельные действия, реализуемые с помощью форм, запросов, отчетов. Макросы управляются событиями, которые вызываются действиями пользователями при диалоговой работе с данными через формы или системными событиями.

Получается что Access, обладая всеми чертами СУБД, предоставляет и дополнительные возможности. Это не только гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки работающих с базами данных приложений.

1.2 Базы данных и системы управления базами данных

База данных – это организованная структура, предназначенная для хранения информации. В современных базах данных хранятся не только данные, но и информация.

Это утверждение легко пояснить, если, например, рассмотреть базу данных библиотеки. В ней есть все необходимые сведения об авторах, книгах, читателях и т.д. Доступ к этой базе могут иметь как работники библиотеки, так и читатели, которым необходимо найти какое-либо издание. Но среди них вряд ли найдется такое лицо, которое имеет доступ ко всей базе полностью и при этом способно единолично вносить в нее произвольные изменения. Кроме данных, база содержит методы и средства, позволяющие каждому из сотрудников оперировать только с теми данными, которые входят в его компетенцию. В результате взаимодействия данных, содержащихся в базе, с методами, доступными конкретным сотрудникам, образуется информация, которую они потребляют и на основании которой в пределах собственной компетенции производят ввод и редактирование данных.