Правильный вариант оформления приложения. Правило оформления приложений к документу. Подробная инструкция как заполнять приложение к диплому

1. Письмо печатается на белой бумаге или бумаге светлых тонов формата А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм).

2. Лист должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Датой письма является дата его подписания. Дату оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

4. Исходящий номер.

Регистрационный (исходящий) номер письма состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению индексом (например, инициалами руководителя направления). Регистрационный номер письма, составленного совместно двумя и более отделами, состоит из регистрационных номеров письма каждого из этих отделов, проставляемых через косую черту.

6. Адресат

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании письма должностному лицу инициалы указывают ПЕРЕД фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Например:

ООО "Компания "Название"

Плановый отдел

Должность лица, которому адресовано письмо, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору

ООО "Компания "Название"

А.А. Иванову

ООО "Компания "Название"

Плановый отдел

Б.Б. Петрову

Письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки письма.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

ООО "Компания "Название"

Ярославский пр-кт, д. 12, г. Ярославль, 150001

При адресовании письма физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Сидорову В.В.

ул. Свободы, д. 5, кв. 12,

г. Ярославль, 150000

7. Текст письма

Текст письма оформляют в виде таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления письма, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, просьбу без пояснения).

В тексте письма, подготовленного на основании документов других организаций, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

В письме используют следующие формы изложения:

От первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение" );

От первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить" );

От третьего лица единственного числа ("общество не возражает", "ООО "Название" считает возможным" ).

8. Приложение

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Договор аренды на 5 л. в 2 экз.

2. Акт приемки-передачи на 1 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к письму прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо МВД РФ от 05.05.2007 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

9. Подпись

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего письмо (полное, если письмо оформлено не на бланке, и сокращенное - на письме, оформленном на бланке) и расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

10. Печать

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с ФИНАНСОВЫМИ средствами, а также на иных документах, ПРЕДУСМАТРИВАЮЩИХ заверение подлинной подписи.

11. Исполнитель

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

системы на 5 л. в 3 экз.

При наличии нескольких приложений, полностью названных в тексте, указывают только вид документа, количество листов и количество экземпляров, например:

Приложение: 1. Акт на 3 л. в 2 экз.

2. Перечень на 5 л. В 3 экз.

Слово «Приложение», независимо от количества прилагаемых документов, всегда употребляется в единственном числе.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например:

Приложение: брошюра в 1 экз.

При большом количестве приложений их названия, как правило, не перечисляют в самом сопроводительном письме после слова «Приложение». В этом случае удобнее оформить опись приложений на отдельном листе в произвольной форме, например:

Опись приложений к письму от ___________ № ___________

Опись подписывается составителем и датируется. В сопроводительном письме делается следующая отметка:

Приложение: по описи.

Если прилагаемый документ тоже имеет приложение, то отметка о наличии приложения делается по форме:

Приложение: письмо ЗАО «Стройдеталь»

от 18.04.2001 № 138/07-12

и приложение к нему, всего на 3 л.

Документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом. Эта отметка ставится в правом верхнем углу документа-приложения и включает: слово «Приложение», при необходимости его номер (со знаком №), наименование, дату и номер основного документа, например:

Приложение № 1

к письму ЗАО «Маяк»

от 08.04.2001 № 87/03-12

Приложение № 3

к приказу директора

ЗАО «Маяк»

от 12.05.2001 № 17

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки 49 , например:

Приложение № 1 к приказу директора завода от 30.11.2001 № 71

2.4 Реквизиты оформляющей части документа

Реквизит «Подпись»

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, т.е. с наименованием организации, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, без наименования организации, на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка, например:

или

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Если документ подписывается несколькими равными по должности лицами, их подписи располагают на одном уровне, например:

Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности 50 . При замене подписи руководителя на подпись другого ответственного должностного лица указывается фактическая должность сотрудника, подписавшего документ, например:

Допускается в реквизите «Подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки 51 , например:

Реквизит «Гриф согласования документа»

Согласование проекта текста документа со специалистами соответствующего профиля - это процедура, сопровождающая подготовку почти каждого организационно-распорядительного документа. В ходе согласования документа его текст корректируется и изменяется на основе замечаний, уточнений, дополнений, вносимых специалистами в первоначальный вариант документа. Процедура согласования документа - одна из важных составных частей процесса принятия и оформления управленческих решений.

Круг должностных лиц, привлекаемых к согласованию документов, определяется, как правило, индивидуально, исходя из конкретной управленческой ситуации. Однако при документировании типовых, повторяющихся ситуаций, сопровождающихся подготовкой документов определенных видов, целесообразно указывать в инструкциях по делопроизводству, с кем согласовываются документы конкретных видов и разновидностей. Эта информация в дальнейшем должна быть внесена в должностные инструкции сотрудников, в раздел «Должностные обязанности».

Согласование осуществляется как с должностными лицами внутри предприятия (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование). Внешним считается также согласование документа с коллегиальными органами общественных объединений (с профсоюзными комитетами, с советами трудовых коллективов и т.п.).

Внутреннее и внешнее согласование выражаются в разных формах: для внутреннего согласования используется визирование документов, для внешнего - оформляется гриф согласования.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты, например:

13.07.2001 52

При согласовании документа с коллегиальным органом делается ссылка на протокол заседания, в ходе которого было принято решение о согласовании документа.

Распространенной ошибкой в практике работы многих организаций является неверное оформление процедуры согласования документа с профсоюзным органом, когда в грифе согласования проставляется личная подпись председателя профкома. Оформленный таким образом гриф согласования подтверждает факт согласования документа лично с председателем профкома, а не с самим профкомом, как коллегиальным органом. Таким образом, при согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают наименование документа в име­нительном падеже, его дату и номер, например:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

профкома

от 10.01.2001 № 3

Если согласование документа осуществляется посредством издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и номер, например:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Госстандарта РФ

от 06.01.2001 № 7/05-09

Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись» а если грифов несколько, то на отдельном листе согласования. При этом на документе делается отметка: «Лист согласована прилагается».

Внешнее согласование, в зависимости от содержания документа, рекомендуется осуществлять в следующей очередности 53

с организациями, интересы которых затрагивает документ

с организациями, занимающимися научными исследованиями в области, к которой имеет отношение содержание документа;

с общественными организациями (при необходимости);

с органами государственного контроля (надзора) в определенной области (санитария, экология, пожарный надзор и т.п.

с вышестоящими или межотраслевыми органами в случаях, когда законодательством предусмотрена возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

Реквизит «Визы согласования документа»

Реквизит «Виза» используют для внутреннего согласования документов.

Виза включает: должность визирующего, личную подпись, ее расшифровку и дату, например:

Юрисконсульт

Смелов К. И. Смелов

03.08.2001

При согласовании документа возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «Возражаю», «С п.7 не согласен», «Замечания прилагаются» и т.п., например:

Гл. бухгалтер

Не согласен

Павлов Н.Д. Павлов

17.07.2001

Для документа, подлинник которого остается в организации, низы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования с указанием, к какому документу этот лист относится: наименование документа, его автор, дата и номер. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения 54 .

Внутреннее согласование документа целесообразно прово­дить в следующей последовательности 55:

составитель документа;

руководитель структурного подразделения, где составлен документ;

заинтересованные должностные лица других подразделений организации;

общественные организации (при необходимости);

руководитель финансовой или бухгалтерской службы;

заместитель руководителя организации, курирующий данное направление деятельности;

руководитель юридической службы или юрисконсульт организации.

Реквизит «Виза» используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом.

Виза ознакомления служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения работника и начинается словами: «С приказом (актом, протоколом, должностной инструкцией и т.д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату, например:

При необходимости виза ознакомления может включать наименование должности работника, например:

Визы ознакомления располагаются ниже реквизита «Подпись»,

Реквизит «Печать»

Оттиск печати ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность. Подпись ответственного лица заверяется печатью на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также на документах, специально предусмотренных правовыми актами. Принято удостоверять печатью следующие виды и разновидности управленческих документов 56:

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).

Архивные справки.

Архивные копии.

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.).

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений о производстве работ и т.д.).

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.).

Заключения и отзывы. Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.).

Исполнительные листы. Командировочные удостоверения. Нормы расхода.

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т.д.).

Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).

Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк; на получение инвалюты со счетов; перевод валюты, на импорт и т.д.).

Положения об организациях.

Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк).

Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.).

Соглашения.

Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).

Спецификации (изделий, продукции и т.д.).

Титульные списки.

Удостоверения.

Уставы организаций.

Штатные расписания.

Печати делятся на гербовые (имеющие изображение Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ) и простые. В негосударственных организациях используются простые круглые печати.

ГОСТ Р 6.30-97 не содержит прямого указания о том, как правильно расположить оттиск печати па документе. Однако в Методических рекомендациях на основе ГОСТ Р 6.30-97 отмечено, что оттиск печати ставится таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ 57 , например:

Оттиск печати не ставится на личной подписи руководителя и ее расшифровке. Отдельные виды документов имеют установленное место для простановки печати, обозначенное буквами «М.П.» или надписью «Место печати» (например: бухгалтерские документы, личные документы граждан и др.).

Реквизит «Отметка о заверении копии»

Второй и последующие экземпляры документа, напечатанные под копирку или ксерокопированные, обязательно заверяются по установленной форме.

Отметка о заверении копии проставляется ниже реквизита «Подпись» и включает заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения, например:

ГОСТ Р 6.30-97 допускает заверение копий документов печатью, определяемой по усмотрению организации.

В упрощенном виде, без указания должности заверителя и даты заверения, может быть заверена копия исходящего документа, остающаяся в организации.

При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче ее на руки заверенную копию удостоверяют печатью.

Реквизит «Отметка об исполнителе»

Отметка об исполнителе указывает, кто из специалистов организации составлял текст документа, подписанный в дальнейшем руководителем. Отметка необходима для рациональной организации работы с документом в ходе его исполнения: для запроса дополнительной информации, уточнения отдельных данных, предварительного обсуждения с партнером ответных действий и т.п.

Отметка об исполнителе включает фамилию составителя документа (или фамилию, имя и отчество для удобства последующего обращения к исполнителю) без надписи «Исп.» и номер его служебного телефона без надписей «тел.» или «т.», например:

Иванов 123-78-89

Емельянов Петр Васильевич 145-22-34

Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

При необходимости отметка об исполнителе может быть дополнена сведениями о сотруднике, оформлявшем документ на пишущей машинке или компьютере (о секретаре, машинистке, операторе ЭВМ и т.п.). В эти сведения включают: начальные буквы имени и фамилии сотрудника, количество изготовленных экземпляров документа, дату распечатки документа, например:

Авдеева Ольга Петровна

Составление сопроводительного письма определенного образца в случае отправки документов в компании или государственные ведомства – это необязательный, но желательный этап. О том, как правильно разработать корректную форму такого документа и некоторых нюансах работы с ним, – прямо сейчас.

Документ составляется в произвольной форме, поскольку унифицированного образца не существует. Основное назначение – дать правильное представление адресату, какие именно документы были посланы и главное – какая цель преследуется отправителем.

Хотя формально компания не обязана составлять сопроводительные письма, однако в деловом документообороте это довольно устоявшаяся норма, которой следует придерживаться. Оно позволяет решить сразу несколько задач:

1. Прежде всего, именно оно содержит основные разъяснения отправителя, которые он хочет довести до адресата. В данном случае это имеет значение, поскольку деловая переписка – это опосредованное общение, которое должно быть предельно понятно обеим сторонам.
2. В сопроводительном письме приводится и опись документов – по сути, дублируется сам перечень полного названия и количества документов, которые были отправлены. Это исключает возможные ошибки при оформлении.
3. Благодаря указанию списка документов удается избежать определенных затруднений их восстановления в случае потери. К тому же в нем указываются исходящие и входящие номера документов, благодаря которым их можно легко найти и проконтролировать направление передвижения.
4. Наконец, адресат, принявший не только документы, но и сопроводительное письмо к ним, сможет быстрее понять суть пожеланий отправителя и быстрее отреагировать на них в соответствии с ситуацией.

Поэтому можно сказать, что грамотное оформление сопроводительного письма к документам, создание собственных единых образцов для придания процессу однообразия – в интересах самого же отправителя.

Образец сопроводительного письма 2020 г.

Несмотря на то, что утвержденной формы такого документа не существует, и каждая организация вправе сама определять, как составлять его, существуют и общепринятые правила, которые следует соблюдать.

1. В «шапке», как обычно, указываются полные официальные названия адресата («В…») и отправителя («от…»).
2. Далее идет отметка о номере, за которым письмо зарегистрировано в компании отправителя.
3. Затем идет собственно текст документа. Очень важно начинать фразу корректно. На этот случай есть 3 варианта:

• «высылаем Вам» – для тех случаев, когда документация отправляется таким же компаниям (например, контрагентам);
• «представляем Вам» – письмо отправляется в налоговую инспекцию, суды, головной офис – т.е. все учреждения, имеющие более высокое положение;
• «направляем Вам» – если речь идет о документах, которые отправляются, наоборот, в подчиненные отделения (например, отделы, филиалы одной и той же компании).

1. После описания цели отправки нужно привести полный перечень документов (опись), который удобно представить в виде таблицы. В ней должны присутствовать такие графы:

• полное название документа;
• количество экземпляров;
• при необходимости указывается так же, в какой виде прислан документ – оригинал или копия (заверенная или незаверенная).

1. В конце таблицы указывается итоговое количество пересылаемых вместе с сопроводительным письмом документов.
2. Наконец, указываются приложения, в котором перечисляются дополнительные документы, если таковые тоже отправляются адресату. Важно понимать, что слово «Приложение» пишется в единственном числе только тогда, когда документ один. Если же документов множественное число, то пишется «Приложения». Вместе с наименованием документа приводятся:

• дата принятия документа;
• общее количество пересылаемых экземпляров;
• количество страниц в каждом документе (пишется итоговое число листов по всем экземплярам);
• при необходимости указывают необходимость прошивки.

Подписывает сопроводительное письмо к документам вне зависимости от его образца не только генеральный директор, но и соответствующее уполномоченное лицо. Подпись традиционно ставит тот сотрудник, с деятельностью которого непосредственно связаны отправляемые документы:

1. Генеральный директор или начальник филиала, подразделения подписывает документы общего потока, относящиеся сразу ко всей компании, а также документы особой важности (например, годовые отчеты, которые отправляются в головной офис).
2. Главный бухгалтер подписывает письма, которые сопровождают документы финансового характера – обычно они отправляются в налоговую инспекцию.
3. Штатный юрист компании высылает сопроводительные письма в случае документов, которые связаны, например, с судебными разбирательствами, с заключением договоров с потенциальными контрагентами и т.п.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В тех случаях, когда речь идет о массовой рассылке документов одного и того же типа (например, несколько счетов-фактур или однотипных договоров с контрагентами) можно объединить их в одну группу и написать сразу общее количество листов во всех экземплярах.

Как зарегистрировать сопроводительное письмо

Важно соблюдать особенности делового этикета с точки зрения оформления сопроводительных писем – прежде всего, лучше пользоваться одинаковым образцом, шаблоном документа, а подписывать его со стороны отправителя должен тот же человек, чья подпись стоит в самом письме.

Отсылается оно с помощью Почты России или частной почты – как правило, лучше сделать это заказной корреспонденцией. Обязательно проставляется номер отправления, которые регистрируется в журнале документооборота компании-отправителя. Под этим номером адреса ставит уже свой номер – и таким образом риск путаницы значительно снижается.

Как правило, сопроводительное письмо оформляется минимум в 2 экземплярах – 1 для адресата, 1 для отправителя. Хранится такой документ в течение срока, целесообразность и длительность которого определяются самой компанией. Обычно в современном документообороте компаний все документы имеют резервные копии в электронном виде – это позволяет быстро найти их и надежно сохранить до востребования.

Сроки ответа

Что касается сроков ответа, это менее однозначный вопрос. С одной стороны, действует общее правило, согласно которому срок обработки любого обращения в государственные органы, а равно и в фирмы, компании, общественные объединения, не должен превышать 1 месяца, т.е. 30 календарных дней . Отсчет срока начинается с рабочего дня, который следует за тем, когда корреспонденция дошла до адресата.

С другой стороны, очень часто на практике возникают случаи, когда отправитель ожидает, что адресат отреагирует на его запрос как можно быстрее. Тогда отдельно нужно прописать такое пожелание, например: «Убедительно просим Вас подписать необходимые документы и дать ответ по существу в течение 7 рабочих дней». В случае, если речь идет о филиале, структурном подразделении, которое непосредственно подчиняется отправителю, формулировка более категоричная: «Предельный срок ответа – 3 рабочих дня со дня официального уведомления о получении настоящего сопроводительного письма».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если в договоре между компаниями изначально прописывается определенный порядок работы с претензиями, досудебного урегулирования возможных разногласий, исходить нужно именно их текста таких договоров. Пример текста приводится ниже.

Процедура хранения

Сопроводительные письма относятся к частным документам организации, содержание которых она может раскрывать или засекречивать на свое усмотрение (это касается и входящих, и исходящих документов). Поэтому выбор конкретного способа хранения зависит именно от решения руководства.

В общем случае придерживаются таких правил:

1. Поскольку основное юридическое значение имеет не само сопроводительное письмо и его образец, а именно документы, которые оно предваряет, то главное внимание уделяется именно их сохранности.
2. После того, как все приложения (т.е. сами документы) были изъяты, срок хранение определяется индивидуально.
3. В некоторых случаях компании заводят специальную папку «Сопроводительные письма», в которую складывают соответствующую документацию. Этот вариант подходит для небольших фирм с малыми потоками документооборота.
4. Если же документооборот слишком большой, а в компании есть несколько филиалов, тогда составляются специальные номенклатуры дел – т.е. списки документов, сгруппированные общим назначением, например «Договоры поставки», «Договоры аренды», «Судебные» и т.п.

Таким образом, самый оптимальный вариант – это составить собственный единый образец сопроводительных писем к документам и организовать систему их хранения, адекватную объему документооборота компании.

Если учесть все эти моменты, то оформление служебных писем, в принципе, не составит особого труда. Порядок изложения Чтобы документ был правильно составлен, необходимо учесть определенную очередность изложения в нем информации. Для примера можно рассмотреть вариант, как написать служебное письмо-ответ. Для начала необходимо запомнить, что, по правилам этикета, реагировать на информацию надо в течение суток с момента ее получения. Если же речь идет об электронном сообщении, то оптимальное время составит не более двух часов. В случае, когда придерживаться такого правила не представляется возможным, лучше направить партнеру соответствующее сообщение. Само письмо, по сути, будет состоять из двух частей:

1. Вводная. Отправитель излагает тему, причину и основания его написания. Здесь можно сослаться на нормативные акты, которые по закону служат основанием для предоставления ответа.

Оформляем письма по госту

Оформление реквизита «адресат» служебного письмаПисьмо может быть адресовано организациям, структурным подразделениям, должностным или физическим лицам в зависимости от обстоятельств. Несколько примеров указания адресата: Генеральному директоруОАО «Горящий фитиль»В.А.

Внимание

Великолукскому ОАО «Горящий фитиль»Юридический отдел с почтовым адресом ОАО «Горящий фитиль»ул. Трудная, д. 45,г. Орел, 385001 Тундрикову Г.П.ул. Легкая, д.

127, кв. 365,г.

Мурманск, 628021 Оформление реквизита «дата» служебного письмаПосле подписания письма, нужно проставить дату на документ. Допускаются следующие варианты: 18.04. или 18 апреля г.

Желательно придерживаться единого варианта написания даты в одном документе (если дата указывается несколько раз в тексте).

Некоторые тонкости оформления приложений

Инфо

Конкретные условия каждой поставки будут определены в спецификациях. В случае противоречия между приложениями, будет применяться с более поздней датой подписания.

При оформлении приложения учтите следующие моменты. Инструкция 1 В документе должны быть поименованы все приложения. 2 На самом приложении укажите: приложение №, указываем его порядковый номер, дату заключения, а также к какому документу является приложением. 3 Связь между приложением и основным документом обеспечивается одинаковым наименованием сторон. 4 Все приложения к договору должны содержать подписи уполномоченных лиц и печати. 5 Документ и приложения к нему сброшюруйте, страницы пронумеруйте и укажите их количество. Обратите внимание При отсутствии приложения, когда в нем определены существенные условия договора, договор может быть признан не заключенным.

Как правильно оформить приложение к письму

Но эти зоны примерны, и потому мы ориентируемся не на них, а отступаем от текста 2-3 межстрочных интервала и размещаем здесь следующий реквизит (подпись или отметку о наличии приложений) – при коротком тексте он может оказаться выше, чем зона в 8 см от нижней границы листа. Это делается для того, чтобы после оформления документа в него нельзя было добавить текст.

В схеме расположения реквизитов из ГОСТа Р 6.30-2003 (Рисунок 1) реквизиты 21, 22 и 25 (т.е. отметка о наличии приложения, подпись и печать) располагаются на одном уровне. С подписью и печатью действительно так поступают. Но отметку о наличии приложения размещают ниже текста, отступая от него 2-3 межстрочных интервала, а после этой отметки отступают еще 2-3 межстрочных интервала и уже здесь оформляют подпись (если нужно, заверяют ее печатью), см.

Как оформить приложение к документу

Если же прошитые документы должны быть подписаны несколькими лицами (например, договор и его приложения), то все эти лица должны поставить свои подписи и печати на сшиве (см. Пример 11). Если заверяющие документ лица занимают равноценные должности, то их подписи лучше расположить на одном уровне.
Заверять ли гриф утверждения печатью? ГОСТ Р 6.30-2003 этого не требует. Но на практике часто печатью все-таки удостоверяют подпись должностного лица в грифе утверждения.

Фрагмент документаОрганизационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 Оттиск печати в соответствии с ГОСТом заверяет подлинность подписи на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.

Загадки в оформлении приложений

Нейтральный тон. Сдержанность и строгость при оформлении писем – норма официального общения. Нейтральный тон предполагает почти полное отсутствие экспрессивно или эмоционально окрашенных слов.

Сведения носят сугубо официальный характер, по этой причине необходимо исключить из текста, например, слова с уменьшительно-ласкательными суффиксами или междометия. Эмоциональный подтекст может присутствовать, но стоит скрыть его за нейтральным тоном изложения.

Точность и однозначность формулировок. Получатель должен однозначно понять и трактовать смысл адресованного ему материала. Точность текста, как правило, напрямую зависит от верно выстроенной композиционной структуры, отсутствия логических ошибок. Служебное письмо должно быть четко продумано. Лаконичность. Благодаря этому требованию автор сможет существенно сократить объем всего документа.

Приложения к документам

Полезный совет Будьте внимательны и прикладывайте поясняющие документы в строгом соответствии с порядком нумерации приведенном в основном документе. Источники:

• как правильно оформить приложение

Документ и приложения к нему рассматриваются как единый документ. Приложения, на которые имеются ссылки в тексте документа, являются его неотъемлемой частью. Оформить приложение к договору или иному документу (положению, приказу) имеет смысл, когда:- Прилагаемый документ слишком объемный и включать все его условия в документ нецелесообразно. Например, в качестве приложения можно оформить техническую документацию. — Предусмотрен длительный срок действия документа. Его содержание может уточняться путем оформления приложений к нему. При заключении долгосрочного договора поставки, конкретные даты поставок, ассортимент, количество, стоимость, порядок доставки товаров может меняться.

Служебное письмо (образец)

Образец необходимо разработать так, чтобы нарушитель не воспринимал его как угрозу. Необходимо помнить, что это всего лишь напоминание с требованием соблюдения законности.
Правила оформления Особое внимание необходимо обращать на оформление служебных писем. Правда, законом не предусмотрено для этого каких-то строгих норм и правил.

Несмотря на это, при составлении подобных документов необходимо учитывать следующие обязательные моменты: 1. Любое служебное письмо должно быть составлено на бланке.

Он разрабатывается заранее специалистами по делопроизводству и утверждается приказом руководителя предприятия. 2. Документ должен содержать определенные реквизиты: 2.1. Информация о получателе и отправителе. 2.2. Исходящий номер и дата данного письма. Это нужно для регистрации. 2.3. Ссылка на аналогичные сведения о письме-запросе, если данный документ представляет собой ответ на него. 2.4. Заголовок.
Если документ предполагает наличие приложения, то ссылки на него должны быть уже в самом тексте приказа, договора или инструкции. Например, упоминание о приложении в инструкции по делопроизводству: Документы регистрируются в Журнале регистрации входящих документов (Приложение 10). или в приказе по основной деятельности: ПРИКАЗЫВАЮ 1. … 2. Рабочей группе собрать информацию по форме №1 (приложение №1 к настоящему Приказу). или в договоре подряда: 3.2. Перечень материалов и оборудования, предоставляемых Заказчиком для выполнения работ, указан в Приложении №1, являющемся неотъемлемой частью настоящего Договора. Следовательно, если к документу планируется что-либо приложить, но это приложение обязательно нужно сослаться в документе. Приложения и документ (в отличие от случая с сопроводительным письмом) являются здесь одним целым.

Оформление приложений к письму по госту пример

Утвердить Положения: — об Организационно-аналитическом управлении Правительства Москвы (приложение 1); — о Правовом управлении Правительства Москвы (приложение 2); — об Управлении по организации работы с документами Правительства Москвы (приложение 3); — о Протокольном отделе Правительства Москвы (приложение 4); … На каждом приложении оформляется отметка о приложении по установленной форме: Приложение 1 к постановлению Правительства Москвы от 3 декабря 2005 г. № 982-ПП Аналогичным образом оформляются приложения к договорам, актам, планам, отчетам и другим документам (не сопроводительным письмам). В тексте документа в соответствующем разделе текста делается ссылка на приложение, а на приложении – отметка о приложении: Приложение 1 к договору купли-продажи сырой нефти от 5 июля 2005 г.

Важным элементом дипломного проекта являются приложения, где наглядно отображаются исследования, проделанные студентом. Приложения усиливают положительные впечатления преподавателей о степени подготовки автора работы и качестве самой работы. Помимо содержания приложений, крайне важно грамотно и по правилам ГОСТа их оформить. Ниже описываются главные правила оформления приложений.

Приложение в дипломе, что это и зачем нужно студенту

Приложение – это отдельный раздел с дополнительными, чаще наглядными, материалами по разработанным автором методикам и алгоритмам исследования. Там размещается информация, которая не может быть оформлена по стандартам всей работы, например, чертежи или изображения, которые не вмещаются в формат листа А4.

Данный раздел является прекрасным дополнением, которое повышает качество работы и общее впечатление от нее. Несмотря на то, что содержимое приложений может быть оформлено не по стандарту, информацию об этом приложении важно оформить корректно, проконсультировавшись с преподавателем и руководствуясь требованиями в методичке (ГОСТу).

Что входит в приложение к диплому

В них содержится любая дополнительная информация по дипломному проекту. Допустимы как материалы графического характера, так и раздаточные материалы, примеры инструментария, использованного для проведения исследования, более подробные расчеты и т.д.

Наиболее часто в раздел «Приложение» попадают:

• Диаграммы и графики;
• Слишком большие таблицы;
• Подробнейшие расчеты по формулам;
• Промежуточные расчеты;
• Информация о приборах и аппаратуре, использованных в проведении исследований;
• Заключения метрологического характера;
• Подробное описание авторских методик исследования или решения поставленных проблем;
• Дополнительная вспомогательная графическая информация в виде карт, фотографий, рисунков и так далее;
• Копии справочных материалов (статистические отчеты предприятия и т.п.)

Все представленные в приложении материалы делают дипломную работу более подробной и детальной. Они дают представление о ходе мыслей дипломника при проведении исследования. Дипломная комиссия часто оценивает насколько правильно и умело студент сумел воспользоваться приложениями при защите диплома, что влияет на оценку.

Как оформить приложение к диплому по правилам и требованиям ГОСТа

Несмотря на то, что обычно приложения оформляются в соответствии с требованиями ГОСТа, они абсолютно не сложные. Основной принцип – придерживаться основных требований.

ГОСТ 2.301 гласит, что формат листа при оформлении приложения может быть А4, А3, А1 и т.д. Но применять нестандартные форматы листа можно лишь в случае, если информация действительно не может быть расположена на стандартном А4. Количество приложений может быть любым, но достаточным для полного раскрытия тематики дипломной работы (ГОСТ 2.109).

В целом нужно придерживаться следующих правил:

1. Приложения не нужно подшивать к основной части дипломной работы. Их следует сложить в отдельную папку.

2. Каждое приложение – новый лист с написанным по центру словом «ПРИЛОЖЕНИЕ» (большими буквами).

3. Приложения не нумеруются, а отмечаются буквами в алфавитной последовательности за исключением ё, з, й, о, ч, ь, ъ, ы (ГОСТ 2.109).

4. Для обозначения можно использовать латиницу, кроме букв i, o.

5. В крайнем случае, когда не хватает алфавита, допустимо использование арабских цифр, но нежелательно.

6. Даже если приложение только одно, его все равно необходимо обозначить буквой А.

7. В приложении можно делить текст на пункты.

8. Необходимо соблюдать единый стиль заголовков всех приложений.

9. Если приложение размещено на нескольких листах, каждый последующий лист обозначается «Продолжение приложения Б» и «Окончание приложения Б».

Помните, грамотное оформление приложений способно существенным образом повлиять на оценку за диплом.

Пример оформления:

Оформление приложение в оглавление диплома

Структура диплома отражается в его оглавлении, где также необходимо указать и наличие приложений. Все дополнительные материалы, размещенные в приложениях, указываются в последнюю очередь после списка литературы. Очень важно перечислить все приложения, указывая их нумерацию и названия. К примеру, если у вас есть приложение А, Б, В, Г и Д, то всех их необходимо указать в четкой последовательности в содержании. После буквы, обозначающей приложение (А, Б, В и т.д.), пишется его название, т.е. заголовок, указанный в приложении.

Пример оформления:

Оформление ссылок на приложение диплома

В тексте диплома обязательно должны присутствовать ссылки на все приложения. Делается это примерно так: «более подробную информацию о бухгалтерском балансе можно просмотреть в Приложении А». В самом же приложении А должен находиться этот подробный бухгалтерский баланс.

Важно! Последовательность приложений определяется последовательностью появления на них ссылок в тексте.

Пример оформления:

Подробная инструкция как заполнять приложение к диплому

• При заполнении лицевой стороны требуется указывать в именительном падеже полную фамилию, имя, а также отчество.
• Требуется указывать полную дату рождения обучающегося. Делается это в строго определённом порядке: дата рождения пишется в виде полной цифры (10), месяц указывается прописью (декабря), а год указывается строго в четырехзначном формате, после чего необходимо слово «года» прописью – 1991 года.
• Существует отдельная графа для записи документа об окончании, на основе которого издается приказ о зачислении обучающегося в соответствующее учебное заведение – «Предыдущий документ об образовании». В данной строке нужно указать и полностью расписать полное наименование предыдущего места обучения, а также год его окончания. Это может быть: аттестат об окончании учебного заведения – школы.
• В некоторых случаях предусмотрены соответствующие вступительные экзамены для определенного перечня направлений обучения. Эта графа может и остаться пустой, так как не для всех направлений нужно сдавать вступительные экзамены. В соответствии с вышеизложенной информацией – данная графа заполняется или же пропускается при заполнении.
• Существует отдельная строка, в которой обозначается год поступления и год окончания соответствующего высшего учебного заведения. Все эти даты указываются в четырехзначном цифровом формате, в соответствии с годами поступления и окончания соответствующего студента.
• Предусмотрена отдельная графа, в которой указывается период обучения в соответствующем учебном заведении. В зависимости от формы обучения временной отрезок обучения может растянуться от 4 до 5 лет.
• Графа «Направление» заполняется на основе направления обучения, которое заканчивает выпускник в соответствующем высшем учебном заведении.
• Графа «Специализация» заполняется исключительно магистрантами и лицами, которые проходили обучение по программе специалитета (5 лет). Бакалавры заполняют эту строку словами – «не предусмотрено». Категорически нельзя писать код специализации в данной графе.
• Предусмотрена отдельная графа для выполненных курсовых работ, которые были выполнены за весь период обучения. Здесь должны быть перечислены все работы с указанием их наименований и соответствующей оценкой, обязательно в прописной форме.
• «Практика» - указываются все практики, а также их виды, которые были студентом пройдены в процессе обучения, а также, в обязательном порядке, сроки их проведения и соответствующие оценки.
• Существует отдельная графа для итоговых государственных экзаменов, в которых указываются все соответствующие наименования экзаменов, а также соответствующая оценка по каждому из них, обязательно в прописной форме.
• Есть отдельная графа, которая относится к продолжительности написания квалификационной работы, здесь необходимо четко обозначить временные рамки работы над этим документом. Также указывается сам день, в который проходила защита выпускной работы, ее полное наименование, а также оценка, строго в прописной форме.
• В соответствующей графе необходимо указать на основании зачетной книжки все зачетные предметы и проставить их.

Обратите внимание

Необходимо указывать все обозначения, которые необходимо указать во время заполнения, будь то название специальности или же наименование курсовых – необходимо без кавычек, обычной прописью.

Если на протяжении обучения было выполнено большое количество курсовых, которые в свою очередь не смогут разместиться в приведенных графах, то их можно указать на обороте приложения к диплому после перечня зачетных дисциплин.

После того, как закончится заполнение данного бланка приложений, необходимо еще раз его пересмотреть и перепроверить, чтобы избежать всех казусов.

Заключение

Итак, оформить приложения к дипломной работе совсем не сложно. Главное, чтоб они были содержательными, качественными и все имели ссылки в тексте работы.