Outlook impostazione delle regole. Utilizzo delle regole in Outlook. Disabilita o elimina le regole

Le regole ti consentono di spostare, contrassegnare e rispondere automaticamente ai messaggi e-mail. Puoi anche utilizzare le regole per riprodurre suoni, spostare messaggi in cartelle o visualizzare avvisi per nuovi messaggi.

La regola più semplice e comune che puoi creare ti consente di spostare gli elementi da un mittente specifico o con determinate parole nella riga dell'oggetto in una cartella diversa. Questa regola può essere creata direttamente dai messaggi che hai già ricevuto.

Crea una regola utilizzando la Creazione guidata regole

Esistono tre tipi di regole che possono essere implementate utilizzando la Creazione guidata regole.

Rimani organizzato: le seguenti regole ti aiuteranno a filtrare, archiviare e lavorare con i messaggi.

Consapevolezza: queste regole avvisano quando viene ricevuto un messaggio che soddisfa un insieme specifico di condizioni.

Regole personalizzate: si tratta di regole create senza un modello.

Le regole sono personalizzabili quasi illimitatamente. Sono disponibili numerose opzioni che puoi impostare per ciascun tipo di regola creata. Per informazioni su come creare regole utilizzando la Creazione guidata Regole, attenersi alla seguente procedura:

Selezionare File > Gestisci regole e avvisi per aprire una finestra di dialogo Regole e avvisi.

Sulla scheda Regole di posta elettronica clic Nuova regola.

Scegli uno dei modelli da Passo 1. Per iniziare con una regola vuota, seleziona Applicazione di una regola ai messaggi che ricevo O Applicazione di una regola ai messaggi che invio.

In , fare clic su qualsiasi opzione sottolineata per impostarla. Ad esempio, quando si sceglie Contrassegna i messaggi di un utente specifico per ulteriori azioni al passaggio 1, selezionare persone o gruppi pubblici per selezionare i messaggi dei mittenti che si desidera contrassegnare, quindi premere per ulteriori azioni per selezionare una nota e una data per ulteriori azioni.

Nella seconda pagina della Creazione guidata regole è possibile aggiungere ulteriori condizioni per la regola. Ad esempio, puoi selezionare i messaggi di un utente specifico che contengono determinate parole nell'oggetto o nel corpo del messaggio.

In , verrà contrassegnata qualsiasi condizione impostata nella schermata precedente. È possibile selezionare più condizioni aggiuntive selezionando le caselle.

IN Passaggio 2: modifica la finestra di descrizione della regola Ulteriore.

Nella terza pagina della Creazione guidata Regole è possibile selezionare azioni aggiuntive da applicare al messaggio. Ad esempio, puoi contrassegnare i messaggi per ulteriori azioni, nonché i messaggi di grande importanza.

IN Passaggio 1: selezionare il campo delle condizioni, qualsiasi azione configurata nella prima schermata verrà contrassegnata. È possibile selezionare più azioni aggiuntive selezionando le caselle.

IN Passaggio 2: modifica la finestra di descrizione della regola, fai clic su uno qualsiasi dei termini aggiuntivi sottolineati che hai appena aggiunto. Clic Ulteriore.

Nella quarta pagina della Creazione guidata regole è possibile aggiungere eventuali eccezioni alla regola. Ad esempio, puoi verificare, escludendo quelli contrassegnati come importanti, per garantire che tutti i messaggi considerati particolarmente importanti non siano contrassegnati per ulteriori azioni.

IN Passaggio 1: selezionare il campo delle condizioni, seleziona più condizioni aggiuntive selezionando le caselle.

IN Passaggio 2: modifica la finestra di descrizione della regola, fai clic su uno qualsiasi dei termini aggiuntivi sottolineati che hai appena aggiunto. Quindi fare clic Ulteriore.

Nell'ultima pagina della Creazione guidata regola, inserisci un nome per la regola.

Se desideri applicare questa regola ai messaggi già presenti nella tua Posta in arrivo, seleziona la casella accanto a Esegui questa regola per i messaggi già presenti nella tua casella di posta.

L'impostazione predefinita è selezionata Abilita regola. È possibile deselezionare questa casella di controllo se non si desidera che la regola sia abilitata in questo momento.

Elimina una regola

Se una regola non è più necessaria, puoi eliminarla.

Esecuzione manuale delle regole

È possibile eseguire manualmente una o più regole.

Sulla scheda File Selezionare Gestisci regole e avvisi e poi sulla scheda Regole di posta elettronica fare clic sul pulsante Applicare le regole.

Nella finestra di dialogo Applicare le regole sulla lista Seleziona le regole da eseguire seleziona la casella accanto a ciascuna regola che desideri eseguire.

Se è necessario utilizzare una cartella diversa, nella sezione Esegui nella cartella fare clic sul pulsante Revisione, selezionare una cartella e fare clic sul pulsante OK.

Selezionare la casella Includere sottocartelle per includere tutte le cartelle che si trovano nella cartella specificata al punto 3.

Sulla lista Applica a Per impostazione predefinita, tutti i messaggi sono selezionati. È possibile modificare questo valore per leggere o non leggere i messaggi.

Clic Eseguire.

Regole del server e regole del client

Esistono due tipi di regole in Outlook: regole del server e regole del client.

Consiglio: Se l'elenco delle regole contiene entrambi i tipi di regole, vengono applicate per prime le regole del server, seguite dalle regole del client.

Applica regole ad altri elementi di Outlook

Inviti a riunioni, richieste di attività e documenti

Le richieste di riunione, le richieste di attività e i documenti sono considerati messaggi quando vengono applicate le regole. Ad esempio, se crei una regola che sposta gli elementi che soddisfano determinate condizioni in una cartella speciale, verranno spostate anche tutte le richieste di attività e le convocazioni di riunione che soddisfano tali condizioni. Tuttavia, quando si creano regole che influiscono su tali elementi, tenere presente le seguenti restrizioni:

Un elemento che non viene spostato in una cartella di posta potrebbe non funzionare come previsto. Ad esempio, se un messaggio viene spostato in una cartella Calendario, non viene creato un nuovo appuntamento.

Se la risposta a un invito o a un compito viene spostata secondo la regola nella cartella Eliminato, la risposta non verrà tracciata dall'elemento originale.

Se la convocazione di riunione viene spostata automaticamente nella cartella Eliminato, la riunione non viene aggiunta alla cartella Calendario.

Le regole per i messaggi inviati non si applicano agli incarichi o alle convocazioni di riunione.

Gruppi di contatto

L'esecuzione di una regola che contiene un gruppo di contatti può dipendere da come è stata creata.

Sposta i messaggi inviati a un gruppo pubblico nella cartella.
Questa regola è disponibile solo quando si utilizza un account Exchange Server. Solo i messaggi inviati alla cartella Gruppo di contatti vengono spostati nella cartella specificata. I messaggi degli utenti membri di questo gruppo di contatti non vengono spostati nella cartella specificata.

Una breve nota sul tema delle restrizioni sulla dimensione massima delle regole in Outlook. Le regole di Outlook sono un potente strumento che ti consente di organizzare e automatizzare il lavoro di un utente in Outlook.

Grazie alle regole, puoi configurare lo spostamento, l'inoltro, la cancellazione della corrispondenza in entrata e in uscita, organizzare lo smistamento e la categorizzazione delle lettere, e molto altro ancora... Tuttavia, non puoi creare un numero infinito di regole, perché la dimensione massima delle regole è limitata e questa non è una limitazione di Outlook stesso, ma del server di posta Exchange su cui è archiviata la casella di posta dell'utente.

In alcuni casi, durante la creazione o la modifica delle regole in Outlook, potrebbe essere visualizzata una finestra di messaggio che indica che la regola non può essere scritta sul server:

Non è stato possibile trasmettere una o più regole al server Exchange e sono state disabilitate. Alcune impostazioni potrebbero non essere supportate oppure potrebbe non esserci spazio sufficiente per archiviare tutte le regole.

Nella versione inglese di Outlook l'errore si presenta così:

Ciò significa che la tua casella di posta sul server di posta Exchange ha esaurito lo spazio per archiviare le regole. La quantità di spazio allocato per le regole dipende dalla versione di Microsoft Exchange:

• Scambio 2003– Per le regole sono allocati 32 KB (in media sono sufficienti per memorizzare 20 – 25 regole)
• Scambio 2007/Scambio 2010/Scambio 2013/2016– Per le regole sono allocati 64 KB

In Exchange 2003, il limite massimo della dimensione della regola è fisso e non può essere modificato. Nelle versioni più recenti di Exchange, la quantità di memoria per l'archiviazione delle regole può essere aumentata a 256 KB. Il limite della regola viene impostato individualmente per ciascun utente tramite un attributo speciale RegoleQuota.

È possibile individuare la dimensione corrente della quota delle regole di Exchange per un utente specifico eseguendo il comando seguente in Exchange Management Console:

Nome utente Get-Mailbox | nome ft, RulesQuota

Per aumentare la memoria di una casella:

Set-Mailbox -identity nome utente -RulesQuota 256Kb

Nota. La quota della dimensione della regola può essere impostata sui seguenti valori: 64 KB, 128 KB o 256 KB.

Se devi aumentare il limite delle regole per tutte le caselle di posta contemporaneamente, il comando ti aiuterà:

Ottieni-Mailbox | Imposta casella di posta -RegoleQuota 128KB

Se questo spazio per la memorizzazione delle regole non è sufficiente, si consiglia all'utente di ricorrere alle seguenti manipolazioni:

• Rimuovi le regole non necessarie
• Unisci regole (ad esempio, spostando i messaggi di posta elettronica nella stessa cartella)
• Riduci i nomi delle regole
• Se una delle regole sposta i messaggi di posta elettronica nel file cartelle personali.pst, è necessario spostare l'archivio in una directory con un percorso più breve. Ad esempio, dalla cartella C:\Documents and Settings\winitpro\Impostazioni locali\Dati applicazioni\Microsoft\Outlook\mymail2013.pst alla cartella C:\mail\mymail2013.pst

In Microsoft Outlook, le informazioni vengono archiviate in cartelle proprio come i documenti in Explorer. Puoi utilizzare molte cartelle create per gli elementi di Microsoft Outlook e diversi tipi di account di posta elettronica che possiedi. La posizione in cui vengono visualizzate queste cartelle nell'elenco delle cartelle dipende dal tipo di account di posta elettronica e dalla posizione in cui sono archiviati i dati di Outlook.

• Cartelle standard - per impostazione predefinita, Microsoft Outlook visualizza nel gruppo "Cassetta postale" - il nome dell'account e-mail situato nell'elenco delle cartelle Aree di transizione, cartelle per ciascun tipo di elemento: Posta in arrivo, Calendario, Contatti, Attività, Note e Diario. Il programma contiene anche le seguenti cartelle:
  • “Bozze” – stoccaggio di elementi non finiti in fase di sviluppo;
  • “Inviati”: memorizzazione di copie degli elementi inviati;
  • “Eliminato” – memorizzazione degli elementi temporaneamente eliminati fino alla loro completa eliminazione o ripristino;
  • "Posta in uscita": memorizza gli elementi creati mentre si lavora offline che devono essere inviati alla successiva connessione.

Quando utilizzi un account Microsoft Exchange, i messaggi vengono recapitati nella tua Posta in arrivo. Puoi creare le tue cartelle per organizzare e registrare ulteriormente le informazioni di Microsoft Outlook. Per lavorare con tutte le cartelle, utilizzare l'elenco delle cartelle.

• Cartelle associate agli account di posta elettronica Internet:
  • Hotmail Quando si utilizzano account Hotmail, l'elenco delle cartelle nel riquadro di spostamento visualizza un'icona "Hotmail" sopra tutte le cartelle standard di Outlook menzionate sopra e sotto vengono visualizzate le cartelle sul server Hotmail. I messaggi verranno recapitati nella cartella Posta in arrivo sotto l'icona "Hotmail". Utilizza questa e altre cartelle del server Hotmail per visualizzare i messaggi ricevuti, inviati ed eliminati;
  • POP3: quando si utilizza un account POP3, l'elenco delle cartelle nel riquadro di spostamento visualizza le cartelle standard nel gruppo Cartelle personali. I messaggi verranno recapitati nella tua casella di posta;
  • IMAP: quando si utilizza un account IMAP, l'elenco delle cartelle nel riquadro di spostamento visualizza le cartelle standard nel gruppo IMAP_server_name. I messaggi verranno recapitati alle cartelle sul server IMAP. È necessario iscriversi alla Posta in arrivo e ai messaggi e-mail dalla Posta in arrivo sul server IMAP. Inizialmente, Outlook visualizzerà solo le intestazioni dei messaggi; Per scaricare determinati messaggi sul tuo computer, devi contrassegnare le loro intestazioni. Questi messaggi vengono visualizzati nel gruppo IMAP_server_name della cartella Posta in arrivo che si trova in Elenco cartelle V Aree di transizione. Quando elimini un elemento dal gruppo IMAP_server_name nella Posta in arrivo, il messaggio appare barrato e dopo un po' viene eliminato dal server IMAP.
• Cartelle per l'archiviazione e l'organizzazione degli elementi: quando si esegue l'archiviazione automatica per archiviare gli elementi, Microsoft Outlook crea automaticamente una cartella Cartelle di archivio. Questa cartella memorizza gli elementi archiviati di Microsoft Outlook. Eventuali file di dati aggiuntivi creati dall'utente per organizzare gli elementi e le cartelle in essi contenute vengono aggiunti al gruppo Cartelle personali nell'elenco delle cartelle in Aree di transizione.
• Cartelle personali normali e condivise: le cartelle standard discusse sopra e le cartelle create in una casella di posta sul server in un file delle cartelle personali (.pst) o in un file delle cartelle offline (.ost) sono cartelle personali a cui solo tu puoi accedere. Tuttavia, se utilizzi Microsoft Outlook con Microsoft Exchange Server, puoi rendere pubblica la tua casella di posta personale impostando le autorizzazioni per la cartella o assegnando un delegato.
• Cartelle pubbliche: le cartelle pubbliche sono una posizione separata all'esterno della casella di posta in cui gli utenti di Microsoft Exchange possono creare e visualizzare elementi di Microsoft Outlook correlati a un argomento o progetto specifico. Se le cartelle pubbliche sono consentite dall'amministratore del server Exchange, verranno visualizzate nel gruppo Cartelle pubbliche nell'elenco delle cartelle nel riquadro di spostamento. Se disponi delle autorizzazioni necessarie, puoi aprire una cartella condivisa separata per visualizzare e aggiungere contenuto oppure puoi creare le tue cartelle condivise e concedere ad altri utenti le autorizzazioni per utilizzarle. Gli elementi in una cartella pubblica aperta appaiono uguali agli elementi in una casella di posta personale.
• Cartelle di ricerca: le cartelle di ricerca sono cartelle virtuali che contengono rappresentazioni di elementi di posta elettronica che soddisfano criteri di ricerca specifici. Quando crei una cartella di ricerca, ti viene fornita una serie di opzioni preimpostate, come "Messaggi con allegati" o "Messaggi da persone specifiche". È inoltre possibile creare cartelle di ricerca personalizzate specificando i criteri di ricerca che devono essere soddisfatti dai messaggi e-mail che entrano nella cartella. Ogni cartella di ricerca è un elenco aggiornato tempestivamente dei risultati della ricerca in tutte le cartelle.

Creazione di una cartella

1. Seleziona dal menu File squadra Creare, e poi il comando Cartella.
2. Nel campo Nome, inserisci un nome per la cartella.
3. Sulla lista Contenuto della cartella selezionare il tipo di cartella da creare.
4. Nell'elenco Inserisci cartella in selezionare il percorso di una cartella.

Copia di una cartella

1. Sul menu Andare selezionare squadra Elenco cartelle.
2. Puntare il menu File sul comando Cartella e selezionare il comando Copia "nome cartella".
3. Seleziona la posizione nell'elenco in cui desideri copiare la cartella.

Sposta una cartella

1. Sul menu Andare selezionare squadra Elenco cartelle.
2. Dall'elenco delle cartelle nel riquadro di spostamento, seleziona la cartella che desideri spostare.
3. Seleziona dal menu File squadra Cartella, e poi il comando Sposta il nome della cartella.
4. Fare clic sulla posizione nell'elenco in cui si desidera spostare la cartella oppure fare clic sul pulsante Nuova per creare una cartella in cui verrà spostata la cartella selezionata.

Le cartelle di ricerca non possono essere spostate perché sono cartelle virtuali che contengono rappresentazioni di elementi che soddisfano criteri di ricerca specifici.

Rinominare una cartella

1. Nell'elenco delle cartelle, fai clic sulla cartella che desideri rinominare.
2. Seleziona dal menu File squadra Cartella, e poi il comando Rinomina la cartella "nome cartella".
3. Inserisci un nuovo nome per la cartella.

Eliminazione di una cartella

1. Sul menu Andare selezionare squadra Elenco cartelle.
2. Nell'elenco delle cartelle nel riquadro di spostamento, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella che si desidera eliminare.
3. Nel menu contestuale, selezionare il comando Elimina il nome della cartella.

Quando elimini una cartella di ricerca, viene eliminata solo la cartella, non gli elementi visualizzati al suo interno.

Sposta un elemento in un'altra cartella

1. Seleziona l'elemento che desideri spostare.
2. Fare clic sul pulsante Sposta nella cartella e fare clic sul nome della cartella in cui si desidera spostare l'elemento. L'elenco viene compilato in base ai nomi delle cartelle in cui gli elementi sono già stati spostati.
3. Se la cartella che ti serve non è nell'elenco, seleziona il comando Sposta nella cartella e fare clic sulla cartella.

Nascondere tutte le cartelle

Per visualizzare un elenco di cartelle, selezionare dal menu Andare squadra Elenco cartelle. Per espandere le cartelle e visualizzare le sottocartelle, fare clic sul pulsante “+”; per comprimere le cartelle e nascondere le sottocartelle, fare clic sul pulsante “–”. Notare che:

• regione Cartelle preferite disponibile solo in zona Posta. Regione Cartelle preferite non può essere spostato o nascosto, né può essere ridimensionato. Solo le cartelle di posta possono essere rimosse o aggiunte alla cartella Cartelle preferite. Impossibile visualizzare l'area Cartelle preferite in altre zone, ad esempio nella zona Elenco cartelle;
• regione Elenco cartelle non può essere spostato, ma la sua dimensione può essere modificata;
• Se desideri visualizzare sempre tutte le cartelle, non solo quelle di posta, sostituisci il pulsante Elenco cartelle con un pulsante grande e posizionalo sopra il pulsante Posta o rimuovi il pulsante Posta dal riquadro di navigazione.

Copiare un layout di cartella

Un layout di cartella rappresenta i diritti, le regole, i moduli, le visualizzazioni e la descrizione specifici della cartella.

1. Sul menu Andare selezionare squadra Elenco cartelle.
2. Dall'elenco delle cartelle, seleziona la cartella che desideri copiare.
3. Dal menu File, selezionare Cartella e fare clic Copia il layout della cartella.
4. Seleziona dall'elenco Copia struttura cartelle cartella originale.
5. Nel gruppo Copia seleziona le proprietà della cartella di origine che desideri copiare.

Determinazione della dimensione della cartella

Se una cartella contiene sottocartelle, Microsoft Outlook visualizza le dimensioni di tutte le sottocartelle e la loro dimensione totale. Se si utilizza un account server Microsoft Exchange in modalità Cached Exchange Server, è possibile visualizzare la dimensione del file delle cartelle offline (.ost) (scheda Dati locali) e della casella di posta situata sul server (scheda Dati server). I file di dati archiviati nel computer locale, ad esempio i file delle cartelle offline (.ost), non sono efficienti quanto gli archivi dati sul server, pertanto la dimensione del file di dati nel computer locale sarà maggiore della dimensione della casella di posta designata. Non è possibile calcolare la dimensione della cartella per le cartelle di ricerca perché sono cartelle virtuali che contengono visualizzazioni di elementi che soddisfano determinati criteri. Nel riquadro di spostamento, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella che desideri ridimensionare e seleziona Proprietà e fare clic sul pulsante "Dimensione cartella".

Per visualizzare la dimensione di tutte le cartelle ad eccezione delle cartelle di ricerca, nell'elenco delle cartelle nel riquadro di spostamento selezionare Dimensioni delle cartelle.

Svuotamento della cartella Posta eliminata

• Pulizia automatica delle cartelle Eliminato.
  1. Sul menu Servizio selezionare squadra Opzioni, e poi la scheda Inoltre.
  2. Selezionare la casella.
  3. Se necessario, disattivare la notifica prima che la cartella Posta eliminata venga automaticamente svuotata.
  4. Seleziona dal menu Servizio squadra Opzioni e apri la scheda Inoltre.
  5. Deseleziona la casella. Per disattivare la pulizia automatica delle cartelle Eliminato, deseleziona Svuota la cartella Posta eliminata all'uscita.
• Svuotamento manuale della cartella Posta eliminata.
  1. Sul menu Andare selezionare squadra Elenco cartelle.
  2. Nell'elenco delle cartelle, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella Posta eliminata e selezionare il comando dal menu contestuale Svuota la cartella Posta eliminata.

Disattiva la notifica prima che la cartella Posta eliminata venga automaticamente svuotata

1. Sul menu Servizio selezionare squadra Opzioni, e poi la scheda Inoltre.
2. Fare clic sul pulsante "Opzioni avanzate".
3. Deseleziona Mostra un avviso prima di eliminare elementi.

Assegnazione di una home page a una cartella

Fare clic con il tasto destro del mouse sulla cartella a cui si vuole assegnare la home page della cartella, selezionare il comando dal menu contestuale Proprietà e aprire la scheda "Home". Nel campo Indirizzo, inserisci l'indirizzo della pagina web che verrà utilizzata come home page della cartella oppure fai clic sul pulsante Sfoglia e seleziona una pagina dall'elenco. Per visualizzare una pagina Web quando si fa clic su una cartella, selezionare la casella di controllo Mostra la home page per impostazione predefinita.

Dopo aver assegnato una nuova home page a una cartella, è possibile ripristinare le impostazioni originali, ad esempio la home page della cartella impostata come home page predefinita dall'amministratore di sistema, facendo clic sul pulsante Ripristina impostazioni predefinite.

Quindi, abbiamo esaminato gli aspetti principali del lavoro con la posta elettronica: creazione di un messaggio, invio e ricezione, nonché risposta, inoltro e impostazione dei parametri della posta elettronica. Tutto ciò, senza dubbio, ti consente di organizzare le tue attività di comunicazione a un livello decente. Ma le funzionalità di Outlook discusse di seguito ti consentono non solo di organizzare questo processo, ma anche di ottimizzarlo, il che rende Microsoft Outlook un leader tra i software di posta elettronica.

Maestro delle regoleè uno strumento speciale di Outlook che ti aiuta a elaborare la posta elettronica. Le regole definiscono le azioni che dovrebbero essere eseguite automaticamente per determinati messaggi. La regola creata viene applicata da Microsoft Outlook ai messaggi in entrata o in uscita.

Regole di prospettiva

Regole -è un insieme di condizioni, azioni ed eccezioni per l'elaborazione e l'ordinamento dei messaggi. Ogni regola è composta da tre elementi: una o più condizioni che descrivono i messaggi a cui si applica la regola; una o più azioni che specificano le operazioni da eseguire sui messaggi che soddisfano le condizioni e una o più eccezioni che specificano a quali messaggi non deve essere applicata la regola. Ad esempio, puoi spostare automaticamente tutti i messaggi ricevuti dal tuo manager (condizione), ad eccezione di quelli di elevata importanza (eccezione), in una cartella separata (azione).

La Tabella 9.7 mostra i tipi standard di regole e le loro descrizioni.

Tabella 9.7. Tipi standard di regole e loro descrizioni

Crea una regola

Diamo un'occhiata a come funziona la Creazione guidata Regole utilizzando l'esempio seguente. Diciamo che sei un abbonato a Internet e ogni giorno ricevi messaggi dal server di abbonamento (nel mio caso, queste sono le notizie del giorno da CityCat). Il desiderio naturale è spostare automaticamente le notizie in una cartella creata appositamente per loro. Ma diciamo che oltre alle notizie da CityCat ricevi anche le previsioni del tempo. Inoltre, se il messaggio (notizie) ha un allegato, non vorrei inserirlo in questa cartella.

Pertanto, puoi impostare la seguente regola: "Sposta i nuovi messaggi nella cartella CityCat a condizione che il mittente sia CityCat e che l'oggetto del messaggio contenga il testo "news", a meno che il messaggio non contenga un allegato."

Esempio 9.31. Crea una regola

> Servizio > Creazione guidata Regole...

Creare...

Crea una regola basata su un modello

Tipo di regole Spostamento di nuovi messaggi da qualcuno

Descrizione della regola

Nome Gatto di città

Nome:= <Имя папки>

Inserisci nella Posta in arrivo

<Текст>

Aggiungi nuovo:=<текст>(Fig. 9.47)

Nome della regola:= <Имя правила>

Esegui questa regola sui messaggi già presenti nella Posta in arrivo

Dopo aver premuto il pulsante Pronto(Fine) verrà avviata la regola per gli elementi della cartella Proprietà utente(Cartelle personali). Ora la regola è completamente pronta per l'uso.

Lavorare con le regole

Tutte le regole create sono nell'elenco Applicare le regole nel seguente ordine(Applica le regole nel seguente ordine). Maestro delle regole(Procedura guidata delle regole). È possibile creare, modificare, rinominare ed eliminare le regole utilizzando i pulsanti corrispondenti.

Se necessario, è possibile disabilitare o abilitare la modalità di esecuzione delle regole. Per fare ciò, deseleziona o seleziona la casella accanto al nome della modalità.

Se è presente più di una regola, è possibile modificare la sequenza della loro esecuzione utilizzando i pulsanti Su(Sposta giù) e Giù(Andare avanti). In alcuni casi, l’ordine in cui le regole vengono eseguite è molto importante.

Inoltre, oltre all'esecuzione automatica, la Creazione guidata regole supporta l'esecuzione manuale delle regole create.

Esempio 9.32. Esecuzione "manuale" delle regole

Eseguire...

Comprese le sottocartelle

Applica a tutti i messaggi

Eseguire

Per concludere questa sezione, vorrei fornire una serie di commenti e suggerimenti per lavorare con la Creazione guidata Regole.

• Pensa molto attentamente a come strutturerai i tuoi messaggi. È importante comprendere chiaramente come funziona Outlook con la struttura scelta. Quindi, ad esempio, puoi creare cartelle dello stesso tipo per ciascuno dei tuoi contatti, contenenti sottocartelle: Posta in arrivo(Posta in arrivo) - per i messaggi ricevuti da un contatto e Inviato(Articoli inviati) - per quelli inviati a lui.
• Quando crei una regola, pensa al suo intero algoritmo. Assicuratevi che la regola non si sovrapponga ad altre o non contraddica se stessa, per non cercare poi un messaggio dove non ce n'è. A volte in questi casi la Creazione guidata Regole emette un avviso di incompatibilità.
• Se un messaggio non soddisfa nessuna delle regole, viene inserito nella cartella Posta in arrivo(Posta in arrivo)
• Non dimenticare un altro mezzo comune di strutturazione: Categorie(Categoria). Crea regole di categoria per i messaggi tipici.

Le regole controllano i messaggi di posta elettronica eseguendo azioni sui messaggi che soddisfano un insieme specifico di condizioni. La regola creata viene applicata in Microsoft Outlook ai messaggi che arrivano in " Posta in arrivo", o ai messaggi inviati. È possibile impostare le seguenti regole in modo che abbiano effetto automaticamente, ad esempio:

• inoltrando al tuo capo tutti i messaggi di Vasily Pupkin che arrivano nella tua cartella " Posta in arrivo»;
• assegnare la categoria “Vendite” a tutti i messaggi inviati che presentano la parola “vendite” nel campo “Oggetto”;
• Contrassegna tutte le richieste di riunione e gli aggiornamenti sulle riunioni del tuo capo.

Tutte le regole rientrano in due categorie principali: notifiche e organizzazioni. Le regole di notifica servono per avvisare l'utente in un modo o nell'altro che è stato ricevuto un messaggio specifico. Ad esempio, puoi creare una regola che invia automaticamente un'e-mail al cellulare di un utente quando riceve un messaggio da un membro della famiglia. Le regole dell'organizzazione eseguono determinate azioni sul messaggio. Ad esempio, puoi creare una regola che sposti messaggi specifici in una cartella specifica o li contrassegni per l'esecuzione entro una data specifica.

Le regole possono anche essere eseguite manualmente. Se eseguite manualmente, le regole potrebbero applicarsi ai singoli messaggi già presenti nella cartella Posta in arrivo e ai messaggi in altre cartelle. Le regole possono prevedere eccezioni per casi speciali, ad esempio per i messaggi contrassegnati per l'azione o classificati come la categoria con la priorità più alta. Se un messaggio soddisfa almeno una delle condizioni di eccezione specificate, la regola non si applica ad esso.

Se l'account di posta elettronica si trova su un server Microsoft Exchange, le regole si applicano ai messaggi sul server anche se Outlook dell'utente non è in esecuzione. Queste regole sono chiamate regole del server. Devono essere impostati per essere eseguiti quando i messaggi vengono ricevuti nella cartella Posta in arrivo sul server e devono essere eseguiti interamente sul server. Ad esempio, non è possibile applicare una regola sul server se l'azione prevede la stampa di un messaggio. Se non è possibile applicare una regola sul server, verrà applicata all'avvio di Microsoft Outlook.

Le parole "solo client" vengono aggiunte alla fine del nome di una regola che non può essere eseguita sul server. Le regole per l'applicazione client vengono eseguite per ultime. Se l'elenco delle regole contiene sia regole server che client, vengono applicate per prime le regole server, seguite da quelle client.

Le conferme di consegna, le conferme di lettura, le risposte al voto e gli avvisi di assenza vengono trattati come normali messaggi. Ad esempio, se crei una regola che ti consente di spostare tutti gli elementi con la parola "riunione" nel campo Oggetto in una cartella specifica, verranno spostati anche tutti gli avvisi di consegna, le risposte al voto e gli avvisi di assenza idonei.

Gli inviti a riunioni, incarichi e documenti vengono trattati come normali messaggi. Ad esempio, se crei una regola che sposta gli elementi contenenti la parola "riunione" nel campo Oggetto in una posizione specifica, verranno spostate anche tutte le assegnazioni e le convocazioni di riunione che corrispondono a tale criterio. Tuttavia, quando crei le regole, dovresti essere consapevole di una serie di limitazioni associate a questi tipi di elementi:

• Se la destinazione dell'elemento da spostare non è una cartella di posta, l'azione prevista potrebbe non riuscire. Se, ad esempio, un messaggio viene spostato nella cartella Calendario, non viene creato un nuovo appuntamento;
• Se una risposta a un invito o a un'attività viene spostata nella cartella Posta eliminata in base a una regola, il percorso non viene aggiornato nell'elemento originale;
• Se una convocazione di riunione viene spostata automaticamente nella cartella Posta eliminata, la riunione non verrà inclusa nel Calendario.

Le regole per i messaggi inviati non si applicano agli incarichi o alle convocazioni di riunione.

Crea una regola

Crea una regola da un modello o da zero: seleziona nell'area di navigazione Posta. Sul menu File selezionare squadra Maestro delle regole. Applicare le modifiche alla cartella: seleziona la cartella Posta in arrivo desiderata. Fare clic sul pulsante Nuova regola. Eseguire una delle seguenti azioni:

• creazione di una regola basata su un messaggio in una cartella: aprire la cartella contenente il messaggio. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul messaggio da cui si desidera creare una regola. Seleziona una squadra Crea una regola. Nella finestra di dialogo Crea una regola seleziona le condizioni e le azioni che desideri applicare;
• Per aggiungere ulteriori condizioni, azioni o eccezioni a una regola, fare clic sul pulsante Altro, quindi seguire le ulteriori istruzioni nella Creazione guidata regola.

Per applicare una regola immediatamente dopo la sua creazione, seleziona la casella di controllo nell'ultima pagina della Creazione guidata delle regole Esegui questa regola di messaggio, che sono già nella cartella " Posta in arrivo».

• Crea una regola basata sul messaggio generato– aggiungere il destinatario e l'oggetto del messaggio. Seleziona una squadra Crea una regola. Nella finestra di dialogo Crea una regola
• Crea un messaggio in base al nome o alla lista di distribuzione nel messaggio– Apri il messaggio da cui desideri creare una regola. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome o sulla lista di distribuzione nel campo Da, A o Cc e selezionare Crea una regola. Nella finestra di dialogo Crea una regola seleziona le condizioni e le azioni che desideri applicare. Per aggiungere ulteriori condizioni, azioni o eccezioni a una regola, fare clic sul pulsante Avanzate, quindi seguire le ulteriori istruzioni nella Creazione guidata regola.
• Crea una regola In base a un avviso ricevuto da un sito di SharePoint: se disponi di più account di posta elettronica, le parole "io" e "mio" nei termini si riferiscono agli indirizzi di posta elettronica di tutti i tuoi account, non solo a quello attualmente attivo.

Esecuzione manuale delle regole

1. Nel riquadro di spostamento selezionare Posta.
2. Sul menu File selezionare squadra Maestro delle regole.
3. Se sono presenti più account di posta elettronica, l'elenco Applica le modifiche alla cartella selezionare la cartella richiesta" Posta in arrivo».
4. Fare clic sul pulsante "Applica regole".
5. Nell'elenco Seleziona regole da eseguire selezionare le caselle di controllo accanto alle regole che si desidera eseguire.
6. • Esegui regole nella cartella corrente: per eseguire regole nelle sottocartelle, selezionare la casella Comprese le sottocartelle. Seleziona dall'elenco Fare domanda a al tipo di messaggi per i quali deve essere eseguita la regola e fare clic sul pulsante “Esegui”;
   • Esegui regole in una cartella diversa: per modificare la cartella in cui verranno eseguite le regole, fare clic sul pulsante Sfoglia. Per eseguire le regole nelle sottocartelle, seleziona la casella di controllo Comprese le sottocartelle. Seleziona dall'elenco Fare domanda a al tipo di messaggi per i quali deve essere eseguita la regola e fare clic sul pulsante "Esegui".

Le regole vengono eseguite nello stesso ordine in cui appaiono nell'elenco Seleziona regole da eseguire. L'ordine di esecuzione può essere modificato solo nell'elenco delle regole della finestra di dialogo Regole e avvisi.

Aggiornamento delle regole da una versione precedente

Questa procedura è possibile solo se tutti i computer utilizzano la stessa versione di Microsoft Office Outlook. Dopo aver aggiornato le regole, se si utilizza una versione precedente di Microsoft Outlook, nell'elenco delle regole verranno visualizzati solo i nomi di alcune regole. Alcune descrizioni delle regole potrebbero non essere visualizzate.

1. Nel riquadro di spostamento selezionare Posta.
2. Sul menu File selezionare squadra Maestro delle regole.
3. Se sono presenti più account di posta elettronica, l'elenco Applica le modifiche alla cartella selezionare la cartella richiesta" Posta in arrivo».
4. Fare clic sul pulsante Opzioni.
5. Fare clic sul pulsante "Aggiorna".

Se sono presenti più cartelle " Posta in arrivo", quindi dovrai ripetere questa procedura per ciascuno di essi.

Sposta automaticamente i messaggi da una persona specifica

1. Seleziona un messaggio dalla persona di cui desideri spostare automaticamente i messaggi.
2. Sul menu File selezionare squadra Organizzare.
3. Nella seconda voce dell'elenco puntato selezionare le opzioni richieste. Per selezionare una cartella, fare clic sulla freccia accanto all'elenco delle cartelle.
4. Fare clic sul pulsante "Crea".

È possibile utilizzare la finestra di dialogo per creare regole più complesse per l'organizzazione degli elementi. Regole e avvisi menù File.

Importa o esporta un set di regole

Le regole importate vengono inserite alla fine dell'elenco della Creazione guidata regole. La Creazione guidata Regole può importare solo un set di regole alla volta. Le regole esportate vengono salvate in un file con l'estensione del nome .rwz.

1. Nel riquadro di spostamento selezionare Posta.
2. Sul menu File selezionare squadra Maestro delle regole.
3. Se sono presenti più account di posta elettronica, l'elenco Applica le modifiche alla cartella selezionare la cartella richiesta" Posta in arrivo».
4. Fare clic sul pulsante Opzioni.
5. Eseguire una delle seguenti azioni:
   • Regole di importazione– fare clic sul pulsante “Importa regole”. Nel campo Nome file, inserire il percorso e il nome del file contenente il set di regole da importare. Per importare un file che contiene regole che non sono state create nella Creazione guidata Regole, ad esempio regole compatibili con versioni precedenti di Microsoft Outlook, selezionare il tipo di file appropriato dall'elenco Tipo di file. Fare clic sul pulsante "Apri";
   • Regole di esportazione– fare clic sul pulsante “Esporta regole”. Nel campo Nome file, inserisci il percorso e il nome del file in cui desideri esportare il set di regole. Se stai esportando un file che contiene solo regole compatibili con una versione precedente di Microsoft Outlook, selezionale dall'elenco Tipo di file"Regole compatibili con Outlook 2000", "Regole compatibili con Outlook 98" o "Regole compatibili con Outlook 2002/2003". Fare clic sul pulsante "Salva".