Главная › Интернет › Элементы программы outlook. Основные компоненты Microsoft Outlook. Альтернативное решение: использование события Items_ItemAdd папки Sent Items

Элементы программы outlook. Основные компоненты Microsoft Outlook. Альтернативное решение: использование события Items_ItemAdd папки Sent Items

Основные возможности MicrosoftOfficeOutlook

Запуск Outlook

Элементы и папки Outlook

Завершение роботы с Outlook

Календарь

Изменение представления задач в Календаре

Контакты

Адресная книга и контакты

Просмотр папки или файла

Электронная почта

Как получить и просмотреть почту

Как написать электронное письмо

Список использованной литературы

Основные возможности MicrosoftOfficeOutlook

Приложение Microsoft Outlook - мощный инструмент для организации индивидуальной и групповой работы на компьютере. Outlook представляет собой программу управления данными. Outlook может использоваться для документооборота, формирования задач и заданий группы, управления электронной почтой, планирования дел и собраний, ведения списка контактных лиц и дневника выполняемых действий. Некоторые возможности Outlook можно использовать с другими приложениями Office. В частности, можно добавить задачу, которую следует выполнить с документами Word и Excel, а также записывать сведения о работе, проделанной над любым документом. С помощью Outlook можно быстро выяснить, с какими документами, сколько времени и когда вы работали. Outlook позволяет создавать личные списки адресов, сохранять их, управлять массовой рассылкой для отправки сообщений или документов адресатам. Электронные сообщения могут создаваться в любой программе Office, включая Word, Excel, Access и PowerPoint. Эти сообщения удобнее отправлять в формате HTML, что делает их чтение возможным независимо от того, установлена ли на компьютере адресата соответствующая программа Office. Кроме того, для отправки файла, созданного в, любой программе Office как сообщения Outlook, не требуется выходить из этой программы. Outlook позволяет поддерживать базы данных таких информационных элементов, как заметки, адреса и телефоны корреспондентов, дневниковые записи и т.д. Приложение Microsoft Outlook относится к программам информационных менеджеров (ПИМ) и включает функции таких программ Microsoft, как Schedule Mail, Project, Microsoft Exchange и Explorer (Проводник Windows). Outlook состоит из следующих взаимосвязанных компонентов, в которых используется единообразная форма представления информации: Outlook сегодня - сводки событий; электронной адресной и телефонной книги (Контакты);Календаря; планировщика заданий (Задачи); журнала событий компьютера (Дневник); электронной почты; записной книжки (Заметки).

Запуск Outlook

Запуск программы можно осуществить несколькими способами.1. Нажмите кнопку Пуск и из пункта Программы выберите Microsoft Outlook.2. Дважды щелкните мышью по ярлыку Microsoft Outlook на рабочем столе.3. Нажмите кнопку MicrosoftOutlookна панели MicrosoftOffice. Откроется главное окно Outlook с открытой (по умолчанию) папкой Входящие, где хранится сообщение "Вас приветствует Microsoft Outlook " (рис.1).

Рис.1. Главное окно Microsoft Outlook

Главное окно Outlook очень похоже на окна других приложений. Оно состоит из строки заголовка, в которой отображается название открытой папки, а также стандартные кнопки сворачивания, разворачивания и закрытия окон. Ниже расположены строка меню и панель инструментов. Левая окно - панель с ярлыками папок, в ней находятся значки для быстрого доступа к ним. По умолчанию панель Outlook содержит три группы ярлыков: Ярлыки Outlook, Мои ярлыки и Другие ярлыки. Группа Ярлыки Outlook содержит следующие ярлыки; Outlook сегодня, Входящие, Календарь, Контакты, Задачи, Заметки, Удаленные. Группа Мои ярлыки содержит ярлыки: Черновики, Исходящие, Отправленные, Дневник, Обновление Outlook. Группа Другие ярлыки содержит ярлыки для работы с файловой структурой компьютера: Мой компьютер, Мои документы, Favorites (Избранное). Справа - панель со списком папок и панель просмотра информации, где отображается содержимое выбранной папки. Работа с панелью Список папок аналогична работе с Проводником Windows.

Элементы и папки Outlook

Основными единицами информации в Outlook являются элементы различных типов встречи, сообщения, заметки, контакты, задачи, пометки в Дневнике. Ontlook хранит элементы информации в папках, причем в одной папке могут храниться элементы только одного типа. Так, все заметки хранятся в папке Заметки, все задачи - в папке Задачи и т.д. Фактически Outlook организует базу данных этих элементов. Папка Outlook - это логическое хранилище информации, не связанное с физическим способом хранения информации на диске. Хотя все эти папки имеют имена, они не видны из программы Проводник Windows, поскольку вся информация Outlook хранится в едином файле на диске. При первом запуске Outlook пользователь имеет доступ к нескольким типам элементов информации. Outlook хранит эти элементы в следующих папках, которые содержатся в папке Личные папки. Outlook сегодня показывает сводку событий, произошедших и запланированных та день. На ней представлено число новых сообщений, перечислены встречи, запланированные на неделю, и задачи. Эта страница удобна для обзора текущего дня и предстоящей недели. Входящие содержит поступающие сообщения электронной почты и факсы. В Календаре отображаются собрания и напоминания о встречах, а также планируются встречи и собрания с другими пользователями. Можно установить вывод оповещения для элементов Календаря. Если оповещение установлено, то в заданное время на экране появляется окно с напоминанием о предстоящем событии или встрече. При планировании собраний имеется возможность просмотра сведений о занятости участников и выбора удобного времени. Также Outlook упрощает отслеживание ежегодных событий, например отпусков и дней рождения. Контакты Outlook используются для хранения имен, номеров телефонов и адресов деловых партнеров. Списки контактных лиц могут импортироваться в Outlook из других программ. Задачами, назначаемыми на рабочие дни, можно управлять с помощью служебных и личных списков задач Outlook. Можно установить важность задач, включить выдачу напоминаний о сроке завершения и обновлять сведения о ходе выполнения задачи. В Outlook выполняется отслеживание повторяющихся задач. Outlook также может использоваться для назначения задач другим пользователям и наблюдения за их выполнением. Заметки в Outlook облегчают создание и публикацию сведений, важных для вас и ваших сотрудников, а также управление этими сведениями. В папке Удаленные находятся все удаленные элементы. Черновики содержат черновики и сообщения, не готовые к отправке. Исходящие - сообщения и факсы, готовые к отправке, но еще не отправленные. Папка Отправленные содержит копии отправленных сообщений электронной почты. Дневник содержит ежедневные записи о личной деятельности. Запись в Дневнике автоматически создается при отправке и приеме электронных сообщений, работе в любом приложении Microsoft Office. Имеется возможность создавать любые записи вручную. Общий принцип работы с Outlook таков: открыв папку, нужно выбрать требуемый элемент и автоматически запустится обслуживающая его форма. Чтобы быстро найти элемент, не просматривая списки элементов Outlook, можно воспользоваться кнопкой Найти на панели инструментов. Эта команда позволяет выполнять поиск любых элементов Outlook, включая сообщения, встречи, контакты и задачи. Пользователь Outlook может задавать весьма разнообразные условия поиска, используя команду Расширенный поиск в меню Сервис. С помощью кнопки Организовать на панели инструментов можно упорядочить содержимое папок, установить свои правила обработки сообщений, даже оградить себя от нежелательных адресатов. Для каждой папки существует набор представлений - способов показа элементов на экране. Набор стандартных представлений включает: таблицу, временную шкалу, карточки и др., но можно создавать и свои собственные с нужными параметрами фильтрации, группировки и сортировки элементов, изменять шрифты представлений. Настройка параметров представления данных и режимов работы элементов Outlook осуществляется при нажатии соответствующей клавиши в диалоговом окне команды Параметры меню Сервис (рис.2).

Рис.2. Окно Параметры

Завершение роботы с Outlook

Для корректного закрытия Outlook выберите команду Файл, Выход и завершение команды.

Outlook сегодня

Outlook сегодня - это самые важные сведения Outlook - почта, календарь и список задач, собранные в одном месте. На странице Outlook сегодня приводится обзор текущего дня, можно посмотреть краткую сводку назначенных встреч, список задач и количество вновь поступивших сообщений электронной почты. Чтобы запустить Outlook сегодня, щелкните по его значку на панели Outlook или задайте его в качестве используемого по умолчанию представления (рис.3).

Рис.3. Окно Outlook сегодня

Для изменения настроек данного представления щелкните на поле Настройка "Outlook сегодня" в верхнем правом углу. Откроется окно настройки (рис.4). Назначения параметров настройки Outlook сегодня приведены в табл.1.

Рис.4. Настройка Outlook сегодня

Выбор задач, которые следует отображать

Стили

Таблица 1. Назначение параметров настройки Outlook сегодня

После внесения изменений в настройки нажмите кнопку Сохранить изменения в правом верхнем углу.

29.10.2012 Роб Грейвилл

Многие пользователи Outlook искали способ перемещать сообщения после отправки. Обычно при этом применялись сложные процессы с временной синхронизацией и подверженные ошибкам вызовы, направленные к API-интерфейсам Windows через сторонние библиотеки DLL, такие как Outlook Redemption. Изучив проблему и проведя ряд экспериментов, я нашел два подходящих решения на основе макрокоманд Visual Basic for Applications (VBA)

* Два способа переместить почтовый элемент в пользовательскую папку после отправки.

* Решение на клиентской стороне, не зависящее от поставщика почтового сервера.

* Лучшие способы распространения кода VBA среди пользователей.

По умолчанию Microsoft Outlook сохраняет копии отправленных элементов в папке Sent Items («Отправленные»). Но типовой подход не всегда приемлем в компании, сотрудники которой ежедневно отправляют сотни почтовых сообщений. Часто сообщения электронной почты упорядочивают по темам или направлениям бизнеса. Этот метод отличается от сортировки по беседам, так как каждое направление бизнеса может содержать несколько потоков бесед. Распределять по папкам полученные сообщения достаточно просто; другое дело - отправленные сообщения. Основная трудность заключается в том, что несмотря на возможность переместить копию почтового элемента после отправки, в Outlook нет правила или параметра для перемещения самого отправленного элемента.

Ограничения подхода на основе правил

Как правило, если поведение программы не соответствует моим ожиданиям, я стараюсь найти программное решение. Но прежде чем вплотную заняться кодом VBA, рассмотрим параметры и правила электронной почты Outlook. Только исчерпав их возможности, следует начинать искать более сложные решения. Посмотрим, что можно сделать с помощью мастера Outlook Rules Wizard. Начиная с пустого правила, можно указать, следует ли применить правило к входящим или исходящим сообщениям, как показано на экране 1. После того, как выбраны критерии отбора сообщений, можно указать папку для копирования этих сообщений (экран 2).

Обратите внимание, что правило создает и перемещает копию сообщения; оригинал остается в папке Sent Items. Единственный способ решить проблему - снять флажок Save copies of messages in Sent Items folder («Сохранять копии сообщений в папке «Отправленные"») в разделе Message handling («Обработка сообщений») в окне E-mail Options («Параметры почты»), как показано на экране 3. Недостаток данного подхода в том, что Outlook не может сохранять копии любых отправленных сообщений, и пользователь лишается доступа ко всем отправленным сообщениям, на которые не распространяется это правило.

Решение VBA: используем события Send почтового элемента

Разочаровавшись в правилах и параметрах, я засучил рукава, приготовил кофе и взялся за работу.

Как и мои предшественники, пытавшиеся решить эту путаную задачу, я начал с события MailItem_Send(). Такой подход кажется естественным: вы отправляете почтовое сообщение, а затем перемещаете его. Единственная проблема: сообщения не перемещаются в папку Sent Items до тех пор, пока не завершится событие Send. Поэтому любая попытка обнаружить сообщение в папке Sent Items оказывается бесплодной.

Куда поместить код?

Один из основных вопросов, которые приходится решать при проектировании управляемых событиями программ, заключается в поиске места для размещения кода обработки событий. В случае неправильного выбора программа может оказаться неустойчивой. Подходящих вариантов может быть несколько, но в большинстве случаев одно из мест лучше остальных.

Я вспомнил о событии ItemAdd() папки назначения. Оно возникает всегда, когда в коллекцию Items добавляется один или несколько элементов. Но по зрелом размышлении я понял, что этому событию свойственны те же проблемы временного согласования, что и событию MailItem_Send(). Кроме того, необходимо дублировать программный код для всех папок назначения. Дублировать исходный текст не годится, забудьте об этой идее.

Похоже, событие MailItem_Send() было оптимальным выбором благодаря возможности применить правило ко всем исходящим сообщениям. Нужно лишь подойти к решению проблемы с другой стороны.

Фильтрация сообщений по критериям

В идеальном мире можно вызвать макрокоманду VBA из правила. В результате фильтрация почты выполняется правилом, а макрокоманда перемещает сообщение. В Outlook 2002 появилась возможность запустить сценарий по прибытии входящих сообщений, но, к сожалению, она не распространяется на исходящие сообщения. Не расстраивайтесь: это не самый эффективный способ запуска сценария. Я испробовал его несколько раз и выяснил, что он очень ненадежен. Время от времени возникают ошибки и правило деактивируется. Лучше организовать фильтрацию непосредственно в событии oMsg_Send().

Предположим, вам требуется переместить все сообщения, адресованные нескольким корреспондентам в компании RobGravelleAndCo.com, в папку Outlook с именем FOSS Export (CR-035), как показано на экране 4. Объект Recipients содержит коллекцию элементов Recipient, каждый из которых включает свойства и методы, связанные с одним получателем. Одно из свойств Recipient - объект AddressEntry, в котором содержатся сведения об адресе получателя, в том числе адрес электронной почты. У Recipient есть свойство, именуемое Address для адреса электронной почты. Это свойство задействовано в исходном тексте oMsg_Send с меткой B .

Экран 4. Папки Outlook

Вместо того чтобы пытаться вручную удалить сообщение после отправки, можно присвоить флагу DeleteAfterSubmit почтового элемента значение true, чтобы это сделала программа Outlook. Просто помните, что установка флага DeleteAfterSubmit из диалогового окна MailItem Properties приведет к удалению всех отправленных сообщений! Это радикальное решение, хотя требуется всего лишь переместить определенные сообщения.

Нельзя перемещать сообщение из события MailItem_Send(), так как оно еще не обработано программой Outlook. Попытка сделать это приведет к ошибке времени выполнения. Как утверждают в Microsoft, предпочтительный способ управлять этой тонкой операцией - сначала клонировать сообщение с помощью функции Copy(), затем переместить клон. Это действие нельзя назвать истинным перемещением сообщения, но результат тот же: после перемещения клона исходное сообщение удаляется благодаря флагу DeleteAfterSubmit.

После этого нужно получить ссылку на соответствующую папку. Для работы с особыми папками требуется немного больше усилий, чем при использовании стандартных папок Outlook. Нельзя просто ввести имя папки для вызова функции GetFolder (такой нет). Вместо этого нужно перейти к специальной папке из одной из стандартных папок. В нашем случае папка FOSS Export (CR-035) параллельна папке Inbox («Входящие») в корневом почтовом ящике. Чтобы получить ссылку на стандартную папку Outlook, просто вызовите функцию Application.Session GetDefaultFolder() с одним из значений перечисления библиотеки olDefaultFolders. Например, следующий код извлекает Inbox:

Set olInbox = Application.Session.GetDefaultFolder(olFolderInbox)

Можно добраться до нужной папки с помощью кода:

Set oBusinessFolder = Application.Session.GetDefaultFolder(olFolderInbox).Parent.Folders(BUSINESS_FOLDER)

BUSINESS_FOLDER - константа для имени папки. oBusinessFolder можно напрямую передать в подпрограмму MailItem.Move(), как требуется для объекта MAPIFolder. Аналогичным образом можно получить вложенную папку с помощью свойства коллекции Folders:

Set ObjFolder = Application.Session.GetDefaultFolder(olFolderInbox).Folders("»)

Visual Basic Editor

Все приложения Microsoft Office поставляются с полнофункциональной средой разработки, именуемой Visual Basic Editor. Она обеспечивает интерфейс для доступа к объектным моделям приложения через программный код. В результате пользователь может вызывать методы объектов, задавать методы объектов и отвечать на события объектов. Для этих целей используется код VBA, особое подмножество языка Visual Basic.

Для доступа к Visual Basic Editor и другим инструментам разработки на ленте Office имеется вкладка Developer («Разработчик»). Но по умолчанию эта вкладка отключена, чтобы уменьшить уязвимость для вирусов и других вредоносных программ. Прежде чем воспользоваться этой вкладкой, необходимо выполнить следующие шаги.

1. В Outlook выберите Outlook Options («Параметры Outlook») на вкладке File («Файл»), чтобы открыть диалоговое окно Outlook Options.

2. В диалоговом окне Outlook Options нажмите кнопку Trust Center («Центр управления безопасностью»).

3. Щелкните Trust Center Settings («Параметры центра управления безопасностью»), а затем выберите параметр Macro Settings («Параметры макросов») слева.

4. Выберите удобный уровень безопасности Macro, с учетом того, что этот параметр влияет как на ваши, так и чужие макрокоманды. Если разрешить все макрокоманды, то Outlook будет отображать приглашение каждый раз при запуске макрокоманды. Таким образом, пользователь может решить, нужно ли запускать макрокоманду. Этот режим называется Notifications for all macros («Уведомления для всех макросов»).

5. Перезапустите Outlook, чтобы изменения вступили в силу.

Кнопка Visual Basic, которую мы видим на экране 5, находится на дальнем левом краю вкладки Developer. На экране 6 показан Visual Basic Editor.

Событие MailItem Send()

Чтобы события объекта были доступны в раскрывающемся списке Declarations («Объявления») в Visual Basic Editor (экран 7), нужно воспользоваться ключевым словом WithEvents для объявления объекта.

Следующие объявления объектов позволяют обратиться к событию MailItem Send():

Public WithEvents oInspectors As Outlook.Inspectors Public WithEvents oMsg As Outlook.MailItem

Коллекция Inspectors содержит объекты Inspector для всех открытых инспекторов (то есть окно, в котором отображается информация об элементе Outlook). Ссылка на коллекцию Inspectors задается в событии Application_StartUp():

Private Sub Application_Startup() Set oInspectors = Application.Inspectors

End Sub

Привязка oMsg к текущему инспектору

Устанавливая ссылки MailItem в событии Inspectors_NewInspector, мы указываем, что обрабатываются только новые сообщения. Открытие ранее принятого почтового сообщения не приведет к возникновению события Inspectors_NewInspector.

Inspector, переданный подпрограмме, имеет свойство CurrentItem, которое относится к элементу, просматриваемому пользователем. Проверив свойство Class этого элемента, можно определить, действительно ли это почтовый элемент. Для такой цели можно воспользоваться константой с именем olMail. Также необходимо проверить уникальную строку идентификатора, которую поставщик хранилища Messaging API (MAPI) назначает при создании элемента в хранилище. Поэтому свойство EntryID назначается элементу Outlook только после того, как элемент сохранен или отправлен. Эта проверка, выполняемая фрагментом кода с меткой A в , отличает новые элементы электронной почты от существующих. Назначение почтового элемента таким способом приводит к возникновению его событий, в том числе события Send.

Событие oMsg_Send в действии

Я направил часть вывода в область проверки Immediate (она показана в нижней панели Visual Basic Editor на экране 6), чтобы протестировать процесс. Щелкните View на панели меню, а затем Immediate Window («Область проверки»), если она невидима. На экране 8 показаны типичные результаты в случае, если сообщение адресовано только проверяемому узлу. Это сообщение адресовано трем получателям: одному в поле To («Кому»), одному в поле CC («Копия») и одному в поле BCC («Скрытая»). Все три получателя содержались в коллекции получателей почтового элемента. Адрес BCC - RobGravelleAndCo.com, как показано на экране 9.

Последним тестом был ответ на это сообщение с удаленным получателем RobGravelleAndCo.com. Как и ожидалось, правило не переместило отправленный элемент, как показано на экране 10.

Альтернативное решение: использование события Items_ItemAdd папки Sent Items

Решение oMsg_Send - удачный выбор, если новые сообщения уже обрабатываются и необходимо ссылаться на Inspector нового элемента. Альтернативное решение помещает код в событие Items_ItemAdd() папки Sent Items. Исходный текст ThisOutlookSession для данного решения показан в .

Размещение основной логики в событии Items_ItemAdd() дает два преимущества. Во-первых, уменьшается размер исходного текста. Во-вторых, это очень эффективный способ. Все отправленные элементы оказываются в папке Sent Items, если только не созданы обходные правила или не снят флажок Save copies of messages in Sent Items («Сохранять копии сообщений в папке «Отправленные"») в окне E-mail Options («Параметры почты»). Обратите внимание, что оба решения применяются к одной учетной записи почтового ящика. Поэтому, если нужно сходным образом обработать несколько почтовых ящиков, следует присоединить обрабатывающий код к каждому событию папки SentItems, как показано в .

Получение доступа к событию Items_ItemAdd() папки Sent Items

Событие ItemAdd() является членом объекта коллекции Items, поэтому необходимо использовать ключевое слово WithEvents в верхней части модуля ThisOutlookSession для объявления объекта типа Items:

Public WithEvents olSentItems As Items

Здесь же находится информация бизнес-папки. Если ожидается большой объем электронной почты, связанный с определенным направлением деятельности, то полезно создать глобальную ссылку на эту папку, как показано во фрагменте с меткой A в . Как и ранее, ссылки на объект назначаются в событии Application_StartUp(). Как показано во фрагменте с меткой B , ссылка на бизнес-папку дана в связи с папкой Sent Items (то есть на одном уровне с папкой «Входящие».)

Измененный код правила

Устанавливать флаг DeleteAfterSubmit для создания копии почтового элемента более не требуется. Однако необходимо проверить тип Class элемента, так как параметр Item представляет собой универсальный объект. Объекты, отличные от сообщений электронной почты, такие как Meeting Item (элемент собрания), можно размещать в папке Sent Items. Я также предпринял дополнительный шаг для сохранения элемента в соответствующем объекте MailItem, чтобы активизировать функцию автозавершения среды разработки. Этот шаг можно пропустить, если точно известны свойства, к которым требуется получить доступ.

Событие oSentItems_ItemAdd в действии

И вновь я направил вывод в область проверки для тестирования решения Items_AddItem; оно функционировало исправно. Например, на экране 11 показано сообщение, адресованное только узлу, для которого проводится проверка. Сообщение на экране 12 адресовано лицу, которое не является членом домена RobGravelleAndCo.com. Как ожидалось, вывод поступал только от почтовых элементов.

Добавление других типов элементов не составляет труда; просто измените инструкцию If в Select Case и укажите целевые типы в списке с разделителями запятыми, как показано в .

Запуск макрокоманды Move Sent MailItems по требованию

Установленную макрокоманду Move Sent MailItems можно применить к ранее отправленным сообщениям. Для этого используйте диалоговое окно Macros (макросы), открываемое нажатием кнопки Macros на ленте. Единственная проблема в том, что открывается доступ только к общедоступным макрокомандам, к которым наша макрокоманда не относится. Даже если можно увидеть событие ItemAdd папки SentItems, обрабатывается только последнее отправленное сообщение. Поэтому необходимо добавить общедоступную подпрограмму для обработки каждого элемента в папке SentItems, как показано во фрагменте исходного текста с меткой C . Затем можно открыть диалоговое окно Macros, выбрать новую общедоступную подпрограмму (если она еще не выбрана) и нажать кнопку Run («Выполнить»), чтобы запустить ее.

Простота и безопасность

Итак, в этой статье я рассказал о том, как использовать программный код VBA для расширения возможностей встроенных правил и параметров Outlook 2010. В частности, здесь показано два способа перемещения почтовых элементов в папку пользователя после отправки. Описанный метод гораздо безопаснее и проще многих решений, в которых применяются сложные процессы с временной синхронизацией, подверженные ошибкам вызовы Windows API или сторонние DLL-библиотеки. На клиентской стороне решение не зависит от поставщика почтового сервера и не привязано к Exchange Server. Более того, оно применимо для компании с любым количеством пользователей - от 50 до 5000.

Остается лишь найти оптимальный способ распространения кода VBA. Сделать это можно по-разному, причем в одних случаях требуется содействие пользователей, а в других можно действовать дистанционно:

* использовать команду File | Export (Файл | Экспорт) в VBA-среде Outlook для экспорта модулей как файлов. bas,. cls или. frm;

* копировать файл VbaProject.otm с компьютера, на котором были подготовлены макрокоманды, на компьютеры других пользователей, заменив существующий файл VbaProject.otm;

* использовать мастер Office Profile Wizard (Proflwiz.exe) для распространения проекта VBA.

Дополнительные сведения об этих методах можно найти в статье "To Distribute Microsoft Outlook VBA Code to Other Users» (http://www.outlookcode.com/article.aspx?id=28).

В том случае, если у вас наблюдаются проблемы с поиском по письмам в Outlook различных версий: поиск ничего не находит, выдает не полные результаты, не ищет по всем pst файлам и т.д, рекомендации из этой статьи должны помочь вам решить эту проблему (рекомендации применимы к следующим версиям Outlook 2010, 2013 и 2016).

Проверка состояния индекса поиска в Outlook

Возможность поиска по элементам Outlook осуществляется за счет построения и ведения индекса всех имеющихся элементов. Поэтому в первую очередь необходимо проверить состояние этого самого индекса.

Для этого, перейдите на вкладку Поиск и в разделе Средства поиска выберите элемент Состояния индексирования .

В том случае, если с индексом все в порядке, в появившемся окне должен стоять статус:

Осталось проиндексировать элементов: 0

Однако, если у вас имеются проблемы с поиском, скорее всего статус будет другой:

23871 items remains to be indexed

Перестроение индекса может выполнятся при добавлении нового ящика или файла личных папок (pst), переносе писем и т.д. И если вы выполняли эти операции относительно недавно (до 3-4 часов назад), нужно дождаться окончания индексирования. Если же изменения в конфигурацию не вносились давно, а индексирование до сих пор выполняется – налицо явная проблема с индексом Outlook

Отключаем индексирование файлов конфигурации Outlook службой индексирования Windows

Для решения проблемы нужно временно исключить Outlook из обхода службой индексирования Windows. Для этого:

В Outlook откройте меню Файл -> Параметры
Выберите раздел Поиск -> Параметры индексирования
Нажмите кнопку Изменить
Отключите индексирования для элемента Microsoft Outlook
Закройте почтовый клиент Outlook и с помощью диспетчера процессов убедитесь, что в системе отсутствует процесс outlook.exe

В свойствах OST и PST файлов проверьте, что разрешена их индексация (это стоит сделать несмотря на то, что их индексирования разрешено уже в параметрах службы поиска Windows). Для этого

Включаем индексирование в Outlook

Теперь нужно включить индексирование элементов Outlook , отключенных ранее в пункте 2. Поставьте галку у пункта Microsoft Outlook и сохраните изменения.

Дайте Outlook время на выполнение полного индексирования (в зависимости от количества и размера ящиков и подключенных PST файлов). После чего попробуйте выполнить поиск.

Пересоздание индекса для Outlook 2013

В том случае, если поиск так и не заработал, рекомендуется попробовать полностью сбросить индекс службы поиска Windows. Для этого:

В Outlook нажмите Файл -> Параметры -> Поиск
Нажмите кнопку Параметры индексирования -> Дополнительно
Нажмите на кнопку Перестроить (Rebuild)
Перестроение индекса может занять довольно продолжительное время и может временно снизить производительность компьютера

Совет . В некоторых случаях работу службы Windows Search полезно оптимизировать по следующей инструкции

Проверьте PST файлы на наличие ошибок

В некоторых случая служба индексирования не может проиндексировать файлы личных папой (PST) из-за наличия в них логических ошибок или повреждения структуры. Рекомендуется выполнить проверку этих файлов с помощью утилиты .

support.office.com

Восстановление удаленных элементов в Outlook 2010

Е сли вы случайно удалили элемент в почтовом ящике Outlook, его зачастую можно быстро и без труда восстановить. В первую очередь удаленный элемент, например сообщение электронной почты, встречу в календаре, контакт или задачу, следует искать в папке "Удаленные" почтового ящика. Если там его нет, поищите в папке "Элементы, подлежащие восстановлению", которую можно открыть с помощью инструмента .

Нужно восстановить удаленную папку с почтой в Outlook? Вы можете восстановить удаленную папку (и все сообщения в ней), если она все еще находится в папке "Удаленные" - вот как это сделать . К сожалению, удаленную безвозвратно папку восстановить нельзя. Но с помощью инструкций, приведенных в этой статье, можно восстановить сообщения, которые находились в папке при ее безвозвратном удалении, из папки "Элементы, подлежащие восстановлению".

В осстановление удаленных сообщений электронной почты, контактов, встреч и задач из календаря в Outlook

Восстановление элемента, который все еще находится в папке "Удаленные"

Восстановление элемента, которого уже нет в папке "Удаленные"

В осстановление элемента, который все еще находится в папке "Удаленные"

При удалении сообщений электронной почты, контактов, встреч из календаря или задач они перемещаются в папку "Удаленные" почтового ящика. Именно здесь следует в первую очередь искать удаленный элемент. Если элемент там, восстановить его можно так:

В Outlook перейдите к списку папок электронной почты и выберите Удаленные .

Найдя сообщение, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите пункт Переместить > Другая папка .

Чтобы переместить сообщение в папку "Входящие", выберите Входящие , а затем нажмите кнопку ОК .

Чтобы восстановить элементы других типов, выполните одно из указанных ниже действий.

Чтобы восстановить элемент календаря, щелкните его правой кнопкой мыши, а затем выберите пункт Переместить > Другая папка > Календарь .
Чтобы восстановить контакт, щелкните его правой кнопкой мыши, а затем выберите пункты Переместить > Другая папка > Контакты . Подробнее о восстановлении контактов: Восстановление удаленного контакта в Outlook .
Чтобы восстановить задачу, щелкните ее правой кнопкой мыши, а затем выберите пункт Переместить > Другая папка > Задачи .

К началу страницы

С оветы по восстановлению элементов из папки "Удаленные"

При удалении папки она перемещается в папку "Удаленные", где отображается как вложенная папка. Чтобы восстановить удаленную папку (и все содержащиеся в ней элементы), щелкните ее правой кнопкой мыши, выберите пункт Переместить папку , а затем выберите папку, куда ее нужно переместить.
Если вам нужно восстановить удаленный контакт в Outlook.com, см. этот раздел .
Удаляются ли элементы из папки "Удаленные" в Outlook автоматически? В параметрах Outlook есть настройка, при включении которой папка "Удаленные" автоматически очищается при выходе из Outlook. Вот как отключить ее:

Откройте вкладку Файл .
Нажмите кнопку Параметры и выберите пункт Дополнительно .
В разделе Начало и завершение работы с Outlook снимите флажок Очищать папку "Удаленные" при выходе из Outlook .
Нажмите кнопку ОК , чтобы сохранить изменение.

Чтобы найти элемент, который нужно восстановить, используйте поле Поиск удаленных элементов (или нажмите клавиши CTRL+E ).

Чтобы найти элементы других типов, например удаленные встречи, контакты или задачи, выполните сортировку по столбцу Значок .

Используйте инструмент "Расширенный поиск". Подробнее см. в статье Быстрый поиск сообщений .
Если вы приблизительно знаете дату удаления элемента, добавьте столбец Изменено в представление папки "Удаленные элементы". Для этого выполните указанные ниже действия.

На вкладке Вид в группе Текущее представление выберите Настройка представления .
Щелкните Столбцы .
В раскрывающемся списке Группы столбцов для выбора выберите пункт Поля даты/времени .
Выберите Изменено и нажмите кнопку Добавить . При необходимости можно изменить порядок отображения столбцов.
По завершении нажмите кнопку ОК .

После этого можно выполнить сортировку по столбцу Изменено , чтобы сгруппировать элементы, удаленные в определенную дату. Это хороший способ поиска сообщений из удаленной папки, так как у всех них будет одна и та же дата изменения.

Администратор может настроить политику, в соответствии с которой элементы из папки "Удаленные" удаляются по прошествии определенного числа дней. Так же как и при удалении элемента вручную, элементы, удаленные политикой, перемещаются в папку "Элементы, подлежащие восстановлению". Поэтому если вы не можете найти то, что нужно, в папке "Удаленные", поищите в папке "Элементы, подлежащие восстановлению". В следующем разделе описывается, как это сделать.

К началу страницы

В осстановление элемента, которого уже нет в папке "Удаленные"

Если вы не нашли элемент в папке "Удаленные", поищите его в папке "Элементы, подлежащие восстановлению". Это скрытая папка, в которую перемещаются элементы, если вы выполняете одно из следующих действий:

удаляете элемент из папки "Удаленные";
очищаете папку "Удаленные";
удаляете элемент безвозвратно, выделяя его и нажимая клавиши SHIFT+DELETE .

Посмотрите этот видеоролик или выполните указанные ниже действия, чтобы восстановить элементы из папки "Элементы, подлежащие восстановлению".

Чтобы восстановить элементы из папки "Элементы, подлежащие восстановлению", выполните указанные ниже действия.

В Outlook откройте вкладку Папка и выберите команду .

Важно: Если команда Восстановить удаленные элементы недоступна или отсутствует, возможны указанные ниже причины.

Возможно, вы работаете в автономном режиме. Инструкции по переходу в режим с подключением к сети см. в статье Переключение из автономного в интерактивный режим .
Возможно, вы не используете учетную запись Exchange. Чтобы узнать, так ли это, см. статью Как определить наличие учетной записи Exchange в Outlook . Если у вас нет учетной записи Exchange (например, если вы используете Outlook для подключения к учетной записи IMAP или POP), вы не можете восстановить элемент, который был удален окончательно или удален из папки "Удаленные". Если вы подключены к учетной записи IMAP, возможно, вам удастся восстановить элементы из папки "Корзина". См. статью Восстановление удаленных сообщений в учетной записи IMAP .

Выберите элемент, который хотите восстановить, и нажмите кнопку .

Совет: Из папки "Элементы, подлежащие восстановлению" можно восстанавливать сообщения электронной почты, контакты, элементы календаря и задачи.

Куда помещаются восстановленные элементы? При восстановлении элементов из папки "Элементы, подлежащие восстановлению" они перемещаются в папку "Удаленные". Поэтому вы можете найти восстановленный элемент в ней, а затем переместить его в другую папку. При восстановлении встреч в календаре, контактов и задач они также перемещаются в папку "Удаленные". Отсюда их можно переместить обратно в календарь, список контактов или задач. Чтобы найти восстановленные элементы, просто выполните их поиск в папке "Удаленные".

К началу страницы

Советы по восстановлению элементов из папки "Элементы, подлежащие восстановлению"

Чтобы вам было проще найти определенный элемент в окне Восстановление удаленных элементов , вы можете щелкнуть заголовок столбца Тема , Удалено или От , чтобы отсортировать элементы по этому столбцу.

Обратите внимание на то, что в столбце Удалено указывается дата, когда элемент был удален безвозвратно (с помощью клавиш SHIFT+DELETE ) или удален из папки "Удаленные".

Выполните сортировку по столбцу Удалено , чтобы найти сообщения из папки, которая была удалена безвозвратно (с помощью клавиш SHIFT+DELETE ), так как у всех них будет одинаковая дата.
Все элементы в папке "Элементы, подлежащие восстановлению", включая контакты, элементы календаря и задачи, имеют одинаковый значок в виде конверта.

Если в папке "Элементы, подлежащие восстановлению" много элементов, найти нужный может быть непросто. Ниже приведены некоторые советы.

Если вам нужно найти контакт, выполните сортировку по столбцу Тема и ищите имя человека. Вы также можете выполнить сортировку по столбцу От и обратить внимание на пустые записи, так как у контактов нет поля "От".
Если вы ищете встречу из календаря или задачу, выполните сортировку по столбцу От и найдите свое имя.

Чтобы восстановить несколько элементов, щелкните их поочередно, удерживая нажатой клавишу CTRL , а затем нажмите кнопку Восстановить выбранные элементы . Вы также можете восстановить несколько идущих подряд элементов. Для этого установите флажок рядом с первым из них, нажмите и удерживайте клавишу SHIFT , а затем установите флажок рядом с последним элементом. Чтобы восстановить все элементы, щелкните Выделить все , а затем нажмите кнопку Восстановить выбранные элементы .
Администратор мог задать срок, в течение которого элементы в папке "Элементы с возможностью восстановления" можно восстановить. Например, он мог задать политику, в соответствии с которой элементы удаляются из папки "Удаленные" по прошествии 30 дней, или политику, которая позволяет восстанавливать элементы из папки "Элементы с возможностью восстановления" в течение 14 дней. Даже по прошествии этих 14 дней администратор все еще может восстановить нужные элементы. Если вы не нашли элемент в папке "Элементы с возможностью восстановления", поинтересуйтесь у администратора, может ли он восстановить его. Вы можете предоставить своему администратору ссылку на статью с пошаговыми инструкциями: Восстановление элементов, удаленных из почтового ящика пользователя: справка для администраторов .

К сожалению, если вы и ваш администратор не можете найти элемент в папке "Элементы, подлежащие восстановлению", вероятно, он удален из вашего почтового ящика безвозвратно и восстановить его нельзя.

Основными единицами информации в Outlook являются элементы различных типов встречи, сообщения, заметки, контакты, задачи, пометки в Дневнике . Ontlook хранит элементы информации в папках, причем в одной папке могут храниться элементы только одного типа. Так, все заметки хранятся в папке Заметки , все задачи - в папке Задачи и т.д. Фактически Outlook организует базу данных этих элементов.

Папка Outlook - это логическое хранилище информации, не связанное с физическим способом хранения информации на диске. Хотя все эти папки имеют имена, они не видны из программы Проводник Windows , поскольку вся информация Outlook хранится в едином файле на диске. При первом запуске Outlook пользователь имеет доступ к нескольким типам элементов информации. Outlook хранит эти элементы в следующих папках, которые содержатся в папке Личные папки .

Outlook сегодня показывает сводку событий, произошедших и запланированных та день.

На ней представлено число новых сообщений, перечислены встречи, запланированные на неделю, и задачи. Эта страница удобна для обзора текущего дня и предстоящей недели.

Входящие содержит поступающие сообщения электронной почты и факсы. В Календаре отображаются собрания и напоминания о встречах, а также планируются встречи и собрания с другими пользователями. Можно установить вывод оповещения для элементов Календаря. Если оповещение установлено, то в заданное время на экране появляется окно с напоминанием о предстоящем событии или встрече.

При планировании собраний имеется возможность просмотра сведений о занятости участников и выбора удобного времени. Также Outlook упрощает отслеживание ежегодных событий, например отпусков и дней рождения.

Контакты Outlook используются для хранения имен, номеров телефонов и адресов деловых партнеров. Списки контактных лиц могут импортироваться в Outlook из других программ.

Задачами , назначаемыми на рабочие дни, можно управлять с помощью служебных и личных списков задач Outlook. Можно установить важность задач, включить выдачу напоминаний о сроке завершения и обновлять сведения о ходе выполнения задачи. В

Outlook выполняется отслеживание повторяющихся задач. Outlook также может использоваться для назначения задач другим пользователям и наблюдения за их выполнением.

Заметки в Outlook облегчают создание и публикацию сведений, важных для вас и ваших сотрудников, а также управление этими сведениями. В папке Удаленные находятся все удаленные элементы. Черновики содержат черновики и сообщения, не готовые к отправке. Исходящие - сообщения и факсы, готовые к отправке, но еще не отправленные. Папка Отправленные содержит копии отправленных сообщений электронной почты.

Дневник содержит ежедневные записи о личной деятельности. Запись в Дневнике автоматически создается при отправке и приеме электронных сообщений, работе в любом приложении Microsoft Office. Имеется возможность создавать любые записи вручную. Общий принцип работы с Outlook таков: открыв папку, нужно выбрать требуемый элемент и автоматически запустится обслуживающая его форма. Чтобы быстро найти элемент, не просматривая списки элементов Outlook, можно воспользоваться кнопкой Найти на панели инструментов. Эта команда позволяет выполнять поиск любых элементов Outlook, включая сообщения, встречи, контакты и задачи. Пользователь Outlook может задавать весьма разнообразные условия поиска, используя команду Расширенный поиск в меню Сервис.

С помощью кнопки Организовать на панели инструментов можно упорядочить содержимое папок, установить свои правила обработки сообщений, даже оградить себя от нежелательных адресатов. Для каждой папки существует набор представлений - способов показа элементов на экране. Набор стандартных представлений включает: таблицу, временную шкалу, карточки и др., но можно создавать и свои собственные с нужными параметрами фильтрации, группировки и сортировки элементов, изменять шрифты представлений. Настройка параметров представления данных и режимов работы элементов Outlook осуществляется при нажатии соответствующей клавиши в диалоговом окне команды Параметры меню

Сервис (рис.2).