Средства обработки текстовой информации. Реферат: Технологии обработки текстовой информации. Технология обработки текстовой информации.Текстовый редактор
Несмотря на широкие возможности использования компьютеров для обработки самой разной информации, самыми популярными по-прежнему остаются программы, предназначенные для работы с текстом. При подготовке текстовых документов на компьютере используются три основные группы операций:
Операции ввода позволяют перенести исходный текст из его внешней формы в электронный вид, то есть в файл, хранящийся на компьютере. Ввод может осуществляться не только набором с помощью клавиатуры, но и путем сканирования бумажного оригинала и последующего перевода документа из графического формата в текстовый (распознавание).
Операции редактирования (правки) позволяют изменить уже существующий электронный документ путем добавления или удаления его фрагментов, перестановки частей документа, слияния нескольких файлов, разбиения единого документа на несколько более мелких и т.д.
Ввод и редактирование при работе над текстом часто выполняются параллельно. При вводе и редактировании формируется содержание текстового документа.
Оформление документа задают операциями форматирования. Команды форматирования позволяют точно определить, как будет выглядеть текст на экране монитора или на бумаге после печати на принтере.
Программы, предназначенные для обработки текстовой информации, называют текстовыми редакторами .
Все многообразие современных текстовых редакторов условно можно разбить на три основные группы:
1. К первой относятся простейшие текстовые редакторы, обладающие минимумом возможностей и способные работать с документами в обычном текстовом формате.txt, который, как известно, при всей своей простоте и всеобщей поддержке совершенно не позволяет более или менее прилично форматировать текст. К этой группе редакторов можно отнести как входящие в комплект поставки ОС семейства Windows редакторы WordPad и совсем малофункциональный NotePad (Блокнот) , и множество аналогичных продуктов других производителей (Atlantis, EditPad, Aditor Pro, Gedit и т.д.).
2. Промежуточный класс текстовых редакторов включает в себя достаточно широкие возможности по части оформления документов. Они работают со всеми стандартными текстовыми файлами(TXT, RTF, DOC). К таким программам можно отнести Microsoft Works , Лексикон .
3. К третьей группе относятся мощные текстовые процессоры, такие, как Microsoft Word или StarOffice Writer . Они выполняют практически все операции с текстом. Большинство пользователей использует именно эти редакторы в повседневной работе.
Основными функциями текстовых редакторов и процессоров являются:
Ввод и редактирование символов текста;
Возможность использования различных шрифтов символов;
Копирование и перенос части текста с одного места на другое или из одного документа в другой;
Контекстный поиск и замена частей текста;
Задание произвольных параметров абзацев и шрифтов;
Автоматический перенос слов на новую строку;
Автоматическую нумерацию страниц;
Обработка и нумерация сносок;
Создание таблиц и построение диаграмм;
Проверка правописания слов и подбор синонимов;
Построение оглавлений и предметных указателей;
Распечатка подготовленного текста на принтере и т.п.
Также практически все текстовые процессоры обладают следующими функциями:
Поддержка различных форматов документов;
Многооконность, т.е. возможность работы с несколькими документами одновременно;
Вставка и редактирование формул;
Автоматическое сохранение редактируемого документа;
Работа с многоколоночным текстом;
Возможность работы с различными стилями форматирования;
Создание шаблонов документов;
Анализ статистической информации.
Сегодня практически все мощные текстовые редакторы входят в состав интегрированных программных пакетов, предназначенных для нужд современного офиса. Так, например, Microsoft Word входит в состав самого популярного офисного пакета Microsoft Office .
Аналогичные MS Office программы - OpenOffice.org Writer , StarOffice Writer , Corel WordPerfect , Apple Pages .
Конец работы -
Эта тема принадлежит разделу:
MS Word. Строгое форматирование текстов. MS Word. Художественное оформление текстов. Информация
Введение.. Раздел Организационно методический Цели и задачи дисциплины Требования к уровню подготовки студента..
Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ:
Что будем делать с полученным материалом:
Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:
Текстовая информация может возникать из различных источников и иметь различную степень сложности по форме представления. В зависимости от формы представления для обработки текстовых сообщений используют разнообразные информационные технологии. Чаще всего в качестве инструментального средства обработки текстовой электронной информации применяют текстовые редакторы или процессоры. Они представляют программный продукт, обеспечивающий пользователя специальными средствами, предназначенными для создания, обработки и хранения текстовой информации. Текстовые редакторы и процессоры используются для составления, редактирования и обработки различных видов информации. Отличие текстовых редакторов от процессоров заключается в том, что редакторы, как правило, предназначены для работы только с определенным видом информации (тексты, формулы и др.), а процессоры позволяют использовать и другие виды информации.
Редакторы, предназначенные для подготовки текстов условно можно разделить на обычные (подготовка писем и других простых документов) и сложные (оформление документов с разными шрифтами, включающие графики, рисунки и др.). Редакторы, используемые для автоматизированной работы с текстом, можно разделить на несколько типов: простейшие, интегрированные, гипертекстовые редакторы, распознаватели текстов, редакторы научных текстов, издательские системы.
В простейших редакторах-форматерах (например, «Блокнот») для внутреннего представления текста дополнительные коды не используются, тексты же обычно формируются на основе знаков кодовой таблицы ASCII. Текстовые процессоры представляют систему подготовки текстов (Word Processor). Наибольшей популярностью среди них пользуется программа MS Word.
Технология обработки текстовой информации с помощью таких программ обычно включает следующие этапы:
Создание файла для хранения текстовой информации;
Ввод и (или) копирование текстовой информации в компьютер;
Сохранение текста, представленного в электронной форме;
Открытие файла, хранящего текстовую информацию;
Редактирование электронной текстовой информации;
Форматирование текста, хранящегося в электронной форме;
Создание текстовых файлов на основе встроенных в текстовый
Редактор стилей оформления;
Автоматическое формирование оглавления к тексту и алфавитного справочника;
Автоматическая проверка орфографии и грамматики;
Встраивание в текст различных элементов и объектов;
Объединение документов;
Печать текста.
К основным операциям редактирования относят : добавление; удаление; перемещение; копирование фрагмента текста, а также поиска и контекстной замены. Если создаваемый текст представляет многостраничный документ, то можно применять форматирование страниц или разделов. При этом в тексте появятся такие структурные элементы , как: закладки, сноски, перекрестные ссылки и колонтитулы.
Большинство текстовых процессоров поддерживает концепцию составного документа - контейнера, включающего различные объекты. Она позволяет вставлять в текст документа рисунки, таблицы, графические изображения, подготовленные в других программных средах. Используемая при этом технология связи и внедрения объектов называется OLE (Object Linking and Embedding - связь и внедрение объектов).
Для автоматизации выполнения часто повторяемых действий в текстовых процессорах используют макрокоманды . Самый простой макрос - записанная последовательность нажатия клавиш, перемещений и щелчков мышью . Она может воспроизводиться, как магнитофонная запись. Её можно обработать и изменить, добавив стандартные макрокоманды.
Перенос текстов из одного текстового редактора в другой осуществляется программой-конвертером. Она создаёт выходной файл в соответствующем формате. Обычно программы текстовой обработки имеют встроенные модули конвертирования популярных файловых форматов.
Разновидностью текстовых процессоров являются настольные издательские системы. В них можно готовить материалы по правилам полиграфии. Программы настольных издательских систем (например, Publishing, PageMaker) являются инструментом верстальщика, дизайнера, технического редактора. С их помощью можно легко менять форматы и нумерацию страниц, размер отступов, комбинировать различными шрифтами и т.п. В большей степени они предназначены для издания полиграфической продукции.
Обработка табличных данных
Пользователям в процессе работы часто приходится иметь дело с табличными данными в процессе создании и ведении бухгалтерских книг, банковских счетов, смет, ведомостей, при составлении планов и распределении ресурсов организации, при выполнении научных исследований. Стремление к автоматизации данного вида работ привело к появлению специализированных программных средств обработки информации, представляемой в табличной форме. Такие программные средства называют табличными процессорами или электронными таблицами. Подобные программы позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных.
Электронные таблицы оказались эффективными и при решении таких задач, как: сортировка и обработка статистических данных, оптимизация, прогнозирование и т.д. С их помощью решаются задачи расчётов, поддержки принятия решений, моделирования и представления результатов практически во всех сферах деятельности. При работе с табличными данными пользователь выполняет ряд типичных процедур, например, таких как:
Создание и редактирование таблиц;
Создание (сохранение) табличного файла;
Ввод и редактирование данных в ячейки таблицы;
Встраивание в таблицу различных элементов и объектов;
Использование листов, форматирование и связь таблиц;
Обработка табличных данных с использованием формул и специальных функций;
Построение диаграмм и графиков;
Обработка данных, представленных в виде списка;
Аналитическая обработка данных;
Печать таблиц и диаграмм к ним.
Структура таблицы включает нумерационный и тематический заголовки, шапку, боковик (первая графа таблицы, содержащая заголовки строк) и прографку (собственно данные таблицы).
Наибольшей популярностью среди табличных процессоров пользуется программа MS Excel. Она представляет пользователям набор рабочих листов (страниц), в каждом из которых можно создавать одну или несколько таблиц.
Рабочий лист содержит набор ячеек, образующих прямоугольный массив. Их координаты определяются путём задания указания позиции по вертикали (в столбцах) и по горизонтали (в строках). Лист может содержать до 256 столбцов и до 65536 строк. Столбцы обозначаются буквами латинского алфавита: A, B, C… Z, AA, AB, AC… AZ, BA, BB…, а строки - цифрами. Так, например, «D14» обозначает ячейку, находящуюся на пересечении столбца «D» с 14 строкой, а «CD99» - ячейку, находящуюся на пересечении столбца «CD» с 99 строкой. Имена столбцов всегда отображаются в верхней строке рабочего листа, а номера строк - на его левой границе.
Для объектов электронной таблицы определены следующие операции: редактирования, объединения в одну группу, удаления, очистки, вставки, копирования. Операция перемещения фрагмента сводится к последовательному выполнению операций удаления и вставки.
Для удобства вычисления в табличные процессоры встроены математические, статистические, финансовые, логические и другие функции. Из внесённых в таблицы числовых значений можно строить различные двумерные, трёхмерные и смешанные диаграммы (более 20 типов и подтипов).
Табличные процессоры могут выполнять функции баз данных . При этом данные в таблицы вводятся так же, как и в БД, то есть через экранную форму. Данные в них могут быть защищены, сортироваться по ключу или по нескольким ключам. Кроме этого осуществляются обработка запросов к БД и обработка внешних БД, создание сводных таблиц и др. В них также можно использовать встроенный язык программирования макрокоманд.
Важным свойством таблиц является возможность использования в них формул и функций. Формула может содержать ссылки на ячейки таблицы, расположенные, в том числе, на другом рабочем листе или в таблице, размещённой в другом файле. Excel предлагает более 200 запрограммированных формул, называемых функциями. Для удобства ориентирования в них, функции разделены по категориям. С помощью «Мастера функций» можно формировать их на любом этапе работы.
Табличный редактор Excel, текстовый редактор Word и другие, программы, входящие в пакет прикладных программ (ППП) Office поддерживает стандарт обмена данными OLE, а использование «списков» позволяет эффективно работать с большими однородными наборами данных. Аналогичный механизм OLE используеттся и в других ППП.
В MS Excel можно эффективно обрабатывать различные экономические и статистические данные.
Общие сведения о системах подготовки текстовых документов. Знакомство с интерфейсом текстового процессора Microsoft Word. Справочная система. Этапы создания текстовых документов. Проверка орфографии. Перемещение по документу. Закладки. Гиперссылки.
Поделитесь работой в социальных сетях
Если эта работа Вам не подошла внизу страницы есть список похожих работ. Так же Вы можете воспользоваться кнопкой поиск
Тема 1. Обработка текстовой информации.
- Состав пакета MS Office .
- Общие сведения о системах подготовки текстовых документов.
- Знакомство с интерфейсом текстового процессора Microsoft Word . Справочная система.
- Этапы создания текстовых документов.
- Проверка орфографии.
- Перемещение по документу. Закладки. Гиперссылки.
- Поиск и замена текста.
- Работа с файлами.
- Печать документов.
1.1. Состав пакета MS Office .
Интегрированный пакет набор нескольких программных продуктов, функционально дополняющих друг друга, поддерживающих единые информационные технологии, реализованные на общей вычислительной и операционной платформе.
Компоненты интегрированных пакетов могут работать отдельно друг от друга, но основным достоинством пакета является разумное сочетание всех его программ.
Отличительными особенностями данных программ являются:
- полнота информационных технологий возможность решения большинства задач, встающих перед пользователем;
- однотипный интерфейс для всех программ, входящих в состав интегрированного пакета общие команды в меню, стандартные пиктограммы, стандартная работа с диалоговыми окнами и т.д.;
- общий сервис для программ интегрированного пакета (например, словарь и средства орфографии);
- легкость обмена и ссылок на объекты, созданные программами интегрированного пакета;
- наличие единой языковой платформы для разбора макрокоманд, пользовательских программ;
- способность создания документов, интегрирующих в себе возможности различных программ, входящих в состав интегрированного пакета.
Интегрированный пакет прикладных программ Microsoft Office , разработанный фирмой Microsoft , рассчитан на пользователей различных категорий и различного уровня подготовленности и предназначен для автоматизации решения задач, которые ежедневно возникают перед сотрудниками в любой организации.
В состав интегрированного пакета Microsoft Office входят:
- текстовый редактор Word , предназначенный для подготовки текстовых документов;
- табличный процессор Excel , предназначенный для обработки числовой информации, представленной в виде таблиц;
- программа презентационной графики PowerPoint , предназначенная для создания мультимедийных презентаций;
- система управления базами данных Access , предназначенная для хранения и оперативной обработки информации;
- программа работы с электронной почтой Outlook ;
- программа Front Page , служащая для создания Web -сайтов;
- панель Microsoft Office , позволяющая запускать программы и переключать управление между ними с помощью одного нажатия кнопки мыши;
- программа Binder , дающая возможность объединять файлы и представлять их объединение в виде компактных подшивок;
- простейший графический редактор Picture Manager , предназначенный для решения задач, связанных с тонировкой изображений, изменения их размеров и поворота на заданный угол и т.д.;
- программа Graph , позволяющая вводить числа и быстро преобразовывать их в диаграмму;
- программа Organization Short , предназначенная для построения организационных диаграмм;
- редактор формул Equation Editor , позволяющий представить на бумаге сложнейшие математические и физические формулы;
- WordArt , позволяющая оформлять символы и числа для использования их при создании эмблем и заголовков;
- галерея иллюстраций ClipArt Gallery , содержащая несколько сотен рисунков.
Программы MS Office используют общие меню, кнопки на их панелях инструментов выглядят одинаково, поэтому, обучаясь работе в одной из этих программ, пользователь приобретает ряд навыков, которые пригодятся при работе в других программах MS Office .
Кроме пакета MS Office на рынке программного обеспечения существуют аналогичные пакеты других фирм, например Lotus Notes/Domino компании Lotus, StarOffice компании Sun, Claris Works и т. д.
Существуют несколько версий пакета Microsoft Office:
- Microsoft Office 6.0;
- Microsoft Office 97;
- Microsoft Office 2000;
- Microsoft Office ХР;
- Microsoft Office 2003;
- Microsoft Office 2007 ;
- Microsoft Office 20 1 0 .
Между версиями существуют небольшие различия, но, зная общую концепцию работы с той или иной программой, можно перейти от одной версии к другой.
1.2. Общие сведения о системах подготовки текстовых документов.
Обработка текстов как направление развития техники возникло в начале XX в. с появлением механической пишущей машинки. Затем более полувека пишущая машинка оставалась единственным общедоступным средством получения печатного текста на бумаге. Очевидно, что при печатании на пишущей машинке наиболее трудоемким является процесс внесения изменений в текст, когда в лучшем случае с помощью ножниц и клея создается новый вариант документа, который затем перепечатывается заново для получения чистового варианта.
С появлением в 80-е гг. персональных компьютеров положение кардинально изменилось. Подготовка документов, внесение в них исправлений стали гораздо проще. Но для того, чтобы на компьютере можно было набирать текст, на нем должны быть установлены специальные программы. Вначале эти программы были довольно простыми и позволяли только набирать тексты и вносить в них изменения. Такие программы называются текстовые редакторы.
Редактор текстов (text editor) обеспечивает ввод, изменение и сохранение любого символьного текста, но предназначен он в основном для подготовки текстов программ, поскольку тексты программ не требуют форматирования. Результатом работы текстового редактора становится файл, в котором все знаки являются знаками кода ASCII. Такие файлы называются ASCII-файлами. Использование для подготовки и печати документа редактора текстов на качественном уровне соответствует использованию пишущей машинки. Производительность в данном случае обеспечивается легкостью получения большого числа печатных копий с хранимой в электронной памяти заготовки и возможностью, как исправления опечаток, так и частичной переработки текста путем вставки или исключения новых фрагментов. Одним из текстовых редакторов является редактор Блокнот.
С развитием техники появилась возможность автоматизировать некоторые рутинные операции по обработке текстовых документов, и на смену текстовым редакторам пришли текстовые процессоры.
Текстовые процессоры это общее название программных средств, предназначенных для создания и обработки текстов. В отличие от текстовых редакторов, позволяющих только набирать и исправлять (редактировать) текст, текстовые процессоры имеют специальные дополнительные функции, которые предназначены для облегчения ввода текста и представления его в напечатанном виде. Среди этих функций можно выделить следующие:
- ввод текста под контролем функций форматирования, обеспечивающих точное соответствие экранного образа документа его печатной к о пии. Этот принцип по-английски называется WYSIWYG (What You See Is What You Get что Вы видите, то и получите);
- предварительное описание структуры будущего документа с помощью специального языка; в этом описании задаются такие параметры, как величина абзацных отступов, тип и размер шрифта для различных элементов текста, расположение заголовков, межстрочные интервалы, число колонок текста, расположение и способ нумерации сносок (в конце текста или на той же странице) и т.д.;
- автоматическая проверка орфографии и получение подсказки при выборе синонимов;
- ввод и редактирование таблиц и формул с изображением их на экране в том виде, в котором они будут напечатаны;
- объединение документов в процессе подготовки текста к печати;
- автоматическое составление оглавления и алфавитного справочника;
- возможность совместной работы над одним документом нескольких соавторов с учетом исправлений, внесенных каждым из них.
Почти все текстовые процессоры имеют уникальную структуру данных для представления текста, что объясняется необходимостью включения в текст дополнительной информации, описывающей структуру документа, шрифты и т.п., поскольку каждое слово или даже символ могут иметь свои особенные характеристики. Поэтому текст, подготовленный с помощью одного текстового процессора, как правило, не может быть прочитан другими текстовыми процессорами и, следовательно, не может быть отредактирован и распечатан.
В России сейчас наиболее распространен входящий в состав пакета Microsoft Office текстовый процессор МS Word.
1.3. Знакомство с интерфейсом текстового процессора Microsoft Word . Справочная система.
Для запуска программы Word можно воспользоваться кнопкой Пуск. Из появившегося каскадного меню следует выбрать пункт Все программы, а затем Microsoft Office , Microsoft Word 2007. Если на компьютере установлена панель Microsoft Office, то запустить Word можно, нажав мышью на соответствующую кнопку на этой панели.
Изучение любой программы следует начинать со знакомства с ее интерфейсом. Интерфейс это способ взаимодействия пользователя с программой.
Основными элементами интерфейса программы Microsoft Word 2007 являются:
- кнопка Office круглая кнопка, которая находится в левом верхнем углу окна;
- панель быстрого доступа расположена справа от кнопки Office ;
- лента Word 2007 находится между рабочей областью и панелью быстрого доступа;
- контекстное меню вызывается щелчком правой кнопки мыши в рабочей области;
- рабочая область центральная часть интерфейса, в которой производятся операции с содержимым документа;
- строка состояния информационно-функциональный элемент, расположенный над нижним краем окна программы;
- линейки;
- полосы прокрутки.
Кнопка Office . С ее помощью открывается меню Office , в котором объединены команды работы с файлами, такие как создать, открыть, преобразовать, сохранить, печать и т.д. Здесь находится также кнопка Выход из Word . Правее в первой строке указывается имя открытого в настоящий момент документа и кнопки управления окном Свернуть , Свернуть в окно , Закрыть .
Панель быстрого доступа. По умолчанию она расположена рядом с кнопкой Office выше ленты. На ней размещены кнопки часто выполнимых операций. По умолчанию это: Сохранить , Отменить ввод , Повторить ввод . Настроить данную панель можно, нажав на небольшую стрелочку, справа от панели.
Чтобы изменить состав панели быстрого доступа, выберите пункт меню Другие команды… Откроется окно настроек. Нужный раздел Настройка при этом будет выбран по умолчанию. Для добавления нужной команды в панель быстрого доступа необходимо ее выделить в левой части списка и нажать кнопку Добавить . Для удаления ненужной команды, ее надо выделить в правом списке и нажать кнопку Удалить . Кроме того, здесь же можно указать, будет ли панель иметь заданный вид при открытии всех документов, выбрав из списка пункт Для всех документов , или только для определенного документа.
Каждой команде можно назначить сочетание клавиш. Для этого необходимо нажать кнопку Настройка . В появившемся окне Настройка клавиатуры нужно выбрать требуемый пункт меню в списках Категории и Команды . Если этой команде по умолчанию уже назначены сочетания клавиш, то они отобразятся в поле Текущие сочетания . Изменить их можно в строке Новое сочетание клавиш . При этом можно сохранить изменения либо для всех документов (шаблон Normal.dot), либо только для открытого в данный момент в окне текстового редактора.
Лента. Всю верхнюю часть окна занимает лента главного меню. Выбрав какой-либо его пункт, получаем в свое распоряжение необходимые инструменты, представленные в виде значков. Следует сказать, что добавить либо удалить значки на ленте главного меню не представляется возможным.
Кнопки меню сгруппированы по функциональным признакам. Например, Главное меню состоит из следующих групп: Буфер обмена, Шрифт, Абзац, Стили, Редактирование. На панель вынесены наиболее часто используемые кнопки. Если нужной кнопки не оказывается на панели, то ее можно найти, нажав на небольшую стрелочку в правом нижнем углу определенной группы. При этом изначально показывается всплывающая подсказка, которая информирует о предназначении инструментов. Подобные всплывающие подсказки высвечиваются при наведении на любую кнопку меню.
Линейки. Горизонтальная координатная линейка помогает отрегулировать положение фрагмента документа на странице. С помощью бегунков можно задавать абзацные отступы. Темные области на линейках показывают поля страницы. Текст можно набирать только в пределах белых областей координатных линеек. Вывести линейку на экран или убрать ее можно флажком Линейка на ленте Вид .
Рабочая область. Именно здесь работают с содержимым своих документов. Область текста может быть отмечена границами. Эти границы устанавливаются и убираются командой: кнопка Показывать содержимое документа Показывать границы текста . Наличие флажка в этом поле делает границы области текста видимыми.
Полоса прокрутки. Бегунок и кнопки со стрелками на полосе прокрутки позволяют листать документ. Этот процесс иногда называют скроллингом, а полосу прокрутки полосой скроллинга.
Строка состояния. По умолчанию в этой строке (в левой части) указываются количество страниц и номер текущей страницы, количество слов, язык ввода текста; (в правой части) - режим просмотра документа, масштаб. Все эти режимы также доступны через ленту Вид . Чаще всего наиболее удобным является режим Разметка страницы . Чтобы изменить набор отображаемых элементов, необходимо щелкнуть правой кнопкой мышки на строке состояния. Снимая или устанавливая флажки соответствующих пунктов меню, можно настроить вид строки состояния по своему желанию.
Для получения необходимой информации по работе с программой служит пункт меню Справка (F 1). При этом с ней можно работать как с каталогом и использовать строку поиска.
1.4. Этапы создания текстовых документов.
Подготовка документов с использованием текстовых процессоров заключается в последовательном выполнении ряда этапов. Можно выделить:
- набор текста;
- редактирование введенной информации;
- форматирование (оформление) отдельных частей документа;
- вывод документа на печать;
- сохранение документа и ведение архива текстов.
Каждый этап состоит из множества операций. При работе с текстом обычно происходит многократное чередование операций различных этапов, поэтому отдельные операции нельзя четко отнести к определенному этапу подготовки документа.
Набор текста. Основным инструментом ввода текста документов является клавиатура. Вводимый текст располагается в текстовом окне. Место экрана, на котором появляется следующий вводимый символ, т.е. позиция ввода, отмечается специальным знаком курсором. В строке состояния всегда отображается информация о текущем положении курсора. МS Word поддерживает два режима ввода вставки и замены. Для переключения между этими режимами используется клавиша Insert на клавиатуре или двойной щелчок мыши на индикаторе ЗАМ в Строке состояния. При включенном режиме замены символов индикатор ЗАМ выделяется черным шрифтом. Если Word не реагирует на клавишу Insert , то необходимо выполнить команду кнопка Office кнопка Параметры Word Дополнительно Использовать клавишу INS для переключения режима вставки и замены . Вводимый символ автоматически раздвигает строку при режиме вставки либо заменяет существующий символ в режиме замены.
Клавиша Васksрасе удаляет символ слева от курсора, клавиша Delete удаляет из текста символ, находящийся справа от курсора.
Перевод курсора на новую строку программой текстового процессора осуществляется автоматически по достижении конца текущей строки, т.е. ввод текста происходит под контролем функции автоматического форматирования.
Иногда в текст документа требуется вставить символ, которого нет на клавиатуре. В этом случае необходимо выполнить Символ на ленте Вставка. В появившемся окне выбрать нужный шрифт (например, Wingdings, Webdings , Symbol ) и щелкнуть на нужный символ.
Если для работы с документами используется текстовый процессор, то существенным является понятие «мягкого» и «жесткого» разделителя. При нажатии на клавишу Пробел в текст вносится символ «жесткого» пробела. Кроме этого символа, в тексте могут существовать так называемые «мягкие» пробелы, которые вносятся в текст документа программой Word автоматически для выравнивания длины строк. Аналогично можно трактовать понятие «мягкий» и «жёсткий» конец строки. «Жёсткий» признак конца строки создается при нажатии клавиши Еnter для указания конца вводимого абзаца текста, он не может удаляться программой текстового процессора или автоматически менять свое положение. Признак конца строки не всегда показывается на экране монитора, но, тем не менее, всегда существует в тексте. Для того чтобы увидеть непечатаемые знаки, присутствующие в документе, можно нажать на кнопку Непечатаемые знаки на панели инструментов. Отображение непечатаемых знаков бывает полезно при редактировании сложных документов.
При наборе текста следует учитывать правила расстановки пробелов при знаках препинания:
|
Знаки препинания |
Правило |
|
. , : ; % ? ! $ … |
Пробел ставится только после знака препинания. |
|
() {} “” «» |
До первого и после последнего знака ставится пробел, внутри слова без пробелов. |
|
Пробел ставится до и после знака (не путать с дефисом). |
Знак неразрывный пробел запрещает символам, между которыми он поставлен, располагаться на разных строчках, и сохраняется фиксированным при любом выравнивании абзаца (не может увеличиваться в отличие от обычного пробела). Этот знак очень удобно применять при вводе дат (которые не принято располагать на двух строчках), фамилий с инициалами и т. п. Чтобы поставить «неразрывный» пробел, необходимо одновременно нажать клавиши Сtrl + Shift + пробел .
Правила, которыми следует руководствоваться при использовании сокращений:
- в конце общеупотребительных сокращений кг, т, ц, км точка не ставится;
- сокращения типа т.д. и с.г. записываются без пробела;
- сокращения и др., и т.д., и т.п. могут применяться только в конце предложения, в середине предложения их нужно записывать полностью.
Редактирование это проверка и исправление текста при подготовке к печати.
К основным операциям редактирования принято относить следующие:
- добавление фрагментов текста;
- удаление фрагментов текста;
- перемещение фрагментов текста;
- копирование фрагментов текста;
- контекстный поиск;
- контекстная замена.
Форматирование это процесс оформления элементов документа. Другими словами, форматирование это процесс изменения значений атрибутов объектов, из которых состоит документ.
1.5. Проверка орфографии.
Операция проверки правописания позволяет находить слова с ошибками (проверка орфографии), а также грамматические ошибки или стилистически неверно построенные фразы (проверка грамматики). Во время проверки орфографии выполняется поиск слов, которых нет в словарях Word . При проверке грамматики используется набор грамматических и стилистических правил. Ошибки подчеркиваются волнистой чертой: орфографические красной, грамматические зеленой. Щелчок правой кнопкой мыши на подчеркнутом слове открывает контекстное меню, в котором предлагаются варианты правильного написания.
Проверка правописания может выполняться автоматически в процессе ввода текста или с помощью команды Правописание (F 7) (лента Рецензирование ) по окончании ввода. В последнем случае проверка выполняется в пределах выделенного фрагмента или до конца документа с места, отмеченного курсором.
В процессе набора текста можно использовать автоматическую расстановку переносов (лента Разметка страницы Расстановка переносов Параметры расстановки переносов флажок Автоматическая расстановка переносов ). При этом можно ставить принудительные переносы.
В тексте можно также подбирать синонимы к словам (лента Рецензирование Тезаурус или вызвать контекстное меню на слове, пункт Синонимы ).
1.6. Перемещение по документу. Закладки. Гиперссылки.
|
Комбинация клавиш |
Вид перемещения |
|
|
На один элемент в нужном направлении. |
|
Home, End |
В начало, конец строки. |
|
PgUp, PgDn |
На экран вверх, на экран вниз. |
|
Ctrl , Ctrl |
На одно слово влево, на одно слово вправо. |
|
Ctrl , Ctrl |
На один абзац вверх, на один абзац вниз. |
|
Ctrl + Home, Ctrl + End |
В начало, конец документа. |
|
Ctrl + PgUp, Ctrl +PgDn |
В начало предыдущей, следующей страницы. |
Для более быстрого и удобного перемещения по документу можно использовать также закладки и гиперссылки.
Чтобы поместить в тексте закладку, нужно установить в соответствующее место курсор, выполнить команду Закладка (лента Вставка) и присвоить имя. Перейти на это место в документе можно в любой момент, используя команды Найти и Заменить (лента Главная ), вкладка Перейти .
Гиперссылка выделенный объект (чаще фрагмент текста или рисунок), устанавливающий связь с другим объектом. Вставка гиперссылок происходит в диалоговом окне Добавление гиперссылки (команда Гиперссылка ленты Вставка ). При этом можно установить четыре типа связи:
- связать с местом в документе (для этого в документе должны быть правильно оформленные заголовки и закладки);
- связать с файлом или web -страницей;
- связать с новым документом (нужно указать имя создаваемого документа, его тип и полный адрес);
- связать с электронной почтой (указываем адрес электронной почты).
Редактирование (удаление) гиперссылок производится командой Изменить гиперссылку (Удалить гиперссылку ) в контекстном меню. Перейти по гиперссылке можно, щелкнув по ней при нажатой клавише Ctrl .
1.7. Поиск и замена текста.
В документах Microsoft Word можно осуществлять поиск лента Главная Найти... (С trl + F ) или поиск и замену лента Главная Заменить... (С trl + H ) текста, форматов (шрифт, абзац, язык, стиль), различных специальных символов (маркер абзаца, сноски или примечания, конца раздела, колонки и т.п.).
Кнопка Больше разворачивает окно и дает доступ к дополнительным критериям поиска. Кнопка Меньше сворачивает окно.
В поле со списком Найти указывается образец поиска, в поле со списком Заменить на : образец замены. Объектом поиска и замены является группа символов с учетом или без учета формата шрифт, абзац, язык, стиль. Для использования расширенного набора критериев поиска шаблона устанавливается флажок Подстановочные знаки . При этом поиск образца ведется с учетом или без учета регистра (прописные и строчные буквы могут не различаться между собой), введенный образец поиска рассматривается как одно слово или часть слова.
|
Образец |
Результат поиска и пример |
|
Любой произвольный символ (м?л мел, мол, мыл) |
|
|
Любое число любых символов (м* - мел, мол, мыло, мало, мама и др.) |
|
|
[ аб ] |
Один из указанных символов (строк[аи] строка, строки) |
|
[ к-п ] |
Любой из указанных символов ([к-п]ол кол, мол, пол]) |
|
[ ! м ] |
Кроме указанного символа ([! м]ол вол, гол, дол, зол, кол, пол, тол) |
|
[! в-д] |
Кроме указанных символов {[! в-д]ол зол, кол, мол, пол, тол) |
|
n <2>ый находит маслянный, но не находит масляный) |
|
|
|
Не менее чем n вхождений предыдущего символа (маслян<1,2>ый находит маслянный, масляный). |
|
|
Не менее чем n и не более чем m вхождений предыдущего символа (маслян<1,2>ый находит маслянный, масляный) |
|
Находит слова с произвольным числом повторений предыдущего символа (5@ находит 5, 55, 555, 55555 и т.д.) |
|
|
<(a) |
Поиск слов, начинающихся на указанные символы (<(м) находит мол, мыло, машина) |
|
(a)> |
Поиск слов, заканчивающихся указанными символами ((л)> находит вол, мол, пол) |
Кнопка Снять форматирование позволяет снять форматирование образцов, указанных в полях со списком Найти и Заменить на:. Направление поиска по отношению к текущей установке курсора в тексте документа указывается в выпадающем списке Направление (Вперед, Назад, Везде).
Кнопка Найти далее ищет или выбирает следующее вхождение текста или формата, указанное в поле со списком Найти . Кнопка Заменить заменяет найденный образец на текст или формат, помещенный в поле со списком Заменить на: , и ищет следующее вхождение. Кнопка Заменить все ищет все вхождения текста или формат из поля со списком Найти и заменяет их на текст или формат из поля со списком Заменить на: без предварительных запросов.
Процедура контекстной замены используется, если необходимо заменить в документе один несколько раз встречающийся фрагмент на другой. Если слово встречается в документе в разных падежах, то при замене возможно неправильное употребление заменяющего слова. Без проблем друг на друга заменяются только слова, изменяющиеся по одинаковым правилам.
По умолчанию Word не учитывает регистр букв при поиске. Если флажок Учитывать регистр установлен, то Word найдет слова, в точности соответствующие указанному образцу для поиска.
Флажок Только слово целиком позволяет пропускать включения, соответствующие указанному образцу для поиска, если они являются частью слова. Этот параметр может оказаться полезным при поиске слов, часто являющихся фрагментами других слов. Например, слово «дом» встречается в таких словах как «домашний», «домовой», «бездомный» и т.д.
Флажок Произносится как полезен, если написание искомого слова вызывает сомнения. В этом случае можно ввести слово так, как оно слышится, а Word автоматически найдет такое слово. Например, «инженер» «инженер».
Флажок Все словоформы используется для поиска всех грамматических форм указанного слова, например, множественного числа «машина» «машины».
Кнопка Формат позволяет выполнять поиск определенных параметров форматирования текста (шрифт, абзац, язык, параметры рамки и т.д.).
Microsoft Word позволяет эффективно сократить объем вводимого с клавиатуры текста за счет использования средства Автозамена. Оно позволяет заменить ввод длинных последовательностей символов произвольным (желательно, коротким) сочетанием других символов. Например, если в тексте очень часто встречается словосочетание «диалоговое окно», его можно заменить коротким сочетанием «.до». Соответственно вместо «диалоговых окон» использовать «.дн», а вместо «диалогового окна» «.да». Точка перед символами ставится специально, чтобы отличать их от двухбуквенных предлогов или союзов, таких как «да».
Настройку средства Автозамена выполняют в диалоговом окне Автозамена (Кнопка M i crosoft Office кнопка Параметры Word пункт меню Правописание кнопка Параметры автозамены ). Для этого надо установить флажок Заменять при вводе , ввести заменяемую комбинацию в поле Заменить , а замещающую комбинацию в поле На: , после чего пополнить список автозамены щелчком по кнопке Добавить .
1.8. Работа с файлами.
Существует три способа создания нового документа:
Способов сохранения документов также три.
Первый способ сохранения относится к сохранению нового (созданного) документа. При таком сохранении можно использовать любую из команд:
В результате выполнения любой из этих команд появится диалоговое окно Сохранение документа .
В этом окне необходимо выбрать папку, в которую сохранится документ, и ввести имя документа. При вводе имени нужно придерживаться следующих правил:
- имя файла может содержать до 255 символов; оно может быть значительно короче, вплоть до одного символа;
- имя файла может сопровождаться расширением произвольной длины (но не более 255 символов вместе с именем). Расширение это произвольные символы, которые появляются после последней точки в имени файла. Стандартным расширением для документов Word 2007 является.doc x ;
- в имени файла можно использовать любые буквы от А до Z и от А до Я, а также цифры от 0 до 9;
- в имени файла можно использовать следующие специальные символы $, %, -, _, @, ~, !, ^, #, &, +, ;, =;
- можно использовать квадратные скобки, фигурные скобки, одинарные кавычки, апострофы и круглые скобки;
- в имени файла можно использовать несколько точек. Программы семейства Office автоматически добавят к указанному вами имени с точками завершающую точку, отделяющую имя от расширения и само расширение.
Здесь же в поле тип файла выбирается необходимый вариант раскрывающегося списка:
- документ Word текущий документ сохраняется в формате Word 2007 (расширение docx );
- документ Word с поддержкой макросов формат Word 2007 с поддержкой макросов (расширение docm );
- документ Word 97-2003 совместимый с форматом предыдущих версий с 1997 по 2003 Word (расширение doc );
- шаблон Word документ сохраняется как шаблон Word 2007 (расширение dotx );
- шаблон Word с поддержкой макросов также как шаблон Word 2007, но с поддержкой макросов (расширение dotm );
- шаблон Word 97-2003 шаблон, совместимый с форматом предыдущих версий с 1997 по 2003 Word (расширение dot );
Второй и третий способы сохранения относятся к сохранению открытого (т.е. ранее созданного и сохраненного документа, называемого документом-оригиналом), а затем измененного документа.
Второй способ сохранение измененного документа-оригинала. Для этого можно использовать любое из приведенных ниже действий:
При таком сохранении диалоговое окно Сохранение документа не появляется, а изменения вносятся в документ-оригинал.
Третий способ сохранение измененного документа-оригинала в документе с другим именем. При таком сохранении документ-оригинал не изменяется. Это сохранение выполняется командой Сохранить как... меню Office . После выполнения команды появится диалоговое окно Сохранение документа , в котором измененному документу-оригиналу присваивается новое имя.
В том случае, если вы не сохранили новый документ или внесенные в документ-оригинал изменения, то при попытке закрыть окно программы или окно документа появится информационно-диалоговое окно Microsoft Word .
Если документ новый, то при нажатии на кнопку Да появится диалоговое окно Сохранение документа .
Если документ ранее сохранялся, то при нажатии на кнопку Да изменения будут внесены в документ-оригинал.
Регулярное сохранение файлов Word может взять на себя. Для этого необходимо выполнить команду Кнопка M i crosoft Office кнопка Параметры Word пункт меню Сохранение и поставить отметку автосохранение через каждые n минут. После этого через заданное число минут программа Word будет сохранять проделанную работу. При этом, закрывая документ или выходя из редактора Word , следует обязательно сохранить сделанные изменения, иначе все результаты автосохранения будут утеряны. Если во время работы Word обнаруживает неполадку и перестает отвечать на запросы или происходит аварийное выключение компьютера, то после перезагрузки при повторном запуске М S Word попытается восстановить текущий документ. При этом в области задач Восстановление документов отображается список всех файлов, которые были восстановлены, когда приложение перестало отвечать на запросы.
После имени файла отображается индикатор состояния, показывающий, что было сделано с файлом при его восстановлении.
Область задач Восстановление документов позволяет открывать файлы, просматривать результаты восстановления, а также сравнивать восстановленные версии. После этого можно сохранить лучшую версию и удалить остальные версии либо сохранить все открытые файлы для последующего просмотра.
Существует несколько способов открытия документов:
Если воспользоваться одним из первых трех способов, то появится диалоговое окно Открытие документа . Если четвертым или пятым способом, то диалоговое окно не появится.
Для того чтобы закрыть документ нужно выполнить команду Закрыть меню Office .
1.9. Печать документов.
Получение печатной копии документа является, как правило, одной из основных целей создания документов.
Перед выводом документа на печать удобно заранее познакомиться с тем, какой результат получится. Для этого используют команду Печать Предварительный просмотр меню Office или кнопку на панели быстрого доступа. Основное назначение предварительного просмотра показать страницы документа в точности такими, какими они будут на бумаге после печати. Если при этом на последней страницы мало текста, то можно выполнить сокращение документа на одну страницу (кнопка на соответствующей ленте). В результате будет автоматически уменьшен размер шрифта и сокращено количество страниц.
Запустить документ на печать можно командой Печать меню Office (комбинация клавиш Ctrl + P ). При этом есть возможность самостоятельно настроить параметры печати: указать диапазон выводимых на принтер страниц, число копий, имя принтера и т.д.
Для вывода документа на печать можно воспользоваться также кнопкой на панели быстрого доступа. Однако в этом случае невозможно поменять настройки и автоматически будет получена единственная копия всего документа.
PAGE 2
Другие похожие работы, которые могут вас заинтересовать.вшм> |
|||
| 7130. | Технология обработки текстовой информации | 20.35 KB | |
| Любой текстовый редактор позволяет хранить текстовую информацию в документе и распечатывать ее на бумаге однако Word может делать гораздо больше этого. Поэтому Word можно назвать текстовым процессором. На протяжении последних лет компьютерные сети и мощность вычислительных систем постоянно росли; определение понятия документ расширялось и Word совершенствовался вместе с ним. В настоящее время Word представляет собой полнофункциональную программу редактирования текстовой и графической информации создания Webстраниц и обработки документов. | |||
| 13407. | Восприятие, сбор, передача, обработка и накопление информации | 8.46 KB | |
| Восприятие информации процесс преобразования данных поступающих в техническую систему или живой организм из внешнего мира в форму пригодную для дальнейшего использования. Благодаря восприятию информации обеспечивается связь системы с внешней средой в качестве которой могут выступать человек наблюдаемый объект явление или процесс и т. Восприятие информации необходимо для любой информационной системы. | |||
| 2143. | Обработка изображений | 140.56 KB | |
| Цифровые преобразования по цели преобразования можно разделить на два типа: Реставрация изображения компенсирование имеющегося искажения например плохие условия фотосъемки Улучшение изображения это искажение изображения с целью улучшения визуального восприятия или для преобразования в форму удобную для дальнейшей обработки. Цифровые преобразования по методам преобразования можно разделить на три типа: Амплитудные преобразования АП Геометрические преобразования ГП Комбинированные... | |||
| 3920. | Обработка событий | 5.99 KB | |
| События возникающие в системе в спецификации DOM2 Events разбиты на три группы: события графического интерфейса связанные с взаимодействием с пользователем UI Events; события графического интерфейса не связанные с взаимодействием с пользователем UI Logicl Events... | |||
| 5882. | ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ИНФОРМАЦИЯ И ЕЕ ОБРАБОТКА | 55.63 KB | |
| Параметры элементов системы проектирования информационной технологии взаимозависимы. Рассматривая основные характеристики технологических процессов обработки данных используются обобщенные показатели с дальнейшей их детализацией на других уровнях анализа системы обработки данных. К таким параметрам относятся: экономический эффект от автоматизации обработки данных ОД; капитальные затраты на средства вычислительной и организационной техники; стоимость проектирования технологических процессов ОД; ресурсы на... | |||
| 19110. | Послеуборочная обработка зерна | 203.89 KB | |
| Валовый сбор зерна и его распределение по фуражному назначению. Материально техническая база для уборки послеуборочной подработки и хранения зерна в хозяйстве. Технология послеуборочной подработки зерна. Активное вентилирование зерна. | |||
| 11762. | Производство и обработка гречихи семенной | 34.55 KB | |
| Так по данным Росстата в 2014 году урожай зерна в России превысил 1085 млн тонн это рекордный уровень в новейшей истории России. При этом в общем производственном процессе возделывания уборки и послеуборочной обработки урожая зерновых и других культур основные затраты приходятся именно на послеуборочную обработку заключающуюся в очистке и сушке в результате чего зерновой семенной материал должен быть доведен до требуемых кондиций норм по чистоте влажности и другим показателям зерна и семян которые устанавливаются... | |||
| 969. | Уборка и первичная обработка хмеля | 155.64 KB | |
| Контрольная работа. Режимы сушки зерна и семян. Выбор режима сушки в зависимости от культуры качества и назначения. Применяются различные способы сушки: воздушносолнечная тепловая химическая и др. Режимы сушки зерна и семян. | |||
| 7902. | Электроискровая обработка в восстановлении деталей | 39.08 KB | |
| Процесс применяют для наращивания и упрочнения поверхности с износом до 02 мм при высоких требованиях к твердости и износостойкости восстановленной поверхности и нежестком требовании к сплошности покрытия. При рациональном выборе материала анода на поверхности упрочняемой восстанавливаемой детали образуется слой высоких значений твердости и износостойкости. Исходная шероховатость восстанавливаемой поверхности не должна превышать Rz 10 мкм. Обработка деталей после нанесения покрытий В условиях эксплуатации наплавленные поверхности... | |||
| 7918. | ТЕРМОМЕХАНИЧЕСКАЯ И ХИМИКО-ТЕРМИЧЕСКАЯ ОБРАБОТКА СТАЛИ | 10.76 KB | |
| Термомеханическая обработка позволяет повысить механические свойства стали по сравнению с полученными при обычной закалке и отпуске. Она сочетает пластическую деформацию стали в аустенитом состоянии с закалкой. Различают два основных способа термомеханической обработки | |||
Технология обработки текстовой информации.Текстовый редактор
Каждый работающий на компьютере время от времени использует его для того, чтобы что-то написать, например, письмо другу или подруге, подписать красиво открытку или напечатать Великое Русское произведение.
Для работы с текстами (служебными бумагами, конспектами лекций, газетами, журналами, книгами и т. д.)
в компьютере используются программные средства, называемые текстовыми редакторами (ТР) или текстовыми процессорами. Существует большое количество разнообразных текстовых редакторов, различающихся по своим возможностям, - от очень простых учебных до мощных многофункциональных программных средств, называемых издательскими системами, которые используются для подготовки к печати книг, журналов и газет. Наиболее известен среди пользователей IBM – совместимых компьютеров текстовый редактор Word for Windows.
Итак, текстовый редактор – это прикладная программа, позволяющая создавать текстовые документы, редактировать их, просматривать содержимое документов на экране, изменять формат и распечатывать их.
Мощные ТР с широкими возможностями по форматированию текста, с включением графики и проверки правописания часто называют текстовыми процессорами.
Набираемый на клавиатуре текст воспроизводится на экране монитора в рабочем поле редактора. Специальный значок – текстовый курсор указывает то место на экране, на которое пользователь в данный момент может оказывать воздействие (создавать, изменять символы и т.д.) с помощью редактора. Работая с текстовым редактором, можно получить на экране информацию о текущем состоянии курсора, т.е. о его координатах на экране (номер строки и номер позиции в строке), а также о номере страницы текста, его формате, используемом шрифте и т.д.
Обычная пишущая машинка может печатать тексты только единственным шрифтом. В текстовом документе, созданном на компьютере с помощью ТР, могут использоваться разнообразные шрифты. Современные текстовые редакторы имеют достаточно большие наборы шрифтов. У каждого шрифта есть свое название. Например: Arial, Times New Roman и др. Буквы одного шрифта могут иметь разные начертания. Различаются обычное (прямое) начертание, курсив, полужирное начертание. Кроме того, представляется возможность подчеркивания текста. Вот несколько примеров:
Это обычное начертание шрифта Times New Roman
Это курсив шрифта Times New Roman
Это полужирное начертание шрифта Times New Roman
Это полужирный курсив шрифта Times New Roman
Это пример подчеркнутого текста шрифта Times New Roman
Это обычное начертание шрифта Arial
Это курсив шрифта Arial
Это полужирное начертание шрифта Arial
Это полужирный курсив шрифта Arial
Это пример подчеркнутого текста шрифта Arial
Текстовые редакторы дают возможность управлять размером символов. Следует иметь в виду, что если ТР позволяет менять шрифты, начертания и размеры, то в памяти приходится хранить не только коды символов, но и указания на способ их изображения. Это увеличивает размер файла с текстом. Информацию о шрифтах воспринимают программы, управляющие выводом текста на экран или на печать. Именно они и создают изображение символов в нужной форме.
Практически все редакторы, распространенные в нашей стране, позволяют использовать как русский, так и латинский алфавит. Большинство редакторов текста имеют также режим орфографического контроля текста. В этом случае в памяти машины хранится достаточно большой словарь. Благодаря этому становится возможным автоматический поиск орфографических ошибок в тексте и последующее их исправление.
Среда текстового редактора:
Рабочее поле ТР
- это часть среды, в которой отображаются все действия, выполняемые ТР. Важным элементом среды ТР является интерфейс
- это те средства, с помощью которых пользователь может общаться с ТР и управлять им. На сегодняшний день наиболее предпочтительным является интерфейс в форме меню, из которого специальным маркером (выделенным цветом) можно выбирать те или иные команды ТР.
Одновременно с меню на экране высвечивается строка состояния, в которой дается информация о текущем состоянии ТР (режимы работы, позиция курсора и пр.).
Текст, обрабатываемый с помощью ТР, хранится в оперативной памяти и визуально может быть представлен в виде рулона бумаги (разделенного на страницы в некоторых ТР), длина и ширина которого в большинстве случаев не позволяют целиком наблюдать его на экране. Таким образом, экран можно считать своеобразным окном, через которое пользователь просматривает текст. Для перемещения этого окна по тексту используются специальные клавиши.
Кроме основной памяти (рулона), где ТР хранит обрабатываемый текст, в его распоряжении находится ряд дополнительных листов памяти, к которым относятся лист удаленных строк, буфер ("карман") для хранения копируемых фрагментов текста, справочник (подсказка, или help), словарь.
Режимы работы ТР.
Пользователи используют следующие режимы обработки текстовой информации в ТР:
- Ввод и редактирование текста;
- Форматирование текста;
- Поиск и замена текста;
- Орфографический контроль;
- Работа с файлами;
- Печать;
- Помощь.
Рассмотрим подробнее режимы работы текстовых редакторов.
Ввод и редактирование текста
– это основной режим работы ТР, причём редактирование понимается как любое изменение в набранном тексте.
Под форматированием текста
понимается изменение внешнего вида текста с целью создания более эффективного и привлекательного документа. Расположение строк (длина строки, межстрочное расстояние, выравнивание текста по краю или середине и т.п.), размеры полей и страниц – все эти параметры устанавливаются пользователем. Часто в ТР приходится работать с отдельными фрагментами или блоками текста. Над ними могут быть выполнены следующие действия:
- переформатирование;
- изменение шрифта;
- удаление;
- перенос;
- копирование.
Для последних трёх операций используется специальная область памяти, называемая буфером. Например, при удалении фрагмента текста, необходимо выделить его и выполнить команду «Вырезать в буфер». Выделенный фрагмент при этом из текста исчезнет. При необходимости, пока вы не поместили в буфер следующий фрагмент, его можно восстановить в любом месте текста, выбрав команду «Вставить из буфера».
Поиск и замена текста осуществляется компьютером очень быстро. Пользователь указывает ключевое слово или фразу и отдаёт команду «Поиск», вслед за этим текстовый редактор отмечает все места в тексте, где встречается данное ключевое слово или фраза, а пользователь сам уже уточняет поиск. Если же дать команду «Замена» после команды «Поиск» и указать слово (или фразу), на которое надо заменить ключевое слово (или фразу), то ТР во всём тексте произведёт такую замену.
Работа с файлами
заключается в создании, сохранении и открытии файла, для этого из меню ТР просто выбирается требуемая команда.
Широкие возможности текстовых редакторов позволили компьютеру практически вытеснить пишущие машинки из делопроизводства, а использование компьютерных издательских систем во многом изменило организацию подготовки рукописи к изданию, автоматизировало труд людей нескольких типографских профессий – верстальщика, наборщика, корректора и др.
Текстовый редактор - это простая программа для работы с текстами. Текстовый редактор удобен для создания небольших сообщений и текстов. Текст состоит из букв, цифр, знаков препинания и специальных символов, которые можно ввести с помощью клавиатуры компьютера. Фотографии, чертежи, рисунки, схемы и таблицы текстовый редактор обрабатывать не может.
MS-DOS Editor является простейшим текстовым редактором, он входит в состав всех версий MS-DOS, начиная с 5.0. В качестве устройства ввода и управления используется клавиатура. MS-DOS Editor является приложением DOS и обрабатывает только текстовые файлы "канонического" формата. Однако интерфейс этой программы и техника редактирования (включая работу с буфером обмена), в основном, соответствуют стандарту Windows. Поэтому можно рассматривать этот редактор как игрушечное приложение Windows, поработав с которым, легко перейти к мощному процессору MS Word. В качестве аргумента командной строки можно указать имя существующего или создаваемого текстового файла. Чтобы закончить работу с редактором, необходимо выбрать команду (File-Exit).
Редактор Word Pad, входящий в состав Windows, не называется особо мощным. Никаких излишеств, присущих, например, Microsoft Word, в нем не найти. Не располагает он также какими-либо особенными возможностями форматирования: Word Pad не поддерживает даже такую простую функцию, как выравнивание текста по обоим краям.
Но с большинством повседневных задач - с написанием письма, студенческого реферата, изготовлением поздравительной открытки - Word Pad справляется вполне успешно.
С помощью Word Pad можно: работать со шрифтами, использовать разнообразное начертание и цвет шрифтов; сохранять тексты, как в своем собственном формате, так и в других популярных форматах (в том числе в формате Microsoft Word); вставлять в текст картинки разнообразных форматов.
У Word Pad - несколько управляющих элементов: Текстовое Меню вверху окна, затем - кнопочная панель операций, еще ниже - панель форматирования, а внизу, прямо над окном набора текста, - управляющая Линейка.
Блокнот - текстовый процессор позволяет создавать простые файлы без форматирования, кроме того, просмотр и большинство изменений в файлах настройки системы происходить с помощью блокноты. Как и все программы Notepad имеет свои недостатки.
Чаще всего блокнот используют для проверки, и в некоторых случаях написания, HTML кода для web -страниц. Это связано с тем что, блокнот записывает в своё файл только чистый код символов без форматирования, что является очень удобным для программистов. И иногда это просмотр.dll, .inf, .cfg и.bat файлов, которые небольшие по размерам, но важные по содержанию.
Microsoft Word - основа любого офиса и, пожалуй, самая нужная и популярная программа во всем Microsoft Office. Эта программа установлена практически на каждом ПК и де-факто стала стандартом в обработке текста. На примере Word очень удобно изучать интерфейс всех остальных программ Microsoft Office.
Область применения Word весьма широка. С помощью Word можно не просто набрать текст, но и оформить его по своему вкусу: включить в него таблицы и графики, картинки и даже звуки и видеоизображения. Word поможет составить простое письмо и сложный объемный документ, яркую поздравительную открытку или рекламный блок. Можно сказать, что Word применим практически везде, где требуется работа с текстом. Кроме того, в последние версии Word добавлены весьма развитые средства работы с гипертекстовыми документами и документами, предназначенными для публикации в Интернет.
Текстовый процессор - это более мощная программа для работы с текстами. В текстовом процессоре можно писать письма, рассказы, стихи, доклады, книги и т.д.
Любой текст, созданный с помощью текстового редактора, а так же включённые в него нетекстовые материалы (графика, звуковые фрагменты) называют документом. Документ может быть статьёй, докладом, приглашением и т.д. При работе в сети части одного документа могут храниться на разных компьютерах, расположенных далеко друг от друга.
Гипертекст - это способ организации документа, позволяющий быстро находить нужную информацию. Он часто используется при построении систем оперативной подсказки и компьютерных версий больших справочников и энциклопедий. Основными объектами текстового документа являются: символ, слово, строка, абзац, страница, фрагмент.
Слово - произвольная последовательность символов (букв, цифр), ограниченная с двух сторон служебными символами (пробел, запятая, скобки).
Абзац - произвольная последовательность символов, завершающаяся специальным символом конца абзаца. Допускаются пустые абзацы.
Фрагмент - это некоторое количество рядом стоящих символов, которые можно рассматривать как единое целое. Фрагментом может быть отдельное слово, строка, абзац, страница и даже весь вводимый текст.
Набор (ввод) текста, как правило, осуществляется с помощью клавиатуры. Роль бумаги при этом играет экран компьютера. Место для ввода очередного символа текста указывается на экране с помощью мерцающего прямоугольника - курсора.
При наборе текста на компьютере человек не следит за концом строки: как только он достигнут, курсор автоматически переходит на начало следующей строки. Для того чтобы перейти к вводу нового абзаца, нажимается клавиша
Редактирование - следующий этап подготовки документа на компьютере. При редактировании текста мы просматриваем его, чтобы убедиться, что всё правильно, исправляем все обнаруженные ошибки и вносим необходимые исправления.
Редакторы текстов программ рассчитаны на редактирование программ на том или ином языке программирования. Часто они встроены в систему программирования на некотором языке программирования.
Редакторы текста, и рассчитаны на тексты программ, и выполняют следующие функции:
диалоговый просмотр текста;
редактирование строк программы;
копирование и перенос блоков текста из одного места в другое;
копирование одной программы или её части в указанное место другой программы;
контекстный поиск и замену подстрок текста;
автоматический поиск строки, содержащей ошибку;
распечатку программы или её необходимой её части;
Редакторы документов - программы для обработки документов, ориентированные на работу с текстами, имеющие структуру документа, т. е. состоящими из разделов, страниц, абзацев, предложений, слов. Следовательно, редакторы для обработки документов обеспечивают функции, ориентированные на структуру документа, а именно:
возможность использования различных шрифтов символов;
задание произвольных межстрочных промежутков;
автоматический перенос слов на следующую строку;
автоматическую нумерацию страниц;
обработку и нумерацию строк;
печать верхних и нижних заголовков страниц (колонтитулов);
выравнивание краев абзаца;
набор текста в несколько столбцов;
создание таблиц и построение диаграмм;
проверку правописания и подбор символов;
Существует большое количество редакторов текста - от простых до сложных. Среди наиболее распространенных в мире редакторов выделяется Microsoft Word, Word Perfect, WordStar. Среди простых редакторов текста в России в определенный период времени был распространен ЛЕКСИКОН
Сохранение документов
В процессе сохранения документов необходимо, прежде всего, в иерархической файловой системе компьютера выбрать диск и папку, в которой файл документа необходимо сохранить.
Текстовые редакторы позволяют сохранять документы во внешней памяти и читать их из внешней памяти в оперативную.
Кроме того необходимо выбрать формат файла, который определяет способ хранения текста в файле.
Универсальные форматы:
Формат ТХТ (только текст , расширение в имени файла txt) является наиболее универсальным текстовым форматом.
Файлы, сохранённые в этом формате, могут быть прочитаны приложениями, работающими в различных операционных системах. Достоинством этого формата является небольшой информационный объём файлов, а недостатком то, что не сохраняются результаты форматирования текста.
Формат RTF (расширенный текстовый формат , расширение в имени файла rtf) является так же универсальным форматом текстовых файлов, в котором сохраняются результаты форматирования. Недостатком этого формата является большой информационный объём файлов.
Формат DOC (документ Word , расширение в имени файла doc) является оригинальным форматом текстового редактора Microsoft Word. В этом формате полностью сохраняются результаты форматирования. Этот формат фактически является универсальным, так как понимается практически всеми текстовыми редакторами.
Формат Web- страница (расширение в имени файла htm или html) используется для хранения Web- страниц в компьютерных сетях, т.к. файлы в этом формате имеют небольшой информационный объём, и приэтом сохраняются результаты форматирования.
Современные редакторы текстов "умеют" автоматически разбивать текст на страницы и нумеровать их. Они "следят" за размером полей и регулируют расстояние между строками, предлагают на выбор варианты шрифтов.
Форматирование документа
Для предоставления содержания документа в более понятной и выразительной форме применяется форматирование. Символы 4 являются основными объектами, из которых состоит текстовый документ, поэтому, прежде всего, необходимо правильно установить основные параметры, определяющие их внешний вид: шрифт, размер, начертание, цвет.
Шрифт - это полный набор букв алфавита с общим стилем начертания. Стиль изображения называется гарнитурой.
Каждый шрифт имеет своё название, например Times New Roman, Arial и др.
Начертание шрифта - это дополнительные средства выделения шрифта на печати, например, подчёркивание, курсив, полужирный шрифт.
По способу представления в компьютере различаются растровые и векторные шрифты. Кроме обычного начертания символов могут применяться полужирное , курсивное и полужирное курсивное начертания.
Размер шрифта - единицей измерения размера шрифта является пункт (1пт=0, 367)мм. Размеры шрифтов можно изменять в больших пределах (обычно от 1 до 1638 пунктов), причём в большинстве редакторов по умолчанию используется шрифт размером 10 пт.
Цвет символов. Если планируется многоцветная печать документа, то для различных групп символов можно задать различные цвета, выбранные из предлагаемой текстовым редактором палитры.
Форматирование абзаца
Абзац выделяет в тексте его часть, представляющую законченный по смыслу фрагмент документа, окончание которого служит естественной паузой для перехода к новой мысли. В компьютерных текстовых документах абзац заканчивается символом конца абзаца. Ввод конца абзаца обеспечивается нажатием клавиши Enter.
Абзац может состоять из любого набора символов, рисунков, и объектов других приложений. Форматирование абзацев позволяет подготовить правильно и красиво оформленный документ.
Выравнивание абзацев. Выравнивание отражает расположение текста относительно границ полей страницы. Чаще всего используют четыре способа выравнивания абзацев: по левому краю, по центру, по левому краю и по ширине.
Отступ первой строки (красная строка). Чаще всего абзац начинается отступом первой строки. Отступ может быть различных типов: положительный, отрицательный и нулевой.
Положительный отступ- первая строка абзаца начинается правее всех остальных строк абзаца, применяется в обычном тексте.
Отрицательный выступ - первая строка выходит влево относительно остальных строк, применяется в словарях и определениях.
Нулевой - применяется для абзацев, выровненных по центру, и для обычного текста.
Отступы и интервалы.
Весь абзац целиком может иметь отступы слева и справа , которые отмеряются от границ полей страницы. Расстояние между строками можно изменять, задавая различные значения междустрочных интервалов.
Нумерованные и маркированные списки
Списки являются удобным вариантом форматирования абзацев по единому образцу и применяются для размещения в документе различных перечней.
Автоматическое создание маркированных и нумерованных списков можно выполнить с помощью команды Список... в меню Формат, выбрав в открывающемся диалоговом окне Список нужную вкладку (Маркированный, Нумерованный, Многоуровневый), а также необходимый вид маркера или тип нумерации списка. Это же можно сделать и непосредственно соответствующими кнопками (Нумерованный список, Маркированный список).
Нумерованные списки - элементы списка последовательно обозначаются с помощью чисел (арабских или римских)и букв латинского или русского алфавитов.
Маркированные списки - элементы списка обозначаются с помощью маркеров (специальных знаков) .
Многоуровневые списки - можно использовать для отображения иерархических перечней. В многоуровневых списках в пункты списка более высокого уровня вставляются списки более низкого уровня (вложенные списки)
Стили форматирования
Для каждого абзаца можно задать свои параметры форматирования абзаца, символов, списков. При таком подходе изменение параметров форматирования для каждого абзаца необходимо производить отдельно и вручную.
Однако при создании многостраничных документов удобнее использовать стили форматирования каждому стилю форматирования присваивается название и устанавливаются все необходимые параметры форматирования шрифта, абзаца или списка. Если задать параметры стиля форматирования, а затем применить его к выделенному фрагменту документа, то все абзацы выделенного фрагмента автоматически получат параметры форматирования, заданные данным стилем. Если необходимо изменить параметры форматирования абзацев, достаточно изменить параметры форматирования стиля.
В процессе создания документа в нем создаются заголовки. Для того чтобы заголовки отличались по внешнему виду друг от друга, а так же от основного текста, для них используются различные стили форматирования.
После создания объёмного документа целесообразно вставить в документ оглавление, которое позволит лучше ориентироваться в содержании документа. Оглавление представляет собой список заголовков, содержащихся в документе, с указанием страниц.
Таблицы используются при создании текстовых документов, содержащих большое количество однотипных названий, числовых данных или изображений с текстовой подписью.
Строки, столбцы, ячейки.
Таблицы состоят из строк и столбцов, на пересечении которых образуются ячейки. В ячейках таблиц могут быть размещены данные различных типов.
Самый простой способ - нарисовать таблицу.
1- Войти в меню Таблица и выбрать пункт Нарисовать таблицу . После этого курсор приобретает вид карандаша, которым таблица вычерчивается в тексте.
Создать таблицу в тексте Word можно и другим способом: зайти в меню Таблица и выбрать пункт Создать таблицу , указать точное число нужное число столбцов и строк, после чего нажать ОК.
2- Рамки таблицы раздвигаются автоматически, по мере заполнения ячеек текстом. Но размер любого элемента таблицы можно всегда изменить вручную, зацепив мышкой и растянув его границы.
3- Воспользовавшись пунктом, Сортировка меню Таблица , можно расположить строки таблицы в нужном порядке.
4- Вызов Контекстного меню таблицы, дает возможность удаления и добавления столбцов и строк. С помощью пункта Автоформат меню Таблица можно придать таблице более изысканный вид, воспользовавшись Библиотекой табличных форм Word.
Конечно же, назвать Word редактором, идеально приспособленным для работы с таблицами, нельзя. Для работы с таблицами с расширенными возможностями рекомендуется другой компонент Microsoft Office - табличный редактор Excel. Тем более, что Word и Excel могут работать в тесной связке. В таблицу Excel можно вставить текст Word, и наоборот, таблица, сделанная в Excel, легко вставляется в текст Word.
Вставка документа Excel в текст осуществляется через кнопку Вставить таблицу Excel на Панели Операций Microsoft Word.
