Microsoft excel преимущества и недостатки работы. Форматирование фоновых областей. Изменение объема вида диаграммы

Вы все еще бюджетируете в Excel?

За последние годы произошли значительные изменения бизнес среды. Если еще 5-7 лет назад только передовой бизнес внедрял бюджетное управление, то к настоящему времени элементы бюджетирования стали составной частью менеджмента многих российских предприятий. Необходимо отметить интересный феномен: первые системы бюджетирования на платформе MS Excel активно эксплуатируются и в настоящее время без значительных изменений.

Причин использования MS Excel для автоматизации бюджетирования на предприятии множество. MS Excel - многофункциональное и доступное средство обработки информации, с которым хорошо знакомы сотрудники финансово-экономической службы. Данная программа позволяет вводить любые формулы и использовать функции, строить взаимосвязи и прогнозы, графически и наглядно представлять полученные данные. Новые обновления и версии офисного пакета также открывают дополнительные возможности улучшения системы.

MS Excel представляет широкий диапазон средств для анализа статистических данных и прогнозирования будущих событий. Встроенные статистические функции (СуммЕсли,Тенденция, Предсказ, Рост и многие другие) упрощают громоздкий механизм вычислений, выполнение анализа и получение прогнозных значений. Например, возможно планировать объемы продаж, опираясь на данные за прошедшие периоды с применением регрессионного анализа.

Моделирование ситуации и оценка полученных результатов могут быть осуществлены посредством эффективного инструмента – Диспетчера сценариев. Применение которого в рамках формирования небольшого бюджета позволяет создавать несколько сценариев для одной модели «что-если», распределять задачу моделирования между несколькими участниками и объединять результаты в общий отчет.

Для работы со списками и массивами информации существуют специальные функции в библиотеке функций, которые помогают извлекать из электронной таблицы данные с целью их дальнейшего преобразования в формулах. Примером может послужить создание единого прейскуранта цен на продукцию и дальнейшее его использование для расчета в стоимостном выражении бюджета продаж. Наиболее применяемыми из них являются ВПР, Выбор, Просмотр.

К преимуществам электронных таблиц относится возможность импорта информации - получение внешних данных из других источников с использованием мастера подключения или мастера запросов, что существенно облегчает ввод данных на этапе создания бюджетной модели и проведения план-фактного анализа.

Бесспорно, MS Excel - мощное средство, но в действительности не весь потенциал его используется для автоматизации систем бюджетирования, и на практике создаются упрощенные модели планирования, для которых использование MS Excel является целесообразным. Эффективно применять MS Excel и для бюджетирования в части планирования, контроля и анализа денежных потоков. Однако, для средних и крупных производственных компаний, деятельность которых сложная многопараметрическая система, этого недостаточно. Особенности производственного процесса могут определять не всегда линейную систему взаимозависимости множества факторов, которые формируют финансово-экономические показатели.

Кулакова Ольга
директор по науке и развитию ЗАО "КИС"
к.э.н., доцент ВолгГТУ

В программе Excel существует много полезных формул и приемов, которые позволяют ускорить подготовку отчетности по МСФО, а также упрощают трансформацию российской отчетности в международную.

Трансформация отчетности основана на реклассификации статей отчетности по российским стандартам и наложении специальных корректировок. О том, как это сделать на практике, рассказывает Надежда Горина, начальник отдела консолидированной отчетности по МСФО ОАО «НПК “Уралвагонзавод”».

В Excel есть и специфические функции, например, «Поиск решения» и «Подбор параметра», они больше подходят для анализа и моделирования. Основное направление использования Excel при трансформации отчетности — это создание систем взаимосвязанных таблиц с формулами, которые позволяют формировать трансформационные и консолидационные поправки, реклассы и примечания с расчетами сложных коэффициентов в автоматическом режиме.

С помощью встроенных функций и формул в Excel можно создать расчетные таблицы разных типов, алгоритмы вычислений, отчеты, базы данных, вести регистры. Различные таблицы по темам и назначению собирали в одну рабочую книгу. При этом первую страницу делали основной. В нее путем ссылок на определенные ячейки вносились нужные цифры из расчетов на других листах рабочей книги или из других рабочих книг.

Основные данные российского учета выгружались из учетной бухгалтерской системы «1С». При этом регистры основных средств, нематериальных активов и материалов по международным стандартам велись в других рабочих книгах (таблицах). Там же делались амортизационные расчеты, переоценка по каждому объекту основных средств. Можно было устанавливать любую необходимую детализацию и выводить другую информацию.

Затем автоматически путем ссылок на финальные цифры расчетов заполнялся трансформационный файл. Когда трансформация по отдельным компаниям была готова, автоматически путем ссылок и взаимосвязанных формул заполнялся консолидационный файл предприятия.

Мы делали консолидационные поправки по Группе в отдельном расчетном файле — рабочей книге. Но этот файл был напрямую связан с трансформационными файлами по каждой компании Группы с листами-расчетами необходимых корректировок, расчетами внутригрупповых оборотов и другими нужными регистрами.

Всю важную информацию или то, на что надо было бы обратить внимание руководства, коллег и аудиторов, можно было выделить разными цветами, сделать необходимые гиперссылки и вставить комментарии финансовой службы. При этом редактировать комментарии могли как создатели таблиц, так и руководство компании и аудиторы. Таким образом, и вычисления, и трансформация, и консолидация делались только при помощи программы Excel.

Достоинства и недостатки Excel для МСФО

АО «Медицинский университет Астана»

Кафедра: Математики, информатики с курсом медбиофизики

Электронные таблицы Excel,

преимущества и недостатки

Подготовил:___________________ _______

Проверил(а):__________________ _______

Оценка «___»

Астана 2012г.

1. Введение
2. История создания
3. Основные преимущества и недостатки электронных таблиц Excel
4. Заключение

5. Список использованной литературы

Введение.

Самым простым способом обработки числовых данных на компьютере является стандартная программа Windows Калькулятор.

Но к сожалению возможности калькулятора ограничены.

С его помощью трудно обрабатывать большие массивные числовых данных.

В таких случаях используют электронные таблицы.

Электронная таблица - компьютерная программа, позволяющая проводить вычисления с данными, представленными в виде двухмерных массивов, имитирующих бумажные таблицы.

Некоторые программы организуют данные в "листы", предлагая, таким образом, третье измерение.

Электронные таблицы (ЭТ) представляют собой удобный инструмент для автоматизации вычислений. Многие расчёты, в частности в области бухгалтерского учёта, выполняются в табличной форме: балансы, расчётные ведомости, сметы расходов и т. п.

Кроме того, решение численными методами целого ряда математических задач удобно выполнять именно в табличной форме.

Использование математических формул в ЭТ позволяет представить взаимосвязь между различными параметрами некоторой реальной системы.

Решения многих вычислительных задач, которые раньше можно было осуществить только с помощью программирования, стало возможно реализовать через математическое моделирование в электронной таблице.

История создания.

В 1982 году Microsoft запустила на рынок первый электронный табличный процессор Multiplan, который был очень популярен на CP/M системах, но на MS-DOS системах он уступал Lotus 1-2-3.

Первая версия Excel предназначалась для Mac и была выпущена в 1985 году, а первая версия для Windows была выпущена в ноябре 1987 года. Lotus не торопилась выпускать Lotus 1-2-3 под Windows, и Excel с 1988 года начала обходить по продажам Lotus 1-2-3, что в конечном итоге помогло Microsoft достичь позиций ведущего разработчика программного обеспечения.

Microsoft укрепляла свое преимущество с выпуском каждой новой версии, что имело место примерно каждые два года. Текущая версия для платформы Windows - Excel 12, также известная как Microsoft Office Excel 2007. Текущая версия для платформы Mac OS X - Microsoft Excel 2008.

В начале своего пути Excel стал причиной иска о товарном знаке от другой компании, уже продававшей пакет программ под названием "Excel".

В результате спора Microsoft был обязана использовать название "Microsoft Excel" во всех своих официальных пресс-релизах и юридических документах. Однако со временем эта практика была позабыта, и Microsoft окончательно устранила проблему, приобретя товарный знак другой программы.

Microsoft также решила использовать буквы XL как сокращенное название программы: иконка Windows-программы состоит из стилизованного изображения этих двух букв, а расширение файлов по умолчанию в Excel - .xls.

В сравнении с первыми табличными процессорами Excel представляет множество новых функций пользовательского интерфейса, но суть остается прежней: как и в программе-родоначальнике VisiCalc ячейки расставляются в строки и столбцы и могут содержать данные или формулы с относительными или абсолютными ссылками на другие клетки.

Excel был первым табличным процессором, позволявшим пользователю менять внешний вид таблицы (шрифты, символы и внешний вид ячеек). Он также первым представил метод умного пересчета ячеек, когда обновляются только те ячейки, которые зависят от измененных ячеек (раньше табличные процессоры либо постоянно пересчитывали все ячейки или ждали команды пользователя).

Будучи впервые объединенными в Microsoft Office в 1993 году, Microsoft Word и Microsoft PowerPoint получили новый графический интерфейс для соответствия Excel, главного стимула модернизации ПК в то время.

Начиная с 1993 года в состав Excel входит Visual Basic для приложений (VBA), язык программирования, основанный на Visual Basic, позволяющий автоматизировать задачи Excel.

VBA является мощным дополнением к приложению, которое в более поздних версиях стало включать полную интегрированную среду разработки. Можно создать VBA-код, повторяющий действия пользователя, позволяя таким образом автоматизировать простые задачи.

VBA позволяет создавать формы для общения с пользователем.

Язык поддерживает использование (но не создание) DLL от ActiveX; более поздние версии позволяют использовать основы объектно-ориентированного программирования.

Функциональность VBA сделала Excel мишенью для макровирусов. Это было серьезной проблемой до тех пор, пока антивирусные продукты не стали их обнаруживать. Microsoft с опозданием приняла меры для уменьшения риска, добавив возможность полностью отключить макросы, включить макросы при открытии документа.

* 1988 - Excel 2.0 для Windows

* 1990 - Excel 3.0

* 1992 - Excel 4.0

* 1993 - Excel 5.0 (Office 4.2 и 4.3, также есть 32-битная версия только для Windows NT)

* 1995 - Excel 7 для Windows 95 (включён в пакет Microsoft Office 95)

* 1997 - Excel 97 (включён в пакет Microsoft Office 97)

* 1999 - Excel 2000 (9) - Microsoft Office 2000

* 2001 - Excel 2002 (10) - Microsoft Office XP

* 2003 - Excel 2003 (11) - Microsoft Office 2003

* 2007 - Excel 2007 (12) - Microsoft Office 2007

Версии для Macintosh

* 1985 - Excel 1.0

* 1988 - Excel 1.5

* 1989 - Excel 2.2

* 1990 - Excel 3.0

* 1992 - Excel 4.0

* 1993 - Excel 5.0

* 1998 - Excel 8.0 (Office "98)

* 2000 - Excel 9.0 (Office 2001)

* 2001 - Excel 10.0 (Office v. X)

* 2004 - Excel 11.0 (Office 2004)

* 2008 - Excel 12.0 (Office 2008)

Преимущества.

• Реализация алгоритмов в табличном процессоре не требует специальных знаний в области программирования. Большинство расчетов средней сложности может быть представлено в виде некоторого набора достаточно простых математических формул в ячейках, выполняемых шаг за шагом.
• Программа в табличном процессоре оперирует понятиями пространства и отношений, так как создается путём задания взаимосвязи ячеек, расположенных в пространстве листа. Такой подход использует интуитивные представления человека о пространстве и связи явлений. Обычное программирование требует написания последовательности строк текста, которые требуют внимательного прочтения для понимания работы программы.
• В отличие от обычного программирования, требующего строгой последовательности команд для работы программы, табличные процессоры “прощают” ошибки и незаконченность структуры. Какие-то части программы в электронной таблице могут работать, в то время, как другие части могут быть ещё не закончены, что значительно упрощает разработку и отладку программ, что особенно важно на стадии создания алгоритма.
• Вычисление результата в табличном процессоре может быть разбито на необходимое число шагов, каждый из которых может быть определён через формулу в своей ячейке. Ячейки же, в свою очередь, всегда открыты и доступны для пользователя, что позволяет контролировать результаты промежуточных действий и, при необходимости, изменять содержимое ячеек, гибко меняя алгоритм.
• Ячейки таблицы могут содержать не только формулы, но и простой текст, что позволят описывать и комментировать логику работы программы, располагая на листе текстовые комментарии.
• Весь процесс вычисления осуществляется в виде таблиц, поэтому все результаты и промежуточные данные так или иначе представлены в виде таблицы, которая сама по себе представляет ценность, если в результате расчета необходимо сформировать таблицу. Таким образом данные не требуют дополнительной обработки при “публикации” результатов.
• Современные табличные процессоры позволяют использовать средства оформления, такие как, например, цвет и шрифты, которые облегчают понимание программы и несут дополнительную смысловую нагрузку. Существует возможность внедрения в электронные таблицы различного вспромогательного содержимого: изображений, графиков функций и др.

Более кратко это всё можно описать одним основным принципом:

Всё, чем оперирует пользователь, содержится в едином пространстве таблицы: промежуточные и выходные данные, реализации алгоритмов для работы с этими данными, комментарии и документацию, средства графического оформления данных.

Недостатки.

• Формулы, выраженные в терминах адресов ячеек, при их большом количестве представляют большую проблему, так как адреса ячеек сами по себе не несут никакой смысловой нагрузки. Этот факт значительно затрудняет понимание формул вне контекста, а также затрудняет проверку корректности программы.
• Реализация сложной структуры в рамках электронной таблицы требует огромного внимания к деталям, так как автор программы с некоторого момента становится не в состоянии запомнить смысл множества адресов, встречающихся в сотнях формул. Для борьбы с этим недостатком пользователю предлагается использовать именованные ячейки и именованные ссылки на ячейки в формулах. А также различные средства для отслеживания связей между ячейками.
• Программы в табличных процессорах сильно зависимы от своей размерности и жестко привязаны к сетке. При добавлении и удалении строк или столбцов, часто приходится вносить множество изменений в различных частях таблицы, раздвигая ячейки, чтобы освободить место для новых ячеек, или изменяя ссылки на диапазоны данных. В больших таблицах такие операции могут отнимать значительное количество времени разработчика. Добавление и удаление размерностей настолько сложно и неудобно, что при разработке табличной программы автор фактически вынужден выбирать требуемые размерности заранее и планировать далеко вперёд, что противоречит идее использования табличного процессора как средства быстрой разработки и моделирования.
• Темпы разработки табличных программ значительно снижаются за счёт того, что разработчику приходится работать на уровне ячеек. Это означает, что даже простейшие изменения в программе требуют редактирования множества ячеек, содержащих копии одних и тех же формул. Все эти изменения производятся вручную, что значительно повышает риск появления ошибок.
• Пользователь, имеющий доступ к таблице, может случайно или намеренно внести в неё изменения, которые могут нарушить работу программы.
• Недостаток контроля за исправлениями повышает риск ошибок, возникающих из-за невозможности отследить, протестировать и изолировать изменения. Сложно выяснить какие изменения, кем и когда были внесены в программу.
• Совместная разработка приложений затрудняется тем фактом, что табличные программы сильно привязаны к адресам ячеек, а следовательно и к положению ячеек на странице. Внесение изменений в размеры таблицы одним из разработчиков независимо от других влекут большие трудности при попытке объединить результаты работы коллектива.
• Ячейки могут одновременно хранить только одно значение. Несмотря на то, что формулы в ячейках могут обращаться ко множеству других ячеек, они могут иметь только одно выходное значение, записываемое в ячейку. Это означает, что при повторении однообразных вычислений на множестве ячеек, одна и та же формула (с точностью до адреса ячейки входных данных) должна быть размножена отдельно для каждой из входных ячеек. Изменения формулы для работы с данными требуют изменения всех ячеек для всех исходных данных, что в совокупности с вышеописанными недостатками неизбежно приводит к появлению ошибок.
• В формулах ссылка на другую ячеку встречется столько раз, сколько раз значение значение этой ячейки необходимо для вычисления формулы. При необходимости изменить ссылку приходится изменять все вхождения адреса ячейки в формулу. При этом также возможно появление ошибок.

Из всего выделить следующее:

Пользователь вынужден составлять программу, оперируя низкоуровневыми объектами - ячейками, привязанными к сетке. Табличным процессорам недостает средств абстракции более высокого уровня, чем ячейки и формулы.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Естественно, что в рамках данной работы нет никакой надежды полностью осветить возможности столь многогранной программы, как табличный процессор Excel. Для того, чтобы знать, нужно в нем работать. Используя эту программу,.

Microsoft Excel – одна из самых популярных программ вычислений электронных таблиц.

Главной особенностью её применения является выполнение расчётов, как в бизнесе, так и в быту. Если в своей работе мы часто используем разного рода таблицы, списки, бланки, при заполнении которых производятся вычисления по формулам, то эта программа для нас.

С её помощью можно проанализировать полученные числовые данные, применяя удобные встроенные инструменты, а также представить результаты в графическом виде.

В расчётах можно использовать более 400 математических, статистических, финансовых и других специализированных функций, связывать различные таблицы между собой, выбирать произвольные форматы представления данных, создавать иерархические структуры и т.д.

Ехсе1 можно использовать как для решения простых задач учета, так и для составления различных бланков, деловой графики и даже полного баланса Фирмы.

Например, на предприятии с помощью Ехсе1 можно облегчать решение таких задач, как обработка заказов и планирование производства, расчет налогов и заработной платы, учет кадров и издержек управление сбытом и имуществом и многих других.

Однако область применения программы не ограничивается только сферой деловой жизни. Благодаря мощным математическим и инженерным функциям с помощью Ехсе1 можно решить множество задач также в области естественных и технических наук.

Список использованной литературы.

1.Колесников, Е. А. Эволюция электронных таблиц МОСКВА-ИЗДАТ, 2005

2.Сайт www.wikipedia.com

3.Электронные таблицы Excel, Учебное пособие, Алматы, Атамура,2002

Краткое описание

Самым простым способом обработки числовых данных на компьютере является стандартная программа Windows Калькулятор.
Но к сожалению возможности калькулятора ограничены.

С его помощью трудно обрабатывать большие массивные числовых данных.
В таких случаях используют электронные таблицы.

В статье рассмотрены основные преимущества и недостатки формул массива.

Рассмотрим преимущества и недостатки .

Преимущества применения формул массива:

• Формулы массива компактны. Часто бывает, что для получения результатов необходимо выполнить ряд промежуточных вычислений, которые занимают место на листе. Применение Формул массива может существенно сократить количество используемых формулами ячеек.
• Объединение вычислений в не позволяет ошибочно удалить один или несколько элементов массива (в этом случае появляется окно "Нельзя удалить часть массива")

• Для некоторых вычислений можно написать одну формулу массива и распространить ее на целый диапазон ячеек. Это повышает наглядность (см. статью ).
• Ресурсоемкость формул массива дисциплинирует разработчика. Формулы массива являются своеобразным индикатором недостатков при проектировании расчетов на листе. Если Формул массива использовано на листе слишком много, то начинаются проблемы со скоростью вычислений. Как правило, это ярко проявляется для таблиц с количеством строк более 1000 (и, соответственно, с таким же количеством формул массива ). Выходов несколько: перепроектирование расчетов на листе (удаление лишних формул, упрощение таблиц, добавление столбцов с промежуточными вычислениями); использование ; использование функций работы с базой данных (БДСУММ() , БСЧЁТ() и т.д.); перенос таблиц в Access.

Недостатки применения формул массива:

• Сложные формулы массива могут существенно замедлить вычисления на листе, а также сохранение, открытие и закрытие книги. Следует избегать использования в формулах массива ссылок на целые столбцы или строки. Подробнее об оптимизации скорости расчетов, в том числе и в формулах массива, можно прочитать в статье Improving Performance in Excel 2007 или .
• Новичкам бывает труднее понять формулы массива , чем обычные формулы (это плата за компактность);
• Формулы массива труднее создавать, т.к. помимо решения самой задачи необходимо, чтобы формула была правильно спроектирована и не тормозила вычисление листа. Иногда приходится отказываться от использования формул массива в пользу использования дополнительных столбцов для промежуточных вычислений, чтобы ускорить вычисления.

Начальные знания о формулах массива можно прочитать в статье .