Как использовать автосохранение в Word. Защита файлов на случай сбоя с помощью автосохранения и автовосстановления

Автосохранение в MS Word — это очень полезная функция, позволяющая создавать резервные копии документа через заданный промежуток времени.

Как известно, от зависания программы и сбоев в работе системы, не говоря уже о перепадах с электричеством и его внезапным отключением, не застрахован абсолютно никто. Поэтому, именно автоматическое сохранение документа позволяет восстановить последнюю версию файла, который был открыт.

Функция автосохранения в Word по умолчанию включена (конечно, если никто не изменял стандартные настройки программы без вашего ведома), вот только промежуток времени, через которое создаются резервные копии слишком велик (10 и более минут).

А теперь представьте, что у вас завис или отключился компьютер через 9 минут после того, как произошло последнее автоматическое сохранение. Все то, что вы делали в документе эти 9 минут не будет сохранено. Следовательно, важно задать минимальный период автосохранения в Ворде, о чем мы и расскажем ниже.

1. Откройте любой документ Microsoft Word.

2. Перейдите в меню “Файл” (если вы используете версию программы 2007 года и младше, нажмите кнопку “MS Office” ).

3. Откройте раздел “Параметры” (“Параметры Word” ранее).

4. Выберите раздел “Сохранение” .

5. Убедитесь в том, что напротив пункта “Автосохранение” установлена галочка. Если по каким-то причинам она там отсутствует, установите ее.

6. Задайте минимальный период сохранения (1 минута).

Примечание: В разделе параметров “Сохранение” вы можете также выбрать формат файла, в котором будет сохраняться резервная копия документа, и указать место, в которое этот файл будет помещен.

Теперь, если документ, с которым вы работаете, зависнет, случайно закроется или, к примеру, произойдет спонтанное выключение компьютера, вы можете не беспокоиться о сохранности содержимого. Сразу после того, как вы откроете Ворд, вам будет предложено просмотреть и повторно сохранить созданную программой резервную копию.

Совет: Для страховки вы можете сохранять документ в любое удобное для вас время, нажимая на кнопку “Сохранение” , расположенную в верхнем левом углу программы. Кроме того, сохранить файл вы можете и с помощью комбинации клавиш “CTRL+S ”.

На этом все, теперь вы знаете, что представляет собой функция автосохранения в Ворде, а также знаете о том, как наиболее рационально использовать ее для собственного удобства и спокойствия.

Внеплановое отключение электроэнергии, неполадки с техникой или случайная отмена сохранения - и важный отчет или большой объем текста безвозвратно утеряны. Но так ли это невозвратимо? Автосохранение в "Ворде" спасало уже не одного пользователя, который по воле обстоятельств или собственной невнимательности отменил сохранение документа. Программа автоматически сохраняет файлы, которые редактируются, каждые десять минут.

Параметры по умолчанию

Автосохранение в Word 2007 и всех остальных версиях распространенной офисной программы включено по умолчанию. Если все работает слаженно и без задержек, то пользователь даже не замечает работы функции. Информация о том, что документ был автоматически сохранен, каждые десять минут появляется на нижней панели программы, там же, где расположены кнопки статистики, ползунок изменения масштаба и режимов (веб-страница, чтение, режим разметки), а также отображается язык и текущая страница.

Важно, что не стоит полностью заменять стандартное сохранение документов (команды “Файл”, а затем “Сохранить как…”) автоматическим. Это лишь экстренная мера, которая не может применяться в качестве основного способа сохранения. В работе функции возможны сбои, поэтому автоматическое восстановление документа лучше производить только в случае реальной необходимости.

При включенной функции автосохранения, если случится какой-либо сбой, потерять можно максимум последние десять минут работы. А то и меньше - все зависит от времени последнего сохранения. Параметры по умолчанию можно изменить вручную, чтобы автосохранение в "Ворде" происходило несколько чаще или реже.

Ручная настройка автосохранения

В любой версии офисной программы функцию автоматического сохранения документа можно настроить самостоятельно, в зависимости от потребностей конкретного пользователя. Как настроить автосохранение в "Ворде"?

В новых версиях (2010-2016) для настройки следует открыть вкладку "Файл", выбрать "Параметры", а затем "Сохранение". Флажок включения функции устанавливается в строках "Автосохранение каждые Х минут" и "Сохранять последнюю версию при закрытии без сохранения". В первой строке Х следует заменить на необходимую частоту сохранения документа в минутах.

В Word 2007 функция включается иначе: необходимо нажать круглую кнопку Microsoft Office, далее выбрать "Сохранить", отметить пункт "Включить автосохранение" и указать необходимую частоту. Там же можно изменить место, куда будут автоматически сохраняться файлы.

Восстановление автосохраненного документа

После сбоя в работе автосохранение в "Ворде" при следующем запуске предложит восстановить пропавший документ при следующем запуске офисной программы. Как правило, в окошке, которое появляется слева от пустого листа, содержится перечисление всех версий документа или же отображается только последнее сохранение. Нажав на один из доступных файлов, можно восстановить документ. Обязательно после появления на экране пропавшего текста его следует сохранить обычным способом.

Также утерянные файлы можно найти в "резервной" папке. Ее расположение можно узнать в "Параметрах" (вкладка "Сохранение"), вызвав меню "Файл". Необходимо скопировать адрес в буфер обмена (Ctrl+C), а после вставить (Ctrl+V) путь в адресную строку стандартного проводника.

С чем могут возникнуть проблемы

Слабые компьютеры со старой начинкой или небольшим количеством свободной памяти могут ужасно себя вести при автосохранении: застревать, лагать и приставать с запросами. Даже стандартная периодичность иногда вызывает задержки, чем значительно замедляет работу над документом, что уж и говорить о тех случаях, когда автосохранение Word производится каждые одну-две минуты.

Альтернативный метод, используемый для того, чтобы не терять файлы при неожиданных сбоях, — перенести работу с документами в облачные хранилища. Google Docs, например, позволяет создавать в онлайн-режиме текстовые документы, презентации и таблицы с возможностью доступа к ним с любого компьютера и коллективного доступа (чтения или комментирования) по разрешению автора.

Автосохранение в "Ворде" часто застревает, а сервис от информационного гиганта быстро сохраняет каждое усовершенствование файла, не тормозит и отличается лаконичным дизайном со всеми необходимыми функциями. Еще одна альтернатива — Microsoft Office Online. Онлайн-версия ограничивает некоторые возможности, но в принципе работает хорошо.

Как настроить автосохранение в Word. До чего же бывает обидно, когда с таким трудом создал документ, все отредактировал, и на тебе… Компьютер неожиданно пошел на перезагрузку. Иной раз такое отчаяние наступает, что просто хочется все бросить и уйти. Но как бросишь, если это приказ начальника, и его совсем не интересуют, твои проблемы с компьютером. Ему нужен готовый документ и ВСЕ! И ты, пересиливая себя, начинаешь все сначала. И такие ситуации не редкость. А ведь можно заранее обезопасить себя от таких неожиданных и печальных ситуаций. Достаточно просто настроить функцию Автосохранения. Вот этим мы сейчас и займемся.

По умолчанию функция Автосохранения в Word уже работает. Каждые 10 минут происходит автоматическое сохранение документа, просто мы этого не видим. Но если вы создаете очень важный документ, то лучше изменить настройки по умолчанию, и уменьшить время автосохранения документа.

Настройка Автосохранения в Word 2003

Зайдите в меню Сервис – П араметры .

В следующем окне перейдите на вкладку Сохранение , и измените Автосохранение каждые 10 минут на свое значение.

Можете установить 2 или 3 минуты. А если вы работаете очень быстро, то смело ставьте одну минуту.

Эти перемены никак не повлияют на быстродействие компьютера, а вам может очень помочь в экстренных и непредвиденных ситуациях.

Настройка Автосохранения в Word 2007

Щелкните левой кнопкой мышки по цветному круглому значку Microsoft Word (в верхнем левом углу окна).

Нажмите кнопку Параметры Word (стрелка 3).

Перейдите на вкладку Сохранение и в правой части окна измените значение в минутах. Не забудьте сохранить ваши изменения, нажав на кнопку ОК .

Настройка Автосохранения в Word 2010

Для настройки автосохранения в Word 2010 зайдите в меню Файл . Выберите Параметры .

С Помощью комбинации клавиш вы, конечно же, сохраните документ, но в качестве подстраховки Word предлагает функцию автосохранения (специально для забывчивых).

Если автосохранение включено, документ периодически сохраняется на диске без вашего вмешательства. Word втайне от вас создает резервную копию документа через определенные промежутки времени. В случае сбоя (если компьютер выйдет из строя или внезапно отключится электричество) вы сможете восстановить документ, используя резервную копию. Авто-- сохранение - очень удобная функция, и я считаю, что все должны его пользоваться!

С помощью представленных ниже действий включим функцию автосохранения документов.

1. Выберите команду Сервис>Параметры .
2. Щелкните на ярлычке вкладки Сохранение.
3. Установите флажок Автосохранение каждые.

Если флажок Автосохранение каждые не установлен, установите его щелчком кнопкой мыши. Теперь флажок установлен. Это означает, что вы подключили режим автоматического сохранения документов.

1. В поле Минут укажите значение для интервала автоматического сохранения (в минутах).

Если я, например, введу 10, Word будет автоматически сохранять мои документы каждые десять минут. Если напряжение электрической сети в вашем доме или офисе часто изменяется, установите интервал автоматического сохранения равным 5, 3, 2 или даже 1 минуте. (Правда, чем меньше интервал, тем чаще Word будет отрываться от работы для создания резервной копии.)

1. Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в документ.

Даже при включенной функции автосохранения вам, в случае внезапного отключения компьютера, вряд ли удастся вернуть документ со всеми последними изменениями, но большую его часть вы все-таки спасете. Так что не зевайте! Лучше всего, если при включенной функции автосохранения вы будете почаще нажимать или щелкать на кнопке Сохранить стандартной панели инструментов.

Нет необходимости следить за работой автосохранения - эта функция работает все время, даже без вашего участия. Но, предположим, случилось что-то непредвиденное, например, пьяный лось повалил телеграфный столб рядом с вашим домом. Электричество пропало, а вы, естественно, не успели сохранить свой документ. В данном случае вам следует рассчитывать только на автосохранение - может быть, большая часть текста все-таки уцелела.

Наконец, столб поставили на место, лося отвезли в вытрезвитель, и снова появилось электричество. Если теперь запустить Word, то на экране появится область задач Восстановление документов (рис. 8.2).

Выберите из списка документ, который вы собираетесь восстановить, и щелкните на нем кнопкой мыши. Документ откроется и будет выведен на экран. Его следует тщательно просмотреть, чтобы выяснить, какие фрагменты были утеряны. Восстановить потери невозможно, но, слава Богу, в голове они еще остались, поэтому повторно набрать текст не составит особого труда.

Одно неверное движение и ты остаешься ни с чем. Перебои с питанием или зависание системы, обидней всего, когда все работает, у Word’а «Ошибка приложения…» в то время когда ты написал самое важное и необходимое.

В Microsoft создана такая уникальная возможность, как Автосохранение . Оно минимизирует негативные последствия перечисленных выше форс-мажоров. Давайте рассмотрим, как правильно настроить эту функцию.

В основном меню Microsoft Office (кнопка Office в левом верхнем углу) в меню Параметры Word — Сохранение необходимо включить команду Автосохранение . В списке Минут необходимо указать, с какой периодичностью (в минутах) программа должна проводить автосохранение.

Таким образом, если вы уставили интервал сохранения в 5 минут, то документ будет автоматически сохранятся через каждые 5 минут, и если пропало электричество на 3 минуте после автосохранения, то у вас будет восстановлен документ в том виде, каким он был 3 минуты назад.

В этом же меню вы можете указать путь к каталогу, в котором будут храниться версии открытых документ — Каталог данных для автовосстановления. По умолчанию — это C:\Documents and Settings\Username\Application Data\Microsoft\Word\.

А теперь, давайте рассмотрим функцию Восстановление документа .

Если работа Word была завершена не корректно, и вы не успели сохранить свои данные, но у вас было включено автосохранения, то во время следующего запуска Word’а, автоматически будет запущенно приложение Восстановление документа .

В области задач Восстановление документа отображается до 3-х версий файла, последняя — самая верхняя. У вас есть возможность просмотреть каждую из версий путем нажатия на ней и продолжить свою работу в необходимой версии документа.

В квадратных скобках возле каждой из версий будет указан тип источника версии. Например, Исходный , Автосохраненный .

• Исходный — это та версия документа на момент его открытия, или же сохранения с помощью кнопки Сохранить или CTRL+S.
• Австосохраненный — это версия документа, которая была создана во время последнего автоматического сохранения.

Во время клика по каждой из версий она автоматически выводится на экран, но кроме этого, для каждой версии есть свое меню в котором можно выбрать Сохранить как… и сохранить версию под другим именем или же Закрыть если вы уверены в неактуальности данной версии.

Использовать функции Сохранить как… очень удобно, когда у вас несколько версий, и нет времени выверять их отличия. В таком случае, вы сохраняете документы под разными именами, а позже вычитываете и сравниваете их.

После окончания всех операций с версиями документа, закройте область задач Востановление документа нажав на кнопку Закрыть . Все не сохраненные версии документа будут автоматически удалены.

Резервное копирование

В Word’е можно настроить создание резервной копии при каждом сохранении документа. Таким образом, в случае потери или повреждения файла, у вас будет всегда в наличии последняя сохраненная копия документа. Это версия документа сохраненного с помощью кнопки Сохранить или CTRL+S. Поэтому, если вы удалили исходный документ и не сохранили последние изменения, то в резервной копии такие изменения будут отсутствовать.

Для включения опции резервного копирования необходимо с помощью кнопки Office (в верхнем левом углу) в меню Параметры Word — Дополнительно в разделе Сохранить установить флажок напротив опции Всегда создавать резервную копию.


Резервные копии будут сохраняться там же где и исходный документ. Новая резервная копия, во время сохранения исходного документа, заменяет собой существующую резервную копию. Таким образом, у вас в каталоге всегда будет один исходный файл и одна резервная копия. Имя резервной копии присваивается автоматически и имеет вид Копия Имя_документа.wbk. Например, для исходного файла План.doxc резервная копия будет иметь вид Копия План.wbk.

Открывается резервная копия, как и обычный документ двойным кликом мышки, но для работы в ней необходимо ее сохранить в формате doxc с помощью пункта меню Сохранить как…

Вопрос-Ответ

У меня включено автосохранение, но это только мешает работе, что делать?

Если документ большой и/или содержит много графических объектов, то процесс автосохранения будет занимать несколько секунд, в это время Word будет «подвисать». В таком случае автосохранение лучше установить с большим интервалом времени или вовсе отключить, а после внесения важной информации или изменений в документ самостоятельно нажимать кнопку Сохранить или сочетание клавиш CTRL+S.

У меня не открывается панель для восстановления файлов, хотя автосохранение установлено на каждые 10 мин., что делать?

В таком случае автосохраненные документы можно открыть вручную. Для этого вам необходимо:

Я весь день работал с документом — редактировал, и второпях закрыл нужный мне документ без сохранения!!! :((((Как вытащить от куда-нить резервную копию от автосохранения или что-нибудь придумать???

Если работа Word’а была завершена корректно и по окончанию работы вы просто отказались от сохранения изменений, то никаких изменений документа не сохранилось, ни в резервных копиях (поскольку она создается из сохраненной версии), ни в автосохранениях (версии удаляются после сохранения документа). Лучше приучить себя периодически нажимать кнопочку Сохранить или CTRL+S.