Как данные из access импортировать в excel. Импорт из Excel в Access. Об экспорте данных в Excel

С помощью мастера экспорта можно экспортировать данные из базы данных Access в файл формата, распознаваемого приложением Excel. В этой статье описаны процедуры подготовки и экспорта данных в Excel, а также приведены рекомендации по поиску и устранению типичных неполадок, которые могут при этом возникнуть.

В этой статье

Экспорт данных в Excel: основы

При экспорте данных в Excel приложение Access создает копию выбранных данных, а затем сохраняет их в файле, который можно открыть в Excel. Если данные требуется копировать из Access в Excel достаточно часто, можно сохранить параметры операции экспорта для повторного использования и даже запланировать ее автоматический запуск через определенные интервалы времени.

Стандартные сценарии экспорта данных в Excel

В отделе или рабочей группе для работы с данными используется как Access, так и Excel. Данные хранятся в базах данных Access, но для анализа и распространения его результатов используется Excel. Группа выполняет экспорт данных в Excel по мере необходимости, но этот процесс требуется сделать более эффективным.

Вы используете Access, но ваш руководитель предпочитает работать с данными в Excel. Вам приходится регулярно копировать данные в Excel, но вам хотелось бы автоматизировать этот процесс ради экономии времени.

Об экспорте данных в Excel

Подготовка к экспорту

Прежде чем выполнять операцию экспорта, следует проверить данные, которые будут экспортироваться, на предмет сообщений об ошибках и ошибочных значений. Ошибки рекомендуется устранить до экспорта данных в Excel. В противном случае в ходе экспорта могут возникнуть неполадки, а в ячейки листа Excel могут быть вставлены пустые значения. Дополнительные сведения о проблемах, которые могут возникнуть при экспорте данных в Excel, см. в разделе .

Если исходным объектом является таблица или запрос, определите, как требуется экспортировать данные: с сохранением форматирования или без него. Выбранный способ экспорта влияет на два аспекта целевого файла: объем экспортируемых данных и формат их отображения. В приведенной ниже таблице представлены результаты экспорта форматированных и неформатированных данных.

Экспорт	Исходный объект	Поля и записи	Форматирование
Без форматирования	Таблица или запрос Примечание: Формы и отчеты невозможно экспортировать без форматирования.	Экспортируются все поля и записи базового объекта.	Параметры свойства "Формат" пропускаются в ходе операции. Для полей подстановки экспортируются только значения кодов подстановки. Содержимое полей гиперссылок экспортируется в виде столбца текста, в котором ссылки отображаются в формате отображаемый_текст#адрес#.
С форматированием		Экспортируются только поля и записи, отображаемые в текущем представлении или объекте. Фильтрованные записи, скрытые столбцы таблицы, а также не отображаемые в форме или отчете поля не экспортируются.	В мастере соблюдаются параметры свойства "Формат". В случае полей подстановки экспортируются значения подстановки. При экспорте полей гиперссылок значения экспортируются в виде гиперссылок. При экспорте полей форматированного текста текст экспортируется без форматирования.

Выберите целевую книгу и ее формат. Имейте в виду, что отчеты можно экспортировать только в более старом формате XLS (но не в формате XLSX).

В процессе экспорта Access предлагает указать имя конечной книги. В приведенной ниже таблице представлена сводка случаев создания новой книги или перезаписи имеющейся.

Целевая книга	Исходный объект	Экспортируемые данные	Результат
Не существует	Таблица, запрос, отчет или форма	Данные с форматированием или без него	В ходе операции экспорта создается книга.
Существует	Таблица или запрос	Данные без форматирования	Файл не перезаписывается. В книгу добавляется новый лист, которому присваивается имя объекта, из которого экспортируются данные. Если лист с таким именем уже существует, Access предлагает либо заменить содержимое соответствующего листа, либо указать другое имя нового листа.
Существует	Таблица, запрос, отчет или форма	Данные с форматированием	Файл перезаписывается экспортируемыми данными. Все имеющиеся листы удаляются, и создается новый лист с именем экспортируемого объекта. Данные листа Excel наследуют параметры форматирования исходного объекта.

Данные всегда добавляются в новый лист. Невозможно добавить данные в имеющийся лист или именованный диапазон.

Выполнение экспорта

Что еще важно знать об экспорте

Решение проблем, связанных с отсутствующими и неверными значениями

В приведенной ниже таблице описаны различные способы устранения типичных ошибок.

Совет: Если отсутствует всего несколько значений, введите их в книгу Excel самостоятельно, в противном случае исправьте исходный объект в базе данных Access и повторите экспорт.

Источник проблемы	Описание и решение
Вычисляемые поля	Экспортируются результаты вычисляемых полей; выражения, на основе которых производится вычисление, не экспортируются.
Многозначные поля	Многозначные поля экспортируются в виде списка значений, разделенных точками с запятой (;).
Рисунки, объекты и вложения	Графические элементы (например, эмблемы, содержимое полей объектов OLE и вложения, которые содержатся в исходных данных) не экспортируются. Их следует добавить на лист вручную после завершения операции экспорта.
	При экспорте формы или отчета, содержащих объект Microsoft Graph, он не экспортируется.
Данные в неверном столбце	Значения Null на целевом листе иногда заменяются данными, которые должны находиться в следующем столбце.
Отсутствующие значения даты	Значения дат, предшествующих 1 января 1900 г., не экспортируются. Соответствующие ячейки на листе содержат значения Null.
Отсутствующие выражения	Выражения, которые используются для вычислений, не экспортируются в Excel. Экспортируются только результаты вычислений. Формулу следует добавить в рабочий лист Excel вручную после завершения операции экспорта.
Отсутствующие подчиненные формы, отчеты и таблицы	При экспорте формы, отчета или таблицы экспортируется только главная форма, отчет или таблица. Необходимо повторить операцию экспорта для всех подчиненных форм, отчетов и таблиц, которые требуется экспортировать.
Отсутствующие или неправильно отформатированные столбцы	Если ни один из столбцов на конечном листе не отформатирован, повторите операцию экспорта, установив флажок Экспортировать данные с макетом и форматированием в мастере. Если же только некоторые столбцы имеют форматирование, отличное от исходного, выполните нужные действия в Excel вручную. Форматирование столбца в Excel Откройте целевую книгу Excel и перейдите на лист с экспортированными данными. Щелкните нужный столбец или выделенный диапазон ячеек правой кнопкой мыши и выберите пункт Формат ячеек . На вкладке Число в группе Числовые форматы выберите нужный формат, например Текстовый , Числовой , Дата или Время . Нажмите кнопку ОК .
Значение "#" в столбце	Значение # может содержаться в столбце, который соответствует логическому полю формы. Это может быть результатом запуска операции экспорта из области переходов или режима формы. Чтобы устранить эту ошибку, откройте форму в режиме таблицы, прежде чем экспортировать данные.
Индикаторы или значения ошибки	Проверьте ячейки на наличие индикаторов ошибки (треугольников зеленого цвета в углу ячеек) или значений ошибки (строк, которые начинаются со знака # , а не с нужных данных).

Экспорт данных из Access в Excel осуществляется следующим образом: вкладка «Внешние данные»> группа «Экспорт»> кнопка «Excel» (рис. 6.18).

Рис.6.18 Экспорт данных из Access в Excel

В окне «Экспорт» выбираем файл назначения (рис. 6.19).

Рис.6.19 Окно «Экспорт»

Результат экспорта из Access в Excel показан на рис. 6.20.

Рис.6.20. Результат экспорта из Access в Excel

Можно экспортировать из Access в Excel такие объекты, как таблица, запрос, форма или выделенные записи. При выполнении операции экспортаможно сохранить параметры для последующего использования, а также можно установить расписание автоматического выполнения экспорта через заданные промежутки времени.

Необходимость экспорта данных из Access в Excel может возникнуть, например, для того, чтобы воспользоваться функциями вычислительной обработки, анализа данных, построения диаграмм, гибкими средствами представления данных и другими полезными функциями, которых нет в приложении Access.

В Accessимпортируют данные из Excel, например, чтобывоспользоваться такими функциями Access, как создание отчетов(итоговые отчеты, отчеты с группировкой, графические отчеты), форм. Например, форма Access, в которой порядок расположения полей будет отличаться от порядка столбцов на листе, или форма, в которой будет удобнее просматривать длинные строки данных.

За одну операцию импорта можно импортировать только один лист данных. Чтобы импортировать данные из нескольких листов, необходимо повторить операцию импорта для каждого листа.

Для подключения данных Access к Excel, необходимо открыть в Excel нужную таблицу базы Access. После такого подключения при изменении данных в подключенной таблице Access и обновлении в таблице Excelданные также изменятся.

При создании связи в таблице Access с таблицей Excel (открыть в Accessтаблицу Excel) и обновлении данных в Excel данные Access также будут обновляться.

Напомним, что отдельные вопросы обмена данными между приложениями рассмотрены в § 16 главы 3 и в § 11 Главы 4.

Ниже рассмотрены некоторые «сквозные задачи», которые требуют обмена данными между разными приложениями.

Сквозные задачи

Задача 1.«Выбор фотоаппарата»

Постановка задачи

Требуется из множества фирм, продающих один и тот же товар, выбрать фирму, предлагающую наименьшую цену.

Найти в Интернете информацию о фирмах (10-15 фирм):

Название фирмы;

вид товара или услуги (2-3);

характеристики товара или услуги;

цена на определенную дату;

фото товара.

Создать базу данных. Продумать структуру базы (количество таблиц, их связь, типы полей). База должна включать не менее 3-х таблиц.

Вариант структуры таблиц:

1-я таблица: название фирмы-продавца (10-15 фирм), адрес, телефон, сайт (данные взять из Интернета);

2-я таблица: марка товара(три-четыре марки), цена на определенную дату, название фирмы-продавцы.

3-я таблица: марка товара; характеристики товара, фото товара.

В Excel импортировать таблицу базы.

Построить графики цен по каждому виду товара (ось х – фирма, у – цена).

Определить среднюю цену товара или услуги по фирмам. В дополнительном столбце вывести категорию цены (средняя, выше средней, ниже средней).

Построить, если необходимо, сводную таблицу по фирмам и маркам. Определить фирму, продающую определенную марку за наилучшую цену.

Отчет оформить в Word (постановка задачи, ход выполнения работы, результаты).

Рассмотрим пример с фирмами, занимающимися продажей фотоаппаратов.

1. В Интернете находим информацию о фирмах, продающих фотоаппараты. Сначала, информацию можно собрать в файл Word.

Например:

Где купить продукцию категории «Фото»? Каталог «Shopping Online» поможет с поиском лучших и проверенных интернет-магазинов.

1.	Foto.ru Foto.ru: широкий ассортимент фотоаппаратов, фотокамер, объективов, видеокамер, телескопов, микроскопов, биноклей www.foto.ru - подробнее
2.	HiLife Основным видом деятельности фирмы является торговля фото/видео оборудованием, компьютерной и оргтехникой, радиотехническими устройствами www.hilife.ru - подробнее Нет Canon
3.	Неоград Интернет-магазин Неоград как самостоятельное подразделение открылся 18 октября 2005 года. Специализация - портативная цифровая техника и электроника. www.neograd.ru - подробнее Сайт Без цены
4.	ОнЛайн Трейд На сегодняшний момент ОнЛайн Трейд является дистрибутором таких всемирно известных компаний, как: Canon, Nikon, Sony, Panasonic, Apple, Olympus, Pentax, Wacom и других. www.onlinetrade.ru - подробнее Нет Canon G11
5.	ZumShop Интернет-магазин фототехники/ www.zumshop.ru - подробнее

2. Создаем пустые таблицы в Accesscпродуманной структурой (рис. 6.21–6.23).

Рис.6.21 Структура таблицы Фирмы-продавцы

Рис.6.22 Структура таблицы «Цены фотоаппаратов»

Рис.6.23 Структура таблицы «Фотоаппараты»

3. Организуем связь таблиц (рис.6.24).

Рис.6.24 Связь таблиц

4. Заполняем таблицы данными, начиная с таблиц «Фирмы-продавцы» и «Фотоаппараты» (рис. 6.25–6.27).

Рис.6.25 Содержимое таблицы «Фирмы-продавцы»

Рис.6.26. Содержимое таблицы «Фотоаппараты»

Рис.6.27. Содержимое таблицы «Цены фотоаппаратов»

Тип поля «Фото» в таблице «Фотоаппараты – поле объекта OLE.

Для вставки фото фотоаппарата в контекстном меню выбирается команда «Вставить объект» и далее (рис. 6.28).

Рис.6.28. Вставка изображения

5. Создаем отчеты.

Пример отчета показан на рис. 6.29:

Рис.6.29. Отчет по таблице «Фотоаппараты»

Получить сведения о лучших ценах на фотоаппараты в разных фирмах можно, сформировав отчет с группировкой по фотоаппаратам (рис. 6.30).

Рис.6.30. Отчет по таблице «Цены фотоаппаратов»
с группировкой по фотоаппаратам

6. Создаем таблицу в Excel.

Импортируем таблицу базы данных вExcelиз Access(вкладка «Данные»→ Из Access→выбираем файл базы (рис. 6.31)→выбираем нужную таблицу из базы (рис.6.32)→выбираем способ представления данных (рис. 6.33)→результат импорта (рис. 6.34).

Рис.6.31. Выбор файла базы

Рис.6.32. Выбор таблицы из базы

Рис.6.33. Выбор способа представления данных

С помощью кнопки Свойства (рис.6.33), можно установить параметры обновления, форматирования и макета импортируемых данных. Подключившись к данным Access, можно после каждого добавления данных в исходную базу данных Access автоматически обновлять книги Excel.

Рис.6.34. Результат импорта

Выбрав информацию по определенному фотоаппарату (рис. 6.35–6.36), строим график цен по фирмам (рис. 6.37).

Рис.6.35. Задание фильтра

Рис.6.36. Информация по Cannon

Рис.6.37. График цен

7. Создаем сводную таблицу в Excel (Вставка →Сводная таблица). Выбор параметров сводной таблицы и результат показаны на рис.6.38–6.39.

Рис.6.38. Выбор параметров сводной таблицы

Рис.6.39. Сводная таблица

Задача 2. «Выбор гостиницы»

Постановка задачи

Необходимо выбрать место для отдыха на море (из трех или более направлений) и гостиницу (из нескольких по каждому направлению) на заданные даты года.

Параметры выбора: цена проживания в гостинице, цена перелета, количество солнечных дней во время отдыха, количество дней с комфортной температурой воздуха и воды.

Выбор места и гостиницы выполняется с помощью функции «цена/качество», где в числитель вводятся необходимые затраты, а в знаменатель – положительные факторы («удовольствия»), связанные с отдыхом. При этом, чем меньше затрат приходится на единицу «удовольствий», тем предпочтительнее выбор.

Для выполнения задания нужно создать базу данных в Access.Найти в Интернете и ввести в базу данных нужную информацию по каждому объекту. Экспортировать таблицы Access и запросы, требующие вычислительной обработки в Excel.Построить графики по изменяющимся параметрам выбора. Вычислить функцию «цена/качество» для каждого рассматриваемого объекта отдыха и выбрать лучший объект по минимальному значению функции. Составить в Word отчет по заданию. Сделать в PowerPointпрезентацию выбора места отдыха.

1. Создаем в Access базу данных и пустые таблицыc продуманной структурой, например (рис. 6.40–6.43). Организуем связь таблиц (рис. 6.44).

Рис.6.40. Структура таблицы «Гостиницы»

Рис.6.41. Структура таблицы «Цена гостиницы»

Рис.6.42. Структура таблицы «Цена перелета»

Рис.6.43. Структура таблицы «Солнечные дни»

Рис.6.44. Связь таблиц

2. В Интернете находится информация о предполагаемых местах отдыха:

– страна;

– название гостиницы;

– количество звезд;

– телефон;

– цена проживания на каждый день отдыха;

– цена перелета;

– солнечные дни в данном месте по датам;

– температура воды на каждый день отдыха;

– температура воздуха на каждый день отдыха.

Найденные данныевводятся в таблицы Access, начиная с таблицы «Цена гостиницы»(рис. 6.45–6.49).

В базе данных можем получить результаты запросов и нужные отчеты по таблицам или запросам.Примеры на рис. 6.50–6.52.

Рис.6.51. Результат запроса «Гостиницы 3* в Черногории и Испании»

Рис.6.52. Отчет по запросу «Гостиницы 3* в Черногории и Испании»

3. Экспортируем таблицы и запросы, требующие числовой обработки, из Access в Excel на разные листы (цены проживания вгостиницах, цены авиаперелетов, солнечные дни, температуры воздуха, температуры воды).

4. В Excelрассчитываем функцию «цена/качество»по формуле

По результатам расчета выбираем лучшее место отдыха.

5. В Worde составляем отчет, содержащий постановку задачи, технологию решения, графики изменения основных параметров и самой функции . В PowerPoint выполняем презентацию технологии выбора места отдыха.

Расширенный вариант постановки задачи «Выбор гостиницы»

Необходимо выбрать место для отдыха и гостиницу (из нескольких возможных) на определенный интервал времени отдыха (например, 10 дней) в рамках заданного периода в 45 дней (например, с 5 августа по 10 сентября).

Параметры выбора для варианта пляжного отдыха – цена проживания, цена перелета,цена трансферта, солнечные дни, дни без осадков, температура воздуха, температура воды, расстояние до пляжа.

Такие параметры как стоимость проживания в сутки, солнечные дни, дни без осадков,температура воздуха, температура воды нужно ввести в соответствующие таблицы базы данных для всех дней периода возможного отдыха (с 5 августа по 10 сентября). Стоимость перелета – для всех дней возможного начала отдыха (с 5 августа по 1 сентября).

Необходимые данные для каждого 10 дневного интервала получим из таблиц базы Accessс помощью запросов. Запросы будем экспортировать в Excelдля вычислительной обработки.

Привлекательность поездки будем, оценивать величиной обобщенной функции «цена/качество», которая строится так, что в числителе суммируются затраты на планируемую поездку (перелет, трансферт, гостиница и пр.), а в знаменателе суммируются положительные факторы, зависящие от цели поездки и личных предпочтений. Выраженные предпочтения учитываются весами параметров

При этом обобщенная функция имеет следующий вид:

Здесь - величины параметров функции, – веса параметров.

Например, для варианта пляжного отдыха,подсчитаем в планируемом интервале:

– число дней, где температура воздуха будет в комфортных для нас пределах от 24 до 29 градусов,

– воды будет от 22 до 27 градусов,

– число дней без осадков,

– число солнечных дней,

– обратная величина расстояния до пляжа в сотнях метров, умноженная на число дней пребывания (при расстоянии 200 метров и 7 днях пребывания

Вес гостиницы может учитывать комфортность проживания. Например, в отеле 3 звезды = 1.0; в отеле 4 звезды = 0.8; в отеле 5 звезд = 0.5 (Большие цены «смягчаются» меньшими весами).

Вес перелета может учитывать класс салона (эконом, бизнес) и время в пути. Например, при перелете эконом классом прямым рейсом примем . При перелете бизнес классом прямым рейсом примем

Перелет непрямыми рейсами может занимать очень разное время (сильно зависит от стыковок). Возникающее при этом существенное снижение комфортности можно учесть, увеличив исходный вес перелета в соответствии с потерями времени. Пусть при перелете эконом классом прямым рейсом «туда» время в полете t 1 = 5.0 часов, «обратно»t 2 = 4.5 часа, а при перелете с пересадками, «туда»T 1 = 7.5 часов, «обратно»T 2 = 12.5 часа. При этом вес перелета можно рассчитать так:

P п = 1.0 + k((T 1 – t 1)/ t 1 + (T 2 – t 2)/ t 2).

При указанных параметрах и k = 0.5 получим

P п = 1.0 + 0.5(0.5 +1.8) = 2.15

Если лишнее время в полете особо не напрягает, можно брать k< 0.5

Веса (i = 1,…,5) в зависимости от личных предпочтений могут быть приняты как больше, так и меньше единицы. Например, вес дней без дождя может быть принят существенно больше единицы, а вес удаленности от пляжа меньше единицы. Функция вычисляется для каждого объекта по всем принятым интервалам отдыха. Результаты вычислений функции представляются в сводной таблице. Минимальное значение функции определит место и время предпочтительного отдыха.

По результатам решения в Wordсоставляется отчет, содержащий постановку задачи, технологию решения, включая нужные таблицы Access, запросы, отчеты, графикиExcel изменения основных параметров и самой функции . В PowerPointвыполняется презентация выбора места отдыха, соответствующая отчету.

Описанные модели и технологии могут быть применены для ранжирования и отбора любых социальных услуг. Помимо пляжного отдыха можно рассматривать варианты туристических маршрутов, горнолыжного отдыха, круизы, дайвинг, серфинг, рыбалку, охоту. Задача может решаться также на определение предпочтительного центра для обучения, лечебного центра и т.д.

Литература

1. Информатика. Базовый курс: Учебник для Вузов.3-е издание/ Симонович и др.–Спб: Питер, 2013.–640 с.

2. Информатика. Учебник для ВУЗов. 1-е издание/ Волков В.Б., Макарова Н.В.–Спб: Питер, 2013.–576 с.

3. Практикум по информатике. MicrosoftOffice 2007/ Сост. М.И.Коробочкин, Г.З. Гарбер, Е.Е. Дмитриева, В.С. Красницкий, Е.В. Калинова, Ю.Н. Тимохин, С.С. Репин; 3-е изд., исп. и доп.–М.: ГУЗ, 2008 г.

ВВЕДЕНИЕ.. 3

Глава 1. РАБОТА В СРЕДЕ ТЕКСТОВОГО РЕДАКТОРА.. 5

MICROSOFT WORD.. 5

§1. Общие сведения, терминология MicrosoftWord. 5

§2. Работа с файлами. 9

§3. Ввод и форматирование текста. 12

§4. Создание таблиц. 21

§5. Редактор формул. 29

§6.Инструмент SmartArt и создание фигур. 36

§7. Верстка многостраничных документов. 39

§8. Режимы отображения документа. 47

§9. Работа с документами, содержащими гиперссылки. 54

§10. MicrosoftPowerPoint 59

Тест по теме «Microsoft Word 2010». 62

Глава 2. ОПЕРАЦИОННАЯ СИСТЕМА «WINDOWS 7». 63

§1. Общие сведения о системе «WINDOWS 7». 63

§2. Сервисное обслуживание файловой системы.. 73

§3. Программы архивации. 79

§4. Новинки Windows 7. 82

§5 Программа Фотоальбом WindowsLive. 85

Глава 3. РАБОТА В СРЕДЕ ТАБЛИЧНОГО ПРОЦЕССОРА EXCEL.. 92

§1. Вид окна Excel 2010. 92

§2. Редактирование информации в ячейках. 93

§3. Форматы ячеек. 94

§4. Копирование и перемещение информации. 95

§5. Создание прогрессий. 96

§6. Выполнение арифметических операций. 97

§7. Расчёты с использованием функций. 103

§8. Формулы массива. 118

§9. Индикация ошибок при использовании формул. 121

§10. Решение уравнений с одним неизвестным с использованием функций Excel 2010 (подбор параметра) 122

§11. Решение оптимизационных задач линейного инелинейного программирования с помощью процедуры«Поиск решения». 126

§12. Графическое представление данных с помощью.. 134

диаграмм и графиков. 134

§13. ИспользованиеExcelдля управлениябазами данных. 137

§14. Анализ данных в Excel с помощью сводных таблиц. 142

§15. Создание и использование макросов в Excel 144

§16. Одновременное использование Excel и Word. 148

Задачи для самостоятельного решения. 149

Глава 4. СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗОЙ ДАННЫХ ACCESS. 157

§ 1.Введение. 157

§ 2. Технология построения реляционной базы данных. 160

§3. Создание базы данных. 168

§ 4. Установка и исправление свойств полей. 173

§ 5. Определение структурной связи между таблицами. 183

§ 6. Ввод, просмотр и корректировка данных. 186

§ 7. Создание форм для ввода/редактирования данных в таблицах. 193

§ 8. Вывод на печать характеристик и содержимого таблиц. 203

§ 9. Сортировка, фильтрация и организация выборки данных. 205

§ 10. Создание и выполнение запросов на выборку данных. 211

§ 11. Создание отчетов. 218

Глава5. ОСНОВЫ РАБОТЫ В СРЕДЕ ИНТЕРНЕТ.. 226

§1.Введение. 226

§2.История Интернета. 228

§3.Интернет в России. 230

§4.Адреса и имена серверов. 230

§5.Виды доступа в Интернет.. 231

§6.World Wide Web–«Всемирная паутина». 232

§7.URL и протоколы доступа к ресурсам Интернета. 233

§8.HTTP- и FTP-серверы.. 234

§9.Браузер Internet Explorer. 235

§10.Поисковые системы Интернета. 236

§11.E-mail–электронная почта. 238

§12.Почтовая система Mail.ru. 239

§13. Программы архивации и разархивации. 244

§14.Программное обеспечение для создания сайтов. 245

§15. Текстовый процессор Word и Интернет.. 246

§16. Размещение набора Web-страниц на сайте Narod.ru. 247

§17.Создание сайтов средствами Мастерской Narod.ru. 248

§18.Интернет-магазины и интернет-услуги. 250

§19.Безопасность работы в Интернете. 251

Приложение 2. Кодировка русских букв латинскими. 256

Приложение3. Список полезных сайтов. 256

Глава 6. СВЯЗЬ ПРИЛОЖЕНИЙ MICROSOFT OFFICE 2010. 257

§1.Введение. 257

§2.Основные средства обмена данными между приложениями Microsoft Office. 257

§3. Сквозные задачи. 268

Пользователям офисных приложений часто приходится обрабатывать информацию из различных источников, а значит, постоянно сталкиваться с необходимостью импорта и экспорта данных. При этом необходимо заботиться, чтобы перенос данных из одного формата в другой выполнялся без ошибок и потерь важной информации.

В статье рассматривается взаимный обмен данными между основными приложениями Microsoft Office: Word, Excel и Access, а также операции экспорта/импорта в формат HTML.

При работе с данными информацию удобнее всего хранить и обрабатывать в табличном виде. Работать с таблицами позволяют практически все основные приложения Microsoft Office 2000:

• в текстовом редакторе Word наилучшим образом можно оформить таблицы для печати;
• в электронных таблицах Excel удобно проводить анализ данных и результатов расчетов как в табличной форме, так и с помощью диаграмм;
• наконец, в базах данных Access можно максимально эффективно обрабатывать большие объемы табличных данных.

Каждое офисное приложение имеет свои «фирменные» возможности, поэтому для эффективной работы с документами и информацией в одной программе лучше перепоручить выполнение отдельных задач другому приложению. Например, табличные расчеты легко и удобно произвести в Excel, однако создать красиво отформатированную таблицу для печати лучше в Word. А значит, нам потребуется импортировать данные из Excel в Word.

Использование буфера обмена

Самый простой способ переноса данных из одной офисной программы в другую - воспользоваться буфером обмена.

Чтобы поместить информацию в буфер обмена, нужно выделить данные и выбрать в меню команду Правка а Копировать (или Правка а Вырезать). Все приложения Microsoft Office 2000 работают с общим буфером обмена, в который можно поместить до 12 различных фрагментов. Для просмотра содержимого буфера обмена нужно вызвать специальную панель «Буфер обмена» (меню Вид а Панели инструментов а Буфер обмена).

Для вставки произвольного фрагмента из буфера обмена нужно установить курсор в позицию вставки, а затем в панели «Буфер обмена» выбрать вставляемый фрагмент. Если же нужно вставить последний скопированный (или вырезанный) фрагмент, то можно использовать привычную команду меню Правка а Вставить или кнопку Вставить панели инструментов «Стандартная».

При вставке фрагмента из буфера обмена данные обычно помещаются в формате, позволяющем их редактировать. Так, ячейки рабочих листов Microsoft Excel и записи баз данных Microsoft Access вставляются в Word как таблицы Word, с сохранением ширины столбцов и параметров форматирования шрифта. Текст Microsoft Word, содержащий символы табуляции, будет вставлен в ячейки листа Microsoft Excel с распределением по строкам и столбцам (рис. 1). Записи из Microsoft Access вставляются на лист Microsoft Excel в виде строк, с отображением каждого поля в отдельном столбце.

Однако если программа не позволяет редактировать данные, то их нужно вставить в виде внедренного объекта, который можно редактировать в исходной программе, открыв объект двойным щелчком мыши. Например, таким образом ведет себя диаграмма, созданная в Excel, если вставить ее в документ Word. Наконец, если данные не могут быть вставлены в виде внедренного объекта (например, при копировании данных из программы, не поддерживающей механизм ОLE ), то они должны быть помещены в виде неизменяемого рисунка.

Для самостоятельного управления форматом данных, вставляемых из буфера обмена, следует вместо команды меню Правка а Вставить использовать команду Правка а Специальная вставка… В этом случае в открывшемся окне «Специальная вставка» (рис. 2) можно выбрать из списка вариант конечного результата вставки.

Например, с помощью Специальной вставки таблицу, скопированную из Excel, можно вставить в Word не только в виде отформатированной таблицы Word, но и как внедренный лист Microsoft Excel, неформатированный текст, а также в виде точечного или векторного рисунка.

Импорт текстового файла с разделителями

Если у вас все еще сохранились данные, созданные в «древних» текстовых редакторах под MS-DOS, то давно пора перенести их в Word, Excel или Access.

Файлы DOS’овских текстовых редакторов хранят только текстовую информацию, а в таблицах таких документов обычно для разделения используются символы пробелов, табуляции, символов «!», «:», «;» и др.

Чтобы произвести перенос данных, в Excel выбираем команду Файл а Открыть…, тип файла «Текстовые файлы» и нажимаем кнопку «Открыть». Запускается мастер импорта текстов (рис. 3).

На первом шаге мастера нужно указать, формат, в котором хранятся исходные данные, то есть используются ли разделители в исходном документе, а также кодировку, в которой хранится текст. Затем нужно указать символ-разделитель и дополнительную информацию о типе и формате исходных данных. В результате текст будет перекодирован и вставлен в виде таблицы в Excel.

Примерно так же работает мастер импорта текстовых файлов с разделителями в MS Access, только при его работе дополнительно можно указывать язык и кодировку исходного текста.

Кстати, для более корректного импорта текстового файла желательно заранее немного подкорректировать его содержимое, чтобы количество и местоположение разделителей в каждой строке совпадало.

Связь Excel c Access

В приложениях MS Office для обмена данными предусмотрены три типа действий: экспорт, импорт и связывание. При операциях экспорта и импорта полученный результат не связан с исходными данными, а является их копией. В свою очередь, при операции связывания данные продолжают храниться в исходном документе, а обращаться к ним можно из других связанных документов. Таким образом, связывание позволяет при работе с одним источником данных использовать возможности разных приложений.

Предположим, вы работаете с данными в Excel и хотите воспользоваться возможностями MS Access. Для этого вам потребуется установить связь с Access. В Excel в меню Сервис а Надстройки нужно включить надстройку AccessLinks (рис. 4) (возможно, для ее установки требуется дистрибутив MS Office 2000). Надстройка AccessLinks позволяет использовать формы и отчеты MS Access при работе с данными MS Excel. В меню Данные в Excel будут добавлены три команды:

• Форма MS Access…;
• Отчет MS Access…;
• Перенести в MS Access… .

При выборе команды Данные а Форма MS Access произойдет следующее:

• по выбору будет создана новая или открыта существующая БД;
• в этой БД автоматически будет установлена связь с исходной таблицей Excel и запущен мастер форм Access, предлагающий создать новую форму;
• выполнив все шаги мастера форм, вы получите экранную форму Access для работы с данными Excel.

Аналогично работает команда Данные а Отчет MS Access, только в результате будет создан стандартный отчет Access.

Команда Данные а Перенести в MS Access… запустит Access и выполнит экспорт данных из Excel в таблицу новой или существующей БД Access.

На рабочем листе Excel появляются кнопки для открытия формы (или отчета) в Access, а после переноса данных появляется надпись об успешном его окончании (рис. 5). С помощью этих кнопок можно повторно вызывать созданные в Access формы или отчеты, связанные с хранящимися на рабочем листе данными.

Можно достичь подобного результата, работая в MS Access с данными из электронных таблиц Excel.

Импорт и связывание данных в Access

Среди всех офисных приложений фирмы Microsoft система управления базами данных Access 2000 специально предназначена для работы с табличными данными.

В Access имеются возможности:

• сохранять большие объемы данных во взаимосвязанных таблицах;
• создавать сложные запросы для отбора записей (табличных строк) и выполнения вычислений по данным из нескольких таблиц;
• автоматически изменять множество записей с помощью запросов действия;
• и наконец, создавать собственные формы и отчеты для удобного ввода, редактирования и анализа данных.

Чтобы использовать все эти преимущества, необходимо будет перенести в Access данные из других офисных приложений.

Передать информацию в Access можно с помощью импорта или путем установки связи с источником данных.

Операция Импорт подразумевает получение извне и сохранение копии данных «приемлемого» формата. При этом связь с источником исходных данных поддерживаться не будет (то есть данные становятся «родными» для Access и «забывают» о своем предыдущем местонахождении).

Попробуем перенести данные из рабочей книги Excel в Access. Для этого в меню Файл выберем команду Внешние данные а Импорт.

В открывшемся диалоговом окне «Импорт» выберем тип файлов «Microsoft Excel», укажем исходный файл Excel и нажмем кнопку Импорт. После этого начнет работу мастер, который позволяет импортировать в Access содержимое выбранного рабочего листа или именованного диапазона ячеек (рис. 6).

Импорт именованного диапазона может потребоваться в случае, если на одном рабочем листе размещено несколько таблиц или наряду с табличными данными есть и другие объекты (надписи, рисунки или диаграммы). Каждому из таких диапазонов можно присвоить имя. Для это необходимо выделить диапазон ячеек, в котором размещены данные табличного вида, а затем в окошке «Имя» (в самом начале строки формул) ввести название диапазона и нажать Enter (рис. 7).

Из книги Excel можно импортировать в таблицу Access отобранные столбцы из указанного диапазона или рабочего листа. Тип данных, хранящихся в полях (столбцах) значений, распознается по содержимому нескольких первых записей (строк), поэтому после импорта часто требуется его корректировка.

Иногда бывает удобно работать с одними и теми же данными одновременно то из Excel, то из Access (то есть редактировать и добавлять данные в таблицу как при работе в Excel, так и при обработке информации в базе данных MS Access). В этом случае нужно в базе данных Access создать Связи с таблицами Excel.

Для установки связи базы данных с внешней таблицей необходимо выполнить команду меню Файл а Внешние данные а Связь с таблицами. Запустится мастер установки связи, шаги которого аналогичны действиям мастера импорта. В результате будет установлена динамическая связь с данными из Excel, а в списке таблиц в окне базы данных Access появится новая таблица, помеченная специальной пиктограммой в виде стрелочки, которая обозначает, что данная таблица является связанной (рис. 8).

После установки связи данные, хранящиеся в связанной таблице, можно обрабатывать как в Excel, так и в базе данных Access.

Если в дальнейшем файл - источник данных будет переименован или перемещен в другую папку, то связь будет нарушена. Для восстановления связи нужно будет указать новое местоположение исходного файла с помощью команды меню Сервис а Служебные программы а Диспетчер связанных таблиц.

Аналогичным образом производится импорт и связывание данных из одной базы данных MS Access в другую.

Экспорт данных из Access в Word и Excel

Как бы ни была удобна и производительна обработка данных в базах данных Access, все-таки его «выразительные» средства подчас беднее, чем у Excel или Word (Access сложнее и в нем меньше возможностей оформления). Например, в Excel можно более наглядно (главное - в привычной для пользователя форме) представить информацию в табличном виде и намного проще создавать и изменять диаграммы.

В меню Сервис а Связи с Office находятся три команды экспорта данных из Access в Word и Excel:

• Анализ в MS Excel;
• Публикации в MS Word;
• Слияние с MS Word.

Чтобы отправить данные из Access в Excel, в окне базы данных Microsoft Access необходимо выбрать таблицу, запрос, форму или отчет, а затем выполнить команду меню Сервис а Связи с Office а Анализ в MS Excel (рис. 9). Microsoft Access сохранит таблицу, запрос, форму или отчет в виде книги Microsoft Excel (.xls) и откроет этот файл в Microsoft Excel. Файл с именем таблицы, запроса или другого объекта базы данных сохраняется в текущем рабочем каталоге (по умолчанию «C:\Мои документы»).

Экспорт документов в HTML-формат

Сегодня для многих стало необходимым размещать данные в сети Internet.

Чтобы быстро подготовить информацию из офисных программ для публикации в Web, не нужно знать тэги языка HTML - достаточно просто сохранить ее в формате гипертекстового документа. Для этой цели в Word и Excel добавлена специальная команда меню Файл а Сохранить как Web-страницу.

После выполнения этой команды откроется окно «Сохранение документа», в котором можно изменить заголовок документа (кнопка «Изменить»), а также параметры HTML-документа (кнопка «Сервис» а Параметры Web-документа) (рис.10). Затем нажмите кнопку «Сохранить», и вы получите готовую Web-страничку.

При сохранении документа в формате HTML неизбежно утрачиваются некоторые элементы форматирования, поэтому, прежде чем выполнять экспорт, воспользуйтесь командой Файл а Предварительный просмотр Web-документа для оценки результата.

Полученный в результате Web-документ можно будет разместить в сети Internet и просматривать с помощью программ-браузеров. Результат, конечно, далек от совершенства (особенно громоздкий HTML-код), однако простота и скорость создания такой Web-странички налицо.

Резюме

Перенос информации из одного офисного приложения в другое позволяет наиболее эффективно работать с данными. Обмен данными можно организовать, используя буфер обмена, а также операции импорта и экспорта. А для работы с общими данными из разных приложений удобно организовать связь с источником данных. Надеемся, что необходимость переноса данных в MS Office 2000 не станет для вас большой проблемой.

КомпьютерПресс 7"2001

Access – это реляционная система управления базами данных, в которую можно импортировать одну или несколько таблиц Excel и согласовать их однородные элементы. Более того, при помощи Access можно собрать и проанализировать большое количество данных, так как один файл Access включает несколько таблиц Excel. Но для начала необходимо импортировать данные из Excel в Access; это можно сделать, выполнив несколько основных действий.

Шаги

Часть 1

Подготовка к импорту данных из Excel в Access

На компьютере запустите Excel и Access. Необходимо купить и скачать пакет Microsoft Office, который содержит и Excel, и Access. Это можно сделать на официальном сайте компании Microsoft.

Перед импортом данных в Access обработайте таблицу Excel. Это сильно облегчит задачу по переносу данных из Excel в Access. Суть в том, что в разных таблицах определенные данные должны иметь один формат.

1. Разделите данные в столбцах таблицы Excel. Для того чтобы сделать элементы таблицы Excel однородными (для их импорта в Access), разделите информацию в соответствующих столбцах.

   • Например, вы можете поместить фамилию в один столбец, имя – во второй, а отчество – в третий. Аналогичным образом поступите с соответствующим столбцом во второй таблице. Теперь в Access вы сможете согласовать, например, фамилии из одной таблицы с фамилиями из другой и найти людей, которые присутствуют в обеих таблицах.
   • Для разделения данных в столбце Excel выделите нужный столбец. В панели инструментов нажмите "Данные". Затем нажмите "Текст по столбцам". Рекомендуется выбрать опцию "С разделителями". Затем нажмите "Далее".

2. Для разделения данных, расположенных в одном столбце, следуйте подсказкам Мастера текстов. Выполните следующие действия:

   • Выберите символ-разделитель между данными. Помните, что информация, занесенная в ячейку, разделяется каким-то символом. Как правило, таким символом-разделителем является пробел, запятая или точка с запятой. В подавляющем большинстве случаев информация разделяется пробелом. Например, в ячейку занесена следующая информация: Иванов Иван Иванович. Здесь Фамилия отделена от имени пробелом, а имя отделено от отчества также пробелом. В этом случае в окне Мастера текстов выберите опцию "Пробел".
   • Нажмите "Далее". Затем нажмите "Готово". Столбец с ячейкой "Иванов Иван Иванович" разделится на три столбца. Теперь вы можете присвоить имя каждому из трех новых столбцов, то есть назвать их как "Фамилия", "Имя", "Отчество". Перед разделением информации справа от разделяемого столбца вставьте несколько пустых столбцов, чтобы Excel занес в них разделенные данные (а не в уже заполненные столбцы с другими данными).

Access предоставляет широкие возможности пользователям по переносу уже существующих баз данных в среду MS Access. К примеру, если вы вели обработку информации в MS Excel, эксплуатировали базы в средах dBase, Paradox или FoxPro, или же просто хранили свои данные в текстовых файлах, и решили воспользоваться возможностями MS Access, - вам не составит труда перенести свои данные в эту среду.

С таким же успехом вы можете экспортировать свои данные из таблиц Access в большинство существующих сред обработки данных. Более того, в Access заложен аппарат поддержки миграции данных в еще не существующие среды, используя механизм ODBC. Т.е. с появлением новой, с более широким спектром возможностей СУБД, вы не будете привязаны к Access необходимостью заново вводить данные под новый формат базы.

Если эта база будет содержать драйвер ODBC, вы просто экспортируете свои данные в другую среду. Сейчас многие производители ПО для хранения и обработки данных внедряют в свои приложения поддержку ODBC, и ваше Access - приложение уже сейчас может обмениваться информацией как с такими СУБД как Oracle, SQL-Base, Sybase, Paradox, FoxPro, Btrieve, DB2 и т.д., так и с будущими.

Пример решения

1. Импорт данных

Access поддерживает две возможности использования данных других баз - импорт и присоединение.
Импорт подразумевает полную конвертацию существующей таблицы из другой среды в формат MS Access. Все модификации импортированной таблицы автоматически не переносятся в импортированную вами таблицу. Т.е. импортировать данные имеет смысл в тех случаях, если вы:

• полностью переходите на работу с Access и переносите все свои данные в эту среду, не обращаясь к старому приложению;
• используете информацию, редко модифицируемую пользователем: словари, справочники и т.д.;
• добиваетесь максимальной производительности по обработке данных в смешанных средах (совместного использования данных одновременно несколькими средами БД), т.к. Access быстрее работает со своими форматами в своей среде.

В предыдущих лабораторных работах мы уже создали проект базы данных STUD, поэтому нам остается только заполнить созданные таблицы данными.

1.1. Импорт таблиц баз данных

Импортируем данные таблицы Access "Преподаватели" из базы STUD_1.mdb, содержащую информацию о преподавателях, в одноименную таблицу Access.

Откроем базу данных STUD и активизируем окно базы данных. Для активизации окна импорта в меню “Файл” выбирем “Внешние данные ” > “Импорт” или щелкнем по кнопке “импорт ” на панели инструментов.

ACCESS выведет диалоговое окно “Импорт”. Найдем файл STUD_1.mdb базы и щеленем по кнопке “Импорт”.

В следующем окне “Импорт объектов ” выбирем для импорта объкт и щелкнуть по кнопке “OK”

Примечание : (для версии ACCESS 2.0)
Откроем базу данных STUD и активизируем окно базы данных. Для активизации окна импорта в меню "File" выполним команду "Import" или щелкнем по кнопке "Import" на панели инструментов.
В появившемся диалоговом окне в списке форматов выберем "Microsoft Access" и щелкнем по кнопке "Ок".
Access выведет диалоговое окно выбора файла. Найдем файл "STUD_1.mdb" базы и щелкнем по кнопке "Ок". Если искомый файл находится на сетевом сервере, то его путь указывается через кнопку "Network..", где нужно указать сетевое устройство и путь к базе.
В следующем окне определения объекта для импорта выберем в списке "Object Type" пункт "Tables" и в списке выбора "Objecs in STUD_1.MDB" щелкнем на таблице "Преподаватели", справа выберем переключатель "Structure and Data", после чего нажмем кнопку "Import".Появится окно с информацией о завершении импорта. После нажатия "Ок" мы вернемся в окно "Import objects", где нажмем кнопку "Close".

Если импорт выполнен успешно, то вернувшись в окно базы данных мы увидим описание новой таблицы "Преподаватели1".
Для переноса данных в существующую таблицу "Преподаватели" активизируем щелчком мыши таблицу "Преподаватели1" (описание таблицы выведется на синем фоне), выполним команду “Копировать”("Copy") меню “Правка” ("Edit") для переноса содержимого таблицы в буфер, а затем команду “Вставить” ("Paste") в том-же меню.

Появится окно “Вставка таблицы” ("Paste Table As"), где в поле “Имя таблицы” ("Table Name") введем имя "Преподаватели", и в поле выбора “Параметры вставки” ("Paste Options") выберем “Добавление данных в таблицу” ("Append Data to Existing Table"), добавляющий данные в существующую таблицу. Предыдущие пункты позволяют копировать только структуру таблицы, или структуру с данными.
Теперь таблица "Преподаватели" содержит данные, импортированные из другой базы Access. Удалим таблицу "Преподаватели1" любым из рассмотренных ранее способов.
Подобным образом производится импорт данных из баз данных FoxPro, dBase, Paradox и Btrieve. ".

1.2. Импорт данных из электронной таблицы Excel

MS Access поддерживает импорт/экспорт данных с электронными таблицами Lotus 1-2-3 и MS Access. Можно импортировать как таблицы целиком, так и их отдельные фрагменты.

При импорте электронных таблиц можно либо дописать данные в уже существующую таблицу, либо сформировать новую. В первом случае необходимо либо сформировать имена столбцов эл. таблицы, идентичные именам полей таблицы Access, или расположить столбцы эл. таблицы в той же последовательности, что и поля таблицы БД, в которую импортируются данные.
Если мы будем создавать на импортируемых данных новую таблицу, то желательно ввести имена столбцов в первую строку импортируемой электронной таблицы, в противном случае Access назначит в качестве полей последовательные числа, начиная с 1 (их потом можно будет изменить, открыв таблицу в режиме конструктора).

Тип данных для полей новой таблицы Access определяет на основе значений первой импортируемой строки данных. Так,
- символьные данные переносятся в текстовые поля длинной 255 символов;
- числовые – в “Числовой”(” Numeric”)с размером 8 байт и "с плавающей точкой";
- числовые данные в денежном формате - в тип “Денежный”("Currency");
- значения даты и времени - в тип “Дата/Время”("Date/Time").

Некоторые типы могут быть неправильно интерпретированы Access, поэтому имеет смысл, вставить в начало электронной таблицы "фиктивную" строку, однозначно идентифицирующую тип данных, который необходимо установить для поля таблицы БД. После окончания импорта эту строку, как и строку с названиями полей, можно будет удалить.

Выполним импорт данных в таблицу БД "Студенты" из электронной таблицы Excel "Student".
Находясь в окне базы данных STUD, выполним команду "Внешние данные" >”Импорт” в меню "Файл".
Открывшееся окно "Импорт" содержит список приложений, поддерживаемых Access для импорта. Выберем строку "Excel" и щелкнем по кнопке "Ок".

Access откроет диалоговое окно "Выбор файла". Выберем файл "Student.xls" и нажмем кнопку "Импорт".
В открывшемся окне "Параметры импорта" сбросим флажок "Firs row contains field names", позволяющий использовать первую строку эл.таблиц как имена полей таблицы БД (т.к. таблица "Студенты" уже содержит описания полей).
Выберем переключатель "Append to existing table", для добавления данных в уже существующую таблицу, и выберем в списке справа от переключателя имя таблицы - "Студенты".

Если необходимо импортировать не всю эл. таблицу, а только ее часть, то в этом же окне можно установить диапазон импортируемых ячеек: в поле "Range" вводится диапазон (например "A1:D15" или "A1..D15").
Для запуска процедуры импорта нажмем кнопку "Ок".

После окончания импорта в появившемся окне с информацией о замеченных ошибках (или их отсутствием) нажмем кнопку "Ок". Access вернет нас в окно "Выбор файла" для выбора следующей эл. таблицы для импорта. Выберем кнопку "Закрыть".
В окне "Ошибки импорта" можно просмотреть все поля, которые Access не смог корректно преобразовать. После анализа ошибок их можно исправить, либо вручную перебив пропущенные значения, либо изменив описания полей в режиме конструктора таблиц, После исправления ошибок (если такие Access обнаружит), откроем таблицу "Студенты" и проверим правильность переноса данных.
Подобным образом производится и импорт данных из электронной таблицы Lotus 1-2-3.

1.3. Импорт текстовых файлов

В таблицы Access можно переносить данные и из текстовых файлов. Поля в таких файлах могут быть разделены несколькими способами, но большинство из них можно преобразовать в формат таблиц Access не внося изменений в сам текстовый файл.
При использовании же описания спецификации файлов (спроса хранения в них полей) позволяет Access корректно интерпретировать почти любые типы представления данных в текстовом формате.

Access может импортировать текстовые файлы, в которых поля располагаются в фиксированных позициях внутри каждой записи файла (т.н. форматированный текст). Необходимо лишь указать положение каждого поля внутри строки, и его длину.
Импортируем данные о результатах из текстового файла с полями фиксированной ширины в таблицу "Результаты".
Находясь в окне базы данных STUD выполняем команду "Внешние данные" .> “Импорт” в меню "Файл" и в диалоговом окне списка форматов выберем “Текст Фиксированная длинна". Щелкнем по кнопке "Ок".

Выберем текстовый файл в появившемся появившемся окне выбора файлов и щелкнем по кнопке "Импорт". Access выведет диалоговое окно "Импорт текста". В пункте (Выберете формат, описывающий поля наилучшим образом) выбрать один из пунктов, который вам подходит:

• с разделителями- поля разделяются запятыми или табуляцией;
• фиксированная ширина полей- интервалы заполнены пробелами;)

• в существующую таблицу;
• новую таблицу;

Если мы импортируем данные в новую таблицу, выберем ‘”Дополнительно” и определим:
имени поля - (Field Name);
типе данных - (Datatype).

Нажмем “Готово”. В пункте “Импортировать в таблицу” указать имя таблицы.
После этого Access откроет диалоговое окно с сообщением о результатах выполнения импорта. При возникновении ошибки проверим установленные значения в настройках, а если импорт прошел успешно - выберем "Ок" .
Также Access позволяет импортировать текстовые файлы с разделителями, в которых поля отделяются друг от друга символами запятой, табуляции или пробела.

Для импорта или экспорта необходимо лишь указать Access, какой из данных символов разделяет поля данных, и какой символ является ограничителем текста (если данный текст содержит символы запятой или пробела). Ограничителями текста обычно являются кавычки или апостроф, причем можно использовать для любого файла только один тип ограничителей.
Импортируем из текстового файла stud.txt данные для таблицы "Студенты".

Выйдя в окно БД и щелкнув по корешку "Таблицы", мы можем увидеть созданную таблицу "Студенты", содержащую информацию о студентах 1 курса.
После выполнения импорта из любых форматов может потребоваться некоторая модификация описания таблиц БД. Так, под текстовые поля Access выделяет поля максимально поддерживаемой длинны 255 байт, что не всегда является необходимым. В конструкторе таблиц эту длину можно уменьшить до требуемой. То же самое относится и к полям типа "Числовой" - не всегда есть необходимость в выделяемых 8 разрядах.
Возможно, придется произвести преобразования некоторых типов данных. Но нужно всегда учитывать ограничения, накладываемые на эти преобразования.

2. Экспорт данных

Действия по экспорту объектов баз данных Access очень похож на действия по импорту. Рассмотрим общий алгоритм при выполнении процедуры экспорта:

1. Открывается требуемая база и вызывается окно базы данных.
2. Выполняется команда "Экспорт" меню "Файл".
3. В списке форматов выбирается, требуемый и нажимается "Ок".
4. В открывшемся диалоговом окне "Выбор объекта MS Access" выбираем тип объекта, а затем и сам объект для экспорта. Для таблиц можно экспортировать только структуру (определение таблиц) или структуру и данные. Объектами экспорта также могут являться запросы к БД. После выбора объекта нажимаем кнопку "Ок".
5. В открывшемся окне выбираем путь файла, в который будем экспортировать объект (при экспорте в другую базу MS Access после этого появится окно для ввода имени объекта в базе данных - получателе);

После нажатия кнопки "Ок" начнется процедура экспорта, результат которой можно проверить после ее завершения.

Некоторые приложения, в которые возможен экспорт данных MS Access, не поддерживают 64-разрядные имена полей. При переносе эти имена будут усекаться, что может привести к их дублированию. Рекомендуется или в конструкторе таблиц убедиться, что имена полей после урезания не будут повторяться; или же копировать таблицу, переименовать поля в копии, и экспортировать эту копию в другое приложение.

Самостоятельно экспортируйте таблицу "Студенты" в формат Excel, а "Преподаватели" в формат Paradox.
Экспорт в текстовый файл полностью аналогичен импорту: производится настройка спецификации экспорта (либо с разделителями, либо с фиксированной длинной поля), затем запускается процедура экспорта.
Выполните экспорт таблицы "Результаты”. Затем откройте в редакторе "Write" (в Windows в группе "Аксессуары") полученный файл и выведите его на принтер в качестве отчета по лабораторной работе.
Access также содержит Мастер по слиянию с MS Word. Он позволяет внедрить данные из базы Access в документы, созданные в редакторе Word.

Открывается требуемая база, выбираем таблицу или запрос для слияния и щелкаем по кнопке "Слияние с MS Word" панели инструментов. В диалоговом окне выбирается работа с существующим или создаваемым документом. Выбираем требуемый вариант, и нажимаем кнопку "Ок". Мастер запускает Word и устанавливает связь между документами. Далее внедренные объекты можно обрабатывать средствами текстового редактора.

3. Присоединение внешних данных

Присоединение обозначает обработку средой Access данных других приложений в их формате. Данные при этом могут находиться как на вашем компьютере, так и в сети. При каждом обращении к таким данным Access переводит их в свой формат, обрабатывает, и результаты обработки снова конвертирует в чужой формат, и записывает на место.
При этом эффективность обработки данных резко падает, особенно если эти данные находятся в сети и используются несколькими пользователями. Но, с другой стороны, у присоединения тоже есть свои достоинства:
- можно поддерживать массивы данных размерами больше макси-
мально допустимого Access предела в 1Гб;
- если данные этого файла часто изменяются пользователем;

Пpи пеpеносе данных из другой среды, MS Access копирует только данные таблиц, не включая информацию об индексах, ключах и связях между таблицами, поэтому после переноса данных приходится еще до описывать проект.
Присоединение данных из других баз также является простой процедурой: кнопкой "Связь" на панели инструментов или при помощи команды "Внешние данные" >> “Связь” меню "Файл" вызовем окно присоединения, в котором выбираем тип источника данных. Источниками для присоединения могут являться файлы FoxPro, Paradox, dBase, или таблицы из другой базы Access.
После выбора источника и нажатия кнопки "Ок" появиться окно выбора файла, в котором после выбора требуемого нажимаем кнопку "Связь". После этого для таблиц Paradox появится сообщение о результатах присоединения, а для таблиц FoxPro и dBase Access потребует ввести имена индексных файлов, после чего выдает то же информационное окно.

3.1. Присоединение таблицы Результаты из БД филиала

База "Fil_1.MDB" содержит данные о результатах, прошедших семестров. Для присоединения этих данных для обработки в меню "Файл" выполним команду "Внешние данные" >> “Связь” (или щелкнув по одноименной кнопке на панели инструментов).
Появится окно для ввода типа источника данных, в котором выберем "Microsoft Access" и нажмем кнопку "Ok". В открывшемся окне выбора файла найдем базу "Fil_1.MDB" и вызовем ее описание, нажав кнопку "Ok". Следующее окно выводит описания всех таблиц базы филиала. Выберем таблицу "Результаты" и нажмем кнопку "Связь".

После возвращения в окно базы данных мы увидим новую строку с описанием присоединенной таблицы "Результаты1" (поскольку таблица "Результаты" в проекте уже присутствует). Слева от названия таблицы стоит знак "=>", указывающий на то, что данная таблица была присоединена.