Вентиляторы и кулеры glacialtech. Кулеры компании GlacialTech. Измерение уровня шума, создаваемого кулером

7. Систематизация элементов Outlook

7.1. Работа с папками Outlook и использование ярлыков
Все данные, с которыми оперирует Microsoft Office Outlook, хранятся в папках Outlook. В режиме работы с определенным компонентом Outlook в области переходов отображаются только папки , данные которых соответствуют выбранному компоненту. Например, в режиме работы «Почта» отображаются папки «Входящие», «Исходящие», «Отправленные», то есть папки, содержащие почтовые сообщения.

Возможно также просматривать данные любого компонента Outlook, не переключаясь в соответствующий режим работы. Нажмите кнопку «Список папок» в области переходов.

С помощью списка, открывшегося в области переходов, можно быстро переходить от писем к контактам или задачам, создавать новые папки для хранения данных любого типа. Можно, например, разделить задачи Outlook на личные и деловые, создав отдельную папку для каждого вида задач. Для создания новой папки нажмите стрелочку рядом с кнопкой «Создать»

и выберите вариант «Папка…».

Задав в открывшемся окне диалога имя папки,

раскройте список «Содержимое папки» и выберите нужный тип данных.

Необходимо также проверить или изменить место, в которое будет помещена новая папка.

Для завершения создания папки нажмите кнопку «ОК».

Чтобы поместить новую задачу в созданную папку, выделите эту папку в области переходов и нажмите кнопку «Создать».

После ввода необходимой информации и её подтверждения нажмите кнопку «Сохранить и закрыть».

Задача отобразится в папке «Личные задачи».

Как стандартные, так и созданные пользователем папки Outlook представляют собой удобный и многофункциональный инструмент систематизации данных. Так, например, сообщения электронной почты, содержащие рекламу или полученные от адресатов, внесенных в черный список, помещаются в папку «Нежелательная почта».

Пользователь может сам установить требуемый уровень защиты от нежелательной почты. Войдите в меню «Сервис»

и выберите команду «Параметры…».

В открывшемся окне диалога нажмите кнопку «Нежелательная почта…».

Здесь можно выбрать уровень защиты от нежелательной электронной почты,

задать список адресов надежных отправителей и список адресов , почта с которых всегда будет считаться нежелательной.

Удаляемые сообщения электронной почты по умолчанию попадают в папку «Удаленные».

Размер этой папки со временем может стать очень большим, поэтому рекомендуется периодически очищать её, используя соответствующую команду из меню «Сервис».

М
ожно также включить опцию «Очищать папку "Удаленные" при выходе» в окне настройки параметров Outlook.

Наиболее часто использующиеся папки можно добавить в раздел «Избранные папки», отображающийся в разделе «Почта» в верхней части области переходов.

Для добавления выделенной папки в этот раздел можно воспользоваться командой контекстного меню «Добавить в Избранные папки».

Если папок становится достаточно много, удобно использовать для некоторых из них ярлыки. Для создания ярлыка переключитесь в области переходов в режим «Ярлыки»

В появившемся окне выбора укажите папку, для которой будет создан ярлык, и нажмите кнопку «ОК».

С ярлыками можно работать точно так же, как и с папками, то есть вместо перехода в определенную папку выполнять переход по определенному ярлыку. Щелчок по ярлыку в области переходов загружает в область просмотра данных содержимое соответствующей папки.

Я
рлыки можно группировать, используя для создания групп ссылку «Добавить новую группу».
7.2. Сортировка и фильтрация
Данные в папках Outlook можно просматривать в различных представлениях – стандартных или настроенных по своему выбору. Для некоторых элементов Outlook, например, для папки «Контакты», список возможных представлений отображается в области переходов.

Перейдите в режим работы с почтой.

Для смены представления войдите в меню «Вид» и выберите подменю «Текущее представление».

Если в открывшемся списке нет нужного представления, можно настроить параметры текущего представления вручную. Выберите в списке команду «Настройка текущего представления…».

В открывшемся окне можно задать список полей, отображаемых в области просмотра данных,

задать группировку элементов по одному или нескольким полям, задать способ сортировки сообщений.

Для сортировки данных по одному полю достаточно щелкнуть на заголовке этого поля в области просмотра данных. , какие из сообщений текущей почтовой папки пользователь будет видеть в окне просмотра этой папки, а какие нет, то есть установить фильтр. Нажмите кнопку «Отбор».

В открывшемся окне требуется задать необходимые условия отбора. Можно, например, показывать только сообщения, в которых содержится определенный текст, в теме или в тексте сообщения, сообщения, пришедшие с определенного адреса или отправленные определенному получателю.

Переключитесь на страницу «Другие условия». Здесь можно задать отбор по статусу сообщения, например, отображать только непрочитанные сообщения,

отображать сообщения с определенным количеством вложений или имеющие определенный размер. Нажмите кнопку «ОК».

Для отмены сделанных изменений используется кнопка «Восстановить текущее представление».

Нажмите кнопку «ОК».

Войдите в меню «Сервис»

и выберите команду «Организовать».

При выборе данного режима часть области просмотра данных будет занята окном «Настройка папки», в котором собраны типовые инструменты для упорядочивания данных компонента «Почта».

Например, на странице «По папкам» находятся кнопки создания новой папки и перемещения сообщений в другую папку,

на странице «По цвету» можно задать цвета для выделения определенных сообщений, на странице «По представлению» - выбрать нужный способ представления данных.

7.3. Категории и отметки «К исполнению»
Цветовые категории Outlook – это инструмент, с помощью которого можно отслеживать принадлежность элементов к различным группам. Например, можно отнести к одной категории всех поставщиков или все задачи, связанные с определенным проектом. При помощи категорий можно связывать элементы разных типов, а , находящиеся в разных папках.

Каждый элемент Outlook может принадлежать к нескольким категориям. Категорию можно назначить как в ходе создания элемента, так и позднее.

Чтобы назначить цветовую категорию существующему элементу, выделите его. Затем войдите в меню «Правка» и раскройте подменю «Выбрать категорию».

Если элемент должен принадлежать сразу к нескольким категориям, выберите в списке пункт «Все категории…».

В открывшемся окне отметьте галочками нужные категории.

Можно изменить название выделенной категории, воспользовавшись кнопкой «Переименовать».

Для добавления дополнительной категории нажмите кнопку «Создать…». Задав для новой категории имя и цвет, нажмите кнопку «OK».

Для подтверждения выбора категории нажмите кнопку «ОК».

8. Сервисные функции Outlook

8.1. Быстрый поиск данных
Для того чтобы найти в папке Outlook элементы, отвечающие определенным условиям, можно воспользоваться средством быстрого поиска. Щелкните в поле ввода текста для поиска, обозначенном как «Поиск в папке "Входящие"». В этом поле надо набрать фрагмент текста, который должен присутствовать в искомых сообщениях.

Для выполнения поиска по заданному тексту нажмите кнопку «Поиск». Данная кнопка становится активной , если поле ввода текста не пустое.

В области просмотра данных отобразится список сообщений, удовлетворяющих заданным условиям поиска.

Для того чтобы использовать повторно поисковый запрос, вызовите меню области мгновенного поиска.

Раскройте раздел «Недавно выполненный поиск»

и выберите нужный запрос.

Выбранный запрос появится в поле ввода. Теперь можно нажать кнопку «Поиск» для начала поиска.

С помощью меню области мгновенного поиска можно также выполнить поиск по всем папкам Outlook, независимо от выбора текущей папки,

а также вызвать окно диалога «Параметры поиска».

Если установленная на компьютере конфигурация Microsoft Office 2007 включает все необходимые компоненты поисковой системы, можно к основному запросу добавить дополнительные условия поиска. Для этого нажмите кнопку «Развернуть конструктор запросов».

В открывшейся области нужно заполнить дополнительные поля. Возможно, для работы этого поиска придется загрузить дополнительный компонент с веб-узла центра загрузки Microsoft.

Поля поиска, которые можно добавить, зависят от выбранного компонента Outlook.

В режиме работы с компонентом «Почта» можно использовать «Папки поиска» – виртуальные папки, содержащие результаты выполнения заданных поисковых запросов. Папка поиска содержит не сами сообщения, а ссылки на них. Для создания такой папки раскройте список вариантов команды «Создать»

и выберите команду «Папка поиска…».

Можно использовать предопределенные папки поиска. Выберите вариант «Переписка с указанными адресатами».

В этом случае необходимо указать нужные адреса в поле «Настройка папки поиска», определив их при помощи кнопки «Выбрать…».

Для настройки условий поиска вручную используется команда «Создание настраиваемой папки поиска». Выбрав и настроив нужную папку поиска, нажмите кнопку «ОК».

Найденные сообщения отобразятся в области просмотра данных, с разбивкой по почтовым папкам.

Переключиться в одну из существующих папок поиска можно с помощью области переходов. Папки поиска можно добавлять в «Избранные папки».

8.2. Импорт и экспорт. Архивация устаревших данных
В Microsoft Outlook поддерживается возможность копирования данных, например, адресов электронной почты , из других программ. Если до установки Microsoft Office Outlook для работы с почтой использовалась другая программа, например, Outlook Express, будет полезно импортировать также старую почту. Для выполнения импорта данных войдите в меню «Файл» и выберите команду «Импорт и экспорт…».

В открывшемся списке выберите вариант «Импорт адресов и почты Интернета» и нажмите кнопку «Далее».

Выберите в списке программу, из которой требуется импортировать данные, и нажмите кнопку «Далее».

В зависимости от выбранной программы, Мастер импорта и экспорта Outlook может предложить выполнить ряд шагов, необходимых для определения параметров импорта. В завершении можно настроить дополнительные параметры импорта адресов.

После выполнения всех требуемых действий нажмите кнопку «Готово».
Выбранные элементы будут импортированы в Microsoft Office Outlook. Нажмите кнопку «ОК» для закрытия информационного окна.

Данные из Microsoft Office Outlook также могут быть использованы в других программах. Для выполнения экспорта данных войдите в меню «Файл» и выберите команду «Импорт и экспорт…».

В списке выберите команду «Экспорт в файл» и нажмите кнопку «Далее».

Можно экспортировать данные в файлы Microsoft Excel или Access, сохранить в формате файла личных папок Outlook или в текстовом формате.

Выберите вариант экспорта в текстовый файл Windows, значения полей в каждой строке которого разделяются запятыми.

Выберите папку для экспорта, например, папку «Контакты». Нажмите кнопку «Далее».

На следующем шаге необходимо задать имя файла для сохранения экспортируемых данных, после чего снова нажмите кнопку «Далее».

Если действий предложено несколько, можно отметить в списке действия, которые требуется выполнить, и снять отметку с остальных.

Нажмите кнопку «Соответствие полей…» для задания списка выводимых полей и установления их соответствия с полями базы данных Outlook.

В этом окне требуется перетащить нужные поля из списка слева (исходного файла) в список справа (конечный файл). После того, как поля для вывода настроены , нажмите кнопку «ОК».

Д
ля завершения экспорта нажмите кнопку «Готово».

Данные будут экспортированы. Со временем размер базы данных Microsoft Office Outlook будет увеличиваться. Для нормальной работы программы необходимо периодически перемещать наиболее старые и редко используемые данные в другое место, то есть архивировать. Средство автоархивации Outlook обеспечивает автоматическое перемещение в архив и удаление из папок всех элементов, содержание которых устарело. По умолчанию автоархивация включена и выполняется через заданный промежуток времени. Для настройки параметров автоархивации войдите в меню «Сервис» и выберите команду «Параметры…».

Перейдите на страницу «Дополнительно» и нажмите кнопку «Автоархивация…».

После выполнения необходимых настроек нажмите кнопку «ОК».

Закройте окно настройки параметров Outlook.
Элементы папки «Контакты» автоматически не архивируются. Можно выполнить архивацию какой-либо папки вручную. Для этого войдите в меню «Файл» и выберите команду «Архивировать…».

В открывшемся окне диалога надо указать папку для архивации, диапазон времени и задать имя файла архива.

Для выполнения архивации нажмите «ОК».

Для доступа к данным, перемещенным в архив, раскройте в области переходов папку с названием «Архивные папки»

и
далее выберите раздел с элементами нужного типа.
8.3. Дневник Outlook
В дневнике Outlook автоматически записываются выполняемые пользователем действия, имеющие отношение к заданным контактам. Для доступа к дневнику откройте меню «Переход» и выберите команду «Дневник».

По умолчанию дневник не ведется. Нажмите кнопку «Да», чтобы включить ведение дневника.

В открывшемся окне диалога укажите элементы, включаемые в дневник, и контакты, для которых данные элементы будут регистрироваться.

Можно также выбрать действие, которое будет выполняться после двойного щелчка на записи в дневнике.

Для подтверждения сделанных настроек нажмите «ОК».
Теперь, после выполнения указанных в списке действий, информация о них будет сохраняться в дневнике.

По умолчанию, данные дневника отображаются в представлении «По типу» и упорядочиваются с помощью временной шкалы.

Outlook является самым «офисным» из всех приложений Microsoft Office. Даже его простейшие функции позволяют решать целый ряд разнообразных офисных задач, в целом же его возможности практически неисчерпаемы. Но отнюдь не все пользователи и далеко не всегда используют их в полной мере. Рядовые служащие при работе с Microsoft Outlook чаще всего выполняют следующие действия:

• имеют дело с электронной почтой: создают, отправляют, получают и печатают сообщения, работают с почтовыми папками, подписывают сообщения, устанавливают правила обработки сообщений;
• планируют свое рабочее время: создают записи о встречах и событиях в календаре, настраивают оповещения, просматривают календарь;
• ведут контакты: добавляют и просматривают записи;
• работают с задачами: создают задачи и отслеживают их выполнение;
• пользуются заметками: создают, редактируют, оформляют и удаляют их.

По сравнению с другими основными приложениями Microsoft Office 2007, внешне Outlook 2007 менее всего отличается от своих предыдущих версий. Однако в нем появились и новые возможности, и новые команды, и… новые проблемы.

Рассмотрим возможности Outlook для решения типичных офисных задач на примере второй бета-версии Microsoft Office Outlook 2007. По заявлению разработчика, она содержит всю функциональность обычного выпуска, однако не является окончательным продуктом.

Общие вопросы работы

Установка и совместимость

Установка Outlook в рамках пакета Microsoft Office 2007 не вызывает никаких затруднений. О системных требованиях Microsoft Office 2007 подробно рассказывается в статье «Новый Word грядет», опубликованной в КомпьютерПресс № 10’2006.

При установке Microsoft Office 2007 в порядке обновления версии Microsoft Office 2003 сохраняются и будут доступны все пользовательские шаблоны и настройки, переписка, контакты, записи календаря и другие элементы, а также учетные записи электронной почты.

Интерфейс

Интерфейс основного окна Microsoft Office Outlook 2007 мало чем отличается от предыдущих версий (рис. 1). В нем сохранились привычные строка меню и панели инструментов. Содержание их в целом не изменилось, хотя в некоторых меню появились новые команды.

Рис. 1. Внешний вид окна Microsoft Office Outlook 2007
(область Mail)

Из существенных новшеств в основном окне следует отметить панель To-Do Bar у правой его границы. Она отображается по умолчанию при работе с любой областью Outlook. Если по какой-то причине панель отсутствует, для ее отображения и настройки параметров используется подчиненное меню To-Do Bar из меню View . В данной панели отображаются ближайшая из запланированных встреч и ближайшая по установленной дате задача. При щелчке по любой области панели она разворачивается (рис. 2), при этом отображаются календарь на текущий месяц, список ближайших встреч (обычно три встречи) и имеющихся задач.

Рис. 2. Окно Microsoft Office Outlook 2007 (область Mail)
с развернутой панелью To-Do Bar

Панель To-Do Bar следует отнести к достоинствам новой версии Outlook. Для просмотра ближайшей встречи (встреч) и текущих задач теперь не нужно постоянно переключаться в соответствующие области Calendar и Tasks .

Если проанализировать изменения интерфейса Outlook по областям, то можно сделать следующие выводы.

В области Mail существенные изменения в интерфейсе отсутствуют. Как и в Outlook 2003, область чтения по умолчанию находится справа, но пользователи по традиции чаще всего располагают ее в нижней части окна.

В областях Tasks и Notes изменений в интерфейсе тоже немного. Слегка изменилось оформление области Contacts , но это непринципиально.

Наибольшие изменения претерпел интерфейс области Calendar , однако не все пользователи согласятся с утверждением, что благодаря этому работать стало удобнее. Более подробно данная область будет рассмотрена в соответствующем разделе.

Конечно же, в интерфейсе Outlook 2007 есть и главное нововведение Microsoft Office 2007 - вкладки и ленты. Однако эти элементы появляются только при решении конкретных задач - создании сообщения, записи в календаре и т.п. Более подробно вкладки и элементы управления в них будут описаны в соответствующих разделах.

Как и в других приложениях, в Outlook 2007 контекстные меню и способы их использования практически не изменились.

В целом интерфейс следует признать весьма удобным. Для начинающего пользователя, который не работал в предыдущих версиях Microsoft Outlook, его освоение не составит труда. Для опытных пользователей переход к новому интерфейсу займет не больше двух-трех дней.

Поиск

В Outlook 2007 расширены возможности и изменен интерфейс системы поиска. Новая функция поиска заменяет как обычный поиск в предыдущих версиях Outlook, возможности которого были весьма ограниченными, так и расширенный поиск, которым мало кто пользовался ввиду его неочевидности.

Для перехода к поиску в любой области следует развернуть Query Builder . Панель поиска отображается в верхней части окна (рис. 3).

Рис. 3. Панель поиска

Панель поиска имеет типовой набор полей для каждой области. Для добавления полей, по которым может производиться поиск, достаточно щелкнуть по кнопке Add criteria и выбрать название поля в предлагаемом списке. Для удаления поля из панели поиска нужно щелкнуть по названию поля и в появившемся меню выбрать команду Remove .

Поиск выполняется мгновенно. Достаточно ввести в какое-либо поле хотя бы один символ, как тут же производится отбор записей. По мере ввода других символов осуществляется новый отбор. В отобранном списке записей найденные элементы запроса выделяются желтым фоном (при желании цвет фона можно изменить).

Поиск идет в текущей области. Для поиска всех элементов из разных областей Outlook придется обратиться к расширенному поиску.

При работе с сообщениями электронной почты поиск выполняется в текущей почтовой папке. При желании можно вести поиск во всех почтовых папках.

Для возвращения к режиму обычного отображения записей недостаточно свернуть область поиска - необходимо также щелкнуть по кнопке Clear Search в поле запроса (рис. 4).

Рис. 4. Результаты поиска в области Mail

Следует признать функцию поиска эффективной и весьма удобной в использовании.

Категории

В предыдущих версиях категории применялись для причисления любых элементов Outlook (сообщения, записи календаря, заметки и др.) к определенным группам (Важные контакты , Важные клиенты , Личные данные и т.п.). Названия групп были условными и в таком виде мало кем использовались. Кроме того, в предыдущих версиях для некоторых элементов было предусмотрено изменение цвета. Например, для записей календаря можно было установить цветную метку: Важно - красный цвет, Служебное - синий цвет и т.п. Для заметок предлагался на выбор один из пяти цветов.

В новой версии возможности назначения категорий и цветовых выделений элементов объединены. При этом категории стали безымянными, а точнее по умолчанию стали называться только по присущему им цвету (Blue Category , Red Category и т.д.). Категорию (или несколько), а следовательно, и цвет можно назначить для любого элемента Outlook. Для присвоения категории надо щелкнуть по кнопке Categorize в панели Standard и в списке выбрать желаемый цвет. Категорию можно применять в качестве критерия для поиска элементов и/или сортировки и группировки.

При желании категориям можно присвоить содержательные названия. Кроме того, можно создавать новые категории самостоятельно. Для этого надо щелкнуть по кнопке Categorize в панели Standard и выбрать All Categories . В окне Color Categories (рис. 5) для изменения названия категории следует нажать кнопку Rename и в списке Name изменить имя. Для создания новой категории следует нажать кнопку New , в окне Add New Category ввести название создаваемой категории и выбрать ее цвет.

Рис. 5. Создание новой категории

Работа с электронной почтой

Работа с сообщениями в области Mail не претерпела существенных изменений. Отправка и получение сообщений, просмотр списка сообщений, его группировка и сортировка, работа с почтовыми папками, переход к созданию ответа или пересылки сообщения - все это унаследовано от предыдущих версий Microsoft Outlook.

Нововведения коснулись трех основных моментов: работы в окнах сообщений, настройки учетной записи электронной почты и предварительного просмотра вложенных файлов.

Работа в окнах сообщений

Изменен внешний вид окна как при создании нового сообщения (рис. 6), так и при просмотре поступившего (рис. 7).

Рис. 6. Окно нового сообщения

Данные окна оформлены в стиле Microsoft Office 2007, то есть содержат вкладки, на которых отображаются наиболее важные для каждой из областей элементы управления.

Рис. 7. Окно поступившего сообщения

Окно нового сообщения содержит четыре основные вкладки: Message , Insert , Options и Format Text .

Вкладка Message (см. рис. 6) содержит элементы, необходимые для создания и форматирования текста сообщения, а также для установки основных параметров сообщения. Для отображения привычного окна параметров сообщения (Message Options Options . Появилась возможность быстрой вставки в текст сообщения контактов, элементов календаря и подписи (группа Include ), что весьма удобно. При этом контакты и календарь также прикрепляются к сообщению как объекты. В этой же вкладке находится кнопка для прикрепления файлов к сообщению (нет необходимости переходить во вкладку Insert , что очень удобно).

Вкладка Insert во многом напоминает такую же вкладку в Word 2007, только в несколько сокращенном варианте. Для создания деловых сообщений большинство возможностей этой вкладки, скорее всего, востребовано не будет.

Вкладка Options (рис. 8) содержит элементы для установки параметров сообщения. В частности, здесь выбирается формат текста сообщения (группа Format ), устанавливается оповещение о доставке и прочтении сообщения (группа Tracking ) и др. Для отображения привычного окна параметров сообщения (Message Options ) можно щелкнуть по кнопке группы Tracking или More Options .

Рис. 8. Элементы вкладки Options в окне нового сообщения

Вкладка Format Text по своим возможностям и использованию частично напоминает вкладку Home в Word 2007 и предназначена для оформления текста, в том числе с применением стилей, поиска и замены текста.

Некоторое неудобство доставляет то, что сообщение можно отправить только при работе во вкладке Message . Однако, поскольку можно предположить, что пользователь в основном будет работать именно в этой вкладке, оно не столь существенно.

В окне поступившего сообщения имеется лишь одна важная для работы вкладка - Message (см. рис. 7). Вкладка Report Rendering Problem содержит один-единственный элемент - кнопку для создания сообщения для отправки по адресу: [email protected] о проблемах при работе с данным сообщением.

Настройка учетных записей электронной почты

Для настройки параметров учетной записи в области Mail в меню Tools следует выбрать команду Account Setting . Настройка учетных записей электронной почты и управление ими производится в окне Account Setting (рис. 9).

Рис. 9. Настройка учетных записей электронной почты в окне Account Setting

Для добавления новой учетной записи во вкладке E-mail следует щелкнуть по кнопке New . В окне Add New E-mail Account (рис. 10) требуется ввести имя, адрес электронной почты, пароль и нажать кнопку Далее . Предполагается, что Outlook автоматически настроит имена серверов, порты и другие технические характеристики для входящей и исходящей почты. Однако с учетными записями POP3 этого сделать не удалось. По отзывам пользователей, эта функция работает пока только с учетными записями Exchange Server .

Рис. 10. Добавление учетной записи электронной почты в автоматическом режиме

На практике для создания новой учетной записи в окне Add New E-mail Account (см. рис. 10) можно ничего не указывать, а установить флажок Manually configure server setting и нажать кнопку Далее . В следующем окне можно произвести настройку привычным для предыдущих версий способом (рис. 11).

Рис. 11. Добавление учетной записи
электронной почты в ручном режиме

Работа с прикрепленными файлами

В Outlook 2007 появилась такая новая возможность, как просмотр прикрепленных к сообщению файлов некоторых типов непосредственно в панели чтения сообщений. Для этого достаточно щелкнуть по значку прикрепленного файла - и рисунок или текстовый файл будет отображен в области чтения сообщения (рис. 12).

Рис. 12. Предварительный просмотр вложенного файла

При попытке просмотра в области чтения потенциально опасных файлов появляется соответствующее сообщение (рис. 13).

Рис. 13. Предупреждение об опасности открытия вложенного файла

Если пользователь уверен в безопасности вложения, можно нажать кнопку Preview File и просмотреть его (рис. 14).

Рис. 14. Предварительный просмотр вложенного файла

Для выхода из режима предварительного просмотра надо щелкнуть по кнопке Message (см. рис. 12 и 14).

На практике удобство, предоставляемое возможностью предварительного просмотра вложенных файлов, не так уж и велико. Есть опасность, что пользователь снимет флажок Always warm before previewing this type of file (см. рис. 13), чем увеличит риск заражения компьютера.

Планирование рабочего времени

Внешний вид области календаря (Calendar ) претерпел в Outlook 2007 наибольшие изменения (рис. 15).

Рис. 15. Окно области Calendar Microsoft Office Outlook 2007

В нижней части окна появилась область для просмотра задач со сроком исполнения, соответствующим отображаемой дате календаря. Для тех, кто работает с задачами, это, наверное, удобно, для большинства же пользователей - не очень, поскольку данная область занимает часть окна. Кроме того, задачи отображаются в панели To-Do Bar , чего было бы вполне достаточно. Впрочем, область задач в календаре можно минимизировать.

В результате этого и других изменений в окне теперь отображаются записи на меньший промежуток времени, чем в предыдущих версиях. Это несколько неудобно, впрочем, как и прежде, можно изменить шаг линейки календаря.

Несмотря на внешние изменения, существенных нововведений при работе с календарем нет.

Создание записей о встречах и событиях производится такими же способами, что и раньше. Отличие заключается во внешнем виде окна новой записи (рис. 16), выполненного в стиле Microsoft Office 2007.

Рис. 16. Окно новой записи в календаре

Окно содержит три основные вкладки: Appointment (Event - для записи события), Insert и Format Text .

Вкладка Appointment (Event ) (см. рис. 16) содержит практически все элементы, необходимые для создания новой записи или редактирования существующей.

Вкладка Insert во многом напоминает аналогичную вкладку в Word 2007 и предназначена для вставки в запись различных объектов: рисунков, таблиц, диаграмм и т.п. В этой же вкладке к записи прикрепляются файлы и элементы Outlook. Вкладка Format Text по своим возможностям и использованию частично соответствует вкладке Home в Word 2007 и предназначена для оформления текста, в том числе с применением стилей. Для создания деловых записей большинство возможностей этих вкладок, за исключением вставки файлов, скорее всего, востребовано не будет.

Как и прежде, при создании записи в календаре по умолчанию устанавливается оповещение: для встреч - за 15 минут до начала, для событий - за 18 часов. При желании можно выбрать другой интервал времени для оповещения. Некоторое неудобство состоит в том, что в календаре не показывается наличие или отсутствие оповещения к записи (см. рис. 15).

Ведение контактов

Внешний вид окна области контактов (Contacts ) в Outlook 2007 претерпел некоторые изменения (рис. 17).

Рис. 17. Окно области Contacts Microsoft Office Outlook 2007

Появилось несколько новых режимов просмотра списка контактов, например Business Card (рис. 18).

Рис. 18. Окно области Contacts в режиме Business Card

В остальном же отличий от предыдущих версий немного. Добавление контактов производится так же, как и в предыдущих версиях Outlook. Окно контакта оформлено в стиле Office 2007 (рис. 19) и содержит три основные вкладки: Contact , Insert и Format Text . Во вкладке Contact (см. рис. 19) находятся все элементы, необходимые для создания нового контакта или редактирования существующего. Вместо вкладок окна контакта предыдущих версий для добавления информации можно использовать различные режимы отображения вкладки Contact Show (см. рис. 19): General , Details и др.

Рис. 19. Окно контакта

Вкладки Insert и Format Text для создания деловых контактов в большинстве случаев востребованы не будут.

Еще одно полезное нововведение пригодится пользователю при обнаружении дубликата контакта. В предыдущих версиях при этом происходило простое объединение данных и замена старых данных новыми. В Outlook 2007 есть окно сравнения, в котором показаны совпадающие элементы данных и выделены различия (рис. 20).

Рис. 20. Объединение данных при добавлении дубликата контакта

Работа с задачами

Редко кто из рядовых сотрудников офиса работает с задачами: немного найдется желающих создать запись о задаче, а потом регулярно открывать соответствующую область Outlook и скрупулезно отмечать ее выполнение. Видимо, с учетом этого в новой версии список задач отображается и в календаре, и в панели To-Do Bar . Может быть, это повысит интерес пользователей к применению задач для планирования и упорядочения работы.

Принципиальных изменений в работе с задачами не произошло. Окно области Tasks практически не изменилось (рис. 21).

Рис. 21. Окно области Tasks Microsoft Office Outlook 2007

А вот окно задачи оформлено в стиле Office 2007 (рис. 22).

Рис. 22. Окно задачи

Оно содержит три основные вкладки: Task , Insert и Format Text . Во вкладке Task (см. рис. 22) есть все элементы, необходимые для создания и отслеживания выполнения задач. Вместо вкладок окна задачи предыдущих версий можно использовать различные режимы отображения вкладки Task , выбираемые кнопками раздела Show (см. рис. 22): Task и Details .

Из элементов вкладки Insert для создания задач наверняка чаще всего будет применяться возможность прикрепления файлов и записей Outlook. Остальные элементы, равно как и возможности вкладки Format Text для работы с задачами, в большинстве случаев востребованы не будут.

Работа с заметками

Работа с заметками, наверное, меньше всего подверглась изменению. Окно области заметок Notes (рис. 23) и окно собственно заметки практически не изменились.

Рис. 23. Окно области Notes Microsoft Office Outlook 2007

Заключение

Рассмотрены и опробованы основные, самые востребованные возможности Outlook 2007. В результате можно сделать вывод, что Outlook 2007 превосходит предыдущие версии по большинству параметров.

Однако не следует ожидать быстрого и централизованного перехода всех компаний на использование Outlook 2007, как и других приложений пакета Microsoft Office 2007. Об общих проблемах и трудностях, связанных с переходом на Microsoft Office 2007, рассказывается, в уже упомянутой нами статье «Новый Word грядет».

Кроме того, внедрение Outlook 2007 в небольших офисах и в домашних условиях будет сдерживаться неопределенной политикой разработчика. Корпорация Microsoft не включила Outlook 2007 в выпуск Office 2007 для учащихся и преподавателей (Microsoft Office Home and Student 2007). Вместо Outlook в эту версию войдет OneNote 2007 (наряду с Word, Excel и PowerPoint). Правда, приложение Outlook включено в выпуск Microsoft Office Basic 2007, но там нет PowerPoint, которым часто пользуются учащиеся, преподаватели и сотрудники офисов. Таким образом, для небольших офисов и домашнего применения оптимальным может стать выпуск Microsoft Office Standard 2007, включающий четыре традиционных компонента: Word, Excel, PowerPoint и Outlook.

Добавит ли проблем и трудностей Microsoft Outlook 2007 или, наоборот, ускорит внедрение всего пакета? С осторожностью, но можно предположить, что ускорит. По своим основным возможностям Outlook 2007 существенно приближен к обычному пользователю. Работать в нем стало намного проще и понятнее, в том числе и на уровне интуиции пользователя.

Общие сведения о программе

Программа MICROSOFT OUTLOOK входит в состав интегрированного программного пакета MS Office и представляет собой универсальную систему управления информацией.

Система планирования дел и ведения переписки. Outlook позволяет организовать:

· Обмен сообщениями электронной почты, хранение и поиск нужных сообщений в специальных папках, которые могут располагаться на почтовом сервере или на жестком диске, вывод сообщений на печать;

· Передачу файлов, созданных в других приложениях, и сопровождающих их пояснительных записок или сообщений;

· Ведение электронного календаря, позволяющего планировать дела и представлять нужные данные в наиболее удобной форме - ежедневника, понедельного или помесячного планировщика;

· Ведение списка контактов, позволяющего хранить адреса, телефоны и иную информацию о лицах, с которыми пользователю приходится иметь дело;

· Ведение журнала, в котором в хронологичном порядке автоматически фиксируются документы Office, с которыми пользователь работал, что позволяет их отыскивать не по их местоположению на диске, названию или содержанию, а просто по времени работы с документом;

· Создание заметок.

Outlook сильно отличается от остальных приложений Office тем, что предоставляет средства для работы не с отдельным документом, а с множествами документов, которые в терминологии Outlook называются элементами. Элементы могут быть самой произвольной природы (заметка, сообщение, задача). Более того, их набор может расширяться за счёт создания новых типов элементов. Для хранения элементов используется единый формат, но элементы каждого типа обладают определённым набором полей (свойств), в которых собственно и хранится информация об элементе. Например, для сообщения в набор полей входят тело сообщения, тема сообщения, адресаты, признак важности и т. д. Одним из полей, обязательным для элементов всех типов, является поле типа элемента, значение которого определяет, как должен обрабатываться элемент.

Для редактирования элемента каждого конкретного типа необходимо специальное приложение. Такие приложения называются формами. Формы стандартных типов элементов Outlook являются встроенными. Для элементов других типов можно зарегистрировать специальную форму, максимально приспособленную к отображению и редактированию элементов такого типа.

Этим универсальность и расширяемость Outlook не ограничиваются. Формат хранения элементов является фиксированным, но вот место их хранения может быть совершенно произвольным: файл личных папок, почтовый ящик на сервере, набор файлов на жёстком диске. Поэтому к хранилищу элементов
Outlook обращается не непосредственно, а через определённую информационную службу, включённую в конфигурацию Outlook .

Для структуризации документов на жёстком диске обычно используют папки, то же самое верно и для элементов Outlook с оговоркой, что хранилище элементов и служба доступа к хранилищу должны поддерживать возможность создания папок. Папки, как и элементы, обладают набором свойств. Одним из свойств является тип элементов, для хранения которых предназначена данная папка. Это свойство используется Outlook при создании элемента в папке для вызова соответствующей формы, а также для определения набора представлений, наиболее подходящего для элементов данного типа. Дело в том, что для отображения набора элементов некоторых типов удобно использовать не список или таблицу, а какой либо другой способ (представление), например, календарную сетку или временную шкалу.

Для элементов некоторых типов необходимо выполнять не только операции, связанные с хранением, отображением и редактированием, но и некоторые дополнительные. К их числу относятся отправка и получение сообщений электронной почты, синхронизация элементов расписания. Эти задачи также перепоручает специальным службам - службам доставки сообщений. Точно так же происходит доступ к специальному хранилищу адресов электронной почты (адресным книгам). Для этого используются специальные службы доступа к адресным книгам.

Outlook по своей природе очень сильно напоминает приложение Проводник Windows знакомое любому пользователю. Однако за счёт множества дополнительных средств, собранных в едином интерфейсе, Outlook является по-настоящему мощной программой.

Отображение элементов файловой системы в Outlook (Рисунок8.2):

· Outlook ; Почта;

Другие папки.
Рисунок 8.2 - Отображение элементов файловой системы в Outlook

Электронная почта

При обслуживании электронной почты Outlook может использовать созданные ранее почтовые отделения и личные почтовые ящики. При этом могут использоваться различные службы доставки сообщений, а сами сообщения могут либо храниться на почтовом сервере, либо копироваться с него в локальное хранилище сообщений на компьютере. Если необходимое оборудование и программное обеспечение уже было установлено и настроено на компьютере и почтовом сервере локальной сети, в таком случае при установке Outlook автоматически использует имеющиеся настройки для подключения к нужному почтовому отделению и личному почтовому ящику. После этого не потребуется почти никаких дополнительных действий.

После запуска можно увидеть открытое окно приложения Outlook с открытой папкой поступающих в почтовый ящик сообщений – папкой \Входящие .

По умолчанию все поступающие сообщения попадают именно в папку \Входящие , однако можно задать правила автоматической сортировки поступающей почты по различным папкам.

В левой части этого окна – панель Outlook. На ней имеется несколько горизонтальных кнопок с названиями трёх уже существующих групп – ярлыки Outlook , Почта и Другие папки . Каждая из этих групп содержит ярлыки, которые можно использовать для открытия нужных папок почтового ящика или папок файловой системы. В группе ярлыки Outlook располагаются ярлыки для основных папок почтового ящика (хранилища элементов) – это папки \Входящие , \Календарь , \Контакты , \Задачи , \Дневник , \Заметки , а также папка \Удалённые .

Когда открыта папка \Входящие , в правой части окна Outlook выводится таблица с описанием сообщений, находящихся в этой папке. Столбцами этой таблицы являются поля сообщений. Обычно отображаются следующие поля: От, Тема, Получено , а также поля особых отметок (о высокой важности, о прочтении сообщения, о наличии вложенных файлов). Непрочитанные сообщения выделяются жирным шрифтом. В нижней части окна Outlook отображается область просмотра, в которой выводится текст выделенного сообщения. Включает этот режим вывода области просмотра команда Вид > Область просмотра .

Значок сообщения выглядит, как запечатанный конверт, если сообщение ещё не прочитано, и как распечатанный конверт, если это сообщение прочитано ранее; если же был послан ответ на это сообщение, то к значку конверта добавляется листок с изогнутой стрелкой. Слева от этого поля располагаются поля отметки о важности: сообщения высокой важности будут помечены красным восклицательным знаком, сообщения низкой важности помечаются направленной вниз голубой стрелочкой. Справа расположено поле Отметка о вложениях : если сообщение содержит вложенные файлы, например, документ Word , книгу Excel , или иной вложенный объект, в этом столбце будет изображение скрепки.

В эту таблицу можно добавить новые поля, характеризующие сообщение, или удалить те поля, которые не нужно использовать.

Что касается исходящей почты, имеется весьма удобная возможность – автоматически сохранить копии всех отправленных сообщений.

Перед началом работы следует проверить, не поступило ли в почтовый ящик новых сообщений. Если подключаться к почтовому ящику по локальной сети, то скорее всего проверка на наличие новых сообщений и их доставка происходит автоматически. Если же это не так, нажмите кнопку "Отправить \ Получить " на панели инструментов Outlook . При этом будет установлено соединение удалённого доступа для подключения к почтовому ящику по телефонной линии, а затем все новые сообщения будут доставлены в папку "Входящие ".

При подключении к почтовому ящику в режиме удалённого доступа удобно использовать специальную панель инструментов – Удалённый доступ . При этом появится возможность сначала загружать заголовки сообщений, а затем выборочно загружать сами сообщения. Чтобы отобразить панель инструментов Удалённый доступ , необходимо щёлкнуть на панели инструментов правой кнопкой мыши и выбрать в появившемся меню команду "Удалённый доступ ".

Для того, чтобы прочесть полученное сообщение, достаточно дважды щёлкнуть на строке этого сообщения или выделить нужную строку и нажать клавишу ENTER : появиться специальная форма, в которой будут отображены значения полей сообщения.

Панель в верхней части формы сообщения представляет собой заголовок сообщения. Здесь содержится информация об отправителе, дате отправления, о том кому было направлено, и о теме сообщения. Используя панель инструментов или команды меню, можно подготовить ответ на данное сообщение, переслать его другим адресатам, вывести его на печать, переместить в другую папку.

Вложенные в сообщение файлы отображаются непосредственно в тексте сообщения в виде значка соответствующего приложения с подписью, представляющей собой имя файла. Если на компьютере установлено приложение, с помощью которого этот файл был создан, то можно открыть вложенный файл непосредственно из формы сообщения, дважды щёлкнув на соответствующем значке. Можно также сохранить вложенный файл, отдельно от сообщения, в виде обычного файла в любой из папок файловой системы для последующей его обработки.

Получив и прочитав сообщение, обычно следует послать на него ответ (или хотя бы краткое подтверждение о получении). Для этого достаточно выделить строку заголовка нужного сообщения, а затем нажать кнопку "Ответить " или "Ответить всем ". При этом будет открыта форма ответного сообщения, причём поля адреса и темы сообщения будут заполнены автоматически, а в текст ответа будет вставлен текст исходного сообщения.

Если не нужно, чтобы исходное сообщение включалось в текст ответа, то этот режим можно легко отключить.

Включение текста полученного сообщения облегчает подготовку ответа, поскольку всегда можно ещё раз взглянуть на исходное письмо, а при необходимости вставить в ответ нужную цитату (воспользовавшись буфером обмена). Перед отправкой сообщения текст исходного сообщения можно будет удалить, а можно и отослать его вместе с ответом, чтобы получателю не нужно было гадать, на какое сообщение получен ответ, и разыскивать его текст в архиве.

Создание нового сообщения. Для этого достаточно нажать кнопку
"Создать " на панели инструментов Outlook или выполнить команду Действия > Создать сообщение . При этом будет открытая форма нового сообщения (Рисунок5.2). Прежде всего в заголовке отправляемого сообщения нужно указать, кому должно быть направлено сообщение – заполнить поля заголовка "Кому " и "Копия ", а также ввести в поле "Тема " его краткое описание. После этого в нижней части бланка можно ввести текст самого сообщения и, если это необходимо, вложить в него нужные файлы.

Рекомендуется начать подготовку деловых сообщений, часто отправляемых нескольким адресатам одновременно, именно с заполнения списка адресатов. Во-первых, это сделать всё равно придётся, а во-вторых, заранее решив, кому именно отправляется письмо и при необходимости его копия, точнее можно составить подходящий текст сообщения. Однако нужно помнить, что отправить сообщение можно не только выбором команды меню или нажатием кнопки, но и нажатием комбинации клавиш CTRL+ENTER .

Рисунок 8.3 – Окно сообщения

При заполнении полей адресатов пользователь избавлен от необходимости помнить электронные адреса получателей и всякий раз вводить их вручную. Для хранения адресов можно использовать личную адресную книгу, адресную книгу на сервере или список контактов.

Адресные книги могут содержать многие десятки имён, особенно в том случае, если сеть достаточно обширна, имеется большое количество различных почтовых отделений, или почта направляется в Интернет. В этом случае для того, чтобы быстро отыскать нужное имя в адресной книге, достаточно ввести несколько первых символов имени, которое ищите. Конечно, есть и другие способы поиска нужного имени: например, для этого можно использовать полосу прокрутки в правой части списка или продвигаться по списку, нажимая клавиши со стрелкой на клавиатуре. Однако именно ввод нескольких первых символов искомого имени – это самый быстрый и удобный способ его поиска.

В диалоговом окне "Выбор имени " следует обратить внимание на ещё одну весьма полезную кнопку – кнопку с аббревиатурой "СК ". За этой аббревиатурой скрывается название "Слепая копия ". Все адресаты, перечисленные в списках "Кому " и "Копия ", будут перечислены в заголовках всех полученных сообщений. Но иногда бывает необходимо послать копию сообщения некоторым лицам так, чтобы об этом не было известно остальным получателям сообщения. Для этого и используется кнопка "СК ".

Если имя адресата выбирается из адресной книги, то оно будет подчёркнуто при помещении его в соответствующий список. Это служит признаком того, что имя адресата проверено Outlook по общему списку адресов или по личной адресной книге.

Кроме того, если часто приходится отправлять сообщения одним и тем же группам адресатов, то имеет смысл определить списки рассылки. Можно создать столько списков рассылки, сколько требуется, включив при этом некоторых адресатов одновременно в несколько различных групп.

В дальнейшем можно использовать имя созданной личной группы рассылки точно таким же образом, как и имя отдельного адресата, введя его с клавиатуры или выбирая его из адресной книги - направляемое таким образом сообщение будет разослано всем членам этой группы. При необходимости состав группы может быть легко изменён. Можно в любой момент добавить новых членов группы или исключить выбывших.

В отличие от поля адреса "Кому ", поле "Тема " в заголовке сообщения в принципе можно оставить пустым. Однако нельзя пренебрегать заполнением этого поля. Правильно заполненное поле темы сообщения привлечёт внимание получателя больше, чем особая отметка о важности.

К основному тексту сообщения можно присоединить вложенные файлы, представляющие собой, например, документы Word . Для этого следует воспользоваться расположенной в форме сообщения кнопкой "Вставить файл " (кнопка с изображением скрепки), или командой Вставка > Файл.

Можно вложить несколько различных файлов в одно и то же сообщение, если это необходимо. Значки приложений, с помощью которых были созданы эти вложенные файлы, будут помещены непосредственно в текст подготавливаемого к отправке сообщения.

Планирование мероприятий

Если щёлкнуть на значке папки Календарь в панели Outlook , можно увидеть одно из представлений этой папки (Рисунок 4).

Рисунок.4 –Представление папки Календарь

По умолчанию используется представление "День ". Левая часть окна выглядит как листок обычного ежедневника, разграфлённый на получасовые интервалы. На этом листе можно планировать основные события своего рабочего дня, отмечая время, уже занятое какими - либо делами. Правая часть окна разделена на две панели. Вверху расположен маленький календарик, с помощью которого можно быстро раскрыть нужную страницу ежедневника – достаточно щёлкнуть по необходимому дню. Обычно на календаре раскрыт текущий месяц, но можно прокрутить календарик до любого требуемого месяца с помощью кнопок со стрелками, расположенными в его заголовке.

При этом дату можно указывать самыми различными способами, например, Outlook "понимает" не только обычный формат даты, вроде "12 июня", но и такие ссылки на дату, как "послезавтра", "следующий четверг" и даже "День независимости" или "Рождество" (но не понимает ссылку "Пасха" – определение "плавающих" дат некоторых религиозных праздников Outlook не под силу). Раскрыв нужный листок ежедневника, можно увидеть, какие дела и встречи уже запланированы на этот день, а также сделать на этом листке запись о новом планируемом на этот день деле. Причём можно планировать любые дела и встречи в течении всего времени дня.

Если при выборе времени поместить очередную встречу вплотную к другому ранее запланированному делу или даже запланировать новое дело на уже занятый период времени, в заголовке встречи над строкой темы появится предупреждающее сообщение: "Примыкает к другой встрече в календаре " или "Противоречит другим встречам в календаре ".

Прежде чем закончить планирование нового дела и закрыть диалоговое окно, можно изменить стандартные значения для напоминания и статуса распланированного времени. По умолчанию напоминание выдаётся за 15 минут до начала события, а используемый период времени помечается как занятый.

Иногда приходится отменять, переносить или иным образом изменять заранее запланированные встречи и события. Есть также удобный инструмент для поиска запланированных событий, который может пригодиться в самых различных ситуациях.

Некоторые встречи и события происходят достаточно регулярно, на еженедельной или ежемесячной основе. Можно спланировать также регулярно повторяющиеся события одним приемом, избавив себя от необходимости планировать их в индивидуальном порядке.

Элементы и папки Outlook

Основными единицами информации в Outlook являются элементы различных типов встречи, сообщения, заметки, контакты, задачи, пометки в Дневнике . Ontlook хранит элементы информации в папках, причем в одной папке могут храниться элементы только одного типа. Так, все заметки хранятся в папке Заметки , все задачи — в папке Задачи и т. д. Фактически Outlook организует базу данных этих элементов. Папка Outlook- это логическое хранилище информации, не связанное с физическим способом хранения информации на диске. Хотя все эти папки имеют имена, они не видны из программы Проводник Windows , поскольку вся информация Outlook хранится в едином файле на диске.
При первом запуске Outlook пользователь имеет доступ к нескольким типам элементов информации. Outlook хранит эти элементы в следующих папках, которые содержатся в папке Личные папки .
Outlook сегодня показывает сводку событий, произошедших и запланированных та день. На ней представлено число новых сообщений, перечислены встречи, запланированные на неделю, и задачи. Эта страница удобна для обзора текущего дня и предстоящей недели.
Входящие содержит поступающие сообщения электронной почты и факсы.
В Календаре отображаются собрания и напоминания о встречах, а также планируются встречи и собрания с другими пользователями. Можно установить вывод оповещения для элементов Календаря. Если оповещение установлено, то в заданное время на экране появляется окно с напоминанием о предстоящем событии или встрече. При планировании собраний имеется возможность просмотра сведений о занятости участников и выбора удобного времени . Также Outlook упрощает отслеживание ежегодных событий, например отпусков и дней рождения.
Контакты Outlook используются для хранения имен, номеров телефонов и адресов деловых партнеров. Списки контактных лиц могут импортироваться в Outlook из других программ.
Задачами , назначаемыми на рабочие дни, можно управлять с помощью служебных и личных списков задач Outlook. Можно установить важность задач, включить выдачу напоминаний о сроке завершения и обновлять сведения о ходе выполнения задачи. В Outlook выполняется отслеживание повторяющихся задач. Outlook также может использоваться для назначения задач другим пользователям и наблюдения за их выполнением.
Заметки в Outlook облегчают создание и публикацию сведений, важных для вас и ваших сотрудников, а также управление этими сведениями.
В папке Удаленные находятся все удаленные элементы.
Черновики содержат черновики и сообщения, не готовые к отправке.
Исходящие — сообщения и факсы, готовые к отправке, но еще не отправленные.
Папка Отправленные содержит копии отправленных сообщений электронной почты.
Дневник содержит ежедневные записи о личной деятельности. Запись в Дневнике автоматически создается при отправке и приеме электронных сообщений, работе в любом приложении Microsoft Office. Имеется возможность создавать любые записи вручную.
Общий принцип работы с Outlook таков: открыв папку, нужно выбрать требуемый элемент и автоматически запустится обслуживающая его форма.
Чтобы быстро найти элемент, не просматривая списки элементов Outlook, можно воспользоваться кнопкой Найти на панели инструментов. Эта команда позволяет выполнять поиск любых элементов Outlook, включая сообщения, встречи, контакты и задачи. Пользователь Outlook может задавать весьма разнообразные условия поиска, используя команду Расширенный поиск в меню Сервис . С помощью кнопки Организовать на панели инструментов можно упорядочить содержимое папок, установить свои правила обработки сообщений , даже оградить себя от нежелательных адресатов.
Для каждой папки существует набор представлений — способов показа элементов на экране. Набор стандартных представлений включает: таблицу, временную шкалу, карточки и др., но можно создавать и свои собственные с нужными параметрами фильтрации, группировки и сортировки элементов, изменять шрифты представлений.
Настройка параметров представления данных и режимов работы элементов Outlook осуществляется при нажатии соответствующей клавиши в диалоговом окне команды Параметры меню Сервис .
Завершение роботы с Outlook
Для корректного закрытия Outlook выберите команду Файл, Выход и завершение команды.
Outlook сегодня
Outlook сегодня - это самые важные сведения Outlook — почта, календарь и список задач, собранные в одном месте. На странице Outlook сегодня приводится обзор текущего дня, можно посмотреть краткую сводку назначенных встреч, список задач и количество вновь поступивших сообщений электронной почты.
Чтобы запустить Outlook сегодня, щелкните по его значку на панели Outlook или задайте его в качестве используемого по умолчанию представления.
Для изменения настроек данного представления щелкните на поле Настройка "Outlook сегодня" в верхнем правом углу. Откроется окно настройки. Назначения параметров настройки Outlook сегодня приведены.
Назначение параметров настройки Outlook сегодня

Параметр	Назначение параметра
	Установите флажок, если вы хотите при запуске открывать окно Outlook сегодня
Сообщения	Выбор папок с элементами типа Сообщение для отображения их а данном представлении. По умолчанию Outlook отображает количество элементов в папках Входящие, Исходящие, Черновики
Календарь	В раскрывающемся списке можно выбрать количество дней, элементы которых будут отображаться. По умолчанию Outlook отображает встречи за последние пять дней
	Выбор задач, которые следует отображать
	В раскрывающемся списке можно выбрать один из пяти стилей Outlook сегодня: Стандартный, Стандартный (две колонки), Стандартный (одна колонка), Лето, Зим а

После внесения изменений в настройки нажмите кнопку Сохранить изменения в правом верхнем углу.
Календарь
Календарь используется для планирования предстоящей деятельности и напоминания о встречах, собраниях, важных событиях и для ведения дел.
Встреча — это мероприятие, для которого в Календаре резервируется время, но на которое не приглашаются люди и для которого не привлекаются ресурсы.
Собрание — это встреча, на которую приглашаются люди и привлекаются ресурсы.
Событие — это мероприятие продолжительностью не менее 24 ч.
Для открытия календаря щелкните по ярлыку Календарь на панели Outlook. Откроется окно Календаря . Панель просмотра информации Календаря разделена на три части:

• список встреч (слева) отображает текущий день с расписанными по часам встречами, событиями и собраниями;
• календарик (справа вверху) отображает дни текущего месяца;
• панель задач отображает текущие задачи.

Дата в Календаре, выделенная жирным шрифтом, обозначает, что на этот день запланировано мероприятие. Щелкнув по дате на Календаре, вы можете просмотреть расписание на этот день. Для выделения несмежных дней в Календаре щелкните по нужным дням, удерживая нажатой клавишу Ctrl.
Чтобы перенести мероприятие на другой день, перетащите его название из Календаря на другую дату в календарике, расположенном в верхнем углу окна Календарь ).

Панель задач в Календаре представляет список задач, содержащихся в папке Задачи, который можно просматривать разными способами, По умолчанию устанавливается представление Задачи на сегодня. Это представление можно изменить.