Главная › Телефон › «Устройство» реляционной базы данных. Простейшие базы данных

«Устройство» реляционной базы данных. Простейшие базы данных

Цель – познакомить с функциональными возможностями табличных процессоров и общей методологией их использования в профессиональной работе с данными.

Для представления данных в удобном виде используют таблицы. Компьютер расширяет возможности использования таблиц за счет того, что позволяет не только представлять их в электронной форме, но и обрабатывать входящие в них данные. Класс программ, используемых для этой цели, называется табличными процессорами, или, проще, электронными таблицами.

Особенность табличных процессоров заключается в том, что с их помощью можно не только вводить данные в ячейки таблиц, редактировать и форматировать их, но и применять формулы для описания связи между значениями, хранящимися в различных ячейках. Расчет по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо одной ячейки приводит к пересчету значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями, и, тем самым, при обновлении каких-либо частных данных, обновление всей таблицы происходит автоматически.

Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без проведения расчетов вручную или специального программирования. Электронные таблицы нашли широчайшее применение в экономических и бухгалтерских расчетах. Их можно эффективно использовать для:

Автоматической обработки зависящих друг от друга данных;

Автоматизации итоговых вычислений;

Создания сводных таблиц;

Ведения простых баз данных;

Обработки записей баз данных;

Совместной работы с экономическими или бухгалтерскими документами;

Подготовки табличных документов;

Построения диаграмм и графиков по имеющимся данным.

Одним из наиболее распространенных средств работы с документами, имеющими табличную структуру, является программа Microsoft Excel. Она предназначена дляработы с таблицами данных, преимущественно числовых. При формировании таблицы выполняют ввод, редактирование и форматирование текстовых и числовых. данных, а также формул. Наличие средств автоматизации облегчает эти операции Созданная таблица может быть выведена на печать. Рассмотрим основные понятия и приемы работы с последней версией программы - MS Excel 2000, входящей наряду с другими программами в пакет Microsoft Office 2000.

Документ Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц. В окне документа в программе Excel отображается только текущий рабочий лист активной рабочей книги, с которым и ведется работа. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листав нижней части окна. С помощью ярлычков можно переключаться между рабочими листами, входящими в ту же рабочую книгу. Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щелкнуть на его ярлычке, набрать с клавиатуры имя листа и нажать (рис.1).

Табличное пространство рабочего листа состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист может содержать до 256 столбцов, пронумерованных от А до IV. Строки последовательно нумеруются числами, от 1 до 65536 (максимально допустимый номер строки).

На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами хранения данных. Обозначение отдельной ячейки сочетает в себе номера столбца и строки (в этом порядке), на пересечении которых она расположена, например: А1 или DE234. Обозначение ячейки (ее номер) выполняет адресную функцию. Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках.

Одна из ячеек всегда является активной (текущей) и выделяется рамкой активной ячейки. Эта рамка в программе Excel играет роль табличного курсора. Операции ввода и редактирования всегда производятся в активной ячейке. Переместить рамку активной ячейки можно с помощью курсорных клавиш или указателя мыши.

На данные, расположенные в соседних ячейках, можно ссылаться в формулах как на единое целое. Такую группу ячеек называют диапазоном. Наиболее часто используют прямоугольные диапазоны, образующиеся на пересечении группы последовательно идущих строк и группы последовательно идущих столбцов. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие номера ячеек, расположенных в противоположных углах прямоугольника, например: А1:С15.

Рис.1. Рабочий лист электронной таблицы Excel

Если требуется выделить прямоугольный диапазон ячеек, это можно сделать протягиванием указателя от одной угловой ячейки до противоположной по диагонали. Рамка текущей ячейки при этом расширяется, охватывая весь выбранный диапазон. Чтобы выбрать столбец или строку целиком, достаточно щелкнуть на заголовке столбца (строки). Протягиванием указателя по заголовкам можно выбрать несколько идущих подряд столбцов или строк.

Отдельная ячейка может содержать данные, относящиеся к одному из трех типов: текст, число или формула, - а также оставаться пустой. Программа Excel при сохранении рабочей книги записывает в файл только прямоугольную область рабочих листов, примыкающую к левому верхнему углу (ячейка А1) и содержащую все заполненные ячейки.

Тип данных, размещаемых в ячейке, определяется автоматически при вводе, эти данные можно интерпретировать как число, программа Excel так и делает. В противном случае данные рассматриваются как текст. Ввод формулы всегда начинается с символа «=» (знака равенства).

Ввод данных осуществляют непосредственно в текущую ячейку или в строку формул, располагающуюся в верхней части окна программы непосредственно под панелями инструментов. Содержимое строки формул всегда соответствует содержимому текущей ячейки, так что оба метода ввода равноправны. Место ввода отмечается текстовым курсором. Если начать ввод нажатием алфавитно-цифровых клавиш, данные из текущей ячейки заменяются вводимым текстом. Если щелкнуть на строке формул или дважды на текущей ячейке, старое содержимое ячейки не удаляется и появляется возможность его редактирования. Вводимые данные в любом случае отображаются как в ячейке, так и в строке формул.

Чтобы завершить ввод, сохранив введенные данные, используют кнопку Enter в строке формул или клавишу ENTER на клавиатуре. Чтобы отменить внесенные изменения и восстановить прежнее значение ячейки, используют кнопку Отмена в строке формул или клавишу ESC. Для очистки текущей ячейки или выделенного диапазона проще всего использовать клавишу DELETE.

Текстовые данные по умолчанию выравниваются по левому краю ячейки, а числа - по правому. Способ выполнения вычислений не зависит от того, каким способом данные отформатированы, но для человека внешний вид данных позволяет быстро определить их назначение.

Для экономических расчетов применяют три принципиально разных формата записи чисел: обычный числовой, финансовый и формат даты.

Обычный числовой формат используют для записи различных отвлеченных чисел, например: количества какой-либо продукции, процентной ставки, возраста и т. п.

Для записи денежных сумм используются финансовые форматы, отличающиеся указанием денежной единицы (например, р.) и фиксированным числом знаков после десятичного разделителя (обычно две цифры, обозначающие копейки). Разумеется, можно денежные суммы записывать и обычными числами, но при работе с финансовым форматом программа иначе подходит к округлению чисел и контролирует, чтобы в результате многочисленных операций с очень большими суммами не потерялось ни единой копейки.

Для записи даты можно применять разные варианты форматирования, но надо отдавать себе отчет в том, что, например, запись 12 Октябрь, 1938 также означает некоторое число. Его можно представить как количество миллисекунд, прошедших начиная с некоторой известной программе точки отсчета. Обратите также внимание на то, что хотя даты - это тоже числа, с ними возможны не все числовые операции. Так, например, разность дат имеет физический смысл, а сумма дат никакого смысла не имеет.

Текстовые форматы используют для записи текстовых строк и цифровых нечисловых данных. К таким данным относятся, например: почтовые индексы, номера телефонов, регистрационные номера и другие цифровые обозначения. Несмотря на то, что номера телефонов записывают цифрами, арифметические операции с ними не имеют никакого смысла.

Рис.2. Диалоговое окно Формат ячеек

Чтобы изменить формат отображения данных в текущей ячейке или в выбранном диапазоне ячеек, используют команду Формат Ячейки. Вкладки открывающегося диалогового окна позволяют выбирать формат записи данных (количество знаков после запятой, указание денежной единицы, способ записи даты и прочее), задавать направление текста и метод его выравнивания, определять шрифт и начертание символов, управлять отображением и видом рамок, задавать фоновый цвет (рис.2).

При верстке с помощью таблиц необходимо знать некоторые особенности, которые присущи таблицам. Это нужно для того, чтобы понимать, как построить макет в том или ином случае, создать эффективный код и не допустить откровенных ляпов в работе. Считается, что табличная верстка проще, чем другими методами, например, с помощью слоев. Однако таблицы тоже таят в себе множество хитростей, которые, так или иначе, влияют на отображение страницы.

Ширина таблицы

Ширина таблицы, если она явно не указана, устанавливается браузером автоматически исходя из содержимого ячеек. Когда таблица применяется для разработки опорной сетки на странице, такой подход нежелателен, поскольку зависит от переменных данных. Поэтому ширину таблицы указывают всегда — в процентах, если используется «резиновый» макет или в пикселах для макета фиксированной ширины.

Ширина ячеек

Ширина ячеек определяется параметром width тега , причем устанавливать это значение требуется в том случае, если ширина ячейки должна быть задана.

просмотрим на примере тот случай, когда размер ячеек нужно указать. Предположим, что нам требуется создать на web-странице две колонки, одна из них должна иметь размер 200 пикселов, а вторая занимать оставшееся место. Создаем таблицу с двумя ячейками и для левой ячейки задаем параметр width="200" (пример 1). Единицы измерения ставить не нужно, браузер сам понимает, что если задано число, значит, используются пикселы.

Пример 1. Ширина ячеек

Таблица

Левая колонка

Правая колонка

Поскольку в данном примере ширина таблицы указана как 100%, таблица будет занимать всю свободную ширину окна браузера. При этом левая колонка берет под себя 200 пикселов, а правая — оставшееся свободное место.

Ширина ячейки иной раз может меняться, несмотря на то, что указана жестко. Это происходит, например, в том случае, если в ячейку добавили рисунок, размер которого превышает ширину ячейки. Чтобы вместить изображение, ячейка будет вынуждена раздаться. Также может повлиять на размер ячейки ее контентовое содержимое, которое содержит очень длинное слово.

Чтобы избежать указанной ситуации применяют несколько средств.

Не добавляют в ячейку фиксированной ширины те Имаги, размер которых превышает ширину ячейки. Способ, конечно, звучит банально, тем не менее, зная особенности ячеек, можно избежать неприятностей с их отображением.

Для тега используют стилевое свойство table-layout со значением fixed . Применение этого параметра позволяет обрезать рисунок, если он не помещается целиком в ячейку (пример 2).

Пример 2. Параметр table-layout

Таблица

...

применить стилевым свойством overflow со значением scroll . Этот параметр добавляет полосы прокрутки к содержимому, но из-за того, что он применяется к блочным элементам им нельзя применить для тега . Поэтому приходится вкладывать внутрь ячейки тег
и устанавливать стилевое свойство для него (пример 3). Это конечно не совсем правильно и удобно, но зато может дать требуемый результат.

Пример 3. Полосы прокрутки в ячейках

Таблица

...

Результат данного примера показан на рис. 1.

Содержимое ячеек

Браузеры иначе отображают ячейку, внутри которой ничего нет. «Ничего» в данном случае означает, что внутрь ячейки не добавили ни рисунок, ни контент, причем пробел в расчет не принимается. Естественно, вид ячеек различается только в том случае, если вокруг них установлена граница. При использовании невидимой рамки, вид ячеек, независимо от того, есть в них что-нибудь или нет, совпадает.

Старые браузеры не отображали цвет фона пустых ячеек вида , поэтому в том случае, когда требовалось оставить ячейку без содержимого, но отобразить цвет фона, внутрь ячейки добавляли неразделяемый пробел (). Пробел не всегда подходит, особенно когда нужно установить высоту ячейки 1-2 пиксела, из-за чего широкое распространение получил прозрачный рисунок размером в один пиксел. Действительно, такой рисунок можно масштабировать на свое усмотрение, но он на web-странице никак не отображается.

К счастью эпоха однопиксельных рисунков и всяческих распорок на их основе прошла. Браузеры дастаткова корректно работают с таблицами и без присутствия содержимого ячеек.

Объединение ячеек

Предположим, что нам потребовалось использовать объединение некоторых ячеек в таблице, как, например, показано ниже. Причем высота оранжевой и серой ячейки жестко задана и равна 30 пикселам.

Ячейка 1	Ячейка 2
Ячейка 3
Ячейка 4

Для наглядности код этой таблицы приведен в примере 4.

Пример 4. Таблица с объединенными ячейками

Таблица

Ячейка 1	Ячейка 2
Ячейка 3
Ячейка 4

Хотя высота оранжевой ячейки вроде как указана фиксированной, она может произвольно меняться в зависимости от объема информации в других ячейках. Подобная неприятность замечена в некоторых браузерах, например, Internet Эксплорер 6.

При повышении сложности таблицы за счет увеличения числа ячеек и их объединений, растет вероятность и повышения Errors при отображении объекта. За счет этого объединение ячеек по вертикали применяют дастаткова редко и в том случае, когда высота ячеек не оказывает существенного влияния на макет страницы.

Чтобы все-таки получить нужный результат, одну таблицу разбивают не несколько мелких таблиц или вкладывают таблицу внутрь ячейки другой таблицы. Вложенные таблицы получили свое распространение именно по той причине, что дают устойчивый и однообразный результат.

Скорость загрузки таблицы

Пока таблица не загрузится полностью, ее содержимое не начнет отображаться. Дело в том, что браузер, прежде чем показать содержимое таблицы, должен вычислить необходимые размеры ячеек, их ширину и высоту. А для этого необходимо знать, что в этих ячейках находится. Поэтому браузер и ожидает, пока загрузится все, что находится в ячейках, и только потом отображает таблицу.

Исходя из этого факта, таблицы не используют для хранения большой информации (от 100 кБ). А чтобы ускорить загрузку табличного макета, его разбивают на отдельные таблицы или используют свойство table-layout , применение которого позволяет несколько повысить скорость отображения содержимого таблицы.

Структура базы данных

Большинство баз данных имеют табличную структуру. Как мы знаем, в табличной структуре адрес данных определяется пересечением строк и столбцов. В базах данных столбцы называются полями, а строки - записями. Поля образуют структуру базы данных, а записи составляют информацию, которая в ней содержится.

Для того чтобы легко усвоить понятие структуры базы данных, надо представить себе пустую базу, в которой пока еще нет никаких данных. Несмотря на то что данных в базе нет, информация в ней все таки есть. Это структура базы, то есть набор полей. Они определяют, что будет записано в эту базу и в каком виде.

Простейшие базы данных

Простейшие базы можно создавать, не прибегая к специальным программным средствам. Чтобы файл считался базой данных, информация в нем должна иметь структуру (поля) и быть форматирована так, чтобы содержимое соседних полей легко различалось. Простейшие базы можно создавать даже в текстовом редакторе Блокнот, то есть обычный текстовый файл при определенном форматировании тоже может считаться базой данных.

Существует, по крайней мере, два формата текстовых баз данных:

С заданным разделителем;

С фиксированной длиной поля.

Несмотря на «примитивность» таких текстовых баз данных, мощные системы управления базами данных позволяют импортировать подобные файлы и преобразовывать их в «настоящие» базы данных. Поэтому если в организации пока нет системы управления базами данных, данные можно хранить в текстовом файле, а потом, когда такая система появится, данные не пропадут и будут успешно импортированы.

Свойства полей. Типы полей

Поля - это основные элементы структуры базы данных. Они обладают свойствами. От свойств полей зависит, какие типы данных можно вносить в поле, а какие нет, а также то, что можно делать с данными, содержащимися в поле.

Например, данные, содержащиеся в поле Цена, можно просуммировать, чтобы определить итоговый результат. Суммировать данные, содержащиеся в поле Номер телефона, совершенно бессмысленно, даже если номера телефонов записаны цифрами. Очевидно, что эти поля обладают разными свойствами и относятся к разным типам.

Основным свойством любого поля является его длина. Длина поля выражается в символах или, что то же самое, в знаках. От длины поля зависит, сколько информации в нем может поместиться. Мы знаем, что символы кодируются одним или двумя байтами, поэтому можно условно считать, что длина поля измеряется в байтах.

Очевидным уникальным свойством любого поля является его Имя. Разумеется, одна база данных не может иметь двух полей с одинаковым именем, поскольку компьютер запутается в их содержимом. Но кроме имени у поля есть еще свойство Подпись. Подпись - это та информация, которая отображается в заголовке столбца. Ее не надо путать с именем поля, хотя если подпись не задана, то в заголовке отображается имя поля. Разным полям, например, можно задать одинаковые подписи. Это не помешает работе компьютера, поскольку поля при этом по-прежнему сохраняют разные имена. Разные типы полей имеют разное назначение и разные свойства.

1. Основное свойство текстового поля - размер.

2. Числовое поле служит для ввода числовых данных. Оно тоже имеет размер, но числовые поля бывают разными, например, для ввода целых чисел и для ввода действительных чисел. В последнем случае кроме размера поля задается также размер десятичной части числа.

3. Поля для ввода дат или времени имеют тип Дата/время. Для ввода логических данных, имеющих только два значения (Да или Нет; 0 или 1; Истина или Ложь и т. п.), служит специальный тип - Логическое поле. Нетрудно догадаться, что длина такого поля всегда равна 1 байту, поскольку этого более чем достаточно, чтобы выразить логическое значение.

4. Особый тип поля - Денежный. Из названия ясно, какие данные в нем хранят. Денежные суммы можно хранить и в числовом иоле, но в денежном формате с ними удобнее работать. В этом случае компьютер изображает числа вместе с денежными единицами, различает рубли и копейки, фунты и пенсы, доллары и центы, в общем, обращается с ними элегантнее.

5. В современных базах данных можно хранить не только числа и буквы, но и картинки, музыкальные клипы и видеозаписи. Поле для таких объектов называется полем объекта OLE.

6. У текстового поля есть недостаток, связанный с тем, что оно имеет ограниченный размер (не более 256 символов). Если нужно вставить в поле длинный текст, для этого служит поле типа MEMO. В нем можно хранить до 65 535 символов. Особенность поля MEMO состоит в том, что реально эти данные хранятся не в поле, а в другом месте, а в поле хранится только указатель на то, где расположен текст.

7. Очень интересно поле Счетчик. На первый взгляд это обычное числовое поле, но оно имеет свойство автоматического наращивания. Если в базе есть такое поле, то при вводе новой записи в него автоматически вводится число, на единицу большее, чем значение того же поля в предыдущей записи. Это поле удобно для нумерации записей.

Лекция 2
Связанные таблицы

Примеры, которые мы привели выше, можно считать простейшими базами данных, но на самом деле это не совсем базы, а только таблицы. Если бы информация хранилась в таких простых структурах, то для работы с ней можно было бы обойтись без специальных систем управления базами данных. На практике приходится иметь дело с более сложными структурами, которые образованы из многих связанных таблиц.

Базы данных, имеющие связанные таблицы, называют также реляционными базами данных .

Рассмотрим пример работы малого предприятия, занимающегося прокатом компакт-дисков с компьютерными играми. Для того чтобы знать, кто какой диск взял, когда должен возвратить и сколько дисков каждого наименования осталось на складе, предприятию необходима база данных. Но если все сведения о покупателях и о дисках хранить в одной таблице, то таблица станет очень неудобной для работы. В ней начнутся повторы данных. Всякий раз, когда гражданин Новиков В. П. будет брать очередной диск, придется вписывать его домашний адрес, телефон и паспортные данные. Так никто не работает. Это долго, трудно и чревато многочисленными ошибками.

Гораздо удобнее сделать несколько таблиц. В одной хранить сведения о клиентах со всеми их паспортными данными, в другой - сведения о выданных дисках, чтобы в любой момент узнать, что выдано клиенту и когда наступает срок возврата, а в третьей таблице - остаток дисков на складе, чтобы вовремя пополнять запасы. После этого отдельные поля таблиц связывают. Если из таблицы Прокат известно, что клиент НВП взял диск D001, то система управления базой данных мгновенно найдет в таблице Клиенты все паспортные данные этого человека, а в таблице Склад все данные об этом диске.

Разделение базы на связанные таблицы не только удобно, но иногда и необходимо. Например, для увеличения числа заказов менеджер фирмы, занимающейся прокатом компакт-дисков, решил поставить в общем зале компьютер, на котором каждый клиент может просмотреть список имеющихся дисков с иллюстрациями из игр. Если база состоит только из одной таблицы, то вместе с информацией о дисках случайный посетитель получит доступ к информации о других клиентах фирмы. Вряд ли это понравится заказчикам. Такой менеджер не только не приобретет новых клиентов, но и растеряет тех, которых имел.

Если данные в разных записях начинают повторяться, это может говорить о том, что база имеет плохую структуру. Надо подумать о том, нельзя ли разбить таблицу на группу связанных таблиц

Если заданы связи между таблицами, то работать с разными таблицами можно, как с одной цельной базой данных

Поля уникальные и ключевые

Создание базы данных всегда начинается с разработки структуры ее таблиц. Структура должна быть такой, чтобы при работе с базой требовалось вводить в нее как можно меньше данных. Если ввод каких-то данных приходится повторять неоднократно, базу делают из нескольких связанных таблиц. Структуру каждой таблицы разрабатывают отдельно.

Для того чтобы связи между таблицами работали надежно, и по записи из одной таблицы можно было однозначно найти записи в другой таблице, надо предусмотреть в таблице уникальные поля.

Уникальное поле - это поле, значения в котором не могут повторяться.

Если из таблицы Прокат известно, что клиент Новиков просрочил возврат взятого диска, то он должен уплатить штраф. Но в таблице Клиенты фирмы может быть несколько разных Новиковых, и компьютер не разберется, кто же из них должен платить штраф. Это означает, что поле Фамилия не является уникальным и потому его нельзя использовать для связи между таблицами. Поле номера телефона - более удачный кандидат на звание уникального поля, но, как вы понимаете, и одним телефоном могут пользоваться несколько разных людей.

Если ни одно поле таблицы не приемлемо в качестве уникального, его можно создать искусственно. В нашем примере в таблице Клиенты фирмы создано поле Шифр, которое образовано первыми тремя буквами фамилии и последними двумя цифрами номера телефона. Его и использовали для связи между таблицами.

Скорее всего, поле Шифр окажется уникальным, и проблем со связями между таблицами не возникнет, но было бы неплохо, если бы компьютер мог просигнализировать в том случае, если вдруг записи в этом поле повторятся. Для этого существует понятие ключевое поле. При создании структуры таблиц одно поле (или одну комбинацию полей) можно назначить ключевым. С ключевыми полями компьютер работает особо. Он проверяет их уникальность и быстрее выполняет сортировку по таким полям. Ключевое поле - очевидный кандидат для создания связей. Иногда ключевое поле называют первичным ключом.

В качестве первичного ключа в таблицах часто используют поле, имеющее тип Счетчик. Ввести два одинаковых значения в такое поле нельзя по определению, поскольку приращение значения поля производится автоматически.

Структура связей между таблицами называется схемой данных

Лекция 3
СУБД Access

Системы управления базами данных (СУБД) - это программные средства, с помощью которых можно создавать базы данных, наполнять их и работать с ними. В мире существует немало различных систем управления базами данных. Многие из них на самом деле являются не законченными продуктами, а специализированными языками программирования, с помощью которых каждый, освоивший данный язык, может сам создавать такие структуры, какие ему удобны, и вводить в них необходимые элементы управления. К подобным языкам относятся Clipper, Paradox, FoxPro и другие.

Необходимость программировать всегда сдерживала широкое внедрение баз данных в малом бизнесе. Крупные предприятия могли позволить себе сделать заказ на программирование специализированной системы «под себя». Малым предприятиям зачастую не по силам было не только решить, но даже и правильно сформулировать эту задачу.

Положение изменилось с появлением в составе пакета Microsoft Office системы управления базами данных Access. Ранние версии этой программы имели номера Access 2.0 и Access 95.

С помощью Access обычные пользователи получили удобное средство для создания и эксплуатации достаточно мощных баз данных без необходимости что-либо программировать. В то же время работа с Access не исключает возможности программирования. При желании систему можно развивать и настраивать собственными силами. Для этого надо владеть основами программирования на языке Visual Basic.

Еще одним дополнительным достоинством Access является интегрированность этой программы с Excel, Word и другими программами пакета Office. Данные, созданные в разных приложениях, входящих в этот пакет, легко импортируются и экспортируются из одного приложения в другое.

Объекты Access

Исходное окно Access отличается простотой и лаконичностью. Шесть вкладок этого окна представляют шесть видов объектов, с которыми работает программа.

Таблицы - основные объекты базы данных. С ними мы уже знакомы. В них хранятся данные. Реляционная база данных может иметь много взаимосвязанных таблиц.
Запросы - это специальные структуры, предназначенные для обработки данных базы. С помощью запросов данные упорядочивают, фильтруют, отбирают, изменяют, объединяют, то есть обрабатывают.
Формы - это объекты, с помощью которых в базу вводят новые данные или просматривают имеющиеся.
Отчеты - это формы «наоборот». С их помощью данные выдают на принтер в удобном и наглядном виде.
Макросы - это макрокоманды. Если какие-то операции с базой производятся особенно часто, имеет смысл сгруппировать несколько команд в один макрос и назначить его выделенной комбинации клавиш.
Модули - это программные процедуры, написаны на языке Visual Basic. Если стандартных средств Access не хватает, программист может расширить возможности системы, написав для этого необходимые модули.

Режимы работы с Access

шшш ш и

: Описание-

С организационной точки зрения в работе с любой базой данных есть два разных режима:

проектировочный и
эксплуатационный (пользовательский).

Создатель базы имеет право создавать в ней новые объекты (например, таблицы), задавать их структуру, свойства полей, устанавливать необходимые связи. Он работает со структурой базы и имеет полный доступ к базе. У одной базы может быть один, два или несколько разработчиков.

Пользователь базы - это лицо, которое наполняет ее информацией с помощью форм, обрабатывает данные с помощью запросов и получает результат в виде результирующих таблиц или отчетов. У одной базы могут быть миллионы пользователей, и, конечно, доступ к структуре базы для них закрыт.

1. Взгляните на стартовое окно базы данных. Кроме шести вкладок для основных объектов оно содержит три командные кнопки: Открыть, Конструктор, Создать. С их помощью и выбирается режим работы с базой.

2. Кнопка Открыть открывает избранный объект. Если это таблица, ее можно просмотреть, внести новые записи или изменить те, что были внесены ранее.

3. Кнопка Конструктор тоже открывает избранный объект, но по-другому. Она открывает его структуру и позволяет править не ее содержимое, а устройство. Если это таблица, в нее можно вводить новые поля или изменять свойства существующих полей. Если это форма, в ней можно изменять или создавать элементы управления. Очевидно, что этот режим служит не для пользователей базы, а для ее разработчиков.

Действие командной кнопки Создать соответствует ее названию Она служит для создания новых объектов. Этот элемент управления тоже предназначен для проектировщиков базы. Таблицы, запросы, формы и отчеты можно создавать несколькими разными способами: автоматически, вручную или с помощью Мастера.

Лекция 4
Таблицы. Создание таблиц

Таблицы - основные объекты базы данных. Без запросов, форм, отчетов и прочего можно обойтись, но если нет таблиц, то данные некуда записывать, а значит, нет и базы. Создание базы начинается с создания первой таблицы.

Создание таблицы состоит в задании ее полей и назначении их свойств. Оно начинается с щелчка на кнопке Создать в окне База данных.

1. Есть несколько способов создания новой таблицы, отличающихся уровнем автоматизации.

2. Самый «автоматичный» способ состоит в импорте таблиц из другой базы, может быть, даже созданной в другой системе. В зависимости от обстоятельств из импортируемой таблицы может поступить структура полей, их названия и свойства, а также и содержимое базы. Если что-то импортируется не совсем так, как надо, необходимые правки (например, в свойства полей) вносят вручную.

3. В тех случаях, когда речь идет о чужой таблице, которая находится на удаленном сервере и которую нельзя импортировать целиком, пользуются режимом Связь с таблицами. Это напоминает подключение к таблице для совместного использования ее данных.

4. Опытные разработчики пользуются Мастером таблиц. Это программа, ускоряющая создание структуры таблицы. Мастер задает ряд вопросов и, руководствуясь полученными ответами, создает структуру таблицы автоматически. Несмотря на то, что этот режим служит для упрощения работы, начинающим пользоваться им не рекомендуется, поскольку, не владея всей терминологией, легко запутаться в вопросах и ответах. Первые таблицы стоит попробовать создать вручную.

5. Пункт Режим таблицы открывает заготовку, в которой все поля имеют формальные имена: Поле1, Поле2... и т. д. и один стандартный текстовый тип. Такую таблицу можно сразу наполнять информацией.

6. Наиболее универсальный ручной метод предоставляет пункт Конструктор. В этом режиме можно самостоятельно задать имена полей, выбрать их тип и настроить свойства.

Для изменения свойств полей надо перейти в режим Конструктор щелчком на кнопке Вид. Чтобы вставить новое поле, надо установить указатель мыши на маркер поля и нажать клавишу INSERT. Чтобы удалить поле, его надо выделить и нажать клавишу DELETE. Закончив создание структуры, можно щелкнуть на кнопке Вид и перейти в Режим таблицы для заполнения ее данными.

Запросы на выборку

Существует немало различных видов запросов, но самые простые из них и, к тому же, используемые наиболее часто - это запросы на выборку.

Цель запроса на выборку состоит в создании результирующей таблицы, в которой отображаются только нужные по условию запроса данные из базовых таблиц.

Как и другие объекты Access , запросы можно создавать автоматически с помощью Мастера или вручную. И, как обычно, на этапе обучения лучше не пользоваться Мастером, чтобы почувствовать работу с запросами «кончиками пальцев».

Для создания запросов к базам данных существует специальный язык запросов. Он называется SQL (Structured Query Language - структурированный язык запросов). К счастью, те, кто пользуются СУБД Access , могут позволить себе не изучать этот язык. Вместо него в Access есть простое средство, которое называется бланком запроса по образцу. С его помощью можно сформировать запрос простыми приемами, перетаскивая элементы запроса между окнами.

Запросы на изменение

Выше мы говорили о том, что все виды запросов на выборку создают временные результирующие таблицы. Базовые таблицы при этом не изменяются. Тем не менее, специально для разработчиков баз данных существует особая группа запросов, которые называются запросами на изменение. Они позволяют автоматически создавать новые таблицы или изменять уже имеющиеся. Логика использования запросов на изменение такая:

Создается запрос на выборку, который отбирает данные из разных таблиц или сам создает новые данные путем вычислений;

После запуска запроса образуется временная результирующая таблица;

Данные из этой временной таблицы используют для создания новых таблиц или изменения существующих.

Существует несколько видов запросов на изменение. Самый простой и понятный - это запрос на создание таблицы. Вернемся к примеру с расчетом среднего количества забитых мячей.

1. Предположим, что разработчик таблицы Итоги по командам захотел включить в нее поле Результативность. Конечно, он может рассчитать среднее количество мячей, забитых за игру каждой командой, но если ввести в таблицу такое поле, то его придется заполнять его вручную. Для таблиц, содержащих много записей, это решение неприемлемо.

2. Проще создать запрос на выборку, в который войдут все поля базовой таблицы плюс новое вычисляемое поле.

3. Щелчок на кнопке Вид позволяет убедиться, что запрос работает как положено и создает результирующую таблицу, более полную чем базовая. Теперь можно дать команду на создание новой базовой таблицы, равной результирующей.

4. Эта команда находится в меню Запрос, которое доступно только в режиме Конструктора.

5. В том же меню присутствуют команды для создания запросов на обновление данных, на добавление записей и на удаление записей. Все они относятся к запросам на изменение и работают аналогично, изменяя базовые таблицы в соответствии с данными результирующих таблиц.

Лекция 11.
Формы

Обычно разработчик базы данных создает структуру таблиц и запросов, но заполнением таблиц информацией он не занимается. Для этого есть специальные кадры (обычно малоквалифицированные), выполняющие функции наборщиков. Для упрощения их труда разработчик базы может подготовить специальные объекты - формы.

Форма представляет собой некий электронный бланк, в котором имеются поля для ввода данных. Наборщик вводит данные в эти поля, и данные автоматически заносятся в таблицы базы.

Зачем нужны формы?

Данные в таблицу можно вносить и без помощи каких-либо форм, но существуют, по крайней мере, четыре причины которые делают формы незаменимым средством ввода данных в базу.

Малоквалифицированному персоналу нельзя предоставлять доступ к таблицам (самому ценному из того, что есть в базе) Представьте, что будет, если новичок «наведет порядок» в таблице банка, хранящей расчетные счета клиентов.
Разные люди могут иметь разные права доступа к информации, хранящейся в таблицах. Например, один имеет право вводить только имена и адреса клиентов, другой – только номера их расчетных счетов, а третий - только денежные суммы, хранящиеся на этих счетах. Сговор между этими людьми должен быть исключен. Для ввода данных им предоставляют разные формы, хотя данные из форм могут поступать в одну таблицу.
Ввод данных в таблицу – чрезвычайно утомительное занятие. Уже после нескольких часов работы люди делают ошибки. Ввод данных в форму проще. Здесь многое можно автоматизировать. К тому же, элементы управления форм настраивают таким образом, чтобы при вводе данных выполнялась их первичная проверка.

4. Информацию для баз данных берут из бумажных бланков: анкет, заявлений, накладных, счетов, описей, ведомостей, справок. Экранные формы можно сделать точной копией бумажных бланков, с которых происходит ввод данных. Благодаря этому во много раз уменьшается количество ошибок при вводе и значительно снижается утомляемость персонала.

Создание форм

Как и другие объекты Access, формы можно создавать вручную или автоматически, причем несколькими способами. При создании таблиц и запросов мы рекомендовали на первых порах автоматическими средствами не пользоваться, чтобы вникнуть в терминологию и подготовить себя к работе с Мастером, задающим непонятные для начинающих вопросы. С формами дело обстоит иначе. Они состоят из многочисленных элементов управления, и от того, насколько аккуратно эти элементы расположены на экране, зависит внешний вид формы.

Автоматические средства позволяют создавать аккуратные формы и не задают пользователю лишних вопросов. Начинать работу лучше с них.

Автоформы

1. Автоформы - самый простой вид автоматических форм. Для создания автоформы надо открыть вкладку Формы в диалоговом окне База данных и щелкнуть на кнопке Создать - откроется окно Новая форма.

2. В диалоговом окне Новая форма выбирают в качестве источника данных для формы какую-либо таблицу или запрос, после чего создают автоформу двойным щелчком в списке выбора вида автоформы (табличная, ленточная или в столбец).

Структура форм

Создавая формы автоматическими средствами, можно не задумываться над их структурой, но при разработке формы вручную со структурой приходится иметь дело.

Структуру формы составляют ее разделы, а разделы содержат элементы управления.

Разделы формы

1. Самый простой способ познакомиться с разделами формы состоит в том, чтобы взять готовую форму, например, созданную с помощью Мастера, и посмотреть ее устройство в режиме Конструктора. Как мы уже знаем, для этого надо щелкнуть на кнопке Вид на панели управления Access .

2. При просмотре в Конструкторе мы видим структуру формы. Обратите внимание на то, что рядом с ней открывается панель элементов, содержащая заготовки и инструменты для создания элементов управления формы.

3. В структуре формы четко видны три раздела: раздел заголовка формы, область данных и раздел примечания формы.

В нашем случае заполнена только область данных. Так произошло потому, что форму создавал Мастер, который не потрудился создать и заполнить вспомогательные разделы.

4. Все, что содержится в области данных, является элементами управления, В нашем случае здесь присутствуют элементы управления только двух типов: связанное поле (то, что в него вводится, поступает и в одноименное поле таблицы, на базе которой создана форма) и присоединенная надпись (называется так, поскольку перемещается вместе со своим элементом управления). В нашем случае содержание присоединенной надписи совпадает с названием связанного поля, но, как вы понимаете, это можно и изменить.

5. Фоновый рисунок, лежащий под элементами управления, показывает размер рабочего поля формы.

6. Размеры разделов и размеры рабочего поля формы можно изменять с помощью мыши. При наведении на границу раздела указатель меняет форму. В этот момент границу можно перемещать методом перетаскивания.

Лекция 12
Создание надписей

Редактирование форм состоит в создании новых или изменении имеющихся элементов управления, а также в изменении их взаимного расположения.

При рассмотрении приемов создания новых элементов управления мы воспользуемся тем фактом, что Мастер, создавший форму, не заполнил ее раздел заголовка.

1. Перетащив вниз разделительную границу между заголовком и областью данных, мы можем освободить вверху достаточно места для создания крупной надписи.

2. На панели элементов существует специальный элемент управления для создания заголовков, который называется Надпись.

3. Щелкнув на нем, а потом на форме, мы получаем текстовую рамку, в которую можно вводить произвольный текст. При вводе текста не надо заботиться о его форматировании. Неважно, как он выглядит и где расположен. Закончив ввод, надо нажать клавишу ENTER, после чего можно приступать к оформлению текста.

4. Для форматирования элемента управления его надо сначала выделить. Для этого служит инструмент Выбор объектов.

5. При выделении элемента управления вокруг него образуется рамка с восемью маркерами (по углам и по центрам сторон рамки). Рамку можно растягивать или сжимать методом перетаскивания границ. При наведении на маркер указатель мыши меняет форму, принимая изображение открытой ладони. В этот момент рамку можно перемещать.

6. Особую роль играет левый верхний маркер рамки. При наведении на него указатель мыши принимает форму указательного пальца. О роли этого маркера мы расскажем чуть позже.

7. Когда объект выделен, можно изменять параметры шрифта, метод выравнивания текста и другие элементы форматирования. Это выполняют обычными средствами форматирования, доступными через соответствующую панель инструментов Access.

8. Если щелкнуть на выделенном элементе правой кнопкой мыши, откроется его контекстное меню, в котором имеются дополнительные возможности изменения оформления. В нашем случае, например, применено Оформление с тенью

Лекция 13
Создание и редактирование связанных полей

1 Заголовок таблицы, который мы только что создали, не связан ни с одним из полей таблицы. Поэтому элемент управления Надпись еще называют свободным полем. Текст, введенный в него, остается неизменным независимо от того, какую запись в этот момент просматривают в форме.

2. Совсем иначе обстоит дело с элементами управления, в которых отображается содержимое полей таблицы. Такие элементы управления называют связанными полями.

3. Для их создания служит элемент Поле на панели элементов.

4. При создании связанного поля вместе с ним одновременно образуется еще один элемент управления – присоединенная надпись. Она перемещается вместе со связанным полем и образует с ним единое целое.

5. Обратите внимание на то, что, что слово «Результативность» в присоединенной надписи записано без последней буквы. Это не ошибка. Просто Мастер, создававший форму, сделал это неаккуратно, и связанное поле «наехало» на присоединенную надпись.

6.
Оторвать поле от присоединенной надписи позволяет уже упомянутый маркер, расположенный в левом верхнем углу. При наведении на него указатель мыши принимает форму указательного пальца. В этот момент связанное поле можно оторвать от присоединенной надписи и перемещать отдельно.

Перемещать элементы управления и изменять их размеры с помощью мыши не слишком удобно. Гораздо удобнее использовать для этой цели курсорные клавиши в комбинации с клавишами SHIFT или CTRL. В первом случае происходит изменение размеров элемента управления, а во втором – изменение его расположения.

7. Чтобы элементы управления располагались в форме ровными рядами, существуют специальные команды выравнивания. Сначала надо выделить группу элементов управления с помощью инструмента Выбор объектов (группа выбирается принажатой клавише SHIFT), а потом дать команду Формат Выровнять и выбрать метод выравнивания.

Автоотчеты

Большая часть того, что было сказано о формах, относится и к отчетам. Выбрав в диалоговом окне База данных вкладку Отчеты и щелкнув на кнопке Создать, мы получаем диалоговое окно Новый отчет, позволяющее создать отчет автоматически (автоотчет), с помощью Мастера или вручную. Точно так же, как и с формами, с отчетами удобнее знакомиться в режиме автоматического создания. Создайте на основе любой таблицы автоотчет в столбец или ленточный. Операция настолько проста, что сводится к одному щелчку левой кнопки мыши.

Отчеты предназначены для вывода информации на принтер, поэтому для расчета расположения данных на печатной странице программа Access должна «знать» все необходимое об особенностях принтера. Эти данные Access получает от операционной системы. Соответственно, принтер в системе должен быть установлен. При отсутствии принтера отчеты создавать все-таки можно. Достаточно выполнить программную установку с помощью команды операционной системы: Пуск Настройка Принтеры Установка принтера, после чего зарегистрировать драйвер принтера, либо взяв его с гибкого диска, либо выбрав один из драйверов, прилагающихся к самой операционной системе.

1. Структура отчета состоит из пяти разделов: заголовка отчета, верхнего колонтитула, области данных, нижнего колонтитула и примечания отчета. По сравнению с формами новыми являются разделы верхнего и нижнего колонтитулов.

2. Раздел заголовка служит для печати общего заголовка отчета.

3 Раздел верхнего колонтитула можно использовать для печати подзаголовков, если отчет имеет сложную структуру и занимает много страниц. Здесь можно также помещать и колонцифры (номера страниц), если это не сделано в нижнем колонтитуле.

4 В области данных размещают элементы управления, связанные с содержимым полей таблиц базы. В эти элементы Управления выдаются данные из таблиц для печати на принтере. Порядок размещения и выравнивания элементов управления тот же, что и при создании структуры форм.

5 Раздел нижнего колонтитула используют для тех же целей что и раздел верхнего колонтитула. В нашем случае в нем размещены два элемента управления.

6 В первом элементе управления выводится текущая дата. Для этого использована встроенная в Access функция Now(). Она возвращает текущую дату и помещает ее в поле, а отчет воспроизводит ее при печати.

7 Во втором элементе управления выводится номер страницы и общее количество страниц. Для их определения использованы встроенные функции Page() и Pages(). Тот текст, который записан в кавычках, воспроизводится «буквально», а оператор & служит для «склеивания» текста, заключенного в кавычки, со значениями, возвращаемыми функциями. Оператор & называется оператором конкатенации.

8 Раздел примечания используют для размещения дополнительной информации. В нашем примере он не использован.

Лекция 15
Закрепление пройденного

Системы управления базами данных (СУБД) - это специальные программные средства, предназначенные для работы с файлами баз данных (файлами специального формата, содержащими информацию, структурированную заданным образом).

Современные СУБД позволяют хранить в виде файлов данные любых типов: числовые, текстовые, графические, звуковые, видео и прочие.

Данные в базах хранятся в виде таблиц. Каждая таблица имеет структуру.

Структура таблицы определяется составом ее полей и их свойствами. Важнейшими свойствами полей являются: тип поля и размер поля. Для хранения разных типов данных используют поля соответствующих типов.

Данные, хранящиеся в таблице, можно изменять, удалять, сортировать, фильтровать, размножать и выполнять с ними другие операции.

1.3 Типы и формат данных

1.5 Настройка таблиц и ввод данных

1.6 Редактирование структуры таблицы

1.7 Вычисления с использованием стандартных функций

1.8 Сортировка данных

1.9 Поиск данных

1.10 Построение диаграмм

2. Практическая часть

Список использованной литературы

1. Теоретическая часть на примере электронной таблицы MS Excel

Одной из самых продуктивных идей в области компьютерных информационных технологий стала идея электронной таблицы. Многие фирмы разработчики программного обеспечения для ПК создали свои версии табличных процессоров - прикладных программ, предназначенных для работы с электронными таблицами.

1.1 Электронные таблицы: назначение и основные функции

Табличные процессоры (ТП) - позволяют создавать таблицы, являются динамическими, т. е. содержат так называемые вычисляемые поля, значения которых автоматически пересчитываются по заданным формулам при изменении значений исходных данных, содержащихся в других полях. При работе с табличными процессорами создаются документы в памяти компьютера - электронные таблицы (ЭТ). В дальнейшем ее можно просматривать, изменять, записывать на магнитный диск для хранения, печатать на принтере.

Электронная таблица (ЭТ) позволяет решать целый комплекс задач:

Прежде всего, выполнение вычислений. Основное свойство ЭТ - мгновенный пересчет формул при изменении значений входящих в них операндов.

Использование ЭТ в качестве базы данных.

Сортировка и поиск данных. Электронные таблицы позволяют осуществлять сортировку данных. Данные в электронных таблицах сортируются по возрастанию или убыванию. При сортировке данные выстраиваются в определенном порядке. Можно проводить вложенные сортировки, т. е. сортировать данные по нескольким столбцам, при этом назначается последовательность сортировки столбцов.

В электронных таблицах возможен поиск данных в соответствии с указанными условиями - фильтрами. Фильтры определяются с помощью условий поиска (больше, меньше, равно и т. д.) и значений (100, 10 и т. д.). Например, больше 100. В результате поиска будут найдены те ячейки, в которых содержатся данные, удовлетворяющие заданному фильтру.

Построение диаграмм и графиков. Графический режим работы, который дает возможность графического представления (в виде графиков, диаграмм) числовой информации, содержащейся в таблице.

Математическое моделирование. Использование математических формул в ЭТ позволяет представить взаимосвязь между различными параметрами некоторой реальной системы. Благодаря мгновенному пересчету ЭТ представляет собой удобный инструмент для организации численного эксперимента: подбор параметров, прогноз поведения моделируемой системы, анализ зависимостей, планирование.

Программа Excel предназначена для подготовки и обработки электронных таблиц и входит в офисный пакет программ Microsoft Office.

1.2 Структура электронных таблиц

Основная часть рабочего окна программы Microsoft Excel занята рабочим листом, который и является электронной таблицей. Электронная таблица состоит из строк и столбцов, на пересечении которых располагаются ячейки.

Столбцы (3) обозначаются латинскими буквами: А, В, С … далее используется двух буквенное обозначение АА, АВ … Минимальное число столбцов в таблице 256.

Строки (4) нумеруются целыми числами (1, 16, 278 и т. п.). Максимальное число строк – 65536.

Пересечение строки и столбца образует ячейку. Каждая ячейка таблицы имеет свой собственный адрес, который состоит из буквы столбца и номера строки, например: А1, В3. Одна из ячеек на рабочем меню всегда является текущей (5). Текущая ячейка обведена широкой рамкой и называется активной, ее адрес приведен в строке формул.

Файл (документ) представляет собой файловую книгу (1), которая состоит из одной или многих рабочих листов (2). Листы одной книги связаны тематически. Каждый рабочий лист имеет название (которое можно менять).

Можно вводить и изменять данные одновременно на нескольких рабочих листах, а также выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов.

Диапазон или блок – это прямоугольная область таблицы. Блок может состоять из одной или нескольких ячеек, строк, столбцов. Адрес блока состоит из адресов левой верхней и правой нижней ячеек, разделенных двоеточием, н-р АН:В13.

1.3 Типы и формат данных

Основные (исходные) данные – это данные, значения которых определяется самостоятельно.

Производные данные – это данные, значения которых определяются по значениям других ячеек.

Электронные таблицы позволяют работать с тремя основными типами данных: число, текст и формула.

Числовые данные – это отдельное число. Может быть целым, дробным (используется запятая). Числа в электронных таблицах Excel могут быть записаны в обычном числовом или экспоненциальном формате, например: 195,2 или 1,952Е + 02. Если ширина ячейки мала, то числа ставятся символы # # #. При этом число сохраняется.

Текстовые данные – это строка текста произвольной длины.

Текстом в электронных таблицах Excel является последовательность символов, состоящая из букв, цифр и пробелов, например запись «32 Мбайт» является текстовой. По умолчанию текст выравнивается в ячейке по левому краю. Это объясняется традиционным способом письма (слева направо).

Формула – это арифметическое выражение. Оно представляет собой последовательность чисел, ссылок на ячейки и функций, объединенных знаками арифметических операций (+ - / * % ^).

Формула должна начинаться со знака равенства и может включать в себя числа, имена ячеек, функции (Математические, Статистические, Финансовые, Дата и время и т. д.) и знаки математических операций. Например, формула «=А1+B2» обеспечивает сложение чисел, хранящихся в ячейках А1 и B2, а формула «=А1*B» - умножение числа, хранящегося в ячейке А1, на 5.

При вводе формулы в ячейке отображается не сама формула, а результат вычислений по этой формуле. При изменении исходных значений, входящих в формулу, результат пересчитывается немедленно.

Формат представления данных. По умолчанию после создания документа все ячейки находятся в формате «Общий»:

числа выравниваются по правому краю, а текст - по левому;

если, изменяя ширину столбца, сделать ее меньше определенной, то число в ячейках заменяется на символы #. Это не ошибка. Это означает, что нужно сделать столбец пошире;

если число очень большое («6000000000000») или очень маленькое («0,00000000000001»), оно автоматически преобразуется в экспоненциальный (научный) формат («6E+12» и «1E-14» соответственно);

при изменении ширины столбца округляются десятичные дроби. Например, если написать «3,1415», затем изменить ширину так, чтобы «5» перестала помещаться, в ячейке отобразится «3,142».

Часто нужно к числу в ячейке добавить обозначение денежной единицы, знак процента, выставить количество знаков после запятой, представить дату в определенном формате и т.п.

Есть 3 способа изменить формат представления данных в ячейках:

автоматически после ввода определенных данных в ячейку Excel сам сменит формат ячейки;

с помощью кнопок на панели инструментов «Форматирование».

с помощью окна «Формат ячеек».

1.4 Имя ячейки, относительная и абсолютная ссылки

Адрес ячейки определяется пересечением столбца и строки, например: A1, C16. Адрес диапазона ячеек задается адресом верхней левой ячейки и нижней правой, например: A1:C5.

Относительная ссылка в формуле используется для указания адреса ячейки, вычисляемого относительно ячейки, в которой находится формула. Относительная адресация задана по умолчанию. Относительные ссылки имеют следующий вид: А1, ВЗ.

При использовании относительной адресации в формулах программа запоминает расположение ячеек относительно текущей ячейки. Так формулу D4=B4*C4 программа интерпретирует следующим образом: «Умножить значение, находящееся на две ячейки левее данной, на значение расположенное в ячейке слева от данной».

Относительная адресация позволяет копировать формулы методом заполнения. При перемещении или копировании формулы из активной ячейки относительные ссылки автоматически обновляются в зависимости от нового положения формулы.

Если при копировании формул необходимо сохранить ссылку на конкретную ячейку, то необходимо воспользоваться абсолютной адресацией. Т.е. абсолютная ссылка в формуле используется для указания фиксированного адреса ячейки. Признак абсолютной адресации - знак доллара $ (например, $А$1). Для того, чтобы задать ссылку на ячейку как абсолютную, надо ввести перед именем столбца или номером строки или тем и другим знак «$» Н-р $A1, A$1, $A$1.В режиме редактирования многократное нажатие на клавишу F4 циклически меняет типа адресов.

Если символ доллара стоит перед буквой (например: $А1), то координата столбца абсолютная, а строки - относительная. Если символ доллара стоит перед числом (например, А$1), то, наоборот, координата столбца относительная, а строки - абсолютная. Такие ссылки называются смешанными.

Например, в ячейке С1 записана формула =А$1+$В1, которая при копировании в ячейку D2 приобретает вид =В$1+$В2. Относительные ссылки при копировании изменились, а абсолютные - нет.

Важнейший элемент изучения данных и их представления. Как известно сама по себе статистическая информация это набор данных, чаще всего цифр. Данные эти в своем изначальном виде не имеют какой-то упорядоченной системы выдачи. А вот чтобы собранные материалы стали понятны, просты и доступны и используют в статистике таблицы и графики. Что же это такое, и какие графики и таблицы в статистике применяются, рассмотрим далее.

Сущность статистических таблиц

Как это ни удивительно, но статистические таблицы это по своей значимости один из базовых элементов всей статистической науки. Почему так? Дело тут в том, что таблицы в статистике применяются практически всегда. В таблицы сводятся все обработанные данные. Именно поэтому так важны таблицы для статистики.

Важнейшее назначение статической таблицы это удобство обработки данных, плюс таблицы нагляднее простого строчного материла.

По своей статистической природе таблица это часть , сгруппировав данные мы, помещаем их в таблицу, а они в свою очередь, как отмечалось ранее, берутся из статистического наблюдения.

Структурно таблица включает в себя две базовые части. Тут как в русском языке! У таблицы есть подлежащее и сказуемое.

Подлежащее таблицы — это тот признак, который мы в ней представляем, признак по которому данные группировали и обрабатывали. Подлежащее это всегда первая смысловая колонка таблицы (колонка номер по порядку в данном случае в расчет не берем, ее ставят лишь для удобства).

Сказуемое таблицы – это всегда цифровые данные, которые раскрывают суть подлежащего. Данные сказуемого это всегда цифры. В отличие от подлежащего, которое может быть и словесным (атрибутивным), но это редко.

По строение сказуемого и подлежащего таблицы могут быть как достаточно простыми, так и сложными. При этом рекомендуется делать таблицы максимально наглядными, чтобы чтение информации не затруднялось большим количеством данных.

Правила построения таблиц

Таблицы в статистике при построении должны отвечать ряду требований. В этом случае можно получить ту самую наглядность и информативность, ради которой таблицы и используют. Все эти требования в статисте называют правилами построения таблиц. При этом следует сказать, что данные правила характерны не только для статистики, но и для экономических дисциплин в целом, кроме того эти требования используются при построении таблиц в курсовых и дипломных работах. Приведем в таблице сами правила и пояснение к ним.

	Примечание
1. Таблица должна иметь название (заголовок), в котором указывают изучаемое явление, территорию, период времени и единицы измерения.	Выпуск продукции ООО «Бартон» за 2010-2015 годы, тыс. руб. Иногда в название вписывают территорию, например г. Москва
2. Желательно давать нумерацию граф.	Подлежащее нумеруется заглавной буквой А, последующие колонки цифрами от 1 и далее по порядку
3. Таблица по возможности должна быть краткой.	Чем меньше таблица, тем она нагляднее, большие таблицы трудно читаются. Желательно, чтобы таблица умещалась на один печатный лист без переносов.
4. Цифровые данные записываются по центру столбца друг под другом.
5. В таблице используются определенные условные обозначения для специальных случаев — *х, …, —*	*Знак х (крестик)* используется, если явление не имеет смысла. *Знак … (многоточие)* используется, если нет данных о явлении. *Знак – (прочерк)* используется, если явление отсутствует.
6. В таблице указываются единицы измерения или в сроках подлежащего, или в названии.	Если вся таблица в одних и тех же единицах представляет данные, то единицы измерения указывают в заголовке. Если в таблице используются разные единицы измерения, то они проставляются или в строке или в столбце шапки таблицы, но не рядом с цифровыми данными.
7. Все приводимые в таблице данные должны иметь одинаковый вид (одинаковый размер).	Если в таблице одно данное представлено десятичной дробью, то и все другие должны быть представлены таким же образом. Есть данные Должно быть в таблице9,17 9,175,4 5,40