Как сделать архивацию документов. Как запаковать файл в архив и отправить по электронной почте

Наиболее удобный способ отправить по почте целую папку с файлами — предварительно сжав её в архив, уменьшив тем самым объем данных для отправки через интернет и компактно поместив все файлы в один.

Архивировать папки и файлы можно как с помощью встроенного в любую версию Windows ZIP-архиватора, так и программами сторонних разработчиков, наиболее популярные из которых — это WinRAR и 7-ZIP.

Главное преимущество первого способа заключается в том, что ваш адресат в любом случае сможет открыть простой ZIP-архив, т.к. он по умолчанию поддерживается всеми версиями Windows. Однако, степень сжатия файлов будет не столь высока, как при использовании сторонних программ, что бывает немаловажно при отправке большого файла через интернет.

При использовании сторонних архиваторов, вы сможете выбрать уровень компрессии архива, с тем чтобы максимально уменьшить его размер. При этом, стоит помнить, что более высокий уровень компрессии приведет и к более длительному процессу архивирования и последующего разархивирования файлов.

Архивирование с помощью Windows ZIP

Для архивации файлов и папок в ZIP-архив нет необходимости скачивать и устанавливать стороннее программное обеспечение. Достаточно выполнить несколько простейших действий в Windows.

Выделите нужный файл или папку и кликните правой кнопкой мышки, чтобы вызвать контекстное меню Windows.

Выберите пункт меню «Отправить», в открывшемся суб-меню выберите пункт «Сжатая ZIP-папка».

После этого начнется архивирование папки в архив с исходным названием. После завершения процесса архивации он появится в той же директории/папке что и исходник.

После этого можно смело отправлять данный архив по почте или перенести с помощью флешки или записать на архивный DVD-диск и т.п.

Архивирование с помощью WinRAR/7-ZIP

В случае, если вам необходимо отправить большое количество файлов, может понадобиться более сильная компрессия данных, чем предусмотренная в стандартном ZIP-архиваторе. В таком случае, рекомендуем воспользоваться популярными программами архиваторами. Мы продемонстрируем процесс архивации на примере WinRAR. Загрузить эту программу можно с официального сайта разработчика.

Выберите локализованную версию WinRAR на русском языке. Если не знаете разрядность своей системы, выбирайте 32 bit, она заработает на любой системе Windows XP, Windows Vista, Windows 7 или Windows 8.

После установки программы в контекстном меню появится несколько новых пунктов.

Выделите нужный файл или папку и кликните правой кнопкой мышки, чтобы вызвать контекстное меню Windows, выберите пункт «Add to arhive...» (Добавить в архив).

Откроется меню архивации WinRAR. Для изменения степени сжатия файла выберите метода сжатия от «Скоростной» до «Максимальный». Чем тщательнее программа будет сжимать файл, тем больше времени займет этот процесс, но и сам архив будет иметь меньший размер.

Так же можно изменить название файла, выбрать его формат или разбить на несколько архивов. В том случае если у вашего адресата данная программа не установлена, выберите формат ZIP.

Если вы не хотите выполнять данные настройки для архивации, просто выберите пункт «Добавить в архив «название архива.rar», в таком случае, архивация начнется мгновенно, без дополнительных настроек, на «Среднем» уровне сжатия.

При всех преимуществах данного архиватора, стоит помнить, что WInRAR является условно-бесплатной программой. Через месяц после установки, при каждом запуске он будет предлагать приобрести полную лицензию. При этом архиватор останется полнофункциональным. Если вы используете архиватор лишь время от времени — лицензию можно и не приобретать. Вы так же можете установить бесплатный архиватор с не менее широким функционалом — это 7-ZIP с

Используется сжатие данных (без потерь). Таким образом, размер архива может быть меньше чем размер всех исходных данных, которые он содержит. Архивы может использоваться для долгосрочного хранения данных, объединения большого количества файлов в один или для уменьшения размера данных.

Открыть архив не представляет труда. поддерживает Zip архивы. Поэтому Zip архив можно открыть на любом компьютере с операционной системой Windows, даже без установки дополнительных программ. Для открытия архивов других типов нужно установить специальную программу архиватор. В любом случае, для того чтобы открыть архив достаточно кликнуть по нему мышкой. С другой стороны архивация данных это уже не так просто, здесь могут быть варианты. В данном материале мы расскажем о том, как заархивировать папку.

Как заархивировать папку встроенными средствами Windows.

Вы можете заархивировать папку без установки программ архиваторов. Для этого нужно кликнуть правой кнопкой мышки по папке и выбирать пункт «Отправить – Сжатая папка».

После этого запустится процесс архивации папки. Время архивации зависит от размера папки.

После того как архивация папки будет закончена рядом с папкой появится ZIP. Это и есть ваш архив.

По умолчанию иконка архива выглядит как обычная папка с застежкой-молнией.

Данный способ архивации папки очень прост, но он не предоставляет пользователю возможности управлять процессом архивации. Поэтому, если вам необходимо регулярно архивировать папки и файлы, то лучше установить программу архиватор.

Как архивировать папку с помощью архиватора 7zip.

Программа 7zip является наиболее продвинутым и популярным . По сравнению с не менее популярным, но платным, архиватором WinRAR, архиватор 7zip имеет только один недостаток – невозможность создания архивов в формате RAR. В остальном 7zip ничем не уступает.

Скачать программу 7zip можно на сайте . После установки программы 7zip в контекстном меню папок и файлов появится новый пункт меню – «7-Zip». С помощью этого пункта можно заархивировать папку или файлы.

Рассмотрим пункты меню «7-Zip»:

• Добавить к архиву – запустится окно с настройками архивирования. Здесь вы сможете указать уровень сжатия, а также другие данные.
• Сжать и отправить по email – то же самое, что и предыдущий пункт, но с последующей отправкой по электронной почте.
• Добавить к «название файла.7z» – папка будет заархивирована в формате 7z с использованием стандартных настроек.
• Сжать в «название файла.7z» и – то же самое, что и предыдущий пункт, но с последующей отправкой по электронной почте.
• Добавить к «название файла.zip» – папка будет заархивирована в формате zip с использованием стандартных настроек.
• Сжать в «название файла. zip» и отправить по email – то же самое, что и предыдущий пункт, но с последующей отправкой по электронной почте.

Для того чтобы получить доступ ко всем настройкам архивации воспользуйтесь пунктом меню «Добавить к архиву».

В окне «Добавить к архиву» можно указать формат архива, уровень сжатия, настройки шифрования и другие настройки. Для запуска процесса архивирования достаточно нажать на кнопку «ОК».

Архив – это файл, содержащий в себе файлы и папки. Обычно при создании архива используется сжатие данных благодаря этому размер архива меньше размера исходных данных, которые он содержит в себе. Архивы используются для объединения большого количества файлов, долгосрочного хранения данных или же уменьшения размера данных.

Заархивировать папку можно как при помощи встроенного в Windows-архиватора , так и при помощи сторонних программ.

Преимуществом встроенного архиватора является то, что созданный им архив можно открыть на любом компьютере, так как он по умолчанию поддерживается всеми без исключения версиями Windows. Однако степень сжатия будет очень низкой, по сравнению со сторонними программами.

При архивации с помощью сторонних программ предоставляется возможность выбора уровня сжатия архива, но и не стоит забывать, что чем выше уровень сжатия, тем более длительное время уйдет на архивацию и последующую разархивацию.

Архивирование при помощи встроенного ZIP архиватора

Используя этот способ при архивации нет необходимости установки стороннее программное обеспечение. Для архивации достаточно выполнить несколько последовательных действий в Windows.

Итак, что необходимо для начала процесса архивации. Выделяем нужную нам папку и кликаем по ней правой кнопкой мышки для вызова контекстного меню Windows.

В контекстном меню наводим курсор мышки на «Отправить» в результате откроется субменю, там выбираем пункт «Сжатая ZIP-папка» .

Дожидаемся завершения процесса архивации папки в архив с исходным названием. После завершения процесса архив появится в том же месте что и исходный файл.

Данный способ архивации папки является очень простым, но он не предоставляет возможности управлять процессом архивации. Поэтому, если возникает необходимость регулярно архивировать папки и файлы, то лучше всего будет установить программу архиватор.

Архивирование при помощи сторонних программ

7-Zip

7-Zip является одним из наиболее популярных архиваторов, несомненным преимуществом данного архиватора является то что он полностью бесплатный. Единственный минус - это невозможность сохранять архивы в формате RAR.

Скачать программу 7-Zip можно на официальном сайте перейдите по этой прямой ссылке .

После завершения процесса установки в контекстном меню Windows появится пункт «7-Zip», благодаря которому мы можем заархивировать файл или папку.

Для доступа ко всем возможностям архивации папки необходимо воспользоваться пунктом «Добавить к» . Здесь можно указать уровень сжатия, пароль для шифрования данных, а также другие данные.

Для запуска процесса архивации достаточно нажать на кнопку «ОК» .

WinRAR

В случае если необходимо отправить большое количество файлов, может понадобиться более сильная компрессия данных, чем предусмотренная в стандартном ZIP-архиваторе. С этой целью создан WinRAR.

Скачать программу WinRAR можно на официальном сайте перейдите по этой прямой ссылке.

После завершения установки программы в контекстном меню появится несколько новых пунктов.
Для архивации папки необходимо выделить нужный файл или папку и кликнуть правой кнопкой мышки , чтобы вызвать контекстное меню Windows, где выбираем пункт «Add to arhive…» (Добавить в архив) .

В результате откроется меню архивации WinRAR где мы можем выбрать степень сжатия папки, для этого необходимо сменить методику сжатия с «Скоростной» на «Максимальный» .

Чем тщательнее программа будет сжимать файл, тем больше времени займет этот процесс, но и сам архив будет иметь меньший размер.

В случае если вы самостоятельно не желаете выбирать настройки архива, то можно использовать пункт «Добавить в архив «название архива.rar»» , в таком случае архивация начнется мгновенно, без дополнительных настроек, на «Среднем» уровне сжатия.

При всех преимуществах данного архиватора, не стоит забывать, что WinRAR является условно-бесплатной программой. Через месяц после установки, при каждом запуске он будет предлагать приобрести полную лицензию. При этом архиватор останется полнофункциональным.

Итак, на этом все, надеюсь информация, выложенная в статье помогла вам в процессе архивации папок.

В этой статье мы рассмотрим понятие «архивация» и познакомимся с тем, как архивировать файлы. И хотя это может выглядеть устрашающе, на самом деле этот процесс является достаточно простым.

Что такое архивация?

Архивация представляет собой процесс сжатия информации, то есть уменьшение ее размера. Пожалуй, про архивацию слышали практически все. Постараемся разобраться подробнее. Например, ваш файл занимает на диске 1 Мб. Архивация позволяет уменьшить размер документа без потери качества исходной информации. То есть после сжатия он будет весить 700 Кб. Кроме того, архивация позволяет соединить в один документ сразу несколько, другими словами, упаковать. К примеру, у вас около 25 текстовых документов. Чтобы все их отправить в одном письме, придется каждый документ прикреплять отдельно. А если заархивировать всю папку, то прикрепить придется только один документ - архив. Это очень удобно и быстро.

Архивирование файлов

Для начала необходимо проверить, есть ли на вашем ПК программа для Для этого необходимо по любому документу кликнуть правой кнопкой мыши. В меню вы должны увидеть строку «Add to archive» («Добавить в архив»), «WinRar» или «7 Zip». Если такая строка имеется, тогда на ваш компьютер уже установлен архиватор. Если строчки нет, тогда вам придется скачивать WinRaR 7 Zip или любую другую программу для архивирования. Архиваторы могут быть бесплатными и платными. WinRaR является платной программой, а 7 Zip можно скачать бесплатно.

программой WinRar

Сейчас мы будем учиться сжимать информацию при помощи программы WinRar. Чтобы решить проблему, вам необходимо кликнуть по файлу или сразу папке правой кнопкой мыши. Откроется меню, где следует выбрать пункт «WinRar», а затем «Добавить в архив» или «Add to». В появившемся окне мы можем определить параметры сжатия, то есть можем выбрать на тома, что необходимо, если файл весит очень много, определить имя будущего архива, место его сохранения, а также дополнительные опции. К дополнительным опциям относятся возможность удаления исходного файла после сжатия, создание заблокированного паролем архива, непрерывного архива и так далее. Также есть возможность проверить полученный архив после процедуры архивации. Определяем параметры сжатия и нажимаем на «Ок».

Появится окно состояния, где мы можем следить, как происходит процедура сжатия и сколько еще она займет времени. Необходимо дождаться, когда оно исчезнет. Если вы решили отменить процесс архивации документа или изменить параметры, то процесс можно отменить.

После того, как окошечко статуса исчезнет, в указанной вами папке появится архив. Теперь вы знаете, в WinRaR. Вы можете сравнить, сколько он занимает места на диске, и сколько весил исходный файл. Как правило, архивы весят значительно меньше. Однако такой метод не сможет обеспечить большого сжатия фильмов, музыки и изображений. Для этого придется использовать другую программу.

Архивирование данных программой 7 Zip

Программа 7 Zip является бесплатной. В этой программе архивация файлов также делается достаточно просто. Необходимо также кликнуть правой кнопкой по папке или файлу, которые хотите добавить в архив и выбрать пункт «7 Zip». Затем в дополнительном меню выбрать пункт «Добавить к…». Название архива может быть разным, но расширение будет zip. Также появится окно состояния, где будет отражен ход архивации. После того, как оно исчезнет, архивация будет завершена.

Теперь вы знаете, как архивировать файлы и папки. Это достаточно просто, зато позволяет экономить место на жестком диске и ваше время. Вы сами можете выбрать, каким архиватором, бесплатным или платным, отдать предпочтение. Однако такая программа необходима на каждом компьютере, поскольку большинство информации в интернете хранится именно в виде архивов.

Архивирование - процесс, при котором происходит сжатие исходных файлов и папок по определенным алгоритмам программы-архиватора. При этом создается другой файл, уже запакованный.

Зачем архивировать?

Архивировать файлы и папки пользователи персональных компьютеров начали уже в восьмидесятых годах XX века. В то время имеющиеся ресурсы для хранения данных были малого объема, жесткие диски позволяли хранить 10, 20 и 40 Мегабайт (Мб) информации. Поэтому возникала проблема, как хранить большой объем данных. Производили сжатие (архивирование) данных.

В дополнение к этому, существующие на тот момент средства передачи данных (дискеты и модемные линии связи) затрудняли перенос информации с компьютера на компьютер. Дискеты позволяли записать 360 Килобайт (Кб), 720 (Кб), 1,2 (Мб) и 1,44 (Мб) информации. Приходилось сжимать исходную программу архиватором и разбивать архив на несколько частей по размеру дискет. В то время пользователи носили их с собой пачками. Интернет подключался в основном через телефонные линии, передача данных осуществлялась с использованием модема с предельной скоростью 56 Килобайт в секунду. И то, эта скорость была чисто теоретически. Соответственно большие файлы передавались часами! Выходили из положения, передавая файлы уже в сжатом виде.

Шло время, мощность компьютеров возрастала стремительно. Стало возможным хранить большие объемы данных, но выросли так же и потребности, поэтому на сегодняшний день архивирование остается актуальным процессом.

Цели архивирования

Можно выделить следующие цели архивирования файлов:

• Создание информационного архива.
• Передача больших файлов по каналам связи.

Остановимся подробнее на третьем пункте. Часто встречается практическая задача другу, прикрепив его к письму. Если размер файла больше, чем допустимый размер для прикрепленных файлов (зависит от почтового сервиса, где у Вас находится почтовый ящик), то передаваемый файл можно заархивировать (сжать) и уже сжатом виде прикреплять и передавать. При получении такого файла, его необходимо распаковать, и уже распакованный файл использовать по назначению. Хотя сегодня уже существует и другие способы - с помощью файловых сервисов или ftp-серверов.

Схема передачи файла с архивацией

Установка и настройка 7-Zip

Чтобы заархивировать файл Вам потребуется программа-архиватор.

Быстрая архивация с помощью 7-Zip

Нажмите правой клавишей мыши на файле или папке, которую необходимо заархивировать и в появившемся меню выберите пункт «7-Zip», подпункт «Add to ...zip» (Добавить в архив...zip). На основе выделенного файла, папки или группы объектов будет создан сжатый файл с расширением zip в той же папке, что и исходный файл.

Файлы архивов в формате zip самые распространенные, но архиватор 7-Zip имеет собственный формат сжатых данных - 7z. По эффективности сжатия он часто превосходит распространенный zip. Но в тоже время архивы zip распаковываются практически везде, а для формата 7z Вам потребуется архиватор, поддерживающий данный формат сжатия.

Архивация с паролем и другими параметрами в 7-Zip

Для получаемого архива можно задать пароль на последующую распаковку, уровень сжатия данных и предельный размер архива, чтобы разбить его на несколько частей. Для этого нажмите правой клавишей мыши на файле, который необходимо заархивировать и выберите пункт «7-Zip», подпункт «Add to archive...» (Добавить к архиву).

Откроется окно настроек архивации. В нем Вы можете указать имя архива, который будет создан, размер части архива, уровень сжатия и заполнить поля «введите пароль» и «повторите пароль», чтобы поставить пароль на распаковку архива.

Изменять параметры по умолчанию вовсе не обязательно, устанавливайте только то, что нужно. По нажатию кнопки будет создан архивный файл.

Архивирование видео, музыки и изображений

Необходимо отметить, что для уменьшения объема занимаемого места на жестком диске архивировать видео различных форматов (например avi, wmv, mpeg, mp4), музыкальные файлы mp3, фотографии в форматах jpeg, gif, png не имеет смысла! Эти форматы уже содержат данные в сжатом виде. Иногда удобно заархивировать большое количество указанных файлов в один файл и хранить в таком виде запасную копию своей коллекции.