Где находится автотекст в ворде. Вставка элементов автотекста с помощью панели инструментов колонтитулы. Добавление Автотекста на панель быстрого доступа

П ри работе в Word в редактируемые текстовые документы нередко приходится вставлять «дежурные» фразы, адреса, наборы терминов, имена и тому подобные блоки текста. Вводить их каждый раз вручную - значит терять драгоценное время, вставлять из заранее подготовленного файла стандартными методом копировать/вставить - это уже лучше, но опять же нужно этот файл открыть, найти в нём нужный элемент, скопировать его, вернуться в Word и только потом вставить.

В общем, опять всё сводится к потере времени.

К счастью, в Word есть функция, позволяющая вставлять в документ блоки текста быстро и без лишних хлопот. Называется она . Суть её работы заключается в следующем. Выделенные в Word фрагменты текста сохраняются в специальный файл Normal.dotm , служащий шаблоном, к которому в случае необходимости вставки текста обращается пользователь нажатием всего лишь одной кнопки. А теперь представим, что у вас есть некий текст и его нужно добавить в шаблон .

Выделите в документе нужный участок текста, переключитесь на вкладку «Вставка» и в блоке «Текст» кликните по верхней средней иконке «Экспресс блоки» . В открывшемся меню выберите -> «Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию автотекста» .

В появившемся диалоговом окошке присвойте ему (если хотите) подходящее имя и сохраните его нажатием «ok» . Прочие параметры менять не нужно .

Теперь вы можете вставлять сохранённый текст из в документы в каком угодно месте, при этом исходное форматирование шаблона будет сохранено. А чтобы избавить себя от необходимости каждый раз переключаться на вкладку «Вид» и вызывать , добавьте его на панель быстрого доступа Word для чего кликните по элементу меню правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню соответствующую опцию.

Вполне вероятно, что со временем у вас накопится много текстовых заготовок и вы захотите удалить ненужные. Делается это также очень просто. Вызовите шаблон из , кликните по ненужной более записи правой кнопкой мыши и выберите в меню пункт «Упорядочение и удалить…» .

Если вы часто пользуетесь в письмах или в тексте одними и теми же устоявшимися выражениями, например «Добрый день», или другими подобными, можно немного облегчить работу с помощью имеющейся функции автотекста или автозамены . Эти функции обладают одинаковым свойством , они добавляют в документ уже подготовленный текст-шаблон . Различие у них лишь в способе вызова. работает в автоматическом режиме и при вводе сочетания букв при условии, что в списке автозамены имеется готовый элемент – предлагается вариант для вставки.
Автотекст работает в ручном режиме, и для вставки нужный элемент выбираете вы сами из списка предложенного программой. Для применения автотекста в документе перейдите на вкладку "Вставка" на ленте и нажмите пункт "Экспресс-блоки".

Наведите курсор мыши на строчку "Автотекст" и в раскрывшемся списке выберете нужный вариант.

Что бы самостоятельно добавить элемент в автотекст напечатайте вариант слова или словосочетания, выделите его и нажмите "Экспресс-блоки" и выберете пункт "Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков".

Откроется окно "Создание нового стандартного блока" где следует выбрать необходимые параметры, то есть выбрать или создать новую категорию, указать в какую коллекцию следует поместить данный фрагмент и т.д., затем нажать ОК.

Если вы часто используете сокращения , аббревиатуры , можно так же настроить ввод определенных сокращений . Нажмите пункт "Файл" и выберете "Параметры". Перейдите "правописание" и нажмите "Параметры автозамены".

В открывшемся окне на вкладке "Автозамена" введите в поле: слева сокращение, справа полный текст. Нажмите "Добавить" и ОК.

Теперь после ввода в тексте сокращения и нажатия на пробел, сокращения автоматически будут заменены полным текстом.

Автотекст - это готовые поименованные фрагменты документа, которые могут использоваться для их вставки в документ под управлением пользователя.

Когда вы начинаете печатать слово, являющееся элементом Автотекста, рядом с вводимым текстом появляется список вариантов возможного окончания этого слова. Печатаете Сент ., а Автотекст предложит Сентябрь , вместо того, чтобы печатать, нажмите Enter.

Автотекст заканчивает следующую группу слов:

Текущую дату.

Дни недели.

Название месяца.

Элемент Автозамены.

Задание 4

В качестве примера в документе приведите вышеуказанные элементы Автотекста.

Автотекст служит одним из инструментов хранения и быстрой вставки текста, рисунков, полей, таблиц, и других часто используемых элементов. В программе Word имеется список встроенных элементов Автотекста, классифицированных по различным категориям. При создании письма можно воспользоваться такими элементами списка Автотекста, как Приветствие, Прощание, Подпись.

Вставка элементов Автотекста:

Вывести на экран ПИ Автотекст . Правой кнопкой мыши щелкаете на любой ПИ и выбираете Автотекст, далее раскрыть список Все элементы и щелчок на нужном элементе.

Можно использовать меню Вставка/Автотекст ,выбрать с списке один из разделов и щелчок на нужном элементе.

Ввести команду Вставка/Автотекст и на вкладке Автотекст выбрать в списке элемент автотекста и щелкнуть на кнопке Вставить.

Ввести с клавиатуры имя автотекста и нажать клавишу.

Для создания нового элемента автотекста нужно выделить в документе весь элемент автотекста, а затем использовать один из способов:

Вывести на экран ПИ Автотекст ищелкнуть по кнопке Создать , а затем ввести имя Автотекста.

Ввести команду Вставка /Автотекст/Создать, а затем ввести имя элемента Автотекст.

Задание 5

Для создания элемента Автотекста введите следующий текст:

Московский Государственный Открытый Университет (КИ)

Выделите этот текст и введите команду Вставка/Автотекст/Создать в текстовом поле введите имя МГОУ - имя элемента этого автотекста.

Вставить в документ элемент автотекста можно следующим способом:

Ввести имя автотекста МГОУ и нажать клавишу F 3 ;

Ввести команду Сервис/Параметры автозамены/Автотекст , в диалоговом окне выбрать нужный элемент и нажать кнопку Вставить .

Упражнение 3

Электронные формы(эф)

С помощью ЭФ можно создавать особые документы (договора, анкеты, контракты, бизнес- планы, деловые формы), в которых в конкретные области вводится часть информации, а остальной текст защищен от всех изменений.

Задание 1

Скопировать из папки преподавателя в свою папку бланк договора. В бланке договора есть места, подлежащие заполнению: вставить в подчеркнутые места объекты, называемые полями формы.

Работа с полями формы производится с помощью ПИ ФОРМЫ

Пройти по документу сверху вниз в порядке заполнения договора и вставить соответствующие поля формы.

Первое поле - номер договора. Выделить два символа подчеркивания справа от символа № в первой строке и выполнить следующие действия:

вставить текстовое поле из ПИ формы;

далее на щелкнуть на кнопке Параметры поля формы и в диалоговом окне(ДО), задать ТИП- Число , Формат числа- 0 , Число по умолчанию =1 ;

задать текст справки Строка состояния : Ведите номер договора;

клавиша F1- текст справки: Номер договора – это целое число ОК/ОК.

Следующая часть договора – это дата. Дату вставить как поле даты, которое будет заполняться автоматически. Выполните команду ВСТАВКА/ДАТА И ВРЕМЯ и в ДО у становить флажок - Обновлять автоматически.

Следующее исполняемое поле – фамилии исполнителя, оформить это поле как список:

вставить в это место поле со списком из ПИ и щелкнуть на кнопке Параметры поля формы;

вДОПараметры поля формы из ПИ, задать элементы списка:

Петров А.

Иванов Г.

Воронков И.

срок сдачи работы – это тоже текстовое поле, вставьте его, и в ДО Параметры поля формы залайте: ТИП – ДАТА и Формат даты : дд.мм.гг(.dd.mm.yy)

далее ввести текстовые поля в месте «Вознаграждение за авторский лист » и «Вознаграждение за иллюстрацию », в этих текстовых полях должны вводится числа, необходимо в ДО Параметры поля формы задать значение по умолчанию и формат значений: Тип – Число , Число по умолчанию := число , Формат числа установить 0,00.

Прочие условия, Фамилия Имя Отчество Исполнителя, Фамилия Инициалы – Паспортные данные – установить простые текстовые поля .

Из простого документа в интерактивную форму документ превращается двумя способами:

Нажать кнопку Защита формы на панели инструментов.

Меню Сервис/ Защитить документ в ДО установить флажок Разрешить только указанный способ редактирования документа в раскрывающемся списке выбрать

После чего обычный текст в документе недоступен для редактирования, курсор ввода находится в первом поле формы, при нажатии клавиши курсор ввода перемещается в следующее поле формы, поле ввода со списком приобретает характерную кнопку раскрывающегося списка и позволяет выбирать нужное значение. Кнопки на панели Форма становятся недоступными, кроме кнопок Затемнение полей и Защита формы .

Задание 2

Открыть свой файл шаблона и заполнить все поля формы и сохранить как документ .

Задание 3

Создать электронную анкету студента. Курс, название факультета и семейное положение сделать поле со списком, вставить текущую дату в поле над анкетой. Заполнить анкету.

Защитить анкету паролем.

Для ускорения ввода текста в программе Word имеются специальные средства автоматизации - автозавершение и автозамена.

Разберем по порядку, когда нам понадобится автозамена в Word 2007, 2010 и автозавершение текста .

Автозавершение текста состоит в том, что при вводе нескольких символов слова — программа «догадывается», что должно быть введено, и автоматически предлагает вариант ввода. В более ранних версиях до Word 2007 можно было принять нажатием клавиши ENTER или отвергнуть - для этого надо просто продолжить ввод.

Автозавершение ввода было реализовано в виде специального средства - и Word 2010 данная функция можно сказать отсутствует, так как процедура Автотекст приносит больше затрат по времени, чем его экономию, через создание новых стандартных блоков, так как отсутствует всплывающее диалоговое окно с возможными вариантами — как в Word 2003, (ниже мы рассмотрим как и для чего использовать стандартные блоки).

Каким образом тогда использовать автозавершение набираемого текста в Word 2007 рационально и с экономией времени, мы разберем на примере ниже, итак:

Настройка автозавершения в Word 2007.

Настройку автозавершения выполняют на вкладке Автотекст в диалоговом окне Меню > Параметры Word. Например, в этой статье достаточно часто повторяется выражение «диалоговое окно» и имеет смысл автоматизировать его ввод. Действуйте следующим образом.

1. Откройте диалоговое окно Автозамена (Меню > Параметры Word).

2. Откройте вкладку Параметры Word и далее по пронумерованным цифрам, как на рисунке ниже, последовательно выполняем действия, которые позволят включить функцию автозавершения текста — исправление орфографических ошибок.

3. Установите флажок — Автоматически исправлять орфографические ошибки.

4. В поле ввода элемента введите свой текст, например диал в левой части, а диалоговое окно в правой части, как на рисунке ниже. Таким образом при вводе текста «диал» нажмите ENTER и Word автоматически допишет за Вас полностью это словосочетание.

5. Нажмите кнопку Добавить.

6. Закройте окно Автозамена щелчком на кнопке ОК.

Чтобы еще более основательно использовать средство автозавершения, можно воспользоваться инструментальной панелью Автотекст. Как и прочие инструментальные панели, она открывается командой Вставка > Текст > Экспресс блоки > Сохранить выделенный фрагмент.

В следующем подменю на рисунке ниже, в графе «Коллекция» выбираем Автотекст, далее Ок. Тем самым мы сохранили ранее выделенное слово «привет» в коллекции автотекста и при следующей необходимости вызываем меню «Автотекст» и выбираем необходимое слово или слово сочетание, тем самым не набивая его вручную.

Для упрощения работы можно вывести кнопку Автотекст в панель быстрого запуска, для этого нажимаем: Меню > Параметры Word > Настройка > в левой колонке меню выбираем > Все команды > находим Автотекст выделяем и добавляем, смотрим панель быстрого запуска появилась кнопка — Автотекст.

При нажатии на появившуюся кнопку Автотекст появляется раскрывающийся список, позволяющий выбирать необходимые (введенные ранее Вами) слова и словосочетания. И наконец, в ней есть кнопка Сохранить выделенный фрагмент для быстрого создания новых элементов (слов и словосочетаний) автотекста.

На первый взгляд, нет особого смысла выбирать слова или группы слов из заготовок. Тот, кто хорошо владеет клавиатурой, быстрее введет нужный текст, чем выберет его мышью. Это действительно так, но не совсем. Тем, кто подолгу работают с текстами, важна не только скорость, но и комфорт. Автоматический ввод не утомляет, а позволяет расслабиться, и потому его применение дает в итоге положительный эффект.

Автозамена в Word 2007, Word 2010.

Для английского языка, не имеющего падежных окончаний, автозавершение при вводе - очень удобная функция. К сожалению, с русским языком дело обстоит несколько сложнее. Даже если мы и настроим автоматический набор слов «диалоговое окно», мы не облегчим ввод выражений «диалоговые окна», «диалогового окна» и т. п. Расставлять всюду слова «диалоговое окно», а потом вручную править окончания - это не слишком удобный прием. Уж лучше сразу набирать текст по буквам без всякой автоматики!

На помощь приходит еще одно удобное средство - Автозамена. Суть его состоит в том, что вместо нужного выражения можно набрать заданную последовательность символов, и она автоматически превратится в то, что требуется. Я, например, предпочитаю начинать такие последовательности с точки:

.до — — диалоговое окно;
.да- — диалогового окна;
.дн — — диалоговых окон;
.уин - Windows;
.осу — - операционная система Windows.

Выбор точки удобен, потому что этот знак всегда «под рукой». Отличить фиктивную точку от реальной программа может без труда, ведь после реальной точки всегда должен стоять либо пробел, либо конец абзаца, а в нашей записи пробела нет.

1. Открываем диалоговое окно Автозамена (как открыть меню автозамены мы разбирали выше в пункте - Настройка автозавершения в Word 2007 ).

2. На вкладке Автозамена установите флажок Заменять при вводе.

3. В поле Заменить наберите символьную комбинацию, например до .

4. В поле — справа введите замещающий текст, например — диалоговое окно .

5. Ненужные комбинации выделите и удалите кнопкой Удалить.

6. Закройте диалоговое окно Автозамена и пользуйтесь удобным приемом.

Автоматический поиск и замена в Ворде.

Это средство применяют при редактировании текстов. Оно запускается командой Ctrl + F . В простейшем виде работать с ним очень просто.

Надо в поле Найти ввести текст, подлежащий замене, а в поле Заменить на - замещающий текст. Однако это еще далеко не все доступные возможности.

Можно создавать очень сложные поисковые комбинации, если с помощью кнопки Больше открыть дополнительную панель. На ней есть кнопки Формат и Специальный. Кнопка Формат позволяет учитывать не только код разыскиваемых символов, но и их шрифт, и начертание, например курсивное или полужирное. Кнопка Специальный предоставляет возможность разыскивать или вставлять специальные символы, например «конец абзаца», «длинное тире» и т. п.

Рассмотрим довольно сложный пример. Допустим, автор книги, не знающий правила использования специальных символов, всюду применил вместо знака «тире» знак «дефис». Автоматически заменить все дефисы на тире нельзя, ведь какие-то дефисы могут быть правильными. Однако мы можем воспользоваться тем фактом, что перед тире всегда есть либо пробел, либо символ «конец абзаца», а перед дефисом их быть не может.

В этом случае надо выполнить поиск и замену два раза. В первом случае разыскиваем пробел + дефис, а во втором случае - конец абзаца + дефис. В первом случае меняем их на пробел + тире, а во втором случае - на конец абзаца + тире.

Аналогично удаляют лишние символы «конец абзаца».

Более сложные операции поиска и замены могут выполняться с промежуточным преобразованием документа - в несколько этапов. Например, на первом этапе разные комбинации символов превращаются в какой-нибудь редкий знак, скажем, «#» или «&», а потом на втором этапе разыскивается этот знак и заменяется на комбинацию правильных символов.

Команда Автотекст позволяет автоматизировать вставку в документы часто используемых слов, фраз или графических элементов. В качестве элемента автотекста используются почтовые адреса, стандартные пункты договора, наименования отпускаемых товаров или рисунки, адреса электронной почты, список персональных данных из адресной книги Outlook. Каждый текстовый или графический элемент, сохраняемый в виде элемента автотекста, получает свое уникальное имя. Ввод имени элемента обеспечивает вставку автотекста в документ.

Word предлагает в качестве имени элемента первые слова выделенного фрагмента. Вы можете ввести другое имя элемента. Для сохранения элемента вместе с его форматированием включите символ абзаца в выделенный фрагмент.

Рис. 5.4 . Диалоговое окно, используемое для создания элемента автотекста

Word содержит готовый набор элементов автотекста: часто встречающиеся в деловой переписке слова и выражения типа В ответ на, справочные сведения об открытом файле: Дата создания, Имя файла, Полное имя файла и т.п. Для вставки элемента автотекста введите в документ несколько первых символов его имени. Высветится подсказка с элементом автотекста. Нажмите клавишу Enter или F3 , чтобы принять предложение или продолжите ввод.

Работу с автотекстом облегчает панель инструментов Автотекст (AutoText) (рис. 5.6). Ее можно отобразить следующими способами:

1. Выбрать в меню Вид (View) команды Панели инструментов (Toolbars), Автотекст (AutoText).
2. Нажать кнопку Панель (Show Toolbar) в диалоговом окне Автозамены (Autocorrect) на вкладке Автотекст (AutoText) (см. рис. 5.5).

Рис. 5.5 . Диалоговое окно, позволяющее вставить часто используемые слова и выражения