Как установить фильтр в excel по столбцам. Фильтр в Excel: как создать и для чего использовать автофильтр и расширенный фильтр. Как использовать расширенный фильтр в Excel - как его настроить
Многие пользователи ПК хорошо знакомы с пакетом продуктов для работы с различного рода документами под названием Microsoft Office. Среди программ этой компании есть MS Excel. Данная утилита предназначена для работы с электронными таблицами.
В программе присутствует так называемый расширенный фильтр в Excel. Он предназначен для удобства работы и создания таблиц. О нем и пойдет речь в нашей статье. Мы расскажем далее, как его делать и как пользоваться.
Что это за функция? Описание
Что значит расширенный фильтр в Excel? Это функция, которая позволяет разграничивать выбранные данные (по столбцам в "Экселе") относительно введенных требований.
К примеру, если у нас есть электронная таблица со сведениями обо всех учениках школы (рост, вес, класс, пол и т. п.), то мы с легкостью сможем выделить среди них, скажем, всех мальчиков с ростом 160 из 8-го класса. Сделать это можно, используя функцию "Расширенный фильтр" в Excel. О ней мы и будем детально рассказывать далее.
Что значит автофильтр?
Какие особенности имеет обычный и расширенный фильтр? Сначала расскажем про первый. Автофильтр (обычный) предназначен для разграничения данных по заранее известным критериям, количество которых определено. Его используют, когда имеется электронная таблица незначительных размеров, по столбцам и заданным параметрам. Если нам необходимо задать неограниченное количество критериев для фильтрации, необходимо выбирать расширенный.
Как делать правильно?
Как сделать расширенный фильтр в Excel? Чтобы было понятно, каким образом происходит процедура и как она делается, рассмотрим пример.
Инструкция по расширенной фильтрации электронной таблицы:
- Необходимо создать место выше основной таблицы. Там и будут располагаться результаты фильтрации. Должно быть достаточное количества места для готовой таблицы. Также требуется еще одна строка. Она будет разделять отфильтрованную таблицу от основной.
- В самую первую строку освобожденного места скопировать всю шапку (названия колонок) основной таблицы.
- Ввести необходимые данные для фильтрации в нужный столбец. Отметим, что запись должна выглядеть следующим образом: = "= фильтруемое значение".
- Теперь необходимо пройти в раздел "Данные". В области фильтрации (значок в виде воронки) выбрать "Дополнительно" (находится в конце правого списка от соответствующего знака).
- Далее во всплывшем окошке нужно ввести параметры расширенного фильтра в Excel. "Диапазон условий" и "Исходный диапазон" заполняются автоматически, если была выделена ячейка начала рабочей таблицы. Иначе их придется вводить самостоятельно.
- Нажать на Ок. Произойдет выход из настроек параметров расширенной фильтрации.
После проделанных шагов в основной таблице останутся только записи по заданному разграничивающему значению. Чтобы отменить последнее действие (фильтрацию), нужно нажать на кнопку "Очистить", которая находится в разделе "Данные".
Работа с расширенным фильтром в "Экселе"
Как пользоваться расширенным фильтром в Excel? Для того чтобы понять, обратимся к данной функции повторно. Предположим у нас в электронной таблице есть колонка с городами. До этого мы уже делали расширенную фильтрацию на город Ростов. Теперь же хотим в этом же документе добавить к полученным по городу Ростову еще и те записи, которые соответствуют городу Самаре.
Для этого необходимо:
- Разместить условия разграничения (="-Самара") под предыдущим запросом (="=Ростов").
- Вызвать меню расширенного фильтра (раздел "Данные", вкладка "Фильтрация и сортировка", выбрать в ней "Дополнительно").
- Нажать Ок. После этого расширенная фильтрация закроется в Excel. А на экране появится готовая таблица, состоящая из записей, в которых указан город Самара или Ростов.
При работе следует учитывать следующий очень важный момент. Все введенные критерии должны находиться только в тех столбцах, по которым идет фильтрование. Выше основной таблицы.
После того как был изучен основной метод расширенной фильтрации, можно приступать к изучению всех возможностей данной функции. Имеется в виду именно использование формул.
Расширенная фильтрация. Основные правила использования при работе "Экселе"
Правила использования:
- Критериями отбора называются результаты исходной формулы.
- Результатом могут быть только два значения: "ИСТИНА" или "ЛОЖЬ".
- При помощи абсолютных ссылок указывается исходный диапазон фильтруемой таблицы.
- В результатах формулы будут показаны только те строки, которые получают по итогу значение "ИСТИНА". Значения строк, которые получили по итогу формулы "ЛОЖЬ", не будут высвечиваться.
При помощи этих правил можно создавать любые формулы с допустимыми операндами и значениями.
Пример в "Экселе 2010"
Рассмотрим пример расширенного фильтра в Excel 2010 и использования в нем формул. К примеру, разграничим значения какого-нибудь столбца с числовыми данными по результату среднего значения (больше или меньше).
Инструкция для работы с расширенным фильтром в Excel по среднему значению колонки:
- Для начала необходимо выбрать формулу среднего значения данных столбца. Для этого нужно выбрать диапазон результатов от начальной записи до конечной. Просуммировать их и разделить на количество строк (количество записей).
- После этого выбрать в разделе "Фильтрование и сортировка" пункт "Дополнительно". Вписать туда нужные данные (по диапазонам).
- После этого нажать Ок. В результате получится таблица, в которой есть записи, не превышающие среднего значения по заданному столбцу.
Таким образом можно использовать расширенную фильтрацию довольно разнообразными способами. Сделать это можно, прибегая к составлению различного рода формул.
Главное - не забывать вписывать критерии фильтрации над основной таблицей в столбце, по которому будет проводиться разграничение.
Внимание! При работе записи, которые не прошли критерий фильтрации, не удаляются. Они просто не показываются (не отображаются). Расширенная фильтрация предназначена для того, чтобы можно было скопировать результат и вставить его куда-нибудь в другое место. После этого необходимо нажать на "Очистить" в разделе "Фильтрация и сортировка". Тогда ваша исходная таблица вернется на экран.
Автофильтр. Пример использования
Автофильтр - это обычный инструмент. Его можно применить, исключительно задав точные параметры. Например, вывести все значения таблицы, которые превышают значения 1000 (< 1000), или показать точные данные, как было рассмотрено в примере с городами.
Им пользуются намного чаще, чем расширенным. Однако параметров для фильтрации, предлагаемых автофильтром, часто бывает недостаточно.
Плюсы и минусы расширенного фильтра в программе "Эксель"
Так как расширенная фильтрация - это дополнение к обычной, то в ее использовании есть свои преимущества и недостатки. Их мы сейчас и рассмотрим.
Плюсы расширенной фильтрации:
- можно использовать формулы.
Минусы расширенной фильтрации:
- чтобы проделать данную операцию, необходимо потратить больше времени на разбирательство с введением диапазона и исходных данных;
- для использования расширенного фильтрования с применением формул необходимо знать и уметь пользоваться правилами логики и составления уравнений MS Excel.
Несмотря на наличие минусов, эта функция имеет все же большее количество возможностей, нежели просто автофильтрация. Хотя при последней нет необходимости вводить что-то свое, кроме критерия, по которому будет проводиться выявление значений.
Фильтрация по двум отдельным критериям. Как правильно ее сделать?
Расширенная фильтрация позволяет использовать различные формулы имеющейся электронной таблицы. Если вам необходимо разграничить ее сначала по одному критерию, потом по другому (отдельно друг для друга), необходимо:
- Создать место для ввода параметра фильтрования. Удобнее всего оставлять это место над основной таблицей и не забывать копировать шапку (названия столбцов), чтобы не запутаться, в какую колонку вводить этот критерий.
- Ввести нужный показатель для фильтрации. Например, все записи, чьи значения столбца больше 1000 (> 1000).
- Пройти во вкладку "Данные". В разделе "Фильтрация и сортировка" выбрать пункт "Дополнительно".
- В открывшемся окошке указать диапазоны рассматриваемых значений и ячейку со значением рассматриваемого критерия.
- Нажать на Ок. После этого будет выведена отфильтрованная по заданному критерию таблица.
- Скопировать результат разграничения. Вставить отфильтрованную таблицу куда-нибудь в сторону на том же листе Excel. Можно воспользоваться другой страницей.
- Выбрать "Очистить". Данная кнопка находится во вкладке "Данные" в разделе "Фильтрация и сортировка". После ее нажатия отфильтрованная таблица вернутся в первоначальный вид. И можно будет работать с ней.
- Далее необходимо снова выделить свободное место для таблицы, которая будет отфильтрована.
- Потом нужно скопировать шапку (названия столбцов) основного поля и перенести их в первую строчку освобожденного под отфильтрованную структуру места.
- Пройти во вкладку "Данные". В разделе "Фильтрация и сортировка" выбрать "Дополнительно".
- В открывшемся окошке выбрать диапазон записей (столбцов), по которому будет проводиться фильтрация.
- Добавить адрес ячейки, в которой записан критерий разграничения, например, "город Одесса".
- Нажать на Ок. После этого произойдет фильтрация по значению "Одесса".
- Скопировать отфильтрованную таблицу и вставить ее либо на другой лист документа, либо на той же странице, но в стороне от основной.
- Снова нажать на "Очистить". Все, готово. Теперь у вас имеются три таблицы. Основная, отфильтрованная по одному значению (>1000), а также та, что отфильтрована по другому значению (Одесса).
Небольшое заключение
Несмотря на то что на первый взгляд данная функция кажется сложной, на самом деле все довольно просто. Все, что необходимо знать, это диапазон условий расширенного фильтра в Excel. Однако нельзя забывать следующее. Не следует путать обычный и расширенный фильтр. Также рекомендуется выучить правила логики и составления формул Excel, тогда работа с фильтром становится простой.
Порой данные, внесенные в документ Эксель, могут насчитывать тысячи строк, и найти среди них необходимые строки довольно сложно. Но если искомые данные удовлетворяют каким-либо определенным критериям, благодаря которым можно отсеять лишнюю информацию, то необходимо использовать фильтр в Excel.
У всех таблиц в Экселе, созданных через меню «Таблица» на вкладке «Вставка» или к которым применено форматирование, как к таблице, уже имеется встроенный фильтр.
Если данные, оформленные в виде таблицы, не имеют фильтр, то его необходимо установить. Для этого выделяем шапку таблицы или просто выделяем ячейку внутри таблицы, переходим на вкладку «Данные» и выбираем в меню «Фильтр» . Такой же пункт меню можно найти на вкладке «Главная» в меню «Сортировка и фильтр» . После подключения фильтра в шапке таблицы с правой стороны заглавия каждого столбца появляется соответствующий знак, квадратик с перевернутым треугольником.
Самое простое использование фильтра, это скрытие всех значений в списке, кроме выделенных. Достаточно нажать на значок фильтра и оставить галочку в списке значений напротив необходимого. После применения фильтра меняется и значок в фильтруемом столбце, что позволяет визуально определить применение фильтра к данным. Для удаления фильтра необходимо нажать на значок фильтра и выбрать «Удалить фильтр из столбца…» .
Также можно настраивать и более сложные фильтры. В нашем первом столбце имеются только текстовые данные, поэтому при нажатии на значок фильтра в данном столбце есть активный пункт «Текстовые фильтры» , где можно выбрать некоторые условия. В случае с числовыми данными, как во втором столбце, будет доступен пункт «Числовые фильтры» .
При выборе любого настраиваемого варианта открывается окошко настраиваемого фильтра, где можно выбрать сразу два условия с сочетанием «И» и «ИЛИ» .
Также есть возможность установить фильтр по цвету текста и цвету ячеек. При этом в списке будут отображаться только примененные в данном столбце цвета текста и ячеек.
В последних версиях Эксель есть возможность для таблиц создавать срезы данных. Для этого активируем любую ячейку таблицу и заходим в появившуюся вкладку «Конструктор» , и выбираем меню «Вставить срез» . При этом появляется окошко, в котором необходимо выбрать столбец, к которому будет применяться срез данных. После выбора столбца появляется плавающее окошко с элементами управления, в котором будут перечислены все пункты среза. Выбирая любое значение мы будем получать соответствующий срез данных.
Иногда таблицы в Excel содержат довольно большое количество данных, это может быть, например, перечень закупленных за год расходных материалов. А вам нужно найти среди них только данные, относящиеся к вашему подразделению. Как это сделать?
Для того чтобы из общей массы записей выбрать только часть, удовлетворяющую вашему условию, можно воспользоваться инструментом под названием фильтр. Чтобы установить фильтр, выделите мышью заголовки в шапке таблицы либо всю таблицу, затем на вкладке Главная
щелкните на кнопке Сортировка и фильтр
и в появившемся меню выберите пункт Фильтр
. В правом нижнем углу ячеек с заголовками столбцов таблицы появятся кнопки с направленной вниз стрелкой, как показано на рис. 5.4.
Если вы щелкнете мышью на такой кнопке, появится меню, в котором можно указать направление сортировки по этому столбцу, а также условия отбора записей (рис. 5.5).
Если вам, например, нужно выбрать в списке только имена, начинающиеся на букву С, щелкните на кнопке в столбце с именами, в появившемся меню раскройте подменю Текстовые фильтры и выберите пункт начинается с . Откроется окно, показанное на рис. 5.6. В поле справа от слов начинается с введите букву С. Можно ввести не одну букву, а несколько. В результате будут выбраны только те имена, которые начинаются с указанного сочетания букв, а остальные записи таблицы скроются с экрана (рис. 5.7).
Кнопка в ячейке с заголовком столбца, по которому установлен фильтр, меняется и принимает соответствующий вид. Если щелкнуть мышью на кнопке в столбце с числовыми данными, вместо пункта Текстовые фильтры появится пункт меню Числовые фильтры . При выборе такого пункта вы можете указать диапазон значений чисел для выбираемых записей (рис. 5.8). Можно выбрать все записи больше указанного вами значения или меньше.
Для рассматриваемого нами примера (см. рис. 5.4), выберем список людей, родившихся после 1973 года. Для этого щелкнем мышью на кнопке в ячейке Е1 (Год рождения), в появившемся меню раскроем подменю Числовые фильтры , как показано на рис. 5.8, и выберем пункт больше. Откроется окно, показанное на рис. 5.9. В поле справа от слова больше введем значение 1973 и щелкнем мышью на кнопке OK. В результате в списке останутся только люди, родившиеся после 1973 года (рис. 5.10).
Фильтр можно в любой момент поменять или вовсе убрать. Для этого щелкните мышью на кнопке и в появившемся меню выберите пункт Удалить фильтр из столбца .
Рассмотрим, как можно искать информацию в MS Excel, используя фильтры.
Для этого откроем эксель и набросаем в нем небольшую таблицу.
Выделите любую ячейку в строке с заголовками, затем перейдите на вкладку «Данные » и щелкните на кнопке «Фильтр »:
В строке с заголовками нашей таблицы в каждом столбце появятся «стрелки».
Обратите внимание, что если в Вашей таблице нет строки с заголовками, то Excel, автоматически вставит фильтр в первую строку с данными:
Подготовительный этап завершен. Можно приступать к поиску информации.
Основы работы с фильтрами
Применение фильтров к таблице
Щелкните на значке в столбце «Менеджер». Откроется следующее меню:
В данном меню с помощью флажков Вы можете отмечать те элементы, по которым необходимо фильтровать данные.
Если в таблице много значений, то используйте строку поиска. Для этого начните вводить в нее часть слова, которое Вам необходимо найти. Список вариантов будет автоматически сокращаться.
Минус этого способа в том, что можно отметить только одно значение или несколько значений, содержащих искомую фразу, но абсолютно разные значения найти не удастся . Т.е., например, сразу найти таким образом менеджеров по имени Сергей и Александр не получится, но можно найти все значения, содержащие «Серг»: Сергей, Сергеев, Сергиенко и т.п.
Например, Вам нужно отметить только 2 значения из нескольких десятков. Снимать флажок вручную с каждой позиции кроме нужных достаточно затратно по времени. Для ускорения этого процесса снимите флажок с пункта «(Выделить все)». При этом снимутся все остальные флажки. Теперь можно отметить только те пункты, которые Вам нужны.
MS Excel поддерживает множественные фильтры, т.е. фильтр сразу по нескольким столбцам.
Например, Вам необходимо найти все заказы менеджера Иванова от 18.01.2014.
Для начала щелкните на в столбце «Менеджер» и выберите Иванова.
Теперь щелкните на в столбце «Дата отгрузки», снимите флажок с «(Выделить все)» и выберите 18.01.2014 или введите в строке поиска 18 и нажмите «ОК».
Таблица примет следующий вид:
Аналогичным образом Вы можете продолжить фильтровать данные по столбцам «Описание», «Кол-во» и т.д.
Обратите внимание, что в столбцах, по которым был применен фильтр, значокменяется на .
Таким образом Вы всегда будете знать по каким столбцам происходит фильтрация данных.
Отмена фильтра
Для того, чтобы снять все фильтры сразу, перейдите на вкладку «Данные » и нажмите на кнопку «Очистить ».
Если необходимо снять фильтр только с одного столбца, оставив фильтры по другим, то щелкните на значке данного столбца, напр., «Дата отгрузки» и щелкните на пункте «Удалить фильтр с <Название столбца>»:
или 
Если необходимо полностью отказаться от фильтров в таблице, то перейдите на вкладку «Данные » и щелкните на кнопке «Фильтр ». Она перестанет подсвечиваться, из строки с заголовками исчезнут значки и и в таблице отобразятся все данные.
До
После
Дополнительные настройки фильтров
В зависимости от типа содержимого столбцов у фильтров появляются дополнительные опции.
Текстовые фильтры
Щелкните на значке столбца «Менеджер», наведите курсор на «Текстовые фильтры», дождитесь появления меню и выберите любой из критериев отбора или пункт «Настраиваемый фильтр…». Появится следующее окно:
- 1. Условия «равно» или «не равно» предполагают, что искомое выражение стопроцентно совпадает с содержанием ячейки. Критерий «равно» оставляет в таблице только те строки, в которых содержится выбранное значение. Соответственно, критерий «не равно» оставляет все значения, кроме выбранного. Для упрощения задачи Вы можете выбрать нужное значение из выпадающего списка:
- 2. Условия «больше» и «меньше» предполагают, что в таблице останутся значения, которые по алфавиту начинаются с более ранней или более поздней буквы. Например, если выбрать значение «Иванов» при опции «больше», то в таблице останутся только те ячейки, которые начинаются на букву «Й»(Картов, Йогуртов и т.п.). А при опции «меньше» - значения на букву «З» (Захаров, Букин).
- 3. Единственное отличие условий «больше или равно» и «меньше или равно» от предыдущего пункта в том, что в фильтр включает и выбранное значение.
- 4. Если необходимо найти все значения, которые начинаются на «Ива» , то используйте условие «начинается с» , а если хотите узнать, сколько в таблице значений, оканчивающихся на «рович» , то выберите опцию «заканчивается на» .
- 5. Соответственно, условия «не начинается с» и «не заканчивается на» предполагают, что Вам не надо отображать в таблице значения, содержащие искомую фразу.
- 6. При выборе условий «содержит» или «не содержит» можно указать любую фразу или сочетание букв, которые необходимо включить или исключить из фильтра. Отличие этого пункта от пунктов 1, 4 и 5, в том, что искомая фраза может находится в любом месте ячейки. Например, задав в качестве фильтра «Ива», в результате получим «Иванов Алексей», «Сергей Иваровский», «кривая» и т.п.
Числовые фильтры
Большинство условий те же самые, что и при текстовых фильтрах. Рассмотрим только новые.
- 1. Условие «между» . При выборе данного условия, в появившемся окне сразу же устанавливаются нужные критерии, что облегчает Вам задачу:
- Вам остается только ввести значения с клавиатуры или выбрать их из списка.
Фильтр по дате
Данные условия не требуют специальных расшифровок, поскольку их значение легко понять из названий. Единственное на что стоит обратить внимание, что в стандартном окне выбора условий фильтра появляется кнопка Календарь для облегчения ввода даты.
И еще немного о фильтрах
Есть еще один способ фильтрации данных. Немного преобразуем нашу таблицу:
Как видите, мы ее раскрасили.
Теперь, например, нам необходимо найти все строки с Красоткиным. Щелкните правой кнопкой на ячейке с данным человеком и в появившемся меню выберите пункт «Фильтр». В новом меню есть несколько новых опций. В данном примере нам нужен пункт «Фильтр по значению…» .
Если выбрать условие «Фильтр по цвету…» , то в таблице останутся строки с ячейками того же цвета, что и активная ячейка (желтая заливка).
Если щелкнуть на «Фильтр по цвету шрифта…» , то в нашей таблице останутся только ячейки с красным или черным шрифтом, в зависимости от того, какая ячейка активна в данный момент.
Последний пункт фильтра применим только в том случае, если в таблице используется условное форматирование со значками.
Администрация сайта сайт выражает благодарность автору Александр Царев за подготовку материала.
Microsoft Excel - это повсеместно распространенный и удобный инструмент для работы с электронными таблицами. Широкие функциональнее возможности делают эту программу второй по популярности после MS Word среди всех офисных программ. Используют её экономисты, бухгалтера, ученые, студенты и представители других профессий, которым необходимо обрабатывать математические данные.
Одной из самых удобных функций в этой программе является фильтрация данных. Рассмотрим, как настроить и использовать MS excel фильтры.
Где в Excel фильтры - их виды
Найти фильтры в этой программе легко - нужно открыть главное меню или просто зажать клавиши Ctrl+Shift+L.
Как задать фильтр в Excel
Основные функции фильтрации в Excel:
- отбор по цвету: дает возможность отсортировать данные по цвету шрифта или заливки,
- текстовые фильтры в excel: позволяют задать те или иные условия для строк, например: меньше, больше, равно, не равно и другие, а также задать логические условия - и, или,
- числовые фильтры: отсортировывают по числовым условиям, например, ниже среднего, первые 10 и другие,
- ручной: отбор можно выполнять по выбранным самостоятельно критериям.
Пользоваться ими несложно. Необходимо выделить таблицу и выбрать в меню раздел с фильтрами, а затем уточнить, по какому критерию будет проводиться отсев данных.
Как использовать расширенный фильтр в Excel - как его настроить
У стандартного фильтра есть существенный недостаток - чтобы вспомнить, какие именно критерии отбора использованы, нужно открывать меню. И тем более это вызывает неудобства, когда задан не один критерий. С этой точки зрения более удобен расширенный фильтр, который отображается отдельной таблицей над данными.
ВИДЕО ИНСТРУКЦИЯ
Порядок настройки:
- Создать таблицу с данными для дальнейшей работы с ней. В ней не должно быть пустых строк.
- Создать таблицу с условиями отбора.
- Запустить расширенный фильтр.
Рассмотрим пример настройки.
У нас есть таблица со столбцами Товар, Количество и Цена.
К примеру, нужно отсортировать строки, названия товаров которых начинаются со слова «Гвозди» Под это условие попадают несколько строк.
Таблица с условиями разместится в ячейках А1:А2. Важно указать название столбца, где будет происходить отбор (ячейка А1) и само слово для отбора – Гвозди (ячейка А2).
Удобнее всего располагать ее над данными или же сбоку. Под ней тоже не запрещено, но не всегда удобно, так как периодически может возникать необходимость добавлять дополнительные строки. Отступите хотя бы одну пустую строку между двумя таблицами.
Затем необходимо:
- выделить любую из ячеек,
- открыть «Расширенный фильтр» по пути: Данные – Сортировка и фильтр – Дополнительно,
- проверить, что задано в поле «Исходный диапазон» - туда должна попасть вся таблица с информацией,
- в «Диапазоне условий» необходимо задать значения ячеек с условием отбора, в данном примере это диапазон А1:А2.
После клика по кнопке «ОК» произойдет отбор нужной информации, и в таблице появятся только строки с нужным словом, в нашем случае это «Гвозди». Номера оставшихся строк окрасятся в синий цвет. Для отмены заданного фильтра достаточно нажать клавиши CTRL+SHIFT+L.
Также легко настроить отбор по строкам, содержащим точно слово «Гвозди» без учета регистра. В диапазоне В1:В2 разместим колонку с новым критерием отбора, не забыв указать заголовок столбца, в котором будет выполняться отсев. В ячейке В2 необходимо указать следующую формулу =»=Гвозди».
- выделить любую из ячеек таблицы,
- открыть «Расширенный фильтр»,
- проверить, что в «Исходный диапазон» попала вся таблица с данными,
- в «Диапазоне условий» указать В1:В2.
После нажатия «ОК» произойдет отсев данных.
Это самые простые примеры работы с фильтрами в excel . В расширенном варианте удобно задавать и другие условия для отбора, например, отсев с параметром «ИЛИ», отсев с параметром «Гвозди» и значением в столбце «Количество» >40.
Как сделать фильтр в Excel по столбцам
Информацию в таблице можно фильтровать по столбцам – одному или нескольким. Рассмотрим на примере таблицы со столбцами «Город», «Месяц» и «Продажи».
Если необходимо отсеять данные по столбцу с названиями городов в алфавитном порядке, нужно выделить любую из ячеек этого столбца, открыть «Сортировку» и «Фильтр» и выбрать параметр «АЯ». В результате информация отобразится с учетом первой буквы в названии города.
Для получения информации по обратному принципу нужно воспользоваться параметром «ЯА».
Необходим отсев информации по месяцам, а также город с большим объемом продаж должен стоять в таблице выше города с меньшим объемом продаж. Для решения задачи требуется в «Сортировке и фильтре» выбрать параметр «Сортировка». В появившемся окне с настройками уточнить «Сортировать по» - «Месяц».
Далее нужно добавить второй уровень сортировки. Для этого нужно выбрать в «Сортировке» - «Добавить уровень» и указать столбец «Продажи». В колонке настроек «Порядок» указать «По убыванию». После нажатия «ОК» произойдет отбор данных по заданным параметрам.
ВИДЕО ИНСТРУКЦИЯ
Почему могут не работать фильтры в Excel
В работе с таким инструментом, как фильтры у пользователей часто возникают сложности. Обычно они связаны с нарушением правил использования тех или иных настроек.
Проблема с фильтром по дате – одна из самых популярных. Возникает после выгрузки данных из учетной системы в виде массива. При попытке фильтрации строк по столбцу, содержащему даты, отсев происходит не по дате, а по тексту.
Решение проблемы:
- выделить столбец с датами,
- открыть вкладку Excel в главном меню,
- выбрать кнопку «Ячейки», в выпадающем списке выбрать параметр «Преобразовать текст в дату».
К популярным ошибкам пользователей при работе с данной программой также стоит отнести:
- отсутствие заголовков у столбцов (без них не будут работать фильтрация, сортировка, а также целый ряд других важных параметров),
- наличие пустых строк и столбцов в таблице с данными (это сбивает систему сортировки, Excel воспринимает информацию как две разные независимые друг от друга таблицы),
- размещение на одной странице нескольких таблиц (удобнее располагать каждую таблицу на отдельном листе),
- размещение в нескольких столбцах данных одного типа,
- размещение данных на нескольких листах, например, по месяцам или годам (объем работы можно сразу умножать на количество листов с информацией).
И еще одна критическая ошибка, не позволяющая в полной мере использовать возможности Excel – это применение нелицензионного продукта.
Гарантировать его правильную работу нельзя, к тому же ошибки будут появляться постоянно. Если вы нацелены использовать данный инструмент обработки математических сведений на постоянной основе, приобретите полноценную версию программы.
Расширенный фильтр в Excel предоставляет более широкие возможности по управлению данными электронных таблиц. Он более сложен в настройках, но значительно эффективнее в действии.
С помощью стандартного фильтра пользователь Microsoft Excel может решить далеко не все поставленные задачи. Нет визуального отображения примененных условий фильтрации. Невозможно применить более двух критериев отбора. Нельзя фильтровать дублирование значений, чтобы оставить только уникальные записи. Да и сами критерии схематичны и просты. Гораздо богаче функционал расширенного фильтра. Присмотримся к его возможностям поближе.
Как сделать расширенный фильтр в Excel?
Расширенный фильтр позволяет фильтровать данные по неограниченному набору условий. С помощью инструмента пользователь может:
- задать более двух критериев отбора;
- скопировать результат фильтрации на другой лист;
- задать условие любой сложности с помощью формул;
- извлечь уникальные значения.
Алгоритм применения расширенного фильтра прост:
- Делаем таблицу с исходными данными либо открываем имеющуюся. Например, так:
- Создаем таблицу условий. Особенности: строка заголовков полностью совпадает с «шапкой» фильтруемой таблицы. Чтобы избежать ошибок, копируем строку заголовков в исходной таблице и вставляем на этот же лист (сбоку, сверху, снизу) или на другой лист. Вносим в таблицу условий критерии отбора.
- Переходим на вкладку «Данные» - «Сортировка и фильтр» - «Дополнительно». Если отфильтрованная информация должна отобразиться на другом листе (НЕ там, где находится исходная таблица), то запускать расширенный фильтр нужно с другого листа.
- В открывшемся окне «Расширенного фильтра» выбираем способ обработки информации (на этом же листе или на другом), задаем исходный диапазон (табл. 1, пример) и диапазон условий (табл. 2, условия). Строки заголовков должны быть включены в диапазоны.
- Чтобы закрыть окно «Расширенного фильтра», нажимаем ОК. Видим результат.
Верхняя таблица – результат фильтрации. Нижняя табличка с условиями дана для наглядности рядом.
Как пользоваться расширенным фильтром в Excel?
Чтобы отменить действие расширенного фильтра, поставим курсор в любом месте таблицы и нажмем сочетание клавиш Ctrl + Shift + L или «Данные» - «Сортировка и фильтр» - «Очистить».
Найдем с помощью инструмента «Расширенный фильтр» информацию по значениям, которые содержат слово «Набор».
В таблицу условий внесем критерии. Например, такие:
Программа в данном случае будет искать всю информацию по товарам, в названии которых есть слово «Набор».
Для поиска точного значения можно использовать знак «=». Внесем в таблицу условий следующие критерии:
Excel воспринимает знак «=» как сигнал: сейчас пользователь задаст формулу. Чтобы программа работала корректно, в строке формул должна быть запись вида: =»=Набор обл.6 кл.»
После использования «Расширенного фильтра»:
Теперь отфильтруем исходную таблицу по условию «ИЛИ» для разных столбцов. Оператор «ИЛИ» есть и в инструменте «Автофильтр». Но там его можно использовать в рамках одного столбца.
В табличку условий введем критерии отбора: =»=Набор обл.6 кл.» (в столбец «Название») и =»
Обратите внимание: критерии необходимо записать под соответствующими заголовками в РАЗНЫХ строках.
Результат отбора:
Расширенный фильтр позволяет использовать в качестве критерия формулы. Рассмотрим пример.
Отбор строки с максимальной задолженностью: =МАКС(Таблица1).
Таким образом мы получаем результаты как после выполнения несколько фильтров на одном листе Excel.
Как сделать несколько фильтров в Excel?
Создадим фильтр по нескольким значениям. Для этого введем в таблицу условий сразу несколько критерий отбора данных:
Применим инструмент «Расширенный фильтр»:
Теперь из таблицы с отобранными данными извлечем новую информацию, отобранную по другим критериям. Например, только отгрузки за 2014 год.
Вводим новый критерий в табличку условий и применяем инструмент фильтрации. Исходный диапазон – таблица с отобранными по предыдущему критерию данными. Так выполняется фильтр по нескольким столбцам.
Чтобы использовать несколько фильтров, можно сформировать несколько таблиц условий на новых листах. Способ реализации зависит от поставленной пользователем задачи.
Как сделать фильтр в Excel по строкам?
Стандартными способами – никак. Программа Microsoft Excel отбирает данные только в столбцах. Поэтому нужно искать другие решения.
Приводим примеры строковых критериев расширенного фильтра в Excel:
- Преобразовать таблицу. Например, из трех строк сделать список из трех столбцов и к преобразованному варианту применить фильтрацию.
- Использовать формулы для отображения именно тех данных в строке, которые нужны. Например, сделать какой-то показатель выпадающим списком. А в соседнюю ячейку ввести формулу, используя функцию ЕСЛИ. Когда из выпадающего списка выбирается определенное значение, рядом появляется его параметр.
Чтобы привести пример как работает фильтр по строкам в Excel, создадим табличку:
Для списка товаров создадим выпадающий список:
Над таблицей с исходными данными вставим пустую строку. В ячейки введем формулу, которая будет показывать, из каких столбцов берется информация.
Рядом с выпадающим списком ячейку введем следующую формулу: Ее задача – выбирать из таблицы те значения, которые соответствуют определенному товару
Скачать примеры расширенного фильтра
Таким образом, с помощью инструмента «Выпадающий список» и встроенных функций Excel отбирает данные в строках по определенному критерию.
Фильтрация данных в Excel позволит отобразить в столбцах таблицы ту информацию, которая интересует пользователя в конкретный момент. Она значительно упрощает процесс работы с большими таблицами. Вы сможете контролировать как данные, которые будут отображаться в столбце, так и исключенные из списка данные.
Если Вы делали таблицу в Эксель через вкладку «Вставка» – «Таблица», или вкладка «Главная» – «Форматировать как таблицу», то в такой таблице, фильтр включен по умолчанию. Отображается он в виде стрелочки, которая расположена в верхней ячейке справой стороны.
Если Вы просто заполнили ячейки данными, а затем отформатировали их в виде таблицы – фильтр нужно включить. Для этого выделите весь диапазон ячеек таблицы, включая заголовки столбцов, так как кнопочка фильтра располагается в верхнем столбце, и если выделить столбец, начиная с ячейки с данными, то она не будет относиться к фильтруемым данным этого столбца. Затем перейдите на вкладку «Данные» и нажмите кнопку «Фильтр».
В примере стрелочка фильтра находится в заголовках, и это правильно – будут фильтроваться все данные в столбце, расположенные ниже.
Если Вас интересует вопрос, как сделать таблицу в Эксель, перейдите по ссылке и прочтите статью по данной теме.
Теперь давайте рассмотрим, как работает фильтр в Эксель. Для примера воспользуемся следующей таблицей. В ней три столбца: «Название продукта», «Категория» и «Цена», к ним будем применять различные фильтры.
Нажмите стрелочку в верхней ячейке нужного столбца. Здесь Вы увидите список неповторяющихся данных из всех ячеек, расположенных в данном столбце. Напротив каждого значения будут стоять галочки. Снимите галочки с тех значений, которые нужно исключить из списка.
Например, оставим в «Категории» только фрукты. Снимаем галочку в поле «овощ» и нажимаем «ОК».
Для тех столбцов таблицы, к которым применен фильтр, в верхней ячейке появится соответствующий значок.
Если Вам нужно удалить фильтр данных в Excel, нажмите в ячейке на значок фильтра и выберите из меню «Удалить фильтр с (название столбца)».
Сделать фильтр данных в Excel можно различными способами. Различают текстовые и числовые фильтры. Применяются они соответственно, если в ячейках столбца записан либо текст, либо числа.
Применим «Числовой фильтр» к столбцу «Цена». Кликаем на кнопку в верхней ячейке и выбираем соответствующий пункт из меню. Из выпадающего списка можно выбрать условие, которое нужно применить к данным столбца. Например, отобразим все товары, цена которых ниже «25». Выбираем «меньше».
В соответствующем поле вписываем нужное значение. Для фильтрации данных можно применять несколько условий, используя логическое «И» и «ИЛИ». При использовании «И» – должны соблюдаться оба условия, при использовании «ИЛИ» – одно из заданных. Например, можно задать: «меньше» – «25» – «И» – «больше» – «55». Таким образом, мы исключим товары из таблицы, цена которых находится в диапазоне от 25 до 55.
Таблица с фильтром по столбцу «Цена» ниже 25.
«Текстовый фильтр» в таблице примера, можно применить к столбцу «Название продукта». Нажимаем на кнопочку фильтра в столбце и выбираем из меню одноименный пункт. В открывшемся выпадающем списке, для примера используем «начинается с».
Оставим в таблице продукты, которые начинаются с «ка». В следующем окне, в поле пишем: «ка*». Нажимаем «ОК».
«*» в слове, заменяет последовательность знаков. Например, если задать условие «содержит» – «с*л», останутся слова стол, стул, сокол и так далее. «?» заменит любой знак. Например, «б?тон» – батон, бутон. Если нужно оставить слова, состоящие из 5 букв, напишите «?????».
Фильтр для столбца «Название продукта».
Фильтр можно настроить по цвету текста или по цвету ячейки.
Сделаем «Фильтр по цвету» ячейки для столбца «Название продукта». Кликаем по кнопочке фильтра и выбираем из меню одноименный пункт. Выберем красный цвет.
В таблице остались только продукты красного цвета.
Фильтр по цвету текста применим к столбцу «Категория». Оставим только фрукты. Снова выбираем красный цвет.
Теперь в таблице примера отображены только фрукты красного цвета.
Если Вы хотите, чтобы были видны все ячейки таблицы, но сначала шла красная ячейка, потом зеленая, синяя и так далее, воспользуйтесь сортировкой в Excel. Перейдя по ссылке, Вы сможете прочесть статью по теме.
Фильтры в Эксель помогут Вам в работе с большими таблицами. Основные моменты, как сделать фильтр и как с ним работать, мы рассмотрели. Подбирайте необходимые условия и оставляйте в таблице интересующие данные.
